Zestiende bijeenkomst Bestuurlijk Contracteren Notulen Vergadering
: Fysieke Overlegtafel (FOT)
Datum
: 3 september 2015
Locatie
: Raadszaal gemeente Oegstgeest, Rhijngeesterstraatweg 13
Tijd
: 10:00 uur – 12.00 uur
Aanwezig: Mevr. Beau Louise Binkhorst (Gemeente Leiden-notulist) Mevr. Willeke Lekanne (gemeente Leiden-voorzitter) Mevr. Kim Verburg (Prodeba) Mevr. Marja Kraakman (ActiVite) Mevr. Suze Linders (Rivierduinen) Mevr. Marjolein de Groot (Gemiva) Dhr. Cor Hartman (Wmo Adviesraad Leiderdorp) Mevr. Nynke Viezee (Gemeente Leiderdorp) Dhr. Martien Wesselman (De Haardstee) Dhr. Remco Peijs (Gemeente Leiden) Dhr. Sjors Gerritsen (Libertas Leiden) Mevr. Emmy Klooster (De Binnenvest) Mevr. Renate Tuijten (ProCura) Mevr. Jolande Verboom Servicepunt71) Mevr. Marlies Stolk (Servicepunt71) Mevr. Ineke Velthuyzen (Topaz) Dhr. Frank van Rooij (Radius) Toehoorder publieke tribune: Mevr. Rachel van Leeuwen (Kwintes) Mevr. Cheryl van Hoorn (Impegno) Afwezig: Mevr. Miranda Kerkvliet (Groenoord Zorgt) Mevr. Riet Dekker (Humanitas) Mevr. Mirjam de Haas (ProCura) vervangen door Renate Tuijten Mevr. José van Heijningen (Wijdezorg) Dhr. Jelke Dijkstra (adviesraad Wmo) Mevr. Petra van Teijlingen (Gemiva) vervangen door Marjolein de Groot Dhr. Chrik Duyvendak (Gemeente Oegstgeest)
1
Dhr. Fokko de Bruine (Philadelphia) Mevr. Zita Aarts (inkoopadviseur Servicepunt71) Mevr. Agnes Stappers (Kwadraad) Mevr. Laura van Schie (Rivierduinen) Mevr. Mirjam Muller (Pluspunt) Agendapunten: 1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda (10 min) 2. Vaststellen verslag vorige keer (15 min) 3. Voorstellen nieuwe collega’s Contractbeheer (10 min) 4. Terugblik bijeenkomst over samenwerking met wijkteams (10 min) 5. Stand van zaken monitoring (10 min) 6. Contracten 2016 (40 min) ● uitgangspunten gemeenten contractaanpassingen ● onderwerpen tekstuele verbetersuggesties vanuit gemeenten ● format voor inhoudelijke, tekstuele verbetersuggesties van uw zijde ● format voor eventuele knelpunten financiering 2016 ● verdere proces & planning 7. Conclusies, vervolgafspraken en afsluiting (5 min)
1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda (10 min) Willeke Lekanne: bijzonder welkom aan nieuwe collega’s Marlies Stolk en Jolande Verboom; zij stellen zich zo voor. Agendapunt 4 verschuiven we achter punt zes, zodat we voldoende tijd hebben voor het bespreken van de contracten 2016. Ineke Velthuyzen: graag zou ik een agendapunt toevoegen over de toegekende/afgewezen innovatievoorstellen. Willeke: prima, dit bespreken we na de terugblik op de bijeenkomst van afgelopen dinsdag. Willeke Lekanne: Frank van Rooij, Radius, komt iets later. Marja Kraakman: ik vind het aantal bijeenkomsten de komende tijd wel wat veel. Zouden we kunnen kijken of we de bijeenkomsten meer kunnen spreiden? Willeke Lekanne: we hebben afgesproken om de frequentie van de overlegtafel te houden op eens per maand. Verder hebben we deze maand de bijeenkomst over de samenwerking met wijkteams gepland en een aantal bilaterale gesprekken, die niet kunnen worden uitgesteld. Ook willen we zo snel mogelijk starten met de contracten voor 2016; hier zit enige druk op. We zullen in het vervolg rekening proberen te houden met de agenda’s.
