Plan van Aanpak op basis van een uitgevoerde RIE Inleiding Binnen de integrale bedrijfsvoering van een bedrijf vormen arbeidsomstandigheden en verzuim aandachtspunten naast ondermeer financiën, logistiek, kwaliteit, planning en milieu. Een bedrijf dat een verhoogd risico heeft op het ontwikkelen van klachten door fysieke belasting wordt aanbevolen daar in haar algemene Arbo-beleid extra aandacht aan te besteden. Onder Arbo-beleid verstaan we de wijze waarop een onderneming de arbeidsomstandigheden in zijn onderneming behandelt. Deze aandacht vertaalt zich in een pakket van maatregelen op verschillende terreinen. Een beleidsmatige aanpak is wenselijk om de maatregelen op elkaar af te stemmen en met elkaar in verband te brengen. Vaak is het uitvoeren van een RIE het begin van deze aanpak.
Verbetercyclus Een Arbo beleid kan het beste worden vormgegeven als een verbetercyclus. Hierin zijn de volgende stappen te onderscheiden: willen, weten, wegen, werken, waken (zie figuur 1). Willen (intentie verklaring)
Weten (risico’s inventariseren)
Waken (uitvoering controleren)
Wegen (plannen maken)
Werken (plannen uitvoeren)
Figuur 1. Schematische processtappen arbozorg (AI-1, Sdu Uitgevers, tweede druk)
Na de RIE zijn ‘willen’ en ‘weten’ uitgevoerd. In het Arbo beleid dienen de risicogebieden en de wijze waarop ze beheerst worden echter gestructureerd te worden. Om dit te concretiseren wordt naast een procesbeschrijving zoals weergegeven in figuur 1, een management systeem geïntroduceerd. Hierin worden de elementen van een goed Arbo beleid weergegeven (figuur 2).
Wettelijke eisen
Management
Bedrijfsrichtlijnen • • •
Arbo beleid Operationele doelstelling Plan van aanpak
Productieproces Monitoring • • •
RI&E Werkplek onderzoek Klachtensignalering
Procesbeheersing procesbeheersing uitvoering
• • • • • •
Inkoop:facilitair/ ICT Scholing en training Onderhoud HRM/ Arbodienst ZV analyse op diagnose Afspraken/ procedures
Figuur 2. Elementen beleid fysieke belasting in managementsysteem.
In onderstaande toelichting wordt aan de hand van de verschillende processtappen aangegeven welke elementen in het Arbo beleid een plek moeten krijgen. Stap 1: Willen De organisatie dient een strategische keuze te maken voor het structureel voorkomen en aanpakken van de problematiek. Van belang zijn daarbij vooral het vrijmaken van menskracht en budget. Naast het verbeteren van het rendement van arbeid spelen maatschappelijke factoren een belangrijke rol in de keuze voor het voeren van een goed beleid fysieke belasting. De maatschappij stelt enerzijds (wettelijke) eisen aan organisaties met betrekking tot de zorg van medewerkers. Anderzijds willen organisaties een positief imago hebben om daarmee slagvaardig op een krappe arbeidsmarkt te kunnen opereren. De meeste organisaties willen dat hun medewerkers geen schade oplopen door hun werk of werkomstandigheden. Sommige organisaties gaan verder en willen bereiken dat hun medewerkers prettig en comfortabel moeten kunnen werken voor het leveren van topprestaties. Vaak leggen organisaties wat ze nastreven schriftelijk vast in een beleidsintentie. Stap 2: Weten De risico’s op het gebied van Arbeidsomstandigheden moeten geïnventariseerd worden. Meestal gebeurd dit met behulp van een risico-inventarisatie (de RI&E). Vaak is een aparte verdieping van risico’s op het gebied van bijvoorbeeld fysieke belasting of veiligheid nodig (Arbo-besluit artikel 5.3). Veel organisaties kiezen daarom voor een tweetraps benadering: eerst een Quick scan (de RIE) en vervolgens een diepgaandere inventarisatie van het probleem. Quick scan In een Quick scan worden de risicogebieden afgezet tegen de wijze waarop de organisatie ze beleidsmatig beheerst. Veelal bestaat een Quick scan uit een audit in combinatie met een korte vragenlijst onder de medewerkers en een rondgang door een ergonoom /
