Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) Jaarverslag
’Twaalf oogstmaanden’
April 2012 – Stichting DEN Postbus 90407 | 2509 LK Den Haag | www.den.nl | t 070 314 03 43 | e
[email protected]
Inhoud Voorwoord ..................................................................................................................................... 2 1. Jaarrekening 2012 ..................................................................................................................... 4 Inleiding op de Jaarrekening 2012
4
Balans per 31 december 2012
4
Functionele exploitatierekening 2012
5
2. Bestuursverslag 2012 ................................................................................................................ 6 2.1 Kennis over goed digitaliseren bevorderen (ICT-register)
6
2.2 Normering van ICT-standaarden bereiken (DE BASIS)
8
2.3 Kwaliteit van de inzet van ICT controleren (ICT-monitor)
9
2.4 Innovatie en beleidsontwikkeling stimuleren
10
2.5 Aansluiting op andere domeinen en internationale ontwikkelingen bevorderen
14
2.6 Communicatie
17
3. Terugblik op de beleidsperiode 2009-2012 .............................................................................. 19 4. Organisatie en financiële positie .............................................................................................. 22 5. Prestatieverantwoording 2012 ................................................................................................ 27 6. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ............................................................. 28 7. Verklaring Raad van Toezicht .................................................................................................. 30 8. Contactgegevens DEN .............................................................................................................. 31
April 2012 – Stichting DEN Postbus 90407 | 2509 LK Den Haag | www.den.nl | t 070 314 03 43 | e
[email protected]
Voorwoord Dit is het jaarverslag van Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) over het jaar 2012. De belangrijkste resultaten uit 2012
Een succesvolle Digitaal Erfgoedconferentie 2012: Beter weten! over innovatie in de wetenschap (georganiseerd samen met CATCHPlus) Twee succesvolle themadagen: één over metadata, de ander over de subsidieregeling Digitaliseren met Beleid Modernisering van de kennisbank, incl. de Kwaliteitscyclus Digitaal Erfgoed Start van uitvoering van het nieuwe project Erfgoed & Locatie over een nationale digitale strategie voor digitale erfgoedcollecties met locatieve gegevens Lancering van het online Scoremodel Digitale Duurzaamheid Het opstellen van een strategische agenda voor de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid Europa-brede implementatie van de ENUMERATE-methodologie die door DEN is ontwikkeld Grote inhoudelijke bijdrage aan de start van het nieuwe Europese project Europeana Inside en honorering van een ander EU-gefinancierd project, meSch Oplevering van een plan voor het instellen van een erfgoedmakelaar, ter versterking van de Digitale Collectie Nederland Professionalisering van het boekhoudsysteem
2012 was het vierde en laatste jaar van de beleidsperiode 2009-2012. Het was een zeer productief jaar, een echt oogstjaar. DEN heeft nog niet eerder zoveel uitnodigingen voor presentaties ontvangen en ook heeft DEN meer nog dan voorheen publicaties verzorgd en bijdragen geleverd aan bijeenkomsten. Dit verslag biedt naast een overzicht van activiteiten uit 2012 en resultaten die daarmee zijn behaald ook een korte terugblik op de gehele beleidsperiode.
De missie van DEN De missie van DEN in deze beleidsperiode luidde als volgt: DEN is het nationale kenniscentrum voor ICT in het cultureel erfgoed. DEN bevordert en bewaakt de kwaliteit van digitalisering en digitale dienstverlening door de erfgoedsector (archieven, musea, erfgoedbibliotheken, archeologische en bouwhistorische instellingen). DEN investeert in kennisontwikkeling op het gebied van open ICT-standaarden en andere landelijke kwaliteitsprincipes voor duurzame digitalisering. Ook stimuleert DEN de erfgoedinstellingen te innoveren en hun diensten aan te passen aan de eisen van de digitaliserende samenleving. Door kwaliteitszorg versterkt DEN de toekomstvastheid en de publieksgerichtheid van een nationale infrastructuur voor digitaal erfgoed. Door een stevige en onafhankelijke positie in nationale en internationale netwerken op het gebied van digitaal erfgoed en aangrenzende terreinen
2
bewaakt DEN de aansluiting van de Digitale Collectie Nederland op andere nationale en internationale diensten en voorzieningen. DEN maakt onderdeel uit van de basisinfrastructuur in de culturele sector, en wordt gefinancierd door het ministerie van OCW.
Indeling van het jaarverslag 2012 Dit jaarverslag bestaat uit drie onderdelen, conform het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2009-2012: 1. De jaarrekening 2012 met de balans, de functionele exploitatierekening, het prestatieoverzicht en de accountantsverklaring (conform de Controleverklaring van de onafhankelijke accountant); 2. Het bestuursverslag, inclusief korte toelichtingen op bereikte doelen en op de financiële verantwoording; 3. De prestatieverantwoording. Het jaarverslag van de Stichting DEN is op 12 april 2013 goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Namens de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland,
Drs. Marco de Niet, directeur 12 april 2013
3
1. Jaarrekening 2012 Inleiding op de Jaarrekening 2012 Alle bedragen in de jaarrekening worden vermeld in hele euro’s. Het boekjaar 2012 is afgesloten met een positief saldo van EUR 22.029. Dit positieve resultaat komt voort uit extra verworven projectmiddelen, andere eigen inkomsten en lagere uitgaven aan de Digitaal Erfgoedconferentie dan voorzien. Het positieve resultaat komt deels ten gunste van de Bestemmingsreserve OCW en deels ten gunste van de algemene reserve. De resultaatsbestemming is reeds verwerkt in de cijfers.
Balans per 31 december 2012 (na resultaatsbestemming)
ACTIVA Vaste activa II. Materiële vaste activa Vlottende activa II. Vorderingen IV. Liquide middelen
Totale activa
PASSIVA Eigen vermogen I. Algemene reserve III. Bestemmingsreserve OCW Kortlopende schulden Kortlopende schulden
Totale passiva
31-dec-12
31-dec-11
11.487 11.487
7.670 7.670
46.203 577.074 623.277
10.986 455.335 466.321
634.764
473.991
31-dec-12
31-dec-11
289.396 117.169 406.565
282.603 101.933 384.536
228.199 228.199
89.455 89.455
634.764
473.991
4
Functionele exploitatierekening 2012
BATEN
realisatie 2012
begroting 2012
realisatie 2011
Subtotaal
663.893 186.621 850.514
661.653 0 661.653
685.033 58.408 743.441
Subtotaal
109.530 109.530
0 0
32.794 32.794
960.044
661.653
776.235
Beheerslasten personeel Beheerslasten materieel Totale beheerslasten
40.942 75.380 116.322
42.800 90.000 132.800
38.409 99.640 138.049
Activiteitenlasten personeel Activiteitenlasten materieel Totale activiteitenlasten
709.591 121.825 831.416
441.600 87.253 528.853
483.264 196.639 679.903
Totale lasten
947.738
661.653
817.952
12.306 9.723 0 22.029
0 0 0 0
-41.717 9.754 20.893 -11.070
Subsidies en bijdragen Structurele subsidie OCW Overige subsidies
Opbrengsten Indirecte opbrengsten
Totale baten
LASTEN
Saldo uit gewone bedrijfsuitoefening Saldo rentebaten/-lasten Saldo bijzondere baten/lasten Exploitatieresultaat
Verwerking van het exploitatiesaldo 2012: Ten gunste van de algemene reserve Ten gunste van Bestemmingsreserve OCW
6.793 15.236 22.029
In de balans is de resultaatsbestemming reeds verwerkt.
5
2. Bestuursverslag 2012 Als het nationale kenniscentrum digitaal erfgoed hanteert DEN een integrale aanpak van kwaliteitszorg, innovatie en kennisdeling. Dit houdt in dat het gehele proces van digitalisering en digitale dienstverlening volgens een kwaliteitscyclus door DEN wordt gedocumenteerd: van beleid en planmatige aanpak tot uitvoering en evaluatie. Uitgaande van deze integrale aanpak heeft DEN in 2012 invulling gegeven aan de volgende vijf hoofdtaken, zoals vastgelegd in het Beleidsplan 2009-2012: a) b) c) d) e)
Kennis over goed digitaliseren bevorderen (ICT-register) Normering van ICT-standaarden bereiken (DE BASIS) Kwaliteit van de inzet van ICT controleren (ICT-monitor) Innovatie en beleidsontwikkeling stimuleren Aansluiting op andere sectoren en internationale ontwikkelingen bevorderen
De activiteiten uit 2012 en de resultaten die daarmee behaald zijn worden in de paragrafen hieronder nader toegelicht. Tevens wordt een korte terugblik gegeven op de behaalde resultaten in de gehele beleidsperiode 2009-2012. Aansluitend wordt een korte toelichting gegeven op communicatiemiddelen die DEN in 2012 heeft ingezet.
