Zeven denkfouten die veel ambtelijke schrijvers maken. door Jet Sebus

Zeven denkfouten die veel ambtelijke schrijvers maken

door Jet Sebus

Voorwoord Werken bij de overheid. Al 33 jaar werk ik met veel plezier bij de overheid. Eerst bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat, daarna bij de provincie Zuid-Holland. In die periode zag ik, hoe belangrijk het is om creatieve en vindingrijke oplossingen te zoeken. Juist voor de vele nieuwe vraagstukken waar de samenleving iets mee moet en juist bij de overheid. Van klimaatverandering tot economische crisis en van pluriformiteit tot verkeersveiligheid. Veel maatschappelijke problemen zijn ingewikkeld. Leg dan maar eens uit hoe het zit, zonder in simplificaties te vervallen. In die 33 jaar heb ik heel wat teksten geschreven. Ik kon best aardig schrijven, maar ik kan niet zeggen dat ik er erg van genoot. Net als veel van mijn collega’s worstelde ik met de structuur, de formats en de leesbaarheid. Ik vond schrijven een zware opgave, zwoegde soms op mijn teksten en zat in de stress vanwege de deadlines. Op de een of andere manier schreef ik mijn teksten altijd trager dan ik in mijn optimisme dacht. Vaak begon ik te laat met schrijven en dan werkte ik ‘s nachts door om mijn notitie op tijd af te krijgen. Wat was ik blij, toen ik ontdekte dat schrijven ook leuk kan zijn. Dat creativiteit een plek heeft in je schrijf- en denkproces en dat je teksten daar enorm van opfleuren. Dat het eigenlijk helemaal niet zo moeilijk is om snel een tekst te schrijven. Dat je een tekststructuur van te voren kunt bedenken. Dat je het schrijfproces zo kunt organiseren, dat je ook in stappen van vijf minuten stukken verder komt met je tekst. Sinds 2010 geef ik schrijf- en denkworkshops aan mijn collega’s bij de provincie ZuidHolland. Ik laat zien hoe ze hun schrijfproces kunnen organiseren en hoe ze toegankelijke teksten kunnen schrijven. En ik leer hen dat ze, door na te denken, een goede basis kunnen leggen onder hun tekst. Alleen maar door eerst na te denken over vijf vragen: vijf minuten per vraag. Daarna schrijven ze, met hulp van een aantal snelle schrijftechnieken, hun teksten zo op. Leiden, mei 2015.

Een nieuwe lente We leren beter schrijven Hoop voor de burger Corjan

5

Zeven denkfouten die veel ambtelijke schrijvers maken

INHOUD Voorwoord

4

Schrijven bij de overheid

7

Denkfout 1: Niet denken

9

Denkfout 2: Denken, schrijven en redigeren tegelijk

10

Denkfout 3: Denken dat er een perfect schrijfmoment komt

12

Denkfout 4: Denken dat je meer informatie nodig hebt

14

Denkfout 5: Denken dat je in één keer een perfecte tekst kunt schrijven

16

Denkfout 6: Denken dat je een stuk kunt schrijven zonder dat je het besluitvormingstraject kent

18

Denkfout 7: De lezer vergeten, denken dat het om de inhoud gaat

20

Conclusie: Eerst denken, dan schrijven

22

Schrijven met plezier

23

Over Jet Sebus

24

Verspreiding en gebruik van dit e-boek

25

Jet Sebus helpt ambtenaren die heldere teksten willen schrijven www.schrijven-bij-de-overheid.nl, ©Jet Sebus, mei 2015

6


7

Schrijven bij de overheid Sinds de komst van de tekstverwerkingsprogramma’s beginnen veel ambtelijke schrijvers direct met schrijven. Rammelend op hun computer hopen ze er, al schrijvend en denkend, achter te komen waar hun tekst precies over gaat. Schrijven en denken tegelijk. Je ziet het terug in hun voorstellen: de tekst beschrijft vooral de inzichten die de auteur al schrijvende opdoet. Het kan: maar deze werkwijze kost veel tijd en levert niet per definitie duidelijke teksten op. Integendeel: het blijkt uitermate lastig om van een warrige denklijn een heldere tekst te maken. Schrijven is nog steeds een belangrijke vaardigheid voor ambtenaren. Hun teksten worden gelezen door collega’s bij andere overheden, door burgers en door bestuurders. Veel verschillende lezers dus, die allemaal iets anders verwachten van een tekst. Lezers veranderen. Steeds vaker leest die lezer een ambtelijke tekst op zijn beeldscherm: tablet, smartphone, laptop of PC. De relatie van de overheid met de burgers verandert. Ook dat heeft gevolgen voor de toon van de tekst en de omgang met de lezer. Schrijfstijlen bij de overheid houden daar lang niet altijd rekening mee. Traditie, vaste formats en juridische zorgvuldigheid spelen een grote rol. Bovendien gebruiken ambtenaren vaak oude brieven, voorbeeldteksten of vorige beleidsnota’s als uitgangspunt voor hun nieuwe tekst. Het gevolg? Nog steeds de zo verfoeide ambtelijke schijfstijl met zijn vierkante zinnen en abstracte termen. Ontoegankelijke teksten met een hoge informatiedichtheid. Het is dan ook geen wonder, dat veel overheidsorganisaties schrijftrainingen organiseren of schrijfcoaches inhuren om zo de kwaliteit van de teksten van hun medewerkers te verbeteren.

