Werkplan Infrastructuur Digitaal Erfgoed sept. 2013 - maart 2014 (definitiefase) 24 september 2013
1 De noodzaak van netwerkontwikkeling en regie De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en informatietechnologie bieden nieuwe en ongekende kansen voor het vergroten van het gebruik van bronnen van cultureel erfgoed (documentair, beeldend, audiovisueel, onroerend, immaterieel) en daarmee het vergroten van de maatschappelijke, economische en culturele betekenis van dat erfgoed. Cultureel erfgoed in digitale vorm is een rijke en (in potentie) toegankelijke bron die ons culturele verleden beschikbaar maakt voor onderwijs, bedrijven, media, cultuur en wetenschap. Erfgoedinstellingen en overheden zijn zich daarvan bewust en steken tijd en geld in het digitaliseren van materiaal, het duurzaam bewaren van gedigitaliseerd en ‘digital born’ materiaal en het toegankelijk maken en presenteren daarvan. Dit digitaal werken vraagt om andere manieren van omgang met collecties, informatie, collega-instellingen en gebruikers. Informatieprocessen (wat onze inspanningen voor het bewaren doorgeven en bewerken van cultureel erfgoed in essentie zijn) veranderen fundamenteel van karakter. Digitale informatie kan snel en vrijwel onbegrensd worden verspreid en bewerkt. Maar hij kan net zo snel zoek raken of zijn context en koppeling aan zijn authentieke herkomst verliezen. Gebruikers van het digitale erfgoed hebben geen boodschap meer aan grenzen tussen sectorale domeinen. En door de informalisering van de kennis over het erfgoed, kunnen collectiebeherende instellingen zich minder makkelijk beroepen op hun autoriteit. In de digitale omgeving moet je verbindingen verdienen door de manier waarop je informatie deelt en opwaardeert (met context, connecties en een goede presentatie). Duurzaam behoud en de bevordering van het gebruik (de klassieke publieke taken van het erfgoedbeleid) van digitaal / gedigitaliseerd erfgoed vragen om vergroting van de connectiviteit (kernopgave). In de eerste plaats de connectiviteit van informatie: koppeling van informatie uit vele bronnen via een technische infrastructuur met informatieprincipes, standaarden, koppelvlakken (application programming interfaces) en metadatering. In de tweede plaats connectiviteit van organisatie: netwerkvorming over grenzen van instellingen, domeinen en nationale staten heen. Het versterken van deze connectiviteit vereist een sterker samenwerking binnen en tussen de verschillende erfgoeddomeinen (archieven, bibliotheken, musea, AV, onroerend, immaterieel) Belangrijke institutionele spelers waaronder de Koninklijke Bibliotheek/Bibliotheek.nl, het Nationaal Archief, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed werken al samen, onder ander binnen de coalities voor digitale duurzaamheid (NCDD/CCCD/ACDD) en als ‘aggregatoren’ van de Digitale Collectie Nederland. 1 Maar deze verbanden blijken tot op heden niet toereikend om de gewenste infrastructuur op nationaal niveau te ontwikkelen. Uit een in 2012 door de directie Kennis van het ministerie van OCW uitgevoerde verkenning blijkt dat de inspanningen nog te zeer versnipperd zijn. Het ontbreekt aan een gedeelde visie en een gezamenlijke aanpak voor ontwikkeling van een domeinoverstijgende infrastructuur. Het gevolg is dat: a. gebruikers en beheerders van digitaal erfgoed niet goed genoeg worden bediend, b. onvoldoende gezamenlijke massa wordt georganiseerd voor de noodzakelijke investeringen en expertiseopbouw en (mede daardoor) c. publieke middelen niet optimaal worden aangewend. 1
De regisseur is verantwoordelijk voor een goed afstemming met de stuurgroep van de Nationale aggregator.
De NCDD brengt in de actualisering van zijn strategische agenda uit 2010 en voorbereiding van een werkplan 2014-2018 een fasering aan, zodat geanticipeerd en gereageerd kan worden op de resultaten van onderhavige door OCW geregisseerde traject.
1
Bovengenoemde instellingen zijn zich bewust van dit tekort en de noodzaak tot meer samenwerking, ten behoeve van digitale duurzaamheid én digitale toegankelijkheid van erfgoed. Zij hebben in gesprekken met OCW aangegeven dat het goed zou zijn als het ministerie daartoe meer regie zou gaan voeren. Het MT-Cultuur van het ministerie heeft daarop eind 2012 ingestemd met een voorstel voor gezamenlijke ontwikkeling van: 1) Een samenhangende en sectoroverstijgende infrastructuur. 2) Bestuurd vanuit een netwerkorganisatie (organisatorische infrastructuur en kennisdeling). 3) Geflankeerd door beleid .2 Het ministerie van OCW neemt de regierol op zich om samen met de betrokken instellingen voorstellen uit te denken voor de organisatorische en technische infrastructuur voor digitaal erfgoed. Het doel is te komen tot een toekomstvaste en kostenefficiënte infrastructuur die de verschillende domeinen overstijgt en tegemoet komt aan de wensen van gebruikers van het erfgoed. Met ingang van 1 januari 2013 is door de DG Cultuur en media een regisseur aangesteld om aan die ambitie invulling te geven. De eerste helft van 2013 is benut om het bestaande netwerk te ‘herprogrammeren’ (van kennisuitwisseling en beleid beïnvloeding naar gezamenlijke visievorming en productie), de rol van OCW (bestuursdepartement) te herpositioneren en voorbereidingen te treffen voor de in dit werkplan beschreven activiteiten. In de periode september 2013-april 2014 wordt die infrastructuur gedefinieerd. Deze fase mondt uit in een gezamenlijke Routekaart, die in de komende jaren zal worden gevolgd.
