Beschrijving: Dossier werkkostenregeling Versie: 1.0, 28 oktober 2013 DOSSIER WERKKOSTENREGELING

Beschrijving: Dossier werkkostenregeling Versie: 1.0, 28 oktober 2013

DOSSIER WERKKOSTENREGELING

1


Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ....................................................................................................................................... 2 Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Achtergrondinformatie ........................................................................................................................... 4 Wat valt onder het begrip loon ? ............................................................................................................ 5 De werkkostenregeling in de loonaangifte ............................................................................................. 6 Drie methoden voor het bepalen van de vrije ruimte werkkostenregeling........................................ 6 Acties voor uitvoer van de werkkostenregeling binnen uw organisatie ................................................. 7 De WKR en de afdeling P&O................................................................................................................ 7 De WKR en uw financiële administratie .............................................................................................. 7 Aan de slag .......................................................................................................................................... 8 Mogelijke maatregelen bij overschrijding van de vrije ruimte ............................................................... 8 1. Accepteren overschrijding............................................................................................................... 8 2. U rekent vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer................................... 9 3. De vergoedingen en verstrekkingen worden gebruteerd en rekent u tot het loon ....................... 9 4. U schaft bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen af ............................................................ 10 Werkkostenregeling en veelgestelde vragen ........................................................................................ 10 De werkkostenregeling en inrichting in het salarispakket. ................................................................... 13 Tot slot ................................................................................................................................................... 18

2


Inleiding De overheid wil met de werkkostenregeling de administratiekosten voor werkgevers verminderen. In dit document Werkkostenregeling vindt u informatie over de regeling en het invoeren van de regeling in uw bedrijf of organisatie. De inhoud is van belang voor verschillende disciplines binnen het bedrijf zoals de Salarisadministratie, Financiën, HR en de OR; de werkkostenregeling raakt immers de gehele organisatie. De achtergrond wordt kort belicht. Met het aanbieden van deze informatie vertrouwen wij erop dat u snel en efficiënt uw weg kunt vinden bij de uitrol van de WKR.

3


Achtergrondinformatie Met de werkkostenregeling houden de belastingvrije vergoedingen of belastingvrije verstrekkingen, en dus ook alle regels hierover, op te bestaan. Alles hoort nu bij het loon. De formele wettekst is: "Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking." U kunt een keuze maken uit: • Belasten van het loon op de gewone manier bij de werknemer (oude manier) OF • U beschouwt het loon als ‘loon belast bij de werkgever’ en rekent zelf de belasting af (werkkostenregeling). U betaalt over het algemeen niet over het hele bedrag belasting. De gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen blijven hier buiten . Het verschil heet de ‘loonsom werkkostenregeling’. Is deze loonsom werkkostenregeling minder dan uw vrije ruimte, dan wordt er per saldo niets belast. Is de loonsom werkkostenregeling groter dan uw vrije ruimte van 1,5%, dan betaalt u over het bedrag daarboven- het meerdere - 80% belasting. Het is dus mogelijk om 1,5% van de totale fiscale loonsom belastingvrij besteden aan uw werknemers. Deze 1,5% heet de vrije ruimte. U kunt als werkgever deze vrije ruimte van 1,5% zelf invullen, dat laat de wetgever helemaal aan u over. Er is eigenlijk maar één beperking. Dat is de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. U mag niet zomaar alles binnen die vrije ruimte onderbrengen. Met andere woorden: Vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, wordt gezien als loon van de werknemer. In schema ziet dit er als volgt uit:

4


Bijvoorbeeld: De loonsom bedraagt € 1.000.000,-. De vrije ruimte bedraagt 1,5 % x € 1.000.000, - = € 15.000,Wanneer er € 25.000,- vergoed is aan belaste kosten en hierin een bedrag van € 4.000,- aan gerichte vrijstellingen en /of nihilwaarderingen bedraagt het eindeheffingsloon voor de WKR dus: € 25.000,- minus € 15.000 (1,5% vrije ruimte) en € 4.000,- = € 6.000,Over het saldo van € 6.000 wordt 80% eindheffing toegepast. Er moet dus een bedrag van € 4.800,- afdragen worden.

