Werkwijze participatie en communicatie Amersfoort Vernieuwt ‘Zo doet iedereen mee’ I Participatie 1. Inleiding Dit is de ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’. Met deze werkwijze leggen de gemeente Amersfoort en de woningbouwcorporaties De Alliantie Eemvallei en Portaal gezamenlijk vast hoe zij bewoners betrekken bij de planvorming van Amersfoort Vernieuwt. Centraal uitgangspunt van gemeente en corporaties is dat bewoners actief en nauw worden betrokken bij de ontwikkelingen van hun eigen woonomgeving. Datzelfde geldt voor anderen in de wijken, zoals ondernemers, organisaties en instellingen. Amersfoort Vernieuwt kiest voor interactieve beleidsvorming, waarbij bewoners en anderen op allerlei manieren participeren. Uitgangspunt is dat bij elk project van ‘Amersfoort Vernieuwt’ een ‘op maat gesneden’ participatieproces plaatsvindt. Participeren betekent deelnemen, deelhebben, meedoen. In deze ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt, ‘Zo doet iedereen mee’ staat hoe bewoners en andere partijen mee kunnen doen aan de ontwikkeling en verbetering van plannen voor hun eigen woon- werk- en leefomgeving. De gemeente en de corporaties willen graag in een vroeg stadium met bewoners in gesprek gaan. Doel van participatie is betere plannen maken in kwalitatief sterke processen. Bewoners, ondernemers, instellingen en organisaties helpen mee aan de ontwikkeling van de plannen, door mee te denken en mee te doen. De bewoners krijgen door hun betrokkenheid meer binding met en vertrouwen in hun wijk. Een participatieproces duurt niet langer dan een paar maanden. Communicatie, in allerlei mogelijke vormen, is een belangrijk ondersteunend middel voor het participatieproces. Met communicatie worden kennis, houding en gedrag beïnvloed. Communicatie kan helpen bij het bereiken van begrip, acceptatie en mogelijk draagvlak voor plannen. 2a. Context Amersfoort Vernieuwt betreft de aanpak van de wijken Randenbroek, Schuilenburg, Liendert en Rustenburg. De vernieuwing van de wijken speelt ook in het Soesterkwartier en KruiskampKoppel. In deze wijken staat transformatie naar betere, meer modern ingerichte woonwijken met een verbeterd aanbod op het gebied van wonen, werken, onderwijs, voorzieningen, leefbaarheid en samenleven centraal. Betere woningen en woonomgeving is een belangrijk onderdeel van Amersfoort Vernieuwt. Impulsen op sociaal gebied zijn een andere belangrijke pijler van de aanpak van Amersfoort Vernieuwt. De projecten van Amersfoort Vernieuwt vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Amersfoort en/of de woningcorporaties Alliantie Eemvallei en Portaal. 2b. Kenmerken programma Amersfoort Vernieuwt Karakteristiek: samenwerkingsproject Amersfoort Vernieuwt is een programma waarbij gemeente Amersfoort, de Alliantie Eemvallei en Portaal in een samenwerkingsverband aan werken. Ieder heeft daarin zijn eigen verantwoordelijkheid. ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
1
