Zestiende bijeenkomst Bestuurlijk Contracteren Notulen Vergadering
: Fysieke Overlegtafel (FOT)
Datum
: 1 oktober 2015
Locatie
: Raadszaal gemeente Oegstgeest, Rhijngeesterstraatweg 13
Tijd
: 10:00 uur – 12.00 uur
Aanwezig: Mevr. Beau Louise Binkhorst (Gemeente Leiden-notulist) Mevr. Willeke Lekanne (gemeente Leiden-voorzitter) Mevr. Marieke Ouwerkerk (gemeente Leiden) Mevr. Kim Verburg (Prodeba) Mevr. Marja Kraakman (ActiVite) Mevr. Suze Linders (Rivierduinen) Dhr. Cor Hartman (Wmo Adviesraad Leiderdorp) Dhr. Martien Wesselman (De Haardstee) Dhr. Remco Peijs (Gemeente Leiden) Mevr. Emmy Klooster (De Binnenvest) Mevr. Mirjam de Haas (ProCura) Mevr. Karlijn Hut (Rivierduinen) Mevr. Jolande Verboom (Servicepunt71) Mevr. Marlies Stolk (Servicepunt71) Dhr. Frank van Rooij (Radius) Dhr. Roel van Oers (Zoeterwoude) Mevr. Petra van Teijlingen (Gemiva) Dhr. Chrik Duyvendak (Gemeente Oegstgeest) Toehoorder publieke tribune: Mevr. Rachel van Leeuwen (Kwintes) Mevr. Cheryl van Hoorn (Impegno) Mevr. Marinka van Kleef (ActiVite) Mevr. Nynke Viezee (Gemeente Leiderdorp) Mevr. Marjolein de Groot (Gemiva) Afwezig: Mevr. Miranda Kerkvliet (Groenoord Zorgt) Mevr. Riet Dekker (Humanitas) Mevr. José van Heijningen (Wijdezorg)
1
Dhr. Jelke Dijkstra (adviesraad Wmo) Dhr. Fokko de Bruine (Philadelphia) Mevr. Zita Aarts (inkoopadviseur Servicepunt71) Mevr. Agnes Stappers (Kwadraad) Mevr. Laura van Schie (Rivierduinen) Mevr. Mirjam Muller (Pluspunt) Dhr. Sjors Gerritsen (Libertas) Mevr. Ineke Velthuyzen (Topaz) Agendapunten: 1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda (10 min) 2. Vaststellen verslag vorige keer (15 min) 3. Monitoring (20 min) 4. Beschermd Wonen (20 min) ● budget + voorstel aanpassen tarief 5. Tekstuele aanpassing contracten (45 min) ● verdere proces 6. Conclusies, vervolgafspraken en afsluiting (5 min)
1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda (10 min) Willeke Lekanne: ik heb twee mededelingen; de eerste betreft de maaltijdvoorbereiding. Dit onderdeel valt tot januari 2016 onder bestuurlijk contracteren. Op dit moment werken we aan het vervolg. Gekozen is voor een procedure buiten bestuurlijk contracteren om, te weten meervoudig onderhands aanbesteden. De partijen die het betreft zullen binnenkort op de hoogte worden gebracht. Vragen en reacties kunt u sturen via de mailbox van bestuurlijk contracteren. Verder wil ik u wijzen op de transformatieweek in Leiden volgende week, meld uzelf vooral aan. Suze Linders: ik wil mijn nieuwe collega Karlijn Hut voorstellen, zij zal eenmalig hier aansluiten. 2. Vaststellen verslag vorige keer (10 min) blz. 3 Kim Verburg: is er al meer bekend over de CAK code scheiden wonen en zorg? Marieke Ouwerkerk: we zijn dichtbij; het ziet ernaar uit dat het op dezelfde manier zal gaan als bij ambulante begeleiding: een lage eigen bijdrage. Over het technische aspect hoop ik volgende week meer te kunnen vertellen. Kim Verburg: wordt er een briefing verspreid onder de cliënten voor uitleg? Marieke Ouwerkerk: dat lijkt me goed. Deze inning van de eigen bijdrage geldt niet voor alle aanbieders beschermd wonen.
