WAT
DETAILS
DEADLINE
VERANT WOORD ELIJKE
Begin Maart en finale getallen begin mei Begin Februari en finale getallen mei
Caroline
Sowieso 10 bedden in oostende en 20 bedden in blankenberge vrijhouden voor vrijwilligers.
Februari
Caroline
Kamerverdeling opmaken
april
caroline
Doorgeven hoeveel man (pakket + vrijwilligers)
Begin Maart en finale getallen begin mei Maart
Caroline
april
caroline
Januari januari
Sven caroline
In Bloso is ontbijt (vrijwilligers voorzien)
maart
caroline
Beslissen welk soort ontbijt (middelste tarief) : doorgeven aan BLOSO Allemaal pakketnemers in bloso (vrijwilligers om uit te scheppen) en nemen eten voor avond mee, ook de geselecteerden die na middageten naar oostende gaan met tram (om om 15u te kunnen opwarmen) Hun eigen pakket van de middag + vrijwilligers / deelnemers show eten via agua delmar : doorgeven hoeveel
januari
sven
maart
caroline
maart
sven
Eten en overnachten Eten zaterdagmorgen
Bestellen bij bloso: laten weten hoeveel
Annuleren van deze nacht voor een heel aantal (alle pakketnemers), maar ook aantal vrijwilligers wel slapen
Caroline Caroline Caroline
Tegen wanneer annuleren? 2maanden voordien
Eten zaterdagmiddag
Wij moeten uitscheppen: vrijwilligers?
Caroline
Ineens avondpakket meegeven. Papier maken / drukken/ insteken dat niet mag gegeten worden in zaal. Eten zaterdagavond
Eten zondagmorgen
Eten zondagmiddag
Eten zondagavond
Ook nog eten voor niet pakketnemers op terras cafetaria - contacteren cafetaria - contacteren moving, the handles Jeugdherberg heeft ontbijt
Eten vrijwilligers
Water
Bepalen hoeveel er zijn Zaterdag: Zondag: Beslist dat er water moet zijn
Maart maart
Caroline caroline
Bepalen hoeveel Bij wie kopen Hoe overal krijgen Wie gaan ophalen
Maart Maart Maart mei
Caroline Caroline Caroline caroline
Wat nog bestellen ? Volledige lijst opstellen (oa bonnetjes vestiaire, parkingtickets, bestek, koffie, kladpapier, medailles, wegwijzers, groot scherm, promomateriaal westvlaanderen, lijsten van wie meedoet aan democup…). Lijst van wie wat gaat halen wanneer en terugbrengen Toestel gebruiken van stijn. Wie gaat deze maken ? Reservebuttons Van iedereen foto’s
Continu Tegen april
Caroline caroline
Begin mei
caroline
Februari Maart Ten laatste begin mei af mei Februari Mei Mei april maart Maart mei
Caroline Caroline caroline
Ten laatste begin mei alles erin.
caroline
Materiaal Lijst van alle materiaal
Ophalen materiaal Buttons pakketnemers maken
Terugdoen materiaal Cammionette huren
Gedetailleerd draaiboek Wegwijzers Welkomstpakket
Wie doet wat naar waar - opvragen offertes - wie ophalen cammionette - wie terugbrengen - lijst van wat erin moet Welke moeten geplaats worden? Het plaatsen zelf: wie ? Waar te verkrijgen? (op zaterdagmorgen 7.30 tot 14u in blankenberge)
caroline Caroline Caroline Caroline caroline caroline Caroline caroline
Inkom voorzien voor deelnemers die geen pakket hebben op zaterdag en zondag. Wat erin ? - stadsplannen blankenberge en oostende - kleine draaiboek - tramuren - extra pakketten voorzien - plan van site - tramtickets - button - hoe ga ik van ene plaats naar andere en alle info van het weekend - programmaboekje
- niet eten in de zaal - hoe komen ze binnen op zaterdag en zondag in boekje zetten
Verkoop Wat wordt verkocht door ons Waar en wanneer verkopen Stand aankleden Kassa voorzien Start2jump
Tombola Programmaboekje
Lijst opstellen Materiaal bijeenzoeken Hoe het er krijgen Op zondag op één van de standjes
Februari April april
Caroline Caroline caroline
Materiaal bijeenzoeken Bepalen Wie doet dit ?
Maart april
Caroline caroline
Aanpassen aan deze situatie en verkopen in oostende.
