WERKBOEK
21-22-23 september 2012 PRODUCT MANAGER : LG ORGANISATOR : Circuit Zolder Inhoudstafel 1. Koersorganisatie .............................................................................................................................. 2-4 2. Veiligheid ................................................................................................................................... 4-8 3. Intern Noodplan ............................................................................................................................. 9-10 4. Medische Dienst .......................................................................................................................... 11-13 5. Paddock ....................................................................................................................................... 13-14 6. Parkings .............................................................................................................................................15 7. Shuttledienst ......................................................................................................................................15 8. Verkoop .............................................................................................................................................16 9. Controle .............................................................................................................................................16 10. Federale / lokale Politie – Brandweer ........................................................................................ 16-17 11. Signalisatie .......................................................................................................................................17 12. Sponsoring / Visibility ........................................................................................................................17 13. Hospitality ................................................................................................................................... 17-18 14. Programmaboekje ............................................................................................................................19 15. Media Center .............................................................................................................................. 19-20 16. Speaker ............................................................................................................................................20 17. Podium ..............................................................................................................................................20 18. Animatie ..................................................................................................................................... 20-21 19. Promotiecampagne .................................................................................................................... 21-22 20. Camping ...........................................................................................................................................22 21. Uit te voeren werken ................................................................................................................... 22-23 22. Concurrentie .....................................................................................................................................23 23. Racing Friends..................................................................................................................................23 24. RVB ..................................................................................................................................................23 25. Benzinebevoorrading ........................................................................................................................23 26. Vergunningen ..................................................................................................................................23 27. Officiële documenten .......................................................................................................................24 28. Wie contacteren voor oplossingen ...................................................................................................24 29. Sanitaire voorzieningen ....................................................................................................................24 30. Namen / Telefoonlijst .................................................................................................................. 24-25 31. Varia .................................................................................................................................................25 32. Bijlage 1 : FIA Organisation Conditions -> gelieve ieder voor zich de nodige “info” en “to do’s” hier uit te filteren Bijlage 2 : Timing Bijlage 3 : Planogram Bijlage 4 : Deelnemerslijsten Bijlage 5 : Tussenstanden FIA kampioenschap Bijlage 6 : FIA Rapport 2011 Bijlage 7 : Planning VKP + paddockplan
LG/HV/14/09/2012
1.
Koersorganisatie Verantwoordelijke Koersorganisatie : Lucia Gallucci Verantwoordelijke Koersdirectie : Urbain Vanduffel
1.
Koersdirectie Race Director Urbain Vanduffel Race Trucks Race Director Chairman of the stewards 2° International Steward Member Technical delegate FIA coördinator Driver adviser Clerk of the course
: Tony Iddon : Alain Dubord : Stan Minarik : Leo Suetens : Ross Garrett : Fabien Calvet : Nigel Fry : Urbain Vanduffel
Verantwoordelijke per race Race Trucks : Vanduffel Urbain LOTUS : Pascal Vanhullebusch PTH : Vanduffel Urbain Relatie deelnemers Via de series Race Trucks : Jean-Marie Jorissen Secretaris koersdirectie Aerts Dirk 2.
Koersdirectieploeg Algemeen Verantwoordelijke Dirk Van Clemen Verantwoordelijke Bretelle David Engelen Verantwoordelijke gesloten wagenpark Felicien Put Verantwoordelijke vlaggenploeg Marc Deborger Medewerkers vlaggenploeg In functie van aanwezigheden Verantwoordelijke speedgun Herman Bourdiaudhy
3.
Timing (LG) bijlage 2 Openingsuren secretariaten 20.09.2012 21.09.2012 22.09.2012 23.09.2012
LG/HV/14/09/2012
Welcome Center 08.00-20.00 08.30-18.00 07.30-14.00 08.30-14.00
Paddock Teams 08.00-20.30 08.30-18.30 07.30-20.00 08.30-20.00
Race Secr. / 08.30-19.00 08.00-19.00 08.30-19.00
Toren 08.00-20.30 08.30-19.00 08.00-19.00 09.00-19.00
2
Zaterdag 22 september 2012: Corvette Club – Child Cancer Charity Verzamelen aan Cycling Center voor een ontbijt Rondrit piste: 11.50u – 12.00u rondrit Corvette Club, op aan zone 6 af einde pitlane naar paddockzones. Rondrit openbare weg: Trucks Essers verzamelen op P 69 om 14.30u voor een rondrit Zolder – Zonhoven – Zolder Aankomst aan Hotel Pits om 16.00u 4.
Planogram (HV) Inclusief briefings – bijlage 3
5.
Officiële wagen Eigen wagen Officiële Truck : Renault (chauffeur = DV) Voorzien van zwaailichten : ja, naar voor en achter zichtbaar
6.
Safetycar Eigen wagen
7.
Deelnemerslijsten (HV) Bijlage 4
8.
Tussenstanden FIA-kampioenschappen (LG) Bijlage 5 (uit te hangen op vrijdag)
9.
Opvang FIA-verantwoordelijken (LG)
10. FIA-raport + opmerkingen 2011 Bijlage 6 11. Starter 12. ERTF 220 Volt connections in the paddock = unit voor R. Garrett aan gesloten wagenpark. Overdekking (tent) te voorzien voor bandenstockage en loting. 13. Tijdwaarneming Transponders voor Trucks en annex races via Circuit Zolder -> af te halen bij Annemie en Maria (vrijdag van 08u30-19u00, zaterdag van 08u00-19u00) 14. Verdeling Officiële documenten : - uithangen officiële uithangbord(en). Tweede (afsluitbare) uithangbord zone 0-1 in gebruik en uitslagen afficheren : sleutel op wedstrijdsecretariaat - Lokaal Sportcommissie FIA (4 exemplaren) = office 1 - Lokaal FIA Race Director (1 exemplaar) = office 3 - Lokaal Sportcommissie RACB Sport (4 exemplaren) = Office 2 - Lokaal Technische Commissie FIA (2 exemplaren) = Office 4 - Lokaal Koersdirectie (2 exemplaren waarvan 1 exemplaar voor secretaris – telefonist) - Verdeling wedstrijduitslagen zone 0/1 aan truck teams en afficheren in zone 1 -> runner zoeken (LG) 15. Inspectie circuit Maandag 17 september 2012 om 12u00 (TE, DV, MV) Plaats van Plastic tubes : volgens plan (Tony Eyckmans) en goedkeuring Tony Iddon. Plaatsing woensdag.
