Werkingsverslag Vlabus vzw

Werkingsverslag 2014 Vlabus vzw

Inhoudstafel 1.

Inleiding

2

2.

Deel I: Decretale opdrachten

3

2.1. Kenniscentrum met betrekking tot professionalisering en tewerkstelling in de sport

3

2.2. Aanspreekpunt voor de tewerkstelling van sportbegeleiders en sportondersteuners

3

2.3. Initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling in de sportsector te verhogen

3

2.4. Pool van sportbegeleiders en sportondersteuners beschikbaar stellen

4

2.5. De kwaliteit van de pool van sportbegeleiders en sportondersteuners verhogen door bijscholing en begeleiding, met bijzondere aandacht voor doelgroepen en maatschappelijke behoeften

4

2.6. Initiatieven om de kwaliteit van jeugdsportbegeleiders binnen sportverenigingen te verhogen en de professionele omkadering via coördinerende functies in sportverenigingen te verhogen

4

2.7. De organisatie uitbouwen, structureren en beheren

4

3.

5

Deel II: evaluatie per dienst

3.1. Dienst dienstverlening

5

3.2. Dienst HR

19

3.3. Kwaliteitszorg

23

3.4. Dienst Marketing & communicatie

24

3.5. Dienst kenniscentrum

28

3.6. Dienst financiën

31

3.7.

Staf

32

4.

Deel III: Realisaties jaaractieplan 2014

34

5.

Bijlagen

44

1. Inleiding Sinds 1 januari 2014 is Vlabus erkend door de Vlaamse Overheid. Via het decreet houdende “het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector” werden enkele opdrachten aan Vlabus toegekend. Als gevolg hiervan kent Vlabus sinds april 2014 als organisatie een geheel nieuwe structuur. Binnen Vlabus werden verschillende diensten onder leiding van een managementteam opgebouwd. Daarnaast werden de provinciale afdelingen omgevormd tot 3 regio’s. Ook een nieuw softwareprogramma op maat van Vlabus is operationeel geworden in de loop van 2014. Het werkingsverslag 2014 zal als gevolg daarvan anders opgebouwd zijn dan de voorgaande jaren. De realisaties en verantwoording met betrekking tot de decretale opdrachten worden in deel I beschreven. In deel II worden alle acties, zoals beschreven in het jaaractieplan 2014, ingedeeld in de betreffende dienst van Vlabus. Per actie wordt beschreven welke realisaties er bereikt werden. De operationele doelstellingen en acties die per dienst worden beschreven, kaderen in de 4 grote strategische doelstellingen van Vlabus: 

Strategische doelstelling 1: afstemmen van vraag en aanbod betreffende tewerkstelling in de sport Inspelen op de blijvende nood aan sporttechnische en organisatorische begeleiding, alsook de uitbouw van het aanbod van ondersteunende sport gerelateerde functies.



Strategische doelstelling 2: blijvend bevorderen van de kwaliteit van de tewerkstelling in de sport Extra zorg voor kwaliteit zowel op het sportterrein als op administratief vlak:  een betere matching via de nieuwe software  een betere opvolging klanten en personeel  permanente bijscholing van het personeel



Strategische doelstelling 3: uitbouwen van een kenniscentrum en een infoloket rond tewerkstelling in de sport Actieve kennisverzameling en –ontwikkeling over o.m. wetgeving en administratieve regelgeving, in functie van noden en behoeften bij professionalisering in de sport. Via een uitgebouwde loketfunctie instaan voor de nodige kennisverspreiding.



Strategische doelstelling 4: optimaliseren van de interne werking van Vlabus vzw De structuur en de interne werking aanpassen aan de opdrachten omschreven in het nieuwe decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector en in functie van de invulling van de drie bovenstaande strategische doelstellingen.

In deel III wordt een samenvatting van de evaluatie van het jaaractieplan 2014 opgenomen. De gerealiseerde acties worden in het groen geplaatst, niet- gerealiseerde acties in het rood. Een eindscore van 66,8 % is de uitkomst van het werkingsjaar 2014 voor Vlabus.

WV2014 - 2

2. Deel I: Decretale opdrachten 2.1. Kenniscentrum met betrekking tot professionalisering en tewerkstelling in de sport Een kenniscentrum Sport en Tewerkstelling werd in de loop van 2014 operationeel. Het Kenniscentrum van Vlabus is een platform, dat een antwoord wil bieden op alle vragen die betrekking hebben op arbeidsrecht en sociale wetgeving binnen de sporttewerkstelling. Ook met specifieke juridische vragen op het gebied van sport en tewerkstelling kan men bij deze dienst terecht. Op een Vlabus webpagina rond het Kenniscentrum Sport en Tewerkstelling vindt men interessante weetjes, achtergrondinformatie, actualiteit en duiding binnen het thema sport en tewerkstelling. Daarnaast gebruikt Vlabus haar expertise om als partner mee te werken aan het Bloso-Kics, het kennis- en informatiecentrum sport in Vlaanderen. Ze neemt hierin het deel sport en tewerkstelling voor haar rekening. Voor de verdere verwezenlijkingen van deze dienst verwijzen we naar deel II, dienst kenniscentrum.

2.2. Aanspreekpunt sportondersteuners

voor

de

tewerkstelling

van

sportbegeleiders

en

Vlabus is het aanspreekpunt voor tewerkstelling van sportieve profielen in Vlaanderen. In haar structuur werden 6 consulenten HR aangeduid. Zij zijn het aanspreekpunt voor alle vaste en losse lesgevers in heel Vlaanderen. Daarnaast zijn er sinds het najaar van 2014 ook 3 consulenten klanten aan de slag. Zij communiceren met alle klanten van Vlabus, alsook potentiële klanten. Daarnaast is er een consulent projecten die als aanspreekpunt fungeert voor alle sportclubs en trainers in het project, alsook sportondersteuners. Tot slot bestaat er sinds 2014 een kenniscentrum sport & tewerkstelling, aangevoerd door een juriste. Deze dienst staat paraat voor iedereen met vragen rond het thema sport en tewerkstelling.

2.3.

Initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling in de sportsector te verhogen

Vlabus nam in 2014 verschillende initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling te verhogen. Zo werkt een centrale personeelsdienst met een cel ‘werving en selectie’ aan een gerichte screening en selectie van potentiele kandidaten. Enkel gediplomeerde lesgevers en L.Ostudenten met minimaal 120 studiepunten geven les voor Vlabus opdrachten. Naast de diploma’s worden ook de competentie van medewerkers opgevolgd. Een nieuw beoordelingsproces werd voorbereid in functie van 2015. In functie van een goede of nog betere kwaliteit van de lessen worden heel wat lesbezoeken ingepland en vormingsplannen op maat van de lesgevers voorzien. Vlabus herstructureerde haar werking om op deze twee pijlers te kunnen inzetten in de toekomst. Voor de verdere verwezenlijkingen van de HR dienst verwijzen we naar deel II, dienst HR.

WV2014 - 3

2.4.

Pool van sportbegeleiders en sportondersteuners beschikbaar stellen

Het beschikbaar stellen van een pool lesgevers is de corebusiness van Vlabus. Voor het aantal tewerkgestelde lesgevers en het aantal uren lesopdrachten vervuld in Vlaanderen, verwijzen we naar deel II, dienst dienstverlening.

2.5. De kwaliteit van de pool van sportbegeleiders en sportondersteuners verhogen door bijscholing en begeleiding, met bijzondere aandacht voor doelgroepen en maatschappelijke behoeften Vlabus heeft ook in 2014 ingezet op de kwaliteit van haar lesgevers. Twee bijscholingen werden door Vlabus zelf georganiseerd voor vaste en losse lesgevers in 2014: 

Basiskennis schoolsportdagen op 26.02.2014 in domein Puyenbroeck (13 losse lesgevers)



Torball en Sporten met Grenzen op 28.02.2014 (46 vaste lesgevers)



Youfo Poul ball op 20.09.2014 (56 vaste lesgevers) in samenwerking met supporting partner Idemasport

Daarnaast volgen vaste lesgevers ook nog externe bijscholingen (lijst opleidingen vaste lesgevers in bijlage 1).

2.6. Initiatieven om de kwaliteit van jeugdsportbegeleiders binnen sportverenigingen te verhogen en de professionele omkadering via coördinerende functies in sportverenigingen te verhogen In de loop van 2014 hebben verschillende medewerkers van Vlabus de werking en de mogelijkheden wat betreft tewerkstelling toegelicht tijdens 10 regiovergaderingen. Hierop waren in totaal 88 sportfunctionarissen en regio-coördinatoren aanwezig. De mogelijkheden om de professionele omkadering in sportclubs te verbeteren via een professionele tewerkstelling bij Vlabus werden er gepromoot.

2.7.

De organisatie uitbouwen, structureren en beheren

In samenwerking met de firma Thetis werd in 2013 een herstructureringsproces geïnitieerd en in 2014 verder uitgerold. Een nieuw organisatiemodel werd voorgesteld en goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Het nieuwe organigram (bijlage 2) werd in 2014 bijna volledig ingevuld De functie financieel manager werd nog niet ingevuld maar opgevangen via een extern boekhoudkantoor (SBB). Ook de functie expert talentontwikkeling werd ‘on hold’ gezet tot begin 2015 als gevolg van het bevallingsverlof van de betreffende medewerker. In totaal werden 9 nieuwe aanwervingen gedaan in de loop van het jaar.

WV2014 - 4

3. Deel II: evaluatie per dienst 3.1.

Dienst dienstverlening

Operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten 01.01.01 Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven. In 2014 werden de 5 provinciale afdelingen omgevormd naar 3 regio’s: Regio West, Regio Zuid en Regio Noord:

Regio West omvat de provincie West-Vlaanderen, en het noordelijke deel van OostVlaanderen. Regio Zuid omvat het zuidelijke gedeelte van Oost-Vlaanderen, provincie Vlaams-Brabant en Brussel, en Zuid-Limburg. Regio Noord omvat de provincie Antwerpen en Noord -en Midden Limburg. Hierdoor hebben we een andere verdeling van gepresteerde uren tov van de afgelopen jaren. De drie Vlabuskantoren zijn sinds 2014 gevestigd in Gent (voor regio West), Leuven (voor regio Zuid) en Herentals (voor regio Noord).

WV2014 - 5

Onze sportbegeleiders verzorgden in 2014 in totaal 152.901 uren. Ten opzichte van voorgaand werkingsjaar is dit een terugval met 12.816 uren, een daling van 7,7% (zie grafiek 1 en tabel 1). De oorzaken van deze daling liggen onder andere bij besparingen bij de overheden (gemeenten, provincie, scholen). Het verlies van uren binnen samenwerkingsovereenkomsten in 2014 ten opzichte van 2013 bedraagt 6.795 uren. Dit verlies verklaart dus reeds de helft van de daling in uren. De provinciale overheden organiseren sinds de staatshervorming niet langer sport- promotionele evenementen (bvb. Kriebelmania, Seniorsportief, DAS beurzen, …), ook samenwerkingsovereenkomsten en projecten zijn weggevallen, met een terugval in uren bij deze klanten als gevolg. Ook de commercialisering van sportkampen speelt ongetwijfeld een rol. Ook bij de socioculturele verenigingen merkten we een lichte terugval. Hier ligt de geleidelijke prijsstijging vermoedelijk aan de basis. Grafiek 1: grafisch overzicht totaal aantal lesuren op jaarbasis, sinds 1987

WV2014 - 6

Tabel 1: Numeriek overzicht totaal aantal lesuren sinds 1987, alsook het aantal lesuren per regio vanaf 2014 (voorheen provinciale afdelingen)

Ant.

Lim.

O.-Vl.

Vl.-Brab.

W.-Vl.

Totaal

1987

3.575

5.613

5.029

6.055

6.122

26.394

1988

7.526

5.553

5.645

10.104

8.914

37.742

1989

7.454

5.709

6.551

8.367

7.894

35.975

1990

8.034

4.400

5.651

7.538

6.713

32.336

1991

8.222

5.656

7.064

8.542

9.242

38.726

1992

8.599

7.134

6.207

8.084

8.941

38.965

1993

9.726

8.065

7.612

8.212

7.700

41.315

1994

10.766

7.263

13.924

9.164

8.676

49.793

1995

12.944

8.531

17.514

10.243

12.195

61.427

1996

13.678

8.295

21.016

9.161

16.731

68.881

1997

16.891

9.527

22.953

10.514

17.873

77.758

1998

18.185

12.574

30.088

9.375

19.295

89.517

1999

22.336

13.514

39.773

9.326

22.667

107.616

2000

20.814

14.514

37.738

8.495

26.068

107.629

2001

23.130

15.548

38.103

7.642

26.782

111.205

2002

24.788

15.356

35.682

9.855

25.961

111.642

2003

26.064

14.965

31.248

10.912

29.840

113.029

2004

27.016

13.281

33.533

12.955

34.548

121.333

2005

25.640

14.873

30.077

12.852

27.118

110.560

2006

27.959

17.394

30.559

14.312

27.749

117.973

2007

30.797

19.621

30.910

15.439

27.796

124.563

2008

33.466

18.424

37.389

16.279

32.609

138.167

2009

35.067

20.375

39.088

17.549

33.662

145.741

2010

40.757

19.691

39.150

19.110

33.630

152.338

2011

37.662

20.874

42.614

21.049

33.075

155.274

2012

44.357

24.446

41.002

23.001

36.646

169.452

2013

43.799

22.628

39.116

21.239

38.935

165.717

2014

Regio Noord

Regio Zuid

Regio West

54.670

30.396

67.834

152.901

In regio West worden de meeste uren voor Vlabus gepresteerd (zie grafiek 2).

