Wat is uw plek in het jaargesprek?

Wat is uw plek in het jaargesprek?

Laat uzelf en het UMCG groeien Medewerkers geven UMCG ruime 7 In medewerkersonderzoeken scoort het UMCG al jarenlang een ruime 7 als werkgever. Medewerkers vinden hun werk zinvol en afwisselend en willen graag in het UMCG blijven werken. Daarnaast zien medewerkers allerlei verbetermogelijkheden. Een goed teken. Kijk zelf wat er beter kan, en hoe u daar aan kunt bijdragen. U blijft daardoor ook zelf groeien. Het jaargesprek is dé plek om daarover afspraken te maken.

In het UMCG draait het om mensen. Om patiënten, onderzoekers, studenten en zeker ook om u als medewerker. Elke medewerker telt, want alleen de optelsom van alle individuele prestaties maakt dat we onze ambities als UMCG kunnen realiseren. We werken resultaatgericht om de kerntaken patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs & opleiding optimaal te vervullen. Bij het jaargesprek is een belangrijke vraag dan ook: wat is uw bijdrage aan die kerntaken? De ontwikkelingen in de medische wereld gaan snel en die moeten we bijhouden. Sterker nog, als universitair medisch centrum willen we voorop lopen. Dat vereist deskundige, bevlogen en betrokken medewerkers die op de juiste plaats in de organisatie de juiste dingen doen. Medewerkers die zichzelf en het UMCG willen laten groeien. Het jaargesprek biedt u de kans afspraken te maken over uw ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid zodat u vitaal en met plezier kunt blijven werken. Er is alle ruimte in het UMCG om actief aan uw toekomst te werken. Maak er gebruik van! Bert Bruggeman Voorzitter Raad van Bestuur

Meebouwen aan de toekomst van gezondheid

In dialoog met uw leidinggevende

Werken in het UMCG betekent dat u een bijdrage levert aan een ambitieuze organisatie die als missie heeft ‘Bouwen aan de toekomst van gezondheid’. We willen tot de top behoren op onze kerntaken: patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs & opleiding. Onze missie kunnen we alleen waarmaken met voldoende goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers. Medewerkers en leidinggevenden dragen samen bij aan de missie van het UMCG. Goed leiderschap is daarbij essentieel. Leidinggevenden dragen bij aan het realiseren van de ambitie van het UMCG door te sturen op resultaat, samen te werken over grenzen heen en talenten te laten groeien. Uw leidinggevende stimuleert u om mee te bouwen aan de toekomst van gezondheid. Het is aan u die verantwoordelijkheid op te pakken.

Een goed jaargesprek is een dialoog. Dat betekent: • U en uw leidinggevende voeren als gelijkwaardige personen het gesprek. • Er is ruimte voor de zienswijze van u en van uw leidinggevende, en respect voor elkaars standpunten, ook als u het niet met elkaar eens bent. • U luistert goed naar elkaar. U hebt interesse in wat de ander naar voren wil brengen en wat hij bedoelt. • U hebt een open houding. Dat betekent dat u uw oordeel durft uit te stellen. Door vragen te stellen kunt u achterhalen wat de ander bedoelt of wil.

Met plezier blijven werken Wat draagt ú bij aan het UMCG? De brochure ‘Wij maken het UMCG. Medewerkerschap in het UMCG’ inspireert om eens stil te staan bij de manier waarop u in het UMCG invulling geeft aan uw ‘medewerkerschap’. Want medewerker van het UMCG zijn, houdt méér in dan alleen ‘je werk goed doen’. Het betekent ook: jezelf ontwikkelen, om vakinhoudelijk bij te blijven en lang en vitaal inzetbaar te zijn. We noemen dit ook wel ‘persoonlijk leiderschap’. Het betekent ook: waar mogelijk bijdragen aan verbeteringen, bijvoorbeeld op het gebied van doelmatigheid en klanttevredenheid. En het betekent veilig werken, integer handelen, je betrokken voelen bij het UMCG en op de hoogte zijn van onze missie en onze doelen. De folder over medewerkerschap kunt u lezen op intranet of krijgen via uw P&O-adviseur.

