Wij wensen je balans in je werk, meer rendement uit schaarse tijd en veel succes met taaktunen

BETREFT

Gebruikershandleiding Taaktuner 2.0

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

versie 2

1 - 04- 2015

Objectieve werkdruk Dank voor je interesse in de Taaktuner. De on-line tool om inzicht te krijgen in je werkvoorraad en de balans tussen beschikbare en gevraagde tijd. Met dit inzicht kunnen managers en professionals werkdruk oplossingsgericht bespreekbaar maken en meer rendement uit de beschikbare tijd halen. Met de Taaktuner objectiveer je werkdruk: Routinedruk, ad-hoc druk en taakdruk. Schaarse tijd... Tijd is de meest schaarse productiefactor. Als er tijd tekort is, moet je kiezen; zelf of samen. Doe je dat niet, dan raak je teleurgesteld of moet je anderen teleurstellen. Zonder balans is er afspraakinflatie, versnippering, stress en uiteindelijk burn-out. Dat ondermijnt vitaliteit, vertrouwen en resultaten. 60% van de beroepsbevolking geeft aan regelmatig onder hoge tijdsdruk te moeten werken; 50% geeft aan behoefte te hebben aan handvatten om werkdruk hanteerbaar te maken. Voor die groep is de Taaktuner gemaakt. Slechts 2% van de managers is helemaal tevreden over de bedrijfsvoering. Werkdruk confronteert managers en professionals dus met de grootste uitdaging van het management en de grootste leiderschapsvraag van onze tijd. Met dit bewustzijn begint het. De analogie met de balance sheet De Taaktuner is gebaseerd op het denken in systemen, stromen, balans en zelforganisatie. Het operationaliseert de balans tussen beschikbare en gevraagde tijd; capaciteitstekorten op verschillende termijnen en indicatoren voor besturing, inrichting van verantwoordelijkheden en communicatie. Zoals de balance sheet inzicht biedt in financiën, zo biedt de time balance sheet inzicht in tijd: van individu tot team. Wij wensen je balans in je werk, meer rendement uit schaarse tijd en veel succes met taaktunen.

Vooraf Webbrowser De Taaktuner vereist een HTML5 capabele webbrowser. Op de meeste tablets en moderne telefoons werkt de Taaktuner wel, maar wordt officieel niet ondersteund. Technische en gebruiksvragen kun je mailen naar [email protected]. Leeswijzer Dit document bestaat uit vier delen: de visie, het ordeningsprincipe, tips en het begrippenkader. Je kunt ze los van elkaar lezen. Er is apart een grafische quickstart beschikbaar. Begin daarmee voor je het ordeningsprincipe leest. Voor wie is deze handleiding? Voor iedereen die de Quick start heeft gebruikt en toegepast. De tool is zondermeer toepasbaar voor iedereen die heeft deelgenomen aan een training. Iedereen die het wil proberen zonder training verzoeken we na afloop van de periode in een toegezonden enquête aan te geven of deze handleiding helder genoeg is. Voor wie is taaktunen? De Taaktuner is individueel en als team te gebruiken en laat zien of individu, team en organisatie in balans zijn en goed omgaan met schaarse tijd. Bijvoorbeeld voor: • Leidinggevenden en coaches die werkdruk willen objectiveren om het op te lossen. • Medewerkers die hun werkdruk in balans willen brengen. • Teams die innovatiever en effectiever willen worden. • Coaches die coachees willen helpen keuzes te maken op basis van eigen kracht. • Leidinggevenden die een waardengedreven dialoog over schaarse tijd willen voeren. Wat biedt de Taaktuner? De Taaktuner operationaliseert het denken in systemen, stromen, balans en oplossingen. De Taaktuner biedt inzicht in de balans tussen beschikbare en gevraagde tijd; capaciteitstekorten op verschillende termijnen en indicatoren voor besturing, inrichting van verantwoordelijkheden en communicatie voor organisatie en individu. Het biedt overzicht in knelpunten, werkwijze en planningsgedrag en ondersteunt professionals effectiever te worden door afspraakinflatie, hoge werkdruk en versnippering te verminderen en oplossingsgerichte dialoog te ontwikkelen. Taaktunen: • Onderzoek laat zien dat toepassing van de Taaktuner in het werk leidt tot minder stress, betere arbeidsomstandigheden en een betere relatie met de leidinggevende. • Toepassing is kosteneffectief met een onderbouwde positieve businesscase. • Leidt tot een betere ervaren samenwerking binnen en tussen teams. • Managers kunnen beter anticiperen op dynamiek en ontwikkelen dieper inzicht in de kwaliteiten van medewerkers. Zij kunnen medewerkers beter coachen in het benutten van hun potentieel. Rechten De Taaktuner is auteursrechtelijk beschermd en er loopt een internationale octrooiaanvraag.