LG/HV/14/09/2012
3
16. Vergadering wedstrijdgebonden diensten Vrijdag 21 september 2012 om 18u00 in de briefingroom Versturen uitnodiging (HV) 17. Varia - FIA Sportcommissarissen - RACB Sportcommisarissen - FIA Race Director - FIA TC - TC RACB
: office 1 ; office 2 : office 3 : office 4 : office 5
2. Veiligheid Verantwoordelijke : Tony Eyckmans 1. Veiligheidscentrale In charge: Tony Eyckmans, Rik Luyckx, Johan Aerts + Stefaan Bergen + Rudy Swinnen + Luc Demoitié + Ronald Breugelmans + Pascal Vanhullebusch 2. Interventie-team In charge: Rik Luyckx – Pascal Vanhullebusch Bravo (?- Bemanning? p3r)+ Charly(p10r) + Delta (p18L) = normale int wagen zonder verpleging Oscar + Tango = medical car inclusief dokter LIMA = BEVRIJDINGSWAGEN (p10r) of tvv Charly (p10r) 3st 4*4 Alfa (p1r) + Golf (p8r) + Kilo (p15L) Standplaats Medical Center: tijdens de Truck activiteiten alle reddingswagens achterkant Medical Center in overleg met Erik Beuls 3. Baancommissarissen In charge: Johan Aerts – Georges Heijnen Operationeel + inspectie ten laatste 30’ voor de aanvang voor dagaanvang Briefing zaterdag ± 8.00u Geen privéwagens BK in de paddock ! Smoke observers : = PO?? Dispositief PO’s volgt 4. Standcommissarissen In charge: Frank Steylemans Toegang pitlane : enkel houders van track en pitlane tickets 5. Materiaaldienst In charge: Jos Van Buel – Mario Vranken 6. Takeldienst
In charge: Bob Van Baelen, Daniël Schoeters & Luc Cuypers Zaterdag + zondag telkens TWEE gewone takels + TWEE zware takels – (LG/MB) 2 vakken langs de poort zone 3 reserveren voor zwaar materiaal (of één zone 3, één zone 4) PB
Standplaats voor de paddockpoort van post 8 mag voorzien worden als takelparking – past dan in het rijtje van de gast-trucks en geeft extra ruimte PB
Toegang Pairoux post 18 moet vrijgehouden blijven in de paddockzone 3 Tussen de achterkant van box 41 (= ruimte achterkant trap) en de poort alles vrijhouden – grote draaicirkel gesleepte voertuigen in noodgeval – liefst binnen aan de poort tussen posten 5 en 6 rechts PB bulldozer (Kumpen of CZ) standplaats medical center -> bevestigd PB LG/HV/14/09/2012
4
vrachtwagen Kumpen standplaats medical center – geladen met zand PB 7. Safety-car nodig bij ALLE wedstrijden met uitzondering vd trucks In charge: Erik Reynders Lichten: 3 gele zwaailampen Lichten: 2 groene lichten 8. Toestand circuit
inspectie maandag 17 september 2012 om 12 uur – (TE, DV)
9. Rampenplan Zie bijlage 10 Cornermarckers
TYPE : “Plastic Tubes”
Gelieve bij opmaken vd timing rekening te willen houden met de tijd, tussen de reeksen die nodig is voor het plaatsen en wegnemen der cornermarkers – erg tijdrovend. Na elke truck activiteit dient de piste gepoetst te worden en ook dat is eveneens erg tijdrovend. Genoeg “Plastic Tubes” ter vervanging voorzien (DV) DEBRIEFING TRUCK GP 2010-09-13 - idem plaatsen als 2011 PLAATS DER TUBES
POST 3/4 RECHTS T2 POST 6 RECHTS T4 POST 8 LINKS INGANG T5 POST 8 RECHTS MIDDEN T6 POST 11 INGANG RECHTS T8 POST11/12 MIDDEN LINKS T9 POST 12 LINKS tssn T10 en T11 POST 13 RECHTS BOCHT T11 POST 15 RECHTS INGANG T12 POST 17 LINKS INGANG T15 POST 17/18 RECHTS T16
in siflet rechts - de back up in de siflet op de overgang schuin nr vlak – back up in de siflet ex B ± 30cm over de zolder cerb – b up tegen de L buitenmuur op de overgang schuin/vlak 2°/3° zolder cerb – b-up idem op de top CZ cerbs deze volledig bedekkende – b-up R op de top CZ cerbs deze volledig bedekkende – b-up R 12/13 volledig op het gras tegen het golfplaatprofiel - b-up R scheiding vlak deel en volledig op de golfprofielen – b-up L op het gras net boven rioolputje tegen de achterkant CZ cerbs (cerbs vrij) –B-up L muur tegen de achterkant CZ cerbs (cerbs vrij) –B-up L muur
MANITOU 4 Hand BK’s P6 MANITOU 8 MANITOU 8 Bks post 11 MANITOU 12 MANITOU 12 HAND P13 BULL kUMPEN KL VORKL KL VORKL
Totaal 11 + 11 back-up = 22 De “Plastic Tubes” worden woensdag geplaatst door technische dienst CZ. VOLDOENDE RESERVE Plastic Tubes voorzien (DV)
RR takel – kan deze niet meer vertikaal takelen – chassis gaat open. Dwz dat wij op post 18 ofwel een manitou ofwel één heftruck nodig hebben. Ik heb de kleine vorklifter gevraagd aan de takelaar Dierickx die samen met Pairoux komt – vorklift is gratis als het nog bestaat Voldoende strooimiddel voorzien DV 11. Rode zones
Extra rode zones bij truck-activiteiten Zie plan. Graag extra aandacht aan fotografen om zeker niet tussen guardrail en FIA-fences te staan bij de trucks - EXTRA RED ZONES TRUCK GP - Post 11/12 stilstaande fotografen - Rechts post 8/9 voor fotografen achter de dwarse muur rechter GB alsook bergop links en rechts
LG/HV/14/09/2012
5
- Links achter de GB op post 8 - RECHTS NAAR BENEDEN TUSSEN DE VLAGPOSTEN 9 EN 10 - NOOIT TUSSEN MUUR/VANGRAIL EN FIA-FENCES Normale rode zones bij de niet-truck-activities - Rechts post 1 In de siflet van de BK’s. - Links op de vluchtweg medical center vanaf de cameratoren tot BK-hut post 15. Doorgang OK - Post 18 deceleratiepiste – achter dwarse vangrail van de grintbak (achter de tweede vangrail is OK behalve tijdens de trucks) - Bergop post 9 rechts - Recht stuk vanaf uitgang villeneuve t/m einde vangrail/muur.
