Zichtbare politiek kan iedereen volgen. Ondersteuning van gemeenteraden, college en ambtelijke organisatie bij het herontdekken van de politiek
PARTNERS+PRÖPPER Bestuurskundig onderzoek en advies
Postbus 115 5260 AC Vught T 073 – 658 70 80 F 073 – 658 70 81 E
[email protected] www.partnersenpropper.nl
Partners+Pröpper: uw partner voor zichtbare politiek Zichtbare of onzichtbare politiek? De ambtenaar Sociale zaken stelt het college voor de inzet van middelen voor het reïntegratiebeleid met 20% te verlagen omdat de rijksuitkering óók met 20% daalt. Het college en vervolgens de raad nemen dit voorstel zonder discussie over. Dat kan anders…
Nieuwe raad, nieuwe werkwijzen? In maart 2006 breekt voor de meeste gemeenten (en provincies) weer een nieuwe bestuursperiode aan. Voor veel raden tevens het moment om de politiek-bestuurlijke werkwijzen te (her)ijken. Welke politieke vraagstukken komen op ons af, hoe zorgen we er voor dat deze op een goede manier voor het voetlicht komen? Wat voor samenspel met college en ambtelijke organisatie zou dit proces kunnen ondersteunen? Waarover en hoe gaan we het gesprek met onze inwoners aan? Slechts enkele vragen die in uw gemeente actueel kunnen zijn. Partners+Pröpper beschikt over ruime ervaring in het begeleiden en ondersteunen van gemeenten bij dergelijke vragen. Samen met u proberen wij uw politieke vraagstukken (weer) zichtbaar te maken.
Zichtbare politiek: strijd en samenspel Politiek bedrijven en het innemen van politieke posities zijn middelen om iets in de samenleving tot stand te brengen. De effecten die partijen in de samenleving beogen te realiseren zijn uiteraard voor een deel afhankelijk van concrete politieke keuzes. Partijen zullen hierover verschillend denken, zoals wel of niet grootschalige economische bedrijvigheid, wel of niet coffeeshops in de gemeente, meer groen of een grotere verdichting van de woningbouw. Ondanks deze inhoudelijke verschillen en de strijd daarover kunnen partijen toch op procesniveau samenwerken om de gewenste kwaliteit in bestuur, democratisch proces én de betrokkenheid van burgers daarbij te realiseren. Doordat partijen binnen de raad – maar ook raad, college en ambtelijke organisatie – zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste tafel komt te liggen, kunnen zij elkaar op zij elkaar op de inhoud beter bestrijden. Dit vraagt van partijen binnen de raad wel dat zij nadrukkelijk scheiding kunnen aanbrengen tussen – samenwerken op een goed proces met bijvoorbeeld adequate stukken en goede debatvaardigheden; – en politieke strijd op de inhoud. -
En de burger ziet een spannend debat tussen partijen. Iedereen kan het volgen. Partijen die van mening verschillen over de politieke keuzevraagstukken… Het is nog boeiend ook! Je begrijpt nu écht waar partijen voor staan. Het is weer leuk om politiek te bedrijven, zichtbare politiek!
Zichtbare politiek: organisatie en regie Kwaliteit in bestuur en democratisch proces komen niet vanzelf. Hiervoor is organisatie en regie nodig. De ervaring leert dat voor wezenlijke veranderingen, voor zichtbare politiek, ambities, energie, doorzettingsvermogen en een ‘lange adem’ is vereist, liefst bij alle spelers: raad, college en ambtelijke organisatie. ‘Snelle’ en van elkaar geïsoleerde oplossingen werken in de praktijk meestal onvoldoende door. De beste aanpak lijkt al werkenderweg op verschillende fronten aan de slag te gaan met een nieuwe werkwijze die goed aansluit bij de eigen gemeente. Partners+Pröpper kan u ondersteunen op verschillende onderdelen. Dat kan zowel in de vorm van advies als training, maar we beschikken ook over interim-coaches die bijvoorbeeld in uw organisatie spelers bij elkaar kunnen brengen rondom een dossier of meelopen met de griffier en griffiemedewerkers om hen een training on the job te geven.
Naar een nieuwe werkwijze: modulen voor een concrete aanpak In ons praktijkboek ‘Tussen Pluche en publiek, Lokale politiek in de praktijk’ beschrijven we aan de hand van onze adviespraktijk en ervaringen hoe gemeenten de politiek kunnen ‘herontdekken’. Deze ervaringen willen we inbrengen en verder met u uitbreiden. Wij bieden daarvoor diverse modules aan die vanuit uw doelstellingen en ambities, afzonderlijk of in combinatie, bijdragen aan zichtbare politiek.
STEL: Het is 1 februari 2010. Rondom de politiek-bestuurlijke werkwijzen is in uw gemeente alles gerealiseerd wat u als gemeentebestuur graag zou willen. U feliciteert elkaar! Wat ziet u als u kijkt naar: – De raad, de raadscommissies, het presidium/agendacommissie, het college, de griffie, de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties en inwoners? – Wie heeft welke actie ondernomen om het te bewerkstelligen?