Het hele jaar door overlegt u regelmatig met uw leidinggevende over de dagelijkse gang van zaken. Door deze gesprekken zorgt u samen voor een goed verloop van de werkzaamheden. Maar de inhoud van het werk is natuurlijk niet het enige dat telt. Ook andere zaken verdienen aandacht, zoals de wijze waarop u uw werk doet, arbeidsomstandigheden, uw bijdrage aan de afdelingsdoelen, beloning, loopbaan en persoonlijke ontwikkeling. Het UMCG vindt het belangrijk dat u uw hele loopbaan gezond en met plezier blijft werken. Dat is bovenal uw eigen verantwoordelijkheid, immers u bent de enige die er van begin tot eind bij betrokken is. Uw leidinggevende en het UMCG ondersteunen u zo goed mogelijk. In het jaargesprek kunt u praten over alles wat u nodig hebt om vitaal en met plezier te blijven werken. Dat kan zijn in uw huidige functie of een andere functie; binnen of buiten het UMCG.

Jaargesprek in het kort

Lammie Wiemann (53), hoofdverpleegkundige L3/L2 Verloskunde:

Wie

“Als ik tijdens een jaargesprek hoor dat ik een half jaar geleden een onmogelijk rooster heb gemaakt, dan denk ik: loop daar niet zo lang mee rond, zeg het direct. In een jaargesprek hoor je als het goed is niets nieuws over het afgelopen jaar. Als er iets aan de hand is, bespreek je dat als het zich voordoet.”

U voert het jaargesprek met uw leidinggevende. Uw hiërarchisch leidinggevende kan het voeren van het gesprek overdragen aan degene die in de dagelijkse praktijk direct leiding aan u geeft.

Doel In het jaargesprek kijkt u samen met uw leidinggevende terug en vooruit. Uw leidinggevende heeft ook een oordeel over uw prestaties en bespreekt dit met u. U maakt met uw leidinggevende afspraken waardoor u zo goed en effectief mogelijk functioneert en vitaal en met plezier aan het werk blijft.

‘Bezig blijven met je beroep’

Frequentie U voert in ieder geval één keer per jaar een jaargesprek.

Hoe Uw leidinggevende organiseert het jaargesprek, maar u kunt natuurlijk ook zelf initiatief nemen. Ten minste twee weken van tevoren weet u wanneer het gesprek is.

Elma Snippert (59), senior verpleegkundige Verloskunde:

“Bij de voorbereiding van het jaargesprek denk ik na over mijn ontwikkeling en de extra taken die horen bij mijn functie als senior verpleegkundige. Ik ben graag met m’n beroep bezig, maar ik wil geen opleiding meer doen die jaren duurt. Ik doe teamtrainingen, een cursus Werkbegeleiding, bezoek symposia, lees vakliteratuur en volg de media over nieuwe ontwikkelingen in de zorg. Het afgelopen jaar ben ik betrokken geweest bij het opzetten van een telefonisch nagesprek voor vrouwen die zwangerschapsvergiftiging hebben gehad. Erg leuk en waardevol. Het wordt saai als je altijd maar gewoon doorloopt.”

Karakter Lammie Wiemann:

“We doen veel aan ontwikkeling. Naar externe symposia mogen bijvoorbeeld altijd twee medewerkers op kosten van de baas. Soms gebruiken medewerkers hun persoonlijk budget om naar een symposium te gaan.”

Het jaargesprek heeft een open karakter. U kunt alles aan de orde stellen wat met uw werk of persoonlijke ontwikkeling te maken heeft. U geeft ook feedback op het functioneren van uw leidinggevende. Het jaargesprek heeft geen vrijblijvend karakter, u en uw leidinggevende kunnen zich beroepen op gemaakte afspraken.

Verslag Uw leidinggevende legt, in overleg met u, de afspraken vast in het jaargesprekformulier.