Karakteristiek: lange looptijd Het gaat om een meerjarig programma, dat doorloopt tot na 2010. De ontwikkelingsplannen voor de wijken Liendert, Rustenburg, Randenbroek en Schuilenburg dateren van 2007. De uitvoering van deze plannen met diverse vervolgacties. Karakteristiek: participatie Met de Amersfoort Vernieuwt wordt ingezet op een buurtgerichte aanpak, waarbij interactieve beleidsvorming centraal staat. 3a. Doelgroepen De werkwijze ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’ kent twee ‘soorten’ doelgroepen. Afhankelijk van het soort project, bepaalt de initiatiefnemer, zoals gemeente of corporatie, wie worden betrokken bij de planvorming. 1. Belanghebbenden. Dit zijn mensen die in hun privé- of zakelijke omgeving direct te maken krijgen met veranderingen door verbetering, renovatie of sloop van woningen. Bewoners zijn meestal de belangrijkste doelgroep onder de belanghebbenden. Soms zijn dat bijvoorbeeld ondernemers in geval van de aanpak van een winkelcentrum. Belanghebbenden hebben vaak ook in juridische zin een rolin het project. 2. Betrokkenen. Dit zijn mensen of organisaties die in hun woon- of werkomgeving vandoen krijgen met veranderingen in wijken, buurten of complexen door verbetering, renovatie of sloop van woningen en de woonomgeving. Vaak zijn de omwonenden, de ondernemers en instellingen in de buurt de belangrijkste doelgroep. Betrokkenen zijn in juridische zin niet direct verbonden met het project, maar voelen zich wel emotioneel verbonden. Mogelijke doelgroepen zijn: Bewoners van huurwoningen Bewoners van koopwoningen Huurdersbelangenverenigingen VHB en Hestia Bewonerscommissies en huurderscommissies Ondernemers winkelcentra en ondernemersverenigingen Samenwerkende Groeperingen Leefbaar Amersfoort (SGLA) Kamer van Koophandel, Stichting Welzijn Amersfoort Zorginstellingen en zorgorganisaties Onderwijsinstellingen Maatschappelijke organisaties zoals ‘Vrienden van het waterwingebied’ 3VO en de Algemene Fietsersbond Aktiegroepen (gelegenheidsgroepen op thema) 3b. Individueel, buurt- of complexniveau Participatie speelt zich af op verschillende niveaus. Individueel niveau Wooncomplexniveau Buurtniveau Wijkniveau 3c. Wijkplatforms ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
2
In wijkplatforms vindt overleg en advisering plaats met een vertegenwoordiging uit de wijk. Wijkplatforms werken in permanent proces mee aan de verbetering van de plannen en de aanpak van Amersfoort Vernieuwt en praten op wijkniveau mee. Het wijkplatform is bedoeld om mensen verbindingen te laten leggen op wijkniveau en via netwerken gezamenlijk thema’s en agenda’s voor de verdere aanpak te bepalen. Het wijkplatform is er altijd en kijkt op lange termijn naar vraagstukken. Het wijkplatform staat los van participatiegroepen en klankbordgroepen, die voor een bepaalde, beperkte periode bestaan. Deelnemers van het wijkplatform zijn vertegenwoordigers uit de wijk, van allerlei verschillende groepen mensen of belangenorganisaties. De huidige wijkbeheerteams die we in Amerfoort kennen, kunnen de rol van wijkplatform vervullen. 3d. Representativiteit Bij interactieve beleidsvorming wil Amersfoort Vernieuwt de dialoog vroegtijdig starten. In het participatieproces willen gemeente en corporaties de verschillende belangen en visies van belanghebbenden en betrokkenen in beeld hebben en mee laten wegen in het besluitvormingsproces. Daarom wordt ingezet op een zo breed mogelijk samengestelde participatiegroep waarin alle belangen aan bod komen. Het heeft een meerwaarde als deelnemers uit een participatiegroep een achterban vertegenwoordigen. Het participatieproces draagt hierdoor bij aan het organiseren van bewoners, het betrokken voelen bij een buurt. Amersfoort Vernieuwt wil structureel overleg met partijen als huurdersbelangenverenigingen, ondernemersverenigingen en maatschapppelijke organisaties. Deze verenigingen en organisaties krijgen primair een rol in de permanente wijkplatfoms en ook in de participatiegroepen en klankbordgroepen. Vervolgens wordt bij het samenstellen van participatiegroepen of klankbordgroepen niet uitsluitend uitgegaan van vertegenwoordigers vanuit een achterban, maar kunnen ook individuele belanghebbenden of betrokkenen een plaats krijgen omdat niet iedereen zich kan of wil laten vertegenwoordigen. 