WERKDRUK VERPLEEGKUNDIGEN ONVERANDERD HOOG Aethon werkdrukthermometer december 2015
Wie net als Aethon al jaren in de zorg actief is, realiseert zich dat in de zorg verandering de enige constante is. Verandering van wetgeving, financiering, zorgvraag, consumentengedrag en maatschappelijke opvattingen over kosten en opbrengsten; het zijn de ingrediënten die er voor zorgen dat zorgaanbieders zich continu dienen aan te passen. De veranderingen en daaruit voortvloeiende strategische keuzes leiden er samen met een relatief hoog ziekteverzuimpercentage van gemiddeld 5,2% ook toe dat instellingen in zowel de care als de cure gaan werken met een minimale bezetting. In Nederland werken ongeveer 45.000 verzorgenden en verpleegkundigen en als je verpleegkundigen vraagt naar wakkerliggers en belangrijke thema’s die hen beroepsmatig bezighouden dan staat werkdruk steevast bovenaan. Het is begin december 2015. Maar liefst 2.500 verpleegkundigen bezoeken de Nursing Experience beurs in Ede, omdat ‘beter worden’ hun vak is. Aethon sprak met ruim 500 van hen en stelde hen vragen rondom werkdruk, werkbeleving en het werken met flexibel inzetbare krachten. In dit beknopte verslag presenteren wij de antwoorden die het waard zijn om te delen. Niet bedoeld om de diverse en complexe typen werkdruk te duiden of als wetenschappelijke onderbouwing
2
van de psychosociale arbeidsbelasting, maar als blijvende ‘thermometer’ bij het optimaliseren van een goed functionerende en flexibele zorgformatie. Aethon is zeer nauw betrokken bij de personele ontwikkelingen in de zorgsector en bruist van de ideeën om zorgafdelingen en zorgteams flexibeler te maken. De medewerkers in de zorg en hun cliënten verdienen het dat wij blijvend nadenken over hoe wij de organisatie en de bedrijfsvoering van de zorg elke dag beter maken. Ik wens u veel leesplezier, Ad Verwijs Directeur Aethon Zorgt
Hollen en stilstaan 90% geeft aan: ons werk kent sterke pieken en dalen
Meer met minder 60% geeft aan hetzelfde of meer werk te moeten doen met minder mensen
Inzet flexkrachten beperkt ondanks kwaliteit 71% is tevreden over de kwaliteit van flexkracht
Planning wijzigt kort van tevoren 62% geeft aan dat wijzigingen in planning pas kort van te voren bekend zijn
WERKDRUK Normale bezetting past alleen bij normale zorgvraag
van de verpleegkundigen vindt de werkdruk te hoog voor het leveren van goede zorg
3
90%
EENS
HOLLEN EN STILSTAAN DOOR VERANDERENDE ZORGVRAAG EN ZORGZWAARTE Op de stelling ‘Ons werk kent sterke pieken en dalen’, antwoordt maar liefst 90% van de verpleegkundigen met ‘EENS’. Ook opdrachtgevers vertellen ons dat zorgvraag steeds vaker wordt uitgesteld en dat als de zorgvrager zich dan meldt er in veel gevallen direct meervoudig en complexere zorg (“bredere zorgproductmix”) nodig is. Deze verschuiving van zorg trekt een behoorlijke wissel op de huidige planning en bezetting.
HETZELFDE OF MEER WERK, MET MINDER MENSEN Nog steeds is het zo dat bijna 60% van de verpleegkundigen aangeeft dat hetzelfde werk (of zelfs meer werk) moet worden verricht met minder mensen. Als gevolg van strategische keuzes en besparingen zien we dat veel instellingen werken met een minimale bezetting. Als er dan sprake is van piekof ziekmomenten dan is er nauwelijks nog reservecapaciteit in eigen huis. Op de vraag of de standaardbezetting te krap is, zien we een wisselender beeld. Zo’n 48% van de verpleegkundigen geeft aan dat dat geldt voor de formatie waar zijzelf onderdeel van zijn. Iets meer dan de helft (52%) vindt de normale bezetting bij normale situaties afdoende.
62% EENS
4
60%
EENS
NOG NIET OP GROTE SCHAAL GEBRUIK GEMAAKT VAN FLEXKRACHTEN, ONDANKS TEVREDENHEID Flexkrachten kunnen, mits goed opgeleid en ingewerkt, een oplossing zijn voor piek- en dalmomenten. Toch geeft de meerderheid (62%) van de respondenten aan dat er niet op grote schaal gebruik wordt gemaakt van flexkrachten. De tevredenheid over het werken met flexkrachten is overigens bijzonder hoog: ruim 71% van de verpleegkundigen is tevreden over de kwaliteit van flexkrachten.
