Werkveld Datum Advies GMR Vastgesteld CvB

4.3.

0o Werkveld Financiën

Datum 13 januari 2012

Advies GMR 25-06-2012

4.3 Financieel beleid Aves Stichtingsafspraken

Financiën/Financieel beleid Aves

Vastgesteld CvB 2 juli 2012

1. Inhoudsopgave 1.

Identiteit

3

2.

Onderwijs

5

3.

Personeel

7

4.

Financiën

10

5.

Materiële zaken

11

6.

Vertegenwoordiging en organisatie

12


2

2. Vooraf

Hierbij treft u het document ”Financieel Beleid Aves, stichtingsafspraken” aan, zoals dit is opgesteld in 2011. De bedoeling van deze notitie is om in één document vast te leggen welke beleidsmatige uitspraken er op het moment van het uitgeven van dit document zijn gedaan door het CvB van Aves. De inhoud van dit document sluit aan bij het strategisch beleidsplan van de stichting en het financieel handboek Aves. Dit financieel beleidsplan geeft daarmee houvast aan de uitvoering van het financieel beleid van de stichting. Dit document zal om de vier jaar worden bijgesteld en aangepast aan de dan geldende situatie.


3

3. Identiteit 1. Elke school binnen Aves kent identiteitsbegeleiding. De identiteitsbegeleiding wordt verzorgd vanuit het Onderwijsbureau Meppel en gefaciliteerd vanuit de stichting. Aves vraagt van de medewerkers in al haar scholen een identiteitsdiploma; scholing hiervoor wordt op bestuursniveau gefaciliteerd.


4

4. Onderwijs 1. Scholen stellen een eigen schoolplan op. Dit strategisch beleidsplan van de school heeft een looptijd van 4 jaar. Het schoolplan is tevens de basis voor de meerjarenplanning van formatie en investering in methodes, ict, inventaris enz.. 2. Volgens de afspraken daarover binnen het samenwerkingsverband en de stichting worden de middelen WSNS doorgesluisd naar de schoolexploitatie, met inachtneming van de middelen die benodigd zijn voor de afspraken die daarover zijn gemaakt op bestuursniveau. Hieronder vallen ook de te maken afspraken die horen bij het eventueel inrichten van een expertisecentrum of expertisebundeling. 3. Op elke school is een Intern Begeleider (IB-er) aanwezig volgens de daarvoor vastgestelde staffel in Wtf (Wtf = werktijdfactor). Scholen zijn vrij om deze IB-aanstelling op te hogen, maar doen dit dan voor rekening van het schooleigen formatie-budget. (Gerekend naar het leerlingenaantal per 1 oktober, voorafgaand aan het begrotingsjaar) Schoolgrootte in leerlingen

Minimale Wtf. IB.-er AVES

totaal uren/week 1659 / 39

< 50

0,1467

6,24 uur

50-99

0,2306

9,80 uur

100-149

0,3774

16,05 uur

150-199

0,4613

19,62 uur

200-249

0,6081

25,86 uur

250-299

0,6919

29,43 uur

300-349

0,8387

35,67 uur

4. Binnen de regio participeert Aves in samenwerkingsvormen, gericht op het ondersteunen van meer- en hoogbegaafden. De facilitering van de inzet van medewerkers en middelen wordt gezamenlijk gedragen door de betrokken schoolbesturen in de regio. 5. In geval van nieuwkomers, die rechtstreeks uit het buitenland komen, vergoedt de stichting de kosten à € 7,50 per dagdeel die verbonden zijn aan het opvangen van deze leerlingen op de Wissel voor het eerste schooljaar. Op het moment dat scholen een extra bekostigingsaanvraag


5

hiervoor kunnen indienen bij het ministerie omdat er sprake is van meer dan 4 leerlingen, bekostigen de scholen deze kosten voor de Wissel uit hun eigen budget. 6. Aves heeft in samenwerking met SCPO de hulpklas “Okido” opgezet. De bekostiging van Okido wordt gezamenlijk gedragen met SCPO op basis van daarover vastgelegde afspraken. 7. De inzet en besteding van nascholingsmiddelen vallen binnen de portefeuille onderwijs. Het betreft daarbij ook de Opleiding bewegingsonderwijs en de lerarenbeurs. Opgave van nascholing gebeurt centraal in de periode mei-juni onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Onderwijs.


