Zo worden onze processen inzichtelijk

De b in ite lev 4P ure er S C nc t u on oc ge str kpit ld uc op t !

Nieuwsbrief van 4PS - februari 2007

De Romijnders Groep kiest voor 4PS Construct en Microsoft Dynamics NAV

‘Zo worden onze processen inzichtelijk’

4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek

Succesvol

2

Bouw & ICT 2007 zeer succesvol

3

verlopen! De Romijnders Groep kiest

4/5

voor 4PS Construct en Microsoft Dynamics NAV Van der Weegen:

6/7

De kracht van het toeval Integraal verlonen en HRM

8/9

op basis van Microsoft Dynamics NAV Debiteurencockpit in 4PS

9/10

Construct levert u geld op! Elektronische fiattering

11/12

inkoopfacturen in 4PS Construct Nieuws

12

VOORWOORD

Inhoud

Succesvol De eerste 4PS-nieuwsbrief in 2007. Een goede gelegenheid om nog even terug te kijken op 2006. Het was een bijzonder jaar voor onze organisatie. Enkele hoogtepunten wil ik graag met u delen: 1. Opnieuw forse groei in nieuwe klanten. Zo zijn in 2006 onder andere contracten afgesloten met grote installatiebedrijven zoals Alewijnse Holding, Romijnders Groep, Hollander Techniek, Mansveld Groep en Kuijpers Maintenance. Ook bij de bouwbedrijven is het marktaandeel, door het succes van onze partner CTB, weer fors gegroeid met enkele tientallen nieuwe contracten waaronder die bij Rendon Groep, Van Hoogevest Groep en Van Mierlo. 2. Definitieve doorbraak in België; via onze partner SDE zijn de eerste contracten afgesloten en zijn enkele bedrijven operationeel met de software. 3. Productvernieuwing: 4PS Construct / Microsoft Dynamics NAV draait nu probleemloos op de Microsoft SQL 2005-database. Performance-testen in oktober 2006 tonen aan dat het maximum aantal gebruikers op 1 database in 1 bedrijf de 500 gelijktijdige gebruikers overschrijdt.

Colofon

Nogmaals, zo maar enkele belangrijke mijlpalen gerealiseerd in 2006.

4PS nieuwsbrief Deze nieuwsbrief informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, onze 4PS Construct oplossing en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemt voor de installatie- en bouwbranche.

Maar vooral onze bestaande klanten willen wij opnieuw bedanken. Niet alleen hebben zij een zeer belangrijke bijdrage geleverd aan de groei van 4PS door vooral het ontvangen van collega-bedrijven (referentiebezoeken), maar ook de innovaties in software komen veelal in samenwerking tot stand. Innovaties waar ook de toekomstige gebruikers profijt van ondervinden. Nu hoor ik ook iedere ochtend op weg naar klanten of kantoor de radioreclames ‘resultaten uit het verleden ….’. En dat geldt natuurlijk ook voor ons. We zullen keihard blijven werken om de goede relaties met klanten te continueren.

Eindredactie: 4PS Einder Communicatie: Redactionele tekst Van der Weegen Groep en Romijnders Groep Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Anita Pantus

En voor 4PS beloofd 2007 weer een spannend jaar te worden. De verkoopafdelingen van 4PS, CTB en SDE staan in de startblokken om nieuwe klanten over te zetten op 4PS Construct / Microsoft Dynamics NAV-software. En gezien de geprognotiseerde trajecten heb ik daar alle vertrouwen in! Tot slot wil ik u attenderen op de artikelen in deze nieuwsbrief. Ook in deze uitgave laten we weer een nieuwe klant (Romijnders Groep uit Horssen) en een klant van het 1e uur (Van der Weegen Bouwgroep uit Tilburg) aan het woord. En uiteraard is er in deze editie weer ruim aandacht voor productoptimalisaties zoals digitaliseren van inkoopfacturen en een nieuw ontwikkelde debiteurencockpit. Enkele onderwerpen waarvan wij verwachten dat deze interessant voor u zijn en die onderschrijven dat 4PS volop in beweging is. Veel leesplezier!

André Overeem Partner 4PS

2

Van 7 tot en met 9 februari jl. hebben 4PS en CTB groots uitgepakt op de Bouw & ICT in de Jaarbeurs Utrecht. Duizenden bezoekers zijn geconfronteerd met de unieke en onderscheidende kenmerken van 4PS Construct. Hieronder vele gewaardeerde 4PS Construct-klanten, lopende trajecten en uiteraard nieuwe contacten met Bouw/GWW- en Installatiebedrijven. Wij kijken terug op een succesvolle beurs en zijn ervan overtuigd dat dit evenement een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan het verder uitbreiden van onze leidende positie in de Bouwnijverheid. U ziet op deze pagina impressies van de verschillende dagen tijdens Bouw & ICT.

3

BOUW & ICT BEURS 2007

Bouw & ICT 2007 zeer succesvol verlopen!

