Werk in uitvoering! Waterschap Rijn en IJssel. Onderzoek naar kwaliteit projectvoering Berkelprogramma. Bron: (7 oktober 2008)

Werk in uitvoering! Onderzoek naar kwaliteit projectvoering Berkelprogramma

Bron: www.berkelproject.nl (7 oktober 2008)

Waterschap Rijn en IJssel

VOORWOORD

Onderzoek naar de projectvoering in het Berkelprogramma Voor u ligt een rapport van de Rekenkamercommissie Waterschap Rijn en IJssel. Het rapport doet verslag van het onderzoek naar de kwaliteit van de projectvoering in het Berkelprogramma. Dit onderzoek is eind 2008 uitgevoerd door onderzoeksbureau Jacques Necker. Het doel van het uitgevoerde onderzoek is tweeledig: 1) het Algemeen Bestuur (AB) inzicht geven in de kwaliteit van de projectvoering in het Berkelprogramma in termen van rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid 2) het AB handvatten aanreiken voor zijn kaderstellende en controlerende rol bij toekomstige grote, integrale projecten. Het Berkelprogramma is een relatief complex project met een langdurige looptijd. De Rekenkamercommissie heeft de keuze gemaakt fase 2 en fase 3 nader te onderzoeken. In dit rapport vindt u als eerste de conclusies en aanbevelingen die de Rekenkamercommissie aan het Algemeen Bestuur doet. Voordat fase 2 en 3 van het Berkelprogramma afzonderlijk worden besproken, wordt het onderzoekskader gepresenteerd alsook het beleidskader van het Waterschap Rijn en IJssel voor projecten en de rol van het AB in deze.

2

I N H O U D S O P G A V E

INHOUDSOPGAVE Conclusies en aanbevelingen

4

1

Inleiding

8

2

Algemeen beleidskader

13

2.1

Beleidskader projectinrichting: notitie projectmatig werken

13

2.2

Communicatie: geen waterschapsbreed communicatiebeleid

18

2.3

Nevendoelen staan in aparte beleidsnotities

19

3

4

5

6

Berkelprogramma

22

3.1

Oorsprong Berkelprogramma

22

3.2

Opbouw Berkelprogramma

22

3.3

Geschiedenis van de Berkelvisie

24

3.4

Communicatie over het Berkelprogramma

27

Fase 2 Berkelprogramma

31

4.1

Kaderstelling en projectinrichting

31

4.2

Sturing en verantwoording projectvoortgang

37

4.3

Maatschappelijke rolinvulling / samenwerking met externen

42

Fase 3 Berkelprogramma

46

5.1

Kaderstelling en projectinrichting

46

5.2

Sturing en verantwoording projectvoortgang

54

5.3

Maatschappelijke rolinvulling / samenwerking externen

59

Bestuurlijke reactie en nawoord rekenkamercommissie

65

6.1

Bestuurlijke reactie

65

6.2

Nawoord rekenkamercommissie

68

Bijlage 1

Gehanteerd normenkader

69

Bijlage 2

Overzicht geïnterviewde personen

72

Bijlage 3

Overzicht toetsing aan normen

73

3

C O N C L U S I E S

E N

A A N B E V E L I N G E N

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Eind 2008 heeft de rekenkamercommissie Waterschap Rijn en IJssel een onderzoek uit laten voeren naar integrale grote projecten. Hierbij heeft de rekenkamercommissie verdiepend onderzoek gedaan naar het Berkelprogramma. In het onderstaande beantwoordt de rekenkamercommissie het eerste lid van de centrale vraagstelling kort. De rekenkamer heeft zich in haar onderzoek specifiek gericht op fasen 2 en 3 van het Berkelprogramma. De deelprojecten worden conform plan en binnen de gestelde budgetten uitgevoerd en de ambtelijke organisatie bewaakt de projectvoortgang actief. In de ambtelijke sturing op projecten is vanaf 2007 de invloed van het projectmatig werken goed zichtbaar; dit leidt tot verbeterslagen in de projectinrichting. Deze verbeterslag verklaart ook dat de projectinrichting in fase 3 is verbeterd ten opzichte van fase 2. Voor wat betreft de sturing, verantwoording en controle staat het AB op relatief grote afstand. Projectplannen voor de deelfasen worden niet door D&H of het AB vastgesteld. De sturing vindt vooral op ambtelijk niveau plaats. Betrokkenheid van het AB bij het volgen van de voortgang van de deelprojecten is beperkt georganiseerd. Voor het Berkelprogramma als geheel is de kaderstelling vanuit het AB versnipperd en onvolledig. Hierdoor beschikt het AB in onvoldoende mate over een aangrijpingspunt om de voortgang en resultaten van deelprojecten aan te toetsen. Per onderzoeksveld gaat de commissie uitgebreider in op de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek waarbij tevens antwoord wordt gegeven op de centrale vraagstelling (paragraaf 1.5)

Kaderstelling algemeen en projectinrichting (onderzoeksveld 1) Sturing en verantwoording (onderzoeksveld 2) Maatschappelijke rolinvulling (onderzoeksveld 3).

Kaderstelling algemeen De kaderstelling door het AB op het Berkelprogramma is versnipperd en niet volledig. Daardoor ontbreekt een duidelijk kader waaraan het AB kan toetsen of de deelprojecten doeltreffend en doelmatig zijn, dan wel worden gerealiseerd.

4

C O N C L U S I E S

E N


In het voorstel op basis waarvan het AB in maart 2005 een bedrag van ruim € 17,5 miljoen voor het Berkelprogramma voteert, is geen (verwijzing naar een) integrale inhoudelijke planbeschrijvingen opgenomen. Daarmee heeft het AB de kaderstelling voor het project niet helder geformuleerd. Een inhoudelijke visie is enige tijd na de kredietvotering in conceptvorm opgesteld; dit betrof de concept visie op het Berkelprogramma. Deze is echter nooit definitief door het AB vastgesteld. Voor een deel van de uitvoeringsplannen (de dan nog uit te voeren plannen) stelt het AB uiteindelijk in mei 2008 de uitvoeringsagenda voor de Berkel vast. Ondanks dat in het AB is afgesproken, ten tijde van het voteren van het krediet, nog nader te bepalen op welke wijze het AB betrokken zou worden in het verdere projectverloop/ diverse uitvoeringsprojecten is niet zichtbaar iets gebeurd met dit nog openstaande punt. Het AB zou zich voorafgaand aan een project meer moeten afvragen op welke wijze ze haar rol (kaderstelling, sturing, verantwoording en controle) gedurende een dergelijk omvangrijk project invulling wil geven, alsook toezien dat gemaakte afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd. Pas het te hanteren format voor AB-voorstellen bij grote en langdurige projecten aan (o.m. met antwoorden op vragen als: Wat willen we bereiken?; Wat gaat het Waterschap daarvoor doen?; Wat mag het kosten?). Stel als AB per projectfase investeringsvoorstellen en uitvoeringsplannen vast.

Projectinrichting Gedurende de looptijd van het Berkelprogramma is in 2007 een goed uitvoeringskader gesteld door middel van de notitie ‘Projectmatig werken’. Dit is op ambtelijk niveau een bruikbaar kader gebleken voor het gestructureerd werken met projecten. Voor wat betreft het betrekken van D&H en in het bijzonder het AB in de planvorming, besluitvorming en voortgangsbewaking van grote, integrale projecten zijn geen richtlijnen gesteld. Fasen 2 en 3 laten een verschil zien in de mate waarin systematisch projectmatig wordt gewerkt. Dit blijkt vooral uit de kwaliteit van het projectplan voor fase 3 en de projectpeilingen die vanaf fase 3 consequent worden toegepast als instrument om de projectvoortgang systematisch te bewaken. Deze verbeteringen zijn voor een groot deel te verklaren uit de ambtelijke investering in het projectmatig werken. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat – na een eerste gewenning het werken volgens de notitie ‘Projectmatig werken’ ondertussen gemeengoed is geworden.

5

C O N C L U S I E S

E N


Breidt de notitie ‘Projectmatig werken’ uit met richtlijnen over de procedure van besluitvorming, verantwoording en controle op de niveaus van D&H en in het bijzonder het AB (eventuele afwijkingen van deze richtlijnen kunnen gemeld worden aan het AB).

Sturing en verantwoording De mandatering vanuit AB voor de uitvoering Berkelprogramma is onduidelijk. In maart 2005 besluit het AB om het college van D&H te mandateren voor uitvoeringsprojecten binnen het Berkelprogramma “mits; a) het subsidiepercentage van deelprojecten ten minste 70% bedraagt, en; b) het investeringsniveau binnen de bandbreedte van + of – 10% blijft met een maximum van € 200.000.” Het is niet duidelijk of het tweede voorbehoud, onder b), betrekking heeft op deelprojecten of het gehele Berkelprogramma. Aangezien de afwijking van 10% toegepast op de financiële omvang van het gehele Berkelprogramma vanzelf het maximum van € 200.000 overstijgt, is de rekenkamercommissie ervan uitgegaan dat dit voorbehoud – evenals bij het eerste voorbehoud a) – moet worden toegepast op het niveau van de afzonderlijke deelprojecten. In fase 2 is (uiteindelijk) sprake van een onderschrijding van 29%, zo blijkt in 2007 uit een voortgangsrapportage aan het EU Programmasecretariaat. Deze afwijking is echter niet zichtbaar aan het AB gemeld. Hierdoor wordt niet voldaan aan de afspraak om afwijkingen van meer dan 10% aan het AB te melden. Uit interviews kwam naar voren dat de neiging soms bestaat om ramingen voor (deel)projecten nogal ruim te stellen. Hiermee wordt immers de kans op toekomstige overschrijdingen verkleind. De rekenkamercommissie ziet hierin tegelijkertijd ook een doelmatigheidsrisico, omdat de beschikking over een ruimer budget de noodzaak om scherp aan te besteden en scherp over meerwerk te onderhandelen vermindert. Het onderzoek wijst overigens niet uit dat projectrisico’s als gevolg van ruime budgetten onvoldoende scherp in beeld zijn gebracht of zijn behandeld. De rekenkamercommissie concludeert dat de risicobeheersing in de overgang van fase 2 naar fase 3 is verbeterd; in fase 3 is sprake van een duidelijk aanwijsbare risico-analyse bij aanvang van het project en wordt ook bij projectpeilingen periodiek stilgestaan bij mogelijke risico’s die zich voordoen. Het aspect risicobeheersing kan nog wel naar een hoger niveau worden gebracht door hier nog meer systematiek in te brengen. Meldt ook onderschrijdingen bij grote projecten tijdig aan het AB. Deze meldingen stellen het AB in staat om haar budgettoewijzende taak in te vullen.

6

C O N C L U S I E S

E N


Draag zorg voor meer aandacht voor risicomanagement waaronder het bewust zijn van risico’s bij projectleiders en projectmedewerkers

Maatschappelijke rolinvulling De meeste betrokken partijen zijn tevreden. De rekenkamercommissie constateert dat de geldende procedures in communicatieprocessen zijn nageleefd. Vrijwel alle betrokken organisaties geven aan dat het Waterschap oog heeft gehad voor hun belangen. Onder enkele burgers die geïnterviewd zijn ligt dit anders: ongeveer de helft van de burgers die aan het onderzoek hebben deelgenomen menen dat hun inbreng serieus is genomen. De interactie met externe betrokkenen in het Berkelprogramma heeft voor een substantieel deel in fase 1 (de ruilverkaveling) plaatsgevonden. Vanaf het moment van ruilverkaveling is het Waterschap voor haar eigen plannen in een meer leidende rol terecht gekomen (bij de ruilverkaveling was het Waterschap één van de partijen aan tafel). Op het moment dat het waterschap meer in een leidende rol terecht komt, is het ook van belang zorgvuldig af te wegen of, hoe en wanneer het waterschap (welke) andere partijen betrekt. In de ene situatie zal daarbij informeren volstaan, maar op momenten moeten partijen ook inhoudelijk betrokken worden. In dit proces heeft de projectleider de communicatie en samenwerking met externe betrokkenen relatief naar eigen en beste inzicht vormgegeven. De rol van de stafafdeling communicatie is hierin beperkt gebleven. Richtlijnen voor het invulling geven van de communicatieve rol naar de maatschappelijke partners en burgers ontbreken. Op een enkel moment is de interactie met betrokkenen dan ook ongelukkig verlopen. Zo werd in fase 3 een inloopdag georganiseerd die zeer slecht werd bezocht doordat de voorlichting hierover tekortschoot. De aandacht voor interactieve beleidsvoering bij de onderzochte projecten is beperkt. Om te voldoen aan gestelde subsidievoorwaarden heeft D&H eind 2005 een communicatieplan voor het gehele Berkelprogramma vastgesteld. Dit plan is bij betrokken ambtenaren echter nauwelijks bekend. In de praktijk heeft dit plan ook nauwelijks richting gegeven aan de interactie met externe betrokkenen in het project. Stel – aan de hand van opgedane ervaringen in het Berkelprogramma en overige projecten - een praktisch afwegingskader op voor interactief beleid (bij projecten) en pas indien mogelijk open planprocessen toe. Maak als Waterschap slimmer gebruik van de beschikbare interactieve communicatietechnieken om zichtbaar te zijn en inhoud te geven aan de rol van maatschappelijk partner. Benut het maatschappelijk belang van het project om de toegevoegde waarde van het waterschap zichtbaar te maken. 7

H O O F D S T U K I N L E I D I N G

1 1.1

1

INLEIDING Aanleiding onderzoek

De Rekenkamercommissie Waterschap Rijn en IJssel heeft in de tweede helft van 2008 een onderzoek laten uitvoeren naar de sturing op en het verloop van het Berkelprogramma als zijnde een voorbeeld van een integraal en complex project. Juist omdat dit soort projecten vaak relatief complex zijn en een looptijd hebben van meerdere jaren is het op het niveau van het Algemeen Bestuur van het waterschap belangrijk om op tijd te kunnen monitoren en eventueel te kunnen bijsturen.

1.2

Doelstelling

De doelstelling die ten grondslag heeft gelegen aan het onderzoek luidt als volgt:

1.3

-

Het algemeen bestuur inzicht verschaffen in de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het Berkelprogramma.

-

Het algemeen bestuur handvatten aanreiken voor zijn kaderstellende en controlerende rol bij grote, integrale projecten.

Afbakening van het onderzoek

In het voorliggende onderzoek is gefocust op drie vooraf benoemde onderzoeksvelden. Deze velden zijn: 1. kaderstelling en projectinrichting 2. sturing, verantwoording en controle op de projectvoortgang 3. maatschappelijke rolvervulling en kwaliteit van interactieve projectvoering Binnen deze onderzoeksvelden heeft het onderzoek steeds een onderscheid gemaakt in de algemene kaders die het Waterschap Rijn en IJssel hanteert voor grote projecten en eventuele specifieke kaders die zijn gesteld voor het afzonderlijke Berkelprogramma.

8


1

In het onderstaande worden de onderzoeksvelden kort toegelicht. 1. Kaderstelling en projectinrichting -

Kaderstelling (op het niveau van het AB): Bij een complex project als het Berkelprogramma is eenduidige kaderstelling vanuit het AB van cruciaal belang. Gekeken is welke kaders het AB heeft gesteld ten aanzien van de projectuitvoering door het college van dijkgraaf en heemraden (D&H).

-

Projectinrichting (op het niveau van D&H): De inrichting van het Berkelprogramma is – binnen de gestelde kaders van het AB – primair de taak van D&H. In het onderzoek is nagegaan hoe D&H het project heeft ingericht en de planning en control op de projectuitvoering heeft geregeld.

2. Sturing, verantwoording en controle op de projectvoortgang -

Sturing (op het niveau van D&H): In de aansturing van het Berkelprogramma vervult D&H de primaire taak. Gekeken is hoe D&H vanuit de (project)organisatie tussentijds op de hoogte gesteld wordt van projectvoortgang en eventuele problemen en achterstanden.

-

Verantwoording (D&H): Zonder een structurele en volledige informatievoorziening door D&H kan het AB onvoldoende invulling geven aan zijn controlerende taken. Daarom is onderzocht hoe afwijkingen in het project ten aanzien van tijd, geld en kwaliteit aan het AB zijn gemeld.

-

Controle (AB): Naar aanleiding van de informatie van D&H controleert het AB de voortgang van het project en neemt het AB eventueel beslissingen die nodig zijn om bij te sturen of om nieuwe, gewijzigde kaders te stellen. Op hoofdlijnen is gekeken hoe het AB deze rol heeft vervuld.

3. Maatschappelijke rolvervulling en kwaliteit van interactieve projectvoering Bij het Berkelprogramma zijn verschillende externe partners betrokken, zoals gemeenten, landinrichtingscommissies, de provincie Gelderland, particuliere grondeigenaren, diverse belangenverenigingen en het ministerie van LNV. De belangen van deze partijen liggen niet vanzelfsprekend in het verlengde van het belang van het waterschap. Voor een efficiënte realisatie van het project dienen deze belangen echter wel te worden herkend en eventueel meegenomen te worden in planvorming en realisatie. Daarom is in het onderzoek gekeken hoe het waterschap met betrokken partijen heeft samengewerkt en heeft gecommuniceerd over (de voortgang van) het project. Onderzoek naar twee fasen uit het Berkelprogramma Daarnaast heeft het onderzoek zich toegespitst op 2 fasen / deelprojecten, te weten fase 2 en 3 van het Berkelprogramma. In paragraaf 3.2 wordt op de verschillende fasen van het Berkelprogramma ingegaan.

9


1.4

1

Analysekader

Van kaderstelling tot uitvoering, verantwoording en weer kaderstelling De onderzoeksvelden en taken van bestuurlijke spelers in het Berkelprogramma hebben wij in een analysekader gevangen. Dit analysekader heeft als ‘kapstok’ voor het onderzoek gediend. Het derde onderzoeksveld hebben wij verbeeld door het weergeven van externe partijen en belanghebbenden. Tegelijkertijd is de maatschappelijke rolinvulling en de kwaliteit van de interactieve projectvoering onderdeel van de genoemde taken in de andere onderzoeksvelden, dus van kaderstelling, projectinrichting, sturing, verantwoording en controle. Figuur 1: Onderzoeksvelden en taken bestuurlijke spelers

10

ALGEMEEN BESTUUR

kaderstelling

beleidskaders voor o.m.: 1. projectinrichting 2. sturing & verantwoording 3. maatschappelijk partnerschap / inspraak

controle

D&H en AMBTELIJKE ORGANISATIE

projectinrichti ng & sturing

projectorganisatie / -bureau

verantwoordin g

EXTERNE PARTIJEN & BELANGHEBBENDEN

gemeenten & provincie

uitvoerders / aannemers

externe financiers / subsidiënten

belangenorga nisaties / particulieren

voorbereidings- & uitvoeringsplannen

UITVOERING BERKELPROGRAMMA


1.5

1

Vraagstelling

Op grond van de doelstelling van dit onderzoek en in aansluiting op het analysekader is de volgende tweeledige vraagstelling voor het onderzoek gehanteerd: 1. In welke mate is de kaderstelling, projectinrichting, sturing, verantwoording en controle van het Berkelprogramma doelmatig en doeltreffend geweest? 2. Welke algemene aanbevelingen kunnen bijdragen aan kaderstelling en controle door het algemeen bestuur van grote, integrale projecten? Ten opzichte van de doelstelling heeft rechtmatigheid in de vraagstelling een minder prominente plaats gekregen. Het onderzoek is primair gericht op de doeltreffende en doelmatige aansturing van het project. In het derde onderzoeksveld (maatschappelijke rolvervulling) is ook rechtmatigheid aan de orde gesteld. De centrale vraagstelling hebben we uitgewerkt in zes deelvragen. De onderstaande tabel geeft de deelvragen weer en geeft aan waar deze deelvragen in het voorliggende rapport beantwoord worden. Tabel 1: Centrale vraagstelling, fasering en deelvragen Centrale vraagstelling -

In welke mate is de kaderstelling, projectinrichting, sturing, verantwoording en controle van het Berkelprogramma effectief en efficiënt geweest?

-

Welke algemene aanbevelingen kunnen bijdragen aan kaderstelling en controle door het algemeen bestuur van grote, integrale projecten?

Fasering en deelvragen 1. Hoofdstuk 2

- projectinrichting - sturing & verantwoording - inspraak / maatschappelijk partnerschap 2.

Hoofdstuk 4 (fase 2 Berkelprogramma) Hoofdstuk 5 (fase 3 Berkelprogramma)

In hoeverre is er sprake van duidelijke kaderstelling vanuit het AB ten aanzien van grote, integrale projecten.

Hoe is het chronologisch verloop van de feiten met betrekking tot twee deelprojecten van het Berkelprogramma van de start van deze projecten tot en met 1 juni 2008? - politiek-bestuurlijk - financieel - samenwerking met externe partijen en inspraak

11


Paragraaf 4.1 (fase 2 Berkelprogramma) Paragraaf 5.1 (fase 2 Berkelprogramma)


3.

In hoeverre is er sprake van effectieve en efficiënte kaderstelling en projectinrichting ten aanzien van twee deelprojecten van het Berkelprogramma?

4.

In hoeverre is er sprake van effectieve en efficiënte sturing en controle op de voortgang van twee deelprojecten van het Berkelprogramma?

5.

In hoeverre is in twee deelprojecten van het Berkelprogramma sprake van effectieve en efficiënte samenwerking met externe partijen en andere belanghebbenden?

6.

Welke aanbevelingen kunnen bijdragen aan kaderstelling en controle door het algemeen bestuur van het Berkelprogramma in het bijzonder en grote, integrale projecten in het algemeen?


