ZÁSADY VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ A VAZBA NA DATOVÉ SCHRÁNKY. vedoucí organizačního odd. kancelář tajemníka únor 2011

ZÁSADY VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ A VAZBA NA DATOVÉ SCHRÁNKY

Mgr. Jana ŠKRDLOVÁ vedoucí organizačního odd. kancelář tajemníka únor 2011

eGON eGON = e-Government = elektronická veřejná správa Základní funkce eGONa:

středa, 23. února 2011

Legislativa - základní

zák. č. 499/2004 Sb. (ÚZ č. 309/2009 Sb.) zákon o archivnictví a spisové službě, v platném znění novela č. 243/2010 Sb. – úplné znění vyhl. č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění zák. č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění (ISDS) nařízení vlády č. 495/2004 Sb. , kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, v platném znění vyhl. č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách, v platném znění vyhl. č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, v platném znění komentář MV ČR k vyhlášce č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (Ing. Oskar Macek – MV ČR)


Legislativa - navazující

vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, v platném znění vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek zákon č. 227/2009 Sb., o elektronickém podpisu zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění zákony č. 301/2000 Sb., č. 328/1999 Sb. a č. 329/1999 Sb., vždy v platném znění zákony č. 110/2006 Sb., v platném znění (pro systém „Hmotná nouze“) a č. 108/2006 Sb., v platném znění - (pro systém „Sociální služby“) zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, v platném znění metodická informace MPO ČR č. 11/07 o oddělené evidenci dokumentů živnostenských úřadů (IS RŽP) ze dne 30.11.2007 a doplněk k metodické informaci č. 11/07 MPO ČR ze dne 05.12.2007 další zákony ČR v platném znění spisový řád, jenž odpovídá působnosti obce dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), v platném znění, jakož i organizačnímu řádu úřadu


Spisová služba Rozsah povinností obcí týkající se vedení spisové služby se liší dle typu obce: obce s POÚ (II.), matričním nebo stavebním úřadem (a základní školy) mají povinnost vést spisovou službu v plném rozsahu X obce bez stavebního nebo matričního úřadu (I.) vedou spisovou službu v omezeném rozsahu.

Pro všechny obce je však nově zařazena povinnost nakládat s digitálními dokumenty!!!


Spisová služba Určení původci dle §63 odst. 1 zákona: OBCE s pověřeným obecním úřadem (II.), a obce se stavebním nebo matričním úřadem - musí vést SSL v plném rozsahu, a to v elektronické nebo listinné podobě ZŠ a školská zařízení - musí vést SSL v plném rozsahu, a to v elektronické nebo listinné podobě POZOR!!! - novela v zák. č. 424/2010 Sb. - změny v §§ 37, 63 a 64 školám byla zrušena povinnost vést spisovou službu v elektronických systémech spisové služby středa, 23. února 2011

Spisová služba Ostatní původci dle §63 odst. 2 a 3 zákona: OBCE (I.) bez stavebního nebo matričního úřadu - musí vést SSL v omezeném rozsahu, a to v elektronické nebo listinné podobě Ostatní právnické osoby zřízené nebo založené ÚSC - musí vést SSL v omezeném rozsahu MŠ, výchovná a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování - nemusí vést SSL (nejsou-li součástí ZŠ)


Formy vedení SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby v listinné podobě NENÍ ZCELA STRIKTNĚ VYMEZENA FORMA VEDENÍ SSL DOPORUČENÍ : ELEKTRONICKÁ PODOBA!!! PROČ?


Spisová služba Nejednoznačnost výkladu zákona: Zavádí pro všechny obce povinnost nakládat s elektronickými dokumenty X vést spisovou službu v elektronické podobě není – zákon v §63 odst. 3 nadále připouští možnost volby mezi listinnou a elektronickou podobou ALE!!! ve stejném §63 odst. 4 se říká, že obce mají povinnost vykonávat evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby. Plnění povinností plynoucích ze zákona č. 300/2008 Sb. (o ISDS) vyžaduje vedení spisové služby v elektronické podobě.