WV2014 - 7

Grafiek 2: Overzicht van het aantal lesuren op jaarbasis per regio

Wat de opdrachtgevers betreft, zien we vooral een stijging in het aantal opdrachten in de private sector (zie tabel 2). Het aantal opdrachten bij de overheden is, zoals eerder gesteld, gedaald. Binnen deze sector kennen we volgende opdrachtgevers:  Federale overheid = ministeries, ziekenhuizen, mutualiteiten en gevangenissen  Gemeentelijke overheid = gemeentebesturen en gemeentelijke vzw’s  Provinciale overheid = provinciale besturen en provinciale vzw’s  Onderwijs overheid = SVS en scholen  Vlaamse overheid = Bloso, Bloso/VTS en ISB Het aantal uren in de sportclubs en federaties is vooral in 2013 en 2014 sterk gestegen. Het aandeel van deze uren ten opzichte van het totaal aantal lesuren is gestegen tot 30,8% (grafiek 3). Voor de sportclubs ligt het project sportclubs hier aan de basis. Hierbij worden professionele krachten deeltijds of voltijds officieel ingeschakeld in een sportclub. Tabel 2: Numeriek overzicht aantal lesuren sinds 2007, per opdrachtgever

2009

2010

2011

Gemeentelijke overheid

84.575

84.178

83.664

85.449

81.090

Provinciale overheid

20.392

24.691

24.332

31.387

24.780

Vlaamse overheid

6.213

4.386

5.629

5.247

5.394

Onderwijs overheid

5.005

3.002

2.983

5.124

6.565

Federale overheid

63

204

728

1.381

208

Private Sector

29.491

35.878

37.939

40.864

47.680

54.106

18.649 1.966

19.992 2.092

22.833 3.421

29.975 2.549

37.227 2.021

47.097

8.743

13.697

11.458

8.292

8.353

6.908

Publieke Sector

Non-profit Sportclubs Federaties Soc.cult. verenigingen Profit totaal

2012 2013 2014 128.588 116.248 116.461 117.336 118.037 98.795

133 97 227 48 79 101 145.739 152.339 155.275 169.452 165.717 152.901 WV2014 - 8

Grafiek 3: De verdeling van lesuren bij verschillende opdrachtgevers in 2014

# uren 100.000,00 Socio-culturele verenigingen

80.000,00 60.000,00

Overheid

40.000,00 20.000,00

Profitsector

0,00 Sportclub

Het is duidelijk zichtbaar de voorbije jaren dat er een verschuiving gebeurde van publieke sector naar private sector. In 2014 is deze shift nog meer uitgesproken dan voorgaande jaren. Dit is duidelijk af te leiden uit tabel 3. Tabel 3: De verhouding tussen aantal uren en bijhorend percentage enerzijds in de publieke sector, anderzijds in de private sector, sinds 2009

2009 2010 2011 2012 2013 2014

TOTAAL 145.740 152.338 155.274 169.451 165.717 152.901

Publieke sector(u) 116.249 116.461 117.335 128.587 118.037 98.795

79,8 76,5 75,6 75,9 71,2 64,6

% % % % % %

Private sector (u) 29.491 20,2 % 35.877 23,6 % 37.939 24,4 % 40.864 24,1 % 47.680 28,8 % 54.106 35,4 %

De overheid blijft de grootste aanvrager, maar ziet zijn aandeel verder zakken met 19.242 uren ten opzichte van in 2013. Besparingen bij de overheden (provincie, gemeenten en scholen) liggen hier aan de oorsprong. Dit uit zich in het wegvallen van een aantal samenwerkingsovereenkomsten, het verminderen van het aantal sportkampen, en het later starten en vroeger stoppen van een aantal lessenreeksen. Ook de verdere uitbreiding van nieuwe, vaak lokale firma’s die privé sportdagen en sportkampen aanbieden (en invullen met zelfstandigen, niet-gediplomeerden of vrijwilligers) aan gemeenten spelen ongetwijfeld ook een rol. Het aandeel van de socioculturele verenigingen (oa Femma, KVLV, Okra, …) is ook teruggelopen met 1.445 uren ten opzichte van in 2013. Hier ligt de aangekondigde tariefstijging waarschijnlijk aan de basis. De verdeling van de opdrachten in verschillende ‘activiteiten’ is met het nieuwe softwareprogramma anders dan voorheen (zie tabel 4) . De uren van het project sportclubs zitten deels bij trainingssessies en administratie. De ‘eenmalige activiteiten’ zitten ook niet meer als dusdanig in het programma.

WV2014 - 9

Ook hier stellen we door de eerder aangehaalde besparingen bij een aantal activiteiten een terugloop vast. Er is een vermindering van het aantal uren onder de vorm van sportkampen, administratie (door daling aantal samenwerkingsovereenkomsten), sportdagen en strandanimatie. Bij sportklassen is er een stijging. Hier ligt de samenwerking met de sportdienst van Roeselare en 2 scholengroepen aan de basis. Hierbij geeft een vaste Vlabus lesgever voltijds les aan verschillende scholen in Roeselare voor het verzorgen van de sportklassen. Bij de lessenreeksen is er een stijging. Dit heeft onder meer te maken met de nieuwe indeling waarbij naschoolse activiteiten ook mee onder lessenreeksen zitten. Tabel 4: Overzicht van het aantal lesuren volgens activiteit, sinds 2009, rekening houdend met een nieuwe indeling in de software

tabel

2009

2010

2011

2012

2013

2014

Lessenreeks

46.125

49.386

50.105

53.574

56.819

63.063

Sportkamp

43.367

44.575

40.846

42.697

39.759

34.115

Administratie Pilootproject sportclubs Sportdag

11.919

13.386

16.186

21.052

14.456

4.871

12.482

12.841

14.586

18.984

23.386

15.722

16.787

16.870

17.037

16.444

13.755

Sportklas Eenmalige activiteiten Evenementen

4.346

3.496

3.314

4.052

4.126

4.500

6.319

4.699

5.014

3.985

3.913

1.142

890

2.360

2.400

141

1.003

Strandanimatie

1.984

2.166

2.212

2.211

2.031

1.639

Opleidingen Naschoolse activiteiten Trainingssessies

2.335

1.776

1.770

1.559

1.685

1.659

1.783

1.312

1.012

760

554

699

889

2.196

Vergadering totaal

28.289 10

145.741 152.339 155.274 169.452 165.716 152.901

De voorbije jaren werden geen statistieken op basis van doelgroepen gerealiseerd. Vanaf 2014 spelen doelgroepen een belangrijke rol in de uitvoering van de decretale opdrachten. In tabel 5 ziet men de verdeling van het aantal gepresteerde lesuren bij de verschillende, gedefinieerde doelgroepen.

WV2014 - 10

Tabel 5: Overzicht van het aandeel per doelgroep, aangeduid door klanten bij hun aanvraag

Doelgroepen

Percentage

Jeugd (-18)

30,29%

Volwassenen (18+)

14,96%

senioren (60+)

7,67%

Allochtonen

0,85%

Andersvaliden

1,98%

BLO/BUSO

0,76%

Gedetineerden

0,52%

Hartpatiënten

0,07%

Kankerpatiënten

0,01%

Zwangere vrouwen

0,03%

Gemengde doelgroep

42,86%

‘Gemengde doelgroep’ betekent dat verschillende leeftijden door elkaar deelnemen aan dezelfde sportactiviteit. De Vlabus lesgevers zijn voor 30% van de tijd betrokken bij jeugdleden. Bijna 15% wordt aan volwassenen lesgegeven. Tabel 6 geeft een overzicht van de verschillende ‘producten’ die door Vlabus geleverd worden aan de opdrachtgevers. Hier zien we dat de overheid massaal gebruik (41%) maakt van het voordelige clustertarief. Dit tarief wordt toegekend aan opdrachten die minstens 3 uur aaneensluitend op dezelfde locatie doorgaan. Tabel 6: Overzicht van het aantal gepresteerde uren per product

Product

# uren

Les overheid clustertarief

62.198

Les overheid basistarief

29.686

Les project sportclubs 2014

28.064

Les sportclubs

17.310

Les niet overheid

7.942

Opdracht overheid basistarief (actie scholen -10%)

2.967

Strandanimatie

1.630

Opdracht profitsector

101

Opdracht bijscholingen (Dynamo)

19

Opdrachten VTS

1.755

Sport ondersteunende functies

1.229

Wat de sportieve disciplines betreft, is uit tabel 7 af te leiden welke 10 disciplines het vaakst aan bod komen tijdens Vlabus opdrachten en dit per regio. Er zijn kleine regionale verschillen in de top 3 vast te stellen. In regio Noord staat het zwemmen op nummer 1, bij de 2 andere regio’s is dit omnisport en komt zwemmen op de tweede plaats. Dans komt zowel bij regio West, als regio Zuid op de derde plaats. Bij regio Noord staat dans pas op de zesde plaats.

WV2014 - 11

Tabel 7: Overzicht van de top 10 van disciplines per regio op basis van aantal lesuren

Regio Noord

Regio West Discipline

Regio Zuid

Discipline

# uren

%

# uren

%

Discipline

# uren

%

zwemmen

9.448

17,3 omnisport

17.916

26,4

omnisport

6.298

20,7

omnisport administratie sportclubs turnen gevorderden (club) administratie sportdienst

7.763

14,2 zwemmen

5.821

8,6

zwemmen

3.765

12,4

3.119

5,7

dans

4.178

6,2

dans

1.581

5,2

3.046

5,6

3.476

5,1

4,4

3.245

4,8

dans 1.523 naschoolse sport (sportacademie) 1.437

2,8

toestelturnen

2.377

3,5

kleuterturnen 1.467 administratie sportclubs 1.376 naschoolse sport (sportacademie) 1.120

4,8

2.393

avonturencircuit administratie sportclubs

2,6

3,0

turnen initiatie

813

2,7

onderhoudsgym

1.169

2,1

tennis 2.036 turnen gevorderden (club) 1.986

2,9

803

2,6

rugby

999

1,8

seniorenturnen

2,7

onderhoudsgym administratie sportdienst

723

2,38

1.809

In grafiek 4 wordt een overzicht van de top 10 disciplines over de 3 regio’s heen weergegeven. Omnisport en zwemmen wordt het vaakst gegeven door Vlabus sportlesgevers. Grafiek 4: Overzicht van de top 10 van disciplines op basis van aantal lesuren over de regio’s heen

Aantal uren per discipline 35.000,00 30.000,00 25.000,00 20.000,00 15.000,00 10.000,00 5.000,00 0,00

Het aantal uren Multimove door Vlabus lesgevers ingevuld is 841 uren in 2014. Wat de verdeling betreft van vaste versus losse sportbegeleiders bij de invulling van lesopdrachten is in tabel 8 duidelijk af te leiden dat de losse lesgevers in 2014 nog steeds het grootst aantal opdrachten invullen, namelijk 51,5%. Het aandeel van gepresteerde uren door vaste lesgevers is ca 27%, semi-vaste1 lesgevers vullen ongeveer 21% van de lessen in. Tabel 8: Overzicht van gepresteerde uren door vaste, semi-vaste en losse lesgevers

1

Semi vaste lesgevers zijn lesgevers die op zeer regelmatige basis voor Vlabus werken o.a. in projecten of samenwerkingsovereenkomsten.

WV2014 - 12

4,5 3,7

Vaste sportbegeleiders Vaste sportbegeleiders sociale maribel Trainers project sportclubs (semi) Sport ondersteunende functies (semi) Samenwerkingsovereenkomsten (semi) Losse sportbegeleiders

2014 37.245 3.930 28.064 1.230 3.693 78.740

% 24,4 2,6 18,3 0,8 2,4 51,5

Totaal

152.901 100,0

Over de 3 laatste jaren heen is er echter wel een duidelijke terugval vast te stellen (zie tabel 9) bij het aantal uren gepresteerd door uurloners. De terugval in sportkampen en sportdagen speelt hier ongetwijfeld een rol. Het is duidelijk te zien dat de uren door maandloners en sociale maribel gepresteerd, bijna status quo blijven. Tabel 9: Overzicht van gepresteerde uren door maandloners versus uurloners, sinds 2012

Sportbegeleiders met maandloon Sportbegeleiders sociale maribel Sportbegeleiders met uurloon

2012 66.958 4.087 98.405

2013 70.043 4.021 91.654

2014 70.231 3.930 78.740

% 45,9 2,6 51,5

Totaal

169.450 165.718 152.901 100,00

Binnen de uren, gepresteerd door maandloners is er echter wel een duidelijke verschuiving van maandloners die voorheen werkten binnen samenwerkingsovereenkomsten naar maandloners die werken binnen het project sportclubs. 01.01.02 Samenwerkingsovereenkomsten afsluiten als hefboomfunctie/opstap naar volwaardige tewerkstelling binnen het eigen kader van de organisatie. Voor (bepaalde) tijdelijke projecten kunnen sportdiensten en federaties beroep doen op Vlabus om snel en flexibel sportbegeleiders in te zetten. In 2014 zorgde Vlabus binnen twee samenwerkingsovereenkomsten voor de aanwerving van 2 personeelsleden die ingeschakeld werden voor de coördinatie van kleutersportdagen voor de sportregio’s Kempen en Antwerpse Kempen. Een andere samenwerkingsovereenkomst met vzw Antwerpen Sportstad werd verlengd. Hierbij werd een lesgever ingeschakeld voor het lesgeven in het kader van Buurtsport. In september 2014 ging het project ‘Arkorum’ van start. Dit is een samenwerking tussen de sportdienst van Roeselare, Vlabus, en 2 scholengroepen. Een lesgever van Vlabus verzorgt hierbij de sportklassen. De samenwerking verloopt succesvol. Dit concept wil Vlabus doortrekken naar andere gemeenten en regio’s. Operationele doelstelling 01.02: Administratief tewerkstellen van, door sportactoren voorgestelde, sportbegeleiders/docenten 01.02.01 Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven. Diverse partners en klanten, onder andere Bloso VTS, Parantee, Dynamo en een aantal federaties (Vlaamse Squashfederatie, Vlaamse Ju-Jitsu Federatie, Vlaamse Schermbond, WV2014 - 13

Vlaamse Rugbybond, Vlaamse Judofederatie, Vlaamse Schermbond, Vlaamse Karate Federatie, Vlaamse Handbalvereniging) stellen zelf een sportlesgever voor. Vlabus zorgde voor de verdere administratieve afhandeling voor de tewerkstelling. Ook sportclubs met een samenwerkingsovereenkomst stellen meestal zelf een potentiële trainer voor. Het gaat hier naar schatting om ongeveer 20% van het totaal aantal uren. Het exacte aantal uren waarbij de klant zelf een lesgever voorstelt, kan via het softwareprogramma nog niet exact bepaald worden. Naar 2015 toe wordt echter bekeken welke aanpassingen nodig zijn om dit toekomstgericht te kunnen meten. 01.02.02 Samenwerkingsovereenkomsten afsluiten als hefboomfunctie/opstap naar volwaardige tewerkstelling binnen het eigen kader van de organisatie. Voor (bepaalde) tijdelijke projecten kunnen sportdiensten en sportclubs beroep doen op Vlabus om snel en flexibel hun voorgestelde sportbegeleiders, docenten en sport gerelateerde functies in te zetten. In 2014 werden 7 samenwerkingsovereenkomsten afgesloten of verlengd. Hierbij stelden de klanten zelf een kandidaat voor. Ten opzichte van 2013 (15 samenwerkingsovereenkomsten) is dit een terugval. De besparingen bij gemeenten en provincie liggen hier aan de oorsprong. 01.02.03 Uitbreiden van de tewerkstelling van docenten en gastsprekers. Oplijsten van potentiële (sport)organisatoren die sportgerelateerde opleidingen en bijscholingen aanreiken voor de verloning van hun docenten en gastsprekers Ook in 2014 werden docenten en gastsprekers tewerkgesteld (1.659 uren), en voor een klein deel vergoed in de vorm van honoraria (166 uren). Samen is dit goed voor 1.825 uren. Dit is ten opzichte van 2013 (1.685 uren) een stijging met 8%. De    

voornaamste spelers in deze lijst van potentiele organisatoren: VTS VSF/Dynamo Gemeenten/ISB Provinciale sportdiensten: APB Sport en de Provincie Vlaams-Brabant in 2014

01.02.04 Mogelijkheid tot samenwerking in verband met de loonadministratie van AOP’ers onderzoeken. Sportbegeleiders van Vlabus en van Bloso verzorgen terzelfdertijd prestaties aan verschillende loon- en arbeidsvoorwaarden. Gelijkstelling onderzoeken en implementeren. In 2014 werd het onderzoek nog niet opgestart. Dit staat geprogrammeerd voor 2015. Voornamelijk het luik rond de tewerkstelling van lesgevers op evenementen zal besproken worden. Operationele doelstelling 01.03: Uitbreiden van de dienstverlening ifv tewerkstelling in de sportsector 01.03.01 Sportclubs blijven ondersteunen via project halftijdse tewerkstelling aan een betaalbaar tarief. Uitwerken van een ondersteunings- en opvolgingsplan voor sportclubs op lange termijn met duidelijke criteria en doelstellingen binnen een afgebakend budget. Bij de reorganisatie heeft Vlabus een nieuwe functie in het leven geroepen, de ‘consulent projecten’. Deze consulent projecten houdt zich o.a. bezig met het opvolgen van het project sportclubs en de sport ondersteunende functies.

