Werkplan HRM 2011 Brabantse NetwerkBibliotheek
i
Versiebeheer Algemene gegevens
Projectnaam
Werkplan HRM Brabantse NetwerkBibliotheek
Datum
29-03-2011
Auteur
Hans Klink
Locatie
J:\Publiek\Projecten\HRM & bedrijfsvoering\HRM\Werkplan 2011\110401 Projectplan HRM versie 4.docx
1 Achtergrond Landelijke ontwikkelingen HRM In de rapportages ‘’Innovatie met effect’’ en ‘’Agenda voor de toekomst’’ wordt gesproken over HRMbeleid. In de notitie Schitterende bibliotheken - strategische HRM-agenda 2007-2010 wordt gesteld dat het personele aspect een kritische succesfactor is. De commissie Calff stelt dat de strategie op werving en uitstroom van het personeel in de bibliotheken een zaak van de bibliotheken is. In veel notities wordt het belang ingezien van HRM. Een samenvatting van de belangrijkste rapportages en HRM is terug te vinden in bijlage 1.
Het algemene beeld van HRM in de branche is dat HRM te vaak in personeel en beloningsperspectief wordt gezien. Steeds meer andere branches (zoals zorg) gaan bij HRM uit van het verbindings-en high performance perspectief. Er wordt dan ook gesproken over beleid en organisatieontwikkeling (veranderkunde). De rol van HRM wordt meetbaar versterkt door aan te sluiten bij de strategie van de organisatie. Hiervoor is het wel nodig om als HRM de rol van een resultaatgerichte, strategische business partner van het management te kiezen/ te mogen uitvoeren.
Brabantse ontwikkelingen HRM Binnen de Brabantse NetwerkBibliotheek staat HRM regelmatig onder druk (moet toegevoegde waarde laten zien) en niet alleen in tijden van recessies. Blijkbaar is in bibliotheken nog niet in alle poriën het besef doorgedrongen dat HRM een cruciale factor is bij het bevorderen van de performance van de bibliotheken. Het is noodzakelijk een aantal HRM- zaken bovenlokaal te regelen. Redenen hiervoor:: •
Tijdig kunnen inspelen op de snelle en grote veranderingen in het totaalaanbod op én de samenstelling van de arbeidsmarkt. Op allerlei terreinen leiden die grote veranderingen tot het bovenlokaal organiseren van de HR functie, zoals Shared Services Centres, regionale transfercentra, HR-Centra en flexpools.
•
Het grote belang van in-, door- en uitstroom vereist kritische massa. Wellicht is de branche hiervoor te klein en moeten overstijgende allianties worden afgesloten om aantrekkelijk te zijn voor o.a. high potentials en trainees. Overigens blijkt uit onderzoek dat extra inspanningen om de in-, door- en uitstroom te bevorderen leiden tot een aanzienlijke verbetering van de sociale en financiële prestaties van instellingen.
•
effectiviteit- en efficiëntiemaatregelen in diverse organisaties leiden op korte termijn vermoedelijk tot de toename van boventallig personeel. Op middellange termijn (2-3 jaar) wordt vanwege een aankomende krappe arbeidsmarkt eerder een tekort aan gekwalificeerd personeel verwacht door de Centra voor Werk en Inkomen en RAIL.
3
•
Effecten van naderende overheidsmaatregelen: Bezuinigingen maar ook beperking en verkorting van de WW-uitkering en een mogelijke versoepeling van het ontslagrecht noodzaakt instellingen om extra inspanningen op het terrein van ‘employability’ te verrichten. Mochten medewerkers onverhoopt onvrijwillig op de externe arbeidsmarkt verschijnen dan zijn ze in elk geval door adequate training en scholing redelijk goed voorbereid.
•
Een functie binnen de bibliotheek is steeds minder een functie voor het leven. Medewerkers betrokken en uitgedaagd houden vraagt creativiteit en ruimte. Loopbaanontwikkeling, functieverbreding en taakroulatie zijn hierin ondersteunend. Individuele bibliotheken beschikken vaak over onvoldoende mogelijkheden om loopbanen binnen hun bibliotheek te creëren. Ook het aanbieden van voltijdbanen voor specialisten kan een knelpunt vormen. In samenwerking met andere bibliotheken kunnen loopbanen gecreëerd worden of kunnen gezamenlijk voltijdbanen aangeboden worden.
