Het jaargesprek Definitie van een jaargesprek Een jaargesprek is een jaarlijks formeel gesprek tussen een werkgever en een medewerker. In het jaargesprek worden alle onderwerpen besproken die te maken hebben met ‘het medewerker zijn’; onderwerpen die in het dagelijkse overleg niet (zo) aan de orde zijn. In het jaargesprek evalueren de arts en de medewerker het functioneren in het afgelopen jaar en maken zij afspraken over het functioneren in het komend jaar. Het jaargesprek1 biedt de huisarts een goede structuur om in individuele gesprekken met zijn medewerkers (w.o. HIDHA, praktijkondersteuner, doktersassistente) het functioneren van deze medewerker te bespreken en alle aspecten die daarmee samenhangen. Het jaargesprek is een niet-vrijblijvend gesprek en is een ‘tussenvorm’ tussen het huidige functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. Een jaargesprek maakt het voeren van een functioneringsgesprek overbodig. Ook hoeft bij goed functioneren geen beoordelingsgesprek meer gevoerd te worden. Het doel van het jaargesprek Het doel van het jaargesprek is het trekken van conclusies over het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar, het verkrijgen van inzicht in wederzijdse verwachtingen, en het maken van bindende afspraken voor het komende jaar over alles wat met het functioneren van de medewerker te maken heeft. Het is een motiverend instrument! Onderwerpen die in het jaargesprek worden besproken 1. Terugblik op het afgelopen jaar. De inhoud van het werk en de wijze van functioneren: ‘Wat men heeft gedaan, c.q. de taken’ en ‘Hoe men het heeft gedaan, c.q. het gedrag’ 2. Vooruitblik op het komende jaar. De inhoud van het werk en wijze van functioneren: ‘Wat men (vooral) gaat doen’ en ‘Hoe men het zal doen’ 3. Ontwikkeling en opleiding van de medewerker; deskundigheidsbevordering 4. Arbeidsduur en werktijden 5. Arbeidsomstandigheden 6. Werksfeer 7. Beloning 8. Begeleiding/ondersteuning door de arts 9. Overige besprekingspunten 10. Afronding van het gesprek Voorgaande onderwerpen worden hierna per onderwerp uitgewerkt met behulp van een aantal voorbeeldvragen, die u kunt gebruiken bij de voorbereiding van, of tijdens het jaargesprek.
1
De term ‘jaargesprek’ is ontleend aan de Academische Ziekenhuizen. Hier is het jaargesprek in 1998 ingevoerd als alternatief voor het functioneringsgesprek. Het jaarlijks voeren van een jaargesprek is in de CAO-Vereniging Academische Ziekenhuizen (VAZ) vastgelegd.
PPM/Floris en Vinke
Voorbeeldvragen per gespreksonderwerp 1. Terugblik op het afgelopen jaar. De inhoud van het werk en de wijze van werken • Zijn de afspraken van het vorig jaar gerealiseerd? • Welke taken heeft de medewerker vooral uitgevoerd? • Waar is de medewerker zelf tevreden over en waarover niet (helemaal)? • Waar bent u tevreden over? Waarom juist daarom? • Wat ging minder goed? Wat zijn mogelijke oorzaken hiervan? • Heeft de medewerker extra taken gedaan? • Wat was het kenmerkende gedrag? • Wordt eigen verantwoordelijkheid genomen? • Hoe was de inzet, de motivatie? • Welke conclusies of afspraken? 2. Vooruitblik op het komende jaar. De inhoud van het werk en wijze van werken • Welke taken zouden in het komend jaar (meer) aandacht moeten krijgen? • Zijn er specifieke aandachtspunten voor de manier van werken in het komend jaar? • Wat zou in het functioneren van de medewerker ontwikkeld moeten worden? • Welke conclusies of afspraken? 3. Ontwikkeling en opleiding van de medewerker; deskundigheidsbevordering • Wil de medewerker zich verder ontwikkelen? • Welke kennis en vaardigheden zouden ontwikkeld moeten worden? Waarom? • Welke opleidingswensen zijn er? Hoe is de relatie hiervan met het besprokene over de inhoud van het werk en de wijze van werken? • Welke conclusies of afspraken? 