WV2014 - 14

In 2014 zijn 47 clubs ingestapt in het project sportclubs, en werden 40 trainers ingeschakeld. In het sportjaar 2013-2014 telde het project sportclubs 30 trainers die werkten in 36 sportclubs. Ook in 2014 hebben meerdere clubs samengewerkt en gemeenschappelijk een trainer via Vlabus tewerkgesteld (basketbal, handbal, …). Met de clubbestuurders en - trainers werd op 8 en 15 mei 2014 vergaderd om een tussentijdse evaluatie te maken en tegelijk een brainstorm te doen in verband met de invulling van sport ondersteunende functies. Voor het sportjaar 2014-2015 werden de mogelijkheden van tewerkstellingsbreuk uitgebreid van 15,2/38 tot 38/38, dit als tegemoetkoming aan de vraag van de clubs naar meer flexibiliteit in het project. In het najaar 2014 werden de tarieven vastgelegd en gecommuniceerd voor de komende jaren (middellange termijn). De bedoeling is om de clubs te begeleiden naar zelfredzaamheid en professionalisering. Een tariefstijging is trapsgewijs vastgelegd in 2 trajecten. Clubs die in de periode vóór juni 2015 in het project zitten komen in een 5-jarig traject, nieuwe clubs (vanaf juli 2015) komen in een 3-jarig traject. 01.03.02 Initiatieven uitwerken om de professionele omkadering via coördinerende functies in de sportclubs te verhogen. Oprichten van een werkgroep sportclubs waarbinnen initiatieven (functies, functieomschrijvingen, loonvoorwaarden, …) worden uitgewerkt. De werkgroep sportclubs werd opgericht en bestaat uit verschillende actoren (VSF, G-sportVlaanderen, sportclubs, VGC, gemeenten, Vlabus). In 2014 kwam de werkgroep 5 keer bij elkaar (18.02.2014 – 27.03.2014 – 21.05.2014 – 4.09.2014 – 7.10.2014) In de werkgroep werden o.a. volgende zaken uitgewerkt:  opstellen van functieomschrijvingen voor de sport ondersteunende functies met bijhorende loonvoorwaarden  aanpassingen binnen het huidige project sportclubs o.a. het herbekijken van toegestane tewerkstellingsbreuken binnen het project sportclubs  reglementering voor het instappen van nieuwe sportclubs in het project 01.03.03 Samenwerken met verschillende organisaties ifv dienstverlening naar specifieke kansengroepen: in kaart brengen van kansengroepen en de bijhorende behoeften en noden detecteren. In      

2014 werden verschillende kansengroepen gedefinieerd: personen in armoede personen met een migratieachtergrond personen met een beperking gedetineerden laaggeschoolden obesen: het project Move XL waarbij obese kinderen begeleid werden, liep ook nog verder. Dit is een samenwerking tussen de provincie West-Vlaanderen, de LOGO’s en Vlabus.

Tijdens verschillende overlegmomenten met VGC (op 25.08.2014), G-sport Vlaanderen (op 7.08.2014) en de Rode Antraciet (op 26.08.2014) werden de noden en behoeften van deze kansengroepen gedetecteerd en besproken. In 2014 lag de focus vooral op 2 specifieke kansengroepen, nl. personen met een beperking en gedetineerden.

WV2014 - 15

Wat betreft de doelgroep personen met een beperking werden o.a. de volgende zaken gerealiseerd:  In 2014 werd een samenwerking met G-sport Vlaanderen op poten gezet. Een actieplan werd opgesteld (07.08.2014-29.10.2014-17.12.2014) voor uitvoering in 2015. Belangrijkste doelstellingen zijn: wederzijdse versterking via promotie, de uitbreiding van de pool potentiele G-sportlesgevers en de prestatie van méér G-sporturen.  In 2014 werden een aantal acties gerealiseerd o.a.: o Voorbereiding vorming dag rond G-disciplines voor sportbegeleiders en consulenten dienstverlening 2015. o Een aangepast tarief (15% korting) voor G-sport werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur met toepassing vanaf 1 januari 2015. Als doel voor 2015 werden 4.000 lesuren vooropgesteld. o In 2014 gaven 126 lesgevers les aan mensen met een beperking (2.037 uren). Wat betreft de doelgroep gedetineerden werd het volgende ondernomen:  In 2014 werd de samenwerking met De Rode Antraciet (DRA) geïntensifieerd.  Er vonden verschillende overlegmomenten plaats (26.08.2014 en 09.09.2014)  Op 09.10.2014 kregen de consulenten dienstverlening, de adjunct-directeur en de manager dienstverlening een uiteenzetting en rondleiding in de hulpgevangenis van Leuven.  Op basis van praktische input van DRA, werd een document met praktische richtlijnen en procedures in verband met het lesgeven in 17 gevangenissen uitgewerkt. Het is de bedoeling de pool aan lesgevers die bereid is les te geven in gevangenissen uit te breiden. Deze infobundel is bedoeld vooroordelen weg te nemen bij potentiele lesgevers en zal vanaf 2015 verspreid worden aan alle potentiële lesgevers.  In 2014 gaven 18 lesgevers les aan gedetineerden (630 uren). Operationele doelstelling 01.04: Aanbieden van sport ondersteunende functies 01.04.01 Voorbereidend onderzoek voeren naar ondersteunende taken binnen de sportsector: in kaart brengen van de behoeften en opstellen van een stappenplan ter implementatie van de tewerkstelling van sportondersteuners. Met de sportclubs werd samengezeten en een brainstorm opgezet rond de sport ondersteunende functies (08.05.2014 en 15.05.2014). Dit werd teruggekoppeld naar de werkgroep sportclubs die voorstellen gedefinieerd heeft op het gebied van functies, lonen, functieomschrijvingen (van A tot en met D-niveau). In functie van een proefproject bekijkt het kenniscentrum van Vlabus bijhorende BTWproblematiek. Op 18.12.2014 werd in een overleg (met een afgevaardigde van VSF/Dynamo, Gymfed en afgevaardigden van SBB waaronder een expert BTW) een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van BTW-vrijstelling voor nieuwe diensten die Vlabus zou kunnen aanbieden. Operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren 02.02.01 Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse): jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen) groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking. De consulenten HR bezochten in 2014 samen 28 vaste lesgevers en 38 losse lesgevers. De beoogde doelstellingen (10% van de losse lesgevers, en 2 lesgeversbezoeken per vaste lesgever) werden hier niet bereikt als gevolg van tijdsgebrek van de betreffende medewerkers. De herstructurering naar Vlabus 2.0 en het implementeren van nieuwe software liggen hier aan de basis.

WV2014 - 16

Het personeel (ook administratieve medewerkers) van Vlabus volgde in totaal 1.135 uren vorming in 2014. Ten opzichte van 2013 is dit een daling met 413 uren. De oorzaak hiervan ligt bij de werkdruk die de reorganisatie van Vlabus met zich meebracht. De functie van Expert talentontwikkeling, die vormingsplannen op maat voor elke Vlabusmedewerker dient te maken, werd in 2014 nog niet ingevuld. Er werd opnieuw ingezet op de vorming van trendsporten zoals Youfo, Poull ball, piloxing, zumba-step, freerunning en bokwa. Vlabus organiseerde in 2014 enkele bijscholingen voor vaste en losse lesgevers:  Basiskennis schoolsportdagen op 26.02.2014 in domein Puyenbroeck (13 losse lesgevers)  Torball en Sporten met Grenzen op 28.02.2014 (46 vaste lesgevers)  You fo en Poul ball op 20.09.2014 (56 vaste lesgevers) in samenwerking met supporting partner Idemasport Daarnaast volgen vaste lesgevers en administratieve medewerkers bijscholingen (lijst opleidingen vaste lesgevers in bijlage 1).

ook

nog

externe

Operationele doelstelling 02.03: Klantentevredenheid opvolgen 02.03.02 Klachtenmanagementsysteem optimaliseren: updaten van de bestaande klachtenprocedure: op een “alles kan beter document” kunnen klanten via hun eigen login hun “verzuchtingen” invullen en opvolgen. Er werd een procedure uitgeschreven voor het extern klachtenmanagement. De nieuwe software laat ook toe klachten, meldingen en suggesties te registreren via een ‘alles kan beter’- knop. Deze werden opgevolgd door de consulenten klanten. Tabel 10: Overzicht van aantal ingebrachte klachten en bijhorende onderwerpen

Inventarisatie meldingen – vragen – opmerkingen - klachten via OpenERP

2014

Door wie aangebracht? via DocRoom door klant ingebracht door consulent klanten Totaal

36 8 44

Onderwerp van de klacht aanvragen via klachtenknop vraag om gegevens te wijzigen opmerkingen over lesgever opmerkingen over facturatie opmerkingen over software Totaal

6 4 3 14 17 44

02.03.03 Persoonlijk contact met actieve klanten, potentiële klanten en ex-klanten verhogen en intensifiëren: via plaatselijke bezoeken zowel de actieve als non-actieve als potentiële klanten bevragen over de (huidige) samenwerking, de kwaliteit van de dienstverlening en het (nieuwe) aanbod van Vlabus.

WV2014 - 17

In totaal hadden we 929 actieve klanten in 2014. Hiervan werden er 95 bezocht door de consulenten klanten. Dit komt overeen met 10,2 %. De vooropgestelde doelstelling van 10% klantenbezoeken in 2014 werd dus behaald. Er werden 32 prospects bezocht (10 vooropgesteld). Er werden echter slechts 8 ex-klanten bezocht (10 vooropgesteld). De 3 consulenten klanten beantwoordden bovendien dagelijks telefonische vragen van klanten over de nieuwe software (voornamelijk rond het gebruik van Docroom en facturatie). Om de klanten op weg te helpen met de nieuwe software werden er 7 infosessies georganiseerd. Met de klant VGC (Vlaamse Gemeenschapscommissie) werden verschillende overlegmomenten (27.08.2014, 03.10.2014, 27.11.2014) in functie van de integratie in 2016 gehouden. Hierbij werd een inventarisatie gemaakt van de gelijkenissen en verschillen in de werking.

WV2014 - 18

3.2.

Dienst HR

Operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten 01.01.03 Databank van gediplomeerde sportbegeleiders updaten en uitbreiden. Huidig databestand gediplomeerde sportbegeleiders in nieuwe software op punt zetten. Actief potentiële sportbegeleiders benaderen via onder meer bezoeken in hogescholen en universiteiten. De 2 officers werving & selectie houden de bestaande databank van lesgevers up to date. In de databank wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve lesgevers en niet-actieve lesgevers.  

De actieve lesgevers zijn de lesgevers die voldoen aan diplomavereisten en klaar zijn in het softwareprogramma om te matchen op een opdracht. De niet-actieve lesgevers zijn de lesgevers die nog niet ingeschakeld werden omdat hun dossier in de software nog niet afgerond is omdat zij niet beschikken over een diploma. In het laatste geval worden de sollicitanten doorverwezen aan VTS voor het volgen van een cursus.

Om de databank uit te breiden met actieve lesgevers werden volgende acties genomen:  Updaten dossiers niet-actieve lesgevers  Acties op lijsten VDAB (vooral in kader van openstaande opdrachten binnen dienstverlening)  Acties op lijsten VOTAS -databank (vooral in kader van openstaande opdrachten binnen dienstverlening)  Acties op lijsten hogescholen en universiteiten (vooral in kader van openstaande opdrachten binnen dienstverlening)  Intensieve opvolging van elke spontane sollicitatie  Aanpassen teksten op de Vlabus website waardoor het aantal sollicitaties is gestegen Tabel 11: Overzicht van aantal up to date dossier in de databank van lesgevers

Actieve lesgevers Niet- actieve lesgevers Totaal

Up to dossier databank 1.349 1.330 2.679

date in

Aandeel

50,4% 49,6%

In tabel 11 is te zien dat ongeveer de helft van de lesgevers in de databank in 2014 ‘matchbaar’ zijn. In 2014 werden 4 hogescholen bezocht (Karel De Grote Hogeschool Antwerpen, Thomas More Turnhout, Groep T Leuven, Katholieke Hogeschool Limburg). Het aantal bereikte studenten

WV2014 - 19

01.01.08 Vanuit VOTAS de Vlabus-databank aanvullen en bijwerken De gegevens van potentiele lesgevers werden in de databank van de Vlaamse Trainersschool nagegaan. Als daar diploma’s in stonden vermeld die niet in de Vlabus databank zaten, dan werden ze in het dossier van betrokkene aangevuld. Ook werden de diploma’s gekopieerd en bijgevoegd de Docroom (de digitale documentatieruimte) van de lesgever. Indien er geen kopie van het diploma raadpleegbaar bleek, werd dit opgevraagd. Met behulp van de VOTASdatabank werden 939 dossiers bijgewerkt. Informatie waarover Vlabus beschikte, maar de Vlaamse Trainersschool niet, werd aan VTS doorgegeven. 01.01.10 Wervingscampagne voeren: via diverse wervingskanalen potentiele sportlesgevers en sportondersteuners aantrekken om zo de databank uit te breiden en meer opdrachten te kunnen vervullen In 2014 was Vlabus in functie van de uitbreiding van haar pool lesgevers aanwezig op volgende jobbeurzen:     

Jobinfodag KUL op 25.02.2014 Brussels Career Event op 19.03.2014 Jobbeurs Howest op 26.03.2014 Jobbeurs ICC Gent op 01.04.2014 Stand Go! op 10.10.2014

In 2014 werd opnieuw een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met VDAB in kader van de publicatie van vacatures via de website www.vdab.be en extra visibiliteitsacties van VDAB uit. Operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren 02.02.01 Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse): Jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen) groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking.  Zie boven, blz 16. 02.02.02 Daarnaast worden vormingsplannen opgesteld voor en uitgevoerd door de vaste medewerkers. Vormingsplannen voor alle vaste lesgevers werden opgesteld, opgevolgd en uitgevoerd door de consulenten HR. Voor de administratieve medewerkers is dit in 2014 niet gebeurd. Heel wat medewerkers zijn na de herpositionering in een andere functie gestart. Zodra de Expert talentontwikkeling aan de slag is, zal deze taak met prioriteit opgenomen worden. 02.02.03 Databank oefenstof en know how uitbreiden, kwalitatief opvolgen en integreren in de werking: Jaarlijks dienen de vaste lesgevers oefenstof aan te leveren die, na screening, beschikbaar gesteld wordt op het intranet. Een kwalitatieve opvolging van de inhoud en de vorm van deze oefenstof wordt opgenomen in het takenpakket van één of meerdere Vlabus medewerkers.