‘360° feedback bevalt 100%’ Margreet Beverwijk (48), vakcoördinator ICT:

Saskia Lemstra (58), projectspecialist ICT-projecten:

“Werken met 360° feedback bevalt mij erg goed en 100% van de medewerkers koppelt terug het heel prettig te vinden. Als leidinggevende krijg ik een compleet beeld van het functioneren van de medewerker.”

“Ik draag zelf de informanten voor die feedback geven. Als ik zelf informant ben, vertel ik die collega vooraf wat ik tegen zijn leidinggevende ga zeggen. Anders hoort hij het terug via de leidinggevende.”

Margreet Beverwijk:

Saskia Lemstra:

“Bij ons gaat 360° feedback over je vakinhoudelijke kwaliteiten. Daarnaast bespreek je in het jaargesprek natuurlijk ook persoonlijke ontwikkeling. Daar kunnen we hier gelukkig vrijuit over praten. Er blijft uiteraard een hiërarchische verhouding, maar ik voel me vertrouwd bij mijn leidinggevende.”

“Een informant kan niet anoniem zijn, want met de medewerker praat je al snel over concrete voorbeelden die eenvoudig te herleiden zijn. Informanten nodig ik altijd aan tafel uit. Ik stel zeven vragen, daarmee krijg ik de kern van het functioneren boven water. Soms hebben informanten het idee dat ze een collega er bij lappen, maar de feedback wordt gebruikt voor verdere ontwikkeling. Een jaargesprek zonder verbeterpunt vind ik een slecht jaargesprek: ‘halleluja, goed gedaan en tot volgend jaar’, daar hebben we met elkaar niks aan. Het gaat erom dat je weet waarin je nog beter kunt worden.”

Ruth Donders (58), hoofdverpleegkundige Kindergeneeskunde:

Waar krijgt u energie van? In het jaargesprek kunt u alles bespreken waarvan u denkt dat er ontwikkeling mogelijk is. Het gaat daarbij niet alleen over uw huidige werk, maar ook om uw persoonlijke ontwikkeling. Denk ter voorbereiding op het jaargesprek na over wat u het komende jaar wilt gaan doen. Waarom bent u in het UMCG gaan werken, ervaart u dat nog in uw werk? Waar zit uw passie? Waar krijgt u energie van in uw werk. Hoe zou u die energie verder kunnen uitbouwen. U bent de enige die antwoord kan geven op deze vragen en daarmee kan zorgen voor plezier in uw werk. Wees duidelijk hierover in het jaargesprek. Zet uw gedachten op papier. Als hulpmiddel kunt u de vragenlijst op www.werkvermogen.nl gebruiken die door de UMC’s samen is ontwikkeld. Vul het jaargesprekformulier (zie intranet) van tevoren in en neem het mee naar het jaargesprek.

Ypie Bruining (23), verpleegkundige Kindergeneeskunde:

“Op onze afdeling is de samenwerking heel goed. Je werkt hier niet alleen, maar als een team. We drinken gezamenlijk koffie en sluiten met z’n allen de dag af. Als er iemand niet op tijd klaar is, helpen alle collega’s.”

“Als afdeling richten we ons op tevreden patiënten, ouders en medewerkers. Ik wil bereiken dat het team lekker in elkaar zit, dat iedereen hier graag werkt en gemotiveerd blijft. In het jaargesprek hebben we het ook over de bijdrage die je als medewerker aan de afdeling kunt leveren door bijvoorbeeld te participeren in werkgroepen en klinische lessen. Om de medewerkers meer bewust te maken van hun eigen krachten en kennis kunnen ze hun ideeën over verbeterpunten opschrijven op een speciaal daarvoor bestemd bord. Met deze verbeterpunten gaan we vervolgens aan de slag. Zo betrek ik de medewerkers zelf bij wat er op de afdeling speelt. Ik zie daardoor een positieve ontwikkeling bij de medewerkers.”