3 e. Faciliteiten Bij elk te starten project zal bij de start vastgelegd worden op welke wijze het participatieproces wordt vormgegeven. Onderdeel hiervan vormt de wijze waarop de participatie- of klankbordgroep gefaciliteerd wordt en ook alle belanghebbenden en betrokkenen individueel betrokken worden. Het gaat dan om zaken als vergaderrruimte, voorzitter, contra-expertise, scholing, ondersteuning, activiteiten (excursie) en dergelijke. In de projectbegroting worden hiervoor middelen opgenomen. 4. Bestaand beleid en afspraken Bestaand beleid en andere afspraken gelden als randvoorwaarden voor de uitwerking van elk participatieproces van Amersfoort Vernieuwt. Dit zijn bijvoorbeeld ook de overeenkomsten, op basis waarvan mensen rechtszekerheid krijgen, zoals het Sociaal Statuut. Sociaal Statuut (december 2006) Participatiestatuut van Portaal en Samenwerkingsovereenkomst van de Alliantie Eemvallei De inspraaknota en inspraakverordening van de gemeente Amersfoort (oktober 2003) 5. Participatie: wanneer? Zo vroeg mogelijk. Zodra de kaders en contouren van een plan bekend zijn, is het zaak zo snel mogelijk de wijk in te gaan voor overleg met bewoners. Hoe eerder met elkaar aan tafel, hoe beter. Participatie kan op elk moment plaatsvinden. Bij de eerste contouren van een idee, maar ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
3
ook bij de verdere uitwerking van een plan. Hoe vroeger in het proces, hoe meer ruimte de participatiegroep heeft om de plannen vorm te geven. 6. Participatie: waarover? Participatie start altijd binnen bepaalde kaders en randvoorwaarden die vaak door de gemeenteraad zijn aangegeven.De participatieruimte wordt vooraf beschreven. Hoe meer ruimte voor invulling en uitwerking, hoe groter de invloed van de deelnemers. Daarbij geldt het helderheids- en verwachtingenbeginsel, waarmee wordt bedoeld dat vooraf helder is wat deelnemers kunnen beïnvloeden binnen de gestelde kaders. Wanneer de kaders aan het begin van het proces helder en duidelijk zijn en ook politiek zijn vastgesteld, dan is voldaan aan een belangrijke voorwaarde voor een goed participatieproces. Binnen een kader staat bijvoorbeeld aangegeven wat het uiteindelijke doel is, om hoeveel geld en tijd het gaat en wat de grenzen van een plan zijn. Kaders en randvoorwaarden bestaan verder uit verschillende zaken, waarvan hier een paar voorbeelden: maximum aantal te bouwen woningen in een buurt een speelvoorziening voor jongeren op een bepaalde locatie verbetering leefbaarheid en groen in de buurt toevoeging van zorgvoorzieningen in de buurt 7a. Participatie: welke vormen, welke woorden? Amersfoort Vernieuwt kiest voor interactieve beleidsvorming in drie mogelijke vormen. Amersfoort Vernieuwt kent drie vormen van participatie. Dat zijn inspraak, consultatie en coproductie. Elke vorm kent een andere mate van ruimte van beïnvloeding en zeggenschap van bewoners. Consultatie zal, naar verwachting, het meest toegepast worden. 