SSL a e-dokumenty

Povinnost ukládání doručených a odesílaných e-dokumentů není vázána na elektronickou SSL – tedy mají ji všichni, i když vedou SSL v listinné podobě: Ukládání nebo zálohování vypálením na CD/DVD je nedostačující!!! Ukládání je třeba řešit formou úložiště nikoli lokálního PC (možnost kolapsu, krádeže, přírodní katastrofy apod.) V případě vedení SSL v listinné podobě, je třeba všechny dokumenty na vstupu autorizovaně konvertovat a pak jako originály uchovávat tyto výstupy z konverze ALE ani tento postup není řešením - vzniká problém u dokumentů doručených ve formátech neumožňujících autorizovanou konverzi Takové dokumenty je pak třeba stejně ukládat v elektronické podobě a následně ve formátu PDF předávat ve skartačním řízení Národnímu digitálnímu archivu


SSL a e-dokumenty Povinnosti určených původců při práci s e-dokumenty: e-dokumenty (vytváření, oběh, odesílání…) ALE I JEJICH ŘÁDNÉ UKLÁDÁNÍ A ARCHIVACE !!! Negarantované úložiště (ORP) Garantované úložiště (KÚ) Národní digitální archiv (po skartačním řízení) doručování prostřednictvím ISDS všem, kteří vlastní DS !!! e-podepisování


SSL a ISDS PROČ ELEKTRONICKÁ SSL? Elektronická forma vedení SSL zajistí: propojení s ISDS ověření existence datové schránky e-podepisování doručování a odesílání datových zpráv z datové schránky přímo do e-SSL ukládání doručených a odesílaných zpráv dokument management (práce se správními spisy apod.) E-PODACÍ DENÍK NENÍ ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA!!!


ISDS Umožňuje-li to povaha dokumentu: OVM jej doručuje prostřednictvím ISDS jinému OVM, nedoručuje-li se na místě OVM jej doručuje prostřednictvím ISDS fyzickým osobám, podnikajícím fyzickým osobám a právnickým osobám, mají-li zpřístupněnu svou datovou schránku a nedoručuje-li se na místě nebo veřejnou vyhláškou Fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba (tj. ZŠ + MŠ + PO) MŮŽE provádět úkon vůči OVM, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky. Přípustné formáty datové zprávy jsou dány vyhláškou č.194/2009 Sb. Maximální přípustná velikost jedné datové zprávy je 10MB. středa, 23. února 2011

Příjem a odesílání dokumentů datovou schránkou

Každý majitel datové schránky je povinen PŘIJÍMAT dokumenty doručené prostřednictvím ISDS, ALE ODESÍLÁNÍ prostřednictvím ISDS je povinné pouze pro OVM (tj. OBCE) Právnické osoby tedy mají POVINNOST PŘÍJMU dokumentů doručených prostřednictvím ISDS, ALE ODESÍLÁNÍ prostřednictvím ISDS je pro ně DOBROVOLNÉ Od 01.11.2009 – lze posílat pouze OVM Od 01.01.2010 – pouze faktury Od 01.07.2010 – veškerá korespondence


Financování Posílání datových zpráv za OVM (obce) hradí MV ČR ZATÍM!!! Posílání datových zpráv pro PO a FO: Odesílání směrem k OVM je zdarma Odesílání jiným PO nebo FO je zpoplatněno (cca Kč 19,-/ 1 zpráva)


Terminologie

Původce (skupiny) Výkon spisové služby v plném x omezeném rozsahu Spisový řád (x SSŘ) x jiný vnitřní předpis popisující SSL Základní evidenční pomůcka – ES SSL Samostatné evidence dokumentů = agendové IS SSL x ES SSL Metadata = identif. údaje o dokumentu pro uložení Pořadové číslo (1111/2011) Jednoznačný identifikátor (JIF/JID) (1111/2011/MMJ) Číslo jednací (MMJ/KT/1/2011)x(OUVJ/5/2011) Spisová značka (MMJ/KT/1/2011-1) Evidenční číslo (ISRŽP/1/2011)x(EFA/2/2011) Autorizovaná konverze, jiná konverze, převod ISDS, UEP, UEZ, KČR


Dokumenty v digitální podobě

Zrovnoprávnění dokumentů v listinné a elektronické podobě!!! §69a – pro všechny v plném rozsahu!!! Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý!!! a to za podmínky: a) byl-li doručen jinak než prostřednictvím ISDS, pak musí být podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označený platnou elektronickou značkou: osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna osoby odpovědné za převedení dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem

b) byl-li doručen prostřednictvím ISDS se považuje za pravý vždy a není nutné aby byl podepsán!!! Forma doručení není definována – ISDS, ale i CD, DVD, FlashDisk...


