WATERSCHAPPEN VALLEI & EEM EN VELUWE HUISVESTING
Datum:
15 juni 2011
INHOUDSOPGAVE
Inhoud Inhoudsopgave ....................................................................................................................... 2 Samenvatting/gevraagd besluit .............................................................................................. 3 1. Inleiding ............................................................................................................................ 4 2. Criteria…………. .............................................................................................................. 7 Programma van Eisen ...................................................................................................10 3. Positie van Het Nieuwe Werken .................................................................................... 11 4. Overzicht van de minder realistische opties .................................................................. 13 5. Beschrijving en beoordeling van de twee meest realistische opties.............................. 15 5.1 Beschrijving en beoordeling optie Apeldoorn........................................................... 15 5.2 Beschrijving en beoordeling optie Ede..................................................................... 20 5.3 Werken met satellietlocaties .................................................................................... 24 5.3 Samenvattend beeld beoordeling opties.................................................................. 25 Bijlage 1: Uitwerking financiële aandachtspunten ................................................................ 26 Bijlage 2: Programma van eisen huisvesting nieuwe waterschap ....................................... 27 Programma van Eisen voor satellietlocaties .................................................................. 31 Bijlage 3: Rapport Conclusion rond Het Nieuwe Werken Bijlage 4: Rapport Conclusion rond Organisatiecultuur Bijlage 5: Rapport Nikkels rond verbouw pand Apeldoorn
2
SAMENVATTING/GEVRAAGD BESLUIT In deze rapportage wordt ingegaan op de verschillende stappen die zijn gezet om te komen tot een bestuurlijke beslissing met betrekking tot de toekomstige huisvesting van het nieuwe waterschap. Allereerst is een aantal criteria beschreven om tot een keuze te komen. Ten tweede wordt inzicht gegeven in alle opties die de afgelopen maanden de revue zijn gepasseerd. Uiteindelijk was er bestuurlijk overeenstemming om in te zoomen op twee realistische opties, te weten een pand in Ede en het pand van waterschap Veluwe in Apeldoorn. Deze opties zijn door de Stuurgroep Huisvesting gedetailleerd uitgewerkt. Beide panden zijn goed bekeken op bruikbaarheid, zowel als het gaat om het bereiken van een goede samenwerkingscultuur als de bouwkundig inrichting. In beide panden blijkt het mogelijk om Het Nieuwe Werken te gaan toepassen. Voor Apeldoorn betekent dit wel een grote verbouwing. Beide opties zijn ook financieel gewogen. Zo is onderhandeld met de eigenaar van het pand in Ede (NSI) en is er een ontwerp gemaakt om het pand in Apeldoorn iets te vergroten en om het een nieuw gezicht te geven. Aan het externe bureau Conclusion is gevraagd wat er zou moeten gebeuren om de samenwerkingscultuur in beide panden een goede kans van slagen te geven. Hiervoor heeft dit bureau een aantal aanbevelingen geformuleerd. Deze worden toegelicht in dit rapport. Na lang en zwaar onderhandelen met NSI bleef een gat bestaan van 20% tussen de vraagprijs van het pand in Ede, afgezet tegen de getaxeerde marktwaarde. Daarnaast bleek NSI niet bereid om mee te gaan in een belangrijke conditie van onze waterschappen: het pand in Leusden in portefeuille nemen, zodat we niet met twee lege panden zouden blijven zitten. De vaste lasten daarvan lopen immers door tot het moment van verkoop. Deze lasten bedragen op jaarbasis ruim € 1,3 miljoen. Om tot verkoop in lege staat te kunnen overgaan diende ook een fors bedrag te worden afgeboekt (dit is het verschil tussen de huidige boekwaarden en waarden leeg in onverhuurde staat van pand Apeldoorn en pand Leusden). Naast de genoemde incidentele afboeking is de jaarlijkse structurele last van het pand in Ede € 326.000 hoger dan de last van het verbouwde pand in Apeldoorn; een bedrag dat jaarlijks terugkomt. Op basis van deze grote financiële verschillen hadden beide D&H’s eigenlijk geen keuze. Daarom is door de gezamenlijke D&H’s uiteindelijk een voorgenomen besluit genomen om ons te vestigen in het pand in Apeldoorn. Vastgesteld moet worden dat in dit pand een stevige verbouwing zal moeten plaatsvinden. De verwachting is dat deze verbouwing snel na de zomervakantie kan starten. Met betrekking tot dit voorgenomen besluit is de BOR om een advies gevraagd. Een belangrijke conclusie is dat voor beide opties geldt dat op termijn de ingecalculeerde structurele besparing op gezamenlijke huisvesting van 1,3 miljoen euro daadwerkelijk gerealiseerd wordt. De keuze voor vestiging van het nieuwe waterschap in het Waterschapshuis in Apeldoorn, Steenbokstraat 10 betekent dat: dit pand moet worden verbouwd het pand opnieuw moet worden ingericht er één satellietlocatie moet worden gerealiseerd op de RWZI Amersfoort. 1 Om dit te realiseren is een gezamenlijk krediet benodigd van 6 miljoen . Aan de Algemeen besturen wordt voorgesteld dit bedrag beschikbaar te stellen. 1
De onderbouwing van het bedrag is vertrouwelijk en ligt op de directiesecretariaten voor de AB-leden ter inzage.
3
1. INLEIDING De waterschappen Veluwe en Vallei & Eem staan aan de vooravond van de integratie van beide ambtelijke organisaties. De ambtelijke integratie van beide organisaties zal plaatsvinden per 1 januari 2012. Vanaf die datum zal er sprake zijn van één organisatie die ten behoeve van beide besturen werkzaamheden verricht. Naar verwachting zal per 1 januari 2013 een bestuurlijke fusie plaatsvinden, zodat vanaf die datum gesproken kan worden van het nieuwe waterschap. Al vanaf de zomer van 2009 is nagedacht over de fusie van in eerste instantie de ambtelijke organisatie en in tweede instantie die van het nieuwe, gefuseerde waterschap. Het spreekt voor zich dat het vraagstuk gezamenlijke huisvesting daarin een belangrijke plaats heeft ingenomen. Om tot een afgewogen oordeel te komen van welke mogelijkheden ons ter beschikking staan, is 2 gekozen voor het vormen van een gezamenlijke stuurgroep Huisvesting . Zij diende alle relevante zaken in kaart te brengen. Dit is niet alleen gedaan vanuit het bestuurlijk en maatschappelijk perspectief, maar uiteraard ook vanuit dat van de medewerkers. Zowel bestuurlijk, maatschappelijk als voor medewerkers was het belangrijk een transparant proces te doorlopen om op basis hiervan tot een keuze te kunnen komen. De stuurgroep Huisvesting werd voor de ambelijke voorbereiding bijgestaan door de werkgroep Huisvesting. De stuurgroep Huisvesting heeft het genoegen om hierbij haar eindrapport aan te bieden. In het proces van de stuurgroep is een aantal stappen gezet, die in deze rapportage worden toegelicht. De rapportage is als volgt opgebouwd. Allereerst wordt de wijze waarop de stuurgroep te werk is gegaan toegelicht. Vervolgens wordt ingegaan op de criteria die zijn gehanteerd om tot een keuze te kunnen komen. In dit verband wordt daarnaast ingegaan op een ontwikkeling die gaandeweg het proces belangrijker is geworden: Het Nieuwe Werken (HNW). Dit vraagstuk heeft grote impact op aard en omvang van de te kiezen huisvesting. Daarna wordt ingegaan op de verschillende opties en worden deze ten opzichte van elkaar gewogen. Afgesloten wordt met de uitwerking van twee voorkeursvarianten van de gecombineerde D&H’s. Op basis hiervan hebben de D&Hs besloten tot een keuze voor Apeldoorn. Stappen in de besluitvorming tot nu toe September 2010 In september 2010 hebben de AB’s ingestemd met een procesvoorstel ten aanzien van de huisvesting. Hierin werden drie opties op hoofdlijnen voor de huisvesting benoemd: 1 Aanhouden huidige locaties: beide waterschapskantoren worden aangehouden en de werkorganisatie wordt verdeeld over de twee locaties. 2 Eén van de bestaande waterschapskantoren afstoten, het andere aanhouden als hoofdkantoor. De organisatie wordt grotendeels hierin gehuisvest. Verspreid in het gebied worden op bestaande (satelliet)locaties (bv RWZI’s) werkplekken ingericht. 3 Verhuizen naar één nieuwe locatie: beide waterschapskantoren worden afgestoten/verkocht en op één nieuwe locatie wordt een pand (nieuw, bestaand) ingericht als het nieuwe waterschapshuis. Ook hierbij bestaat de optie om met satellietlocaties te werken.
2
De stuurgroep Huisvesting bestaat uit Roel Boer (heemraad V&E); Victor Doorn (heemraad Veluwe), Paul Spaan (secretaris-directeur Veluwe) en Kees de Graaf (projectleider fusie).
