Wawancara 1. Dimana letak daya tarik perusahaan sekuritas? 2. Mengapa anda memilih lokasi di Jl Jendral Sudirman? 3. Siapa nasabah yang anda pilih (utamakan) dalam perusahaan (PT. IICCBB
Indonesia)? 4. Bagaimana kiranya anda memasarkan dan mempromosikan Perusahaan PT. IICCBB? 5. Mengapa pihak induk (PT ABC) menginginkan memiliki anak usaha di bidang pasar
modal dalam bentuk perusahaan sekuritas? 6. Mengapa mengambil alih dari perusahaan sekuritas sebelumnya (PT ZYX) dari
Badan Penyehatan Perbangkan Nosional (BPPN)? 7. Jelaskan secara rinci prosedur operasional baku di perusahaan yang meliputi bagian
Keuangan (cashier); Bagian Accounting (pembukuan) ? 8. Apakah fungsi/kegunaan formulir permohonan pembayaran? 9. Apakah “formulir permohonan pembayaran (request)” dibuat rangkap? 10.Apakah “formulir permohonan pembayaran (request)” dibuat nomer urut (running
number)? 11.Siapa saja yang berhak memberikan otorisasi dalam kolom “Dibuat” dalam “formulir
permohonan pembayaran” PT. IICCBB? 12. Siapa saja yang berhak memberikan otorisasi dalam kolom “Disetujui oleh” dalam
“formulir permohonan pembayaran” PT. IICCBB? 13. Siapa saja yang berhak memberikan otorisasi dalam kolom “Diperiksa oleh” dalam
“formulir permohonan pembayaran” PT. IICCBB?
14. Siapa saja yang berhak memberikan otorisasi dalam kolom “Diterima oleh” dalam
“formulir permohonan pembayaran” PT. IICCBB? 15. Apakah fungsi/kegunaan “voucher”? 16. Apakah “voucher” dibuat rangkap? 17. Apakah “voucher” diberikan nomor urut (running number)? 18. Siapa saja (pihak-pihak) yang berhak menandatangani “Prepared by” dalam voucher
PT. IICCBB? 19. Siapakah yang berhak menandatangani “Verified by” dalam voucher PT. IICCBB? 20. Siapakah yang berhak menandatangani “Approved by” dalam voucher PT. IICCBB? 21. Siapakah yang berhak menandatangani “Posted by” dalam voucher PT. IICCBB? 22. Apakah fungsi dari kolom “Ref” dalam voucher pada PT. IICCBB?
Kuesioner Y=Ya KETERANGAN
TR=TidakRelevan Y
Struktur Organisasi 1. Apakah terdapat struktur organisasi perusahaan? 2. Apakah struktur organisasi (1) di perbaharui? 3. Apakah pada struktur organisasi terdapat perbedaan garis yang menunjukaan perbedaan antara uraian pekerjaan, uraian tugas (Job Description) serta wewenang personel karyawan perusahaan? 4. Apakah ada seorang personel karyawan yang merangkap jabatan sebagai kepala divisi dan departemen di divisi yang sama?
Uraian pekerjaan, tugas, Job Description 5. Apakah terdapat pemisahan uraian tugas (Job Description)? 6. Apakah terdapat pemisahan uraian tugas (Job Description) yang berbeda antara tingkat personel satu dengan personel lainnya? 7. Apakah terdapat pemisahan uraian tugas (Job Description) antar level (personel) dalam satu departemen? 8. Apakah terdapat pembagian uraian tugas (Job Description) bagi masingmasing karyawan perusahaan? 9. Apakah uraian pemisahan tugas (Job Description) selalu dilaksanakan oleh personel karyawan perusahaan?
T=Tidak
T
TR
10. Apakah pembagian tugas dan wewenang (9) diterapkan dengan baik? 11. Apakah perusahaan memberikan kepada setiap personel karyawan buku pedoman integritas nilai dan etika? 12. Apakah setiap komputer yang ada di perusahaan diberikan PIN lock system? 13. Apakah setiap personel karyawan mempergunakan komputer secara tetap tidak bergantian dengan personel karyawan lainnya? 14. Apakah di dalam gedung perusahaan terdapat CCTV (closed ciscuit television) untuk mengontrol aktivitas kerja?
Divisi Operasional (Operation Support Division) 15. Apakah selalu mengadakan meeting bulanan? 16. Apakah selalu mengadakan evaluasi bulanan? 17. Apakah selalu melakukan meeting 3 bulanan? 18. Apakah selalu melakukan evaluasi 3 bulanan? 19. Apakah selalu menyelenggarakan meeting 6 bulanan? 20. Apakah selalu menyelenggarakan evaluasi 6 bulanan? 21. Apakah selalu memeriksa catatan pembukuan yang telah diposting oleh bagian accounting (pembukuan) serta menginstruksikan untuk melakukan adjustment/recalls ketika terdapat kesalahan? 22. Apakah melakukan tugasnya sebagai pengawas transaksi keuangan yang mencurigakan sesuai dengan Job Description yang ada?