Dokumenty v digitální podobě Uchování dokumentu se provádí postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v čase, a to po celou dobu skartační lhůty dokumentu!!! Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak se provádí postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost... bez e-SSL problematické Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě ověří původce platnost UEP, UEZ nebo KČR a údaje o výsledku ověření zaznamená a uchová spolu s převedeným dokumentem středa, 23. února 2011

Dokumenty v digitální podobě

Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě doplněný o datum převedení opatří původce UEP osoby odpovědné za převedení nebo svojí UEZ a KČR Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě ověří původce platnost UEP, UEZ nebo KČR a údaje o výsledku ověření zaznamená a uchová spolu s převedeným dokumentem Autorizovaná konverze!!! (jiná konverze, převod)


Příjem e-dokumentů ISDS nebo i na nosičích dat (CD + DVD + flash disk apod.) Datovou zprávu tvoří obálka a obsah zprávy. Pro SSL je dokumentem celá datová zpráva, jednotlivé soubory jsou komponenty. Obsahem zprávy může být jedna či více příloh v libovolném počítačovém formátu s výjimkou spustitelných souborů a některých typů komprimovaných souborů. Doručený dokument v digitální podobě se zkontroluje, neobsahuje-li chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení nebo zpracovávaných informacích Při zjištění výskytu těchto souborů ( např. *.exe, *.com apod.) - bude datová zpráva z bezpečnostních důvodů smazána. ALE!!! středa, 23. února 2011

Výskyt chybného nebo škodlivého formátu Chybný formát (jiný než §20 vyhl. – viz konec prezentace) - je-li možno z doručeného dokumentu zjistit věcné informace pro další zpracování dokumentu a je-li schopen původce takový dokument bezpečně uložit, uloží jej do „zvláštního úložiště“ a uvědomí odesílatele o výskytu chybného formátu Škodlivý formát – původce neukládá, ale zničí. Takový dokument se pokládá se za nedoručený. Je-li původce schopen zjistit z doručeného dokumentu elektronickou adresu odesilatele, neprodleně jej vyrozumí o zjištění škodlivého kódu a zničení dokumentu a stanoví další postup pro zajištění řádného doručení dokumentu v digitální podobě. O vyrozumění odesílatele vede zvláštní evidenci!!! středa, 23. února 2011

Příjem e-dokumentů Přijímání dokumentů prostřednictvím ISDS Komunikací se systémem ISDS je obvykle pověřena podatelna - dvakrát (třikrát) denně kontroluje obsah datové schránky a uloží jej prostřednictvím ES SSL. Je-li dokument podepsaný uznávaným (zaručeným) elektronickým podpisem (UEP), uznávanou elektronickou značkou (UEZ) nebo kvalifikovaným časovým razítkem (KČR), podatelna ověří platnost podpisu u certifikační autority a výsledek ověření zaznamená do elektronické spisové služby.


Příjem e-dokumentů Není-li doručený dokument v digitální podobě opatřen UEP, UEZ nebo KČR, původce (příjemce) jej opatří kvalifikovaným časovým razítkem Je-li doručený dokument v digitální podobě opatřen UEP, UEZ nebo KČR, původce (příjemce): a) ověří platnost UEP, UEZ nebo KČR a platnost kvalifikovaného certifikátu a platnost kvalifikovaného systémového certifikátu b) zaznamená a uchová výsledky ověření spolu s doručeným dokumentem v digitální podobě Připojení údajů (viz výše) se nepovažuje za porušení obsahu dokumentu


Seznam dokumentů, které nelze zasílat prostřednictvím ISDS

Utajované dokumenty Dokumenty označené "NATO UNCLASSIFIED" nebo "LIMITE" Spisy předávané nadřízenému nebo jinému orgánu Smlouvy, dodatky smluv, dohody nebo jiné dokumenty, které mají smluvní charakter Petice Nabídky pro výběrová řízení a veřejné zakázky (podmínku nutno uvést v zadávací dokumentaci) Zvukové záznamy a videozáznamy Daňová přiznání Doklady k dočasné pracovní neschopnosti a OČR Doklady k přihláškám do výběrových řízení Dokumenty, jejichž nedílnou součástí je projektová dokumentace Formuláře žádostí o vydání občanských průkazů a cestovních dokladů Geometrický plán Karty "Lékař ve službě" Lékařský předpis označený modrým pruhem Materiál biologické povahy Matriky a sbírky listin Návrhy na vklad do Katastru nemovitostí Paměťové karty do digitálních tachografů Plné moci Podklady pro rozhodnutí, jejichž nedílnou součástí je projektová dokumentace Poštovní poukázky??? Poukázky opravňující k nákupu zboží a služeb