De Romijnders Groep kiest voor 4PS Construct en Microsoft Dynamics NAV

KLANTCASE

‘Zo worden onze processen inzichtelijk’ Midden in de dorpskern van Horssen staat het hoofdkantoor van de Romijnders Groep, waar de wortels liggen van het ruim 100 jaar bestaand bedrijf. De Romijnders Groep is gebrand op kwaliteit en klantgerichte dienstverlening. Optimalisatie van de organisatie vraagt continu aandacht, daarin speelt automatisering een belangrijke rol. Naast een pakket voor de vestiging Service en Technisch Beheer, gebruiken ze sinds januari 2007 4PS Construct voor alle dertien installatiebedrijven. ‘Ons oude pakket voor de installatiebedrijven was gewoon op’, zegt Erik Verheul, concern controller. ‘Het was een pakket waarin eigenlijk alleen financiële gegevens werden geregistreerd. Daarnaast werkten we met afzonderlijk overzichten. We hadden een geïntegreerd pakket nodig dat bij onze bedrijfsprocessen aansloot. 4PS heeft een duidelijke visie op bedrijfsprocessen. Ze werken specifiek in de bouw- en installatiebranche en bieden een oplossing waarin je werkproces wordt ondersteund: van crm, calculatie, projecten en inkoop tot finance en ict. Het uitgangspunt is dus het basisproces in de installatiebranche. Ja, dat was precies waarnaar we zochten.’ Transparant Jan-Willem Romijnders, één van de directeuren, vult hem aan: ‘De markt vraagt van ons dat we transparant zijn. Mede door 4PS Construct hebben wij onze processen inzichtelijk. Bovendien werken we dan op alle vestigingen op dezelfde manier, maken we dezelfde calculaties en zijn onze externe documenten op uniforme wijze opgebouwd. Dat is belangrijk voor de interne- en externe communicatie. Als organisatie zijn wij nu ook meer flexibel, onze medewerkers kunnen nu eenvou-

4

diger op meerdere plaatsen binnen de organisatie worden ingezet.’ Steeds breder Verheul vindt het een groot voordeel dat 4PS Construct geen maatwerkproduct is. ‘Dat betekent dat je het beheersbaar kunt houden. Maatwerkproducten kosten veel tijd om te ontwikkelen en te implementeren en als er iets mis is, heb je elke keer weer een consultant nodig. Dat is nu niet het geval.’ Ook al is het geen maatwerk, er is wel veel mogelijk binnen het pakket. Verheul: ‘Ik zie het als een lege doos vol componenten die je zelf kunt inrichten: de processen zijn bekend, de details vul je zelf in. Bovendien wordt het pakket regelmatig geoptimaliseerd. 4PS werkt namelijk met een gebruikersvereniging. Wanneer een gebruiker een wens heeft, wordt die óf gerealiseerd óf voorgelegd aan de vereniging. Is het handig voor alle gebruikers? Dan maakt 4PS een update. Zo wordt het pakket steeds breder.’ Tijd en kosten besparen Processen worden inzichtelijk, je kunt beter klantgericht werken, je systeem groeit mee met je organisatie… Maar wat zijn de voordelen in het dagelijks

werk? Verheul: ‘We leggen in de eerste fase van het project - bij calculatie veel meer vast, wat tijdens het project veel tijd bespaart. En als een klant belt met een wijziging, hoeven we die maar één keer door te voeren en iedereen is op de hoogte. Bijna alle processen in het systeem worden ondersteund, alle losse Excel overzichten zijn overbodig. Bovendien kan inkoop elektronisch bestellen, direct via het systeem. Dat scheelt tijd én handelingskosten. Projecten zijn straks tot de laatste minuut bijgewerkt. We kunnen managementinformatie heel eenvoudig uit het systeem halen. Dat kost ons veel minder tijd en het levert méér op: zowel kwantitatief als kwalitatief.’ Zonder mensen… Beide heren zijn duidelijk tevreden over het product en de mogelijkheden, maar voor echte prestatieverbeteringen is meer nodig dan software. Romijnders: ‘Het systeem zelf zal ons niet verbeteren. Het gaat om de mensen die ermee omgaan, want zonder hun inzet en enthousiasme bereik je niets. Het implementatieproject van het pakket is dankzij de inzet van de werknemers soepel en vooral snel verlopen. In juni 2006 besloot Romijnders in zee te gaan met 4PS, in augustus werden medewerkers opgeleid, in september startte de implementatie en al in januari 2007 gingen alle vestigingen voor het financiële gedeelte live. In diezelfde maand gingen twee vestigingen volledig live. Verheul: ‘In maanden lijkt dat inderdaad snel, maar we hadden dat nooit kunnen doen als onze men-

KLANTCASE

Grote foto boven: Erik Verheul (links), concern controller Romijnders Groep en Jan-Willem Romijnders (rechts), directeur Romijnders Groep

sen daar niet zoveel uren in hadden gestoken. Bovendien waren er twee mensen van 4PS ieder een dag in de week bij ons om te helpen, op te leiden, vragen te beantwoorden. Dat werkte heel prettig.’ Grondige voorbereiding Dan haalt Verheul een dik boekwerk uit een kast en zegt lachend: ‘En we hebben ons ook grondig voorbereid! We zijn in 2001 al begonnen met oriënteren. We hebben dus echt de tijd genomen om onze wensen en eisen te beschrijven. Daar is niets mis mee, want het is belangrijk van tevoren te weten wat je wilt.’ Wat in het proces onmisbaar bleek was een slagvaardige besluitvorming. ‘We wilden als groep overgaan, dus we hebben vrijwel alle onderdelen erin betrokken. Alle betrokkenen hebben een eigen mening. We zijn daarin op zoek gegaan naar “de Romijnders manier van werken”. We waren daarin heel open naar elkaar en wisten dat we moesten geven én nemen.’ Kennisdelen Die openheid kwam in het hele traject terug. Verheul organiseerde presentaties voor alle vestigingen, zodat iedereen de mogelijkheden van 4PS

