Wederzijdse verwachtingen

Wederzijdse verwachtingen Beroepspraktijkvorming van alle kanten bekeken

professionaliteit

Oktober 2009

Inhoud Inleiding: Samen op reis 5 Competentieprofielen Kenniscentrum Handel 6-8 Visie op de bpv 9 Quickscan 9 Teamopdrachten 10

Organisatie van de bpv 12 Quickscan 12 Teamopdrachten 13

Inhoud van de bpv 14 Quickscan 15 Teamopdrachten 16

Communicatie en bpv 17 Quickscan 18 Teamopdrachten 19

Evaluatie van de bpv 20 Quickscan 20 Teamopdrachten 21

4

Inleiding: Samen op reis Wie durft zijn oude vergaderpatroon los te laten? Wie kan de realiteit daadwerkelijk benoemen? Wie is bereid eigen kwetsbaarheden te onderzoeken? Eigen routines en kaders los te laten? Wie wil uit zijn dwangbuis? Wie is niet te beroerd om vanuit passie te werken? Wie viert successen, maar wil zichzelf ook kritisch scannen? Wie durft muren te breken? Wie durft ‘out-of-the-box’ te denken? Dit boekje is een toetssteen: Waar sta je met je opleidingsteam en waar ga je heen? We beschouwen dit boekje als een reis die je samen met je opleidingsteam kunt doorlopen. Een pelgrimstocht met zwaar weer en diepe dalen. Maar ook met mooie toppen. Aan het einde van je reis tref je het volgende aan: • Je kent de standpunten van je teamgenoten. • Je weet hoe deelnemers en andere stakeholders de bpv ervaren. • Je kijkt met een andere bril naar het bedrijfsleven. • Je kent je eigen sterke én zwakke punten. • Je ziet je toekomstperspectief, de volgende reisbestemming. • Je merkt hoe gepassioneerd je kunt zijn. • Je kent het belang van kwaliteit leveren. De wegen die gevolgd worden in dit deel van het boekje zijn gebaseerd op de vijf kwaliteitsstandaarden die eerder werden geformuleerd door de werkgroep bpv, binnen het cluster Handel en Commerciële Dienstverlening van MBO2010: • Visie van de bpv • Organisatie van de bpv • Inhoud van de bpv • Communicatie van de bpv • Evaluatie van de bpv Per kwaliteitsstandaard tref je een inleidende tekst, een quickscan en een aantal teamopdrachten aan, die je met je team kunt uitvoeren.

Dit boekje is voor de durver. Iemand die bereid is om, onder begeleiding van een gids, de gebaande paden te verlaten zónder de nieuwe bestemming te kennen. Iemand die zich niet druk maakt over ‘gevestigde’ zaken en routines. Iemand die niet te snel zegt: ‘Ja, dat is wel mooi in theorie, maar nooit haalbaar in de praktijk!’ Iemand die mogelijkheden ziet in plaats van de beperkingen. Beroepspraktijkvorming (bpv) staat meer dan ooit in de schijnwerpers. Dat blijkt uit het rapport ‘Bpv in het mbo’, waarin de ervaringen van leerbedrijven werden opgetekend door Dijk 12 in opdracht van MKB-Nederland en VNO–NCW. Dit rapport was voor het Ministerie van Onderwijs aanleiding om de kwaliteit van de bpv tot een speerpunt te maken. Met dit boekje willen we je passie en professionalisme rond de Beroepspraktijkvorming een extra impuls geven. Het is een hulpgids waarmee je op een verfrissende manier, met een andere bril op, met het opleidingsteam aan de slag kunt gaan. De aanleiding van dit boekje was de themadag Wederzijdse Verwachtingen, georganiseerd door Cluster HCDV, MBO 2010, Btg Handel en Kenniscentrum Handel. Het boekje is mede tot stand gekomen met input en synergie van alle deelnemers aan deze dag, die we hierbij dan ook allemaal van harte willen bedanken. We hopen met deze uitgave een verdere ‘chain reaction’ te bewerkstelligen. We wensen je een prettige reis! Rebecca Boelens, MBO 2010 William Buys, Btg Handel Frans Verbraak, Btg Handel Rob Van Wezel, Kenniscentrum Handel Bart Valkenburg, Kenniscentrum Handel

5

Praktijkopleider in de handel Kerntaken en Werkprocessen Kerntaak 1. Organiseert het leerproces van de deelnemer 1.1 Voert met de deelnemer het selectiegesprek 1.2 Begeleidt de deelnemer tijdens de inwerkperiode 1.3 Stelt de beginsituatie en leerbehoefte van de deelnemer vast 1.4 Bepaalt in overleg met de deelnemer de leeractiviteiten 1.5 Organiseert de leeractiviteiten 1.6 Onderhoudt contacten met de praktijkbegeleider en de opleidingsadviseur

Kerntaak 2. Leidt de deelnemer op 2.1 Leidt de deelnemer op de werkvloer op 2.2 Bewaakt en stuurt het leerproces van de deelnemer 2.3 Voert met de deelnemer begeleidings- of voortgangsgesprekken 2.4 Evalueert met de deelnemer de bpv-periode

Kerntaak 3. Beoordeelt het leerresultaat van de deelnemer 3.1 Bereidt een beoordelingsmoment of een beoordelingsperiode voor 3.2 Beoordeelt de deelnemer

Competenties

Begeleiden Stimuleert en coacht de deelnemer. Geeft de deelnemer heldere en constructieve feedback. Motiveert de deelnemer door hem in meer of mindere mate sociaalemotioneel te ondersteunen.

Instructies en procedures volgen Werkt bij het beoordelen van de deelnemer met valide toetsinstrumenten en volgens bijbehorende procedures, zodat de deelnemer een objectieve en valide beoordeling krijgt.

Leren Evalueert de bpv-periode om verbeterpunten te signaleren en om die punten te verbeteren.

Plannen en organiseren Maakt in een gesprek helder welke leerdoelen behaald moeten worden. Plant leeractiviteiten van de deelnemer waarbij hij rekening houdt met de (commerciële) planning van zijn bedrijf, beschikbaarheid van mensen en middelen, de leerdoelen en leerstijl van de deelnemer en een verantwoorde opbouw van de leeractiviteiten. Toont discipline door voortdurend de voortgang van het leerproces van de deelnemer zorgvuldig te volgen/ controleren. Besluit wanneer hij moet ingrijpen in het leerproces en accepteert de mogelijke gevolgen daarvan in de planning, voor de deelnemer en het leerbedrijf.

Samenwerken en overleggen Aansturen Stemt zijn manier van opleiden af op basis van de taakvolwassenheid en leerstijl van de deelnemer door de deelnemer te vertellen hoe een bepaalde taak moet worden uitgevoerd of door de taak voor te doen.

Analyseren 6

Analyseert de informatie van het opleidingsinstituut, de wensen van de deelnemer en de mogelijkheden binnen het leerbedrijf om na te gaan op welke manier de leerdoelen behaald kunnen worden. Bepaalt, mede op aangeven van de deelnemer, het moment waarop de deelnemer beoordeeld kan worden. Observeert de deelnemer aan de hand van beoordelingscriteria en geeft een waardering aan deze observaties.

Toont interesse in de deelnemer door aandachtig te luisteren, vragen te stellen en de deelnemer te observeren. Bespreekt, na eventuele raadpleging van anderen, zijn observaties met de deelnemer. Stimuleert de deelnemer actief mee te denken over de verdere invulling van zijn leerproces. Luistert aandachtig naar adviezen van de Praktijkbegeleider en Opleidingsadviseur en geeft aan wat hij met de adviezen doet.

