Wij zoeken. Stadssecretaris (via aanwerving en bevordering) Informatiebundel selectie Stadssecretaris 1

Wij zoeken Stadssecretaris (via aanwerving en bevordering)

Informatiebundel selectie ‘Stadssecretaris’

1

Als manager van de stadsadministratie leid je de dagelijkse werking van de organisatie. Je bent voorzitter van het managementteam en stuurt het personeel aan. Je ontwikkelt in overleg met het beleidsniveau een duidelijke visie en implementeert deze in de organisatie. De ruime waaier van dienstverlening (cultuur, ruimtelijke planning, burgerzaken …) stem je op elkaar en op de steeds veranderende omgeving af. Je werkt samen met verschillende lokale actoren en verdedigt de belangen van de stad op verschillende niveaus. Je vervult een scharnierfunctie tussen het beleid en de interne diensten en bent een sleutelfiguur in de verdere ontwikkeling van de stad Roeselare.


2

WAAR STAD ROESELARE VOOR STAAT?

Stad Roeselare wil een warme, zorgzame en bruisende centrumstad zijn voor haar inwoners en bezoekers. Zowel het stadsbestuur, de inwoners, ondernemingen en organisaties dragen daartoe bij en werken samen kwaliteitsvolle, duurzame en/of vernieuwende initiatieven uit.

De medewerkers van de stad geven invulling aan de missie van het stadsbestuur en realiseren mee de beleidsdoelstellingen van de stad. We doen dit op een effectieve, efficiënte en klantvriendelijke manier, gebaseerd op vertrouwen. We willen de missie van de stad dan ook realiseren in een sterke synergie tussen politiek, administratie en burgers. We willen evolueren naar een organisatie waar vertrouwen de basis vormt voor ons denken en handelen. Verantwoordelijkheid opnemen, spontaan samenwerken, klantgericht kunnen handelen, innovatief denken en de ruimte nemen om zelfontplooiing na te streven zijn waarden die we als organisatie hoog in het vaandel dragen.


3

FUNCTIEBESCHRIJVING

Als stadssecretaris ben je de eerste adviseur van het stadsbestuur, evenals de verbindingspersoon tussen het ambtenarenkorps en de bestuursorganen (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen). Je hebt in deze scharnierfunctie, op het knooppunt van administratie en beleid, een belangrijke coördinatierol. Je rapporteert aan het College van burgemeester en schepenen.


4

Organigram Stad Roeselare


5

Resultaatsgebieden 1.

U staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten inzake de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid teneinde de korte en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren.

-

-

2.

Als voorzitter het managementteam aanstuurt De leden van het managementteam correct, tijdig en volledig de nodige informatie verschaft die bruikbaar is voor het managen van hun entiteiten (rapportering op maat) en erop toeziet dat deze entiteiten op hun beurt rapporteren aan het managementteam. De leden van het managementteam stimuleert om vanuit de ervaring met de beleidsuitvoering, op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren in lijn met de bestuursakkoorden De rol als hoofd van het personeel opneemt: verzekert dat de randvoorwaarden vervuld zijn opdat de leidinggevenden op een correcte manier het personeelsbeleid zouden uitvoeren binnen hun diensten, hier eveneens toezicht op houdt, aandacht heeft voor welzijn op het werk, conflicten tussen partijen helpt oplossen,… Actief participeert aan de managementmeetings: bijv. mee bespreken van belangrijke en/of dienstoverschrijdende dossiers,… …

U staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten. Als stadssecretaris staat u aan het hoofd van het gemeentepersoneel en bent u bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer (cf. de bepalingen in het GD kan dit geheel of gedeeltelijk gedelegeerd worden). U brengt het college van burgemeester en schepenen op de hoogte van het dagelijks personeelsbeheer. U behartigt het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, conform de wettelijke bepalingen. Dat houdt onder meer in dat u: -

Instaat voor het collectief personeelsbeheer (vastleggen collectieve vakantieperiodes enzovoort) De lokale rechtspositieregeling (onder meer het intern organiseren van evaluatieprocedure) toepast De beslissingen van het dagelijks personeelsbeheer voorlegt aan het college ter kennisgeving en het college inlicht over functioneringsproblemen en onregelmatigheden. Deelneemt aan het syndicaal overleg en instaat voor een goed sociaal klimaat in de organisatie …

-

3.