2

Gezond en effectief organiseren Drie werkdrukthema’s Om werkdruk op te lossen moet je drie dingen doen. Allereerst verantwoordelijkheid nemen voor de werkdruk. Niet wegkijken, maar het onder ogen zien. Vervolgens inzicht vergaren in de situatie. Waaruit bestaat het probleem precies? Is er teveel werk of is er iets anders? En tenslotte het gesprek aangaan over oplossingsrichtingen. De Taaktuner geeft inzicht; de oplossing komt uit dialoog en handelen. Werkdruk: signaalfunctie In veel organisaties wordt tijd behandeld alsof er onbeperkte voorraad van bestaat en alsof iedereen er zelf het best over kan beslissen. Beide zijn niet waar. Tijd is wel schaars en samen kiezen geeft bijna altijd betere resultaten. Waar verwachtingen niet waargemaakt worden, ontstaat druk. Daardoor neemt de productiviteit vaak verder af. En dus is het zaak bij het begin te beginnen: tijd moet worden beschouwd als een schaars goed. Effectiviteit is het vermogen om schaarse goederen te benutten. Werkdruk het signaal dat het beter kan. Dialoog De Taaktuner verschaft inzicht in knelpunten in een takenpakket. Knelpunten zijn niet goed of fout, ze zijn er gewoon en ze zijn er altijd wel. Door daarover in gesprek te gaan en samen oplossingen te ontwikkelen, kun je uit de vicieuze cirkel van werkdruk ontsnappen en je effectiviteit verbeteren. Dat is de duurzame weg. Niet eenvoudig natuurlijk, maar wel een schitterende uitdaging. De Taaktuner ondersteunt dit. Voorwaarden voor een goed resultaat zijn openheid en goed kunnen luisteren; leidinggevende die niet straffen maar helpen: dialoog. Handelen Klanten, jijzelf en de organisatie: het is een samenspel van belangen en dilemma’s. Om die op te lossen spelen collega’s en management een rol. Duurzame oplossingen vragen intelligentie, creativiteit en doorzettingsvermogen. Wanneer jij en je collega’s daarover beschikken, zal de diagnose je helpen om te gaan met dynamiek, werkdruk bij jezelf en bij je collega’s verminderen en de samenwerking verbeteren. Wat je aandacht geeft groeit, dus wordt je door het oplossen van knelpunten samen ook slimmer, creatiever en krachtiger.

3

Het ordeningsprincipe Het principe in het kort De Taaktuner laat je taken zien in een planningsoverzicht. Wanneer je je takenpakket hebt ingevoerd, zal de Taaktuner vanaf vandaag tijd toekennen aan de taak die het eerst moet worden opgeleverd en tevens kan starten. Die keuze wordt iedere volgende dag per taak opnieuw gemaakt. Wanneer de eerste taak is afgerond, zal de volgende taak starten, totdat alle taken zijn afgerond. Dat is de volledige planningshorizon. De afronding van een taak wordt vervolgens vergeleken met de beloofde oplevering ervan. Is de taak te laat, dan kleurt de dag rood; is de taak ruim op tijd, dan kleurt de dag groen. Dit zijn de belangrijkste kleuren, maar er zijn meer mogelijkheden. Iedere taak op het takenscherm krijgt dagelijks een kleur mee, afhankelijk van de situatie van die taak. Het overzicht hieronder vind je ook door met de muis over de kleur op het scherm te gaan. Kleur Wit

Niet gestart

Tussen vandaag en de geplande startdatum; na de oplevering.

Omschrijving

Grijs

Vrij

Vrij

Oranje

Onderdruk

Periode zonder onderhanden taken; wachten.

