Werken met zelfsturende teams in de Stad Gent
Congres 2013: Sociale innovatie…een uitdaging!
Agenda workshop 1. Wat is innovatieve arbeidsorganisatie voor ons en wat hebben we geleerd uit onze Gentse praktijkcases? + vraagstelling (45’) 2. Werksessie: me & my team?! (45’)
IAO
Innovatieve Arbeidsorganisatie?
IAO
=
Stad Gent: uitdagingen
werkdruk emotionele taakeisen mentale taakeisen fysieke taakeisen
Taakeisen
invloed op de werkplanning zelf de inhoud van het werk kunnen bepalen
Regelmogelijkheden zelfregulerend vermogen zelf een pauze kunnen kiezen controle van een werkende over zijn taken en gedrag
Karasek
model van Karasek
Onze IAO • gestart in 2011 • Lerende Netwerken • Dieptetrajecten (Proeftuinstraat, Ecowerkhuis, Bibliotheek > Krook,…) • Het Nieuwe Werken • Nu verankeren als stadsbrede methodiek!?
Bouwstenen rolmodel IAO Structuur
Processen
Individueel “actieterrein”
Vaardigheid Attitude
Gedrag
Leiderschap
Systemen
Cultuur
Visie
Strategie
Persoonlijkheid
Resultaat
Kennis
Gedrag/Resultaat = Kennis
Betrokkenheid
Duidelijke doelstelling Opleiding Ervaring/job rotatie
Open cultuur Aangepast leiderschap Participatie
Mogelijkheden Ondersteuning Resultaat beoordeling
Regelcapaciteit
Aanpak Lerend Netwerk IAO
1, 2, 3,…
van elkaar leren in het netwerk de plannen van aanpak
elkaar leren kennen
Bekijk ook de andere plannen van aanpak
Resultaten tot nu toe
‘PROEFTUIN’ BIJ BRUGGEN, WEGEN EN WATERLOPEN
JEUGDDIENST STRATEGIE EN COÖRDINATIE DIENST KINDEROPVANG
DIENST ONDERHOUD GEBOUWEN
DIENST ECONOMIE DIENST COMMUNICATIE DIENST BUURTWERK GEZONDHEIDSDIENST
ARCHIEF OCMW GENT
SERVICE EN LOGISTIEK JURIDISCHE DIENST EN KENNISBEHEER PEDAGOGISCHE BEGELEIDINGSDIENST
GROENDIENST
ORGANISATIEONTWIKKELING HISTORISCHE HUIZEN
ECOWERKHUIS MOBILITEITSBEDRIJF BIBLIOTHEEK
Dieptetrajecten enkele voorbeelden
EEN BIBLIOTHEEK VOOR DE TOEKOMST
Bibliotheek: huidige situatie
21
Een plek voor… 1. Deelname aan/delen van kennis en cultuur
2. Kennismaking met innovatie en technologie
Netwerk
3. Inspiratie, “experience”
4. Leren
5. Ontmoeting
MANAGEMENTPROCESSEN DIRECTEUR KLANTENBEHOEFTE statistiek, gebruikerspanels, …
TOETSING RESULTAAT statistiek, gebruikersonderzoek,
statistiek directie-assistent interne communicatie
STAF
HOOFDPROCES STAPPEN
KENNIS DELEN & INSPIREREN KIEZEN & BESTELLEN
VERRIJKEN
PRESENTEREN
PERSOONLIJK VERBINDEN
AFDELING
ONTLENEN & RAADPLEGEN
RESULTAAT: meest relevante bibliotheek
AGORA
K R O O K
JEUGDBIB CULTUURBIB KENNISBIB
MAGAZIJN
FILIALEN
ONDERSTEUNENDE PROCESSEN BESTELADMINISTRATIE
ICT
PUBLIEKSPROCESSEN
CATALOGRAFIE
COLLECTIE-VERZORGING
FINANCIËN
PERSONEEL
ICT LOGISTIEK
PUBLIEKSACTIVITEITEN
EDUCATIE
EXTERNE COMMUNICATIE
KLANTENZORG
EXTERNE COMMUNICATIE
23
Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen: een proeftuin!? Administratieve Afdeling 8 VTE
Personeel
IKZ meldingen,en schadedossiers
Cel Gegevensbeheer 4 VTE
Cel Tekenbureau 6 VTE
Overheids opdrachten
Algemene administratie en briefwisseling
Colleges en Gemeenteraad
Technische Afdeling
Afdeling Studie
Directie Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen
Cel Projectingenieurs 8 VTE
Cel langetermijn contracten 3 VTE
+/- 110 mensen
Afdeling Uitvoering
GEBIEDSDEKKEND
3 VTE Cel Toezicht Openbaar Domein 9 VTE
Sneeuw en Ijzel
Cel Logistiek en verkeer 60 VTE
VTA-dossiers
CEL Controleurs 8 VTE
Logistiek
Cel Onderhoud/ ploegen
Publiek sanitair 4VTE
SECTORIEEL Communicatie Afdeling 1 VTE
SECTOR Gent-Centrum 20 VTE
SECTOR Oost 20 VTE
SECTOR Zuid 20 VTE
SECTOR West 20 VTE
Waterlopen 10 VTE
Asfalt 3 VTE
Bestrating 18 VTE
…is durven je mensen betrekken & luisteren !