62%
EENS
WIJZIGING PLANNINGEN PAS KORT VAN TE VOREN BEKENDGEMAAKT Nu steeds meer gewerkt wordt met zelfsturende teams zien we ook dat teams hun eigen planning verzorgen. Dat vergt, ook door de implementatie van nieuwe planningssoftware nieuwe competenties van de teamleden. Steeds meer opdrachtgevers geven ons aan dat ze wel heel veel tijd kwijt zijn met het rondkrijgen van de planning en dat dat eigenlijk weer afleidt van het leveren van zorg. Maar liefst 62% van de respondenten geeft aan dat wijzigingen in planning pas kort van te voren bekend worden gemaakt en dat schuiven dan steeds ingewikkelder wordt.
WERKDRUK TE HOOG VOOR HET LEVEREN VAN ECHT GOEDE ZORG
59% EENS
Werkdruk hoeft niet per definitie slecht te zijn. Veel mensen hebben een gezonde werkdruk zelfs nodig om goed te functioneren. Anders is het als de kwaliteit van de geleverde zorg in het geding komt, en zelfs ondermaats wordt. Het afgelopen jaar hebben we daarvan schrijnende voorbeelden gezien die het nieuws haalden. Als men verpleegkundigen vraagt of zij de werkdruk te hoog vinden, voor het leveren van echt goede zorg, dan antwoordt een ruime meerderheid (59%) met ‘EENS’. Zij zouden graag meer tijd aan patiënten en cliënten besteden en geven aan dat meer tijd de kwaliteit van de zorg ten goede komt.
5
STOF TOT NADENKEN
2: Bekijk wanneer werkdruk piekt en wanneer niet Nog te vaak merken wij dat zorginstellingen geen voorspellende modellen gebruiken van mogelijke zorgvraag. En dat men verrast wordt door een griepgolf in de herfst, of een vroeg vallende meivakantie. Ook het lerend vermogen van elkaar en het collegiaal overleg tussen bijvoorbeeld vergelijkbare zorginstellingen uit dezelfde regio, vindt nog onvoldoende plaats. Het is raadzaam de eigen productie-uren van het afgelopen jaar, de ziekteverzuimcijfers en de verlofcijfers eens naast elkaar te leggen; u zult verrast worden door de mate van voorspelbaarheid!
1: Bespreek werkdruk Het agenderen van werkdruk in het werkoverleg geeft verpleegkundigen de mogelijkheid om na te gaan wat zij zelf kunnen doen aan hun werkdruk. Waar zit rek in de bezetting, hoe kunnen we elkaar helpen in tijden dat er veel zieken zijn of als de vraag tijdelijk toeneemt? Tegelijkertijd geeft het werkoverleg de leidinggevende inzicht in waar de schoen knelt. Maatregelen en hun effectiviteit om de werkdruk te verminderen zouden als vast agendapunt moeten terugkomen in het werkoverleg. 6
3: Ontwikkel personele en organisatorische maatregelen en interventies om werkdruk te verlagen Eenmaal de piek- en dalmomenten in kaart vergt het aanpassingsvermogen. Er liggen grote
uitdagingen voor bijvoorbeeld zelforganiserende teams. Zelfsturend of niet, het verdient de voorkeur dat taken en functies voor iedereen helder zijn: iedereen moet weten wie wat wanneer doet. Wat doet u samen aan een hoog ziekteverzuim? En aan preventie? Hoe voorkomt u overbelasting en verbetert u de vitaliteit van teamleden? Hoe meet u of uw maatregelen nu effect sorteren? Werk samen met uw team aan een pakket van maatregelen. Het vergt directe betrokkenheid van het management en veel communicatie-inspanningen.
5: Onderzoek of flexkrachten de continuïteit en kwaliteit kunnen waarborgen
4: Verbeter korte en middellange termijnplanning Hoe roostert u de vakanties in? En wanneer? Wat doet u met wijzigingen op het laatste moment? Werkt u met ‘achterwachten’ in geval van laatstemoment-uitval van de reguliere inzet? Bij een optimale personeelsplanning wilt u de juiste mensen toewijzen aan de verschillende taken, op basis van hun vaardigheden, beschikbaarheid en voorkeuren. Dat vraagt strategisch inzicht in de zorgbehoefte voor de middellangere termijn en een effectieve vertaling daarvan naar de operationele planning en roostering.