4. Arbeidsduur en werktijden • Zijn er wensen voor aanpassing van de werktijden? Vanuit eigen belang? Hoe verhoudt zich dit met praktijkbelang? Met belangen van collega’s? • Zijn er wensen m.b.t. de arbeidsduur? Korter of langer werken? • Welke mogelijkheden zijn er? • Welke conclusies of afspraken? 5. Arbeidsomstandigheden • Hoe zijn de lichamelijke werkomstandigheden, bv. de voorzieningen in de behandelkamer, meubilair, verlichting, beeldscherm, geluid, temperatuur, werken met gevaarlijke stoffen? • Hoe zijn de ‘psychische’ werkomstandigheden, bv. afwisseling in het werk, werkdruk, autonomie, eigen indelingsmogelijkheden? • Is er werkoverleg, voldoende inspraak in besluitvorming? • Worden afspraken uitgevoerd of nageleefd? • Welke conclusies of afspraken? 6. Werksfeer • Hoe is de onderlinge samenwerking? Tussen arts en medewerker, tussen medewerkers onderling, elkaar helpen? • Wordt feedback gevraagd? Wordt feedback gegeven? • Is er ruimte voor nieuwe initiatieven en ontwikkelingen? • Zijn er problemen, ergernissen? Worden deze voldoende ‘open’ besproken? • Welke conclusies of afspraken? PPM/Floris en Vinke
7. • • •
Beloning Is er ruimte om nieuwe afspraken over de beloning te maken? Is onkostenvergoeding nog adequaat? Welke conclusies of afspraken?
8. Begeleiding/ondersteuning door de arts • Is sprake van duidelijke aansturing? Geeft de huisarts duidelijk aan wat hij verwacht of vindt? Is er ook duidelijkheid bij aansturing door meerdere artsen? • Geeft de arts feedback op het functioneren? Vraagt de arts om feedback over eigen aansturing? • Geeft de arts voldoende aandacht, ondersteuning, begeleiding? • Komt de arts afspraken na? • Informeert de arts de medewerker voldoende? • Is de arts solidair/loyaal met de medewerker naar patiënten toe? • Welke conclusies of afspraken? 9. Overige besprekingspunten Welke onderwerpen zijn nog niet besproken en zijn wel van belang voor: - het functioneren in het komend jaar - de samenwerking/afstemming binnen de praktijk 10. Afronding van het gesprek • Zijn alle gesprekspunten voldoende uitgediept? • Wat vinden medewerker en huisarts van dit jaargesprek; hoe is het verlopen? • Welke conclusies/afspraken zijn gedurende het gesprek gemaakt? • Zijn vervolgafspraken, bv voor begeleiding en coaching nodig? Zo ja, deze afspraken maken
Voorbereiding op het jaargesprek Als u voor de allereerste keer met het jaargesprek begint, adviseren we er in het werkoverleg met alle medewerkers aandacht aan te besteden. U geeft aan wat een jaargesprek is, het doel ervan, de onderwerpen, de verslaglegging, hoe u denkt het gesprek te gaan voeren, hoe u zich zelf voorbereidt en welke voorbereiding u van de medewerker vraagt. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de voorgaande voorbeeldvragen. Indien u met meer artsen werkt is het van belang dat in het werkoverleg eveneens wordt besproken, dat u bij uw collega’s informatie zult inwinnen over het functioneren. U spreekt de datum en tijd tenminste twee weken voorafgaand aan het gesprek af; er is dan voldoende gelegenheid voor de voorbereiding. In specifieke situaties kunt u bij het maken van de afspraak aan de medewerker aangeven waar u het in het jaargesprek zeker over wilt hebben. Soms wordt in onderling overleg besloten dat er een derde persoon, bv. een coördinerend assistente, aan het gesprek deelneemt. Voorafgaand aan het geplande jaargesprek bedenkt u -eventueel na overleg met uw collega’swat u wil bespreken en hoe u dit wil doen. Bepaal op welke positieve aspecten u in het gesprek de nadruk wil leggen en op welke minder positieve aspecten. Een goede voorbereiding is het halve werk!!!