2.1 Kennis over goed digitaliseren bevorderen (ICT-register) DEN onderhoudt een online kennisbank om erfgoedinstellingen snel toegang te geven tot kennis die zij nodig hebben om hun ICT-praktijk efficiënt en effectief vorm te geven. De integratie tussen deze kennisbank (het voormalige ‘ICT-register’) en de website is in 2012 verder doorgevoerd. De resulaten van het onderzoek naar het gebruik van de DEN-website (Gebruikersonderzoek website DEN; eindrapportage, feb. 2012) lieten o.a. zien dat de gebruikers de indeling en navigatie op de website niet helder genoeg vonden. Daarom heeft DEN besloten het onderdeel ‘Goed digitaliseren’ (het deel van de website waar de kennisbank sinds 2011 was opgenomen) op te splitsen in twee onderdelen: ‘Praktijkvoorbeelden’ en ‘Aan de slag’. Vernieuwde kwaliteitscyclus In 2012 is ook de kwaliteitscyclus - die aan de basis staat van de kennisbank – gemoderniseerd. In de nieuwe Kwaliteitscyclus is de Deming-cycle (PLAN-DO-CHECKACT) het uitgangspunt gebleven, maar de inmiddels verouderde EPSINET-cyclus, die een nadere invulling gaf op het gebied van digitaal erfgoed, is vervangen door de Digital Content Life Cycle. Deze is in de internationale cultureel erfgoedsector breder geaccepteerd. De vernieuwde kwaliteitscyclus is door Studio Lakmoes vormgegeven in de DEN-stijl en interactief gemaakt voor gebruik op de website. Dankzij de vernieuwde kwaliteitscyclus is de navigatie door de onderwerpen binnen de kennisbank overzichtelijker geworden. Daarbij zijn de teksten van de (hoofdonderwerpen binnen de) kwaliteitscyclus geactualiseerd en verbeterd. Deze ‘kennisdossiers’ bieden een context voor de toepassing van ICT-standaarden en richtlijnen. In 2012 zijn er enkele kennisdossiers aan de website toegevoegd, onder andere over open-sourcesoftware en het digitaliseren van beeldmateriaal. Daarnaast zijn veel kennisdossiers geactualiseerd.
6
Het toevoegen en actualiseren van kennisdossiers is een doorlopende activiteit, ook in de nieuwe beleidsperiode 2013-2016. Standaarden en richtlijnen Aan de hand van documentatie over (het gebruik van) ICT-standaarden, benchmarkgereedschappen, handboeken, checklists en andere kwaliteitsinstrumenten kunnen erfgoedinstellingen zorgen dat hun digitale dienstverlening aan (inter)nationale kwaliteitsprincipes voldoet. In 2012 is het overzicht van standaarden verder geactualiseerd door een aantal standaarden te vervangen, aan te passen of aan te vullen met nieuwe informatie (in totaal ca 160). Daarnaast zijn er diverse beschrijvingen van standaarden en richtlijnen toegevoegd (20), zoals over Collada en WebM. DEN heeft in 2012 de samenwerking met het Vlaamse PACKED geformaliseerd in een samenwerkingsovereenkomst. PACKED beheert o.a. CEST (Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox), het Vlaamse equivalent van de kennisbank van DEN. DEN heeft enkele toevoegingen uit CEST overgenomen in de eigen kennisbank. Projectenbank Naast een overzicht met standaarden en richtlijnen bevat de website van DEN een overzicht van digitaal erfgoed-projecten, om de toepassing van standaarden en richtlijnen te illustreren. DEN heeft in 2012 extra communicatieacties gehouden om de projectenbank onder de aandacht te brengen. Zo zijn er oproepen geplaatst en heeft de maandelijkse nieuwsbrief van DEN een vaste rubriek over de projectenbank gekregen. Deze aanpak is succesvol gebleken. Er zijn diverse nieuwe projecten aangemeld en vele reeds aangemelde projecten zijn geactualiseerd. Eind 2012 waren er 260 projecten beschreven, tegenover 227 in 2011. Ook is er een nieuw formulier voor het aanmelden van projecten gekomen en heeft een stagiaire van de IDM-opleiding van de Haagse Hogeschool onderzocht hoe de aanmeldformulieren en de structuur achter de kennisbank verder verbeterd kunnen worden. Overzicht met erfgoedinstellingen Naast de standaarden en richtlijnen, kennisdossiers en voorbeeldprojecten bevat de website van DEN een overzicht met erfgoedinstellingen die digitale projecten uitvoeren en andere organisaties. In 2012 zijn de criteria voor opname van instellingen verruimd. Zo zijn, onder andere in het kader van de samenwerking met het Vlaamse PACKED, meer bedrijven en internationale instellingen opgenomen. Het aantal instellingen dat is opgenomen in de kennisbank is in 2012 gestegen naar 473 erfgoedinstellingen. Het totaal aantal instellingen komt daarmee uit op 768. Aanmeldformulier terminologiebronnen Twee jaar geleden heeft DEN een inventarisatie gemaakt van de terminologiebronnen die door erfgoedinstellingen worden gebruikt. Om deze inventarisatie voort te zetten heeft DEN in 2012 het online aanmeldformulier verbeterd. Met behulp van dit formulier kunnen instellingen de inventarisatie zelf aanvullen. Het formulier brengt onder andere in kaart hoe de terminologiebron wordt toegepast binnen een instelling, voor welke collecties de bron gebruikt kan worden en of de bron vrij gebruikt kan worden door andere instellingen.
7
2.2 Normering van ICT-standaarden bereiken (DE BASIS) Naast het inventariseren, vastleggen en uitdragen van kennis in de volle breedte van het onderwerp, werkt DEN aan normering van een beperkte set van minimale eisen voor de digitalisering van erfgoed ('DE BASIS'). Als je als erfgoedinstelling op verantwoorde en duurzame wijze wil digitaliseren en je collecties online wil delen raadt DEN sterk aan DE BASIS te volgen (www.den.nl/DE-BASIS). Aan de hand van een zorgvuldig uitgevoerd proces van zelfregulering (voorstel, discussie, evaluatie, bijstelling, toetsing, vaststelling) zijn in de afgelopen jaren enkele tientallen standaarden en kwaliteitsinstrumenten benoemd waar erfgoedinstellingen zich aan dienen te houden (uitgaande van het principe 'pas toe of leg uit'1). Evaluatie en doorontwikkeling van DE BASIS In 2011 werd het proces van vaststelling en de impact van DE BASIS in de erfgoedsector geëvalueerd. Hieruit bleek dat DE BASIS als belangrijk instrument wordt gezien, maar nog (te) weinig in de praktijk wordt toegepast. Ook bleek het proces van de vaststelling van de standaarden uit DE BASIS te gecompliceerd. Dit heeft geleid tot een bijstelling van de werkwijze. Voor het actualiseren en herschrijven van de standaarden en teksten binnen DE BASIS werkte DEN in 2012 opnieuw samen met experts en consultatie vanuit de erfgoedsector, maar er werd – anders dan voorheen - in een eerder stadium om de inbreng van een zo breed mogelijke groep van erfgoedprofessionals gevraagd. In 2012 is gestart met de actualisering van DE BASIS op het gebied van vindbaarheid van digitaal erfgoed. In 2013 worden de resultaten gepresenteerd en worden de andere onderdelen van DE BASIS geactualiseerd en uitgebreid. Communicatieplan voor DE BASIS In 2012 is een vernieuwd communicatieplan voor DE BASIS opgesteld. De huidige communicatiestrategie van het open informeren (door het zenden van nieuwsberichten en het geven van presentaties over de voortgang van - en het maken van reclame over - DE BASIS) wordt in stand gehouden, om op die manier de naamsbekendheid van DE BASIS levend te houden. Daarnaast zal de komende periode vooral worden ingezet op dialogiseren, zowel face-to-face als via sociale media. Deze strategie is vooral belangrijk bij het overreden om DE BASIS ook daadwerkelijk toe te gaan passen. Museumregister Het Museumregister is een register van museale instellingen die aantoonbaar voldoen aan criteria voor een kwalitatief hoogwaardige invulling van de functies van een museum. Deze criteria zijn samengevat in de Museumnorm. DE BASIS maakt onderdeel uit van de Museumnorm. DEN heeft zitting in het bestuur van de Stichting Museumregister Nederland, die in de periode 2011-2012 de verzelfstandiging van het Museumregister heeft doorgevoerd en een nieuwe opzet heeft gemaakt voor het registratie- en auditproces om de kwaliteit van Nederlandse musea te bevorderen.
1
Het 'pas toe of leg uit'-principe houdt in dat organisaties bij aanschaf van een ICT-dienst of product, kiezen voor één van de open standaarden van de 'pas toe of leg uit'-lijst (toepassen). Als deze keuze tot onoverkomelijke problemen leidt, mag de organisatie ervan afwijken om deze standaard te gebruiken, mits in het jaarverslag wordt verantwoord waarom deze keuze is gemaakt (uitleggen). Met andere woorden, je past de standaard toe, tenzij je kan uitleggen waarom je de standaard niet gebruikt. (zie www.open-standaarden.nl/open-standaarden/overopen-standaarden/het-pas-toe-of-leg-uit-principe/).