12. Begeleiding trucks - Oplaten aan poort 6 bis – idem 2010 2011 – poort is intussen sinds begin 2008 >30 cm breder gemaakt - Lange paaltjes te plaatsen (links + rechts vd toegang) zodat de truckers de breedte bij uitrijden beter kunnen inschatten waardoor dit veel sneller kan gebeuren DV - Binnenhalen aan poort 5/6 rechts (ex standplaats “Oscar”) – zone 0 plaatselijk voldoende ruimte voorzien voor doorvoer. Geel in cascade vanaf post 1 bij afvlaggen – Is er een extra volledige cooling-down ronde -> ja in 2010 - 2011 - Gesloten wagenpark voor de trucks in zone “O” cfr 2007/2008/2009/2010/2011 - Blussers voorzien in gesloten WP - Apart voertuig met blussers en sleutel bij KD 13. Extra Veiligheidsvoertuigen - 1 HEFTRUCK + 1 BULLDOZER Kumpen P15 : - dienen om de zware bandenstapels te verplaatsen. o Plaatsen: Bull Kumpen = post 15 Kleine vorklift of alternatief = post 17
LG/HV/14/09/2012
6
zone voor Mike en interventie wagens was in 2007-2008-2009-2010-2011 door Erik afgemaakt ACHTER de medical center -> 6 plaatsen voorzien – alle medical- + interventievoertuigen achter de REA tijdens truckactiviteiten. 14. Brandzones posten 10 + 18 blusapparaten 2*50KG POEDER + 3*12kg in ELKE FIRE RESCUE ZONE = POST 10r + POST 18r bij Pairoux Via KD + BK te melden op briefings Urbain - Johan 15. Personeel voorzien op zaterdagavond voor : repareren van de stuk gereden “corner markers”, “plastic tubes” terug in orde brengen van het circuit aanvullen met bull achter de kerbs (DV/TE/Kumpen) post 12 kiezel rechts verwijderen uitgereden zones zoals: • rechts post 1 • kanaalzone post 4 links + post 5/6 links + post 6 links • post 6 rechts indien nodig – was in 2010 niet nodig – ook niet in 2011 • post 8 links/rechts afhankelijk van omstandigheden – was in 2010 geen item – 2011 wel • post 12 rechts uitgang – was in 2010 niet nodig • post 12 / 13 links • post 13 rechts • post 15 ingang rechts + links achter de golfplaatdallen • post 17 links + rechts • 18 links 16. Elektrische schroevendraaier (Met batterijen) Dit e.a. materiaal wordt door Mario voorzien in de witte camionette. Is momenteel reeds standard. 17. FIA lijst wordt door Tony E ingevuld op zaterdag- en zondagmorgen t.b.v. FIA Race director (zie einde) 18. Varia opgebouwd eerdere debriefings Zone 0 haast onbereikbaar met takels via normale weg paddock – aandachtspuntje PB Bottle-necks zone 5/4/3 paddock voor groot transport VANGRAILS Zijn er voldoende paaltjes om de vangrails te stutten? Graag 20 stuks voorzien voor de mat ploeg. (DV) WAGENS OP DE BAANPOSTEN: Extra aandacht voor plaatsing i.v.m. zware trucks (BK-Johan A) RODE VLAG LIJN
Rode vlag lijn -> waar en op de brug rode lijn, lichten? Voor de Jacky Ickx – post 17 (lijn niet schilderen)
BLAUWE VLAG (Johan A) Op de briefing extra aandacht vragen voor een ervaren BK voor de blauwe vlag op post 2 bij het uitrijden pitlane INTERVENTIEWAGENS Vrijdagavond 21 09 12 alles naar de medical center TE - Julien KORRELVOORRAAD Voldoende voorraad tegen VRIJDAG =
LG/HV/14/09/2012
min 750kg DV
7
Overzicht afgegeven matrix bij de trucks editie 2011.