2
2. Vaststellen verslag vorige keer (10 min) Blz. 2 Kim Verburg: is er al meer bekend over de CAK code scheiden wonen/zorg? Remco Peijs: vanmiddag vindt er intern overleg plaats waarin dit wordt besproken. Kim Verburg: is er een mogelijkheid om de eigen bijdrage alvast te innen, want nu loopt het hoog op. Ik vrees dat onze doelgroep straks niet meer over het geld beschikt. Renate Tuijten: er is nog niets geïnd en we zitten ondertussen al in september; voor ouderen geldt dit net zo. Remco Peijs: de urenopgave aan het CAK loopt achter; ik ben benieuwd waarom. De bestanden zijn nu namelijk wel op orde, dus waar blijft de CAK aanlevering dan hangen? Sjors Gerritsen: bij ons lag het aan het systeem dat niet werkte; inmiddels is er een oplossing gevonden. Willeke Lekanne: er wordt deze week een oproep geplaatst in de stadskrant over inning van de eigen bijdrage. Gericht brieven sturen is geen optie omdat de gemeente geen zicht hebben op wie het betreft. Blz. 4 Sjors Gerritsen: zinsnede ‘tijdig aanleveren aan de gemeente’, maar wat is tijdig? Tijdig is 14 weken voor afloop van de huidige indicatie, zodat de gemeente 8 weken voor afloop een nieuwe kan afgeven. Willeke Lekanne: we zoeken een manier waarop we het addendum kunnen toevoegen aan de overeenkomsten. De tekstuele suggesties van Marja Kraakman ten aanzien van verantwoordelijkheid van de cliënt om nieuwe vervolgindicatie aan te vragen, zijn hierin meegenomen. Martien Wesselman: komt er nog een beleidsoverleg beschermd wonen? Willeke Lekanne: dit gaat plaatsvinden medio oktober. 3. Voorstellen nieuwe collega’s Contractbeheer (10 min) Marlies Stolk: Jolande en ik zijn per 1 juli begonnen als adviseur contractmanagement ServicePunt71 (oude BORL). Wij voeren Contractbeheer uit Wmo breed. Wij houden ons voornamelijk bezig met monitoring van de vastgelegde afspraken in de overeenkomsten. Dit doen wij pro actief door jullie rapportages te beoordelen en reactief door boetes op te leggen en verbetertrajecten in te stellen. Wij zijn te bereiken via het volgende e-mailadres:
[email protected] Kraakman: wanneer kunnen wij contact opnemen met Contractbeheer en wanneer met Bestuurlijk Contracteren? Jolande Verboom: we werken nauw samen met bestuurlijk contracteren, maar toch zijn korte lijntjes handig. Remco Peijs: we gaan nog finetunen wat precies de route is voor welke soort vragen.
3
4. Terugblik bijeenkomst over samenwerking met wijkteams (10 min) Willeke Lekanne: in samenwerking met alle aanwezigen hebben we bekeken waar verbeterslagen gemaakt kunnen worden, met name in de communicatie waarbij voorkomen wordt dat er achteraf allerlei formele procedures gevolgd moeten worden. Er bleek behoefte aan een vervolgbijeenkomst; deze zal plaatsvinden in januari 2016. Frank van Rooij: het was een fijne bijeenkomst en ik vind het goed dat er een vervolg komt. Ineke Velthuyzen: het zou fijn zijn als er een volgende keer twee personen mogen aansluiten in plaats van één. Willeke Lekanne: we zullen t.z.t. de mogelijkheden hiervoor bekijken. Suze Linders: komt er nog een verslag van deze bijeenkomst? Eventuele vastgelegde afspraken zou ik ook op bestuurlijk niveau willen bespreken. Willeke Lekanne: er komt sowieso een verslag op hoofdlijnen; we kunnen op een volgende overlegtafel bespreken welke suggesties meegenomen zijn en de gemaakte afspraken met elkaar delen. Wellicht dat er dan iemand van een wijkteam kan aansluiten. 5. Stand van zaken monitoring (10 min) Marlies Stolk: de deadline voor aanleveren cijfers was 1 september. We hebben nu 20 rapportages binnengekregen, dus dat is krap 25%. Bij sommige ingeleverde rapportages ontbreken gegevens of het klachtenformat. Kim Verburg: wat is de consequentie als partijen niets aanleveren? Het is namelijk als harde eis opgenomen in het contract. Verder ben ik erg benieuwd naar de uiteindelijke analyse omdat er zoveel partijen zijn. Jolande Verboom: we gaan nu jagen achter de cijfers en op de volgende overlegtafel komen we terug met een analyse. Kim Verburg: wat ik tot slot lastig vond, was het aangeven welke individuele doelen niet zijn behaald; hier speelt privacy van de betreffende cliënt een rol. Marja Kraakman: hier sluit ik me bij aan. Het lijkt me goed om nog eens na te denken over een betere vorm. Emmy Klooster: ik heb de rapportage wel ingeleverd, maar niet alles kunnen invullen. Het was soms niet helder genoeg en de toelichting gaf te weinig houvast. We kunnen ook niet alles uit ons systeem halen; het is te tijdrovend om alle papieren dossiers door te nemen. Ons systeem moet hierop heringericht worden, maar dat is nog in ontwikkeling. Jolande Verboom: ik stel voor om het hier in een apart gesprek verder over te hebben. Remco Peijs: ik ben benieuwd of en welke signalen jullie tot nu toe hebben ontvangen. Jolande Verboom: vanuit de leveranciers hebben we nog geen signalen binnen; wel vanuit uitvoerende Wmo-instellingen, onder andere dat de uren HO op andere manieren geïnterpreteerd worden. Sjors Gerritsen: de weg naar jullie is dan nog niet voldoende bekend, want signalen zijn er genoeg.
