Snel aan de slag
Waarom zijn PDF-bestanden populair? Portable Document Format is inmiddels dé standaardindeling voor het uitwisselen van documenten op elk platform en in elke computeromgeving. Meer dan 200 miljoen PDF-documenten zijn op internet gepubliceerd. De belangrijkste voordelen van deze indeling zijn: • Integriteit: PDF-bestanden zien er hetzelfde uit als de oorspronkelijke documenten, ongeacht het platform, het besturingssysteem of de lokale instellingen op elke computer of elk apparaat. • Bestandsgrootte: In veel gevallen zijn PDF-bestanden compacter dan de oorspronkelijke documenten en dat is ideaal voor bestandsoverdracht. • Beveiliging: PDF-bestanden kunnen digitaal worden ondertekend en beveiligd met een wachtwoord om onrechtmatige wijzigingen te voorkomen. • Gezamenlijk gebruik: De basisinhoud van het document kan worden geblokkeerd, maar met de commentaar- en markeerfuncties is het mogelijk documenten samen met anderen op te stellen en te reviseren.
Wat doet PDF Professional voor u? Met ScanSoft® PDF Converter Professional 4 van Nuance Communications Inc. beschikt u over volledige PDF-functionaliteit. U kunt PDF-bestanden (1.3 tot en met 1.6) openen en deze bekijken, bewerken, van annotaties voorzien en samenvoegen met andere bestanden. U kunt PDF-bestanden maken in de versies 1.3 tot en met 1.6 (de PDF/A-indeling wordt ook ondersteund). U kunt ook PDFbestanden ontsluiten voor hergebruik in andere programma's.
Dit professionele programma bestaat uit drie delen voor het maken, bewerken en ontsluiten van PDF-bestanden. Alle delen worden in één procedure geïnstalleerd en geactiveerd.
2
PDF-bestanden maken Met ScanSoft® PDF Create! 4 kunt u PDF's maken van bestanden in een groot aantal indelingen. Dit doet u via de printer ScanSoft PDF Create! in het dialoogvenster Afdrukken van de programma's waarmee u afdrukt. Met de PDF Create!-assistent kunt u een lijst samenstellen van bestanden die door verschillende programma's zijn gegenereerd. U kunt elk bestand converteren naar een apart PDF-bestand of ze in één PDF-bestand combineren. In Microsoft® WordTM, Excel® of PowerPoint kunt u direct een PDF-bestand maken van het document op het scherm. Bij conversie vanuit Microsoft Word kunt u hyperlinks en opmerkingen overnemen en bladwijzers instellen op basis van de structuur van het Word-document. U kunt bestanden beveiligen met wachtwoorden en voorzien van watermerken. U kunt allerlei instellingen voor compressie en lettertypen opgeven zodat u de grootte en het uiterlijk van het PDF-bestand volledig in de hand hebt.
PDF-bestanden bewerken ScanSoft PDF Converter Professional is een programma met een gebruiksvriendelijke interface die u de volledige controle geeft over uw PDF-bestanden. U kunt pagina's en documenten bewerken, van annotaties voorzien en reviseren, uw documenten ondertekenen, de beveiliging ervan aanpassen, en nog veel meer. U kunt PDF-documenten vanuit verschillende bronnen samenvoegen en de volgorde van de pagina's wijzigen. Het programma bevat ook een krachtig documentbeheersysteem. Hiermee kunt u van uw documenten archieven maken, zodat u de bestanden kunt indexeren en doorzoeken.
PDF-bestanden exporteren Met ScanSoft® PDF Converter 4 kunt u PDF-bestanden ontsluiten en bewerken als Microsoft® WordTM-, Microsoft® Excel®-, Corel® WordPerfectTM- en RTF-bestanden. U kunt PDF-bestanden ook rechtstreeks openen in deze programma's, ze bewerken en ze vervolgens in de gewenste bestandsindeling opslaan. ScanSoft PDF Converter 4 converteert PDFbestanden tot en met PDF versie 1.6. Gecodeerde PDF-bestanden kunnen alleen worden geopend na invoering van het juiste wachtwoord. Het programma bevat vier conversietypen: standaarddocumenten, juridische documenten, formulieren en spreadsheets. 3
Het programma installeren en activeren Verwijder vóór het installeren eventuele eerdere versies van PDF Converter Professional. Voor het installeren en activeren van het programma hebt u beheerdersrechten nodig. Voor het activeren moet u bovendien toegang hebben tot internet. 1. Plaats de cd-rom in het cd-romstation Het installatieprogramma wordt automatisch gestart. Als dit niet gebeurt, gaat u in Microsoft® Windows® Verkenner naar het cd-romstation en dubbelklikt u op het bestand setup.exe van PDF Converter. Selecteer een taal. De InstallShield® Wizard verschijnt. (Als u het conversieprogramma van de Nuance-website hebt gedownload, dubbelklikt u op het bestand setup.exe.) 2. Licentie en serienummer Alleen als u akkoord gaat met de licentieovereenkomst, kunt u verdergaan met de installatie. Voer het serienummer in. U vindt dit serienummer op het hoesje van de cd of op de downloadlocatie van de Nuance-website. Bewaar het serienummer zorgvuldig. U hebt het nummer nodig bij de activering van het programma en later, wanneer u het programma opnieuw wilt installeren. 3. Locatie en type installatie Tijdens de installatie wordt voor het programma een standaardlocatie voorgesteld. U kunt deze accepteren of een andere locatie opgeven. Selecteer Volledige of Aangepaste installatie. Bij de aangepaste installatie bepaalt u zelf welke onderdelen u wilt installeren. Kies ook Aangepaste installatie als u de integratie van PDF Converter en PDF Create! in andere programma's wilt in- of uitschakelen. Standaard wordt PDF Converter Professional geïntegreerd in alle programma's die staan vermeld in de integratievensters van de InstallShield Wizard. U kunt de integratieinstellingen later wijzigen door in het Configuratiescherm naar Software te gaan, het programma te kiezen en achtereenvolgens op Wijzigen en Herstellen te klikken. 4. Klik op Voltooien Na afloop van de installatie wordt de registratie gestart. Selecteer Online registreren om verbinding te maken met de website van Nuance. Registratie vindt plaats door middel van een eenvoudig elektronisch formulier dat u snel kunt invullen. Klik op Submit (Indienen) wanneer u het formulier hebt ingevuld. Als u het programma nog
4
niet wilt registreren, kunt u later op elk gewenst moment naar http:// netherlands.nuance.com gaan voor een online registratie. Klik op Ondersteuning en kies de optie Productregistratie. Voor een verklaring omtrent het gebruik van uw registratiegegevens verwijzen wij u naar het privacybeleid van Nuance. 5.
