Workshop verkrijgen requirements Draaiboek requirementsontwikkeling sessie
SYSQA B.V. Almere
Organisatie Titel Onderwerp
SYSQA B.V. Workshop verkrijgen requirements
Pagina Versie Datum
2 van 6 1.1 16-03-2011
Beschrijving van het draaiboek Korte procesbeschrijving Uitgangspunt voor het offerteproces is dat alle producteigenschappen van de te (her- of ver)bouwen applicatie duidelijk en SMART zijn beschreven, zodat op basis van deze requirements / klanteisen een quote kan worden opgesteld door de (interne) leverancier, bij voorkeur met gebruik van een indicatieve Functiepuntanalyse (FPAi). In dit draaiboek wordt uitgegaan van een FPAi. Wanneer de requirements onvolledigheid of onduidelijkheid of onvoldoende diepgang hebben, dan dient zo snel mogelijk tijdens het offertetraject via een sessie / workshop met de benodigde stakeholders deze klanteisen verder te worden aangevuld c.q. verder te worden gewerkt. Daar waar er geen of vrijwel geen requirements zijn (i.e. waar de opdrachtgever niet precies voor ogen heeft wat de applicatie dient te doen of aan dient te voldoen) dient dit conform best practices in een apart traject (vooronderzoek) plaats te vinden en leidt tot een definitiestudie / visiedocument. Dit wordt bij voorkeur uitgevoerd conform een Request for Information (RfI). Wanneer de klanteisen duidelijk en volledig (diepgaand) zijn, wordt zo snel mogelijk tijdens het offertetraject de omvang bepaald via FPAi. Met behulp tooling (eventueel EXCEL) worden consequenties van keuzes vertaald naar (doorloop-)tijd, geld en benodigde resources. Onderstaand de activiteiten c.q. draaiboek voor een tweetal typen van sessies: 1. Een (serie van) sessie(s) om te komen tot het opstellen van duidelijke en SMART beschreven klanteisen, ervan uitgaande dat er geen business informatie in een Visie document of een definitiestudie beschikbaar is. 2. Een sessie voor het op basis van deze requirements / klanteisen uit te voeren indicatieve Functiepuntanalyse (FPAi) om te komen tot een leverancier quote. Afhankelijk van de hoeveelheid beschikbare input (zie onderstaand overzicht voor mogelijke input) kan een bepaalde stap in het draaiboek komen te vervallen of minder zwaar worden ingezet. Sessie Opstellen klanteisen
Sessie FPAi Input
Een vraagdefinitie Stakeholder analyse: Klant / opdrachtgever (Eindgebruiker) Programmamanager Architect Applicatiebeheer: Lead Engineer Technisch beheerder (rekencentrum)
Almere © 2011
Stakeholder analyse: Klant / opdrachtgever Contractmanager / Sales Programmamanager Architect Applicatiebeheer: Lead Engineer Teamleider (voor bemensing) Technisch beheerder
Proud of it
Organisatie Titel Onderwerp
SYSQA B.V. Workshop verkrijgen requirements
Business informatie waaruit klanteisen kunnen worden gedestilleerd, zoals een business case, definitiestudie, vooronderzoek, beschrijving aan te passen bedrijfsproces, systeeminformatie, nieuwe wetgeving, etc. Voorzitter Contractmanager / Sales Ondersteuning EXCEL-sheet of specifieke tooling, zoals Caliber (Borland) Requisite Pro (IBM)
Almere © 2011
Pagina Versie Datum
Visiedocument klanteisen).
3 van 6 1.1 16-03-2011
(lijst
Facilitator Tooling voor opstellen FPAi Handboek of werkinstructie
Proud of it
met
Sessie Opstellen klanteisen
1
Activiteiten
Handelingen
1. Organiseren sessie
Uitnodigen stakeholders voor een sessie (o.b.v. stakeholder analyse). Beschrijven in de uitnodiging de doelstelling en het uit te voeren voorwerk (zie stap 2). Meesturen van vraagdefinitie en eventueel beschikbare business informatie. Uitnodiging met bijlagen Bepalen van de voorzitter van de sessie(s): Contractmanager/ Sales of andere facilitator.
2. Voorwerk deelnemers sessie
Destilleren randvoorwaarden, verwachtingen, behoeften, e.d. uit het toegezonden materiaal voor zover dat nog niet in de vraagdefinitie is opgenomen. Controleren vraagdefinitie en requirements/business informatie op mogelijke tegenstrijdigheden. Toevoegen uit eigen ervaring / achtergrond / functie waarschijnlijk benodigde requirements (waar mogelijk gebruikmakend van de organisatie-/afdelingseigen acceptatiecriteria / non-functional requirements). Ruim van tevoren opsturen naar facilitator (conform afspraak).