Binnen het door de raad goedgekeurd organogram en in overleg met het managementteam tekent u een adequate organisatiestructuur uit en onderhoudt u efficiënte werkingsprocessen teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Dat houdt onder meer in dat u: -

4.

Samen met het managementteam en het departement personeel & organisatie een adequate organisatiestructuur en organogram opzet en up-to-date houdt De werkingsprocessen en de procedures van de organisatie evalueert en zonodig bijstuurt Instaat voor het opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren …

Conform de afspraken met de gemeenteraad en samen met het managementteam zet u een systeem van interne controle op, teneinde een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie te verzekeren. Dat houdt onder meer in dat u: -

Samen met het managementteam de interne controlemechanismen bespreekt en opzet De beleidsuitvoering en bijhorende processen evalueert en bijstuurt teneinde de kwaliteit ervan te verbeteren


6

Controlemaatregelen en -procedures opstelt om redelijke zekerheid te verschaffen over het behalen van doelstellingen, het naleven van wetgeving en procedures, de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie, het efficiënt en economisch gebruik van middelen, de bescherming van activa en het voorkomen van fraude Zelf, ook preventief, een aantal controletaken uitoefent Waakt over de correcte naleving van de vigerende reglementeringen …

-

-

5.

U vormt de brug tussen de administratie en de politiek. U stemt de werking van de gemeentelijke administratie af met de beleidsvisie met als doel het nastreven van een effectief en efficiënt ambtelijk bestuur dat op één lijn staat met de beleidsvisie. Dat houdt onder meer in dat u: -

-

6.

De vergaderingen van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen bijwoont en verantwoordelijkheid opneemt voor het opstellen van de notulen Rapporteert aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester en adviseert op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak U zich gedraagt naar de onderrichtingen die u krijgt van de gemeenteraad en/of het college van burgemeester en schepenen, naargelang hun bevoegdheid Een afsprakennota sluit met het college van burgemeester en schepenen over de wijze waarop u en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie Politieke beslissingslijnen implementeert Voor communicatie tussen de gemeentelijke administratie (managementteam) en het bestuur zorgt om zo een goede informatiedoorstroming en een maximale afstemming te waarborgen Samen met de burgemeester, de briefwisseling, reglementen en verordeningen, bekendmakingen en akten ondertekent …

Mede door advies en informatieverstrekking draagt u bij tot de ontwikkeling van het professioneel niveau binnen de organisatie. Hiervoor is het belangrijk dat u in het managementteam alle documenten die aan de gemeenteraad, de commissie of het college worden voorgelegd, voorbereidt, om zo een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bekomen. Dat houdt onder meer in dat u: -

-

Het college de agenda van de gemeenteraad laat vaststellen Een adequate voorbereiding verzekert van de dossiers die op het college gebracht worden en van de ontwerpen van besluit voor de gemeenteraad De rechtspositieregeling van het personeel voorbereidt Samen met het managementteam de ‘afsprakennota’ (Gemeentedecreet art. 87 samenwerking bestuur – administratie) voorbereidt. Samen met het managementteam het voorstel voor de strategische nota en meerjarenplanning opmaakt, alsook het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen teneinde voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties Toeziet (redactioneel, inhoudelijk, opvolging) op besluit- en dossiervorming van het college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad Belangrijke subsidiedossiers voor grote projecten en het stadscontract met de Vlaamse Regering opmaakt en opvolgt

-

…

7.

U formuleert in overleg met het managementteam een duidelijke visie op de werking van de organisatie en maakt samen met de leden van het managementteam lange en korte termijnplannen op. Dat houdt onder meer in dat u: -

Instaat voor de opvolging, bijsturing en evaluatie van plannen en budgetten … Samen met het managementteam het voorstel van een strategische nota en meerjarenplanning


7

-

8.

opmaakt. Toeziet op een goede integratie van het financiële luik opgemaakt door de financieel beheerder, in het geheel van de strategische nota Deze voorstellen van plannen en budgetten bespreekt met het college en desgevallend op de gemeenteraad toelicht. …

Als stadssecretaris bent u, ondersteund door de financieel beheerder, verantwoordelijk voor de kasstromen binnen de organisatie. Dat houdt onder meer in dat u: -

9.