Activeer het product
Wanneer de installatie is voltooid, wordt u verzocht het product te activeren. Zorg ervoor dat u verbinding hebt met internet. Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden. Indien u het product niet bij de installatie activeert, wordt u verzocht dit alsnog te doen wanneer u het programma start. U kunt PDF Converter Professional slechts vijf keer starten zonder het product te activeren. U wordt aangeraden de automatische activering te kiezen. Als u handmatig activeren kiest, moet u PDF Converter en PDF Converter Professional afzonderlijk activeren. Verwijder eventuele eerdere versies van PDF Converter, PDF Create! of het Docucom PDF-printerstuurprogramma voordat u versie 4 installeert. Bewaar het serienummer van de eerdere versie, zodat u deze desgewenst op een andere computer kunt installeren. Omdat het programma bij het ongedaan maken van de installatie ook gedeactiveerd wordt, kunt u het programma een redelijk aantal keren probleemloos opnieuw installeren en activeren. Voor het opnieuw installeren hebt u het serienummer nodig. Voor het deactiveren en opnieuw activeren is verbinding met internet vereist.
Meer informatie U ontvangt deze korte handleiding op papier als u een cd met ScanSoft PDF Professional aanschaft. Op de cd staat de handleiding als PDF-bestand. Na installatie wordt het document in de programmamap geplaatst. U kunt het ook openen via het venster Info. Als u het programma in elektronische vorm hebt ontvangen, kunt u gebruikmaken van dit PDF-document. U vindt het bestand ook op de downloadsite. ScanSoft PDF Converter Professional heeft een uitgebreid online Help-systeem in HTML-indeling. U kunt via het menu Help het introductievenster openen. Druk op F1 om naar een Help-onderwerp te gaan dat betrekking heeft op het geopende venster. Sommige dialoogvensters zijn voorzien van de knop Help.
5
Op de cd en in de programmamap staat het bestand Release-opmerkingen met actuele informatie. Op de website van Nuance vindt u programma-informatie, een Knowledge Base die regelmatig wordt bijgewerkt en gebruikersforums. Opmerking: U vindt de systeemvereisten op de verpakking van het product en in de online Help. Het programma starten Kies via het menu Start van Windows de optie ScanSoft PDF Professional 4. Vervolgens kunt u het volgende doen: Hiermee converteert u PDF-bestanden naar bewerkbare documenten.
Hiermee start u het hoofdprogramma voor de bewerking van PDFbestanden.
Hiermee maakt u PDF-bestanden van een of meer bronbestanden.
PDF-bestanden maken PDF's maken vanuit PDF Professional Klik op de hoofdwerkbalk van PDF Professional op de knop of selecteer in het menu Bestand de optie Nieuwe PDF. Zie de afbeelding op de volgende pagina. U kunt een lege PDF maken of klikken op Uit bestand en in het dialoogvenster Openen een of meer bestanden selecteren. Dit kunnen bestanden zijn die in verschillende programma's zijn gemaakt. Met de volgende drie opdrachten opent u de PDF Create!-assistent. Hiermee beheert u het hele proces van PDF's maken. U kunt een bestand dat is gemaakt in een programma met afdrukfunctie ook slepen naar de werkruimte van PDF Converter Professional. Het resultaat is in dat geval hetzelfde als wanneer u klikt op Uit bestand.
6
Als u meerdere bestanden kiest, wordt van elk bestand één PDF gemaakt op basis van de instellingen in het dialoogvenster Eigenschappen van ScanSoft PDF Create! U opent dit venster via Bestand > Afdrukken.
Met deze opdrachten start u de Create!assistent waarin de instellingen via profielen worden gemaakt.
Hiermee maakt u één PDF van de huidige Klembordinhoud.