Geel

Onderdruk gereserveerd voor routines en onvoorziene taken

beigegroen

Gereserveerde onderdruk Uitlooptijd

Blauw

Onderhanden

Van start tot geplande of haalbare oplevering van de taak

Onderdruk gereserveerd voor uitloop van eerdere taken

pastel blauw Uitloop

Van haalbare oplevering zonder-, tot haalbare oplevering met onvoorziene taken

Groen

Opleverbuffer

Ruimte tussen haalbare en beloofde opleverdatum.

lichtgroen

Gereserveerde buffer Overschrijding

Buffer gereserveerd voor routines

pastel rood

Vermoedelijke overschrijding

Van haalbare oplevering zonder-, tot haalbare oplevering met onvoorziene taken

Paars

Verificatieprobleem De planningshorizon overschrijd de maximale horizon van ruim een half jaar

Rood

Van geplande tot vroegst haalbare opleverdatum.

werkvoorraad

Aan de kleur van een taak zie je wat de situatie is. Als er rood of pastelrood is, heb je een knelpunt. Als het oranje of donkergroen is, heb je potentieel een oplossing voor een collega. In het overzichtsscherm wordt de ‘rode draad’ uit dit overzicht getrokken. Je ziet welke taken samenhangen en aan welke knoppen je kunt draaien om knelpunten te beïnvloeden.

4

Beschikbare capaciteit Niet alle contractuele tijd is beschikbaar voor taken. Op het tabblad overzicht wordt getoond hoe de berekening verloopt. Vertrekpunt is het aantal uren dat je werkt. De basis is het arbeidscontract, of als je zelfstandig bent het contract met jezelf. Daar gaan de capaciteitsonttrekkingen vanaf. Dat zijn vakanties en dergelijke. Daar komt overwerk bij. Dat is je beschikbare capaciteit. Hiervan gaan je routines en onvoorziene werkzaamheden af; hieronder bij ‘twee berekeningen simultaan’ wordt duidelijk hoe precies. Wat dan overblijft plus het overwerk is beschikbaar voor eenmalige taken. Achterstallig werk Wanneer er op een bepaalde dag geen tijd beschikbaarheid is en er zijn wel routines, dan ontstaat er achterstallig werk. Dit wordt van de beschikbaarheid voor taken van de volgende dag(en) afgetrokken. Bij het interactieontwerp van routines kun je dit corrigeren, wanneer je dat zou willen, door eenmaal te klikken op het bolletje waarmee het herhaalpatroon wordt aangegeven. Op dagen waarop je vrij bent, wordt de onvoorziene werkzaamheden automatisch op ‘0’ gezet. Ordening van doorlooptijden Het takenscherm ordent taken op basis van doorlooptijden en taaktijden op de meest efficiënte wijze. Het eerste criterium is de taak die het eerst gereed moet zijn. Die wordt bovenaan geplaatst en de beschikbare capaciteit wordt daar met prioriteit aan toegewezen. Mochten twee taken een identieke opleverdatum hebben, dan is het tweede criterium de taak die het eerst kan starten. Het ordeningsprincipe wijst vervolgens capaciteit toe, op basis van de beschikbare capaciteit voor taken, totdat de benodigde capaciteit (taaktijd) volledig is toegewezen. De capaciteit wordt toegewezen aan de taak met een hogere prioriteit, tenzij die taak nog niet kan starten. Dan gaat de capaciteit naar de eerstvolgende taak die wel kan starten. Als de taaktuner het niet binnen de beschikbare tijd kan plannen, kan niemand het. Twee berekeningen simultaan Op het tabblad taken worden simultaan steeds twee berekeningen uitgevoerd: één zonder en één met onvoorziene werkzaamheden. In de berekening zonder onvoorziene werkzaamheden is er dus meer capaciteit beschikbaar voor taken; de taken zijn sneller gereed. In de berekening met onvoorziene werkzaamheden blijven taken langer onderhanden. De uitkomsten van de twee berekeningen worden vergeleken. Zijn de uitkomsten verschillend dan toont het balkenschema een pastel tint. Zo zie je het effect van onvoorziene werkzaamheden. Dit helpt jou om de gevolgen van onzekerheden die met het ramen altijd gepaard gaan, beter in te schatten. Eén berekening kan al redelijk complex zijn, twee door elkaar kan je als beginnend gebruiker in verwarring brengen. Switch dan eens naar de enkelvoudige weergave. Bovenin het tabblad taken zit een knop waarmee je onvoorzien uit kunt zetten. Als je het eenmaal doorhebt, hoef je dit niet meer te doen. Groen, oranje of rood? Als de taakbalk rood kleurt, is het onmogelijk die taak, bij die taaktijd, op tijd op te leveren. Als de balk pastelrood kleurt, is er een kleine kans dat de taak op tijd wordt opgeleverd, namelijk als er toevallig niets onvoorzien gebeurt. Zie ook de definitie van veerkracht.