•
Om de Brabantse bibliotheken te ondersteunen bij het werven, behouden en ontwikkelen van gekwalificeerde medewerkers is kennis en ondersteuning op het gebied van HRM onontbeerlijk. Met name bibliotheken die geen HRM-functionaris in dienst hebben, geven aan baat te hebben bij een collectieve faciliteit waar ze toegang hebben tot expertise op het gebied van HRM.
Doelstellingen 1. Het verankeren van de bibliotheek in de samenleving 2. Het optimaliseren van het bibliotheekgebruik a) meer Brabantse burgers maken gebruik van de bibliotheken en hierdoor groet het aantal leden van 18 jaar en ouder met 5% ten opzichte van 2009. b) de secundaire HRM-processen zijn zo efficiënt en effectief mogelijk ingericht ten gunste van het primaire proces van de bibliotheek (kennisdelen).
Het verankeren van de bibliotheek in de samenleving is zeer van belang. Het doel van de commissie is om (toekomstige) medewerkers van gemeenten en de provincie bewust te maken van het bestaan en belang van de bibliotheek. Dit wordt gedaan door het aangaan van strategische overstijgende allianties zoals bijvoorbeeld aansluiten bij een traineeship voor medewerkers bij gemeentelijke en/of provinciale instanties. Ook wordt aansluiting gezocht bij een regionaal loopbaancentrum gericht op gemeentelijke instellingen. Een ander belangrijk doel is het optimaliseren van het bibliotheekgebruik. Een afgeleide doelstelling, genoemd in het meerjarenbeleidsplan BNB, is dat meerdere Brabantse burgers gebruik maken van de bibliotheken en dat hierdoor het aantal leden groeit van 18 jaar en ouder met 5%.Het doel van de commissie is om ervoor te zorgen dat de huidige medewerkers op de juiste plaats op het juiste moment zitten. Dat bevordert een goede balans tussen de doelstellingen van de bibliotheek en die van de medewerker en deze balans zorgt voor een optimale prestatie.
Een ander afgeleid doel is het verbeteren van HRM in het netwerk zodat de secundaire HRMprocessen zo efficiënt en effectief mogelijk zijn ingericht ten gunste van het primaire proces van de bibliotheek. Dit zal gedaan worden op basis van het delen van kennis op het gebied van HRM. HR-centruM De relevantie van een HR-centruM is gelegen in de betere allocatie van arbeid binnen de Brabantse bibliotheken, het delen van kennis op het gebied van HRM en het opzetten en uitvoeren van innovatieve projecten op het gebied van HRM.
Het HR-centruM heeft de volgende doelstellingen: Het opbouwen en delen van kennis en expertise op het gebied van HRM/P&O binnen de bibliotheekbranche in de provincie Noord-Brabant. Het bevorderen van de mobiliteit (in-, door- en uitstroom) binnen de bibliotheekbranche in de provincie Noord-Brabant. Het stimuleren van talentontwikkeling binnen de bibliotheekbranche in de provincie NoordBrabant.
Het HR-centruM zal de volgende zaken uitvoeren: 1.
Het onderzoeken en uitproberen van nieuwe concepten en innovaties op het gebied van HRM.
2.
Kennisdeling en uitwisseling op het gebied van HRM.
3.
Het in beweging brengen en houden van medewerkers.
4.
Het ontwikkelen en uitvoeren van activiteiten op het gebied van in-, door en uitstroom.
Bij de projectdefinities worden bovenstaande zaken verder uitgewerkt en wordt verwezen naar de doelstellingen.
Uitgangspunt is dat de doelstellingen aansluiten bij de behoefte van de bibliotheken. De ambitie is om vooral samen op te trekken. Zo kan de ervaring en kennis die er binnen Noord-Brabant is ontwikkeld goed worden benut en als startpunt fungeren voor vernieuwing en verbetering.