PPM/Floris en Vinke
Verslaglegging Van alle besproken onderwerpen worden de conclusies of afspraken vastgelegd op een jaargesprekformulier. Het doel van deze verslaglegging is dat beide gesprekspartners kunnen teruggrijpen op de gemaakte afspraken. Dit is van belang voor eventuele vervolgafspraken. Tevens biedt het de mogelijkheid de werkuitvoering en afgesproken ontwikkeling concreet te evalueren. Wij geven het advies om het vastleggen van de afspraken tijdens het gesprek te doen; dit dwingt tot duidelijke en korte conclusies of afspraken en scheelt veel werk en tijd achteraf. Een goed alternatief is het verslag meteen aansluitend aan het jaargesprek te maken en het in ieder geval niet enkele weken te laten liggen. De huisarts is en blijft verantwoordelijk voor een adequaat verslaglegging, ook al wordt deze (soms) door de medewerker zelf gemaakt. Arts en medewerker tekenen beiden het formulier. De huisarts houdt het jaargesprekformulier; de medewerker ontvangt een copie. In specifieke situaties kan een andere huisarts het jaargesprekformulier inzien. Relatie tussen het jaargesprek en andere gesprekken tussen werkgever en medewerker Een jaargesprek is een formeel gesprek dat één keer per jaar tussen werkgever en medewerker wordt gevoerd. In een jaargesprek worden afspraken gemaakt die mogelijk vragen om begeleiding door de huisarts of bv. praktijkmanager. Hier worden dan aparte afspraken over gemaakt, bv. over een coachingstraject. In een jaargesprek is het ongewenst dat een medewerker ‘overvallen’ wordt met iets waar men nog nooit feedback over heeft gehad. Het jaargesprek is wel bij uitstek de plek waar onderwerpen die door het jaar heen aan de orde zijn geweest, kunnen worden uitgediept. Indien sprake is van zodanig onvoldoende functioneren dat ‘einde dienstverband’ wordt overwogen, wordt aangeraden een formeel beoordelingstraject te starten. In zo’n situatie kan het jaargesprekformulier worden gebruikt als start van de dossieropbouw (zeer gedetailleerde verslaglegging). Dit is noodzakelijk ten behoeve van de uiteindelijke besluitvorming en eventuele juridische stappen. Dit beoordelingstraject begint met een gesprek waarin de medewerker duidelijk wordt gezegd wat de precieze verwachtingen zijn van het functioneren en dat de medewerker daar nu niet aan voldoet. De medewerker worden mogelijkheden en begeleiding geboden om het functioneren te verbeteren. In volgende gesprekken worden oordelen uitgesproken over de voortgang, uitmondend in een eindconclusie of de medewerker voldoende is gaan functioneren. We gebruiken hiervoor –voorlopig- de term ‘dossiergesprek’, om het onderscheid aan te geven met het ‘gewone’ beoordelingsgesprek (zoals genoemd in de CAO). Belangrijke aspecten In een jaargesprek worden alle aspecten besproken die te maken hebben met ‘het medewerker zijn’; in de meest brede zin van het woord. Uitgangspunt is dat de medewerker goede bijdragen dient te leveren aan de praktijk en dat de werkgever er voor dient te zorgen dat de voorwaarden zodanig gunstig zijn, dat de medewerker gemotiveerd en met plezier zijn bijdrage levert. Voor het optimaal voeren van een jaargesprek zijn de volgende aspecten van belang: 1. Een visie op de praktijk(ontwikkeling) en de rol van medewerkers hierin. Dit biedt een belangrijk referentiekader waaraan het functioneren (in de toekomst) wordt gerelateerd. Visie op bv. praktijkondersteuning, taakdelegatie, taakdifferentiatie, samenwerking met andere praktijken
PPM/Floris en Vinke
2. Expliciete normen m.b.t. de kwaliteit van zorgverlening en afspraken over taakuitvoering en onderlinge afstemming en samenwerking. Afspraken over bv. de service die men patiënten wil bieden, de bejegening, samenwerkingsgedrag, afstemming tussen arts en medewerker, onderlinge solidariteit. In het jaargesprek gaat het vooral ook over de manier van functioneren, over het gedrag van de medewerker. Door bovenstaande afspraken is expliciet bespreekbaar wat de medewerker hierin nog te ontwikkelen, te veranderen, te verbeteren heeft. 