BEURZENCHECKLIST MET TIJDSPAD

BEURZENCHECKLIST MET TIJDSPAD Wat te doen vóór de beurs? 14 maanden o o o o

Formuleer de bedrijfsdoelstellingen en verwachtingen Formuleer de doelgroep (en) Selecteer de meest geschikte beurs/beurzen Vraag documentatie van de beurs aan: bezoekersaantallen, doelgroepen, kwaliteit bezoekers enz.

13 maanden o o o

Denk vanuit de bezoeker: wat wil de bezoeker weten/zien? Stel vast welk product/dienst je gaat presenteren op de beurs Ga na of de te introduceren producten of diensten voor het begin van de beurs klaar zijn.

12 maanden o Check de economische situatie, de verkoopkansen en de distributiemogelijk heden o Stel vast: wat zijn de te verwachten kosten? o Stel vast: wat is het benodigde budget? o Bepaal wat de te verwachten return on investment is o Kies een type stand: maatwerk, systeem, trussen

9 maanden o o o o

Besluit definitief om we of niet aan de beurs deel te nemen Laat de begroting goedkeuren door de directie Stel een projectteam samen en maak iemand projectleider Bepaal wat de taakverdeling binnen dit team wordt.

8 maanden o o o o

Vraag de praktische documentatie van de beurs aan (exposantenhandboek, inschrijfformulier, exposantenlijst, voorwaarden) Bepaal de grootte van de stand en de standlocatie Schrijf je in voor de beurs Ontwikkel de beurscampagne en eventueel het beursthema – voor een uniforme uitstraling van advertenties, uitnodigingen, foldermateriaal, internetsite, banners, premiums enz.

7 maanden o Schrijf een gedetailleerde briefing voor de standbouwer of ontwerpbureau, compleet met doelstellingen, doelgroep, te presenteren producten, omschrij ving de beurscampagne enz. o Bepaal wat je nodig hebt in de stand. Denk hierbij aan vloeren, wanden, pla fonds, trussen, verlichting, printwerk, meubilair, bloemen en planten, audiovi suele middelen enz. Neem dit ook op in je briefing voor de standbouwer of ontwerpbureau.

teugseweg 13 7418 am deventer p.o. box 870 7400 aw deventer t + 31 (0)570 65 62 55 f + 31 (0)570 65 61 85 w www.the-inside.nl e [email protected]

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

6 maanden o o o

Maak een definitieve keuze voor een standbouwer of ontwerpbureau Bepaal hoe het beurstransport geregeld gaat worden Reserveer (indien nodig) hotelkamers en boek trein- of vliegtickets

5 maanden o o o

Regel de verdere invulling van uw stand. Denk hierbij aan het leveren van een spreker voor een seminar, visuals in de stand, promotie buiten de beurshal, promotie in de beurshal, inzetten beurstrainers, beeldschermen of informatiezuilen, content maken voor de beeldschermpresentaties enz. Reserveer indien nodig aanvullende ruimtes in het beursgebouw (bijvoorbeeld voor interviews, seminars, persconferenties enz.) Besteld de catering. Liefst passend bij het gekozen thema/beurscampagne.

4 maanden o o o o o o o

Lever tekst en beeld aan voor de beurswebsite en beurscatalogus. Besteed hier aandacht aan, want dit is de eerste indruk die de bezoekers krijgen. Zet het logo van de beurs op alle eigen e-mail en postverkeer. Maak de beursdeelname op je eigen website kenbaar; nodig mensen uit om naar de beurs te komen en houd de website up-to-date. Laat het standbouwbedrijf of ontwerpbureau het standconcept presenteren en uitleggen. Huur eventueel extern standpersoneel in (hostesses / promotiemensen). Bepaal welke eigen medewerkers de stand gaan bemannen en reserveer een professionele beurstrainer. Bepaal wat de dresscode wordt.

3 maanden o o o

Hoe gaat het met de communicatiecampagne? Zijn alle folders, brochures, uitnodigingen, premiums, internetbanners, printwerk, drukwerk enz. klaar? Weet hoe je de standbezoekers gaat registeren. Ga je voor digitaal (via een scanner) of print je een stapel registratieformulieren? Vraag bij de beursorganisatie de benodigde voorzieningen aan. Denk hierbij aan internetaansluitingen, water, elektriciteit, schoonmaak. Deze voorzieningen kunt u ook door uw standbouwer aan laten vragen.