Construct al eens had gezien. ‘En we spraken natuurlijk over de impact die het zou hebben op het werk. Zo bereid je mensen alvast voor. 4PS benadrukte hoe belangrijk het was dat wijzelf verantwoordelijk waren voor dit proces. Dat betekent aan de ene kant heel veel zelf doen en er heel veel tijd insteken. Maar het betekende ook: heel veel leren. Doordat zoveel mensen zó betrokken waren, konden we veel kennis opdoen die tijdens de implementatiefase heel goed van pas kwam.’ Het kennisdelen werkt als een olievlek. Op het hoofdkantoor werken mensen al met 4PS. Zij gaan naar de andere vestigingen en leren hun collega’s hoe je bijvoorbeeld projecten aanmaakt en hoe je uren registreert. Ook zij geven kun kennis weer door. Zo verspreidt de kennis zich over de vestigingen. Toekomst Verheul: ‘Andere vestigingen willen nu ook graag volledig over op 4PS Construct. Het wordt de komende weken dan ook verder uitgerold. We hebben wel al wensen voor de toekomst, namelijk dat we met 4PS ook geïntegreerd onze planning kunnen beheren, wat nu nog niet in Microsoft Dynamics NAV mogelijk is. Romijnders vult aan: ‘onze vestiging Service en Technisch Beheer maakt nog geen

gebruik van 4PS, zij draaien nog met een ander pakket. 4PS heeft een servicepakket en daarin zijn we geïnteresseerd. Klanten kunnen dan bijvoorbeeld direct in ons systeem kijken naar de status van hun servicecalls. Zo kunnen we onze klanten nog meer toegevoegde waarde leveren.’

Feiten in het kort Bedrijf Romijnders Groep Activiteiten Professionals in technische dienstverlening. Installatietechniek en Service & Onderhoud. Branche Installatietechniek Aantal gelijktijdige gebruikers 115 Modules CRM, Artikelbeheer, Calculatie, Werkvoorbereiding, Inkoop, ICM-ICF, Leveranciersbeoordeling, Verkoop, Voorraad, Projecten, Planning, Klachtenbeheer, Koperbeheer, Materieel, Service & Onderhoud, Financieel, Barcodering, KOMO-Instal, SharePoint integratie Besturingssysteem Windows 2003 Server

5

Paul Beckers, controller bij Van der Weegen:

KLANTCASE

‘De kracht van het toeval’ Op 1 januari 2001 ging Van der Weegen Bouwgroep live met 4PS Construct. Daarmee was de Tilburgse bouwonderneming de eerste klant van 4PS, die daadwerkelijk met het compleet nieuwe pakket aan de slag ging. Toch was het door een paar stakende boeren bijna niet doorgegaan. Paul Beckers en Marc Buster, respectievelijk controller en hoofd administratie bij Van der Weegen, vertellen over een selectie- en implementatietraject, waarin het toeval een opmerkelijke rol heeft gespeeld. Het moet begin 1999 zijn geweest dat Paul Beckers en Marc Buster op zoek gingen naar nieuwe bedrijfssoftware. Paul Beckers: ‘We voerden onze administratie op een AS-400, een minicomputer zonder grafische interface. Dat was voldoende voor een goede debiteuren- en crediteurenadministratie en voor de grootboekrapportage, maar niet voor de primaire bedrijfsvoering. We misten een heleboel functionaliteit, vooral met het oog op allerlei nieuwe ontwikkelingen binnen ons bedrijf en de branche. Denk aan nieuwe regelgeving en de veranderde positie van de koper. Die wil meer ruimte voor eigen wensen en ideeën, waardoor je dus veel vaker te maken krijgt met meer- en minderwerk. Extra functionaliteit was dus hard nodig en we wisten dat alleen een geïntegreerd systeem daarvoor kon zorgen.’ Stakende boeren Er werd een bedrijfsbrede projectgroep gevormd, die alle wensen en behoeften inventariseerde en onderzocht wat de

6

markt op het gebied van geïntegreerde bedrijfssoftware allemaal te bieden had. Marc Buster was nogal verbaasd over het geringe aantal leveranciers dat ten slotte op de shortlist terechtkwam: ‘Er waren maar weinig pakketten, die aansloten bij onze wensen. Uiteindelijk bleven er twee bedrijven over die volgens ons de beste kwaliteiten hadden.’ ‘Ja’, vult Paul Beckers aan, ‘en daar zat 4PS niet bij - die moesten nog beginnen.’ De tijd verstreek. Het was inmiddels augustus geworden, een maand of vier voor de geplande live datum op nieuwjaarsdag 2001. Dat was krap, wisten ze, maar die eerste januari was in boekhoudkundig opzicht de ideale start. Paul: ‘Op een morgen kreeg ik met de post een foldertje van 4PS. Die naam zei me niks, dus wilde ik het in de prullenbak gooien. Op dat moment zag ik achterop de naam Navision staan. Toch even bellen, dacht ik.’ Er werd snel een afspraak gemaakt voor een presentatie. Maar de dag dat 4PS met laptop en beamer op weg was

naar Tilburg, werd de snelweg door stakende boeren geblokkeerd en zorgden voor een kilometerslange file. De mannen van 4PS klommen bij een nabijgelegen viaduct het talud op en wisselden daar van auto met een inderhaast opgeroepen collega. Zo kon de presentatie, zij het met enige vertraging, toch nog doorgang vinden. De eerste en de snelste Marc was aangenaam verrast: ‘4PS Construct was precies wat we wilden. Het had de functionaliteit die we zochten. Het was een branchespecifiek pakket, ontworpen door mensen met verstand van bouwen. Geen enkele vraag van de werkgroep bleef onbeantwoord. Bovendien klikte het meteen.’ In het voordeel van 4PS Construct sprak ook dat men de intentie had het pakket voortdurend te optimaliseren en de functionaliteit uit te breiden. Paul: ‘Continuïteit vinden we cruciaal. Dit pakket groeit als het ware met ons mee, het veroudert niet.’ Binnen enkele weken was het contract ondertekend en ging de implementatie van start. De geplande live datum werd gehaald, het hele traject nam dus niet langer dan drie maanden in beslag. Het implementatietraject verliep overigens niet helemaal zonder slag of stoot, geeft Paul toe: ‘Wat betreft de inrichting van de diverse standaardta-