WV2014 - 20

Er werden 22 nieuwe lesvoorbereidingen aangebracht door vaste lesgevers en op het intranet van Vlabus geplaatst. Deze oefenstof is een goede basis bij vervangingen of voor nieuwe lesgevers. Het aantal aangebrachte lesvoorbereidingen ligt veel lager dan vooropgesteld (doelstelling 2 per vaste lesgever, dus 120) door een aantal redenen (personeelswissels, herstructurering,…). Het concept van de verzameling en verspreiding van kwalitatieve lesvoorbereidingen en oefenstof wordt in 2015 door de Expert talentontwikkeling herbekeken. Een nieuw concept dringt zich op. 02.02.04 Initiatieven uitwerken ter verhoging van de kwaliteit van sportondersteuners in sportclubs: Oplijsten van initiatieven (jeugd)sportbegeleiders / sportondersteuners te verbeteren

(jeugd)sportbegeleiders/ om de kwaliteit van

 Zie boven, blz 4. Operationele doelstelling 04.01: Efficiëntie in de interne organisatie nastreven 04.01.01 De structuur van Vlabus aanpassen en uitrollen volgens de behoeften, zodat de huidige werking efficiënter kan gebeuren en optimaal kan groeien. Binnen de decretale opdrachten de vereiste personeelsbezetting (organigram) in kaart brengen en volgens prioriteit en budget de nodige aanwervingen uitvoeren Begin april 2014 werd de nieuwe structuur, zoals uitgetekend door firma Thetis na de audit, uitgerold. Intern werden alle medewerkers geherpositioneerd (organigram in bijlage 2). In de periode juni – december werden de overige functies ingevuld met externen. In totaliteit werden 9 nieuwe medewerkers aangeworven. Een deel van het budget voor de wervingscampagne werd daarom in 2014 besteed aan de bekendmaking van de vacatures voor administratieve functies via allerhande kanalen. Volgende wervingskanalen werden gebruikt:  VDAB  ISB website  VSF website  Linked In  Vacature.com  De Zondag en De Streekkrant

WV2014 - 21

Operationele doelstelling 04.02: uitbouwen en implementeren van een aangepast personeelsbeleid 04.02.01 Op basis van de gevalideerde resultaten van de audit 2013 een aangepast personeelsbeleid uitbouwen en implementeren. In 2014 ging Vlabus van start met een gecentraliseerde personeelsdienst. Binnen het managementteam werd een visie op de toekomst ontwikkeld en in de praktijk omgezet. Er       

werd onder andere rond volgende thema’s gewerkt: Striktere toepassing sociale wetgeving Uitwerken van HR gerelateerde procedures om professioneler te kunnen werken Uitschrijven van dienstnota’s om HR gerelateerde afspraken te verduidelijken/aan te passen Nadruk gelegd op de inschakeling van gekwalificeerde lesgevers Optimaal gebruik van de databank Wegwerken van historisch gegroeide uitzonderingen met betrekking tot het personeelsbeleid Wegwerken van verschillen tussen de regio’s met betrekking tot loonsverwerking

04.02.02 Vormen en opleiden personeelsleden o.a. ifv specifieke (kansen)groepen en laaggeschoolden. De werkgroep vorming organiseert de nodige opleidingen voor personeelsleden in het kader van de vooropgestelde beleidsaccenten (o.a. kansengroepen). Binnen het beoordelingsproces worden de vormingsuren per personeelslid opgevolgd en geëvalueerd.  zie boven, blz. 16 04.02.03 Extra tewerkstelling (o.a. voor laaggeschoolden) creëren door het verhogen van het aantal VTE’s. Voor nieuwe en kwaliteit bevorderende functies alsook in het kader van projecten worden extra personeelsleden aangeworven door de overdracht van DAC-middelen. Het realiseren van extra tewerkstelling is één van de decretale opdrachten. De personeelsmiddelen uit de verevening van de provincies en de herverdeling van de DACmiddelen dienen hiervoor aangewend te worden. In de sociale balans 2014 is te zien dat Vlabus in 2014 gemiddeld 124,8 voltijdse equivalenten heeft tewerkgesteld t.o.v. 108,6 voltijdse equivalenten in 2013. In 2014 werd, na een interne audit, het administratief kader omgevormd en uitgebreid . Dit moet op korte termijn de werking op het terrein doen verbeteren en doen groeien. 04.02.04 Personeelstevredenheid opvolgen: bijsturen van de bestaande tevredenheidsenquête. Om de 2 jaar monitoring van de resultaten en opvolgen van de verbeterpunten in functie van de tevredenheidsgraad van de vaste personeelsleden. Via persoonlijke bezoeken aan en via een online enquête de tevredenheid en de verwachtingen van losse sportbegeleiders/sportondersteuners aftoetsen. Het managementteam besliste tijdens de management teamdag van 9.09.2014 in SintNiklaas, gezien de prioritair te verwezenlijken doelstellingen, dit punt te verschuiven naar 2015.

WV2014 - 22

3.3.

Kwaliteitszorg

Operationele doelstelling 02.01: Continuïteit en efficiëntie optimaliseren 02.01.01 Bepalen KPI’s in functie van nieuwe software. Vastleggen nulwaarde van verschillende KPI’s mbt continuïteit en efficiëntie (RSZ, vervangingen, trouwe uurloners,…): via de nieuwe software zal het mogelijk zijn om specifiek cijfermateriaal te verzamelen die nuttig is zowel wat de huidige werking betreft als wat kan/moet bijgestuurd worden.                

Hoeveel aanvragen werden er ingediend en hoeveel van deze aanvragen werden ingevuld? Hoeveel lesuren bevatten de ingevulde aanvragen? Verdeling van de ingevulde aanvragen per regio? Welke type organisaties vragen de meeste uren aan? Welk producten worden het meest gebruikt? Overzicht van type organisaties met bijhorende producten en prijzen Welke activiteiten worden het meest aangevraagd? Welke aangevraagde disciplines krijgen we moeilijk ingevuld? Welke disciplines kunnen onze lesgevers geven? Hoeveel uren gepresteerd in functie van doelgroepen? Welk soort contracten worden er opgesteld? Aantal uren met RSZ-vrijstelling? Wat is de verdeling van de lesuren tussen de vaste en de losse lesgevers? Hoeveel last minute opdrachten werden er ingevuld? Aantal matchingen ten opzichte van het aantal actieve lesgevers in de databank? Hoeveel trouwe uurloners?

In bijlage meer gedetailleerde info (bijlage 3).

Operationele doelstelling 04.01: Efficiëntie in de interne organisatie nastreven 04.01.01 De structuur van Vlabus aanpassen en uitrollen volgens de behoeften, zodat de huidige werking efficiënter kan gebeuren en optimaal kan groeien In januari 2014 werd er live gegaan met het nieuwe softwareprogramma OpenERP en het document managementsysteem DocRoom. Het programma was klaar voor gebruik maar er zaten zoals bij elk nieuw programma nog kinderziektes in. Een aantal views werkten niet of niet correct en een aantal ontbrekende gegevens die tijdens het gebruik naar boven kwamen, dienden te worden toegevoegd. In 2014 heeft werd het programma verder geoptimaliseerd: zoeken naar oplossingen voor problemen, bespreken van problemen met externe partners, oplossingen testen en verder uitwerken, workflow aanpassen en verbeteren waar nodig, hulp bieden aan klanten, lesgevers en werknemers via telefoon en e-mail (first line helpdesk). Omdat er tot vóór december 2014 geen ICT-er in dienst was bij Vlabus en de bijsturingen bij de implementatie van het softwareprogramma prioritair waren, werd in 2014 nog geen werk gemaakt van een kwaliteitsmanagementsysteem.

WV2014 - 23

3.4.

Dienst Marketing & communicatie

Operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten 01.01.04 Promotiecampagne voeren met bijzondere aandacht voor lokale sportclubs Een aantal promotionele acties (overzicht zie bijlage 4) werden in 2014 uitgevoerd. Vlabus wil aanwezig zijn op elk evenement/activiteit waarbij men een breed publiek kan aanspreken en in het bijzonder organisaties waarop (potentiële) klanten aanwezig zijn:       

Aanwezigheid op een tennistornooi van SDI Tennis: promomateriaal (50 promopakketten), + vermelding nieuwsbrief + tekst en foto Vlabus in programmaboekje 31.07.2014 – 10.08.2014 Vermelding Vlabus in powerpoints voor VFV, Gymfed, G- sport Vlaanderen, powerpointpresentaties voor studenten in hogescholen e.d. Aanwezigheid met een beursstand op het ISB Congres 19 – 20.03.2014, vrijetijdscentrum Jabbeke SVS startvergaderingen (september 2014) GO slot event (12.11.2014) Aanwezigheid met een beursstand op de BVLO studiedag (14.11.2014) Aanwezigheid met een beursstand op de Dag van de Trainer (13.12.2014)

Op alle evenementen worden (potentiële) klanten en/of lesgevers steeds gestimuleerd zich in te schrijven voor de Vlabus nieuwsbrief. In tabel 12 kan, als gevolg van deze acties, een duidelijke stijging in aantal geabonneerden vastgesteld worden. Tabel 12: cijfers rond het gebruik van de Vlabus website in 2013 en 2014

December 2013

Nieuwsbrief vaste medewerkers 102

Nieuwsbrief losse medewerkers 3.148

Nieuwsbrief klanten 1.919

December 2014

141

4.450

2.658

01.01.05 Wervingscampagne voeren: via diverse wervingskanalen potentiele sportlesgevers en sportondersteuners aantrekken om zo de databank uit te breiden en meer opdrachten te kunnen vervullen Een aantal wervingsacties (overzicht zie bijlage 5) werden in 2014 uitgevoerd. Hierbij wil Vlabus aanwezig zijn op elk evenement/activiteit waarbij men een breed publiek kan aanspreken, en in het bijzonder organisaties waarop (potentiële) lesgevers aanwezig zijn: -

Actief gebruik sociale media (Facebook reeds volop in gebruik, Twitter en LinkedIn zullen in 2015 actief gebruikt worden). Opvragen lijsten afgestudeerden bij onderwijsinstellingen Voorstelling Vlabus bij diverse onderwijsinstellingen (5.12.2014, Groep T Leuven)

WV2014 - 24

Operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren 02.02.05 Initiatieven uitwerken ter verbetering van de inhoud van de lessen: via klantenbezoeken en – bevragingen inventariseren wat de specifieke noden zijn bij (potentiele/huidige) klanten wat betreft de inhoud van de opdrachten. Het managementteam besliste tijdens de management teamdag van 9.09.2014 in SintNiklaas, gezien de prioritair te verwezenlijken doelstellingen, dit punt te verschuiven naar 2015. Operationele doelstelling 02.03: Klantentevredenheid opvolgen 02.03.01 Klantenenquête en tevredenheidsmetingen optimaliseren: klantenenquête en herbepalen van de nulwaarde.

vernieuwen

van

de

huidige

Het managementteam besliste tijdens de management teamdag van 9.09.2014 in SintNiklaas, gezien de prioritair te verwezenlijken doelstellingen, dit punt te verschuiven naar 2015. Operationele doelstelling 02.04: Optimaliseren van de externe communicatie 02.04.01 Opstellen van een langetermijnstrategie mbt externe communicatie: samenwerking met een ervaringsdeskundige bij het opstellen van een langetermijnstrategie. In 2014 werden diverse communicatiebureaus gecontacteerd. Finaal werd gekozen voor de firma Artex. In functie van het opzetten van gerichte campagnes met een meetbaar resultaat. De prioriteiten op korte termijn werden vastgelegd: opfrissen nieuwsbrief en website, mailing scholen, opfrissen beursstand Vlabus. De langetermijnstrategie zal in 2015 opgesteld worden. 02.04.02 Bijsturen en uitrollen communicatieplan/strategie: bijstellen van het bestaande communicatieplan ifv externe relaties binnen de langetermijnstrategie met o.a. de ontwikkeling van communicatie tools voor bezoeken aan klanten en lesgevers. Hierbij wordt rekening gehouden met de nieuwe software, nieuwe technologieën, … Deze actie werd in 2014 nog niet verwezenlijkt maar prioritair behandeld in 2015. 02.04.03 Vernieuwen/uitbreiden website + portaalsite: bijsturen of vernieuwen van de bestaande website. Ontwikkeling van een overzichtelijke en nuttige portaalsite met gevarieerde en gedetailleerde informatie rond tewerkstelling in de sportsector. De website werd in 2014 gewijzigd in functie van het nieuwe kenniscentrum van Vlabus met bijhorend de link naar Bloso-KICS. Zo werd er een aparte button voorzien op de Vlabus website met een link naar een aparte pagina voor het kenniscentrum. Daarop werden verschillende subpagina’s voorzien. Daarnaast gebeurden er ook diverse aanpassingen aan de website om deze attractiever en overzichtelijker te maken. Er werd tevens ingezet op een ruime bekendmaking van de Vlabus url. Ook verschillende oproepen tot inschrijving voor de nieuwsbrief en het invullen van de CV-pagina heeft het bezoekersaantal op de website verhoogd. Het gevolg van deze acties is af te leiden uit tabel 13. WV2014 - 25

