- VvE Engelsmanplaat 1 t/m 115, code 1198.0001 - VvE Huibertplaat 1 t/m 115, code 1199.0001 - VvE Bosplaat 1 t/m 115, code 1200.0001 - VvE Rottumerplaat 1 t/m 55, code 1201.0001 - Belangenvereniging De Dobbe, code 1202.0001 Datum: maandag 17 november 2014 Plaats: Woonzorgcentrum ‘Rivierenhof’, Zijpe 4 te zwolle Aanvang: 19:30 uur VvE Engelsmanplaat 1 t/m 115: Aanwezig de eigenaars van de nrs.: Bij volmacht aanwezig: Afwezig:
VvE Huibertplaat 1 t/m 115: Aanwezig de eigenaars van de nrs.: Bij volmacht aanwezig: Afwezig:
VvE Bosplaat 1 t/m 115: Aanwezig de eigenaars van de nrs.: Bij volmacht aanwezig: Afwezig:
VvE Rottumerplaat 1 t/m 55: Aanwezig de eigenaars van de nrs.: Bij volmacht aanwezig: Afwezig:
4, 6, 15, 17, 22, 26, 62 2 en 13 3, 5, 16, 24, 25, 27, 28, 34, 39, 47, 57, 66, 68, 72 73, 74, 88, 90, 102, 104, 106, 107, 110, 112, 114
2, 7, 13, 18, 19, 20, 41, 45, 75, 88 8 9, 24, 26, 28, 29, 47, 51, 57, 59, 65, 67, 71, 80, 86, 96, 101, 106, 108, 110 en 114
2, 3, 15, 18, 19, 22, 24, 72, 99, 114 98 1, 4, 5, 9, 10, 16, 21, 25, 28, 30, 32, 47, 51, 55, 58, 67, 80, 82, 86, 90, 106, 108, 110
5, 6, 10, 18, 20 en 30 11, 12, 13, 17, 26, 28, 36, 41, 48, 52 en 54
Namens Holland Immo Group X / Woningfonds (HIG): de heer J. Lambermont Namens MVGM VvE Management: mevrouw E.B. Hoogendorp en de heer W. Peppelenbos
1. Opening Welkom en benoemen voorzitter van de vergadering De heer J.A. Lans, voorzitter van het bestuur, opent de vergadering om 19:40 uur en heet de aanwezigen welkom. Een speciaal welkom voor de nieuwe eigenaren in het complex, de heer Peppelenbos en mevrouw Hoogendorp van MVGM VvE Management, de heer Lambermont van Holland Immo Group X / Woningfonds, zijnde groot-eigenaar van het complex en de medebestuursleden, de heren Van der Wal en De Leeuw en mevrouw Van de Ven. Voorstellen technisch beheerder MVGM De heer Peppelenbos van MVGM VvE Management, technisch beheerder van het complex, wordt voorgesteld. Vaststellen aantal uit te brengen stemmen Blijkens de voorafgaand aan de vergadering getekende presentielijsten zijn voldoende stemmen aanwezig om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Vaststellen agenda Met algemene stemmen wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld. Voor VvE Rottumerplaat is een aanvullend agendapunt toegevoegd. Voor de Belangenvereniging en de overige VvE’s zal de
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 1
vergadering worden gesloten, waarna het aanvullende agendapunt voor VvE Rottumerplaat zal worden behandeld. 2. Mededelingen & ingekomen stukken Er zijn geen mededelingen en ingekomen stukken. 3. Bespreken en vaststellen notulen algemene ledenvergadering d.d. 23 april 2014 De notulen van de vergadering worden met algemene stemmen goedgekeurd. Ondertekenen van de notulen door de vergadervoorzitter De notulen worden na goedkeuring van de vergadering ondertekend door de vergadervoorzitter. 4. Belangenvereniging De Dobbe Meerjarenonderhoudsplan 2015 De heer Peppelenbos geeft een toelichting op het MJOP. De in deze vergadering te bespreken MJOP’s zijn anders van opzet dan de voorheen gepresenteerde MJOP’s. In de huidige MJOP’s staan meer posten opgenomen, de bedragen per onderdeel zijn inclusief BTW en er staan reserveringen opgenomen voor uitgaven die buiten de begroting vallen. Met het opnemen van reserveringen wordt een duidelijker beeld gegeven van de stand van het reservefonds per het einde van een boekjaar, zoals onderaan op het MJOP staat vermeld. Daarmee wordt inzichtelijk gemaakt of de reserveringen voldoende zijn. Als voorbeeld wordt genoemd de jaarlijkse reservering voor bestrating ad € 1.250,-; hiervoor wordt gereserveerd totdat het jaar waarop het uitgegeven moet worden binnen de begroting valt. Dan wordt het uit te geven bedrag in het betreffende jaar opgenomen. Gevraagd wordt waarom het in 2017 uit te geven bedrag voor het bomenplan ca € 3.000,- hoger is dan in de andere jaren. De heer Lans licht toe dat er door de firma Donkergroen een bomenplan is opgesteld om het tuinonderhoud weer op niveau te krijgen, waarbij per jaar is aangegeven welke werkzaamheden moeten uitgevoerd en wat de kosten daarvoor zijn. Dit bomenplan is door de vergadering goedgekeurd