BIM Draaiboek workshop managers Hoofddoel 1. Managers motiveren en in beweging brengen voor het gebruiken van BIM 2. Handreikingen bieden om een succesvolle veranderaanpak te kunnen ontwikkelen voor de implementatie van BIM. Afgeleide doelen: het persoonlijk doorleven van de andere werkwijze en de daarbij gewenste gedragsverandering, het ervaren van weerstanden en terugval in oude patronen het zien van implementatierisico’s en ontwerpen van maatregelen (interventies) ter reductie van de effecten ervan het vormgeven van een aanzet tot een eerste implementatieplan op hoofdlijnen
Doelstellingen van de opdrachtgevers 1. “wat moet er gebeurd zijn als we de deur uitlopen” 2. “wat gaan we concreet doen”
1
Programma-opzet 9.00 uur
Ontvangst met koffie etc
9.15 uur – 9. 45 uur
Opening, kennismaking, toelichting programma, doelstellingen opdrachtgever en workshoporganisatie
9.45 uur – 10.00 uur
Toelichting op de centrale praktijkcasus
10.00 uur – 11.00 uur
De traditie: de vertrouwde werkwijze Simulaties uitvoeren
Doel: deelnemers in hun oude patronen en werkwijzen vastzetten Werkvorm: in groepen van 4 à 5 een simulatie uitvoeren van twee projectvergaderingen die direct betrekking hebben op de praktijkcasus.
Casusbehandeling volgens de “traditionele werkwijzen” Rollen benoemen Programmering projectbijeenkomsten o o o o
Projectbijeenkomst 1 Vergaderschema Doel van de vergadering Agenda
o o o o
Projectbijeenkomst 2 Vergaderschema Doel van de vergadering Agenda
Beschrijving rollen Interventies en beoogde effecten vastleggen Punten van observatie tijdens simulaties expliciet maken 1 2
3
De wijze waarop de projectsturing wordt uitgevoerd: verantwoordelijkheden, werkwijze en resultaat Waarop is de omgang en het ervaren gedrag (samenwerking, macht, etc) tussen stakeholders in het krachtenveld gebaseerd. Wat zien we gebeuren is de samenwerking Wat is het informatieniveau van de deelnemers en waarop baseren zij beslissingen 2
4
Wat kenmerkt de casus, is dit traditioneel (representatief) te noemen
11.00 uur – 11.20 uur
De traditionele werkwijze: de analyse
Doel: de routine wat betreft werkwijze en gedrag scherp in kaart brengen Werkvorm: Analyse per simulatiegroep, begeleid door werkgroep BIM Punten van analyse Wat zijn de ervaringen van de partijen, wat viel op, had het anders en beter gekund? Wat zijn de ervaringen van de deelnemers? Was het project herkenbaar?
11.20 uur – 11.40 uur
De traditionele werkwijze: het resultaat Plenair de resultaten van de groepssimulaties samenvoegen, gecompleteerd met de observaties en getoetst aan de doelstellingen opdrachtgever.
11.40 uur – 12.40 uur 1
2
3
Uitleg over BIM in 3 stappen
korte introductie en karakterisering van de methodiek en het „wenkend perspectief‟ voor de organisatie. Het gaat hier om een toelichting op de rollen, verantwoordelijkheden, procesintegratie en de kernpunten van BIM ( 10 min) Deze zijn: - In een project werkt u samen (“samen optrekken”) in een netwerk zonder machtsverhoudingen - U dient het proces te organiseren door „rollen‟ te onderscheiden en aan rollen verantwoordelijkheden toe te kennen in termen van communicatieprocedures en informatieoverdracht - Rollen dienen samen te werken op basis van een klant-/leveranciersverhouding - U dient de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie van het project en het bouwwerk (het virtuele bouwwerk) te beleggen bij één rol. Het wenkend perspectief: - Alle informatie toegankelijk in één bouwwerkinformatiesysteem - Integratie van alle vakdisciplines en alle ontwerpaspecten/invloedsfactoren - Een doelgericht proces: functionele eisen gekoppeld aan objecten en 3Dtoetsing - Expliciet werken en traceerbaarheid: wie heeft wat besloten, op welk moment en om welke reden. uit de praktijkcasus van de dag wordt een onderdeel uitgelicht welke met behulp van BIM wordt uitgewerkt. Het benoemen van de rollen en de uit te voeren opdracht worden in deze stap uitgelegd. (10 min) in deze stap wordt de casusopdracht volgens de werkwijze BIM op interactieve wijze met de groep uitgevoerd. Doel: Het resultaat is dat de groep ‘spelenderwijs’ kennis maakt met BIM. Het levert tevens een handleiding (receptuur) op waarmee de opdracht in het middagprogramma kan worden ondersteund. (30 tot 40 min) Werkvorm: De presentator (Henk) neemt de rol op zich van bouwwerkregisseur en de groep wordt verdeeld over de andere gekozen rollen.
