Zonnepanelen aanbieden aan je medewerkers
Foto: Willem Mes
Stap voor stap
In dit plan kun je stap voor stap lezen hoe je via een Zon-Privé actie eenvoudig zonnepanelen kunt aanbieden aan je medewerkers. Dit stappenplan is gebaseerd op ervaringen van de gemeente Utrecht, die we hiermee beschikbaar willen stellen aan andere organisaties.
Waarom zonnepanelen via werkgever aanbieden? Bij een Zon-Privé actie biedt de werkgever haar medewerkers de mogelijkheid om te kiezen voor zonnepanelen tegen gunstige voorwaarden. De meerwaarde is dat de werkgever een leverancier selecteert met een goede aanbieding en zo de medewerker “ontzorgt” in het hele besluitvormingsproces. Voor de werkgever biedt een Zon-Privé actie een mooie gelegenheid voor het in praktijk brengen van modern werkgeverschap.
Redenen voor een werkgever om een Zon-Privé actie te organiseren:
• Een Zon-Privé actie levert een concrete bijdrage aan (draagvlak voor) het MVO-beleid (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen).
• Een Zon-Privé actie kan net dat laatste duwtje in de rug zijn om tot aanschaf over te gaan. De ontzorging bij een Zon-Privé actie werkt vaak drempelverlagend.
• Zonnepanelen zijn een interessante, aansprekende secundaire arbeidsvoorwaarde en biedt de werkgever de kans om de (vaste) woonlasten van medewerkers te verlagen.
• Het hebben van zonnepanelen maakt mensen vaak energiebewuster, ook op de werkvloer.
Redenen voor een medewerker om mee te doen met een Zon-Privé actie:
• Met zonnepanelen wek je je eigen groene stroom op en bespaar je op je elektriciteitsrekening.
• Zonnepanelen zijn goed voor je portemonnee: door de dalende prijzen de afgelopen jaren en de lage rente op een spaarrekening zijn zonnepanelen vaak in financieel opzicht een goede investering.
• Je hoeft zelf niets uit te zoeken. Al het voorbereidende werk is voor je gedaan!
“ We hebben het afgelopen jaar veel vragen gekregen van andere werkgevers, die ook een Zon-Privé actie wilden opzetten. Daarom hebben dit stappenplan geschreven. Zo kunnen andere werkgevers zien dat het eigenlijk niet zo moeilijk is om een Zon-Privé actie op te zetten. We hopen dat anderen de handschoen nu oppakken en ook aan de slag gaan met Zon-Privé! ” Bianca de Wit (projectleider)
Stap 1: Goedkeuring directie en betrekken interne afdelingen
Zorg voor goedkeuring van de directie voor je aan de slag gaat. Maak daarna een projectplan met de benodigde uren, kosten, risico’s en planning. Breng in kaart wie je nodig hebt binnen en buiten de organisatie. Denk aan HRM, financiën, ICT, communicatie, inkoop en financiën. Tips:
• De beste periode voor een Zon-Privé actie is de lente. De beslisperiode kan dan voor de zomer(vakantie) worden afgesloten.
• Overleg met HRM wat de mogelijkheden zijn voor het extra aantrekkelijk maken van het aanbod, bijvoorbeeld door het mogen inzetten van (bovenwettelijke) vakantie-uren.
Stap 2: Selectie leverancier
“ Ik wilde al langer zonnepanelen, maar had nog niet de tijd gevonden om het allemaal uit te zoeken. Op deze manier werd het me heel makkelijk gemaakt en hoefde ik alleen nog maar in te schrijven. Nu liggen er acht panelen op mijn dak en iedere keer als het zonnetje schijnt word ik dubbel vrolijk! ” Gitty Korsuize (deelneemster)
Overleg met de juridische afdeling welke eisen en randvoorwaarden er gelden aan het offerte-aanvraagtraject. Omdat er in principe geen verplichtingen worden aangegaan door de werkgever, kan het offerteaanvraag-traject vaak simpel. Regels omtrent aanbesteding zijn dan in het algemeen niet van toepassing. Vraag vervolgens bij een paar (lokale) leveranciers/ installateurs offertes op. Belangrijke punten voor de vergelijking van de offertes zijn prijs per eenheid vermogen, garanties (op systeem, componenten en installatie) en de visie van de leverancier op de organisatorische kant van de actie (aangeboden service). Tips:
• Maak bij het opvragen van de offertes gebruik van het offerte-aanvraagdocument. Dit heeft •
de gemeente Utrecht ontwikkeld op basis van een aanbestedingsdocument dat eerder is opgesteld door Stichting Zonnig Wageningen. Dit document is ook handig om een beeld te krijgen bij waar je op moet letten als je offertes op gaat vragen. Weeg bij offerte-aanvragen altijd af of de (tijds)investering van de leverancier/ installateur voor het maken van de offerte in verhouding staat tot de mogelijk te leveren producten en diensten.