Meer grip Inmiddels draait het pakket zes jaar. In die tijd is er ontzettend veel verbeterd. Marc: ‘We kregen ineens een beter beeld van onze processen, en daardoor ook meer grip op die processen. Voorheen liep alles nogal door elkaar, nu is er een veel betere onderlinge afbakening. Dezelfde informatie werd op meerdere plekken ingevoerd. Dat gebeurt nu één keer, door degene die aan de basis van een project staat. Die informatie is vervolgens direct voor iedereen in het bedrijf, mits geautoriseerd, toegankelijk en beschikbaar.’ Van 4PS Construct wordt dankbaar gebruik gemaakt voor onder meer facturering, klussenbeheer, kopersbeheer, vaste activa, doorbelasting in uren en rekening courant. De extra functionaliteit heeft duidelijk een positief effect gehad op de processen en de workflow. Paul vindt vooral de toegenomen formalisering een groot goed: ‘Wij waren een heel informeel bedrijf. Dat kan niet meer. Met al die nieuwe regels en nieuwe ontwikkelingen moet je formaliseren. Dat hebben we gedaan en dat

heeft heel gunstig uitgepakt voor onze werkwijze én onze cultuur. We hebben een beter en actueler inzicht in het hele bedrijf gekregen. Onze informatie is nu altijd up-to-date. Het werk is zoveel complexer geworden dat we zonder dit pakket hopeloos waren vastgelopen.’ Ook kwantitatief is de groei aanzienlijk geweest, maar dankzij 4PS Construct hebben ze de behoefte aan extra capaciteit vooral via automatisering kunnen invullen: ‘We werken nog met hetzelfde aantal administratieve mensen als vijf jaar geleden.’

En voor straks… Voor de nabije toekomst staat er een drietal pakketuitbreidingen op stapel. Xcellent met haar product ManageMind, een partner van 4PS, werkt aan de integratie van een factuurherkenningsmodule. Paul: ‘Onze factuurverwerking is straks volledig geautomatiseerd. Facturen worden gescand, herkend en elektronisch verwerkt. De factor arbeid proberen we zodoende terug te dringen.’ Een andere belangrijke ontwikkeling is SharePoint, een projectmatig documentbeheersysteem, waarin alles over een bepaald project – tekeningen, correspondentie, afspraken, planningen enzovoort – op een centraal punt verzameld wordt en via een portal toegankelijk is. Volgens Marc wordt dat de toekomst: ‘Nu gaat het vaak ongestructureerd en is er veel onduidelijkheid. Straks beschikken alle partijen altijd over de meest actuele informatie.’ Een wens die ze zelf nog hebben is een nieuw loonadministratiepakket met portal-structuur: ‘Daarmee kunnen we loonbriefjes naar onze mensen mailen, zij kunnen zien hoeveel vrije dagen ze hebben, hun personalia aanpassen, afspraken vastleggen, verhuizingen doorgeven enzovoort. We zijn nu aan het brainstormen over wat zo’n pakket allemaal moet kunnen.’ Marc Buster (links), hoofd administratie en Paul Beckers (rechts), controller

PROFIEL Van der Weegen Van der Weegen is al meer dan 100 jaar actief in de bouwwereld. Van een éénmanszaak uitgegroeid tot een allround bouwer, ontwikkelaar en belegger in onroerend goed, met oog voor kwaliteit, innovatie en service. De Van der Weegen groep bestaat uit de volgende zelfstandige bedrijven die intensief samenwerken: • Van der Weegen holding bv: Initiëren van en investeren in onroerend goed. • Van der Weegen grondbank bv: Aankoop potentiële bouwlocaties en herontwikkelingsgebieden. • Van der Weegen bouwgroep bv: Aansturen van haar eigen werkmaatschappijen, ontwikkelen utiliteitsprojecten, beheer en exploitatie van onroerend goed en verlenen van administratieve en secretariële diensten. • Van der Weegen bouwmaatschappij bv: Uitvoering nieuwbouw en onderhoudswerkzaamheden. • Van der Weegen bouwontwikkeling bv: Ontwikkeling en verkoop van aansprekende woning- en utiliteitsprojecten.

Feiten in het kort Bedrijf Van der Weegen Activiteiten All-round bouwer, ontwikkelaar en belegger in onroerend goed Branche Bouw Aantal gelijktijdige gebruikers 20 Modules CRM, Inkoop, Verkoop, Projecten, Projectontwikkeling, Financieel, Klachtenbeheer, Koperbeheer, Leveranciersbeoordeling, Documentbeheer, Document Scannen Besturingssysteem Windows 2003 Server

7

KLANTCASE

bellen in Navision was nog weinig ervaring aanwezig bij 4PS. De inrichting heeft de nodige energie gekost, maar we hebben het wel gehaald.’

PARTNER Eénvoudig en geïntegreerd fiscale en sociale gegevens vastleggen

Urenregistratie en Salarisberekening en -verwerking in 4PS Construct

Integraal verlonen en HRM op basis van Microsoft Dynamics NAV Steeds meer gebruikers van 4PS Construct tonen belangstelling voor integraal verlonen en HRM op basis van het Microsoft Dynamics NAV platform. 4PS werkt in dat kader nauw samen met collega MBS-partner Mercash (www.mercash.nl) die voor deze doelgroep een prima functionele applicatie heeft ontwikkeld. Reden genoeg om in deze nieuwsbrief een artikel te wijden aan de betekenis en de voordelen van deze vorm van integratie.