Procedures geringe dagontvangsten in kaart brengt Risico-analyses uitvoert Gepaste controlemaatregelen treft Na advies van de financieel beheerder kasverrichtingen opdraagt aan één of meerdere medewerkers die hierdoor dan ‘rekenplichtig’ worden De betalingsopdrachten ondertekent Beslist om, na advies van de financieel beheerder, bepaalde personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur en te belasten met de inning van geringe dagontvangsten …

Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van het stadsbestuur te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen: -

Goede contacten verzekeren met de toezichthoudende overheid (afstemming, informatie-uitwisseling, verkrijgen van advies), Goede contacten onderhouden met collegae van andere steden en gemeenten; formeel (intergemeentelijke samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies,…), Met de VVSG, dossiers van algemeen belang bespreken of op elkaar afstemmen, Zelf of via de medewerkers contacten onderhouden met externe experten (advocaten, projectontwikkelaars, studiebureaus, consultants,…), In het algemeen, netwerken uitbouwen met actoren die bij de werking van de gemeentelijke overheid (kunnen) betrokken zijn, Instaan voor een adequate externe communicatie en public relations, Het stadsbestuur of de administratie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,… ...

10. U volgt relevante maatschappelijke ontwikkelingen en evoluties op het vlak van het gemeentelijk beleid op. Dat houdt onder meer in dat u: -

Studiedagen bijwoont Relevante literatuur, wetgeving, …doorneemt …

11. U verzekert een efficiënte en effectieve dienstverlening aan de bevolking. Dat houdt onder meer in dat u: -

-

Zorgt voor de interne organisatie van de klachtenbehandeling Zorgt voor de interne organisatie van de behandeling van de aanvraag van ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verstrekken of er een afschrift van te overhandigen. …

12. Het stadsbestuur ondersteunen bij het aansturen van de paragemeentelijke organisaties, teneinde een effectieve en efficiënte (samen)werking (met) van deze organisaties te verzekeren:


8

-

Het stadsbestuur ondersteunen bij het aansturen van de gemeentelijke VZW’s, (autonome) gemeentebedrijven, de kerkfabriek, de politiezone, enz… (voorstel van de beheersovereenkomsten, afstemming met, adviesverlening, opvolging, toezicht en controle,…), Het overleg met het OCMW structureren en een goede samenwerking bevor-deren, Goede contacten verzekeren met de intercommunales (om de belangen van het stadsbestuur veilig te stellen).

Functiedoelstellingen ▪ Professionele kennis en kunde van: 

Publiek recht,



Administratief recht (gemeentedecreet, nieuwe gemeentewet, wet op de overheidsopdrachten, decreet stedenbouw, milieuwetgeving, personeel en statutaire aangelegenheden,…),



Burgerlijk Recht,



Managementtechnieken,



Vertrouwd met organisatie-, projecten veranderingsmanagement,



Organisatie- en peoplemanagement,



Boekhouding en financiën,



Politieke besluitvormingsprocessen, politieke structuur/verhoudingen, …



Openbaarheid van bestuur, administratief toezicht, motiveringsplicht,…

▪ Basiskennis en –kunde van: 

Gangbare informaticatoepassingen (i.e. Microsoft Office).


9

Competentieprofiel (zie uitgebreide versie bij functiebeschrijving) WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES ▪ Voortdurend verbeteren (niveau 4)

Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van het departement, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. IV - Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen.

▪ Klantgerichtheid (niveau 4)

Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. IV - Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren.

▪ Samenwerken (niveau 4)

Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. IV - Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten.

▪ Betrouwbaarheid: consequent en integer handelen (niveau 4)

Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. IV - Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat.

PERSOONSGERELATEERD GEDRAG ▪ Omgaan met stressfactoren (niveau 3)

Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. III - Blijft kalm en rustig in complexe situaties waarin hij wordt geconfronteerd met een langdurige of regelmatig weerkerende hoge druk of met crisissituaties die de eigen opdracht overstijgen.