4
6. Contracten 2016 (40 min) Inleiding: Willeke Lekanne: het inregelen van de transitie 2015 heeft van ons allen veel tijd en energie gevergd. Beschermd Wonen is beleidsluw overgenomen; prioriteit was dat cliënten hun zorg zouden behouden. Maaltijden en kindverzorging willen we per 1 januari 2016 (of zo snel mogelijk daarna) hervormen. De tijd tussen nu en januari is te kort om grootschalige ontwikkelingen door te voeren; wel willen we de contracten doorontwikkelingen en finetunen waar dat mogelijk is. Verdere hervorming zal plaatsvinden in 2016 voor het jaar 2017. Kim Verburg: voor het landelijke onderzoek beschermd wonen is er bij ons geen uitvraag gedaan. Klopt dat? Remco Peijs: er loopt inderdaad een onderzoek om de verdeling van centrumgemeenten te bekijken. Niet alle gemeenten doen hieraan mee. Onze ervaring is dat eerdere uitvragen jullie veel werk hebben gekost. We hebben daarom aangeleverd wat bij ons zelf in de bestanden bekend was en geen nieuwe uitvraag gedaan. Marja Kraakman: waar moet ik aan denken bij hervorming HO? Remco Peijs: onder andere de toekomst van HHT na 2016. Daarnaast heeft de Raad gevraagd om een uitgebreide evaluatie van de algemene voorziening en maatwerkvoorziening. Martien Wesselman: ik schrik van de aankondiging tot hervormingen; die hebben we net achter de rug. Remco Peijs: we willen stappen zetten in transformatie. Denk bijvoorbeeld aan de relatie Wmo/welzijn. Willeke Lekanne: de huidige vorm blijft in 2016 behouden, maar we passen dit aan als dit zorgt voor meer helderheid of als hiermee fricties worden weggenomen. Bij Beschermd Wonen is de urgentie tot hervorming overigens wel hoog. ● uitgangspunt gemeenten contractaanpassingen Remco Peijs: gemeenten hebben behoefte aan het verder ontwikkelen en tekstueel finetunen van de overeenkomsten. Voor Beschermd Wonen wordt er landelijk een beleidskader opgesteld e
in de 1 helft van 2016. Daarvoor willen we al een aantal onderdelen bespreken en stappen zetten richting vernieuwing. Voorbeeld andere gemeenten losse items NHC, begeleiding en dagbesteding (modulaire opbouw). Hierover willen we graag doorpraten. Ander voorbeeld: ZZP constructie loslaten en BW naar verblijfsduur (een jaar, drie jaar, langer dan drie jaar). Er is ruimte om uw ideeën kenbaar te maken; graag uiterlijk 24 september aanleveren. Medio oktober vindt er een speciale bijeenkomst plaats over BW met alle aanbieders.