Seznam dokumentů, které nelze zasílat prostřednictvím ISDS

Pozvánky na společenské akce Projekty po nabytí právní moci Propagační materiály Průkazy mimořádných výhod (TP, ZTP a ZTP/P) Průkazy profesní způsobilosti řidiče Průkazy řidiče taxislužby Předměty ztracené a nalezené Přestupkové spisy s přiloženým testerem Rezidentské a předplatitelské karty Rodný list, oddací list, úmrtní list - včetně stejnopisu na papíru s ochrannými prvky Rybářské a lovecké lístky Řidičské průkazy Územně-analytické podklady Územní plán Věcné důkazy Vracené dokumenty, které byly zveřejněny na úřední desce (listinná podoba s daty vyvěšení a sejmutí) Vydávané občanské průkazy a cestovní doklady Výjimky z dopravního značení Výpis z registru zemědělských podnikatelů??? Zvláštní označení motorového vozidla přepravujícího osobu těžce zdravotně postiženou Výpis z registru řidičů Výpis s bodového konta Výpis z RŽÚ


Seznam dokumentů, které nepodléhají evidenci ve SSL

nejsou-li doručovány doporučeně prostřednictvím ČP nebo prostřednictvím ISDS v poslední době se objevuje názor o možnosti selektivního zápisu do SSL!!!

Avíza k platbám Brožury Ceníky Cestovní příkazy Denní tisk, časopisy, věstníky, sbírky zákonů Dodací listy Doklady o přijetí pracovníka Dokumenty zasílané na vědomí Došlá matriční hlášení (sňatky, úmrtí, narození) a došlá hlášení o rozvodu Dotazníky Dovolenky Hlášení - kapacit MŠ a jeslí - o doporučení do zaměstnání - o nemocnosti - o oznámení o přijetí pracovníka - o propuštění z vazby - o úrazech



Informace o využití tělocvičen Knihy Kopie zápisů z porad vedení, usnesení rady města a zastupitelstva města Kulturní programy Listy hodnocení zaměstnanců Měsíční hlášení stravoven MŠ a jeslí Mzdové listy Námitky proti protokolům z vnitřních kontrol Nosiče dat Obchodní sdělení a reklama Objednávky Peněžní deníky Plány práce Pověření k provedení kontroly Pozvánky Podkladové materiály Pracovní náplně Pracovní smlouvy Propagační a reklamní dokumenty Protokoly z vnitřních kontrol



Přílohy k žádostem Rozhodnutí o námitkách proti protokolům z vnitřních kontrol Různá dílčí hlášení a šetření SPAMy Statistické hlášení, výkazy a informace Tabulky (různé) Vlastní rozpočtová opatření Vstupenky Výkazy Výpisy poskytované z elektronických informačních systémů Vyúčtování stravného a evidence počtu stravovaných osob Vnitřní pomocné evidence


Označování dokumentů DOPORUČENÍ: Po dobu 3 let (do 30.06.2012) se všechny dokumenty doručené prostřednictvím ISDS zároveň vytisknou a označí podacím razítkem. Dále se s nimi nakládá jako s doručeným dokumentem a předávají se k vyřízení v obou podobách. NOVĚ - DOPORUČENÍ TISKU AŽ DO VZNIKU NÁRODNÍHO DIGITÁLNÍHO ARCHIVU (stanoví podmínky pro ukládání) Dále se udržují oba formáty (digitální i analogový, pokud se z digitálního formátu neprovede autorizovaná konverze)!!! Dokument doručený prostřednictvím ISDS a opatřený zaručeným elektronickým podpisem se opatří jednoznačným identifikátorem (zapsáním alfanumerického kódu nebo vytištěním v podobě čárového kódu a nalepením samolepky). středa, 23. února 2011