2 Doelen, resultaten en uitgangspunten Het is de bedoeling om gezamenlijk tot een infrastructuur, netwerkorganisatie en flankerend beleid te komen die stevig en flexibel genoeg is om tenminste tien jaar mee te gaan. De werkzaamheden zijn er op gericht om voorjaar 2014 voor deze ‘realisatiefase’ een gezamenlijke visie en routekaart vast te stellen. In dit werkplan is beschreven wat er tot die tijd moet gebeuren (‘definitiefase’).
Doelen en resultaten definitiefase (tot april 2014) Doelen: Ontwikkelen van een gezamenlijke visie en ambitie t.a.v. infrastructuur voor digitaal erfgoed (wenkend perspectief). Ontwikkelen van een netwerkorganisatie voor digitaal erfgoed. Definiëren van de gewenste technische infrastructuur in operationele termen. Versnellen voortgang in gewenst flankerend beleid. Definiëren van de rol van OCW in de realisatiefase en bepalen van de inzet van bestaande begrotingsmiddelen. Bevorderen van quick-wins m.b.v. beschikbare financiële middelen.
Resultaten: Gezamenlijk vastgestelde visie en routekaart 2014+ met een programma voor de realisatiefase. Operationele doelarchitectuur, met uitwerking voor de verschillende domeinen (o.a. definitie en beschrijving van de hubs). Voorstellen voor shared services en de stimulering van het gebruik daarvan; Inventarisatie van kansrijke businessmodellen. Visie NL in internationaal perspectief.
2
Voorstel digitalisering Cultuur Media Wetenschap van de Directie Kennis (Bram Voermans en Gert-Jan
Willighagen), 2012.
2
Projectresultaten quick wins.
Doelen en resultaten realisatiefase (2014 e.v.) Doelen: Implementeren van aanpassingen in de technische en organisatorische infrastructuur conform de Routekaart (en daarin opgenomen referentiearchitectuur). Borging van infrastructuur onafhankelijk maken van projectfinanciering/subsidies. Realisatie van kennisfunctie en shared services (en bekostiging daarvan). Doorontwikkeling netwerkorganisatie. Bepalen van de (afnemende) rol daarin van OCW (als regisseur) en DEN (als kenniscentrum). Aansluiten van erfgoedinstellingen op de infrastructuur en shared services. Betere benutting (in culturele en economische zin) en verdere ontwikkeling van de sterke internationale positie. Resultaten: Effectieve gezamenlijke technische infrastructuur met adequate bekostiging. Effectieve taakverdeling en samenwerking tussen rijksdiensten, hubs en kleinere erfgoedinstellingen (netwerk, kennisfunctie, shared service). Goede verbinding met internationale netwerken en een meer profijt van de Nederlandse expertise en infrastructuur op de internationale markt.
Uitgangspunten: Om te kunnen komen tot een goed functionerende en kosteneffectieve infrastructuur voor digitaal erfgoed is de ontwikkeling van een gezamenlijke visie onmisbaar. Die visie redeneert vanuit het publieke belang: waarom en voor wie maken we erfgoed digitaal beschikbaar, welke publieke taken en middelen horen daar bij en hoe kunnen publieke, publiek-gefinancierde en private partijen effectief samenwerken? Dat perspectief en daarmee samenhangende principes moet zich gaan vormen, maar er is op voorhand een aantal uitgangspunten: We redeneren vanuit de wensen van eindgebruikers (burgers, wetenschap, creatieve industrie) en publieke en private opbrengsten (cultureel, maatschappelijk en economisch). We werken aan een infrastructuur die duidelijk en efficiënt is en tegelijkertijd flexibel. De snelle veranderingen in de informatiesamenleving bieden geen ruimte voor het denken in eindbeelden. We werken vanuit de gedachte dat het netwerk beter functioneert als organisaties doen waar ze goed en bijzonder in zijn: een netwerk van grotere en kleinere instellingen, waarin iedereen zijn verbindingen moet verdienen op basis van het eigen profiel en (gezamenlijke) prestaties. We maken ruimte om de infrastructuur en netwerkorganisaties anders vorm te geven. Met (de ratio achter) bestaande rollen, relaties en posities wordt rekening gehouden, maar ze worden niet zonder meer voor de toekomst omarmd. We streven naar een effectieve en kostenefficiënte inzet van publieke middelen, met een structurele bekostiging van noodzakelijke publieke taken en voorzieningen.