3. Voorwerk Facilitator
Verzamelen en vertalen in klanteisen van de behoeften, verwachtingen, randvoorwaarden en interfaces van stakeholders. Controleren op mogelijke tegenstrijdigheden. Overzichtelijk weergeven klanteisen, waar mogelijk al basis leggen voor prioritering. Opnemen van klanteisen in Caliber/Requisite Pro of EXCEL sheet. Versturen overzicht aan deelnemers.
4. Houden sessie(s)1
Oplossing vinden voor c.q. keuze maken bij tegenstrijdige klanteisen. Creëren van consensus over klanteisen, waarbij opdrachtgever laatste woord heeft Overzicht geprioriteerde functionele en over functionaliteit en architect/beheer aangaande acceptatiecriteria. non-functionele requirements Prioriteren van klanteisen (bijvoorbeeld o.b.v. MoSCoW). (klanteisen) Waar nodig en mogelijk verfijnen en verder uitwerken van de klanteisen tot requirements voor product en productcomponenten (system features).
Indien nodig dient deze sessie meerdere keren met betrokken stakeholders te worden uitgevoerd tot aan de eisen voor output is voldaan.
Output
Overzicht per stakeholder van: Kwaliteitsverwachtingen en/of acceptatiecriteria Gebruikersrequirements Non-functional requirements Business requirements Systeem requirements Overzicht mogelijke tegenstrijdigheden
Overzicht klanteisen, waarbij eventuele tegenstrijdigheden zijn aangegeven en (waar mogelijk geprioriteerd)
Organisatie Titel Onderwerp
SYSQA B.V. Workshop verkrijgen requirements
Pagina Versie Datum
5 van 6
Activiteiten
Handelingen
Output
5. Afronding
Invoeren c.q. aanpassen requirements in bestaande Caliber/Requisite Pro bestand of EXCEL sheet. Beschrijven van system features / producteigenschappen o.b.v. opgestelde (business) requirements / klanteisen Nadrukkelijk (SMART) beschrijven in Visiedocument. Expert review van Visiedocument door alle betrokken stakeholders.
Klanteisen digitaal beschikbaar Gereviewed en geaccordeerd Visiedocument
Sessie FPAi (schatting) Activiteiten
Handelingen
Output
1. Organiseren sessie
Uitnodigen stakeholders voor een sessie (o.b.v. stakeholder analyse). Beschrijven in de uitnodiging de doelstelling en het uit te voeren voorwerk (zie stap 2). Uitnodiging met bijlagen Meesturen van vraagdefinitie en Visiedocument met de uitnodiging. Bepalen van de voorzitter van de sessie(s): Facilitator met specifieke kennis FPAi..
2. Voorwerk deelnemers sessie
Afzonderlijk bepalen door iedere stakeholder voor elk requirement een functionele omvang met keuze per requirement uit de klassen “eenvoudig (klein)”, “gemiddeld” of “groot (moeilijk)” Ruim van tevoren opsturen naar facilitator (conform afspraak).
3. Voorwerk Facilitator 4. Houden sessie
Samenvoegen tot één overzicht. Versturen overzicht aan deelnemers.
Klassenindeling voor elk requirement (gemiddelde van alle stakeholders)
Resultaten met elkaar vergelijken en per requirement bepalen: Hamerstuk (consensus) Aanscherping requirements Uitwerken in subrequirements Laten vallen (Sub)requirements opnieuw laten waarderen (centraal).
Almere © 2011
Klassenindeling voor elk requirement
Samenvattend: 1. Bepalen omvang functionele requirements (FPAi) 2. Bepalen risico opslag nonfunctional requirements 3. Maak eerste conceptschatting
Proud of it
Organisatie Titel Onderwerp
SYSQA B.V. Workshop verkrijgen requirements
Activiteiten
Pagina Versie Datum
6 van 6
Handelingen
Output
Totaal aantal functiepunten per deelnemer berekenen en daaruit het gemiddelde bepalen. Non-functional requirements centraal waarderen, resulterend in een correctiefactor op de Productivity Index die gebruikt wordt in FPAi. Schatten (centraal) van doorlooptijd, te besteden tijd, bemensing en kosten m.b.v. tooling FPAi o.b.v. functiepunten en Productivity Index. Beoordelen van de schatting; bepalen alternatieve schatting. 5. Afronding
mbv tooling FPAi 4. Prioriteit / fasering Een schatting van de doorlooptijd, te besteden tijd, bemensing en kosten
De uitkomst van de schatting kan de volgende resultaten bewerkstelligen: 1. De geschatte doorlooptijd, te besteden tijd, bemensing en kosten zijn niet in overeenkomst met de wensen/verwachting van de opdrachtgever, waardoor: Afwijzen van de vraag Vervallen vraag of consensus (geen Heroverweging van de vraag (terug naar stap 4) akkoord!) over schatting op te nemen 2. De geschatte doorlooptijd, te besteden tijd, bemensing en kosten liggen in lijn van of in de offerte overtreffen de wensen/verwachting van de opdrachtgever, waardoor voordragen / opnemen van schatting in de offerte.
Almere © 2011
Proud of it