Evidence dokumentů Každý dokument ve SSL musí nést následující označení: Pořadové číslo (1111/2011) JEDNOZNAČNÝ IDENTIFIKÁTOR (1111/2011/MMJ) Číslo jednací (MMJ/KT/1/2011) Spisová značka (MMJ/KT/1/2011-1) Spisový a skartační znak a skartační lhůta Dokumenty nepodléhající evidenci ve SSL musí být označeny: Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů (ISRŽP/1/2011)x(EFA/1/2011) Spisový a skartační znak a skartační lhůta


Samostatné evidence dokumentů

Dokumenty evidované v samostatných evidencích dokumentů, které jsou doručeny nebo odesílány prostřednictvím ISDS (nebo elektronicky na nosiči dat), musí být zároveň zaevidovány i v ES SSL (faktury, ISRŽP apod.)


Tvorba spisu

§65 (odst. 1,2,3,4) zák. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojí ve spis. ANALOGOVÝ - dokumenty v analogové podobě se spojí fyzicky DIGITÁLNÍ - dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat HYBRIDNÍ – část dokumentů je v analogové podobě a část v digitální – jejich vzájemné spojení se činí pomocí odkazů

V případě hybridního spisu doporučení prostého tisku dokumentů v digitální podobě, aby spis v analogové podobě byl kompletní (originály zůstávají pouze v digitální podobě – péče a uchování nedotčeno) Nahlíží se do spisu v listinné podobě!!! O nahlížení a zapůjčování spisů ve spisovně se vede evidence!!! Pro dokumenty v digitální podobě je zajištěna ES SSL.

Autorizovaná konverze, jiná konverze, převod

Prostá odpověď na dokument ještě nezakládá spis (s výjimkou SŘ)


Vyřizování dokumentů Po vyřízení věci se spis uzavírá (§65 odst. 5 zák. - netýká se obcí-1) tj. kompletují se všechny dokumenty náležející do spisu: dokumenty v digitální podobě se převedou do výstupního datového formátu (PDF/A + PNG + TIFF) – POZOR!!! - liší se od formátů přípustných pro doručování ISDS - zatím neřešeny nepřevoditelné formáty (např. ZFO) Z uzavřeného spisu nelze dokumenty vyjímat! Zůstává zachována povinnost u každého dokumentu (spisu) zadávat spisový a skartační znak a lhůtu, ALE větší důraz na řádné a správné vyplňování údajů v ES SSL!!! před uložením do spisovny se provede se kontrola a doplnění spisových znaků a skartačních znaků a lhůt Po 01.07.2012 nebude možno jinak vyhledávat!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! středa, 23. února 2011

Vyhotovování a podepisování dok., užívání úředních razítek

Vytvořený dokument se pro doručení datovou schránkou upraví dle následujících pravidel: a) jedná-li se o dokument S OTISKEM ÚŘEDNÍHO RAZÍTKA (KULATÉ) stejnopis originálu dokumentu, na kterém je uvedeno jméno, příjmení a funkce oprávněné úřední osoby, se za jménem opatří zkratkou "v. r." a v místě, kde se umísťuje otisk úředního razítka se vepíše "OTISK ÚŘEDNÍHO RAZÍTKA", dokument se převede do formátu PDF a opatří elektronickým podpisem toho, kdo je uveden na dokumentu (v případě, že podepisuje zastupující oprávněná úřední osoba, postupuje se obdobně, pouze se neuvádí u jména úřední osoby zkratka "v. r.", ale nad toto jméno se uvede "vz." a jméno zastupující (skutečně podepisující) oprávněné úřední osoby a za její jméno zkratka "v. r."; dokument se převede do formátu PDF a opatří se elektronickým podpisem zastupující oprávněné úřední osoby)



b) dokument S OTISKEM RAZÍTKA MĚSTA (KULATÉ - "STATUTÁRNÍ MĚSTO JIHLAVA“ se znakem města) c) dokument S OTISKEM "HRANATÉHO" RAZÍTKA (v případě, že dokument může podepsat pouze vedoucí odboru nebo jeho zástupce) d) dokument S OTISKEM "HRANATÉHO" RAZÍTKA (v případě, že dokument podepisuje vyřizující úředník)

ve všech těchto případech se postupuje obdobně, ale v místě, kde se umísťuje otisk razítka města se vepíše pouze "OTISK RAZÍTKA“



Dokumenty v přílohách se upraví dle následujících pravidel: a) jedná-li se o OVĚŘENOU KOPII prostřednictvím CzechPoint@office (interní CzechPoint) se provede autorizovaná konverze dokumentu a výstup z konverze se přiloží k průvodnímu dokumentu, jehož odesílání a podepisování se řídí výše uvedenými pravidly dle typu tohoto dokumentu b) jedná-li se o PROSTOU KOPII dokument se naskenuje a přiloží se k průvodnímu dokumentu, jehož odesílání a podepisování se řídí výše uvedenými pravidly dle typu tohoto dokumentu


Užívání razítek

Původce upraví ve svém spisovém řádu použití (§65 odst. 7 zák.)