TRUCK GRAND PRIX 2011
Saturday Sunday
RACE CONTROL MARSHALS POST ON THE TRACK SECURITY CAMERAS Number of TRACK-MARSHALS ON DUTY PITMARSHALS MANITOU’s + FORKLIFTER BULL + TRUCK FILLED WITH SAND EXTRICATION RESCUE CAR MEDICAL DOCTOR + NURSING OTHER RESCUE CARS EVACUATION-CAR WITH SPREADINGTOOL and METALSCISSOR 4x4 Small tow-truck + extinguishers 2*9kg powder + 1* foam + 1*CO² 4x4 250 liter water + 6 *9kg powder 4x4 250 liter water + 5* 9kg powder NORMAL BREAKDOWN LORRY HEAVY TOW-TRUCK MEDICAL DOCTORS IN REA MEDICAL DOCTORS IN PITLANE FIRE RESCUE ESCAPE ZONES with minimum 1*50KG + 3* 9 or 12kg POWD. EXTINGUISHER Tony EYCKMANS
LG/HV/14/09/2012
Chief SECURITY CZ Lic RACB Intern A589
8 >160 16 >180 32 3+1 1+1 1 2 2 1
8 >160 16 >180 35 3+1 1+1 1 2 2 1
1
1
1 1 2 2 3 of 4 0 P10 + P18
1 1 2 2 3 of 4 0 P10 + P18
ZOLDER CIRCUIT
8
3. Intern Noodplan 1. Algemene leiding en coördinatie Hoofd veiligheid, bijgestaan door (vermelden of het een interne- of externe noodsituatie is) : Hoofd medische dienst Te volgen verwittigingsgraad : T. EYCKMANS - - - → Medical Center -> hoofd medische dienst -> aanwezige dokters -> rode kruis - - - → Race Director - - - → Veiligheidcentrale - - - → 100 - - - → PERMANENT SECRETARIAAT - - - → Dispatching VKP - - - → PETER BELIËN * - - - → DAVID VANDERBEEK * -> V. WILLEMS - - - → THIERRY DEFLANDRE * - - - → HUGO LEROI * - - - → LUCIA GALLUCCI * -> M. BAERTS & A. CLAESEN - - - → PETER STERKEN * - - - → TAAK WG: PASCAL URSI / MARC MARTENS* (ZAT.) - - - → TAAK WG: PASCAL URSI / THIERRY DEFLANDRE* (ZON.) - - - → MARC MARTENS * - - - → EVRARD DE VILLENFAGNE * -> MARINA MEUS - - - → Speaker (communiceert alleen na overleg met staff CZ) Bovenstaande personen (aangeduid met *) begeven zich naar het intern crisiscentrum (briefingroom Race Control Center, indien deze ruimte niet bereikbaar is wordt Magnum Lounge crisiscentrum). Taakomschrijving: • • • • • • • • •
Terreindeskundige CZ naar coördinatiecentrum (brandweerkazerne) Peter Beliën (indien gemeentelijk interventieplan opstart) Terreindeskundige CZ naar cp – ops (domein) David Vanderbeek Terreindeskundige CZ naar plaats v/d ramp Tony Eyckmans Hoofd medische dienst cz naar plaats v/d ramp Erik Beuls Opvang familieleden Lucia Gallucci & Peter Sterken Communicatie huurders Marina Meus Opvang pers Pascal Ursi (overleggen met Eddy Cuppers indien gemeentelijk interventieplan opstart) Communicatie controletoren Maria Baerts of Annemie Claesen Communicatie bewoners Marc Martens
LG/HV/14/09/2012
9
2. Wie waar te bereiken Naam
Functie
CIRCUIT ZOLDER Telefooncentrale Telefoon weekends
Telefoon Privé of GSM
Telefoon Circuit 011/85 88 88 011/85 88 89
AERTS Johan
Hoofd Baancom.
0496/35 01 05
BELIËN Peter
Maintenance Supervisor Diensthoofd VKP Hoofd Medische Dienst
0475/38 28 03
011/85 88 72
0476/94 69 49
825
DEFLANDRE THIERRY
General Manager
0475/233 222
011/85 88 76
DE VILLENFAGNE EVRARD
Sales & Event Manager
0476/41 09 16
011/85 88 97
EYCKMANS Tony
Hoofd Veiligheid
823 of 866
GALLUCCI Lucia
011/85 88 73
GOOSSENS Walter
Race Organisation Manager Marketing Manager
011/53 65 53 0479/50 58 70 0475/38 28 04 0475/38 28 02
011/85 88 74
LEROI Hugo
Voorzitter
LUYCKX Rik MARTENS Marc
ass.Veiligheid, Hoofd Interventieteam Sustainability Manager
011/85 98 60 011/23 16 15 0475/28 19 22 014/63 36 43 0498/51 12 97 0476/29 75 74
MEUS Marina
Sales
0476/97 76 11
011/85 87 63
Race Director CZ
0478/28 14 23
845 of 832
STERKEN Peter
Hoofd Koersdirectie Urbain Vanduffel Head of Finance
0498/33 76 89
011/85 88 75
URSI Pascal
Product Developer
0492/58 89 25
011/85 87 66
VANDERBEEK David
Head of Maintenance & Logistic Onderhoud (elektriciteit)
0476/88 30 08
011/85 88 84
Dr. BEULS ERIK
WILLEMS Valère
*
VKP SEC KD MD
LG/HV/14/09/2012
= = = =
Radionet
823 of 866
MD + SEC
SEC
SEC
011/85 88 71
SEC + KD
0477/45.38.76
Verkoop - Controle - Parking - Paddock - Signalisatie Veiligheid Koersdirectie Medische Dienst
10
4. Medische dienst Verantwoordelijke : Erik Beuls
Truck Grand Prix - planning medical team
(versie vrijdag 14 september 2012)
Personeelsbezetting (zie taakverdeling)
Vaste locaties
Dokters
Erik Beuls
[email protected]
Medical Center: - leiding. - bemanning REA 1-REA 2 - dispatching
Verpleging
Chris Dupont
[email protected]
EHBO-lokaal Toren: - Module 1 zaterdag en zondag. - ’s morgens de sleutel van het EHBO-lokaal ophalen in het secretariaat.
Ambulanciers
Chris Van Hecke
[email protected]
Hulppost zone 1 - Module 1 enkel op zondag. Hulppost zone 0 - niet voorzien. De hulppost moet goed zichtbaar zijn !!! Met vlaggen gemarkeerd.
Rode Kruis
Benny Bosloirs
Pitlane-ploeg : - niet voorzien.
Voertuigen (met medisch personeel)
Ziekenhuizen
MC “Tango”
post 15 (Medical Center)
Jessa Ziekenhuis Hasselt
+32 11 30 99 72
MC “Oscar”
post 8
Sint-Franciscus Heusden
+32 11 71 55 04
AMB “Mike-1”
post 15 (Medical Center)
ZOL Sint-Jan Genk
+32 89 32 51 80
AMB “Mike-2”
post 15 (Medical Center)
AMB-Toren (RK)
De ZW van het RK komt naar het medical center en gaat van daaruit naar hun standplaats
AMB-REA (RK)
Niet voorzien.
Extrication team 1
Post 15 (Medical Center)
Bijzonderheden tijdens de Truck Grand Prix aanwezig Vrijdag
LG/HV/14/09/2012
/
briefing
Medical check
/
/
Zaterdag
07:45-18:00
08:15
/
Zondag
08:45-18:30
09:15
/
11
Extrication team 2
Niet voorzien.
…....
Medische helicopter
Niet voorzien.
…….
Toegang
Dopingcontrole
De permanente kaarten en wagendoorlaten van Circuit Zolder blijven geldig.
Niet aangemeld.