Wat valt onder het begrip loon ? Loon is één van de sleutelbegrippen van de werkkostenregeling. Loon is ieder voordeel voor de werknemer dat voortkomt uit zijn of haar baan. Er moet dus sprake zijn van een voordeel én er moet een sterk oorzakelijk verband zijn met de dienstbetrekking. Als een werknemer bijvoorbeeld met korting producten bij zijn werkgever kopen, dan is er sprake van loon. Er is een voordeel en dit voordeel komt voort uit de dienstbetrekking. Vrijstellingen op het loon zoals die nu bekend zijn blijven bestaan. De volgende bestanddelen tellen niet mee in de vrije ruimte: • De vrijgestelde loonbestanddelen bijvoorbeeld: de pensioenpremie en de premie voor een ANW- of WIA-gatverzekering die u voor de werknemer betaalt. • De kosten die uw werknemer aan u voorschiet (dit worden de intermediaire kosten genoemd) • De gerichte vrijstellingen zoals vergoedingen voor maaltijden bij overwerk, studiekosten en de reiskosten tegen € 0,19 / km • De nihilwaarderingen dit zijn zaken die u aan uw mensen ter beschikking stelt om (op de werkplek) hun werk te kunnen doen zoals Arbovoorzieningen, werkkleding e.d. Dit komt niet ten laste van de vrije ruimte. In schema ziet dit er als volgt uit:

5


De werkkostenregeling in de loonaangifte Er moet een juiste loonaangifte naar de Belastingdienst worden verstuurd, en u moet dus weten of u wel of geen 80% eindheffing moet betalen. Maar hoe groot is uw vrije ruimte en hoe moet u die bepalen? Als u volgens de werkkostenregeling werkt, is dit de volgende stap die u moet maken.

Drie methoden voor het bepalen van de vrije ruimte werkkostenregeling Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u kiezen uit 3 methoden: 1. 2.

3.

Formeel moet u uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar berekenen en ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar toetsen of u de vrije ruimte overschrijdt (zie voorbeeld 1). U mag uw vrije ruimte bepalen op basis van het fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar, waarbij u pas eindheffing gaat afdragen vanaf het moment dat u gedurende het lopende jaar het bedrag van de vrije ruimte overschrijdt (zie voorbeeld 2). U mag ook uw vrije ruimte bepalen op basis van het fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar waarbij u per aangiftetijdvak van het lopende jaar toetst of u de vrije ruimte overschrijdt (zie voorbeeld 3).

Let op! Alleen als u gebruikmaakt van mogelijkheid 2 of 3 maakt u uiterlijk bij het indienen van de eerste aangifte van het volgend jaar (natuurlijk mag dit ook bij de laatste aangifte van het jaar) een herrekening op basis van de feitelijke gegevens van het betreffende jaar. Hierbij kan het dus voorkomen dat blijkt dat u in de loop van het jaar te weinig of teveel heeft betaald. Dit bedrag wordt dan verrekend met de totale afdracht van de maand waarin u de afrekening doet. U hoeft dus niet apart een teruggaaf aan de Belastingdienst te vragen of te wachten op een naheffing. Omdat de mogelijkheid tot een eind afrekening bij methode 1 ontbreekt, adviseert VISMA SOFTWARE u om altijd methode 2 of 3 te hanteren.

Fiscaal Methode loon Huidige 1 jaar 2

Vorig jaar

3

Vorig jaar

Toetsen aan 1,5%

Afdracht

Herrekenen einde jaar ?

Aangifte-tijdvak

Aangifte-tijdvak Gedurende het jaar

Nee

Aangifte-tijdvak

Ja

Jaar totaal Jaar totaal / periode

6

Ja


Acties voor uitvoer van de werkkostenregeling binnen uw organisatie De werkkostenregeling raakt niet alleen de salarisadministratie, maar heeft impact op het totale bedrijf. De afdeling Financiën zal willen weten welke financiële consequenties aan de werkkostenregeling vastzitten. Immers, het is vreemd als blijkt dat een flink deel van de personeelskosten onder de werkkostenregeling opeens 80% duurder uitvalt omdat uw bedrijf met de eindheffing van 80% wordt geconfronteerd.