4
Het voorstel over huisvesting zou voorbereid worden langs de volgende stappen, zo is te lezen in het voorstel aan het AB: Bepalen keuzecriteria en het vaststellen van het gewicht van de verschillende criteria voor de afweging. Besluitvorming hierover vindt plaats in de Voorbereidingsgroep; Verder uitwerken van omschreven huisvestingsscenario’s; Huisvestingsscenario’s waarderen aan de hand van de criteria, zodat een onderbouwde volgorde kan worden aangeboden aan beide Algemene Besturen. Februari 2011 Op 16 februari hebben de gezamenlijke D&H’s zich gebogen over de criteria die een rol moeten spelen bij de keuze voor huisvesting. Vervolgens is besloten om een beperkt aantal opties te gaan verkennen. Maart 2011 Op 4 maart zijn de AB’s in een gecombineerde informatieve bijeenkomst voorgelicht over de stand van zaken en is een toelichting gegeven op de criteria. Op 16 maart 2011 hebben de gezamenlijke D&H’s en de BOR een viertal opties fysiek aanschouwd. De conclusie was dat de focus zou moeten komen te liggen op het uitwerken van twee realistische opties, te weten een verbouwing van het bestaande waterschapshuis in Apeldoorn en een pand in Ede. In de gezamenlijke D&H bijeenkomst is tevens aandacht geschonken aan het vraagstuk Het Nieuwe Werken (HNW). Dit in verband met een visievorming op dit begrip, maar tevens om een beeld te krijgen bij het benodigd aantal vierkante meters voor de nieuwe kantooropstelling. April 2011 Op 14 april zijn in een informatieve gezamenlijke AB-bijeenkomst enkele presentaties gehouden over HNW: één richtte zich op visievorming en de ander op een casus bij Waterschap Rivierenland. Op 21 en 27 april hebben beide AB’s afzonderlijk besloten over de criteria met betrekking tot huisvesting. Mei 2011 Gedurende mei 2011 heeft de Voorbereidingsgroep diverse malen gesproken over de huisvesting. Op 9 mei werd door de Voorbereidingsgroep besloten het bureau Conclusion te vragen een nadere studie te doen naar de impact van de keuze voor huisvesting op de organisatiecultuur. Op 27 mei spraken de gezamenlijke D&H’s een collectieve voorkeur uit voor de optie Apeldoorn. De stuurgroep Huisvesting De Voorbereidingsgroep heeft in oktober 2010 op basis van een selectieprocedure opdracht gegeven aan makelaar Hunink & Holtriger om onze waterschappen behulpzaam te zijn bij economische waardebepaling van de huidige panden en het verkennen van concrete mogelijkheden van nieuwe vestigingslocaties. De stuurgroep heeft in opdracht van de Voorbereidingsgroep verder leiding gegeven aan het tot stand brengen van deze rapportage. Vanuit de stuurgroep zijn door beide heemraden gesprekken gevoerd met bestuurlijke gremia van de gemeenten Barneveld, Ede en Apeldoorn. Bij laatstgenoemde gemeenten ging het om een verkenning van mogelijkheden om mee te werken aan vergunningen i.v.m. mogelijke verbouwingen en het meewerken aan het kunnen realiseren van voldoende parkeerplaatsen. Geconstateerd kan worden dat gemeenten graag hun medewerking verlenen. Daarnaast is door de heemraden onderhandeld met de eigenaar van het pand in Ede (Nieuwe Stenen Investments – NSI). Dit om gegevens te verkrijgen om tot een goede vergelijking van opties te komen. Met de projectontwikkelaar van het waterschapspand in Apeldoorn is
5
gesproken over de mogelijkheden tot aanpassing van dit pand, zodat het geschikt is om beide waterschappen als nieuw waterschap te kunnen huisvesten. Met betrekking tot een Programma van Eisen en een advies m.b.t. tot cultuuraspecten van diverse gebouwen inzake Het Nieuwe Werken heeft de stuurgroep gebruik kunnen maken van de diensten van Conclusion. In deze rapportage wordt gerekend met uitkomsten van de diverse gesprekken en rapportages. De gegevens van deze rapportage zijn nog een keer kritisch tegen het licht gehouden door een ambtelijke financiële werkgroep.
6
2. CRITERIA De gezamenlijke D&H’s hebben criteria geformuleerd op basis waarvan de keuze voor de nieuwe huisvesting tot stand moet komen. Deze criteria zijn toegelicht en op 21 en 27 april jongstleden in de beide AB´s vastgesteld. Structurele en incidentele kosten Bestuurs- en organisatiecultuur Bereikbaarheid over de weg Ligging in het gebied Representativiteit Bereikbaarheid met het openbaar vervoer Duurzaamheid Vestigingsklimaat bestuurlijk en personeel Wel of geen nieuwbouw Structurele en incidentele kosten Hiermee worden bedoeld de totale structurele en incidentele kosten die samenhangen met de keuze voor een bepaalde optie. Daarbij is de volgende onderverdeling te maken: Exploitatiekosten van de locatie(s) o Bij locaties in eigendom: rente en afschrijving o Bij huurlocaties: huur o Bij zowel huur als koop: kosten voor beheer, schoonmaak, catering etc. Kosten die samenhangen met benodigde reizen van medewerkers (woon-werkverkeer en uit hoofde van de functie binnen het gebied) Incidentele investeringen in panden o Investeringen om een pand gebruiksklaar te maken. Desinvesteringen in bestaande locaties o Mogelijk tijdelijke leegstand vóór verkoop o Bij verkoop van één of beide huidige hoofdlocaties kan een verschil tussen boekwaarde en verkoopprijs optreden. De uiteindelijke kosten zullen in het resultaat van de bestaande waterschappen of het nieuwe waterschap verantwoord moeten worden. Een belangrijk verschil tussen huur en koop is dat bij koop na afloop van de afschrijvingsperiode een ‘stille reserve’ is ontstaan. Het pand zal na afloop van de afschrijvingsperiode immers nog een waarde vertegenwoordigen. Dat geldt in ieder geval voor de grond. Die ‘stille reserve’ ontstaat niet bij huur.
7
Nieuwe bestuurs- en organisatiecultuur De beide waterschappen hechten er aan een gezamenlijke nieuwe bestuurs- en organisatiecultuur met elkaar op te bouwen. Huisvestingsopties kunnen van invloed zijn op de manier waarop ze de totstandkoming van een nieuwe bestuurs- en organisatiecultuur vergemakkelijken of juist moeilijker maken. Het bureau Conclusion heeft opdracht gekregen om zowel in algemene zin te beschrijven hoe een keuze voor huisvesting uitwerkt op de cultuur, als een beschrijving te geven van die uitwerking in verschillende concrete opties. Hieronder wordt ingegaan op de vraag hoe huisvesting in algemene zin uitwerkt op de cultuur van een fusie-organisatie. Dit is een extract van het rapport impact organisatiecultuur in verband met keuze huisvesting, dat ook integraal als bijlage 4 is opgenomen. Het is onze ervaring dat locatiekeuze zeer bepalend is voor de organisatiecultuur en het mogelijk ontstaan of beteugelen van weerstand onder de medewerkers. Bij deze locatiekeuze spelen de volgende aspecten een belangrijke rol: 1. (medewerkers van) beide organisaties moeten zo gelijkwaardig als mogelijk is een nieuwe start kunnen maken; 2. (medewerkers van) beide organisaties moeten het gevoel hebben in gelijke mate te kunnen profiteren van de kansen die de nieuwe situatie biedt; 3. (medewerkers van) beide organisaties moeten het gevoel hebben in gelijke mate de nadelen te ondervinden die de nieuwe situatie veroorzaakt; 4. (medewerkers van) beide organisaties moeten in gelijke mate afstand kunnen nemen van de oude situatie (in alle facetten van gewoonten, rechten, werkplekinrichting, werkorganisatie etc.); 5. Door het toepassen van Het Nieuwe Werken zal iedereen naar nieuw evenwicht gaan zoeken. Voor iedereen gaan er dus zaken veranderen. Daarmee is dit een extra stimulans voor de verandering naar de gezamenlijke cultuur. Onze ervaringen met bovengenoemde punten zijn de volgende: 1. evenwicht Het is zelden zo dat twee fusiepartijen evenwichtig de fusie doormaken, veelal is toch sprake van een ‘bovenliggende en onderliggende partij’, zeker in de beleving van medewerkers. Boven- en onderliggend kan per punt verschillend worden ervaren; de balans dus ook. Men is vaak zeer gespitst op verschillen en gevoel van oneerlijkheid bij de verdeling van aandacht en keuzes die daaruit voortvloeien. Dit gevoel is lastig te voorkomen maar kan door een goede communicatieplanning wel zo veel mogelijk worden ondervangen c.q. aandacht krijgen. Met andere woorden: als je het te weinig aandacht geeft kan het een groot probleem veroorzaken dat ook niet eenvoudig zal verdwijnen. Het kan dan jaren duren. 2. gelijke kansen Het is belangrijk dat men het gevoel heeft dat iedereen in dezelfde mate kan profiteren van (toekomstige) kansen. Als dat niet zo is leidt dit direct tot scheve gezichten en onvrede. Wij komen bijvoorbeeld in een aantal fusietrajecten situaties tegen waarbij een deel van de medewerkers eerder dan de rest op de nieuwe locatie aan de slag kan gaan. Dit leidt dan veelal tot het claimen van werkplekken, vergroten van de invloed op de werklocatie, het aanpassen van regelingen (zoals werkplekverdeling, clean desk, vergaderlocatie) omdat daarvoor toch nog voldoende ruimte is. Deze gedragsaspecten leiden al snel tot het gevoel van gewoonterecht, dat in een latere fase, wanneer de rest van de medewerkers intrekken, lastig kan worden teruggedraaid.