Schrijftraining is meer dan spelling, stijl en grammatica Stijl en spelling zijn belangrijke onderdelen van zo’n schrijftraining. Dat is begrijpelijk, want een heldere schrijfstijl leidt tot enorme leesbaarheidswinst. Ook spelling en grammatica zijn belangrijk. In overheidsteksten verwachten we correct Nederlands. Terecht wordt daaraan veel aandacht besteed. De oudere generaties hebben in hun carrière al zoveel spellingswijzigingen meegemaakt, dat ze vaak in verwarring zijn over wat de huidige spellingsregels ook alweer voorschrijven. De jongere generaties gaan een tikje luchtig met spellingsregels om, onder andere onder invloed van chat- en sms-taal. Dan zijn er nog degenen voor wie het Nederlands niet de moedertaal is – aan hun teksten kun je goed merken, dat het Nederlands echt een lastige taal is.


8 Gelukkig komen in de meeste schrijftrainingen ook het doel van de tekst, de structuur en de lezer aan bod. Dat is belangrijk, want daar begint schrijven mee. Schrijven begint met denken. Zonder heldere denklijn geen heldere tekst. Veel schrijfproblemen van ambtenaren zijn eigenlijk denkproblemen. Deze denkproblemen kunnen gedachten zijn over de manier waarop je als schrijver een schrijfklus moet aanpakken. Het kunnen ook gedachten zijn over het onderwerp of het doel van de tekst, of de onduidelijkheid daarover.

Denken en schrijven Als een schrijftraining geen aandacht besteedt aan deze denkproblemen, dan blijven deze problemen bestaan. Het gevolg? Er is veel tijd en geld geïnvesteerd in cursussen en begeleiding, maar de schrijftraining heeft vooral een tijdelijk en cosmetisch effect. Wel zijn de schrijvende ambtenaren zich nu nog beter bewust van de onvolmaaktheid van hun teksten; ze zien nog meer op tegen hun schrijfklussen en krijgen soms zelfs een hekel aan schrijven. Dat is jammer. Schrijven kan zo leuk zijn. Dan is het jammer als je daar tegenop gaat zien.

Denken en creativiteit – juist bij ambtelijke teksten Logisch en kritisch nadenken en creativiteit zijn belangrijke vaardigheden voor degenen die bij de overheid werken. Veel maatschappelijke problemen zijn complex. Zonder goed nadenken en zonder creativiteit komen we niet verder. Naast analytische denktechnieken zijn ook meer associatieve en provocatieve denktechnieken nodig om tot haalbare en werkbare oplossingen te komen. Ook schrijven is een creatief en een logisch-analytisch proces. Het geeft enorm veel voldoening wanneer je een lastig vraagstuk helder uiteen kunt zetten. Bovendien vinden veel ambtenaren het leuk om hun kennis en ervaring over te dragen, ook aan nietvakgenoten. Dat vraagt dan wel wat van hun aanpak. Hoe schrijf je toegankelijke teksten voor mensen die minder achtergrondkennis hebben dan jij? Wat leg je uit, wat mag je bekend veronderstellen? Wat zijn hoofdzaken, wat zijn bijzaken? Lastige vragen, waar je goed over na moet denken. Juist in het denkproces dat aan schrijven vooraf gaat, hebben analytische en creatieve denktechnieken een belangrijke rol. Dan is het jammer als ambtelijke auteurs zich aan het begin van hun schrijfklus vooral zorgen maken over hun schrijfstijl, spelling en grammatica. Die zorgen komen pas aan het eind van het schrijfproces aan de orde. De belangrijkste denkfouten maken schrijvende ambtenaren aan het begin van hun schrijftaak. In dit e-boek zet ik zeven veelgemaakte denkfouten van ambtelijke schrijvers op een rij. Jet Sebus helpt ambtenaren die heldere teksten willen schrijven www.schrijven-bij-de-overheid.nl, ©Jet Sebus, mei 2015

9

Denkfout 1: Niet denken Niet denken, maar meteen beginnen met schrijven. Direct beginnen met rammelen op je toetsenbord. Jezelf wijs maken dat het zo sneller gaat en dat je echt geen tijd hebt om eerst even na te denken. Deze denkfout maken ambtelijke schrijvers vooral, wanneer ze hun schrijfklus hebben uitgesteld en hem nu onder tijdsdruk moeten afmaken. Of juist uit enthousiasme: niet zeuren, maar poetsen en direct beginnen, hup! Schrijven zonder vooraf na te denken is de meest voorkomende denkfout van ambtelijke auteurs. De prijs die ze betalen is hoog. Schrijven wordt zwoegen als je niet eerst hebt nagedacht. Je weet niet waar je naar toe wilt en je weet dus ook niet hoe je daar komt. Dat betekent veel zuchten en zoeken, schrappen en verplaatsen. Ben jij ook zo’n toetsenbordrammelaar? Zo iemand die meteen begint? Wat is het gevolg van schrijven zonder eerst na te denken? Natuurlijk kun je direct beginnen met schrijven, maar deze werkwijze heeft wel een paar nadelen: 1. Het kost veel tijd. Schrijvers die beginnen met rammelen, maken eerst hun hoofd leeg. Daar is niks mis mee. Denk alleen niet, dat deze tekst dan geschikt is voor je lezer. Dat is niet zo. Hij is geschikt voor jou. Je zult hem moeten herschrijven om hem alsnog logische en leesbaar te maken voor je lezer. 2. Je zit vaak op een verkeerd spoor – dan moet het later weer over. Meestal kom je pas na een aantal versies op de ‘echte’ vraag achter de vraag. Zonde van die prachtige zinnen, die je nu moet schrappen. Frustrerend en inefficiënt. 3. Stress. Je voelt dat je tekst niet lekker loopt, maar hoe krijg je hem goed? Ondertussen tikt de klok door. Het eindresultaat is vaak minder dan het had kunnen zijn en uiteindelijk ondermijnt deze werkwijze je zelfvertrouwen. Wat kun je eraan doen? Eigenlijk is het heel simpel: begin met denken, voordat je begint met schrijven: 1. Verken je onderwerp en de centrale vraag. Waar gaat je tekst over en welke vraag beantwoord je voor je lezer? 2. Verken je lezer of doelgroep. Wie is de eindlezer? Wat wil je eindlezer, welke verwachtingen heeft hij? 3.