Scenario’s HRM BNB heeft geen heldere netwerkvisie gedefinieerd (een houtskoolschets) en hierdoor kan er geen eenduidig HRM-beleid opgesteld worden. Geconstateerd wordt dat er binnen het netwerk met name 2 scenario’s worden onderscheiden namelijk die van volksverheffing en retail. Beide scenario’s hebben consequenties op het gebied van HRM, denk hierbij aan de invloed van de verschillende doelstellingen, verschillende beleidsuitgangspunten, functiehuis en –profielen en daarbij de ontwikkeling van medewerkers. Vanuit de retail wordt op het gebied van HRM zaken ontwikkeld en uitgevoerd door de Bibliotheek Nederland (oranje boekje). Bij de ontwikkeling van producten en diensten zal In het HR-centruM rekening worden gehouden met bovenstaande scenario’s en zal aansluiting worden gezocht bij partijen die zich hiermee bezig houden. 5
2 Projectdefinitie 2.1 Projectdoelstellingen 1. Het onderzoeken en uitproberen van nieuwe concepten en innovaties op het gebied van HRM. Onderdeel van het HR-centruM zijn de ´nieuwe uitdagingen´ (het ´sociaal laboratorium´) voor innovatieve projecten die als pilot uitgevoerd en geëvalueerd worden. Dit kunnen onderwerpen zijn die actueel zijn in de branche zoals zelfsturende teams, 1 functieprofiel in de front-office, traineeship en het in beeld brengen van ´tacit knowledge’. De uitkomsten van ontwikkeling en onderzoek wordt beschikbaar gesteld aan alle bibliotheken in het HR-centruM (kennisdelen). Tevens wordt onderzocht of aangesloten kan worden bij andere branches die met dezelfde onderwerpen bezig zijn en een relatie hebben met de bibliotheek (aangaan van strategische overstijgende allianties). Denk hierbij aan het onderwerp traineeship (www.siob.nl/nieuws/siob-vob-en-vng-sluiten-akkoordtraineeprogramma/item493 en www.detoekomstvanbrabant.nl).
2. Kennisdeling en uitwisseling op het gebied van HRM. Onderdeel van het HR-centruM is ’P&O in de praktijk’ waar kennisuitwisseling plaatsvindt. In 2010 is een provinciaal HR-platforM opgericht om fysiek kennis uit te wisselen met HRM-professionals die in de bibliotheken werkzaam zijn. HRM-thema’s en onderwerpen worden besproken en concepten en formats worden ontwikkeld en beschikbaar gesteld. Ook worden ´best practises´ gedeeld. Daarnaast vindt fysieke kennisdeling plaats door middel van inspiratiedagen, seminars en intervisie. In 2011 wordt het onderzoek naar de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting van de bibliotheken afgerond. Op basis van de uitkomsten worden HRM-onderwerpen gekozen die gezamenlijk (provinciaal) aangepakt kunnen worden (het efficiënt en effectief inrichten van de HRM-processen). Ook onderhoudt het HR-centruM de afstemming met landelijke ontwikkelingen en heeft een agenderende en beïnvloedende rol richting het landelijke HRM-beleid. De voorzitter van de commissie maakt deel uit van de landelijke commissie HRM en werkgeverszaken.
3. Het in beweging brengen en houden van medewerkers. Onderdeel van het HR-centruM is ’mijn loopbaan’ waar de vraag en het aanbod van medewerkers van de Brabantse bibliotheken bij elkaar komen. Waar medewerkers met ambitie deze binnen de Brabantse bibliotheken waar kunnen maken (optimaliseren bibliotheekgebruik). Het is ook een plek waar medewerkers zich kunnen oriënteren op hun loopbaan en begeleid kunnen worden naar een werkplek buiten de bibliotheek. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij het landelijke Virtueel Loopbaan Centrum (www.werkenindebibliotheek.nl) waar informatie staat over de werken in de bibliotheek en waar vacatures zijn opgenomen. Hier zal een profiel van de Brabantse Netwerkbibliotheek worden geplaatst. Deelnemende bibliotheken autoriseren het HR-centruM tot inzage in vacatures en kandidaten om vraag en aanbod van kandidaten te optimaliseren.
