Werkkostenregeling. drs. Leon van der Giesen 2 oktober Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Werkkostenregeling 2015

drs. Leon van der Giesen 2 oktober 2014

Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Schematische overzicht werkkostenregeling 2015 Totale werkkosten Aangewezen werkkosten

(uitgezonderd intermediaire kosten)

geen uitsplitsing naar werknemer Gerichte vrijstellingen

Nihilwaarderingen

Werkkosten (gebruikelijkheidscriterium) -/1,2% van totale fiscale loonsom (vrije ruimte) = te belasten werkkosten

Onbelast

Niet-aangewezen werkkosten

Eindheffing 80%

Als bruto loon belast bij werknemer, nihil- en forfaitaire waarderingen per werknemer bijhouden


Hoofdlijnen bij vergoedingen en verstrekkingen • Behoren ze tot het loon? • Aan te wijzen voor vrije ruimte/eindheffing? rekening houdend met: – In de wet genoemde uitzonderingen – Toepassing gebruikelijkheidstoets

• Wijst werkgever ze aan voor eindheffing/vrije ruimte? • Als niet aangewezen: individueel loon werknemer, bijhouden in salarisadministratie (wel nihilwaardering, geen gerichte vrijstelling) • Als wel aangewezen: – Behoren niet tot loon werknemer, niet in salaris-, wel in financiële administratie – Als ze niet onder gerichte vrijstelling of nihil-waardering behoren, vallen ze in de vrije ruimte of zijn ze als eindheffing belast (80%) Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Eindheffing versus heffing als individueel loon • Eindheffing van 80% komt overeen met een belastingtarief over het loon van 44% – (vergoeding van € 100 netto kost werkgever € 80 belasting, belasting over bruto vergoeding is 80/180 is 44%)

• Over dit eindheffingsloon zijn geen premies volksverzekeringen, werknemersverzekeringen en werkgeversbijdragen Zvw verschuldigd





Nihilwaarderingen


Onbelast


Eindheffing 80%



Hoofdregel • Loon is al hetgeen uit dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking • Dit betekent dat de werknemer een voordeel dient te hebben en er dient een verband te zijn tussen dit voordeel en de dienstbetrekking


Uitzonderingen op hoofdregel Geen loon (en dus niet belast) zijn: • Voordelen die opkomen via andere relatie (rouwkrans, fruitmand) • kleine geschenken mits (beleid belastingdienst): – persoonlijke attentie, – max. € 25 incl. BTW, en – niet in contanten en geen waardebon

• Wettelijke uitzonderingen zoals jubileumuitkering bij 25- of 40-jarig dienstverband, vrijgestelde aanspraken, overlijdensuitkering • Vergoeding voor intermediaire kosten


Intermediaire kosten (onbelast te vergoeden) • Kosten die een werknemer voor en in opdracht van de werkgever maakt (voorschiet) en op declaratiebasis vergoed krijgt • Er is geen wettelijke definitie van dit begrip • Voorbeelden: – Aanschafkosten van zaken die eigendom van werkgever worden (markeerstiften voor presentatie) – Kosten gemaakt voor zaken die tot vermogen werkgever behoren (voorschieten benzine, parkeerkosten e.d. bij auto van de zaak) – Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (werknemer betaalt kosten zakendiner, let op kosten voor werknemer zelf vallen hier niet onder) Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken




Nihilwaarderingen


Onbelast


Eindheffing 80%



Niet aan te wijzen vergoedingen/verstrekkingen Altijd behorend tot het belaste loon van de werknemer zijn: • Privégebruik auto van de zaak • Een (dienst)woning, met uitzondering van: – Een voordeel dat toerekenbaar is aan buitengewone beveiligingsmaatregelen van de woning – Huisvesting buiten de woonplaats ter zake van de dienstbetrekking

• Binnenlandse (en vanaf 2015 ook) buitenlandse geldboeten • Misdrijven, wapens en munitie (tenzij ontheffing verleend) en agressieve dieren