De WKR en de afdeling P&O Om gebruik te (gaan) maken van de werkkostenregeling zal, nadat de mogelijke financiële gevolgen duidelijk zijn, ook de afdeling P&O aan het werk moeten. Kunnen, door eventuele aanpassing van de arbeidsvoorwaarden, de financiële gevolgen voor uw organisatie beperkt worden? Als er arbeidsvoorwaarden moeten worden aangepast gaat dat niet zo maar. Directie maar ook bijvoorbeeld de Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging zullen moeten worden geïnformeerd. Medewerkers van de afdelingen loonadministratie, Financiën en P&O zullen ook van gedachten moeten wisselen. Er zijn immers veel kosten die van belang zijn, maar waarvan de salarisadministratie wellicht onder het oude regime van vergoedingen en verstrekkingen de omvang niet precies weet. Denk bijvoorbeeld aan het personeelsfeest. Dat was onder het oude regime onbelast voor de loonheffingen maar telt onder de werkkostenregeling vol mee om te bepalen of uw bedrijf wel of niet boven de vrije ruimte van 1,5% uit komt. Worden de kosten van de mobiele telefoon vergoed, dan telt de complete vergoeding mee. Maar als u als werkgever zelf het abonnement afsluit en de mobiele telefoon ter beschikking stelt en uw medewerker deze voor meer dan 10 % zakelijk gebruikt, dan wordt dit op nihil gewaardeerd. Welk deel van een vaste kostenvergoeding kunt u aanmerken als intermediaire kosten? Allemaal zaken die u eerst op een rij moet hebben voor u keuzes gaat maken onder de werkkostenregeling.

De WKR en uw financiële administratie De werkkostenregeling kan ook een behoorlijke impact hebben op uw administratieve organisatie. Wellicht is het goed om bepaalde grootboekrekeningen te splitsen of zelfs geheel nieuwe rekeningen toe te voegen om de werkkostenregeling administratief zo overzichtelijk mogelijk te houden. Het is duidelijk dat hierbij de salaris en financiële administratie zullen moeten samenwerken.

7


Aan de slag Kiezen voor de werkkostenregeling begint dus met een kritische blik op uw kostenvergoedingen en overige arbeidsvoorwaarden. Voor een begin kunt u onderstaand stappenplan volgen: 1.

2.

3.

4.

Inventarisatie van alle vergoedingen, verstrekkingen. Hierbij brengt u in kaart welke vergoedingen en verstrekkingen u allemaal als werkgever doet. Denk ook aan alle zaken die buiten de sfeer van de salarisadministratie om gedaan worden. Analyseren en simuleren, Als u heeft geïnventariseerd kunt u gaan analyseren welke gevolgen er zijn. U kunt dan ook simuleren welke gevolgen optreden als u bepaalde vergoedingen of verstrekkingen anders aan gaat pakken. Wat gebeurt er bijv. als u een vergoeding tot het loon rekent (al of niet gebruteerd), of als u een bepaalde vergoeding afschaft? Keuzes maken, Aan de hand van inventarisatie en de analyse maakt u keuzes. Deze keuzes kunt u het beste maken in overleg met uw collega's van de financiële administratie en de personeelsafdeling. Uitvoering, De uitvoering van uw keuzes moet u zeker niet onderschatten. Als u arbeidsvoorwaarden aanpast zult u in overleg met uw OR en/of personeelsvertegenwoordiging moeten. Denk ook aan een communicatieplan om uw werknemers te informeren.

Mogelijke maatregelen bij overschrijding van de vrije ruimte Bent u tot de conclusie gekomen dat u de vrije ruimte overschrijdt en dat u 80% eindheffing over de overschrijding moet gaan betalen, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Onderstaand geven wij u een overzicht.