7b. Inspraak: meeweten en meedenken Inspraak vindt meestal later in het proces plaats, binnen uitgewerkte kaders. De beleidsruimte en de invloed van participanten is kleiner dan bij consultatie of coproductie. De gemeente of corporatie bepaalt de inhoud van het beleid en betrekt mensen hierbij door ze erover te informeren en om reactie te vragen. Inspraak kan in korte tijd plaatsvinden, consulatie en coproductie duren meestal langer. 7c. Consultatie: meespreken en meedoen Bij consultatie ontwikkelen gemeente en corporatie beleid, in samenspraak met belanghebbenden en maatschappelijk middenveld. Er is veel variatie mogelijk in deze vorm. Deelnemers kunnen soms toetsen, maar meestal gaat het om meespreken en meedoen. Hoe meer inbreng van de betrokkenen, hoe beter het plan gedragen zal worden. 7d. Coproductie: meebepalen en soms meebeslissen Coproductie is soms, onder bepaalde randvoorwaarden, mogelijk. Bijvoorbeeld wanneer voor een groter gebied in de stad een compleet nieuw plan moet worden gemaakt dat de omgeving ingrijpend wijzigt. Op basis van een probleem werken belanghebbenden of belangstellenden samen bij het zoeken naar een oplossing. Amersfoort Vernieuwt zal met deze vorm beperkt gaan werken. Participatievorm Inspraak (1)
Rol en invloed deelnemers Meeweten en meedenken
Doel
Kernvraag
Beslisser
Kennis en evt. begrip
Uitgewerkte plannen leren
Corporatie, college of
‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
4
Klankbordgroep
Consulteren (2)
Coproduceren (3)
Meespreken en meedoen Participatiegroep
Meebepalen Meebeslissen Participatiegroep
kennen
Begrip en acceptatie
Begrip en acceptatie, bepaalde mate van draagvlak
Wat zijn de aandachtspunten? Plannen concretiseren Waar moeten we beslist rekening mee houden? Plannen nader uitwerken
gemeenteraad, al dan niet rekeninghoudend met inbreng. Corporatie, college of gemeenteraad, met inachtneming van toetsing.
Corporatie, college of gemeenteraad op Wat is de mogelijke basis van plan invulling van dit participatiegroep. plan?
8. Uitvoering Werkwijze Participatie Deze notitie gebruiken de projectleiders Amersfoort Vernieuwt als basisdocument en leidraad voor de vormgeving van het projectplan en planproces. De Stuurgroep Amerfoort Vernieuwt is uiteindelijk verantwoordelijk voor en is aanspreekbaar op uitvoering van de participatiewerkwijze zoals aangegeven in deze notitie. Participatie en communicatie is een regelmatig terugkerend onderwerp in de stuurgroepoverleggen. Indien gewenst zal de stuurgroep ook in overleg treden met georganiseerde belangengroeperingen (zoals bijvoorbeeld de VHB en Hestia). II Communicatie 1. Communicatiestrategie Amersfoort Vernieuwt kiest voor een interactieve veranderingsstrategie. Dat betekent dat behalve de traditionele communicatievormen gezocht wordt naar telkens weer andere, op maat gesneden, communicatievormen. Doel is en blijft het nauw betrekken van bewoners bij vernieuwing in de wijk. Anderzijds wil Amersfoort aan de overige betrokken partijen en buiten de stad zelf laten zien dat ze op creatieve, open wijze plannen met bewoners maakt. Communicatie is ondersteunend aan het beleidsproces van Amersfoort Vernieuwt. Communicatie kan helpen het doel te bereiken: met betrokken bewoners plannen maken voor de verbetering van wonen, werken, onderwijs, voorzieningen, leefbaarheid en samenleven in de wijk. De vernieuwingsplannen zijn ambitieus. Dit vraagt de komende jaren om een planmatige aanpak en flexibele aanpak van de communicatie. Amersfoort Vernieuwt kent een ‘overkoepelende’ communicatiestrategie, die geldt voor het totale programma dat zich in alle wijken afspeelt. Daarnaast is er, op maat gesneden per wijk, plan of project, een communicatieaanpak. 2. Communicatiedoelstelling De strategische communicatiedoelstelling van Amersfoort Vernieuwt is in een vroegtijdig stadium, informeren en zonodig betrekken van de communicatiedoelgroepen. ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