8
Subsidieregelingen DE BASIS wordt als toetsingsinstrument ingezet bij enkele subsidiefondsen, zoals het Prins Bernhard Cultuurfonds en in de provincie Noord-Brabant. In 2012 is ook overleg gevoerd met het Mondriaan Fonds over nadere samenwerking rond DE BASIS. Ook heeft DEN een advies opgesteld over een subsidieaanvraag bij de Mondriaan Fonds op het gebied van digitaal erfgoed. Digitaliseren met Beleid De afronding van de subsidieregeling Digitaliseren met beleid is overgedragen van Agentschap-NL aan DUO. In 2012 heeft DEN met DUO en het ministerie van OCW overleg gevoerd over de formele afronding van de nog lopende projecten. DUO heeft de projectleiders aangeschreven om ze te wijzen op de verplichting tot evaluatie bij DEN. DEN heeft in 2012 evaluatiegesprekken gevoerd met instellingen die financiering uit deze subsidieregeling hebben ontvangen. De verslagen hiervan zijn gepubliceerd in de projectenbank. In september 2012 heeft DEN een slotbijeenkomst georganiseerd rond de resultaten van deze subsidieregeling. De bijeenkomst werd financieel gesteund door OCW (brief kenmerk 415503 d.d. 01-08-2012) en vond plaats op 19 september 2012 in Madurodam. Er waren 100 deelnemers. 16 projectleiders waren uitgenodigd om te vertellen over hun DmB-projecten, de uitkomst, de leermomenten en de toekomstvisie. Ter gelegenheid van deze bijeenkomst heeft DEN een boekje gemaakt met een overzicht van alle ontwikkelingsprojecten die onder de DmB-regeling vielen. Een verslag van de DmB-bijeenkomst is te vinden op: www.den.nl/blog/bericht/3635. Zowel de evaluatiegesprekken als de bijeenkomst zijn positief gewaardeerd door de deelnemende erfgoedinstellingen.
2.3 Kwaliteit van de inzet van ICT controleren (ICT-monitor) Vanuit een onafhankelijke positie zet DEN in op erfgoedbrede monitoring van het gebruik van ICT in relatie tot de nationale infrastructuur. Daarvoor heeft DEN in 2012 diverse activiteiten ondernomen: Digitaal Erfgoedmeter Door ICT-projecten, erfgoedinstellingen, standaarden en richtlijnen in samenhang te registreren wordt ieders bijdrage aan de Digitale Collectie Nederland duidelijk. Met de Digitaal Erfgoedmeter brengt DEN de groei van de kennisbank in beeld, op basis van meetbare eenheden. Deze kengetallen worden sinds 2007 op de website van DEN bijeengebracht. Ten opzichte van 2011 is er weer een flinke groei waarneembaar. Vooral het aantal projecten (van 227 in 2011 naar 260 in 2012), maar ook de instellingen (van 254 naar 473) en standaarden en richtlijnen (van 182 naar 201) in de kennisbank is toegenomen. ENUMERATE ENUMERATE is een zogeheten Europees Thematisch Netwerk, met als belangrijkste doel het verzamelen en publiceren van betrouwbare statistieken over erfgoeddigitalisering, digitale duurzaamheid en de online toegankelijkheid van cultureel erfgoed in Europa. DEN is initiatiefnemer, het Britse CollectionsTrust treedt op als projectcoördinator. In het project is DEN verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de methodologie die in het project wordt toegepast om de voortgang van digitalisering te kunnen meten. In 2012 heeft een grootschalig Europees onderzoek plaatsgevonden, waarvoor DEN de methodologie heeft ontwikkeld. In totaal hebben bijna 2000 instellingen uit 28 9
landen aan het onderzoek deelgenomen, waaronder 140 Nederlandse instellingen. Resultaten van dit onderzoek worden door de Europese Commissie gebruikt in haar officiële communicatie. Verder heeft DEN in 2012 voor ENUMERATE internationale expertmeetings georganiseerd in Den Haag, Londen en Madrid. In deze expertmeetings is de ENUMERATE-methodologie geëvalueerd en verder aangescherpt. Vanwege de rol van DEN in ENUMERATE heeft het Smithsonian Institute in Washington DEN om advies gevraagd over de opschaling van hun digitaliseringsbeleid. Overleg 'Meten is weten' In 2012 heeft DEN het ‘Meten-is-Weten-overleg’ nieuw leven in geblazen. Dit overleg, oorspronkelijk een initiatief van DEN, was door het sectorinstituut Erfgoed Nederland overgenomen, maar door het wegvallen van Erfgoed Nederland heeft DEN de organisatie van dit overleg weer teruggenomen. Dit overleg is bedoeld om enquêtes op het gebied van digitaal erfgoed in Nederland onderling af te stemmen, zodat instellingen niet onnodig belast worden met vragenlijsten met vergelijkbare vragen. Deze groep heeft aangegeven dat ENUMERATE een goede richtlijn biedt voor nader onderzoek in Nederland. In het kader van dit overleg heeft DEN ook de relatie met de Erfgoedinspectie aangehaald.
2.4 Innovatie en beleidsontwikkeling stimuleren DEN heeft in 2012 erfgoedinstellingen op diverse manieren gestimuleerd hun informatiebeleid te verbeteren en hun dienstverlening te innoveren. In dit kader heeft DEN diverse grootschalige en kleinere bijeenkomsten georganiseerd en instrumenten ontwikkeld. Ook heeft DEN actief bijgedragen aan innovatieve projecten en diverse samenwerkingsverbanden ondersteund. Belangrijke thema's in 2012 waren digitale duurzaamheid, businessmodelinnovatie, open data, auteursrecht, e-humanities, erfgeo en de nationale digitale infrastructuur. a. Bijeenkomsten DE conferentie 2012 In de afgelopen jaren was het sectorinstituut Erfgoed Nederland de mede-organisator van de Digitaal Erfgoedconferenties. Na het wegvallen van deze organisatie hebben DEN en het project CATCHPlus besloten samen een Digitaal Erfgoedconferentie te organiseren. Deze vond plaats op 3 en 4 december 2012, in De Doelen te Rotterdam. Het thema was 'Beter Weten! - Interactie erfgoed en wetenschap'. Tijdens de conferentie stond de vraag centraal hoe erfgoedinnovatie en wetenschap elkaar beïnvloeden. De keynotesprekers waren Dirk Houtgraaf (RCE), Eric Postma (Universiteit Tilburg), Dirk van Delft (Museum Boerhaave) en Leon Winkler (Ubisoft). Er waren in totaal 300 deelnemers. Foto’s, video’s en verslagen van en reacties op de conferentie zijn te vinden op www.den.nl/pagina/341/de-conferentie-2012/. DISH 2013 Het opgeheven sectorinstituut Erfgoed Nederland was in de voorgaande jaren samen met DEN ook de organisator van de tweejaarlijkse internationale conferenties Digital Strategies for Heritage (DISH). Omdat DEN een congres van dergelijke omvang niet alleen kan realiseren, heeft DEN Het Nieuwe Instituut (de fusieorganisatie van het Nederlands Architectuurinstituut, Virtueel Platform en Premsela) en Europeana benaderd als mogelijke nieuwe partners. Het Nieuwe Instituut en Europeana hebben hier positief op gereageerd. In het najaar van 2013 zullen deze drie organisaties DISH2013 verzorgen. De Raad van Toezicht van Erfgoed Nederland heeft uit de 10
nalatenschap van deze organisatie 25.000 euro toegezegd als startbedrag voor het organiseren van DISH2013. Overige bijeenkomsten Op 5 juni 2012 organiseerde DEN (vanuit haar rol als secretariaat van de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD), samen met de sectie SIMIN van de Nederlandse Museumvereniging, de bijeenkomst ‘Digitale collecties voor de eeuwigheid’. De bijeenkomst vond plaats in de Mesdag Collectie in Den Haag. Een verslag van de dag is te vinden via: www.den.nl/nieuws/bericht/3546/ Op 28 juni 2012 organiseerde DEN, in samenwerking met het project Digitale Collectie, een studiedag over hergebruik van metadata: 'Baas over eigen metadata?'. De bijeenkomst vond plaats in het Geldmuseum in Utrecht. Een verslag van de dag is te vinden op: www.den.nl/blog/bericht/3531. Op 19 september 2012 vond de studiedag 'PLAN-DO-CHECK-ACT' plaats, ter afronding van de subsidieregeling Digitaliseren met beleid. Een veelheid aan projecten heeft de resultaten getoond. Van de 100 deelnemers ontving DEN veel positieve reacties op het evenement. Een verslag van de dag is te vinden op: www.den.nl/blog/bericht/3635.