Tevens wordt onderzocht of aangesloten kan worden bij andere branches die een relatie hebben met de bibliotheekbranche (aangaan van strategische overstijgende allianties). Denk hierbij aan het loopbaancentrum van West-Brabant (www.werkeninwestbrabant.nl) of het middelbaar onderwijs (www.promotion-loopbaanontwikkeling.nl)
4. Het ontwikkelen en uitvoeren van activiteiten op het gebied van in-, door en uitstroom. Het laatste onderdeel van het HR-centruM is ´ontwikkeling en training´. In 2010 zijn er activiteiten ontwikkelt en uitgevoerd die betrekking hebben op het talentenprogramma. Er zal een doorontwikkeling plaatsvinden van deze activiteiten. Onderzocht wordt of het BNB de activiteiten zelf ontwikkeld of dat wordt aangesloten bij andere loopbaancentra (strategische allianties). Daarna wordt bekeken op welke manier de activiteiten gefinancierd worden (volledig vanuit BNB, co-financiering bibliotheken). Dit onderdeel heeft een sterke link met ‘’het in beweging brengen en houden van medewerkers’’. Ook worden acties ondernomen op basis van het onderzoek dat wordt gedaan naar de ontwikkelingsen opleidingsbehoefte binnen het Brabantse netwerk op basis van de 3 provinciale functieprofielen. Er wordt bekeken of hier een vervolg aan gegeven kan worden op organisatieniveau.
Resultaten Voor 2011 zijn de volgende prestatie-indicatoren gedefinieerd: in 2011 maken 18 bibliotheken gebruik van minimaal 2 diensten van het HR-centruM. in 2011 maken minimaal 50 medewerkers/kandidaten gebruik van het HR-centruM. in 2011 zijn minimaal 2 pilots uitgezet via het sociaal laboratorium. in 2011 worden minimaal 2 interactieve workshops georganiseerd rondom een actueel thema. in 2011 is er overeenstemming met minimaal 18 bibliotheken over ten minste 3 HRMonderwerpen die gezamenlijk opgepakt worden. in 2011 zijn minimaal 3 formats/protocollen ontwikkeld op het gebied van een HRM-onderwerp.
2.2 Projectafbakening Een activiteit behoort tot het HR-centruM als het gericht is op in-, door- en uitstroom (de keuze voor thema´s van workshops/intervisiebijeenkomsten zijn gericht op het vergroten van employability of mobiliteit) het ontwikkelde format of de gevraagde procedure relevant is voor alle Brabantse bibliotheken en per omgaande ter beschikking wordt gesteld van alle Brabantse bibliotheken op het gebied van onderzoek en ontwikkeling worden jaarlijks de speerpunten bepaald door de projectleider van het HR-centruM. De speerpunten worden vastgelegd in het jaarplan, dat wordt vastgesteld door de commissie HRM/bedrijfsvoering. Vanaf 2011 wordt er geen HRM-advies gefinancierd vanuit BNB, ook al heeft dit advies betrekking op in-, door- en uitstroom.
7
2.3 Projectproducten Onderstaande projectproducten zijn geformuleerd op basis van bijeenkomsten met leidinggevenden, P&O-medewerkers, leden van OR/PvT van de Brabantse bibliotheken en de eigen expertise.
1.
Het onderzoeken en uitproberen van nieuwe concepten en innovaties op het gebied van HRM. het participeren in en evalueren van een traineeship en de kennis delen. het invoeren van zelfsturende teams en het proces evalueren en de kennis delen. komen tot 1 functieprofiel in de front-office en het proces evalueren en de kennis delen. het in beeld brengen van ´tacit knowledge’ en deze kennis delen en het proces evalueren en opnemen in opleidingsdatabase.
2.
Het in beweging brengen en houden van medewerkers. uitvoeren workshops ´schatgraven naar je talent´ en ´geef talent de ruimte´. ontwikkelen en aanbieden vervolg workshop schatgraven naar je talent´. ontwikkelen en aanbieden andere trajecten die betrekking hebben op beweging. uitvoeren van trajecten m.b.t. loopbaanadvisering en e-coaching. bekijken samenwerkingsmogelijkheden andere loopbaancentra. faciliteren en uitvoeren intervisie. inrichten en up-to-date houden van vacaturebank op bnbibliotheek.nl. opzetten projectenbank op basis van talenten medewerkers en aanvragen bibliotheken.
3.