Bestuurlijke boodschap

1.6

1

Verantwoording onderzoeksaanpak

Het onderzoek is uitgevoerd in grofweg vier fasen. 1) In een eerste fase zijn algemene beleidskaders van het Waterschap voor projectinrichting, sturing en verantwoording van grote projecten en maatschappelijke rolinvulling en interactieve projectvoering opgevraagd en beoordeeld. De kaders zijn beoordeeld op kwaliteit van formulering, onderlinge consistentie tussen de beleidskaders en volledigheid van de kaderstelling (zie bijlage 1 Gehanteerd normenkader). 2) Vervolgens is meer diepgaand onderzoek gedaan naar twee fasen uit het Berkelprogramma. Dit zijn: o Fase 2 (Koffiegoot/Middelhuisgoot, Kerkloobos en Stapsteen Mallum) o Fase 3 (Groenlose Slinge en Leerinkbeek) Op basis van uitgebreide dossierstudie is het projectverloop van deze twee fasen / deelprojecten in kaart gebracht. 3) In een interviewronde zijn verschillende (vooral intern) betrokkenen bij het Berkelprogramma geïnterviewd. Deze interviews dienden als aanvulling op de dossierstudie. Daarnaast zijn in de interviews de drie onderzoeksvelden (kaderstelling/projectinrichting; sturing en verantwoording en; samenwerking externen / interactieve projectuitvoering) aan bod gekomen. Bijlage 2 biedt een overzicht van de geïnterviewde personen. 4) Tot slot is een enquête opgesteld en uitgezet onder externe betrokken partijen bij fasen 2 en 3 van het Berkelprogramma. In deze enquête zijn deze partijen bevraagd over de hen geboden inspraakmogelijkheden en de communicatie van en de samenwerking met het waterschap in het Berkelprogramma.

12

H E T

2

H O O F D S T U K 3 B E R K E L P R O G R A M M A

ALGEMEEN BELEIDSKADER

In hoofdstuk 2 geeft de rekenkamercommissie inzicht in de beleidskaders van het waterschap voor grote, integrale projecten. Hierbij behandelt zij drie thema’s: • • •

de wijze waarop projecten binnen het waterschap ingericht dienen te worden (paragraaf 2.1); de wijze waarop over deze projecten gecommuniceerd dient te worden met belanghebbenden (paragraaf 2.2); de mate waarin nevendoelen (doelen die niet direct betrekking hebben op waterbeheer) worden nagestreefd (paragraaf 2.3).

Aan de hand van dit hoofdstuk geeft de rekenkamercommissie antwoord op deelvraag 1.

2.1 Beleidskader projectinrichting: notitie projectmatig werken De notitie ‘Projectmatig werken’ bevat de procedure aan de hand waarvan projecten binnen het waterschap uitgevoerd dienen te worden. Deze notitie is geautoriseerd door de secretaris-directeur op 22 februari 2007 (revisie op 08 juli 2008). De notitie wordt ondersteund door aanvullende instructies en sjablonen.

Beleidsdoel: uitvoering werkzaamheden met tijdelijk karakter Het doel van de notitie ‘Projectmatig werken’ is te komen tot een uitvoering van ‘unieke, concreet te omschrijven werkzaamheden, met een tijdelijk karakter. Het administreren van en het rapporteren over de projecten behoren ook tot de werkzaamheden1.’

Projectinrichting: uitvoering van het project in fasen De notitie ‘Projectmatig werken’ geeft een schematisch overzicht van de verschillende fasen die in een project doorlopen dienen te worden. Het gaat hier om de initiatieffase, definitiefase, uitvoeringsfase, evaluatiefase en nazorgfase. Iedere fase bestaat weer uit een aantal stappen. De belangrijkste stappen worden in ondersteunende notities toegelicht. Figuur 2.1 geeft een overzicht van de verschillende fasen en de bijbehorende instructies.

1

Projectmatig werken, versie 3, 08 juli 2008, pp. 1

13

H E T


Figuur 2: Fasering projectmatig werken

Initiatieffase In deze eerste fase dient de unitmanager te bepalen of een klus, vraag of idee uitgewerkt wordt in een project. Als dit het geval is, dient hij voorbereidingskrediet aan te vragen bij de directie, het college van D&H of het AB.2 In de initiatieffase is sprake van interne en externe inventarisatie. In de interne inventarisatie overweegt de manager waarom en hoe het project door het waterschap

2

Over kredieten tot € 50.000 kan de directie besluiten; van € 50.000 tot € 250.000 kan het college besluiten; vanaf € 250.000 besluit het AB.

14

H E T


uitgevoerd moet worden. Ook bepaalt hij wat het globale resultaat van het project moet zijn. In de externe inventarisatie weegt de manager af welke inbreng van derden nodig is, hoe draagvlak ontwikkeld moet worden en welke risico’s het waterschap loopt als het niet lukt om dit draagvlak te verkrijgen3. Definitiefase In deze fase dient de interne opdrachtgever - een vertegenwoordiger van de manager die verantwoordelijk is voor het project - te bepalen om welk type project het gaat (een beleids-, bouw-, onderzoeks- of overig project). Daarnaast dient hij de omvang van het project vast te stellen. Vervolgens wijst de opdrachtgever in samenwerking met de manager een projectleider aan. De opdrachtgever, manager en de projectleider stellen gezamenlijk een projectteam samen. Vervolgens vindt er een Project Start-Up (PSU) plaats. Deze wordt door de opdrachtgever en de projectleider georganiseerd. De PSU bestaat uit een bijeenkomst met het projectteam. Het heeft tot doel om tot afstemming en gelijkgerichtheid te komen over de: • • • • • •

omschrijving en risicoanalyse van het project; afbakening van het project; beschrijving van hoofdactiviteiten en werkstructuur; fasering van hoofdactiviteiten en beslispunten; een omgevingsanalyse; planning van activiteiten, tijd en geld4.

Aan het eind van de PSU is overeenstemming bereikt over de bovenstaande punten, die worden verwerkt in het projectplan. Dit projectplan schrijft de projectleider aan de hand van het ‘format projectopdracht’. In dit format moeten onder andere velden ingevuld worden over: • • • • •

het eindresultaat van het project (dat moet voldoen aan de SMARTeisen); de projectorganisatie (rolverdeling tussen opdrachtgever, projectleider en projectteam); overlegstructuren (zowel intern, als extern met betrokken partijen); de risico’s van het project en de beheersing van deze risico’s; de communicatie (zowel intern, als extern)5.

Na het schrijven van het projectplan, vraagt de opdrachtgever krediet aan bij het D&H of het AB. Als dit krediet is verleend, worden startformulieren ingevuld en projectgegevens verwerkt. Daarnaast legt de projectleider een projectdossier aan.

3

Criteria inventarisatie tijdens initiatieffase, versie 1, 22 februari 2007, pp. 1

4

Uitvoeren Project Start-Up, versie 1, 22 februari 2007, pp. 1

5

Format projectplan, versie 4, 08 juli 2008

15

H E T


Dit is een dossier dat de projectleider gedurende het project - en per fase bijhoudt (en dat los staat van het officiële archiefdossier)6. Na het aanleggen van dit projectdossier en het vaststellen van het projectplan door de opdrachtgever, projectleider, projectmedewerkers en de betreffende manager - is de definitiefase doorlopen.

Uitvoeringsfase In deze fase dient de uitvoering van het project volgens het projectplan plaats te vinden. Belangrijk onderdeel van de uitvoeringsfase is de projectpeiling. Hieraan nemen de opdrachtgever, de projectleider, de financieel projectadministrateur en – facultatief - de leidinggevende van de projectleider deel7. In de projectpeiling presenteert de projectleider de voortgang en de knelpunten ten aanzien van het project. De projectpeiling dient één keer in de vier maanden plaats te vinden, vlak voor het uitkomen van de managementrapportage. Drie doelen staan hierbij centraal: •

de inhoudelijke en financiële voortgang van de projecten bepalen, zodat deze meegenomen kan worden in de managementrapportage;

•

de administratie over de voortgang van het project bijwerken;

•

verantwoording van de projectleider, waarbij hij (en daarmee het project) gestuurd kan worden door de opdrachtgever. Deze kan aan de hand hiervan ook het functioneren van de projectleider beoordelen.

Tijdens de projectpeiling komt onder andere ter sprake of de acties van de vorige projectpeiling zijn uitgevoerd, of er afwijkingen of knelpunten in de planning zijn, en of het financiële overzicht nog klopt.

Evaluatiefase In de evaluatiefase dient het projectteam samen met de opdrachtgever het project te evalueren aan de hand van de instructie projectevaluatie. Tijdens de evaluatie bespreken zij de inhoud, de financiën en de leerpunten van het project8. Ze vergelijken de financiële raming en de urenraming met de realisatie en gaan na of de planning gehaald is. Daarnaast geeft de opdrachtgever zijn mening over de kwaliteit van het project; in hoeverre komt deze overeen met het projectplan? De uitkomsten van deze evaluatie worden opgenomen in een projectevaluatieverslag.

6

Projectdossier, versie 1, 01 juni 2006, pp. 1

7

Instructie projectpeilingen, versie 2, 08 juli 2008, pp. 1

8

Instructie projectevaluatie, versie 2, 08 juli 2008, pp. 1

16

H E T


Nazorgfase In deze fase stelt de projectleider een ‘projectafsluitingdocument’ op en rondt hij het projectdossier af. Op het moment dat het om een bouwproject gaat, bewaakt de projectleider in deze fase de uitvoering van garantiewerkzaamheden9. Met het afronden van deze fase, is het gehele project afgerond.

Stand van zaken projectmatig werken De invoering van de instructie ‘projectmatig werken’ betekende een verandering in de werkwijze van de verschillende afdelingen en betrokken projectmedewerkers. Bij de invoering en beginfase van het projectmatig werken, was in eerste instantie sprake van een zekere weerstand onder sommige medewerkers. Zo werd er bijvoorbeeld door medewerkers van de unit waterbeheer niet altijd begrepen waarom een projectleider van de unit projectondersteuning ‘hun’ projecten kwam uitvoeren. Er was enige weerstand tegen het idee dat Projectondersteuning nu projecten van Waterbeheer zou overnemen, maar ook tegen projectleiders van buitenaf die het ‘wel even’ zouden gaan doen. De geïnterviewden hebben de indruk dat deze weerstand bij de meeste medewerkers van het waterschap inmiddels is verdwenen en dat er over het algemeen over het hele waterschap gewerkt wordt volgens het projectmatig werken. Wel geven deze geïnterviewden ook een aantal verbeterpunten aan, namelijk de volgende: • • •

Meer overeenstemming en interne duidelijkheid over het gewenste tijdstip om de beoogde projectleider te betrekken. Kortom: het speelveld in het voortraject. Een goede overdracht van het voorbereidingsdossier aan de projectleider. Integratie projectadministratie met financiële administratie van het waterschap. (Hierin wordt momenteel – in het kader van het project ‘Vivaldi’ - gewerkt’.)

Sinds de invoering van het projectmatig werken, is de kwaliteit van de projectplannen en de wijze waarop deze in de praktijk als leidraad fungeren voor de praktijk, er op vooruitgegaan.

9

Projectmatig werken, versie 3, 08 juli 2008, pp. 7

17

H E T


2.2 Communicatie: geen waterschapsbreed communicatiebeleid Binnen het waterschap wordt momenteel geen algemeen communicatiebeleid gebruikt, dat op ieder project binnen het waterschap van toepassing is. Wel geeft de ‘Instructie Projectmatig Werken’ een aantal uitgangspunten over communicatie en overleg met externe partijen. Daarnaast is de inspraakverordening van kracht, die voorschriften bevat voor de formele inspraakprocedure.

Uitgangspunten communicatie ‘Projectmatig werken’ In de initiatieffase (zie paragraaf 2.1 van dit rapport) dient de unitmanager na te gaan hoe draagvlak voor het project verkregen kan worden. Hierbij dient hij bij externe partijen na te gaan in hoeverre het idee voor het project aansluit bij hun ideeën en praktijk. In het format voor het projectplan dient onder het kopje ‘overlegstructuren’ (paragraaf 4.2) aangegeven te worden op welke wijze overleg wordt gevoerd over het project (zowel intern als extern). Extern overleg vindt plaats met andere partijen als aannemers, provincie en gemeenten. Voor iedere fase van het project (definitie, uitvoering, evaluatie en nazorg) dient aangegeven te worden met wie en hoe vaak wordt overlegd. In hoofdstuk 7 van het projectplan - onder het kopje externe communicatie - geeft het format aan dat ingevuld moet worden op welke wijze communicatie over het project plaats vindt. Hierbij noemt het format ook de formele bekendmakingen en mogelijkheden tot inspraak (volgens de Awb)10. In de ‘Instructie Projectmatig werken’ en in de aanvullende notities staan geen handvatten over hoe de bijeenkomsten en samenwerking met externe partijen vorm moet krijgen.

Inspraakverordening De Inspraakverordening Rijn en IJssel 2006 geeft richtlijnen voor hoe het waterschap met zienswijzen op hun (ontwerp) besluiten omgaat. De verordening bepaalt onder meer dat: -

Een ontwerp-besluit gedurende ten minste zes weken ter inzage ligt op (in ieder geval) het kantoor van het waterschap;

-

Het college de terinzagelegging tijdig bekend maakt;

-

Zienswijzen schriftelijk en mondeling kenbaar gemaakt kunnen worden aan het college;

10

Format projectplan, versie 4, pp. 17

18

H E T


-

Indieners van zienswijzen door het college in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze mondeling toe te lichten (‘tenzij een dergelijk verzoek kennelijk onredelijk is’);

-

In het voorstel aan het algemeen bestuur melding wordt gemaakt van de gehouden inspraakprocedure en de beschouwingen van het college over de in het kader daarvan ingekomen reacties en;

-

Het voorstel en het dienaangaande vastgestelde besluit van het algemeen bestuur aan een ieder die van de inspraakprocedure gebruik heeft gemaakt worden toegezonden.

2.3 Nevendoelen staan in aparte beleidsnotities Het waterschap streeft op drie verschillende terreinen nevendoelen na. Het gaat om ecologische, cultuurhistorische en recreatieve nevendoelen. Ecologische nevendoelen In de eerste plaats gaat het hier om ecologische doelen, die zij wil realiseren door het aanleggen van ecologische verbindingszones (EVZ’s) - zoals opgenomen in het Provinciaal Waterhuishoudingsplan. Cultuurhistorische nevendoelen In de tweede plaats streeft het waterschap cultureel-historische nevendoelen na. In de notitie ‘van behoud naar ontwikkeling; nieuwe kansen voor cultureel erfgoed aan het water’, door het AB vastgesteld op 13 september 2007, stelt het waterschap zich ten doel om ‘actief bij (te) dragen aan het behouden van watererfgoed’. Het gaat hier in de praktijk voornamelijk om ‘een goed gebruik van monumenten’, zoals ‘landhuizen, watermolens, sluizen en bruggen’11. Hoewel in het document geen expliciete doelen worden genoemd, komen deze wel impliciet terug. Zo geeft het waterschap aan verschillende rollen te willen spelen in relatie tot cultuurhistorische waarden en objecten, namelijk de volgende: • • •

eigenaar/beheerder van objecten met een cultuurhistorische waarde; voorwaardenschepper, als waterbeheerder; initiator van nieuw gebruik 12.

Aan deze drie rollen heeft het waterschap actiepunten verbonden, zoals het inventariseren van de functie van de waterlopen voor cultuurhistorische waarden. Uit de actiepunten blijkt dat het waterschap ervoor kiest om zorg te dragen voor cultureel erfgoed dat direct bijdraagt of gerelateerd is aan een waterschapstaak. 11

Notitie ‘van behoud naar ontwikkeling, nieuwe kansen voor cultureel erfgoed aan het water’, pp.

3 12

Notitie ‘van behoud naar ontwikkeling, nieuwe kansen voor cultureel erfgoed aan het water’, pp.

16

19

H E T


Recreatieve nevendoelen In de notitie ‘recreatief medegebruik’ (2004) stelt het waterschap dat de Achterhoek, Liemers en Graafschap steeds meer bekend staan als gebieden die aantrekkelijk zijn voor recreatie. Oevers, dijken en water zijn hierbij populaire ‘objecten’ die in trek zijn bij recreanten13. Binnen en buiten de organisatie wordt het waterschap regelmatig geconfronteerd met vragen over de mogelijkheden voor recreatief medegebruik van beken, oevers en dijken. Het waterschap heeft de volgende ambities als het gaat om dit recreatief medegebruik14: •

•

Het waterschap wil zoveel mogelijk ruimte bieden aan recreatie in en langs de watergangen, voor zover ze bij het waterschap in eigendom zijn. We koersen op een zo groot mogelijke toegankelijkheid van deze wateren, rekening houdend met andere functies van de watergangen en belanghebbenden. Bij de ontwikkeling van de ecologische verbindingszones en wateren met de functie HEN15 of SED16 (gereed in 2018) kiezen we zo veel mogelijk voor een robuuste inrichting die het samengaan met recreatieve activiteiten mogelijk maakt.

Recreatief medegebruik wordt gezien als een ‘aanverwant belang’, waar rekening mee wordt gehouden bij de taakuitvoering van het waterschap.

13

Notitie ‘recreatief medegebruik’, pp. 9

14

Notitie ‘recreatief medegebruik’, pp. 15 HEN: Wateren van het hoogste Ecologische Niveau SED: Wateren met Specifiek Ecologische Doelstelling

15 16

20

H E T


Beoordeling: beleidskaders voldoen wisselend aan normen Hieronder is een overzicht opgenomen van de vooraf opgestelde normen over het algemeen beleidskader inclusief een toelichting op de toetsing aan deze normen. Norm

Beoordeling en toelichting

Het voor de drie onderzoeksvelden relevante waterschapsbrede beleid is duidelijk geformuleerd:

Voldaan. Er is sprake van een intern consistent beleidskader. Voor iedere fase is duidelijk geformuleerd wie verantwoordelijk is. Ten aanzien van alle drie de onderzoeksvelden is duidelijk wie verantwoordelijk is.

•

voor één uitleg vatbaar

•

intern consistent

•

expliciet over verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken

Het waterschapsbrede beleid voor projectinrichting bevat voorschriften voor: •

projectformulering (doel en afbakening)

•

de inrichting van een projectorganisatie (verantwoordelijkheden en bevoegdheden in aansturing)

•

te hanteren fasering en beslismomenten (voortgang)

•

risicobeheersing (helder model)

•

bewaking en meting (doelmatigheid en kwaliteit)

•

verantwoording (rapportage en informatie aan D&H en AB)

•

dossiervorming (toegankelijkheid informatie)

•

evaluatie (door ambtelijke organisatie en bestuur)

Het waterschapsbrede beleid met betrekking tot interactieve projectvoering geeft handvatten voor samenwerking met belanghebbende partijen en gaat in op: •

inspraak en communicatie (draagvlak)

Het waterschapsbrede beleid met betrekking tot maatschappelijke rolinvulling: •

benoemt na te streven nevendoelen

•

legt een relatie tussen nevendoelen en waterdoelen

Grotendeels voldaan. Alle gezochte voorschriften komen terug, maar het wordt niet duidelijk in hoeverre D&H en AB over afwijkingen moeten worden gerapporteerd. Het doel en de afbakening van het project worden besproken in PSU en moeten terugkomen in het projectplan. Via projectpeilingen wordt het project aangestuurd door de opdrachtgever. Het project dient ingedeeld te worden in fasen. Voor iedere fase (en de stappen in deze fase) zijn verantwoordelijken en betrokkenen aangewezen. Risico’s worden vooraf besproken, opgenomen in het projectplan en in projectpeilingen in de gaten gehouden (voldaan). D&H en AB worden betrokken doordat de projectleiding bij aanvang het projectplan een kredietvoorstel voorlegt. In hoeverre zij bij de voortgang van het proces worden betrokken, is niet duidelijk. Het beleidskader kent eisen voor dossiervorming en voor evaluatie. Beperkt voldaan. De beleidskaders maken wel duidelijk dat er gesproken moet worden over communicatie en het verwerven van draagvlak. De beleidskaders bieden echter geen concrete handvatten hoe communicatie en interactieve projectvoering handen en voeten te geven. Voldaan. Ecologische, cultuurhistorische en recreatieve nevendoelen staan benoemd in aparte notities, die waterschapsbreed geldend zijn. In deze notitie wordt de link gelegd met de kerntaken van het waterschap.

21

H E T

3


BERKELPROGRAMMA

3.1 Oorsprong Berkelprogramma Oorsprong in lopende landinrichtingsprojecten Het proces waaruit het Berkelprogramma is voortgekomen liep al langere tijd en vindt zijn oorsprong in langlopende herinrichting en ruilverkavelingen in Haaksbergen, Beltrum-Eibergen, Hupsel-Zwolle, Eibergen-Oost en NeedeBorculo. Deze ruilverkavelingen hadden een integraal karakter; er vond uitruil van grond plaats, waarbij verschillende functies als landbouw, (natte) natuur, water, landschap, recreatie en cultuurhistorie een rol speelden. De functies water en (natte) natuur vormden voor het waterschap aanleiding om een rol op zich te nemen in het aanjagen van de ruilverkaveling. Met het rechtstreeks verwerven van een bepaalde oppervlakte (ruil) grond kreeg het waterschap een instrument in handen om het proces verder te stimuleren. Landelijk en provinciaal beleid als basis voor het Berkelprogramma Voor de functie water vormde het landelijke- en provinciaal waterhuishoudkundige beleid de basis. Op landelijk niveau waren het Waterbeleid 21 e eeuw (WB21), het Nationaal Bestuursakkoord Water (NBW) en de Kader Richtlijn Water (KRW) leidend. Deze richten zich vooral op verbetering van flora, fauna en kwaliteit van oppervlaktewater. Verder vormde het provinciaal beleid aan ecologische verbindingszones (opgenomen in het provinciaal waterhuishoudingplan) een kader.

3.2 Opbouw Berkelprogramma Het waterschap Rijn en IJssel bracht in de in paragraaf 3.1 genoemde ruilverkavelingen verschillende wensen in die in eerste instantie nog niet van een financiële dekking waren voorzien. Na verloop van tijd wist het waterschap voor deze wensen verschillende subsidies binnen te halen, veelal op basis van cofinanciering.