PDF's maken via het dialoogvenster Afdrukken Het dialoogvenster Afdrukken van de programma's waarmee u afdrukt, bevat de printer PDF Create! Open het bestand waarvan u een PDF wilt maken en selecteer Bestand > Afdrukken. Selecteer ScanSoft PDF Create! als printer. Geef het paginabereik en andere gewenste instellingen op. De waarde bij Aantal exemplaren wordt genegeerd en er wordt één PDF-bestand gemaakt. Klik op Eigenschappen om de instellingen van PDF Create! te controleren of te wijzigen. Klik op OK om het PDF-bestand te maken. Standaard verschijnt het dialoogvenster Opslaan als, maar u kunt via Eigenschappen > PDF-instellingen ook opgeven hoe u het bestand automatisch wilt opslaan.
De PDF Create!-assistent gebruiken U start de assistent vanuit het menu Start van Windows. Via de assistent kunt u een lijst bestanden maken die u wilt converteren. Dit kunnen bestanden zijn die in verschillende programma's zijn gemaakt. U kunt de bestanden in de aangegeven volgorde combineren in één PDF-bestand of elk bestand apart converteren. U kunt bestanden ook gelaagd converteren. Via de assistent kunt u profielen gebruiken voor het maken van PDF-bestanden. Een profiel is een verzameling instellingen die is afgestemd op een specifiek resultaat. Het programma bevat zes profielen, die u kunt aanvullen met uw eigen profielen. 7
Geselecteerde bestanden uit lijst verwijderen
Geselecteerde bestanden hoger of lager plaatsen
Alle bestanden uit lijst verwijderen
Bronbestanden naar dit gebied slepen of Toevoegen gebruiken
Samensteloptie*
Profiel selecteren
Huidige opslaginstellingen
PDF-bestand maken
Opslaginstellingen wijzigen
* Overige samenstelopties zijn: • Combineren in één PDF (in volgorde van lijst) • Gelaagd combineren (op basis van de huidige laagopties).
8
Profielinstellingen wijzigen
Klik op Profielen om de instellingen van het geselecteerde profiel te wijzigen of een nieuw profiel te maken. Nieuw profiel maken en naam geven
Profiel met geselecteerde optie verwijderen (na waarschuwing)
Optie in lijst selecteren
Instellingen van geselecteerde optie wijzigen
Aan einde klikken om invoervak of keuzelijst te openen
Klik op OK om het dialoogvenster PDF Create!-profielen te sluiten. Klik vervolgens in de assistent op de knop Starten. Het dialoogvenster Afdrukinformatie verschijnt met de bron- en doelbestanden en de status van de conversie. Dubbelklik op een PDF-bestand om het bestand te bekijken. 9
PDF's maken vanuit Windows Verkenner Klik met de rechtermuisknop op één bestand. Het volgende snelmenu verschijnt:
Kies de eerste optie en kies een profiel in het submenu. Voor het PDF-bestand worden de huidige instellingen van het profiel gebruikt. Klik op Bewerken om de profielinstellingen te wijzigen of een nieuw profiel te maken voordat u het PDFbestand maakt. De tweede optie laat zien hoe het bestand wordt opgeslagen. Klik erop om een andere opslaginstructie te kiezen. Als u een groep bestanden selecteert en met de rechtermuisknop klikt, verschijnt het volgende snelmenu:
Kies de eerste optie en vervolgens een profiel om van elk geselecteerd bestand een apart PDF-bestand te maken. Als u één PDF wilt maken, kiest u de tweede of derde optie en een profiel. De laatste optie laat zien hoe het bestand wordt opgeslagen. Klik erop als u een andere opslaginstructie wilt kiezen.
PDF's maken vanuit Microsoft Word 1. Open het Word-document. 2. Selecteer in het menu PDF Create! de optie PDF maken of klik op
.
3. Accepteer of wijzig de standaarddoelmap en -bestandsnaam in het dialoogvenster Opslaan als. 4. Voeg desgewenst documentinformatie toe (zoals trefwoorden). 10
Klik op als u een PDF wilt maken en een kopie ervan wilt bijvoegen bij een emailbericht. Het dialoogvenster PDF-koppelingen U opent dit dialoogvenster via de werkbalkknop of de opdracht in het menu PDF Create! In het venster geeft u instellingen op die alleen van toepassing zijn wanneer u een PDF maakt van een Word-document. U definieert welke alineastijlen in het Word-document u wilt converteren naar bladwijzers in het PDF-bestand, welke opmerkingen u wilt overzetten en hoe u hyperlinks wilt weergeven.
PDF's maken vanuit Microsoft Excel en PowerPoint 1. Open het Excel-bestand of de PowerPoint-presentatie. 2. Selecteer in het menu PDF Create! de optie PDF maken of klik op . 3. Accepteer of wijzig de standaarddoelmap en -bestandsnaam in het dialoogvenster Opslaan als. 4. Klik op als u een PDF wilt maken en een kopie ervan wilt bijvoegen bij een e-mailbericht. Klik op
als u de instellingen voor het maken van PDF-bestanden wilt wijzigen.
