WHITEPAPER I‐FOURC Datum 9 februari 2011 Auteur I‐FourC
Inhoudsopgave Inleiding Uitdaging Transitie
2 2 2
Digitalisering Wanneer digitaliseren? Voor wie digitalisering interessant kan zijn: Voordelen van digitaliseren Nadelen van digitaliseren
3 3 3 4 5
Kostenbesparende oplossing Actuele informatie Semistatische informatie Statische informatie Quick Scan
6 6 6 6 6
De rol van I‐FourC Meer informatie
7 7
1
Inleiding Kostenbesparing Kwaliteit Efficiency Toegankelijkheid Informatie is iets van alle tijden. Niemand kan zonder. Daarom is het belangrijk dat informatie juist binnen organisaties, instellingen en bedrijven goed wordt gestroomlijnd en gemakkelijk toegankelijk is. Een gebrekkige of onvolledige informatievoorziening is tijdrovend, kostbaar en frustrerend voor alle betrokkenen. Menselijke fouten zijn niet altijd te voorkomen, evenmin verlies van inzicht en grip op controle, terwijl betrokkenen juist de correcte gegevens volledig up‐to‐ date bij de hand willen hebben. Door omslachtige, soms zelfs dubbel uitgevoerde werkprocessen of methoden is er nog steeds sprake van een enorme papierberg, hoewel de digitale revolutie voor betere en eenvoudigere methoden voor informatievoorziening‐ en verwerking heeft gezorgd.
Uitdaging De uitdaging is dus te leven met papieren documentatie en te werken met digitale informatie. Alles keurig gearchiveerd op een toegankelijke, efficiënte wijze, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. En daarmee zien instellingen, overheden en het bedrijfsleven zich geconfronteerd met de noodzaak de overstap te maken van papier naar digitaal. Alleen, hoe is deze stap te nemen en wat levert het op? Henry Ford, Amerikaans industrieel (1863‐1947) wist het al goed te omschrijven: “Before everything else, getting ready is the secret of success.”
Transitie Deze whitepaper van I‐FourC geeft u inzicht in hoe u dankzij de transitie van papier naar digitaal de belangrijkste (medewerkergerelateerde) gegevens‐ en informatiestromen binnen uw organisatie efficiënter optimaliseert. Dit werkt niet alleen kostenbesparend en productieverhogend; u bespaart ook op tijd, fysieke ruimte en overtollige mankracht.
2
Digitalisering Vroeger was archiveren zowel simpel als arbeidsintensief. Alle belangrijke paperassen werden in ordners, archiefmappen en ringbanden bewaard die vervolgens in hangkasten of wandkasten werden geplaatst. Wanneer deze vol waren, werd de oudste informatie naar een plek buiten het zicht gebracht en daar vanwege de bewaarplicht opgeslagen. Het archief werd steeds voller; het gehanteerde systeem raakte door de bulkinformatie overbelast. Dit leidde vaak tot het spreekwoordelijke stoffige archief. Dit proces veranderde door de opkomst van digitalisering in de maatschappij. Steeds meer informatie wordt thans digitaal ontvangen, vervaardigd, verstuurd en opgeslagen. Dit heeft een grote invloed op het informatiemanagement. Want hoe dan ook moet waardevolle informatie veilig opgeslagen worden. Vooral als de informatie op snelle wijze deelbaar, herbruikbaar en voor de gehele organisatie beschikbaar moet zijn, maar liever niet fysiek veel ruimte in beslag mag nemen, is digitaal archiveren dé oplossing.
Wanneer digitaliseren? Wie klanten, dienstverlening en service centraal stelt, moet veel zorg en tijd besteden aan het verzamelen van informatie en er vrijwel altijd overal en het liefst direct over kunnen beschikken. Daarom is het belangrijk dat deze informatie goed wordt opgeborgen en toegankelijk is. Digitaal archiveren is daarmee voor alle organisaties, klein en groot, al rendabel en productieverhogend.
Voor wie digitalisering interessant kan zijn: •
Voor organisaties die werken met grote hoeveelheden papieren dossiers die een hoge waarde vertegenwoordigen zoals overheden, financiële instellingen, de zorg en het onderwijs.
•
Wanneer een papierloos archiefconcept de bedrijfsvoering ondersteunt.
•
Wanneer gestreefd wordt naar kostenbesparing op archiefkosten.
•
Voor wie medewerkers productiever wil laten werken in een kantooromgeving.