8
3. pijn eerlijk verdelen Ook bij het ondervinden van de nadelen van de nieuwe locatie moet men het gevoel hebben dat de ‘pijn’ eerlijk wordt verdeeld. Hierbij speelt het mogelijke verschil in reisafstand een rol. Als men gewend was dicht bij huis te werken en men moet nu ineens beduidend meer tijd in woon-werk verkeer investeren en daarbij veelal ook veel ‘regelen’ (zoals wegbrengen en ophalen van kinderen naar school, verlenen van mantelzorg, inzet voor andere activiteiten als geven van sporttraining), dan heeft dat een grote impact. Wanneer deze ‘pijn’ vooral bij 1 van de fusiepartijen speelt, dan leidt dit snel tot onvrede. Gefundeerde, heldere en tijdige argumentatie is dan nodig om uit te leggen waarom besloten is om niet iedereen in dat kader pijn te laten leiden. 4. afstand nemen In gelijke mate afstand nemen van de oude situatie is vooral van belang om de verandering naar de nieuwe cultuur te laten slagen. Wanneer voor een van de partijen relatief weinig verandert (zelfde locatie, naast nieuwe collega’s toch veel vertrouwde gezichten, ongeveer hetzelfde werk) dan zullen zij de verandering ook minder ‘beleven’. Het wordt dan moeilijker deze groep te motiveren om mee te gaan in de beoogde nieuwe cultuur van samenwerking en het nieuwe werken. Impact op de organisatiecultuur Door de fusie van de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe ontstaat een nieuw waterschap. Tegelijkertijd effectueert de organisatie Het Nieuwe Werken. Dit zijn twee aspecten die nauw verbonden zijn met elkaar en een positief versterkende werking kunnen hebben. De nieuwe organisatie moet één gezamenlijke cultuur krijgen, die manager en medewerker ook als zijn/haar cultuur (h)erkent. Daarbij zijn door de waterschappen vijf kernwaarden benoemd: omgevingsgericht, resultaatgericht, samenwerkingsgericht, mensgericht en lerend- & innoverend-gericht. Rond de besluitvoering voor de nieuwe centrale hoofdlocatie spelen zowel bedrijfsmatige als meer culturele aspecten een rol. In dit rapport gaan wij niet in op deze bedrijfsmatige aspecten; we beperken ons tot de culturele aspecten. Cultuur zich niet laat vertalen in digitale waarheden. De verandering naar een gezamenlijk gebouw is voor iedereen een uitgelezen kans het werk en de relaties opnieuw te beschouwen en te definiëren vanuit een volstrekt nieuw perspectief. Bewezen is dat de samenwerking binnen teams bevorderd wordt door ook te investeren in symbolische praktijken zoals een nieuwe huisvesting. Elke echte verandering heeft zijn monument nodig. Het nieuwe gezamenlijke waterschapshuis is een dergelijk monument. De verandering van de omgeving heeft impact op de medewerkers en de cultuur en is daardoor een stimulerende factor voor de verandering naar de gezamenlijke cultuur. Tot slot willen bij benadrukken dat ongeacht voor welke locatie wordt gekozen u nooit alle medewerkers helemaal tevreden zult kunnen stellen. Gedoe komt er toch! Het is daarbij van belang om niet primair te focussen op motivatieprogramma’s, maar juist op het zoveel mogelijk bespreekbaar maken en wegnemen van de factoren die leiden tot ontevredenheid. Niet alles is daarbij te compenseren. Een sterke rol van het management is hiervoor noodzakelijk.
9
Bereikbaarheid over de weg Bij de bereikbaarheid over de weg wordt gekeken naar de bereikbaarheid in reistijd van de huisvestingsoptie ten opzichte van huidige woonplekken van medewerkers, alsmede de gemeenten in het verzorgingsgebied van het nieuwe waterschap. Ligging in het gebied Het nieuwe waterschap krijgt een aanzienlijk beheersgebied. De keuze voor een vestigingsplaats kan geografisch gezien meer in het midden of meer richting de rand van het gebied liggen. Daarbij zien we een centrale ligging als positief. Representativiteit Bij de representativiteit gaat het om de uitstraling van het te kiezen gebouw voor bestuur en organisatie van het nieuwe waterschap. De uitstraling moet aansluiten bij de vastgelegde visie en missie voor het waterschap en manier van werken van de organisatie. Tevens is het van belang om te oordelen of het gebouw op een aantrekkelijke locatie ligt. Bereikbaarheid met het openbaar vervoer Bij de bereikbaarheid met het openbaar vervoer wordt gekeken naar de bereikbaarheid in reistijd van de huisvestingsoptie ten opzichte van belangrijke concentraties van huidige woonplekken van medewerkers, alsmede de gemeenten in het verzorgingsgebied van het nieuwe waterschap. Duurzaamheid Hierbij wordt gekeken naar de duurzaamheid van het materiaalgebruik van het gebouw en naar het energieverbruik en naar de bereikbaarheid met het openbaar vervoer. Vestigingsklimaat bestuurlijk en personeel De verschillende nieuwe en bestaande plaatsen waar het waterschap zich zou kunnen vestigen hebben een uiteenlopend vestigingsklimaat voor medewerkers van het waterschap. De vraag vanuit het perspectief van organisatie is of er voldoende aanbod van personeel is in de directe omgeving. Vanuit medewerkers is de vraag of de betreffende plaats (of de directe omgeving) een aantrekkelijk woongebied is. Wel of geen nieuwbouw Bij de voorlopige huisvesting zal mogelijk tijdelijk gebruik worden gemaakt van beide huidige panden. Voor de definitieve huisvesting wordt ook naar mogelijkheden buiten deze bestaande panden gekeken. De vraag is of daarbij wel of niet naar nieuwbouwmogelijkheden moet worden gezocht.
PROGRAMMA VAN EISEN Naast een score op de bovengenoemde criteria is het van belang dat de toekomstige huisvesting aan allerlei technische eisen voldoet. Te denken valt aan vloeroppervlakte, aantal parkeerplaatsen, type vergaderruimten, eisen op het gebied van energieverbruik etc. Deze eisen zijn uitgewerkt in het Programma van Eisen dat als bijlage 2 bij deze notitie is opgenomen.
10
3. POSITIE VAN HET NIEUWE WERKEN De tekst van dit hoofdstuk is overgenomen uit het eindrapport van Conclusion inzake Het Nieuwe Werken. Voor dit volledige rapport wordt verwezen naar bijlage 3. De fusie van de waterschappen heeft verschillende doelstellingen: verlagen van de (personele) kwetsbaarheid door schaalgrootte waarborgen c.q. vergroten van de kwaliteit van diensten/dienstverlening het verhogen van de efficiency om zo de financiële kwetsbaarheid te verkleinen. De nieuwe organisatie moet één gezamenlijke cultuur hebben. In de nieuwe organisatie zal procesgericht gewerkt gaan worden, gebaseerd op de twee hoofdprocessen van het waterschap. Samenwerken (zowel in- als extern) en kennisdelen zijn onderwerpen die daarbij een belangrijke plaats innemen. Het nieuwe waterschap wil in de toekomst een aantrekkelijk werkgever blijven, waar talent graag wil werken. Het is van belang dat het waterschap in een krimpende arbeidsmarkt voldoende diverse en gekwalificeerde medewerkers kan aantrekken. Een analyse van de personeelsplanning toont aan dat dit belangrijk is.