Gebruikelijkheidstoets • Vergoedingen en verstrekkingen zijn aan te wijzen voor de vrije ruimte/eindheffing voor zover deze niet in belangrijke mate (30%) afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is • Volgens de belastingdienst moet hierbij gekeken worden naar: – Soort vergoeding en verstrekking en de waarde ervan – De hoogte ervan – Wie de vergoeding en verstrekking krijgt

• De belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Loon in natura • Door werkgever verstrekt of ter beschikking gesteld loon anders dan in geld • De waarde van dit loon is gelijk aan het bedrag incl. btw dat op de inkoopfactuur staat • In afwijking hierop geldt de waarde in het economische verkeer (incl. btw) indien: – De werkgever geen factuur heeft – De werkgever een factuur heeft van een verbonden vennootschap

• De mogelijkheid te kiezen (onder voorwaarden) voor de besparingswaarde is komen te vervallen


Loon in natura (vervolg) • Producten uit eigen bedrijf worden gewaardeerd tegen de prijs die aan klanten in rekening wordt gebracht. • Omdat in de financiële administratie in de profitsector vastlegging excl. btw plaatsvindt, is afspraak met fiscus mogelijk om gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking te nemen. • Voor sommige voorzieningen gelden forfaitaire waarden en voor anderen nihil-waarderingen.


Forfaitaire waarderingen De volgende verstrekkingen worden forfaitair gewaardeerd in plaats van tegen de werkelijke waarde: • Maaltijden: € 3,15 (bedrag 2014) per maaltijd (als deze onderdeel is van tijdelijke verblijfkosten dan geldt gerichte vrijstelling!); • Huisvesting en inwoning met inbegrip van energie, water en bewassing: €5,35 (bedrag 2014) per dag (let op: nihil-waardering als aan voorwaarden wordt voldaan)

• Kinderopvang op de werkplek, georganiseerd door werkgever: gebaseerd op uurprijs volgens wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen





Nihilwaarderingen


Onbelast


Eindheffing 80%



Nihil-waarderingen Deze op de werkplek ge- of verbruikte verstrekkingen (niet vergoedingen!) mogen tegen nihil worden gewaardeerd: • Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te ge- of verbruiken (bijv. vaste computer, telefoon, parkeerplek op terrein werkgever, bedrijfsfitness) • Arbo-voorzieningen (ook voor thuiswerkplek!) waaronder ook veiligheidsbril, stoelmassage (als deel uitmaakt van arboplan en tijdens werktijd) • Consumpties op de werkplek (geen onderdeel van maaltijd), eis tijdens werktijd geldt niet meer, dus ook vrijdagmiddagborrel (en consumpties bedrijfsfeest op de werkplek) Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Nihil-waarderingen (vervolg) • Werkkleding (inclusief reinigingskosten), mits – Nagenoeg alleen geschikt voor het werk (laboratoriumjas, uniform, overall), of – Met logo van ten minste 70 cm2, of – Achterblijft op het werk

• Mobiele communicatiemiddelen zoals telefoons of smartphones, mits ten minste 10% zakelijk gebruikt • Hulpmiddelen, waaronder computers, laptops, en gereedschappen, die ook elders gebruikt kunnen worden, mits 90% of meer zakelijk gebruikt • OV-jaarkaart en voordeelurenkaart mits werknemer deze ook voor het werk gebruikt


Nihil-waarderingen (vervolg) • Huisvesting op de werkplek, inclusief energie, water en bewassing (bijv. brandweerman op kazerne, groepsleider die slaapt in gezinsvervangend tehuis) • Rentevoordeel personeelslening voor (elektrische) fiets, scooter of eigen woning (onder voorwaarden zoals te bewaren schriftelijke verklaring dat rente in aftrek zou komen)