Vakdeskundigheid toepassen Legt uit hoe zaken werken, doet dit voor of laat de deelnemer zelf nadenken over vakspecialistische zaken. Gebruikt zijn vakkennis om de deelnemer te beoordelen en een eindwaardering te bepalen. Bron: Competentieprofiel Praktijkopleider in de Handel (Kenniscentrum Handel)

Opleidingsadviseur in de handel

Kerntaak 1. Werft, selecteert en erkent leerbedrijven 1.1 Heeft een goed zicht op kwalificaties en de eisen die deze stellen aan een bedrijf voor de bpv. 1.2 Is op de hoogte van onderwijs- en bedrijfsontwikkelingen. 1.3 Bespreekt met de praktijkopleider de invulling van de bpv van de kwalificaties waarvoor 1.4 het bedrijf erkend wordt of is. 1.5 Is op de hoogte van de regionale arbeidsmarkt­ behoefte en ontwikkelingen. 1.6 Is bereikbaar voor vragen rondom de erkenning en de invulling van de bpv. 1.7 Heeft inzicht in wat bedrijven kunnen bieden en wat bedrijven nodig hebben.

Kerntaak 2. Stimuleert de samenwerking tussen betrokkenen in de bpv en onderhoudt contacten met betrokken partijen 2.1 Heeft een effectief netwerk met de bedrijven, het onderwijs en regionale organisaties. 2.2 Is op de hoogte van ontwikkelingen binnen de bedrijven en de onderwijsinstellingen. 2.3 Benadrukt het belang van regelmatig overleg tussen praktijkopleider, praktijkbegeleider en deelnemer gedurende de bpv. 2.4 Bespreekt met de praktijkopleider en de praktijk­ begeleider de invulling van de bpv. 2.5 Stimuleert het continueren van de relaties buiten de periodes van bpv. 2.6 Onderneemt actie om samenwerking rondom de bpv te stimuleren. 2.7 Luistert naar de behoeften van bedrijven en onderwijsinstellingen en identificeert hun behoeften. 2.8 Speelt in op de behoeften van bedrijven en onderwijsinstellingen. 2.9 Adviseert onderwijsinstellingen over de ondersteunende activiteiten van Kenniscentrum Handel.

2.10 Bespreekt binnen Kenniscentrum Handel de ­mogelijkheden om aan gesignaleerde behoeften of lacunes tegemoet te kunnen komen. 2.11 Attendeert betrokkenen op de mogelijkheden van het Impresariaat zoals: bedrijfsbezoeken, gastdocenten, docentstage.

Kerntaak 3. Ondersteunt de ontwikkeling van het leerbedrijf en de deskundigheid van de praktijkopleider 3.1 Bespreekt met de praktijkopleider de zaken die hij tegenkomt bij het begeleiden van deelnemers. 3.2 Zorgt ervoor op de hoogte te zijn van de instrumenten die er zijn ter ondersteuning van de ­praktijkopleider en de bpv. 3.3 Adviseert de praktijkopleider over de trainings­ mogelijkheden, waaronder de training voor ­praktijkopleiders. 3.4 Bespreekt met de onderwijsinstelling de ontwikkelingen en de behoeften evenals de rol die Kenniscentrum Handel daarbij kan spelen.

Kerntaak 4. Adviseert bedrijven over de ontwikkeling van bedrijfsspecifiek opleidingsbeleid en ontwikkeling van zittende medewerkers 4.1 Bespreekt met de praktijkopleider, de vestigings­ manager/ondernemer en of de HR-functionaris de ondersteuning die Kenniscentrum Handel kan bieden. 4.2 Bespreekt de mogelijkheid om digitaal een opleiding(beleids)plan te maken. 4.3 Bespreekt het opleidingsbeleid bij de ontwikkeling van zittende medewerkers. 4.4 Bespreekt de instrumenten voor de ondersteuning en advisering van Kenniscentrum Handel en maakt ze toepasbaar in de specifieke bedrijfssituatie. Bron: Brochure Samenwerking tussen bedrijf, onderwijs en Kenniscentrum (Kenniscentrum Handel)l)

7

Praktijkbegeleider in de handel Kerntaken en Werkprocessen Kerntaak 1. Bereidt de bpv-periode voor

Ondernemend en commercieel handelen

1.1 Heeft contact met de deelnemer voor de aanvang van de bpv-periode 1.2 Heeft contact met de praktijkopleider over de aankomende bpv-periode 1.3 Voert gesprekken met de deelnemer en praktijk­ opleider over de invulling van de bpv-periode

Volgt ontwikkelingen bij (leer)bedrijven die van invloed kunnen zijn op het onder­wijs.

Op de behoeften en verwachtingen van de ‘klant’ richten. Sluit aan bij de verwachtingen van leerbedrijven ten aanzien van de onderwijsinstel­lingen.

Overtuigen en beïnvloeden Kerntaak 2. Begeleidt tijdens de bpv-periode 2.1 Voert begeleidingsgesprekken met de deelnemer 2.2 Ondersteunt de praktijkopleider bij het opleiden van de deelnemer 2.3 Maakt rapportages van de gevoerde gesprekken met de praktijkopleider en/of deelnemer 2.4 Evalueert de bpv-periode met de praktijkopleider en de deelnemer

Kerntaak 3. Onderhoudt de relatie met bpvactoren 3.1 Onderhoudt contacten met bedrijven 3.2 Gebruikt input uit contacten met bpv - actoren in de onderwijspraktijk

Leidt de gesprekken met de praktijkopleider en deel­ nemer

Plannen en organiseren Plant tijdig afspraken met de praktijkopleider en deel­ nemer en houdt daarbij rekening met alle agenda’s

Presenteren Legt duidelijk uit dat hij gecontacteerd wil worden bij eventuele problemen tijdens de bpv-periode omdat hij medeverantwoordelijk is voor de bpv-periode van de deelnemer. Controleert regelmatig of de praktijkopleider en deelnemer alle informatie over de bpv begrijpen.

Relaties bouwen en netwerken Legt gemakkelijk contact met mensen uit het bedrijfsleven in de regio en bouwt een goede verstandhouding met hen op.

Samenwerken en overleggen

Competenties Begeleiden Bereidt de deelnemer goed voor op de bpv – periode en maakt hem enthousiast. Bespreekt de ontwikkeling van de deelnemer met de praktijkopleider en deelnemer. Geeft de praktijkopleider advies hoe hij de deelnemer het beste kan opleiden.

Ethisch en integer handelen 8

Wijst de deelnemer op informatie over het leerbedrijf en over eisen tijdens de bpv. Bespreekt met de praktijk­ opleider hoe, wat en wanneer iets moet gebeuren volgens de richtlijnen van het opleidingsinstituut. Legt de beoordelingsinstrumenten die het opleidings­ instituut hanteert duidelijk uit aan de praktijkopleider. Bespreekt met collega’s welke ontwikkelingen zijn gesignaleerd bij bedrijven in de regio.

Vakdeskundigheid toepassen

Formuleren en rapporteren

Neemt de problemen van de deelnemer serieus en zoekt naar een oplossing. Bedenkt welke consequenties bedrijfsontwikkelingen hebben op de plaatsing van deelnemers bij leerbedrijven.

Rapporteert de gesprekken met de praktijkopleider en/of deelnemer kernachtig.

Bron: Competentieprofiel Praktijkbegeleider in de Handel

Instructies en procedures opvolgen

(Kenniscentrum Handel)

Gaat discreet om met informatie die de deelnemer of praktijkopleider hem in vertrouwen heeft verteld.

Controleert nauwkeurig of alle materialen aanwezig zijn.

Leren Evalueert bpv-periodes en ontwikkelingen bij bedrijven voortdurend en relateert deze aan de onderwijspraktijk.

Visie op de bpv Voor het ‘herontwerpen’ van de handelsopleidingen is een eigen visie op Competentiegericht Onderwijs (cgo) noodzakelijk. Hierin worden de uitgangspunten geformuleerd voor het onderwijsleerproces. Deze zorgen voor een betere aansluiting op de individuele wensen, behoeften en leervragen van de deelnemers. Een belangrijk uitgangspunt is ook dat de beroepspraktijk het vertrekpunt voor het leerproces wordt. Intensiever gebruik van de beroepspraktijk leidt er toe dat leren van én in de praktijk toeneemt We hebben het dan over praktijkleren. Welke rol het praktijkleren vervult in een competentiegerichte opleiding, bepaalt een opleidingsteam tijdens het herontwerp. Van belang is dat het hier om een teamvisie gaat en dat de functie en de plaats van het praktijkleren tijdens de ontwerpfase worden meegenomen.