Bepaal het doel en de structuur van je tekst. Wil je alleen iets meedelen of wil je de lezer ook overtuigen, enthousiasmeren of tot actie aanzetten? Ligt het accent op het probleem of op de oplossing? Beschrijf je verschillende opties of geef je een advies?


10

Denkfout 2: Denken, schrijven en redigeren tegelijk Denken, schrijven en redigeren tegelijk. Veel ambtelijke schrijvers doen alles tegelijk. Multitasking. Al schrijvend denken ze na over hun tekst. Elke alinea redigeren ze onmiddellijk. Ze schuiven met zinnen en alinea’s, verbeteren typefouten, schrijven en herschrijven, wikken en wegen. Allemaal tegelijk. Als het even tegenzit, zoeken ze tussendoor ook nog een paar dingen op: ‘Hoe zat het ook alweer? Op welke bladzijde stond die passage in de vorige beleidsnota?’ We hebben het dan nog niet over de mails die ze tussentijds beantwoorden en de telefoontjes die ze afhandelen. Het schiet niet op. Schrijven, denken, redigeren en informatie verzamelen zijn allemaal afzonderlijke werkprocessen. Nadenken over de opzet van je tekst vraagt andere hersenactiviteiten dan tobben over de correcte spelling van een woord. Als je voortdurend schakelt tussen de grote lijnen en de details, kom je niet in de 'flow' die je nodig hebt voor een vloeiend denk- of schrijfproces. Bovendien is je interne criticus juist bij de spellingscontrole uiterst actief. Dat is prima, want daar kan hij goed werk doen. Maar in de meer fundamentele en creatieve denkprocessen heb je die interne criticus nog even niet nodig. Daar zit hij voornamelijk in de weg. Dan is het lastig, als je hem al schrijvend voortdurend oproept om een tikfout te corrigeren. Natuurlijk wissel je denken en schrijven, informatie verzamelen en redigeren steeds af. Dat is juist heel goed. Schrijven is immers eerder een iteratief dan een lineair werkproces. Maar doe die afzonderlijke activiteiten niet op hetzelfde moment. Bouw liever wat ruimte in. Sommige schrijvers hebben zelfs aparte locaties voor denken, schrijven en redigeren. Er zit wat in. Multitasking komt vaak voor bij de toetsenbordrammelaars die we bij de eerste denkfout zagen. Ben jij ook zo’n duizendpoot? Zo’n multitasker die alles tegelijk doet? Wat is het gevolg van multitasking? Multitasking komt ongelofelijk vaak voor en zeker niet alleen bij schrijvende ambtenaren. Toch betekent dat niet, dat multitasking een goed idee is. Kijk maar naar de gevolgen. 1. Je vertraagt je denkproces. Jouw hersens kunnen vele malen sneller denken, dan jouw handen zinnen en alinea’s kunnen schrijven. Waarom zou je jezelf afremmen door elke gedachte in volledige zinnen te formuleren? Trefwoorden zijn vaak voldoende.


11 2. Je vertraagt je schrijfproces. Schrijven en redigeren tegelijk is net zoiets als gas geven en remmen tegelijk. Als je bij elke zin direct de typefouten corrigeert, zal je nooit meters maken. 3. Je gebruikt je hersens inefficiënt. Steeds schakelen tussen verschillende niveaus en activiteiten is doodvermoeiend; je hersenenergie gaat in de verkeerde dingen zitten. Schrijven wordt een soort uitputtingsslag. 4. Multitasking leidt tot ondermaatse teksten. Je gunt je hersens eenvoudigweg niet de ruimte om kwaliteit te leveren en hun denken schrijftaken op een goede manier uit te voeren. Denk- en schrijfactiviteiten die je hard nodig hebt voor een goede tekst. 5. Multitasking is frustrerend. Ambtenaren die tegelijkertijd schrijven, denken en redigeren, zijn eigenlijk voortdurend ontevreden over het resultaat. Wat kun je eraan doen? OK, stoppen met multitasking dus. Hoe doe je dat? 1. Beschouw denken, schrijven, informatie verzamelen en redigeren als afzonderlijke werkprocessen. Wissel deze taken bewust af en geef elke taak op dat moment je volledige aandacht. Bouw wat tijd in tussen schrijven en redigeren, creëer afstand. 2. Denk in trefwoorden en schrijf in alinea’s. Denken in trefwoorden gaat sneller dan denken in zinnen. Als je er bovendien voor zorgt, dat elke alinea een afgerond stukje informatie bevat over één onderwerp, dan kun je die alinea’s in je redigeerfase gemakkelijk verplaatsen. 3. Gun jezelf voor elke activiteit een aparte plek. Een aparte denkplek, een schrijfplek en een redigeerplek. Daarmee geef je jouw hersens een seintje dat ze nu in een andere ‘modus’ gaan werken. Denken kan ik overal: in de trein, op een terrasje of in gesprek met een collega. Meestal maak ik eerst een mindmap als ik nadenk over mijn tekst. Zo gaat denken lekker snel, in trefwoorden. Schrijven doe ik het liefst thuis, op mijn laptop. Ik zit graag in mijn werkkamer, met muziek op de achtergrond. Steeds dezelfde CD. Redigeren gaat goed buiten in de zon of in de koffiecorner van ons bedrijfsrestaurant. Het liefst redigeer ik op papier, dus op de printversie van mijn tekst. Papier geeft afstand. Bovendien: als ik mijn tekst achter de computer ga redigeren, is de verleiding groot om hem direct te herschrijven, zonder hem eerst in zijn geheel door te lezen. Jet Sebus


12

Denkfout 3: Denken dat er een perfect schrijfmoment komt Concentratie. Een dag ongestoord werken aan een tekst. Weg van de waan van de dag. Veel schrijvende ambtenaren voelen terecht aan, dat ze voor hun schrijftaken rust en concentratie nodig hebben.