Tabel 13: cijfers rond het gebruik van de Vlabus website in 2013 en 2014

aantal

2013 2014

Aantal sessies2/dag 31.392 51.491 +64%

(nieuwe en terugkerende)

gebruikers 15.910 21.577

Paginaweergaven 140.135 201.465

Pagina's per sessie 4,46 3,91

+36%

+44%

-12%

Gemiddelde sessieduur 3 min 27 3 min 13 14 sec minder

Bouncepercentage 31,19% 41,93% +34%

Zowel het aantal sessies per dag, als het aantal bezoekers per dag is gestegen. Dit in combinatie met 44% meer paginaweergaven. Het aantal pagina’s per sessie kende een lichte daling (12%). Mogelijks is dit een positief effect, namelijk dat de bezoekers sneller de juiste informatie/ pagina terugvinden. Als gevolg hiervan is ook de daling van de gemiddeld sessieduur te verklaren. Het bouncepercentage is echter met 34% gestegen, doch normaal te beschouwen. Het bouncepercentage is het gemiddeld aantal bezoekers dat de website verlaat na één pagina, voorheen ook wel bekend als het “weigeringspercentage”. Een hoog bouncepercentage geeft volgens Google aan dat de bestemmingspagina niet genoeg uitnodigt om de pagina verder te doorzoeken. Een bouncepercentage tussen 40 en 60% is over het algemeen normaal voor een website) Belangrijke kanttekening bij deze hoge scores: de klanten gebruiken sinds 2014 de Vlabus Docroom applicatie en om die te bereiken moeten ze gaan via de rechtstreekse link of via de knop op de Vlabus website. Dit kan ook een erg belangrijke verklaring zijn voor de forse stijgingen in bovenstaande tabel. Ook in grafiek 5 is duidelijk te zien dat de website meer gebruikt wordt sinds 2014. Grafiek 5: Grafiek van het gebruik van de Vlabus website sinds 2010

2

Een sessie is de periode waarin een gebruiker actief is op de website.

WV2014 - 26

Totaal aantal bezoeken op vlabus.be 7000 6000 5000

2010

4000

2011

3000

2012 2013

2000

2014 1000 0 jan feb ma apr mei juni juli aug sept okt nov dec Voor meer details verwijzen we naar bijlage 6. 02.04.04 Integratie sociale media: opstellen van een weldoordacht kader ter toepassing van sociale media als extra tool binnen de werking van Vlabus. Een ervaringsdeskundige wordt ingeschakeld. Sinds 2014 werd intensief gewerkt met de Facebook pagina van Vlabus, voornamelijk foto’s en berichten rond activiteiten en lesgevers, alsook vacatures. Dat deze tool aan belang wint en steeds meer lesgevers (en klanten) bereikt is af te leiden uit tabel 14. Tabel 14: Overzicht van enkele Facebook parameters in 2013 en 2014

2013

2014

Totaal aantal bereikte personen van alle berichten

3.481,0

9.613,0

Gemiddeld aantal personen bereikt per bericht

223

205

Aantal berichten per week

0,3

0,9

Er ontbreekt echter nog een weldoordacht kader waarin duidelijk bepaald wordt hoeveel berichten, welke berichten en met welke frequentie deze op Facebook geplaatst worden. Dit kader wordt in 2015 duidelijk omschreven. Operationele doelstelling 04.04: optimaliseren van de interne communicatie 04.04.01 Bijstellen van het bestaande communicatieplan Het bestaande communicatieplan van Vlabus werd eind 2014 bekeken in functie van aanpassingen. In functie van de nieuwe structuur, de nieuwe software en nieuwe processen binnen Vlabus dringt een totale herziening van dit communicatieplan zich echter op. Dit zal in 2015 gebeuren.

WV2014 - 27

3.5.

Dienst kenniscentrum

Naast de invulling van verschillende acties uit het jaaractieplan, heeft deze dienst in 2014 ook veel tijd gespendeerd aan de dagelijkse, juridische ondersteuning van Vlabus. Zo werden juridische vragen met betrekking tot verschillende personeelsdossiers, klachtendossiers,… opgelost. Ook verschillende officiële documenten zoals arbeids- en samenwerkingsovereenkomsten werden nagekeken en bijgestuurd. Ter ondersteuning van de dienstverlening werden nieuwe procedures uitgeschreven, ook de dienst HR kon op steun rekenen van juridisch advies bij de opmaak van dienstnota’s. Een belangrijk vraagstuk rond BTW wordt door de dienst verder opgevolgd en uitgewerkt naar de toekomst toe voor Vlabus. Op 9.12.2014 werd door de juriste van Vlabus een opleiding gegevens voor alle Vlabus medewerkers binnen de dienstverlening. Naast de belangrijkste juridische basisgegevens werd ook tijd besteed aan vragen die in de praktijk van belang zijn. Operationele doelstelling 03.01: Uitbouwen van een kenniscentrum 03.01.01 Inventariseren en onderzoeken van bestaande gegevensbanken (ISB, Bloso, Dynamo,..) door een jurist aan te stellen om Vlabus intern te versterken. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar kenniscentrum met als subject ‘sport en tewerkstelling’. Er werd onderzocht welke instanties op dit moment reeds informatie aanbieden aan de sportsector. De databanken van Dynamo, ISB, ICES en Sociare werden onderzocht (zie bijlage 7). Er werd gekeken rond welke thema’s ze info aanbieden en op welke manier. Het kenniscentrum van Vlabus werd gepositioneerd ten opzichte van deze spelers. Het kenniscentrum van Vlabus handelt rond het thema sport en tewerkstelling. Dit thema werd voordien enkel door Dynamo behandeld, in samenwerking met Vlabus. Vlabus neemt nu het thema sport en tewerkstelling voor zich en zal hiervoor het aanspreekpunt in de sport zijn. Uiteraard, waar samenwerking opportuun is, wordt samengewerkt met andere actoren. Zo zal de opleiding rond verschillende tewerkstellingsvormen voorlopig nog in het gehele pakket van opleidingen van Dynamo blijven. De KICS databank is een overkoepelende databank waarin Vlabus het thema sport en tewerkstelling voor haar rekening neemt. 03.01.02 Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verzameling (en uitwisseling) van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector. De andere sport gerelateerde onderwerpen worden voornamelijk door Dynamo en ISB behandeld. Er vonden reeds informele gesprekken plaats met Dynamo, vooral wat betreft de cursus uit hun aanbod in verband met ‘sport en tewerkstelling’. Eveneens sturen ze clubs die met vragen zitten in verband met sport en tewerkstelling door naar Vlabus. Wat de positionering en profilering van de gegevensbank betreft, is Vlabus verantwoordelijk voor het deel ‘sport en tewerkstelling’ op KICS. Hieruit komt duidelijk naar voren dat Vlabus de partner is die in de sportwereld dient aangesproken te worden voor zaken in verband met WV2014 - 28

sport en tewerkstelling. Op de pagina is het logo duidelijk zichtbaar. Er zijn eveneens links naar de eigen Vlabus site. Tijdens de Kick-off van KICS op 14.10.2014 werd Vlabus als partner voor tewerkstelling naar voren gebracht. Op de Vlabus site is een aparte pagina ‘kenniscentrum’ aangemaakt. Op deze pagina zijn documenten te vinden met betrekking tot sport en tewerkstelling. De link naar KICS wordt ook hier gelegd door middel van hyperlinks en verwijzingen. In de Vlabus nieuwsbrief wordt regelmatig aandacht besteed aan het kenniscentrum. Er wordt gewezen op het bestaan van het kenniscentrum en waarom ze daar terecht kunnen. 03.01.05 Update en verzamelen van relevante gegevens ifv sport & tewerkstelling o.m. arbeidswetgeving. Opvolgen van arbeidswetgeving, sociale wetgeving, fiscale wetgeving en tewerkstellingsmaatregelen relevant voor de sportsector. Deze gegevens ter beschikking stellen via de portaalsite (zie 02.04.03) “sport en tewerkstelling” en verwerken in brochures en cursussen. Alle relevante wetgeving werd gebundeld en omgezet naar praktisch bruikbare info. De wijzigingen door het regeerakkoord worden op de voet gevolgd en bij relevante wijzigingen worden hierover documenten op de KICS site geplaatst alsook op de Vlabus website. De cursus ‘sport & tewerkstelling’ werd aangepast aan de recente arbeids- en sociale wetgeving. Ook de brochure werd aangepast met recente informatie en werd in 2014 klaargemaakt voor druk in 2015. Deze zal gratis worden verspreid aan klanten en deelnemers aan cursussen. 03.01.06 Kennisuitwisselen mbt sporttewerkstelling in andere Europese landen: via een EU-project de bestaande mogelijkheden in enkele andere EU-landen in kaart brengen in samenwerking met andere partners. In 2014 werden informele contacten gelegd om in de toekomst verder uit te bouwen en bijvoorbeeld een eerste samenwerking met Nederland op poten te zetten. De openingsmeeting van het EU project rond sport en tewerkstelling vond plaats. De juriste van Vlabus is aangeduid om deel te nemen als expert bij de thema’s ‘employability’ en ‘volunteering’. Er werd een eerste aanzet gegeven rond planning en doelstelling, om in 2015 inhoudelijk van start te kunnen gaan. Operationele doelstelling 03.02: Uitbouwen van een loketfunctie 03.02.01 Inventariseren en onderzoeken van bestaande loketcentra (Dynamo, Sociare,..) door een jurist aan te stellen om juridische ondersteuning te verlenen aan de sportsector. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar loketcentrum met als subject ‘sport en tewerkstelling’.

 schema loketfunctie in bijlage 8. De functie van infoloket werd in 2014 reeds op een informele manier uitgevoerd. Naar aanleiding van de cursus kwamen er verschillende vragen binnen rond sport en tewerkstelling van clubs en federaties. Ook enkele klanten vonden reeds de weg naar het Vlabus kenniscentrum. In de meeste gevallen werden deze mensen doorverwezen door de dienst dienstverlening of HR. Sommige kwamen er terecht na doorverwijzing door Dynamo. Één lesgever werd naar ons doorverwezen door de dienst HR.

WV2014 - 29

De vragen gaan vooral over de mogelijkheden die er zijn om personen te werk te stellen in meestal zeer specifieke situaties. De verschillende statuten werden dan toegelicht en eventueel werd gekeken wat in hun situatie de beste optie is. Enkele vragen gingen over de combinatie van verschillende statuten, voornamelijk (brug)pensioen en werken. 03.02.02 Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verspreiding van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector. Deze doelstelling werd gepland over 2014 en 2015. In 2014 werden hiervoor enkel voorbereidende werken gedaan, zoals het onderzoeken en schetsen van de bestaande loketcentra (03.02.01), en bekijken hoe een loketfunctie van Vlabus vzw hierin past. 03.02.05 Doceren van de cursus Sport & Tewerkstelling: de bestaande cursus blijven promoten via Dynamo, en in verkorte versie aanbieden aan sportdiensten, sportraden, sportfederaties, … De cursus werd in 2014 3 keer gedoceerd. Alle aanvragen kwamen via Dynamo. In totaal volgden 57 mensen de cursus. Voor een overzicht verwijzen we naar bijlage 9.

WV2014 - 30

3.6.

Dienst financiën

Operationele doelstelling 04.03: optimaliseren van het financieel beleid 04.03.01 Bewaken van de financiële gezondheid van de vzw: via de balans (financieel verslag) bepalen parameters of de organisatie op korte en middellange termijn over voldoende liquiditeiten beschikt, solvabel en rendabel is. Door de decretale erkenning ontvangt Vlabus meer subsidies en is dus ook meer afhankelijk van de Vlaamse Overheid. De ratio’s in tabel 15 tonen aan dat Vlabus gezond is maar op langere termijn moet zoeken naar meer eigen inkomsten. Tabel 15: Overzicht van enkele financiële parameters in 2014

Ratio Liquiditeit

Score 5,12

Solvabiliteit

82%

Rendabiliteit met subsidies

-0,54

Rendabiliteit zonder subsidies

-46,86

Toelichting Vanaf score 1: zeer gezond. Vlabus kan haar schulden op korte termijn betalen. Tussen 20% en 80%: solvabel. Vlabus is ruim in staat haar financiële verplichtingen na te komen. Vlabus heeft in 2014 eigen middelen geïnvesteerd in het nieuwe Vlabus 2.0 (herstructurering, nieuwe software,…) Vlabus is en blijft subsidieafhankelijk

04.03.02 Tarievenbeleid opvolgen en bijsturen. In functie van de stijging van de loon- en werkingskosten, de subsidiëring en de eigen inkomsten een tarievenbeleid voeren dat haalbaar en betaalbaar blijft, rekening houdend met de doelstellingen en prioriteiten van Vlabus. Vlabus stuurde ook in 2014 haar tarievenbeleid bij. Zo werden er tarieven bepaald voor sportclubs voor de komende jaren, alsook voor sport ondersteunende functies op uur- en maandbasis. Het overzicht van Vlabus tarieven is terug te vinden in bijlage 10. 04.03.03 Zoeken van nieuwe en onderhouden van bestaande sponsorcontracten. Het algemeen sponsordossier continu bijsturen en in functie van de nieuwe structuur en doelstellingen, maar vooral met de nieuwe mogelijkheden van Vlabus als gevolg van de nieuwe software, op zoek gaan naar nieuwe sponsorovereenkomsten. In 2014 kon Vlabus geen nieuw contract krijgen met main partner Recordbank. Dit ondanks herhaaldelijke inspanningen. Het contract met supporting partner Idemasport kon wel verlengd worden en dit voor 2 jaar. Om Idemasport naar de toekomst toe te overtuigen van de commerciële waarde van het partnership met Vlabus werden nieuwe initiatieven uitgewerkt in 2014 om de samenwerking in de verf te zetten. Het meest succesvolle initiatief was de ontwikkeling van het YoufoPoull pakket. Hiervoor werd in september 2014 een bijscholing georganiseerd voor alle vaste lesgevers en er kwam ook een promotiecampagne rond het pakket. Ook een kortingsactie werd ondersteund met promoberichten op de Vlabus website, Facebook en in de nieuwsbrief. Op de Vlabus beursstand op de Dag van de Trainer was de link met Idemasport eveneens duidelijk zichtbaar. Het sponsorcontract met supporting partner Ethias loopt tot 2017. Desalniettemin heeft Vlabus tussentijds acties ondernomen om de kracht van haar partnership in de verf te zetten. Tijdens een gesprek op 20.11.2014 met de Ethias verantwoordelijke werd een tussentijdse evaluatie gemaakt én nieuwe acties besproken. Diverse bedrijven werden als potentiele sponsor aangeschreven. Eind 2014 werden positieve contacten gelegd met Polar Belgium. Dit contact wordt verder uitgebouwd naar 2015 toe. WV2014 - 31

3.7.