1. Accepteren overschrijding U accepteert de overschrijding en de eindheffing. U laat alle huidige vergoedingen en verstrekkingen en de arbeidsvoorwaarden intact. De consequentie hiervan is dat u direct over kunt stappen op de werkkostenregeling. Let op! Accepteren van de overschrijding hoeft niet altijd te betekenen dat uw kosten stijgen. Het kan zo zijn dat de eindheffingen die u onder het oude regime van vergoedingen en vertrekkingen hoger uitvallen dan de eindheffing onder de werkkostenregeling. Voor werknemers die in het 52%-tarief vallen is het huidige tabeltarief eindheffing 108,3%. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u onder de werkkostenregeling 80%. Ook kan het zo zijn dat het omzetten van arbeidsvoorwaarden en bepaalde onderdelen van uw administratie dusdanige bezwaren met zich meebrengt, dat u het beter acht de overschrijding en de daaraan gekoppelde eindheffing te accepteren.

8


2. U rekent vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer U kunt bepaalde vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer gaan rekenen. Dit hoeft niet per se voor het gehele bedrag van de overschrijding te gebeuren. U heeft hier de volledige vrijheid in. Natuurlijk moet u wel in overleg treden met uw werknemers of hun vertegenwoordiging. Het betreft immers een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. Wanneer u bepaalde vergoedingen of verstrekkingen tot het loon rekent heeft dit een dubbel effect. Uw loonsom stijgt waardoor u meer vrije ruimte krijgt. Het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, en dus ook uw 'loonsom werkkostenregeling', daalt. Of tot het loon rekenen van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen echt voordeliger is, is ook weer afhankelijk van bepaalde zaken. Gaat de belaste kostenvergoeding tot het pensioengevend loon behoren? Zo ja, dan zal dit een stijging van uw pensioenlasten kunnen betekenen. Denkt u daarbij ook aan mogelijke afdrachten voor 'bedrijfstak eigen'- regelingen. Voor die werknemers met een loon onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen en zorgverzekeringswet, moet u ook premies en werkgeversheffing ZVW af gaan dragen. Tot het loon rekenen kan ook voor de werknemer consequenties hebben. Door het verhogen van het brutoloon kan de werknemer in een hogere schijf van de inkomstenbelasting vallen. Ook kunnen er gevolgen zijn op het gebied van Zorg-, Huurtoeslag en dergelijke. Is het loon van de werknemer onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen, dan stijgt door de verhoging de uitkeringsgrondslag.

3. De vergoedingen en verstrekkingen worden gebruteerd en rekent u tot het loon U kunt ook bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gaan bruteren en tot het loon van de werknemer gaan rekenen. Bij bruteren blijft uw werknemer het zelfde netto loon ontvangen. Ook dit alles natuurlijk in overleg met uw werknemers of hun vertegenwoordiging. Bruteren is voor u als werkgever een duurdere optie dan alleen tot het loon rekenen. Alle bijkomende lasten komen voor uw rekening. Ook hier treedt het effect op dat uw loonsom stijgt waardoor u meer vrije ruimte krijgt. De loonsom stijgt vanzelfsprekend meer dan bij optie 2. Het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen - en dus ook uw 'loonsom werkkostenregeling' - daalt ook hier. Deze daling is gelijk aan de daling bij optie 2. Of bruteren van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen echt voordeliger is, dat is ook weer afhankelijk van bepaalde zaken. Gaat de gebruteerde kostenvergoeding tot het pensioengevend loon behoren? Zo ja, dan zal dit een stijging van uw pensioenlasten kunnen betekenen. Denkt u ook hier aan mogelijke afdrachten voor 'bedrijfstak eigen'- regelingen. Voor die werknemers met een loon onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen en zorgverzekeringswet moet u in deze situatie ook premies en werkgeversheffingen ZVW afdragen. Bruteren kan ook voor de werknemer meerdere consequenties hebben. Door het verhogen van het brutoloon kan de werknemer in een hogere schijf van de inkomstenbelasting vallen. Ook kunnen er gevolgen zijn op het gebied van Zorgtoeslag, Huurtoeslag en dergelijke. Is het loon van de werknemer onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen, dan stijgt door de brutering ook de uitkeringsgrondslag.