5

Wanneer de balk oranje kleurt, duidt dit op perioden binnen de planningshorizon waarin er geen taken zijn waar aan je kunt werken. Kleurt de balk groen, dan is er voor die taak ruimte om tegenvallers op te vangen. Blijft een balk tot het eind blauw, dan past het precies. Grijze dagen zijn dagen waarop je niet beschikbaar bent. Het gewenst scenario Rechts bovenin het tabblad taken vind je achter de tekst situatie de knoppen huidig en gewenst. Standaard opent de Taaktuner altijd in de huidige situatie. Je hebt echter mogelijkheid om een tweede dataset op te bouwen in de situatie gewenst. Dan kun je vele oplossingsrichtingen en combinaties daarvan uitproberen. Let bij het kopiëren van gegevens goed op, want dit kan net meer worden teruggedraaid. Een structuur voor je taken De Taaktuner wordt gebruikt in een regelkring diagnose-dialoog-doen. Dat is een kleine, resultaatgerichte en waardeNvolle regelkring die professionals invloed geeft en het mogelijk maakt betere keuzen te maken. Waarden

Belangen

Resultaten

Knooppunt

Taken

Deeltaken

Waarden zijn idealen en motieven die in een samenleving of groep als nastrevenswaardig worden beschouwd. Waarden zijn opvattingen over wat wenselijk is. (Bron: Wikipedia). Een waarde eindigt vaak op –heid WaardeNvol werk geeft voldoening en energie. Het is een afwegingskader voor belangen. Bijvoorbeeld gezondheid. Iets lager in de hiërarchie liggen de belangen: waarvoor doen we het? Je kunt het formuleren als een werkwoord. Een werkwoord vormt een kader voor het resultaat. Bijvoorbeeld goed wonen. Een zelfstandige naamwoord. Je kunt het beetpakken of zien als het af is. Vaak werken meerdere mensen eraan. Het management stuurt erop. Bijvoorbeeld een huis. Een knooppunt is een soort mijlpaal. Het is het moment waarop belanghebbenden bij elkaar komen om de inhoud die als resultaat op tafel ligt te bespreken en nieuwe afspraken te maken over de inzet van tijd. Bijvoorbeeld een ontwerpbespreking. Een taak is wat je iemand ziet doen; je kunt het filmen (“gesprek voeren”). Je formuleert zo mogelijk een zelfstandig naamwoord (“overeenstemming”). Een vuistregel voor taken in de Taaktuner is een omvang van 4 tot maximaal 20 uur en een doorlooptijd van maximaal 2 weken. Past het bij een resultaat? Je gebruikt bij taken vanaf 10 uur een onderliggende om gericht voortgang te boeken in je taak. Deeltaken hebben een omvang van 2 tot 6 uur. Houdt het een tijdje bij. Ga nu uit van 10% tot 20% van je capaciteit.

Onvoorziene capaciteitsvraag Routines Raam routines zoals vergaderingen inclusief voorbereiding en nazorg.

Veel mensen onderschatten hoe lang iets duurt. Dat is de planning fallacy. Hak taken in deeltaken die je overziet. Dat helpt. En sta jezelf toe dat je het leert. Daar helpt de taaktuner bij: kijk volgende week hoeveel werk er nog over is (en hoeveel je dus hebt afgehandeld).

6

Minder dan je dacht? Dan raam je nu iets minder. Meer dan je dacht? Dan raam je nu iets meer. Overzicht van paden De volgorde van de paden op het scherm overzicht is in afnemend tekort of toenemende buffers. Het maatgevende pad staat dus altijd bovenaan en eindigt bij de maatgevende taak. Het maatgevende pad vormt de essentie van de knelpuntanalyse. Hier wordt uitgegaan van alle ingezette capaciteit en alle werkzaamheden: routines, taken, onvoorzien werk en capaciteitsonttrekkingen. Voor een stapsgewijze oplossing van werkdruk moeten allereerst hier oplossingen worden gevonden. Dit structureert de besluitvorming. De pasteltint toont de mogelijkheden die extra overwerk binnen de mogelijkheden daarvan biedt. Bij het overzicht overwerk wordt het huidige overwerk getoond. Dat is al in de oplevering verdisconteerd. Het potentieel overwerk is alle aanvaarbare overwerk tijdens het pad. Niet alle aanvaardbare overwerk is ook in alle gevallen effectief in te zetten. Het pad kan door overwerk immers uit elkaar vallen in meerdere paden. Zo ga je door met het oplossen van knelpunten en breng je door te taaktunen taakdruk, veerkracht, versnippering en overwerk in het groen. In die volgorde.