Staf

Operationele doelstelling 03.03: Optimaliseren van de randvoorwaarden om de professionele begeleiding en de legale tewerkstelling in de sport te verbeteren 03.03.01 Oprichten en coördineren van een overlegplatform rond sport en tewerkstelling: een structuur oprichten onder de vorm van een overlegplatform met vertegenwoordigers vanuit de arbeidssector enerzijds en de sportsector anderzijds en deze samenbrengen onder coördinatie van Vlabus. Binnen het Overlegplatform Sport-voor-Allen buigt een werkgroep, samengesteld uit de verschillende sportactoren, zich over hoe de tewerkstelling in de sport kan bevorderd en gefaciliteerd worden. Een aantal te realiseren speerpunten zullen worden opgemaakt. Een apart statuut “semi-agorale arbeid – sportbegeleider” blijft een belangrijk issue maar is federale materie en de weg is lang om 3 federale ministers (financiën, sociale zaken, werk) te overtuigen van de noodzaak van dergelijk statuut. 03.03.02 Potentiële samenwerking met (semi)overheden en relevante partners (Dynamo, Sociare,…) oplijsten in functie van decretale initiatieven en trachten te realiseren: versterken van de contacten met verschillende (sport)actoren met als doel de werking van Vlabus te optimaliseren. De verschillende (sport)partners kunnen elkaar hierbij aanvullen.  Zie 03.03.03 03.03.03 Nastreven van eenheid van beleid binnen de sport door netwerking en belangenbehartiging op verschillende fronten, participatie aan werkgroepen ivm S&T. Connecties met de voor Vlabus relevante organisaties opbouwen, verzorgen en versterken. Een minimale vertegenwoordiging op verschillende niveaus nastreven op de verschillende fronten. Vlabus is algemeen aanvaard als partner en expert inzake sport en tewerkstelling en is vertegenwoordigd in tal van overlegorganen/werkgroepen:  Sociare  Overlegplatform Sport voor Allen – werkgroep tewerkstelling  Klankbord Dynamo  EU klankbord raad  Deskundige in het EU werkplan voor sport  ICES  G-sport Vlaanderen werkgroep  De Rode Antraciet werkgroep  Platform sportclubondersteuning  Werkgroep sportclubs Vlabus  Werkgroep sportclubondersteuning  Werkgroep VGC - Vlabus 03.03.04 Stimuleren van het “statuut semi-agorale arbeid - sport”. In het Actieplan Sport voor Allen 2012-2014 werd als actiepunt “Opstarten en uitwerken van een specifiek statuut semi-agorale arbeid voor de sportbegeleider” opgenomen. Vlabus blijft zich verder engageren om als actor actief op te treden binnen dit domein.  zie 03.03.01 Operationele doelstelling 04.01: Efficiëntie in de interne organisatie nastreven

WV2014 - 32

04.01.01 De structuur van Vlabus aanpassen en uitrollen volgens de behoeften, zodat de huidige werking efficiënter kan gebeuren en optimaal kan groeien. Binnen de decretale opdrachten de vereiste personeelsbezetting (organigram) in kaart brengen en volgens prioriteit en budget de nodige aanwervingen uitvoeren. De vzw Vlabus verder structureel uitbouwen en beheren om o.a. de decretale opdrachten kwaliteitsvol uit te voeren.  Zie boven, blz 4 en 20. 04.01.03 Uitwerken van de gevalideerde resultaten van de audit 2013. Intern op verschillende niveaus de gevalideerde resultaten van de audit 2013 implementeren.  Zie boven, blz 4. Operationele doelstelling 02.01: Continuïteit en efficiëntie optimaliseren 02.01.01 Vastleggen nulwaarde van verschillende KPI’s mbt continuïteit en efficiëntie (RSZ, vervangingen, trouwe uurloners,…): via de nieuwe software zal het mogelijk zijn om specifiek cijfermateriaal te verzamelen die nuttig is zowel wat de huidige werking betreft als wat kan/moet bijgestuurd worden.  Zie bijlage 3 en blz 21.

WV2014 - 33

4. Deel III: Realisaties jaaractieplan 2014

Strategische doelstelling 1: afstemmen vraag en aanbod betreffende tewerkstelling in de sport nr doel

operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten

nummer

maatregelen

01.01.01

Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven.

2014-2018

01.01.02

Samenwerkingsovereenkomsten afsluiten als hefboomfunctie/opstap naar volwaardige tewerkstelling binnen het eigen kader van de organisatie. Voor (bepaalde) tijdelijke projecten kunnen sportdiensten en federaties beroep doen op Vlabus om snel en flexibel sportbegeleiders in te zetten.

Nulwaarde 2013

01.01.02

Afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten

01.01.02

Samenwerkingsovereenkomsten: opvolging van de evolutie in de tijd.

timing

indicator

streefwaarde

26

22

aantal lesuren

Binnen 10% van aantal lesuren 2012 blijven (01.01.01 + 01.02.01 samen)

3

3

ja/nee

ja

1

1

Prospectie 2014

%

2018: +5%

1

1

2014-2018

ja/nee

ja

1

0

2014-2018

jaarlijkse update actie realiseren

90% van de gegevens in databank zijn up to date

3

3

Realisatie

aantal uren op 31.12.2014 = 152.901

01.01.03

Databank van gediplomeerde sportbegeleiders updaten en uitbreiden.

01.01.03

Huidig databestand gediplomeerde sportbegeleiders in nieuwe software op punt zetten.

2014

ja/nee

ja

3

3

01.01.03

Actief potentiële sportbegeleiders benaderen via onder meer bezoeken in hogescholen en universiteiten.

2014-2018

aantal

elk jaar +5% qua aantal

3

0

01.01.03

Vanuit VOTAS de Vlabus-databank aanvullen en bijwerken.

2014-2018

ja/nee

ja

3

3

01.01.04

Promotiecampagne voeren met bijzondere aandacht voor lokale sportclubs

2014

ja/nee

ja

2

2

ja nulwaarde = 5 . In 2014 zelf 3 personeelsleden mee gezocht en 1 verlenging tegen 2018 ja

Dag van de trainer 13/12/2014

WV2014 - 34

nummer

maatregelen

timing

indicator

streefwaarde

01.01.05

Wervingscampagne voeren: via diverse wervingskanalen potentiele sportlesgevers en sportondersteuners aantrekken om zo de databank uit te breiden en meer opdrachten te kunnen vervullen

2014

ja/nee

ja

01.01.05

Bepalen KPI’s in functie van nieuwe software

2014

nr doel

operationele doelstelling 01.02: Administratief tewerkstellen van, door sportactoren voorgestelde, sportbegeleiders/docenten

nummer

maatregelen

01.02.01

Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven.

2014-2018

Samenwerkingsovereenkomsten afsluiten als hefboomfunctie/opstap naar volwaardige tewerkstelling binnen het eigen kader van de organisatie. Voor (bepaalde) tijdelijke projecten kunnen sportdiensten en sportclubs beroep doen op Vlabus om snel en flexibel hun voorgestelde sportbegeleiders, docenten en sportgerelateerde functies in te zetten.

Nulwaarde 2013

01.02.02

3

3 ja

timing

ja/nee

ja

3

3

indicator

streefwaarde

7

5

aantal lesuren

Binnen 10% van aantal lesuren 2012 blijven (01.01.01 + 01.02.01 samen)

3

3

ja

1

ja/nee

aantal uren onmeetbaar

1 ja nulwaarde = 10 ; 2014: 7 door klant voorgesteld

01.02.03

Uitbreiden van de tewerkstelling van docenten en gastsprekers. Oplijsten van potentiële (sport)organisatoren die sportgerelateerde opleidingen en bijscholingen aanreiken voor de verloning van hun docenten en gastsprekers

2014-2018

ja/nee

ja

1

1

01.02.04

Mogelijkheid tot samenwerking in verband met de loonadministratie van AOP’ers onderzoeken. Sportbegeleiders van Vlabus en van Bloso verzorgen terzelfdertijd prestaties aan verschillende loon- en arbeidsvoorwaarden. Gelijkstelling onderzoeken en implementeren.

2014-2018

ja/nee

ja

1

0

01.02.04

Overleg met Bloso + uitwerken stappenplan

2014

ja/nee

ja

1

0

WV2014 - 35

nr doel

operationele doelstelling 01.03: Uitbreiden van de dienstverlening ifv tewerkstelling in de sportsector

nummer

maatregelen

01.03.01

timing

indicator

streefwaarde

6

6

Sportclubs blijven ondersteunen via project halftijdse tewerkstelling aan een betaalbaar tarief. Uitwerken van een ondersteunings- en opvolgingsplan voor sportclubs op lange termijn met duidelijke criteria en doelstellingen binnen een afgebakend budget.

2014-2018

ja/nee

ja

2

2

Initiatieven uitwerken om de professionele omkadering via coördinerende functies in de sportclubs te verhogen. Oprichten van een werkgroep sportclubs waarbinnen initiatieven (functies, functieomschrijvingen, loonvoorwaarden, …) worden uitgewerkt.

2014

01.03.03

Samenwerken met verschillende organisaties ifv dienstverlening naar specifieke kansengroepen: in kaart brengen van kansengroepen en de bijhorende behoeften en noden detecteren.

2014

nr doel

operationele doelstelling 01.04: Aanbieden van sportondersteunende functies

nummer

maatregelen

01.04.01

Voorbereidend onderzoek voeren naar ondersteunende taken binnen de sportsector: In kaart brengen van de behoeften en opstellen van een stappenplan ter implementatie van de tewerkstelling van sportondersteuners.

01.03.02

LT plan door WG sportclubs

ja/nee

ja

2

2 initiatieven binnen WG sportclubs

ja/nee

ja

2

2

timing

indicator

streefwaarde

3

3

2014

ja/nee

ja

3

3

contacten met VGC, G-sport Vlaanderen, DRA

lopende

WV2014 - 36

Strategische doelstelling 2: blijvend bevorderen van de kwaliteit van de tewerkstelling in de sport nr doel

operationele doelstelling 02.01: Continuïteit en efficiëntie optimaliseren

nummer

maatregelen

02.01.01

Vastleggen nulwaarde van verschillende KPI’s mbt continuïteit en efficiëntie (RSZ, vervangingen, trouwe uurloners,…): via de nieuwe software zal het mogelijk zijn om specifiek cijfermateriaal te verzamelen die nuttig is zowel wat de huidige werking betreft als wat kan/moet bijgestuurd worden.

nr doel

operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren

nummer

maatregelen

timing

indicator

streefwaarde

3

3

nulwaarde 2014

KPI's

2018: + 5%

3

3

indicator

streefwaarde

14

3

aantal vormings-en contacturen + bijhorende verslaggeving

2 vormingen/jaar 10% sportbegeleiders bezocht

3

1

2014-2018

vormingsplan per vast personeelslid ja/nee

ja

3

0

02.02.03

Databank oefenstof en know how uitbreiden, kwalitatief opvolgen en integreren in de werking: Jaarlijks dienen de vaste lesgevers oefenstof aan te leveren die, na screening, beschikbaar gesteld wordt op het intranet. Een kwalitatieve opvolging van de inhoud en de vorm van deze oefenstof wordt opgenomen in het takenpakket van één of meerdere Vlabusmedewerkers.

2014-2018

aantal lesvoorbereidingen op intranet

databank met 20% uitbreiden

2

0

02.02.04

Initiatieven uitwerken ter verhoging van de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders// sportondersteuners in sportclubs: Oplijsten van initiatieven om de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders // sportondersteuners te verbeteren

2014//2016

ja/nee

ja

1

1

02.02.04

Opstellen stappenplan

2014//2016

ja/nee

ja

1

0

02.02.04

Uitrollen stappenplan jeugdsportbegeleiders//sportondersteuners

2014//2016

ja/nee

ja

1

0

02.02.05

Initiatieven uitwerken ter verbetering van de inhoud van de lessen: via klantenbezoeken en – bevragingen inventariseren wat de specifieke noden zijn bij (potentiele/huidige) klanten wat betreft de inhoud van de opdrachten.

2014: inventarisatie

inventarisatieverslag: ja/nee

ja

3

1

02.02.01

02.02.01

Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse): Jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen) groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking. Daarnaast worden vormingsplannen opgesteld voor en uitgevoerd door de vaste medewerkers.

timing

2014-2018

bezoeken niet ok en vormingen ok

WV2014 - 37

nr doel

operationele doelstelling 02.03: Klantentevredenheid opvolgen

nummer

maatregelen

timing

indicator

streefwaarde

8

4,5

Klantenenquête en tevredenheidsmetingen optimaliseren: vernieuwen van de huidige klantenenquête en herbepalen van de nulwaarde.

2014: vernieuwing en nulwaarde

ja/nee

ja

3

0

02.03.02

Klachtenmanagementsysteem optimaliseren: updaten van de bestaande klachtenprocedure: op een “alles kan beter document” kunnen klanten via hun eigen login hun “verzuchtingen” invullen en opvolgen.

2014: procedure optimaliseren

KMS toepassen: ja/nee

ja

2

2

02.03.03

Persoonlijk contact met actieve klanten, potentiële klanten en ex-klanten verhogen en intensifiëren: via plaatselijke bezoeken zowel de actieve als non-actieve als potentiële klanten bevragen over de (huidige) samenwerking, de kwaliteit van de dienstverlening en het (nieuwe) aanbod van Vlabus.

% bezoeken

actieve klanten: 10% potentiële klanten: 10 per jaar ex-klanten: 10 per jaar

3

2,5

nr doel

operationele doelstelling 02.04: Optimaliseren van de externe communicatie

nummer

maatregelen

timing

indicator

streefwaarde

9

0,5

2014-2015

LT-plan

ja

3

0

3

0

02.03.01

02.04.01

02.04.02

02.04.03

02.04.04

Opstellen van een langetermijnstrategie mbt externe communicatie: samenwerking met een ervaringsdeskundige bij het opstellen van een langetermijnstrategie. Bijsturen en uitrollen communicatieplan/strategie: bijstellen van het bestaande communicatieplan ifv externe relaties binnen de langetermijnstrategie met o.a. de ontwikkeling van communicatie tools voor bezoeken aan klanten en lesgevers. Hierbij wordt rekening gehouden met de nieuwe software, nieuwe technologieën, …

2014-2018

in 2015

2014-2015

Vernieuwen/uitbreiden website + portaalsite: bijsturen of vernieuwen van de bestaande website. Ontwikkeling van een overzichtelijke en nuttige portaalsite met gevarieerde en gedetailleerde informatie rond tewerkstelling in de sportsector.