b. Instrumenten Stappenplan businessmodelinnovatie In januari 2012 is op de website van DEN een online stappenplan tot businessmodelinnovatie gepubliceerd. Dit stappenplan is het resultaat van het project BMICE-T, dat DEN in 2011 heeft uitgevoerd met Kennisland, TNO en Erfgoed2.0. Om de verspreiding en toepassing van het stappenplan te stimuleren werd ook een aansprekende visualisatie gemaakt. Daarnaast is er een Engelstalige versie van het stappenplan verschenen. Het stappenplan is te raadplegen op www.den.nl/thema/103/Businessmodellen. In overleg met de projectpartners is besloten om het BMICE-netwerk niet zelfstandig te continueren, maar in te bedden in de lopende werkzaamheden van de voormalige partners. De inhoud van de website (www.bmice.nl) is deels overgeheveld naar de DEN-website. Subsidiewijzer Om erfgoedinstellingen te wijzen op financieringsmogelijkheden voor digitaliseringsprojecten of andere innovatieve activiteiten, onderhoudt DEN sinds 2007 een subsidiewijzer. De subsidiewijzer 'Overzicht Fondsen en subsidieregelingen digitaal erfgoed' is in 2012 weer in overleg met de subsidiënten geheel geactualiseerd en digitaal beschikbaar gemaakt op de website van DEN. Het overzicht biedt informatie over 35 landelijke, provinciale, particuliere en Europese subsidiefondsen/regelingen voor digitaal erfgoed. Scoremodel Digitale Duurzaamheid Tijdens de Digitaal Erfgoedconferentie op 3 en 4 december 2012, lanceerden PACKED en DEN het Scoremodel Digitale Duurzaamheid. Het Scoremodel is een online toepassing die erfgoedorganisaties in staat stelt de duurzaamheid van de bewaarde digitale collecties te evalueren. Zie: www.scoremodel.org.
11
Digital Curator Game van DigCurV In 2012 is door DEN gewerkt aan een Nederlandse vertaling van ‘The Digital Curator Game’ dat ontwikkeld is in het kader van het project Digital Curator Vocational Education Europe (DigCurV). Door dit spel te spelen worden instellingen zich op een speelse manier bewust van alle aspecten die komen kijken bij het duurzaam digitaliseren van hun collectie. De vertaling zal in 2013 worden ingezet in workshops.
c. Deelname aan projecten Project Erfgoed & Locatie Op verzoek van de Stichting ArchiefProgrammatuur (STAP) heeft DEN in 2012 een start gemaakt met het door PRIMA gefinancierde project Erfgoed & Locatie. Het is de intentie van STAP om het projectmanagement in zijn geheel over te dragen aan DEN, na goedkeuring door Agentschap NL en OCW (deze wordt in het voorjaar van 2013 verwacht). Ten behoeve hiervan hebben STAP en DEN een formele samenwerkingsovereenkomst opgesteld voor de duur van het project tot juli 2015. In afwachting hiervan heeft STAP de start van het project door DEN met een deelfinanciering mogelijk gemaakt. Op basis hiervan zijn twee werknemers van STAP bij DEN in dienst gekomen. Voorafgaand aan de start van het project op 1 juli 2012 heeft DEN enkele accenten in het project verlegd, zodat het project een bredere ondersteunende rol voor andere organisaties kon krijgen. De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed is benaderd als vaste projectpartner, o.a. ten behoeve van de exploitatie van de projectresultaten. Ook De Waag en Bibliotheek.nl hebben zich bereid verklaard als vaste projectpartners op te treden. Digitale Collectie Het project ‘Digitale Collectie’ is een initiatief van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, Beeld en Geluid en DEN, gefinancieerd door OCW. Doel van het project: de ontwikkeling van een nationale aggregatorinfrastructuur waardoor alle erfgoedinstellingen instellingen kunnen deelnemen aan de Digitale Collectie Nederland en aansluitend (delen van) hun collecties aan Europeana kunnen aanbieden. Deze nationale aggregator werd gelanceerd tijdens de DEN-studiedag 'Baas over eigen metadata?', op 28 juni 2012. De rol van DEN spitst zich toe op kennisdisseminatie en beleidsontwikkeling. CATCHPlus / Erfgoedmakelaar Vanuit haar nauwe betrokkenheid bij het onderzoeksprogramma CATCH en het vervolgproject CATCHPlus, heeft DEN samen met Kennisland een voorstel opgesteld voor een erfgoedmakelaar. In de erfgoedmakelaar bundelt het veld haar krachten om resultaten van onderzoek en digitale innovatie zodanig te borgen dat deze na oplevering duurzaam voor erfgoedinstellingen te gebruiken zijn. In eerste instantie betreft het hier de diensten en producten van CATCHPlus. Op termijn kan de portfolio worden uitgebreid. Zo kan de erfgoedmakelaar op termijn een stap betekenen in de richting van een Shared Service Center voor het erfgoed. Naar verwachting zullen enkele partijen uit de voormalige Raad van Toezicht en Stuurgroep van CATCHPlus in 2013 de implementatie van de erfgoedmakelaar ter hand nemen. Persistente identificatie Persistente Identificatie (PI) is één van de belangrijkste instrumenten om zowel flexibel als duurzaam om te kunnen gaan met digitale informatie. DEN en het Meertens Instituut geven leiding aan een breed consortium van onderzoeks-,
12
onderwijs-, bibliotheek- en erfgoedpartijen dat wil komen tot een betaalbare PIDservice, als onderdeel van de nationale infrastructuur. SURF/SARA, lid van het Europese EPIC (European Persistent Identifier Consortium), is de beoogde leverancier van de service. In 2013 zal een overeenkomst moeten worden gerealiseerd. Voorbereidende Werkgroep Implementatie (VWI) e-depot Binnen de VWI e-depot werken de partijen van het archiefconvenant (Nationaal Archief en RHCs) samen om te komen tot een gedeelde voorziening voor digitale duurzaamheid van archieven in Nederland. DEN was in 2012 voornamelijk actief als volger en adviseur van de Sectie Architectuur. Architectuur is een belangrijke instrument op verschillende niveaus (strategisch, tactisch, operationeel) planmatig en integraal ICT vernieuwing in en tussen organisaties succesvol door te voeren. De vernieuwing van de archiefsector en de betrokkenheid van DEN daarbij zal in 2013 worden voortgezet in de Innovatieagenda waarover het Nationaal Archief het programmamanagement voert. Museumkompas 2012 was het laatste jaar van het RAAK-project ‘Museumkompas’ van de Hogeschool van Utrecht (HU), waarin DEN deelneemt aan de stuurgroep. Dit project heeft naast nieuwe kennis geresulteerd in twee praktische tools: de museumwijzer voor instellingen (om te bepalen wie ze zijn en waar ze naar toe willen), en de crossmedia monitor (om de daadwerkelijke opbrengsten van sociale media activiteiten inzichtelijk en vergelijkbaar te maken). DEN is met de HU in overleg over deelname aan een vervolgprojectaanvraag: ‘Museumkompas 2.0’.
d. Ondersteuning samenwerkingsverbanden CCDD In 2012 heeft de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD) gewerkt aan een strategische agenda, om de bewustwording over digitale duurzaamheid in de culturele sector te vergroten. Op initiatief van DEN, die het secretariaat van de CCDD voert, is een uitgave van deze strategische- en werkagenda gemaakt in de vorm van het magazine ‘Voor de eeuwigheid?’, om het onderwerp van digitale duurzaamheid beter onder de aandacht te brengen bij culturele instellingen. De agenda werd gepresenteerd tijdens een bijeenkomst in de Mesdag Collectie in Den Haag. Het eerste exemplaar werd in ontvangst genomen door Marjan Hammersma, directeurgeneraal Cultuur en media van OCW. NCDD Op 7 juni 2012 heeft de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) een heisessie gehouden om de koers voor de komende jaren te bepalen. Op verzoek van het bestuur van de NCDD heeft DEN de coalitie ondersteund bij het preciezer omschrijven van de gezamenlijke koers, en op basis daarvan heeft DEN de totstandkoming van een notitie gecoördineerd die deze koers nader onderbouwt. De notitie zal in 2013 dienen als uitgangspunt voor gesprekken met OCW over de investeringsagenda op het gebied van digitale duurzaamheid. Werkgroep Auteursrecht en Cultureel Erfgoed Eind 2011 is de werkgroep ‘Auteursrechten en Cultureel Erfgoed’ opgericht. Deze werkgroep heeft als doel brede kennisdeling over de auteursrechtenproblematiek mogelijk te maken. DEN voert het secretariaat voor de werkgroep en neemt in die hoedanigheid o.a. deel aan overleg tussen de overheid, de collectieve
13
beheersorganisaties (CBO's) en de erfgoedsector. Binnen de werkgroep zijn enkele partijen opgestaan die meer willen dan kennisdelen, namelijk lobbyen bij de overheid en gezamenlijk optreden naar de CBO's. Ook deze subgroep binnen de werkgroep heeft DEN in 2012 ondersteund. STAP-projecten Het bestuur van Stichting ArchiefProgrammatuur (STAP) heeft DEN verzocht bij te dragen aan de strategieontwikkeling van de projecten van STAP: WieWasWie, ABSArcheion en Erfgoed&Locatie. DEN heeft de overdracht van WieWasWie aan het Centraal Bureau voor Genealogie met advies ondersteund. ABS-Archeion is door de Nationaal Archieven van Nederland en België in beheer genomen, en Erfgoed & Locatie is, zoals boven gemeld, aan DEN zelf overgedragen. Digital Art Force In 2011 was DEN een van de vier partners in een onderzoek naar de stand van zaken rond born digital kunst in Nederlandse musea. Het onderzoek heeft geresulteerd in een publicatie die door Virtueel Platform is uitgegeven. De andere twee partners zijn Stichting Behoud Moderne Kunst en NIMk. Deze vier partijen hebben in 2012 hun krachten gebundeld in de Digital Art Force (DAF). De DAF is bedoeld om continuïteit in kennisopbouw en -overdracht op het gebied van born digital kunst te garanderen. Nieuwe Meesters Delft In 2012 adviseerde DEN de gemeente en de TU Delft over de invulling van een aanjaagfunctie in de regio om onderzoek, bedrijfsleven en erfgoed succesvoller te laten samenwerken. Als resultaat is eind 2012 de stichting Nieuwe Meesters Delft (NMD) opgericht. DEN heeft een rol in het bestuur genomen vanwege de verwachte synergie tussen het regionale werkveld van NMD en het landelijke niveau waarop DEN actief is. Provinciale digitale erfgoedportals Op 20 november 2012 heeft - op iniatief van DEN - een eerste bijeenkomst plaatsgevonden tussen de verschillende provinciale digitale erfgoedportals in Nederland. Doel van deze bijeenkomst was kennismaken, uitwisselen van ervaringen en activiteiten en onderzoeken of er (ondanks de verschillen in doelstellingen, budget en bestuurlijke context) ruimte is voor samenwerking. Dit overleg zal een vervolg krijgen in 2013.