Nieuwe werkvormen
Netheid
Doorstroom
Aanzet
I A O
Hondentoiletten Waterbermen Ongediertebestrijding Netheidstaken Zandbakken Petanquebanen Boomspiegels
Veel kilometers Wij-Zij gevoel (geen verantwoordelijkheid) Problemen bij afwezigheid - vervanging Niet op elkaar afgestemd Geen betrokkenheid bij doelstelling Geen voldoening en geen actieve jobs Hoog afwezigheidspercentage
Klantgericht Vanuit betrokkenheid Met zichtbaar resultaat Top Down
Doelstelling
Duidelijke communicatie Mogelijkheid en noodzaak tot eigen inbreng is duidelijk Moet motiverend werken Authenticiteit Gedragenheid door team
Missie
Gent West
A Brugsepoort
Gent Oost
Hondentoiletten Waterbermen Ongediertebestrijding Netheidstaken in Dampoort en Brugse Poort
B Dampoort Hebben eigen doelstelling Voelen zich verantwoordelijk Worden op resultaten beoordeeld Bredere job afwisseling/groeikansen Groeien geleidelijk naar zelforganisatie Zijn klantgericht en efficiënter Hebben grotere job tevredenheid Lager absenteïsme
Meerwaarde ter realisatie van doelstelling Ondersteunend Bruikbaar door het team Met input van het team
Systeem
Cijfer: geeft aan welk niveau behaald is per medewerker (0 = heeft geen rijbewijs) Kleur: geeft aan of gewenst niveau behaald is per medewerker (rood = niet behaald, oranje = in ontwikkeling, groen = behaald)
Fleximatrix Factoren die rol spelen bij inzetbaarheid en werkverdeling: • Minimale kwetsbaarheid • Verschillende kwaliteiten optimaal benutten • Voldoende specialisme en diepgang • Kennis van elkaars werkzaamheden • Ontwikkelingsmogelijkheden • Eenzijdige belasting voorkomen • Eerlijk verdelen van leuke en minder leuke klussen • Statusverschillen mogen de interne flexibiliteit niet in de weg staan
Fleximatrix • Bepaal de opbouw en benaming van de fleximatrix (afhankelijk van soort organisatie) Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
Stap 5
Stap 6
• Bekijk per team welke taken/competenties er zijn
• Vul de fleximatrix in
• Geef aan: welk niveau van kennis/vaardigheid nodig
• Geef aan: welk niveau van kennis/vaardigheid aanwezig
• Detecteer de opleidingsbehoeften
Fleximatrix (medewerkers – taken)
Fleximatrix (medewerkers – competenties)
Knippen & Plakken
Parallelliseren & Segmenteren
Impact op werkwijzen en gewoontes
Impact op Structuur
IAO en het HR-beleid Arbeidsinhoud Arbeidsomstandigheden Arbeidsvoorwaarden Arbeidsverhoudingen
Org.Ontw. organogrammen, processen
Leidinggevenden (arbeidsverhoudingen) Stijl, conflicten, FG
Aanwezigheidsbeleid
Dienst Personeelsbeheer (RPR, deel arbeidsvoorwaarden)
IAO/HNW
Recrutering&Selectie FunctieBeschrijving (arbeidsinhoud)
IDPBW Opleidingstraject arbeidsomstandigheden nieuwe LeidingGevenden Loopbaan- ergonomie
begeleiding
IAO + HNW = ! Eerst anders organiseren (IAO) en dan anders werken (HNW) Zoniet:
De Gentse Innovatieve Arbeidsorganisatie? Hoe ziet onze Gentse Innovatieve Arbeidsorganisatie er uit? plaats het baken voor elke parameter bij het gepaste cijfer 1
klein doelpubliek Individueel te bepalen fase 2
3
4
O M V A N G B I N N E N D E O R G A N I S AT I E 1 2 3 4
O M VA N G 1
BINNEN
2
G ROEP G ENT 3 4
G R A A D VA N T E A M O N T W I K K E L I N G 1 2 3 4
minimaal 1 minimaal
2
G R A A D VA N Z E L FS T U R I N G 2 3
REDUCTIE 1
3
gelijkaardig effect op groepsniveau fase 4
maximaal 4
VA N M 2 K A N TO O R R U I M T E
2
volledige organisatie
maximaal
4
ad hoc, aanvaard
M AT E V A N P L A AT S O N A F H . W E R K E N 1 2 3 4
structureel, dwingend