‘De beroepspraktijk is het vertrekpunt voor het leren’ Kenmerkend voor het cgo is dat de beroepspraktijk meer centraal komt te staan. De mate waarin de deelnemer in en van de beroepspraktijk leert, neemt dan auto-

quickscan

matisch toe. Er zal steeds meer worden geleerd in de praktijk. Daarbij is het van belang dat de leeromgeving optimaal kan worden benut. De beroepspraktijk wordt pas een optimale leeromgeving als sprake is van een intensieve relatie tussen het leerbedrijf, de onderwijs­ organisatie, het Kenniscentrum Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (KBB) en de deelnemer. Competentiegericht onderwijs vergt nieuwe investeringen in relatiemanagement. Hier ligt een gezamenlijke opdracht voor de praktijkopleider, de opleidingsadviseur en de bpv-coördinator.   De visie van Btg Handel en Kenniscentrum Handel op competentiegericht handelsonderwijs is gebaseerd op de volgende drie uitgangspunten: 1 De beroepspraktijk is het vertrekpunt voor het leren. 2 De theorie en de praktijk worden geïntegreerd aangeboden. 3 De deelnemer is verantwoordelijk voor zijn leerproces en maakt op basis hiervan zelf keuzes.

Visie op de bpv

➊ oneens ➋ gedeeltelijk mee oneens ➌ gedeeltelijk mee eens ➍ eens   1 Er is een visiestuk ontwikkeld waarin de uitgangspunten van de implementatie bpv in het kader van cgo zijn beschreven.   2 De visie zit alleen in de hoofden van de medewerkers, er staat niets op papier.   3 Er is geen sprake van een gezamenlijke visie: het schiet alle kanten uit.   4 Het visiestuk bpv sluit aan bij de visie van de schoolorganisatie.   5 Het bedrijfsleven is vooraf betrokken bij het gezamenlijk ontwikkelen van de visie.   6 Het kenniscentrum is vooraf betrokken bij het gezamenlijk ontwikkelen van de visie.   7 De visie van het opleidingsteam m.b.t. de bpv sluit aan bij de visie van het beroepenveld.   8 De visie is in gezamenlijkheid met het team ontwikkeld.   9 De visie wordt gedragen (onderschreven) door de teamleden. 10 Het visiestuk is geen statisch stuk. Middels recente ontwikkelingen, input vanuit het werkveld, de deelnemers en overige stakeholders wordt het visiestuk regelmatig tegen het licht gehouden en daar waar nodig bijgesteld. 11 De visie op de bpv is bekend bij de interne stakeholders (opleidingsteams, zorgcoördinatoren, medewerkers examenbureau etc.) 12 De visie op de bpv is bekend bij de externe stakeholders. (Kamer van Koophandel, gemeente, lokale bedrijfsleven, ondernemersverenigingen etc.) 13 De visie is verbonden met de strategische doelen van de organisatie.

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

9

teamopdrachten: Visie op de bpv Neem voorafgaand aan de bijeenkomst de visiestukken door, waarin de uitgangspunten betreffende de didactische vormgeving zijn verwoord vanuit de organisatie.

Tijdens de Dialoog worden de reacties en eventuele te ondernemen acties via een mindmap geïnventariseerd, zodat het team houvast heeft voor de volgende sessie.

Quickscan Visie Plan een bijeenkomst met je team (op een moment waarop iedereen er bij kan zijn). Kies voor deze team­ bijeenkomst (en de twee vervolgbijeenkomsten) een locatie buiten de directe werkomgeving. Spelregels tijdens de teamsessies: • Mobiele telefoons uitzetten. • Geen laptop etc. • Iedereen heeft een gelijkwaardige inbreng. Tijdens deze eerste sessie uit een reeks van drie wordt de teamleden gevraagd om, in eerste instantie individueel, in korte tijd de dertien hiervoor genoemde stellingen te waarderen met de eveneens hierboven genoemde antwoordopties. De scores worden vervolgens in groepjes van vier vergeleken en besproken. Bij sterk afwijkende scores kan het nodig zijn wat meer ‘de diepte’ in te gaan. De ingevulde quickscan en afstemming in groepjes is een warming-up richting de werkvormen 2 en 3 (Dialoog en SWOT-analyse), waarover hieronder meer.

Dialoog Onder leiding van een gespreksleider wordt tijdens de Dialoog meer inzicht verkregen in de visie die de diverse teamleden hebben op onderdelen van de bpv. De gespreksleider licht, vóórdat de eerste sessie van start gaat, eerst de ‘spelregels’ toe. In het midden ligt een zogenaamde ‘spreekstok’. Deze voorkomt dat een klein deel van de teamleden in verhouding veel aan het woord is.

10

Nadat de gespreksleider de eerste vraag heeft gesteld, krijgen de teamleden tijd hierover na te denken. Vervolgens nodigt de gespreksleider een teamlid uit de spreekstok te pakken en aan te geven wat zijn of haar persoonlijke visie is. Je bent aan het woord indien je de spreekstok hebt. Indien niet, dan luister je. Elk lid van het team neemt tijdens elke ronde eenmaal de spreekstok in de hand.

Suggesties voor vragen: 1  In hoeverre vind je dat de huidige organisatie van de bpv aansluit bij de didactische uitgangspunten die verwoord zijn in de visiestukken? 2 Wat zou je zelf willen veranderen m.b.t. de ­huidige organisatie van de bpv? 3  Noem één sterk punt en één zwak punt m.b.t. de huidige organisatie van de bpv. 4 In hoeverre sluit de bpv aan bij de individuele leerwensen van de deelnemer? 5 Wordt er momenteel vanuit de bpv voornamelijk aanbod- of vraaggestuurd gewerkt? 6 In hoeverre wordt het bedrijfsleven vooraf betrokken bij het vormgeven van de bpv? 7 In hoeverre speelt de bpv in op de ontwikke­ lingen in de regio? 8 Waar ben je trots op m.b.t. de bpv-organisatie? 9 Wordt er tijdens de intake al proactief gewerkt richting de bpv? 10 Vind je dat de bpv georganiseerd en uitgevoerd dient te worden door een centraal bpv-bureau met een relatief kleine vaste groep medewerkers? 11 Vind je dat de bpv ingebed moet worden in het team en dat alle medewerkers van het team bij de organisatie en uitvoering van de bpv betrokken dienen te worden? 12 In hoeverre wordt er momenteel optimaal samengewerkt binnen de driehoek bedrijfsleven, school en kenniscentrum? 13 Gaan jullie voor kwaliteit van de bpv?

SWOT-analyse: Inhoud en organisatie van de bpv Ga met je team een dagje de hei op! Bestel goed weer en reserveer een positieve mindset voor ieder teamlid. Denk vooral in mogelijkheden en niet in beperkingen! Verdeel het team in twee groepen. Ochtenddeel Maak ‘flaps’ met vier kwadranten. Noem deze: Sterke punten, Zwakke punten, Kansen en Bedreigingen. Het uitgangspunt voor het invullen van deze vier kwadranten is: inhoud en organisatie bpv.

Middagdeel Verdeel de groep in vier subgroepen. Elke subgroep gaat met een van de top-5’s aan de slag. Er moet worden vastgesteld hoe kan worden geanticipeerd, er moeten conclusies worden getrokken en aanbevelingen worden gedaan. Laat elke groepje plenair de bevindingen terugkoppelen en formuleer, per item, enkele strategische aanbevelingen voor de toekomst. Deze strategische aanbevelingen zijn tevens het ‘eindproduct’ van deze ‘heidag’.

Opdracht: Ga brainstormen rondom de vier kwadranten en vul de velden. Wissel na een uur van ‘flap’: de ene groep vult de kwadranten van de andere groep verder aan. Tussenevaluatie: Formuleer hoofdzaken uit wat tijdens de brainstormfase naar voren is gekomen. Maak een top-5 van de grootste kansen, de grootste bedreigingen, de sterkste en de zwakste punten.