Nihilwaarderingen


Onbelast


Eindheffing 80%



Gerichte vrijstellingen De volgende voor de vrije ruimte/eindheffing aangewezen(!) vergoedingen en verstrekkingen zijn belastingvrij: • Zakelijke reiskosten en woon-werkverkeer (conform oude regels): – Tot werkelijke kosten bij reizen per openbaar vervoer, taxi, vliegtuig, schip of vervoer vanwege de werkgever; – Tot € 0,19 per afgelegde km. bij vervoer op andere wijze • Tijdelijke verblijfkosten voor ambulante medewerkers of voor werknemers die om zakelijke redenen niet bij werkplek wonen • Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (o.a. dienstreizen, zakelijke besprekingen met klanten, overwerk) Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Gerichte vrijstellingen (vervolg) • Cursussen, congressen, seminars en vakliteratuur voor onderhoud kennis benodigd voor het werk • Inschrijving in een beroepsregister • Outplacement • Studie en opleiding met oog op uitoefening beroep in de toekomst (incl. EVC-procedures en reiskosten, excl. studeerruimte) • Extraterritoriale kosten (30%-regeling) • Verhuiskosten wegens het werk: – kosten overbrenging inboedel plus max. € 7.750 – Verhuizing binnen 2 jaar na aanvaarding of overplaatsing werk – Afstand meer dan 25 km en wordt ten minste met 60% verminderd Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Gerichte vrijstellingen vanaf 2015 • Vergoedingen voor nog aan te wijzen werkplek gerelateerde voorzieningen, waarvoor nu bij verstrekking nihil-waardering geldt • Personeelskorting op eigen producten mits voordeel niet meer dan 20% en niet meer dan € 500 per werknemer per jaar • Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen etc. die voldoen aan noodzakelijkheidscriterium en: – Werknemer is verplicht tot teruggaaf of vergoeding restwaarde indien ze volgens werkgever niet meer nodig zijn voor het werk – Geen deel uitmaken van een “cafetariaregeling” – Als de werknemer dga is, de werkgever aannemelijk maakt dat ze voor de dga een gebruikelijke voorziening zijn Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Noodzakelijkheidscriterium • Naar redelijk oordeel werkgever noodzakelijk voor behoorlijke vervulling dienstbetrekking (bijv. geen tablet voor schoonmaker, wel voor vertegenwoordiger) • Volgens de wetgever zijn er de volgende indicatoren die op noodzaak ervan wijzen: – Daadwerkelijk gebruik bij het werk – Werkgever bepaalt welke voorziening wordt aangeschaft en aan welke randvoorwaarden deze moeten voldoen


Bovenmatige vergoedingen/verstrekkingen Als meer wordt vergoed/verstrekt dan de voor de specifieke gerichte vrijstelling geldende normbedrag mag worden gekozen dan mag dit meerdere: • Als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte • Als loon van de werknemer worden belast • Deels als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte en deels als loon van de werknemer worden belast





Nihilwaarderingen


Onbelast


Eindheffing 80%



Vrije ruimte • Bedraagt in 2015 1,2% (2014 1,5%) van de totale fiscale loonsom van de inhoudingsplichtige (plus loon uit vroegere dienstbetrekking indien < 10% totaal fiscaal loon) • Te benutten voor (vooraf!) aangewezen vergoedingen en verstrekkingen • Wat in vrije ruimte valt is onbelast • Bij overschrijding: meerdere tegen 80% eindheffing door werkgever belast • Let op bij verstrekkingen, deze moeten inclusief BTW in aanmerking worden genomen (eventueel afspraak inspecteur mogelijk voor gemiddelde btw-druk) Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Vrije ruimte en concernregeling • Vanaf 2015 concernregeling: – op verzoek vrije ruimte berekenen over totale loonsom van het concern (collectieve vrije ruimte) – Concernonderdeel met grootste loonsom geeft eventueel verschuldigde eindheffing aan

• Tot het concern behoren vennootschappen waartussen een 95% aandelenbelang bestaat (moeder-, dochter-, zustervennootschappen) • Ieder concernonderdeel is aansprakelijk voor totale belasting Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Jaarlijks afrekensysteem (vanaf 2015) • Verschuldigde eindheffing bij overschrijding vrije ruimte dient uiterlijk aangegeven en afgedragen te worden met de belasting over het 1e tijdvak van het nieuwe kalenderjaar • Uiteraard is eerdere afdracht van de eindheffing toegestaan


