ZAALGEBRUIK
INLEIDING De krooninfrastructuur staat ter beschikking van het brede Berchemse vereniging- en gemeenschapsleven, de scholen, onze Symbiosepartners en uiteraard voor onze eigen activiteiten, projecten en samenwerkingsverbanden. De aangesloten verenigingen uit onze gemeenschapsraad/algemene vergadering zijn onze prioritaire gebruikers. Dat is al een hele hoop en geeft een erg drukke kalender. Wie op zoek is naar een ruimte kan bij ons een aanvraag indienen tot zaalgebruik. De kroon verhuurt echter geen zalen maar stelt onder strikte voorwaarden ruimten ter beschikking en gebruik. Dat is een belangrijke nuance! Hoe korter je bij De kroon staat en zijn doelstellingen, hoe gemakkelijker en hoe goedkoper het wordt om een zaal bij ons te ‘gebruiken’. Er is een gebruikersreglement opgesteld en een bijpassend fair prijzensysteem. Info via onthaalmedewerkers van De kroon :
[email protected] - 02 482 00 10 of kom langs!
1. Gebruiksreglement & prijzen 2. DKantine 3. Aandachtspunten en tips voor de gebruiker
2/11
1. Gebruiksreglement & prijzen
ALGEMENE VOORWAARDEN Artikel 1 Gc De kroon stelt zijn lokalen ter beschikking voor sociaal-culturele activiteiten alsook voor professionele en amateurkunstenaars. We werken graag samen met verenigingen die onze doelstellingen willen helpen realiseren. Onze eigen werkingen alsook de hierboven vermelde activiteiten krijgen voorrang op privéactiviteiten. Ook kan De kroon, in geval van nood, te allen tijde beslissen een ander lokaal aan de zaalgebruiker toe te wijzen. Drankgebruik: Enkel Gc De kroon is alleen gemachtigd om drank aan te bieden en te verkopen in zijn gebouwen en omliggende. Elke andere gebruiker dient een toelating te krijgen en dit onder strikte voorwaarden! Drankverkoop met winst is énkel toegelaten in DKantine.
Artikel 2 Gebruik van de infrastructuur voor andere dan de aangevraagde doeleinden zal aanleiding geven tot verbreking van de overeenkomst en/of aanpassing van de huurprijs. Onderverhuring is nooit toegestaan. Artikel 3 De gebruiker respecteert het Nederlandstalig karakter van Gc De kroon. Als de lokalen voor een publieke activiteit gebruikt worden, moet op al de publiciteit het Nederlands gebruikt worden. Artikel 4 De gebruiker kan geen affiches, wegwijzers of ander materiaal in het gebouw aanbrengen zonder uitdrukkelijke toestemming van De kroon. Artikel 5 De gebruiksovereenkomst geeft recht op het gebruik van de betrokken ruimten met aanhorigheden zoals vernoemd in de beschrijving ervan evenals het gebruik van de verlichting, de verwarming en het normale onderhoud van de betrokken ruimten.
SCHADE & AANSPRAKELIJKHEID Artikel 6 Gc De Kroon heeft een verzekering algemene burgerlijke aansprakelijkheid voor het gebouw en een uitgebreide brandverzekering. Gebruikers van de lokalen zijn aansprakelijk voor eventuele schade aan het gebouw of derden. Om zich tegen dit risico te verzekeren raden wij de gebruiker aan zelf een polis af te sluiten. Artikel 7 De gebruiker kent de staat van het materiaal en van de lokalen die hij gebruikt. Gc De Kroon wijst elke verantwoordelijkheid af voor schade, ongevallen en diefstal, overkomen aan mensen of voorwerpen, toeschouwers, genodigden of om het even welke derde die zich in het goed bevindt.