3
3 Organisatie en sturing
Structuur (governance) De DG Cultuur en Media is opdrachtgever. De regisseur (opdrachtnemer) is verantwoordelijk is voor het bereiken van in dit werkplan geformuleerde doelen en resultaten voor de definitiefase en het bewerkstelligen tussen de daarvoor benodigde samenwerking tussen de betrokken diensten en instellingen. De regisseur is in feite een programmamanager (met beperkt programmabureau want hij maakt gebruik van het netwerk). MT Cultuur en Media is stuurgroep, daartoe uitgebreid met de directeuren van KB, NIBG en nog een nader te bepalen persoon die in het bijzonder vanuit het gebruikersperspectief kan sturen. Een onafhankelijke adviseur vanuit de directie Kennis adviseert de opdrachtgever tussentijds (tenminste in de voorbereiding van stuurgroepvergaderingen, desgewenst ook tussentijds). Het Netwerk digitaal erfgoed (NDE; met vertegenwoordigers van DANS, DEN, Biblioteek.nl, NIBG, KB, NA, RCE, NOM, OCW) heeft een spilfunctie door zowel klankbord te zijn als werkgroepen te leiden/leveren. Het Netwerk geeft onder leiding van de regisseur uitvoering aan dit werkplan. Het functioneert daarbij als ‘community of practice’, met veel aandacht voor kennisuitwisseling en – assimilatie. Werkgroepen leveren de resultaten op aan de regisseur en zorgen tegelijkertijd zelf voor optimale benutting van de communities (bouwen van bruggen). De leiders van de werkgroepen rapporteren over de voortgang aan de regisseur en delen zelf actief resultaten met alle andere betrokkenen. Deelnemers aan de werkgroepen zij een mix van vertegenwoordigers van de bovengenoemde partijen, andere instellingen en experts op persoonlijke titel. Buiten de werkgroepen wordt een breder scala aan relevante (erfgoed)instellingen (communities) betrokken via bijeenkomsten, bilaterale gesprekken met de regisseur en/of andere deelnemers aan het netwerk, deelname aan de werkgroepen, interactie via sociale media. Daarbij gaat het o.a. om: KNAW + KNAW instituten, NWO, CLICK/Click-Erfgoed, Rijksmuseum, Naturalis, archieven, bibliotheken, RHC’s, CBG, DBNL, RKD, EYE, VIE, SURF, Kennisnet, Kennisland, Erfgoedinspectie, BRAIN, CIOP, VOB, NMV, GIN (Geo-informatie) Nederland, VNG, IPO, UVW, ministeries van BZK, EZ, VenJ, Europeana, Bedrijven, experts, journalisten. Capaciteit en ondersteuning Het werk moet in de definitiefase voor een belangrijk deel verzet worden door de deelnemers in het netwerk en inde werkgroepen. Zij geven daarover hun commitment af (zonder nu precies het aantal mandagen te definiëren). Elke partner organiseert de inzet die nodig is om de gewenste resultaten te leveren. De regisseur (Tjeerd de Boer) is de verbindende factor tussen alle betrokkenen en is daarvoor drie dagen per week beschikbaar. Hij wordt ondersteund door een programma-assistent (rijkstrainee) en een senior adviseur van de Directie Kennis (Gert Jan Willighagen). Voor de communicatie (bv. het maken van infographics) wordt waar nodig extra expertise ingehuurd (nader te bepalen i.o.m. opdrachtgever). Beleidsmedewerkers van DCE, MLB, DK en OWB participeren elk in tenminste een van de werkgroepen en zorgen zo voor extra capaciteit en een bredere verbinding. Sturing en verantwoording Voor de organisatie en governance van dit traject wordt uitgegaan van de bij OCW gebruikelijke aanpak volgens de 4R’en: richting, ruimte, resultaat, rekenschap. Deze combinatie van heldere verantwoordelijkheden en vertrouwen is richtinggevend voor de relatie van het ministerie met partners. OCW streeft er naar zijn beleid vorm te geven door actief in de samenleving te staan en in professionele netwerken gezamenlijke probleemanalyses en oplossingen te formuleren. Voor dit ‘traject’ (een van de boegbeelden van het OCW-beleid ten aanzien van technologie en
4
digitalisering) betekent dit dat we veel aandacht willen besteden aan o.a. het benutten van eigen kennis en kracht van betrokken instellingen en personen, het ontwikkelen van gedeelde taal, het exploreren van nieuwe rollen (zoals regievoering), transparantie en aanspreekbaarheid en het verbeteren van de (eigen) kennispositie. Er moet tijdens de ‘definitiefase’ informatie worden verzameld over de bestaande infrastructuur en moeten voorstellen worden ontwikkeld voor verbeteringen in het licht van de geformuleerde doelstellingen. Het gaat daarbij om kennis van de betrokken organisaties en ‘erfgoeddomeinen’, en expertise met betrekking tot informatietechnologische, beleid en bestuur. Al deze kennis is in het bestaande netwerk aanwezig. Er wordt voor gekozen primair die kennis aan te boren. Indien gewenst wordt aanvullend externe expertise ingeschakeld, voor het invullen van witte vlekken en/of voor een second opinion. De 4 R’en krijgen de volgende invulling: Richting: - Bepalen van hetgeen nodig is door verkenning van Directie kennis (2012). - Onderschrijving van de conclusies van die verkenning door MT-Cultuur (nov. 2012). - Onderschrijving uitgangspunten voor concernbrede visie- en strategieontwikkeling m.b.t. digitalisering door MT-OCW (maart 2013) - Accordering van dit werkplan door MT-Cultuur (september 2013). - Regisseur in samenspraak met opdrachtgever (DGCM) de voortgang in de gewenste richting en binnen de gestelde kaders. - Selectief aantal momenten voor reflectie en bijsturing door MT-Cultuur (plus) tijdens de rit. Ruimte: - Ontwikkeling van bouwstenen en voorstellen binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed, werkgroepen en werksessies (aanboren van communities buiten zeggenschap en direct blikveld OCW). - Deelname primair op persoonlijke inzet en expertise, zonder dagelijkse last of ruggenspraak. Ruimte voor ‘unfreezing’ en ‘out of the box’ denken. - Kerngroep en werkgroepen beginnen niet met vooraf al te strak gedefinieerde randvoorwaarden en uitgangspunten, maar deze worden tijdens de rit steeds scherper, door regelmatige interactie tussen ‘inhoud en management’. Uiteindelijk gaan ze – samen met de gegroeide oplossingen en afspraken – deel uitmaken van de visie en roadmap, die wel veel duidelijker ‘managerial’ kaders hebben. Onderstaand schema verbeeldt deze werkwijze:
Resultaat - Duidelijk moment en vorm waarin de verschillende bouwstenen en denkoefeningen ‘in elkaar moeten vallen’: visie en routekaart in april 2014.