11

Organisatie van de bpv De werkprocessen rond de Beroepspraktijkvorming horen, voor alle betrokken partijen, transparant te zijn. Ze dienen vooraf óók te zijn afgestemd met elke partij. Een overlegstructuur tussen leerbedrijven, opleidingen en opleidingsadviseurs is dan ook onontbeerlijk voor een goed lopende bpv-organisatie van de bpv. Het is belangrijk is dat er concrete afspraken worden gemaakt, zodat het verwachtingspatroon over en weer duidelijk is. Het bedrijfsleven geeft steeds aan behoefte te hebben aan flexibele bpv–periodes. Ook het ‘matchen’ van de juiste deelnemer met de juiste bpv-plaats is van niet te onderschatten belang. Profielbeschrijvingen van zowel deelnemers als bedrijven kunnen, in combinatie met begeleiding en sturing, belangrijke hulpmiddelen zijn in de keuze van een bpv-bedrijf. Ook een regionale stagekalender, waarin voor externen duidelijk wordt welke scholen met welke opleidingen in welke periodes stages bieden is, aangevuld met contactgegevens, een nuttig instrument voor bedrijven die deelnemers hebben van verschillende scholen.

quickscan

Professionaliteit De professionaliteit van de betrokkenen is een issue. Profielen van de taken en bijhorende competenties zijn het uitgangspunt voor gefundeerde, certificeerbare, trainingen en coachgesprekken. De kloof tussen praktijk en school wordt kleiner door het organiseren van masterclasses en docentenstages. Het is de kunst om hierbij creatief te werk te gaan. Met een carrousel van docenten en begeleiders kunnen de lessen van de deelnemers te allen tijde doorgaan. Elke organisatie en elk team doet er goed aan de doelen vast te leggen. Het afspreken van prestatie-indicatoren als het gaat om het ’matchen’ van deelnemers met bedrijven, deskundigheid en overlegsituaties zijn middelen om meetbare kwaliteit te leveren. Ook een goed functionerende klachtenafhandeling draagt bij aan de professionaliteit rondom de beroepspraktijkvorming.

Organisatie van de bpv

➊ oneens ➋ gedeeltelijk mee oneens ➌ gedeeltelijk mee eens ➍ eens

12

1 Strategische, tactische en operationele overlegsituaties m.b.t. de bedrijfsvoering bpv worden op voorhand ingepland. 2 Doelstellingen t.a.v. de bpv worden met de betrokken partijen geformuleerd. 3 Doelstellingen t.a.v. de bpv worden vastgelegd in een SMART-geformuleerd actieplan. 4 De werkzaamheden rondom de bpv zijn in kaart gebracht en gekoppeld aan een begroting. 5 Een schematisch overzicht van de werkzaamheden rondom de bpv leidt tot de ontwikkeling van effectieve hulpmiddelen voor de bedrijfsvoering. 6 Het papierwerk en de registratietaak m.b.t. de werkzaamheden rond de bpv worden tot een minimum beperkt. 7 Er worden initiatieven tot deskundigheidsbevordering ondernomen voor de praktijkbegeleiders. 8 Er worden initiatieven tot deskundigheidsbevordering ondernomen voor de praktijkopleiders. 9 Geformuleerde profielbeschrijvingen zijn leidend voor het trainen en coachen van de verschillende begeleiders. 10 Er vinden certificeringtrajecten plaats t.a.v. de professionaliteit van de begeleiding. 11 Er vinden individuele coachingsgesprekken plaats met de praktijkbegeleiders. 12 Er vinden individuele coachingsgesprekken plaats met de praktijkopleiders. 13 De organisatie kan adequaat reageren op klachten. 14 Een deelnemer krijgt begeleiding bij de keuze van de bpv-plaats. 15 Deelnemers maken een keuze via www.stagemarkt.nl. 16 Het is mogelijk om flexibele bpv-periodes af te spreken met het leerbedrijf. 17 Er liggen profielbeschrijvingen van leerbedrijven die het matchen van deelnemers met bedrijven vergemakkelijken.

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

teamopdrachten: Organisatie van de bpv Hoe ‘Bokito-proof’ is de organisatie van de bpv? Organiseer een teamsessie. Zorg hierbij als ‘opwarmer’ voor een aantal afbeeldingen van dieren en vraag elk teamlid een dier te kiezen en hierbij in één zin te motiveren waarom hij of zij zich hiermee kan vereenzelvigen (‘Ik ben een…, want…’). Vraag je teamleden (in koppels of individueel) om, aan de hand van de vergelijking met een dierentuin, de huidige bedrijfsvoering visueel in kaart te brengen op een flip-over voor wat betreft het werkproces rond de bpv. Laat elk koppel/individu dit toelichten. Zorg dat er één flip-over komt waarop alle facetten van het werkproces inzichtelijk zijn gemaakt (de échte creatievelingen kunnen in koppels een schilderij maken van de huidige ­situatie). Ga vervolgens verdiepend verder met de ‘kaartvraag’: Welke punten in de bedrijfsvoering in relatie tot de bpv zijn voor verbetering vatbaar? Laat iedereen op kaartjes zijn of haar ideeën noteren en plak deze kaartjes vervolgens geclusterd op een flip-over waarop categorieën genoteerd staan. De teamleden krijgen deze flip-over nog niet te zien op het moment dat ze hun ideeën ­noteren. Na de clustering op de flip-over gaat u verder met de ‘puntvraag’. De teamleden gaan met behulp van ronde stickers aangeven welke ideeën volgens hen goed zijn. Deel niet teveel stickers uit, want anders kan men het maken van echte keuzes ontwijken. Vraag de teamleden hun keuze toe te lichten met argumenten.

Breng met de subgroepen opnieuw het werkproces rond de bpv in beeld aan de hand van het thema dierentuin. Maak ook hierbij gebruik van een flip-over. Het is belangrijk dat men visueel de wenselijke situatie toelicht. Laat iedereen zijn nieuwe uitwerking toelichten en kies samen met het team het beeld waarin iedereen zich kan vinden. Werk toe naar een slotakkoord: Noteer plenair op een flip-over overzicht met de activiteiten die moeten worden ondernomen, wie dat gaat doen en wanneer dat gerealiseerd moet zijn. Uit deze fase blijkt het draagvlak voor de beslissingen. Vraag iedereen om twee foto’s te kiezen uit een stapel foto’s, gerelateerd aan het thema dierentuin. Eén foto die uitdrukt: Wat is de oogst van vandaag? En een foto die uitdrukt: Wat vandaag definitief door het team achtergelaten is! Teamleden kunnen ook zelf met waterverf aan de slag gaan of in en buiten het gebouw foto’s maken.

Routeplanner Maak opnieuw een verslag van deze bijeenkomst. Werk de bedrijfsvoering op een aantrekkelijke manier op papier uit. Zorg dat schematisch op één A4’tje de ­processen zijn weergegeven. Werk dit uit in de vorm van een uitklapbare ‘routeplanner’ en verspreid deze onder de teamleden. Pas alle stukken die worden verspreid onder deelnemers etc. aan op hetgeen is afgesproken. De uitklapbare routeplanner kan handig zijn tijdens individuele coachingsgesprekken met teamleden of tijdens evaluatiemomenten. Een aangepaste routeplanner voor de buitenwereld kan ook heel verhelderend zijn en komt professioneel over.

13

Inhoud van de bpv Voor het succesvol verlopen van de bpv is het essentieel dat de verwachtingen die het leerbedrijf heeft van de competenties van de deelnemer bij aanvang van de stage afgestemd zijn op de leervraag van de deelnemer. Naast afstemming vooraf zijn voortdurende terugkoppeling en reflectie tijdens de stageperiode erg belangrijk. Dit draagt bij aan een hoger rendement voor alle partijen. Het uiteindelijke resultaat is de zo felbegeerde ‘win–win-situatie’.

de direct betrokkenen op basis van gelijkwaardigheid te worden ontwikkeld en afgestemd.

De opleiding en de leerbedrijven zijn geen aparte werelden. Ze handelen beide vanuit een gezamenlijke doelstelling: professioneel opgeleide mensen voor de beroepspraktijk met de nodige drive en passie. Zowel de onderwijsinhoudelijke invulling van de programma’s die op school en tijdens de bpv worden gevolgd, als de wijze van examinering dienen vóóraf gezamenlijk door

Bpv-handboek

quickscan

Naast landelijke afstemming middels paritaire commissies is het voor de opleidingen en leerbedrijven van belang af te stemmen als het gaat om actuele regiospecifieke zaken die van invloed kunnen zijn op het curriculum. Door fine-tuning ontstaat het gewenste proces van cocreatie.