23. Apakah selalu memeriksa dan memverifikasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian sebelum diserahkan ke Bagian Accounting (pembukuan)?
Bagian Accounting (pembukuan) 24. Apakah bukti-bukti pembukuan tersusun rapi? 25. Apakah ada meeting bulanan? 26. Apakah ada evaluasi bulanan? 27. Apakah hasil evaluasi bulanan diterapakan dengan baik? 28. Apakah ada meeting 3 (tiga) bulanan? 29. Apakah ada evaluasi 3 (tiga) bulanan? 30. Apakah hasil evaluasi 3 (tiga) bulan diterapakan dengan baik? 31. Apakah from general voucher selalu dibukukan meski kolom “verified by” tidak ditanda tangani? 32. Apakah form general voucher selalu dibukukan journal etries nya meskipun kolom “approved by” tidak di otorisasi oleh pimpinan perusahaan? 33. Apakah ada meeting 6 (enam) bulanan? 34. Apakah ada evaluasi 6 (enam) bulanan? 35. Apakah hasil evaluasi 6 (enam) bulan diterapakan dengan baik? 36. Apakah selalu memastikan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi telah lengkap dan memadai sebelum diterima sesuai dengan prosedur operasi baku?
37. Apakah selalu memeriksa dan mencatat transaksi dengan benar dan akurat serta didukung oleh dokumen-dokumen dan telah diverfikasi oleh pejabat berwenang sesuai dengan prosedur operasi baku? 38. Apakah fungsi akuntansi (pembukuan) berjalan dengan baik? 39. Apakah personel departemen akuntansi cukup berkualitas?
Bagian Keuangan (Cashier) 40. Apakah ada meeting bulanan? 41. Apakah ada evaluasi bulanan? 42. Apakah hasil evaluasi bulanan diterapkan dengan baik? 43. Apakah ada meeting 3 (tiga) bulanan? 44. Apakah ada evaluasi 3 (tiga) bulanan? 45. Apakah hasil evaluasi 3 (tiga) bulan diterapakan dengan baik? 46. Apakah from general voucher selalu dimintakan persetujuan kepada pejabat berwenang terkait dengan kolom “verified by”? 47. Apakah form general voucher selalu dimintakan persetujuan kepada pejabat berwenang terkait dengan kolom “approved by”? 48. Apakah from permohonan pembayaran selalu dimintakan persetujuan kepada Operation Support Division terkait dengan kolom “Diperiksa oleh”? 49. Apakah form permohonan pembayaran selalu dimintakan persetujuan kepada pimpinan perusahaan terkait dengan kolom “Disetujui oleh”? 50. Apakah ada meeting 6 (enam) bulanan?
51. Apakah ada evaluasi 6 (enam) bulanan? 52. Apakah hasil evaluasi 6 (enam) bulan diterapakan dengan baik? 53. Apakah
selalu
meneruskan
dokumen-dokumen
persetujuan
dan
pembayaran kepada bagian Accounting (pembukuan)? 54. Apakah selalu meminta persetujuan atas form request/permintaan pembayaran nasabah kepada pimpinan perusahaan (direktur) sesuai dengan prosedur operasi baku? 55. Apakah fungsi keuangan (Cashier) berjalan dengan baik? 56. Apakah personel departemen keuangan (Cashier) cukup berkualitas?
PROSEDUR OPERASI BAKU
Perusahaan Sekuritas PT. IICCBB
SISTIM : PENCATATAN PEMBUKUAN PROSEDUR : PENCATATAN TRANSAKSI UMUM (GENERAL)
Halaman : Page 1 of 3 SisDur
: III.5 (Revisi)
Tanggal
:
1. TUJUAN Untuk memastikan bahwa pencatatan transaksi telah dilaksanakan berdasarkan dokumen-dokumen dan data-data pendukung yang lengkap dan benar, dievaluasi dan disetujui oleh pejabat yang berwenang secara memadai, untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat sebagai bahan dalam pengambilan keputusan.
2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk setiap pencatatan transaksi umum yang terjadi melalui PT. IICCBB.
3. KEBIJAKAN Bagian Keuangan, bertanggung jawab untuk : • • • • •
Membuat form request / permintaan pembayaran sesuai dengan kebutuhan, atau Memo Internal / Disposisi Direktur terkait. Meminta persetujuan atas form request tersebut kepada Direktur Utama untuk hal-hal pengeluaran rutin / non-rutin non-transaksi nasabah, atau Direktur terkait apabila menyangkut transaksi nasabah, Mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk transaksi perbankan terkait dengan persetujuan dalam Form request tersebut Melakukan pembayaran melalui perbankan Meneruskan dokumen-dokumen persetujuan dan pembayaran tersebut ke Bagian Accounting.