e. Beleidsontwikkeling DEN In 2012 heeft DEN een nieuw meerjarenbeleidsplan opgesteld, ter verkrijging van een subsidie in het kader van de Culturele Basisinfrastructuur. De titel van dit beleidsplan is 'Snel schakelen, duurzaam behouden'. In september 2012 heeft het kabinet besloten DEN opnieuw voor een periode van vier jaar financieel te ondersteunen als bovensectorale ondersteunende instelling. Het meerjarenbeleidsplan 2013-2016 is beschikbaar op www.den.nl/pagina/320/beleid/.
2.5 Aansluiting op andere domeinen en internationale ontwikkelingen bevorderen Als kenniscentrum investeert DEN in goede contacten met relevante instellingen en samenwerkingsverbanden buiten de erfgoedsector, in het bijzonder binnen de
14
wetenschap, het onderwijs en de e-overheid. Ook heeft DEN in de afgelopen jaren steeds sterker bijgedragen aan de positie van het Nederlands erfgoed in internationale (voornamelijk Europese) ontwikkelingen. a. Andere domeinen Wetenschap / informatica DEN was de afgelopen jaren actief betrokken bij het CATCH-programma en in aansluiting daarop bij het CATCHPlus-project, gefinancierd door NWO, OCW, de PRIMA-regeling en een consortium van erfgoedinstellingen. In CATCHPlus, dat in 2012 werd afgerond, zijn prototypes en demo’s uit de CATCH-onderzoeksprojecten omgezet in bruikbare instrumenten voor andere instellingen. Als voorzitter van de begeleidingscommissie heeft DEN enkele bijeenkomsten op locatie bij de CATCHPlus partners georganiseerd. Tevens hebben DEN en Kennisland scenario's ontwikkeld voor continuering van de CATCHPlus resultaten. Centraal in het advies staat de invoering van een erfgoedmakelaar die bemiddelt tussen instellingen en technische partijen die de software beheren. In 2013 zal hier nadere invulling aan worden gegeven. Tenslotte hebben DEN en CATCHPlus, zoals gemeld, samen de Digitaal Erfgoedconferentie 2012 georganiseerd rond het thema erfgoed en wetenschap. Taal- en letterkunde Als lid van de Raad voor Nederlandse Taal en Letteren (het adviesorgaan van de Taalunie), heeft de directeur van DEN in 2012 een voortrekkersrol gehad bij het opstellen van een advies namens de Raad aan de ministers van Nederland en Vlaanderen over de gezamenlijke inspanningen voor de digitale infrastructuur voor Nederlandstalige culturele en wetenschappelijke data. Dit advies zal in april 2013 aan de betreffende ministers worden overhandigd. Creatieve industrie In december 2011 is de kennis- en innovatieagenda van CLICK//Erfgoed verschenen. DEN heeft hieraan meegeschreven. Het is de ambitie van CLICK//Erfgoed een erfgoedbreed onderzoeksprogramma te initiëren binnen de Topsector Creatieve Industrie. In 2012 zijn hier voorbereidende werkzaamheden voor getroffen. Waar zinvol en mogelijk heeft DEN hier een actieve bijdrage aan geleverd. Onderwijs Ter praktische invulling van het structurele overleg van DEN met Kennisnet is in 2012 het initiatief genomen tot een pilot Wikiwijs. Met begeleiding van beide organisaties gaan twee erfgoedinstellingen (Naturalis en Museon) educatief aanbod in Wikiwijs, het belangrijkste digitale platform voor leermateriaal in Nederland, aanbieden. Door het delen van de opgedane kennis kunnen collegainstellingen worden geïnspireerd om het gebruik van erfgoed in het onderwijs te verbeteren. Overheid In 2012 heeft DEN deelgenomen aan een aantal verkennende sessies waaraan ook Forum Standaardisatie, KING en ICTU deelnamen. Kennisuitwisseling met de eOverheid is belangrijk omdat erfgoedmateriaal deels in (digitale) overheidsprocessen wordt gecreëerd en omdat veel erfgoedinstellingen gebruik maken van gemeentelijke ICT-voorzieningen. Samenwerking met Geonovum op het gebied van locatieve gegevens is daar een mooi voorbeeld van.
15
b. Internationale ontwikkelingen Vlaanderen PACKED In 2012 heeft DEN de samenwerkingsovereenkomst met PACKED, het Vlaamse expertisecentrum voor digitaal erfgoed, verlengd. In de afgelopen jaren hebben PACKED en DEN enkele activiteiten gezamenlijk ondernomen (zoals DE BASIS en CEST). Het is de intentie om in de toekomst nog nauwer samen te gaan werken, bijvoorbeeld bij het verzamelen en verspreiden van expertise rond het gebruik van standaarden en richtlijnen en in Europese projecten. In 2012 hebben PACKED en DEN gezamenlijk het Scoremodel voor Digitale Duurzaamheid ontwikkeld. FARO DEN werkt tevens structureel samen met FARO, het Vlaams Steunpunt voor cultureel erfgoed. FARO is een van de partners in het EU-project ENUMERATE. FARO is ook op verzoek van DEN aangesteld als co-auteur van het advies dat de Raad voor Nederlandse Taal en Letteren voorbereidt aan de ministers in Nederland en Vlaanderen. De nieuwsvoorziening op de websites van FARO en DEN wordt continu afgestemd tussen de communicatiemedewerkers van beide organisaties. CVN Ook heeft DEN in 2012 contacten onderhouden met CVN (Cultureel Verdrag Vlaanderen-Nederland), in het bijzonder in de context van het advies van de Raad voor Nederlandse Taal en Letteren. Europa Europeana In 2012 is DEN weer actief betrokken geweest bij diverse activiteiten van Europeana, niet alleen in de Nederlandse context, zoals bij het project Digitale Collectie, maar ook in de bredere Europese context. DEN is formeel lid van het Europeana Network en heeft tevens op uitnodiging van Europeana zitting in twee Taskforces, voor publiek-private samenwerking en voor de ontwikkeling van een methode om de meerwaarde van Europeana te helpen bepalen ('impact assessment'). Europeana Inside Op 1 april 2012 is het project Europeana Inside van start gegaan. Het project betreft verregaande automatisering van aanlevering en teruglevering van erfgoedinformatie aan en van Europeana. Daarvoor kent het project een unieke samenwerking met commerciële leveranciers van collectiemanagementsystemen. Binnen het project is DEN leider van werkpakket 2. In die rol heeft DEN in 2012 de functionele en technische specificaties opgeleverd van de Europeana Connection Kit, het eindresultaat van het hele project. Ook heeft DEN de inhoudelijk begeleiding verzorgd van een inventarisatie van de juridische drempels voor deelname aan Europeana. V-must Als lid van de International Expert Advisory Board van het Europese project VMust.net heeft DEN in 2012 bijgedragen aan de beoordeling van een 15-tal internationale stageverzoeken.
16
Nieuwe Europese projectaanvragen DEN heeft in 2012 bijgedragen aan vier aanvragen voor nieuwe Europese projecten, o.a. in het kader van de FP7, ICT-PSP en het Culture Programme. Een van deze aanvragen is het FP7-project meSch (Material Encounters with Digital Cultural Heritage), een initiatief van de Sheffield Hallam University. Deze aanvraag is gehonoreerd. DEN zal in dit project, dat begin 2013 van start gaat, optreden als werkpakketleider voor communicatie en disseminatie. Twee andere projectaanvragen zijn afgewezen. Van de aanvraag bij het Culture-programma is nog geen uitslag bekend bij het opstellen van dit jaarverslag.