2
blz. 4 Marja Kraakman: op welke overlegtafel komt het verslag over de bijeenkomst over de samenwerking met de SWT’s aan de orde? Willeke Lekanne: De uitkomsten van de bijeenkomst zijn inmiddels besproken met teamcoaches en medewerkers wijkteams. Zij bekijken voor welke onderwerpen zij kunnen aanhaken bij zaken die al lopen en waar nodig ondernemen zij nieuwe acties. Een volgende keer komen we hierop terug en nodigen we iemand van het wijkteam uit. Marja Kraakman: wat wordt precies bedoeld met leverancier en een Wmo instelling? Jolande Verboom: een leverancier is een aanbieder en een Wmo instelling is de uitvoering (consulenten, SWT’s). Petra van Teijlingen: welke methodiek gebruiken de SWT’s om doelen te meten? Ik ben benaderd door een medewerker vanuit Leiden over de Piezo methodiek; wellicht kan deze methode uitgebreid worden naar ambulant. Nu is het niet mogelijk om doelen te meten. Willeke Lekanne: het is handig wanneer een eenduidig systeem wordt gehanteerd. Frank van Rooij: ik ben toevallig onlangs bij Piezo in Zoetermeer geweest; nu werken alle SWT’s met ZRM; dit kan namelijk breder worden ingezet dan de Piezo methodiek. Blz. 5 Petra van Teijlingen: in hoeverre hebben de hervormingen na de uitvraag te maken met tarieven en met name het plustarief? Dit betekent iets voor je opzegtermijn van zes maanden. Ik zou hier graag een gesprek over hebben zodat wij dit kunnen vertalen naar de eigen organisatie. Willeke Lekanne: bekostiging komt terug op de volgende overlegtafel van 27 oktober. Petra van Teijlingen: dit is wel wat laat. Willeke Lekanne: we kunnen ook op een eerder moment bij elkaar komen. Remco Peijs: tarieven 2016 staan al in de overeenkomst en daar is destijds ook voor getekend. Petra van Teijlingen: het is mij niet helder wat de bedoeling is van het gesprek van 27 oktober. Graag aandacht voor de opzegtermijn. Willeke Lekanne: we snappen de urgentie; we hebben een uitvraag gedaan naar suggesties voor bekostiging. Die gaan we bekijken en hierover gaan we in gesprek. Vandaag komen tarieven beschermd wonen aan de orde. Remco Peijs: de eerste stand van zaken omtrent HO volgt in het najaar. De uitgebreide evaluatie volgt in 2016. Blz. 7 Kim Verburg: een opmerking over mijn suggestie om een bescherming voor aanbieders in te bouwen in de contracten m.b.t. tot de levertermijn. Het gaat erom dat de termijn niet realistisch is. Blz. 9 Kim Verburg: is er al een planning voor de tweede ronde voor het innovatiebudget? Willeke Lekanne: Nog niet, deze volgt.