en de uitgaven die Donkergroen per jaar in het bomenplan heeft opgenomen zijn in het MJOP vermeld. De heer Peppelenbos gaat verder met de toelichting op het MJOP. De vervanging van de wandelbruggen is in de vorige algemene ledenvergadering besproken. Insteek was de planken te vervangen door kunststof planken; dit blijkt echter te gevaarlijk te zijn. De firma De Gilde heeft offerte uitgebracht voor vervanging door houten planken; de prijs hiervoor is ca € 37.000,- en staat voor 2018 opgenomen. Recent is er iets nieuws op de markt gekomen, houten planken met ‘inlagen’, waarbij de inlage een antislip-werking heeft. Het kostenplaatje daarvoor is nog niet bekend, maar zal wel aanmerkelijk hoger liggen dan de genoemde € 37.000,-. Voorafgaand aan de vervanging van de planken dient inventarisatie van de staat van de onderkant van de brug plaats te vinden; hiervoor is € 600,- per jaar opgenomen. Te zijner tijd zal besloten moeten worden wanneer de bruggen daadwerkelijk vervangen gaan worden en met welk materiaal. Dan worden meerdere offertes opgevraagd en zal duidelijkheid verkregen worden over het kostenplaatje en zal gezorgd moeten worden dat de financiële middelen er zijn. Met de huidige jaarlijkse reservering van € 15.000,- laat het MJOP in 2018 een negatief saldo zien, veroorzaakt door de uitgave voor vervanging van de wandelbruggen. Mevrouw Van Rozendaal vraagt of de reserveringen niet alvast omhoog moeten, aangezien al bekend is dat de financiën niet toereikend zijn. De heer Peppelenbos merkt op dat het bestuur heeft besloten de reserveringen voorlopig niet te verhogen, maar ongewijzigd te houden. In deze algemene ledenvergadering moet een besluit genomen worden over de uitgaven in 2015: - uitgave van € 4.126,- conform het reeds eerder goedgekeurde bomenplan van Donkergroen; - uitgave van € 600,- voor inspectie van één brug; - aantal reservering voor toekomstig onderhoud. Het MJOP wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of ‘wij de bruggen mooi maken voor de wandelaars’?
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 2
De heer Lambermont licht toe dat destijds bij de ontwikkeling van het project De Dobbe door de gemeente Zwolle de verplichting is opgelegd om de wandelbruggen in stand te houden en te onderhouden, waarbij de gemeente niet verplicht is bij te dragen in de kosten van onderhoud. Bespreken en vaststellen begroting 2015 Mevrouw Hoogendorp geeft een toelichting op het begrotingsvoorstel 2015. De bedragen zijn aangepast aan de indexering dan wel aan de werkelijk te verwachten kosten. De bankkosten zijn relatief flink gestegen; dit komt door hogere kosten na invoering van de wettelijk verplichte SEPAincasso. De totale exploitatiebegroting komt uit op een bedrag van € 60.625,08. De toerekening van de kosten aan de afzonderlijke VvE’s vindt plaats op basis van een in het verleden vastgestelde verdeling naar vierkante meters oppervlakte van de VvE. De begroting 2015 wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Bespreken en vaststellen maandelijkse bijdrage 2015 De maandelijkse bijdrage met ingang van 1 januari 2015 wordt gewijzigd vastgesteld conform de goedgekeurde begroting. 5. Vereniging van Eigenaars Engelsmanplaat 1 t/m 115 Meerjarenonderhoudsplan 2015 (alle appartementen) De heer Peppelenbos heeft een toelichting op het MJOP en merkt daarbij op dat de MJOP’s van de overige platen dezelfde systematiek hebben, alleen hier en daar met wat andere cijfers en uitvoering van werk in andere jaren. Gevraagd wordt naar het aanbrengen van een liftinstallatie. De heer Peppelenbos geeft aan dat het MJOP voorziet in de instandhouding van het gebouw. Het aanbrengen van nieuwe installaties staat niet op het MJOP, tenzij de vergadering daartoe uitdrukkelijk besluit. Het MJOP bestaat uit twee delen, zijnde A-kosten en B-kosten, waarbij: - de A-kosten voor alle eigenaren zijn; en - de B-kosten voor de eigenaren van appartementen op de 1e, 2e en 3e verdieping zijn. Een aantal zaken uit het MJOP worden toegelicht: - het schilderwerk staat voor 2018 op de planning. In het daaraan voorafgaande jaar worden offertes opgevraagd en ter besluitvorming aan de vergadering voorgelegd; - het binnenschilderwerk is