6

5. Personeel 1. Op het niveau van de stichting wordt één begrotingsmodel vastgesteld dat wordt gehanteerd op alle scholen binnen de stichting. Op deze wijze garandeert de stichting een uniforme werkwijze t.a.v. de verdeling van de middelen binnen de stichting over haar scholen. De systematiek van het begrotingsmodel zal meegroeien in de tijd en aansluiten bij de behoeftes en noodzaak van dat moment. 2. Binnen het huidige begrotingsmodel wordt gewerkt met GLE, gewogen leraar eenheid. Dit betekent dat het risico van kosten, voortkomend uit leeftijdsverschillen niet op schoolniveau wordt “afgerekend”, maar dit wordt gemiddeld over de hele stichting. Een school heeft er voor zijn eigen schoolexploitatie geen voor- of nadeel van als er een jonger of ouder leraarbestand werkt. 3. Het personeel heeft een stichtingsaanstelling; aanstelling en ontslag van personeel vindt plaats onder verantwoording van en in overleg met het CvB. Directeuren zijn niet bevoegd op eigen initiatief medewerkers aan te nemen danwel te ontslaan. 4. Directeuren zijn verantwoordelijk voor de invoer van aanstellingen, wijzigingen van aanstellingen en ontslag binnen het programma OSS van het Onderwijsbureau Meppel. Dit geldt zowel voor tijdelijk (vervangers) als voor vast personeel. 5. Het CvB sluit een arbocontract af voor de medewerkers op al haar scholen; op deze wijze wordt er gebruik gemaakt van een gestandaardiseerde werkwijze voor begeleiding van verzuim en reintegratie. 6. Aves streeft ernaar om net zoveel LB-functionarissen aan te stellen als dat er mogelijk is vanuit de bekostiging van het ministerie (zie beleidsnota invoering LB functies binnen Aves febr. 2011). 7. Aves streeft er niet naar om functionarissen in Leraarschaal LC aan te stellen. 8. Binnen het huidige begrotingsmodel blijft het positief exploitatieresultaat op de personele bekostiging aan de stichting. In geval van een negatief exploitatieresultaat op dit onderdeel wordt dit ook op het niveau van de stichting genomen. 9. Het Onderwijsbureau Meppel stuurt maandelijks een bezettingsoverzicht naar de school. De directeur controleert daarop de bezetting en verifieert of de invallers correct zijn geboekt. 10.Aves participeert mee in twee samenwerkingsovereenkomsten voor Opleiden in de School, gelieerd aan respectievelijk de KPZ en de Stendenhogeschool Pabo Meppel. 11.Door het inrichten van een kweekvijver van aankomende leidinggevenden leidt Aves in samenwerking met scholingsinstanties eigen medewerkers op voor middenmanagement- en directiefuncties. Op deze manier komt investering in scholing ten goede aan medewerkers die zich lange tijd binden aan hun werkgever Aves. 12.Binnen de salarisafspraken voor directeuren is vastgesteld dat directeuren een toelage van € 2.200,- bruto per jaar ontvangen vanuit de “kleine scholentoeslag”. Deze toelage wordt in maandelijkse termijnen uitgekeerd.