3
De stappen 3a, 3b en 3c worden uitgelegd. Bij stap 3d wordt op interactieve wijze de opdrachtuitvoering ter hand genomen en steeds wordt een transitie door de bouwerkregisseur afgesloten zodat de regie expliciet bij de presentator blijft liggen. De 3D-review wordt als projectbijeenkomst gesimuleerd. De resultaten zijn voorbereid en kunnen door de bouwwerkregisseur getoond worden (dit vereist de aanmaak van enkele modellen). 3a De casus wordt toegelicht. Opdracht is om een voorontwerp te maken van een fietstunnel onder het spoor nabij de Molendijk in Rijssen, één en ander passend in het programma van eisen. 3b De organisatie wordt opgezet. Movares verzorgt het voorontwerp in opdracht van ProRail. Movares stelt een bouwwerkregisseur aan die verantwoordelijk wordt voor de organisatie en uitvoering van de opdracht. De bouwwerkregisseur creëert een samenwerking bestaande uit de volgende rollen: - Bouwwerkregisseur - System engineer - Omgeving engineer - Wegontwerper - Constructie ontwerper - Adviseur verkeerstechniek - Adviseur constructies - Adviseur ruimtelijke coördinatie - Opdrachtgever - Adviseur Gemeentelijke coördinatie 3c De informatie-organisatie wordt opgezet. De Bouwwerkregisseur initialiseert een bouwwerkinformatiesysteem. Daarin wordt een basisinformatiestructuur opgezet, bestaande uit: - Eisen - Bouwwerkdecompositie o Spoor o Wegen o Constructies o Terrein o Kabels en Leidingen - Omgeving o Terrein o Bebouwing o Kabels en leidingen Voor iedere uitvoerende rol wordt een informatieleverings-specificatie klaargezet. Deze specificatie is tweezijdig en omschrijft nauwkeurig: - Welke gegevens te leveren (scope en inhoud) - Hoe te leveren (vorm) - Op welke moment te leveren (tijd). 3d Uitvoering van het voorontwerp. De Bouwwerkregisseur zet het proces in werking: gezamenlijk te nemen stappen: - Verzoek aan de System engineer om de eisen en objectstructuur voor bouwwerk en omgeving aan te leveren. Wordt geleverd. - De bouwwerkregisseur stelt voor iedere eis vast volgens welke methode en door welke rol de verificatie uitgevoerd moet worden
4
-
Verzoek aan de Omgeving engineer om voor de locatie en directe omgeving de informatiemodellen aan te leveren m.b.t. voor het terrein, de bebouwing en Kabels en Leidingen. Wordt geleverd. - Verzoek aan de Wegontwerper om het alignement van het fietspad vast te leggen en aan te leveren. Wordt geleverd. - Verzoek aan de Constructie ontwerper om de hoofdlijnen van de fietstunnelconstructie, passend op het alignement, aan te leveren. Wordt geleverd. - Verzoek aan de Adviseur ruimtelijke coördinatie om het ontwerp te beoordelen. Wordt geleverd. Op grond van de ruimtelijke modellen constateert de adviseur een ernstig conflict met een nabij gelegen grote rioolleiding en adviseert om een andere locatie voor de tunnel te zoeken. Bijeenkomst onder leiding van de bouwwerkregisseur: - De Bouwwerkregisseur organiseert een 3d-review en nodigt alle rollen voor deze sessie uit. Tijdens de sessie wordt het 3D-model doorlopen en worden de knelpunten besproken. In goed overleg wordt een nieuwe ligging voor de tunnel gekozen. De conclusies van het overleg worden vastgelegd. NB werkvorm: klein team per rol, aan de hand meenemen door de agenda,elkrolgroepje heeft rolbeschrijving en opdrach (interventie of houdingt, rolgroepjes laten overleggen wat te doen, uitgevoerde acties per rol bespreken. Desgewenst met „theorie‟ toelichten. Afrondende stappen van bouwwerkregisseur - Op grond van de conclusies van de 3D-review worden door de Bouwwerkregisseur wijzigingsverzoeken gedaan aan de Wegontwerper en Constructieontwerper. De gewijzigde modellen worden geleverd. - De bouwwerkregisseur laat de verificaties uitvoeren door de Adviseur verkeerstechniek, Adviseur constructies en Adviseur ruimtelijke coördinatie. De adviseurs leveren een positief advies. 3e Oplevering van het voorontwerp. De Bouwwerkregisseur sluit de baseline voorontwerp en levert het complete model, inclusief verificatie-informatie, op aan de opdrachtgever. 4 Evaluatie. Terugkoppelen op punten van wenkend perspectief; wat viel op, wat ging anders.