in 2014 uitgevoerd, heeft een cyclus van 8 jaar en staat daarom weer op de planning in 2022; - voor vervanging en/of herstel van kozijnen is een jaarlijkse post van € 3.000,- opgenomen; - voor het dak is in 2020 een RI&E opgenomen, zijnde een risico inventarisatie & evaluatie. Deze is vereist voorafgaand aan het aanbrengen van dakveiligheid, wat staat gepland in 2021; - in 2016 staat een post opgenomen voor een asbestinventarisatie van de leitjes op het dak van de trappenhuizen. Zonder deze asbestinventarisatie mogen er geen werkzaamheden worden uitgevoerd aan het dak, dus ook geen herstelwerk bij onverwachte lekkage; - dakbedekking balkons: bij diverse balkons zijn problemen met de waterkerende laag. De dakbedekking is niet goed op afschot gelegd, waardoor er water bij de pui blijft staan, met lekkages tot gevolg. Bij vervanging van de dakbedekking wordt er isolatie op afschot aangebracht, waarmee de afwatering weer in orde is. Voor deze werkzaamheden wordt € 10.000,- per jaar gereserveerd, waarmee indien nodig de dakbedekking van de balkons wordt hersteld. De jaarlijkse dotatie bedraagt € 35.000,- en is daarmee niet voldoende om al het toekomstig onderhoud te financieren. In 2022 vertoont het MJOP zelfs een negatief saldo van ruim € 13.000,-. De komende jaren zal dit in de gaten gehouden moeten worden en bekeken moeten worden hoe en wanneer er bijgestuurd kan worden. Meerjarenonderhoudsplan 2015 (appartementen 1e, 2e en 3e verdieping) Het MJOP voor de B-kosten heeft eenzelfde opzet als voor de A-kosten en wordt kort doorgenomen. De huidige (geschatte) stand van het rerservefonds is € 17.530,-; de jaarlijkse dotatie bedraagt € 15.000,-. Vanaf 2019 vertoont het MJOP een negatief saldo; de komende jaren zal bekeken moeten worden wat daar aan gedaan moet/kan worden. De vergadering besluit beide MJOP’s met algemene stemmen goed te keuren.
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 3
Bespreken en vaststellen begroting 2015 Mevrouw Hoogendorp geeft een toelichting op het begrotingsvoorstel 2015. Conform de zojuist vastgestelde begroting van de Belangenvereniging komt de bijdrage aan de Belangenvereniging op € 14.343,73; de overige bedragen zijn zoveel mogelijk aangepast aan de indexering dan wel de daadwerkelijk te verwachten kosten. Er heeft daardoor een kleine verschuiving in een aantal begrotingsposten plaatsgevonden, maar de totale exploitatiebegroting is gelijk gebleven op € 147.282,60. De begroting 2015 wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Bespreken en vaststellen maandelijkse bijdrage 2015 Mevrouw Hoogendorp licht toe dat de kostentoedeling in de huidige opzet niet conform de splitsingsakte is; de breukdelen voor de bergingen en parkeerplaatsen zijn tot op heden niet meegenomen. In overleg met het bestuur is besloten om met ingang van 1 januari 2015 de bijdrage aan te passen en in overeenstemming te brengen met de splitsingsakte. Op het begrotingsvoorstel onder punt II. is de berekening per appartementsrecht (woning, berging en parkeerplaats) opgenomen, waarmee inzichtelijk wordt gemaakt wat de financiële gevolgen zijn. Voor alle appartementen betreft het een aanpassing in de maandelijkse bijdragen; voor de kleine(re) appartementen gaat de maandelijkse bijdrage omhoog, voor de grote(re) appartementen gaat de maandelijkse bijdrage omlaag. De vergadering gaat akkoord met de gewijzigde opzet en de maandbijdragen worden met ingang van 1 januari 2015 gewijzigd vastgesteld. 6. Vereniging van Eigenaars Huibertplaat 1 t/m 115 Meerjarenonderhoudsplan 2015 (alle appartementen) De heer Peppelenbos merkt op dat de opzet van het MJOP gelijk is aan het zojuist besproken MJOP voor VvE Engelsmanplaat. De opbouw van het financiële plaatjes is iets anders, de werkzaamheden worden niet voor alle platen gelijk uitgevoerd en de kosten voor onverwacht onderhoud zijn uiteraard niet in alle platen gelijk, wat invloed heeft op de stand van het reservefonds. Mevrouw Van Rozendaal vraagt naar het negatieve saldo in 2020 voor de B-kosten, welk saldo in de jaren daarna alleen nog maar negatiever wordt. Moet daar niet nu al een aanpassing op plaatsvinden? De heer Peppelenbos geeft aan dat het bestuur heeft besloten de