3/11 Artikel 8 De Gebruiker licht Gc De kroon onmiddellijk in als hij schade vaststelt voor het ingaan van de activiteit of als er schade tijdens de activiteit ontstaat. Herstel of vervanging van beschadigingen alsook buitengewone schoonmaak zullen aangerekend worden. Artikel 9 De gebruiker voldoet aan de voorschriften inzake taksen op de vertoningen en vermakelijkheden, inzake SABAM, billijke vergoeding, het statuut van de kunstenaar en de politiereglementen.
VEILIGHEID Artikel 10 De gebruiker staat in voor het toezicht op de activiteiten, de ingangscontrole op de zalen gedurende de hele tijd van de activiteit. De gebruiker moet steeds het maximum aantal toegelaten personen respecteren. De branddeuren en nooduitgangen moeten op elk moment vrij bereikbaar zijn. Roken en het gebruik van open vuur is verboden in alle zalen en ruimtes. Artikel 11 Bij brand en/of gevaar is de gebruiker ertoe gebonden de noodinstructies, opgehangen in elke lokaal, te volgen. Bij ondertekening van dit gebruikersreglement verklaart de gebruiker kennis te hebben genomen van de noodinstructies (zie bijlage). Artikel 12 Bij bepaalde grootse activiteiten kan Gc De kroon een security ploeg inzetten. Gc De kroon beslist zelf of er security nodig is, hoeveel en op welke tijdstippen. U betaalt een voorschot op de kosten. De effectieve kosten worden samen met de waarborg verrekend in de kredietnota.
GEBRUIKSOVEREENKOMST Artikel 13 Gc De kroon stelt zijn lokalen ter beschikking op basis van de bijgevoegde tarieven en voorwaarden. De gebruikersovereenkomst wordt ten laatste 14 dagen vooraf afgesloten en ondertekend. Artikel 14 Het in gebruik nemen van de lokalen vindt enkel plaats als zowel de gebruikersvergoeding als de waarborg betaald werden ten laatste op de vervaldatum vermeld op de gebruiksovereenkomst. Artikel 15 De gebruiker respecteert het begin- en einduur van het aangevraagde dagdeel. Dit bevat zowel de voorbereiding als de opkuis. Bij het overschrijden van deze duur wordt een supplement aangerekend. Artikel 16 De gebruiker heeft enkel toegang tot de door hem aangevraagde ruimtes. Elk gebruik van een andere ruimte wordt op basis van de tarieven en voorwaarden zoals vermeld in het gebruikersreglement in rekening gebracht.
4/11
NACHTRUST EN EINDE Artikel 17 De lokalen dienen volledig ontruimd te zijn op het uur vermeld in het contract. Openingsuren De kroon: De kroonruimten zijn bruikbaar, elke dag , 7 dagen op 7 maar rekening houdend met volgende sluitingsuren: Op weekdagen tot 23u Zondag tot 18u DKantine: Vrijdag tot max. 1 u Zaterdag tot max. 1u
Het Bestuur van het Gc kan hierop uitzonderingen toestaan mits voorafgaandelijk aanvraag. De toelating moet uitdrukkelijk vermeld staan in het gebruikersreglement.
Straatlawaai is sowieso verboden vanaf 22u00. Gelieve ervoor te zorgen dat de bezoekers de rust van de buurtbewoners dan ook niet verstoren. De nachtrust moet ook door rokers op straat worden gerespecteerd.
ANNULERINGSVOORWAARDEN Artikel 18 Annulatie door de organisator dient schriftelijk te gebeuren. Artikel 19 Bij tijdige annulatie (tot 2 weken voor de ingebruikname) wordt er enkel een administratieve kost aangerekend van 10€. Bij een niet-tijdige annulatie wordt 50% van het totale bedrag aangerekend (14 dagen tot 5 dagen voor de ingebruikname), vanaf 5 werkdagen voor de ingebruikname wordt 100% van het totale bedrag aangerekend. Bij wijziging van het contract gelden eveneens bovenstaande maatregelen. Indien de annulatie niet zoals hierboven wordt meegedeeld is het totale bedrag verschuldigd, verhoogd met eventuele door Gc De kroon gemaakte kosten.