Kledij
Maaltijden
Zo veel mogelijk overalls Circuit Zolder of persoonlijke overalls. Bij slecht weer: geelgroene fluo-jassen Circuit Zolder of persoonlijke jassen. Indien geen overall: bij voorkeur nieuwe T-shirt en grijze pet van Circuit Zolder.
lunchpakketten en drank worden voorzien
Communicatie
Legende
Medical Center
binnenlijn 825
DOC = dokter
ZW = ziekenwagen
EHBO-lokaal
binnenlijn 790
VP = verpleging
RK = Rode Kruis
Buitenlijn/fax
(011) 85 88 86
AMB = ambulancier
HP = hulppost Rode Kruis
Radio
Medische frequentie
EXT = Extricationteam
MC = medical car
e-mail
[email protected]
SC = Security car
Varia - Tijdens de Truck Races worden alle medische voertuigen uit veiligheidsoverwegingen aan de achterzijde (kant helihaven) van het Medical Center geplaatst. Graag de zes parkeervakken recht achter het Medical Center vrijhouden.
Truck Grand Prix
22-23/09/2012
laatste aanpassing : 14/09/2012 13:30
Personeel Vrijdag 08.00 – 12.00
Vrijdag 12.00 – 18.00
Zaterdag 08.00 – 12.00
Zaterdag 12.00 – 18.00
Zondag 9.00 – 12.00
Zondag 12.00 – 18.30
Leiding
Dispatching Radio/tel. lijsten HIGH CARE
LG/HV/14/09/2012
12
WOUND CARE – BURNS
TANGO
OSCAR
Mike 1
Mike 2
Extricationteam 1
donkere vakken = geen personeel voorzien
Rode Kruis ZW Toren ZW REA HP Toren HP zone 5
Module ZW
Module ZW
Module ZW
Module ZW
Module 1
Module 1
Module 1 Module 1
Module 1 Module 1
5.
Paddock Verantwoordelijke : Peter Beliën – Cor Snoekx
1.
Openingsuren paddock Zoals vermeld in reglement : donderdag 20.09.2012 vrijdag 21.09.2012 zaterdag 22.09.2012 zondag 23.09.2012
: : : :
van 08u00 tot 20u30 van 08u30 tot 18u30 van 07u30 tot 20u00 van 08u30 tot 20u00
Wachtzone tot donderdag : P69 (voor 08u30 en na 20u00) -> Na sluiting Welcome op donderdag en vrijdag kunnen deelnemers Trucks hun enveloppe met tickets afhalen aan controlepost Tunnel tijdens de openingsuren van de paddock (duidelijke procedure afspreken). -> Deelnemers aan de Race Trucks mogen ook de voordagen binnen. LG zorgt dat de controleurs een up to date deelnemerslijst krijgen. 2.
Bemanning paddock Zie document VKP – bijlage 7
LG/HV/14/09/2012
13
3.
Overzicht zones Zone 0 : Race Trucks + gesloten wagenpark trucks Tent (10x15 m) voor stockage gemarkeerde banden truck teams, naast FIA Hospitality Calvet (vlak naast “track entry”) voorzien. Zone 1 : Race Trucks + tent banden + hospitality TRO Zone 2 + boxen : Lotus Zone 3 : Bourny – Truckmagazine – Belgian Truckers Club Zone 4 : P Officials – Opleidingstrucks - Verkoopstanden Zone 5 : Truck Racing Holland - Showtrucks Zone 6 : Showtrucks
4.
Verkoopstanden Verantwoordelijke Circuit Zolder : Marina Meus Verantwoordelijke paddock : Björn Sarrau Duidelijk het aantal m² (= stand + bevoorradingswagen) afspreken met de standhouders
5.
Publiekscatering Verantwoordelijke Bevers : Peter Gilis
6.
Vuilophaling Verantwoordelijke : Peter Beliën - donderdag 20.09.2012 - zaterdag 22.09.2012 - maandag 24.09.2012
: na 18u00 : na 19u00 : na 16u00
7.
Stroom Gratis
8.
Water Gratis
9.
Nachtbewaking Elke nacht vanaf woensdag nacht door 2 CT aan VKP-gebouw tot en met zaterdagnacht, patrouille paddockploeg donderdag– vrijdag- en zaterdagavond tot 22u00
10. Controle Pitlane Minimum leeftijd : 16 jaar Controle te voorzien vanaf zaterdag aan : - slagboom toren - trap koersdirectie - einde stands - pitlane 6 personen 11. Briefing - zaterdag 22.09.2012 om 07u00 - zondag 23.09.2012 om 07u00 12. Verlichting Tijdens de voordagen en in het weekend dient de verlichting in de paddockzones aangezet te worden. 13. Geen gebruik van quads of andere gemotoriseerde voertuigen onder de 16 jaar procedure (MM)
LG/HV/14/09/2012
14
6.
Parkings Verantwoordelijke : Peter Beliën – Rudi Ramaekers
1.
Openingsuren parkings 08u00 – 16u00 - zaterdag en zondag controle aan VIP- en publieksparkings
2.
Bezetting -> zie document VKP – bijlage 8
3.
Overzicht parkings met vermelding van capaciteit en uitgegeven aantallen
OVERZICHT UITGEGEVEN WAGENDOORLATEN TGP Locatie VIP A VIP B p 38 VIP B p 39 VIP B p 14 VIP B p 15 VIP C p 32 VIP D p 11 Zone 6 Parking Media P zwembad P 31 P 14 P 30, indien nodig
Capaciteit
Bestemmeling
Uitgegeven
Verantwoord
VKP Park
280+350 800 200 1.900 1.000 Renault 1.000 150 300 300 280 250 1.900 1.100
4.
Radio’s eigen toestellen
5.
Briefings - zaterdag 22.09.2012 om 07u00 - zondag 23.09.2012 om 07u00
6.
Varia - Motoparking : onverhard vzw P 6 - Verboden te parkeren voor trucks, opleggers en bussen op parking VIP A – B – C, alsook op de toevoerwegen en Zwembadstraat.
7.
Shuttledienst Verantwoordelijke : Peter Beliën / Willy Neuteleers Pendeldienst tussen Gate 4 en VIP B - 6 voertuigen via Delorge Timing : Publiek zaterdag 22.09.2012 van 09u00 – 20u00 -> 2 voertuigen zondag 23.09.2012 van 09u00 – 20u00 -> 2 voertuigen Renault zaterdag 22.09.2012 van 08u30 – 19u30 -> 2 voertuigen zondag 23.09.2012 van 08u30 – 19u30 -> 4 voertuigen
LG/HV/14/09/2012
15
8.