Maart
Caroline
Reclame voor Jos zijn schoen. Nee Schrijven Layouten Nalezen Drukken Hoe Verdelen / verkopen
maart
caroline
Maart Maart Maart April maart
Karlien Charis Pieter Stijn caroline
- eerste algemene mail opstellen - reacties bundelen - concrete mail - reacties bijhouden - vrijwilligers melden wanneer ze wat doen en waar aanmelden en alle info geven - taken van vrijwilligers verdelen - logo maken - offertes opvragen - laten maken - hoe uitdelen Later beslissen
Januari
April
Caroline Caroline Caroline Caroline Caroline
april Maart Februari April maart
Caroline Stijn Caroline Caroline caroline
Boeken Wie moet Hen informeren Betalen voorschot
Februari April maart
Sven Caroline stijn
Oplijsten Verdelen
April april
Caroline caroline
Aantal doorgeven aan jeugdherberg
maart
caroline
Ook tramtickets aankopen
maart
caroline
Vrijwilligers en security Mensen vinden voor het weekend zelf en daarvoor
t-shirts ‘ask me’
Geschenk voor vrijwilligers Security
Februari
We aanvaarden deze offerte (1000 euro plus btw, enkel op zondag). Telefoonnummers van iedereen
Vervoer Slapers blankenberge en oostende Zondag naar oostende
parking
- zaterdag -- station aanvragen -- hoe tickets scannen - zondag -- hoe tickets scannen
Januari Maart
Sven Caroline
maart
caroline
Sven gaat dit doen Pieter zet link op site Zondag: Achteraan voor deelnemers zondag (100 man).En vooraan voor andere pakketnemers. - wie afzetten -materiaal voor vorrzien
Januari januari
Sven pieter
maart mei
caroline sven
Zaterdag: zelfde systeem, maar mag je daar 200 stoelen zetten?? - zaterdag vrijwilliger zetten - zondag vrijwilliger zetten Tickets op voorhand afdrukken
januari
sven
April April maart
Caroline Caroline caroline
- met hoeveel komen we (lijst opmaken van wie we uitnodigen: 30 man doorgeven aan oostende) - we doen walking dinner
Maart
Caroline
januari
sven
doorgeven hoeveel pakketten Mail aan de clubs om deadline te laten weten Organisatie van iets op strand op zondagmorgen
- aan Bloso - aan jeugdherberg in oostende - mail opstellen - mail versturen - wie doet begeleiding? - materiaal aankopen - wie materiaal meebrengen - noodplan bij slecht weer - wie folders uitdelen op strand - demo’s geven in oostende en blankenberge
Begin Maart Begin maart Begin januari Begin januari Maart Maart April Maart Maart maart
Caroline caroline Caroline pieter Caroline Caroline Caroline Caroline Caroline caroline
Combinatie met ander evenement
- contact opnemen met zwembad, sealife,… en andere gelegenheden in Blankenberge en Oostende oa via stad - tickets hiervoor afdrukken - tickets afgeven aan die mensen op voorhand Nathalie Delporte vragen om aankondiging te doen en mag naar VIP. Vragen aan Moving en handles om iets te organiseren op terras van blankenberge. (5 pakketten als eetstand maken en zij voorzien mensen van 16.00-22.30) Caroline stelt mail op
Februari
Caroline
Februari maart
Sven sven
januari
sven
januari
caroline
januari
caroline
Tickets Event aanmaken Plaatsen afzetten
Verkoop ter plaatse
VIP Prijs bepalen en eten
ANDEREN
Introductie democup Eten voorzien op zaterdagnamiddag
Wat krijgen vrijwilligers ?
Ehbo
- op zondag huren -- contract opvragen -- contract tekenen -- mensen uitleggen waar ze moeten zijn (wie?) - op zaterdag zelf voorzien -- mensen vinden -- uitleggen waar moeten zijn (wie?)
Organisatie van buttonnamiddag
Aparte website democup Organisatie van zaterdagnamiddag
- welke testen afleggen ? - speciale testen ? - publiciteit maken naar clubs toe - wie buttons op voorhand maken - wie buttons ter plaatse maken (wie + materiaal) - ook nieuwe mensen verwelkomen? Kassa ? prijs ? flyer ? - breakdance laten lesgeven - dd force laten lesgeven - klassieke rope skipping laten geven - waar gebeurt dit ? - hoe toegang / buttons checken ?
Januari Januari April
Sven Stijn Caroline
Maart april
Caroline caroline
Februari Februari Maart Maart April
Caroline Caroline Caroline Caroline Caroline
februari
caroline
januari Februari Februari Maart Februari februari
stijn Caroline Sven Caroline Caroline caroline
Extra info / beslissingen: Kleuren van badges: - pakketnemers die niet springen (geel) - pakketnemers die wel springen (groen voor zaterdag) - pakketnemers die wel springen (rood voor zondag) - springers die geen pakket hebben maar wel deelnemen (blauw voor zaterdag en roze) - coaches (zelfde als springer) - vrijwilligers (mogen ook eten – oranje en grijs)
Alle pakketnemers komen zondag langs achter met button als toegangsticket. Ook zaterdag langs speciale ingang. Bordjes hiervoor voorzien+ in welkomstpakket Combinatie met ander evenement: indien ze naar het zwembad gaan, kunnen ze door 8 euro extra te betalen aan die inkom ook naar de democup komen. Drie euro van die 8 euro gaat naar het zwembad en de rest naar ons. Zorgen dat totale prijs wel steeds ruim boven onze 12 euro blijft. Als Nathalie Delporte voor een kleine prijs een aankondiging wil doen op de democup zelf, mag ze komen. Ze krijgt ook VIP ticket. Dit in de hoop dat er mogelijks media komt. Kost ons weinig en geeft toch een cachet. Wat krijgen vrijwilligers ? - t-shirt - button - eten en drinken voor die dag - alle tickets (zaterdag en zondag) Overnachting indien werken op twee dagen met kostprijs van 95 euro en (eventueel) surprise Parking: Bij het aanmaken van het evenement kan men tevens kiezen om een parkingticket te kopen. Op zaterdag kunnen ze staan aan station. Op zondag op grote parking. Extra vrijwilligers: uitscheppen eten