•
Wanneer het niveau van informatiebeveiliging in termen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie op een hoger niveau moet worden gebracht.
•
Wanneer informatie voor de hele organisatie beschikbaar moet zijn en dossiers snel, makkelijk en eenvoudig te archiveren moeten zijn.
•
Voor wie streeft naar een efficiënte manier van werken en niet langer wil verzanden in een papierberg.
•
Voor wie een gezond milieu voor ogen heeft.
“Prijs is wat je betaalt, waarde is wat je krijgt.” ‐Warren Buffet, Amerikaans investeerder
3
Voordelen van digitaliseren Een efficiënt, effectief en centraal archief, up‐to‐date en toegankelijk, is voor iedereen plezierig en zorgt voor productief werken. Een greep uit de voordelen die digitaliseren met zich meebrengt. Opslag Digitale opslag is gemakkelijker. Er zijn geen investeringen meer nodig in papier, mapjes, ordners, printinkt en bijkomende zaken. Iets wat gearchiveerd is, raakt nooit meer kwijt. Zeker essentiële informatie met een bewaarplicht. Daarnaast is de fysieke opslag bijna nihil in grootte. Waar voorheen hele kelders of afdelingen vol stonden met opbergsystemen, kan nu worden volstaan met een veel kleinere ICT‐voorziening en opbergruimte. Zoeken Iets opzoeken is gemakkelijk, eenvoudiger en sneller. Met behulp van selectiecriteria of trefwoorden is het gevraagde binnen een mum van tijd te downloaden of toe te sturen. Archiveren is niet weghangen maar terughangen. Voor wie zeker wil zijn dat niet alle informatie vrij toegankelijk is, kan er gebruik worden gemaakt van autorisatie. Door vooraf te bepalen welke gebruikers er met welke rechten toegang krijgen tot welk archief, is het onmogelijk voor niet‐geautoriseerde gebruikers om toegang te verkrijgen tot de documenten. Dupliceren Digitaal dupliceren is niet alleen gemakkelijker, er wordt ook niet ingeboet op kwaliteit. Deze is één op één. Bij papieren reproductie wordt naarmate er meer wordt gedupliceerd de kwaliteit steeds minder. Transport Informatie overbrengen gaat veel sneller. Te denken valt aan e‐mail met bijlage. Dit bespaart de rompslomp van enveloppen schrijven, postzegels plakken, begeleidende papieren afdrukken. Daarbij is papieren post vaak dagenlang onderweg. Delen Dankzij digitalisering is het gemakkelijker om met meerdere mensen tegelijk naar dezelfde informatie te kijken en er naar te handelen. Informatie kan direct opvraagbaar zijn. Wijzigen Correcties, wijzigingen of mutaties van informatie zijn meteen door te voeren waardoor het archief altijd up‐to‐date is.
4
Nadelen van digitaliseren Hoewel de voordelen van elektronische archivering duidelijk zijn, kunnen enkele nadelen niet onvermeld blijven. Papier heeft van oudsher een bepaalde emotionele waarde. Het zit in de genen van de mens. Het straalt vertrouwen uit: wat op papier staat wordt vaak voor waar aangezien. Papier is ook tastbaar; het kan worden vastgepakt, beschreven, is gemakkelijk door te bladeren en snel mee te nemen omdat het ook geen elektriciteitsvoorziening behoeft. Kortom, papier is een geduldig medium waar niet iedereen gemakkelijk van af zal kunnen of willen stappen. Digitalisering kan daarnaast een beeld van drukke, ingewikkelde en omslachtige werkwijzen oproepen. Elektronische archivering stelt hogere eisen dan het beheer van papieren dossiers. De stukken zijn uit zichzelf niet zichtbaar terwijl het om een groeiende hoeveelheid gaat. Een nauwgezet en vakkundig beheer is dus een vereiste. Is deze competentie in de organisatie aanwezig, of moet daarvoor extra personeel aangetrokken worden? Ook de angst voor digitale afhankelijkheid – bij een eventuele storing is de informatie niet meer te raadplegen – zorgt voor wat huivering. Hoewel veel van deze nadelen ondervangen kunnen worden, vraagt een digitaliseringsslag dus ook om een cultuuromslag bij de eindgebruiker. “Het leven is te kort om zelf iets te doen wat men tegen betaling ook door anderen kan laten verrichten." ‐ William Somerset Maugham, Engels schrijver (1874‐1965)
5
Kostenbesparende oplossing Papierloos werken kan een duurzame rendementsverbetering concreet maken en zorgen voor een efficiency‐ en kwaliteitsverbetering van een organisatie. Bij digitalisering van de papierberg is het als organisatie noodzakelijk om ook hierbij efficiënte keuzes te maken. Het is daarom verstandig om een onderscheid te maken tussen actuele informatie, semistatische informatie en statische informatie, en aan de hand daarvan te beslissen wat wel en wat geen voorrang behoeft bij de overstap van papier naar digitaal. En welke kosten daaraan verbonden zijn. Is dit te tijdrovend voor de eigen gelederen, dan is het laten uitvoeren van een Quick Scan een goede optie.