2014-2015

Integratie sociale media: opstellen van een weldoordacht kader ter toepassing van sociale media als extra tool binnen de werking van Vlabus. Een ervaringsdeskundige wordt ingeschakeld.

2014-2015

vernieuwde website portaalsite

website: ja portaalsite: ja

2 samenwerking met Bloso

1

0,5

WV2014 - 38

Strategische doelstelling 3: uitbouwen van een kenniscentrum en een infoloket rond tewerkstelling in de sport nr doel

operationele doelstelling 03.01: Uitbouwen van een kenniscentrum

nummer

maatregelen

timing

indicator

streefwaarde

4

3,5

03.01.01

Inventariseren en onderzoeken van bestaande gegevensbanken (ISB, Bloso, Dynamo,..) door een jurist aan te stellen om Vlabus intern te versterken. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar kenniscentrum met als subject ‘sport en tewerkstelling’.

2014-2015

inventaris: ja/nee

ja

1

1

03.01.02

Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verzameling (en uitwisseling) van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector.

2014-2015

ja/nee

ja

1

1

03.01.05

Update en verzamelen van relevante gegevens ifv sport & tewerkstelling o.m. arbeidswetgeving. Opvolgen van arbeidswetgeving, sociale wetgeving, fiscale wetgeving en tewerkstellingsmaatregelen relevant voor de sportsector. Deze gegevens ter beschikking stellen via de portaalsite (zie 02.04.03) “sport en tewerkstelling” en verwerken in brochures en cursussen.

2014-2018

ja/nee

ja

1

1

Kennisuitwisselen mbt sporttewerkstelling in andere Europese landen: via een EU-project de bestaande mogelijkheden in enkele andere EUlanden in kaart brengen in samenwerking met andere partners.

2014-2018

03.01.06

lopende

ja/nee

ja

1

0,5

contacten via Philippe De Witte, deel van expertgroup HR in sport

WV2014 - 39

nr doel

operationele doelstelling 03.02: Uitbouwen van een loketfunctie

nummer

maatregelen

timing

indicator

streefwaarde

3

2

03.02.01

Inventariseren en onderzoeken van bestaande loketcentra (Dynamo, Sociare,..) door een jurist aan te stellen om juridische ondersteuning te verlenen aan de sportsector. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar loketcentrum met als subject ‘sport en tewerkstelling’.

2014-2015

inventaris: ja/nee

ja

1

1

03.02.02

Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verspreiding van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector.

2014-2015

ja/nee

nee

1

0

03.02.05

Doceren van de cursus Sport & Tewerkstelling: de bestaande cursus blijven promoten via Sportac en Dynamo, en in verkorte versie aanbieden aan sportdiensten, sportraden, sportfederaties, …

2014-2018

aantal doceermomenten (0-waarde 2013)

+ 10% in 2018

1

1

nr doel

operationele doelstelling 03.03: Optimaliseren van de randvoorwaarden om de professionele begeleiding en de legale tewerkstelling in de sport te verbeteren

nummer

maatregelen

03.03.01

Oprichten en coördineren van een overlegplatform rond sport en tewerkstelling: een structuur oprichten onder de vorm van een overlegplatform met vertegenwoordigers vanuit de arbeidssector enerzijds en de sportsector anderzijds en deze samenbrengen onder coördinatie van Vlabus.

03.03.02

Potentiële samenwerking met (semi)overheden en relevante partners (Dynamo, Sociare,…) oplijsten in functie van decretale initiatieven en trachten te realiseren: versterken van de contacten met verschillende (sport)actoren met als doel de werking van Vlabus te optimaliseren. De verschillende (sport)partners kunnen elkaar hierbij aanvullen.

timing

indicator

streefwaarde

7

5

2014: oprichten 2014-2018: coördineren

ja/nee

ja

2

2

2014-2018

lijst: ja/nee rapportering realisaties: ja/nee

ja ja

2

1

2013 = 1 2014 = 3

Werkgroep Professionalisering binnen Overlegplatform Sport voor Allen

WV2014 - 40

03.03.03

Nastreven van eenheid van beleid binnen de sport door netwerking en belangenbehartiging op verschillende fronten, participatie aan werkgroepen ivm S&T. Connecties met de voor Vlabus relevante organisaties opbouwen, verzorgen en versterken. Een minimale vertegenwoordiging op verschillende niveau’s nastreven op de verschillende fronten.

2014-2018

lijst: ja/nee verslaggeving realisaties: ja/nee

ja ja

2

1

03.03.04

Stimuleren van het “statuut semi-agorale arbeid - sport”. In het Actieplan Sport voor Allen 2012-2014 werd als actiepunt “Opstarten en uitwerken van een specifiek statuut semi-agorale arbeid voor de sportbegeleider” opgenomen. Vlabus blijft zich verder engageren om als actor actief op te treden binnen dit domein.

2014-2018

Constante vertegenwoordiging overlegplatform Ja/nee

ja ja

1

1 Projectfiche speerpunt semiagorale arbeid is opgemaakt

WV2014 - 41

Strategische doelstelling 4: verder optimaliseren van de interne werking van Vlabus nr doel

operationele doelstelling 04.01: Efficiëntie in de interne organisatie nastreven

nummer

maatregelen

04.01.01

04.01.01

timing

indicator

streefwaarde

12

12

De structuur van Vlabus aanpassen en uitrollen volgens de behoeften, zodat de huidige werking efficiënter kan gebeuren en optimaal kan groeien.

2014

nieuwe structuur: ja/nee

ja

3

3

Binnen de decretale opdrachten de vereiste personeelsbezetting (organogram) in kaart brengen en volgens prioriteit en budget de nodige aanwervingen uitvoeren.

2014

nieuw organigram: ja/nee

ja

3

3

ja

3

3

ja

3

3

behalve financieel manager

04.01.01

De vzw Vlabus verder structureel uitbouwen en beheren om o.a. de decretale opdrachten kwaliteitsvol uit te voeren.

2014

aanwerven kwaliteitscoördinator ja/nee

04.01.03

Uitwerken van de gevalideerde resultaten van de audit 2013. Intern op verschillende niveaus de gevalideerde resultaten van de audit 2013 implementeren.

2014

implementatie: ja/nee

nr doel

operationele doelstelling 04.02: uitbouwen en implementeren van een aangepast personeelsbeleid

Nummer

maatregelen

timing

indicator

streefwaarde

10

8

Uitbouw 2014

ja/nee

ja

3

3

2014-2018

min 2 opleidingen per jaar georganiseerd door Vlabus

2

2

2

04.02.03

Extra tewerkstelling (o.a. voor laaggeschoolden) creëren door het verhogen van het aantal VTE’s. Voor nieuwe en kwaliteit bevorderende functies alsook in het kader van projecten worden extra personeelsleden aangeworven door de overdracht van DAC-middelen.

2014-2018

aantal VTE’s

stijging in functie van extra DACmiddelen

3

3

04.02.04

Personeelstevredenheid opvolgen: bijsturen van de bestaande tevredenheidsenquête. Om de 2 jaar monitoring van de resultaten en opvolgen van de verbeterpunten in functie van de tevredenheidsgraad van de vaste personeelsleden. Via persoonlijke bezoeken aan en via een online enquête de tevredenheid en de verwachtingen van losse sportbegeleiders/sportondersteuners aftoetsen.

2014: 0- waarde 2016: tussentijdse evaluatie

% personeelstevredenheid

2018: + 2%

2

0

04.02.01

04.02.02

Op basis van de gevalideerde resultaten van de audit 2013 een aangepast personeelsbeleid uitbouwen en implementeren. Vormen en opleiden personeelsleden o.a. ifv specifieke (kansen)groepen en laaggeschoolden. De werkgroep vorming organiseert de nodige opleidingen voor personeelsleden in het kader van de vooropgestelde beleidsaccenten (o.a. kansengroepen). Binnen het beoordelingsproces worden de vormingsuren per personeelslid opgevolgd en geëvalueerd.

opleiding ICES 20.02.2014 en 28.02.2014 opleiding Gsport 28.02.2014

in 2015

WV2014 - 42

nr doel

operationele doelstelling 04.03: optimaliseren van het financieel beleid

nummer

maatregelen

04.03.01

Bewaken van de financiële gezondheid van de vzw: via de balans (financieel verslag) bepalen parameters of de organisatie op korte en middellange termijn over voldoende liquiditeiten beschikt, solvabel en rendabel is.

2014-2018

04.03.02

Tarievenbeleid opvolgen en bijsturen. In functie van de stijging van de loon- en werkingskosten, de subsidiëring en de eigen inkomsten een tarievenbeleid voeren dat haalbaar en betaalbaar blijft, rekening houdend met de doelstellingen en prioriteiten van Vlabus.

04.03.03

Zoeken van nieuwe en onderhouden van bestaande sponsorcontracten. Het algemeen sponsordossier continu bijsturen en in functie van de nieuwe structuur en doelstellingen, maar vooral met de nieuwe mogelijkheden van Vlabus als gevolg van de nieuwe software, op zoek gaan naar nieuwe sponsorovereenkomsten.

timing

indicator

streefwaarde

enge liquiditeit enge solvabiliteit rendabiliteit zonder subsidies

>2 > 70% > 0%

2014: tarievenbeleid 2016: tussentijdse evaluatie 2018: evaluatie

ja/nee ja/nee ja/nee

ja ja ja

2014-2018

Euro sponsoring

operationele doelstelling 04.04: optimaliseren van de interne communicatie

nummer

maatregelen

04.04.01

Bijstellen van het bestaande communicatieplan.

score laag midden hoog

4

3

2

2

2

5,16 83% -0,63

financiële cel op 23.09.2014

min € 20.000 per jaar

2

0 verlies sponsorcontract Recordbank

nr doel

totaal

7

timing

indicator

streefwaarde

3

0

Bijstellen 20142015

ja/nee

ja

3

0

122

81,5

op schema bij te sturen alarm uitgesteld tot later

WV2014 - 43

5. Bijlagen Bijlage 1: vormingen personeel Vlabus

45

Bijlage 2: Organigram personeel

47

Bijlage 3: nulwaarden KPI’s

48

Bijlage 4: promotie-acties

53

Bijlage 5: wervingsacties

54

Bijlage 6: overzicht website cijfers

55

Bijlage 7: databank in de sport

57

Bijlage 8: studie van de bestaande loketten van kenniscentra in verschillende sectoren

58

Bijlage 9: cursus Sport & Tewerkstelling – 2014

59

Bijlage 10: overzicht tarieven 2014

60

Bijlage 11: overzicht arbeidsongevallen

62

WV2014 - 44

5.1.

Bijlage 1: vormingen personeel Vlabus

Administratie Actua Anders verlonen is slimmer verlonen Basiscursus 329 Beëindiging van de arbeidsovereenkomst (ontslagregeling) Correct schrijven Dag van de trainer De weg naar de 9+ organisatie ISB-congres Omgaan met klachten en moeilijke klanten Positieve werksfeer Seminarie sociale verkiezingen 2016 Sporten met grenzen Uitblinken in klantgerichtheid Balsporten Balvaardigheid en balspelen in de kleuterklas Baseball Basketbal Handbal Korfbal Rugby Torbal Voetbal Conditie Aerobics Atletiek: kampnummers BBB Bootcamp Conditietraining tijdens de les LO anno 2014 Figuurtraining Fitness Funky fatburning Nordic walking Personal training Rugscholing Seniorobic Sport at home Stoel-actief Expressiesporten Afrikaanse dans Dans G-dans Kids disco Lijndansen MTV dance Rollatordansen Seniorendans Gymnastiek Fitbal Multimove Hoepelgym

2014 182,50 3,50 3,50 30,00 3,50 6,00 6,00 7,00 70,00 6,00 3,00 3,00 35,00 6,00 94,85 4,00 5,80 1,50 4,30 1,50 1,25 72,50 4,00 74,40 6,30 1,30 4,00 1,50 1,30 2,00 16,00 3,00 2,50 1,00 3,00 20,00 10,00 2,50 39,75 3,75 16,00 2,50 1,50 2,00 1,50 2,50 10,00 45,75 10,00 34,50 1,25

WV2014 - 45

Recreatiesporten Kubb Oriëntatiespelen Originele werpspelen Schaatsen Ultimate frisbee Relaxatie Stoelyoga Slagsporten G-badminton Lacrosse Padel Tafeltennis Terugslagspel Trends Bokwa Freerunning Piloxing Poull ball You fo Zumba-step Verdedigingssporten Start to boks Zelfverdediging Watersporten Aquagym Bijscholing hoger redder Bijscholing hoger redder Nieuwe leerlijn zwemmen Zwemmen: rugslag Zwemmen: schoolslag Andere Action types in de les LO bewegen, het kan ook anders Bijscholingsdag GSF BVLO studiedag Coach de coach dag van de leerkracht Hoe kinderen veilig leren vallen Move to sport (MS) Praktijkdag Psylos Recreatiesport Vlaanderen Sporten met grenzen (ICES) Sporten voor personen met een verstandelijke handicap Studiedag G-sport Vrouwen beweeg en gezondheisdagen Zet jezelf in beweging TOTAAL

16,00 1,50 1,50 1,50 10,00 1,50 2,50 2,50 23,25 6,00 7,25 2,00 5,50 2,50 218,00 1,00 3,50 3,50 94,00 92,00 24,00 8,50 2,50 6,00 161,45 25,60 40,75 60,00 32,50 1,30 1,30 268,20 1,50 3,75 6,00 109,50 4,00 3,75 2,60 3,00 10,50 15,60 75,00 24,75 3,75 3,00 1,50 1.135,15

WV2014 - 46

5.2.

Bijlage 2: organigram personeel

WV2014 - 47

5.3.

