Introductie vrijdag 11 maart 2016 8:37
Workshop “Werken vanuit de Noorderportal” Handleiding voor trainers
Inleiding De workshop start met een PowerPointpresentatie die wordt verzorgd door een medewerker van Noorderpoort. TIP: zet alvast de Noorderportal film klaar (via YouTube) in een apart venster, zodat je straks deze meteen paraat hebt.
Welkom (dia 1) Heet een ieder van harte welkom in deze workshop.
Agenda workshop (dia 2) Geef aan welke onderwerpen er in deze workshop op de agenda staan en geef ook aan dat er tussendoor een tweetal korte pauzes zullen zijn. Aangeven dat het de bedoeling is dat bij ieder onderwerp eerst wordt geluisterd naar de uitleg door de trainer en daarna telkens de gelegenheid is om zelf te oefenen.
Waarom? (dia's 3 & 4) Er is gekozen voor één portaal (de Noorderportal) waarin je in één oogopslag ziet wat de dag voor jou brengt; actueel nieuws, de laatste gesprekken, aantal ongelezen berichten, jouw agenda, toegang tot jouw applicaties et cetera. Alles in één overzichtelijke webpagina. Een portaal waarin je sneller de juiste informatie (documenten en personen) kan vinden dan nu het geval is. Waarin het samenwerken tussen docenten onderling en docenten en studenten wordt ondersteund. En omdat de wereld van de student tegenwoordig zich met name op het digitale vlak afspeelt en wij daar als Noordpoort daarop willen aansluiten en in willen meegaan, moeten we zelf ook digitaal gaan (samen)werken. Om dit alles mogelijk te maken is gekozen voor het Office 365platform van Microsoft. Deze keuzes leveren ons tijd, gemak en dus geld op, waarmee wij het onderwijs kunnen verbeteren en zorgen voor een grotere tevredenheid van de studenten. [Optioneel: de info in het notitiegedeelte van dia 4 noemen] Een onderzoeksbureau heeft onderzocht dat het zoeken naar de juiste informatie gemiddeld 1.853 euro per werknemer per jaar kost.
Workshop Pagina 1
Directe (persoonlijke) hulp (dia 5) Bij de livegang op 7 april is of zijn er medewerkers van het implementatieteam aanwezig op locatie. Herkenbaar aan de grijze longsleeve shirts met het logo van "Slimmer Werken" op de voorzijde en de tekst “Durf te vragen!” op de achterzijde. Mochten zij geen antwoord kunnen geven op de gestelde vragen, dan kan de medewerker bij de Servicedesk de vraag stellen.
Workshop (dia 6) Geef aan dat we starten met het tonen van de Noorderportal film en dat in deze volgorde de verschillende onderdelen van de Noorderportal zullen worden behandeld. Nogmaals aangeven dat het de bedoeling is dat eerst wordt geluisterd naar de uitleg door de trainer en daarna telkens de gelegenheid is om zelf te oefenen. Dit om onrust tijdens de workshop te voorkomen.
Noorderportal film (dia 7) Laat de film zien door op de hyperlink/koppeling in de dia te klikken. ( of start de versie die je al heb klaar staan) Deel na het tonen van de film de aanwezige deelnemers in groepjes van circa 4 personen. Deze indeling gebruiken we voor het samenwerken in “Groepen”. Geef aan dat we in de testomgeving van de Noorderportal gaan werken en dat we daar alles kunnen en mogen doen wat we willen, zonder dat dit consequenties heeft voor onze mail, agenda en bestanden. Deze testomgeving biedt de mogelijkheid in de workshop om alle functionaliteiten uit te proberen, zonder dat dit nadelige gevolgen heeft. Men ziet in deze testomgeving dan ook niet zijn/haar eigen e-mailberichten of bestanden! (uitgezonderd degenen die al eerder de workshop voor de I-teams heeft meegemaakt). Ook even vermelden dat afmelden in de browser een goede gewoonte is.