5
Doel is dat alle doelgroepen voldoende op de hoogte zijn, begrip hebben voor de plannen en zonodig actief meewerken aan de realisatie van de plannen. De communicatie dient eenduidig, tijdig, accuraat en transparant te zijn. Direct betrokken buurt bewoners weten, als belanghebbenden, in hoofdlijnen waarom en op welke wijze hun wijk vernieuwt. De buurtbewoners vinden dat de plannen doorgevoerd moeten worden en hebben vertrouwen in de aanpak. Ze vinden dat de buurt er beter van wordt en daardoor kunnen ze weer trots op hun buurt zijn. De buurtbewoners denken mee en doen actief en constructief mee aan de participatie over de projecten. Daardoor krijgen ze meer binding met en vertrouwen in hun eigen buurt. 3a. Uitgangspunten voor communicatie Amersfoort Vernieuwt is een ambitieus programma waarbij dialoog en samenwerking met de bewoners de basis zijn van de beleidsvorming en uitvoering. Er is sprake van een langdurig programma, waarmee de komende jaren nieuwe ontwikkelingen en plannen in de buurten op de agenda komen. Het persoonlijke contact, dialoog, is de beste manier om met elkaar tot inhoudelijk goede uitwisseling van informatie en meningen te komen. Amersfoort Vernieuwt wil met de communicatie: - Transparant en open zijn in wat we als gemeente en corporatie willen en doen - Monitoren wat er leeft, zodat er permanent contact met de wijk is. Dan kunnen we de communicatie aanpassen aan de behoefte van de bewoners. - Met regelmaat communiceren, om lange stiltes en (dus) ruis te voorkomen. - Mijlpalen in projecten presenteren en vieren met de bewoners. - Alle stukken openbaar maken en makkelijk toegankelijk en beschikbaar maken, behalve de financiële. - Een positieve, actieve en creatieve houding laten zien om de bewoners te inspireren. - Een persoonlijke, heldere en aansprekende tone of voice hebben, die raakt aan het wijgevoel in de wijk. 3b. Kernboodschap Amersfoort Vernieuwt gaat over de vernieuwing van de naoorlogse wijken Randenbroek, Schuilenburg, Liendert en Rustenburg.De gemeente en de corporaties willen samen met bewoners de buurten verbeteren en transformeren naar betere, meer modern ingerichte woonwijken met een verbeterd aanbod op het gebied van wonen, werken, onderwijs, voorzieningen, leefbaarheid en samenleven. Door de plannen zullen bewoners er op vooruit gaan. De kwaliteit van woon en leefomgeving van de wijk wordt aantrekkelijker. Betere woningen en woonomgeving is een belangrijk onderdeel van Amersfoort Vernieuwt. Impulsen op sociaal gebied zijn een andere pijler van de aanpak van Amersfoort Vernieuwt. De projecten van Amersfoort Vernieuwt vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Amersfoort en de woningcorporaties Alliantie Eemvallei en Portaal en worden in overleg met de buurtbewoners vorm gegeven en uitgevoerd. 4 a. Doelgroepen. De communicatiedoelgroepen zijn ondermeer: Bewoners en aanstaande bewoners (huurders en eigenaren) Bedrijven en ondernemers Huurdersbelangenverenigingen VHB en Hestia ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
6