3
3. Monitoring (20 min) Jolande Verboom: IN de contracten is afgesproken om twee keer per jaar een contractmonitor te doen. Hiervoor worden gegevens opgevraagd bij de leveranciers volgens een format. We hebben niet van alle leveranciers de gegevens ontvangen. Na de vorige overlegtafel is een herinneringsmail uitgestuurd naar aanbieders die nog niets ingediend hadden. Vandaag hebben we van 16% nog steeds niet ontvangen; hier zijn we hard mee bezig. Van de ontvangen gegevens en tijdens gesprekken met aanbieders over de monitoring bleken veel verschillen te zitten in de interpretatie van het format. Er is daarover veel contact geweest om de cijferbetrouwbaarheid zo groot mogelijk te krijgen. Ik kan een beeld schetsen, maar het zijn geen definitieve cijfers (voorlopige monitoring). Een korte samenvatting : veel onduidelijkheid over de peildata, weinig beëindigde contracten, het KTO is niet vergelijkbaar en niet eenduidig, geen enkele aanbieder heeft een onvoldoende gescoord. HO: Jolande Verboom: 14 HO aanbieders actief in de Leidse Regio; gaat enkel om nieuwe cliënten. 678 inwoners vallen nu onder het contract HO. Martien Wesselman: verschil met name in Oegstgeest; is dit verklaarbaar? Jolande Verboom: een verklaring kan zijn dat Oegstgeest meer indicaties heeft afgegeven. Chrik Duyvendak: ik merk ook dat Oegstgeest ruimhartiger is in het afgeven van een indicatie voor een maatwerkvoorziening. Frank van Rooij: misschien is het aantal mensen in Oegstgeest beduidend lager. Interessant om ook de link te leggen met demografische gegevens. Jolande Verboom: de monitoring van januari zal een ander beeld geven omdat dan de herindicaties meegenomen worden. Begeleiding: Jolande Verboom: 28 begeleiding aanbieders actief in de Leidse Regio (misschien iets meer, maar nog niet alle cijfers zijn ontvangen). 1227 inwoners vallen nu onder het contract begeleiding. Interessante verhouding: hoe groter de gemeente, hoe meer inwoners geïndiceerd zijn in basiszorg. Beschermd wonen: Jolande Verboom: Er zijn 148 beschermd wonen organisaties actief in de Leidse Regio, 3 contractanten zijn niet actief en van 1 contractant zijn nog geen cijfers ontvangen. Jolande Verboom: een nieuwe uitvraag voor de volgende rapportage volgt in januari. Ik stel voor om het iets anders aan te pakken. Er komt een duidelijker format zonder dat de uitvraag wordt verzwaard. Er zal per vraag een duidelijke uitleg komen, zodat de interpretaties minder snel van elkaar zullen afwijken. Vóór 1 november zal het aangepaste format dat vanaf 1 januari gaat gelden bekend worden gemaakt; zo hebben jullie tijd om de organisatie daarop in te richten.
4
Martien Wesselman: waarom doen we deze monitoring nog apart; veel cijfers zijn al bekend bij het zorgkantoor. Jolande Verboom: dit geldt inderdaad voor een gedeelte, maar niet voor alles. We willen in de toekomst ook meer gebruik maken van gegevens uit system (iWmo en CAK). Suze: wat is deadline voor volgende monitoring? Jolande Verboom: de deadline is 1 februari 2016. Frank van Rooij: Kan er een link worden gelegd met demografische gegevens en met de financiële consequenties? Daarna kunnen er betere onderhandelingen plaatsvinden over de tarieven. Chrik Duyvendak: gemeentetarieven moeten wij ook verantwoorden aan de achterban, dus hier is weinig geheimzinnig aan. Lijkt me dus geen probleem. Petra van Teijlingen: ik vraag me af welke conclusies worden verbonden aan welke cijfers. Martien Wesselman: uiteindelijk willen we ook weten of dit alles voor de burger betere en adequatere zorg oplevert. Willeke Lekanne: de cijfers zullen we voorzichtig hanteren; nu hebben we vooral inzicht in het volume van de zorg. Petra van Teijlingen: ik verwacht dat jongeren in jeugdwet die over een paar jaar naar de Wmo gaan een enorme aanslag zullen betekenen op het budget. Willeke Lekanne: rond de doelgroep 18-/18+ worden overleggen gevoerd tussen SWT’s en JGT’s. De gevolgen voor het budget zijn nu nog niet te overzien. Jolande Verboom: tot slot nog over het KTO; we bekijken de mogelijkheden van een algemeen klanttevredenheidsonderzoek die de organisaties onder hun klanten verspreiden. Kim Verburg: het zou dan wel fijn zijn als dit