63
Wat brengt een opleiding WORD voor de KMO op? Autotekst Probleem: Terugkerend gebruik van zinnen. Oplossing: Met autotekst verschijnt de zin na het intikken van slechts enkele letters Bijvoorbeeld: U maakt een offerte en onderaan uw brief vermeldt u steeds: “De algemene voorwaarden zijn te vinden op de achterzijde van dit document” U tikt:
…en de tekst verschijnt verder automatisch:
Tijdswinst: Bespaart veel tijd en voorkomt ook tikfouten Sjablonen Probleem: uw eigen huisstijl krijgt uniformiteit in de correspondentie Oplossing: Door middel van een sjabloon gebruikt iedereen in uw bedrijf dezelfde lay-out, hetzelfde lettertype en grootte, hetzelfde bedrijfslogo enz. Een sjabloon:
Verwerkt in de correspondentie:
U haalt de sjabloon op en kan onmiddellijk starten met de eigenlijke brief of tekst zonder eerst alles in te stellen. Voordelen: Als u tijd, zorg en misschien geld besteed heeft aan uw huisstijl dan heeft u er alle voordeel bij om die ook consequent te gebruiken en klasse uit te stralen naar uw klant. Een tweede voordeel ligt uiteraard in de tijdswinst.
64 Macro’s Probleem: terugkeren handelingen vergen veel tijd Oplossing: door middel van een Macro kan je meerdere handelingen herleiden tot één. Bijvoorbeeld: U wenst bepaalde documenten steeds dubbelzijdig te printen en daarvoor dient u vier handelingen uit te voeren:
1.
2.
3.
4.
Door het gebruik van een Macro kan je dit herleiden door één handeling.
Tijdswinst: u bespaart veel tijd door het gebruik van Macro’s.
Een eigen tabblad maken Probleem: U dient vaak documenten te maken met specifieke opmaak/opdrachten. Bijvoorbeeld het jaarverslag met alle aanwezigen voorzien van naam en titel…. Oplossing: U maakt een tabblad aan waar alle opdrachten verzameld zijn die van toepassing zijn voor het document.
65 Formulieren Probleem: U wenst gegevens te verzamelen op een uniforme manier. Oplossing: U maakt een formulier op waar de gewenste gegevens kunnen ingevuld worden.
Winst: U kunt op een eenvoudige manier alle gewenste gegevens verzamelen op korte tijd en zeer overzichtelijk.
Stijlen invoegen /opmaken/wijzigen Probleem: U wenst eenvormigheid in uw correspondentie Oplossing: Stel uw eigen stylsheet op: bepaal hoe uw tekst er dient uit te zien: Bepaal de titels door middel van lettertype, grootte, regelafstand enz. Eenmaal ingesteld kan met een eenvoudige klik alle volgende documenten op dezelfde manier opgemaakt worden.
Winst: Herkenning en uitstraling naar uw klanten
Mini-werkbalk Om vaak voorkomende of specifieke opdrachten vlugger en gemakkelijker te gebruiken voegt u ze toe aan de mini-werkbalk links bovenaan het scherm, met één klik van de muis kunt u de pagina printen, Macro’s oproepen enz.
Sneltoetsen Met een druk op de rechter muistoets verschijnt onderstaande scherm met de meest voorkomende opdrachten voor het maken van een tekst,
Lint uitschakelen Wie geen behoefte heeft aan de tabbladen kan ze uitschakelen waardoor er meer ruimte is voor de tekst op het scherm, dit geeft uiteraard een beter overzicht.
66
Dialoogvenster Achter elk tabblad zitten soms meer mogelijkheden/uitbreidingen verscholen, klik op de kleine schuine pijl onderaan in de groep en er verschijnt een dialoogvenster met een schat aan extra mogelijkheden.
Vervangen van woord in een tekst Vervang op een eenvoudige manier een woord in een tekst
Tabellen invoegen/bewerken… Maak in Word een tabel aan de hand van dit eenvoudig rooster:
1) Illustraties invoegen – bv. bedrijfslogo 2) Koptekst/voettekst - paginanummering
3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)
Paginanummering Handtekeningregel thema’s Pagina instelling Pagina-einde Sectie –einde Vb. 1 pagina verticaal, volgende horizontaal Opmaken van achtergronden/randen/teksteffecten
67 10) Inhoudsopgave 11) Voetnoten 12) Citaten en bibliografie 13) etiketten/enveloppen 14) velden beschrijven/invoegen 15) afdruk samenvoegen 16) vertalen Wilt u een woord/zin/alinea/brief vertalen? Word doet het voor U! Vertalen in het Russisch, Spaans, Portugees enz. gaat vanaf nu vlugger, gemakkelijker en goedkoper.
Opmerking: dit is een basisvertaling, ze moet zeker nagezien worden. Toch zult u in vertalingen naar het Frans en Engels veel tijd sparen. 17) wijzigingen in de tekst bijhouden 18) koppeling met Onenote 19) afdrukweergave 20) documentweergave bv. weblay-out, 21) Navigatievenster Stel u voor: een tekst van 50 bladzijden en in hoofdstuk 10 dient nog een kleine aanpassing te gebeuren, maar op welke bladzijden stond hoofdstuk 10 alweer? Klik op de titel van het hoofdstuk en de cursor verhuist onmiddellijk naar hoofdstuk 10.
22) weergave 1 - 2 pagina’s 23) Nieuw venster 24) Word – HTML