Opmerking: Als u in Word, Excel of PowerPoint de knoppen ziet, gaat u naar Beeld > Werkbalken en selecteert u ScanSoft PDF.
niet
Het dialoogvenster Eigenschappen voor ScanSoft PDF Create! Via de Eigenschappen hebt u de volledige controle over de conversie. Op het tabblad Algemeen definieert u het paginaformaat, de afdrukstand en de resolutie voor de PDF en geeft u op of u het PDF-bestand na conversie wilt bekijken. Op het tabblad PDF-instellingen kunt u de PDF-versie definiëren, opties voor lettertype-insluiting, compressie en beveiliging opgeven, wachtwoorden definiëren en watermerken toevoegen. U kunt hier ook de naam van de PDF-bestanden en eigenschappen opgeven, zoals de titel, de auteur, het onderwerp en trefwoorden. U kunt ook de PDF-bestanden direct als bijlage opnemen in een e-mailbericht. 11
U opent het dialoogvenster Eigenschappen voor ScanSoft PDF Create! via het dialoogvenster Afdrukken van de programma's. Als u vanuit de Create!-assistent of Windows Verkenner werkt, bepalen de profielen welke instellingen worden gebruikt. Als u deze instellingen vanuit Microsoft Word wilt bekijken, kiest u in plaats van de knop PDF Create! de optie Bestand > Afdrukken.
PDF-documenten gelaagd combineren Via laagopties kunt u bijvoorbeeld alleen de eerste pagina van uw PDF-bestanden voorzien van afbeeldingen of andere vaste items, samen met items die in elk bestand anders zijn. Voorbeeld van een gelaagd voorblad:
Hiervoor moet de optie Laatste pagina van kortste document herhalen voor paginalagen niet zijn geselecteerd. Met een laag kunt u heel eenvoudig een bedrijfslogo of ander vast item toevoegen aan elke pagina van de PDF-bestanden die u maakt. Selecteer hiervoor de hierboven genoemde optie. Raadpleeg de online Help voor meer informatie over laagopties.
12
PDF-bestanden bewerken De belangrijkste gebieden van het PDF Converter Professional-venster zijn:
PDF's weergeven en bewerken
De knoppen van PDF Converter Professional zijn over diverse werkbalken verdeeld. U kunt deze werkbalken naar uw werkgebied slepen. Hierna ziet u de belangrijkste werkbalken, gevolgd door een beschrijving van alle knoppen op twee werkbalken (van links naar rechts).
13
Met deze werkbalk kunt u basisbewerkingen uitvoeren, zoals PDF's maken, openen, opslaan, afdrukken, zoeken en verzenden via e-mail. U ziet hier de vervolgkeuzelijst met uitvoermogelijkheden. Hiermee converteert u de huidige PDF naar de geselecteerde indeling.
Met het Handje kunt u door de PDF schuiven. Met de selectieknoppen kunt u delen van de tekst en documentgebieden selecteren. Met de knoppen op deze werkbalk kunt u in- en uitzoomen en bepaalde gebieden of de hele pagina dynamisch vergroten.
Tekst retoucheren: Hiermee kunt u de tekst beperkt bewerken, zelfs over meerdere tekstregels. Object retoucheren: Hiermee kunt u objecten verplaatsen, draaien, groeperen, de grootte ervan wijzigen of de prioriteit instellen. Object selecteren: Hiermee wijzigt u de eigenschappen en uitlijning van objecten. Koppeling: Hiermee definieert u een rechthoekig gebied waarvan u een hyperlink maakt. Bijknippen: Hiermee tekent u een rechthoek om het gebied dat u na het knippen wilt behouden. Dubbelklik op het gebied om instellingen voor het bijknippen op te geven. Auto FormTyper: Hiermee kunt u formulierelementen detecteren en activeren en een statische PDF omzetten in een elektronisch invulbaar formulier. Digitale handtekening: Hiermee kunt u uw documenten beschermen tegen ongeoorloofde wijzigingen. Vervolgkeuzelijst met formulierelementen: Deze formulierelementen kunt u toevoegen aan een PDF-formulier.
14
Bestand bijvoegen: Hiermee voegt u een (geluids)bestand toe als bijlage bij de PDF. Er verschijnt een pictogram op een opgegeven locatie. Tekenen: Hiermee tekent u verschillende vormen op de pagina. Via een snelmenu 'sluit' u vormen die uit meerdere zijden bestaan. Markeren: Kies een van de weergegeven markeerfuncties. Opmerking: Hiermee voegt u een opmerking toe aan de PDF. Bij gezamenlijk gebruik van PDF-bestanden kunt u via opmerkingen informatie uitwisselen. U kunt de opmerkingen sorteren op auteur, type, datum, enzovoort. Tekstvak: Hiermee plaatst u een tekstvak op de overige inhoud van de PDF-pagina. Stempel: Hiermee geeft u een stempelgalerie weer. Klik op het stempel dat u op de pagina wilt plaatsen.