aansluit bij het eigen zorgkantoor of bij de andere regio’s. 4. Beschermd Wonen (20 min) Marieke Ouwerkerk: vorig jaar hebben we meerdere malen gesproken over het budget en over het volume beschermd wonen. De verwachting destijds was dat we zouden uitkomen met het budget en dat we zelfs nog zouden overhouden voor innovatie. Het oorspronkelijke bedrag voor Leiden was 24 miljoen. Het budget is inmiddels voor 2015 iets verhoogd, maar er is nog steeds een tekort. Volgens de mei en september circulaire gaat Leiden voor 2016 22 miljoen ontvangen. Marieke Ouwerkerk: landelijk is er op het moment ontzettend veel discussie over herverdeling van de middelen. Voor 1 november wordt er een nieuw onderzoek afgerond. N.a.v. dat onderzoek gaat definitieve herverdeling plaatsvinden. We weten niet hoe dat gaat uitpakken en er heerst veel onzekerheid. Het uitgangspunt voor 2016 is uitgaan van een betere herverdeling van het budget en dus een minder groot tekort voor deze regio. We moeten gezamenlijk voorkomen dat het tekort groter
5
wordt. Hoe gaan we deze financiële pijn verdelen? Het liefst houden we vast aan het huidige volume, ook gezien de wachtlijstproblematiek. We zijn ook in gesprek met de regiogemeenten over het overnemen van de eigen overgangscliënten. Daarnaast willen we bekijken (per betreffende cliënt) of thuiswonende PGB houders over kunnen stappen naar Wmo begeleiding. Verder willen we een aanpassing doen in de PGB beleidsregels en praten over de tarieven. Wat e
ons betreft: in het 1 half jaar van 2016 een korting op ZZP’s van 7.5% wegens alle onzekerheid over de financiën. Tot slot willen we gezamenlijk kijken naar het in lijn brengen van de tarieven van overbruggingszorg met de tarieven voor begeleiding. Martien Wesselman: dit houdt in dat een aantal cliënten wordt uitgesloten van deze voorziening en wordt verschoven naar begeleiding. Wat betekent dit verder voor het servicepakket wat onder de tarieven ligt? Maken we de zorg hiermee schraler? In dat geval moeten cliënten hiervan goed op de hoogte worden gebracht. Petra van Teijlingen: in overleg met zorgkantoor kan worden gekeken naar bepaalde groepen cliënten, wellicht ligt daar ruimte? Marieke Ouwerkerk: er speelt landelijk nu ook veel; er wordt onder andere gekeken naar welke doelgroepen van beschermd wonen op termijn beter passen in de Wlz. Ik voorzie niet dat dit per 2016 geregeld is. Het gesprek voeren met het zorgkantoor is voor sommige doelgroepen logisch en vanzelfsprekend, maar ik weet niet of dit snel iets oplost. Suze Linders: we moeten kritischer kijken naar welke doelgroepen echt binnen beschermd wonen horen en welke groep, met alle risico’s van dien, niet meer hieronder valt. Kim Verburg: Ik maak me zorgen om de doelgroep LVG; eigenlijk wil je hen een plek geven omdat er niets anders is, maar dit drukt wel op het volume. Dit gaat ten koste van onze cliënten, wat gaan we daarmee doen? Marieke Ouwerkerk: bij meerdere organisaties bestaat de behoefte aan een tussenvorm; we hadden gehoopt dat we binnen het budget ruimte hadden om dergelijke constructies te bedenken en te realiseren, maar die ruimte is er niet. Misschien dat dergelijke constructies bedacht kunnen worden onder begeleiding. Suze Linders: de doelgroep moet heel goed uitgezuiverd worden; dit kan al stukje schelen. Martien Wesselman: ik denk dat er twee grote missers zijn gemaakt: eerste is het sluiten van de Wlz poorten voor LVG’ers & het tweede is het onderbrengen van beschermd wonen onder de Wmo. Een suggestie is om eens te kijken naar tussenvormen in Scandinavische landen; kunnen we daar iets van leren? De Haardstee denkt hierover graag mee. Petra van Teijlingen: verder denk ik dat woningbouwverenigingen meer betrokken moeten worden; dit is een belangrijke partij en daar valt veel winst te behalen. Marieke Ouwerkerk: er wordt nu landelijk onderzocht wat er gebeurt met LVB’ers die niet meer in de Wlz terecht kunnen. Ik merk wel dat discussies met de overheid vaak vastlopen. Ik had gehoopt er regionaal uit te komen, maar hierin zitten door financiële problemen ook geen kansen. Willeke Lekanne: wellicht een idee voor allen om rond dit thema aan te haken bij de transformatieweek.