Verkoop Verantwoordelijke : Peter Beliën - Stefan Swijsen
1.
Uurregeling - Bezetting van de posten zie lijst VKP - bijlage 8
2.
Overzicht te verkopen tickets Prijs tickets : zaterdag : € 10,00 (VVK € 8,00) zondag : € 20,00 (VVK € 15,00) weekend : € 25,00 (VVK € 20,00) Specimina in lokaal VKP logistieke dienst bezorgen (MJ) Toegang pitlane : kleur pitlanebandjes : geel Tickets leeftijdgrens = 12 jaar (gratis toegang voor kinderen geboren op of na 01/01/2000) toegang pitlane = 16 jaar toegang piste = 18 jaar, uitgezonderd piloten Ook van toepassing op ZAC
3.
Kortingen Geen kortingsbonnen
4.
Inruilkaarten Geen inruilkaarten
5.
Gratis toegang ZAC
6.
Briefings - zaterdag 22.09.2012 om 07u00, lokaal VKP - zondag 23.09.2012 om 07u00, lokaal VKP
9.
Controle Verantwoordelijke : Peter Beliën – Jos Lenaers
1.
Controle inkom Uurregeling posten zie bijlage
2.
Overzicht doorlaten Specimina + verspreidingslijst -> aan PB 1 week vooraf
3.
Dispatching + verdeling radio’s Verantwoordelijke : Nathalie Hody
4.
Briefing - zaterdag 22.09.2012 om 07u00 - zondag 23.09.2012 om 07u00
10. Federale / lokale politie – Brandweer Verantwoordelijke : David Vanderbeek 1.
Politie Zaterdag (2 personen) vanaf 10 tot 13u begeleiding aankomen show trucks P69 14u30 tot 16u, begeleiding rondrit trucks (begin P69, einde Herderspad)
LG/HV/14/09/2012
16
Zondag (4 personen) van 9u tot 17u, bereikbaar via dispatching VKP 2.
Brandweer Enkel op afroep 011/450 170
3.
Verkeersplan Plan_signalisatie_V4 is van toepassing
4.
Voorbereidende meeting
5.
Varia
11. Signalisatie Verantwoordelijke : David Vanderbeek / Claudio Bedin 1.
Uurregeling Woensdag 19/09/12 Donderdag 20/09/12 Vrijdag 21/09/12 Zaterdag 22/09/12 Zondag 23/09/12 Maandag 24/09/12
2.
Overzicht uit te zetten signalisatie Grote signalisatie
: 09.00 – 16.00 uur, 3 pers (opbouw) : 09.00 – 14.00 uur, 3 pers. (opbouw) : niet aanwezig : 08.00 – 16.00 uur, 2 pers. (permanentie) : 08.00 – 16.00 uur, 2 pers. (permanentie) : 09.00 – 16.30 uur, 3 pers. (afbouw)
12. Sponsoring / visibility Verantwoordelijke : Evrard de Villenfagne 1.
Sponsors
2.
Publicitaire aanwezigheid Renault (hoofdzakelijk in zone 0/1)
13. Hospitality Verantwoordelijke hospitality : Evrard de Villenfagne / Marina Meus Verantwoordelijke catering : Marina Meus Verantwoordelijke BC : Marina Meus 1.
Business Club - openingsuren : zondag van 10.00 – 18.00 uur - lijst genodigden (MMe) : 60 personen - onthaal BC : Valérie Deflandre - donderdag: RACB / Vanhooydonck
2.
Verhuurde ruimtes
1 2 3 4 5
Ruimte
Huurder
Contactpersoon
Start/Finish Loge VIP Loge 1 VIP Loge 2 VIP Loge 3 VIP Loge 4
CMO
Freddy Van Dyck
MSZ
Hans Van de Ven
LG/HV/14/09/2012
Vitaemobility Nationale Loterij
jaarcontract Ja
Ja Ja Gunther De Pooter Ja Ja
poetsen Huurder Huurder Huurder Huurder CZ
17
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Michel Vaillant Club Mezz 1 Mezz 2
POM Limburg
Enkel op vrijdag
Van Dessel Verzekeringen
Patrick Verlinden
Ja
Huurder
MM.Com.V
Micheline Mathot
Ja
Huurder
Mezz 7 Mezz 8 Mezz 9 Mezz 10 Mezz 11 Mezz 12 Mezz 14 Briefingroom (zondag)
Circuit Zolder Circuit Zolder
Walter Goossens Walter Goossens
Ja Ja
CZ CZ
Business Center Magnum Lounge Media Center 1 Media Center 2
BC
Marina Meus
Ja
CZ
Mezz 3 Mezz 4 Mezz 5
CZ
Florette Deflandre
Perszaal POM Limburg Hoedlmayer Vandenkeybus Media Center 3 POM Limburg Hoedlmayer Vandenkeybus Media Center 4 POM Limburg Hoedlmayer Vandenkeybus (50 p.) CT3 Optima
CZ Guy Geurts Vrijdag Zaterdag Zondag Vrijdag Zaterdag Zondag Vrijdag Zaterdag Zondag Tine de Groote
Ja
- Oplijsten gebruikers tenten (Mme) - Kuisen loges die per evenement verhuurd worden (DV) -> Media Center vrijdag – zaterdag kuisen ! - Alle loges terug op orde zetten (DV) - Micro Business Center nakijken (VW) - Geen privéwagens van huurders aan de kaaimuur (melden aan huurders Mme) - Open ruimte voorzien voor traiteur Media Center aan groene trap, enkel koelwagen. 3.
Lunchpakketten Verantwoordelijke : Lucia Gallucci -> zaterdagmiddag en zondagmiddag -> dienstverantwoordelijken dienen aan LG zo snel mogelijk een correct overzicht te laten geworden van de nodige lunchpakketten. Bestelling dient uiterlijk maandag 17 september te gebeuren. -> LG vraagt ook aan standen, sport- en technische commissie en personeel.
4.
Controle infrastructuur (o.a. mezzanines, loges, …) - Controle aan beide ingangen van het Media Center - Signalisatie Magnum Lounge -> DV
LG/HV/14/09/2012
18
14. Programmaboekje Verantwoordelijke : Walter Goossens Samenwerking met ‘Trans Aktueel’ Extra (Krantje A3). 1.
Prijs gratis
2.