Ypie Bruining:

Maak afspraken SMART Maak afspraken in het jaargesprek SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch. En benoem een moment waarop je controleert of de afspraak is uitgevoerd. Dat geeft u en uw leidinggevende duidelijkheid. Bereid uw jaargesprek zo veel mogelijk SMART voor. Voorbeelden: • Een baliemedewerker gaat een training gastgerichtheid volgen. De maand voor de training wordt de gastgerichtheid gemeten. Drie maanden na de training wordt dit herhaald. De gastgerichtheid van de medewerker moet dan zijn verbeterd. • Een secretaresse zorgt ervoor dat twee dagen voor de vergadering de agenda volgens afgesproken stramien is rondgestuurd aan alle betrokkenen.

‘Je werkt hier niet alleen, maar als team’

“We hebben ook een afdelingsdoel ‘zuinig omgaan met materiaal’. In het jaargesprek vraagt Ruth daar voorbeelden van. Ik heb genoemd dat ik bij kinderen die we van de OK terugkrijgen met een infuuszak niet direct een nieuwe infuuszak aansluit als ik verwacht dat ze heel snel gaan drinken. Dat scheelt een infuuszak. Verder gaan we bewuster om met medicatie, door bijvoorbeeld de medicatietijden van verschillende patiënten op elkaar af te stemmen. Op deze manier wordt er minder weggegooid. Voor mijn vakinhoudelijke ontwikkeling ben ik nu bezig met de Specialistische Vervolgopleiding Kindergeneeskunde. Mijn langere termijn doel is doorgroeien naar senior verpleegkundige, samen met de regieverpleegkundige ga ik daar een plan voor opstellen.”

Piet Dinjens (47), hoofdverpleegkundige Kinder IC:

“Mijn doel is dat medewerkers hier graag en in vertrouwen werken. Werken met plezier kost minder energie en geeft ruimte. Mijn medewerkers hebben een essentiële rol in het voortbestaan en verbeteren van de afdeling. Het jaargesprek is een belangrijk moment om vrijelijk uit te spreken hoe we elkaar nog beter kunnen maken. Ik probeer uit te dragen dat er een gelijkwaardige positie is en dat er iets wordt gedaan met wat mijn medewerkers zeggen. Samen met P&O heb ik een workshop opgezet: ‘Jaargesprek: In dialoog met je leidinggevende’. Die workshop belicht de insteek van het jaargesprek en stimuleert medewerkers in een proactieve rol hun eigen verantwoordelijkheid te nemen.”

Mara van Ruiten (31), verpleegkundige Kinder IC:

“In de workshop leer je zelf het heft in handen te nemen in een jaargesprek. Hoe vertel je iets aan je leidinggevende en hoe kan hij daarop reageren. Feedback geven. Hoe zorg je ervoor dat je het jaargesprek niet uitgaat met vage beloftes, maar met concrete afspraken. En als je iets vergeten bent te zeggen in je jaargesprek, hoef je echt geen jaar te wachten om het alsnog aan te kaarten.”

Jaargesprekformulier vooraf doornemen U voert het jaargesprek aan de hand van het jaargesprekformulier dat u ingevuld meeneemt. Maar u kunt ter voorbereiding nog meer doen om het maximale uit uw jaargesprek te halen. Doe bijvoorbeeld de testjes op de sites www.werkvermogen.nl en www.haaljeallesuitjezelf.nl en lees de UMCG-brochure over werknemerschap. Raadpleeg het intranet welke e-learning cursussen er zijn. Het jaargesprekformulier is als volgt ingedeeld:

Resultaten van het werk/aandeel in resultaten afdeling het WAT Zijn de afspraken uit het vorige jaargesprek nagekomen? Wat waren uw belangrijkste taken en resultaten in het afgelopen jaar? Wat ging goed, wat kan beter? In het UMCG draagt iedereen, direct en indirect, bij aan de kerntaken patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs & opleiding. In het jaargesprek vraagt uw leidinggevende u uw werk met voorbeelden te verbinden met de kerntaken. Wat hebt u gedaan om uw afdeling te verbeteren? Waar wilt u feedback over ontvangen? Welke afspraken wilt u maken met uw leidinggevende om te komen tot nog betere resultaten? Wat zijn uw wensen en ideeën voor de werkzaamheden van komend jaar? Uw leidinggevende bereidt zich op het jaargesprek voor door bovenstaande vragen te beantwoorden vanuit zijn verantwoordelijkheid voor u, de afdeling en het UMCG. Vanuit die perspectieven zal hij punten noemen die u verder kunt, en soms moet, ontwikkelen.