5
-
Instelling van werkgroepen met aanspreekbare trekker, formulering van taakopdrachten en planning3 van tussenproducten:
1. 2. 3. 4. 5.
Werkgroep Werkgroep Werkgroep Werkgroep Werkgroep
visie en routekaart (= kerngroep Netwerk Digitaal Erfgoed) gebruikerswensen referentiearchitectuur en technische infrastructuur governance en bekostiging monitoring
Op een drietal onderwerpen wordt daarnaast specifiek actie ondernomen om input te genereren voor de werkgroepen en het netwerk. Dat gebeurt in de vorm van werksessies (najaar 2013), die goed worden voorbereid, waaraan alle relevante partijen meedoen en waarvan zorgvuldig verslag wordt gedaan. a. Werksessie inventarisatie diensten b. Werksessie best practice bekostiging / verdienmodellen c. Werksessie internationale strategie
Rekenschap: Transparantie Het komt de kwaliteit en herkenbaarheid van het proces en de producten ten goede als naast bovengenoemde spelers ook andere personen kennis kunnen nemen van de vorderingen en er desgewenst iets van vinden. Dat kunnen inspirerende of corrigerende impulsen zijn. Voor veel mensen is het vermoedelijk ook voldoende om zo nu en dan eens te volgen wat er gebeurt. Transparantie voor het professionele netwerk (en daarmee rekenschap) wordt bereikt door proceskeuzes, (tussen)resultaten en vragen actief te delen via Linkedin (verplicht nummer voor de regisseur en werkgroepleiders) en eventuele andere (sociale) media (op eigen initiatief van betrokkenen). Via deze kanalen is de informatie ook vindbaar voor geïnteresseerde burgers en eindgebruikers. Zij worden bovendien actief betrokken door de Werkgroep Gebruikers en door publiciteit te genereren voor de visie en roadmap. Kwaliteitsborging De werkgroepen kennen een hoog ‘do it yourself’-gehalte. Daar zit hun kracht, maar ook een risico ten aanzien van de geleverde kwaliteit. Met name voor de meer informatietechnische aspecten is die kwaliteit vaak ook moeilijk te beoordelen door het management. De directie Kennis zal daarom met enige regelmaat een snelle review (Quick Scan) uitvoeren op de tussenresultaten en daarbij bijvoorbeeld de samenhang tussen de strategische doelen en de projecten die nu ontstaan beoordelen. Monitoring De Werkgroep Monitoring ontwikkelt kaders waarmee de resultaten (output en outcome) van de gezamenlijke inspanningen kwalitatief en kwantitatief gevolgd kan worden. Met behulp daarvan kunnen (na een nulmeting) in de roadmap preciezere doelen en afspraken worden gemaakt en kunnen de vorderingen tijdens de uitvoering van de roadmap goed worden gevolgd.