HET NIEUWE WERKEN Het Nieuwe Werken is een middel om bovengenoemde doelen te kunnen bereiken. Door medewerkers de vrijheid, de verantwoordelijkheid en het vertrouwen te geven om in onderlinge afstemming te bepalen hoe, waar en wanneer zij hun werk doen ervaren zij meer plezier in hun werk. Dit alles met als doel om klanten beter te bedienen en een flexibelere en efficiëntere bedrijfsvoering te bereiken. De als te hoog gepercipieerde werkdruk kan zo ook verlaagd worden. Het gaat niet om vrijblijvendheid maar de mogelijkheid om zelf keuzes te maken om een goede balans te vinden tussen welvaart en welzijn voor zowel de medewerkers als de organisatie. Medewerkers zullen gestuurd gaan worden op output, niet op aanwezigheid. De directie zal een beperkt aantal kaders stellen waarbinnen de medewerkers zelf beslissen hoe ze hun werk doen. Voorbeelden van deze kaders zijn een fysiek minimum voor aanwezigheid op kantoor en het openstellen van de (digitale) agenda voor collega’s. Managers hebben aangegeven zelf het juiste voorbeeld te willen geven. Flexibiliteit gaat twee kanten op. Medewerkers kunnen binnen de gestelde kaders zelf bepalen waar en wanneer ze hun werk doen. Dat betekent dat ze vaker dan vandaag de dag ervoor kunnen kiezen om een deel van hun werk elders te doen. Aan de andere kant betekent dat ook dat als de werkzaamheden het verlangen om op kantoor te zijn die flexibiliteit ook geboden moet worden. De huidige vaste telewerkdagen zullen daardoor in veel gevallen verdwijnen. Het Nieuwe Werken wordt hieronder uitgesplitst in de componenten ‘Behaviour’, ‘Bytes’ en ‘Bricks’. ´Behaviour´ In de gesprekken met diverse stakeholders is gebleken dat Cultuur (houding en gedrag) als het meest belangrijke onderdeel van Het Nieuwe Werken wordt gezien. De vurige wens om de familiecultuur te behouden waarbij collega’s voor elkaar opkomen en echt samenwerken in de nieuwe organisatie. Een van de wensen daarbij is om de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan vergaderen terug te dringen. Het wordt belangrijk gevonden dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie worden belegd. Doordat medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen en open communiceren ontstaat een open en transparante organisatie, zowel naar elkaar als naar buiten. Men is zich ervan bewust dat dat
11
van iedereen de nodige investeringen zal vragen om zover te komen. De werkplek zal veranderen. Het kantoor wordt meer een ontmoetingsplek, om te overleggen, ideeën te delen en elkaar te inspireren. Voor geconcentreerd werken zullen sommige collega’s een werkplek elders kiezen, zoals thuis, onderweg, bij een ketenpartner of een nevenlocatie van het waterschap. Niet omdat het moet, maar omdat het mag en in die gevallen efficiënter is. Ook zullen partners vaker een tijdelijke plek vinden bij het waterschap om samen te werken, zoals nu gebeurt in het project “ruimte voor de rivier”. Dit faciliteert de ambitie om nauwer samen te werken met de ketenpartners. Daardoor zal een diversiteit van werkplekken geboden worden die aansluiten bij de diverse werkvormen. Bijvoorbeeld een plek om rustig te bellen, te concentreren, te vergaderen, te ontmoeten of te inspireren. De activiteit bepaalt welke werkplek je daarvoor kiest. Daardoor worden de vaste werkplekken losgelaten en wordt overgegaan naar een concept van flexibiliteit. Een kantoor waar je graag naartoe gaat omdat het inspirerend is, niet omdat het moet. ´Bytes´ Doordat werk flexibeler wordt is het noodzakelijk dat informatie op een veilige manier ook tijd en plaats onafhankelijk beschikbaar komt. Het op afstand kunnen samenwerken en toegang hebben tot dossiers kan via een moderne infrastructuur, waarbij papierarm werken de norm is. Ook zal ICT een rol spelen in het bereiken van de collega’s. Doordat men elkaar minder vaak ziet zal ICT de signaleringsfunctie overnemen: is die collega nu aanwezig of bereikbaar? En op welke manier? Goede ICT faciliteiten kunnen daar enorm in ondersteunen. Dit hoofdstuk is een aanzet tot de visie voor de nieuwe organisatie en wat Het Nieuwe Werken kan inhouden. De komende tijd zal door gesprekken tussen medewerkers en management voortgeborduurd worden op deze visie. Zo blijft deze dynamisch aangepast worden aan steeds weer nieuwe inzichten. Omdat de omgeving verandert, omdat de organisatie verandert en omdat de mensen die daar werken veranderen. ´Bricks´ Het Nieuwe Werken heeft grote impact op de benodigde werkruimte. Hierop wordt verder ingegaan in bijlage 3 in het rapport Conclusion rond Het Nieuwe Werken.
Geschiktheid panden Apeldoorn en Ede voor Het Nieuwe Werken In ons rapport van 3 mei 2011 rond het programma van eisen en aanzet visie tot Het Nieuwe Werken hebben wij aangegeven dat beide door u voorgedragen panden geschikt zijn. Door de grondige herontwikkeling van het pand in Apeldoorn ontstaat niet alleen meer ruimte, maar ook een omgeving waarbinnen Het Nieuwe Werken goed vorm kan krijgen. Het pand wordt dermate aangepast dat in feite een geheel nieuwe beleving van het kantoor ontstaat. Het belangrijkste verschil tussen beide panden is dat de looplijnen in het pand in Ede -door de bredere vorm van het gebouw- korter zijn. Daardoor zullen spontane ontmoetingen sneller plaats vinden. Dit betekent niet dat in de nieuwe opzet van het pand in Apeldoorn deze ontmoetingen niet zullen plaatsvinden. Dit zal mogelijk in iets mindere mate plaatsvinden. Medewerkers zullen daar dus wat meer moeite voor moeten doen. Dit kan grotendeels opgelost worden door het restaurant een centrale plek in het gebouw te geven.
12
4. OVERZICHT VAN DE MINDER REALISTISCHE OPTIES In het gevolgde proces is breed geïnventariseerd welke opties mogelijk zijn. Daarbij werd gaandeweg duidelijk dat bepaalde opties meer of minder realistisch zijn. Hieronder wordt eerst ingegaan op de opties die om verschillende redenen minder realistisch zijn. Deze worden eerst kort beschreven, vervolgens wordt gemotiveerd waarom de betreffende optie minder realistisch is. 1. Aanhouden beide huidige hoofdlocaties In deze optie worden de kantoormedewerkers van de ambtelijke organisatie op nader te bepalen wijze verdeeld over de twee huidige hoofdlocaties. Behalve een optie voor de eindsituatie kan dit ook een tijdelijke optie zijn terwijl gewerkt wordt aan een definitieve oplossing. Waarom minder realistisch? Deze optie is minder realistisch gezien de hoge kosten en de invloed op het bereiken van een gezamenlijke bestuurs- en organisatiecultuur. De kosten zijn hoog, omdat er op geen enkele manier op de (huidige) exploitatie bespaard kan worden. De kosten nemen zelfs toe, door de toenemende reiskosten. De invloed op de bestuurs- en organisatiecultuur is negatief, omdat de huisvesting in deze optie de huidige afzonderlijke culturen in stand houdt en daarmee het vormen van een nieuwe cultuur zal belemmeren.
2. Huidige pand Leusden + naburige bijhuur of bijhuur elders in het gebied In deze optie wordt het huidige pand in Leusden de hoofdlocatie. Omdat dit pand te klein is om alle kantoormedewerkers te huisvesten, wordt in een pand elders op het bedrijventerrein ruimte bijgehuurd. Hier staan voldoende panden leeg. Ook is bijhuur elders in het gebied mogelijk om het ruimtegebrek op te vangen. Waarom minder realistisch? Leusden ligt decentraal in het beheersgebied en bovendien in de provincie Utrecht. Omdat het overgrote deel van het te fuseren waterschap op het grondgebied van de provincie Gelderland is gesitueerd, is de keuze voor deze optie (hoofdlocatie in Leusden) minder realistisch.
3. Nieuwe locatie: Baron van Nagellstraat 144 Barneveld In deze optie wordt de nieuwe hoofdlocatie van het waterschap een pand op de Baron van Nagellstraat 140 te Barneveld. Dit pand is niet groot genoeg om alle kantoormedewerkers te huisvesten. Een mogelijkheid is bijhuur in een naburig pand, maar meer voor de hand ligt het creëren van twee flexibele werklocaties, een in de regio Apeldoorn en een in de regio Amersfoort. Waarom minder realistisch? Het pand is bezocht door de gezamenlijke D&H’s en wordt niet geschikt geacht als hoofdlocatie voor het nieuwe waterschap. Het heeft een onvoldoende representatieve uitstraling. Dit geldt zowel voor de binnenzijde van het pand als voor de directe omgeving van het pand. Daar komt bij dat het pand te klein is en geen uitbreidingsmogelijkheden heeft. Dit betekent dat er altijd gespreid over meerdere locaties zal moeten worden gewerkt.
13
4.Nieuwe locatie: nog te bouwen pand ‘Columbiz Park’, Barneveld In deze optie wordt de nieuwe hoofdlocatie van het waterschap een nog te bouwen pand op het Columbiz Park te Barneveld. Waarom minder realistisch? Het plegen van nieuwbouw wordt door het bestuur van Waterschap Veluwe minder passend geacht, omdat er een grote leegstand is van kantoorpanden in de regio.
5. Opties Apeldoorn-Zuid In Apeldoorn-Zuid is een drietal panden dat in potentie geschikt zou kunnen zijn. Het gaat om: Het voormalige pand van Yokohama op de hoek van de Lange Amerikaweg Een pand op de Landdrostlaan 51 Het voormalige pand van Gastec op de Wilmersdorf Waarom minder realistisch? Deze panden zijn allen overwogen, maar zij worden om verschillende redenen minder realistisch geacht. Hierbij spelen uitstraling en grootte (beschikbare m2) de belangrijkste rol. Verder bieden deze opties geen duidelijke toegevoegde waarde aan de optie waarbij het huidige pand van Veluwe wordt aangepast.