Razítek se státním znakem (evidence dle §14 odst. 2 vyhl.) Zaručeného elektronického podpisu Elektronické značky Kvalifikovaného časového razítka

Zároveň původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy a elektronické značky, a to v rozsahu (§18 odst. 2 vyhl.)

Číslo certifikátu Specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalif. systémový certifikát Počátek a konec platnosti certifikátu Heslo pro zneplatnění certifikátu Datum a důvod zneplatnění certifikátu Údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb Identifikace oprávněného uživatele zaručeného podpisu


Odesílání dokumentů Po vytvoření dokumentu jej vyřizující pracovník: zaeviduje vyplněním všech potřebných údajů v kartě dokumentu v ES SSL na dokument vepíše nejen číslo jednací, ale i jednoznačný identifikátor prověří , jestli adresát (adresáti) mají nebo nemají zpřístupněnou datovou schránku (nutno prověřit před každým odesláním – neexistuje seznam).

Pokud má některý z adresátů zpřístupněnou datovou schránku, musí být pro doručení použita!!! Vyhledávání FO – jméno, příjmení, rodné příjmení Vyhledávání PO – IČ (obec x obecní úřad; organizační složky PO) Důležité zvolit správný typ DS (stanovisko MVČR!!!)


Odesílání dokumentů Dokument ve formátu DOC. vloží vyřizující pracovník do ES SSL, která jej převede do formátu PDF/A!!! (bez ES SSL nutno zajistit jiným způsobem – v rámci úřední etiky se posílají pouze dokumenty v PDF/A formátu!!!) Následně jej předá k podpisu vedoucímu nebo jinému pověřenému pracovníkovi Podepsaný dokument připraví k odeslání DORUČENKY/DODEJKY - u dokumentů doručených ISDS – v případě, že se jedná o dokumenty, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou informace o doručení generovány automaticky systémem ES SSL a vyřizující pracovník je povinen tuto informaci o doručení z ISDS pomocí ES SSL vytisknout a připojit ke spisu. středa, 23. února 2011

Doložka právní moci nebo vykonatelnosti Doložka právní moci nebo vykonatelnosti: V případě elektronického prvopisu rozhodnutí bude doložka právní moci nebo vykonatelnosti vyhotovena jako samostatný dokument, který bude obsahovat identifikační údaje rozhodnutí, k němuž se vztahuje (půjde o vytvoření stejnopisu výroku rozhodnutí) + zaručený podpis a časové razítko; musí být spojen s rozhodnutím; variantou je vyhotovení nového stejnopisu rozhodnutí s vyznačením doložky PM nebo vykonatelnosti.


Doručení dokumentu ISDS Dokument odeslaný prostřednictvím ISDS je adresátovi OVM doručen okamžikem: dodání do datové schránky (Pokud bude podání dodáno do datové schránky správního orgánu v sobotu, neděli nebo ve svátek, počíná lhůta pro vydání rozhodnutí (§ 71 správního řádu) běžet následující pracovní den. POZOR: pátek 23:59??? Úkon učiněný vůči OVM prostřednictvím ISDS (i když je bez elektronického podpisu) má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný (s výjimkou požadavku společného úkonu více osob) (§18 zákona 300/2008 Sb.)


Doručení dokumentu ISDS Dokument odeslaný prostřednictvím ISDS je adresátovi – FO, PO doručen okamžikem: kdy se do datové schránky přihlásí osoba mající dle svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu (§17 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.) nedojde-li k přihlášení do datové schránky ve lhůtě do 10 dnů ode dne dodání do datové schránky, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty - tzv. fikce doručení (§17 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb.) Osoba, pro niž byla datová schránka zřízena, může žádat o určení neúčinnosti doručení, a to za podmínek stanovených zvláštním právním předpisem.