4 Stimuleringsbeleid tijdens de rit Het is de bedoeling toe te werken naar een robuuste infrastructuur, waarbij de zorg voor de bijbehorende publieke taken zo goed mogelijk structureel geborgd is. De grote afhankelijkheid van projectimpulsen en-financiering is een van de oorzaken van het huidige versnipperde beeld. Omdat we echter de basis voor die robuuste infrastructuur nog niet op orde hebben op dit moment (dat moet juist het resultaat worden van dit traject), zijn we nog afhankelijk van projectfinanciering, als
3
Zie bijlage 1
6
we bepaalde ontwikkelingen willen stimuleren. Er zijn ook financiële middelen beschikbaar om ‘tijdens de verbouwing’ in dergelijke prikkels te voorzien.4 De partners in het Netwerk Digitaal Erfgoed zijn nagegaan welke projecten er ‘no regret’ in het komende jaar kunnen worden uitgevoerd. Dat zijn projecten die a. niet afhankelijk zij van de resultaten van de definitiefase van onderhavig traject en b. waarvan de resultaten ten goede komen aan een of meer van de volgende doelen en/of het werk van de werkgroepen: - Aansluiting van collecties op de bestaande infrastructuur; - Verbeteren van de gebruikswaarde van het bestaande digitale aanbod; - Het activeren en bewustmaken van (erfgoed)instellingen; - Kwaliteitsborging en monitoring. Ten behoeve van de werkbaarheid en (vooruitlopend op) hun functie als hub is daarop in eerste instantie aan de deelnemers aan het NDE gevraagd om voorstellen in te dienen. Incidenteel kunnen aanvullend daarop subsidies worden verstrekt aan overige instellingen, op basis van voorstellen die aantoonbaar witte vlekken m.b.t. bovenstaande doelen wegwerken. Er komt geen regeling, dus dergelijke voorstellen moeten vanuit het netwerk op tafel komen. Daarbij zal goed worden gelet op de legitimiteit van subsidies en het vermijden van eventuele precedentwerking. Daarnaast wordt een vervolg gegeven aan lopende subsidierelaties met Europeana en het project Open Cultuur Data. Daarmee wordt respectievelijk geïnvesteerd inde internationale en de ‘grassroots’ kant van het netwerk. Op dezer manier leiden de ingezette middelen in 2013/2014 niet allen tot bruikbare bouwstenen, maar ook tot versterking van het netwerk over de hele linie. De ingediende voorstellen zijn besproken in het Netwerk Digitaal Erfgoed en vervolgens binnen OCW nog nauwkeurig beoordeeld op de bijdrage aan doelen en werkgroepen, ‘no regret’-gehalte en de bruikbaarheid van de resultaten (zo mogelijk in de vorm van een business case). Tjeerd de Boer is in afstemming met Bram Voermans verantwoordelijk voor de budgetbewaking, legitimiteit en het management van verwachtingen t.a.v. te verstrekken subsidies. De eerste subsidies kunnen in september 2013 worden beschikt. Onderstaand een overzicht van de projecten in relatie tot respectievelijk doelen en werkgroepen.
Project / doelen Aansluiten collecties
inventaris atie / kostenra mingen
techni ek /tools
Verbeteren gebruikerswaarde dire ct kop pelb aar
techniek / tools
Activering & bewustwording
Kwaliteitsbor ging & montoring
gebruike rsonderz oek
Bibliotheeknetwerk Audiovisuele collectie NL Onderzoek NCDD Vivace DIVE DIMCON-CARARE DIMCONErfgoedthesaurus
4
Er kan worden geput uit de enveloppemiddelen digitalisering bij DCE (1175k structureel) en de Cultuur & ICT
middelen van DGCM (belegd bij MLB, 250k structureel, 670k incidenteel voor 2013. Uit deze budgetten worden ook enkele projecten gesubsidieerd, die niet direct binnen de scope van dit werkplan vallen.
7
Linked-open data demonstrator Erfgoedmakelaar Management development programma DEN Keurmerk digitaal erfgoed Europeana Open Cultuurdata
Overzicht projecten en (mogelijke) bijdrage aan werkgroep: Project /werkgroep Visie en Gebruikers routekaart wensen NCDD Bibliotheken AV collecties en AVA_NET Vivace Dive DIMCoN - CARARE DIMCoN – erfgoedthesaurus / plus Linked Open data Demonstrator Management Programma Softwarekeurmerk Erfgoedmakelaar Europeana Open cultuurdata
Referentiearchitectuur
Governance en bekostiging
Monitoring
5 Risico’s en maatregelen Bovenstaande aanpak voorziet in het verminderen van enkele risico’s ten aanzien van sturing en resultaat, die met dit traject gepaard gaan: Uiteenlopen managementverantwoordelijkheden en inhoudelijke gedachtenvorming Onvoldoende zichtbaarheid, herkenbaarheid en (daardoor) draagvlak Verzanden in Poolse landdagen / tussen duizend bloeiende bloemen Onvoldoende voortgang en kwaliteit Daarnaast wordt nog een aantal risico’s onderkend: Te weinig capaciteit voor regie en deelnemers aan de werkgroepen. Ondervangen door: Expliciet commitment te vragen aan deelnemers aan de werkgroepen (NB deelname is dus niet vrijblijvend, ook omdat we uitgaan van werken op eigen kracht, met weinig externe inhuur). Ondersteuning van de regisseur vanuit directie kennis en beleidsdirecties. Probleemeigenaarschap niet laten toe-eigenen door enkele spelers, die vervolgens als spinnen in het web overvoerd worden met werk. Steeds benadrukken dat het proces ‘van iedereen, voor iedereen’ is. (bv. iedereen reageert op elkaar in Linkedin-groepen; loopt niet allemaal via het loket van de regisseur als ‘moderator’) Krachteloze en zouteloze resultaten (Grootste gemene deler, bundeling in plaats van confrontatie/integratie van belangen).