22

H E T


AB voteert ruim € 17,5 mln in maart 2005 Het binnenhalen van deze subsidies heeft uiteindelijk geleid tot een kredietaanvraag op de AB-vergadering van 17 maart 2005. Het AB stemde op 17 maart in met het voteren van een krediet ad € 17.580.000 voor het project ‘Integraal herstel watersysteem Berkel’. Het AB mandateerde hiermee het college van dijkgraaf en heemraden voor de uitvoering van dit project, mits: a. het subsidiepercentage van deelprojecten ten minste 70% zou bedragen, en; b. het investeringsniveau binnen de bandbreedte van + of – 10% zou blijven met een maximum van € 200.000. Het AB-voorstel geeft aan dat de (deel)projecten onderdeel zijn van de landinrichtingsprojecten Beltrum-Eibergen, Hupsel-Zwolle en Eibergen-Oost, met uitzondering van de stapstenen ten westen van Lochem. Passende rolinvulling AB wordt uiteindelijk niet onderzocht. Verschillende AB-leden geven aan dat ze de financiële omvang van het programma (ruim € 17,5 miljoen) wel dermate groot vinden, dat ze graag voorstellen per deelproject aan het AB voorgelegd zien. Daarop wordt besloten dat ‘de mogelijkheid wordt onderzocht om, zonder dat de voortgang van het project in gevaar komt, de besluitvorming voor uitvoeringsprojecten bij het AB te laten’.17 De uitkomsten van dit onderzoek zijn niet zichtbaar naar het AB teruggekoppeld. Het is daardoor niet bekend of daadwerkelijk is uitgezocht hoe het AB in de besluitvorming te betrekken. Berkelprogramma bestaat uit vijf (deel)projecten/fasen Het project/programma ‘Integraal herstel watersysteem Berkel’ is op dat moment als volgt opgedeeld in vijf fasen: Tabel 2: indeling Berkelprogramma in vijf fasen

Fase

Projectaanduiding

Kosten

e

Verwerving en verkaveling (resterende) gronden

€ 3.478.000

e

Eibergen Oost (twee bestekken)

€ 1.480.000

e

Beltrum-Eibergen (twee bestekken)

€ 4.000.000

e

Eibergen Oost (twee bestekken)

€ 3.350.000

e

Hupsel-Zwolle (drie bestekken)

€ 5.272.000

1 fase 2 fase 3 fase 4 fase 5 fase

17

Verslag AB 17 maart 2005

23

H E T


De fasen van het Berkelprogramma kennen alle één of meerdere bestekken. Op die wijze zijn de fasen opgedeeld in meerdere projecten (die samenvallen met de bestekken). Het integrale karakter van de verschillende fasen is bepaald door de mate waarin er naast waterdoelen ook andere (neven)doelen worden nagestreefd. Ten aanzien van het integrale karakter van het Berkelprogramma geldt voor de fasen 2 en 3 het volgende: o

In fase 2 is sprake van natuurontwikkeling voor derden (voorbeeld: vernatting van natuur door aanleg beek door bestaand bosgebied). Hierbij is nadrukkelijk Staatsbosbeheer betrokken. Ook is er sprake van de aanleg van voorzieningen ten behoeve van de Berkelzomp.

o

In fase 3 is sprake van aanleg van een fietspad in samenwerking met de Stichting Fietspaden. Ook is er sprake van de aanleg van een route ten behoeve van de paardensport.

3.3 Geschiedenis van de Berkelvisie Ontwikkeling Berkelvisie liep parallel aan uitvoering Berkelprogramma. Het Berkelprogramma zoals dat in dit onderzoek centraal staat is sterk uitvoeringsgericht en is een uitvloeisel van eerder lopende landinrichtingsprojecten. Parallel aan de uitvoering van het Berkelprogramma heeft de afgelopen jaren een traject gelopen van visie-ontwikkeling voor een deel van het stroomgebied van de Berkel. Het betreft hier met name het benedenstroomse deel (vanaf Haarlo tot aan Zutphen). De aanpak van het bovenstroomse deel van de Berkel (van de Duitse grens tot aan Haarlo) is in de praktijk niet gebaseerd op de Berkelvisie. In het onderstaande geven wij de belangrijkste stappen in de visie-ontwikkeling weer. In 2005 is gestart met het opstellen van een visie voor het stroomgebied van de Berkel als kaderdocument voor de wateropgaven in dit gebied. Een concept visiedocument is in december 2005 opgeleverd. Hierin is vermeld dat de visie is opgesteld met het oog op: -

richting geven aan de wijze waarop het waterschap in de toekomst met de Berkel omgaat

-

bieden van een leidraad voor grondverwerving en uitvoeringsprojecten.

Bij de totstandkoming van het concept visiedocument werd nadrukkelijk ruimte gegeven aan inbreng van belanghebbende partijen. Het concept document stelt

24

H E T


hierover dat in twee werkbijeenkomsten belanghebbenden18 een actieve bijdrage hebben geleverd aan de Berkelvisie. Inhoud Berkelvisie De Berkelvisie geeft inhoudelijk aandacht aan de volgende ontwikkelingen: Omvorming van de Berkel van technisch watersysteem naar natuurlijk en dynamisch systeem Toepassing van de trits vasthouden-bergen-afvoeren. Dit vraagt om een systeembenadering die verder gaat dan aanleg en inzet van bergingsgebieden Verbetering van de waterkwaliteit Verbetering van het zelfreinigend vermogen van de Berkel Realisatie van de ecologische hoofddoelstellingen voor de Berkel Omvorming van de Berkel tot landschapsstructuurdrager van het gebied Herstel van het oorspronkelijke Berkellandschap en cultuurhistorische elementen en structuren Verbetering van recreatieve mogelijkheden in het gebied Stimuleren van vormen van grondgebruik die in dynamische omstandigheden rendabel zijn.

Zoals al uit het bovenstaande kader blijkt, was de Berkelvisie bedoeld als een integrale visie waarin doelstellingen op terreinen van waterkwantiteit en –kwaliteit, ecologie, landbouw, cultuurhistorie, particulier grondbezit en recreatie samen waren gebracht. In het concept visiedocument is geen koppeling gelegd met de indeling van het Berkelprogramma in fasen (zie vorige paragraaf). College besluit in januari 2006 het model ‘Ruimte’ verder uit te werken. Het college besloot in januari 2006 de toen voorliggende concept Berkelvisie voor kennisgeving aan te nemen en één van de gehanteerde daarin opgenomen visiemodellen (‘Ruimte’) verder uit te werken. In 2008 komt de Berkelvisie weer op de agenda, maar blijkt niet haalbaar. Uitvoeringsagenda wordt wel vastgesteld. Deze uitwerking kwam uiteindelijk in de vergadering van de commissie ABJZ van februari 2008 aan de orde. De commissie nam de uitwerking van model ‘Ruimte’ voor kennisgeving aan en stemde in met de uitvoeringsagenda voor de hoofdloop van de Berkel voor een termijn van tien jaar.

18

e

De Berkelvisie vermeldt de volgende belanghebbenden: provincie Gelderland, de 3 Berkelcompagnie, ANV ’t Onderholt, Gelders Particulier Grondbezit, IVN Noord-Midden Achterhoek, LTO Noord, Stichting Staring Advies, Natuurmonumenten, Visstandbeheercommissie, Landinrichtingscommissie Eibergen-Borculo, DLG, Recreatieschap Achterhoek-Liemers, Vereniging Agrarisch Natuurbeheer en de gemeenten Berkelland, Lochem en Zutphen.

25

H E T


De Berkelvisie evenals de uitvoeringsagenda zijn vervolgens in het afdelingsbestuur Noord en nog eenmaal in de commissie ABJZ besproken alvorens deze in een voorstel op 8 mei 2008 in het AB werden geagendeerd. Het AB besloot daarop ke nnis te nemen van de uitwerking van het visiemodel ‘Ruimte’ en op basis daarvan vast te stellen dat het uitsluitend uitvoeren van ruimtelijke maatregelen niet haalbaar was.

Ook besloot het AB in te stemmen met de uitvoeringsagenda voor de hoofdloop van de Berkel voor de komende tien jaar. Het AB stelde dat ten behoeve van een goede communicatie met bewoners in het gebied en met koepelorganisaties een beknopte kadernotitie moest worden opgesteld. Proces van inhoudelijke visie- / kaderstelling van AB op de Berkel onduidelijk Het proces van inhoudelijke kaderstelling door het AB is niet duidelijk. Ook vindt voor een deel van de uitvoeringswerkzaamheden de kaderstelling pas achteraf plaats. Samenvatting proces van

In eerste instantie richt het waterschap als specifieke kaderstelling Berkel uitvloeisel van lopende 2005 landinrichtingsprojecten het Start ontwikkeling Berkelvisie / Berkelprogramma in. Voor de uitvoering Consultatie belanghebbenden van dit programma voteert het AB in maart December 2005 2005 ruim € 17,5 mln. Aan het einde van Concept visiedocument 2005 verschijnt een concept Berkelvisie die Januari 2006 bedoeld is om richting te geven aan de College van D&H neemt concept wijze waarop het waterschap met de Berkel voor kennisgeving aan en besluit omgaat en een leidraad moet bieden voor om model ‘Ruimte’ uit te werken. grondverwerving en uitvoeringsprojecten. Mei 2008 De grondverwerving is dan echter voor wat AB neemt model ‘Ruimte’ voor kennisgeving aan en stelt betreft het Berkelprogramma al voor een Uitvoeringsagenda vast. groot deel gerealiseerd. Vervolgens duurt het tot 2008 tot de Berkelvisie weer terug op de agenda komt. Het AB stelt de visie echter niet vast. Wel stelt het AB op dat moment een uitvoeringsagenda voor de Berkel vast. Deze uitvoeringsagenda moet richting geven aan de uitvoeringsplannen langs de hoofdloop van de Berkel. Deze uitvoeringsplannen hebben op dat moment geen betrekking op fasen die vrijwel afgerond zijn, maar op het benedenstroomse deel van de Berkel vanaf Haarlo tot Zutphen. Het voorstel aan het AB van 8 mei 2008 over de uitvoeringsagenda meldt dit ook; “Het traject Duitse grens-Haarlo is met het afronden van de landinrichtingen Eibergen-Oost en Hupsel-Zwolle, inclusief de Berkelwerken die op dit moment door het Waterschap worden uitgevoerd, nagenoeg gereed.”

26

H E T


3.4 Communicatie over het Berkelprogramma Deze paragraaf geeft de inhoud van het communicatieplan over het gehele Berkelprogramma weer. Daarnaast is beschreven hoe in de praktijk over dit Berkelprogramma is gecommuniceerd. Communicatieplan ‘Integrale herinrichting watersysteem Berkel’ De wijze van communiceren over het Berkelprogramma - inclusief de wijze waarop samengewerkt dient te worden met relevante partijen - is vastgelegd in het Communicatieplan ‘Integrale herinrichting watersysteem Berkel’ (verder in de tekst kortweg: het Communicatieplan). Dit Communicatieplan is op 24 november 2005 door D&H vastgesteld. Het Communicatieplan heeft twee doelen: •

•

de communicatie rond het project ‘Integrale herinrichting watersysteem Berkel’ zo danig sturen en beheersen dat het project geen vertraging of negatieve invloeden heeft gehad als gevolg van geen of slechte communicatie; in alle fasen van het project de communicatie eenduidig laten verlopen19.

In het behalen van deze doelen staat de Communicatienota een planmatige en tegelijkertijd flexibele communicatie voor. Het Communicatieplan geeft richtlijnen voor de aanpak van communicatie over het Berkelprogramma. Deze aanpak is in figuur 3 samengevat20. Figuur 3: Beoogde aanpak communicatie Berkelprogramma

Sturen en beheersen van de communicatie rond een project

Analyseren van de projectomgeving

Bepalen van de communicatiedoelstelli ngen en -strategie

Organiseren van de communicatie

(Doen) realiseren van communicatieactiviteit en

In stap 1 (uit figuur 3) dient een overzicht van alle relevante partijen gecreëerd te worden. Deze relevante partijen worden in categorieën verdeeld: coalitiepartners, opportunisten, vijanden, medestanders, twijfelaars en tegenstanders21. 19

Communicatieplan ‘Integrale herinrichting watersysteem Berkel’, pp. 2

20

Figuur overgenomen uit het Communicatieplan ‘Integrale herinrichting watersysteem Berkel’, pp.

3

27

H E T


Nadrukkelijk wordt vermeld dat deze stap per deelprojectfase (lees: per project dat onderdeel is van het Berkelprogramma) doorlopen moet worden. Ieder deelproject kent zes deelprojectfasen (inhoud, subsidie, vergunningen en onderzoeken, inspraak, uitvoering en afronding). In stap 2 wordt per doelgroep (relevante partij) communicatiedoelstellingen bepaald. Daarbij wordt bepaald welke strategie wordt ingezet om deze doelstellingen te behalen22. De strategieën die ingezet kunnen worden zijn: informeren, overreden, dialogiseren en formeren. In het Berkelprogramma dient per project een of meerdere communicatiestrategieën bepaald te worden. Externe actoren dienen geïnformeerd te worden over de inhoud, waarbij getracht wordt twijfelaars te overreden. Met coalitiepartners moeten vervolgens samenwerkingsverbanden worden aangegaan, waarbij de strategie ‘formeren’ van toepassing is. Binnen stap 2 dienen, ten aanzien van ieder project binnen het Berkelprogramma, de navolgende acties ondernomen te worden23. Per actie staat ook het te hanteren communicatiemiddel vermeld24. • Het aangaan van gesprekken met medestanders van het project, om te inventariseren welke ideeën er leven om het deelproject verder te concretiseren. Samen met de medestanders werken de procesmanager en de projectleider de centrale doelstellingen per fase uit in planonderdelen. Communicatiemiddelen: een interactieve (brainstorm) bijeenkomst. • De twijfelaars aan de hand van dit planonderdeel proberen te overtuigen en deze om te buigen tot medestanders. Communicatiemiddelen: schriftelijke en digitale middelen, mondelinge en audiovisuele middelen (groepsgesprekken, radiospotjes). • Het planonderdeel communiceren aan externe actoren en daarbij de mogelijkheid tot (formele) inspraak bieden (externe actoren kunnen zienswijzen indienen). Communicatiemiddelen: schriftelijke en digitale middelen (nieuwsbrieven, te verwachten acties en werkzaamheden). • Het formeren van samenwerkingsverbanden, waarbij concrete afspraken gemaakt dienen te worden over de verwachtingen van alle partijen. Communicatiemiddelen: mondelinge en schriftelijke middelen. • De externe actoren voorafgaand en tijdens de uitvoering van het project informeren over de start en de voortgang van het werk.

21


22


23


24


28

H E T


In stap 3 dient de communicatie georganiseerd te worden. Verantwoordelijkheden worden verdeeld, er wordt bepaald wie de communicatie gaat uitvoeren en benodigde middelen worden ingekocht. In het Berkelprogramma ligt de verantwoordelijkheid bij de procesmanager, in samenwerking met de communicatieafdeling. Deze afdeling organiseert ook de benodigde middelen25. In stap 4 (de laatste stap) wordt de communicatie gerealiseerd. Dit gebeurt aan de hand van een communicatietabel, die per deelproject verder wordt uitgewerkt. In deze communicatietabel wordt inzichtelijk wie wordt benaderd, wat de doelstelling is, wat de boodschap is, welke middelen worden ingezet, wie verantwoordelijk is en wat de kosten zijn. Communicatie over het Berkelprogramma in de praktijk Bovenstaand communicatieplan is opgesteld om aan subsidiënten inzichtelijk te maken hoe over het Berkelprogramma wordt gecommuniceerd. In de praktijk blijkt dat dit communicatieplan niet of nauwelijks wordt gebruikt voor de communicatie over het Berkelprogramma. Deze subparagraaf maakt inzichtelijk hoe in de praktijk wel over het Berkelprogramma wordt gecommuniceerd. De communicatie over het Berkelprogramma kan in drie categorieën worden verdeeld: •

de informatievoorziening over het gehele Berkelprogramma;

•

de informatie voorziening per afzonderlijk project binnen het Berkelprogramma;

•

de interactieve projectvoering per afzonderlijk project binnen het Berkelprogramma (overleg met belanghebbende partijen).

De belangrijkste informatievoorziening over het gehele Berkelprogramma staat op de website www.berkelprojecten.nl. Deze website is actief sinds de start van de realisatie van de Berkelprojecten in 2005. De website verschaft per fase informatie over de inhoud, de procedure en de planning van de verschillende uitvoeringsplannen. Naast de informatie op de website, communiceert het waterschap over het gehele Berkelprogramma door middel van DVD’s, die jaarlijks worden vernieuwd. Deze DVD’s maken de meest recente voortgang en ontwikkeling van de uitvoeringsplannen inzichtelijk. De projectleiders die verantwoordelijk zijn voor de verschillende projectfasen in het Berkelprogramma, zijn in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor de beide vormen van communicatie per afzonderlijk project. Voor elke fase van het Berkelprogramma legt de projectleider in het projectplan vast hoe gecommuniceerd dient te worden naar- en met belanghebbenden. Gedurende de uitvoering van een projectfase kan de projectleider de praktische hulp van 25


29

H E T


(medewerkers van) de stafafdeling communicatie inroepen, op het moment dat externe communicatie aan de orde is. De stafafdeling communicatie heeft een adviserende en volgende rol. Zij staat de projectleiders bij om de projecten ‘onder de mensen te brengen’. Het waterschap is al in een vroeg stadium in overleg met de verschillende belanghebbenden. Dit overleg vindt plaats op de volgende momenten: •

•

•

• •

30

Via de betreffende ruilverkaveling(en) wordt in eerste instantie in beeld gebracht welke personen en/of organisaties eigenaar zijn van gebieden die binnen het ruilverkavelingsgebied vallen, alsmede het terrein dat het waterschap nodig heeft voor de uitvoering van het Berkelprogramma. Door de landinrichtingscommissie(s) (ruilverkaveling) wordt met al deze partijen gesproken over de verschillende belangen; hier zijn afspraken over gemaakt. Hierin is het waterschap gewoon één van de partijen met haar eigen belangen, tussen de vele andere partijen die ieder ook hun (eigen) belangen hebben. Op basis van de gemaakte afspraken met de betreffende Landinrichtingscommissie(s), werkt het waterschap de schetsen en conceptplannen uit en communiceert hierover met de belanghebbenden die bij de ruilverkaveling(en) betrokken zijn. Vervolgens worden de benodigde gronden verworven (in fase 1 van het Berkelprogramma). Daarna wordt per fase van het Berkelprogramma overlegd over de inrichtingsplannen en uitvoering van de projectfase. Dit overleg per projectfase wordt in hoofdstuk 4 en 5 van deze rapportage verder behandeld.

F A S E

4

H O O F D S T U K 4 2 B E R K E L P R O G R A M M A

FASE 2 BERKELPROGRAMMA

De tweede fase van het Berkelprogramma omvat drie plannen: 1) de herinrichtingswerkzaamheden van de Koffiegoot/Middelhuisgoot Gelders deel; 2) Kerkloobos en; 3) Stapsteen Mallum (zie kaartje). Een vierde plan, Koffiegoot Overijssels deel, hangt nauw samen met de eerste drie plannen, maar valt strikt genomen buiten het Berkelprogramma. Het betreft een apart project vanwege het gevolgde subsidiespoor en de financiële afhandeling. Wel is het project gelijktijdig met de andere drie projecten aanbesteed en uitgevoerd. Het vierde plan laten wij in dit onderzoek grotendeels buiten beschouwing.

4.1 Kaderstelling en projectinrichting Deze paragraaf geeft een overzicht van de kaderstelling voor de tweede fase van het Berkelprogramma (verder in de tekst kortweg: het project). Ook beschrijft de paragraaf hoe de projectorganisatie in fase 2 eruit heeft gezien. Voorbereiding fase 2 gaat vooraf aan bestuurlijke besluitvorming over het Berkelprogramma De tweede fase van het Berkelprogramma wordt op ambtelijk niveau voorbereid nog voordat het AB op 17 maart 2005 het krediet voor het totale Berkelprogramma heeft vastgesteld. In een directievoorstel van 11 januari 2005 worden voor het project de volgende doelen vermeld: -

Ecologisch opwaarderen en robuuster maken van de beken in combinatie met;

-

creëren van retentie om de afvoerpieken te verminderen;

-

vergoten van de leefbaarheid van het platteland;

-

recreatie en toerisme.

Als onderbouwing wordt in het voorstel vermeld dat de werken passen binnen het streven van het waterschap naar een natuurlijker watersysteem en het realiseren van de EVZ Berkel. Een relatie met de met de nota’s Recreatief medegebruik en Nieuwe kansen voor cultureel erfgoed aan het water wordt in het voorstel niet expliciet gelegd.

31

F A S E


In het genoemde directievoorstel wordt gevraagd een uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen van € 1.730.554,-, waarvan € 1.480.554,- voor de drie Gelderse plannen. Ook vraagt het voorstel in te stemmen met de uitvoering van werken “zoals omschreven in de D2 (zie pagina 34) subsidieaanvraag Integraal herstel watersystemen van de Berkel, fase 2 (en de Koffiegoot Overijssels deel)”. De subsidieaanvraag vormt zo indirect de basis voor de bestuurlijke besluitvorming over het Berkelprogramma. Op 3 februari 2005 stemt ook het college van D&H in met het voorstel.

Project is omschreven in projectvoorstel t.b.v. subsidieaanvraag Het projectvoorstel voor fase 2 van het Berkelprogramma is in eerste instantie opgesteld ten behoeve van de subsidieaanvraag. 26 De doelstellingen die vermeld worden in dit projectvoorstel komen in hoofdlijnen overeen met de doelstellingen in het directievoorstel, maar zijn specifieker. Het gaat om de volgende doelen: -

Aanleggen van ecologische verbindingszones langs de Koffiegoot en op drie locaties langs de Berkel;

-

verminderen van de piekafvoeren naar en in de Berkel;

-

verminderen van droogte in het Kerkloobos en de nabije omgeving;

-

verfraaien van het landschap rondom de Koffiegoot en de Berkel;

-

het verbeteren van de beleefbaarheid van de beken;

-

realiseren van een alternatieve waterinlaat zodat Den Hollander Food BV kan uitbreiden en optimaler kan werken.