arbodeskundige langs de werkplekken. Gebruik kan worden gemaakt van de branche RIE AGF. De organisatie krijgt hiermee een goed overzicht van de eventueel aanwezige risicogebieden en tekortkomingen in beleidsaanpak waarop ze momenteel beheerst worden. De Quick scan dient als basis voor het bepalen van een strategie om de risico’s diepgaander in kaart te brengen en een plan van aanpak op te stellen. Sommige knelpunten zijn echter simpel en kunnen soms direct worden aangepakt. In navolging van de RIE: Nadere inventarisatie Met behulp van de instrumenten, onder andere opgenomen als tools in de Arbocatalogus, kunnen de risico’s opgenomen zijn in het plan van aanpak, nader geïnventariseerd worden. Deze nadere inventarisatie is overigens niet geheel vrijblijvend, maar als verplichting is opgenomen in het Arbo-besluit (artikel 5.3). Voor complexe problematiek, waarbij bijvoorbeeld fysieke belasting veroorzaakt wordt door een combinatie van factoren is het soms raadzaam aanvullend onderzoek door houding- en bewegingsdeskundigen te laten uitvoeren. Het doel van opsporing is in ieder geval een goed inzicht te verkrijgen in alle taken en handelingen waar het risico op klachten groot is en de aard van de belasting bij deze handelingen Stap 3: Wegen De verschillende analyse-instrumenten geven de kans op risico’s weer. Deze risico’s kunnen laag of hoog zijn, zij kunnen veel of weinig mensen betreffen, kunnen op alle afdelingen voorkomen of bijvoorbeeld maar op één afdeling. Op basis van deze gegevens zal men een inschatting moeten maken van de inzet van beleid om de fysieke belasting aan te pakken. Het resultaat van deze afweging is een duidelijke prioriteitstelling in de oplossing van de problemen. Vanzelfsprekend zal men de grootste aandacht moeten geven aan hoge risico’s die grote groepen van medewerkers betreffen. Ook kan worden aangesloten op andere ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld een reorganisatie of verhuizing, die op stapel staan. Het is aan te bevelen om bij de discussie over de prioriteitstelling ook de medewerkers van het bedrijf te betrekken. De medewerkers zijn immers deskundigen over hun taak, bezigheid of werk. Daarnaast heeft een ondernemingsraad instemmingsrecht over de RI&E en het daarbij behorende plan van aanpak (WOR art. 27. lid 1d / Arbo-wet art. 5, lid 3). Een belangrijk resultaat van deze stap is het formuleren van concrete haalbare doelstellingen, die getoetst kunnen worden aan het eind van de verbetercyclus. Bij een beginnend beleid fysieke belasting wordt geadviseerd vaak operationele doelstelling te formuleren waarin inspanningsverplichtingen zijn opgenomen. Voorbeelden van een doelstelling zijn: • Aan het eind van dit kalenderjaar hebben we 80% van de werkplekken van de medewerkers beoordeeld op het gebied van fysieke belasting. • Aan het eind van dit kalenderjaar hebben we 90% van de werkplekken met een veiligheidsrisico veilig gemaakt • Aan het eind van dit kalenderjaar is 50% van de medewerkers voorgelicht over de risico’s verbonden met het werk. • Aan het eind van het jaar zullen 80% van de medewerkers met klachten aan het houdings- en bewegingsapparaat binnen twee weken gezien zijn door de bedrijfsarts. • Op alle werkplekken waar meer dan 80 decibel aan geluid voorkomt is voor x (datum); o Een sticker of een gebodsbord aangebracht; o Hebben alle medewerkers otoplastieken o Draagt 100% van de medewerkers deze otoplastieken.