5/11
ALGEMENE AFSPRAKEN Artikel 20 De gebruiker brengt de lokalen, met inbegrip van sanitair, in de oorspronkelijke staat terug, ttz. meubels en materiaal op hun oorspronkelijke plaats, vloer en meubilair schoonvegen en/of poetsen, eigen materiaal en apparatuur wegnemen, lichten uit en deuren dichtdoen. Als na de verhuring een extra schoonmaakbeurt nodig is, wordt een bedrag van minimum € 75 per lokaal of € 150 voor de grote zaal aangerekend. Artikel 21 Het is ten zeerste verboden ramen, deuren, muren en vloeren te benagelen, te beplakken of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien zijn.
Artikel 22 De geldende hygiëneregels dienen nageleefd te worden. (zie bijlage)
AFWIJKINGEN EN GESCHILLEN Artikel 23 Elke afwijking op het gebruikersreglement moet aangevraagd worden. Deze aanvragen worden behandeld door de centrumverantwoordelijke, in samenspraak met het Dagelijks Bestuur van Gc De kroon, en schriftelijk vastgelegd. Artikel 24 Eventuele geschillen worden zonder verhaal door de Raad van Bestuur van Gc De kroon beslecht.
6/11
PRIJZEN ZALEN VERGADERLOKAAL 1 VERGADERLOKAAL 2 ZUILENZAAL THEATERKE DANSZAAL CREARUIMTE DKANTINE GROTE ZAAL GROTE ZAAL AANGEKLEED
CATEGORIE A
CATEGORIE B
CATEGORIE C
CATEGORIE D
gratis
15,00 €
15,00 €
30,00 €
15,00 €
15,00 €
150,00 €
300,00 €
150,00 € 15,00 €
250,00 € 30,00 €
350,00 € 300,00 €
500,00 € 500,00 €
270,00 €
300,00 €
500,00 €
750,00 €
Categorie-indeling gebruikers Categorie A Prioritair Sociaal-culturele verenigingen, organisaties en instellingen die vertegenwoordigd zijn in de algemene vergadering van een van de Brusselse gemeenschapscentra. Nederlandstalige scholen uit de eigen gemeente. Partners met wie het lokaal cultuurbeleidsplan van de eigen gemeente wordt ondertekend. Buurt- en/of wijkcomité van de buurt of wijk, waarin het gemeenschapscentrum gehuisvest is. Collega's Brusselse gemeenschapscentra. Prioritaire partners van de VGC: organisaties, die nominatim in de begroting van de VGC zijn opgenomen of waarmee een meerjaren convenant is afgesloten. (op basis van een jaarlijks vastgestelde lijst) Categorie B Non profit Alle overige non profit organisaties, verenigingen en instellingen. Diensten van Brusselse overheden (op gemeentelijk en gewestelijk niveau) en van de Vlaamse Gemeenschap. Politieke partijen (met restricties, cfr.gebruiksreglement). Categorie C Privé familiaal Privépersonen voor activiteiten met een familiaal karakter (doop, verjaardag, communie of lentefeest, huwelijk, begrafenis,…). Eigenaarverenigingen. Categorie D Profit Bedrijven (eender welke activiteit). Privé-personen met activiteiten met een winstgevend doel. Dagdelen De prijs geldt per dagdeel van 4 uur. Een dag kan uit drie dagdelen bestaan. Alle dagdelen zijn hetzelfde in prijs, ongeacht avond of weekend. (Opgelet: vanaf 5u worden 2 dagdelen gerekend)
7/11 Waarborg De waarborg is steeds het dubbele van de gevraagde prijs. De waarborg moet ‘altijd’ worden betaald/gestort voor gebruik van DKantine voor cat. C en D. Administratieve kosten Er wordt een administratieve kost van 3,00€ aangerekend. Techniek Steeds op aanvraag. Prijzen af te spreken. Kortingen Enkel jaarcontracten vanaf 20x genieten van een korting van 50%.