Kennisdeling en uitwisseling op het gebied van HRM. er zijn minimaal 3 formats/protocollen ontwikkeld en digitaal beschikbaar gesteld op het gebied van HRM (stagebeleid/alleen werken). het organiseren van een landelijke inspiratiedag voor HRM´ers, directie en MT-leden. fysieke kennisdeling in het HR-platforM (3 keer per jaar). opzetten kennisbank om ´best practises´ te delen. resultaten Personele BezettingsAnalyse (PBA) beschikbaar stellen en onderwerpen benoemen.
4.
Het ontwikkelen en uitvoeren van activiteiten op het gebied van in-, door en uitstroom. aansluiting bekijken met producten en diensten bij andere loopbaan- en mobiliteitscentra. bekijken van financiering producten en diensten inzichtelijk en toegankelijk maken opleidingsaanbod (volgen landelijke ontwikkeling, Library School). adviesrapport over de ontwikkeling van de leidende functieprofielen op basis van de evaluatie.
2.4 Risico’s Risico 1
Risico
Omvang mogelijke schade
Prioriteit
Gewenste acties
HRM is geen speerpunt in
Zie risico 2 en 3
Hoog
De toegevoegde waarde
het netwerk
laten zien van HRM op netwerkniveau
Risico 2
Weinig commitment bij
Kwalitatief en kwantitatief
bibliotheken
onvoldoende personeel
Door gebrek HRM geen
De bibliotheken zijn niet
innovatie
toekomstbestendig
Hoog
De toegevoegde waarde laten zien door aangaan strategische allianties
Risico 3
Hoog
Toegevoegde waarde laten zien van sociaal laboratorium.
Tabel 1 – Risicoanalyse
2.5 Randvoorwaarden 2.5.1 Cubiss - VBB Het succes van het HR-centruM is mede afhankelijk van de samenwerking tussen de adviseurs van Cubiss en de deelnemende directeuren vanuit de VBB. Vanuit een gezamenlijke doelstelling wordt samengewerkt aan duurzame oplossingen op HRM gebied voor de Brabantse bibliotheken.
2.5.2 Brabantse Bibliotheken De medewerking en de betrokkenheid van het management van de Brabantse bibliotheken is van groot belang voor het slagen van het project. Van de bibliotheken wordt gevraagd om vacatures beschikbaar te stellen, een link van het HR-centruM te plaatsen op het intranet, het HR-centruM te autoriseren voor hun deel van het VLC, eigen medewerkers te informeren over de mogelijkheden van het HR-centruM, deel te nemen aan pilots, experimenten en gezamenlijke wervingsacties. Eigen ideeën, suggesties en ervaringen in te brengen in dit centrum. Uitgangspunt is om aan de slag te gaan met die bibliotheken die bereid zijn hieraan mee te werken en op deze wijze andere bibliotheken te verleiden om mee te doen.
9
3 Projectorganisatie 3.1 Project Organisatiestructuur Provincie Noord-Brabant
Voorzitter commissie HRM/bedrijfsvoering
Programmaleider commissie
Figuur 1 - Organisatiestructuur
3.2 Profiel van de commissie De opdrachtgever is de Provincie Noord-Brabant De commissie bestaat uit een aantal directeuren en MT-leden van Brabantse bibliotheken die betrokken zijn bij het thema HRM/bedrijfsvoering. Vanuit Cubiss neemt de programmaleider HRM/bedrijfsvoering en een aantal projectleiders deel aan de commissie. De projectgroep bestaat uit medewerkers van Cubiss, een P&O’er van de Brabantse bibliotheken en een MT-lid van een bibliotheek.
3.3 Project rollen en verantwoordelijkheden Rol in het project
Wie?
