Workshop
Procesoptimalisatie Ronde 1 - 11:25 tot 12:15 Ronde 2 - 12:20 tot 13:00 Zaal 1- 3 Donderdag 23 mei 2013 Glenn Francois, Robbert van Overmeire
1
Voorstellen
Robbert van Overmeire (adviseur)
Glenn François (adviseur/ trainer)
• • • •
• • • •
Operational Excellence Lean Six Sigma Bedrijfsvoering Regeldruk
Procesoptimalisatie Strategie ontwikkeling en realisatie Veranderkunde Innovatie werk (HNW)
2
Procesoptimalisatie
Waar denken jullie aan? 3
Doel van vandaag 1. Een kennismaking met Berenschot en haar aanpak van procesoptimalisatie 2. Eerste kennismaking met begrippen en handvatten om met (procesoptimalisatie) Lean Six Sigma aan de slag te gaan
4
Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie? 3. Aan de slag 4. Conclusies, tips & tricks
5
Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie? 3. Aan de slag 4. Conclusies, tips & trics
6
Complex verloop van processen
(Klant)vraag
(Klant)levering
Van (klant)vraag tot (klant)levering (interne/externe klanten)
7
Kenmerken van processen een systematische serie handelingen die er op gericht is een doel te bereiken een aantal opeenvolgende activiteiten die waarde toevoegen aan de ingebrachte goederen en/of diensten overeenkomstig de gespecificeerde vraag iedere activiteit of groep activiteiten die input tot zich neemt, er waarde aan toevoegt, en voorziet in output naar een interne of externe klant
Lean en procesoptimalisatie DOEL… Alle activiteiten voegen klantwaarde toe … Minimale verspilling
… om door klant vereiste kwaliteit …
Minimale kosten De klant krijgt Juiste kwaliteit
precies wat zij/ hij nodig heeft
… op het vroegst mogelijke tijdstip te leveren (volgens afspraak)
Minimale tijd
9
Six Sigma en procesoptimalisatie Het doel van Six Sigma is om processen substantieel en aantoonbaar te verbeteren door een projectmatige aanpak en statistiek. Sigma betekent letterlijk 6x de standaardafwijking. Dit betekent dat de output van een proces in 99,99966% van de gevallen binnen de gewenste grenzen valt. Dat betekent: 3,4 fouten per miljoen. Measure
Analyze
Improve
Control
Process Control System
Solution Selection
~~ ~ ~~ ~ ~~ ~ ~~ ~ ~~ ~ ~~
Minimale Define verspilling
Aabc Babc Cabc Dabc Eabc
10
Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie?
2. Waarom procesoptimalisatie? 3. Aan de slag 4. Aandachtspunten (tips & tricks)
11
Inzicht en overzicht Veel organisaties zoeken naar mogelijkheden voor verdere verbetering met als belangrijk aangrijpingspunt de zaken waar medewerkers dagelijks mee bezig zijn
Voor elk bedrijfsproces is het van belang dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht
Sommige certificeringen eisen procesbeschrijvingen (vb. ISO) In veel organisaties zijn de afspraken echter niet helder en voelen meerdere mensen zich voor dezelfde onderdelen verantwoordelijk
Medewerkers en managers moeten weten waarop ze worden beoordeeld
Voor het ontwerpen, verbeteren, inrichten en beheersen van (nieuwe) processen zijn goede procesbeschrijvingen onontbeerlijk
Voorkomen van verspillingen (muda) 2. Overproductie 1. Wachten Wachten op bijv. documentatie, materiaal, handtekeningen , antwoord op e-mail
Meer maken of doen dan strikt noodzakelijk en nodig is, bijv. meer folders afdrukken dan nodig
8. Talent
Onnodig transport van mensen, materialen en onderhanden werk, bijv. regelmatig naar archief lopen, vergaderen in plaats van telefoneren, onnodig verplaatsen van dossiers tussen mensen
4. Voorraad
Niet benutten van aanwezig talent: Niet motiveren, structureel onder niveau laten werken
Werken met te grote batches, te veel onderhanden werk, te veel kopieën
5. Beweging
7. Correctie Maken van fouten waardoor dingen gecorrigeerd of opnieuw gedaan moeten worden, bijv. verkeerde bestellingen, of fouten in digitalisering orders
3. Transport
6. Overprocessing Werk mooier maken dan nodig (beter doen dan waar de klant voor betaalt,) bijv. onnodig uitvoeren van dubbele controles over afdelingen heen
Onnodige bewegingen van medewerkers of machines : onnodig zoeken, onnatuurlijke buigingen, te zwaar tillen, lopen naar printers, postvakjes op verkeerde plek
13
Burgergerichtheid vergroten
Opbrengsten! Onnodige processtappen reduceren
Kwaliteit verbetering
Doorlooptijden verkorten (indirecte kosten) Interne samenwerking verbeteren (over afdelingen)
Kennisborging vergroten Knelpunten (risico’s) verminderen Continuïteit verbeteren
Inzicht in elkaars werkzaamheden 14
Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie?