Piet Dinjens: “Voor iedereen was het jaargesprek een moetje, maar het is nu echt een moment om gezamenlijk - medewerker en leidinggevende - afspraken te maken over verbeteringen op de afdeling en richting te geven aan persoonlijke ontwikkeling.”

Wijze van functievervulling het HOE Zijn de afspraken uit het vorige jaargesprek nagekomen? Op welke manier bereikt u resultaten? Hoe organiseert u uw werk? Hoe geeft u invulling aan uw functie? Wat ging goed, wat kan beter? Welke competenties zijn nodig voor uw functie? Welke competenties behoeven nog verdere ontwikkeling? Waar wilt u feedback over ontvangen? Welke afspraken wilt u maken met uw leidinggevende om uw functie nog

‘Zelf het heft in handen nemen’

beter te kunnen vervullen? Bedenk op welke ontwikkelpunten uw leidinggevende u zou kunnen aanspreken en bereid een oplossing voor.

Persoonlijke ontwikkeling / duurzame inzetbaarheid Zijn de afspraken uit het vorige jaargesprek nagekomen? Hoe zorgt u ervoor dat u de komende jaren met plezier kunt blijven werken? Wat is uw ambitie? Hoe wilt u zich verder ontwikkelen? Welke mogelijkheden ziet u in uw huidige functie en andere functies. Hoe ziet u uw loopbaan? Maak uw ideeën concreet ten aanzien van ondersteuning, opleiding, training, loopbaanadvies en besteding persoonlijk budget.

Onderwerpen om te bespreken In het jaargesprek kunt u ook omstandigheden naar voren brengen die uw werk beïnvloeden. Zoals arbeidsduur, werktijden, beloning, arbeidsomstandigheden, werkklimaat, patiëntveiligheid en nevenactiviteiten.

‘Zelf af en toe om feedback vragen’

Opmerkingen en feedback aan de leidinggevende Leidinggevenden ontvangen graag feedback om hun functioneren te verbeteren. In het jaargesprek kunt u aangeven wat u vindt van de ondersteuning door uw leidinggevende. Daarbij gaat het onder meer over de manier waarop uw leidinggevende u begeleidt, informatie verstrekt en het werk verdeelt.

Afspraken in jaargesprekformulier De belangrijkste afspraken en bevindingen uit het jaargesprek komen in het jaargesprekformulier. Uw leidinggevende stuurt u dat formulier toe met de uitnodiging desgewenst wijzigingen aan te brengen. Het definitieve jaargesprekformulier ondertekent u voor akkoord als u zich in de inhoud kunt vinden. U tekent voor gezien als u nog wijzigingen hebt, deze kunt u op een apart formulier bijvoegen. Het ondertekende formulier wordt verstuurd naar de Personeels- en salarisadministratie. De inzage in uw dossier is gebonden aan privacyregels. Uw P&O-adviseur en uw direct leidinggevende en uzelf hebben inzage in uw verslag van het jaargesprek.

Jolanda Tuinstra (44), projectleider bij Toegepast Gezondheidsonderzoek, afdeling Gezondheidswetenschappen:

“Voorafgaand aan het jaargesprek vul ik het formulier zorgvuldig in. Ik vind het prettig om echt stil te staan bij wat ik gedaan heb en wil doen. Het rendement van het jaargesprek is daardoor groter. Gedurende het jaar vraag ik af en toe feedback op mijn functioneren, bijvoorbeeld aan het eind van een inhoudelijke bespreking. Ik wacht niet tot mijn leidinggevende aan de bel trekt, maar ik neem zelf de regie over mijn functioneren. Uiteindelijk ben ik degene die weet wat me inspireert en wat ik nodig heb. Het afgelopen jaar heb ik een aantal coachingsgesprekken gevoerd om verder te groeien in mijn rol als projectleider. Ik heb geleerd meer los te laten, ik hoef niet alles zelf op te lossen.”