In het projectvoorstel wordt verder het beleidskader genoemd waarbij fase 2 wil aansluiten. Hierbij worden de nota’s Recreatief medegebruik en Nieuwe kansen voor cultureel erfgoed aan het water nog niet genoemd, omdat deze destijds nog niet door het AB waren vastgesteld. Wel wordt gerefereerd aan het Landinrichtingsplan Eibergen Oost en het Ontwerp reconstructieplan Achterhoek en Liemers. Ook gaat het projectvoorstel in op: probleemstelling; (meetbare) resultaten (bv. 5 kilometer beekherstel en 13 hectare nieuwe natuur en retentie);

26

NB: Dit hoofdstuk gaat in op de praktijk van het projectmatig werken in fase 2. In algemene zin, zo wordt bij ambtelijk wederhoor aangegeven, verloopt het bepalen of een klus, vraag of idee wordt uitgewerkt in een project als volgt: Meestal worden mogelijkheden voor voorbereidende projecten aangedragen door de medewerkers integraal waterbeheer. Deze mogelijkheden worden vooraf getoetst aan de beleidskaders van het bestuur. Zodra dergelijke voorbereidende projecten voldoende kans van slagen hebben voor de realisatie ervan wordt in overleg met de unitmanager een voorbereidingskrediet aangevraagd zodat gestart kan worden met verkennende onderzoeken. Daartoe worden nu ook projectopdrachten opgesteld tussen de interne opdrachtgever en de medewerker integraal waterbeheer. Tijdens deze voorbereidende fase vervult de medewerker integraal waterbeheer de trekkersrol en tijdens deze fase krijgt deze medewerker ook meer duidelijkheid over het draagvlak van de belanghebbende partijen en overige betrokkenen. In deze fase behoort het afhandelen van de grondtransacties ter realisering van het project tot de mogelijkheden. Het resultaat van deze voorbereidende fase dient veelal een definitief ontwerp te zijn, om een bestek te kunnen opstellen voor de realisatie van dit project.

32

F A S E


effecten; samenhang met andere projecten; haalbaarheid uitvoering; organisatie activiteiten en planning en; kosten en financiering.

Subsidie voor fase 2 is opgedeeld in twee delen De definitieve subsidieaanvraag voor fase 2 stamt van 29 november 2004. In totaal wordt € 370.138,- (EFRO-subsidie) plus € 676.714,- (SGB-subsidie) aangevraagd en ook beschikt. Dit is iets meer dan 70% van het totaal voor fase 2 geraamde bedrag van € 1.480.554,-. Uit de onderliggende, mede door bureau Tauw opgestelde, eerste budgetraming blijkt overigens dat de Gelderse projecten eerst worden geraamd op gezamenlijk circa € 965.000,- (november 2004), maar later op € 1.469.236 (mei 2005). Beide subsidies verschillend van elkaar. Het gaat op hoofdlijnen om de volgende onderscheidingen. -

EFRO-subsidie (ook wel ‘D2’ genoemd): Het betreft hier een subsidie met als doelstelling (economische) plattelandsontwikkeling. Deze subsidie wordt verstrekt door de provincie uit Europees geld. Verantwoording over de uitvoering dient eens in de 4 maanden plaats te vinden. Uitkering van subsidie volgt deze termijn, waarbij geldt dat maximaal 80% van het totale subsidiebedrag ineens wordt uitgekeerd. Deze subsidie subsidieert (onder voorwaarden) ook gemaakte loonkosten en maximaal 45% van de totale kosten.

-

SGB-subsidie: Het betreft hier een subsidie met als (een van de) doelstelling(en) de ontwikkeling van (natte) natuur. Deze subsidie wordt verstrekt door de Dienst Landelijk Gebied (DLG) van het Rijk. Verantwoording over de uitvoering dient eens in de 3 maanden plaats te vinden. Uitkering van de subsidie volgt deze termijn, waarbij aanvragen voor uitkeringen van meer dan € 220.000,- vergezeld moeten gaan van een accountantsverklaring. Deze subsidie subsidieert geen loonkosten.

Vanwege de voor deze subsidies geldende voorwaarden was het voor de tweede fase nodig om bij beide subsidiënten subsidie aan te vragen teneinde tot een totale dekking van 70% van het totale bedrag van € 1,48 miljoen te komen. Samengevat zag het financiële plaatje er bij aanvraag uit als volgt:

33

F A S E


Tabel 3: financiële plaatje bij aanvraag subsidies fase 2 Financier

Bedrag

Percentage van totaal

Toelichting

EFRO (D2)

€ 370.138,-

25%

25% van € 1.480.554,-

SGB

€ 676.714,-

46%

50% van € 1.353.628,- (verplaatsen inlaat Twentekanaal, inrichtingskosten stapstenen Lochem en interne loonkosten zijn onder SGB-subsidie niet subsidiabel)

Waterschap

€ 376.202,-

25%

Particuliere bijdrage

€ 57.500,-

4%

Totaal

€ 1.480.554,-

Bijdrage in kosten voor verplaatsen inlaat Twentekanaal ad € 93.942,-

100%

AB stelt financiële kaders op geaggregeerd niveau in maart 2005 Zoals al aangehaald in hoofdstuk 3 stel het AB op geaggregeerd niveau van alle projecten binnen het Berkelprogramma op 17 maart 2005 een krediet beschikbaar van € 17.580.000,-. Onderdeel daarvan is ook de eerder genoemde € 1.480.554,voor de drie Gelderse plannen. Bijlagen bij dit besluit zijn overzichtskaarten en de planning van projecten. Het projectvoorstel t.b.v. de subsidieaanvraag zoals hierboven beschreven maakte geen onderdeel uit van het AB-voorstel.

Ontwerp inrichtingsplannen worden in juni 2005 vastgesteld. Op 6 juni 2005 wordt de volgende stap gezet in het proces van kaderstelling. Het voorstel tot vaststelling van de ontwerp inrichtingsplannen van fase 2 wordt dan voorgelegd aan het directieteam. De onderbouwing van het voorstel vermeldt dat deze plannen passen in het Raamplan van de ruilverkaveling Eibergen-Oost. Ook voldoen de plannen aan het eigen beleid en dat van hogere overheden, zo stelt het voorstel. Verder wordt vermeld dat de inrichtingsplannen in Gelderland zijn uitgewerkt met de landinrichtingscommissie. In overleg met deze commissie is een voorlichtingsdag gehouden waarvoor alle op dat moment in beeld zijnde belanghebbenden werden uitgenodigd, zo is in het voorstel te lezen. Verder vermeldt het directievoorstel dat de Gelderse werken uit fase 2 zijn begroot op € 965.000,- (conform de budgetraming van november 2004) en dat deze daarmee vallen “binnen de kostenramingen die ten grondslag liggen aan het besluit van het AB van 17 maart 2005”. Opvallend is dat in het AB-besluit desondanks uitgegaan wordt van een bedrag van € 1,48 mln. Een budgetraming van mei 2005 komt overigens wel ongeveer op dit bedrag uit. Het college van D&H stel het bovengenoemde voorstel vast op 9 juni 2005. Vanwege peilwijzigingen in bovenstroomse deel Koffiegoot moeten de inrichtingsplannen ter inzage gelegd worden. Ook de stapsteem Mallum moet ter inzage worden gelegd (i.v.m. ontgrondingsvergunning). De plannen liggen daadwerkelijk ter inzage van 20 juni tot 18 juli 2005.

34

F A S E


Vaststellen inrichtingsplannen en gunning in tweede helft 2005. Op 18 augustus 2005 stelt het college van D&H de reactienota en inrichtingsplannen vast. De bezwaren leiden niet tot drastische wijzigingen, maar “daar waar belanghebbenden worden geschaad is het ontwerpinrichtingsplan enigszins aangepast”, zo stelt het voorstel. Deze aanpassingen hebben geen financiële consequenties. De reactienota en inrichtingsplannen worden vervolgens op 26 augustus 2005 door het AB van het waterschap vastgesteld. Op dezelfde dag besluit het college van D&H tot het uitnodigen van vijf aannemers om een offerte te doen voor de plannen. In oktober 2005 besluit het college van D&H tot gunning van fase 2 van het project (dus inclusief het Overijsselse deel). Het aanbestedingsresultaat voor het Gelderse deel ligt dan € 269.800 (incl. BTW) lager dan voorzien was in de budgetraming van € 965.000,-. Voor de uitvoering wordt een verplichting aangegaan van € 674.730,- met de geselecteerde aannemer.

Projectinrichting fase 2 Berkelprogramma nog niet in lijn met de(later verschenen) instructie ‘Projectmatig werken’. Ten tijde van de voorbereiding en uitvoering van fase 2 van het Berkelprogramma werd (nog) niet gewerkt volgens de instructie ‘Projectmatig werken’ van 22 februari 2007. De inrichting van de aansturing van het project was als volgt vormgegeven. Het project werd geleid door een medewerker Integraal Waterbeheer. Verdere teamleden waren een gebiedsbeheerder, een hydroloog, een ecoloog en een subsidieadviseur. De directie werd gevoerd door bureau Tauw (dat ook de voorberekening van de budgetraming opstelde). Periodieke bouwvergaderingen werden gehouden tussen de projectleider, de gebiedsbeheerder en Tauw. In de bouwvergaderingen werden zaken als voortgang en meerwerk besproken. Financiën hanteerde ook destijds de regel dat de noodzaak tot meerwerk in het verslag van de bouwvergaderingen moet zijn vastgelegd om gehonoreerd te worden.

Beoordeling kaderstelling en projectinrichting Op basis van het bovenstaande, geeft de onderstaande tabel inzicht in hoeverre de kaderstelling en projectinrichting van fase 2 van het Berkelprogramma voldoen aan de door de rekenkamer vastgestelde normen. Norm


Er is een probleem- en doelstelling voor het project vastgesteld.

Voldaan. Het projectvoorstel t.b.v. de subsidieaanvraag bevat een probleem- en doelstelling. Dit projectvoorstel is overigens ambtelijk, en niet door D&H of AB vastgesteld.

Het project is duidelijk gedefinieerd in aspecten van tijd, geld en resultaat / kwaliteit. Deze

Deels voldaan. Het projectvoorstel (en bijbehorende subsidieaanvraag en budgetraming) bevat een

35

F A S E


projectafbakening: •

is vastgesteld door D&H

•

past binnen het door het AB gestelde kader t.a.v. het Berkelprogramma als geheel

Risico’s zijn vooraf geïnventariseerd en geanalyseerd; mogelijke beheersmaatregelen zijn bepaald, waarbij: •

de risico-inventarisatie en analyse controleerbaar is vastgelegd*

•

de mogelijke beheersmaatregelen controleerbaar zijn vastgelegd

•

relevante regelgeving en subsidievoorwaarden zijn meegenomen

definitie in aspecten van tijd, geld en resultaat / kwaliteit. •

Deze definitie is niet vastgesteld door D&H.

•

De definitie past binnen het door het AB gestelde kader dat overigens met name financieel is (en ruim gesteld).

Niet voldaan. Risico’s zijn vooraf geïnventariseerd. Daarbij gaat het vooral om eventuele belemmeringen voor tijdige realisatie (vergunningaanvragen) en risico’s van overschrijding in budgettaire zin (meerwerk t.o.v. bestek). •

Er is echter geen expliciete risico-analyse anders dan een kopje ‘Haalbaarheid uitvoering’ in het projectplan. Eventuele risico’s worden hierin niet expliciet benoemd.

•

Mogelijke beheersmaatregelen zijn niet controleerbaar vastgelegd.

•

Relevante regelgeving en met name subsidievoorwaarden waren leidend in totstandkoming projectvoorstel.

Taken en bevoegdheden zijn duidelijk gedefinieerd.

Niet voldaan. Dit is niet het geval. Aan de projectinrichting van fase 2 wordt in het projectvoorstel wel aandacht besteed, maar onderscheiden taken en bevoegdheden van de verschillende leden van het projectteam worden niet benoemd.

Er zijn duidelijke projectfasen, beslismomenten en -documenten onderscheiden.

Niet voldaan. Dit is niet het geval. Tijdens de voorbereiding en uitvoering van fase 2 werd niet gewerkt volgens de notitie ‘Projectmatig werken’ (deze stamt van 22 februari 2007).

Overige - binnen het waterschap geldende richtlijnen voor projectinrichting worden in het deelproject toegepast.

Niet van toepassing Tijdens de voorbereiding en uitvoering van fase 2 was de notitie ‘Projectmatig werken’ (van 22 februari 2007) nog niet van kracht.

* Met de term ‘controleerbaar vastgelegd’ duiden we erop dat analyses en afwegingen ergens in een dossier neergeslagen (moeten) zijn. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld in de vorm van een besluit, of als post op een afrekening. Ook achteraf dient het projectverloop op deze manier nagegaan te kunnen worden.

36

F A S E


4.2 Sturing en verantwoording projectvoortgang In deze paragraaf maken we inzichtelijk hoe de voortgang van het project is aangestuurd. Daarnaast schetsen we hoe en naar wie over de projectvoortgang verantwoording is afgelegd.

Projectmatig werken aan einde fase 2 ingevoerd Zoals eerder vermeld werd, was het projectmatig werken ten tijde van de voorbereiding en de uitvoering van fase 2 binnen het waterschap in ontwikkeling (zo werd de waterschapsbrede notitie Projectmatig werken vastgesteld op 22 februari 2007, toen fase 2 vrijwel volledig was afgerond). Ondanks dit feit werd er tijdens fase 2 wel met een projectteam gewerkt en is er ook een project startup (PSU) gehouden. De projectleider van fase 2 beschikte over ervaring met projectmatig werken doordat hij eerder voor de afdeling Projectondersteuning een project in Winterswijk geleid had, zo wordt in interviews aangegeven. Ook wordt aangegeven dat de projectleider is ondersteund met een door het waterschap georganiseerde cursus projectmatig werken (die in 2006 plaatsvond).

Geen afzonderlijke gedocumenteerde risicobeheersing in fase 2 Zoals al werd vermeld, zijn bij het opstellen van het projectvoorstel wel risico’s ingeschat, maar zijn deze niet expliciet benoemd in het voorstel. Uit interviews blijkt dat het risicomanagement tijdens de uitvoering geen apart, vastgelegd onderdeel van de projectbeheersing uitmaakte. Voor de projectleider was in de aansturing van het project met name het aandeel van de subsidie op het totale project leidend (dit aandeel dient minimaal 70% te bedragen). Voor de beheersing van het project door de interne opdrachtgever waren de bestekramingen leidend. Afwijkingen op de bestekramingen werden door de projectleider en de interne opdrachtgever met elkaar besproken, risicobeheersing maakte hiervan geen apart onderdeel van uit. In interviews wordt onderkend dat risicobeheersing in de praktijk nog wel eens onderbelicht is binnen het waterschap. In de toekomst dienen risico’s vooraf nog scherper in beeld gebracht worden, aldus geïnterviewden.

Voortgang fase 2 Berkelprogramma In interviews wordt aangegeven dat het in de praktijk voor het projectteam niet noodzakelijk is geweest om actief te sturen op het niet-overschrijden van de door de subsidiënt beschikbaar gestelde bedrag voor fase 2. Wel heeft de adviseur subsidies ervoor gewaakt dat de projectactiviteiten daadwerkelijk binnen de gestelde subsidievoorwaarden zouden vallen.

37

F A S E


De meevaller van ruim € 300.000,- in de aanbesteding zou ook een lager subsidiebedrag betekend hebben (aangezien de beschikking niet alleen uitgaat van een maximum subsidiebedrag, maar ook van een maximaal subsidiepercentage).27 In de praktijk van de uitvoering van fase 2 zijn in overleg met de subsidiënt alsnog drie extra activiteiten onder de subsidie begrepen. Het betreft hier de natuurlijke oever Middelhuisgoot, de voorlichting rondom de Berkelzomp (gedeeltelijk) en de aanleg van een visstijger (gedeeltelijk). Deze activiteiten maakten geen onderdeel uit van het oorspronkelijke projectvoorstel van fase 2, maar zijn uitgevoerd binnen de extra ruimte binnen het project. De aanbestedingsvoordelen uit fase 2 van het Berkelprogramma hebben in de praktijk dus niet geleid tot het naar beneden bijstellen van het budget voor het deelproject. Reden hiervoor is gelegen in het feit dat het niet zeker is dat de onderschrijding in een latere fase van het project gehandhaafd blijft (eventuele latere tegenvallers kunnen met eerdere onderschrijding worden gecompenseerd). Verantwoording aan de subsidiënten Over de voortgang van het gesubsidieerde project werd in fase 2 eens per drie en eens per vier maanden gerapporteerd aan de beide subsidiënten. In deze rapportages worden inhoudelijke wijzigingen, financiële wijzigingen en andere bijzonderheden voorgelegd, zo geven geïnterviewden aan. Voor de beide subsidieverstrekkers uit fase 2 zijn met name bij de afsluiting van het project ook twee accountantsverklaringen nodig geweest. De accountantsverklaring bepaalt welke kosten uiteindelijk subsidiabel blijken en welke niet. Voor fase 2 lag dit percentage iets onder de 70%. Verantwoording aan D&H en AB over inhoudelijke voortgang vindt plaats. Financiële afwijkingen niet zichtbaar. Het college van D&H en het AB zijn via de bestuursrapportages op de hoogte gehouden van de voortgang van het project. In interviews is aangegeven dat financiële afwijkingen van meer dan 10% in bestuursrapportages zijn terug te vinden. Deze horen daarbij met een “rood stoplicht” te worden aangegeven. Op basis van de in het onderzoek beschikbaar gestelde versies van de bestuursrapportages is dit type informatie echter niet gevonden. Dit terwijl fase 2 uiteindelijk een onderschrijding kent van ruim meer dan 10% (zie tabel 7). Dit betekent overigens dat aanbestedingsvoordelen van 27

Geïnterviewden geven twee mogelijke verklaringen van deze aanbestedingsmeevallers: marktomstandigheden (er was destijds sprake van een krappe markt waarin aanbieders lager inschreven) en schaalvoordelen (het gaat in het Berkelprogramma om relatief grote volumes).

38

F A S E


minder dan 10%, maar ook andere onder- en overschrijdingen door het AB uit bestuursrapportages kunnen worden gesignaleerd. Bestuursrapportages worden ook in het AB besproken. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om (grotere) financiële afwijkingen van een project via een ‘mededeling’ naar de directie en D&H te sturen. Hiertoe is volgens geïnterviewden in fase 2 van het Berkelprogramma geen aanleiding geweest. Controle op doelmatigheid en doeltreffendheid door AB niet goed mogelijk door ontbreken inhoudelijke kaderstelling van AB op deelprojectniveau. De onderstaande tabel geeft een indruk van de voortgangsinformatie over fase 2 van het Berkelprogramma uit de bestuursrapportages. Met deze verantwoordingsinformatie kon het AB de voortgang volgen. Doordat het AB echter geen (deel)plan voor fase 2 had vastgesteld waarin was vastgelegd welke prestaties met de gevoteerde middelen zouden worden gerealiseerd, miste het AB een aangrijpingspunt om de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de projectvoortgang aan te toetsen. Tabel 4: overzicht verantwoordingsinformatie voortgang fase 2 Burap

Samenvatting verantwoordingsinformatie over voortgang fase 2

2005-1

Nog voor de zomervakantie wordt de subsidie voor fase 2 beschikt. Uitvoering start dan in najaar 2005.

2005-2

Subsidie voor fase 2 is inmiddels beschikt. De aanbesteding vindt plaats in september 2005. De uitvoering van de werkzaamheden start in oktober 2005.

2005-3

Aanbesteding van bestek en werk is gegund en alle benodigde vergunningen zijn verleend. In december 2005 zijn uitvoerende werkzaamheden gestart.

2006-1

Fase 2 is volop in uitvoering. Voor het eind van 2006 vindt oplevering plaats. Enkele eigenaren langs de Middelhuisgoot hebben besloten alsnog gronden aan het waterschap te verkopen waarmee het plan aan kwaliteit wint.

2006-2

Fase 2 is vrijwel gereed; begin november vindt oplevering plaats.

2006-3

Fase 2 is uitgevoerd; oplevering heeft begin december 2006 plaatsgevonden. Project loopt nog door in 2007 voor de financiële afwikkeling. Uitgaven zijn binnen de begroting gebleven.

2007-1

Fase 2 is gereed, oplevering heeft december 2006 plaatsgevonden. Bruto uitgaven waren geraamd op € 1,48 mln. De werkelijke bruto uitgaven komen uit op circa € 1,33 mln. De afwijking ten opzichte van de raming wordt in hoofdzaak veroorzaakt door aanpassing van het oorspronkelijke plan en door een lagere aanbestedingssom. De besparing wordt geoormerkt en vooralsnog gereserveerd voor mogelijke tegenvallers in andere fasen van het Berkelproject.

2007-2

Fase 2 is gereed.

39

F A S E 2007-3


Oplevering heeft begin december 2006 plaatsgevonden. Op het uitgevoerde werk heeft een besparing plaatsgevonden, in hoofdzaak veroorzaakt een lagere aanbestedingssom. De besparing wordt geoormerkt en vooralsnog gereserveerd voor mogelijke tegenvallers in andere fasen van het Berkelproject.

2008-1

Fase 2 is volledig afgerond.

2008-2

Fase 2 is volledig afgerond.