dotaties voorlopig niet te verhogen. In zijn eerste voorstel van het MJOP richting het bestuur was voorgesteld de dotaties voor de Akosten te verhogen naar € 40.000,- en voor de B-kosten naar € 35.000,-. De dilatatievoegen in de gevels zouden eigenlijk op korte termijn vervangen moeten worden, maar op verzoek van het bestuur is vervanging uitgesmeerd over meerdere jaren. De heer Peppelenbos laat foto’s zien van de dilatatievoegen van de galerijen (ook wel brugvoegen genoemd), waarmee duidelijk wordt dat deze in slechte staat zijn, waardoor er lekkages kunnen ontstaan. Naar aanleiding van een vraag vanuit de leden over de kostentoedeling geeft de heer Lambermont een toelichting op de (financiële) structuur van de VvE’s en Belangenvereniging. De Belangenvereniging De Dobbe zorgt voor de tuinen, of eigenlijk: alles met uitzondering van het gebouw. Alle eigenaren betalen aan de tuinen, op grond van het aantal vierkante meters per plaat, door middel van de hiervoor genoemde ‘Bijdrage aan de belangenvereniging’. De gebouwen bestaan uit twee gedeelten: 1. dak, muren, bergingen, stoep rondom, etc. (A-kosten); en 2. verdiepingen, trappenhuis en galerij (B-kosten). In 2022 laat het MJOP van VvE Huibertplaat een negatief saldo zien van € 25.565,-. Om dit negatieve saldo aan te zuiveren zijn er meerdere mogelijkheden: - voldoen door middel van een eenmalige bijdrage van gemiddeld € 670,- per woning (de exacte bijdrage is afhankelijk van het breukdeel, een kleiner appartement heeft een kleiner breukdeel en betaalt daarmee minder); dan wel - verhogen van de reservering in de voorgaande jaren. Het voorstel is de reservering nu gelijk houden en in overleg met de technisch beheerder de cijfers voor het onderhoud exacter zien te krijgen. Duidelijk is dat er een financieel probleem is, de omvang moet echter nog duidelijker worden. Het schuiven van onderhoud over de jaren is geen optie;
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 4
daarmee verschuif je het probleem in de jaren, maar de tekorten blijven. De reservering gaat in ieder geval niet omhoog, wat dat is niet wat HIG wil. Het is van belang de zaken goed te onderzoeken, kritisch verder te volgen en zo spoedig mogelijk een goed onderbouw financieel plan te krijgen. De heer Peppelenbos merkt aanvullend op dat het MJOP een dynamisch geheel is; per jaar moet bekeken worden wat op de planning staat, wat uitgevoerd moet worden en of de financiën daarvoor toereikend zijn. Herstel van de brugvoegen op korte termijn is van belang voor de instandhouding van het gebouw en ter voorkoming van lekkage in de onderliggende woningen. Het MJOP wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Meerjarenonderhoudsplan 2015 (appartementen 1e, 2e en 3e verdieping) Het MJOP is hiervoor reeds besproken. Het MJOP wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Bespreken en vaststellen begroting 2015 De begroting 2015, met een totale gelijkblijvende exploitatie van € 147.282,60, wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Bespreken en vaststellen maandelijkse bijdrage 2015 De vergadering besluit de bijdragen vast te stellen conform de breukdelen in de splitsingsakte en de bijdragen gewijzigd vast te stellen met ingang van 1 januari 2015. 7. Vereniging van Eigenaars Bosplaat 1 t/m 115 Meerjarenonderhoudsplan 2015 (alle appartementen) De hiervoor besproken zaken zijn eveneens van toepassing op deze VvE. Het MJOP wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Meerjarenonderhoudsplan 2015 (appartementen 1e, 2e en 3e verdieping) Het MJOP vertoont vanaf 2021 een negatief saldo, veroorzaakt door de coating van de galerijen in 2021 voor een geraamd bedrag van € 40.000,-. Gaandeweg de jaren moet daar een oplossing voor gevonden worden. Het MJOP wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Bespreken en vaststellen begroting 2015 De begroting 2015, met een totale gelijkblijvende exploitatie van € 150.210,24, wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Bespreken en vaststellen maandelijkse bijdrage 2015 De vergadering besluit de bijdragen vast te stellen conform de breukdelen in de splitsingsakte en de bijdragen gewijzigd vast te stellen met ingang van 1 januari 2015.