Tips De Taaktuner stimuleert om meer te doen met 'ongeveer'. Ongeveer is voor een planning vaak goed genoeg. De Taaktuner modelleert. Hoofddoel is inzicht in jouw takenpakket, de knelpunten en de interventiemogelijkheden. Het hoeft niet perfect te zijn. Het krijgen van inzicht is zo eenvoudig mogelijk gemaakt, maar niet eenvoudiger dan noodzakelijk. Probeer dan ook de hoofdlijnen in beeld te brengen. Hoeveel tijd kost het? Wat je aandacht geeft groeit. Investeer de eerste keer een dagdeel om het model grondig te doorzien; daarna kost het kwartier per week. Als je merkt dat je vastloopt, vraag dan hulp. Hoe vaak je dit instrument wilt gebruiken is aan jou of aan jullie. Een planningshorizon ligt idealiter tussen de 3 en 18 weken. Daaronder en daarboven is de Taaktuner minder geschikt om inzicht te bieden en dialoog te ondersteunen. Routine, taak of capaciteitsonttrekking Je kunt een taak die terugkomt gemakkelijk kopiëren met de kopiefunctie. En je kunt een routine invoeren met een eenmalige frequentie. Waar het dus op aankomt is dat je zelf kiest welke taken je zichtbaar maakt. Alleen in het tabblad taken wordt de prioritering heel scherp gemaakt. De andere tabbladen zitten ‘onder water’ om de metafoor van de ijsberg te gebruiken. Een routine boven water tillen noemen we ‘batchen’. Bijvoorbeeld de klachtafhandeling van 6 uur. Je neemt dan een taak op met bijvoorbeeld de omschrijving “Klachtafhandeling week 13” met de corresponderende start- en opleverdata en taaktijd. Die taak kopieer je dan naar “Klachtafhandeling week 14”. Hoe hard is de oplevering en wat geeft jou het best inzicht: wekelijks, tweewekelijks (12 uur) of driewekelijks (18 uur)? Probeer het eens uit.

7

Taken onzichtbaar maken kan op twee manieren: naar routines of naar capaciteitsonttrekking. Taken hebben soms het karakter van een case: de taak valt uiteen in deeltaken met daartussen wachttijd. Een routine is dan een adequate vorm van capaciteitsvraag. Heeft de taak een onvermijdelijk karakter en hoort het niet bij je kerntaken, neem deze dan op als negatieve beschikbaarheid. Bijvoorbeeld een meerdaagse cursus. Routines zullen daar dan voor moeten wijken en die kun je eenvoudig wegklikken. Wat is een passende planningshorizon? Er is geen universeel antwoord. Onze ervaring is dat een planningshorizon van 8 tot 12 weken bij veel mensen goed werkt. Binnen een horizon van minder dan 3 weken biedt een agenda beter inzicht. Voorbij een horizon van 18 weken krijg je slechts schijnbaar inzicht. Het loopt toch anders. Wat is een redelijke hoeveelheid onvoorzien? Onvoorzien is tijd die je vandaag besteedt aan zaken waarvan je gisteren nog niet wist dat je het zou doen. Denk aan ‘binnen zonder kloppen’, een klacht, een collega die trakteert, een leidinggevende die snel iets nodig heeft, een brandje dat moet worden geblust, een taak die iets langer duurt dan voorzien. Het werk komt ad hoc binnen. Standaard is de Taaktuner ingesteld op 2 uur per dag. Jij kunt dat zelf beter inschatten. Het best door het een tijdje bij te houden. Wie selecteer je als collega’s? Op het tabblad groepen kun je groepen aanmaken en daar collega’s aan toewijzen. Afhankelijk van de instellingen die jouw organisatie heeft gekozen kun je van alle medewerkers dan de actuele meting en hun maatgevende pad zien. De actuele meting is van belang om de verantwoordelijkheid over de inzet van tijd te kunnen delegeren. Managers moeten erop kunnen vertrouwen dat medewerkers regelmatig tijd nemen om in balans te komen. Het maatgevende pad geeft informatie om samen knelpunten op te kunnen lossen. Om taaktunen in de besturende processen te verankeren, voeren leidinggevenden en teams regelmatig taaktunergesprekken. Hoe verminder je versnippering? 1.