Noorderportal (dia 8) Geef aan dat je eerst de hele Noorderportal gaat uitleggen en dat men daarna pas mag inloggen om er zelf mee aan de slag te gaan. Actueel In Actueel worden de vier meest recente nieuwsitems weergegeven. Per nieuwsitem dat wordt geplaatst, wordt automatisch de publicatiedatum ingesteld. De nieuwsitems worden chronologisch getoond; nieuwste eerste, oudste laatst. Klik op een bericht om het te openen, in een nieuw tabblad. Leg uit wat hier te zien is: onder andere wie, wanneer dit bericht geplaatst heeft, de mogelijkheid om de redactie te tippen en de mogelijkheid om op een bericht te reageren (ongeveer zoals met Facebook). Sluit het tabblad. Om alle nieuwsitems te zien, klikt de gebruiker op "Lees meer…". De pagina met alle nieuwsitems opent in een nieuw tabblad! Laat zien hoe je nieuwsberichten kunt zoeken en vinden, door het zoekvenster te gebruiken. Op deze pagina kan de gebruiker ook de instellingen aanpassen, maar dat lichten we straks toe aan de hand van het tandwiel op de homepage. Na toelichting kun je dit tabblad weer sluiten. Om de nieuwsbronnen te (de)selecteren klikt de gebruiker op het tandwiel, waarna er een lijst met alle locaties en scholen uitklapt. Hier kan de gebruiker zelf de nieuwsbronnen selecteren door deze aan of uit te vinken. Mijn Tijdlijn In "Mijn tijdlijn" wordt van maximaal tien door de gebruiker te selecteren groepen de laatste berichten getoond. Hierop wordt pas wat zichtbaar als je in een groep een bericht hebt geplaatst én die groep hier geselecteerd hebt. Dit gaan we later behandelen bij het onderwerp Groepen. Mijn apps en de app launcher Workshop Pagina 2
Mijn apps en de app launcher Mijn apps bevat alle applicaties van het Noorderpoort. Maar … je hebt misschien niet tot alle apps toegang. Om technische redenen is het niet mogelijk om op basis van de gebruiker te bepalen welke apps je nu hebt en je ook in de Noorderportal zou moeten hebben. Dat betekent dat je hier dus apps ziet waar je mogelijk geen toegang toe hebt. Bij de livegang van de Noorderportal zullen een aantal standaard apps al voorgeselecteerd zijn (denk onder andere aan Mail, Agenda en OneDrive). Welke apps je hier als tegel zichtbaar maakt is afhankelijk van de persoonlijke selectie die je maakt. Toon hoe het instellen van de Mijn apps in zijn werk gaat: aan- en uitvinken en verschuiven (volgorde bepalen) van de apps. Op de Noorderportal is een aangepaste launcher (Keuzetegel) aanwezig. De instelling die je maakt in Mijn Apps zijn ook gelijk zichtbaar in de app launcher (Keuzetegel) in de linker bovenhoek in de Noorderportal. Op alle andere plaatsen in Office365 is de standaard app launcher (Keuzetegel) van Microsoft aanwezig. Snel naar In "Snel naar" vindt je een overzicht van koppelingen naar andere applicaties (die nog niet geschikt zijn voor gebruik met een browser) en pagina's in Kompas. Zodra een applicatie geschikt is om gebruikt te worden via de browser zal deze aan Mijn apps worden toegevoegd.
Welke koppelingen je hier zichtbaar maakt is afhankelijk van de persoonlijke selectie die je maakt. Toon hoe het instellen van "Snel naar" in zijn werk gaat: aan- en uitvinken en verschuiven (volgorde bepalen) van de koppelingen. Mijn Groepen In "Mijn groepen" kunnen maximaal tien door de gebruiker te selecteren groepen worden getoond. De selectie van "Mijn tijdlijn" en "Mijn groepen" staan los van elkaar. Op dit moment is hier nog niets zichtbaar omdat je nog geen lid bent van een Groep (uitgezonderd degenen die al eerder de workshop voor de I-teams heeft meegemaakt). Zoeken Als laatste onderwerp van de workshop zal Zoeken aan bod komen. Voor nu wordt deze dus niet behandeld. Goedemiddag [naam] Hieronder verschijnen belangrijke berichten, zoals bijvoorbeeld storingen aan centrale systemen. Hier zijn voor de gebruiker geen instellingen mogelijk. Mijn agenda Mijn agenda toont jouw agenda voor deze dag. Waarschijnlijk staat er nu nog niets in, maar als we straks met de oefeningen aan de slag zijn is het goed om af en toe eens op de homepage te kijken. Door op een item te klikken ga je gelijk naar jouw agenda en het agendaitem. In de toekomst zal hier ook Xedule op aangesloten worden, waardoor je in één overzicht ook jouw rooster ziet. Om het onderscheid duidelijk te maken tussen jouw agenda en het rooster, zal er gewerkt worden met verschillende kleuren. Mijn inbox In Mijn inbox vindt je een overzicht van het aantal ongelezen berichten. Waarschijnlijk staat er nu nog niets in, maar als we straks met de oefeningen aan de slag zijn is het goed om af en toe eens op de homepage te kijken. Door op de regel met ongelezen berichten te klikken, ga je meteen naar jouw postvak In (opent in een nieuw tabblad).