8. Vereniging van Eigenaars Rottumerplaat 1 t/m 115 Meerjarenonderhoudsplan 2015 (alle appartementen) De MJOP’s van deze VvE vertonen eerder een negatief saldo. Voor de A-kosten is het saldo vanaf 2017 negatief, voor de B-kosten zelfs al in 2016, veroorzaakt door het coaten van de galerijvloeren. De firma Sika heeft recent een inspectie van de coating gehouden en zal op basis daarvan een rapport opstellen. Aan de hand van die rapportage zal het MJOP aangepast worden en vervolgens zal in overleg met het bestuur een financieel voorstel gedaan moeten worden. De heer Lans merkt op dat het schilderwerk van de Rottumerplaat (staat voor 2017 op de planning) gelijk moet lopen met de Bosplaat (2018). Het MJOP zal hierop aangepast worden; het aangepaste MJOP zal op het portaal geplaatst worden. Het MJOP wordt verder met algemene stemmen ongewijzigd goedgekeurd.
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 5
Meerjarenonderhoudsplan 2015 (appartementen 1e, 2e en 3e verdieping) Het MJOP wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Bespreken en vaststellen begroting 2015 De begroting 2015, met een totale gelijkblijvende exploitatie van € 76.432,56, wordt met algemene stemmen goedgekeurd. Bespreken en vaststellen maandelijkse bijdrage 2015 De vergadering besluit de bijdragen vast te stellen conform de breukdelen in de splitsingsakte en de bijdragen gewijzigd vast te stellen met ingang van 1 januari 2015. 9. Plaatsen van een kabelverdeelkast op terrein VvE Engelsmanplaat 1 t/m 115 De heer Van der Wal geeft een toelichting op het van KPN ontvangen verzoek. KPN heeft recent een kabelverdeelkast aan de overkant van de weg geplaatst in de veronderstelling dat dit gemeentegrond was. Dit bleek niet zo te zijn en de eigenaar heeft KPN opdracht gegeven de kast weer te verwijderen. KPN heeft vervolgens onderzocht wat de voor haar meest gunstige locatie was en is uitgekomen op een stuk tuin behorende bij VvE Engelsmanplaat. De kabelverdeelkast zorgt voor sneller internet voor alle platen van de De Dobbe en de achterliggende wijk, echter wel uitsluitend voor KPN-abonnees. De besluitvorming betreft de plaatsing van de kast op grond van VvE Engelsmanplaat, voor welk besluit de goedkeuring vanuit de Belangenvereniging vereist is. KPN zal het volledig onderhoud van de kast (in een onopvallende kleurstelling) voor haar rekening nemen. Daarnaast heeft KPN een eenmalige vergoeding van € 350,- toegezegd en een vergoeding van € 750,- voor aanpassing van de tuin in het perkje en het aanbrengen van nieuwe beplanting na het plaatsen van de verdeelkast. De verdeelkast is ca 1 bij 2 meter. Na enige discussie in de vergadering wordt het volgende voorstel ter besluitvorming aan de vergadering voorgelegd: - afwijzen van het huidige voorstel en als tegenvoorstel neerleggen: akkoord gaan met het plaatsen van een kabelverdeelkast op grond van VvE Engelsmanplaat tegen een jaarlijkse vergoeding van € 1.200,- (met indexering), waarbij alle risico’s en aansprakelijkheden uitdrukkelijk bij KPN worden neergelegd. De vergadering besluit met meerderheid van de uitgebrachte stemmen akkoord te gaan met dit voorstel, waarbij HIG zich van stemmen heeft onthouden. Vanuit de vergadering wordt gevraagd naar de gevolgen in verband met straling. KPN heeft desgevraagd heel expliciet geantwoord dat er geen sprake is van stralingsgevaar. 