Aanbevolen wordt de aanpak schriftelijk vast te leggen, zodat voor iedereen duidelijkheid ontstaat over de maatregel, de verantwoordelijke, het budget en de gestelde termijnen. Dit vastleggen kan kort en krachtig gebeuren met behulp van een spreadsheet. Stap 4: Werken In deze stap worden keuzes gemaakt om daadwerkelijk risico’s aan te pakken en de maatregelen daadwerkelijk uit te voeren. Er zijn diverse mogelijkheden om de risico’s te verminderen. Daarbij is het goed onderscheid te maken tussen de inhoudelijke risico’s en verbetermogelijkheden in het productieproces (werkplek, werkwijze en werkorganisatie) enerzijds en de beleidsmatige risico’s en verbetermogelijkheden in de procesondersteuning (inkoop, IT ondersteuning, ondersteuning Arbo-dienst en P&O, opleiding en training) anderzijds. De verbetermogelijkheden hebben hun verschillende werking op de verschillende mogelijke oorzaken. Zo zal het aanschaffen van ergonomische goede hulpmiddelen en meubilair voornamelijk invloed hebben op de werkplek. Het geven van trainingen zal voornamelijk invloed hebben op de werkwijze. enz. Dit betekent dat bij de keuze van de juiste maatregelen gelet moet worden op de uitkomsten van de analyses zoals die in stap 2 ‘Wegen’ zijn gemaakt. Afhankelijk van de beoordeling van alle werkfactoren én de interactie tussen een aantal werkfactoren zal een keuze worden gemaakt tussen gewenste maatregelen. Onderstaand wordt een aantal voorbeelden van maatregelen uitgewerkt ter illustratie. Bij voorkeur worden vooral maatregelen ingevoerd die gericht zijn op bronaanpak, dwz het volledig wegnemen van het risico. • Werktijden-beleid en organisatie van de arbeid Bij de vaststelling van taken, werktijden, werkschema’s, roosters e.d. dient men rekening te houden met de mogelijkheden op het ontstaan van klachten. Het inbouwen afwisseling in taken, ontwerp van werkprocessen, inlassen van voldoende herstelpauzes en bekorten van bijvoorbeeld de totale beeldschermtijd op een dag zijn voorbeelden van mogelijkheden om klachten te voorkomen. • Werkdruk beleid Veel bedrijven voeren reeds een beleid om de werkdruk te beperken. Werkdruk is niet alleen mede een veroorzaker van stress e.d maar kan ook leiden tot fysieke klachten. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat een hoge werkdruk en weinig sociale ondersteuning door leidinggevende en collega’s een extra risicofactor is op het ontstaan van lage rugklachten. Beperking van de werkdruk kan zeker een positief effect op de preventie van klachten hebben. • Werkplek beleid Voor het bereiken van een efficiënt productieproces waar mensen prettig en veilig kunnen werken komt heel wat kijken. Wat zijn de voor- en nadelen van verschillende concepten? Wat wordt de opstelling van de werkplekken en machines in de ruimte. Wat zijn productienormen en wat betekent dat voor medewerkers? Van het één komt het ander. Tijdens het ontwerp of voor het aanpassen van werkplekken is intensief samenwerken met diverse deskundigen zoals productiemanager, inkoper, ergonoom én de eindgebruikers (zij zijn immers deskundigen over hun taak, bezigheid of werk). •
Beleid m.b.t. voorlichting en training aan medewerkers en middenkader.