Overige items De overige items (Twitter, OV9292 etc.) zijn nog in ontwikkeling. Die zullen we in deze workshop niet gebruiken.
Inloggen (dia 9) Workshop Pagina 3
Inloggen (dia 9) Oefening Vanaf het moment dat er met de Noorderportal gewerkt kan worden - bij de oefeningen -, is het wenselijk om de deelnemers een InPrivate venster(IE11) te laten gebruiken of een Icognitovenster (Chrome). Op deze manier voorkom je dat men niet kan inloggen in de testomgeving en vermijd je het probleem dat men de volgende dag automatisch inlogt op de testomgeving. • Gebruik voor het inloggen de URL: https://portal.office.com • Vul bij jouw inlognaam het volgende in:
[email protected] en kik op de TAB-toets. Je wordt naar een volgend scherm geleid waar je het wachtwoord (“Welkomnp2016”) kan invullen. Hierna kom je weliswaar niet op de homepage van de portal terecht maar op de homepage van Office365. • Klik op het woord “Noorderportal” in de zwarte balk bovenin en je komt op de homepage van Noorderportal terecht.
E-mail (dia 10) Vanaf hier neemt de andere (in de meeste gevallen de externe) trainer het over. Let op: Eerste keer naar Outlook moet men de tijdzone goed instellen! We gaan er vanuit dat de meesten al enige tijd met mail werken, daarom zal de trainer even moeten polsen of er nog vragen zijn over het algemene gebruik van mail. Indien dat zo is, dan kunnen deze alsnog behandeld worden en anders kan dit gedeelte (basishandelingen) versneld worden doorgelopen en worden alleen de extra's behandeld. "Delen is het nieuwe mailen!": Geef vooral aandacht aan het bijvoegen van een bijlage als OneDrivebestand, waardoor het wordt gedeeld en niet fysiek als bijlage wordt toegevoegd aan de e-mail! Vertel hierbij ook het verhaal over OER (zie de bijlage) in verband met het effect van fysiek delen van een document!
Agenda (dia 11) We gaan er vanuit dat de meesten al enige tijd met agenda werken, daarom zal de trainer even moeten polsen of er nog vragen zijn over het algemene gebruik van agenda. Indien dat zo is, dan kunnen deze alsnog behandeld worden en anders kan dit gedeelte (basishandelingen) versneld worden doorgelopen en worden alleen de extra's behandeld.
OneDrive Noorderpoort (dia 12) Leg uit dat hier alleen informatie opgeslagen dient te worden die: • Betrekking heeft op het werken bij Noorderpoort, én • persoonlijk is! Denk hierbij bijvoorbeeld aan declaratieformulieren, functioneringsverslagen en beoordelingsverslagen. Alle andere informatie, die gedeeld wordt met collega's, dient in een Groep geplaatst te worden. Denk hierbij ook aan conceptdocumenten! Zie hiervoor de richtlijnen in de bijlage.
Personen (dia 13) Leg duidelijk het verschil uit tussen "Distributielijsten/distributiegroepen", "Groep contactpersonen" (termen gebruikt in het onderdeel Contactpersonen in de lokale Outlook) en "Lijst met contactpersonen" (term gebruikt in Outlook Online).
Groepen (dia 14) Iedereen kan en mag een Groep aanmaken. Let wel goed op de instelling; openbaar of privé. Deze instelling is na het aanmaken niet meer te wijzigen!
Workshop Pagina 4
Bij de oefeningen ook de gespreksfunctie laten gebruiken en laten zien dat deze (bij selectie van de juiste groep) ook op de homepage verschijnt!
OneNote online (dia 15) Zit in groepen.
Zoeken (dia 16) De zoekfunctie zoekt NIET in "Actueel" en in "Snel naar". Keer terug naar de PowerPoint presentatie voor de afronding van de workshop!
Workshop Pagina 5
Trainer informatie
Altijd eerst uitleg en dan doen! Cursief gedrukte tekst zijn onderwerpen die op de zogenaamde "Snel naar"- kaarten staat (wel behandelen). Blauwe tekst is extra en kan behandeld worden als er tijd en vraag naar is. Als de term "Groep" of "Groepen" wordt gebruikt met een hoofdletter, dan bedoelen we daar de O365groepen functie mee. Uitleg van de trainer
Doen (door de deelnemer)
Tijd
Totaal
Trainer
Wat gaan we doen? (PPT) Informatie staat in de notities in de PowerPointpresentatie.
