Zorgvraaggestuurd Roosteren Een “must”voor de Care….en Cure
Primair systeem
CAPACITEITSPLANNING
HRM Payroll
Roosterplanning Flexplanning
Cliëntenplanning
Werkplek- en Routeplanning
Volledig integraal
Registratie
aanbod…
Hoe en waarom capaciteitsplanning ? Berekenen nodige formatie : Basis : verwachte instroom ZZP, DBC, … Resultaat: aanduiding van # uren / FTE per functie per periode ( ~ input voor de planner )
Analyse huidige bezetting : Analyse per afdeling en per functie: • Beschikbare capaciteit • Kostprijs per functie (bv. FWG-schalen) Rekening houdend met verwacht verzuim
Management informatie :
Verhouding Formatie vs Bezetting Gerichte acties : vb. aanwervingen, opleidingen, mutaties…
Formatieberekening Voorbeeld (basis = traditionele bezetting)
Planning op basis van « historisch » gegroeide bezetting Hoge werklast Overuren De zorgzwaarte wijkt meestal af van de traditionele bezetting Lage werklast Te hoge loonkost
Formatieberekening Voorbeeld (basis = accurate zorgzwaarte)
Evenwicht werklast / loonkosten
Management rapportage
Abrona
casus
Kengetallen Abrona 2.000 cliënten
1.800 medewerkers 750 vrijwilligers 75 miljoen euro(zorg) 180 voordeuren 100%
ABWZ gefinancieerd
500
cliënten ZZP 4-8
45 miljoen
500
cliënten ZZP 1-3 +pgb
15 miljoen
1000
cliënten extramuraal 15 miljoen
ZZP Extramuraal
in 14 gemeenten vanuit 40 gemeenten
15-6-2012
Informatiebehoeft e Zorgvraag
Detailniveau (laagste)
Dimensies
Uitgedrukt in
OB, PV, AB en XX*
Geld en uren
Financieringsstroom
ZZP, PGB, Zorgverzek, extramuraal Uren per client per jaar vs zorgverleners uren en kosten Beschikbare uren, medewerkers (functie + normatief salaris), fysieke plaatsen ZE Zorgvraag Uren soort zorg en opbrengsten Uren per soort zorg
Locatie, client, dienst, ZZP indicatie Betalende partij, locatie Locatie, client, dienst, ZZP indicatie
Geld en uren
Kostenplaats, functies, cluster
Uren
Zorgvraag ppd, md, paramedisch, poli Zorgeenheid
Client groep Medewerker Potentiele opbrengste vs te leveren
Geld en uren
Functie, zorgeenheid
Geld en uren Geld en uren
Zorgeenheid, soort zorg
Geld en uren
Generiek roosterproces ABRONA versie 1.1 Medewerker Planner
Coordinator Raambezetting
Basisgeg medewerker
Basiswensen
Roosterstatuut Abrona en CAO
Basisrooster
Basisrooster Samenstellen
Beoordelen
Basisrooster Incidentele Wijziging/wens
Samenstellen lopend rooster planfase
Beoordelen/ goedkeuren
Aanleveren Lopend rooster planfase
Goedgekeurd Lopend rooster
Uitgifte Lopend rooster Lopend rooster
Ziektemelding afhandelen Standaardform Naar sal. adm. & verzuimbegeleiding
Ziek en herstel melden bij planner en coordinator
Evt ingrijpen Lopend rooster
ok Afsluiten Voor de 7e vd mnd
Verwerken correctie
De uitgangspunten voor het basisrooster en het lopende rooster zijn o.a. het generieke roosterstatuut Abrona en de CAO regels. Een keer per kwartaal bij te stellen. Iom coordinator samenstellen. 85% bezetting nastreven. Planningshorizon is 1 jaar. Keuze aan coordinator om dit aan de medewerkers te geven. Het basisrooster afstemmen met de coordinator. Incidentele en individuele wens 1 keer per week maximaal. 10 weken van te voren aanleveren . Het lopende rooster maandelijks uitgeven. Planningshorizon van 2 maanden. Bezetting 100% nastreven. 8 weken van te voren aanleveren aan de coordinator. Rooster retour aan planner binnen 1 week. Lopende rooster 6 weken voor de start uitgeven.
Ziekmelding zowel bij de planner als de coordinator melden. Dit ivm het snel kunnen regelen van evt vervanging en verwerking in het rooster.
Ruilingswens/ Onvoorziene omst Informeren Coordinator/ planner
Fiattering Voor 5e vd mnd
Toelichting
Gewerkte uren Per medewerker Voor 1e vd mnd
Verwerken van wijzigingen
Ruilen kan onderling geregeld worden. Wel de planner en coordinator direct informeren. Coordinator kan ingrijpen. Als 2 medewerkers willen ruilen dan de coordinator en planner informeren. Verwerken van mutaties is een continu proces. Het rooster wordt dagelijks bijgewerkt. Verwerken van de feitelijke werkuren + meeruren via de webterminal van SPX. Goedkeuring door coordinator via SPX. Verwerken van de feitelijke werkuren + plusmin uren.