3. Aan de slag 4. Conclusies, tips & tricks
15
Voorbeeld van een bakkerij
16
Brown paper minisessie 17
Aan de slag! (1) - Proces subsidieaanvraag • Maak drie teams • Vul gezamenlijk het proces ‘subsidieaanvraag’ in • Plaats de processtappen in ‘logische’ volgorde op de brown paper (aan de muur) • Schrijf mogelijke of verwachte knelpunten op post its • Tijd max. 20 minuten • Presenteer bevindingen kort
18
Aan de slag! (2) - Proces subsidieaanvraag Enkele tips: •
Denk in hoofdlijnen (zoals bij de bakkerij!)
•
Gebruik verspillingen om knelpunten te adresseren
•
Schrijf (indien mogelijk) verwachte knelpunten of verbeterpunten
19
Programma van vandaag 1. Wat is procesoptimalisatie? 2. Waarom procesoptimalisatie?
3. Aan de slag
4. Conclusies, tips & tricks
20
De praktijk: proces van subsidieaanvraag
21
De praktijk: proces van subsidieaanvraag
22
Conclusies •
Het op juiste wijze beschrijven van een proces en daarover onderlinge
overeenstemming verkrijgen is vaak al een uitdaging •
Procesbeschrijving vergroot inzicht en overzicht
•
Beschrijving van processen vergroot grip op de zaak en continuïteit
•
Procesoptimalisatie is niet eenvoudig
•
Afstemming tussen processtappen is een uitdaging (voorkomen van verspilling)
•
… 23
Tips & tricks •
Betrek het management
•
Geef het proces met alle stakeholders vorm
•
Prioriteer processen
•
Redeneer vanuit de eindgebruiker (gewenste resultaat)
•
Wees zorgvuldig (gebruik een expert voor de proces en/ of inhoudelijke begeleiding)
•
… 24
Contact Robbert van Overmeire (adviseur)
Glenn François (adviseur/ trainer)
Robbert werkt als consultant bij Berenschot aan projecten op het gebied van Operational Excellence (o.a. Lean Six Sigma methode), kosten-onderzoeken, en verlaging van regeldruk.
Glenn werkt als consultant bij Berenschot aan projecten op het gebied van Processen, Strategie (Implementatie) en Het Nieuwe Werken.
T. 06-1322 45 40 E.
[email protected]
T. 06-5137 06 31 E.
[email protected]
25
BIJLAGEN
Processheet (voorbeeld bakkerij) drijven bakkerij
HOOFDPROCES
meel, gist, melk, e.d.
SUB PROCES
deeg maken
materiaal aanvoeren
voorraad grondstoffen
SUB PROCES
ELEMENTAIR PROCES
afwegen
verkochte broden
vormen
deeg
ongebakken brood
verkopen
brood
rijzen
kneden
afgewogen hoeveelheid deeg
bakken
gekneed deeg
27
De tien geboden voor Lean Six Sigma 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Weet wat je klant wil, maar neem dat niet klakkeloos over Begin met kwaliteit: voldoe aan de klantvraag Werk dan aan betrouwbaarheid van processen Zorg dan dat je kunt inspelen op wisselende klantvragen Pluk als laatste de vruchten ervan in termen van efficiency Besef dat het resultaat de resultante is van de kwaliteit van de oplossing én de acceptatie ervan 7. Leer de verspillingen in een proces te zien, maar besef dat zij een gevolg zijn, niet de oorzaak 8. Richt je ook altijd op doorlooptijdverkorting; dit legt de belangrijkste problemen bloot 9. Reduceer (ongewenste) variatie; dit draagt bij aan alle doelstellingen 10.Zorg voor goede werklastbeheersing; overlaad medewerkers niet (structureel) 28
Kenmerken van processen 1. Ordening van activiteiten 2. Ordening naar producten en diensten 3. Volgordelijkheid en afhankelijkheid 4. Vaste structuur 5. Input 6. Output 7. Transformatie 8. Waardetoevoeging 9. Consumers of resources 10.Interfaces