2 maanden o o o o o o

Verstuur regelmatig e-nieuwsbrieven met nieuws over de beurs(deelname) naar het (potentiële) klantenbestand. Nodig relaties en klanten uit om naar de beursstand te komen. Brief de standbemanning. Zorg dat ze alles weten over de producten en diensten, de werking van de stand, hoe ze bezoekers moeten aanspreken, hoe ze zich dienen te gedragen enz. Maar bovenal: motiveer ze! Houd een presentatie over de beursdeelname voor de directie en overige collega’s. Zorg ervoor dat ze trots op hun bedrijf en de beursdeelname zijn. Stuur persberichten (met daarin informatie over noviteiten) naar journalisten en nodig ze uit. Regel eventueel een interview met een directielid. Maak opvallende persmappen voor in de perskamer op de beurs.

teugseweg 13 7418 am deventer p.o. box 870 7400 aw deventer t + 31 (0)570 65 62 55 f + 31 (0)570 65 61 85 w www.the-inside.nl e [email protected]

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

o o

Brief de hostesses. Zij kunnen eventueel ook aanwezig zijn bij de briefing van de standbemanning. Vraag de exposantenpassen aan.

1 maand o

Laat het standpersoneel trainen.

teugseweg 13 7418 am deventer p.o. box 870 7400 aw deventer t + 31 (0)570 65 62 55 f + 31 (0)570 65 61 85 w www.the-inside.nl e [email protected]

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

Wat te doen tijdens de beurs? Start en tijdens beurs o o o o o

Regel een uur voor de beursopening een kick-off meeting met de standbemanning. Herhaal dit dagelijks. Houd de voortgang van de doelstellingen (aantal nieuwe contacten enz.) in de gaten. Onderneem actie als resultaten achterblijven. Huur bijvoorbeeld een professional in die bezoekers aanspreekt en binnenhaalt. Bezoek concurrenten. Hoe presenteren zij zich? Wat zijn hun noviteiten? Wat kun je van hen leren? Noteer wat goed gaat en wat niet. Wat werkt wel en wat niet? Qua standbemanning, qua werking stand, beursreclame enz. Reserveer eventueel vast beursruimte voor volgend jaar.

Einde beurs o o o

Blijf bij de afbouw van de stand en ruim de waardevolle spullen als eerste op. Houd een eerste evaluatie: hoe is het gegaan? Wat werkte wel en wat niet. Wat moet de volgende keer anders? Zijn de doelstellingen gehaald? Documenteer dit goed voor de volgende beursdeelname. Bedankt de standbemanning. Zorg liefst voor een kleine beloning.

teugseweg 13 7418 am deventer p.o. box 870 7400 aw deventer t + 31 (0)570 65 62 55 f + 31 (0)570 65 61 85 w www.the-inside.nl e [email protected]

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY

Wat te doen na de beurs? Week na de beurs o Stuur de prospects een bedankje voor hun bezoek aan de stand. o Verstuur of mail het aangevraagd documentatiemateriaal. o Bevestig gemaakte afspraken. o Verdeel de leads intern onder de juiste personen en zorg dat ze goed worden opgevolgd.

1 maand na de beurs o Houd een grote evaluatie met alle standbemanning en het projectteam. Wa ren de bedrijfsdoelstellingen goed vertaald naar de beursdoelstellingen? Zijn de beursdoelstellingen gehaald? Waarom wel, waarom niet? o Houd eveneens een evaluatie met de standbouwer en andere toeleveran ciers.

2 maanden na de beurs o o o

Maak een inventarisatie van de totale beurskosten. Bepaal wat hiervan de consequenties voor toekomstige beursdeelnames zijn. Maak een prognose wat betreft de return on investment. Zet alle nieuwe adressen in de database en houd de database up to date.

3 maanden na de beurs o

Neem een besluit over de volgende beursdeelname, grootte stand, standlocatie enz. Zorg dat alle onderdelen van de beursdeelname nauwkeurig zijn gedocumenteerd: van budget tot draaiboek.

teugseweg 13 7418 am deventer p.o. box 870 7400 aw deventer t + 31 (0)570 65 62 55 f + 31 (0)570 65 61 85 w www.the-inside.nl e [email protected]

STANDBOUW I INTERIEURBOUW I EVENEMENTEN I SIGN & DISPL AY