6
Reacties op het tariefvoorstel en de individuele korting kunnen via bestuurlijk contracteren vóór 12 oktober worden ingestuurd. Een inhoudelijk beschermd wonen overleg vindt op die dag plaats. 5. Tekstuele aanpassing contracten (45 min) Willeke Lekanne: we zijn voornemens om de contracten te wijzigen, zowel tekstueel alsook de tarieven. Vandaag bespreken we de tekstvoorstellen. Graag horen wij jullie reacties hierop vóór 16 oktober. Onze tekstsuggesties zijn te vinden op de website. Kim Verburg: ik heb een vraag over de acceptatieplicht en keuzevrijheid. Betekent dit een aanpassing in het aantal bedden? Door het beperkte budget willen wij nu wel cliënten opnemen, maar dat kan niet. Misschien kan daarop worden gestuurd. Remco Peijs: een goed punt voor e
het overleg van de 12 : hebben we een plafond per aanbieder of een plafond in totaal? Marja Kraakman: ik heb de tekstvoorstellen doorgenomen en zou graag de volgende punten willen bespreken: KTO, sanctie, productomschrijving begeleiding, jaarlijkse verantwoording en 24 uurs zorg & spoed (HO). Voorstel KTO: Marja Kraakman: er staat bij alle overeenkomsten dat er een nieuw format wordt gemaakt en dat je als organisatie de KTO zelf uitvoert. De kosten hiervan komen voor rekening van de organisatie. Petra van Teijlingen: wat zijn wij verplicht ten opzichte van zorgkantoren? Weer een nieuw, ander format betekent een verzwaring voor ons. Kim Verburg: zorgkantoren zetten hoge standaarden neer. Als je als organisatie daaraan voldoet, dan is de kwaliteit wel gewaarborgd. Jolande Verboom: maken alle organisaties gebruik van de monitoring van het zorgkantoor? Frank van Rooij: nee, het KTO van het zorgkantoor is duur en erg bureaucratisch. De afspraak hier was juist om e.e.a. te vereenvoudigen. Marja Kraakman: er zijn ook gemeenten die zelf het KTO uitvoeren; organisaties staan er dan niet tussen (in Voorschoten en de Bollenstreek bijvoorbeeld). Frank van Rooij: de meeste KTO’s kijken niet naar de ontwikkeling van cliënten. Hoe en welke vragen kunnen we stellen zodat je antwoord krijgt op de zaken die je werkelijk wilt weten; het liefst simpel en eenduidig. Kim Verburg: ik heb wel moeite met die eenduidigheid en met het vergelijken van doelgroepen; de zelfperceptie kan enorm verschillen, bijvoorbeeld tussen de ouders en de cliënt zelf. Willeke Lekanne: jullie suggesties nemen we voor de nieuwe vorm mee. Petra van Teijlingen: hoe worden de cijfers gepresenteerd aan de Raden? Willeke Lekanne: cijfers vertellen een deel van de waarheid. We willen bij cliënten graag ook de verhalen die daarachter zitten ophalen.