14
5. BESCHRIJVING EN BEOORDELING VAN DE TWEE MEEST REALISTISCHE OPTIES Van alle afgewogen opties springen twee opties als meest realistisch in het oog: Uitbreiding en verbouwing van het huidige pand van Veluwe (‘optie Apeldoorn’) Aanpassing Bennekomseweg 41, Ede (‘optie Ede’) Zoals reeds aangegeven hebben de D&H’s besloten tot de optie Apeldoorn. Voor de uitwerking van financiële uitgangspunten wordt verwezen naar bijlage 1 3 .
5.1 BESCHRIJVING EN BEOORDELING OPTIE APELDOORN Hieronder zijn impressies opgenomen van de buitenzijde en van de hal van het pand in Apeldoorn na verbouwing, gemaakt door bouwbedrijf Nikkels. Het ontwerp is als bijlage 5 bijgevoegd.
3
Deze vertrouwelijke bijlage is voor de AB-leden ter inzage op de bestuurssecretariaten.
15
Het huidige pand van Veluwe is uiteraard welbekend bij beide waterschappen. Indien voor deze optie wordt gekozen, zal een forse verbouwing en herinrichting van dit pand noodzakelijk zijn. Hiervoor is een drietal belangrijke redenen. Ten eerste is het pand weliswaar niet gedateerd, maar daarmee nog niet klaar voor de toekomst (de vormgeving van Het Nieuwe Werken). Hier is gebouw nu niet voor toegerust. Ten tweede is het met het oog op de nieuwe bestuurs- en organisatiecultuur van belang dat het pand een andere uitstraling krijgt. In dit verband wordt verwezen naar de rapportage organisatiecultuur van Conclusion. Hiermee wordt enigszins tegemoet gekomen aan het beeld dat men niet komt te werken in het ‘oude’ pand van Veluwe. In plaats daarvan gaat men werken in een gebouw met een totaal nieuwe uitstraling. Ten derde is het pand te klein om alle medewerkers (ook in Het Nieuwe Werken) te kunnen huisvesten; daarom is een beperkte uitbreiding van de ruimte noodzakelijk. Structurele en incidentele kosten Apeldoorn De structurele kosten van de keuze voor het pand Apeldoorn bedragen € 1.982.300,De totale incidentele kosten van de keuze voor het pand Apeldoorn bedragen € 5.526.900,Daarnaast is er het risico dat het pand in Leusden niet tegen taxatiewaarde in onverhuurde staat wordt verkocht per 1 januari 2012.
Toelichting incidentele kosten In het kader van vergelijkbaarheid van de opties pand Apeldoorn en pand Ede is niet gerekend met de boekwaarde pand Apeldoorn, maar met de marktwaarde in verhuurde staat. Dat is immers de meest vergelijkbare onderlinge positie. Dit leidt wel tot een incidentele afboeking. Bij de berekening van de incidentele kosten is tevens uitgegaan van het realiseren van de marktwaarde van het pand in Leusden bij verkoop in onverhuurde staat. Ook dit betekent een incidentele afboeking. De totale incidentele afboeking wordt over vijf jaar verspreid. Overigens bestaan de incidentele kosten uit meer dan alleen deze afboeking. Zie hierover verder bijlage 1 ad.4. Nieuwe bestuurs- en organisatiecultuur Het onderstaande kader is direct overgenomen uit de rapportage van Conclusion over de impact op de cultuur van een keuze voor Apeldoorn.
16
1. (medewerkers van) beide organisaties moeten zo gelijkwaardig als mogelijk is een nieuwe start kunnen maken. Wanneer gekozen wordt voor de locatie Apeldoorn dan zal het lastiger zijn om iedereen het gevoel te geven dat ‘we’ een gezamenlijke start naar een nieuwe organisatie en –cultuur maken. Veel medewerkers van Vallei & Eem zullen -naar wij verwachten- het gevoel hebben in te trekken bij het waterschap Veluwe. Daardoor is er minder een gevoel van gelijkwaardigheid. Ondanks de ingrijpende herontwikkeling van het pand in Apeldoorn zal de impact op woon-werkverkeer voor medewerkers in Apeldoorn anders zijn dan die vanuit Leusden komen. 2. (medewerkers van) beide organisaties moeten het gevoel hebben in gelijke mate te kunnen profiteren van de kansen die de nieuwe situatie biedt. De locatie Apeldoorn kan voor alle medewerkers dezelfde kansen bieden, mits deze verbouwde locatie voor allen op hetzelfde moment beschikbaar komt. 3. (medewerkers van) beide organisaties moeten het gevoel hebben in gelijke mate de nadelen te ondervinden die de nieuwe situatie veroorzaakt. Medewerkers van beide organisaties zullen in gelijke mate ervaren dat de werkomgeving en manier van werken verandert. Immers, iedereen zal afstand doen van de oude vertrouwde eigen werkplek en in een nieuwe omgeving terecht komen met deels andere collega’s en een andere manier van werken. Op het gebied van reizen ligt wel een verschil tussen beide groepen. Voor de medewerkers van het waterschap Veluwe verandert op dat gebied niet zo veel qua woon-werkverkeer. Wel worden zij geconfronteerd met een groter verzorgingsgebied, waardoor zij waarschijnlijk meer reiskilometers gaan maken. Voor medewerkers van waterschap Vallei & Eem is de situatie anders. Een aantal zal worden geconfronteerd met langere reistijden voor woon-werk verkeer, waarbij medewerkers ook meer moeten gaan regelen. Zij zullen daardoor het gevoel krijgen een veel groter ‘offer’ te moeten brengen t.b.v. de fusie dan hun collega’s van waterschap Veluwe. Door de inrichting van een satellietlocatie in Amersfoort wordt de impact van het woon-werk verkeer voor deze personen deels opgevangen. De verwachting is wel dat bij keuze voor Apeldoorn het verloop onder de medewerkers van het huidige Vallei & Eem groter zal zijn dan die van Veluwe. 4. (medewerkers van) beide organisaties moeten in gelijke mate afstand kunnen nemen van de oude situatie (in alle facetten van gewoonten, rechten, werkplekinrichting, werkorganisatie etc.). Voor alle medewerkers betekent de fusie een verandering: nieuwe gebouwinrichting, procesgericht werken, nieuwe collega’s, mogelijk een andere leidinggevende, vergroting van het verzorgingsgebied en flexibilisering van werktijd- en plaats. Voor medewerkers van waterschap Veluwe zal bij keuze voor Apeldoorn de plek waar de hoofdlocatie zich bevindt niet wijzigen. Zij zullen makkelijker in hun oude gewoonte blijven zitten om (nagenoeg) altijd naar kantoor te komen. Om dit gedrag te veranderen zal daardoor meer aandacht aan deze groep van medewerkers gegeven moeten worden.
17
Bij de keuze voor locatie Apeldoorn zal extra aandacht nodig zijn voor: a) het gevoel juist gezamenlijk een nieuwe start te maken; b) het wegnemen van negatieve gevoelens bij medewerkers van waterschap Vallei & Eem; c) het stimuleren van medewerkers van waterschap Veluwe naar de gewenste nieuwe cultuur. Ad a De locatie in Apeldoorn zal eerst grondig worden verbouwd alvorens plaats te kunnen bieden aan de nieuwe organisatie. Twee aspecten kunnen het gevoel van gezamenlijk en gelijkwaardig een nieuwe start te maken bevorderen: 1. De verbouwing moet zo veel mogelijk vernieuwend zijn en ‘weinig heel laten’ van de oude werksituatie. Bij terugkeer zal het dan ook voor medewerkers van waterschap Veluwe aanvoelen als een nieuwe werkomgeving. De impressies van de architect geven goed invulling aan dat beeld. 2. Tijdens de verbouwing moeten medewerkers van waterschap Veluwe elders worden gehuisvest. De terugkeer naar het herontwikkelde waterschapshuis moet dan gelijktijdig plaatsvinden met de verhuizing van de medewerkers van waterschap Vallei & Eem. Daardoor betrekken alle medewerkers gelijktijdig de nieuwe locatie. Het stapsgewijs in delen uithuizen en weer inhuizen verdient in dat kader niet de aanbeveling. Door de tijd die de verbouwing in beslag neemt is dus in ieder geval sprake van tijdelijke huisvesting. Het invullen van een tijdelijke gezamenlijke huisvesting in één gebouw geeft een sterke impuls aan het fusieproces en versterkt het gevoel van het ‘samen op reis gaan’ naar de nieuwe gezamenlijke toekomst. Het is raadzaam om bij de tijdelijke huisvesting te kiezen voor een locatie waarbij de ‘pijn’ voor medewerkers van beide waterschappen vergelijkbaar is. Wij adviseren om bij de in gebruik name van deze tijdelijke huisvesting ook meteen Het Nieuwe werken in de praktijk toe te gaan passen. Ad b Medewerkers van waterschap Vallei & Eem kunnen het gevoel krijgen dat ze een groter offer moeten brengen dan hun collega’s uit Apeldoorn door de toegenomen reistijd en de daarmee samenhangende noodzaak om bepaalde zaken te regelen, zoals langere opvang van kinderen. De flexibiliteit die Het Nieuwe Werken daarin biedt zal dat niet volledig kunnen oplossen. Dit punt moet extra aandacht krijgen. Enerzijds door het als relevant punt te erkennen en aandacht te geven (inventariseren van de ondervonden nadelen) en anderzijds door hiervoor enige vorm van compensatie te bieden. Gedacht kan worden aan: om tijdelijk de extra reistijd (deels) als werktijd te beschouwen; of om tijdelijk extra reistijd (deels) financieel te compenseren; meer speelruimte te bieden in het kader van Het Nieuwe Werken (door bijvoorbeeld eerder faciliteiten te verstrekken, zoals bij de tijdelijke huisvesting de satelliet operationeel te hebben en medewerkers vanuit Leusden als eerste te voorzien van –meer- telewerkfaciliteiten). Ad c Mensen veranderen van nature nauwelijks vanzelf. Daarvoor zijn prikkels nodig. In het kader van de nieuwe huisvesting vorm een gewijzigde locatie een van die prikkels die laten zien dat dingen veranderen. Voor de huidige medewerkers van waterschap Veluwe zal bij de keuze voor Apeldoorn deze specifieke prikkel veelal ontbreken. Doordat de meeste medewerkers werkplekken delen zal hun gedrag moeten wijzigen om na te denken of men die dag wel naar kantoor moet of wil gaan. Het doorbreken van het aanwezige patroon om naar de locatie Apeldoorn te gaan zal met extra aandacht doorbroken moeten worden. Dit kan gedaan worden door tijdens het mentale proces specifiek aandacht te besteden aan de actieve keuze die je maakt om naar kantoor te gaan.