9


4. U schaft bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen af De makkelijkste manier om de overschrijding te beperken lijkt het afschaffen van bepaalde vergoedingen of verstrekkingen. In veel gevallen zal dit in de praktijk toch net wat minder makkelijk zijn. Veel bedrijven zijn op grond van een CAO gebonden om medewerking te verlenen aan bijvoorbeeld een 'fiets van de zaak'- regeling, bedrijfsfitness of het vergoeden van vakbondscontributie. Afwijken van de CAO mag alleen als dit in het voordeel van de medewerkers is. Zo lang deze niet is aangepast blijft u daar aan gebonden. Dit geldt natuurlijk ook als u dergelijke regelingen in uw individuele arbeidsvoorwaarden heeft vastgelegd. Ook die zult u eerst moeten aanpassen. Kijkt u in ieder geval goed of u niet gebruik kunt maken van ruimte in bepaalde vergoedingen. Is uw reiskostenvergoeding per saldo minder dan €0,19 per km, dan kunt u deze wellicht verhogen in ruil voor het verlagen of afschaffen van een andere vergoeding die volledig ten laste van uw vrije ruimte komt. Reiskosten tot € 0,19 vallen immers onder de gerichte vrijstellingen.

Werkkostenregeling en veelgestelde vragen De invoering van de werkkostenregeling vergt de nodige aandacht, zo blijkt uit de vele vragen die over dit onderwerp tijdens onder meer de VISMA SOFTWARE-seminars worden gesteld. Hieronder vindt u een selectie. Heeft u bedrijfsspecifieke vragen, neemt u dan ook contact op met het regiokantoor van de Belastingdienst. Vallen verhuiskosten onder de gerichte vrijstellingen? Ja. U kunt verhuiskosten onbelast vergoeden. Het maakt dan niet uit of de verhuizing wordt veroorzaakt door bedrijfsverplaatsing of doordat uw medewerker er zelf voor heeft gekozen om dichterbij te komen wonen. Een verhuiskostenvergoeding bestaat meestal uit de kosten van het overbrengen van de boedel plus een vergoeding van maximaal € 7.750,00. De bepaling wanneer er in ieder geval sprake is van een zakelijke verhuizing is wel aangepast. Onder de werkkostenregeling is er in ieder geval sprake van een zakelijke verhuizing als de werknemer binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of overplaatsing zijn reisafstand met ten minste 60% verkleint. Voorwaarde is wel dat de werknemer eerst ten minste 25 km van zijn werk woont.

10


Wij geven ons sales- en directieteam een vaste kostenvergoeding. Moeten we opnieuw onderzoek gaan doen als we gebruik gaan maken van de werkkostenregeling? Alleen wanneer het gaat om nieuwe vaste kostenvergoedingen is dit verplicht. Zijn de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd niet veranderd, dan is een nieuw onderzoek voor de bestaande vergoedingen niet nodig. Ons bedrijf is flink gegroeid. Vorig jaar hadden we minder medewerkers en dus ook een lagere fiscale loonsom. Daarom hebben we nu te maken met een vrije ruimte die volgens ons te laag is. Kan dat niet eerder aangepast worden? Er zijn drie methoden voor het bepalen van de vrije ruimte. Formeel moet u uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar berekenen en toetsen. Maar u mag ook uitgaan van het voorafgaande jaar en aan het einde van het jaar een herrekening toepassen. Als u gebruikmaakt van één van de methodes waarbij u uitgaat van het loon van het voorafgaande jaar, dan kunt u dit niet aanpassen in het lopende jaar. U gebruikt de hogere loonsom van het lopende jaar bij de eindafrekening. Met goedkeuring van de Belastingdienst bieden we onze medewerkers de mogelijkheid om de eindejaarsuitkering in te wisselen voor een onbelaste vergoeding voor het woon- werkverkeer. Blijft deze mogelijkheid bestaan? Voor het toepassen van een cafetariaregeling heeft u geen formele toestemming van de Belastingdienst nodig. Ook onder de werkkostenregeling kunt u nog loonbestanddelen uitruilen. Voor woon-werkverkeer kan dit zonder veel consequenties omdat reiskosten tot € 0,19 per km als gerichte vrijstelling worden gezien. Wij komen boven de vrije ruimte uit met onze vergoedingen en verstrekkingen. Nu wil ik wat verstrekkingen gaan bruteren. Moet ik eerst overleggen met mijn medewerkers? Overleg lijkt overbodig omdat uw werknemer hetzelfde netto salaris zal houden. Maar als u een netto vergoeding bruteert, stijgt ook het belastbaar loon van uw medewerker. Dit kan consequenties hebben voor zijn of haar huur- en zorgtoeslag. Probeer hiermee rekening te houden. Onze bezoekende klanten en relaties eten gewoon mee in het bedrijfrestaurant. Valt dat ook onder de werkkostenregeling? Nee. De werkkostenregeling is van toepassing op werknemers die loon ontvangen uit hun dienstbetrekkking.