-
15 min
15
Intern
15 min uitleg 10 min doen
40
Intern
10 min uitleg 5 min doen
60
Extern
15
70
Noorderportal Kolom/zone 1: Actuele info Kolom/zone 2: Wat heb ik voor mijn werk nodig? Kolom/zone 3: Wat heb ik vandaag nodig?
Instellen van Actueel en Mijn tijdlijn Instellen van Mijn Apps, Snel naar, Mijn Groepen
Vanaf dit onderwerp deelnemers wijzen op hulp via het vraagteken. Maak groepen van 4 personen die in deze workshop gaan samenwerken.
Mail 1. Openen 2. Maken 3. Beantwoorden 4. Map aanmaken
1. Instellingen 2. Automatisch antwoorden 3. Je digitale handtekening aanmaken en instellen 4. filtering op niet relevante mail 5. Bijlagen ("Delen is het nieuwe mailen!") 6. Een map favoriet maken 7. Het filter veranderen ( datum op of aflopend etc) 8. Instelling om gesprekken niet meer te groeperen 9. Gedeeld postvak openen en ermee werken
Twee manieren van bericht openen Bericht verzenden Bericht beantwoorden Map aanmaken, wijzigen en verwijderen Instellingen Automatisch antwoorden instellen Je digitale handtekening aanmaken en instellen Pas het filter aan Stuur iedereen in jouw groepje een mail met een bijlage (=delen) Voor degenen die een gedeelde postvak beheren; open de gedeelde postvak en stel daar ook de handtekening in.
pauze Workshop Pagina 6
pauze
15
Agenda 1. Openen 2. Item toevoegen 3. Andere agenda openen 4. Agenda inhoud delen 5. Meldingen aanpassen 6. Skype uitnodiging maken in de agenda
Agenda van een collega openen 10 min uitleg Agenda inhoud delen met 15 min doen anderen Pas de meldingen aan Maak een Skype afspraak met jouw groepje
OneDrive (Noorderpoort-privé) 1. Openen van de OneDrive 2. Nieuw document aanmaken 3. Naam wijzigen document 4. Document uploaden 5. Document bewerken 6. Samenwerken in document 7. Document verwijderen 8. Document delen 9. Het stoppen van delen 10. Gedeeld met mij 11. Extra opties (de drie puntjes) 12. Recent 13. Prullenbak (2x) 14. Synchroniseren met computer (Alleen vertellen! Kan niet getoond worden op de testomgeving.)
15 min uitleg 20 min doen
Office Online Samen werken aan document Maak duidelijk wat het verschil in offline en online werken is Personen 1. Adressenlijst (persoonlijk) 2. Verschil tussen distributielijst (=lijst met contactpersonen) en Groepen! 3. Adressering in e-mail
95
Extern
130
Extern
Maak een nieuw document aan. Wijzig de naam van het document Plaats tekst in het document
Deel het document met jouw groepje. Werk samen in het document Stop het delen.
Samenwerken in een document komt al aan bod tijdens het onderwerp OneDrive!
Maak een eigen lijst met contactpersonen aan.
Extern
10 min uitleg 10 min doen
150
15
165
10 min uitleg 15 min doen
190
Extern
Maak een nieuwe e-mailbericht en kies als geadresseerde de eigen gemaakte lijst met contactpersonen of een Groep.
Pauze Groepen 1. Aanmaken via OneDrive of Outlook 2. Privé of openbaar!! 3. Favoriet maken 4. Gesprekken 5. Agenda 6. Bestanden 7. Notitieblok (OneNote) (zie hieronder) 8. Groep verwijderen
70
Maak met jouw (workshop) groepje een Groep aan Start een gesprek en kijk op de homepage van de Noorderportal of deze ook zichtbaar is. Maak een document aan en werk er gelijktijdig in samen Maak een agenda afspraak en ontdek hoe deze in jouw agenda komt.
Workshop Pagina 7
Extern
OneNote Online 1. Notitieblok 2. Sectie 3. Pagina
5 min uitleg Open het notitieblok 10 min doen Maak een nieuwe Sectie aan Maak een nieuwe Pagina aan Eventueel samenwerken in een notitieblok.
205
Extern
Zoeken (Delve) 1. Zoeken via de Noorderportal 2. Zoeken via profielpagina (Delve) 3. Profielpagina uitleggen via knop "Over mij"
Zoek via de portal naar 10 min uitleg bijvoorbeeld een collega of een 15 min doen woord
220
Extern
Zoek in Delve naar een bestand.
Ruimte voor vragen Einde
240
Telefoon (smartphone): 1. App Groepen 2. Tegel Noorderportal (snelkoppeling) op homepage
Extern
Workshop Pagina 8
