30-5-2013
Gebruik en beheer van applicaties
› Wie doet wat?
1 1
Pagina Pagina
2 2
© VHIC
Pagina Pagina
© VHIC
Een kader
›
Bron: daanrijsenbrij, Elementaire bedrijfsinformatica
1
30-5-2013
Functioneel beheer
›
Applicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie.
›
Aan welke eisen moet de applicatie voldoen?
›
Controleren: voldoet de applicatie? En na een eventuele aanpassing?
›
Functioneel beheer: opdrachtgever voor applicatieen technisch beheer
3 3
© VHIC
Pagina Pagina
Applicatiebeheer
›
Applicaties moeten worden beheerd en onderhouden
›
Applicatiebeheer zorgt er o.a. voor: - dat toepassingen goed gebruikt kunnen worden - eventuele fouten worden opgelost - aanpassingen plaatsvinden als gevolg van veranderende technische of functionele eisen
4 4
© VHIC
Pagina Pagina
2
30-5-2013
Technisch beheer Systeembeheer is verantwoordelijk voor de goede werking van een computersysteem of meerdere systemen.
›
Denk hier aan: - het maken van back-ups; - het installeren en instellen van updates van een besturingssysteem; - het installeren en instellen van hardware en software; - het toevoegen/wijzigen/verwijderen van gebruikersinformatie; - het opnieuw instellen van wachtwoorden; - het beantwoorden van technische vragen; Pagina 5 5 Pagina - de beveiliging van het netwerk; - het documenteren van de werking van het systeem; - gemelde problemen onderzoeken en oplossen.
© VHIC
›
In stappen
›
Functioneel beheer: - opkomende vraag - vaststellen vraag - functioneel ontwerp
6 6
© VHIC
Pagina Pagina
3
30-5-2013
In stappen
›
Applicatie- en technisch beheer: - technisch ontwerp - bouwen - testen - implementeren - leveren
7 7
© VHIC
Pagina Pagina
Verantwoordelijkheden NEN-ISO 15489
›
Documentaire informatiespecialisten zijn verantwoordelijk voor recordmanagement, inclusief:
-
ontwerp, en/of implementatie, en/of onderhoud van archiefsystemen en de werking ervan
-
en/of opleiding van gebruikers (indien van toepassing)
Pagina Pagina
8 8
© VHIC
Archiefsysteem: informatiesysteem dat archiefbescheiden opneemt, beheert en beschikbaar stelt door de tijd.
4
30-5-2013
Ontwerpen en implementeren van archiefsystemen A. Vooronderzoek B. Analyse bedrijfsactiviteiten C. Eisen aan archiefbescheiden D. Beoordeling bestaande systemen E. Identificeren strategie om aan de eisen voor de archiefbescheiden te voldoen F. Ontwerp G. Implementatie H. Evaluatie Pagina Pagina
9 9
© VHIC
NEN ISO 15489, hfdst. 8 / NPR-ISO/TR 15489-2(nl)
A. Vooronderzoek
-
Context organisatie en te beheren archiefbescheiden
-
Begrip van bestuurlijk-administratieve, wettelijke, bedrijfs- en maatschappelijke context: - identificeren belangrijkste factoren rond maken en beheren archiefbescheiden - sterke en zwakke kanten - eerste stap op weg naar bedrijfsclassificatieschema (processen en archiefbescheiden)
10 10
© VHIC
Pagina Pagina
5
30-5-2013
B. Analyse bedrijfsactiviteiten - ontwikkelen model: wat doet de organisatie en hoe - relaties taken en archiefbescheiden - levert o.a. op: documentatie activiteiten en bedrijfsprocessen, bedrijfsclassificatieschema (functies, activiteiten en transacties in boom) - ondersteunt het benoemen verantwoordelijkheden archiefbeheer
11 11
© VHIC
Pagina Pagina
C. Eisen aan archiefbescheiden - eisen die organisatie stelt aan maken, beheren en ontvangen van archiefbescheiden - bedrijfsbehoeften, wet- en regelgeving - risicoanalyse
12 12
© VHIC
Pagina Pagina
6
30-5-2013
D. Beoordeling bestaande systemen
- met de (on)mogelijkheden voor archiefbeheer - overzicht wensen, eisen in relatie tot gebruikte informatie- en archiefsystemen
13 13
© VHIC
Pagina Pagina
E. Identificeren strategie om aan de eisen voor de archiefbescheiden te voldoen - waarborgen maken en beheren archiefbescheiden bij uitvoering van de bedrijfsactiviteiten - welke procedures, normen, instrumenten en maatregelen moet de organisatie vaststellen? - voorbeelden strategie: ontwikkelen normen, implementeren nieuw systeem
14 14
© VHIC
Pagina Pagina
7
30-5-2013
F. Ontwerp - strategie, eisen, en oplossing onmogelijkheden bestaande systemen (E + C + D) = plan voor archiefsysteem dat aan eisen voldoet - omvat mensen, processen, instrumenten en technologie - informatie- en archiefspecialisten, andere deskundigen en gebruikers gaan samenwerken en specificaties leveren
© VHIC
Pagina15 15 Pagina - levert o.a. op: projectplan, ontwerpbeschrijving, systeemspecificaties
G. Implementatie
-
zorgvuldige planning en documentatie
-
implementeren nieuw of verbeterd archiefsysteem, al dan niet met kantoor- en communicatiesystemen en in de bedrijfsprocessen is gecompliceerde taak
-
levert o.a. op: gedetaillerd projectplan, opleidingsplan, gedocumenteerde normen, procedures en beleid, documentatie conversie- en migratieproces, rapporten inzake functioneren
16 16
© VHIC
Pagina Pagina
8
30-5-2013
H. Evaluatie (proces en prestaties systeem, beheer) - meten doeltreffendheid systeem en ontwikkelproces - gebreken verhelpen - beheer en toezicht op functioneren; periodieke controle - herhalen stappen C t/m H: bedrijfsprocessen en archiefsystemen zijn dynamisch
17 17
© VHIC
Pagina Pagina
Verkorte versie
›
HOE wenst de organisatie om te gaan met
›
WELKE documenten en
›
WAT zijn de randvoorwaarden
›
+ Demming-cirkel: plan-do-check-act
18 18
© VHIC
Pagina Pagina
9
30-5-2013
DMS / RMA
›
toepassingen waarmee digitale documenten kunnen worden beheerd vanaf ontvangst of opmaak tot en met vernietiging of overdracht.