Odesílání dokumentů Priorita doručování podle Správního řádu: ISDS Doručovací adresa uvedená pro konkrétní řízení Doručovací adresa z evidence obyvatel Adresa trvalého pobytu


Úřední deska §65 odst. 3 zák. Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, činí se tak vyvěšením jeho stejnopisu opatřeného datem vyvěšení. Po sejmutí se vyvěšený stejnopis opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce. Toto se nevztahuje na zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce.


Přechodné ustanovení do 30.06.2012

Všechny dokumenty doručené nebo odesílané prostřednictvím ISDS se ihned po doručení nebo vytvoření vytisknou (popř. autorizovaně zkonvertují) a založí se do spisu v listinné podobě! Jejich elektronická podoba zůstává jako jediný originál v ES SSL!!! (ROZPOR: §22 vyhl. X přechodná ustanovení zákona) SOkA doporučuje pokračovat až do vzniku Národního digitálního archivu!!!


Ukládání elektronických dokumentů Dokumenty se ukládají podle spisového a skartačního plánu v ES SSL (negarantované úložiště - ORP, garantované úložiště - KÚ, Národní digitální archiv). Dokumenty se před uložením kontrolují, jsou-li úplné; dokument v digitální podobě se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro ES SSL. Současně s vyřízením dokumentu nebo uzavřením spisu původce neúplný dokument o metadata doplní. Pokud dokument v digitální podobě nelze opatřit metadaty nebo ho převést do požadovaného výstupního formátu (PDF/A – nezbytné pro archivaci), převede se do analogové podoby (záznam o převodu do analogové podoby se vyznačí do ES SSL).


Ukládání dokumentů Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li takový dokument zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do ES SSL včetně ČJ, kterým byla záležitost řešena. Analogově obdobně: „ZTRÁTA“ + ČJ.


Spisovna Spisovna – (§68 odst. 4 zák. - netýká se obcí-1) – stanoví podmínky pro umístění spisovny: Prostory musí být vybaveny regály pro uložení dokumentů a musí být zabezpečeny proti vstupu nepovolané osoby Prostory spisovny nesmí být ohroženy povodněmi V prostorách spisovny nesmí vést teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí, ani dešťová či splašková kanalizace Musí pro ni být zpracována požární dokumentace, musí být vybavena ručními hasicími přístroji – pouze práškovými


Vyřazování dokumentů Skartační řízení = vyřazení dokumentů, kterým uplynuly skartační lhůty a které jsou nadále nepotřebné pro činnost původce Provádí se v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu (po dohodě se SOkA lze i později) Provádí se na základě skartačního návrhu, který původce zasílá SOkA k posouzení a provedení výběru archiválií Původce sestaví skartační komisi Dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení musí být opatřeny METADATY podle Národního standardu pro elektronické systémy SSL. Není-li tomu tak, převedou se po uzavření spisu do analogové podoby (§69a zák.č.499/2004 Sb.).


Vyřazování dokumentů Skartační návrh obsahuje: Označení subjektu Seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení Návrh termínu provedení skartačního řízení (dohoda se SOkA) Skartační protokol Vyhotoví SOkA na základě skartačního řízení Zničit dokumenty určené ke zničení lze až po uplynutí lhůty pro podání námitek (15 dnů ode dne doručení protokolu)!!!


Vyřazování dokumentů Změnu skartační lhůty dokumentu po jejím uplynutí lze provést po schválení příslušným archivem – SOkA Jihlava Trvalý skartační souhlas Vydává SOkA na základě žádosti na stanovený druh dokumentů Výběr archiválií mimo skartační řízení


Výstupní datové formáty

§ 20 vyhl. Jsou stanovené pro:

Formát výstupu z ES SSL Formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součástí ES SSL Formát pro předávání do DIGITÁLNÍHO ARCHIVU

PDF/A, ISO 19005 PNG, ISO/IEC 15948 TIFF, revize 6 – nekomprimovaný JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918 MPEG-1, ISO/IEC 13818 MPEG-1, ISO/IEC 11172 GIF MP2 MP3 WAV, PCM XML


Vedení SSL v mimořádných situacích V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání ES SSL, vede původce SSL náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (tzv. náhradní evidence). Podrobnosti výkonu SSL v mimořádných situacích upraví původce ve SŘ nebo obdobném předpisu (a to zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání. Náhradní evidence se uzavře ihned po ukončení mimořádné situace.