Knelpunten worden ook bepaald door de werkwijze van de medewerkers. Het bewegingsgedrag van medewerkers is echter moeilijk te beïnvloeden. Een eenmalige algemene voorlichting en/of tiltraining volstaat daarbij niet. Wil men het bewegingsgedrag van medewerkers op de werkvloer veranderen dan zal de training specifiek op de arbeidssituatie van de medewerker gericht worden. Daarbij dient een goed evenwicht gevonden te worden tussen praktijk en theorie. Dit evenwicht is afhankelijk van het functie niveau. De training hoeft overigens niet altijd door een externe houding- en bewegingsdeskundige gegeven te worden. In de vleessector zijn leuke resultaten behaald met behulp van een coach. Deze coach was een medewerker die extra was getraind op het gebied van fysieke belasting. Deze coach heeft vervolgens zijn collega’s getraind in het werken met een gezonde werkhouding. Deze methode heeft een aantal voordelen: 1. De instructie sluit aan bij de dagelijkse praktijk (de coach werkt immers mee en kent de werkzaamheden door en door) 2. De instructie kan periodiek, tegen geringere kosten worden herhaal. 3. Fysieke belasting wordt beter verankerd in de dagelijkse productieproces. • Inkoop beleid Bij alle investeringen wordt aangeraden om na te gaan wat het mogelijke effect is op de risico’s voor het ontstaan van klachten. Bij grote investeringen (bijvoorbeeld aanschaf nieuwe machines of bij nieuwbouw) wordt dit langzamerhand steeds gebruikelijker. Ergonomen en gebruikers worden dan ingeschakeld om de nieuwbouw, verbouw of aanschaf te begeleiden. Kleinere investeringen vinden vaak echter meer ad-hoc plaats. Facility managers, inkopers of binnenhuisarchitecten bepalen wat er gekocht wordt, zonder daarbij het effect op risico’s voor de fysieke belasting specifiek te kennen. Hierdoor ontstaan vaak veel problemen in het bedrijf en worden de investeringen weer (gedeeltelijk) teniet gedaan. Het vooraf maken van een inschatting van mogelijke effecten op de risico’s kan vergeleken worden met een milieu-effect rapportage: er wordt beschreven welke risico’s verwacht kunnen worden bij de investering. Op deze manier kunnen alternatieven worden vergeleken. Grotere financiële of chemische bedrijven werken met standaard check-systemen voor alle investeringen. In dit soort systemen zijn twee zaken beschreven: 1. de procedure (in welke fase van investering is een check op arbo / fysieke belasting gewenst en hoe moet de check plaatsvinden?); en 2. verschillende checklists voor specifieke producten (bijvoorbeeld een overzicht met maten en normen voor veel gekochte producten). Voorbeelden van procedures zijn een inkoopprocedure, procedure wijziging productieprocessen e.d.. • Beleid gericht op bevordering lichamelijke activiteit We bewegen met z’n allen steeds minder en daarmee gaat de belastbaarheid van de individuele medewerkers achteruit. Om deze reden voeren steeds meer bedrijven een beleid met als doelstelling het bevorderen van de dagelijkse beweging bij medewerkers. Meer lichamelijke activiteit kan worden bereikt door de volgende maatregelen: - afwisseling van weinig activiteit vragende werkzaamheden met lichamelijk zwaardere activiteiten - aanbieden sportvoorzieningen in bedrijfsgebouw samen met omkleedruimte, douchemogelijkheid e.d.of faciliteren gebruik andere sportvoorzieningen - opnemen van sportieve activiteit in de bedrijfscultuur door evenementen, sponsoring, stellen van sportieve doelstellingen, instelling sportclubjes e.d. - lift beperkt toegankelijk maken
-
fietsen naar het werk bevorderen; hiertoe is een beleidsplan ontwikkeld door het Centrum voor Gezondheidsbevordering op het Werk (Centrum GBW) aanbieden sportkeuringen/ fitnesstesten e.d.
Stap 5. Waken Indien een goede werksituatie bereikt is, is het de kunst deze situatie ook optimaal te houden. In de Arbo-beleidscyclus (RI&E -> plan van aanpak -> jaarlijkse rapportage over het plan van aanpak) kan met de bewaking van de maatregelen met betrekking tot de preventie van klachten inbouwen. Ook kunnen dan de plannen jaarlijks worden geëvalueerd om zo na te gaan wat het effect is van de verschillende getroffen maatregelen. Hieruit kan men inzicht krijgen in welke maatregelen het meeste effect hebben. Bij een dergelijk verbetercyclus is het van belang de doelstellingen voor het jaar erop aan te scherpen.