Menno Reijneveld (50), hoofd afdeling Gezondheidswetenschappen:

“Op deze afdeling werken enthousiaste professionals die soms te veel hooi op hun vork nemen. Het jaargesprek is een goed moment om daar op te reflecteren. Het jaargesprek is een buitengewoon belangrijk instrument om formeel naar elkaar uit te spreken hoe het gaat. Om dat gesprek zo efficiënt mogelijk te laten verlopen doen medewerkers zo veel mogelijk zelf. Vooraf het formulier invullen en achteraf het verslag schrijven. Voor een goede jaargesprekscyclus moet je als leidinggevende het administratieve proces goed op orde hebben; van planning, juiste gesprekspartners, voorbereiding, gespreksvoering tot verslaglegging. Het verslag belandt niet van zelf in het dossier van P&O, weet ik uit ervaring.”

360° feedback maakt jaargesprek duidelijker

Bespeel je werk

Voor het jaargesprek kan uw leidinggevende gebruik maken van de 360° feedback methodiek. Uw leidinggevende verzamelt dan informatie bij ongeveer vier mensen die belang hebben bij uw functioneren, bijvoorbeeld collega’s, klanten en leveranciers. U mag zelf de informanten voordragen, maar uw leidinggevende beslist uiteindelijk wie de informanten worden. U en uw leidinggevende vullen ook een vragenformulier in. Tijdens het jaargesprek bespreekt u met uw leidinggevende de uitkomsten. De feedback bestaat deels uit praktijkvoorbeelden waardoor het bespreken van uw functioneren concreet wordt. Meer informatie vindt u op intranet.

Wilt u als team oefenen met het voeren van een dialoog en met medewerkerschap? Met het spel ‘Bespeel je werk’ oefent u al spelend uw dialoogvaardigheid en wisselt u ideeën, ervaringen en standpunten uit. Zo leert u elkaar beter kennen en doet u nieuwe ideeën op over de invulling van uw eigen medewerkerschap. Meer informatie staat op intranet of mail naar: [email protected].

Meer informatie Jaargesprek oefenen

Persoonlijk budget voor uw ontwikkeling

Om u goed voor te bereiden kunt u informatie vinden op verschillende websites. Hieronder vindt u de UMCG intranetpagina’s en website op het internet.

Zelf nadenken over persoonlijke ontwikkeling, feedback geven op de leidinggevende, een dialoog voeren, afspraken SMART maken; een goed jaargesprek schudt niet iedereen zo maar uit zijn mouw. Het UMCG biedt e-learning aan. Op deze wijze kunt u het voeren van een dialoog oefenen ter voorbereiding op uw jaargesprek. Tweede helft 2011 vindt u hierover meer informatie op het intranet.

Het persoonlijk budget is een speciaal voor u gereserveerd bedrag waarmee u zelf invulling kunt geven aan uw persoonlijke ontwikkeling. Maandelijks bouwt u persoonlijk budget op. Het bestaat uit een percentage van uw brutosalaris. U vindt het opgebouwde bedrag op uw salarisstrook. Hoe u het persoonlijk budget kunt besteden, vindt u op intranet. Daar staat ook wie in het UMCG u zo nodig kan helpen.

Intranet UMCG/Personeel/ Handboek P&O- Belonen, functioneren en beoordelen -Jaargesprek Persoonlijk Budget Competentiemanagement www.wenckebachinstituut.nl www.haalallesuitjezelf.nl www.werkvermogen.nl www.idealoog.nl

- persoonlijk budget - 360˚ feedback - trainingen en cursussen

ruimte voor uw notities

ruimte voor uw notities

ruimte voor uw notities