8/11
2. Gebruik DKantine ‘Dkantine’ is de nieuwe naam van de ruimte die vroeger werd gebruikt voor de uitbating van ons commercieel Café. Elke verwijzing naar ‘café’ moet worden vermeden bij aanduiding of verwijzing naar deze ruimte. De mogelijkheid, in en onder Kroonbeheer, tot drankgebruik/bargebruik tijdens de Kroonactiviteiten en/of een activiteit van een aangesloten vereniging of een andere gebruiker is opnieuw én blijvend verzekerd in deze ruimte. Deze ruimte wordt naast het eigen gebruik tijdens Kroonactiviteiten ook bruikbaar gesteld voor andere gebruikers onder zeer strikte bijkomende en specifieke voorwaarden: Het Dagelijks Bestuur geeft advies en eventuele toelating over elk gebruik.
DKantine valt onder het bestaande ruimtegebruik- reglement van het centrum met een extra bijgevoegd specifiek reglement: gebruik ruimte, gebruik bar, gebruik keuken, gebruik terras. Ook voor terrasgebruik is er een specifiek reglementgedeelte.
DKantine is een ruimte zoals andere ruimten van Gc De kroon met bar- en keukenmogelijkheid
Gebruik DKantine-terras: Enkel door De kroon of met aanvraag / toestemming
Vaste drankleverancier ‘ Schoentjes’ met bierstockruimte, leeggoedruimte om te tellen na gebruik, tweede leeggoedruimte voor ophalen door Schoentjes. Barstock met in, uit (tellen leeggoed) + facturatie door Kroon Gebruiker tekent lijst stock + prijslijst bestelling Gebruiker zet verbruikt leeggoed in aparte ruimte en tekent lijst af. Kroon maakt factuur op. Alle dranken moeten steeds afgenomen worden van Gc De kroon stock. Geen sterke drank toegelaten!
Gehanteerde vraagprijs drank opgelegd door De kroon aan iedere gebruiker: Via bestelling en factuur
Conciërge: opent, sluit, kassa opbergen, alarm - zoals bij elke Kroonruimtegebruik! De conciërge doet dit in opdracht/onder instructies van de centrumverantwoordelijke !!
Prijs gebruik, ‘steeds met bar/keuken’ A B C D
150 , reductie 50% voor jaarcontracten (minstens 20 x), enkel bij aangesloten verenigingen 250 350 500
Steeds effectief waarborg te betalen door cat. C en D
9/11
Respecteren milieu- en exploitatievergunning o.a.: zie ook algemeen gebruiksreglement Nachtlawaai beperken !
Beperkt terras en stil na 22u Overlast ten allen tijde vermijden Geen muziek, geschuif van tafels/stoelen , ander lawaai tijdens voorstellingen in Grote Zaal !!
Sancties bij overtreding regels/uurregeling DKantine: gradueel 1 2 3
Nederlands als eerste bedieningstaal !
Bewaken huisstijl / imago van Gc De kroon
De gebruiker gebruikt DKantine privé en geeft aan met Kroonpancarte wanneer de ruimte ook toegankelijk is voor een breed publiek Per gebruik van DKantine wordt een eindverantwoordelijke aangeduid voor gebruikscontract/ baren/of keukengebruik.