“Had ik maar een dag zonder vergaderingen of telefoontjes zodat ik ongestoord kon schrijven, dan zou ik deze notitie zo af hebben.”

Helaas komt die dag om ongestoord te werken er zelden of nooit. En als hij er komt, doe je vaak toch andere dingen. Zeker als je van te voren nog niet goed hebt nagedacht over je tekst. Schrijven is immers een iteratief proces. Je zult een hoop voorwerk moeten doen, wil je daarna je tekst in één keer kunnen opschrijven. Voorwerk waar je, juist door de waan van de dag, te weinig tijd voor hebt genomen. Bovendien zijn degenen die wachten op het perfecte schrijfmoment zelf vaak uitstellers. Soms, omdat ze een hoofd vol ideeën hebben en een associatieve geest. Ze zijn snel enthousiast en snel afgeleid en hun gedachten schieten alle kanten op. Ze voelen heel goed aan, dat ze een tijd lang ongestoorde aandacht nodig hebben om hun schrijfklus te klaren. Maar dat is nou juist het probleem. Zo’n dag alleen maar schrijven is wel een beetje saai. Anderen staan altijd klaar voor anderen. Ze willen hun collega’s graag helpen en soms gaat dat ten koste van hun eigen taken. Ook zij voelen perfect aan, dat ze tijd nodig hebben om ongestoord te schrijven. Maar ja, zo’n dag in afzondering schrijven is wel een tikje eenzaam. Misschien toch maar even de mail checken en kijken of iemand hen nog nodig heeft... Dan heb je nog de perfectionisten. Vaak gedegen uitstellers, die onmogelijk hoge eisen aan zichzelf stellen. Diep in hun hart denken ze, dat alleen zij in staat zijn om deze tekst zo te schrijven als het hoort. Daar zitten ze dan. Eindelijk tijd om het perfect te doen. Wat een worsteling. Perfect wordt het nooit. Eigenlijk hebben alleen degenen die gestructureerd en planmatig kunnen werken helemaal geen perfect schrijfmoment nodig. Alle anderen komen zichzelf tijdens zo’n perfect schrijfmoment behoorlijk tegen - ik spreek helaas uit ervaring. Wacht jij ook op het perfecte schrijfmoment? Misschien heb je eerst iets anders nodig.


13 Wat is het gevolg van wachten op het perfecte schrijfmoment? Natuurlijk is er helemaal niets mis mee, wanneer je tijd inplant om ongestoord te kunnen schrijven. Het gaat pas mis, als je dat moment koppelt aan een onrealistische verwachting over wat je in die tijd kunt doen. Bijvoorbeeld aan de verwachting dat je in één keer een perfecte tekst gaat schrijven. 1. Tja, nu kun je eens ongestoord werken, en dan ontdek je dat schrijven in je eentje helemaal niet meevalt. Isolement. Steeds in hetzelfde kringetje ronddraaien. Saai. Telkens opstaan: planten water geven, nog maar een kopje koffie halen. Even iets opzoeken op internet en opeens ben je twee uur verder. Zuchten. Twijfelen aan jezelf. 2. Misschien heb je, net zoals veel uitstellers, de neiging om jezelf extra onder druk te zetten met strakke deadlines. Als je jezelf overvraagt met een onrealistische opdracht, is de kans levensgroot dat je ertegenop gaat zien. Faalangst en stress liggen dan op de loer. 3. Stress. Kostbare tijd gaat verloren met piekeren en jezelf voor je kop slaan, figuurlijk gesproken. De een vindt zichzelf een kluns, gaat klagen, excuses zoeken of meldt zich ziek. Een ander gaat misschien nog harder werken: ’s avonds,’s nachts, ’s ochtends vroeg of in het weekend. 4. Zelfs al is de uiteindelijke tekst misschien best OK, de weg daar naartoe was dat bepaald niet. Die dag waar je zo lang naar had uitgekeken, als perfect moment om een schrijfklus te klaren, heeft je niet gebracht wat je ervan had gehoopt. Onvrede bij jezelf over wat je op die dag ongestoord werken nou eigenlijk hebt gedaan.

Wat kun je eraan doen? Besef, dat je denken schrijfprocessen een zekere vorm van incubatie nodig hebben. Plan daarvoor voldoende ruimte in. Laat het alles-of-niets-gevoel los. 1. Plan die dag ongestoord schrijven pas, als je eerst flinke stappen hebt gezet in je denkproces. Veel denkstappen kun je in vijf minuten doen. Vijf minuten heb je altijd. 2. Werk stapje voor stapje aan je tekst en bouw zo zelfvertrouwen op. Creëer mijlpalen, stel haalbare tussendoelen en vier je tussenresultaten. 3. Beginnen is vaak lastiger dan doorgaan. Spreek met jezelf af, dat je vandaag slechts vijftien minuten aan je tekst hoeft te werken. Zet een timer. Tien tegen één, dat je na die vijftien minuten zo lekker op gang bent gekomen, dat je door wilt gaan.