Wederzijdse concrete verwachtingen kunnen worden beschreven in een bpv-handboek. Een dergelijk handboek is zowel voor de deelnemer als het leerbedrijf hét naslagwerk tijdens het werken in de beroepspraktijk. Het is tevens een belangrijk middel om een goede voorbereiding van de deelnemer op de stageperiode, de prak-

Inhoud van de bpv

➊ oneens ➋ gedeeltelijk mee oneens ➌ gedeeltelijk mee eens ➍ eens

14

  1 Er is een bpv-handboek waarin het proces en afspraken beschreven staan.   2 Het bpv-handboek wordt door alle betrokkenen in de bpv regelmatig ingekeken en gebruikt.   3 Deelnemers worden door het ROC goed voorgelicht t.a.v. de afspraken en verwachtingen rond de bpv.   4 De opleidingsadviseur Kenniscentrum Handel wordt actief betrokken bij de voorlichting.   5 Deelnemers worden door het bedrijf goed voorgelicht t.a.v. de afspraken en verwachtingen rond de bpv door het bedrijf.   6 Uit een duidelijk profiel blijkt waaraan een goede stagiaire moet voldoen.   7 Deelnemers worden klaargestoomd voor de bpv door middel van ondersteunende workshops.   8 Er ligt een duidelijk introductieprogramma binnen het leerbedrijf.   9 School ondersteunt de deelnemer met het formuleren van de leervraag m.b.t. bpv. 10 Er vindt een kennismakingsgesprek plaats op het leerbedrijf, waarbij de leervraag van de deelnemer centraal staat en de verwachtingen van het leerbedrijf worden uitgesproken. 11 De deelnemer heeft een reëel beeld van het leerbedrijf waar hij of zij gaat solliciteren. 12 School en bedrijfsleven hebben afspraken gemaakt m.b.t. de begeleiding en beoordeling van deelnemers in het leerbedrijf. 13 School en bedrijfsleven ontwikkelen samen een beleid aangaande de begeleiding en beoordeling van deelnemers in het leerbedrijf. 14 School vraagt feedback aan het bedrijfsleven t.a.v. de inhoud en vormgeving van de opleiding. 15 School en bedrijfsleven hebben gezamenlijke doelen geformuleerd t.a.v. de begeleiding en beoordeling van deelnemers. 16 De praktijkopleider en praktijkbegeleider zijn zich bewust van hun rol in de bpv van een deelnemer. 17 Leerbedrijven, deelnemers en opleiding zijn op de hoogte van elkaars verwachtingen. 18 Leerbedrijven, deelnemers en opleiding werken samen met elkaar op basis van gemeenschappelijke doelen.

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

tijkovereenkomst, de vragenlijst en eventuele bijzondere voorwaarden te bewerkstelligen. In het bpv-handboek zijn verder de gemaakte afspraken aangaande de bpv tussen de diverse partijen opgenomen. Ook zijn hier de gemeenschappelijke doelen en kaders ingevuld per opleiding, niveau en alle uitgewerkte rollen, taken en verantwoordelijkheden terug te vinden.

Om de specifieke opleidingsbehoefte in de regio en inhoudelijke wensen van de leerbedrijven in relatie tot mogelijk onderwijsaanbod te achterhalen, is het noodzakelijk regelmatig te peilen middels een standaard vragenlijst. Hierin zijn zowel voor de deelnemer als voor het leerbedrijf vragen opgenomen over de inhoudelijke invulling en programmeringen van de bpv (wensen, behoeftes, voorbereiding, evaluatie, reflectie etc.).

Matching Beroepspraktijkvorming is bij uitstek een tool om de juiste match te maken tussen de deelnemer en het leerbedrijf dat bij hem past. Profielen van bedrijven en deelnemers kunnen een hulpmiddel zijn om die perfecte match te bespoedigen. Ook www.stagemarkt.nl is een handige bron om inzicht te krijgen in geaccrediteerde leerbedrijven.

15

teamopdrachten: Inhoud van de bpv Kookclinic met bedrijven Organiseer een kookclinic voor het bedrijfsleven, de opleidingsadviseur, het team en een aantal deelnemers. Zorg voor een aantrekkelijke, professionele uitnodiging die niet teveel verraadt, maar wél aangeeft dat de workshop beoogt de verwachtingen van leerbedrijven en school af te stemmen. Ga voor een uitnodigende locatie. Gelet op de kosten zou je een samenwerkingsverband kunnen aangaan met de horecaopleidingen binnen de school. Ondanks het informele jasje van de sessie, moet de inhoud wel de boventoon blijven voeren. Gezien de combinatie van koken met een inhoudelijke workshop en de beperkte tijd, is het zinvol dat de workshopbegeleider samen met de horecabegeleider(s) een draaiboek maakt.

16

Het driegangendiner fungeert tijdens deze sessie als metafoor voor de beroepspraktijkvorming. Anders gezegd: Uit welke gangen bestaat het menu voor een goeie bpv? Laat de deelnemers de gangen een originele naam geven, met daaronder een beknopte omschrijving (maximaal twee zinnen) van wat men mag verwachten van deze gang. Vraag om niet in detail te gaan, dat komt pas in een latere fase. Verstrek eventueel een voorbeeld van een menu van iets totaal anders om het doel goed uit te leggen. Vraag aan de groepjes om binnen drie minuten hun menu te presenteren.

Ingrediënten voor goede bpv

Start bij binnenkomst met een ‘deelnemersspiegel’. Dit is een aantrekkelijke flip-over waarop de genodigden niet alleen hun naam, functie en favoriete gerecht noteren, maar óók hun verwachting van deze sessie. Draai intussen muziek en laat de workshopdeelnemers informeel met elkaar kennismaken onder genot van een hapje en een drankje. Heet iedereen welkom en deel naamstickers uit.

Het voorgerecht wordt geserveerd. De koppels gaan vervolgens aan de slag met het formuleren van de ­ingrediënten die nodig zijn voor het klaarmaken van het gerecht. Iemand uit het groepje van de tweede gang maakt ondertussen de hoofdgerechten af. Laat de ­ingrediënten voor een goede bpv noteren op een ingrediëntenlijst gekoppeld aan de gang van het menu. De ingrediënten zijn in dit geval de randvoorwaarden die nodig zijn voor het tot stand brengen van wat men nodig acht in elke fase van de bpv. Gebruik hiervoor een voorgedrukte kaart. Laat de koppels opnieuw presenteren.

Voorstelronde

Smaakpolitie

Bestaat de groep uit niet meer dan vijftien personen, laat de workshopdeelnemers zichzelf dan, aan de hand van de deelnemerspiegel, kort presenteren in een voorstelronde. Voor grotere groepen is het handiger te werken met kaartjes waarop vragen genoteerd staan die men aan elkaar stelt tijdens een korte sessie (een signaal geeft aan wanneer je naar de volgende persoon gaat). Denk hierbij aan vragen in de trant van: • Wat is het laatste boek dat je gelezen hebt en kun je er iets over vertellen? • \Wat is het leukste in je werk? • Waar loop je warm voor? • Waar ben je op vakantie geweest? • Heb je een leuk verhaal om te delen met ons?

Het hoofdgerecht wordt geserveerd. De Smaakpolitie: Vraag aan de verschillende koppels om elkaars kaart te beoordelen. Laat de koppels vervolgens de beoordelingen terugkoppelen. Kies plenair het beste menu en kijk wat de groep hier nog op kan aanvullen. Intussen maakt iemand uit de groepjes van het nagerecht het dessert af.

Maak subgroepen. Elke groep vervaardigt, met een begeleider, één gang van het driegangenmenu. Zorg voor niet te ingewikkelde gerechten. Laat iedereen na het voorbereiden van de gang in koppels of in subgroepen op een kaart noteren wat het menu is voor een goede bpv. Iemand uit het groepje van de eerste gang maakt ondertussen de voorgerechten af.