10. Verkiezingen Het huidige bestuur, bestaande uit vier personen, heeft aangegeven te willen aanblijven als bestuurslid. Het bestuur ziet graag uitbreiding van het bestuur met één bestuurslid, bij voorkeur door een eigenaar van een appartementsrecht op de Huibertplaat, zodat namens alle platen een vertegenwoordiger in het bestuur zit. 11. Het mandateren van MVGM VvE Management om incassomaatregelen te treffen in geval van achterstallige betaling Met algemene stemmen wordt het volgende incassomandaat ten aanzien van het treffen van maatregelen in geval van achterstallige betaling goedgekeurd: Indien enig lid van de VvE in gebreke blijft om aan zijn financiële verplichtingen ten opzichte van de VvE te voldoen, is de bestuurder bevoegd het nalatige lid administratie- en aanmaningskosten in rekening te brengen. De bestuurder is daarnaast gemachtigd om een invorderingsprocedure te starten door de op dat moment openstaande vordering ter incassering uit handen te geven aan een gerechtsdeurwaarder. De bestuurder is bevoegd aan de gerechtsdeurwaarder opdracht te geven een gerechtelijke procedure te voeren en verder het nodige ter incassering te verrichten. Daaronder begrepen het ter uitvoering leggen van een tegen het in gebreke zijnde lid gewezen vonnis op een wijze als door de bestuurder wenselijk wordt geacht ter incassering van de vordering. Ook voor wat betreft de tijdens de incassoprocedure vervallen c.q. te vervallen en door het nalatige lid te betalen bijdrage en / of kosten.
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 6
De VvE besluit dat in alle gevallen, waarin de bestuurder een vordering ter incassering uit handen geeft, de daaraan verbonden gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten ten laste van het nalatige lid zullen worden gebracht. Het begeleiden van incassoprocedures, waaronder het bijwonen van rechtszaken en dergelijke, wordt door de bestuurder per gewerkt uur in rekening gebracht. Alle betalingen strekken eerst in mindering op de verschuldigde kosten, vervolgens op de rente en vervolgens steeds op de oudste hoofdsom. De bestuurder zal zich tot het uiterste inspannen om de kosten te verhalen op het desbetreffende lid. Echter, in voorkomende gevallen kunnen additionele incassokosten ten laste van de Vereniging van Eigenaars komen. 12. Rondvraag De volgende punten worden besproken: - een eigenaar merkt op dat bij MVGM met name door één persoon nogal kortaf en zelfs onbeschoft gereageerd wordt. De accountmanager zal dit buiten de vergadering verder met hem bespreken; - gevraagd wordt naar de moeizame overgang naar de SEPA-incasso; de eigenaren zijn laat geïnformeerd over de problemen, niet geïnformeerd toen het weer in orde was en vervolgens zijn er betalingsherinneringen gestuurd, waarbij ten tijde van de ontvangst van de brief de vervaldatum al verstreken was. De accountmanager merkt op dat voor zover haar bekend de eigenaren wel geïnformeerd zijn, zij het wat laat. De heer Lans merkt aanvullend op dat in de laatste brief stond vermeld wanneer de probleem waren opgelost; - opgemerkt wordt dat het uitgebreide verhaal van de heer Lambermont over de structuur van deze VvE’s en de Belangenvereniging in elke vergadering terugkomt. Kan daar niet iets mee gedaan worden? Vanuit het bestuur wordt opgemerkt dat ook hen dat was opgevallen en het was door hen als aandachtspunt genoteerd; - gevraagd wordt naar de status van de schade in het trappenhuis van de Bosplaat. De heer Lans antwoordt dat hij daar in de vergadering – gedurende het onderzoek – niets over wil zeggen, maar dat hij de betreffende eigenaar buiten de vergadering om zal informeren; - er wordt gevraagd naar het onderhoud van de verwarmingsketel. Bij het uitvoeren van onderhoud was een ring vervangen, dat blijkt altijd te moeten gebeuren; dan kan het toch meegenomen worden in de servicekosten? De heer Lans antwoordt dat de ring bij de ketel hoort en de ketel is privé, waarmee de kosten voor de eigenaar zelf zijn. 13. Sluiting voor BV de Dobbe en VvE’s Engelsmanplaat, Huibertplaat en Bosplaat De voorzitter sluit om 21:50 uur de vergadering voor Belangenvereniging De Dobbe en voor de VvE’s Engelmansplaat, Huibertplaat en Bosplaat en bedankt de leden voor hun komst. 