2.

3.

Terugkerende en onvoorziene taken verhogen de versnippering. Zorg daarom voor minimaal 25% beschikbare netto tijd. Hoe minder terugkerend en onvoorzien, hoe minder versnippering. Je vermindert versnippering door taken af te ronden voordat je nieuwe taken begint. Door taken zo dicht mogelijk bij de geadviseerde startdata te starten, werk je zo gefocust mogelijk je prioriteiten af. Spreek collega’s aan en help hen hun taakdruk te verminderen en beloofbare afspraken te maken. Daardoor vermindert afspraakinflatie en kun je ook minder onvoorziene taken ramen. Dat vermindert versnippering. Zo kom je in een effectievere samenwerking terecht.

Hoe verminder ik mijn werkdruk met deze aanpak? Zonder verwachtingen geen werkdruk. Verwachtingen komen van boven, van buiten en van binnen: van je baas, een klant en het kunnen dus ook je eigen verwachtingen zijn. Het begint

8

met het nemen van verantwoordelijkheid voor je werkdruk, accepteren dat er grenzen zijn en deze respecteren; bij jezelf en bij anderen. Breng dan balans aan tussen gevraagde en beschikbare capaciteit. Zonder balans kun je nooit voldoen aan verwachtingen. Dat put een mens uit en ondergraaft de vitaliteit. Ken je talent. Lever kwaliteit. Cluster je werk en versnipper schaarse tijd niet. Zo brengt je niet alleen je taakdruk omlaag, maar ook te hoge werkdruk. Uiteindelijk is de Taaktuner een dialooginstrument. Betere afstemming van je taken met anderen levert een beter samenspel op. Dat is de duurzame aanpak van werkdruk.

9

Begrippenkader Enkele begrippen die binnen de methode worden gedefinieerd (*), afgewisseld met begrippen die beogen te inspireren. Actuele meting

In het tabblad groepen wordt de week van de laatste meting per deelnemer vermeld. De kleur van dit vakje laat zien of die meting nog actueel is. Groen: het maatgevende pad is nog niet verstreken. Oranje: het maatgevende pad is verstreken; de laatste mijlpaal nog niet. Rood: de laatst opgegeven mijlpaal is verstreken.

Ad hoc druk

Percentage van de benodigde tijd in het maatgevende pad dat is toegewezen aan onvoorziene taken

Achterstallig werk

Geplande routines die als gevolg van capaciteitsonttrekkingen of tekorten niet op de geplande dag kunnen worden uitgevoerd.

Afspraakinflatie

Op korte termijn kunnen taken nog wel worden beloofd, maar hoe verder de taak voor ons uit ligt, hoe minder groot de beloofbaarheid. Dit leidt ertoe dat we alleen op korte termijn gaan sturen. Daardoor jagen we de versnippering aan en maken we afstemming erg ingewikkeld.

Beschikbare capaciteit Tijd die je voor eenmalige taken beschikbaar hebt. De som van contractuele beschikbaarheid en overwerk minus capaciteitsonttrekkingen, onvoorzien en terugkerende taken. Wordt met een stoplicht in het tabblad overzicht wekelijks aangegeven. Cascade

Model van doorloop- en taaktijden van eenmalige taken op basis van first out – first in.

Dialoog

Een gesprek op basis van gelijkwaardigheid. Een gesprek waarin de medewerker binnen overeengekomen kaders zeggenschap heeft over de inzet van zijn of haar schaarse tijd. Een gesprek waarin de volgende vragen een rol spelen: Wat is de situatie? Wat zijn de gevolgen? Wat zou je willen? Wat is waardeNvol? Welke steun heb je nodig? Wie kunnen daar bij helpen? Kunnen we het dan oplossen?

Interventieladder

Regelmogelijkheden die de medewerker, het team of de organisatie ter beschikking staan om balans te kunnen realiseren in het eigen takenpakket. Het principe erachter is: verander het zo eenvoudig mogelijk, maar niet eenvoudiger dan noodzakelijk.

