ZORG VORM GEVEN Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid
11 september 2014 Netwerk Organisatiebeheersing
NAAR EEN HERDEFINIËRING VAN VERWACHTINGEN De economische en financiële ontwikkelingen vergen overheden die hun activiteit ontplooien met minder middelen – zuiniger efficiënter en effectiever Er is weinig discussie over feiten en uitdagingen, maar wel over hoe ze te interpreteren
‘Goed beleid’ is ‘efficiënt beleid’, is… … maatschappelijk aanvaard en verantwoordbaar … conform de Beleidsnota’s die het Vlaams Parlement goedkeurt voor de duur van de legislatuur Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
OVERHEDEN TORNEN OP TEGEN COMPLEXITEIT Absolute voorspelbaarheid is niet haalbaar De mogelijkheden van individuele overheden hebben hun limieten bereikt en de gemeenschappelijke aanpak komt onder zware druk Geen kant-en-klare oplossingen Sleutelbeslissingen worden genomen door Definitieve beslissingen uit te stellen, testperiodes in te bouwen Volgorde van beslissingen te wijzigen Beslissingen op te splitsen
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
WAARVOOR KIES JE?
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
COMPLEXITEIT VERTAALD IN DOELSTELLINGEN In ondernemingen: 6 keer zoveel prestatiedoelstellingen als in 1955. Toen engageerden CEO’s zich voor 4 tot 7 prestatie-indicatoren, nu voor 25 tot 40 In complexe ondernemingen spendeert het management 40 % van zijn tijd aan rapporteren 60 % van zijn tijd aan coördinerende vergaderingen Cf. Yves Morieux Harvard Business Review, Sep2011 Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
HOE OMGAAN MET COMPLEXITEIT? Als met een puzzle?
Alle maatregelen worden doorgevoerd op hun eigen welbepaalde positie in de organisatie De doelstellingen zijn eenduidig Het gaat maar fout, wanneer iemand informatie achter houdt Vaak ontbreekt er informatie. Je kan nooit genoeg weten Dus… zorg ervoor dat je greep krijgt op wat essentieel is in de organisatie
Als met een misterie? Je verzamelt een massieve hoeveelheid informatie
Je staat open voor alle opportuniteiten, overwegingen en mogelijkheden Soms is de informatie inadequaat, of we begrijpen ze onvoldoende, antwoorden blijven uit Je weet nooit wanneer je genoeg zult weten Dus… tracht een waarheidsgetrouw beeld van de organisatie te krijgen en van haar uitdagingen
Meer informatie draagt niet altijd bij aan een beter begrip Hoe meer verstandige en sceptische mensen kijken naar wat we al weten, hoe beter. Zij kunnen ideeën uitwisselen en meningen vergelijken, benchmarken Wat is dan de relevante schaal om dit realiseren?
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
From Malcolm Gladwell, ‘Open secrets’
HOE DE BESTE OPLOSSINGEN GROEIEN – UIT EEN MIX VAN…
Creativiteit
Wetenschap
Ideeën
Data
Instinct
Analyse
Basiscompetenties Testen Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
Basiskennis Bewijzen
EEN HOLISTISCHE BENADERING VAN DE ORGANISATIE
Zelfevaluatie leidt tot sense of urgency, tot duidelijke parameters Omgaan met meningsverschillen Omgaan met voortschrijdend inzicht Integratie van ideeën en acties
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
INNOVATIE, EFFICIËNTIE: ZELDEN COMFORTABEL TE REALISEREN Doelstellingen: Onze reden van bestaan
Platform Op een relevante schaal Gedeelde waarden: Waarover we het eens zijn
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
Aanpak: Hoe we interageren en over problemen denken
ENGAGEMENT VOOR ‘WELGETELD’ – EEN PLAN VOOR WVG November 2010 Informeel akkoord om gedurende twee weken te reflecteren over: Een shortlist van 9 ambities and 12 haalbare datasets Lopende/geplande efficiëntieprojecten te inventariseren Beide psychiatrische zorgcentra vrij te stellen van een aantal maatregelen