Opdrachtgever
Provincie Noord Brabant
Programmaleider
Trudy Raymakers
Projectleider
Hans Klink
Verantwoordelijkheden
Realiseren werkplan HRM 2011
Projectgroep
Esther Ekkel
Uitvoeren van onderdelen projectplannen
Marie-José Frederiks Annemieke Wiercx Marinka Koppejan Projectadviseurs
Adviseurs Onderzoek
Kwalitatieve en kwantitatieve personeelsgegevens/Uitvoeren MTO
Adviseurs HRM bibliotheek Klankbordgroep
HR-platforM Brabant
Tabel 2 - Projectverantwoordelijkheden
4 Projectkosten 4.1 Personele kosten Het project bestaat uit 275 mandagen, de out-of-pocket kosten zijn beraamd op € 18.380 (zie bijlage 2). Fase
Taken
Inzet in dgn
Out-of-pocket
Kosten dgn
Totalen
77,5
€ 10.280
€ 58.900
€ 69.180
40
€ 1.200
€ 30.400
€ 31.600
107
€ 6.900
€ 81.320
€ 88.220
23
€ 17.480
€ 17.480
Ondersteuning + programmaleiderschap
27
€ 20.520
€ 20.520
Totalen
275
€ 208.620
€ 227.000
Het onderzoeken en uitproberen van nieuwe 1.
concepten en innovaties op het gebied van HRM.
2.
3.
4.
Het in beweging brengen en houden van medewerkers. Kennisdeling en uitwisseling op het gebied van HRM. Het ontwikkelen en uitvoeren van activiteiten op het gebied van in-, door en uitstroom.
Tabel 3 - Personele kosten
11
€ 18.380
1
Subdoelstelling
Indicator
Resultaat in 2012
Acties
Uitwisseling binnen en buiten de branche
Aantal uitwisselingen
Relaties gelegd voor uitwisseling met andere sectoren
Contacten leggen met andere mobiliteitscentra
Mogelijkheid voor bibliotheken geboden om personeel onderling uit te wisselen
Protocollen/initiatieven ontwikkelen voor interne uitwisseling
Minimaal 2 sociale experimenten zijn uitgevoerd bij een basisbibliotheek
Inventariseren wensen en benaderen mogelijke partijen
Sociaal laboratorium
Aantal experimenten die zijn uitgevoerd
Aanvragen subsidie via ESF 2
Vacatures van de Brabantse bibliotheken worden gemeld.
Vacatures van de Brabantse bibliotheken
80% van de vacatures van de Brabantse bibliotheken worden gemeld
Ophalen vacatures bij bibliotheken Actueel houden vacatures
Toename van de mobiliteit
Opgevulde vacatures door kandidaten uit Brabantse bibliotheken.
15% van de vacatures is ingevuld door een medewerker van een Brabantse bibliotheek
Vacatures onder de aandacht brengen bij medewerkers.
Gevarieerd aanbod van kandidaten
Aantal inschrijvingen van kandidaten in databank
Een actueel bestand met potentiële kandidaten
Werven kandidaten evt. in combinatie met loopbaanadvies
Gezamenlijk werven van trainees/stagiaires
Aantal wervingsacties
Minimaal 1 gezamenlijke wervingsactie (op-/begeleidingstraject)
Initiëren en vormgeven gezamenlijke werving
13
3
Kennisplatform wordt frequent geraadpleegd door gebruikers
Aantal bezoekers van kennisplatform
Minimaal 2500 bezoekers per jaar raadplegen het kennisplatform van het HR-centruM
Actueel houden van het kennisaanbod op de website Kennisaanbod sluit aan bij wensen van gebruikers
Aantal georganiseerde bijeenkomsten ( intervisie/workshop)
Minimaal 2 x per jaar wordt een interactieve workshop georganiseerd rondom een actueel thema.
Organiseren workshops samen met de Brabantse bibliotheken
Goed bezochte interactieve bijeenkomsten organiseren ( workshops/intervisie)
De bijeenkomsten worden goed bezocht ( +/- 25 deelnemers) en gewaardeerd.
Aansluiten bij behoeften en zorg voor kwaliteit
Waardering van de bijeenkomsten is minimaal een 7 bij 10 puntenschaal of 4 bij 5 puntschaal
De bijeenkomsten worden goed bezocht ( +/- 25 deelnemers) en gewaardeerd.
Arbeidsmarktonderzoek
Aantal verrichte onderzoeken
Op basis van arbeidsmarktvraagstukken uitvoeren van een arbeids-
Inventariseren behoeften
marktonderzoek 4
Individueel advies (loopbaanadvies/ E-coaching)
Aantal adviesaanvragen
Minimaal 15 per jaar
Uitwerken en vermarkten adviestrajecten bij medewerkers
15