• Let bij de vergelijking van offertes op kosten voor meerwerk. Bijvoorbeeld voor het aanleggen van een extra groep of extra meters kabel. Dit kan de prijzen flink verhogen. Spreek bij voorkeur een all-in-prijs af.
• Maak goede afspraken met de leverancier/installateur over de begeleiding, advisering en service aan de geïnteresseerde medewerkers. Het beantwoorden van situatiespecifieke vragen vergt tijd en expertise. De leverancier/installateur moet hiervoor bij voorkeur expliciet capaciteit beschikbaar stellen. De leverancier/installateur in onze Zon-Privé actie werkte samen met een deskundige intermediair voor de begeleiding en advisering van de deelnemers.
Stap 3: Informeren van de medewerkers
Betrek tijdig de afdeling communicatie in het traject: zij kan aangeven welke middelen effectief en efficiënt zijn om de medewerkers te bereiken. Je kunt denken aan interne communicatiemiddelen zoals intranet en mail. Specifiek voor Zon-Privé kun je ook denken aan posters en informatiebijeenkomsten. Posters werken goed voor de bekendheid van de actie en op de bijeenkomsten kan iedereen zijn of haar vragen stellen. Bovendien werken bijeenkomsten goed om een echt “actie-gevoel” onder de medewerkers te krijgen. Tips Communicatie gebeurt door de aanbieder of door jezelf. Maak een bewuste keuze wie wat doet. Bij de gemeente Utrecht stond bijvoorbeeld alle informatie over de aanbieding zelf op de website van de intermediair, achter een inlogscherm. Dit scheelde veel werk! Maak in samenwerking met de leverancier/installateur een document met veelgestelde vragen en antwoorden. Maak een apart e-mailaccount aan voor alle vragen over de actie.
• • •
Stap 4: Uitvoering
Laat de leverancier/installateur zelf het bestelproces coördineren en de afspraken maken met de deelnemer. De deelnemer geeft uiteindelijk zelf direct een opdracht aan de leverancier/ installateur: de werkgever is geen contractpartij. Maak als werkgever wel afspraken met de leverancier/installateur over zaken als responstijden en houd een vinger aan de pols over de voortgang. Tips Een zogenoemde schouw is in veel gevallen niet nodig. Met behulp van bijvoorbeeld foto’s en Google streetview zijn de (on)mogelijkheden van zonnepanelen in een specifieke situatie vaak van te voren al goed in te schatten. Bovendien scheelt het laten vallen van de schouw veel kosten. Bij onze actie nam de installateur op de dag van installatie alles nog een keer nauwkeurig met de deelnemer door. Mocht de deelnemer er dan uiteindelijk toch geen goed gevoel bij hebben, dan kon hij alsnog kosteloos van deelname afzien. Vaak zijn er in dit soort acties afspraken te maken over de betalingscondities. Wij hebben kunnen afspreken dat iedereen pas na afloop van een goede installatie het systeem hoefde te betalen. Dus geen betalingen vooraf.
•
•
“
We hebben enthousiaste reacties gekregen vanuit de hele organisatie. Medewerkers vinden het erg goed om te zien dat we ook hen actief stimuleren om aan energiebesparing en -opwekking te doen. Mede door die positieve reacties, gaan we daarom dit jaar de Zon - Privé actie herhalen. ” Peter Steijn (themadirecteur duurzaamheid)
Colofon Het opzetten van een Zon-Privé actie voor onze medewerkers en het onder de aandacht brengen van het concept bij andere werkgevers is onderdeel van de Utrechtse Energie! Green Deal, die de gemeente in juni 2012 heeft gesloten met het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Contactgegevens Voor vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit stappenplan of voor het opvragen van beschikbaar gestelde documenten, kun je contact opnemen met het programma Utrechtse Energie! Je kunt ons vinden op www.utrecht.nl/energie of een mail sturen naar
[email protected].