Realisatie en afronding fase 2 Berkelprogramma Ter afronding van het project stuurt het waterschap Rijn en IJssel op 12 januari 2007 de voortgangsrapportage 3 e triaal 2006 over het project Integraal herstel watersysteem Berkel, fase 2 aan het EU Programmasecretariaat van de provincie Gelderland. Hieronder geven wij in een tabel de eindafrekening weer op basis van de accountantsverklaring van 14 maart 2007 tegenover de aanvankelijke begroting: Tabel 5: Begroting en realisatie fase 2 Berkelprogramma Financier

Beschikt / begroot bedrag

Realisatie

EFRO (D2)

€ 370.138,-

€ 236.299,-

SGB

€ 676.714,-

€ 492.835,-

Waterschap

€ 376.202,-

€ 267.834,-

25,4%

Particuliere bijdrage

€ 57.500,-

€ 57.500,-

5,5%

€ 1.480.554,-

€ 1.054.468,-

100,0%

Totaal

Gezamenlijk 69,1% van het totale bedrag*

*Uiteindelijk stelt de provincie Gelderland de subsidiabele kosten op € 1.037.123,-. Het verschil van € 17.345,- is een korting op de opdrachtbestedingen inzake communicatie (Croes & Horst) en directievoering (Tauw). Deze opdrachtverleningen passen weliswaar binnen het eigen aanbestedingsbeleid van het waterschap, maar hebben niet conform algemene beginselen (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie) van het EG-verdrag plaatsgevonden.

Zoals uit de bestuursrapportages (tabel 5) en uit de laatste voortgangsrapportage uit het EU Programmasecretariaat blijkt, zijn alle activiteiten in het kader van fase 2 begin 2007 gerealiseerd. Daarmee is invulling gegeven aan de doelstellingen uit het projectvoorstel voor fase 2 (zie pagina 31 van dit rapport).

40

F A S E


Beoordeling sturing en verantwoording Op basis van het bovenstaande, geeft de onderstaande tabel inzicht in hoeverre de sturing en verantwoording van de Gelderse projecten binnen fase 2 voldoen aan de door de rekenkamercommissie vastgestelde normen. Norm


Periodiek worden op deelprojectniveau risico’s geïnventariseerd en in te zetten beheersmaatregelen bepaald, waarbij:

Deels voldaan. Risico’s worden als onderdeel van de dagelijks projectvoering ingeschat en behandeld. Eventueel meerwerk komt ter sprake in bouwvergaderingen. Ook is in deze vergaderingen ruimte om risico’s die zich voordoen te bespreken. Deze notulen worden in verslagen van de bouwvergaderingen vastgelegd. Er vindt geen aparte tussentijdse risicoanalyse plaats.

•

de risico-inventarisatie en analyse controleerbaar is vastgelegd

•

de inzet van beheersmaatregelen controleerbaar is vastgelegd

•

relevante wijzigingen op het gebied van regelgeving en subsidievoorwaarden hierin worden meegenomen

Subsidievoorwaarden vormen uitgangspunt van sturing. Deze gelden voor de duur van het hele deelproject. Tussentijds wordt gepoogd ook extra werkzaamheden onder subsidievoorwaarden te brengen.

Periodiek wordt bepaald in hoeverre het oorspronkelijke projectplan in de praktijk wordt nageleefd.

Voldaan. Ten tijde van fase 2 werden er nog geen projectpeilingen gehouden. Doordat de subsidiënten periodiek een voortgangsrapportage ontvangen over de (financiële) voortgang, wordt de naleving bepaald. Daarnaast zijn er op uitvoerend niveau bouwvergaderingen en was er incidenteel overleg tussen de projectleider en interne opdrachtgever.

Afwijkingen worden gemeld aan de interne opdrachtgever, dan wel D&H, waarbij de afwikkeling van de afwijking geschiedt conform deze melding.

Grotendeels voldaan. Afwijkingen worden wel aan interne opdrachtgever gemeld, maar niet aan D&H. Afwijkingen zijn in overleg projectleider en interne opdrachtgever afgedaan. In fase 2 hebben zich volgens de projectleider geen wijzigingen voorgedaan die melden waard waren. Het is moeilijk vooraf af te bakenen welke inhoudelijke afwijkingen wel en welke niet aan D&H gemeld moeten worden.

De informatie die het D&H en AB krijgen over de voortgang van het project, biedt voldoende informatie om te sturen en te controleren, waarbij:

Beperkt voldaan. D&H en AB werden via bestuursrapportages over aspecten van tijd en kwaliteit geïnformeerd. Doordat het AB voor fase 2 niet had vastgesteld welke prestaties met het gevoteerde budget gerealiseerd zouden worden, miste AB een aangrijpingspunt om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de projectvoortgang te controleren.

•

zij beantwoord aan de eisen van periodiciteit en kwaliteit die door het AB gesteld zijn

•

D&H en AB een bewuste afweging maken om al of niet wat met de informatie over de voortgang van het project te doen

•

de snelheid en het niveau van escalatie gerelateerd is aan de geconstateerde ernst van eventuele afwijkingen

De financiële informatie over projecten in de bestuursrapportages is onvolledig en geeft het AB onvoldoende zicht op eventuele onder- en overschrijdingen. Dit bemoeilijkt de mogelijkheden van het AB om adequaat te sturen op de financiële voortgang van het project.

41

F A S E


Overige binnen het waterschap geldende richtlijnen voor projectmanagement worden in het deelproject toegepast.


4.3 Maatschappelijke rolinvulling / samenwerking met externen Deze paragraaf maakt inzichtelijk op welke wijze het waterschap belanghebbende organisaties en burgers heeft betrokken in de inrichting en uitvoering van fase 2 van het Berkelprogramma (fase 2). De rekenkamercommissie beschrijft deze betrokkenheid vanaf het moment dat de inrichtingsplannen zijn vastgesteld. De betrokkenheid van belanghebbenden voor de totstandkoming van de inrichtingsplannen, staat in hoofdstuk 3 beschreven. Naar aanleiding van inloopdag meeste bezwaren al weggenomen Uit het onderzoeksdossier is op te maken dat het waterschap ten behoeve van de totstandkoming van de inrichtingsplannen van plannen 1, 2 en 4 van fase 2 (1) Koffiegoot Overijssels deel; 2) Koffiegoot/ Middelhuisgoot Gelders deel en; 4) Stapsteen Mallum) op 17 februari 2005 een voorlichtingsdag heeft gehouden, dus vóór de officiële inspraakprocedure. Deze voorlichtingsdag werd gehouden voor zowel de Gelderse plannen (2 en 4) als het Overijsselse plan (1), vanwege de inhoudelijke samenhang van de plannen. Overigens was het voortraject voor het Overijsselse deel intensiever dan die van het Gelderse deel. In Overijssel zijn de plannen in nauw overleg met Staatsbosbeheer en Landgoed Lankheet ontwikkeld, en zijn ook aanwonende eigenaren individueel benaderd om uitleg te geven. Dit omdat de Overijsselse plannen (die strikt genomen buiten het Berkelprogramma vallen) in het verleden stof hadden doen opwaaien onder belanghebbenden. In Gelderland zijn plannen volgens geïnterviewden vooral in overleg met de landinrichtingscommissie uitgewerkt (zie ook hoofdstuk 3). Andere belanghebbenden / partners waren Stichting Mallumse Molen; Stichting Berkelzomp; gemeente Berkelland en de Dienst Landelijk Gebied. Van de genoemde inloopdag is geen verslag in het archief bewaard. Wel blijkt uit het dossier dat reacties vanuit de inloopdag zijn verzameld en in sommige gevallen al afgehandeld tussen waterschap en degene die reactie indiende voordat de officiële inspraakprocedure werd gestart. Uit het dossier blijkt dat het waterschap hierover naar betrokkenen 19 brieven heeft gestuurd om af te stemmen naar aanleiding van hun reactie tijdens de inloopdag. In enkele gevallen zijn overblijvende reacties als bezwaar meegenomen in de officiële inspraakprocedure. Zoals al vermeld stelt het college van D&H de reactienota en inrichtingsplannen vast op 18 augustus 2005. De bezwaren leiden niet tot drastische wijzigingen, maar slechts tot wijzigingen die geen aanpassing van het ontwerpinrichtingsplan behoeven.

42

F A S E


De reactienota en inrichtingsplannen worden vervolgens op 26 augustus 2005 door het AB van het waterschap vastgesteld. Beleving burgers en organisaties: meer vertrouwen bij organisaties In totaal hebben in het Gelderse deel negen burgers een mondelinge reactie, een schriftelijke reactie of een bezwaar ten aanzien van fase 2 van het Berkelprogramma gedaan. Daarnaast waren er vijf belanghebbende organisaties betrokken bij het project. Om de beleving van bovenstaande burgers en organisaties in kaart te brengen, heeft de rekenkamercommissie een enquête uitgezet onder burgers en organisaties. In totaal hebben drie burgers en drie betrokken organisaties deze enquête ingevuld. In het onderstaande geeft de rekenkamercommissie de resultaten van deze enquête weer. Belangen burgers als grondeigenaren Twee geënquêteerde burgers waren betrokken bij de herinrichting van de Koffiegoot of de Middelhuisgoot, omdat deze beken grensden aan hun grondgebied. De derde geënquêteerde gaf aan betrokken te zijn, omdat hij aanliggend grondeigenaar is van het terrein dat het waterschap heeft gebruikt voor de uitvoering van fase 2 van het Berkelprogramma. Alle drie de burgers zeggen dat niet alle belanghebbenden bij het project betrokken zijn geweest; verschillende boeren zouden niet zijn gehoord door het waterschap. De eerste geënquêteerde betrokken organisatie had een adviserende rol over de grondverwerving voor fase 2 van het project. De tweede geënquêteerde organisatie heeft een belang bij het project, omdat zij vaak over de Berkel vaart. De derde en laatste geënquêteerde organisatie is een gemeente die binnen het gebied van fase 2 van het Berkelprogramma ligt. De eerste twee organisaties hebben de indruk dat alle belanghebbenden bij fase 2 van het Berkelprogramma zijn betrokken. De geënquêteerde gemeente weet dit niet, of heeft hier geen mening over. Belanghebbende organisaties hebben meer vertrouwen dan burgers Twee geënquêteerde burgers hadden vooraf nauwelijks tot geen vertrouwen dat het waterschap hun inbreng zou gebruiken voor de uitvoering van fase 2. De derde geënquêteerde zegt dat zijn inbreng wel serieus is genomen. Eén geënquêteerde vindt achteraf dat zijn inbreng deels serieus is genomen. De andere twee geënquêteerden stellen dat hun inbreng niet serieus is genomen. Deze laatste burgers zeggen dat ‘het waterschap doet wat zij belangrijk vindt; laat de boertjes maar sputteren’. Volgens alle drie de geënquêteerden is er ‘alleen maar aandacht voor natuurontwikkeling’.

43

F A S E


De drie geënquêteerde belanghebbende organisaties zijn van mening dat hun inbreng wel serieus is genomen. Een van deze organisaties zegt: ‘het waterschap heeft naar onze mening echt aandacht voor de problemen en wil graag met oplossingen komen (indien mogelijk)’. Periodiek overleg met betrokken partijen niet specifiek over Berkelprogramma De drie geënquêteerde partijen geven aan regelmatig of altijd geïnformeerd te zijn over de voortgang van het project. Uit de verschillende interviews blijkt dat belanghebbende organisaties op een aantal momenten worden betrokken bij fase 2 van het Berkelprogramma. In de eerste plaats wordt met belanghebbende organisaties overlegd in het ruilverkavelingsproces (zie hoofdstuk 3 van dit rapport). In de tweede plaats overlegt het waterschap eens in het jaar met belanghebbende organisaties. Op dit overleg kan (als het waterschap of een van de belanghebbende organisaties hier aanleiding toe ziet) de voortgang van het Berkelprogramma (en dus ook fase 3 hiervan) worden besproken. In de derde plaats heeft het waterschap tussendoor informeel overleg met belanghebbende organisaties.

Nevendoelen summier opgesomd in projectvoorstel Ten aanzien van de nagestreefde nevendoelen (andere dan waterdoelen) geldt dat deze in het projectvoorstel kort worden genoemd en dat wordt verwezen naar het Landinrichtingsplan Eibergen Oost en het Ontwerp reconstructieplan Achterhoek en Liemers. Het projectvoorstel bevat geen paragraaf omtrent communicatie. Hoewel geen verwijzing is opgenomen naar andere nota’s waarin het nastreven van andere dan waterdoelen wordt behandeld (de nadien vastgestelde nota’s Recreatief medegebruik en Nieuwe kansen voor cultureel erfgoed aan het water), sluiten de nevendoelen daar wel bij aan.

Beoordeling maatschappelijke rolvervulling Op basis van het bovenstaande, geeft de onderstaande tabel inzicht in hoeverre de maatschappelijke rolvervulling van het waterschap in fase 2 voldoet aan de door de rekenkamercommissie vastgestelde normen.

Norm


Het projectspecifieke beleid (bijv. communicatieplan) over interactieve projectvoering is duidelijk geformuleerd (voor één uitleg vatbaar, en expliciet over verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken).

Niet voldaan. Het projectvoorstel voor fase 2 bevat geen communicatieparagraaf. Wel bevat het een summiere opsomming van na te streven nevendoelen, maar het gaat niet in op verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken in de interactieve projectvoering.

44

F A S E


Doelen uit dit specifieke beleid zijn specifiek, meetbaar en (voor zover van toepassing) tijdgebonden geformuleerd.

Voldaan. Dit is het geval. Het projectvoorstel bevat specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerde doelen (zie ook paragraaf 4.1).

In de voorfase van een project wordt op basis van een weloverwogen keuze bepaald welke belanghebbende partijen (andere overheden, maatschappelijke organisaties) worden betrokken.

Niet van toepassing. Dit gebeurt in het ruilverkavelingsproces; al voordat de formele inspraakprocedures plaatsvinden. Hierbij dienen belanghebbende organisaties zich vaak als vanzelf aan (zonder dat initiatief van waterschap nodig is). Zie hoofdstuk 3.

In overleg met deze belanghebbende partijen worden alle belangen in kaart gebracht.

Voldaan. Dit gebeurt ook al in het ruilverkavelingsproces. Zie hoofdstuk 3.

Tussen de belanghebbende partijen vindt periodiek overleg plaats, waarbij de voortgang van het proces en eventuele knelpunten worden besproken.

Deels voldaan. Er vindt geen periodiek overleg plaats over fase 3 van het Berkelprogramma met betrokkenen. Wel wordt – waar nodig – contact onderhouden tussen de projectleider en betrokken partijen in fase 2.

Knelpunten worden in samenwerking met de belanghebbende partijen opgelost, waarbij naar draagvlak wordt gestreefd onder alle partijen.

Grotendeels voldaan. Knelpunten waarbij belangen van het waterschap op gespannen voet staan met belangen van burgers of organisaties, worden voornamelijk in het ruilverkavelingsproces besproken. Knelpunten in de uitvoering van het project, worden door het waterschap zelf opgelost (binnen de afspraken die tijdens de ruilverkaveling zijn gemaakt).

Knelpunten die niet op ambtelijk niveau tot een oplossing komen, worden voorgelegd aan D&H, waarbij de verschillende aanwezige belangen zichtbaar worden gemaakt.

Niet van toepassing. Deze knelpunten hebben zich in de praktijk niet voorgedaan in fase 2 van het Berkelprogramma.

Alle belanghebbende partijen geven aan door het waterschap serieus te worden genomen

Niet voldaan. Twee burgers geven aan dat hun inbreng onvoldoende is meegenomen door het waterschap. Volgens betrokken organisaties is het waterschap serieus met hun inbreng omgegaan.

Vigerende inspraakprocedures worden in acht genomen. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in afwegingen van het D&H.

Voldaan. De bepalingen uit de inspraaknota zijn – voor zover onderzocht – gevolgd. Niet onderzocht is of alle belanghebbenden het uiteindelijke voorstel en besluit hebben ontvangen.

Binnen het deelproject nagestreefde nevendoelen worden in het projectplan expliciet benoemd en hebben een relatie met waterschapsbreed geformuleerd beleid.

Voldaan. De nevendoelen die in het projectplan staan sluiten aan op het brede beleid van het waterschap.

45

H O O F D S T U K 6 B E S T U U R L I J K E R E A C T I E E N N A W O O R D R E K E N K A M E R C O M M I S S I E

5

FASE 3 BERKELPROGRAMMA

De Groenlose Slinge en de Leerinkbeek behoren bij het watersysteem van de Berkel. Het project ‘herinrichting Groenlose Slinge en Leerinkbeek’ is dan ook als fase 3 - onderdeel van het Berkelprogramma. Deze fase bevat drie onderdelen: de herinrichting van de Groenlose Slinge (1), de herinrichting van de Leerinkbeek (2) en de herinrichting van de kleine waterlopen die afwateren op de Groenlose Slinge (3). Op deze drie onderdelen ervaart het waterschap medio 2005 een aantal knelpunten. Met de uitvoering van het project ‘Groenlose Slinge en Leerinkbeek’ moeten deze knelpunten worden opgeheven28.

5.1 Kaderstelling en projectinrichting Deze paragraaf geeft een overzicht van de kaderstelling ten aanzien van het project ‘herinrichting Groenlose Slinge en Leerinkbeek’ (verder in de tekst kortweg: fase 3) en maakt inzichtelijk hoe fase 3 van tevoren is ingericht. AB en D&H stellen financiën vast. Inrichtingsplannen gaan langs D&H en afdelingsbestuur. Op 17 maart 2005 besluit het Algemeen Bestuur (AB) in te stemmen met de uitvoering van fase 3 van het Berkelprogramma. Zij gaat akkoord met de voorgestelde begroting van € 4.400.000,- voor deze fase. Besluitvorming over deze fase mandateert zij aan het College van Dijkgraaf en Heemraden (D&H). Het D&H besluit de besteksvoorbereiding en de directievoering van fase 3 te gunnen aan Grontmij Nederland (13 oktober 2005). Deze gunning komt op basis van een aanbestedingsprocedure tot stand. Ruim vijf maanden later (16 maart 2006) stemt het D&H in met de inrichtingsplannen voor de onderdelen Groenlose Slinge, Kleine Waterlopen, Leerinkbeek en Groenlose Slinge Noordrand Groenlo29. Deze inrichtingsplannen zijn opgesteld door de interne opdrachtgever van fase 3. Het onderdeel ‘Groenlose Slinge Noordrand Groenlo’ voert het waterschap wel uit, maar niet als onderdeel van het Berkelprogramma. In deze rapportage komt dit onderdeel verder dan ook niet aan de orde. Op 22 juni 2006 stellen de interne opdrachtgever en de projectleider het projectplan ‘Herinrichting watersystemen van de Berkel fase 3’ vast. In dit 28

www.berkelproject.nl

29

Voorstel aan het college van Dijkgraaf en Heemraden, agendapunt 4.4.

46

F A S E


projectplan staat vastgelegd wat het doel is van fase 3, welke middelen er beschikbaar zijn en welke fasering voor de uitvoering wordt gebruikt. Op 17 augustus 2006 besluit het D&H een zestal aannemers uit te nodigen voor onderhandse aanbesteding voor de uitvoering van fase 3. Deze aanbesteding gebeurt aan de hand van twee door Grontmij opgestelde bestekken; één voor de Groenlose Slinge en de Kleine waterlopen, en één voor de Leerinkbeek. Ook besluit het D&H de inrichtingsplannen, inclusief reactienota (waarin het D&H een reactie geeft op de ingekomen zienswijzen uit de inspraakprocedure), door te sturen naar het afdelingsbestuur Noord. Op 25 augustus 2006 stelt het afdelingsbestuur Noord deze inrichtingsplannen vast 30. De vastgestelde plannen (inclusief reactienota) doorlopen vervolgens opnieuw de formele inspraakprocedure. Op 14 september 2006 besluit het D&H de realisatie van het werk ‘Groenlose Slinge en Kleine Waterlopen’ uit te besteden aan Hoftijzer Verhuur en Aannemersbedrijf. Dit besluit onderbouwt D&H met twee argumenten. In de eerste plaats kan deze aannemer het werk tegen de laagste prijs uitvoeren. In de tweede plaats blijft de inschrijfsom van dit aannemersbedrijf binnen het geraamde bedrag. Op dezelfde dag besluit D&H opdracht tot realisatie van het werk ‘Groenlose Slinge en Kleine Waterlopen’ te verlenen aan Aannemers en handelsmaatschappij A.J. Lusink te Ruurlo. Ook deze gunning wordt onderbouwd doordat deze aannemer het werk voor de laagste prijs en binnen de inschrijfsom kan verrichten. Terwijl de uitvoering van fase 3 al in volle gang is, stemt het D&H op 11 oktober 2007 in met het inrichtingsplan ‘Planverbetering Groenlose Slinge, traject overlaat Kooigoot-Beijershorst’. Dit verbeterde plan komt tot stand naar aanleiding van de wens van een burger om de peilen in de Groenlose Slinge benedenstrooms van de uitstroom Kooigoot te verhogen. In het plan wordt de watergang van de Kooigoot verlengd, door een verder benedenstrooms deel van de Groenlose Slinge met een lager peil uit te laten komen. Voor uitvoering van deze planverbetering zijn extra gronden nodig. Nadat de inspraakprocedure over deze planverbetering zonder grote bezwaren is doorlopen, zegt een van de eigenaren van de benodigde grond toch geen medewerking te verlenen aan het plan (in het gebied is sprake van vrijwillige ruilverkaveling). Hierop besluit het D&H de planverbetering terug te draaien.

30

Belangrijke besluiten 17 maart 2005 Het AB geeft beschikking over financiën voor het project ‘Groenlose Slinge, Leerinkbeek’ en mandateert besluitvorming hierover aan het D&H. 25 augustus 2006 Het afdelingsbestuur Noord stelt de inrichtingsplannen voor het project vast. 11 oktober 2007 Het D&H stemt in met een verbeteringsplan van het deelproject Groenlose Slinge. Uiteindelijk draait zij dit plan terug.

Bekendmaking vaststelling inrichtingsplannen & aankondiging ter inzage legging

47


Projectplan benoemt probleem, doel en projectinrichting Een belangrijk kader voor de uitvoering van het project ‘Groenlose Slinge en Leerinkbeek’ (fase 3) is het ‘Projectplan herinrichting Groenlose Slinge/Leerinkbeek/Kleine Waterlopen (verder in de tekst kortweg: het projectplan). Dit projectplan is geparafeerd door de projectleider en de opdrachtgever van het project (zie paragraaf 5.1).