Module - griffie als schakel tussen organisatie en de raad Griffies zijn een cruciaal scharnier tussen wat het college en de ambtelijke organisatie agenderen en de wijze waarop de raad hierover wil spreken. Griffie(r)s zijn daarover via griffierskringen inmiddels goed met elkaar in gespraak geraakt. Voor veel griffiers breekt nu ook het moment aan op een aantal cruciale onderwerpen te verdiepen. Hoe stimuleer en bevorder je de doorwerking van politieke kaders in de programmabegroting? Hoe kan je als raad echt sturen en hoe ondersteun je dat? Hoe bevorder je externe oriëntatie? Hoe organiseer je een professionele aansturing van de accountant door de raad, zonder zelf een soort schaduw-accountant te moeten zijn? Partners+Pröpper begeleidt griffiers en hun medewerkers.
Module - presidium / agendacommissie kwaliteitsmotor van de raad Geheim genootschap of transparante facilitator van de raad? Het presidium kan een belangrijke rol vervullen bij de ontwikkeling van kwaliteit en kwaliteitsbesef in raadsvergaderingen en werkwijzen. Voorwaarde is wel dat het presidium vanuit een neutrale en transparante rolopvatting de raad faciliteert en zich uitsluitend toelegt op procedurele zaken en de kwaliteit van het politiek-bestuurlijke proces. Welke agendapunten zijn wanneer voor de raad (politiek relevant) of het college (uitvoering)? Is het doel van het onderwerp helder? Is de kwaliteit van de stukken voldoende om een goede discussie te voeren? Wij wonen enkele reguliere bijeenkomsten van het presidium bij en verzorgen ter plaatse een evaluatieve en ontwikkelingsgerichte ondersteuning.
Module - optreden van de voorzitters “Dames en Heren! Aan de orde is de nota Parkeren. Wie van u mag ik het woord geven?” Voorzitters zijn essentieel voor het slagen van een nieuwe werkwijze. In welke mate leidt de voorzitter bijvoorbeeld een onderwerp in aan de hand van een concreet bespreekdoel en stuurt hij of zij daar actief op? In onze training gaat het enerzijds om organisatie, sturing en bewaking van processen voor beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Anderzijds gaat het om technieken voor vergaderen en voorzitten. In ons aanbod komen al deze aspecten ruimschoots aan bod. De voorzitters ontvangen daarnaast individuele feedback op de vergaderingen.
Module - debatteren over de inhoud “Dank u wel voorzitter!” (Nu richting de fractie van Zichtbaar Wijdeblik:) “wat vindt uw fractie nu eigenlijk, wel of niet betaald parkeren binnen de singels? Bekent u eens kleur!” Hoe bereid je een debat voor? Wat is de inzet, welke politieke keuzen staan centraal? Beschik ik over de relevante informatie? Wat weeg ik af en tegen welke prijs? Hoe voer je een debat? Hoe begrijpelijk is het debat voor burgers en hoe kan dit verbeteren zodat ze graag betrokken zijn? Hoe herken en pareer ik discussietrucs? Partners+Pröpper traint raadsleden en reikt werkvormen aan om werkelijk met elkaar een politiek debat aan te gaan.
Module - effectief vergaderen “Ik weet niet wat ik meemaak” zegt een van de toehoorders. “Normaal val je in slaap tijdens de raadsvergaderingen” (uit: Brabants Nieuwsblad/De Stem n.a.v. raadsdebat gemeente Tholen), Wat is uw praktijk van vergaderingen? Hoe behandelt u de agendapunten? Wat is de inbreng van raadsleden, wat die van het college? Hoe gaat u om met insprekers? Zijn de uitkomsten van het debat helder? Ook voor de publieke tribune? We voeren een systematische observatie van uw vergaderingen en reflecteren daar met u op, liefst direct na afloop en via een rapportage.
Module - kwaliteit in beleidsstukken voor de raad “Aan het college de Raad” In welke mate is de raad als eindgebruiker in gedachten bij de opsteller van een beleidsstuk? Of zijn de stukken een (bijna) letterlijke kopie van het collegestuk? Ondersteunen beleidsstukken politieke sturing door de raad of moet het raadslid met vergrootglas op zoek naar de politiek relevante passages? Adequate beleidstukken zijn essentieel voor een andere vergaderwijze en roluitoefening van de raad. Partners+Pröpper biedt ondersteuning bij de inrichting van beleidsstukken. Wij begeleiden zowel (teams) van beleidsambtenaren bij hun schrijfproces als de griffie en het presidium om adequate beleidsstukken te ontlokken.