Het belang van integratie Integratie speelt in informatiesystemen vandaag de dag een steeds belangrijker rol. Gebruikers van Dynamics NAV oplossingen weten daar alles van en plukken daar ook dagelijks de vruchten van. Door integratie ‘weet de linkerhand in het bedrijf immers wat de rechter doet.’ En zijn collega’s snel en eenvoudig geïnformeerd. Het hebben van ‘één versie van de waarheid’ is een groot goed, wat bedrijven helpt bij het tijdig en met vertrouwen nemen van de juiste bedrijfsbeslissingen. Microsoft werkt er hard aan om de verschillende lagen binnen haar concept van ‘Integrated Innovation’ nog beter op elkaar af te stemmen. Met name de eenduidige presentatie naar de gebruiker is daarbij belangrijk. 4PS maakt zich intussen sterk om juist haar functionele aanbod verder te verbreden. Zodat steeds meer medewerkers binnen bouw- en installatiebedrijven kunnen profiteren van de solide fundering die u met Dynamics NAV in uw bedrijf aanlegt. Eén van die initiatieven is de samenwerking met Mercash gericht op integraal verlonen en HRM.

8

4PS en Mercash Net als 4PS is Mercash een gecertificeerde Microsoft Dynamics partner. Het verschil tussen beide bedrijven is dat Mercash zich vanaf haar oprichting heeft gespecialiseerd in oplossingen voor salaris en HRM. Het bedrijf doet dit al ruim 5 jaar met succes en heeft zich op deze wijze binnen het Microsoft partnerkanaal tot een èchte vakspecialist ontwikkeld. Net als 4PS heeft ook Mercash specifieke add on’s bovenop het Dynamics NAV platform ontwikkeld. Door met de specialisten van Mercash samen te werken kan 4PS zich volledig focussen op de primaire processen binnen haar doelgroepen en de markt intussen toch een completer aanbod voorleggen. De voordelen De voordelen van integraal verlonen en HRM boven gescheiden pakketten zijn helder en aantrekkelijk, zoals: • U bereikt een (nog) hogere mate van integratie. Gegevens hoeven immers nog maar één keer te worden ingevoerd c.q. gemuteerd en kunnen vervolgens door alle gebruikers mits geautoriseerd! - worden benut;

• Met het toevoegen van de salaris en HRM administratie aan uw Dynamics NAV systeem werken nòg meer mensen binnen uw bedrijf met één en hetzelfde systeem. En dus ook met dezelfde gebruikers interface! Dat maakt niet alleen het opleiden eenvoudiger, maar brengt ook (tijdelijke) plaatsing van medewerkers op andere afdelingen binnen handbereik; • Uw afdeling automatisering hoeft nog slechts kennis op te doen en te onderhouden van één systeem, één database en één rapportage tool. Dat resulteert voor u in lagere beheerskosten! Eigenlijk is een integrale aanpak van salaris en HRM een logische stap. Uw voorraadadministratie en uw onderhanden werk zijn toch immers ook geen stand alone toepassingen? Beheerskosten Naast de functionele voordelen van een geïntegreerde salaris- en HRM-administratie maken ook de beheerskosten een substantieel verschil. Een bedrijf met gescheiden pakketten heeft doorgaans te maken met een veelheid aan technologie. Wie naast Dynamics NAV gebruik maakt van een stand alone salaris- en/of HRM-pakket wordt al snel met twee of drie verschillende soorten databases, rapport generatoren en (versies van) operating systemen geconfronteerd. Ga daar als systeembeheerder maar eens aan staan! Om op alle

PARTNER

De praktijk bij de Verkerk Groep Ad van der Linden, hoofd administratie van de Verkerk Groep, is over de samenwerking goed te spreken. ‘De oplossing van Mercash is als een lego steentje bovenop 4PS Construct’, is zijn treffende beschrijving. Zijn bedrijf gebruikt 4PS Construct al vanaf 2001 en heeft daar begin 2004 de Mercash oplossingen aan toegevoegd. Intussen gebruikt de Verkerk Groep zowel Salaris als HRM van Mercash ter vervanging van ‘losse’ pakketten. In de pakketten kwalitatief goede ondersteuning te kunnen verlenen moet de ITafdeling immers over veel meer kennis beschikken dan bij een volledig geïntegreerd systeem. En dat gaat u merken in uw beheerskosten, die in de vorm van salariskosten jaar na jaar terugkeren! Ondersteuning Wie de oplossingen van Mercash aan z’n Dynamics NAV systeem toevoegt heeft vanzelfsprekend ook behoefte aan gespecialiseerde ondersteuning. In de wereld van lonen en salarissen lijkt verandering immers de enige constante! De functionele support verloopt rechtstreeks van Mercash naar de gebruiker. Zo hebt u rechtstreeks toegang tot de specialisten. Daarnaast zorgt 4PS voor de technische kant van het verhaal, waaronder de integratie tussen de add on’s van Mercash en 4PS Construct. Samen nemen beide partners de migratie van hun add on’s naar

oude situatie was er naast dubbele opslag van gegevens ook de noodzaak tot het overtypen van data waardoor er risico’s op inconsistentie ontstonden. ‘Alle gegevens in één database biedt ons bedrijf vele voordelen. We leggen daardoor nu nòg meer gegevens éénmalig vast. Bovendien profiteren nu ook de salaris- en personeelsadministratie van alle bekende voordelen van Dynamics NAV / 4PS Construct zoals navigeren en filteren.’ opvolgende versies van Dynamics NAV voor hun rekening zodat de continuïteit van de oplossing is gegarandeerd. Mate van exclusiviteit Wij vroegen Henk van Asselt van 4PS in welke mate er sprake is van exclusiviteit in de samenwerking met Mercash. Zijn reactie: ‘Wij ondersteunen momenteel koppelingen met zeker 8 verschillende salarissystemen. Maar indien een bedrijf de voordelen van integrale verloning en HRM onderschrijft, dan is Mercash onze partner. Koppelingen met andere salarissystemen blijven altijd mogelijk.’ Ervaringen in de markt Binnen de gebruikersgroep van 4PS maken al enkele bedrijven van de Mercash oplossingen gebruik. Het betreft onder meer de Van Dam Groep en de Verkerk Groep. Trijselaar Vermeer is momenteel bezig met de implemen-