Goedkeuring van ORT uren door coordinator. Als er correctie zijn dan aan planner doorgeven. De coordinator sluit af.
Toekomst AWBZ - brede heroverwegingen Specifieke maatregelen: • Schrappen functie extramurale begeleiding • Stoppen MEE subsidie • Verhoging norm gebruikelijke zorg • Geen aanspraak kortdurende zorg • Geen recht op GHZ bij IQ > 70 • Eigen bijdrage omhoog • Beperking verblijf V&V en GGZ
Situatieschets Decentrale Planning 130 Planners als “taak erbij” Verschillende methodieken Verschillende sheets
Foutgevoelig informatie mbt uren Geen roosterbeleid Wie verantwoordelijk? Geen inzicht en overzicht
Beleidsvariant 1: AWBZ versoberd
• • • • • • •
Huidige AWBZ met kleiner pakket Begeleiding wordt geschrapt Geen GZ zorg voor IQ > 70 Afschaffen MEE-subsidies 3% efficiency korting Verhoging eigen bijdragen Beperking verblijf voor V&V en GGZ, toegang PV
Beleidsvariant 2. Eigen regie • • • • • • •
Persoonlijk budget voor geïndiceerde cliënten á 80% huidige kosten Restant in Overheidsvoorziening Langdurige zorg (OLZ) Begeleiding wordt geschrapt Geen GZ zorg voor IQ > 70 Afschaffen MEE-subsidies 5% efficiency korting OLZ Beperking verblijf voor V&V en GGZ, toegang PV
Beleidsvariant 3. Zorg dichtbij • •
• • • • • •
Alle extramurale zorg en intramurale V&V naar gemeenten Intramurale GZ en GGZ in landelijke voorziening (OLZ) Geen GZ zorg voor IQ > 70 Afschaffen MEE-subsidies 5% efficiency korting bij gemeenten en OLZ Verhoging eigen bijdragen OLZ Beperking toegang BG Beperking verblijf voor V&V en GGZ, toegang PV
Beleidsvariant 4. Zorg verzekerd • • • • • • •
V&V en GGZ naar zorgverzekeraars GZ in landelijke voorziening (OLZ) Geen GZ zorg voor IQ > 70 Afschaffen MEE-subsidies 5% efficiency korting Scheiden wonen en zorg in combinatie met verhoging eigen bijdrage V&V en GGZ Beperking verblijf voor V&V en GGZ
Organisatieaspecten •Personeelsbeleid •Voor doelgroepen 100% vaste formatie, andere 70% vaste formatie •Herpositionering flex – bureau (intern uitzendbureau) •Aanpassing bedrijfsprocessen (basisrooster, flexrooster) •Denken in locatie/cluster overstijgende aanpak •Werving, Flex - inzet •Personele verschuivingen agv indicatieveranderingen •Centraal •Centrale planningsgroep •Continuïteit, Vervanging, Kwaliteit / Kennis •Meer managementinformatie
15-6-2012
Positionering (Zorg)Planning Roosterplanning is een VAK •Vraagt logistieke kennis •Kennis van CAO •Gevoel voor de zorg •Efficiency van de processen •Uiteraard erg goed luisteren naar alle actoren •De verplichtingen naar de zorgvrager •De wensen van de medewerkers • 7 * 24 uur
15-6-2012
Vooropgestelde doelstellingen Overgaan naar vraaggestuurd roosteren Plannen beschouwen als een vak Kwaliteit als hoogste inzet Centraal Planbureau
Creeren van inzicht en overzicht Invoeren roosterbeleid Reduceren kosten
Realisatie Van decentraal naar centraal Van 130 naar 15 planners Opzetten en uitvoeren van roosterbeleid Inzet personeel op kwaliteit
Plannen vanuit 1 systeem en 1 gedachte Planbureau verantwoordelijk Invoeren capaciteitsplanning
Management Informatie
5 informatie domeinen
Financieel
Inzet
15-6-2012
Personeel
Zorginformatie
Kwaliteit
Management Informatie
•Diversificatie naar risico-profiel, zie groepering naar soort zorg •Zorg
Inkomsten
•Financieel
Kosten
•Personeel Statisch traditionele gegevens Dynamisch roostering, prognose •Zorgkwaliteit
15-6-2012
Realisatie zorgplannen
•Werken met dash-boards
Management Informatie
•Realiteit •Toekomstverwachtingen •korte termijn als stuurinformatie •langere termijn als beleidsinformatie
15-6-2012
Focus op zorg
Ondersteunende diensten
Z-Management Zorg indirect
Ondersteunende diensten
Z-Management Zorg indirect
Zorg direct Zorg direct
Directe Clienttijd
Ondersteunende diensten Z-Management Zorg indirect
Zorg direct Directe Clienttijd
Directe Clienttijd
2008 15-6-2012
2010
2013
Resultaten Kwalitatief betere zorg Reductie aantal overuren Minder inzet flexmedewerkers Professioneel PlanBureau
Roosterbeleid Besparing: € 350.000 in eerste jaar…. Goede basisroosters door betere voorspelling Inzicht in kosten/opbrengsten ZZP