11


Hoe stelt de Belastingdienst vast dat we de vrije ruimte van 1.5 % overschrijden? U berekent zelf wanneer u eindheffing werkkosten moet afdragen. De Belastingdienst ontvangt deze informatie via uw loonaangifte. Uw administratie moet een duidelijk overzicht blijken van de zaken die aan uw medewerkers vergoed en verstrekt zijn. U dient deze kosten te benoemen als respectievelijk gerichte vrijstelling, nihilwaardering, intermediaire kosten dan wel behorend tot zaken die ten laste gaan van de vrije ruimte. Het kan zijn dat u hiervoor in uw administratie nieuwe kostenplaatsen moet inrichten en dat aanpassingen in het Grootboek noodzakelijk zijn. Moet ik nu samen met de financiële administratie de loonaangifte opstellen? Wanneer u de loonaangifte inlevert, moet duidelijk zijn welk bedrag u in de vrije ruimte gaat onderbrengen. Daarvoor bent u ook afhankelijk van informatie die van de financiële afdeling moet komen. Het totaal van de bedragen uit beide administraties bepaalt wat er op de aangifte wordt vermeld. U bent dus niets verplicht, maar regelmatig overleg lijkt, afhankelijk van de bedrijfssituatie, noodzakelijk Wat doe ik met ons Fietsenplan onder de werkkostenregeling? De fiets van de zaak valt niet onder een gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of nihil waardering. Wilt u nog steeds een fiets voor uw medewerkers vergoeden, dan neemt u de kosten daarvoor op in de vrije ruimte. Alle beperkende voorwaarden vervallen. De fiets mag duurder zijn dan € 749 en hoeft niet meer per se voor het woon-werkverkeer ingezet te worden. U mag nu ook een elektrische scooter verstrekken. Als u en uw medewerker overeen komen om de fiets te financieren door het brutoloon te verlagen, beperkt dit tegelijk de vrije ruimte. Of u uw Fietsenplan in stand wil houden hangt mede af van het antwoord op de vraag of en zo ja wanneer u uw arbeidsvoorwaarden kunt aanpassen. Bent u aan een CAO gebonden en schrijft deze verplicht voor dat u een fiets van de zaak-regeling moet faciliteren, dan kunt u het Fietsenplan niet zomaar afschaffen. De werkkostenregeling lijkt voor ons geen enkele administratieve lastenverlichting op te leveren. Hoe zit dat? De voorbereidingen voor de werkkostenregeling vallen soms wat tegen. Op termijn betekent de werkkostenregeling zeker een administratieve lastenverlichting. Veel tijdrovende registratie per medewerker vervalt. Bovendien bent u als werkgever vrij in het onderbrengen van kosten in de vrije ruimte. Zorg in ieder geval voor een inzichtelijke administratie en besteedt zeker de nodige aandacht aan het benoemen van alle soorten werkkosten.

12


In onze CAO is een regeling opgenomen voor het uitruilen van loonbestanddelen zoals fiets van de zaak en vakbondscontributie. Als wij met andere vergoedingen al boven de grens van 1,5% zitten, moeten wij dan toch medewerking geven aan het uitruilen van loon in 2011 en volgende jaren? Ja, als u gebonden bent aan de CAO zult u medewerking moeten verlenen. Gebruikmaken van het overgangsrecht is wellicht zinvol voor u. Wanneer wij aan een medewerker de kosten vergoeden voor bijvoorbeeld de aanschaf van kantoorbenodigdheden vallen deze dan onder het verruimde loonbegrip? Nee, deze vallen onder de zogenaamde 'intermediaire kosten'. In feite schiet de medewerker deze aanschaf voor en krijgt op declaratiebasis het bedrag weer terug. De bedrijfsfitness in een door de werkgever aan te wijzen sportschool valt vanaf 1-1-2011 onder de forfaitaire kosten. Maar hoe staat het dan met de fitnessruimte binnen de locatie van de werkgever? Bedrijfsfitness op de werkplek telt uiteindelijk niet mee om te bepalen of u boven het forfait van 1,5% komt. Bedrijfsfitness op de werkplek wordt namelijk op nihil gewaardeerd.