Van der Linden is ook content met de beschikbaarheid van diverse tools ‘waardoor controles steeds sneller en dus effectiever verlopen.’ De Verkerk Groep blijft het gebruik stap voor stap verder optima-liseren. Zo is in het kader van de ziekmeldingen onlangs de koppeling met Arboned gerealiseerd. Het gestructureerd vastleggen van gevolgde opleidingen is een volgende wens die bij Van der Linden hoog op het verlanglijstje staat.

“Mercash is een lego steentje bovenop 4PS Construct” tatie. Daarnaast verzorgt Mercash momenteel een implementatie bij een bedrijf waar sprake is van meerdere CAO’s, waaronder die voor de Bouw, de Schilders en de Installatietechniek. Interesse? Hebt u interesse in integraal verlonen en HRM op basis van het Microsoft Dynamics NAV platform? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij 4PS.

Debiteurenbewaking of wel credit-management wordt in de bouw en installatietechniek steeds meer gezien als een belangrijke –misschien wel de belangrijksteadministratieve functie. Een logische ontwikkeling gezien het belang van een solide financiële positie. Meer dan ooit is immers voor vrijwel elk bouw- en installatiebedrijf verlaging van het uitstaande werkkapitaal van levensbelang: de financiële risico’s worden beperkt en de solvabiliteit wordt verbeterd. Naast financiële voordelen levert een juiste debiteurenbewaking u ook een hogere mate van klantgerichtheid op. U toont aan dat u uw bedrijfsproces op orde heeft. Maar heeft u bijvoorbeeld ook wel eens het gevoel om voor bankier te spelen voor uw klanten? 4PS biedt u een uiterst praktische oplossing aan in Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct voor een optimaal rendement met betrekking tot uw geldstromen. Onderstaand lichten wij u de belangrijkste functionaliteiten toe: Overzichtelijk De debiteurencockpit geef voor diverse functionarissen in uw organisatie in

één oogopslag de relevante informatie weer voor een goede debiteurenbewaking. U heeft een overzichtscherm met

hierin de belangrijkste informatie zoals aantal klanten met openstaand saldo, aantal geblokkeerde klanten, aantal open posten, openstaand bedrag, gemiddeld openstaand saldo en nog uit te voeren acties. U kunt in 4PS Construct rechtstreeks inzoomen op alle onderliggende informatie zoals de klantposten. Krachtige functionaliteit wat in de gehele Microsoft Dynamics NAV-applicatie is doorgebouwd en wat door onze klanten dagelijks veelvuldig wordt gebruikt. Inzoomen klantposten Bij het inzoomen op de klantposten, zowel de openstaande als de vervallen

9

PRODUCTNIEUWS

Debiteurencockpit in 4PS Construct levert u geld op!

PRODUCTNIEUWS 4PS CONSTRUCT

ziet u direct de gegevens van de klant en de gegevens van de post. U vindt in één overzicht een aantal getallen die u een indruk geven van het betalingsgedrag van die klant: Hoe snel betaalt de klant gemiddeld zijn facturen, hoeveel facturen heeft de klant op tijd betaald, hoeveel facturen heeft de klant te laat betaald. Handig is tevens dat online de omzet van de klant inzichtelijk wordt gemaakt. Naast operationele informatie dus ook managementinformatie om snel beslissingen te nemen of beleid te definiëren. Gegevens van de post Naast de gegevens van de klant kunt u ook direct naar de factuur en de opmerkingen bij de factuur. Er is tevens een button ´Actie´. U heeft dan twee mogelijkheden: Er is nog een openstaande actie en u springt dan direct naar deze actie of er is nog geen openstaande actie en u krijgt de vraag of u een nieuwe actie wilt aanmaken. Tevens heeft u nog de mogelijkheid om een lijst te genereren met een overzicht van alle acties, open en afgesloten, die bij de betreffende post horen. Cockpit Actiekaart U kunt zelf vijf acties aanmaken. Door middel van een codering bepaalt u tevens op welke positie de open acties moeten komen. Maakt u bijvoorbeeld aanmaningsfax aan als actie drie, dan verschijnt deze actie als positie drie in het hoofdscherm. Vanzelfsprekend kunt u ook vanaf hier weer direct naar de klant- en factuurgegevens. Vanuit de actiekaart kunt u de acties eenvoudig en snel aanmaken. Een actienemer ontbreekt vanzelfsprekend ook niet, zodat de administratie bijvoorbeeld een activiteit kan inplannen voor de verkoopafdeling of verkoper. De tekst die u invoert bij omschrijving van de actie is ook direct inzichtelijk bij de opmerkingen van de factuur, samen met de actiedatum. Bij het verzenden van aanmaningen wordt automatisch een regel aangemaakt in het opmerkingenscherm. Instellingen U kunt middels instellingen aangeven of er bij het opstarten velden bijgewerkt moeten worden. Een goed voorbeeld is dat u kunt aangeven als een openstaande post is afgesloten (door een betaling of vereffening), de openstaande actie die bij de betreffende post hoort ook wordt afgesloten. Indien gegevens worden bijgewerkt