December 2010 Formeel akkoord over schaalvergroting voor de managementondersteunende dienstverlening Januari 2011 Task force met een mix van technische en strategische experts. Eerste communicatie naar alle personeelsleden Februari 2011 Draft van ‘Welgeteld’ focust op verwachtingen en engagementen om de dienstverlening kwaliteitsvol verder te zetten zonder een verhoging van het aantal VTE’s Maart 2011 Formeel akkoord om de managementondersteunende dienstverlening te beperken tot een aandeel van 10% van het aantal personeelsleden (VTE) in het beleidsdomein Bij budgetcontrole 2011 wordt de haalbaarheid nagegaan van een set van negen ambities om de efficiëntie te verhogen Mei 2011 De leidend ambtenaren van de acht entiteiten van het Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin verbinden zich ertoe om de negen ambities te realiseren en gaan akkoord over de instrumenten die zullen worden ingezet om de resultaten te monitoren
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
WELGETELD - BIJDRAGE AAN HET MEERJARENPROGRAMMA SLAGKRACHTIGE OVERHEID
Welgeteld focust op wat we qua ambities en engagementen vooropstellen om zonder stijging van de ingezette VTE’s kwalitatieve diensten te leveren De personeelsevolutie beheersen De personeelsinzetbaarheid verhogen Productiviteit verhogen* Managementondersteunende functies rationaliseren Entiteitoverschrijdende efficiëntietrajecten Entiteitspecifieke trajecten Ons takenpakket bijsturen Administratieve lasten verlagen
* Niet van toepassing op hulpverleningsactiviteiten
AMBITIE # 4 IN WELGETELD-PROGRAMMA AMBITIE
Wie
Rationalisatie Alle WVGManagement entiteiten Ondersteunende Functies Exclusief OPZc Geel en OPZc Rekem
Beoogd effect Zelfde service met minder personeelsinzet
Indicator VTE Personeel ingezet voor MOF daalt tot 10 %
Meetinstrument Dashboard Personeel
Budgettaire Implicatie - Tussen 2011 en 2014 inbegrepen in de inspanning voor het WVG-aandeel in recurrent 50 mio loonlastvermindering VObreed. - Na 2014: raming is moeilijk
Deze ratio wordt gehaald door Efficiëntiewinsten via transitietrajecten organisatie logistieke, personeelsadministratieve en ICT-processen Normale uitstroom van personeelsleden die managementondersteunende functies opnemen De gedeeltelijke niet-vervanging van die normale uitstroom Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
AMBITIE # 8 IN WELGETELD-PROGRAMMA AMBITIE
Wie
Actieplan Alle administratieve entiteit en lastenverlaging verder uitvoeren
Beoogd effect
Indicator
Minder lasten voor externe klanten
- Administratieve Dashboard Wetslasten dalen matiging - Formulieren hebben kwaliteitslabel
Gerealiseerde reductie van administratieve lasten (status 2013) Totale compensatie van administratieve lasten Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
Meetinstrument
Budgettaire implicatie
Zoals beschreven in reguleringsimpactanalyses en in ontwerpbesluiten Vlaamse Regering
41 % (initiële doel voor 2012: 20 %) - € 9.299.182,52
AMBITIE # 5 IN WELGETELD-PROGRAMMA
AMBITIE
Wie
Beoogd effect Indicator
Entiteitoverschrijdende efficiëntie -trajecten
ÉÉN OF MEER entiteiten SAMEN
Betere service met minder personeelsinzet
- Processen zijn vereenvoudigd - Doorlooptijd is verbeterd - Producten/diensten zijn verbeterd - Applicaties worden gebruikt - Personeelsinzet is verminderd - Toename van gegevensuitwisseling en aantal gedeelde gegevens
Meetinstrument Te bepalen per traject