Bagian Accounting, bertanggung jawab untuk : • • • • •
Memeriksa dan mencatat transaksi yang terjadi dengan benar dan akurat yang didukung oleh dokumen-dokumen dan telah di verifikasi oleh pejabat yang berwenang secara memadai. Memeriksa dan merekonsiliasi Rekening Koran kantor pusat dan cabang. Memastikan bahwa dokumen-dokumen yang diterima yang berhubungan dengan transaksi telah lengkap dan memadai. Memberikan laporan MKBD kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Membuat laporan keuangan secara rutin untuk setiap bulannya.
Kepala Divisi Operasional, bertanggung jawab untuk : • • • • •
Menerima Print Out Laporan MKBD harian dari Bagian Accounting. Menerima Print Out Laporan-laporan yang berhubungan dengan transaksi harian. Menerima Laporan Keuangan Bulanan dari Bagian Accounting. Memeriksa dan memverifikasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian sebelum diserahkan ke Bagian Accounting. Memeriksa dan memverifikasi hasil inputan transaksi dari Bagian Accounting.
PROSEDUR OPERASI BAKU
Perusahaan Sekuritas PT. IICCBB
SISTIM : PENCATATAN PEMBUKUAN PROSEDUR : PENCATATAN TRANSAKSI UMUM (GENERAL)
Halaman : Page 2 of 3 SisDur
: III.5 (Revisi)
Tanggal
:
4. PROSEDUR OPERASI
Penanggung jawab
Uraian Kegiatan
Bagian Accounting
1)
Mencetak laporan-laporan yang meliputi : • • • •
General Voucher untuk laporan bulanan. Laporan Modal Kerja Bersih Disesuaikan (MKBD) untuk laporan harian. Laporan keuangan untuk laporan harian dan bulanan. Catatan lain berupa : kontrak Pembukaan Rekening Efek, Penutupan Rekening Efek nasabah dan Konfirmasi Transaksi Efek.
2)
Mencatat transaksi jual beli dalam General Voucher dan di input kedalam system BOFIS.
3)
Menerima komfirmasi penerimaan dana dan/ atau pembayaran ke nasabah dari cabang dan di input kedalam system BOFIS sesuai dengan nama nasabah dan jenis transaksi.
4)
Menerima Daftar Transaksi Efek dan Stock Summary dari Bursa Efek sebagai Bahan Proses End of Day di system BOFIS untuk Accounting.
5)
Merekonsiliasi Rekening Bank PT. IICCBB baik rekening bank pusat maupun cabang.
6)
Print Out harian untuk laporan-laporan : Balance Sheet, Income Statement, Trial Balance, Customer Cash Balance, Customer Cash Transaction, dan Summary Journal.
7)
Print Out bulanan untuk laporan-laporan : General Ledger, Balance Sheet, Income Statement, Customer Credit Balance Aging dan Customer Debit Balance Aging.
8)
Membuat laporan keuangan bulanan yang akan disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
PROSEDUR OPERASI BAKU
Perusahaan Sekuritas PT. IICCBB
SISTIM : PENCATATAN PEMBUKUAN PROSEDUR : PENCATATAN TRANSAKSI UMUM (GENERAL)
Halaman : Page 3 of 3 SisDur
: III.5 (Revisi)
Tanggal
: Desember 2002
Penanggung jawab
Uraian Kegiatan
Divisi Accounting
9)
Mencatat dan menerima dokumen-dokumen yang memadai yang berhubungan dengan transaksi bursa maupun operasi perusahaan, di input kedalam system BOFIS sesuai dengan akun-akunnya.
10)
Menerima dokumen-dokumen yang telah diverifikasi oleh pejabat yang berwenang dan di file di dalam general voucher, apabila ada kekurangan dokumen yang dianggap perlu maka dapat dimintakan kemudian.
11)
Mencatat hasil transaksi/ netting (pengakuan tagihan dan/ atau kewajiban akibat transaksi saham melalui PT. IICCBB) dan menginput kedalam system BOFIS.
12)
Mencatat penyelesaian transaksi/ settlement netting (penerimaan tagihan dari Nasabah atau pembayaran kewajiban ke Nasabah) kedalam system BOFIS.
13)
Pembuatan entry dan menginput kedalam system BOFIS semua transaksi yang terjadi setiap hari secara benar dan akurat yang didukung oleh dokumen-dokumen yang memadai setelah diverifikasi oleh pejabat yang berwenang.
14)
Mensettle setiap hari atas penyelesaian transaksi di KPEI maupun ke nasabah melalui system BOFIS.
15)
Memelihara data-data dan dokumen-dokumen yang telah diterima.
16)
Memeriksa akun-akun yang ada di dalam laporan keuangan, bila ditemukan kesalahan maka segera dilakukan adjustment setelah mendapat persetujuan pejabat yang berwenang.