Leiderschap

Drie verstoorde evenwichten in respectievelijk de ecologie, de economie en de sociale systemen vormen de samenhangende duurzaamheidsopgave van onze tijd. Oplossingen kunnen alleen

10

samen worden gerealiseerd. Dat vraagt moed. Terwijl de uitdagingen zich opstapelen, worden we overstroomd met berichten dat te hoge werkdruk gezondheid, vitaliteit en productiviteit ondermijnen. Het herstellen en onderhouden van evenwicht in beschikbare en gevraagde tijd - de vierde dimensie - is de eerste stap waarvoor het leiderschap zich geplaatst ziet. Werkdruk is hét leiderschapsthema van onze tijd. Verbeter de wereld, begin bij jezelf. Maatgevende taak

De taak met de hoogste taakdruk of piekdruk. Deze bepaalt het maatgevende pad. Een groen balkje voor de taak markeert deze taak.

Maatgevende pad

Het maatgevende pad bevat de keten van taken die start met de taak die eerder dan of gelijk aan de beoogde startdatum kan starten, terwijl alle volgende taken tot en met de maatgevende taak een geplande start hebben die afhankelijk is van de direct voorafgaande taak. Op het takenscherm wordt het maatgevend pad getoond via de dropbox ‘selecteer een pad’. Op basis hiervan worden ad-hoc druk, routinedruk en taakdruk berekend. Het maatgevend pad kan een sprint of een marathon zijn. Dat hangt af van de duur ervan. Na enkele weken doorhalen is het hoogste tijd om gas terug te nemen.

Macht

Macht in organisaties richt zich op de zeggenschap over de meest schaarse productiefactoren. In het verleden was dat arbeid, maar arbeid werd vervangen door kapitaalgoederen. Toen was het kapitaal, maar kapitaal werd productief gemaakt met kennis. Toen was het kennis, maar kennis werd in snel tempo ontsloten en kwam real time beschikbaar. Nu is het tijd. Ook zeggenschap over tijd kun je concentreren, distribueren en controleren, maar dan verkrampt samenwerking. Macht levert hier niets op. In dialoog gaan over tijd levert een menselijke organisatie.

Onderdruk

Onderdruk is de tijd waarin niet gewerkt kan worden aan eenmalige taken, omdat deze nog niet kunnen starten. Het kan hersteltijd zijn of tijd om collega’s te helpen met taken op hun maatgevende pad.

Overwerk

Aanvaardbaar en nuttig overwerk lost knelpunten op. Of overwerk aanvaardbaar is geeft de gebruiker aan bij instellingen. Of overwerk nuttig is toont het overzichtsscherm.

Planningshorizon

De volledige werkvoorraad uitgedrukt in weken.

Regelkring

Diagnose-dialoog doen. Drie stappen die op elk niveau (individu, team en organisatie) worden doorlopen voor het herstellen van balans.

Routine druk

Percentage van de benodigde tijd in het maatgevende pad dat is 1toegewezen aan routines (inclusief achterstallig werk).

11

Taakdruk

Objectieve werkdruk, synoniem voor piekdruk. Verhouding tussen de kortst haalbare- en de afgesproken doorlooptijd van het maatgevende pad zonder onvoorziene werkzaamheden. Wanneer de cascade aan het eind één of enkele rode balken laat zien, is de taakdruk groter dan 100%. Dan is er zelfs zonder onvoorziene werkzaamheden een knelpunt.

Taaktuner

The time balance sheet. Online tool voor dialoog over schaarse tijd. De Taaktuner is een specifiek dialooginstrument. Als je de dialoog niet voert, mis je het instrument niet. Als je de dialoog wel voert, zijn inhoud, proces en actoren vaak dominant. Het is een valkuil het daar alleen over te hebben en geen tijd te nemen voor tijd als dialoogthema. Zoals je een boor gebruikt om een gat te maken, gebruik je de taaktuner dus om de dialoog over tijd te voeren.

Taaktunen

De dialoogvorm voor effectieve inzet van schaarse tijd.

Versnippering

Hoeveel capaciteit in uren heb je nodig om één uur aan de taak te werken? Hoe gericht wordt er gewerkt? Een versnippering van 10 betekent dat voor 1 dag werk 10 dagen doorlooptijd nodig zijn. Teveel versnippering ondergraaft het vertrouwen in de samenwerking. Wetenschappelijk onderzoek leert dat bij een versnippering hoger dan 7 de effectiviteit snel afneemt. Je pakt versnippering aan door de startdata uit de kolom beloofbaarheid in het blad taken te volgen.