Documentbeveiliging Als u de beveiligingsinstellingen van uw document wilt wijzigen, klikt u op Document > Documenteigenschappen en gaat u naar het venster Beveiliging. Hier ziet u uw huidige instellingen. U kunt uw document beveiligen met wachtwoorden of met certificaatbeveiliging op verschillende niveaus. Documenten zoeken en archiveren U kunt tekst zoeken in de geopende PDF, in een map of in een vooraf ingesteld indexbestand. Geef de zoekcriteria op via de Organizer. Een PDF-indexbestand (.zpi) is een doorzoekbaar archief met PDF-documenten. Klik op Document > Catalogus om een nieuwe index te maken of een bestaande index te wijzigen. Tekst beluisteren Met de opdracht PDF lezen in het menu Extra kunt u de PDF-tekst laten voorlezen. Kies de huidige pagina of de rest van het document. Via Eigenschappen kunt u de snelheid en het volume instellen. U kunt de PDF-tekst ook opslaan in een WAVgeluidsbestand. Deze functie wordt geleverd door de Nuance RealSpeak Solo TTSengine.
15
Documentmanagementsystemen (DMS) Het programma biedt DMS-ondersteuning voor het openen en opslaan van bestanden. Zie Systeemvereisten in de online Help voor een overzicht van ondersteunde producten. PDF-optimalisatie Optimaliseer uw PDF voor de beste prestaties. Klik op Extra > PDF optimaliseren en geef de gewenste instellingen op, zoals snelle webweergave, object- en beeldcompressie, instellingen voor gescande pagina's en lettertype-insluiting. Ook kunt u tags toevoegen aan PDF-bestanden, waarmee u de logische structuur (alinea's, titels, afbeeldingen, tabellen, cellen, enzovoort) kunt aangeven en vastleggen. PDF's afdrukken Naast de normale afdrukinstellingen kunt u ook opgeven of u de PDF met of zonder commentaar wilt afdrukken. Bovendien kunt u alleen de formuliervelden afdrukken. Dit is handig als u de antwoorden wilt afdrukken op een voorbedrukt, leeg formulier.
PDF-bestanden exporteren PDF's exporteren vanuit PDF Professional Het onderdeel waarmee u de inhoud van PDF-bestanden exporteert naar bewerkbare indelingen heet PDF Converter. U start het met de knop Opslaan als op de werkbalk Bestand. Selecteer een directe conversie met de huidige instellingen of selecteer de laatste optie als u de PDF Converter-assistent wilt openen voor volledige controle over de conversie.
16
U kunt ook direct converteren met de opdracht Opslaan als in het menu Bestand.
De PDF Converter-assistent U start de assistent via het menu Start van Windows of via het bureaublad als u daarop een snelkoppeling hebt geplaatst. De assistent helpt u de conversie voor te bereiden en te regelen. In de volledige weergave ziet u een voorbeeld van de PDFbestanden die worden geconverteerd en kunt u een paginabereik opgeven. Het rechtervenster bevat een lijst met alle bestanden die voor conversie zijn geselecteerd. Pictogrammen geven de status van het laden of de conversie aan. In de online Help vindt u de betekenis van de pictogrammen. U kunt in PDF Converter 4 kiezen uit vier niveaus: Snelle weergave: Hiermee kunt u bestanden snel in vier stappen converteren op basis van de huidige instellingen. Volledige weergave: Deze weergave bevat dezelfde vier knoppen als in de snelle weergave, maar geeft ook paginavoorbeelden en toegang tot alle conversie-instellingen. Kies een modus om de bijbehorende instellingen te zien. Kies een doel (of klik op de functie Uitvoer als er geen keuze is) om opties voor het opslaan van bestanden in te stellen. In de volledige weergave ziet u alle bestanden in de huidige conversiesessie met bijbehorende status. Linkerweergave: Deze verschijnt als PDF Converter wordt gestart vanuit een doelprogramma. U kunt in dat geval slechts één bestand converteren, waarvoor u alleen het linkervoorbeeldvenster en de bijbehorende knoppen nodig hebt. Geen assistent: Als u start vanaf een punt waar het bron- en doelbestand vooraf zijn gedefinieerd, kunt u de assistent helemaal overslaan en het bestand direct converteren op basis van de bestaande instellingen. Zie Het programma op andere manieren starten.
17
Converteren vanuit de snelle weergave Kies in het menu Beeld de optie Snelle weergave. Vanaf dit punt kunt u eenvoudig in vier stappen uw bestanden converteren op basis van de huidige instellingen:
1. Bestand > Openen: Selecteer een of meer PDFbestanden of sleep ze naar het venster Snelle weergave.
Modus
Uitvoer
Alles converteren
2. Selecteer een verwerkingsmodus: Standaarddocument, Juridisch, Spreadsheet of Formulier.
3. Selecteer een doel: Microsoft Word, Excel, Corel WordPerfect of Rich Text Format.
4. Start de conversie.
Tijdens de conversie zijn de knoppen niet beschikbaar. Als u in het venster met de uitvoeropties Resultaat bekijken hebt geselecteerd, verschijnt het geconverteerde bestand in het doelprogramma. Schakel de optie Snelle weergave uit om terug te keren naar de volledige weergave en een overzicht van de verwerking te zien, de instellingen te bekijken en te wijzigen of PDF-paginavoorbeelden te bekijken. Als u het programma sluit vanuit de snelle weergave, verschijnt deze weergave als u het programma weer start.
18
Converteren vanuit de volledige weergave U ziet hier de assistent in de volledige weergave. Er zijn drie voorbeeldbestanden geladen en links ziet u in het venster Voorbeeld het voorbeeldformulier.