18
Bereikbaarheid over de weg Vanaf Amersfoort is de reisafstand als volgt: o Route via A-1/A-50. Reistijd ongeveer 45 minuten. o Route via A1/N-344. Reistijd ongeveer 45 minuten. Vanaf de afslag Apeldoorn-Noord op de A-50 is het ongeveer drie minuten rijden naar het pand. De gemiddelde autoreistijd woon-werk van (huidige) medewerkers V&E naar het pand in Apeldoorn bedraagt 43 minuten. De gemiddeld autoreistijd woon-werk van (huidige) medewerkers van Veluwe naar het pand in Apeldoorn bedraagt 24 minuten. Parkeergelegenheid Bij het pand in Apeldoorn zijn momenteel 120 parkeerplaatsen. Dit betekent dat er 80 nieuwe plaatsen moeten worden gecreëerd. Er is voldoende ruimte op het perceel om deze plaatsen te realiseren. Ook hieraan wil de gemeente graag meewerken. Ligging in het gebied
Apeldoorn ligt aan de oostkant van het beheersgebied van het nieuwe waterschap dat bij de fusie zal ontstaan. Derhalve is geen sprake van centrale ligging. Representativiteit Het gebouw zal na de verbouwing een representatieve uitstraling hebben. Bereikbaarheid met het openbaar vervoer De reistijd vanaf Amersfoort CS naar Apeldoorn CS is als volgt: Viermaal per uur een trein met een treinreistijd van 25 minuten Vanaf station Apeldoorn CS gaat vier keer per uur een bus. De reistijd met de bus is 15 minuten, waarna er nog drie minuten gelopen moet worden. Duurzaamheid Het pand heeft energielabel A. Vestigingsklimaat bestuurlijk en personeel Apeldoorn kent een goed vestigingsklimaat.
19
Wel of geen nieuwbouw Er is in deze optie geen sprake van nieuwbouw, wel van verbouw.
5.2 BESCHRIJVING EN BEOORDELING OPTIE EDE
Het pand in Ede aan de Bennekomseweg 41 is inmiddels 10 jaar oud en was tot eind 2010 in gebruik door het ministerie van LNV. Het pand is eigendom van NSI. Het is volledig ingericht conform het concept Het Nieuwe Werken. Dit betekent dat het pand installatietechnisch en qua inrichting voldoet aan de eisen van Het Nieuwe Werken. Dat neemt niet weg dat aan dit pand een beperkt aantal aanpassingen nodig is om als hoofdlocatie voor het nieuwe waterschap te kunnen functioneren.
HUUR OF KOOP PAND EDE Met betrekking tot het pand in Ede zijn er twee opties: huur of koop. De huidige eigenaar heeft aangegeven dat beide opties openstaan. Het financiële verschil tussen deze opties in het voordeel van koop is aanzienlijk. Dit heeft verschillende oorzaken. Ten eerste moeten de investeringen in het pand in het geval van huur gedurende de huurperiode worden afgeschreven. De huurperiode bedraagt tien jaar. Bij koop van het pand worden deze investeringen gedurende langere periode afgeschreven. Ten tweede is de huur hoger dan de kapitaallasten bij koop. Financieel heeft huur dus een nadeel ten opzichte van koop. Daar staat een grotere flexibiliteit van huur tegenover.
Structurele en incidentele kosten Hieronder zijn de structurele en incidentele kosten voor het pand in Ede opgenomen; eerst de kosten in geval van koop daarna de kosten in geval van huur.
20
Structurele en incidentele kosten bij koop Ede op basis van vraagprijs NSI en inclusief 8% kosten koper De structurele kosten bij koop van het pand Ede bedragen € 2.308.500,De totale incidentele kosten bij koop van het pand Apeldoorn bedragen € 7.162.000,Daarnaast is er het risico dat de panden in Leusden en/of Apeldoorn niet tegen taxatiewaarde in onverhuurde staat wordt verkocht per 1 januari 2012.
Toelichting incidentele kosten Indien het gebouw in Ede gekozen wordt, dienen de beide huidige panden van de twee waterschappen verkocht te worden. Er is vanuit gegaan dat deze berekend worden tegen de marktwaarde in onverhuurde staat. Dit leidt tot een incidentele afboeking, aangezien voor beide panden de marktwaarde in onverhuurde staat lager is dan de boekwaarde. Deze incidentele afboeking wordt over vijf jaar verspreid. Zie verder bijlage 1 ad. 4. Overigens bestaan de incidentele kosten uit meer dan alleen deze afboeking. Structurele en incidentele kosten bij huur Ede op basis van vraagprijs huidige eigenaar De structurele kosten bij huur van het pand Ede bedragen € 2.655.600,-. De verhuurder is bereid gedurende enige tijd een korting op de huur te geven. De huur is een belangrijk onderdeel van de structurele kosten. Die zullen dus gedurende die periode lager zijn. De totale incidentele kosten bij koop van het pand Apeldoorn bedragen € 7.162.000,-
21
Nieuwe bestuurs- en organisatiecultuur Het onderstaande kader is direct overgenomen uit de rapportage van Conclusion over de impact op de cultuur van een keuze voor Ede. 1. (medewerkers van) beide organisaties moeten zo gelijkwaardig als mogelijk is een nieuwe start kunnen maken. Wanneer gekozen wordt voor de locatie Ede is het relatief eenvoudig om een gezamenlijke start naar een nieuwe organisatie en –cultuur maken. Het is voor alle medewerkers immers ‘nieuw’. Het gevoel van het samen starten met twee gelijkwaardige partijen kan hier goed vorm krijgen. 2. (medewerkers van) beide organisaties moeten het gevoel hebben in gelijke mate te kunnen profiteren van de kansen die de nieuwe situatie biedt. Ook de locatie Ede kan voor alle medewerkers dezelfde kansen bieden, mits deze locatie voor allen op hetzelfde moment beschikbaar komt. 3. (medewerkers van) beide organisaties moeten het gevoel hebben in gelijke mate de nadelen te ondervinden die de nieuwe situatie veroorzaakt. Indien voor locatie Ede wordt gekozen betekent dit voor beide fusiepartners een belangrijke verandering, waarvan beide partijen ook nadelen zullen ervaren, voornamelijk t.a.v. het woon-werk verkeer. Doordat deze nadelen door allen, in meer of mindere mate worden gevoeld, wordt de pijn ook eerlijker verdeeld en is het niet zo dat de keuze voor deze locatie een van beide partijen bevoordeelt. Neveneffect is dat het verloop onder de meer kantoorgebonden functies zal gaan toenemen doordat medewerkers niet zoveel willen reizen. 4. (medewerkers van) beide organisaties moeten in gelijke mate afstand kunnen nemen van de oude situatie (in alle facetten van gewoonten, rechten, werkplekinrichting, werkorganisatie etc.). Ten aanzien van het afstand nemen van de oude situatie maakt de keuze voor de locatie Ede het voor allen even nieuw. Het is onze ervaring dat juist een voor allen nieuwe locatie sterk bevorderend werkt op het streven naar een gezamenlijke nieuwe manier van werken en bijbehorende cultuur van samenwerken. Bij de keuze voor locatie Ede zal extra aandacht nodig zijn voor het feit dat iedereen zal moeten gaan reizen. Aan de ene kant vormt dat een impuls in het nadenken over de noodzaak van reizen. “Is het vandaag wel nodig om naar Ede te gaan? Kan ik dat niet anders doen?” Aan de andere kant betekent dat ook dat juist extra goede afspraken gemaakt moeten worden voor bijvoorbeeld fysieke aanwezigheid. Door het combineren van werk met privé is de kans groter dat aan het begin en einde van de dag veel minder mensen op kantoor aanwezig zijn. Daar waar fysieke aanwezigheid van een deel van de medewerkers noodzakelijk is (bijvoorbeeld secretariaten, huismeesters en receptie) kan dit gaan knellen. Hier moet actief gekeken worden naar oplossingen, bijvoorbeeld door meer spreiding in werktijden voor deze functies op kantoor. Deze zullen met deze personen gezamenlijk gemaakt moeten worden. Bereikbaarheid over de weg De reisafstand vanaf belangrijke centrumplaatsen in het beheersgebied is als volgt: Vanuit Apeldoorn twee routes
22