We zien wel iets geks in de zorg; daar waar in de zomer makkelijk wordt vertrouwd op tijdelijke (vakantie)krachten, zien we in de andere seizoenen dat tijdelijke flexkrachten niet of nauwelijks worden ingezet. Ook de structurele externe flexaanvulling op de bestaande formatie, de zogenaamde flexschil is nog geen normaal gedachtegoed. Met een wisselende zorgvraag en een hoge werkdruk zou tenminste het scenario van externe inhuur moeten worden onderzocht. Dat je met een flexibele schil juist kunt besparen, in zowel piek- als dalmomenten, is nog altijd niet breed geadopteerd. Daag aanbieders van externe flexkrachten uit aan te tonen dat met hun oplossing geld wordt bespaard en de continuïteit en kwaliteit wordt gegarandeerd. 7
OVER AETHON BIJNA 1.000 FLEXIBEL INZETBARE ZORGMEDEWERKERS Aethon bindt al meer dan 10 jaar de allerbeste hbo-v-ers, geneeskundestudenten en hoogopgeleide professionals aan opdrachtgevers in de zorg. We werven niet alleen, maar investeren in onze medewerkers met intensieve en gedegen opleidingsprogramma’s. Meer dan 50 zorginstellingen vullen dagelijks hun vaste teams aan met onze flexibel inzetbare medewerkers. In de care doen we dat met bekwame en bevoegde medewerkers vanaf niveau 3 en in de cure werken we met medische studententeams en adminstratieve projectmedewerkers met sterke affiniteit met de zorg.
SNEL EN EENVOUDIG EXTRA CAPACITEIT AANVRAGEN Op de zogenaamde ‘piek- en ziekmomenten’ wilt u snel kunnen beschikken over extra capaciteit. Juist daar ligt onze kracht. Aethon is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar en garandeert de levering van de juiste mensen binnen 4 uur. Onze medewerkers zijn niet alleen beschikbaar op reguliere tijden, maar ook in de avonden, weekenden en vakantieperioden. Naast structurele inzet zijn onze medewerkers ook ad hoc en per uur oproepbaar. Dit biedt een kwalitatief hoogstaande en zeer flexibele oplossing voor de opvang van opschaling bij ziekte, vakantie, zwangerschapsverlof en drukke perioden.
OP HET JUISTE MOMENT: PLANNING EN ROOSTERING Aethon neemt een groot deel van de werkdruk en zorg rondom de planning weg; we zijn, door onze jarenlange ervaring, bekend met de verschillende roostersystemen en plannen desgewenst onze inzet in uw eigen planningspakket. Met Aethon als partner beschikken onze opdrachtgevers over een digitale omgeving die altijd inzicht geeft in de planning en de gegevens van medewerkers. Onze online omgeving is 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar en te raadplegen vanaf een PC, tablet en smarttelefoon. Het komt ook voor dat we bij opdrachtgevers de gehele externe flexplanning overnemen. Zelforganiserende teams hoeven dan alleen een basisrooster te maken en wij vullen dat rooster wanneer nodig aan.
8
OPTIMALISEREN FLEXSCHIL Wij zien onszelf bij voorkeur niet als leverancier, maar als samenwerkingspartner. Onze relatie behaalt het optimale rendement tegen de laagst mogelijke kosten als wij gezamenlijk werken aan onder andere: • Een jaarplanning en inschattingen van mogelijke inhuur (forecasting en flexibiliseringsplan op basis van afdelings- en teamplannen). Indien nodig bieden wij ondersteuning en bewustwordingen feedbacksessies voor uw teams. • Kwartaalrapportages over inzet, doelmatigheid, effectiviteit, en evaluatie van kandidaten met indien nodig een SMART geformuleerde verbeteragenda.
• ONZE KLANTEN GAVEN ONS IN 2015 EEN 8 VOOR DE SAMENWERKINGSRELATIE • 100% VAN ONZE KLANTEN ZOU ONS AANBEVELEN • 95% VAN ONZE KLANTEN GAAT OPNIEUW ZAKEN DOEN MET ONS IN 2016
MEER INFORMATIE? Wilt u meer informatie of direct capaciteit aanvragen? Of wilt u ons uitdagen om aan te tonen dat u kunt besparen met de inzet van een flexibele externe schil? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 088 035 1500 of via email:
[email protected]. Kijk ook eens op onze website, www.aethon.nl, voor recente klantcases en verhalen van onze zorgmedewerkers .
9
Contactgegevens Ad Verwijs 06 42 94 06 00
[email protected] Braillelaan 9 2289 CL Rijswijk 088 035 1500 www.aethon.nl