10

dan wordt dit inzichtelijk gemaakt in het instellingenscherm. De applicatie gebruikt deze gegevens overigens ook om het bijwerken van de aanmaningen zo snel mogelijk de laten verlopen. Voordelen Debiteurenbewaking is eigenlijk niets anders dan het optimaliseren van uw geldstromen. In de praktijk ontstaan vaak vele lijstjes en ´geeltjes´ binnen de organisatie. Geen of onvoldoende samenwerking binnen de afdelingen om snel het geld op uw bankrekening te hebben. Met de 4PS Construct Debiteurencockpit bent u in staat om vanuit één overzichtscherm uw debiteuren te bewaken en uw interne proces te managen. De voordelen zijn evi-

dent: U heeft minder rentelasten voor het terugdringen van de openstaande termijnen, u heeft meer liquiditeit doordat uw geld minder lang vast staat bij de debiteuren, u heeft minder transactiekosten, u heeft de beschikking over een ´workflow´ binnen uw organisatie en u bouwt aan een elektronisch dossier voor een eventuele meer succesvolle incasso-procedure. De vraag naar de 4PS Construct Debiteurencockpit vanuit de 4PS Constructgebruikers is groot. Vele klanten optimaliseren hun bedrijfsproces en de Debiteurencockpit is een goed voorbeeld om snel, kosteneffectief en doeltreffend een prestatieverbetering binnen uw onderneming neer te zetten.

Eén integraal overzicht om uw debiteuren te bewaken

Een overzichtelijke cockpit met relevante klanteninformatie

In de vorige uitgave van de 4PSnieuwsbrief hebben we aangegeven dat het digitaliseren van factuurstromen sterk in de belangstelling staat. We hebben een aantal mogelijke scanoplossingen de revu laten passeren. Van het eenvoudig scannen van facturen tot aan het herkennen en verwerken van data. 4PS heeft diverse partnershipovereenkomsten afgesloten en gerealiseerd. Dit keer willen wij stilstaan bij 4PS Construct Elektronische Fiattering. Factuur onvindbaar Wie kent het niet: Inkoopfacturen die binnenkomen, door de postkamer worden gestempeld en in mappen worden gedaan. De inkoopfacturen zwerven vervolgens door de hele organisatie om voorzien te worden van de diverse fiatteringen en opmerkingen. Praktijk is dat regelmatig de crediteurenadministratie al een aanmaning ontvangt alvorens zij de factuur hebben gezien. Naarstig zal dan naar deze factuur gezocht worden. De uitslag is voorspelbaar: factuur verdwenen onderin de bureau-la of samen met andere papieren verdwenen in de prullenbak etcetera. Ook nadat een inkoopfactuur geboekt is zijn er mensen die de inkoopfactuur nog even willen inzien. Ze moeten dan naar de administratie lopen en de factuur opzoeken in de map. Dit kost tijd en tijd is geld. De oplossing: 4PS Construct Elektronische Fiattering Om bovenstaande problematiek uit de wereld te helpen kunnen we de facturen op de postkamer voorzien van een scannummer, de factuur scannen en de scan opslaan als bestand op een vooraf gedefinieerde plaats. De facturen gaan in een map en rechtstreeks naar de administratie waar ze geboekt worden in 4PS Construct en tevens worden opgeruimd. Tijdens het vastleggen van de inkoopfactuur wordt het scannummer op de kop van de factuur ingegeven in 4PS Construct. Vanaf dat moment is deze scan door iedereen te raadplegen in Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct, zoals bijvoorbeeld op de geboekte factuur, de openstaande posten, projectposten, journaalmutaties en activa.

Tevens kan met behulp van deze scan een elektronische fiattering tot stand worden gebracht, door aan de inkoopfactuur medewerkers te koppelen die de factuur dienen te fiatteren. De personen kunnen handmatig gekoppeld worden, maar kan ook door 4PS Construct geregeld worden, door fiatteurs standaard te koppelen aan leveranciers, dimensies, projecten, grootboekrekeningen of organisatie. De fiatteurs krijgen volgens een vooraf gedefinieerde hiërarchie de facturen ter fiattering aangeboden. Met behulp van deze goedkeuringsprocedure raken facturen niet meer zoek en hoeven medewerkers niet meer op zoek te gaan naar een factuur. Eén klik binnen 4PS Construct en de scan van de factuur wordt op het scherm getoond.

HOE WERKT HET? Digitaliseren inkoopfacturen U legt éénmalig vast waar de gescande documenten zich bevinden en wat de extensie hiervan is. Daarnaast geeft u aan of er fiattering actief is. De scan van de inkoopfactuur wordt op de schijf opgeslagen met een bepaald scannummer. Tijdens het boeken van de inkoopfactuur kan het scannummer worden ingevuld. U kan eenvoudig het gescande document bekijken. Ook tij-

dens het fiatteren van de inkoopfactuur of bij openstaande posten kan de scan direct worden bekeken. Fiatteren inkoopfacturen Binnen uw organisatie kan het wenselijk zijn dat de geboekte inkoopfacturen eerst worden gefiatteerd door één of meerdere personen, alvorens ze worden betaald. Wil men gebruik maken van de optie ‘fiatteren’ dan dient er eerst een aantal instellingen te worden gemaakt. Er kunnen op verschillende niveaus instellingen worden gemaakt. Ook is een combinatie van deze instellingen mogelijk. Per gebruiker die moet fiatteren dient er een fiatteringsniveau ingesteld te worden. Dit niveau bepaalt de volgorde waarin medewerkers dienen te fiatteren. Het laagste niveau fiatteert eerst, het hoogste het laatst. U geeft tevens aan welke medewerkers op de crediteurenadministratie inkoopfacturen boeken. Vanzelfsprekend is het mogelijk om in te richten welke medewerkers toestemming hebben om fiatteringen toe te voegen of te verwijderen, ook wel ´overheersen fiatteren´ genoemd. Het kan voorkomen dat een inkoopfactuur geboekt wordt die door niemand gefiatteerd moet worden, omdat de juiste combinatie van instellingen nog niet bestaat. De factuur zou dus