3. Feedback (durven) geven op de medewerker Het geven van duidelijke feedback is niet zo gemakkelijk voor huisartsen. Men wil de medewerker niet kwetsen, is bang voor ‘ruzie’, voor verstoring van het plezierige klimaat. Door verhullende opmerkingen en nonverbale signalen laat de huisarts overigens wel vaak blijken hoe hij over iets denkt. Het is van belang voor de (organisatie van) de patiëntenzorg, samenwerking in het team, en motiverend voor de medewerker om zowel de goede als minder goede functioneringsaspecten expliciet te benoemen. Indien met meerdere artsen wordt gewerkt wordt t.b.v. de feedback informatie over het functioneren bij collega-artsen ingewonnen. Als feedback volgens ‘de regels’ wordt gegeven: duidelijk, concreet, met benoemen van (waarneembare) effecten van gedrag, met vragen naar herkenning en bespreken van mogelijke oorzaken, met benoemen door de huisarts wat hij graag anders zou willen, wordt het niet-optimaal functioneren gemakkelijker bespreekbaar; ook voor de medewerker. 4. Om feedback vragen De afstand tussen huisarts en medewerker is soms groter dan de arts zelf vermoedt. De drempel voor een medewerker om feedback te geven kan dan te hoog zijn. Indien de huisarts vraagt om feedback op zijn werkgevers- of (bege)leidinggedrag, voor zover dit althans relevant is voor het functioneren voor de medewerker, kan dit de kwaliteit van (samen)werken sterk verbeteren. 5. Tonen van werkgeversgedrag In een jaargesprek worden duidelijke, concrete en bindende afspraken gemaakt tussen de huisarts en de medewerker. Dit vraagt om een duidelijke werkgeversrol, hetgeen van huisartsen extra aandacht vraagt, omdat men vaak eerder geneigd is naar personeel de rol van hulpverlener of begripvolle ‘ouder’ te vervullen. 6. Gespreksvaardigheden van de huisarts Belangrijke vaardigheden in een jaargesprek zijn luisteren, het duidelijk formuleren van uw eigen mening, het stimuleren van de medewerker tot uiten van eigen ideeën en meningen, vragen naar achterliggende motieven of oorzaken (bij goed en minder goed functioneren), samenvatten van conclusies en afspraken, bij evt. kritiek van de medewerker niet meteen met verklaringen reageren of tegenwerpingen.
PPM/Floris en Vinke
Formulier jaargesprek Datum: Gespreksdeelnemers: Naam: Naam:
Handtekening Handtekening
1. Terugblik op het afgelopen jaar: de inhoud van het werk, taken, wijze van functioneren Terugblik of afspraken van vorig jaar zijn nagekomen, c.q. uitgevoerd. Mening van werkgever en medewerker over de kwaliteit en kwantiteit van deze taakuitvoering. Wat is goed en eventueel minder goed gegaan in de manier waarop de taken zijn uitgevoerd. Wat vindt men van het werkgedrag.
2. Vooruitblik op het komende jaar: de inhoud van het werk, taken, wijze van functioneren Benoemen van specifieke verwachtingen, wensen, aandachtspunten op gebied van taakinhoud en taakuitvoering in het komend jaar; in relatie tot de ontwikkeling van de praktijk.
PPM/Floris en Vinke
3. Ontwikkeling en opleiding van de medewerker; deskundigheidsbevordering Benoemen van eventueel te ontwikkelen kennis, vaardigheden of gedrag, in het kader van persoonlijke ontwikkeling en ontwikkeling van eigen functie. Opleidingswensen en opleidingsmogelijkheden.
4. Arbeidsduur en werktijden Wensen m.b.t. de arbeidsduur en werktijden. Bespreken in het licht van privé-belangen medewerker, belangen van de praktijk, van collega's.
5. Arbeidsomstandigheden De lichamelijke en psychische werkomstandigheden, klachten of wensen m.b.t. apparatuur, werkoverleg, inspraak in besluitvorming.
PPM/Floris en Vinke
6. Werksfeer De onderlinge samenwerking en feedback. Ruimte voor nieuwe initiatieven en ontwikkelingen. Eventuele problemen of ergernissen.
7. Beloning CAO-afspraken, eventuele ruimte voor afspraken over de beloning, evt. aanpassing onkostenvergoeding.
8. Begeleiding/ondersteuning door de arts Aansturing door de arts, informatieverstrekking, ondersteuning die wordt geboden, ontwikkelingsmogelijkheden tijdens het werk.
PPM/Floris en Vinke
9. Overige besprekingspunten Alle onderwerpen die nog niet zijn besproken en wel van belang zijn voor het persoonlijk functioneren en samenwerking in het komend jaar.
PPM/Floris en Vinke