14

Denkfout 4: Denken dat je meer informatie nodig hebt Weten. Nog meer weten. Eerst nog wat extra informatie verzamelen. Nog even iets uitzoeken of opzoeken op internet. Denken dat je eerst meer informatie nodig hebt voordat je kunt gaan schrijven. Deze denkfout komt ongelofelijk vaak voor. De gedachte lijkt ook zo logisch. Maar eigenlijk is dit een verleidelijke vorm van uitstelgedrag. Verleidelijk, omdat het net lijkt of je aan de slag bent met je notitie. Je bent immers hard aan het werk, want je bent op zoek naar informatie. Informatie die je in negen van de tien gevallen helemaal niet nodig hebt en die je bovendien eerder in verwarring brengt dan je helpt. Maar ja, zolang je nog informatie verzamelt, kun je niet schrijven. Je weet immers nog niet alles. Neem dit van mij aan: de meeste ambtelijke schrijvers weten te veel van hun onderwerp. Niet te weinig. Minimaal weten ze meer dan hun lezers. Meestal weten ze bovendien meer dan wie ook in hun organisatie. Maak jij deze denkfout? Bedenk dan, dat er niemand binnen jouw eigen organisatie is die zoveel van jouw onderwerp afweet als jij. Nogal wiedes, want je bent niet voor niets uitgekozen om een notitie over dit onderwerp te schrijven.

Wat is het gevolg van nog meer informatie verzamelen? Als je eerst meer wilt weten voordat je begint met schrijven, maak je het jezelf vaak niet gemakkelijk. Kijk maar. 1. Tijd. Informatie verzamelen die je niet nodig hebt, kost je veel tijd. Niet alleen verzamelen, maar ook verwerken, ordenen, bewaren en terugvinden. En dan nog: hoeveel informatie je ook verzamelt, er zal altijd iets zijn wat je niet weet. 2. Het is inefficiënt. Als je nog geen duidelijk beeld hebt van de tekst die je gaat schrijven, kun je ook nog niet overzien wat de waarde is van de informatie die je vindt. Het wordt lastiger om de grote lijn vast te houden en niet te verzanden in de details. 3. Je houdt jezelf voor de gek als je denkt, dat je meters maakt met je notitie door meer informatie te verzamelen. Althans, als je schrijft over een onderwerp waarvoor jij binnen je organisatie de expert bent. Ga je aan de slag met een onderwerp dat totaal nieuw voor je is, dan ligt dat natuurlijk anders. 4. Uitstelgedrag. Nepwerken. Doen alsof je productief bezig bent, terwijl je eigenlijk alleen maar om de hete brij heen draait. Vluchtgedrag. Ontkenning. Allemaal niet goed voor je gevoel van eigenwaarde.


15 5. Een ontevreden gevoel over alle informatie die je uiteindelijk niet gebruikt. Misschien zelfs een licht schuldgevoel naar de collega’s die je hebben gevoed met hun rapporten en hun kennis. Net zo’n soort gevoel als dat te dure pak dat je hebt gekocht, maar dat je nooit draagt. Zonde. Verspilde moeite, verspilde tijd.

Wat kun je eraan doen? Eigenlijk is de oplossing zo simpel: ‘Denkt aleer gij doende zijt en doende, denkt dan nog’, zegt een oud spreekwoord. ‘Eerst denken, dan doen’, zeggen we nu. 1. Begin met denken. Zorg dat je eerst hebt bedacht voor wie je schrijft, wat je lezer moet doen en welke centrale vraag je in je tekst beantwoordt. 2. Bepaal de structuur van je tekst en begin dan met schrijven. Gebruik een tekstschema en vul gewoon in wat je al weet. Laat open wat je nog niet weet. 3. Ga daarna pas op zoek naar de informatie die nog ontbreekt. Zoek alleen naar de gegevens die je echt nodig hebt om je notitie af te maken.

Woorden schrijven, zoveel je maar kan. En dat in 5 minuten. De opdracht van Jet is duidelijk, stop niet met schrijven, wees een schrijfmachine. [..] Want ja, Jet heeft het ons goed uitgelegd. Met leuke tekstschema’s, technieken om de lezer centraal te zetten en een duidelijke vraag per hoofdstuk te formuleren, dan komt een tekst vanzelf. Je hoeft dan slechts de vragen te beantwoorden. 5 minuten per paragraaf. Dan ben ik netto 1 uurtje bezig voor de meeste notities die ik moet schrijven. Dat zou toch fantastisch zijn….. Peter


16

Denkfout 5: Denken dat je in één keer een perfecte tekst kunt schrijven Hoewel het zeker klopt, dat je voor je schrijftaken concentratie en een rustige werkplek nodig hebt, is dat nog geen garantie dat je productief schrijft. Bovendien: als je tegen je leidinggevende hebt gezegd, dat je nu echt een dag thuiswerken nodig hebt om een tekst te kunnen schrijven, dan verleg je maar al te vaak de norm. Niet ‘een’ tekst schrijven wordt het doel, maar ‘de’ tekst schrijven. De perfecte tekst, wel te verstaan. Het liefst in één keer. De lat ligt ineens een heel stuk hoger – en zo ga je pas echt tegen je schrijfklus opzien. Perfectionisme, verantwoordelijkheidsgevoel en zelfoverschatting. Het is een rampzalige combinatie. In je optimisme denk je misschien dat je die tekst wel even schrijft. Vanavond bijvoorbeeld, na het eten. Helaas, je perfectionistische ‘ik’ vindt hem niet goed genoeg. Omgooien, schaven en herschrijven maar weer. Moe. Morgen verder. Zo duurt het langer en langer voordat je een punt achter je tekst kunt zetten. Je komt in tijdnood: onder druk van de deadline lever je tekst aan die in jouw eigen perfectionistische ogen eigenlijk niet voldoet. Of je levert geen tekst aan en dan ben je dus te laat. Zelfs al is je omgeving heel tevreden over het resultaat – dan nog zie jij alleen wat er nog niet aan deugt. Ben jij zo iemand, die steeds hogere eisen aan zichzelf stelt?