- Processen vereenvoudigen en doorlooptijden verbeteren - Betere producten en diensten aanbieden - Automatiseren - Gegevens uitwisselen en delen
Aanwezigheidsbeheer in Vlimpers voor continudiensten Rechtenverkenner Juriwel – Vlaamse Codex Vlaremadvisering Ouderbijdrage kinderopvang
Planlastvermindering lokale besturen Overkoepelende databank Vaccinnet Bundeling expertise vermogensbeheer WVG-bibliotheek
AMBITIES WELGETELD
Entiteit- ALLE overschrij WVG-dende entiteiten efficiëntie -trajecten
Betere service met minder personeelsinzet
- Processen zijn vereenvoudigd - Doorlooptijd is verbeterd - Producten/diensten zijn verbeterd - Applicaties worden gebruikt - Personeelsinzet is verminderd
Te bepalen per traject
- Processen vereenvoudigen en doorlooptijden verbeteren - Betere producten en diensten aanbieden - Automatiseren
VIPA-subsidiedossiers Digitale dossiers JUDO Registratie in DOMINO Columbus voor bijzondere jeugdzorg Bestelling basisentstoffen Outbreakmanagement meldingsplichtige infectieziekten VESTA
Gebruikersbijdrage gezinszorg Geboorte- en sterftecertificaten RoverLite Digital platform VZV ICT-stuurplan E-dossier OSIRIS Trajectbegeleiding adoptie en online adoptie-aanvraag Portaal e-dienstverlening
BV. ONAFHANKELIJKHEID VAN OUDEREN EN PMH STIMULEREN WVG Beleidsnota
SD - We sturen, stimuleren en ondersteunen de welzijns- en gezondheidsactoren zodat ze: - kwaliteitsvolle zorg bieden in aangepaste infrastructuur - voortdurend innoveren - een inclusieve aanpak bevorderen en duurzaam te werk gaan
Projectgewijze aanpak om gewenste dynamiek in de hulpmiddelenmarkt te versterken
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
OD - We realiseren de ViAdoorbraak Flanders' Care om zo de innovatie in de welzijns- en gezondheidszorg te stimuleren.
Onderzoek naar de concordantie van inschalingen
Actie: We zetten Flanders' Care deze legislatuur op de sporen binnen het thema ‘Zorg voor ouderen en mensen met een beperking’.
Impact in beeld brengen van financiering op inzetbaarheid hulpmiddelen
MIJLPALEN IN HET DASHBOARD BELEIDSMONITORING
Op schema Vertraging ≤90 dd. Vertraging > 90 dd. Gestopt
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
SOCIAL IMPACT BONDS VOOR SOCIAAL ONDERNEMERSCHAP Indicatoren opgenomen in resultaatverbintenis Subsidies gekoppeld aan sociale outcome resulteren in Besparingen Verbeterd gebruik van de middelen
Voorwaarde voor coinvestering door de overheid is een evidence-based business plan. ‘No cure, no pay. Pay for success’ Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
INDICATOREN KIEZEN EN ONDERBOUWEN Om te overtuigen moeten indicatoren
Universeel zijn: toepasbaar in vergelijkbare organisaties Betrouwbaar zijn: trends moeten de theorie bevestigen - en niet omgekeerd Voorhanden zijn (!)
Interpreteer de indicatoren
Indicatoren zijn op zich neutraal. Ze hebben geen ‘betekenis’. Verklaringen zoeken maakt ons wijzer
Publieke steun van alle stakeholders is cruciaal Historische data behoeven een nulmeting– ooit moet je eraan beginnen Datahygiëne ontstaat Waar databeheerders permanent communiceren met datagebruikers Waar een thesaurus, een ijking voorhanden is Waar het lijnmanagement zich verantwoordelijk weet voor de datatoelevering: datakwaliteit ontstaat bij de datacreatie
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
Frank Kuylen Senior adviseur Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Koning Albert II-laan, 35 b. 30, 1030 Brussel www.vlaanderen.be/welzijnengezondheid
Welgeteld. Efficiëntie als een aspect van het streven naar kwaliteit voor de overheid – Netwerk organisatiebeheersing – 11 sept. 2014