19 19
© VHIC
Pagina Pagina
DMS / RMA Documentmanagementsyteem (DMS) Ondersteunt het beheer van documenten in de dynamische fase Recordsmanagementapplicatie (RMA) Ondersteunt de archieffunctie, de recordsmanagementprocessen; het maken en beheren van records
20 20
© VHIC
Pagina Pagina
10
30-5-2013
RMA Een recordsmanagementapplicatie (RMA) ondersteunt de archieffunctie voor documenten die “op slot” moeten worden gezet. Aan een RMA worden specifieke eisen gesteld waarmee de authenticiteit en duurzame toegankelijkheid van de records (archiefbescheiden) wordt gegarandeerd.
21 21
© VHIC
Pagina Pagina
Governance en Compliance
›
Governance: - goed bestuur - verdeling van: - taken, - verantwoordelijkheden en - bevoegdheden binnen de organisatie en met andere betrokkenen.
22 22
© VHIC
Pagina Pagina
11
30-5-2013
Governance
›
Welke regels hanteren we?
›
Hoe werken we met elkaar samen?
23 23
© VHIC
Pagina Pagina
Information governance
›
Hoe gaan we om met informatie in de organisatie? afstemming van verantwoordelijkheden en rolverdeling rondom het informatiebeheer zodat een effectieve inzet van informatie (en media) als middel om bedrijfsdoelen te realiseren mogelijk is over het gebruik van informatie, over mensen en gedragingen, over intentie en interactie, en over het goed met elkaar omgaan
24 24
© VHIC
Pagina Pagina
12
30-5-2013
Compliance
›
Gewoon: werken in overeenstemming met de geldende regels
›
Niet meer, niet minder.
25 25
© VHIC
Pagina Pagina
In de praktijk van het informatiebeheer?
›
Ja, in mijn organisatie worden de regels nageleefd
›
Nee, in mijn organisatie worden de regels niet nageleefd
›
In mijn organisatie worden de regels soms/wel soms niet, door de een wel/door de ander niet nageleefd
26 26
© VHIC
Pagina Pagina
13
30-5-2013
Er is iets vreemds aan de hand??
›
Met z’n allen regels vastgesteld: zo gaan we om met …
›
Want: goed informatiebeheer is belangrijk!
›
En dan toch…
27 27
© VHIC
Pagina Pagina
Niet uniek voor het informatiebeheer!
›
1998: Davenport & Prusak
›
Kennismanagement wordt moeilijk toegepast, want belang wordt onvoldoende erkend
›
omdat: mechanistisch model, logica, intentioneel rationeel, eigen agenda’s en doelstellingen
(Kennismanagement - waar ging het mis?/ Willem Koerselman, IK, nr 4(2008), p14-18)
28 28
© VHIC
Pagina Pagina
14
30-5-2013
›
Geoliede informatiehuishouding is goed voor iedereen
›
Dus werkt ieder hier aan mee
›
Op de effectieve en efficiente manier die hiervoor bedacht is
29 29
© VHIC
Pagina Pagina
Compliance = kansloos
›
Indien beperkt tot uitreiken van handboeken, richtlijnen, checklists
›
Er is meer nodig!
30 30
© VHIC
Pagina Pagina
15
30-5-2013
Andere opties?
›
Straffen!
of
›
Belonen!
Voor- en nadelen?
31 31
© VHIC
Pagina Pagina
Op weg naar compliance!
›
Stel vast wat je wilt bereiken. - Wat is het doel? - Wat wordt er nagestreefd?
32 32
© VHIC
Pagina Pagina
16
30-5-2013
›
Is wat bereikt moet worden noodzakelijk? Wat is het belang van wat je wilt bereiken? Voor wie?
33 33
© VHIC
Pagina Pagina
›
Communiceer doel en belang!
›
VRAAG hoe het doel bereikt kan worden
›
VRAAG wie er wat moet doen om doel te bereiken
34 34
© VHIC
Pagina Pagina
17
30-5-2013
›
Stel consequenties vast als afspraken niet worden nageleefd minimaal: samen beter: laat consequenties vaststellen
›
Laat vastleggen wat de afspraken zijn
35 35
© VHIC
Pagina Pagina
›
Evalueer op een afgesproken moment (en houd je aan het moment)
36 36
© VHIC
Pagina Pagina
18
30-5-2013
Wat wordt bereikt?
›
Eigen verantwoordelijkheid en motivatie
›
Verbondenheid want: - duidelijkheid over doelen, en - de manier waarop deze te bereiken
37 37
Pagina Pagina
© VHIC
inspiratie: www.educare.nl, www.alledagenpauze.nl, Linda Spaanbroek intoconnection & the power of the blue ball / Salem Samhoud, Freek Grootenboer, Nur Hamurcu, www.intoconnection,com
Compliance
›
Werk aan de winkel
›
Niet vrijblijvend
›
Geen strak keurslijf
›
Onderdeel van records management
›
Kan kleinschalig
38 38
© VHIC
Pagina Pagina
19