Wat is het gevolg? Oorzaak en gevolg zijn hier lastig te onderscheiden. Zijn gebrek aan zelfvertrouwen en faalangst het gevolg van perfectionisme, of is het andersom? Zeker is, dat perfectionisten niet alleen met hun tekst worstelen, maar vaak ook met zichzelf. Dat kost energie. 1. Uitstelgedrag. De lat ligt hoog als je een perfectionist bent. Dat leidt ertoe, dat je er tegenop gaat zien om een tekst te schrijven. Intussen komt de deadline steeds dichterbij en heb je steeds minder tijd om een perfecte tekst te schrijven. Het is een perfect recept voor stress en schrijfangst. 2. Zelfoverschatting. Als perfectionist en uitsteller onderschat je vaak, hoeveel tijd iets kost. Het is volkomen logisch om te denken ‘ik wil een perfecte tekst schrijven’ en ‘dat doe ik wel even’. Vaak word je daarin teleurgesteld. Dan duurt schrijven langer dan je denkt en is de kwaliteit minder dan je had gehoopt. 3. Verantwoordelijkheidgevoel. Een beetje perfectionist heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Een echte perfectionist vindt het lastig om dingen te delegeren of aan anderen over te laten: die ander doet het al snel minder goed.


17 Dus sluit je jezelf op en je werkt als een paard. Alleen. Toch laat je zo ook kansen liggen. Kansen om je tekst sterker te maken dankzij de suggesties van anderen. En kansen om supporters te krijgen voor je voorstellen en adviezen.

Wat kun je eraan doen? Tja, het is zo gemakkelijk gezegd: laat je perfectionisme los en accepteer dat wat je schrijft niet volmaakt is. Als het zo simpel was, had je het wel gedaan. Toch een paar tips: 1. Bedenk dat elke beroepsschrijver een eindredacteur heeft. Dat geldt voor topjournalisten en bestsellerauteurs. Zij weten als geen ander dat je blinde vlekken hebt als het om je eigen tekst gaat. Waarom zou dan uitgerekend jij wél in één keer een perfecte tekst schrijven? Heus, het hoeft niet in één keer goed. 2. Laat het alles–of-niets-denken los. Verdeel je denken schrijfproces in stappen. Schrijf eerst een ‘sneuvelversie’ of een discussiestuk. 3. Besteed de eindredactie uit. Jij levert de ruwe versie, een ander zet daarna de puntjes op de i. 4. Vraag een collega, of hij je een cijfer wil geven voor de tekst die je nu hebt, eventueel zelfs een cijfer per hoofdstuk of paragraaf. Dan heb je in ieder geval ook de mening van iemand anders over de kwaliteit van je stuk. Vaak ben je zelf immers je strengste criticus.

“Schrijven is niet leuk. Het kost me te veel moeite om een verhaal of denklijn om te zetten in een mooi stuk tekst [..]. Ik voel me daar niet goed bij. Laat me dan het verhaal maar vertellen. [..] Deze workshop geeft me technieken om sneller te schrijven[…]. Dat helpt. Eerst een korte structuur en dan aan de slag. Hierdoor voel ik me beter, heb ik meer vertrouwen in mezelf en kan ik dus ook meer bieden aan de provincie. Dat is mooi.”


18

Denkfout 6: Denken dat je een stuk kunt schrijven zonder dat je het besluitvormingstraject kent Schijven. Het is het klassieke beeld van de overheid. Voordat jouw tekst de eindlezer bereikt, moet hij langs heel wat tussenstations. Een denkfout die veel ambtelijke schrijvers maken, is dat ze zich niet van te voren afvragen hoe het besluitvormingstraject rond hun tekst eruit ziet. Juist bij de overheid is het belangrijk dat de besluitvormingsprocessen zorgvuldig en transparant zijn. Ambtenaren weten dat als geen ander. Waarom komt deze denkfout dan toch zo vaak voor?

Zoeken naar het besluitvormingstraject “De handreiking is een ambtelijk document en is niet door GS vastgesteld. De handreiking heeft niet de status van een beleidskader en wordt wellicht door het DT vastgesteld.”

Meestal komt het, omdat het nog helemaal niet duidelijk is hoe het besluitvormingsproces er uit gaat zien. Dat kan. Het heeft alleen niet zoveel zin om een stuk te schrijven waarover ‘iemand’ wellicht ooit een besluit neemt. Meestal worden dat uitgebreide of wazige teksten die je steeds moet herschrijven. Doe dat maar liever niet. Moet jij een stuk schrijven waarbij het niet duidelijk is wie welke beslissing neemt? Gebruik je energie, kennis en ervaring dan vooral om het besluitvormingsproces helder te krijgen. Desnoods schrijf je daar dan maar een notitie over.

Wat is het gevolg? Denk er nog eens goed over na, of je wel een tekst moet schrijven als de beslisser nog niet bekend is, want dit zijn de gevolgen 1. Je kiest de verkeerde aanvliegroute: je schrijft je tekst voor het afdelingshoofd of de directeur, terwijl de wethouder of de gedeputeerde het besluit moet nemen. Herschrijven dus. 2. Je voldoet niet of te laat aan de eisen. Voor veel besluiten gelden speciale formats of oplegnotities. Jouw tekst moet in dat format passen. Als je dat van tevoren weet, scheelt je dat later veel herschrijftijd. 3. Je planning loopt uit. Elk tussenstation heeft zijn eigen planning. Sommige beslissers vergaderen elke week, andere eens in de maand. Als je niet weet in welke Jet Sebus helpt ambtenaren die heldere teksten willen schrijven www.schrijven-bij-de-overheid.nl, ©Jet Sebus, mei 2015

19 besluitvormingsoverleggen jouw tekst aan de orde komt, kun je geen goede planning maken en voor je het weet, loopt je planning uit de klauwen. 4. Je komt er te laat achter wie je om advies moet vragen. Vaak moet je adviseurs inschakelen, vaak juridische of financiële adviseurs. Deze professionals houden er niet van, als je hen pas op het laatste moment om advies vraagt. 5. Je bezorgt anderen extra werk, bijvoorbeeld omdat zaken achteraf moeten worden rechtgezet. Of omdat ze ‘met spoed’ even naar je voorstel moeten kijken. Dat is slecht voor je reputatie.