INTERPERSOONLIJK GEDRAG Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) (niveau 3)

Collega’s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie. De term


10

collega’s moet ruim worden geïnterpreteerd. Het kan ook gaan om anderen, collega’s buiten de eigen ploeg/dienst/sectie. III. Neemt verantwoordelijkheid op voor leren binnen de organisatie

360°-inlevingsvermogen (niveau 3) Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en daarop adequaat te reageren ten aanzien van medewerkers, collega’s, klanten, hiërarchie,…

III. Reageert (via houding en handelen) adequaat op impliciete, onuitgesproken gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen van anderen

OMGAAN MET INFORMATIE Oordeelsvorming (synthetisch denken) (niveau 3) Op basis van een afweging van relevante criteria, meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan. III. Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel

LEIDERSCHAP ▪ Delegeren (niveau 3)

Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. III - Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden.


11

WAT KUNNEN WIJ JOU BIEDEN?

Onze troeven… -

een statutaire, voltijdse benoeming als stadssecretaris;

-

een aantrekkelijk verloningspakket in een dynamische werkomgeving. (brutowedde tussen € 6324.78 en € 8183.10) aangevuld met andere extralegale voordelen;

-

extralegale voordelen: maaltijdcheques (€5), gratis hospitalisatieverzekering, flexibel werken, een uitgebreid verlofstelsel, werkinstrumenten (tablet, GSM, laptop,…);

-

bedrijfswagen: gebruik van dienstwagen ten persoonlijke titel voor beroeps- en privédoeleinden;

-

relevante beroepservaring wordt volledig meegenomen;

-

veel verantwoordelijkheden en uitdagingen om mee te bouwen aan de strategische doelstellingen van de stad;

-

werfreserve van 2 jaar;

-

…

Wat zijn de voorwaarden?

-

Je combineert een masterdiploma met vier jaar professionele ervaring in een managementfunctie en je beschikt over de Belgische nationaliteit.


12

SELECTIEPROGRAMMA

Deze selectieprocedure bestaat uit 3 onderdelen. Er wordt in de procedure nauw samengewerkt met het selectiekantoor ‘Search & Selection Gent, Koning Albertlaan 79, 9000 Gent’. Elk onderdeel is eliminerend, wat betekent dat enkel geslaagde kandidaten uitgenodigd worden naar het volgende onderdeel.

DEEL 1:

Verkennend gesprek met consultant Search & Selection In dit verkennend gesprek wordt voornamelijk ingegaan op de motivatie, de relevantie van de ervaring, het inzicht in de functie en de inpasbaarheid in de overheid.

DEEL 2:

Mondelinge selectie met de selectiejury Dit gedeelte bestaat uit een competentiegericht interview, vergezeld van een presentatieoefening (managementcase) waarin de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de vereisten van de functie getoetst wordt.

DEEL 3:

Assessment Center / Test managements- en leiderschapscapaciteiten Tijdens het assessment worden een aantal competenties getoetst die gelinkt zijn aan de functieomschrijving. Alle op het mondeling deel geslaagde kandidaten worden toegelaten tot het assessment center. Dit gedeelte resulteert in een beschrijvend rapport met een advies ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’. Het assessment center wordt afgenomen door consultants van Search & Selection en neemt ongeveer een dag in beslag.

De data van de selectieproeven worden bekendgemaakt aan de ingeschreven kandidaten bij afsluiting van de inschrijvingen.


13

Hoe solliciteren?

Er kan ingeschreven worden tot uiterlijk woensdag 19 maart 2014.

Voor een geldige kandidatuur hebben we je gedetailleerd cv, motivatiebrief, en een kopie van je diploma nodig. Je kan deze bij voorkeur mailen naar [email protected] of aangetekend opsturen naar of af te geven bij Search & Selection, t.a.v. Mw. Myra Vandekerckhove, Koning Albertlaan 79, 9000 Gent. We verwachten je kandidatuur uiterlijk op 19 maart 2014. Het selectieprogramma en de functieomschrijving kan je terugvinden op www.jobpunt.be of www.roeselare.be of via het selectiekantoor op het nummer 09 243 40 80. Onder voorbehoud van eventuele wijzigingen vindt het eerste gesprek, afhankelijk van uw beschikbaarheid, tussen 7 en 30 april 2014 plaats.

Stad Roeselare hecht veel belang aan diversiteit. Daarom waarderen we de competenties van iedereen, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of arbeidshandicap


14

Wij zoeken. Stadssecretaris (via aanwerving en bevordering) Informatiebundel selectie Stadssecretaris 1

Recommend Documents