Voorbeeld herstellen
Bestanden openen
Conversiemodus en doel selecteren en instellingen weergeven
Geselecteerde bestand converteren
Bestanden uit lijst verwijderen
Bestanden hoger of lager in lijst plaatsen
Alle bestanden in lijst converteren
Venster Voorbeeld met huidige pagina van geselecteerde bestand
Lijst van geladen of geconverteerde bestanden. Pictogrammen geven status aan. U kunt bestanden toevoegen door te slepen. Dit pictogram geeft aan dat de pagina een tekstlaag bevat.
Pagina's zonder tekstlaag zijn te herkennen aan dit pictogram:
Bekijk met deze navigatieknoppen elke pagina van het PDF-bestand.
Geef hier een paginabereik op. Standaard worden alle pagina's geconverteerd.
Bron- of doelbestand van geselecteerde item bekijken
Het programma op andere manieren starten PDF Converter 4 is op allerlei manieren snel te starten: Het menu Start van Windows Kies Programma's of Alle programma's > ScanSoft PDF Professional 4 > PDF Converter-assistent. Alle conversies die vanuit het menu Start worden gestart, maken gebruik van de PDF Converter-assistent. U kunt de PDF-invoerbestanden en instellingen voor de uitvoerbestanden opgeven. Daarnaast kunt u aangeven of u na afloop het uitvoerbestand wilt bekijken. De werkbalkknop PDF openen in Microsoft Word 1. Ga in Microsoft Word met de werkbalkknop PDF openen
of de optie
PDF openen in het menu Bestand naar het dialoogvenster Openen waarin PDF het geselecteerde bestandstype is. 2. Kies eeén PDF-bestand of blader ernaar toe. Klik op Openen. 3. In het venster Voorbeeld van de Converter-assistent ziet u de eerste pagina van de PDF. Bekijk de andere pagina's en stel desgewenst een paginabereik in. 4. Selecteer de verwerkingsmodus met de knop Modus of via het menu Opties. Hiermee opent u het instellingenvenster van de gekozen modus. Kies de gewenste instellingen. 5. Klik op de knop Uitvoer of selecteer Word-document (het enige beschikbare doel) in het menu Opties om opties voor het opslaan te selecteren. 6. Klik op
om de conversie te starten. Er verschijnt een voortgangsbalk.
Het uitvoerbestand wordt voor bewerking weergegeven in Microsoft Word. Opmerking: Als u geen werkbalk met de knop PDF openen ziet, gaat u naar Beeld > Werkbalken en selecteert u ScanSoft PDF of opent u het dialoogvenster Voorkeuren van de PDF Converter-assistent om de integratie van Microsoft Word in te schakelen. Start Word vervolgens opnieuw op.
20
Het dialoogvenster Openen in Microsoft Word 1. Klik in Microsoft Word op de knop Openen
of ga naar het menu
Bestand en klik op Openen. 2. Selecteer in het vak Bestandstypen de optie PDF (Portable Document Format) (*.pdf). 3. Selecteer het PDF-bestand dat u wilt converteren. U kunt meerdere bestanden selecteren. De bestanden worden dan na elkaar geconverteerd. 4. Klik op Openen. (In de afbeelding ziet u de stappen 2, 3 en 4.)
5. De conversieprocedure wordt gestart. Of hiervoor de Converter-assistent wordt gebruikt, is afhankelijk van de opties in het dialoogvenster PDF Converter 4.0instellingen. U opent dit venster via het menu Extra in Word. 6. Als de PDF Converter-assistent is ingeschakeld, wordt een voorbeeld van het PDF-bestand weergegeven. In dat geval kunt u de instellingen wijzigen voor de conversie wordt gestart. Als de PDF Converter-assistent is uitgeschakeld, wordt het bestand direct geconverteerd op basis van de bestaande instellingen voor de vooraf gedefinieerde modus. 7. De geconverteerde, bewerkbare documenten worden weergegeven in Microsoft Word.
21
8. Een geconverteerd document wordt weergegeven alsof het nog een PDF-bestand is. U moet het bestand als Word-document opslaan met de opdracht Opslaan als. Als u Opslaan kiest of Sluiten zonder het bestand op te slaan, verliest u het geconverteerde document of het oorspronkelijke PDF-bestand. In dat geval verschijnt de volgende waarschuwing:
WordPerfect Kies in het menu File (Bestand) van WordPerfect de optie Open PDF (PDF openen). Selecteer één PDF-bestand en klik op Openen. Bekijk de pagina's in de linkerweergave van de PDF Converter-assistent. Stel desgewenst een paginabereik in. Selecteer een modus (Standaarddocument of Juridisch) en de bijbehorende instellingen. Stel uitvoerinstellingen in. Klik op de knop Alles converteren. Het uitvoerbestand wordt voor bewerking weergegeven in WordPerfect. Microsoft Excel Klik in Microsoft Excel op de werkbalkknop PDF openen
of kies in het
menu Bestand de opdracht PDF openen. Selecteer een PDF-bestand en klik op Openen. Bekijk de PDF in de linkerweergave van de PDF Converter-assistent. Stel desgewenst een paginabereik in. Klik op de knop Spreadsheet (de enig mogelijke modus) om de conversieopties in te stellen. Kies bijvoorbeeld één werkblad per tabel of één per pagina. Stel uitvoerinstellingen in. Klik op de knop Alles converteren. Het uitvoerbestand wordt voor bewerking weergegeven in Microsoft Excel.