Zorg dat deze clinic opgetekend wordt met een mooi verslag met foto’s en resultaten. Breng helder in beeld wat de verwachtingen waren van de deelnemers en denk na over een mogelijk vervolg.

Het nagerecht wordt geserveerd. De workshopleider vraagt aan de deelnemers van de clinic om een beoordelingslijstje in te vullen t.a.v. de gerechten. Het beoordelingslijstje is een lijstje met criteria in ‘kookjargon’. De criteria gaan over hoe ze de workshop hebben beleefd. Via een interactieve afsluiting wordt met de deelnemers teruggekeken op de clinic. De lijsten worden ingeleverd.

Communicatie en bpv Wordt er binnen een bpv-project succesvol samengewerkt, dan is er sprake van aantoonbare interactie tussen het bedrijfsleven en de scholen. De invloed van zowel de deelnemer, het bedrijfsleven als de school is hierbij geborgd en verloopt op basis van ieders eigen expertise. De ultieme doelstelling is een partnerschap, gebaseerd is op co-makership en co-design. De communicatie tussen school en bedrijf gaat dan meer over de vragen en mogelijkheden van bedrijven dan over de eisen van de school. Uitgangspunt is samenwerking op basis van gelijkwaardige partnerships en netwerkrelaties waarin ook andere stakeholders in de regio participeren. Netwerken en netwerkrelaties vormen de basis voor de nieuwe vormen van samenwerking: samen leren ontwerpen en uitvoeren. Sleutelbegrippen hierbij zijn: • Tijdsinvestering, • Organiseren van bereikbaarheid, • Regionale samenwerking, • Partijen bij elkaar brengen middels klankbordgroepen. ‘Stimuleer in de regio het opzetten van een organisatiestructuur waarbinnen voor scholen en leerbedrijven een gelijkwaardige samenwerkingsrelatie kan ontstaan en zorg voor een structurele financiële voorziening’.

Investeren Middels een extra investering in de voorbereidingsfase van de bpv kan een betere aansluiting richting de praktijk plaatsvinden. De leervraag van de deelnemer moet centraal staan in een eerste kennismakingsgesprek, verwachtingen van het bedrijf richting de deelnemer moeten vooraf helder worden gecommuniceerd. Tijdens de bpv zal met nog meer regelmaat, bij voorkeur via het bezoeken van het leerbedrijf, teruggekoppeld moeten worden tussen de diverse partijen. De opleidingsadviseur kan hierbij een versterkende rol spelen. Communicatielijnen dienen kort te zijn, zodat men elkaar zo nodig snel weet te vinden. Leerbedrijven die met meerdere ROC’ s in de regio te maken hebben, pleiten voor een grotere mate van uniformiteit. Dit sluit aan bij de aanbevelingen uit het eerder genoemde rapport van Dijk 12, die nog een stapje verder gaan: ‘Stuur aan op een uniform, eenduidig en helder kader voor cgo en voer dat in op alle scholen.’ De benaderbaarheid en bereikbaarheid van de school spelen een cruciale rol in de beleving van de bedrijven. Het is dan ook belangrijk dat de school structureel zicht heeft op deze beleving door regelmatig te toetsen in het bedrijvenveld. Ook de ervaringen van deelnemers en andere stakeholders zijn belangrijk om te meten. Deze toetsing kan mogelijk leiden tot de volgende prestatieindicator: ‘Een prestatie-indicator voor een voldoende resultaat is dat de school en leerbedrijven de communicatie voor 70% als voldoende ervaren, dat de school en leerbedrijven 70% van alle gemaakte afspraken zijn nagekomen en dat 70% van de voorgenomen doelstellingen zijn bereikt.’ MBO 2010, Btg Handel en Kenniscentrum Handel spelen in op de wederzijdse verwachtingen. Door regionale sessies met betrokken partijen te organiseren wordt de dialoog op gang gebracht.

17

quickscan

Communicatie en bpv

➊ oneens ➋ gedeeltelijk mee oneens ➌ gedeeltelijk mee eens ➍ eens Stellingen Inhoud en afstemming   1 Wat er binnen onze school c.q. opleidingen inhoudelijk plaatsvindt, is goed bekend bij de bedrijven uit de directe omgeving.   2 Opleidingen worden samen met het bedrijfsleven ontworpen en uitgevoerd. Er is sprake van co-makership en co-design.   3 Ons team en het lokale bedrijfsleven: Wij spreken dezelfde taal!   4 Wij gaan uit van een win–win-situatie: Wij vragen een en ander van het bedrijfsleven, maar zetten daar ook diensten tegenover.   5 Communicatie met het lokale bedrijfsleven. Voor ons team geldt: ‘Niet alleen praten, maar ook doen!’.   6 Ons team is continu aan de slag met de vraag: ‘Hoe sluiten we het beste aan bij de wensen vanuit het bedrijfsleven’?   7 Indien van toepassing: Ons team werkt samen met andere teams van omliggende ROC’s in het kader van duurzame samenwerking met de leerbedrijven.

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

Relatiemanagement   8 Vanuit ons team wordt er proactief gehandeld als het gaat om uitbreiding van de contacten met het lokale bedrijfsleven.   9 Ons team overlegt structureel met vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven middels een bedrijvenbank of bedrijvenplatform. 10 Ons team schakelt actief met het bedrijfsleven met behulp van de opleidingsadviseur. 11 Binnen ons team werken mensen die prima netwerken hebben aangelegd met het bedrijfsleven. 12 De lijnen tussen ons team en het bedrijfsleven zijn kort. 13 Alle bedrijven waarmee we samenwerken, zijn opgenomen in een up-to-date professioneel relatiesysteem (CRM) met daarin contactgegevens en registratie van vacante en niet-vacante bpv–plaatsen. 14 Ons team is goed benaderbaar voor bedrijven uit de regio.

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

Klachten 15 Bij problemen kunnen de leerbedrijven snel de school bereiken. 16 Indien er klachten zijn tijdens de bpv, dan worden deze zorgvuldig binnen ons team bekeken, wordt er actie ondernomen en teruggekoppeld. 17 Er is sprake van correcte klachtafhandeling. Er is periodieke evaluatie van de klachtenafhandelingen die mogelijk leidt tot structurele bijstellingen.

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

Voorbereiding van een cursist 18

18 Tijdens het kennismakingsgesprek met het leerbedrijf kan onze deelnemer zijn leervragen prima communiceren richting leerbedrijf. 19 Binnen de opleiding zijn structurele reflectiemomenten ingebouwd waarin de deelnemers hun ervaringen uitwisselen. 20 Deelnemers worden prima voorbereid op school voordat ze het bedrijfsleven ingaan om hun bpv te vervullen. 21 Voorafgaande aan de bpv krijgen deelnemers een uitgebreide communicatietraining. 22 Tijdens voorlichting op de open dagen is nadrukkelijk het bedrijfsleven vertegenwoordigd.

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

Kennisuitwisseling 23 Regelmatig schakelen we gastsprekers vanuit onze leerbedrijven in om onderwijs te verzorgen. 24 Regelmatig lopen leden uit ons team een docentenstage om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen binnen de leerbedrijven. 25 Leden uit ons team nemen actief deel aan bijeenkomsten van winkeliersverenigingen, MKB, Kamer van Koophandel etc. 26 Wij leren van het bedrijfsleven, het bedrijfsleren leert van ons.

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

teamopdrachten: Communicatie en bpv Regioportret Voorgaand aan de sessie Vraag de teamleden om foto’s te maken of een krantenknipsel op te zoeken van leerbedrijven. Dit kan ook via deelnemers die er hun bpv vervullen. Kies de bedrijven uit waarmee in de loop der jaren een positieve band is opgebouwd. Laat de foto’s, krantenknipsels etc. door de teamleden meenemen naar de sessie. Schets voorafgaand aan de sessie, op een muur of wand, de regio (maak een uitvergroting van een plattegrond van de regio of projecteer eventueel met behulp van een beamer).