o A-50/ A-12 (38 minuten) o N304 (46 min) Vanuit Amersfoort A-28/A-1/A-30/A-12 (35 min) Vanaf de afslag Ede op de A12 is het ongeveer drie minuten rijden naar het pand. De gemiddelde autoreistijd woon-werk van (huidige) medewerkers V&E naar het pand in Ede zal 34 minuten bedragen. De gemiddeld autoreistijd woon-werk van (huidige) medewerkers van Veluwe naar het pand in Ede zal 43 minuten bedragen. Parkeergelegenheid De verhuurder biedt 138 parkeerplaatsen aan (inclusief een aantal gedoogplekken). Dit is minder dan het aantal van 200 dat in het Programma van Eisen is opgenomen. De gemeente is bereid om aan een uitbreiding mee te werken, zij het dat de vraag vanuit de eigenaar van het pand moet komen. Er is nog geen toezegging dat de benodigde parkeerplaatsen daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Ligging in het gebied
Ede ligt aan de zuidkant van het beheersgebied van het nieuwe waterschap dat bij de fusie zal ontstaan. Derhalve is geen sprake van centrale ligging. Representativiteit Het pand heeft een representatieve uitstraling en dit geldt ook voor de directe omgeving van het pand. Die omgeving heeft een landelijk karakter. Bereikbaarheid met het openbaar vervoer De reistijd vanaf belangrijke centrumplaatsen in het beheersgebied is als volgt: Van station Amersfoort CS naar station Ede-Wageningen: 37 minuten. Deze trein gaat tweemaal per uur. Van station Apeldoorn CS naar station Ede-Wageningen: o Tweemaal per uur een trein, met twee overstappen; totale reistijd 1 uur en 7 minuten (via Zutphen) o Tweemaal per uur een trein, met één overstap; totale treinreistijd 1 uur en 17 minuten (via Utrecht)
23
Tweemaal per uur een trein, met één overstap; totale treinreistijd 1 uur en 21 minuten (via Amersfoort) o Eenmaal (op bepaalde momenten per dag tweemaal) per uur een bus, zonder overstap, totale busreistijd 1 uur en 7 minuten Het pand in Ede kent een reistijd met het openbaar vervoer van ongeveer tien minuten vanaf station Ede-Wageningen; bestaande uit vijf minuten met de bus (die enkele keren per uur gaat) en vijf minuten lopen. Het stuk kan ook vanaf het station gelopen worden; dit is ongeveer een kwartier lopen (1,3 kilometer). o
Duurzaamheid Het pand heeft energielabel A. Vestigingsklimaat bestuurlijk en personeel Ede kent een goed vestigingsklimaat. Wel of geen nieuwbouw Er is in deze optie geen sprake van nieuwbouw, wel zal een beperkt aantal aanpassingen noodzakelijk zijn om het gebouw een eigen uitstraling te geven.
5.3 WERKEN MET SATELLIETLOCATIES Er wordt in beide bovenstaande opties gewerkt met satellieten. Deze dragen bij aan hogere efficiency, minder reistijd en een bredere acceptatie bij medewerkers 4 . De satellietlocaties zijn kleine, flexibele werklocaties. Bij een keuze voor hoofdlocatie Apeldoorn komt er een satelliet in Amersfoort. Bij een keuze voor Ede komen er satellieten in Amersfoort en Apeldoorn. De satellieten bieden geen volwaardig alternatief voor het werken op de hoofdlocatie, maar zijn bedoeld als tijdelijke werk- en vergaderplek voor als dat logistiek goed uitkomt. Per satelliet zijn er tien werkplekken. De satellieten worden gesitueerd op de zuiveringen. Vanwege het geringe aantal werkplekken en het voor een deel delen van de voorzieningen die al aanwezig zijn op de zuiveringen zijn de kosten van de satellietlocaties beperkt.
4
Bron: rapportage Conclusion m.b.t. organisatiecultuur
24
5.3 SAMENVATTEND BEELD BEOORDELING OPTIES OPTIE
Bennekomseweg 41, Ede Huur
Steenbokstraat 10, Apeldoorn
Koop
Totale incidentele kosten 7.162.000
7.162.000
5.526.900
2.655.600
2.308.500
1.982.300
Structurele kosten totaal
Bestuurs- en organisatiecultuur Bereikbaarheid over de weg
Parkeren
Ligging in het gebied Representativiteit Bereikbaarheid met het openbaar vervoer Duurzaamheid Vestigingsklimaat Wel of geen nieuwbouw
Verschil
Zie rapportage Conclusion
Zie rapportage Conclusion
Vanuit Apeldoorn twee routes: A-50/ A-12 (38 min.) N304 (46 min.) Vanuit Amersfoort A-28/A-1/A-30/A12 (35 min.) Vanaf de afslag Ede op de A12 is het ongeveer drie minuten rijden.
Vanaf Amersfoort: Route via A-1/A-50. Reistijd ong. 45 min. Route via A1/N-344. Reistijd ong. 45 min. Vanaf de afslag ApeldoornNoord op de A-50 is het ongeveer drie minuten rijden. Er zijn 120 plekken; er moeten er 80 worden gerealiseerd. Dit is mogelijk op het bestaande terrein.
138 van de benodigde 200 plekken aanwezig (inclusief gedoogplekken); gemeente is bereid mee te werken aan realisatie overige plekken; echter nog geen zekerheid Geen centrale ligging Representatieve uitstraling Vanaf Amersfoort CS ongeveer 50 minuten; vanuit Apeldoorn CS ongeveer 1 uur en 15 minuten Energielabel A Goed Geen nieuwbouw; wel aanpassingen
Apeldoorn is incidenteel 1.635.100 goedkoper dan Ede Apeldoorn is structureel 673.200 goedkoper dan huur van Ede en 326.200 goedkoper dan koop van Ede
Geen centrale ligging Representatieve uitstraling na geplande verbouwing Vanuit Amersfoort CS ongeveer 45 minuten Energielabel A Goed Geen nieuwbouw; wel aanpassingen
25
BIJLAGE 1: UITWERKING FINANCIËLE AANDACHTSPUNTEN Deze bijlage is vertrouwelijk en is op de bestuurssecretariaten ter inzage voor de AB-leden.
26
BIJLAGE 2: PROGRAMMA VAN EISEN HUISVESTING NIEUWE WATERSCHAP BENODIGDE AANTAL WERKPLEKKEN 5 Uitgaande dat de piekmomenten qua aanwezigheid op de diverse afdelingen wordt opgevangen door gebruik te maken van beschikbare werkplekken elders in het gebouw is bij toepassing van Het Nieuwe Werken een minimale behoefte aan 251 werkplekken. Hierbij is rekening gehouden met het faciliteren van een aantal werkplekken voor externen.
BENODIGDE VLOEROPPERVLAK 6 Ten behoeve van het waterschap wordt gebruik gemaakt van de ervarings bandbreedte tussen de 18 – 20 m2 verhuurbaar vloer oppervlakte (VVO) per werkplek. Dit komt overeen met de benchmark met vergelijkbare organisaties. Hieruit volgt een totaal benodigde huisvestingsoppervlakte tussen de 4.518 – 5.020 m2 VVO. Definitie VVO De Verhuurbare Vloeroppervlakte van een gebouw is in het spraakgebruik de VVO, dit is dus iets anders dan de term Verkoopoppervlakte, ook VVO, die men binnen de retail gebruikt. De verkoopoppervlakte is het nuttig (bruikbare) vloeroppervlak voor winkels inclusief de etalages. De VVO van een ruimte of een groep ruimten is de oppervlakte, gemeten op vloerniveau, tussen de opgaande scheidingsconstructies, die de desbetreffende ruimte of groep van binnenruimten omhullen. Waar gelijke gebouwfuncties aan elkaar grenzen, wordt gemeten tot het hart van de betreffende scheidingsconstructie. Ter plaatse van raamopeningen wordt gemeten tot aan de binnenzijde van het glas op 1,5 m boven de vloer en ter breedte van deze raamopeningen. Bij de bepalingen van de VVO wordt niet meegerekend: Een ruimte die dient voor het onderbrengen of bedienen van gebouwinstallaties; Een trappenhuis, met inachtneming van de een-op-eenregel; Een voorziening voor verticaal verkeer, trapgat of liftschacht; Toegangssluizen naar Trappenhuizen indien de sluis uitsluitend toegang biedt tot het trappenhuis; Een schalmgat of vide, indien de oppervlakte daarvan groter is dan of gelijk is aan 4,0 m2; Een ruimte die dient voor het parkeren van motorvoertuigen; De oppervlakte van delen van vloeren waarboven de netto hoogte kleiner is dan 1,5 m; Een vrijstaande bouwconstructie en een leidingschacht indien de horizontale doorsnede daarvan - bij schuine kolommen inclusief het gedeelte van de ruimte dooaronder dat lager is dan 1,5 m - groter is dan of gelijk is aan 0,5 m2; Een dragende binnenwand; Een ruimte voor horizontaal verkeer indien deze uitsluitend dient voor het bereiken van een installatieruimte of een nooduitgang, met inachtneming van de een-op-eenregel.