12.40 uur – 13.30 uur
Lunch
13.30 uur – 14.30 uur
BIMmen in de praktijk
Het (onder begeleiding) groepsgewijze uitvoeren (naspelen) van een BIM-simulatie van een ander onderdeel van de praktijkcasus volgens de BIM werkwijze. De gekozen rollen zijn in principe dezelfde als bij de uitleg. Het aantal simulatiegroepen komt overeen met het aantal deelnemers per rol in stap 3 van de interactieve uitleg. NB De ervaring heeft geleerd dat het ‘kennismaken met’ en het ‘doen’ binnen een afgebakende opdracht al ingewikkeld genoeg is. De theorie van het BIMmen laten we vooralsnog op de achtergrond. Ook hier: Rollen benoemen 5
Programmering projectbijeenkomsten Beschrijving rollen Interventies en beoogde effecten vastleggen Punten van observatie tijdens simulaties expliciet maken
14.30 uur – 15.00 uur
BIMmen: de analyse en het resultaat
Doel: het kenmerkende van het BIMmen in beeld brengen Werkvorm: analyse per simulatiegroep Inhoud en resultaat: 1 wat gaat er anders, wat is er geleerd, hoe wordt dit ervaren, wat zijn de voor- nadelen? 2 welke patronen blijven herkenbaar, welke weerstanden lijken een rol te spelen. 3 wat zien we bij de samenwerkingsrelaties, machtposities in het krachtenveld 4 Hoe zit het met de voordelen wat betreft Kwaliteit, Geld (budgettten) en Tijd (planning), zijn edze expliciet aan te geven? 5 samenvatting van de belangrijkste bevindingen/conclusies Plenair de resultaten van de simulatiegroepen besproken en samengevoegd, gecompleteerd met de observaties tot een eindresultaat.
15.00 uur – 15.15 uur
Korte pauze
15.15 uur – 16.00 uur
BIMmen in de eigen organisatie, een verkenning
Doelen: het vaststellen van de betekenis voor de eigen organisatie het formuleren van een BIM-visie het opstellen van een eerste implementatieaanpak Werkvorm 1: discussie in subgroepjes van 3 à 4 personen Inhoud en resultaat: 1 het vastleggen van de waarden en bedrijfsnormen, de andere manier van kijken naar projecten, de verschuiving van de rollen en verantwoordelijkheden. 2 het vastleggen van te verwachten weerstanden, gedragsrepertoir, machtsuitoefening, de terugval in oude patronen en ‘opvoedingsregels’ etc 3 een eerste hoofdlijn voor een implementatieplan bij Movares opstellen: BIMmen, de toekomstvisie de opdracht: breng je eigen organisatie(onderdeel) van A >>>>>> BIMmen de verantwoordelijkheden van de managers bij de implementatie de bedrijfsrisico’s bij de inplementatie de te volgen aanpak: hoe gaan we werkwijze, invulling van rollen, houding en gedrag en motivatie realiseren
16.00 uur – 16.45 uur
BIMmen: hoe implementeren in de organisatie
Werkvorm 2: plenair uitwisseling resultaten van de subgroepjes Inhoud: subgroepen presenteren hun resultaten plenair komen tot een eerste aanzet tot een visie over BIMmen (mogelijk) opstellen van een eerste implemenmtatiestrategie
6
concrete afspraken
16.45 uur – 17.00 uur
Terugblik op de dag
17.00 uur
Afscheid met een drankje
7