Cafetariamodel nog mogelijk • Ook onder de werkkostenregeling kan regulier loon worden geruild tegen vergoedingen of verstrekkingen (gerichte vrijstellingen, nihlwaarderingen, benuting vrije ruimte/eindheffing) • Als vrije ruimte al is benut: afweging regulier tarief tegen eindheffingstarief • Let op toepassing gebruikelijkheidscriterium


Vaste kostenvergoedingen • Gerichte vrijstellingen (en intermediaire kosten) mogen onbelast, zonder in te brengen in de vrije ruimte, worden vergoed mits u: – – – –

het bedrag van de vrijstellingen aannemelijk maakt elke vrijstelling omschrijft aangeeft uit welke bedragen de vaste vergoeding is opgebouwd een onderbouwing hebt van de vaste vergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten

• Kunnen in vrije ruimte/eindheffing worden ondergebracht (let op gebruikelijkheidscriterium) of als individueel loon worden belast


Voorgestelde wijzigingen wkr in Belastingplan 2015 • • • • • • •

Einde keuzeregime, vanaf 2015 werkkostenregeling verplicht Beperkte introductie noodzakelijkheidscriterium Jaarlijkse afrekensystematiek Invoering concernregeling Vrijstelling korting op branche-eigen producten Wegnemen onderscheid vergoedingen en verstrekkingen Verlaging vrije ruime van 1,5% naar 1,2%

• Let op: deze maatregelen zijn nog niet definitief!


Stappenplan invoering werkkostenregeling 1. Inventariseer huidige vergoedingen en verstrekkingen – Bronnen zijn o.a. de salaris- en financiële administratie, de arbeidsvoorwaarden, cao

2. Rubriceer huidige vergoedingen en verstrekkingen – Deel ze in naar de onder de wkr geldende categorieën (hulpmiddel is het RSM Tempelman Excel model)

3. Analyseer gevolgen voortzetting huidige vergoedingen en verstrekkingen – –

Wordt vrije ruimte benut of overschreden? Is aanwijzing voor eindheffing wel of niet voordeliger? Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Stappenplan invoering werkkostenregeling (vervolg) 4. Beoordeel of aanpassing arbeidsvoorwaarden wenselijk en mogelijk is – Biedt aanpassing huidig beloningsbeleid fiscaal voordeel voor werknemer en/of werkgever – Als cao dan arbeidsvoorwaarden niet aan te passen – Treedt in overleg met werknemers/ondernemingsraad als tweezijdige aanpassing wenselijk is – Als eenzijdige aanpassing: moet een zwaarwegend belang bij de werkgever zijn


Stappenplan invoering werkkostenregeling (vervolg) 5. Pas de administratie aan – Er zijn geen wettelijke eisen, wel moet toepassing van vrije ruimte/ eindheffingsloon uit (financiële) administratie blijken – Als een vergoeding/verstrekking niet is aangewezen voor de vrije ruimte, dan is deze belast loon en dient in de maand van betaling in de loonadministratie te worden meegenomen – Samenwerking financiële administratie en loonadministratie is essentieel. De salarisadministratie moet weten waarover 80% eindheffing af te dragen, terwijl de onderbouwing niet individueel per werknemer hoeft te worden vastgelegd in de salarisadministratie


Stappenplan invoering werkkostenregeling (vervolg) – Uit de financiële administratie dienen (aan de hand van de grootboekrekeningen en eventueel kostenplaatsen) de volgende groepen vergoedingen en verstrekkingen te blijken: – – – – – –

Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Nihil-waarderingen Forfaitaire waarderingen Aangewezen kosten voor vrije ruimte/80% eindheffing Niet aangewezen kosten (regulier loon)


Voor meer informatie: • Brochure RSM Tempelman • Rekenmodel RSM Tempelman • Neem contact op met Leon van der Giesen – Telefoon 010 455 41 00 – Email: [email protected]


Werkkostenregeling. drs. Leon van der Giesen 2 oktober Regionaal verbonden, wereldwijd betrokken

Recommend Documents