Project beoogt ecologische verbindingszones te cre ëren en te verbeteren Het projectplan kent vier probleemstellingen, die overeenkomen met de algemene probleemstellingen van het Berkelprogramma. Het bekensysteem zou door de jaren heen zodanig veranderd zijn, dat: • • •

•

het water in natte tijden met grote pieken veel te snel wordt afgevoerd en benedenstrooms periodiek tot wateroverlast leidt; op diverse locaties vochttekorten voor de landbouw ontstaan en natuurgebieden verdrogen; de gestuwde beken ecologisch gezien slecht functioneren voor beekflora en fauna (stagnerend water in overgedimensioneerde beken, stuwen niet passeerbaar voor vissen, steile oevers); de beken en het landschap visueel minder aantrekkelijk zijn geworden31.

Naast deze probleemstellingen, bevat het projectplan een hoger doel en een specifiek projectdoel. Het hogere doel gaat in op het feit dat het project onderdeel is van het Berkelprogramma, waarbij gesteld wordt: ‘met de realisering van het project voldoet het watersysteem van de Berkel, inclusief haar zijbeken, weer aan de eisen die gesteld worden in het waterbeleid van de 21 ste eeuw. In dit project worden maatregelen getroffen die passen in de ‘Kader richtlijn Water (KRW)’ en de ecologische verbindingszones (EVZ’s), zoals opgenomen in het Provinciaal Waterhuishoudingsplan’ 32. Het specifieke projectdoel staat als volgt omschreven: ‘Het uitbreiden van de EVZ Groenlose Slinge, het creëren van een EVZ Leerinkbeek en het herinrichten van kleine waterlopen, allen met een robuust watersysteem en versterkte landschappelijke en ecologische kwaliteiten’.

31

‘ Projectplan Herinrichting watersystemen van de Berkel: fase 3, Groenlose Slinge, Leerinkbeek, kleine waterlopen’ (juni 2006) pp. 4 32 ‘Projectplan Herinrichting watersystemen van de Berkel: fase 3, Groenlose Slinge, Leerinkbeek, kleine waterlopen’ (juni 2006) pp. 4

48

F A S E


Het project is afgebakend in resultaten, geld en fasering Bovenstaande doelstelling wordt gespecificeerd in concreet te behalen resultaten. Het onderstaande kader geeft deze beoogde resultaten weer.

Beoogde resultaten voor fase 3 van het Berkelprogramma • • • • • • • • • • • • •

het herstellen van het beekdal van de Groenlose Slinge en Leerinkbeek met beken weer grotendeels in hun oude loop; het aanleggen van natuurvriendelijke oevers; verbetering van de beekflora en fauna door het natuurvriendelijker inrichten van de beken; het aanleggen van ecologische verbindingszones en vispassages; het langs de Leerinkbeek realiseren van een EVZ model Kamsalamander t.b.v. het versterken van de boomkikker populaties in de natuurgebieden rondom de Leemputten en De Kleine Akker; het herstellen van het natuurlijke karakter van de beken, de beekprocessen stroming, meandering en inundatie; het verminderen van de piekafvoeren om benedenstrooms huidige en toekomstige wateroverlast te voorkomen; het verminderen van droogteschade en vochttekorten in de landbouw; het optimaliseren van het onderhoud en het vergroten van de retentiecapaciteit in de kleine waterlopen (de haarvaten van het systeem); het versterken van de landschappelijke kwaliteiten langs de Groenlose Slinge en Leerinkbeek; een beter beleefbaar beekdallandschap (nieuwe aantrekkelijke wandelpaden, ruimte voor nieuwe fietspaden) voor toeristen en bewoners; een positief effect op de werkgelegenheid in de recreatieve sector en meer kansen voor agrarische neveninkomsten; en aanvulling op andere projecten, zoals het realiseren van de ecologische verbindingszones langs de gehele Berkel en Groenlose Slinge, in andere gemeenten en landinrichtingsgebieden. Aanvulling op de landschappelijke omgeving en het uitloopgebied voor de bewoners van Rekken en Eibergen en een aanvulling op diverse kleinschalige toeristische activiteiten en attracties van gemeenten, stichtingen en particulieren.

Om bovenstaande doelstellingen en resultaten te behalen, maakt het projectplan inzichtelijk hoeveel geld en tijd er beschikbaar is voor de uitvoering van fase 3. Tabel 6 maakt inzichtelijk welke kosten (in geld) voor ieder projectonderdeel zijn geraamd. Tabel 6: Geraamde kosten per projectonderdeel Projectonderdeel

Geraamde kosten

Inrichting Groenlose Slinge/Kleine Waterlopen

€ 3.676.900, -

Inrichting Leerinkbeek

€

Totaal (gehele project)

€ 4.400.000, -

723.100, -

De raming van de kosten gaat uit van een dekking van 75% van de kosten (€ 3.300.000,-) door subsidies. De overige 25% (€ 1.100.000,-) komt voor rekening van het waterschap.

49


Het projectplan gaat uit van een einddatum van fase 3 op 30 november 2007. Verder geeft het projectplan een fasering waarbinnen fase 3 uitgevoerd moet worden. Een deel van deze fasen is bij het opstellen van het projectplan al uitgevoerd. Het onderstaande tekstkader geeft de fasering van fase 3 weer. Beoogde fasering voor fase 3 (uit het projectplan) 1.

2. 3.

4. 5. 6.

Initiatieffase (al afgerond bij opstellen projectplan, voor 30 november 2005). Hierin is met betrokken partijen overlegd om de inhoud van het project te concretiseren en vast te stellen. Daarnaast is in deze fase de subsidieaanvraag opgesteld, ingediend en verkregen. Definitiefase (afgerond met het opstellen van het projectplan, mei 2005 t/m november 2005). Hierin is het projectplan en de projectplanning opgesteld. Ontwerpfase (juni 2005 t/m mei 2006). In deze fase dienen de inrichtingsplannen te worden opgesteld. Deze moeten voorzien worden van een hydraulische berekening en hydrologische onderbouwing. Vervolgens dienen deze voorgelegd te worden voor (formele) inspraak. Tot slot dienen deze plannen formeel vastgesteld te worden door D&H en het AB (afdelingsbestuur Noord). Bestekfase (maart 2006 t/m september 2006). In deze fase dient het bestek te worden opgesteld en de uitvoering van het project uit te worden besteed. Realisatiefase (september 2006 t/m november 2007). Hierin dient de uitvoering van het project voorbereid te worden met de aannemer. Vervolgens dient het werk uitgevoerd te worden. Nazorgfase (van oktober 2007 t/m november 2007). De subsidieafhandeling, de revisie en leggeropnames, de accountantsverklaring, de archivering, de overdracht en de evaluatie vindt plaats.

Vertraging door inspraakprocedures wordt als groot risico gezien De einddatum van fase 3 (november 2007) is vastgesteld op basis van het aflopen van de subsidiebeschikking in die maand. Risico’s worden dan ook voornamelijk gezien in het mislopen van subsidie door vertraging van het project. Het projectplan bevat een tabel met mogelijke risico’s binnen fase 3 en in te zetten beheersmaatregelen om deze risico’s tegen te gaan. Zie hiervoor tabel 7 Uit deze tabel blijkt dat ingeschat wordt dat de grootste risico’s kleven aan de (verwerking van) de informele inspraakprocedure. Dit moet verholpen worden door goede communicatie en genoeg personeel om zienswijzen te verwerken33.

33

‘Projectplan Herinrichting watersystemen van de Berkel: fase 3, Groenlose Slinge, Leerinkbeek, kleine waterlopen’ (juni 2006) pp. 14

50

F A S E


Tabel 7: Risicoanalyse met bijbehorende beheersmaatregelen Beschrijving

Gevolg

Kans van optreden

Beheersing

Niet tijdig uitvoeren van de werkzaamheden voor de subsidies

Geen geld uitgekeerd

Klein

Goed procesmanagement

Veel inspraakreacties tijdens inspraakprocedures vergunningen

Vertraging planning, daardoor niet tijdig kunnen uitvoeren van het werk

Klein

Goede communicatie met publiek

Aantreffen archeologische vondsten

Vertraging project

Klein

Archeologie toets

Nieuwe vondsten Flora en Fauna

Vertraging project

Klein

Flora en Fauna toets

Bestuurlijke afstemming Dagelijks of Algemeen Bestuur

Paar maanden vertraging

Klein

Goede interne communicatie

Inspraakprocedure waterschap

Vertraging planning, daardoor niet tijdig uit kunnen voeren van werk

Redelijk groot

Goede communicatie met publiek, draagvlak voor plan creëren.

Verwerken inspraakreacties

Vertraging planning, daardoor niet tijdig kunnen uitvoeren van het werk

Groot

Capaciteit interne bezetting

51


Rollen, taken en bevoegdheden zijn van tevoren vastgelegd Het projectplan geeft een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden in fase 3. Tabel 8 geeft een overzicht van de verschillende rollen, en de taken en bevoegdheden die hierbij horen34. Tabel 8: Rollen, taken en bevoegdheden in het project Teamrol

Taken en bevoegdheden

Opdrachtgever

Formeel opdrachtgever; heeft grotendeels beslissingsbevoegdheid.

Projectleider

Verantwoordelijk voor de uitvoering van het project; wordt ondersteund door projectteam. Rapporteert aan opdrachtgever en aan procesmanager.

Procesmanager

Bewaakt het gehele proces, alle deelprojecten en de waterschapinterne uitvoering. De procesmanager verzorgt de communicatie participanten, bestuur en betrokkenen (op verzoek van de projectleider). Hij bewaakt de planning, stelt het projectplan zo nodig bij en informeert de projectleider.

Projectteam

Het projectteam is samengesteld op basis van benodigde deskundigheid. Dit team verwerkt de hydraulische berekening en het inrichtingsplan tot een technisch plan en volgt het traject van uitvoering tot en met oplevering.

Ingenieursbureau

Dit bureau verwerkt de technische inrichtingsplannen uit tot bestektekeningen, verzorgt en begeleidt de aanbestedingsprocedure en heeft tijdens de uitvoering de taak van directievoerder.

Aannemer

De aannemer voert het werk (volgens het door het ingenieursbureau) opgestelde bestek uit.

Projectplan niet helemaal in overeenstemming met instructie ‘projectmatig werken’ De instructie ‘Projectmatig werken’ (uit hoofdstuk 2) geeft bepalingen over de wijze waarop integrale projecten binnen het waterschap ingericht dienen te worden. Deze instructie is halverwege het project ‘Groenlose Slinge, Leerinkbeek’ (fase 3) van kracht geworden. Het projectplan kent dezelfde fasering en verdeling van verantwoordelijkheden als de instructie ‘Projectmatig werken’. De projectpeilingen uit deze instructie komen als zodanig niet terug in het projectplan. Wel is er in het projectplan een aantal overlegmomenten gepland.

34


52

F A S E


Beoordeling kaderstelling en projectinrichting Op basis van het bovenstaande, geeft de onderstaande tabel inzicht in hoeverre de kaderstelling en projectinrichting van het project ‘Groenlose Slinge en Leerinkbeek’ (fase 3) voldoen aan de door de rekenkamer vastgestelde normen.

Norm



Voldaan. Deze staan vastgelegd in het projectplan en zijn dus wel vastgesteld. Overigens is dit projectplan niet door het D&H of het AB vastgesteld.

Het project is duidelijk gedefinieerd in aspecten van tijd, geld en resultaat / kwaliteit. Deze projectafbakening:

Deels voldaan. Het projectplan geeft wel een duidelijke definitie van het project in tijd, geld en resultaat. Deze afbakening is niet vastgesteld door het D&H. Wel past deze binnen de financiële kaders van het AB (€ 17,5 mln) en binnen de Berkelvisie.

•

is vastgesteld door het D&H

•




•


•


Grotendeels voldaan. Het projectplan geeft een overzicht van de risico’s en de mogelijke beheersmaatregelen. De subsidievoorwaarden zijn hierbij leidend geweest. Relevante wetgeving is niet aantoonbaar meegenomen.


Voldaan. Deze verantwoordelijkheden staan beschreven in het projectplan.


Voldaan. De projectfasen zijn beschreven, inclusief een beschrijving van waar iedere fase toe moet leiden voordat er overgegaan mag worden naar de volgende fase.

Overige - binnen het waterschap geldende richtlijnen voor projectinrichting worden in het deelproject toegepast.

Voldaan. In de instructie ‘Projectmatig werken’ staan richtlijnen over de PSU en de projectpeilingen. Omdat deze instructie pas halverwege fase 3 van kracht werd, zijn deze richtlijnen vooraf niet meegenomen.

53


5.2 Sturing en verantwoording projectvoortgang In deze paragraaf is inzichtelijk gemaakt hoe op de voortgang van fase 3 (en de beheersing van risico’s) is gestuurd. Daarnaast wordt duidelijk hoe en aan wie over deze voortgang verantwoording is afgelegd.

Risicobeheersing: omgang met risico’s wordt niet vastgelegd Zoals in paragraaf 5.1 vermeld staat, is voorafgaand aan fase 3 een risicoanalyse gemaakt. Deze risicoanalyse is tijdens het verdere verloop van fase 3 niet op systematische wijze opnieuw uitgevoerd, aangepast en vastgelegd. Risico’s worden in de praktijk gesignaleerd door de toezichthouder, zo blijkt uit de interviews35. Zodra deze een risico in de uitvoering signaleert, geeft hij deze door aan de projectleider. Deze bespreekt het ontstane risico met de interne opdrachtgever. Voorbeeld hiervan is een technische aanpassing die in fase 3 heeft plaats gevonden. Deze aanpassing is nodig nadat blijkt dat er een grote hoeveelheid puin in de Groenlose Slinge ligt. Met een aanpassing van de constructie kan dit probleem opgelost worden, zonder dat dit puin verwijderd hoeft te worden en zonder dat hiervoor extra middelen beschikbaar moeten worden gesteld. Hierover is dan ook niet gerapporteerd aan het bestuur. Uit sommige risico’s die zich in eerdere projecten van het waterschap hebben voorgedaan, wordt ook lering getrokken. Zo is bij de start van fase 3 een preventief onderzoek uitgevoerd naar de aanwezigheid van asbest. Ook is tijdig begonnen met het aanvragen van benodigde vergunningen. Eerdere projecten hebben geleerd dat het tijdens de uitvoering signaleren van asbest of het niet tijdig verkrijgen van vergunningen tot grote vertragingen kunnen leiden. Deze vertragingen kunnen vervolgens weer leiden tot het niet volledig kunnen ontvangen van beschikte subsidiegelden. Een projectevaluatie van het project ‘Groenlose Slinge, Leerinkbeek’ (fase 3) moet nog plaats vinden. In deze projectevaluatie wordt ook besproken welke risico’s zich hebben voorgedaan en hoe met deze risico’s is omgegaan.

35

Interview met de projectleider en de interne opdrachtgever van het project

54

F A S E


Voortgangsrapportage aan D&H, opdrachtgever en subsidiënt Voortgang van fase 3 besproken met interne opdrachtgever De projectleider en de interne opdrachtgever bewaken tijdens de uitvoering van fase 3 dat er geen overschrijding van de aanneemsom ontstaat. Hierbij bewaken zij voornamelijk dat er geen overschrijding plaatsvindt van de 70% aan subsidiegelden. Zolang dit niet het geval is, hoeven overschrijdingen niet aan het D&H te worden gerapporteerd. Wel wil de afdeling financiën alle afwijkingen op de aanneemsom weten. Deze afwijkingen zijn in de praktijk door de projectleider bijgehouden en aan deze afdeling doorgegeven. Voortgangsrapportages gaan naar subsidiënt, niet naar D&H of AB Fase 3 kent twee subsidiënten, die gezamenlijk 75% van de totale kosten betalen. Van het totale bedrag dat nodig is voor de inrichting van het gehele project (de Groenlose Slinge en de Leerinkbeek), is 2.200.000 euro gesubsidieerd door de Dienst Landelijk Gebied (DLG). Hiervan is € 1.838.450,- aan subsidiegelden verstrekt aan de inrichting van de Groenlose Slinge/Kleine waterlopen. De overige € 361.550,- is verstrekt aan de inrichting van de Leerinkbeek. Daarnaast wordt € 1.100.000,- gesubsidieerd door de dienst Ruimte, Economie en Welzijn, hoofd EU Programmasecretariaat (Gedeputeerde Staten van Gelderland)36. Ieder kwartaal dienen de subsidiënten van het project een voortgangsrapportage te ontvangen (voor 15 april, 15 juli, 15 oktober en 15 januari). In deze voortgangsrapportages staat informatie over: de voortgang van het project, de financiële voortgang, de wijzigingsverzoeken en een overzicht van de betaalde rekeningen voor het project. Uit dossieronderzoek blijkt dat deze voortgangsrapportages vanaf het eerste kwartaal van 2006 inderdaad zijn uitgestuurd. Uit de laatste voortgangsrapportage aan de DLG (tweede kwartaal 2008), blijkt dat voor fase 3 tot dan toe € 2.601.014,86 reeds is gedeclareerd en dat de verwachting is dat de verwachte totale uitgaven op € 3.400.000,- zullen uitkomen. Dit is minder dan de begrote € 3.775.575,90. Hieruit blijkt dat het waterschap tot dan toe ruim binnen de financieel beschikbare middelen blijft.

36


55


Op 24 april 2008 komt Deloitte met een accountantsverklaring in het kader van de regeling subsidiering gebiedsgericht beleid en reconstructie concentratiegebieden37. Het oordeel van deze verklaring luidt: de financiële verantwoording van het waterschap geeft - sluitende met een bedrag van 2.601.014,86 euro aan tussentijdse kosten - de rechtmatige bestedingen van de ontvangen subsidiegelden, juist en volledig weer. Het gaat hier om een rechtmatigheidsverklaring voor de periode tot en met 31 maart 2006.

Verantwoording aan D&H en AB over inhoudelijke voortgang vindt plaats. Financiële afwijkingen niet zichtbaar. Het college van D&H en het AB zijn via de bestuursrapportages op de hoogte gehouden van de voortgang van het project. In interviews is aangegeven dat overschrijdingen en onderschrijdingen van meer dan 10% in de bestuursrapportages met een “rood stoplicht” aangegeven worden. Deze financiële informatie is – op basis van de beschikbaar gestelde versies van de buraps – niet voor de afzonderlijke fasen van het Berkelprogramma gevonden. De bestuursrapportages worden ook in het AB besproken. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om (grotere) financiële afwijkingen van een project via een ‘mededeling’ naar de directie en D&H te sturen. Hiertoe is volgens geïnterviewden in fase 3 van het Berkelprogramma geen aanleiding geweest. Controle op doelmatigheid en doeltreffendheid door AB niet goed mogelijk door ontbreken inhoudelijke kaderstelling van AB op deelprojectniveau. De onderstaande tabel geeft een indruk van de voortgangsinformatie over fase 3 van het Berkelprogramma uit de bestuursrapportages. Doordat het AB als zodanig38 echter geen (deel)plan voor fase 3 had vastgesteld waarin was vastgelegd welke prestaties met de gevoteerde middelen zouden worden gerealiseerd, miste AB een aangrijpingspunt om doeltreffendheid en de doelmatigheid van de projectvoortgang aan te toetsen.

37

Accountantsverklaring Deloitte, 24 april 2008

38

Het afdelingsbestuur Noord heeft de inrichtingsplannen voor fase 3 vastgesteld en had daarmee wel inzicht in de prestaties die in fase 3 zouden worden geleverd.

56

F A S E


Tabel 9: overzicht verantwoordingsinformatie voortgang fase 3 Burap Samenvatting verantwoordingsinformatie over voortgang fase 3 2005-1 Subsidie voor fase 3 zal nog voor juni 2005 ingediend worden en eind 2005 beschikt worden. 2005-2 Subsidieaanvraag is voor 1 juni 2005 ingediend en naar verwachting zal de subsidie eind 2005 beschikt worden. Per saldo is dan eind 2005 voor de helft van het totale project de subsidie beschikt. De besteksvoorbereiding is gestart. Uitvoering start naar verwachting begin 2006. Met betrekking tot Noordrand Groenlo is overeenstemming bereikt met alle partijen over aan te kopen gronden. Het inrichtingsplan is in hoofdlijnen uitgewerkt. 2005-3

2006-1

2006-2 2006-3 2007-1

2007-2

2007-3 2008-1 2008-2

In december 2005 is de subsidie voor deze fase beschikt. Planning is dat het werk wordt aanbesteed voor in juli 2006. Hierdoor kan direct na de zomer 2006 gestart worden met de uitvoeringswerkzaamheden die circa een jaar in beslag zullen nemen. In december 2005 is subsidie voor deze fase beschikt. Planning is dat het werk wordt aanbesteed in juli 2006. Hierdoor kan direct na de zomer 2006 gestart worden met de uitvoeringswerkzaamheden die circa een jaar in beslag zullen nemen. De ter visie legging van de plannen eindigt op 29 april, tot nu toe zijn 3 zienswijzen ingediend. Bestekken zijn in september 2006 aanbesteed. Gunning vindt direct daarna plaats. Tijdens de eerste inspraakronde zijn 5 bezwaren ingediend. Bestekken van de Groenlose Slinge/Kleine Waterlopen en het bestek Leerinkbeek zijn inmiddels volop in uitvoering. Grondwerk van de bestekken Groenlose Slinge/Kleine Waterlopen en Leerinkbeek is vrijwel gereed. Een ingediend bezwaar m.b.t. het natuurontwikkelingsgebied nabij het Separatiepunt in de Groenlose Slinge is opgelost zodat ook dit terrein in uitvoering is genomen. Overige werkzaamheden lopen volgens planning. In fase 3 is bestek Leerinkbeek opgeleverd. Het bestek Groenlose Slinge/Kleine Waterlopen is met de aanleg van de cascades in de Groenlose Slinge de laatste uitvoeringsfase ingegaan. De werkzaamheden zijn door de natte zomer enigszins vertraagd. Zie 2007-2 Zie 2007-2 Zie 2007-2

Zoals uit tabel 9 blijkt, is fase 3 pas recent (in 2008) nagenoeg afgerond. Hierdoor is het nog niet mogelijk om vast te stellen in hoeverre de vooraf opgestelde doelen (zie pagina 50 van dit rapport) zijn behaald.