Wereldwijd JCDL-conferentie Naar aanleiding van het werk voor ENUMERATE is DEN door het Amerikaanse Institute for Museum and Library studies (IMLS) en het Smithsonian Institute uitgenodigd om tijdens de JCDL conferentie in Washington (juni 2012) bij te dragen aan twee workshops op het gebied van rekenmodellen voor digitalisering van cultureel erfgoed. UNESCO Samen met Unesco en OCLC Research heeft DEN een bijdrage geleverd aan de Unesco congresbundel ‘Memory of the world in the digital age’. Deze bijdrage presenteert de lessons learned van de digitale archieven van de KB en van Beeld en Geluid. Deze ervaringen worden afgezet tegen ‘Unesco's Charter on the preservation of Digital Heritage’. Op 28 september 2012 zijn de hoofdlijnen van het artikel ook gepresenteerd tijdens de MoW-conferentie in Vancouver.
2.6 Communicatie In 2011 heeft DEN een nieuwe website gelanceerd, op basis van een vernieuwde huisstijl. In 2012 zijn andere communicatiemiddelen met de nieuwe huisstijl ontwikkeld (posters, banners, etc.) en is de website verder verbeterd. Ook heeft DEN in 2012 de sociale media weer intensief ingezet. Verbeteringen website n.a.v. gebruikersonderzoek Begin 2012 zijn de resultaten gepubliceerd van een eigen onderzoek naar het gebruik van de website van DEN. Het onderzoek bestond uit een enquête die werd gehouden onder de gebruikers van de website, gesprekken met medewerkers uit erfgoedinstellingen en een analyse van de webstatistieken. Uit de resultaten van het onderzoek bleek dat de website verbeterd moest worden op drie punten:
Uitbreiding van de zoekfuncties Verbetering van de navigatie (met name binnen de kennisbank) Actualisering van de teksten (met name binnen de kennisbank)
Op al deze punten heeft de website in 2012 een verbeterslag gekregen. Daarnaast is het gehele archief van de Digitaal Erfgoedconferenties en DISH overgezet – vanaf verschillende externe sites – en zijn alle verslagen van deze conferenties uniform gemaakt: www.den.nl/pagina/314/de-conferentie-en-dish/
17
Nieuws, agenda en blog Als kennisplatform investeert DEN in een brede verspreiding van relevante berichten over digitalisering in het erfgoed. Dit wordt gewaardeerd door het erfgoedveld: uit het gebruikersonderzoek bleek dat de gebruikers van de website veel waarde hechten aan de onderdelen Nieuws en Agenda. Op de website www.den.nl publiceerde DEN in 2012 343 nieuws- en agendaberichten over digitaal erfgoed. Persoonlijke bespiegelingen zijn te vinden in de blog, waarin in 2012 twintig blogposts zijn verschenen. Maandelijks geeft DEN een nieuwsbrief uit, met het laatste nieuws, attenderingen op onderwerpen in de kennisbank, Europese ontwikkelingen en aankondigingen van bijeenkomsten. In december 2012 was het aantal abonnees op deze digitale nieuwsbrief meer dan 1650 personen (tegenover 1500 in 2011). Sociale media DEN is in 2012 nog actiever gebruik gaan maken van sociale media. DEN is te vinden op LinkedIn, Twitter, Flickr, Vimeo, Youtube en Slideshare. Dat de doelgroep die te bereiken is via deze kanalen ook steeds groter wordt blijkt uit de cijfers: het aantal volgers op Twitter is in 2012 bijna verdubbeld en ook het aantal ‘members’ van de DEN LinkedIn groep is behoorlijk gegroeid. Naast een corporate account van DEN op de sociale media, maken ook de afzonderlijke medewerkers van DEN onder eigen naam intensief gebruik van de sociale media. Publicaties In 2012 heeft DEN weer verschillende publicaties verzorgd. Een overzicht van alle publicaties is te vinden in bijlage 1. Binnen DEN Om zelf op de hoogte te blijven, zijn de medewerkers van DEN geabonneerd op verschillende nieuwsbrieven, vaktijdschriften en volgen zij diverse sociale media.
18
3. Terugblik op de beleidsperiode 2009-2012 Terugkijkend op de afgelopen vier jaar kan niet anders dan geconstateerd worden dat DEN een succesvolle en productieve organisatie is geweest die inhoudelijk een sterke groei heeft doorgemaakt, zowel op nationaal als op internationaal niveau. Alle doelstellingen en prestatieindicatoren die in 2008 zijn benoemd in het meerjarenbeleidsplan, zijn in 2012 ruim overschreden. DEN heeft zich gemanifesteerd als een waardevolle netwerkorganisatie, met intensief contact met het brede erfgoedveld, zowel op institutioneel als op persoonlijk niveau, en met belangrijke stakeholders buiten het erfgoed. De kernkwaliteiten van DEN kunnen als volgt worden benoemd: deskundigheid, onafhankelijkheid en communicatie. Het team van DEN heeft zich in de afgelopen periode bewezen als een belangrijke vraagbaak en adviseur voor archieven, musea, erfgoedbibliotheken, projectconsortia, overheden en andere partijen op het brede terrein van digitaal erfgoed. Door de erfgoedbrede taakstelling heeft DEN als geen ander een goed overzicht wat zich allemaal afspeelt in de verschillende erfgoeddomeinen en door de onafhankelijke positie is er vertrouwen in de kwaliteit en integriteit van de inbreng die DEN kan leveren. De keuze om de Kwaliteitscyclus Digitaal Erfgoed als centrale filosofie achter de organisatie te hanteren is een gelukkige geweest. DEN beweegt zich met evenveel gemak op het terrein van nieuwe strategische onderwerpen (businessmodelinnovatie, statistisch onderzoek, auteursrechten, creatieve industrie) als op detailniveau met betrekking tot de implementatie van specifieke standaarden in het digitaliseringsproces. Het palet van DEN is zeer breed, maar dankzij de centrale gedachte van de kwaliteitscyclus kunnen de activiteiten aan elkaar gekoppeld blijven en kan de documentatie die daaruit voortvloeit een logische plek in de kennisbank krijgen. Als we meer specifiek kijken naar de resultaten die behaald zijn met de vijf hoofddoelstellingen uit het meerjarenbeleidsplan, zijn de volgende ontwikkelingen te noemen: 1.
Kennis over goed digitaliseren bevorderen (ICT-register)
In 2009 werkte DEN nog met afzonderlijke informatiesystemen voor het ICT-register, de projectenbank (databasesoftware), blogs (blogsoftware), DE BASIS (wiki) en de kennisdossiers (documentenwebsite). Anno 2012 beheert DEN een volledig geïntegreerde kennisbank waarin al deze elementen onderling verbonden zijn via de kwaliteitcyclus en gemeenschappelijke tags. De kwaliteitscyclus is gemoderniseerd en overzichtelijker gemaakt. De groei van de kennisbank ziet er als volgt uit: Onderdeel kennisbank
dec. 2007
nov. 2008
dec. 2009
dec. 2010
dec. 2011
dec. 2012
Cultureel erfgoedinstellingen met ICT-
150
247
296
321
354
473
Standaarden en kwaliteitsinstrumenten in 130
155
172
183
182
201
profiel in de Kennisbank het ICT-register Standaarden in DE BASIS
-
7
27
29
29
29
Digitaal erfgoedprojecten in de
67
93
102
135
227
260
Erfgoedportals
-
26
31
40
42
51
Erfgoedthesauri
-
30
33
33
63
64
Projectenbank
19
Beeldbankprojecten
n.v.t.
42
43
44
43
Krantendigitaliseringsprojecten
-
37
39
40
41
Instellingen met een afgerond
51 42 2
-
64
118
146
146
146
-
27
37
26
25
24
informatieplan Instellingen met een informatieplan in ontwikkeling
Dankzij de Kennisbank van DEN hebben erfgoedprofessionals snel toegang tot een breed palet aan informatie over digitalisering en digitale dienstverlening, van ICTstandaarden tot beleidsmatige instrumenten om de verdere koers te bepalen.
2.
Normering van ICT-standaarden bereiken (DE BASIS)
In de afgelopen vier jaar is DE BASIS, mede dankzij de subsidieregeling Digitalisering met Beleid, een breed geaccepteerde richtlijn geworden om de kwaliteit van digitale erfgoeddiensten te bepalen. Subsidieregelingen en fondsen maken er gebruik van, het is onderdeel van de Museumnorm, dienstenleveranciers verwijzen ernaar in offertes die ze uitbrengen aan instellingen en het is opgenomen in beleidsnotities van het ministerie van OCW. Door de samenwerking met PACKED heeft DE BASIS ook een Vlaamse inbedding gekregen en DE BASIS is ook in andere landen in het vizier gekomen door de deelname van DEN aan Europese projecten. Een Engelse vertaling van DE BASIS is in voorbereiding. Uit het evaluatieonderzoek naar DE BASIS dat DEN heeft uitgevoerd blijkt wel dat de implementatie van de standaarden die in DE BASIS zijn opgenomen achterblijft bij de acceptatie en waardering ervoor. Daar zal de komende jaren meer op gestuurd worden vanuit DEN.