14. Wijziging splitsingsakte VvE Rottumerplaat 1 t/m 55 De heer Lambermont geeft een toelichting op dit agendapunt. In de vorige algemene ledenvergadering is uitgebreid gesproken over de geconstateerde fout in de breukdelen in de splitsingsakte. Bij een viertal woningen (de nummers 1 t/m 4) is het breukdeel vastgesteld op basis van het aantal vierkante meters perceel oppervlak (inclusief tuin), terwijl bij alle overige appartementsrechten de breukdelen zijn vastgesteld op basis van het type woning. Bij het appartementsrecht met huisnummer 4 is het verschil het grootst omdat deze woning de grootste tuin heeft. De kosten voor onderhoud van de tuin zijn echter privé en maken geen deel uit van de gemeenschappelijke zaken, zodat het breukdeel ook niet vastgesteld had moeten worden op basis van het totale perceel oppervlak. Bij de overige woningen op de begane grond is de tuin niet meegerekend bij de bepaling van het breukdeel. Het besluit tot aanpassing van de breukdelen in de splitsingsakte naar een evenredig niveau, middels een hierop aangepast notariële splitsingsakte was in de vorige vergadering met algemene stemmen genomen. Het concept van de notariële akte houdende wijziging van de splitsingsakte was inmiddels opgesteld en met de uitnodiging voor deze vergadering aan de leden toegestuurd, tezamen met een overzicht waaruit de financiële gevolgen voor de individuele eigenaren zijn. Vanuit de vergadering wordt onvrede geuit over de voortdurende stijging van kosten. Eén van de eigenaren merkt op dat zij sinds een jaar eigenaar is en elke vergadering wordt geconfronteerd met onverwachte zaken, waardoor de bijdrage telkens (flink) omhoog gaat. Er zijn verder geen vragen over het concept van de notariële akte houdende wijziging van de splitsingsakte. De vergadering gaat unaniem akkoord met de vastgestelde inhoud van de akte. Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 7
De heer Lambermont geeft een toelichting op de verdere gang van zaken: alle eigenaren en hypotheekhouders zullen hun schriftelijke toestemming moeten verlenen en zullen daartoe door de notaris worden aangeschreven. HIG neemt alle kosten verband houdende met het wijzigen van de splitsingsakte voor haar rekening. De vergadering gaat unaniem akkoord met het doorzetten van het wijzigen van de splitsingsakte, conform het voorgelegde concept, waarbij alle daarmee houdende kosten voor rekening van HIG komen. 15. Sluiting voor VvE Rottumerplaat 1 t/m 55 Vervolgens sluit de voorzitter de vergadering om 22:15 uur. Notulen vastgesteld door de ledenvergadering: Handtekening Vergadervoorzitter en bestuursleden
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 8
Actielijst Belangenvereniging De Dobbe, VvE Engelsmanplaat 1 t/m 115, Huibertplaat 1 t/m 115, Bosplaat 1 t/m 115 en Rottumerplaat 1 t/m 55 Nr. Datum Actie Wie? Status Streefdatum 1 2 3
23-04-2014 23-04-2014 23-04-2014
4
23-04-2014
5 6
23-04-2014 23-04-2014
7
23-04-2014
8
23-04-2014
9
23-04-2014
10
17-11-2014
11
17-11-2014
Inscannen nieuwe notulen tbv het portaal Wijziging bestuur inschrijven in KvK Voorstel voor opknappen wandelbruggen (planken) N.a.v. inspectie firma Assies i.o.m. bestuur eventueel voorstel maken Ruimte bij nr. 18 op (laten) ruimen Opdracht verstrekken tot leggen van matten bij overige Platen Offerte-vergelijking schilderwerk maken + overleggen met bestuur Informeren naar vele herstelwerkzaamheden lekkage nr. 22 Bewoners aanspreken op niet goed schoonmaken kozijnen MJOP Rottumerplaat aanpassen (schilderwerk) + goedgekeurde MJOP’s publiceren op portaal Opzet maken over wijze van informeren nieuwe eigenaren over structuur BV De Dobbe + VvE’s