ad hoc, aanvaard
M AT E V A N T I J D S O N A F H A N K E L I J K W E R K E N
structureel, dwingend
Ambitie IAO!? Verhogen van de kwaliteit van de SMART maken en indicatoren bepalen! dienstverlening door in te zetten op de arbeidsomgeving via het ontwikkelen van actieve jobs en het verhogen van de regelcapaciteit van de teams. Leren en groeien
Interne processen
Financieel
Klant
Verhogen van het inzicht in de end-to-end processen
Verhogen van het aandeel ‘first time right’
Meer kunnen met minder medewerkers
Verbeteren van het inzicht in de planning
Reduceren van onnodige handelingen
Verhogen werknemertevredenheid
Verhogen van de zelfsturing binnen de teams
Versterken van de interactie met de klant
Verhogen aanwezigheidsgraad
Verhogen klantentevredenheid
Voornaamste leerpunten • Lerend netwerk: – Bevestiging van de reeds toegepaste mens- en teamgerichte aanpak of vaststelling dat de huidige cultuur ver af staat van wat in het lerend netwerk is aangeboden. – Het proces- en klantgericht denken als belangrijk (nieuw) inzicht. – Belang van het hebben van een visie, missie en strategie maar vooral deze kunnen vertalen naar teamdoelstellingen. – Belangrijk om IAO hogerop in de organisatie te verankeren, zodat de lokale initiatieven versterkt kunnen worden binnen de organisatie.
• Resultaatgericht werken: – Is voor velen nog een groot vraagteken. – Is een verhaal van grenzen afbakenen waarbinnen meer autonomie wordt toegelaten. – Is een verhaal van grenzen en afspraken blijven opvolgen en bijsturen, zowel verengen als verbreden. – Is de strategie en kerntaken vertalen naar teamdoelstellingen en –resultaten. – Is mensen confronteren met praktische problemen en hen betrekken bij het komen tot een oplossing in plaats van zelf operationele brandjes blussen. – Is een kwestie van niet terugvallen in oude gewoonten.
…en wat hebben we geleerd? durf en doe !
betrek, luister, herhaal & stimuleer ! vertaal strategie naar verstaanbare doelen en stuur de cultuur!
Stof tot nadenken….
Maturiteit
Principe van teamontwikkeling (quick scan) Vakmanschap
Resultaatgericht werken Ondernemerschap
Organiserend vermogen
Samenwerkingsvermogen
Zelfsturend vermogen
Ontwikkelingsfasering van teams – evolutie rol LG
Open team
instructeur
Team Groep
‘coach’
Bundeling individuen
Tijd
@info: impact op leiderschap?!
Teamoefening (45’)
Jullie teamopdracht ! Vorm een divers team van max. 5 personen. Beantwoord volgende vragen en breng verslag: • In welke ontwikkelfase? • Met welke focus? • Wat zijn belemmeringen om naar de volgende fase te gaan? Of wat is er nodig? (denk aan de bouwstenen)
Fleximatrix teamopdracht Activiteit/rol
Getuigen Modereren Noteren/illustreren Verslag geven Kritisch zijn …
Teamlid 1 Voornaam:
Teamlid 2 Voornaam:
Teamlid 3 Voornaam:
Teamlid 4 Voornaam:
Teamlid 5 Voornaam:
Maturiteitsinschatting mijn team:… Vakmanschap 4
2 1
Samenwerkingsvermogen
Organiserend vermogen
Resultaatgericht werken Ondernemerschap
3
Bouwstenen Structuur
Processen
Individueel “actieterrein”
Vaardigheid Attitude
Gedrag
Leiderschap
Systemen
Cultuur
Visie
Strategie
Persoonlijkheid
Resultaat
Kennis
Jullie teamopdracht ! (10’) Beantwoord volgende vragen en breng verslag: • In welke ontwikkelfase? • Met welke focus? • Wat zijn belemmeringen om naar de volgende fase te gaan? Of wat is er nodig? (denk aan de bouwstenen)
Bedankt voor je medewerking !
Contactinfo
Adelbrecht Haenebalcke
[email protected] +32 (0)496 59 76 26