3.
Kwaliteit van de inzet van ICT controleren (ICT-monitor)
In de jaren vóór 2009 had DEN diverse losse monitor-activiteiten ondernomen, al dan niet in samenwerking met de diverse Taskforces die er destijds waren om innovatie in de afzonderlijke erfgoeddomeinen te stimuleren. Door de actieve deelname aan het Europese Numeric-project en de extra steun vanuit het ministerie van OCW daarbij heeft DEN, samen met het Britse CollectionsTrust, een leidende Europese rol gepakt in de ontwikkeling van een systematiek en methodologie om de voortgang van digitalisering van cultureel erfgoed kwantitatief te kunnen meten. Met het project ENUMERATE heeft DEN een internationaal kader gegeven aan het eigen onderzoek zoals opgezet in projecten als De Digitale Feiten en Meer Digitale Feiten. Meer dan honderd Nederlandse erfgoedinstellingen hebben zich bereid verklaard bij te willen dragen aan deze onderzoeken. Momenteel zijn er gesprekken gaande om de methodologie van ENUMERATE operationeel onder te brengen bij Europeana, de grootste digitaal erfgoed-dienst van Europa. 4.
Innovatie en beleidsontwikkeling stimuleren
Ook op dit punt heeft DEN diverse succesvolle activiteiten kunnen ontplooien. De meest in het oog springende is de tweejaarlijkse internationale conferentie Digital Strategies for Heritage (DISH), in 2009 voor het eerst georganiseerd samen met het sectorinstituut Erfgoed Nederland. Met meer dan 600 deelnemers uit 21 landen was dit de grootste digitaal erfgoedconferentie ooit georganiseerd in Nederland. Ook de 2
In het jaarverslag over 2011 stond ten onrechte dat dit aantal was gestegen naar 193.
20
Nederlandse varianten van deze conferentie die DEN in de afgelopen jaren heeft georganiseerd zijn keer op keer hoog gewaardeerd. Naast deze conferenties is DEN intensief betrokken geweest bij diverse innovatieve projecten, zoals Multimedian, CATCH, CATCHPlus, Digitale Collectie NL, Erfgoed en locatie en Europeana, waarbij DEN ook andere instellingen heeft gestimuleerd te participeren. Via DEN is bijvoorbeeld Thuis in Brabant projectpartner geworden in het project EuropeanaLocal. Een volledig nieuw onderwerp waar DEN in een vroeg stadium bij betrokken is geraakt, is businessmodelinnovatie voor digitaal erfgoed. DEN heeft daarover samen met Kennisland en OCW een zeer gewaardeerd boekje geschreven, dat ook internationaal lof heeft gekregen. Diverse MT's in erfgoedinstellingen hebben inmiddels de methode tot businessmodelinnovatie toegepast. Andere onderwerpen waar DEN nauw bij betrokken is geweest, zijn auteursrechten en digitale duurzaamheid. DEN staat aan de wieg van de Werkgroep Digitaal Erfgoed en Auteursrechten en van de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid, het samenwerkingsverband voor bewustwording van het belang van duurzame toegankelijkheid van digitaal erfgoed. Via de CCDD draagt DEN ook bij aan de beleidsontwikkeling van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid, die een infrastructuur ontwikkelt voor lange-termijn beheer en toegankelijkheid van publieke digitale data.
5.
Aansluiting op andere sectoren en internationale ontwikkelingen bevorderen
In 2009 had DEN nog nauwelijks enige internationale relevantie, anno 2012 heeft DEN door zijn inzet voor Europeana en andere Europese projecten als ENUMERATE een sterke reputatie en wordt ze door diverse partijen gevraagd haar expertise in te brengen bij conferenties, workshops en nieuwe projecten. Het zijn in het bijzonder de kennis over kwaliteitszorg en methoden voor monitoring die internationaal gewaardeerd worden. Ook wordt de communicatieve kracht van DEN als netwerkorganisatie gewaardeerd, wat blijkt uit verzoeken van Europese projectconsortia aan DEN om de verantwoordelijkheid voor kennisdisseminatie op zich te nemen. Ook binnen Nederland werkt en denkt DEN steeds grensoverschrijdend. De recente digitaal erfgoedconferenties waren gewijd aan de digitale ontwikkelingen in het onderwijs en de wetenschap. Op die terreinen werkt DEN goed samen met partijen als Kennisnet, de Reinwardt Academie, NWO/CATCH en DANS. Ook zet DEN zich in voor versterking van de relatie tussen erfgoed en de creatieve industrie, aanvankelijk in IIP-Create, later in CLICK//Erfgoed. Op het gebied van de kenniseconomie werkt DEN goed samen met Stichting Kennisland op onderwerpen als businessmodelinnovatie, open data en auteursrecht. Bij al deze activiteiten probeert DEN zoveel mogelijk uitvoerende instellingen uit de erfgoedsector te betrekken. Zij zijn en blijven de belangrijkste doelgroep van DEN en de motor achter alle activiteiten van DEN is de motivatie om hen te helpen bij de verdere professionalisering van hun digitale dienstverlening.
21
4. Organisatie en financiële positie Financiële positie van DEN De financiële positie van DEN is stabiel te noemen. De exploitatieresultaten van DEN in de afgelopen vier jaar zijn driemaal positief en eenmaal licht negatief geweest. DEN heeft als bovensectorale ondersteunende instelling geen eigen inkomstennorm, maar DEN heeft in de afgelopen jaren wel aangetoond externe middelen te kunnen verwerven. De belangrijkste bronnen hiervoor zijn nationale en Europese projectgelden en entreegelden en sponsoring van bijeenkomsten die DEN organiseert. DEN heeft een algemene reserve opgebouwd om een eventuele afbouw van de organisatie te kunnen bekostigen als DEN na 2016 onverhoopt geen vervolgfinanciering van OCW meer zal ontvangen. Omdat DEN een kennisorganisatie is, is het grootste deel van het budget gereserveerd voor personeelskosten. In 2012 bestond 76% van het exploitatiebudget uit personele lasten. Dankzij inwoning bij de KB zijn de woonlasten betrekkelijk laag. Raad van Toezicht Voorzitter: Mw. drs. Jantje Steenhuis (Gemeentearchief Rotterdam; sinds 04-2009) Leden: Dhr. Kurt De Belder MA MLIS (Universiteitsbibliotheek Leiden; sinds 04-2009) Dhr. drs. Pieter-Matthijs Gijsbers (Nederlands Openlucht Museum; sinds 01-2012) Dhr. prof. dr. Frank van Harmelen (Vrije Universiteit; tot 03-2012) Mw. drs. Floor van Spaendonck (Virtueel Platform; sinds 04-2009) Dhr. drs. Hans Westerhof (Beeld en Geluid; sinds 02-2011) De Raad van Toezicht heeft in 2012 vier keer vergaderd. Personeel De vaste formatie bedraagt 7,8 fte's. In verband met tijdelijke aanstellingen met projectgelden was de reële formatie in 2012 ruimer. De volgende personen zijn in 2012 werkzaam geweest bij DEN: Dhr. drs. Marco de Niet, directeur (0,9 fte) Dhr. Sjoerd Bakker (0,4 fte tot 29-02-2012) Mw. Catalda Castellana, projectmedewerker DE Conferentie (detachering vanuit de Koninklijke Bibliotheek vanaf 1-11-2012) Mw. Eline Corée (stage IDM-opleiding van de Haagse Hogeschool) Mw. Jessica Endert, projectmedewerker Erfgoed & Locatie (0,4 fte; detachering vanuit de Koninklijke Bibliotheek vanaf 1-10-2012) Dhr. drs. Berry Feith, projectmedewerker Europeana Inside vanaf 1-6-2012 (0,8 fte) Dhr. drs. Robèrt Gillesse (0,8 fte) Mw. drs. Janneke Grooten, medewerker digitale communicatie (0,8 fte) Mw. Wietske van den Heuvel MA (0,9 fte) Dhr. Ralph Kits MA, medewerker communicatie (0,8 fte) Mw. Monika Lechner MA, medewerker kwaliteitszorg (0,8 fte) Dhr. drs. Gerhard Jan Nauta, onderzoeker (0,4 fte) Mw. Arianne Neijenhuis, stafmedewerker (1,0 fte) Mw. drs. Tine van Nierop, projectmedewerker Erfgoed & Locatie (1,0 fte, vanaf 1-72012) Mw. drs. Else Laura Rademaker, medewerker communicatie (0,1 fte)
22