57


Beoordeling sturing en verantwoording Op basis van het bovenstaande, geeft de onderstaande tabel inzicht in hoeverre de sturing en verantwoording van het project ‘Groenlose Slinge en Leerinkbeek’ (fase 3) voldoen aan de door de rekenkamercommissie vastgestelde normen. Norm



Deels voldaan. Systematische risicoanalyses worden gedurende het project niet gemaakt. Ook de in te zetten beheersmaatregelen worden niet bepaald. Wel worden in de praktijk ontstane risico’s besproken door de projectleider en de interne opdrachtgever. Ook in de bouwvergaderingen is ruimte om risico’s te bespreken die zich op enig moment voordoen. Dit gebeurt echter niet op basis van een systematische / vastgelegde risicoanalyse.

•


•


•



Voldaan. Doordat de subsidiënten ieder kwartaal een voortgangsrapportage dienen te ontvangen over de (financiële) voortgang, wordt deze naleving bepaald. Ook vindt periodiek overleg plaats tussen projectleider en intern opdrachtgever.


Grotendeels voldaan. De interne opdrachtgever en de projectleider spreken over financiële afwijkingen, mede ihkv projectpeilingen. Inhoudelijke afwijkingen worden wel besproken, maar het is onduidelijk op welk moment deze aan D&H voorgelegd moeten worden.

De informatie die D&H en AB krijgen over de voortgang van het project, biedt voldoende informatie om te sturen en te controleren, waarbij:

Beperkt voldaan. D&H en AB werden via bestuursrapportages over aspecten van tijd en kwaliteit geïnformeerd. Doordat het AB voor fase 3 niet had vastgesteld welke prestaties met het gevoteerde budget gerealiseerd zouden worden, miste AB een aangrijpingspunt om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de projectvoortgang te controleren. De financiële informatie over projecten in de bestuursrapportages is onvolledig en geeft het AB onvoldoende zicht op eventuele onder- en overschrijdingen. Dit bemoeilijkt de mogelijkheden van het AB om adequaat te sturen op de financiële voortgang van het project.

•


•

het D&H en AB een bewuste afweging maken om al of niet wat met de informatie over de voortgang van het project te doen

•



58

Voldaan. Tijdens fase 3 van het Berkelprogramma is – voor zover mogelijk – de notitie Projectmatig werken toegepast.

F A S E


5.3 Maatschappelijke rolinvulling / samenwerking externen Deze paragraaf maakt inzichtelijk op welke wijze het waterschap belanghebbende organisaties en burgers heeft betrokken in de inrichting en uitvoering van het project ‘herinrichting Groenlose Slinge en Leerinkbeek’ (fase 3). De rekenkamercommissie beschrijft deze betrokkenheid vanaf het moment dat de inrichtingsplannen zijn vastgesteld. De betrokkenheid van belanghebbenden voor de totstandkoming van de inrichtingsplannen, is – op hoofdlijnen - in hoofdstuk 3 beschreven. Inloopdagen: eerste inloopdag niet afdoende gecommuniceerd Op 16 maart 2006 (op dezelfde dag dat het D&H instemt met de inrichtingsplannen voor de Groenlose Slinge, de Kleine Waterlopen en de Leerinkbeek) organiseert het waterschap een inloopdag voor belanghebbenden (burgers en organisaties) in de streek. Op deze inloopdag presenteert het waterschap de inrichtingsplannen voor fase 3. Uit een memo van de projectleider (van 20 maart 2006) blijkt dat deze inloopdag zeer slecht werd bezocht, aldus de projectleider zelf39. Er waren ongeveer 30 personen op deze inloopdag aanwezig. Hiervan waren 3 tot 4 personen afgekomen op de uitnodiging van de gemeente in ‘de advertentie’. Deze advertentie had in een plaatselijke krant gestaan. Relatief weinig mensen hadden deze echter opgemerkt. Vanwege de slechte opkomst, voldoet de inloopdag niet aan de doelstelling om de streek te informeren over de inrichtingsplannen. De bekendmaking had - aldus de projectleider - in meer plaatselijke bladen moeten staan (bijv. het Achterhoek Nieuws). Dit was immers ook gebeurd bij eerdere projecten (zoals fase 2 van het Berkelprogramma). Hier was de opkomst dan ook aanzienlijk hoger. De kosten van de inloopdag op 16 maart bedroegen € 5.507, -. Gezien het feit dat de eerste inloopdag onvoldoende opkomst opleverde, organiseerde de projectleider op 29 maart een tweede inloopdag. Deze dag wordt beter bezocht. Op beide inloopdagen biedt het waterschap de mogelijkheid aan belanghebbende burgers of organisaties om mondeling of schriftelijk te reageren op de inrichtingsplannen. Over beide avonden komen uiteindelijk 32 mensen met een dergelijke reactie. Formele inspraakprocedure: vijf formele bezwaren De inrichtingsplannen Groenlose Slinge, Leerinkbeek en de Kleine waterlopen, worden van 20 maart tot 1 mei ter inzage gelegd (formele inspraakprocedure). Burgers en belanghebbende organisaties krijgen hier de mogelijkheid om een formele zienswijze (of bezwaar) in te dienen.

39

Memo van projectleider aan opdrachtgever, 20 maart 2006

59


Uiteindelijk maken vijf personen van de formele inspraakprocedure gebruik om een Belangrijke data zienswijze (bezwaar) in te dienen. Deze 16 - 29 maart 2006 bezwaren worden binnen het projectteam Inloopdagen uitleg inrichtingsplannen bestudeerd en verwerkt. Op 17 augustus 2006 besluit het D&H de inrichtingsplannen 20 maart - 1 mei 2006 vast te stellen. Ook stelt zij de Inrichtingsplannen liggen ter inzage bijbehorende reactienota vast. In deze nota geeft het waterschap een overzicht van de 25 aug 2006 inhoud van de vijf formele zienswijzen, Afdelingsbestuur Noord stelt inrichtinsplannen en maar ook van de 27 ingekomen (informele) reactienota reacties. Zij maakt hierin inzichtelijk welke vast gevolgen de informele reacties en 04 sept – 16 okt 2006 bezwaren hebben voor de Inrichtingsplannen liggen voor inrichtingsplannen. Voor 31 van de 32 tweede keer tet inzage reacties en bezwaren stelt het waterschap in de reactienota dat deze geen tot geringe gevolgen voor het plan hebben. In veel van deze gevallen zegt het waterschap tegemoet te komen aan de reactie of het verzoek. Eén reactie heeft potentieel ingrijpende gevolgen voor het plan, aldus de reactienota. Het gaat hier om een reactie van een burger die vraagt om een hoger peil in de Groenlose Slinge, door de drempelhoogte van de overlaten Kooigoot en Kooyersveld omhoog te brengen (respectievelijk 25 en 30 centimeter)40. In de reactienota zegt het waterschap deze reactie te willen bezien en indien mogelijk mee te willen nemen in het inrichtingsplan. Mocht de planwijziging technisch gezien mogelijk zijn, dan moet voor dit onderdeel opnieuw de inspraakprocedure worden doorlopen. Uiteindelijk wordt, naar aanleiding van deze reactie, de op pagina 44 beschreven ‘Planverbetering Groenlose Slinge’ voorgesteld (die dus uiteindelijk geen doorgang vindt). De reactienota wordt op 25 augustus vastgesteld door het afdelingsbestuur Noord. Begin september ontvangen alle indieners van een bezwaar of een (mondelinge of schriftelijke) reactie, een schriftelijk antwoord van het waterschap. Vervolgens liggen de (aangepaste) plannen nog een keer ter inzage van 04 september tot en met 16 oktober. Hieruit komen geen formele zienswijzen of bezwaren naar voren.

40

Reactienota, vastgesteld door het afdelingsbestuur Noord op 26 augustus 2008

60

F A S E


Beleving burgers en organisaties: vertrouwen is wisselend In totaal hebben 21 burgers een mondelinge reactie, een schriftelijke reactie of een bezwaar ten aanzien van de herinrichting van de Groenlose Slinge en de Leerinkbeek gedaan. Daarnaast waren er 10 belanghebbende organisaties betrokken bij het project. Om de beleving van bovenstaande burgers en organisaties in kaart te brengen, heeft de rekenkamercommissie een enquête uitgezet onder burgers en organisaties. In totaal hebben twaalf burgers en zes betrokken organisaties de enquête van de rekenkamercommissie ingevuld. In het onderstaande geeft de rekenkamercommissie de resultaten van deze enquête weer. Belangen burgers bij ruilverkaveling; bij organisaties uiteenlopend Acht van de twaalf geënquêteerde burgers zijn betrokken geweest bij de ruilverkaveling, waarbij het waterschap voor de uitvoering van fase 3 grond nodig had die op dat moment eigendom van deze burgers was. De andere drie burgers waren betrokken omdat ze vlakbij het gebied van de Groenlose Slinge en/of de Leerinkbeek wonen, en om verschillende redenen consequenties van de herinrichting van deze beken ervoeren. Acht geënquêteerde burgers weten niet of alle belanghebbenden bij de herinrichting van de Groenlose Slinge en de Leerinkbeek zijn betrokken. Vier geënquêteerde burgers geven aan dat dit niet het geval is. Zij zijn van mening dat sommige agrariërs niet gehoord zijn. De zes geënquêteerde betrokken organisaties bestaan uit andere overheden (twee gemeenten), een betrokken organisaties op het gebied van recreatie (aanleg fiets- en wandelpaden) en een organisatie die de belangen van sportvissers behartigd. De overige twee geënquêteerde belanghebbende organisaties hebben advies uitgebracht over ecologische verbindingszones en grondverwerving ten aanzien van fase 3. Vier van deze organisaties weten niet of alle belanghebbenden daadwerkelijk zijn betrokken. Twee organisaties stellen dat dit wel het geval is geweest.

Belanghebbende organisaties hebben meer vertrouwen dan burgers Vooraf hadden zeven van de twaalf burgers er nauwelijks tot geen vertrouwen in dat het waterschap iets met haar inbreng zou doen. Vier burgers hadden hier wel vertrouwen in; één burger had hier veel vertrouwen in. Vier burgers zeggen dat hun inbreng achteraf serieus is genomen, twee burgers vinden dat hun inbreng deels serieus is genomen, en zes burgers geven aan dat hun inbreng niet serieus is genomen. Burgers die zich niet serieus genomen voelen, zeggen dat ‘de aanvankelijke houding van het waterschap erg vijandig en afhoudend was’. Het waterschap zou ‘erg op zichzelf gericht’ zijn en de inrichtingsplannen zouden ‘al klaar zijn en hoe dan ook uitgevoerd worden’. Ook

61


geeft een boer aan dat ‘er weinig met ons boeren rekening wordt gehouden’. Een andere boer geeft echter weer aan dat ‘er schijnbaar toch geluisterd wordt naar de boeren’. Belanghebbende organisaties hadden vooraf meer vertrouwen in het waterschap. Vijf geënquêteerde contactpersonen van deze organisaties gaven aan (veel) vertrouwen te hebben dat hun inbreng door het waterschap gebruikt zou worden. Eén organisatie had hier vooraf nauwelijks vertrouwen in. Achteraf geven vijf geënquêteerde contactpersonen aan dat hun inbreng serieus is genomen en dat voor hen duidelijk is hoe het waterschap deze inbreng heeft verwerkt. Eén geënquêteerde voelt zich deels serieus genomen en geeft aan dat zijn vertrouwen in het waterschap ‘sterk afhankelijk is van de betrokken medewerkers’. Periodiek overleg met betrokken partijen niet specifiek over Berkelprogramma De helft van de geënquêteerde partijen geeft aan regelmatig geïnformeerd te worden over de voortgang van het project. De andere helft geeft aan hier nauwelijks over geïnformeerd te worden. Uit de verschillende interviews blijkt dat belanghebbende organisaties op een aantal momenten worden betrokken bij fase 3 van het Berkelprogramma. In de eerste plaats wordt met belanghebbende organisaties overlegd in het ruilverkavelingsproces (zie hoofdstuk 3 van dit rapport). In de tweede plaats overlegt het waterschap eens in het jaar met belanghebbende organisaties. Op dit overleg kan (als het waterschap of een van de belanghebbende organisaties hier aanleiding toe ziet) de voortgang van het Berkelprogramma (en dus ook fase 3 hiervan) worden besproken. In de derde plaats heeft het waterschap tussendoor informeel overleg met belanghebbende organisaties.

Nevendoelen staan wel in projectplan, maar worden niet als zodanig benoemd In het projectplan voor de herinrichting van de Groenlose Slinge en de Leerinkbeek, staat een aantal beoogde resultaten genoemd (paragraaf 5.1b van dit rapport). Hier staat ook een aantal resultaten vermeld, die de als nevendoelen kunnen worden beschouwd. Het gaat hier om doelen die niet direct onder waterbeheer vallen. De nevendoelen die in dit kader genoemd worden in het projectplan voor fase 3 van het Berkelprogramma, zijn onder andere het aanleggen van ecologische verbindingszones, het versterken van de landschappelijke kwaliteiten, een beter beleefbaar beekdallandschap voor toeristen en bewoners, en een positief effect op werkgelegenheid. Deze nevendoelen zijn voornamelijk ecologisch en recreatief van aard en vinden hun grondslag in het Provinciaal Waterhuishoudingsplan (waarin ecologische doelen staan vermeld) en de ‘notitie recreatief medegebruik’.

62

F A S E


Beoordeling maatschappelijke rolvervulling Op basis van het bovenstaande, geeft de onderstaande tabel inzicht in hoeverre de maatschappelijke rolvervulling van het waterschap in het project ‘Groenlose Slinge en Leerinkbeek’ voldoet aan de door de rekenkamercommissie vastgestelde normen. Norm



Deels voldaan. Het projectplan voor fase 3 verwijst naar het algemene communicatieplan voor het gehele Berkelprogramma (zie H3). De inhoud van het plan is vrij algemeen en niet voor één uitleg vatbaar. Wel worden taken en bevoegdheden in communicatie duidelijk belegd.


Niet voldaan. De algemene doelen voor interactieve projectvoering die gelden voor het hele Berkelprogramma, zijn overgenomen naar het niveau van fase 3. Daardoor ontbreken specifieke, meetbare en tijdgebonden doelen.


Niet van toepassing. Dit gebeurt in het ruilverkavelingsproces; al voordat de formele inspraakprocedures plaatsvinden. Hierbij dienen belanghebbende organisaties zich vaak als vanzelf aan (zonder dat initiatief van waterschap nodig is). Zie hoofdstuk 3.

In overleg met deze belanghebbende partijen worden alle belangen in kaart gebracht.

Voldaan. Dit gebeurt ook al in het ruilverkavelingsproces. Zie hoofdstuk 3.

Tussen de belanghebbende partijen vindt periodiek overleg plaats, waarbij de voortgang van het proces en eventuele knelpunten worden besproken.

Beperkt voldaan. Er vindt geen periodiek overleg plaats over fase 3 van het Berkelprogramma met betrokkenen. Wel wordt – waar nodig – contact onderhouden tussen de projectleider en betrokken partijen in fase 3.


Grotendeels voldaan. Knelpunten waarbij belangen van het waterschap op gespannen voet staan met belangen van burgers of organisaties, worden voornamelijk in het ruilverkavelingsproces besproken. Knelpunten in de uitvoering van het project, worden door het waterschap zelf opgelost (binnen de afspraken die tijdens de ruilverkaveling zijn gemaakt).

Knelpunten die niet op ambtelijk niveau tot een oplossing komen, worden voorgelegd aan het D&H, waarbij de verschillende aanwezige belangen zichtbaar worden gemaakt.

Niet van toepassing. Deze knelpunten hebben zich in de praktijk niet voorgedaan in fase 3 van het Berkelprogramma.

63


Alle belanghebbende partijen geven aan door het waterschap serieus te worden genomen

Niet voldaan. Alle geënquêteerde belanghebbende organisaties geven aan dat hun inbreng serieus is genomen en zijn positief over de samenwerking met het waterschap. Twee van de zeven geënquêteerde burgers geven echter aan dat hun inbreng niet serieus is genomen.

Vigerende inspraakprocedures worden in acht genomen. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in afwegingen van het D&H

Voldaan. De formele inspraakprocedure wordt – voor zover onderzocht - doorlopen. Niet onderzocht is of alle belanghebbenden het uiteindelijke voorstel en besluit hebben ontvangen. Uit de reactienota blijkt dat het D&H zienswijzen en reacties meeneemt in haar afwegingen.


Voldaan. De nevendoelen die in het projectplan staan, hebben een relatie met het Provinciaal Waterhuishoudingsplan en de nota ‘recreatief medegebruik’.

64


6

BESTUURLIJKE REACTIE EN NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE 6.1 Bestuurlijke reactie

De conceptrapportage is in het kader van bestuurlijk hoor en wederhoor op 23 april 2009 aangeboden aan het college van dijkgraaf en heemraden. Het college heeft hierop gereageerd bij brief van 15 mei 2009, die hieronder is opgenomen.

Rekenkamercommissie Waterschap Rijn en IJssel T.a.v. de heer W.T.G. Smits, secretaris rekenkamercommissie Liemersweg 2 7006 GG DOETINCHEM

Verzenddatum: Nummer: Uw brief van: Uw kenmerk: Onderwerp:

15 mei 2009 09.05559 23 april 2009 AS/offartikel109/MK Bestuurlijk horen onderzoek Berkelprogramma

Contactpersoon: Telefoon: E-mail: Kopie aan: Bijlage(n):

drs. C. Roos 0314-369350 [email protected] auteur, tgra -

Geachte rekenkamercommissie, In uw brief d.d. 23 april 2009 biedt u het college van dijkgraaf en heemraden het rapport ‘Werk in uitvoering! Onderzoek naar kwaliteit projectvoering Berkelprogramma’ aan. Wij hebben uw rapport bestudeerd en reageren hierop met deze brief. Wij danken u hartelijk voor het uitvoeren van het onderzoek naar de kwaliteit van de projectvoering vanuit het Waterschap Rijn en IJssel in het Berkelproject. Het verschaft ons inzicht in de bestuurlijke rol gedurende de looptijd van het traject en inzicht in de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van de projectvoering. Het Waterschap Rijn en IJssel heeft het Berkelproject opgestart om het watersysteem van de Berkel weer te laten voldoen aan de eisen van het Waterbeleid 21e eeuw. Door de herinrichting wordt het gebied voor inwoners en toeristen aantrekkelijker om in te recreëren. De mogelijkheden voor agrarische

65


nevenactiviteiten zoals boerderijcampings en verkoop van streekproducten groeien hierdoor en zullen daarmee een economische stimulans zijn voor het gebied. Het Berkelproject is opgesplitst in een aantal deelprojecten. Dit is gedaan om de inzet van mensen, middelen en processen te spreiden. Het verheugt ons dat u constateert dat deze aanpak leidt tot een tijdige en binnen de financiële ramingen blijvende uitvoering en dat de invloed van projectmatig werken zichtbaar bijdraagt aan een verbeterde projectinrichting en risicobeheersing. U merkt op dat vaststelling door het algemeen bestuur meer gefundeerd en mandatering aan het dagelijks bestuur meer eenduidig moet plaatsvinden. Waterschap Rijn en IJssel onderkent het belang van effectieve sturing en besteedt aandacht aan zorgvuldigheid in de kaderstelling. Bij de kaderstellende kredietaanvraag voor het Berkelproject verdienen de hoogte van het uitvoeringskrediet en de mandatering nadere toelichting. In de bijlage van de kredietaanvraag is het uitvoeringskrediet van circa € 17,5 miljoen onderverdeeld in 15 facetten. Deze financiële raming is tevens afgezet in de tijd. Het uitvoeringskrediet voor het Berkelproject is in het voorstel niet opgesplitst, maar als één som aangevraagd. Een groot potentieel aan subsidies ligt hieraan ten grondslag. Waterschap Rijn en IJssel wil voor het Berkelproject optimaal gebruik maken van de subsidiemogelijkheden. Voor het aanvragen van subsidie is zekerheid vereist over de cofinanciering door Waterschap Rijn en IJssel. Als voor de cofinanciering van alle afzonderlijke subsidieaanvragen binnen het project de goedkeuring van het algemeen bestuur moet worden gevraagd, wordt de uitvoering met 3 tot 6 maanden vertraagd. Subsidiekansen kunnen worden misgelopen door uitputting van subsidies. Dit kan in het uiterste geval leiden tot het mislopen van enkele miljoenen euro’s. De voor het Berkelproject geldende uitbreiding van de mandatering van over- en onderschrijdingen van € 50.000 naar € 200.000 is noodzakelijk om slagvaardig optreden te waarborgen. Vanaf 2006 wordt in de bestuursrapportage een voortschrijdend overzicht van het project opgenomen - zowel beleidsmatig als financieel. Het algemeen bestuur wordt bovendien geïnformeerd over de aanvraag van subsidies en het gereedkomen van deelprojecten. Naast het algemeen bestuur worden ook de externe betrokkenen geïnformeerd over het Berkelproject. Sinds de start van het Berkelproject worden actuele ontwikkelingen geopenbaard via www.berkelproject.nl. Interactie en participatie vormen voor Waterschap Rijn en IJssel een strategische uitdaging. Wij nemen de aanbevelingen dan ook ter harte om tot een actievere maatschappelijke rolinvulling te komen.