Wat kun je eraan doen? Wees alert op deze denkfout en laat je vooral niet met een wazige schrijfopdracht het bos in sturen. 1. Denk na over het besluitvormingstraject voordat je een letter op papier zet. Wie is de eindbeslisser en hoe ziet de weg naar zijn besluit er precies uit? 2. Verdiep je in de formats en afspraken die gelden voor deze besluiten. 3. Moet je toch een tekst schrijven hoewel het besluitvormingstraject nog niet duidelijk is? Stop dan niet te veel energie in formuleringen en mooie zinnen. Gebruik je kennis en ervaring liever om helder te krijgen wie het besluit moet nemen.

Na deze cursus Eerst maar eens gaan nadenken Dan pas gaan schrijven Leo


20

Denkfout 7: De lezer vergeten, denken dat het om de inhoud gaat Ambtenaren willen hun bestuurders en leidinggevenden graag volledig en zorgvuldig informeren. Ook willen ze eventuele vragen vóór zijn. Dat is begrijpelijk en lovenswaardig. Om de een of andere reden denken ambtelijke auteurs vaak, dat hun eindlezer wil weten wat zij weten. Dat is niet zo. De lezer wil vooral weten wat hij met de tekst moet doen en waarom. Soms verliezen deze ambtelijke schrijvers die vragen van hun eindlezer een tikje uit het oog. Dat komt misschien ook, omdat hun tekst nog langs zoveel tussenstations moet voordat hij die eindlezer bereikt: een bureauhoofd, een afdelingshoofd, een managementteam, een aantal adviseurs... Dan is het verleidelijk om steeds dezelfde tekst te gebruiken en voor ieder tussenstation de informatie toe te voegen die dat tussenstation nodig heeft. Toch is dat niet slim. Je tekst wordt al snel een lappendeken. Bovendien hinken zulke teksten vaak op twee gedachten. Voor de ene doelgroep is de tekst te uitgebreid, voor de andere te summier. De eindlezer is de belangrijkste persoon van je tekst. Hij is degene die uiteindelijk iets met jouw tekst gaat doen: hij neemt er een besluit over of komt in actie. Bovendien schrijf je veel gemakkelijker als je voor de eindlezer schrijft.

Wat is het gevolg, als je de eindlezer vergeet? Kijk uit met deze denkfout, want je loopt een paar forse schrijfrisico’s: 1. Je tekst heeft geen duidelijke focus. Niemand voelt zich aangesproken door een tekst die voor ‘iedereen’ is bedoeld. Je grijpt je eindlezer pas echt bij zijn strot, als hij ziet dat de tekst voor hem is geschreven en als hij snapt dat juist hij in actie moet komen. 2. Je lezer wil vooral weten wat hij moet doen en waarom – maar juist die informatie is vaak lastig te vinden. Als je lezer niet weet wat hij moet doen met je tekst, dan neemt hij de informatie niet goed op. Zijn ogen scannen de tekst, op zoek naar een ’haakje’ of een kapstok en zijn gedachten dwalen af. 3. Je betrekt de lezer niet bij je tekst en je creëert afstand tussen je lezer en jouw onderwerp. Zo krijg je hem niet mee. Als het even tegenzit, irriteer je de lezer. Hij krijgt het gevoel dat je zijn tijd verspilt, omdat je hem laat ‘raden’ naar de bedoeling van je stuk. Dat wil je niet.


21

Wat kun je eraan doen? Gelukkig kom je met een paar duidelijke uitgangspunten al een heel eind. 1. Schrijf voor de eindlezer, dat is degene die uiteindelijk iets met je tekst moet doen. 2. Geef elke lezer of doelgroep zijn eigen tekst. Schrijf je hoofdtekst voor de eindlezer en geef elk ‘tussenstation’ zijn eigen oplegnotitie. 3. Vertel je lezer wat hij met je tekst moet doen. Direct in het begin. Laat hem niet raden naar het doel van je tekst, maar geef antwoord op zijn twee belangrijkste vragen: Waar gaat dit over en wat moet ik hiermee doen?

De cursus is simpel Eerst denken en loslaten Dan kort opschrijven Diana


22

Conclusie: Eerst denken, dan schrijven Zo, dat waren de zeven belangrijkste denkfouten die veel ambtelijke schrijvers maken. In de bijlage staan ze – als mindmap - nog een keer allemaal bij elkaar, met de tips. Hang de mindmap bij je computer en neem je voor, deze denkfouten in ieder geval niet meer te maken. Vaak lopen ambtelijke schrijvers vast in hun schrijfproces - denken ze. Maar eigenlijk lopen ze vast in hun denkproces. Ze kunnen niet verder schrijven omdat ze simpelweg onvoldoende hebben nagedacht over het doel van hun tekst, de centrale vraag, de structuur of over hun lezer. We zagen het al eerder – het is vrijwel onmogelijk om van een warrige gedachtegang een heldere tekst te maken. Denken en schrijven horen bij elkaar. Bij voorkeur in die volgorde. Eerst de fundamenten, dan het gebouw. Anderen hebben hun schrijfproces niet goed georganiseerd. Ze hebben van te voren onvoldoende nagedacht over de activiteiten die nodig zijn om een tekst te schrijven. Vaak worstelen ze met perfectionisme of uitstelgedrag. Of zelfoverschatting. Soms ontbreekt het ambtelijke schrijvers simpelweg aan een goede schrijftechniek. Multitaskers doen te veel tegelijk. Ze kunnen enorm veel tijdwinst behalen als ze leren, zich op één taak te concentreren: denken, schrijven of redigeren – al is het maar vijf minuten. Soms zijn de voorwaarden nog niet aanwezig voor een goede tekst. Als je nog niet weet wie de eindlezer is en in welk besluitvormingsproces jouw tekst een rol speelt, dan wordt het echt verhipte lastig om een lezersgericht voorstel te schrijven. Een tekst met een kop en een staart. Een tekst, die de lezer precies vertelt wat hij moet doen en waarom. Als je betere teksten wilt schrijven in minder tijd, begin dan met denken.