De teamsessie Laat de ‘bedrijfsfoto’s’ op de plattegrond van de regio plakken, zodat er een kleurrijk geheel ontstaat. Laat iedereen om de beurt plakken en daar eventueel enige uitleg bij geven. Het eindproduct wordt een regioportret met intensieve (interacties) en eventuele blinde vlekken. Ga vervolgens met het team naar de plattegrond, laat iedereen een foto kiezen en daarbij toelichten welke bijzondere interacties er spelen of welke kansen men nu onvoldoende benut. Plaats eventueel ook met trefwoorden bij de foto’s. Verdieping kan worden aangebracht door ‘vanaf de muur’ te inventariseren welke soorten relaties er zijn. Dat kan door het plaatsen van een nummer: Nummers 1: Langdurige duurzame relatie, wederzijdse uitwisseling, insteken op diverse zaken. Nummers 2: Langdurige duurzame relatie, eenzijdig, op één gebied. Nummers 3: Stoplichtrelatie, wederzijds, divers etc. Tot laatste nummer: Geen relatie bedrijf/school. Maak het communicatieproces zichtbaar. Geef met pijlen (met viltstift) de richting aan van de communicatiestroom: Is het eenzijdige/wederzijdse communicatie. Probeer met de dikte van de pijl de intensiteit van de communicatie aan te geven. Visualiseer de kansen en de bedreigingen. Maak de kwaliteit van de samenwerking zichtbaar. Markeer gebieden met goede communicatie met een zonnetje, minder goede samenwerking met een ‘half bewolkt’-teken en een slecht communicatieproces met een ‘regen’-symbool. Geef een gespannen samenwerking/communicatie aan met bliksem of onweersbuien.

Output: Na de teamsessie De bevindingen vanuit deze sessie worden samengevat in een paper. Hieruit worden door het team doelen rondom relatiebeheer en communicatie met bedrijven geformuleerd. Deze doelen worden besproken tijdens de eerstvolgende bijeenkomst van de klankbordgroep onderwijs/bedrijfsleven en op de eerstvolgende bijeenkomst met het management van de school.

Do’s and don’ts Thema: In gesprek met de bedrijven. Werkvorm: Rollenspelen/inspringtheater door het team. Middelen: Opname met videocamera.

Fase 1: Schrijven script Elk groepje schrijft een casus m.b.t. ‘do’s and don’ts’ in de relatie tussen school en bedrijfsleven. Breng hierin tot uitdrukking hoe je als school niet en hoe je wél te werk moet gaan tijdens een kennismakingsgesprek met een bedrijf dat de intentie heeft om te gaan samenwerken. Schrijf de situatie in het kort uit: vanaf het eerste telefonische contact (bedrijf belt school) met daarbij behorend taalgebruik/jargon etc. en de daarop volgende afspraak met de bijbehorende beelden. Maak een variant met ‘don’ts’ en met ‘do’s’: Bedenk eerst per item hoe het niet moet, daarna hoe het wél moet. Vergroot de situaties uit om ze extra pakkend te maken.

Fase 2: Opnemen script Elke gespeelde casus wordt opgenomen op video. Binnen elk groepje ‘acteren’ enkele mensen het bedrijfsleven en spelen de anderen de rollen die horen bij de school­ omgeving. Een mogelijke variant is ‘inspringtheater’: Leden van het team kunnen de rol van een ander overnemen. Ook zouden er professionals ingehuurd kunnen worden die meespelen.

Fase 3: Evaluatie van de scripts en oplevering top 10 Aan het einde van de sessie worden de producten gezamenlijk bekeken. Elk team reflecteert op de eigen handelingen en professionaliteit. Het team bespreekt naar aanleiding van deze reflectie welke mogelijke verbeteringen en vervolgacties geformuleerd kunnen worden. Na afloop van de sessie wordt er een poster opgeleverd met daarop een top-10 van ‘do’s and don’ts’. Deze wordt in school ophangen op een plaats waar zowel inals externe bezoekers komen.

19

Evaluatie van de bpv Hoe borg je reflectie en evaluatie van de bpv? Wat voor soort bijeenkomsten organiseer je? En hoe vaak? Wie nodig je uit? Wat ga je bespreken? Hoe zorg je dat de uitkomsten van deze bijeenkomsten tot een optimaal resultaat leiden? Het is belangrijk om als team de voorwaarden te creëren waaronder optimaal gereflecteerd en geëvalueerd kan worden. Basisvoorwaarde hiervoor is een plan waarin de resultaten, verantwoordelijkheden en het takenpakket van de verschillende partijen benoemd staan. Hoe ‘SMART-er’ het plan, hoe eenvoudiger het is om het te evalueren. In dit plan mogen ook een door het team geformuleerde, maar organisatiebreed gedragen, visie en missie niet ontbreken. Ook is het erg belangrijk te weten hoe de diverse stakeholders kijken naar de processen binnen de organisatie. Een team dat hierbij constant zijn

quickscan

voelhorens uitsteekt en snel kan anticiperen, komt goed beslagen ten ijs. Ook het teamproces mag niet worden onderschat. Als teamgenoten niet kritisch naar hun eigen professionaliteit kijken en zich nooit kwetsbaar op durven te stellen, zal het resultaat van een evaluatie minimaal zijn.

Een team is nooit te oud om te leren Permanente coaching van de teamleden ‘richting de doelen’ is onvermijdelijk. Verder moet zoveel mogelijk de term ‘kwaliteitszorg’ worden vermeden. ‘Kwaliteitszorg’ suggereert dat dit een extra taak is, náást de dagelijkse werkzaamheden. Het moet echter een automatisme zijn om doelen te formuleren, hiernaar te handelen, ze te evalueren en aan te passen. Opleidingsteams die niet continu de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus toepassen in hun bedrijfsvoering, kunnen daarom geen professionele opleidingsteams genoemd worden.

Evaluatie van de bpv

➊ oneens ➋ gedeeltelijk mee oneens ➌ gedeeltelijk mee eens ➍ eens

20

  1   2   3   4   5   6   7   8   9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Is er een actieplan t.a.v. de bpv? Is dit actieplan afgestemd op een eerder geformuleerde visie en missie t.a.v. de bpv? Werden de teamleden betrokken bij het opstellen van het actieplan? Is het actieplan voorzien van ‘SMART’-geformuleerde doelen? Is het actieplan voorzien van een begroting? Is het actieplan met begroting goedgekeurd door het bevoegde gezag? Past het actieplan in de strategie van het ROC? Zijn er met het team evaluatiemomenten t.a.v. de bpv gepland? Staan actieplan, visie en missie centraal tijdens de evaluatiemomenten? Heeft de leidinggevende oog voor het teamproces tijdens deze evaluatiemomenten? Leidt de feedback van het team tot aanpassingen van doelstellingen? Vinden er regelmatig individuele coachingsgesprekken plaats met de teamleden? Worden de successen gevierd binnen het team? Borduren de nieuwe versies van de actieplannen verder op wat er al is? Is er sprake van een automatische PCDA-cyclus? Is de zorg voor kwaliteit verweven in de dagelijkse uitvoering van de taken? Worden de stakeholders regelmatig bevraagd? Wordt de feedback van stakeholders meegenomen in de nieuwe plannen? Wordt er gebruik gemaakt van resultaten van bestaande onderzoeken in de nieuwe plannen?

➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍ ➊➋➌➍

teamopdrachten: Evaluatie van de bpv Opdracht: Reisverslag. Vier je successen! Als je met je team alle quickscans en teamopdrachten in het kader van ‘Professionaliteit’ hebt doorlopen, beschik je over een flinke hoeveelheid verslagen. Daarnaast heb je misschien naar aanleiding van het onderdeel Professionaliteit zelf óók nog interessante acties ondernomen. Van dit alles maken we een tastbaar product, waarin wordt gecombineerd wat jullie naar aanleiding van dit boekje hebben gedaan. Stel een reisverslag op. Wat hebben jullie besproken en gedaan tijdens de quickscans en de teamopdrachten? Wat zijn hiervan de uitkomsten en resultaten? Wat gaat het team de komende tijd doen op bpv-gebied? Ook hier geldt: hoe origineler jullie verslag, hoe aantrekkelijker voor alle betrokkenen! We hopen op die synergie! Het reisverslag zal jullie uiteindelijk helpen om te komen tot een Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus.