22
Microsoft Outlook 1. Selecteer een bericht met een PDF-bestand als bijlage. De knoppen van PDF Converter worden actief. 2. Klik op de knop PDF Converter
op de werkbalk van
Outlook of in het berichtvenster. 3. Selecteer het PDF-bestand dat u wilt converteren als het bericht meerdere PDFbestanden bevat. Klik vervolgens op OK. 4. Hier kunt u opgeven of u de PDF Converter-assistent wilt gebruiken of het PDF-bestand zonder de assistent wilt converteren. Als u liever automatisch converteert, kiest u direct de modus en het doelprogramma. Microsoft Internet Explorer 1. Klik met de rechtermuisknop op een hyperlink die verwijst naar een PDFbestand of een HTML-pagina die een PDF-bestand bevat. 2. Kies Openen met ScanSoft PDF Converter 4.0. 3. De conversie wordt uitgevoerd via de assistent. Windows Verkenner 1. Klik met de rechtermuisknop op een PDF-pictogram of -bestandsnaam in Windows Verkenner of op een PDF-pictogram op het bureaublad. 2. Kies in het snelmenu een conversiemodus en een doel. Als u de assistent gebruikt, maakt u deze keuzen in het venster Voorbeeld van de assistent.
23
Verwerkingsmodi en uitvoer Kies een van de vier verwerkingsmodi op basis van de inhoud van het PDF-bestand dat u wilt converteren en de gewenste uitvoer. U kunt kiezen uit de volgende opties: Modus
Uitvoer
Standaarddocument Word
WordPerfect
RTF
Word
WordPerfect
RTF
Juridisch document
Spreadsheet Excel
Formulieren Word
RTF
Als u een modus selecteert, worden de bijbehorende instellingen in het linkervenster van de assistent weergegeven. De waarden worden voor elke modus apart opgeslagen, inclusief opties waarmee in alle modi afbeeldingen en bestanden met alleen beeld worden verwerkt. Als u een uitvoeroptie kiest, worden de uitvoerinstellingen weergegeven in het linkervenster. De instellingen zijn voor alle doelen hetzelfde en er wordt slechts één set waarden opgeslagen die bij elke opdracht voor het opslaan van bestanden wordt gebruikt. In het volgende gedeelte ziet u een overzicht van de keuzen die uniek zijn voor elke modus.
24
Conversie van standaarddocumenten Bepaal hoe de lay-out moet worden behouden: • Met True PageTM plaatst u alle elementen in tekstvakken of -kaders. • Met Doorlopende kolom wordt het gebruik van tekstvakken en -kaders tot een minimum beperkt, zodat de platte tekst kan doorlopen van de ene kolom naar de andere.
Conversie van juridische documenten Bepaal of u kenmerken die specifiek zijn voor juridische documenten wilt behouden: • Regelnummers - deze staan meestal in de linkermarge om de nummers van de regels te definiëren. • Afbeeldingen - dit zijn meestal stempels, zegels, handtekeningen of bedrijfslogo's.
Conversie van spreadsheets Gebruik deze modus voor PDF-bestanden die voornamelijk of gedeeltelijk uit tabellen bestaan. Kies wat u op elk Excel-werkblad wilt plaatsen: • Per pagina: Elke pagina van het PDF-bestand wordt op een apart werkblad geplaatst. Dit gebeurt ook als de pagina-inhoud geen tabel is. U kunt een paginabereik opgeven om ongewenste pagina's uit te sluiten. • Per tabel: Elke gedetecteerde tabel wordt geconverteerd en op een apart werkblad geplaatst. Alle inhoud die niet als tabel wordt gedetecteerd, wordt op een apart werkblad aan het eind geplaatst. Op dit werkblad ziet u de gedetecteerde tabellen niet. U vindt hier alleen koppelingen naar de betreffende werkbladtabellen. Als u de conversiemodus Standaarddocument kiest, worden de tabellen in de PDF geconverteerd naar tabellen in het uitvoerbestand.
25
Conversie van formulieren In deze modus worden formulierelementen met behulp van de Logical Form Recognition™-technologie gedetecteerd en correct geconverteerd. U kunt de volgende opties kiezen: • Geen formulierelementen: Hiermee maakt u een invulformulier met statische formulierelementen. U kunt met de formulierfuncties van het doelprogramma het formulierontwerp aanpassen. • Formulierelementen maken: Hiermee maakt u een formulier dat u elektronisch kunt invullen en bewerken. U kunt veldlabels en het formulierontwerp wijzigen.