5
Kim Verburg: wat zijn hiervan de financiële gevolgen? Mijn wens is om eventuele kortingen wel tijdig te communiceren. Remco Peijs: we wachten de septembercirculaire af en bespreken dit tijdens de bijeenkomst medio oktober. Frank van Rooij: kan er inzage worden gegeven in het budget? Wat hebben de gemeenten in het kader van de transitie gebruikt en wat is de prognose voor komende tijd? Remco Peijs: we nemen je suggestie mee, maar de gemeentelijke budgetten zijn mijns inziens niet relevant. Remco Peijs: we hebben een overzicht gemaakt welke input we wanneer willen ontvangen (zie tabel onderaan de notulen). Kim Verburg: ik denk dat het niet realistisch is om alle input te verwerken, maar tegelijkertijd is het ook niet realistisch om de contracten op 1 januari te laten ingaan omdat wij er niet op kunnen reageren. Willeke Lekanne: dit signaal is helder. ● onderwerpen tekstuele verbetersuggesties vanuit gemeenten Remco Peijs: de omschrijving van producten kan soms beter en helderder geformuleerd worden. Ook het punt over monitoring willen we opnieuw bekijken en verduidelijken. Verder willen we een passage opnemen over opzegging door gemeenten alsook elementen van het addendum die blijven gelden na 2015. Martien Wesselman: hoe zit het precies met opzegging door gemeenten? Remco Peijs: dit geldt voor situaties waarin cliënt en aanbieder overhoop liggen en niet kunnen opzeggen. Het moet dan mogelijk zijn om zo spoedig mogelijk een andere aanbieder te vinden waarbij het oorspronkelijke contract stopt en daarmee de financiering. Martien Wesselman: kan er ook iets worden opgenomen over de termijn van betaling door gemeenten? Remco Peijs: dit is opgenomen in de algemene voorwaarden en meer een uitvoeringskwestie. Marja Kraakman: wordt er ook nog eens gekeken naar de folder? Remco Peijs: vooralsnog niet; alleen naar de overeenkomsten. Via het format kunnen tekstuele suggesties ingeleverd worden. Remco Peijs: bij HO en Begeleiding willen we een extra passage opnemen over de verplichting tot het leveren van maatwerk. Marja Kraakman: dit is de basisafspraak. Ik zou dieper willen ingaan op de achterliggende gedachte van het toevoegen hiervan aan de overeenkomsten. Remco Peijs: sommige aanbieders zeggen: ik lever niet meer dan drie uur, dus ik kan die cliënt niet helpen. Dat willen we voorkomen. Suze Linders: volgende keer graag eerder de stukken op de website, zodat we dit met de achterban kunnen bespreken en afstemmen. We kunnen onderwerpen dan beter bespreken. Willeke Lekanne: we hebben wel de behoefte om vooraf een kader aan jullie mee te geven. Daarnaast willen we uiteraard graag dat jullie meedenken.
6
Kim Verburg: Ik zou het fijn vinden als er bij de termijn voor het starten van zorg een bescherming voor de aanbieder wordt ingebouwd. Sommige cliënten zijn niet bereikbaar en wij worden op onze vingers getikt. Remco Peijs: dit zullen we in de formulering ondervangen. Frank van Rooij: Radius heeft te maken met een lastige, kwetsbare doelgroep. Onze cliënten zitten aan het maximum aantal dagdelen en financieel is dat een probleem. Goed om daar inhoudelijk over te praten. Remco Peijs: we bieden jullie inderdaad de ruimte om ook knelpunten rondom de bekostiging te geven. Frank van Rooij: wellicht dat we dat op de overlegtafel kunnen bespreken in plaats van steeds aparte overleggen. Remco Peijs: dan moeten we wel goed kijken naar de regels over het openbaar bespreken van tarieven. Sjors Gerritsen; ik sluit me aan bij Frank; brede tendensen moeten worden gedeeld op de overlegtafel. Bekostiging Marja Kraakman: ik hoop dat we bij het systeem van rekenen in uren blijven bij de algemene voorziening HH, anders wordt het erg ingewikkeld. Suze Linders: we moeten minder letten op minuten; in het verleden heeft dit voor iedereen tot lastige situaties geleid. Remco Peijs: binnenkort vindt er met een aantal aanbieders een bijeenkomst plaats over groepsbegeleiding speciaal; onder andere het tarief voor 2016. De uitkomst hiervan willen we meenemen in de overeenkomsten 2016. Tot slot: er zijn landelijke afspraken over iWmo codes; er wordt bezien of dit moet worden aangepast (vooral administratief punt). Beschermd Wonen Remco Peijs: het bestaande volume is leidend. Alternatief voor huidige integrale ZZP bekostiging is werken met modulair blok. Meerdere partijen kunnen voor de modules declareren in tegenstelling tot de situatie van nu waarbij één aanbieder alles moet declareren. De ontwikkelingen over budgetten zijn afhankelijk van de septembercirculaire. Kim Verburg: we mogen niet uitbreiden qua plaatsen. Bij casusbesprekingen in de werkgroep baart het me daarom zorgen dat er steeds vaker wordt gezegd dat er een PGB moet worden afgegeven. Zo komen cliënten terecht bij niet gecontracteerde partijen waarop je vervolgens geen controle meer hebt en waarvan je niet weet of ze voldoen aan de kwaliteitseisen. Remco Peijs: we zullen ook kijken naar het uitvoeringsbeleid Beschermd Wonen, zodat het niet kan dienen als bypass voor de financiële wachtlijst bij ZIN. De structuur van het PGB beleid Beschermd Wonen moet dus worden aangepast. Willeke Lekanne: het probleem is helder en komt terug in het overleg Beschermd Wonen medio oktober.