Oplage 5000 ex. 8 pgn’s
3.
Inhoud Concept: Trans Aktueel artikels, met aandacht voor alle onderwerpen die tijdens het evenement (vanaf vrijdag) worden aangeraakt, inclusief een gedeelte truck racing.
4.
Verdeelpunten: Overzicht verdeling (marketing) Welcome Center : 50 REA : 10 via secretariaat Mediacenter : 50 BC : 70 Secretariaat AC/MB : 50 Wedstrijdsecretariaat : 500 + 100 voor diensten RCC Magnum Lounge : TBC Wheels : 50 Otobar : 200 Speedwear : 200 Hospitality : toe te voegen ifv aantal genodigden Renault : 1000 Mezzanine 7 : 100
5.
Levering VKP HQ– vrijdag 21 september 2012
6.
Verdeling - zaterdag verdeling aan de Gates (VKP) - interne verdeling + verdeling publiek door 2 vrijwilligers op zondag van 10u tot 18u (hoofdingang)
15. Media Center Verantwoordelijke CZ : Walter Goossens Verantwoordelijke mediacenter : Guy Geurts 1.
Mediacentrum - Openingsuren afficheren -
FIA organizing conditions
zaterdag 22.09: 8 tot 20 uur zondag 23.09: 8 tot … uur
Perszaal dient open te zijn tot minimaal 3 uur na de laatste FIA-race !!! * Indien FIA delegate later wenst te blijven kan men hem de sleutel geven (GG) -> terugbezorgen op secretariaat 2.
Andere faciliteiten pers – zie varia
3.
Persconferentie(s) geen persconferentie
LG/HV/14/09/2012
19
4.
Persberichten 1 persbericht
5.
Persparking Parking Media (zone Sterrewacht) zaterdag en zondag bewaken door 1 persoon Parking aan Tribuneloge is enkel en alleen voorzien voor team chrono.
6.
Varia Pers briefen i.v.m. 5 rode zones (GG - MJ) TV-ploeg: info nog niet bekend.
16. Speaker Verantwoordelijke : Guy Geurts 1.
Uren vrijdag 21.09.2012 geen speaker zaterdag 22.09.2012 van 09u00 tot 18u00 met pauze tussen 12u00 en 13u00 zondag 23.09.2012 van 10u00 tot 18u30
2.
Bemanning Guy Geurts + team
3.
Muziek JOEfm bezorgt ons een kopie van de ‘truckers top 66’ die we heel het weekend kunnen uitzenden.
17. Podium Verantwoordelijke : Guy Geurts 1.
Podiumprocedure Race Trucks : na elke race (24 x bekers – bloemen – champagne CZ) LOTUS UK : 6 x champagne (CZ), bekers – bloemen via promotor LOTUS EUR : 6 x champagne (CZ), bekers – bloemen via promotor PTH : 6 x champagne (CZ), bekers – bloemen via promotor
2.
Podium TGP (LG) LOTUS en PTH zorgen zelf voor prominenten Hostessen Renault
3.
Rondgang sponsors en series LG
4.
Bekers, Bloemen, champagne Lijst aantal flessen champagne HV
5.
Vlaggen Systeem ophangen vlaggen
MMe voor Race Trucks indien mogelijk Magnums
18. Animatie (bestemd voor het grote publiek) Verantwoordelijke : Walter Goossens 1.
Bourny Stuntman Patrick Bourny komt met een Wheeling truck & een Looping truck (mee geïntegreerd in affiche)
LG/HV/14/09/2012
20
2.
Truckshow - Static show in zone 5 en 6, eventueel ook deel zone 4. Nu al meer trucks ingeschreven dan in 2011. - Défilé van ALLE vrachtwagens op het einde van het evenement, ze verlaten zo het circuit via Viversel poort. - Oto Bar organiseert op zaterdag een ‘truckers evening’.
3.
BenjiFun attracties - Zone 4: to be developed
4.
Belgian Rc Truckdrivers - Hobbyclub met telegeleide trucks (Esplanade)
19. Promotiecampagne Verantwoordelijke : Walter Goossens 1.
Televisie - Billboards op Fleet tv en Transport tv
2.
Radio - JOEfm Nationaal: organisatie van Truckers top 66 op vrijdag 14/09 van 4u tot 9u. - Hit FM nationaal
3.
Vakpers - Transpo - Truckstar - Trucks - Onderleggers Truckstop 26 bis
4.
Affiche - Distribution of 2000 A2' s: eventposter - 200 A7' s: promotion truckshow
5.
Online - Pre-sale on www.circuit-zolder.be - E-mail banner - www.autosport.be - www.turbomagazine.be - www.wattedoen.be - www.uitinvlaanderen.be - www.waarnaartoe.be - www.mijnevent.be - http://pro.netevents.be - www.hbvl.be - www.koopzondagen.ne - www.ardennesmagazine.be - http://www.gratis-tickets.be/ - FACEBOOK promotions on Zolder profile = 17.000 fans - FACEBOOK promotions onTGPCZ profile = 500 fans - FACEBOOK updates during event - TWITTER wedstrijd met Renault Trucks
6.
Varia: Werkbezoeken van: - Truck Grand Prix Nürburgring / Truck Grand Prix Nogaro /Truckstar festival Assen
LG/HV/14/09/2012
21
- Online wedstrijd met JOEfm en Anthony Kumpen. “Raad de tijd waarin Anthony K. 1 lap aflegt, met een truck op CZ” - Organisatie Logistieke Dag Limburg op 21 september 2012 - Dedicated mailings ter promotie verkoop Business Seats
20. Camping Verantwoordelijke : Peter Beliën 1.
Camping Circuit Zolder Prijzen (tarieven van kracht tijdens raceweekends = do->zo) Toeristische plaats (max. 25 m²) (ongeacht aantal personen): € 25,00 per nacht (incl. elektriciteit)
2.
Andere campings Geen
3.
Bemanning Vrijdag 21.09.2012 Zaterdag 22.09.2012
4.
Varia Permanentie toiletblokken
: 2 personen (1 parking + 1 vk) 16u00 tot 22u00 : 2 personen (1 parking + 1 vk) 07u00 tot 22u00
21. Uit te voeren werken Verantwoordelijke : David Vanderbeek 1.
Gebouwen - planning nog te bepalen ifv afbouw 24 hours - Boxen voorzien van een paar monitoren (4 à 5) -> verspreiden over de pitlane
2.