Dhr. drs. Marco Streefkerk, senior medewerker (0,8 fte) Dhr. Ralph Stuyver, projectmanager Erfgoed & Locatie (1,0 fte, vanaf 1-7-2012) Mw. drs. Jeanine Tieleman (1,0 fte) Adviesraad DEN-kennisbank Judith van Gent, Teamleider Documentatie & Fotografie, Amsterdam Museum. Marian Hellema, Technisch projectleider, Koninklijke Bibliotheek. Vincent de Keijzer, Informatiearchitect, Gemeentemuseum Den Haag. Jeroen van Luin, Projectmanager Digitaal Depot, Nationaal Archief. Tine van Nierop, Datamanager, Projectbureau STAP. Aad van der Valk, Senior beleidsadviseur, Beeld en Geluid. Philip Verhagen, Onderzoeker archeologie, Vrije Universiteit Amsterdam. Ivo Zandhuis, zelfstandig ICT-adviseur. Verantwoording Code Cultural Governance De Stichting Digitaal Erfgoed Nederland wordt sinds 2006 bestuurd volgens het Raadvan-toezicht-model. De Stichting Digitaal Erfgoed Nederland onderschrijft de Principes en Best Practice bepalingen van het Raad-van-toezicht-model, zoals beschreven in de Code Cultural Governance, pas toe of leg uit en past deze toe, als volgt: Checklist Principes Actief
Niet aan de orde geweest in
uitgevoerd in
2012 ivm continuering
2012
bestaande situatie
Verantwoord naleving code in jaarverslag
X
Alle bevoegdheden bij directie mits anders vastgelegd
X
Directie bestuurt instelling en legt daarover
X
verantwoording af Raad van toezicht houdt toezicht op en adviseert directie
X
De volgende onderwerpen vereisen goedkeuring raad van toezicht: Strategie
X
Financiering
X
Voorzieningen voor een risicobeheersings- en
X
controlesysteem Jaarplan en begroting
X
Jaarverslag en jaarrekening
X
Belangrijke samenwerkingsverbanden
X
Rechtshandelingen zoals aangaan leningen, aan- en
X
verkoop registergoeden Arbeidsvoorwaarden- en vrijwilligersbeleid
X
Aanvaarden nevenfuncties door directie
X
Raad van Toezicht heeft volgende bevoegdheden: Benoeming, ontslag en schorsing directieleden Vaststelling arbeidsvoorwaarden directieleden
X X
23
Toezicht houden op directie en algemene gang van zaken
X
Adviseren directie
X
Vaststellen directiereglement
X
Wijzigen statuten
X
Vertegenwoordigen van de instelling bij belet directie
X
Benoeming externe accountant
X
Inzage in boeken
X
Veranker principes code in statuten en meld en verklaar
X
afwijkingen in jaarverslag
Checklist Best Practice-bepalingen Actief
Niet aan de orde geweest in
uitgevoerd in
2012
2012 Maak analyse van gewenste besturingsmodel
X
Overleg met belanghebbenden bij wijzigen
X
besturingsmodel Maak implementatieplan bij wijzigen besturingsmodel
X
Licht wijziging/keuze besturingsmodel toe in jaarverslag
X
Gebruik profielschetsen bij werving en selectie
X
directieleden Overweeg inschakelen deskundigen bij vervulling
X
directiefunctie Voer, versla en archiveer jaarlijks
X
functioneringsgesprekken met directieleden Bezoldiging sluit aan bij karakter instelling, wettelijke
X
voorschriften en subsidievoorwaarden Raad van toezicht/bestuur stelt directiereglement vast Directieleden melden relevante nevenfunctie(s) aan raad
X X
van toezicht/bestuur Gebruik profielschetsen bij werving en selectie leden raad
X
van toezicht/bestuur Evalueer profielschetsen periodiek
X
Leden raad van toezicht/bestuur functioneren
X
onafhankelijk Maximaal één voormalig directielid in raad van
X
toezicht/bestuur en niet als voorzitter
24
Werf nieuwe toezichthouders/bestuurders ook buiten
X
eigen netwerk Stel raad/bestuur evenwichtig samen passend bij
X
doelstelling instelling Raad van toezicht/bestuur stelt gefaseerd rooster van
X
aftreden vast
Raad van toezicht/bestuur beraadt zich op wenselijkheid
X
herbenoeming Hanteer benoemingsperiode van drie of vier jaar met
X
respectievelijk twee- of eenmalige herbenoeming Indien geboden treden leden raad van toezicht/bestuur
X
tussentijds af Benoem voorzitter raad van toezicht/bestuur in functie
X
Leden van raad van toezicht/bestuur melden relevante
X
nevenfunctie(s) aan raad van toezicht/bestuur Raad van toezicht/bestuur draagt jaarlijks zorg voor
X
zelfevaluatie en legt deze vast Directie voorziet raad van toezicht/bestuur van alle
X
relevante informatie Directie en raad van toezicht/bestuur voeren periodiek
X
overleg over gang van zaken binnen instelling Bestuur bespreekt periodiek gang van zaken binnen
X
instelling Bespreek wenselijkheid aansprakelijkheidsverzekering
X
Raad van toezicht/bestuur onderhoudt open verhouding
X
met medewerkers van instelling Raad van toezicht/bestuur overlegt minimaal jaarlijks met
X
externe accountant Raad van toezicht/bestuur vergadert volgens vastgesteld
X
schema Relevante gegevens raad van toezicht/bestuur en directie
X
worden opgenomen in jaarverslag Meld in hoeverre de Principes en Best Practice-bepalingen
X
25
van de code worden nageleefd in het jaarverslag (pas toe of leg uit)
Nevenfuncties van de directeur in 2012: CATCHPlus (lid stuurgroep & voorzitter begeleidingscommissie) GO-Opleidingen (lid adviesraad) Laboratorium Waterwolf, Gouda (lid Commissie van Advies) Stichting Museumregister Nederland (bestuurslid) Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (plaatsvervangend bestuurslid) Nationale Onderzoeksraad Erfgoed, Joint Programme Initiative (lid) Raad voor Nederlandse Taal en Letteren (lid) UNESCO Nationaal Memory of the World Comité (lid) UNESCO Adviesgroep Open & Permanent Access (lid) V-MUST International Advisory Expert Group (lid) Alle nevenfuncties zijn onbezoldigd.
Namens Digitaal Erfgoed Nederland,
Marco de Niet, directeur 12 april 2013
26
5. Prestatieverantwoording 2012 Huidig
Beleidsplan
boekjaar
(2009-2012)
48
20
37
18
0
4
Bemiddelingen
143
125
126
Bezoeken (o.a. deelname aan overige
162
100
159
1167
750
1162
Totaal aantal unieke bezoekers website**
41.804
90.000
41.107
Totaal aantal bezoeken website
64.597
nvt
57.698
Publicaties
38
25
35
Aantal digitale nieuwsbrieven
17
12
12
Aantal nieuwsberichten en blogs
363
--
409
Presentaties op congressen e.d.
31
20
26
Bijeenkomsten internationaal netwerk
69
10
59
ICT-standaarden in het ICT-register
201
200
182
Projecten in Projectenbank
260
125
227
Erfgoedinstellingen in Profielenbank
473
300
354
Abonnees DEN-nieuwsbrief
1677
--
1536
Twitter-volgers***
2985
--
1750
LinkedIn-groepsleden***
1042
--
700
Evenementen (conferenties, expertmeetings,
Vorig boekjaar
werkgroepen)* Opleidingen en cursussen
congressen en instellingsbezoeken) Deelnemers (o.a. conferentie en workshops)
Overige activiteiten:
* Voor een nadere toelichting op de categorieën binnen de prestatieafspraken, zie het Beleidsplan 2009-2012. De genoemde indicatoren worden in bijlage 1 nader onderbouwd. ** In 2011 is DEN overgestapt van webloganalyse op Google Analytics als methode om webstatistieken te meten. Deze methoden zijn onvergelijkbaar. Bovendien had DEN voorheen drie websites die zijn samengevoegd tot één nieuwe website. Om deze redenen wijkt het getal uit het meerjarenbeleidsplan af van de uiteindelijke getallen uit 2011 en 2012. *** Deze aantallen zijn vastgesteld op 14/2/2013
27
6. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
28
29
7. Verklaring Raad van Toezicht
30
8. Contactgegevens DEN Postadres: Postbus 90407 2509 LK Den Haag
Bezoekadres: Prins Willem-Alexanderhof 5 2595 BE Den Haag E-mail:
[email protected] Telefoon: 070 - 314 03 43 Fax: 070 - 314 01 00 Web: www.den.nl
Het DEN-team in november 2012: V.l.n.r.: Robèrt Gillesse, Gerhard-Jan Nauta, Jessica Endert, Monika Lechner, Ralph Stuyver, Ralph Kits, Jeanine Tieleman, Arianne Neijenhuis-Swinkels, Wietske van den Heuvel, Eline Corée, Janneke Grooten, Berry Feith, Tine van Nierop, Marco Streefkerk en Marco de Niet. Niet op de foto: Else Laura Rademaker.
31