Veerkracht

Welk deel van het onvoorspelbaar capaciteitsverlies in het maatgevende pad kan worden opgevangen, zonder afspraken te schenden en werkdruk af te wentelen? Hoe groter de veerkracht, hoe hoger de kans dat het lukt.

Werkdruk

Van Dale omschrijft werkdruk met: zwaarte van het dagelijkse werk. Werkdruk is een beleving. In professionele kringen is er overeenstemming over dat het begrip niet kan worden gedefinieerd, dus ieder mag een eigen invalshoek kiezen. In bijgevoegde link tref je recente opvattingen verzameld. Meestal wordt zowel de objectieve als de subjectieve kant in het werkdrukbegrip samengebracht. Ik kies daar niet voor. Werkdruk is een beleving, taakdruk is een feit.

Waardengedreven regelkring Afstemming waarin de besluitvorming niet afhankelijk wordt gemaakt van systemen, procedures of andere slecht beïnvloedbare zaken, maar zo dicht mogelijk bij de betrokken belanghebbenden wordt georganiseerd. Werkdrukbalans

Een objectieve situatie waarin beschikbare tijd en benodigde tijd in balans zijn. Alle indicatoren in de kengetallen staan op groen. Idealiter. Maar er mag een uitdaging blijven natuurlijk.

12

Werkdrukbeleving

Werkdrukverwachting en verminderde zelforganisatie die zich uiten in lagere lichamelijk, emotionele of mentale vitaliteit.

Werkdrukillusie

Afhankelijk van je rol in de organisatie, neem je werkdruk verschillend waar. Managers zien minder werk dan er is; medewerkers ervaren meer werk dan er is. Vooral bij een divers en minder voorspelbaar takenpakket komt dit voor. De medewerker ervaart de grote diversiteit als niet passend in zijn beschikbare werktijd. Voor de manager lijkt het minder, omdat deze wel de grote geplande taken herkent, maar de kleinere en ad-hoctaken niet, of slechts ten dele. Ze blijven deels onder de radar. Deze verschillen tussen beleving en werkelijkheid van de taaklast wordt de werkdruk illusie genoemd. Dialoog over werkdruk kan alleen tot oplossingen leiden, wanneer deze illusie wordt ontmaskerd.

Werkdrukparadox

Werkdruk is een samengesteld begrip. Het omvat zowel de beleving als de werklast. Als er te weinig tijd is om het werk uit te voeren ontstaat er werkdruk. Oorzaak en gevolg lijken nu samen te vallen. Maar dat is een taalillusie. Onbalans tussen beschikbare en gevraagde tijd om taken uit te voeren is de objectieve oorzaak; de beleving het subjectieve gevolg. Toch hoeft dat niet altijd zo te zijn. Je kunt de beleving van druk hebben, terwijl er voldoende tijd is. Of je kunt de beleving hebben dat er voldoende tijd is, terwijl er een onmogelijke verwachtingen liggen. Dat is de werkdrukparadox. Dat roept de vraag op: is werkdruk een feit of is het een fictie?

Zelforganisatie

Overzicht van werkdrukbalans van alle medewerkers in de organisatie, ingedeeld naar de genormeerde kwaliteit van werkwijze (versnippering) en afstemming (bestaan van en mate van veerkracht).

Tot slot De Taaktuner is een online instrument dat piekdruk of taakdruk per dag en per taak en zowel op individueel -, team- als organisatieniveau objectief vaststelt; feitelijk en inter-objectief. De taaktuner plant het takenpakket op de meest efficiënte wijze en plant de taken in de tijd. Die planning wordt vergeleken met de afgesproken of gewenste realisatie van de taken. Past het? De beloofbaarheid van bestaande deadlines wordt berekend en getoond. De Taaktuner laat op basis daarvan en met objectieve grenswaarden voor belastbaarheid (zoals versnippering, veerkracht voor onvoorziene activiteiten, planninghorizon, overwerk en taakdruk) de werkdrukbalans bij de gebruiker, zijn team en in de gehele organisatie zien. Zo objectiveert de Taaktuner de werkdruksituatie. Dit vormt de feitenbasis voor het inrichten van verantwoordelijkheid. Wanneer het niet past dan moet je daar als professional iets mee. Wanneer een professional daar niets mee doet, moet een leidinggevende daar iets mee. Wanneer een leidinggevende daar niets mee doet, moet het hoger management daar iets mee.

13

Veel succes met Taaktunen

14