Module- koersconferenties (zowel bij startmoment- als tussenevaluatie) Waar staan we, wat willen we bereiken? Hoe functioneert de raad en vult hij zijn taakopvatting in? Hoe is het samenspel tussen raad, college en organisatie? Hoe verloopt de informatievoorziening aan de raad? Hoe kunnen we het raadswerk (beter) organiseren? Partners+Pröpper ondersteunt raden (eventueel aangevuld met college en ambtelijke organisatie) zowel inhoudelijk als met effectieve werkvormen tijdens werkconferenties voor het organiseren van grip op het eigen veranderingsproces.
Module - college als schakel tussen raad en ambtelijke organisatie “De raad krijgt alle informatie die hij wil... en nog is het niet goed!” (een wethouder). Hoe is het samenspel en de taakverdeling tussen college en raad? Wat betekent dit voor het optreden richting partijen in de samenleving? Hoe is het samenspel binnen het college en wat betekent dit richting raad en ambtelijke organisatie? Hoe verloopt de aansturing van de ambtelijke organisatie voor integrale adviezen en beleidstukken? Hoe treden individuele portefeuillehouders op richting de organisatie? Partners+Pröpper begeleidt colleges bij hun rol- en taakinvulling.
Module - begeleiding pilot rond een concreet inhoudelijk onderwerp Neem een willekeurig onderwerp dat op u af komt, het verkeersplan, de brede school, de bouw van een woonwijk. Hoe pakt uw gemeente het aan? Als een gezamenlijk werkproces tussen college (plus ambtelijke organisatie) en raad? Of over en weer stukken over de muur gooien? Wat is de rol en taakverdeling bij het onderwerp tussen raad en college? Welke politieke keuzes liggen aan het vraagstuk ten grondslag, wie doet wat en wie is wanneer aan zet? Hoe treedt u met het onderwerp naar buiten en wie voert het gesprek? Partners+Pröpper ondersteunt raad, college en de ambtelijke organisatie in samenhang bij de aanpak van een concreet onderwerp.
Module - inrichting en totstandkoming van de programmabegroting Hoe richten we een programma in de begroting in zodanig dat dit aansluit bij de politieke oriëntatie van de raad? Zijn de drie “W’s” daarvoor voldoende of zijn er alternatieven? Hoe is de relatie met de jaarrekening? Hoe kunnen we systematisch werken aan het opbouwen van betere informatie binnen de planning & controlcyclus om sturing en controle door de raad te vergroten? Partners+Pröpper ondersteunt gemeenten bij de opstelling van een programmabegroting die wél aansluit bij de kaderstellende rol van de raad.
Gezocht! Gemeenten voor het Netwerk Zichtbare Politiek™
Gemeente
netwerk
U heeft ambitie, bijvoorbeeld minder werkdruk voor raadsleden, een snellere doorlooptijd van besluitvormingsprocessen, een vruchtbaar samenspel tussen raad, college en organisatie. Daarvoor energie vrij maken en gedurende langere tijd experimenteren. Breed gedragen en verinnerlijkte veranderingen tot stand brengen. Leren van andere gemeenten met soortgelijke ambities en opgaven. Dat vraagt nogal wat. Hoe pak je dat aan?
TM
Zichtbare
Politiek
Partners+Pröpper heeft enkele plaatsen beschikbaar voor het netwerk Zichtbare Politiek™. Een nieuw initiatief om gedurende een langere periode, werkenderweg duurzame en aansprekende veranderingen in uw werkwijze te realiseren. U experimenteert binnen het netwerk met maximaal tien andere gemeenten met het werken aan uw eigen doelstellingen. Ervaringsuitwisseling in het netwerk is hulpmiddel in uw veranderingsproces. Partners+Pröpper organiseert zowel de netwerkfunctie en ervaringsuitwisseling als de individuele begeleiding en ondersteuning per gemeente. Het netwerk wordt u gratis aangeboden zodra u gebruikt maakt van de diensten van Partners+Pröpper, zoals via een combinatie van modules “Zichtbare Politiek”. Het netwerk is bedoeld voor die gemeenten die nadrukkelijk gedurende wat langere periode – een jaar tot een raadsperiode – willen experimenteren en gaandeweg werken met een nieuwe werkwijze. Het netwerk bedient meerdere ‘schakels’ binnen uw gemeente, zoals raad, presidium, college, griffie en ambtelijke organisatie en indien u dat wenst ook partijen uit uw externe omgeving.
Meer informatie? Bij interesse of voor nadere informatie kunt u altijd – uiteraard geheel vrijblijvend – contact met ons opnemen. Wij zijn ook graag bereid een toelichting op dit initiatief te geven, bijvoorbeeld voor burgemeester, griffier en gemeentesecretaris. Partners+Pröpper – bestuurskundig onderzoek en advies
PARTNERS+PRÖPPER Bestuurskundig onderzoek en advies
Postbus 115 5260 AC Vught T 073 – 658 70 80 F 073 – 658 70 81 E
[email protected] www.partnersenpropper.nl