8
Ondervangen door: Cultuur van werken in netwerk en werkgroepen: open voor frisse en overtuigende argumenten, ideeën, woorden en beelden. Steeds benadrukken van noodzaak en potentie van een sterk gezamenlijk verhaal (de tijd van het verdelen van de koek en het speelveld is echt voorbij). Betrokken en open managementcultuur (over en weer doorvragen op verborgen agenda’s, zelf met de billen bloot durven etc.). Het traject mondt uit in voor de overheid moeilijk hanteerbare financiële claims. Ondervangen door: Toekomstige financiële opgave realistisch en goed onderbouwd neerzetten als gezamenlijke opgave (dus niet als claim van de ene partij richting de andere), die van alle betrokkenen vermoedelijk andere keuzes zal vragen. Aandacht voor prioritering en ‘first things first’. Aandacht voor onderbouwing (waarom urgent), legitimering (waarom geen alternatieven) en multipliers (wat levert het op) bij een (eventueel) beroep op meer publieke middelen. De opgave/visie/aanpak blijft moeilijk te doorgronden door IT-outsiders (waaronder veel instellingen, beleidsmakers en beslissers). Ondervangen door: Het verhaal steeds opbouwen vanuit het maatschappelijk belang en het nut voor burgers (als eindgebruiker en belastingbetaler). IT positioneren als ondersteunend aan beleidsdoelstellingen. Zoveel mogelijk vermijden van jargon en veronderstelde IT-voorkennis. Vertaling van ITjargon en oplossingen naar gewone mensentaal. Goed verwachtingenmanagement m.b.t. het probleemoplossend (on)vermogen van IT. Gebruik van voorbeelden (ontwikkelingen, projecten, personen) en beelden. Tussenproducten testen bij peers op begrijpelijkheid en overtuigingskracht. Instellingen / sectoren werken vanwege eigenbelang en/of interne weerstand onvoldoende mee aan overstijgende doelen en de noodzakelijke veranderingen in structuur en/of handelen van de eigen organisatie. Ondervangen door: Transparantie en open dialoog. Stimuleren en belonen van samenwerking (netwerk, werkgroepen, te subsidiëren projecten). Zowel koplopers als (trage) volgers te laten participeren. Zelf (regisseur, NDE, management) te waken voor verkokering.
9
6 Planning definitiefase sep okt nov
dec
jan
feb
mrt
apr
realisatiefase
Werksessies A B C
Inventarisatie diensten Best practice bekostiging Strategie internationaal Werkgroepen
1
Visie en routekaart concept visie concept routekaart eindproduct
2
Gebruikerswensen Beschrijving eisen en wensen Do’s en don’ts
3
Referentiearchitectuur / techn, infrastructuur verkenning principes en standaarden concept referentiearchitectuur strategie voor ‘uitrol’
4
Governance en bekostiging Beschrijving publieke taken, profielen en kerntaken Voorstellen samenwerking, regie, bekostiging
5
Monitoring inventarisatie data en indicatoren uitgangspunten voor monitoring voorstel nulmeting 2014 Coördinatie en besluitvorming Overleg Netwerk Digitaal Erfgoed (maandelijks) Tussenresultaten bespreken in ‘tweede ring’ (tussen)resultaten bespreken met opdrachtgever (DGCM en/of MT-Cultuur) tussen)resultaten bespreken in MTCultuur+ (= incl. KB en NIBG)
***
*** go / no-go besluit over het overgaan naar de uitvoeringsfase van de routekaart, met daarbij het opnieuw bepalen van de vorm en zwaarte van de regierol van OCW in die fase.
10
Bijlage 1: Samenstelling (voorlopig) en resultaten werkgroepen en werksessies
1. Werkgroep visie en routekaart (= kerngroep Netwerk Digitaal Erfgoed) Voorzitter: Tjeerd de Boer Deelnemers: Gerrit de bruin (NA), Elsbeth Kwant (KB), Henk Alkemade (RCE), Johan Oomen (NIBG), Marco de Niet (DEN), Enno Meijers (SBNL), Pieter Matthijs Gijsbers (NOM), Bram Voermans (OCW/MLB), Harry Roumen/ Gert-Jan Willighagen (OCW/Kennis) Producten/mijlpalen: a. compacte visietekst (+ presentatie) ter bespreking met management van de netwerkpartners (november 2013) b. uitwerking en resultaten werkgroepen visietekst in concept routekaart 2014+ (gezamenlijke agenda voor de komende jaren) c. bespreken visie en routekaart in veldsessies (februari 2014) d. voorbereiden accordering visie en routekaart door MT-Cultuur plus (april 2014)
2. Werkgroep gebruikerswensen - Voorzitter:Johan Oomen (NIBG) - Deelnemers: Odette Reydon, Geertje Jacobs (Rijksmuseum), Marjolein Oomen (CIO Platform), Alice van Diepen (BRAIN), Henk Voorbij (KB), Rui Guerra (INTK), Marc Dupuis (SURF), PM (Waag Society), Pieter Vijn (Digitale Collectie NL / Beeld en Geluid), Floor van Spaendonck (HNI), Hubert Slings (entoen.nu), Gabrielle Meetjes (?, afstudeerder NA) - Producten/mijlpalen: a. beschrijving van eisen en wensen van gebruikers van digitaal erfgoed; met onderscheid tussen burgers/consumenten, erfgoedinstellingen (via netwerk Digitale Collectie NL ?), wetenschap en creatieve industrie (december 2013) b. vertaling daarvan in do’s en dont’s voor de te ontwikkelen infrastructuur (februari 2014)