Vedení SSL v mimořádných situacích Jsou-li dokumenty v náhradní evidenci evidovány:

Méně než 48 hodin, přeevidují se z náhradní do řádné evidence původce Více jak 48 hodin, dokumenty zůstávají evidovány pouze v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.

Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty původce.


OBCE s POÚ, stavebním nebo matričním úřadem

musí vést SSL v plném rozsahu X vést spisovou službu v elektronické podobě není zcela jasně danou povinností – zákon v §63 odst. 3 nadále připouští možnost volby mezi listinnou a elektronickou podobou ALE!!! ve stejném §63 odst. 4 se říká, že obce mají povinnost vykonávat evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby.

označují dokumenty spisovými a skartačními znaky a skartačními lhůtami

vydávají SPISOVÝ ŘÁD (spisový a skartační plán)

podepisování dokumentů dle platného PODPISOVÉHO ŘÁDU

byla jim zřízena datová schránka


OBCE bez POÚ, stavebního nebo matričního úřadu

musí vést SSL, ale v omezeném rozsahu dle příslušných §§ zákona č. 499/2004 Sb. (ÚZ č. 309/2009 Sb.) o archivnictví: příjem, označování, evidence, rozdělování, vyřizování a podepisování, odesílání a ukládání dokumentů spisová rozluka zvláštní ustanovení o dokumentech v elektronické podobě vydávají vnitřní předpis upravující výkon SSL byla jim zřízena datová schránka


ZŠ a školská zařízení musí vést SSL v plném rozsahu ALE novelou v zák. č. 424/2010 Sb. byla školám zrušena povinnost vést spisovou službu v elektronických systémech spisové služby označují dokumenty spisovými a skartačními znaky a skartačními lhůtami vydávají SPISOVÝ ŘÁD (spisový a skartační plán) podepisování dokumentů dle platného PODPISOVÉHO ŘÁDU

jsou-li zapsány v OR, byla jim zřízena datová schránka středa, 23. února 2011

MŠ, výchovná a ubytovací zař. a zař. školního stravování

nemusí vést SSL ALE mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií

jsou-li zapsány v OR, byla jim zřízena datová schránka


PO zřízené nebo založené ÚSC

musí vést SSL, ale v omezeném rozsahu příjem, označování, evidence, rozdělování, vyřizování a podepisování, odesílání a ukládání dokumentů – dle příslušných § zákona č. 299/2004 Sb. (ÚZT č. 309/2009 Sb.) o archivnictví vydávají vnitřní předpis upravující výkon SSL

jsou-li zapsány v OR, byla jim zřízena datová schránka


Termín zavedení e-SSL Není jasně definován:

01.01.2010 01.07.2010 01.07.2012 - konečný termín pro přechodná ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. (ÚZ č. 309/2009 Sb.) o archivnictví


Spisová služba

Odbor archivní správy MVČR neprovozuje speciální telefonní linku pro zodpovídání dotazů ohledně zajištění výkonu SSL. Obce by se měly obracet především na územně příslušný státní okresní archiv: SOkA Jihlava – Fritzova 19, Jihlava, tel.: 567 301 963 PhDr. Renata Pisková – ředitelka SOkA (tel.: 567 322 067, e-mail: [email protected]) je možno vznášet dotazy i na odbor archivní správy MV ČR, ale tyto by se měly týkat především všeobecných aspektů a nikoli konkrétních provozních problémů a měly by být písemné: tel.: 974 835 088, 233 320 274, 233 341 049 e-mail: [email protected] Moravský zemský archiv Brno – PhDr. Radomír Ševčík (určený specialista pro výkon spisové služby a ISDS).


Odkazy a informační zdroje www.jihlava.cz (eGON centrum) www.datoveschranky.info www.mvcr.cz www.mvcr.cz/archivnictvi-a-spisova-sluzba.aspx www.szrcr.cz (Správa základních registrů)


Děkuji za pozornost

Kontakt: Mgr. Jana Škrdlová vedoucí organizačního odd. kanceláře tajemníka tel.: 567 167 167 [email protected]

ZÁSADY VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ A VAZBA NA DATOVÉ SCHRÁNKY. vedoucí organizačního odd. kancelář tajemníka únor 2011

Recommend Documents