7
Martien Wesselman: de boekjes van vorig jaar ‘cliënt in beeld’ is een mooi voorbeeld van hoe je het verhaal achter de cijfers kunt vertellen. Wellicht kan dit tot een methodiek worden omgevormd. Sanctie: Marja Kraakman: hoe coulant zal met de sanctie worden omgegaan? Jolande Verboom: Er zal eerst een aanmanende mail worden verstuurd. pas als daar geen reactie op komt zullen we overwegen om de sanctie in te zetten. We zoeken vooral naar een tussenvorm. In het contract is de enige sanctie voor het te laat aanleveren nu het contract ontbinden. Begeleiding: Marja Kraakman: het valt me op dat de beschrijving van begeleiding verschilt van de vorige AWBZ omschrijving. De indeling van bepaalde groepen lijkt anders te zijn geformuleerd. Remco Peijs: in de oude overeenkomst stond hierover niets beschreven. We hebben een poging gewaagd om wat in AWBZ stond over te nemen en we staan open voor jullie suggesties. Marja Kraakman: nu staat er bijvoorbeeld dat bij een indicatie begeleiding groep basis somatische problematiek aan de orde moet zijn, maar dit is vaak groep speciaal. Ik zal mijn suggesties aanleveren via de mail. Petra van Teijlingen: wellicht kunnen er gradaties worden toegevoegd bij begeleiding groep speciaal en speciaal plus. Ik zal ook een reactie toesturen via de mail. Suze Linders: deze omschrijving lijkt vooral vanuit de klant geredeneerd, maar ik denk dat het meer moet uitgaan van capaciteiten, kennis en vaardigheden van de medewerkers. Petra van Teijlingen: ook meenemen hoeveel begeleiders er op een groep staan. Remco van Peijs: we hebben kritisch gekeken naar wat we willen opnemen in de beleidsregels en wat in de contracten. De punten die jullie noemen zijn opgenomen in de beleidsregels, maar bewust niet in de contracten. Verantwoording: Marja Kraakman: jaarlijks voor 1 juni moet je je als organisatie verantwoorden, maar zoals het er nu staat, lees ik dat er per gemeente een aparte verantwoording met controleverklaring geldt. Vorig jaar is ook besproken dat verantwoording per gemeente niet de bedoeling is. Remco Peijs: een algehele accountantscontrole per jaar zou voldoende moeten zijn. Kim Verburg: dit moet duidelijker in het contract, want accountants interpreteren dit op een eigen manier.
8
24 uurszorg & spoed: Marja Kraakman: in het verleden ging dit via toerbeurt; dat staat er nu niet in. Misschien kan er een verdeling onder partijen worden gemaakt, want nu komt het bij ActiVite en vaak gaat het goed, maar wellicht niet altijd. Petra van Teijlingen: Gemiva draait mee in het crisisteam van MEE. Ik kijk na wat dit betekent voor de organisatie; misschien is het dubbelop. 6. Conclusies, vervolgafspraken en afsluiting (5 min) Martien Wesselman: de herindicaties verlopen door de werkdruk anders; hierover zijn cliënten op de hoogte bracht. Het wijkteam Noord doet de indicaties voor de Haardstee. Het is verwarrend hoe afspraken steeds veranderen; dit wil ik wel meegeven. Petra van Teijlingen: Ik herken dit; de communicatie zou het beste via bestuurlijk contracteren kunnen lopen. Remco Peijs: dit gaan we terugleggen. Petra van Teijlingen: mijn verzoek is tot slot om bij uitvragen meer tijd te geven aan ons. In dit geval ging het over facturering voor kortdurend verblijf; het geeft de nodige druk om dan binnen twee dagen iets te moeten aanleveren. Willeke Lekanne: dit signaal nemen we mee.
9