66


Samenvattend nemen wij met tevredenheid kennis van de conclusies uit uw onderzoek aangaande de effectieve en efficiënte uitvoering en actieve voortgangsbewaking en de verbeterslagen in de projectinrichting. Wij delen met u het belang van de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur. Wij vertrouwen erop dat u onze reactie zult opnemen in de aanbieding van uw definitieve rapport aan het algemeen bestuur van Waterschap Rijn en IJssel. Hoogachtend, het college van dijkgraaf en heemraden,

drs. C. Roos secretaris-directeur

mr. H. van Brink dijkgraaf

67


6.2 Nawoord rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft met belangstelling kennis genomen van de reactie van het college van dijkgraaf en heemraden op haar onderzoek naar de kwaliteit van de projectvoering in het Berkelprogramma. Wij zijn blij dat het college de aanbevelingen om tot een actievere maatschappelijke rolinvulling te komen ter harte neemt en het belang van de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur onderschrijft. In dit kader wijzen wij erop dat het algemeen bestuur een belangrijke rol heeft bij de sturing en controle bij grote integrale projecten. De aanbevelingen die wij hebben geformuleerd stellen het algemeen bestuur beter in staat haar sturende en controlerende rol te benutten. Als belangrijkste noemen wij antwoorden op de vragen als: Wat willen we bereiken?;Wat gaat het waterschap daarvoor doen?; Wat mag het kosten? Ook juiste, tijdige en volledige informatie tijdens de looptijd van het project aan het algemeen bestuur om haar budgettoewijzende taak te kunnen invullen speelt hierbij een cruciale rol. Tot slot en terzijde gaan wij nog in op de gegeven toelichting op de hoogte van het uitvoeringskrediet en de mandatering. De rekenkamercommissie is eveneens als het college van mening dat opsplitsing van het uitvoeringskrediet niet mag leiden tot mislopen van subsidiemogelijkheden en of vertragingen. Dit mag er echter niet toe leiden dat geen uitvoering wordt gegeven aan de aan het algemeen bestuur gedane toezegging dat ‘de mogelijkheid wordt onderzocht om, zonder dat de voortgang van het project in gevaar komt, de besluitvorming voor uitvoeringsprojecten bij het algemeen bestuur te laten’. Ook de uitbreiding van het maximum van € 50.000, - naar € 200.000, -, bij de mandatering van over- en onderschrijdingen binnen de bandbreedte van + of – 10%, om slagvaardig te kunnen optreden, vindt de rekenkamercommissie een goede zaak. Echter in fase 2 is (uiteindelijk) sprake van een onderschrijding van 29%, welke afwijking niet zichtbaar aan het algemeen bestuur is gemeld.

68

B I J L A G E N

BIJLAGE 1

GEHANTEERD NORMENKADER

Algemeen beleidskader waterschap De onderstaande normen hebben betrekking op het waterschapsbrede beleidskader voor projectinrichting, -voering en maatschappelijke rolinvulling. Ze zijn van toepassing op het relevante beleid dat binnen het waterschap algemeen geldig is. Het voor de drie onderzoeksvelden relevante waterschapsbrede beleid is duidelijk geformuleerd: •


•

intern consistent

•




•


•


•


•


•


•


•


Het waterschapsbrede beleid met betrekking tot interactieve projectvoering geeft handvatten voor samenwerking met belanghebbende partijen en gaat in op: •

inspraak en communicatie (draagvlak)

Het waterschapsbrede beleid met betrekking tot maatschappelijke rolinvulling: •


•


69

B I J L A G E N

Onderzoeksveld 1: Kaderstelling en inrichting projecten binnen Berkelprogramma De onderstaande normen hebben betrekking op de geselecteerde bestekken / projecten binnen het Berkelprogramma. Er is een probleem- en doelstelling voor het project vastgesteld. Het project is duidelijk gedefinieerd in aspecten van tijd, geld en resultaat / kwaliteit. Deze projectafbakening: •


•




•


•


Taken en bevoegdheden zijn duidelijk gedefinieerd. Er zijn duidelijke projectfasen, beslismomenten en -documenten onderscheiden. Overige - binnen het waterschap geldende - richtlijnen voor projectinrichting worden in het deelproject toegepast.

Onderzoeksveld 2: Sturing, verantwoording en controle van projecten binnen Berkelprogramma De onderstaande normen hebben betrekking op de geselecteerde bestekken / projecten binnen het Berkelprogramma. Periodiek worden op deelprojectniveau risico’s geïnventariseerd en in te zetten beheersmaatregelen bepaald, waarbij: •


•


•


Periodiek wordt bepaald in hoeverre het oorspronkelijke projectplan in de praktijk wordt nageleefd. Afwijkingen worden gemeld aan de interne opdrachtgever, dan wel D&H, waarbij de afwikkeling van de afwijking geschiedt conform deze melding. De informatie die D&H en AB krijgen over de voortgang van het project, biedt voldoende informatie om te sturen en te controleren, waarbij: •


•


•



70

B I J L A G E N

Onderzoeksveld 3: Maatschappelijke rolinvulling en kwaliteit van interactieve projectvoering De onderstaande normen hebben betrekking op de geselecteerde bestekken / projecten binnen het Berkelprogramma. Het projectspecifieke beleid (bijv. communicatieplan) over interactieve projectvoering is duidelijk geformuleerd (voor één uitleg vatbaar, en expliciet over verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken). Doelen uit dit specifieke beleid zijn specifiek, meetbaar en (voor zover van toepassing) tijdgebonden geformuleerd. In de voorfase van een project wordt op basis van een weloverwogen keuze bepaald welke belanghebbende partijen (andere overheden, maatschappelijke organisaties) worden betrokken. In overleg met deze belanghebbende partijen worden alle belangen in kaart gebracht. Tussen de belanghebbende partijen vindt periodiek overleg plaats, waarbij de voortgang van het proces en eventuele knelpunten worden besproken. Knelpunten worden in samenwerking met de belanghebbende partijen opgelost, waarbij naar draagvlak wordt gestreefd onder alle partijen. Knelpunten die niet op ambtelijk niveau tot een oplossing komen, worden voorgelegd aan D&H, waarbij de verschillende aanwezige belangen zichtbaar worden gemaakt. Alle belanghebbende partijen geven aan door het waterschap serieus te worden genomen Vigerende inspraakprocedures worden in acht genomen. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in afwegingen van D&H Binnen het deelproject nagestreefde nevendoelen worden in het projectplan expliciet benoemd en hebben een relatie met waterschapsbreed geformuleerd beleid.

Op de bovenstaande normen zijn vijf mogelijke scores toegekend. Deze scores zijn als volgt in kleur in beoordelingstabellen in de tekst opgenomen. Voldaan

Deels voldaan

Grotendeels voldaan

Beperkt voldaan

Niet voldaan

71

B I J L A G E N

BIJLAGE 2

OVERZICHT GEÏNTERVIEWDE PERSONEN

Naam Dhr Smink Dhr Smink Dhr Koster Dhr Bijen Dhr Smink Dhr Klarenbeek Dhr Smink Dhr Jongeneel Dhr Smink Dhr van Brink Dhr Groot-Zevert

Functie Intern opdrachtgever Berkelprogramma Intern opdrachtgever Berkelprogramma Projectleider fasen 2 en 3 Berkelprogramma Woordvoerder Intern opdrachtgever Berkelprogramma Projectleider projectondersteuning Intern opdrachtgever Berkelprogramma Adviseur subsidies Intern opdrachtgever Berkelprogramma Dijkgraaf Voorzitter voormalige landinrichtingscie Beltrum-Eibergen Voorzitter landinrichtingscie Eibergen-oost

Dhr Bos

72

Datum 11-9-2008 1-10-2008 31-10-2008 31-10-2008 31-10-2008 31-10-2008 11-11-2008 11-11-2008

B I J L A G E N

BIJLAGE 3

OVERZICHT TOETSING AAN NORMEN

Normen voor algemeen beleidskader


Het voor de drie onderzoeksvelden relevante waterschapsbrede beleid is duidelijk geformuleerd:

Voldaan. Er is sprake van een intern consistent beleidskader. Voor iedere fase is duidelijk geformuleerd wie verantwoordelijk is. Ten aanzien van alle drie de onderzoeksvelden is duidelijk wie verantwoordelijk is.

•


•

intern consistent

•




•


•


•


•


•


•


•


Grotendeels voldaan. Alle gezochte voorschriften komen terug, maar het wordt niet duidelijk in hoeverre D&H en AB over afwijkingen moeten worden gerapporteerd. Het doel en de afbakening van het project worden besproken in PSU en moeten terugkomen in het projectplan. Via projectpeilingen wordt het project aangestuurd door de opdrachtgever. Het project dient ingedeeld te worden in fasen. Voor iedere fase (en de stappen in deze fase) zijn verantwoordelijken en betrokkenen aangewezen. Risico’s worden vooraf besproken, opgenomen in het projectplan en in projectpeilingen in de gaten gehouden (voldaan). D&H en AB worden betrokken doordat de projectleiding bij aanvang het projectplan en een kredietvoorstel voorlegt. In hoeverre zij bij de voortgang van het proces worden betrokken, is niet duidelijk. Het beleidskader kent eisen voor dossiervorming en voor evaluatie.

Het waterschapsbrede beleid met betrekking tot interactieve projectvoering geeft handvatten voor samenwerking met belanghebbende partijen en gaat in op: • inspraak en communicatie (draagvlak)

Beperkt voldaan. De beleidskaders maken wel duidelijk dat er gesproken moet worden over communicatie en het verwerven van draagvlak. De beleidskaders bieden echter geen concrete handvatten hoe communicatie en interactieve projectvoering handen en voeten te geven.

Het waterschapsbrede beleid met betrekking tot maatschappelijke rolinvulling:

Voldaan. Ecologische, cultuurhistorische en recreatieve nevendoelen staan benoemd in aparte notities, die waterschapsbreed geldend zijn. In deze notitie wordt de link gelegd met de kerntaken van het waterschap.

•


•


Normen voor kaderstelling en projectinrichting

Beoordeling en toelichting Fase 2



Voldaan. Het projectvoorstel t.b.v. de subsidieaanvraag bevat een probleem- en doelstelling. Dit projectvoorstel is overigens ambtelijk, en niet door D&H of AB vastgesteld. Deels voldaan. Het projectvoorstel (en bijbehorende subsidieaanvraag en budgetraming) bevat een definitie in aspecten van tijd, geld en resultaat / kwaliteit.

Voldaan. Deze staan vastgelegd in het projectplan en zijn dus wel vastgesteld. Overigens is dit projectplan niet door het D&H of het AB vastgesteld. Deels voldaan. Het projectplan geeft wel een duidelijke definitie van het project in tijd, geld en resultaat. Deze afbakening is niet vastgesteld door het D&H. Wel past deze binnen de financiële kaders van het AB (€ 17,5 mln) en binnen de Berkelvisie.

Het project is duidelijk gedefinieerd in aspecten van tijd, geld en resultaat / kwaliteit. Deze projectafbakening: •


•




•


•




Overige - binnen het waterschap geldende - richtlijnen voor projectinrichting worden in het deelproject toegepast.

•

Deze definitie is niet vastgesteld door D&H.

•

De definitie past binnen het door het AB gestelde kader dat overigens met name financieel is (en ruim gesteld).

Niet voldaan. Risico’s zijn vooraf geïnventariseerd. Daarbij gaat het vooral om eventuele belemmeringen voor tijdige realisatie (vergunningaanvragen) en risico’s van overschrijding in budgettaire zin (meerwerk t.o.v. bestek). •

Er is echter geen expliciete risico-analyse anders dan een kopje ‘Haalbaarheid uitvoering’ in het projectplan. Eventuele risico’s worden hierin niet expliciet benoemd.

•

Mogelijke beheersmaatregelen zijn niet controleerbaar vastgelegd.

•

Relevante regelgeving en met name subsidievoorwaarden waren leidend in totstandkoming projectvoorstel.

Niet voldaan. Dit is niet het geval. Aan de projectinrichting van fase 2 wordt in het projectvoorstel wel aandacht besteed, maar onderscheiden taken en bevoegdheden van de verschillende leden van het projectteam worden niet benoemd. Niet voldaan. Dit is niet het geval. Tijdens de voorbereiding en uitvoering van fase 2 werd niet gewerkt volgens de notitie ‘Projectmatig werken’ (deze stamt van 22 februari 2007). Niet van toepassing Tijdens de voorbereiding en uitvoering van fase 2 was de notitie ‘Projectmatig werken’ (van 22 februari 2007) nog niet van kracht.

Grotendeels voldaan. Het projectplan geeft een overzicht van de risico’s en de mogelijke beheersmaatregelen. De subsidievoorwaarden zijn hierbij leidend geweest. Relevante wetgeving is niet aantoonbaar meegenomen.

Voldaan. Deze verantwoordelijkheden staan beschreven in het projectplan.

Voldaan. De projectfasen zijn beschreven, inclusief een beschrijving van waar iedere fase toe moet leiden voordat er overgegaan mag worden naar de volgende fase. Voldaan. In de instructie ‘Projectmatig werken’ staan richtlijnen over de PSU en de projectpeilingen. Omdat deze instructie pas halverwege fase 3 van kracht werd, zijn deze richtlijnen vooraf niet meegenomen.

73

B I J L A G E N

Normen voor sturing en verantwoording projectvoortgang




Deels voldaan. Risico’s worden als onderdeel van de dagelijks projectvoering ingeschat en behandeld. Eventueel meerwerk komt ter sprake in bouwvergaderingen. Ook is in deze vergaderingen ruimte om risico’s die zich voordoen te bespreken. Deze notulen worden in verslagen van de bouwvergaderingen vastgelegd. Er vindt geen aparte tussentijdse risicoanalyse plaats. Subsidievoorwaarden vormen uitgangspunt van sturing. Deze gelden voor de duur van het hele deelproject. Tussentijds wordt gepoogd ook extra werkzaamheden onder subsidievoorwaarden te brengen. Voldaan. Ten tijde van fase 2 werden er nog geen projectpeilingen gehouden. Doordat de subsidiënten periodiek een voortgangsrapportage ontvangen over de (financiële) voortgang, wordt de naleving bepaald. Daarnaast zijn er op uitvoerend niveau bouwvergaderingen en was er incidenteel overleg tussen de projectleider en interne opdrachtgever. Grotendeels voldaan. Afwijkingen worden wel aan interne opdrachtgever gemeld, maar niet aan D&H. Afwijkingen zijn in overleg projectleider en interne opdrachtgever afgedaan. In fase 2 hebben zich volgens de projectleider geen meldenswaardige wijzigingen voorgedaan. Vooraf is moeilijk af te bakenen welke inhoudelijke afwijkingen wel en welke niet aan D&H gemeld moeten worden. Beperkt voldaan. D&H en AB werden via bestuursrapportages over aspecten van tijd en kwaliteit geïnformeerd. Doordat het AB voor fase 2 niet had vastgesteld welke prestaties met het gevoteerde budget gerealiseerd zouden worden, miste AB een aangrijpingspunt om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de projectvoortgang te controleren. De financiële informatie over projecten in de bestuursrapportages is onvolledig en geeft het AB onvoldoende zicht op eventuele onder- en overschrijdingen. Dit bemoeilijkt de mogelijkheden van het AB om adequaat te sturen op de financiële voortgang van het project.

Deels voldaan. Systematische risicoanalyses worden gedurende het project niet gemaakt. Ook de in te zetten beheersmaatregelen worden niet bepaald. Wel worden in de praktijk ontstane risico’s besproken door de projectleider en de interne opdrachtgever. Ook in de bouwvergaderingen is ruimte om risico’s te bespreken die zich op enig moment voordoen. Dit gebeurt echter niet op basis van een systematische / vastgelegde risicoanalyse.

•


•


•




Voldaan. Doordat de subsidiënten ieder kwartaal een voortgangsrapportage dienen te ontvangen over de (financiële) voortgang, wordt deze naleving bepaald. Ook vindt periodiek overleg plaats tussen projectleider en intern opdrachtgever.

Grotendeels voldaan. De interne opdrachtgever en de projectleider spreken over financiële afwijkingen, mede ihkv projectpeilingen. Inhoudelijke afwijkingen worden wel besproken, maar het is onduidelijk op welk moment deze aan D&H voorgelegd moeten worden.



Beperkt voldaan. D&H en AB werden via bestuursrapportages over aspecten van tijd en kwaliteit geïnformeerd. Doordat het AB voor fase 3 niet had vastgesteld welke prestaties met het gevoteerde budget gerealiseerd zouden worden, miste AB een aangrijpingspunt om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de projectvoortgang op te controleren. De financiële informatie over projecten in de bestuursrapportages is onvolledig en geeft het AB onvoldoende zicht op eventuele onder- en overschrijdingen. Dit bemoeilijkt de mogelijkheden van het AB om adequaat te sturen op de financiële voortgang van het project. Voldaan. Tijdens fase 3 van het Berkelprogramma is – voor zover mogelijk – de notitie Projectmatig werken toegepast.

Norm voor maatschappelijke rolinvulling




Niet voldaan. Het projectvoorstel voor fase 2 bevat geen communicatieparagraaf. Wel bevat het een summiere opsomming van na te streven nevendoelen, maar het gaat niet in op verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken in de interactieve projectvoering.


Voldaan. Dit is het geval. Het projectvoorstel bevat specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerde doelen.


Niet van toepassing. Dit gebeurt in het ruilverkavelingsproces; al voordat de formele inspraakprocedures plaatsvinden. Hierbij dienen belanghebbende organisaties zich vaak als vanzelf aan (zonder dat initiatief van waterschap nodig is). Zie hoofdstuk 3. Voldaan. Dit gebeurt ook al in het ruilverkavelingsproces. Zie hoofdstuk 3. Deels voldaan. Er vindt geen periodiek overleg plaats over fase 3 van het Berkelprogramma met betrokkenen. Wel wordt – waar nodig – contact onderhouden tussen de projectleider en betrokken partijen in fase 2.

Deels voldaan. Het projectplan voor fase 3 verwijst naar het algemene communicatieplan voor het gehele Berkelprogramma (zie H3). De inhoud van het plan is vrij algemeen en niet voor één uitleg vatbaar. Wel worden taken en bevoegdheden in communicatie duidelijk belegd. Niet voldaan. De algemene doelen voor interactieve projectvoering die gelden voor het hele Berkelprogramma, zijn overgenomen naar het niveau van fase 3. Daardoor ontbreken specifieke, meetbare en tijdgebonden doelen. Niet van toepassing. Dit gebeurt in het ruilverkavelingsproces; al voordat de formele inspraakprocedures plaatsvinden. Hierbij dienen belanghebbende organisaties zich vaak als vanzelf aan (zonder dat initiatief van waterschap nodig is). Zie hoofdstuk 3. Voldaan. Dit gebeurt ook al in het ruilverkavelingsproces. Zie hoofdstuk 3. Beperkt voldaan. Er vindt geen periodiek overleg plaats over fase 3 van het Berkelprogramma met betrokkenen. Wel wordt – waar nodig – contact onderhouden tussen de projectleider en betrokken partijen in fase 3. Grotendeels voldaan. Knelpunten waarbij belangen van het waterschap op gespannen voet staan met belangen van burgers of organisaties, worden voornamelijk in het ruilverkavelingsproces besproken. Knelpunten in de uitvoering van het project, worden door het waterschap zelf opgelost (binnen de afspraken die tijdens de ruilverkaveling zijn gemaakt). Niet van toepassing. Deze knelpunten hebben zich in de praktijk niet voorgedaan in fase 3 van het Berkelprogramma.

De informatie die het D&H en AB krijgen over de voortgang van het project, biedt voldoende informatie om te sturen en te controleren, waarbij: •


•


•


In overleg met deze belanghebbende partijen worden alle belangen in kaart gebracht. Tussen de belanghebbende partijen vindt periodiek overleg plaats, waarbij de voortgang van het proces en eventuele knelpunten worden besproken.


Knelpunten die niet op ambtelijk niveau tot een oplossing komen, worden voorgelegd aan D&H, waarbij de verschillende aanwezige belangen zichtbaar worden gemaakt. Alle belanghebbende partijen geven aan door het waterschap serieus te worden genomen

Grotendeels voldaan. Knelpunten waarbij belangen van het waterschap op gespannen voet staan met belangen van burgers of organisaties, worden voornamelijk in het ruilverkavelingsproces besproken. Knelpunten in de uitvoering van het project, worden door het waterschap zelf opgelost (binnen de afspraken die tijdens de ruilverkaveling zijn gemaakt). Niet van toepassing. Deze knelpunten hebben zich in de praktijk niet voorgedaan in fase 2 van het Berkelprogramma. Niet voldaan. Twee burgers geven aan dat hun inbreng onvoldoende is meegenomen door het waterschap. Volgens betrokken organisaties is het waterschap serieus met hun inbreng omgegaan.

Vigerende inspraakprocedures worden in acht genomen. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in afwegingen van het D&H.

Voldaan. De bepalingen uit de inspraaknota zijn – voor zover onderzocht – gevolgd. Niet onderzocht is of alle belanghebbenden het uiteindelijke voorstel en besluit hebben ontvangen.


Voldaan. De nevendoelen die in het projectplan staan sluiten aan op het brede beleid van het waterschap.

74

Niet voldaan. Alle geënquêteerde belanghebbende organisaties geven aan dat hun inbreng serieus is genomen en zijn positief over de samenwerking met het waterschap. Twee van de zeven geënquêteerde burgers geven echter aan dat hun inbreng niet serieus is genomen. Voldaan. De formele inspraakprocedure wordt – voor zover onderzocht - doorlopen. Niet onderzocht is of alle belanghebbenden het uiteindelijke voorstel en besluit hebben ontvangen. Uit de reactienota blijkt dat het D&H zienswijzen en reacties meeneemt in haar afwegingen. Voldaan. De nevendoelen die in het projectplan staan, hebben een relatie met het Prov. Waterhuishoudingsplan en de nota Recreatief medegebruik.

Werk in uitvoering! Waterschap Rijn en IJssel. Onderzoek naar kwaliteit projectvoering Berkelprogramma. Bron: (7 oktober 2008)

Recommend Documents