Paddock - algemene opkuis en vuilophaling nog te bepalen
3.
Piste - gezien de piste enkel woensdag ter beschikking is voor werken zal alles tot een minimum beperkt worden - verfwerken zijn niet voorzien - plastic tubes inboren, verven en uitzetten - maaiwerken zijn niet voorzien - frezen grindbakken (woensdag en zaterdag avond) - borstelen piste (woensdag en zaterdag avond) - permanentie tbv herstellingen is voorzien op zaterdag avond
4.
Parkings - geen voorbereidende werken na opruiming 24HoZ voorzien - opruimen na event dinsdag
5.
Elektriciteit - aanwezigheid technieker: weekdagen van 8.30 tot 16.30 uur, uitgezonderd vrijdag tot 15u30 weekend, zaterdag van 08.00 tot 17.50 uur / zondag van 09.00 tot 16.45 uur - piste en paddock verlichting zullen geactiveerd worden (incl. in de voordagen ifv noodzaak)
6.
permanentie in het weekend afdeling M&L - werkploeg: 1 persoon, uren idem elektricien - verantwoordelijke (*): vrijdag 07.00 tot 20.00 uur zaterdag 08.00 tot 20.00 uur zondag 09.00 tot 18.00 uur
LG/HV/14/09/2012
22
(*) telefonische permanentie voor noodsituaties via interne lijn 584 7.
Drankverdeling - dinsdag 18.09.2012 (waar geen dispensers aanwezig zijn)
8.
Detaillijst werken - volgens to do list M&L
22. Concurrentie 1.
Regionaal Hasselt kermis Futech Solar Cup Genk
2.
Nationaal Spa Six Hours
3.
Internationaal F1 Singapore WTCC Infineon FIA GT1 Nurburging Trophy of the Dunes (Zandvoort) WK Wielrennen
23. Racing Friends Verantwoordelijke : Walter Goossens Openingsuren Mezzanine VZW Terlamen : Zaterdag van 13 tot 18.30 uur Zondag van 9.30 tot 19 uur 24. Raad van Bestuur / Algemene Vergadering Verantwoordelijke : Thierry Delandre / Lydia Peeters / Marina Meus 1.
Tickets ZAC
2.
Informatie
3.
Opvang Business Center
4.
Varia
25. Benzinebevoorrading Verantwoordelijke bevoorrading : Peter Beliën Niet van toepassing 26. Vergunningen Verantwoordelijke : Marc Martens Feesttenten (geluid) Zaterdag Zondag
LG/HV/14/09/2012
: tijdens de uren van de “A” activiteiten : 09u00-12u00 + 13u00-18u00 : 10u00-18u30 23
27. Officiële documenten ijkingen, … 28. Wie contacteren voor oplossingen Voor oplossingen i.v.m. bellen naar : -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> -> ->
Tekort aan tickets, parking Promotie, marketing Animatie Pers Sales (sponsoring, standplaatsen, … ) Hospitality Catering Magnum Lounge Shuttles Controle Verkoop Camping Parking Paddock teams Logistiek Signalisatie Races, teams, officials IT Medische interventies
: Martine Janssens / Peter Sterken : Pascal Ursi : Pascal Ursi : Pascal Ursi : de Villenfagne Evrard : de Villenfagne Evrard : Marina Meus : Marina Meus : Peter Beliën : Peter Beliën : Peter Beliën : Peter Beliën : Peter Beliën : Peter Beliën : David Vanderbeek : David Vanderbeek : Lucia Gallucci : Sandra Caes : Erik Beuls
29. Sanitaire voorzieningen Verantwoordelijke : Peter Beliën Z0 Z2 CT Z5 Z6 TR 20 do Int. Testdag (wagens)
O O X O O
21 vr Truck Grand Prix
X X X
X
X
22 za Truck Grand Prix
X X X
X
X
X
23 zo Truck Grand Prix
X X X
X
X
X
O X
geopend zonder bemanning geopend
Mez + BC en MC vliegende ploeg 30. Namen/telefoonlijst 1. Vaste Organisatie Beliën Peter Caes Sandra Deflandre Thierry de Villenfagne Evard Gallucci Lucia Goossens Walter Maris Pierre Martens Marc
LG/HV/14/09/2012
0475/38.28.03 0473/84.42.19 0475/23.32.22 0476/41.09.16 0475/38.28.04 0475/38.28.02 0477/45.38.78 0476/29.75.74
011/85.88.72 011/85.88.76 011/85.88.97 011/85.88.73 011/85.88.74 011/85.88.71
verkorte GSM nrs 572 562 576 597 573 574 553 571
24
Meus Marina Peeters Lydia Sterken Peter Ursi Pascal Vanderbeek David Willems Valère
0476/97.76.11 0498/35.63.76 0498/33.76.89 0492/58.89.25 0476/88.30.08 0477/45.38.76
011/85.87.63 011/85.88.92 011/85.88.75 011/85.87.66 011/85.88.84
563 592 575 566 584 552
2. Medewerkers Beuls Erik Eyckmans Tony Neuteleers Willy Snoekx Cor Vanduffel Urbain 3. Officiële instanties RACB Sport 4. Contactpersonen races LOTUS PTH
0476/94.69.49 0479/50.58.70 866 + 823 0477/45.38.84 0477/45.38.81 0478/28.14.23
559 557 555
Tel.: 02/675.60.50 Fax: 02/675.61.19 Paul Golding Simon Voorhout
+44/20.3287.7075 +31/6.244.930.93
5. Sponsors – huurders 6. Brandweer Politie
011/45.01.70 011/45.01.11
31. Varia 1.
Gebruik circuit voordagen - ma 17.09.2012 : MSZ - di 18.09.2012 : RSZ Motorsport - wo 19.09.2012 :/ - do 20.09.2012 : Int. Testdag / RACB GT Tour - vr 21.09.2012 : Trackday Lotus (tot 15u00)
2.
Dress code Zaterdag / Zondag : wit hemd of T-shirt CZ voor iedereen In de voordagen van kracht voor VKP, paddock, RCC, Welcome.
LG/HV/14/09/2012
25