De keuze van Strukton Systems Strukton Systems heeft inmiddels gekozen voor bovenstaande oplossing: Evert Hol, controller Strukton Systems, wil meer efficiëntie bereiken in het financiële bedrijfsproces met betrekking tot de facturenstroom. Het huidige proces van controleren, kopiëren, inboeken en fiatteren van inkoopfacturen is een tijdrovend en arbeidsintensief proces. Alleen al het fiatteren is tijdrovend omdat in de huidige situatie de facturen het bedrijf in gaan naar verschillende personen. Ze moeten fiatteren met als gevolg dat de facturen niet traceerbaar zijn. Om dit proces op een efficiëntere wijze te laten lopen is gekozen voor digitalisering van het proces. De voordelen zijn: - de originele facturen blijven op een plek; - er behoeven geen kopieën meer gemaakt te worden; - elke factuur is traceerbaar met als gevolg dat de autorisatiemedewerker aangesproken kan worden; - de factuur is op vele plaatsen binnen 4PS Construct oproepbaar en dus te visualiseren; - verwachte besparing op FTE’s.

11

PRODUCTNIEUWS 4PS CONSTRUCT

Elektronische fiattering inkoopfacturen in 4PS Construct

zomaar betaald kunnen worden. Om dit te voorkomen kan er een standaard fiatteerder aangegeven worden. Indien nu een factuur geboekt wordt waarbij geen fiatteerder gekoppeld wordt, selecteert het systeem automatisch de standaard fiatteerder, zodat de medewerker verdere actie kan ondernemen.

NIEUWS

Verder is het mogelijk om, indien fiatteerders afwezig zijn door ziekte/ vakantie, een vervanger aan te wijzen.

Na het aanmaken van een inkoopfactuur kunt u direct zien aan de hand van de instellingen, door te klikken op fiattering, welke personen er dienen te fiatteren. De persoon in kwestie krijgt bij het inloggen in 4PS Construct onmiddellijk een melding dat er facturen klaarstaan om te fiatteren. In een te fiatteren postscherm heeft deze persoon alle belangrijke informatie voorhanden om te kunnen fiatteren. Zo heeft u de beschikking over de func-

tie fiat, het tijdelijk negeren van facturen, het terugzetten naar de vorige fiatteur, het toevoegen van opmerkingen, de datum van de fiat, wie al heeft gefiatteerd en wie als laatste heeft gefiatteerd. Natuurlijk is het mogelijk om snel overzichten te printen van alle nog te fiatteren inkoopfacturen. De facturen worden pas betaald als iedere factuur is gefiatteerd en er geen afwachtcodering meer zichtbaar is in 4PS Construct.

Kuijpers Installaties start met 4PS Construct voor beheer- en onderhoudsactiviteiten Kuijpers verzorgt technische installaties in gebouwen en industrie - evenals het onderhoud daarvan - zodat zij jarenlang voldoen aan de gestelde eisen. De onderneming profileert zich middels klantgerichtheid, beveiligings- en communicatieconcepten, milieuvriendelijke en energiezuinige oplossingen, alsmede door aandacht voor de belangen en ontwikkeling van haar medewerkers. Kuijpers is een professionele multidisciplinaire en innovatieve onderneming met ongeveer 650 medewerkers. 4PS gaat 4PS Construct implementeren bij Kuijpers Maintenance. De implementatie is inmiddels in volle gang. Bjørn Gröninger, vestigingsleider bij Kuijpers Maintenance kijkt uit naar de implementatie: ´Kuijpers Maintenance heeft tot doel om met 4PS Construct de

productiviteit van de organisatie te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen. Dit wordt gerealiseerd door de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. Aan de ERP-oplossing van 4PS zal ook een mobiele veldapplicatie gekoppeld worden om de benodigde informatiestromen van en naar het veld te ontsluiten. Hiermee wordt het ook mogelijk om op een efficiënte manier prestatiecontracten te besturen en te bewaken. Met de overeenkomst zet Kuijpers Maintenance de volgende stap in het in 2005 ingeslagen professionaliseringspad. Kuijpers Maintenance richt zich op het technisch beheren en onderhouden van gebouw- en terreingebonden installaties in de utiliteit en industrie.´

Bjørn Gröninger (Kuijpers Maintenance) en Martin Westerink (4PS) ondertekenen de samenwerkingsovereenkomst

4PS Baron van Nagellstraat 136M 3771 LL Barneveld

4PS is zeer content met de keuze van Kuijpers Maintenance voor 4PS Construct: ´Wij hebben fors geïnvesteerd in nieuwe ontwikkelingen voor ´pure´ Service & Onderhouds-bedrijven. Het resultaat mag er zijn. De onderscheidende en standaardoplossing voor deze sector,

T F E I

0342-425625 0342-425620 [email protected] www.4ps.nl

Henk van Asselt (4PS) en Bjørn Gröninger (Kuijpers Maintenance) bekrachtigen de overeenkomst

wordt steeds vaker opgemerkt bij installatie- en onderhoudsbedrijven, aldus Henk van Asselt, sales manager bij 4PS. ´Wij kijken uit naar de samenwerking met Kuijpers Maintenance. Wij hebben Kuijpers leren kennen als een vooruitstrevende organisatie met professionals. Kuijpers heeft een zeer sterke groei doorgemaakt in de afgelopen jaren. Het harmoniseren en optimaliseren van de bedrijfsprocessen en informatievoorziening is essentieel om de dienstverlening blijvend te kunnen aanpassen aan de markt- en klantvraag. 4PS Construct is het Microsoft Dynamics NAV-platform om dit te faciliteren.´