Actuele informatie Uit onderzoek blijkt dat slechts 15% van gearchiveerde informatie opnieuw wordt opgevraagd. Het is daarom belangrijk om actuele informatie die dagelijks of zeer regelmatig nodig is of wordt gebruikt, als eerste te digitaliseren en goed toegankelijk te maken. Wellicht met enige standaardisatie.
Semistatische informatie Het betreft hier informatie die weliswaar niet meer geheel actueel is, maar waarvan de kans bestaat dat deze binnen een afzienbare tijd nog eens wordt geraadpleegd. Het is dan noodzakelijk om deze informatie zo te archiveren dat deze op een dusdanige manier is op te roepen dat het binnen een kort tijdsbestek bij de aanvrager is.
Statische informatie Het betreft hier informatie die vrijwel nooit meer opgevraagd zal worden, maar waar bijvoorbeeld een bewaarplicht voor geldt. Deze verplichting kan uiteenlopen van zeven jaar tot honderd jaar, afhankelijk van de branche. Het is dan ook verstandig om vanuit kostenbesparend oogpunt te kiezen voor een laagdrempelige opslag. Mocht er dan tóch iets opgevraagd worden, dan is het weliswaar iets langer zoeken, maar dat weegt niet op tegen de kosten van een complete digitalisering van deze informatie.
Quick Scan Bent u ook benieuwd naar wat uw organisatie kan besparen? Het in Reuver gevestigde I‐FourC biedt een gratis Quick Scan. Een adviseur komt dan bij u langs en maakt op basis van een bezoek aan uw bestaande archieven en gesprekken met verschillende functionarissen binnen uw organisatie een zeer reële berekening van uw huidige archief gerelateerd kosten. Zie het als een nulmeting. Daarnaast krijgt u ook een voorstel voor transitie naar een digitaal archief, inclusief het besparingspotentieel.
6
De rol van I‐FourC Digitaal archiveren betekent dus veel meer dan de overstap van een papieren naar een digitaal archief door het converteren van papieren documenten naar digitale files. Het vergt inzicht en een heleboel tijd. Wilt u er zeker van zijn dat de overstap correct en foutloos gebeurt, dan kunt u het beste een specialist op het gebied van digitale archivering in de arm nemen. Een valide gesprekspartner als I‐FourC biedt dan uitkomst. I‐FourC onderscheidt zich in de markt door als enige in Nederland een unieke combinatie van dienstverlening en softwareontwikkeling te bieden. Door het integreren van deze twee expertisegebieden in de aanpak, kan I‐FourC fysieke informatie optimaal digitaliseren: in de juiste context, voor de juiste gebruiker en op het juiste moment. Uitgangspunt hierbij is dat ook tijdens de digitaliseringsslag alle informatie op elk willekeurig moment digitaal toegankelijk dient te zijn. Met doordachte opslag‐ en scandiensten, in combinatie met geavanceerde softwareoplossingen, wordt vanaf dag één digitaal en papierloos gewerkt, waardoor de continuïteit van het primaire werkproces optimaal wordt gewaarborgd. Niet alleen biedt I‐FourC de gratis Quick Scan, het bedrijf biedt ook een unieke werkwijze dankzij speciaal ontwikkelde software dat papier nabootst. Op deze manier maakt I‐FourC het mogelijk om de papieren werkprocessen binnen uw bedrijf om te zetten in een digitale variant die de complete look‐and‐feel van uw bedrijf weergeeft. Alles blijft dus exact hetzelfde, alleen nu in digitale vorm.
Meer informatie Wilt u een gratis Quick Scan laten uitvoeren of meer weten over de mogelijkheden die I‐FourC u kan bieden? Neem dan contact op met: I‐FourC Technologies Charles Ruysstraat 12 5953 NM Reuver Nederland T +31 77 750 11 00 F +31 77 750 11 90 E info@i‐fourc.com W: www.i‐fourc.com
7