Bijlage 3: nulwaarden KPI’s

1. Hoeveel aanvragen werden er ingediend en hoeveel van deze aanvragen werden ingevuld. Er werden in 2014 5.655 aanvragen ingediend. 10% van de aanvragen kon niet worden ingevuld. Met andere woorden 5.090 aanvragen werden ingevuld en afgehandeld. 2. Hoeveel lesuren bevatten de ingevulde aanvragen? In 2014 werden er in het totaal 152.901 lesuren ingevuld. 2.1. Verdeling van de ingevulde aanvragen per regio. Omdat er pas halverwege 2014 gestart werd in de drie regio’s was het niet mogelijk om voor volledig 2014 de aanvragen per regio te bundelen. Dit zal vanaf 2015 wel mogelijk zijn. In Regio Noord werden er 54.670 lesuren ingevuld. In Regio West werden de meeste uren ingevuld: 67.835 lesuren. Regio Zuid is de regio met de minste lesuren, hier werden 30.396 lesuren ingevuld. We verwijzen naar tabel 1 en grafiek 2. 3. Welke type organisaties vragen de meeste uren aan? De overheid is en blijft de grootste aanvrager. De sportclubs (Erkende sportclubs en federaties) zijn enorm toegenomen terwijl de niet overheid (= socioculturele verenigingen en niet erkende sportorganisaties en federaties) dan weer fors zakte. Type organisatie

# uren

Niet overheid

6.908

Overheid

98.795

Profitsector

101

Sportclub

47.097

4. Welk producten worden het meest gebruikt? De overheidstarieven worden het meest toegepast. Dit aangezien de Overheid onze grootste klant blijft. Hierop volgt het tarief voor de uren van het Project Sportclubs gevolgd door het tarief voor erkende sportclubs en federaties. Product

Tarief per uur

# uren

Les overheid clustertarief

€ 28,60

62.198

Les overheid basistarief

€ 31,80

29.686

Les project sportclubs 2014

€ 17,00

28.064

Les sportclubs

€ 23,85

17.310

Les niet overheid Opdracht overheid basistarief (actie scholen 10%)

€ 28,90

7.942

€ 28,60

2.967

Strandanimatie

€ 19,00

1.630

Opdracht profitsector

€ 63,60

101

Opdracht bijscholingen (Dynamo)

€ 71,00

19

Opdrachten VTS

Meerdere tarieven

1.755

SOF

Meerdere tarieven

1.229

WV2014 - 48

5. Overzicht van Type organisaties met bijhorende producten en prijzen

Type organisatie

Overheid

Product

Tarief per uur

# uren

Les overheid clustertarief

€ 28,60

62.198

Les overheid basistarief

€ 31,80

29.686

Opdracht overheid basistarief (actie scholen 10%)

€ 28,60

2.967

Project Sportclubs

Les project sportclubs 2014 € 17,00

28.064

Sportclub

Les sportclubs

€ 23,85

17.310

Niet overheid

Les niet overheid

€ 28,90

7.942

Profitsector

Opdracht profitsector

€ 63,60

101

Overheid / Niet overheid / Sportclubs Overheid / Niet overheid / Sportclubs

Strandanimatie Opdracht bijscholingen (Dynamo)

€ 19,00

1.630

€ 71,00

19

Overheid / Niet overheid / Sportclubs

Opdrachten VTS

Meerdere tarieven

1.755

Overheid / Niet overheid / Sportclubs

SOF

Meerdere tarieven

1.229

6. Welke activiteiten worden het meest aangevraagd? De meest aangevraagde activiteiten zijn nog steeds de lessenreeksen, sportkampen, sportdagen, trainingen en evenementen. Dit zijn dezelfde activiteiten als de voorgaande jaren. Activiteit

# uren NOORD # uren WEST

# uren ZUID

Totaal # uren

Bijscholing

9

87

88

184

Bureauwerk

9

10

0

19

Coördinatieopdracht 832

3.121

898

4.851

Evenement

128

571

304

1.003

Lessenreeks

24.802

25.931

12.330

63.063

Opleidingen

33

63,5

1.377,5

1.473

Sportdag

5.003

6.839

1.913

13.755

Sportkamp

11.146

14.127

8.842

34.115

Sportklassen

178

4.080

242

4.500

Sportstrand Trainingen (sportclub)

3

1.630

6

1.639

12.527

11.375

4.386

28.288

Vergadering

0

0

10

10

WV2014 - 49

7. Welke aangevraagde disciplines krijgen we moeilijk ingevuld? Conditietraining/figuurtraining, seniorenturnen, rope skipping, dans, zumba, circustechnieken, gevechtsporten en multimove zijn disciplines die vaak niet kunnen worden ingevuld. 8. Welke disciplines kunnen onze lesgevers geven? Discipline

# uren

omnisport

31.979

zwemmen

19.035

administratie

11.887

dans

7.283

Turnen gevorderden

5.748

avonturencircuit

4.693

kleuterturnen

3.557

toestelturnen

3.181

naschoolse sport (sportacademie) / omnisport

3.035

seniorenturnen

2.950

turnen initiatie

2.730

tennis

2.577

onderhoudsgym

2.311

basketbal

1.931

volleybal

1.778

9. Hoeveel uren G-sport hebben we kunnen invullen? Er begeleidde in 2014 126 lesgevers G-sport activiteiten. Deze activiteiten bestonden uit 2.038 lesuren.

WV2014 - 50

10. Welk soort contracten werden er opgesteld?

Soort contract

# contracten

Administratief medewerker

2

Consulent

5

Coördinator ICT

1

Directiesecretaris

2

Dynamo bijscholingen

3

jobstudent cat. 1

90

jobstudent cat. 2

134

jobstudent cat. 3

25

jobstudent cat. 4

14

Losse lesgever cat. 1

2702

Losse lesgever cat. 2

421

Losse lesgever cat. 3

119

Losse lesgever cat. 4

26

Manager

3

Officer

8

Project sportclubs

36

RSZ vrijgesteld cat. 1

528

RSZ vrijgesteld cat. 2

226

RSZ vrijgesteld cat. 3

27

RSZ vrijgesteld cat. 4

20

SOFmaand B-niveau

1

SOFmaand D-niveau

2

SOFuur C-niveau

4

Stafmedewerker

1

student volledig RSZ vrij cat. 2

1

Support

1

Vaste lesgever

40

VTS bijscholingen VTS cursusverantwoordelijke

13

VTS direct. kaderopleiding

24

VTS docent (aspi-ini)

97

VTS docent instructeur B

22

VTS docent trainer A

3

VTS docent trainer B

20

VTS sportfunctionaris

17

24

11. Hoeveel lesgevers werden er ingeschakeld met RSZ-vrijstelling (streefwaarde:zo hoog mogelijk binnen doordacht kader van herberekeningen) In 2014: 17% ten opzichte van het totaal aan brutolonen

WV2014 - 51

12. Wat is de verdeling van de lesuren tussen de vaste en de losse lesgevers. Soort lesgever

# uren

Vaste lesgevers

37.245

Sociale maribel

3.930

Project sportclubs

28.064

Samenwerkingsovereenkomsten 3.693 Sport ondersteunende functies

1.230

Losse lesgevers

78.740

13. Hoeveel last minute opdrachten werden er ingevuld? Er werden 159 Last Minute opdrachten ingevuld. 14. Hoeveel lesgevers werden er ingeschakeld? Er werden in 2014 1.429 lesgevers ingeschakeld bij Vlabus. In 2014 hadden we 78 trouwe uurloners (50 goud, 14 zilver, 14 brons)

WV2014 - 52

5.4.

Bijlage 4: promotie-acties

WV2014 - 53

5.5.

Bijlage 5: wervingsacties

WV2014 - 54

5.6.

Bijlage 6: overzicht website cijfers

aantal sessies per dag 2013 2014

31.392 51.491 164,0258665 64,02586646 64% stijging

aantal gebruikers paginaweergaven 15.910 21.577 135,6191075 35,61910748 36% stijging

140.135 201.465 143,7649409 43,76494095 44% stijging

pagina's per sessie gem. sessieduur Bounce-percentage 4,46 3,91 87,66816143 -12,33183857 -12% daling

3 min 27 3 min 13 bijna gelijk bijna gelijk 14 sec minder daling

31,19% 41,93% 134,4341135 34,4341135 34% stijging

2013

2014 WV2014 - 55

2014

WV2014 - 56

5.7.

Bijlage 7: databank in de sport

Beleid & Beheer Dynamo: -

Boekhouding Communicatie Milieu Fiscaal Fusies en splitsingen Verzekeringen Vennootschapsvormen Managementondersteuning Sponseringen Subsidies

ISB: Op vlak van sport, bewegen en recreatie

-

Beleid Beheer Promotie

Ethiek ICES: Ethiek en gezondheid in de sport

Arbeids- en sociaal rechtelijk Vlabus: -

Arbeidsrechtelijke aspecten van tewerkstelling Sociaalrechtelijke aspecten van tewerkstelling Verschillende mogelijke vormen van tewerkstelling: Studentenarbeid, reguliere tewerkstelling, art. 17 regeling

Dynamo: -

Vrijwilligers Tewerkstelling

Sociare: -

Werkgeversfederatie socioculturele sector

WV2014 - 57

5.8.

Bijlage 8: studie van bestaande loketten van kenniscentra in verschillende sectoren

Situering digitale infoloketten 

als onderdeel van een website kenniscentrum



als onderdeel van een algemene website



bij openbare diensten meestal een goed gepromote losstaande dienst, ‘click, call, face’



internationaal dikwijls heel goed vindbaar via zoektermen in Google



focus ligt op dienstverlening, onderliggende doel is duidelijk promotie

Inhoudelijk 

contactgegevens en eventueel openingsuren van fysiek loket en telefoon



aanmeldings- of identificatieformulier



mogelijkheid om (betalend) lid te worden



online chat



rubriek veel gestelde vragen



invulformulier met mogelijkheid tot vraag stellen



actualiteit op het voorblad



in alle sectoren





specifiek voor de sport: nationaal en internationaal heel weinig gebruikt

mogelijkheid om te delen via FB, Twitter, mail



aankondiging fysieke infoloketten, pop-up op beurzen enz..

Sport infoloketten 

vooral openbare besturen, sportdiensten. Vooral met praktische doeleinden (reserveringen, verhuur zalen, inschrijvingen, subsidies enz..)



internationaal zeer weinig zichtbaar, vooral inhoudelijk ook sporttakken of informatief over competities Als klein onderdeel van de sites van de olympische comités en dergelijke, geen enkel infoloket over sport en tewerkstelling gevonden tot nu toe

WV2014 - 58

5.9.

Bijlage 9: cursus Sport & Tewerkstelling – 2014 Datum

# Deelnemers

Aanvrager

1.

12.05.2014

25

Sneeuwsport Vlaanderen

2.

25.10.2014

12

Gymnastiekfederatie

3.

05.11.2014

20

Vlaamse Roeiliga

WV2014 - 59

5.10. Bijlage 10: overzicht tarieven 2014 Uurtarieven voor losse sporttechnische opdrachten (B-niveau) en losse nietsporttechnische opdrachten op B-niveau

OVERHEID Basistarief overheid Clusteringtarief (min 3 u aaneensluitend zelfde klant) Scholen Nachtvergoeding

NIET-OVERHEID Socio-culturele verenigingen, niet door sportfederaties erkende sportclubs en niet door Bloso erkende sportfederaties Erkende sportclubs (aangesloten bij erkende sportfederaties) en door Bloso erkende sportfederaties

PROJECT SPORTCLUBS 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018

PROFIT Tarief profitsector en privé initiatieven

HONORARIA Tarief honoraria per opdracht

2014 € € € €

31,80* 28,60* 28,60* 47,10*

2014

2015

2016

€ 26,40*

€ 28,90*

€ 31,80*

€ 23,85*

Nieuw in project € € € €

1 jaar

17 17 19 19

€ € € €

17 17 19 19

2 jaar € € € €

17 19 19 21

2014 € 63,60*

2014 Ereloon +

€ 34,00*

Uurtarieven voor samenwerkingsovereenkomsten op B-niveau (min 15,2u)

tot 30 juni 2015 Overheid Project sportclubs: erkende sportclubs (aangesloten bij erkende sportfederaties)

€ 28,60* € 17,00*

Uurtarieven voor losse niet-sporttechnische opdrachten op C-niveau

OVERHEID Basistarief overheid Clusteringtarief (min 3 u aaneensluitend zelfde klant)

NIET-OVERHEID Erkende sportclubs (aangesloten bij erkende sportfederaties) en door Bloso erkende sportfederaties

2014 € 24,90* € 22,40*

2014 € 18,70* € 18,70*

Uurtarieven voor samenwerkingsovereenkomsten op C-niveau (min 15,2u)

tot 30 juni 2015



Overheid Erkende sportclubs (aangesloten bij erkende sportfederaties) en door Bloso erkende sportfederaties

€ 22,40* € 13,30*

onderworpen aan indexering, aanpassing uurtarief 2 maanden na overschrijding van de spilindex

WV2014 - 60

Uurtarieven voor losse niet-sporttechnische opdrachten op D-niveau

OVERHEID Basistarief overheid Clusteringtarief (min 3 u aaneensluitend zelfde klant)

NIET-OVERHEID Erkende sportclubs (aangesloten bij erkende sportfederaties) en door Bloso erkende sportfederaties

2014 € 23,40* € 21,00*

2014 € 17,55*

Uurtarieven voor samenwerkingsovereenkomsten op D-niveau (min 15,2u)

tot 30 juni 2015 Overheid Erkende sportclubs (aangesloten bij erkende sportfederaties) en door Bloso erkende sportfederaties 

€ 21,00* € 12,50*

onderworpen aan indexering, aanpassing uurtarief 2 maanden na overschrijding van de spilindex

WV2014 - 61

5.11. Bijlage 11: overzicht arbeidsongevallen 2014 - OPSPLITSING aantal arbeidsongevallen aantal kalenderdagen werkonbekwaam aantal EHBO - schadegevallen

Evolutie van de arbeidsongevallen aantal arbeidsongevallen aantal kalenderdagen werkonbekwaam aantal EHBO - schadegevallen

Regio Noord

Regio West

Regio Zuid

2 27

1 2

1

1

2010

2011

Admin.

1

2012

2013

Totaal 2 21

5 50

1

4

2014

8 201

8 80

6 46

9 107

5 50

9

2

2

4

4

Omstandigheden van de arbeidsongevallen en aard van de kwetsuur: langere tijd afwezig Activiteit Kwetsuur

Dagen

circusles luchtacro

verkeerde beweging tijdens oefening

21

zwemles

uitgegleden op zwemplank

2

woon werk

uitwijken voor obstakel en gevallen met fiets

10

woon werk

aangereden door wagen op fietspad

6

woon werk

uitgeleden met fiets op ijsplek

11

Omstandigheden van de arbeidsongevallen en aard van de kwetsuur – enkel arbeidsongeschikt op dag van het ongeval: Activiteit Kwetsuur start to swim

uitgegleden op natte vloer

taekwando

bij demonstratie tegenstander voet tegen hoofd

woon werk

gestruikeld bij rennen voor trein te halen

turnles

uitglijden op demonstratievoorwerp

WV2014 - 62