10/11
3. Aandachtspunten en tips voor de gebruiker • • • • • • • • • • • • • • •
De kroon heeft 2 ingangen: ingang JB Vandendrieschstraat en ingang Kerkstraat! (vermelden welke ingang zal worden gebruikt bij uitnodiging evenement) Geen enkel vuur in welke vorm ook toegelaten Elk binnengebracht elektrisch toestel moet door De kroon worden gekeurd en Kroontechnieker geeft al of niet toelating Niets aan muren bevestigen zonder toelating Bij veel verwacht volk: toiletdame voorzien voor onderhoud en toezicht Nooduitgangen enkel te openen bij nood! Grote zaal: bij openen deuren bij ingang van de grote zaal steeds beide deuren tegelijkertijd openzetten Alle gebruikt materiaal moet terug proper zijn Bij verlaten Kroon: conciërge of andere Kroonmedewerker kijkt alles na en sluit af Bij mogelijkheid ‘nachtlawaai’ dient de gebruiker in te staan voor ‘stewards’ De kroon kan ook de gebruiker opleggen om ook binnen ‘stewards’ te voorzien Huur materiaal mogelijk bij : o.a. Rent Event, Schoentjes, VGC-uitleendienst,…etc. De Kroon stelt in principe geen eet- & drankmateriaal ter beschikking Geen gewone afwas mogelijk en dus niet toegelaten , wel mogelijk: wasbak voor glazen is wel aanwezig. De kroon stelt 2 frigobars ter beschikking van de gebruiker die het wenst.
Lijst materiaal aan te vragen door de gebruiker bij zaalgebruik met drank zonder winstoogmerk met toelating door De kroon buiten de DKantine Drankenleverancier: DRANKENSERVICE SCHOENTJES Bergensesteenweg 747 1600 Sint-Pieters-Leeuw Tel.: 02 569 04 50
[email protected] • • • • • • • •
Drankbestelling: basis (bieren, waters, …), wijn indien gewenst Flessenfrigo’s Glazen: bier, wijn, flutten, waters, … Bierviltjes Tap met moersleutel Bonbon CO2 Partytafels Opdienborden/plateaus
(Prijzen uitleenmateriaal te bevragen bij de leverancier) • • •
Gebruiker bestelt rechtstreeks bij drankleverancier Schoentjes en er wordt op de naam van gebruiker gefactureerd Gebruiker meldt zelf aan De kroon wanneer Schoentjes zal leveren en wanneer Schoentjes leeggoed komt ophalen Materiaal (buiten drank) bij Schoentjes gevraagd wordt mede door hem gefactureerd
11/11 •
Leveringsbon van Schoentjes ligt bij bestelling – bestelling wordt geplaatst in aan te geven ruimte door Kroon op donderdag
• •
Gebruiker sorteert alle materiaal: leeg bij leeg, vol bij vol en plaats dit waar De kroon het zal aangeven Schoentjes haalt meestal materiaal op maandag en telt alles na
•
Schoentjes maakt factuur en wordt bezorgd aan gebruiker
•
Gebruiker telt zelf gebruikt en overgeleverd materiaal en houdt dit lijstje bij ter controle van factuur of eventueel betwisting.
Lijst materiaal door de gebruiker zelf te voorzien bij zaalgebruik met drank/eten zonder winstoogmerk en na toelating door De kroon buiten de DKantine • • • • • • • • • • •
Kroonstopwipper Wijnaftrekker Afwasproduct Schotelvod Handdoeken Wijn of andere drank Catering / cateraar: alles moet binnen en buiten in 1 beweging Vuilzakken: zelf mee te brengen en mee te nemen bij verlaten zaal Leeggoed: direct naar container of zelf mee te nemen Eetgerief: borden, bestek, glazen, … Geaarde verlengsnoeren / reglementaire contactdozen
Inzet technieker • • • • •
De Kroontechnieker is de enige gemachtigde om De kroon/theater uitrusting te gebruiken. Inzet van externe technieker kan enkel bij toelating door De kroon. Lijst van gasttechniekers is ook beschikbaar. De inzet van de Kroontechnieker en/of gasttechnieker dient rechtstreeks met hem/haar te worden vergoed door de gebruiker volgens een vast tarief per uur. De kroon beslist ten allen tijde en autonoom of een inzet van eigen technieker of gasttechnieker nodig is.