Instellingen en kerken Organisaties Samenwerkende Groeperingen Leefbaar Amersfoort (SGLA) Kamer van Koophandel, Stichting Welzijn Amersfoort Ondernemersverenigingen Raadsleden Media Buurgemeenten, provincie en rijk Zorginstellingen en zorgorganisaties Onderwijsinstellingen Maatschappelijke organisaties zoals ‘Vrienden van het waterwingebied’ 3VO en de Algemene Fietsersbond 4 b. Multiculturele communicatie Uitgangspunt bij de communicatie is dat alle Amersfoorters direct of indirect Nederlands begrijpen. Communicatie zal dan ook in het Nederlands plaatsvinden. Uitzondering daarop kan zijn dat andere talen ingezet worden om met mensen het eerste contact te leggen. De inzet van mensen en organisaties die als intermediair kunnen dienen vormt vast onderdeel van de mogelijk in te zetten communicatiemiddelen. Bijlagen: 1. Uitgangspunten ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’. 2. Communicatiemiddelen 3. Bijlage planproces
‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
7
Bijlage 1: Uitgangspunten ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’. 1. Bij elke uitwerking van plannen of projecten van ‘Amersfoort Vernieuwt’ vindt participatie plaats op basis van de ‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’. 2. Doel is zo goed mogelijke plannen ontwikkelen volgens een duidelijk en transparant proces. 3. In het begin van het proces wordt in de startnotitie vastgelegd hoe het draagvlak voor de te ontwikkelen plannen gemeten wordt. Voorbeelden: individuele huisbezoeken voor een woningrenovatieproject met het oog op 70% draagvlak van individuele bewoners of het stemmen op één van de stedebouwkundige ontwerpen voor een plein door de aanwezigen op een bewonersavond. 4. De participatie vindt zo vroeg mogelijk in elk planproces plaats; hoe eerder aan tafel met betrokkenen, hoe beter. 5. Het tijdspad waarbinnen de participatie speelt is maximaal 3 tot 4 maanden en zodoende helder en afgebakend. Snelheid is gewenst, zonder zorgvuldigheid te verliezen. 6. De participatievorm is insprekend, consulterend of coproducerend en wordt vooraf vastgelegd. De participatiegraad varieert. De rol van deelnemers kan zijn: meewetend, meesprekend, of meebepalend. 7. Met participatie hopen gemeente en corporaties te bereiken dat deelnemers begrip, acceptatie of draagvlak voor het plan krijgen. 8. De participatiegroep wordt over de inhoud en procesaanpak van het project nauwlettend geïnformeerd. Vooraf is in de startnotitie de participatieruimte - waar is invloed mogelijk? - helder beschreven. 9. De participatiegroep wordt op uitnodiging van de iniatiefnemer zoals de gemeente of de corporatie, zo breed mogelijk samengesteld. 10. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het informeren en consulteren van alle belanghebbenden en ook derden, en zal hiervoor actie ondernemen. 11. Gedurende het participatieproces is bredere consultering en raadpleging van ‘derden’ mogelijk door deelnemers van dit proces. 12. Betrokkenen krijgen ruim de tijd om samenwerking, afstemming en communicatie met betrokken bewoners en andere partijen te organiseren en te stimuleren. 13. De mogelijkheden die de initiatiefnemers bieden aan de participatiegroep met betrekking tot vergaderruimte, voorzitter, contra-expertise, activiteiten, scholing, ondersteuning, en dergelijke worden vastgelegd in de startnotitie. 14. Afwegingen om adviezen al dan niet over te nemen, worden altijd voorzien van een duidelijke argumentatie op papier. 15. Definitieve besluitvorming is aan het bestuur van de corporatie, het college of aan de gemeenteraad.
‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
8
Bijlage 2. Communicatiemiddelen Merkstrategie Amersfoort Vernieuwt Onderdelen van de merkidentiteit van Amersfoort Vernieuwt zijn: betrokken, transparant, eerlijk, interactief en veelzijdig. Dit is terug te vinden in de huisstijl van Amersfoort Vernieuwt. Het programma voor de binnenstedelijke vernieuwing hanteert vanuit communicatie een gecombineerde merkstrategie. Dat wil zeggen dat de merken van de samenwerkende partners een rol spelen naast dat van Amersfoort Vernieuwt. Visueel is dat zichtbaar doordat er bijvoorbeeld gemeentelijk of Alliantie-briefpapier wordt gebruik waaraan het Amersfoort Vernieuwt-logo is toegevoegd. In alle gevallen blijven betrokken partijen zichtbaar, waarbij de overkoepelende naam ‘Amersfoort Vernieuwt’ verbindt. Algemeen gedeelde communicatiemiddelen zijn onder meer de Amersfoort Vernieuwt-website, Amersfoort Vernieuwt-wijkkranten en bijeenkomsten onder die noemer. Amersfoort Vernieuwt gaat primair om contact, dialoog en samenwerking met bewoners. Dat is bepalend voor de keus van communicatiemiddelen. Een paar voorbeelden: bijeenkomsten en overleggen buurtbezoeken brieven, e-mail en internet Wijkkranten Stadsberichten Droom- en spiegelbijeenkomsten met buurtbewoners Logo en huisstijltoepassing van Amersfoort Vernieuwt Herkenbaarheid project: wijkborden Wijkkrant Weblog wethouders en directeuren corporaties Infocentrum in de buurt Centraal telefoonnummer/
[email protected] Website Flitsenquetes Persconferenties Geautomatiseerde emailafsluiter Mobiele presentatiewand Powerpointpresentatie Buurtmuurkrant Gadget Wenskaarten Informatiekaart Wensmuur/wensboom
‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
9
Bijlage 3 Bijlage planproces De fysieke projecten van Amersfoort Vernieuwt zijn zeer verschillend van opgave. Elk planproces doorloopt globaal de fasen die hierna onderscheiden zijn. In de praktijk is een verschil mogelijk tussen de fasering tussen eenvoudige en uitgebreide projecten. Bij een eenvoudig project kunnen fases sneller doorlopen worden. Fase
Resultaat
1. Start 2. Inventarisatie en analyse 3. Visie of programma 4. Planontwikkeling 5. Planuitwerking: 6. Uitvoering
Startnotitie en tot stand brengen bewonersorganisatie, Diverse onderzoeken (bv sterkte/zwakteanalyse) Programma van eisen/kaderstellende notitie Stedebouwkundig plan/bestemmingsplan/renovatieplan Definitief plan Uitvoering en oplevering.
De startnotitie is een eerste plandocument waarin worden alle afspraken over het project vast gelegd. De initiatiefnemer stelt de startnotitie op. De volgende afspraken worden in de startnotitie vastgelegd. - de opdracht; - de randvoorwaarden/kaders voor het project op basis van wet- en regelgeving en beleid; - de deelnemende partijen, de projectstructuur; - rollen van de verschillende partijen, verantwoordelijkhden, bevoegdheden en mandaat; - fasering en planning van het project; - onderzoeksvragen; - wijze waarop participatie en communicatie wordt vormgegeven; - participatieruimte; - kosten en kostendragers voor planontwikkeling, participatie en uitvoering; - welk partij(en) nemen een besluit over welk onderdeel van het resultaat. Afhankelijk van het project wordt naast de startnotitie apart een communicatie en participatieplan opgesteld. De participatieruimte geeft aan waarover de participatiegroep zich kan uitspreken. Het gaat daarbij om de verschillende oplossingen die mogelijk zijn binnen de randvoorwaarden en kaders die de initiatiefnemers hebben opgesteld. Denk hierbij aan kaders zoals een woonvisie, prestatieafspraken gemeente en de Alliantie, de ontwikkelingsplannen voor de wijken, verkeer en vervoersplannen, nota kwaliteit openbare ruimte etc. Door de afspraken in het startdocument weten alle betrokken partijen waar ze aan beginnen. Wat is het vertrekpunt, welke middelen worden gebruikt, welke route wordt gevolgd en wat is het eindstation. Voor overzichtelijke projecten is de startnotitie eenvoudig, voor grote of ingewikkelde projecten uitgebreid. In het vervolg van het proces zijn belangrijke onderwerpen voor overleg met de participatiegroep de onderzoeksvragen en het nog uit te zetten onderzoek (indien nodig), en in de planontwikkelingsfase het werken met scenario’s. Het streven is om in het begin van een project zo breed mogelijk de mogelijke oplossingen/scenario’s te verkennen, alvorens de meest kansrijke scenario’s uit te werken tot een plan. Het planproces is schematisch weergegeven.
‘Werkwijze participatie Amersfoort Vernieuwt. Zo doet iedereen mee’
10