Opdracht: Vinger aan de pols! Weet je echt wat je stakeholders van de bpv verwachten? Organiseer een verdiepende sessie waarvoor je de ­stakeholders uitnodigt. Je kunt ervoor kiezen om de verschillende doelgroepen (deelnemers, ouders, bedrijven, anderen) in één bijeenkomst bij elkaar te brengen of je per doelgroep een sessie organiseren. Kies voor mensen die al een bepaalde periode stakeholder zijn en weten hoe bepaalde zaken werken. Zorg voor een goede opwarmer waardoor de mensen in de sessie elkaar leren kennen. Bedenk een verrassende aanpak. Laat mensen zich voorstellen aan de hand van een zelfgekozen kaart (met daarop een foto, spreekwoord of uitspraak). Leg het programma uit en spreek ook spelregels af. Probeer te voorkomen dat de nadruk komt te liggen op wat niet goed gaat, zodat je de sessie met een kater af sluit. Stimuleer de workshopdeelnemers hun opmerkingen proactief te formuleren. Parkeer zaken die niet thuishoren in de sessie! Organiseer een mindmap­sessie met de doelgroep waarin gebrainstormd wordt over wat men verwacht van de verschillende begeleiderrollen. Maak hierbij onderscheid in taken, competenties en randvoorwaarden. Vraag ook de doelgroep wat ze verwachten van het begeleidingstraject in de bpv:

• Hoe zou de informatievoorziening moeten verlopen? • Welke eisen zouden gesteld moeten worden aan het begeleiding, communicatie? • Hoe zou de introductieperiode er moeten uitzien? • Wat verwacht men van het voorbereidende traject op school? Verdeel de vragen, afhankelijk van de groepsgrootte, over meerdere groepen of over meerdere sessies. Verzamel ‘de oogst’ met behulp van een digitaal mindmap-programma. Handmatig kan natuurlijk ook, maar dat duurt langer. Kies je hiervoor, gebruik dan in ieder geval een ‘spinnenweb’-lay-out! Zorg afsluitend voor een goede samenvatting van de sessie. Beëindig de sessie met een ‘cooling–down’. Breng een

gereedschapskist (of iets vergelijkbaars) mee. Laat iedereen uit die kist een gereedschap pakken en in één zin een link leggen tussen dit voorwerp en hoe men de sessie heeft ervaren en hoe men de toekomst ziet. Geef iets mee om over na te denken. Een citaat, stelling of uitspraak waarbij je iets afspreekt voor een eventuele vervolgsessie of om binnen een bepaalde tijd nog eens op te reageren. Vergeet niet om foto’s te maken van deze bijeenkomst en denk hierbij ook aan de PR! Maak een mooie nieuwsbrief voor je stakeholders. Het ‘Reisverslag’ met de verzamelde oogst van de sessies vormt de input voor je actieplan! Tip: Vergeet het warm welkom niet. Iemand niet gezien is vaak niet gehoord! Alternatief: Organiseer (elke week) een aantal diepteinterviews van ongeveer een uur, eventueel met twee deelnemers tegelijk. Voordeel hiervan is dat ze hierdoor ook reflecteren op hun eigen traject.

21

Opdracht: Leg het ei

Opdracht: Just do it!

Neem het ‘Reisverslag’ nog eens door. Verzamel alle feedback die je hebt gekregen van je stakeholders. Kijk ook nog eens goed naar jullie uitgeschreven visie en missie. Nu wacht de lastige taak om met je team keuzes te maken over prioriteiten, kansen en knelpunten. ­Organiseer een bijeenkomst met je team.

Deze op het oog eenvoudige opdracht is misschien wel de moeilijkste: ‘Stick to your original plan!’ Vaak laten we ons door de dagelijkse praktijk afleiden van wat we eigenlijk van plan waren. Ga niet voor ‘plan B’, want vaak is er geen ‘plan B’! Blijf jezelf en anderen er aan herinneren wat jullie hebben afgesproken.

Fase 1

Bedenk voor jezelf en het team een passende manier om iedereen gefocust te houden. Wat je zeker niet moet doen, is je plan ophangen aan het magneetbord (tenzij je plan hebt teruggebracht tot een krachtig geformuleerd ‘tien-punten-lijstje’). Plan evaluatiesessies, zodat jullie doel niet uit het oog verliezen. Herinner je teamleden op een ludieke, originele manier aan wat jullie met elkaar hebben afgesproken. En vooral: action!

Vraag de teamleden de visie en missie van de bpv in steekwoorden te noteren op een flip-over. Laat iemand dit samenvattend presenteren. Ga vervolgens met het team na met welke essentiële punten uit het ‘Reisverslag’ of met welke feedback van de stakeholders jullie absoluut iets willen doen. Breng dit in kaart op een flipover of digitaal, zodat elk teamlid dit kan volgen.

Fase 2 Laat de teamleden nadenken over hoe zij, op basis van Fase 1, in de toekomst de organisatie, inrichting en communicatie rond de bpv willen zien. Zorg ervoor dat de teamleden zich hierbij niet laten afschrikken door de realiteit, door huidige knelpunten. Verdeel de onderwerpen eventueel over de teamleden. Laat de teamleden dit met behulp van een beeldende flip-over presenteren.

Fase 3 Maak met je team een plan op basis van de resultaten bij Fase 2. Beschrijf welke verbeteracties het team de komende periode gaat uitvoeren. Noteer doelstelling, verbeteractie, tijdspad, verantwoordelijken en randvoorwaarden. Beschrijf hierbij ook de aanleiding voor betreffende doelstelling en de urgentie daarvan. Je kunt hiervoor verwijzen naar jullie ‘Reisverslag’ of hieruit stukken overnemen.

22

Laat je ook bij deze sessie niet weerhouden door zaken die op het eerste gezicht onmogelijk lijken (niet ‘jamaren’!). Met creatief denken is veel mogelijk! Vergeet hierbij dan ook niet je in- en externe netwerk te gebruiken! Houd er ook rekening mee dat je, voor een deel, sámen met je stakeholders verantwoordelijk bent voor je plannen. Betrek je stakeholders dan ook bij de totstandkoming ervan! Tip: Denk na over PR. Hoe kun je jullie kwaliteitsacties op een attractieve manier communiceren? Probeer, naast ­jullie plan, hiervoor ook een ‘out–of–the box’-methode te vinden.

Opdracht: Check please! Plan vooraf een aantal data waarop je met het team de balans gaat opmaken. Probeer deze sessies te organiseren buiten ‘de waan van de dag’. Begin de bijeenkomsten door de teamleden een kaart te laten selecteren die het gevoel uitdrukt dat ze hebben over de bpv. Je kunt ook een ‘levende thermometer’ maken. Trek een denkbeeldige lijn in de ruimte en laat de teamleden een plek op deze lijn innemen die volgens hen het beste correspondeert met waar het team op dat moment staat. Laat iedereen zijn standpunt in een drietal minuten toelichten. Zorg vooraf de belangrijkste acties apart hebt genoteerd op een flip-over. Noteer hieronder een tabel met twee kolommen en twee rijen. Elke cel is onderdeel van een ‘ABCD-tje’ (Achievements, Benefits, Concerns, Do next). Verdeel de flappen over het team en laat ze het schema invullen: • Wat is er bereikt? (Achievements) • Wat heeft het opgeleverd? (Benefits) • Welke aandachtspunten hebben we nog? (Concerns) • Wat moeten we nog doen? (Do next) Sluit de sessie af door de teamleden opnieuw een kaart te laten trekken of door opnieuw een levende thermometer te maken. Peil de sentimenten na afloop van deze sessie. Ga na of de meningen zijn veranderd na het ABCD-tje en waardoor dit is veroorzaakt. Het is belangrijk om stil te staan bij de sentimenten en standpunten van de individuele teamleden en te checken of deze ­wellicht door de rest van het team worden gedeeld. Neem zo nodig actie door het voeren van individuele coachingsgesprekken. Verwerk de bevindingen in een nieuw verslag, stel het actieplan bij en continueer de cirkel!