13


De werkkostenregeling en inrichting in het salarispakket. In Visma Software zijn voorzieningen opgenomen om te kunnen regelen dat de ‘Eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’ in de loonaangifte wordt meegenomen. Voor het vastleggen van het bedrag waarover de eindheffing WKR toegepast moet worden, kunt u een eigen component aanmaken in de componentenreeks 1000 t/m 4999 met de volgende kenmerken: • Soort: Bedrag • Kolom loonstaat: N.v.t. • Soort eindheffing: ‘Eindheffing WKR’ • Grondslagen: Niets selecteren • Salarisafrekening: bij ‘Uitk/Inhouden’ kiezen voor ‘bijtelling’ het bedrag komt dan niet op de strook • Journaalpost: N.v.t. (bedragen komen waarschijnlijk al uit de financiële administratie) Dit component kan bij een of meer werknemers welke in de salarisverwerking berekend worden, vastgelegd worden met het bedrag waarover de eindheffing WKR berekend moet worden. Dit bedrag heeft geen invloed op de berekening van de werknemer zelf (vergelijk de eindheffing over kerstpakketten).

De salarisberekening berekent de juiste eindheffing en zet deze in het gereserveerde component 6182. Deze wordt via de loonaangifte aangegeven. Dit gereserveerde component 6182 dient u aan te passen qua journalisering.

14


Het vrijgestelde forfait moet berekend worden over het fiscale loon. Dit fiscale loon kunt u op meerdere manieren zichtbaar maken: Binnen het salarispakket van Visma kunt u op eenvoudige wijze een overzicht maken waar per loonheffingsnummer of administratieve eenheid de volgende gegevens worden afgedrukt:

• U kunt dit overzicht aanmaken via het programma Overzicht > Salaris > Werkkostenregeling en dit ziet er als volgt uit:

• Het fiscale loon wordt ook op diverse overzichten afgedrukt, zoals de verzamelloonstaat en de historische loonstaat. Het kan ook – mits ingericht – op de jaarstaat zichtbaar gemaakt worden. Per component kan aangegeven worden of de bedragen deel uitmaken van kosten in het kader van werkkostenregeling. Op het tabblad grondslagen kan aangegeven worden of de bedragen die op het salariscomponent zijn geboekt gebruikt worden bij het samenstellen van het overzicht werkkostenregeling.

15


Het vinkje wat u hier aanzet heeft geen effect op de salarisberekening, het dient uitsluitend om op het web een overzicht aan te maken met de bedragen die de fiscale vrije ruimte vullen. Voor bedragen die meetellen voor de fiscale vrije ruimte en afkomstig zijn uit andere pakketten (bijvoorbeeld het financiële pakket) kunt u een dummy component aanmaken. Het bedrag kunt u vervolgens bij een willekeurige medewerker invoeren. Dit dummy component kunt u aanmaken onder een nummer in de vrije reeks 1000-4999 met de volgende inrichting:

16


Het overzicht werkkostenregeling met bedrag van de fiscale vrije ruimte kunt u aanmaken via de button Overzichten en dan het menu Salaris > Overzichten > Werkkostenregeling te selecteren.

17


Vervolgens krijgt u dan onderstaand overzicht:

Tot slot Sinds 1 januari 2011 is de werkkostenregeling van kracht. U mag nog tot 2015 volgens de ‘oude regels’ werken. Let op: u maakt de keuze per jaar en bij aanvang van het kalenderjaar. De belastingdienst heeft voor de werkkostenregeling het ‘Handboek Loonheffingen 2013 Werkkostenregeling’ uitgegeven. U kunt dit downloaden via de website van de belastingdienst.

18

Beschrijving: Dossier werkkostenregeling Versie: 1.0, 28 oktober 2013 DOSSIER WERKKOSTENREGELING

Recommend Documents