Schema’s gebruiken Vooruitdenken is HET WOORD Simpel en leesbaar Hedy


23

Schrijven met plezier In de training ‘Schrijven met plezier’ leer ik je, hoe je betere teksten kunt schrijven in minder tijd. Je leert hoe je het denken schrijfproces kunt organiseren in haalbare stappen. Praktische stappen die direct tot resultaat leiden, waardoor je meer plezier krijgt in schrijven. Stappen die je in vijf minuten kunt zetten. Bovendien leer ik je een aantal handige technieken om sneller en beter te denken, te schrijven en te redigeren – technieken die je in vijf minuten kunt doen. Vijf minuten heb je altijd. Dat geldt ook voor uitstellers en perfectionisten. In vijf minuten kun je meer doen dan je denkt – of als je denkt.

Meer weten? Meedoen? Ook hulp nodig bij het schrijven van toegankelijke teksten? Behoefte aan een klankbord? Belangstelling voor een workshop? 1. Neem een kijkje op mijn website www.schrijven-bij-de-overheid.nl en meld je aan voor de maandelijkse schrijf- en denktips. 2. Maak een afspraak voor een gratis tekstadvies via Skype. 3. Doe mee aan een gratis kennismakingsworkshop. Bel of mail me gerust! Veel plezier met schrijven en hartelijke groeten van Jet.

Jet Sebus www.schrijven-bij-de-overheid.nl E-mail: [email protected] Telefoon: 06-3874 6611


24

Over Jet Sebus Mijn keuze voor een baan bij de overheid, 33 jaar geleden, was en is een bewuste keuze. Net zoals veel van mijn collega’s wil ik graag iets doen voor de samenleving. In die 33 jaar schreef en las ik talloze ambtelijke rapporten en notities. Ik weet uit ervaring hoe mijn collega’s worstelen met hun nota’s en memo’s en ik herken hun zoektocht naar duidelijke en toegankelijke teksten. Veel van mijn collega’s hebben een sterke vakdiscipline als achtergrond. Ze weten veel van milieu of verkeer, water of ruimtelijke ordening, bestuursrecht of financiën. Soms zit die inhoudelijke kennis hen een beetje in de weg. Vooral wanneer ze maatschappelijke of technische vraagstukken moeten uitleggen aan mensen die deze vakkennis niet hebben: burgers, bestuurders, leidinggevenden. Daar wil ik hen bij helpen. In 2009 volgde ik een opleiding journalistiek en daarna werkte ik drie maanden bij een regionale krant. Niet zozeer omdat ik journalist wilde worden, maar vooral omdat ik wilde leren hoe je ingewikkelde vraagstukken op een toegankelijke manier uitlegt aan een breed publiek. Eigenlijk is dat helemaal niet zo moeilijk. In ieder geval is het te leren.

Schrijf en denkcoach Sinds 2010 ben ik schrijf – en denkcoach bij de provincie Zuid-Holland. Ik geef tekstadviezen en praktische schrijf- en denkworkshops aan mijn collega’s en aan hun leidinggevenden. Daarbij combineer ik ‘talige’ schrijftechnieken met visuele denktechnieken, zoals mindmappen. Dat blijkt een inspirerende combinatie. Op www.schrijven-bij-de-overheid.nl publiceer ik regelmatig tips, oefeningen en handige mindmaps die je helpen bij het schrijven. In 2015 of 2016 verschijnt mijn boek ‘Schrijven voor de samenleving’. In mijn vrije tijd schrijf ik verhalen. In 2012 verscheen mijn boek ‘Brugwachterverhalen, honderd jaar brug- en sluisbediening bij de provincie Zuid-Holland’. Op de website www.brugwachterverhalen.nl publiceer ik regelmatig nieuwe verhalen van brug- en sluiswachters. Erg leuk om te doen.

Plannen en ambitie Ik geloof, dat we alle inhoudelijke kennis en deskundigheid van vakbekwame ambtenaren nodig hebben om de maatschappelijke problemen in onze samenleving aan te pakken. Die kennis en ervaring moeten deze ambtenaren dan wel kunnen overdragen. Daar wil ik hen graag bij helpen. Daarom ben ik begonnen met mijn eigen bedrijf: Schrijven bij de overheid.


25

Verspreiding en gebruik van dit e-boek Je mag dit e-boek gratis weggeven aan wie je maar wilt. Voorwaarde is, dat je met een link verwijst naar www.schrijven-bij-de-overheid.nl Dit e-boek mag uitsluitend in deze vorm worden verspreid. Het is niet toegestaan de inhoud en/of opmaak te wijzigen. Op de tekst en de illustraties van dit e-boek rust auteursrecht. Wil je gedeelten uit dit eboek gebruiken? Overleg dan even met Jet Sebus: [email protected] ©Jet Sebus, mei 2015


Zeven denkfouten die veel ambtelijke schrijvers maken. door Jet Sebus

Recommend Documents