3. -
Werkgroep referentiearchitectuur en technische infrastructuur Voorzitter: Harry Roumen (OCW/ Kennis) Deelnemers: Bram Gaakeer (OCW/Kennis, Kees Hendriks (RCE), Eric van den Bergh (SBNL), Robert Gilesse (DEN) (KB), (NA/Archief 2020), (BRAIN), (NMV/SMIN) Producten/mijlpalen: a. verkenning van toepassing en perceptie van principes en standaarden binnen het netwerk (in brede zin). (november 2013) b. concept referentiearchitectuur cultureel erfgoed, met principes en ‘plaat’ (inclusie beschrijving en positionering van zgn. hubs). (januari 2014) c. strategie voor een verbeterde toepassing en verdere ontwikkeling van technische en kwaliteitsstandaarden. (maart 2014) 4. Werkgroep governance en bekostiging Voorzitter: Tjeerd de Boer Werkgroep: Wim Westerveld (OCW/DCE), Robert van der Zwan (OCW/MLB), Irene Gerrits (NA), Dirk Houtgraaf (RCE), Hans Jansen (KB), Petra van Dijk (NIBG), Marco de Niet (DEN) - Producten/mijlpalen: a. Afbakening van publieke taak t.a.v. infrastructuur voor digitaal erfgoed (dan wel het benoemen van politieke keuzes daarin) (november 2013) b. Beschrijven van profielen en kerntaken van de hubs (november 2013) c. Beschrijven van gezamenlijke infrastructuur en diensten (februari 2014) d. Voorstellen voor inrichting toekomstige samenwerking en regie (februari 2014) e. Voorstellen voor toekomstige bekostiging (februari 2014)
11
5. Werkgroep monitoring Voorzitter: Marco de Niet (DEN) Deelnemers: Henk Vinke (Boekmanstichting), Harry Roumen (OCW/Kennis), (BRAIN), (Meten is weten) Resultaten/mijlpalen: a. Inventarisatie van bestaande data en indicatoren (oktober 2013) b. Uitgangspunten voor monitoring van omvang, kwaliteit (verbindingen, gebruik, duurzaamheid) en kostenefficiëntie van de infrastructuur voor digitaal erfgoed. (november 2013) c. Voorstel voor uitvoering van en nulmeting in 2014 (februari 2014)
A. Werksessie inventarisatie diensten (oktober 2013) - Trekker: Elsbeth Kwant (KB) - Deelnemers: Bram Voermans (OCW/MLB), Ernst van Velzen (NIBG), Maarten Hoogerwerf (DANS), (SBNL), (NA), (RCE) - Resultaten: a. inventarisatie door de netwerkpartners van huidig gebruik van content typen, functionaliteiten, kwaliteiten en specificaties; b. aggregatie en gestructureerde presentatie in een gezamenlijk ‘portfolio’ van het netwerk.
B. Werksessie best practice bekostiging / verdienmodellen (november 2013) Trekker: Harry van Vliet (HU) Werkgroep: Marco Streefkerk (DEN), Hans Berrens (RCE), Marcel ras (KB), Jacqueline Slats (NA), Patricia Alkhoven (Meertens instituut / CLICK), Mayke Jongsma (Mondriaanfonds), Marius Snijders (Beeld en Geluid), Bram Voermans (OCW/MLB) - Resultaten: a. Inventarisatie van best practice binnen en buiten het netwerk en toetsing daarvan op bredere toepasbaarheid b. Selectie en uitwerking van een aantal ‘referentiepraktijken’ c. Voorstellen voor gezamenlijke funding en markontwikkeling. C. -
-
Werksessie internationale strategie (september/oktober 2013) Trekker: Deelnemers o.a.: Leonard de Wit (RCE), Julia Noordergraaf (UVA), Annemarie Bos (NWO), Harry Verwayen (Europeana), (SICA), Hildelies Balk (KB), (NA), vertegenwoordigers van EZ, OCW, Click/Click Erfgoed, Resultaten: a. Beschrijving internationale infrastructuur mbt digitaal erfgoed en NL positie daarbinnen b. SWOT van Nederlandse expertise, infrastructuur en strategie in internationaal perspectief c. Bepalen van kansrijke aangrijpingspunten voor een in het licht van culturele en economische beleidsdoelen robuustere internationale strategie.
Bijlage 2: hoe zijn de acties uit de Verkenning 2012 en het concept-werkplan nu belegd? Technische infrastructuur nr Actie Ti1 Beschrijven van de noodzakelijke infrastructuur (doelarchitectuur) en het verschil met de bestaande infrastructuur. Ti2 Acties om de kloof tussen bestaande en benodigde infrastructuur te verkleinen. Ti3 Verkennen mogelijkheden nieuwe
Invulling Werkgroep referentiearchitectuur en techn infrastructuur Onderdeel van roadmap Werksessie best practices
12
businessmodellen. Ti4
Ti5
Ti6
Verkennen modellen voor structurele borging van infrastructurele projecten (niet afhankelijk van projectfinanciering). Stimuleringsbeleid voor bij voorkeur sectoroverstijgende en sectorspecifieke shared services als onderdelen van de datalaag en de referentielaag. Deelname van Nederland aan Europeana voortzetten en uitbreiden via de domeinaggregatoren, en (inter)nationale projecten .