PDF-bestanden met gemengde inhoud verwerken De inhoud van PDF-bestanden is vaak een combinatie van doorlopende tekst, tabellen en formulieren. Meestal krijgt u goede resultaten als u voor deze bestanden de conversiemethode Standaarddocument kiest. Voor een nauwkeurigere conversie kunt u via paginabereik formulieren en tabellen scheiden en deze apart converteren. U hebt bijvoorbeeld een PDF-bestand met twee pagina's geïllustreerde tekst, gevolgd door één pagina met een tabel die u voor berekeningen wilt gebruiken en ten slotte drie pagina's met een formulier. In dat geval converteert u pagina's 1 en 2 als Standaarddocument, pagina 3 als Spreadsheet en pagina's 4-6 als Formulier.
Hoe werken PDF-bestanden? PDF-bestanden geven tekst altijd correct weer omdat de bestanden alle typografische informatie bevatten. Lettertypen in het document worden in het PDF-bestand ingesloten en deze worden na de verspreiding gebruikt om het document te reconstrueren. De weergave is daarmee niet afhankelijk van de lettertypen die op het systeem aanwezig zijn waarop het bestand wordt geopend en ook niet van de taal van het besturingssysteem.
26
PDF-documenten bieden hun pagina's aan als afbeeldingen. U kunt ze markeren en voorzien van opmerkingen, maar u kunt de basistekst slechts in beperkte mate wijzigen. De meeste PDF-bestanden kunnen worden doorzocht omdat het bestand uit twee lagen bestaat. Er is een afbeeldingslaag die op het scherm wordt weergegeven. Daaronder bevindt zich meestal een tekstlaag die overeenkomt met de tekens op het scherm.
Beeldlaag
Tekstlaag
Als de basis van het PDF-bestand een serie afbeeldingen of een gescand document is, ontbreekt de tekstlaag en is het resultaat een PDF met alleen beeld. Als de basis een bewerkbaar document is, kan de tekstlaag worden gemaakt en wordt de PDF 'Normaal' of 'Doorzoekbaar' genoemd. De maker van het PDF-bestand bepaalt of er een wachtwoord moet worden ingevoerd voor toegang tot de tekstlaag.
Hoe werkt PDF Converter? PDF Converter heeft een OCR-functie (Optical Character Recognition) voor optische herkenning van tekens. Hiermee extraheert u tekst uit een afbeelding. OCR is niet nodig als u PDF-bestanden met een tekstlaag wilt ontsluiten. Het programma legt de paginalay-out vast en plaatst de gegeven tekst en andere elementen correct op elke pagina in het nieuwe document.
27
OCR wordt gewoonlijk alleen gebruikt voor PDF-pagina's zonder toegankelijke tekstlaag of als er sprake is van een tekencodering die niet standaard is. U kunt echter bij elke conversie het OCR-proces uitvoeren.
PDF-bestanden met alleen beeld U kunt ook PDF-bestanden zonder tekstlaag converteren. In dat geval kunt u aangeven wat het programma met dergelijke pagina’s moet doen: ze converteren met de ingebouwde OCR-module, ze als afbeeldingen naar het doeldocument overbrengen of ze overslaan. U kunt aangeven dat de eerste pagina's (maximaal tien) van de PDF-bestanden moeten worden gecontroleerd. Vervolgens kunt u de conversie desgewenst laten stopzetten als er geen tekstlagen worden gedetecteerd. Als u ScanSoft® OmniPage® hebt, kunt u met dit programma meer controle uitoefenen over de herkenning.
Ondersteunde talen PDF Converter ondersteunt meer dan 100 talen, waaronder Deens, Nederlands, Engels, Fins, Frans, Duits, Italiaans, Noors, Pools, Portugees, Spaans en Zweeds. Ook documenten die tekst in meerdere talen bevatten, kunnen worden geconverteerd. Een volledige lijst van ondersteunde talen vindt u in de online Help. Voor het converteren van pagina's met alleen beeld en de verwerking van nietstandaard codering is het belangrijk de juiste taal te kiezen.
28
Deze laatste twee onderwerpen hebben betrekking op PDF Converter Professional.
Webupdates Selecteer in het menu Help de optie Automatische webupdate als u een bericht wilt ontvangen wanneer er een programma-update voor een van de drie onderdelen beschikbaar is. U kunt de nieuwste programma-updates rechtstreeks downloaden vanuit het menu Help. Zorg ervoor dat u verbinding hebt met internet.
De installatie ongedaan maken 1. Selecteer in het Configuratiescherm de optie Software. 2. Selecteer ScanSoft PDF Professional 4,0. 3. Klik op Verwijderen om de installatie ongedaan te maken of op Wijzigen om het programma automatisch te repareren. Hiermee verwijdert u de drie onderdelen van PDF Converter Professional. Bij verwijdering wordt het programma eerst gedeactiveerd, zodat u het later probleemloos opnieuw kunt installeren en activeren. Voor de deactivering hebt u een internetverbinding nodig.
http://netherlands.nuance.com
Copyright © 2006 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. De informatie in deze publicatie kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Nuance, het Nuance-logo, Logical Form Recognition, OmniPage, ScanSoft en True Page zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectieve eigenaars. De software die bij dit document wordt geleverd, is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van Independent JPEG Group, Colosseum Builders, Inc. en het FreeType Team. De software werd ontwikkeld met behulp van Kakadu-software. Zlib-compressiebibliotheek copyright © 1995-1998 Jean-loup Gailly en Mark Adler. Op de software is het Amerikaanse en internationale auteursrecht van toepassing.
29