5 6
Bron: eindrapportage Conclusion, 3 mei 2011 Bron: eindrapportage Conclusion, 3 mei 2011
27
Eisen aan het gebouw De uitstraling van het gebouw omschrijven we als representatief. Dit betekent, in vergelijking met andere panden, een uitstraling die het midden houdt tussen sober en luxe. De eisen aan het gebouw zijn hieronder verder uitgewerkt in de volgende categorieën: 1. Kantooromgeving 2. Vergaderomgeving 3. Technische omgeving 4. Facilitaire omgeving 5. ICT-omgeving 1. Kantooromgeving 7 We gaan voor de berekeningen van de omvang van de kantooromgeving uit van het concept van Het Nieuwe Werken, hoewel niet alle medewerkers deze manier van werken zullen gaan volgen. In dit concept worden verschillende zogenoemde ‘vlekken’ gecreëerd; dit zijn plaatsen in het gebouw waar medewerkers van bepaalde afdelingen een werkplek vinden. Een beperkt aantal bestuurders en medewerkers zal vanuit vaste werkplekken opereren. Dit zijn in ieder geval: 2 kamers t.b.v. dijkgraaf en heemraden 5 kamers t.b.v. management (directie; hoofdproceseigenaren) 2. Vergaderomgeving Er zal een aantal vergaderzalen moeten worden gecreëerd, in ieder geval: een tiental vergaderzalen t.b.v overleg en afstemming Van 6 tot 25 personen (ook te gebruiken als fractiekamers). een vergaderzaal t.b.v het Algemeen Bestuur/inclusief openbare tribune (eventueel op te delen in verschillende vergaderruimten) 3. Technische omgeving Uit de onderstaande eisen spreekt het belang dat de waterschappen aan duurzaamheid hechten. We begrijpen dat bestaande gebouwen niet altijd aan onderstaande eisen kunnen voldoen. In dat geval horen we graag in hoeverre een gebouw aan de onderstaande eisen voldoet of kan gaan voldoen. Gebouw Elektra
Duurzame bouwmaterialen Dak; mos-sedum. Kan ook op vijver lozen. Zonnecollectoren en/of groene energie van zuiveringsinstallaties Verlichting /daglicht afhankelijk voor wat betreft de sterkte Sensoren /bewegingsmelders in kantoren /toiletten/gangen Noodaggregaat/ noodstroom
7
Een mogelijkheid die bekeken wordt is het waterschap bij de start vanuit de huidige hoofdlocaties te laten werken (per 1-1-2012). Op een later moment wordt dan overgestapt naar een nieuwe of vernieuwde locatie waarin het concept van Het Nieuwe Werken is geïntegreerd.
28
Verwarming/koeling Verwarming/koeling middels koude warmte opslag grondwater Verwarmen m.b.v. biogas ( zie waterschap Veluwe) Overig
4.
Spoelen van de toiletten met grijs (hemel)water Natuurlijke ventilatie zo veel als mogelijk Ventilatie vergaderzalen m.b.v. warmte pomp en klokschakeling Automatische zonwering ( handbediening mogelijk) Ramen te openen Sprinklerinstallatie Omroepinstallatie in het kader van ontruiming
Facilitaire omgeving bedrijfsrestaurant ( circa 400 m2) koffiecorners archieven t.b.v. statisch archief ( circa 1.400 m1 per waterschap) archieven semi-statisch circa 224 m1 middels” Paternoster” kast archief ruimte t.b.v. het “oud” archief ( o.a. oorspronkelijk kaarten en akten uit voorbije tijd; kan eventueel ook elders) magazijn ruimten (circa 8) t.b.v. voorraad/ briefpapier , enveloppen/ personeelsvereniging/ehbo/planvorming/leggerbeheer/communicatie/ monsternemers/catering goederen losplaats/ingang goederen- en personenlift personeelsingang repro en postkamer voorraad t.b.v. schoonmaakmaterialen: op iedere etage een ruimte ruimte t.b.v. afval /papier/karton/huisvuil: gesitueerd aan zij- of achterkant van het gebouw toiletruimten: per 25 medewerkers 2 toilettengroepen bestaande uit 1 herentoilet (2 toiletpotten en 1 urinoir) en 1 damestoilet (2 toiletpotten) douche- en kleedruimten (4) invalide toilet/ invalide –ingang: gesitueerd bij hoofdingang fietsenstalling t.b.v. 100 fietsen Parkeerplaatsen voor personeel en bezoekers: 200 plaatsen voor personeel; 25 plaatsen voor bezoekers
5. ICT-omgeving Voor wat betreft de ICT-omgeving worden eisen gesteld op de volgende vlakken: 1. Centrale computerruimte 2. Hoofdbekabeling 3. Externe ontsluiting hoofdlocatie glas infrastructuur 4. Noodstroom 5. Gangprinters 6. Opslag- en testruimte voor ICT-middelen
29
1. Centrale computerruimte De nieuwe hoofdlocatie dient de beschikking te hebben over een geconditioneerde ruimte; Centrale computerruimte bij voorkeur gelegen op tenminste de 2de etage van het pand; zeker niet de begane grond. Ook niet de bovenste verdieping Geschikt voor 8 patchkasten en 10 serverkasten (19 inch), minimaal 60 vierkante meter. Verhoogde computervloer met een vrije ruimte van minimaal 300 mm onder deze vloer, indien de ruimte een zogenaamde downflow airco heeft Voldoende brandwerend, normen Bouwbesluit Voldoende waterdicht en rookdicht, specifiek bij de kabel- en leidingdoorvoeren Adequate stroomvoorziening voor deze ruimte, onder andere minimaal 2 stuks distributiegroepen 230V/32A per serverkast Adequate airco, met andere woorden een koelvermogen afgestemd op de warmtelast en mogelijkheid om temperatuur en luchtvochtigheid te monitoren. Grote voorkeur voor downflow airco. Verbindingsmogelijkheid tussen Isra-punt (telefonie) en centrale computerruimte. Bij voorkeur Isra-punt in de centrale computerruimte. Adequate (noodstroom)verlichting Blusbeveiliging, bij voorkeur ruimteblussing. Blusinstallatie dient computersysteem sparend te zijn Toegangscontrole Aansluiting op BrandMeldCentrale Bij voorkeur geen centrale computerruimte met grote raampartij op het zuiden (mvo) 2. Hoofdbekabeling De hoofdbekabeling in het gebouw is minimaal Cat 5e, bij voorkeur Cat6 Gemiddeld 3 outlets (patchpunten netwerkbekabeling) per werkplek voor thin clients, pc’s en laptops. Uitgangspunt voor het netwerk is hoge beschikbaarheid en snelheid; Daarom een bedraad netwerk aangevuld met een draadloos netwerk. Gemiddeld 4 wall outlets voor stroomvoorziening per werkplek 3. Externe ontsluiting hoofdlocatie glas infrastructuur Locatie kan of is aangesloten worden op een glas infrastructuur zodat het hoofdkantoor verbonden kan worden met internet en satellietlocaties, RWZI’s en gemalen. 4. Noodstroom Locatie heeft een noodstroomvoorziening voor ten minste de centrale computerruimte, een calamiteitenruimte en eventuele andere ruimtes voor patchkasten (zogenaamde Second Equipment Rooms) 5. Gangprinters De locatie heeft op iedere verdieping voldoende ruimte voor gangprinters 6. Opslag- en testruimte voor ict-middelen De locatie heeft de beschikking over een opslagruimte voor ict-middelen en testruimte, minimaal 20 vierkante meter.
30
PROGRAMMA VAN EISEN VOOR SATELLIETLOCATIES Er wordt gekozen voor een of twee satellietlocaties op de zuiveringen: o Bij Apeldoorn als hoofdlocatie één satellietlocatie op de zuivering Amersfoort. Daar komen in dat geval tien werkplekken. o Bij Ede als hoofdlocatie twee satellietlocaties op de zuiveringen van Amersfoort en Apeldoorn. Op beide locaties komen tien werkplekken. Momenteel wordt nog bekeken of de werk- en vergaderplekken te realiseren zijn binnen de bestaande gebouwen op de genoemde zuiveringen. Het geheel dient een sobere uitstraling te hebben. Het is niet de bedoeling dat de satellieten als volwaardig alternatief voor werken op de hoofdlocatie gezien gaan worden.
FUNCTIONALITEITEN VAN EEN SATELLIETLOCATIE
Koffiecorner Frisdrank en snoepautomaat In principe paperless office, prints kunnen alleen op hoofdlocatie worden gemaakt Goede vergaderfaciliteit, beamer, scherm etc. (geen calamiteitenkamer, dus geen noodstroom) Kleine magazijnruimte Parkeerplaatsen(voldoende aanwezig op de zuiveringen) Fietsenrek
31