MVGM MVGM MVGM
Gedaan Afgewikkeld In MJOP
23-05-2014 15-05-2014 01-07-2014
MVGM + bestuur Dhr Lans Bestuur
In MJOP
01-07-2014
Gedaan Afgewikkeld
01-06-2014 01-06-2014
MVGM
Gedaan
01-07-2014
MVGM
Afgewikkeld
01-06-2014
HIG
Gedaan
MVGM
15-12-2014
Bestuur
Actiepunten blijven na afronding 1 vergadering staan
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 9
Besluitenlijst Belangenvereniging De Dobbe, VvE Engelsmanplaat 1 t/m 115, Huibertplaat 1 t/m 115, Bosplaat 1 t/m 115 en Rottumerplaat 1 t/m 55 Nr. Datum Besluit 1 23-04-2014 De vergadering besluit de heer J.A. Lans te benoemen als voorzitter van het bestuur en de heer K.J.W. de Leeuw als bestuurslid. 2 23-04-2014 De notulen van de vergadering d.d. 18 november 2013 zijn met algemene stemmen goedgekeurd. 3 23-04-2014 De jaarstukken t/m 2013 zijn met algemene stemmen goedgekeurd en het bestuur is gedéchargeerd. 4 23-04-2014 De vergadering besluit de exploitatieresultaten te boeken als volgt: - positieve resultaat van Belangenvereniging De Dobbe toevoegen aan Reservefonds; - positieve resultaat van VvE Engelsmanplaat toevoegen aan Reservefonds A; - positieve resultaat van VvE Huibertplaat toevoegen aan Reservefonds A; - negatieve resultaat van VvE Bosplaat boeken t.l.v. Reservefonds A; - positieve resultaat van VvE Rottumerplaat toevoegen aan Reservefonds A. 5 23-04-2014 De vergadering besluit een kascommissie te benoemen, bestaande uit; - voor VvE Engelsmanplaat: de heer Alles (nr. 3) en mevrouw Overgoor (nr. 6); - voor VvE Huibertplaat: de heer Bos (nr. 18) en de heer Sikkema (nr. 13); - VvE Bosplaat: de heer Wassens (nr. 16) en de nieuwe eigenaar van nr. 32, met mevrouw Van Vilsteren (nr. 2) als reservelid; - VvE Rottumerplaat: de heer Van Dijk (nr. 30) en mevrouw Hueting (nr. 17), met mevrouw Lans als reservelid; - Belangenvereniging De Dobbe: Holland Immo Group X / Woningfonds. 6 23-04-2014 De vergadering besluit het Huishoudelijk reglement gewijzigd vast te stellen en gaat akkoord met het gedoog- en handhavingsbeleid. 7 23-04-2014 Het incassomandaat ten aanzien van het treffen van maatregelen in geval van achterstallige betaling is door de vergadering goedgekeurd. 8 23-04-2014 De vergadering van VvE Rottumerplaat besluit de splitsingsakte te laten wijzigen. 9
17-11-2014
10
17-11-2014
11
17-11-2014
12
17-11-2014
13
17-11-2014
14
17-11-2014
15
17-11-2014
De notulen van de vergadering d.d. 23 april 2014 zijn met algemene stemmen goedgekeurd. Alle MJOP’s worden goedgekeurd; het MJOP VvE Rottumerplaat met een kleine aanpassing (jaartal schilderwerk). De begroting 2015 voor BV De Dobbe wordt goedgekeurd en de maandbijdragen wordt met ingang van 1 januari 2015 gewijzigd vastgesteld. Alle begrotingen 2015 voor de platen worden goedgekeurd (met een t.o.v. 2014 gelijkblijvende exploitatiebegroting). De maandbijdragen voor de vier VvE’s worden gewijzigd vastgesteld m.i.v. 01-012015 (en daarmee in overeenstemming gebracht met de splitsingsakte). De vergadering besluit het huidige voorstel van KPN af te wijzen en met meerderheid der uitgebrachte stemmen akkoord te gaan met het doen van een tegenvoorstel (vergoeding van € 1.200,- p/j met indexering en alle risico’s en aansprakelijkheden bij KPN) De vergadering gaat unaniem akkoord met de inhoud van de wijzigingsakte en het doorzetten van het wijzigen van de splitsingsakte, conform het voorgelegde concept
Besluiten blijven staan totdat over hetzelfde onderwerp een nieuw besluit is genomen.
Paraaf Vergadervoorzitter ______
Blz 10