7
Kim Verburg: ik merk dat het budget bedoeld voor GGZ C plekken nu vaak wordt gebruikt door het opvullen van gaten die vallen in de Wmo of WLZ. Er moeten oplossingen gevonden worden om te voorkomen dat de doelgroep waarvoor het geld oorspronkelijk is bedoeld, onder druk komt te staan. Martien Wesselman: hetzelfde geldt bij beschermd wonen voor LVB’ers die niet meer in WLZ terecht kunnen en een beroep doen op Beschermd Wonen. Dit is erg duur, maar daarnaast nemen zij plekken in van de oorspronkelijke doelgroep. Remco Peijs: deze signalen zijn helder. Martien Wesselman: is het niet beter als de gemeenten komen met de nieuwe teksten in de overeenkomsten, waarop wij vervolgens reageren? Anders vindt iedereen er iets van. Willeke Lekanne: we moeten kijken naar wat hierin handig is en het minst bureaucratisch. Ik voel wel iets e
voor een andere weg. Frank van Rooij: de 7 leveren de gemeenten iets aan, wij reageren hierop e
vóór de 14 (globaal) en daarna bespreken we het op de overlegtafel. Willeke Lekanne: akkoord. e
Remco Peijs: er is ook een format voor de bekostiging; vóór de 24 graag een reactie. Misschien wordt er medio oktober nog een aparte overlegtafel ingepland om e.e.a. uit te werken. Kim Verburg: zouden jullie de planning kunnen aanpassen en willen rondmailen? Remco Peijs: akkoord. CAK: Remco Peijs: de gemeente wenst de opgave van uren/dagdelen per cliënt naar het CAK over periode 6 voor begeleiding en dagbesteding + de opgave van uren per cliënt aan het CAK over periode 8 van de maatwerkvoorziening HO te ontvangen. Deze uitvraag heeft tot doel om te bezien of het uit Vektis gegenereerd gemiddeld aantal uren/dagdelen per product niet negatief afwijkt ten opzichte van de werkelijkheid anno medio 2015. Daarnaast willen we bekijken hoe de vertaling van resultaten naar uren door aanbieders zijn beslag heeft gekregen (generiek beeld en e
eventuele opvallende verschillen tussen aanbieders). Graag reactie vóór de 24 .
8
● verdere proces & planning
HO, Begeleiding, KV
Beschermd Wonen
presentatie uitgangspunten
FOT donderdag 03-09-2015
FOT donderdag 03-09-2015
deadline inleveren input tekst contracten
maandag 14-09-2015
maandag 14-09-2015
deadline inleveren opmerkingen bekostiging
Donderdag 24-09-2015
donderdag 24-09-2015
presentatie tekstuele bijstellingen
FOT donderdag 01-10-2015
FOT donderdag 01-10-2015
presentatie plannen herijking BW + gevolgen contract
-
medio oktober werkgroep met alle aanbieders BW
presentatie bekostiging HO, Begeleiding, KV 2016
medio oktober of overlegtafel dinsdag 27-102015
-
deadline reactie op plannen BW nieuwe stijl
-
vrijdag 23-10-2015
formele presentatie BW
-
FOT dinsdag 27-10-2015
definitieve nieuwe resultaatsovereenkomsten
FOT 17-11-2015
FOT 17-11-2015
deadline instemmen nieuwe resultaatsovereenkomsten
dinsdag 01-12-2015
dinsdag 01-12-2015
8.
Innovatievoorstellen
Willeke Lekanne: aan de hand van de criteria hebben we een afweging gemaakt. Van de acht ingediende voorstellen hebben we er vier gehonoreerd. Het maken van een keuze was niet eenvoudig. We hopen dat de afgewezen voorstellen met andere financiering alsnog kunnen worden uitgevoerd. Toegewezen voorstellen: integrale dagbesteding Leiderdorp, begeleiding via de I-pad, Sociaal Domein Vrijwilliger en Social Parents. De projectvoorstellen zijn te vinden op de site; evaluaties/rapportages worden hier t.z.t. ook geplaatst.
7. Conclusies, vervolgafspraken en afsluiting (5 min) Afsluiting. 9