7

13.Daarnaast ontvangen de directeuren de Plasterktoelage. 14.Directeuren die onderdeel uitmaken van meerhoofdige schoolleiding ontvangen de Plasterktoelage naar rato van werktijdfactor. 15.De directeuren werken op basis van minimaal de volgende staffel voor vrijroostering voor ambulante tijd: aantal leerlingen*

vrijroostering in dagdelen per week

0 - 75

5

75 – 150

6

150 – 225

7

225 – 300

8

300 – 375

9

(Gerekend naar het leerlingenaantal per 1 oktober, voorafgaand aan het begrotingsjaar)

16.Staffel voor schoolgrootte en toekenning gelden OOP Scholen

Dagdelen OOP

tot en met 100 leerlingen*

1 dagdeel OOP

van 101 tot en met 200 leerlingen*

2 dagdelen OOP

van 201 tot en met 300 leerlingen*

3 dagdelen OOP

meer dan 300 leerlingen*

4 dagdelen OOP

1 dagdeel = 2 dagdelen = 3 dagdelen = 4 dagdelen =

€ 3.570,-** € 7.140,-** € 10.710,-** € 14.280,-**


8

* Gerekend naar het leerlingenaantal per 1 oktober, voorafgaand aan het begrotingsjaar ** Uitgaande van OOP 3 regel 6 CAO PO 17.Voor directeursaanstellingen binnen de stichting geldt vanaf 1 januari 2010 een minimale omvang van Wtf 0,6919 (drie hele dagen, excl. adv en bapo) voor directeuren die op één school werkzaam zijn. 18.Voor directeuren die ingezet worden als meerscholendirecteur zal een fulltime aanstelling verplicht worden. 19.Een meerscholendirecteur wordt ingeschaald in directieschaal DB. 20.Voor een meerscholendirecteur geldt dat deze één maal de toelage van € 2200,- ontvangt; de omvang van de tweede toelage is in overleg met de betreffende directeur in te zetten voor extra waardering van de waarnemers op de scholen. Er worden geen adjunct-directeuren benoemd. 21.Ingeval van meerhoofdige schoolleiding is een minimale omvang van Wtf 0,4612 en een maximale omvang van Wtf 0, 6 toegestaan. 22.Directeuren die onderdeel uitmaken van meerhoofdige schoolleiding ontvangen de helft van de toelage van € 2200,-. 23.De middelen in het kader van Impulsregeling postcodegebieden kunnen binnen de bestuursbegroting worden aangewend voor het bekostigen van formatie voor alle scholen binnen het bestuur.


9

6. Financiën 1. Elke school kent een eigen exploitatie en eigen Algemene Reserve, geoormerkt aan deze school. 2. Het positief exploitatieresultaat op materiële instandhouding (MI) van een school wordt volledig toegevoegd aan de Algemene Reserve van de school. Een negatief exploitatieresultaat van de school komt volledig ten laste van de Algemene Reserve van de school. 3. Het beleid van het CvB van de stichting is dat haar kapitalisatiefactor (excl. Privaat vermogen, lees schoolcommissiekapitalen) de 35% niet overschrijdt. 4. Voor de omvang van de Algemene Reserve van een school heeft het CvB de volgende kaders opgesteld: aantal leerlingen*

Omvang Algemene Reserve Minimaal

Maximaal

0 - 75

€ 15.000

€ 40.000

75 - 150

€ 25.000

€ 80.000

150 - 225

€ 35.000

€ 120.000

225 - 300

€ 45.000

€ 160.000

300 - 375

€ 55.000

€ 200.000

* Gerekend naar het leerlingenaantal per 1 oktober, voorafgaand aan het begrotingsjaar. 5. Directeuren, CvB en staf kunnen dagelijks inzicht hebben in de getallen en informatie van de stichting door de inrichting van het managementinformatiesysteem Tobias van het Onderwijsbureau Meppel. Dat geeft hen tevens de mogelijkheid om de informatie van hun eigen school te benchmarken met andere scholen binnen de stichting of binnen het werkgebied van Onderwijsbureau Meppel. 6. De stichting huurt Planning&Control in van het Onderwijsbureau Meppel, teneinde voortdurend op de hoogte te kunnen zijn van de financiële situatie binnen de stichting. Managementrapportages worden ter informatie voorgelegd aan het CvB, de RvT en ter kennisgeving aan directeuren en GMR.