Netwerk nr actie N1 Benoemen hubs voor hun sectoren en bepaal hun taken en bevoegdheden op het gebied van kennis, infrastructuur en (duurzame) toegankelijkheid, en hun financiële en organisatorische mogelijkheden. N2 Benoem de regisseur voor dit netwerk. N3 Stel projectenportfolio samen. N4
N5 N6
Beloon aansluiting op deze hubs, de landelijke infrastructuur en de shared services via de subsidievoorwaarden en projecten. Benoem dossierhouders bij de beleidsdirecties van OCW. Betrek politieke en ambtelijke top bij het uitdragen van de netwerkvisie.
N7
Beleg structureel overleg Beleid – Veld (hubs)
N8
Overleg met NCDD (Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid) en een vertegenwoordiger van de stuurgroep Nationale Aggregator. Informatieoverleg Cultuur, Media en Wetenschap (onder voorzitterschap van DGCM) 1x per kwartaal, waar vertegenwoordigers van de beleidsdirecties DCE, DK, MLB en OWB overleggen over het informatiebeleid voor hun sectoren. MT Cultuur: 1x per kwartaal / half jaar vast agendapunt
N9
N10
Flankerend Beleid nr actie FB1 Verkennen stand van zaken met betrekking tot gebruik van (open) standaarden en het toezicht daarop.
bekostiging en Werkgroep governance en bekostiging Onderdeel van roadmap
Subsidies 2013/2014
Financiële bijdrage aan Europeana in 2013 en 2014. Lopend over leg met Europeana over toekomstperspectief en beter benutten bijzondere positie NL.
Invulling Onderdeel van roadmap
Gereed Werksessie Inventarisatie van diensten (oktober 2013) Onderdeel van roadmap
Gereed Start is gemaakt (als onderdeel van concernbrede visie digitalisering); vervolg najaar 2013. Gereed voor hubs (Netwerk digitaal erfgoed); geleidelijke uitbreiding breder netwerk (tweede ring) in de loop van 2013 Met NCDD gestart op 29 mei. Vervolg in het najaar (presentatie bij bestuur en overleg met DGCM) Nationale aggregator:PM Gereed
Voorzien in werkplan
Invulling Werkgroep referentiearchitectuur en techn infrastructuur
13
FB2
FB3
FB4
Het creëren van mechanismen om omgang met verweesde werken te faciliteren en het promoten van het publiceren van lijsten van bekende verweesde werken en werken die in het publieke domein vallen. Het creëren van mechanismen om omgang met ‘out of commerce’ werken te faciliteren. Het identificeren van barrières in nationale wetgeving, met name in het auteursrecht, voor online toegankelijkheid en gebruik van cultureel materiaal in het publieke domein en het opstellen van acties om deze barrières weg te nemen.
Traject implementatie Richtlijn verweesde werken (DCE/MLB i.o.m. VenJ)
Advies door Werkgroep auteursrecht van de erfgoedinstellingen Advies door Werkgroep auteursrecht van de erfgoedinstellingen
Bijlage 3: Overzicht overige onderwerpen m.b.t. auteursrecht In de verkenning uit 2012 is aangegeven dat als het flankerend beleid o.a. acties op het terrein van het auteursrecht nodig zijn. Deze acties zijn niet uitgewerkt in dit werkplan. Er is een afzonderlijke DGCM-projectgroep auteursrecht o.l.v. Dorien Höppener (MLB). Tjeerd de Boer neemt deel aan die projectgroep en zorgt voor afstemming en informatievoorziening van en naar het Netwerk Digitaal Erfgoed. Overzicht van auteursrechtelijke onderwerpen binnen de scope van de DGCM-projectgroep: Internationaal: World International Property Organisation (WIPO): verdragen ten aanzien van: a. visueel gehandicapten (Visually Impaired People, VIP), b. de bescherming van auteurs- en naburige rechten van omroepen, c. uitzonderingen en beperkingen voor archieven, bibliotheken en onderwijs- en onderzoeksinstellingen, d. audiovisuele uitvoeringen. Groenboek Audiovisuele Werken (AV). Richtlijnvoorstel EC inzake collectief beheer online muziekrechten en multiterritoriale licentieverlening. Europeana. Richtlijn publieke sectorinformatie Richtlijn verweesde werken. Europese mededeling over content in de digitale Europese markt. Nationaal: Wetsvoorstel auteurscontractenrecht Thuiskopiestelsel / downloadverbod Wetsvoorstel toezicht CBO’s 1-loket-benadering CBO’s Afschaffing geschriftenbescherming Volgrecht Wetsvoorstel verlenging beschermingsduur auteursrecht en bepaalde naburige rechten Onderzoek naar flexibele norm.
14