10

7. Materiële zaken 1. De investeringsplanning van een school komt voort uit het meerjarenbeleid in het Schoolplan van de school. 2. Het CvB probeert voordeel te behalen door middel van het afsluiten van mantelcontracten (buitenschilderwerk, energie, kopieerapparatuur, telefonie, ict enz.). 3. Het CvB sluit een contract af met een externe partij voor het beheer van het onderhoud van haar schoolgebouwen. Op dit moment wordt dit verzorgd door het Onderwijsbureau Meppel. Er is een directe link van de planning van de onderhoudsvoorziening naar de jaarlijkse begroting. 4. Gezamenlijke kosten voor ict waaronder website-ontwikkeling, websitebeheersysteem Qlict, Live@edu, enz. worden ondergebracht binnen de stichtingsbegroting onder de noemer “Aves Algemeen”. 5. Het CvB van Aves is in de gelegenheid gesteld om het gebouw van SPN en de daarbij horende grond in eigendom te verkrijgen. Dit semi-permanente gebouw grenst aan het kantoorgebouw van Aves. Dit geeft kansen voor een eventuele uitbreiding in de toekomst, tegen relatief lage kosten. 6. Sinds de invoering van lumpsumfinanciering moeten de kosten van verbruik van materiële vaste activa (investeringsgoederen) in de jaarlijkse exploitatie zichtbaar zijn. Daarom wordt er gewerkt met investeringsplanningen en afschrijvingslasten. Er mag alleen nog gewerkt worden met voorzieningen voor die kostenposten die redelijkerwijs te verwachten en in te plannen zijn. In dit kader is een onderhoudsvoorziening nog toegestaan binnen de regels van jaarverslaggeving voor schoolbesturen. 7. Om de financiële risico’s voor een school als gevolg van leegstand in redelijkheid te dekken heeft het CvB een leegstandsregeling opgesteld. Deze regeling kan compensatie bieden voor scholen met veel en langdurige leegstand. Voor het CvB blijft het uitgangspunt gelden dat de directeur initiatieven neemt om leegstand te voorkomen of op te lossen.


11

8. Vertegenwoordiging en organisatie 1. Aves kenmerkt zich door een professionele cultuur. Deze professionele cultuur werkt ook door in de aansturing en inrichting van de stichting. De inrichting van een gedegen Planning&Controlcyclus vloeit daar logisch uit voort. De start van de Planning&Control cyclus is het strategisch beleidsplan, het bestuursplan van Aves en het schoolplan van elke school. 2. Daarnaast moet helder zijn wat de verantwoordelijkheden van elke geleding zijn. Zie hieronder het organigram van Aves.

Raad van Toezicht

College van Bestuur

GMR

MR

Schooladviescommissie

Team

Activiteitencommissie

wettelijk geregeld middels WMS hiërarchische lijn advieslijn voordrachtslijn


Staf

Directeur

Legenda: = = = =

Directieberaad

12

3. De doelstelling dat vóór 1 augustus 2014 Aves bij 100% van haar medewerkers en bij 75% van de ouders bekend is, vraagt investering in communicatiemiddelen naar de betreffende doelgroepen. 4. Aves oriënteert zich op samenwerking met mogelijke partners in de regio op het gebied van kinderopvang en peuterspeelzaalwerk. Mogelijke projectkosten worden gezamenlijk gedragen. (Binnen de bestuursbegroting onder “Aves Algemeen”). 5. Binnen Aves zijn projectgroepen werkzaam die een eigen budget kennen op basis van een door het CvB vastgestelde projectbeschrijving. De projecten worden uitgewerkt onder verantwoordelijkheid van een CvB lid met de betreffende portefeuille. Op elk project is een projectleider aangesteld die namens de projectgroep verantwoording aflegt aan het CvB. De projectleider draagt tevens zorg voor de benodigde aansturing van en de communicatie over het project binnen de geledingen van Aves. 6. Voor de verschillende geledingen binnen Aves zijn de volgende faciliteringen vastgesteld: 1. GMR – vacatievergoeding voor ouders en tijdelijke uitbreiding voor leraren 2. RvT – vrijwilligersvergoeding 3. Identiteitscommissies – vacatievergoeding.


13

Werkveld Datum Advies GMR Vastgesteld CvB

Recommend Documents