1
Tijdens de laatst gehouden Huurdersraadvergadering hebben we jullie deelgenoot gemaakt van onze bevindingen tijdens de cursus “Hoe betrek ik de achterban” Voorzitter Rien Stek, secretaris Joop Kuipers en penningmeester Jan Heijkoop die gezamenlijk de training hebben bijgewoond, brachten in de vergadering naar voren van wat er te wachten staat voor Huurdersraden en of bewonerscommissies. Aangegeven is dat we het volgende jaar (2014) weer een “Algemene Huurdersvergadering” willen organiseren. Ook nieuw is dat we jaarlijks een eigen folder willen uitgeven, en we dit als dagelijks bestuur niet alleen kunnen. Ook heeft de vergadering aangegeven meer betrokken te worden bij beleidsstukken, deze wens hebben we bij Omnivera aangekaart, zie de notulen van vrijdag 12 december 2013. In een vorige poging om uit de Huurdersraad commissie in te stellen om bepaalde zaken uit zoeken zullen we niet meer aan de orde stellen. Wel willen we jullie vragen voor jezelf de volgende vragen te beantwoorden. Vraag jezelf af wat kan ik meer doen dan alleen vergaderingen bezoeken, en wil ik dat?
Waarom bent u huurderswerk gaan doen? • • • •
Ik ben gevraagd Omdat ik het belangrijk vind Ik ben erin gerold Het is interessant
Vrijwilliger, toen en nu. ……………………………………………..….Klassieke vrijwilliger • • • •
Inspiratie Organisatiekeuze Keuze activiteiten Intensiteit
Collectieve noden Verankerd in traditie Behoefte van organisatie Langdurig, frequent
Nieuwe vrijwilliger Individuele noden Persoonlijke interesse Ontplooiing en kosten-baten Beperkt, afgebakend
Hoe zou je jezelf willen neerzetten en tevens je inzet willen benoemen in een veranderende omgeving als bij een Huurdersraad/bewonerscommissie en woningcorporatie? Motivatie. • • • • •
Invloed kunnen uitoefenen Bepaalde mate van zelfstandigheid Behoefte aan verbondenheid, gewaardeerd worden Motivatie komt van binnenuit Je gewaardeerd voelen
2
Jouw Huurdersraad/bewonerscommissie. • •
Wat vindt de buitenwereld van jouw Huurdersraad/bewonerscommissie? Imago ontstaat door een mix van - Eigen ervaring - Gehoord van anderen - (on)bewust ontvangen van informatie van de eigen organisatie en/of anderen
Huurdersraad/Bewonerscommissie. De vrijwilliger. Een zaak van voortdurende afstemming… • • • •
Organisatie--------------------------------Vrijwilliger Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Vrijwilliger---------------------------------Organisatie Waar is een vrijwilliger naar opzoek?
5xB • • • • •
Binnenhalen Begeleiden Belonen Behouden Beëindigen
Binnenhalen. •
Stel jezelf 5 vragen
-
Waarom zou jij of iemand vrijwilliger bij een Huurdersraad/ bewonerscommissie willen worden? Welke kwaliteiten wordt gevaagd van een vrijwilliger? Past wat ik wil bij wat de vrijwilliger wil? Welke communicatiemiddelen kan ik gebruiken? Kunnen we met elkaar overweg?
-
Begeleiden. Zo die is binnen! NEE, nu begint het pas • • • • •
Welke oefenruimte bied ik mijn nieuwe vrijwilliger? Voor welke aanpassingen, trainingen, deskundigheid moet ik zorgen? Bij wie kan de vrijwilliger terecht? Is er wet- en regelgeving van toepassing? Wat doen we met ervaringen van vrijwilligers?
Belonen. Resultaten voor de inspanningen van de vrijwilliger • • •
Wat wil de vrijwilliger uit zijn of haar werk halen? Wat heb ik als vrijwilliger te bieden? Wie is verantwoordelijk voor belonen? 3
•
•
Hoe zit het met onkosten, reizen, verzekering? Wanneer is de vrijwilliger tevreden?
Behouden. (betrekken belangrijk om mee te blijven doen) Blijf checken • • • • •
Zijn het werk en de organisatie nog interessant genoeg voor de vrijwilliger? Past de organisatie zich aan als de omstandigheden van de vrijwilliger veranderen? Welke vrijwilligerscarrière en persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden kan ik de vrijwilliger bieden? Wat mist de vrijwilliger? Denkt de organisatie mee over de ‘Next Step’ van de vrijwilliger. (denk hierbij aan onderzoek van), ook als die op een ander terrein in vrijwilligersverband zich wil ontplooien?
Beëindigen. Aan alles komt een einde • • • • •
Waarom wil/moet de vrijwilliger stoppen? Hoe wil de vrijwilliger stoppen Wat laat de vrijwilliger achter, hoe worden zaken geregeld? Wat kan uw organisatie nog doen voor de vrijwilliger? Hoe komt de vrijwilliger terug als hij of zij dat wil?
Een gesprek. • • • • • •
90% van de vrijwilligers is gevraagd Onbekend maakt onbemind Positieve toon Dus niet: het is moeilijk om mensen te vinden en dus vraag ik jou…. Creatieve oplossingen zoeken. Andere tijden, andere oplossingen
Felxivol. Vrijwilligerswerk van nu is FLEXIVOL • • • • • • • •
F: Flexibel in engagement L: Levendig in stimuleren E: Eenvoudig toegankelijk X: Experimenteren is mogelijk I: Imago is positief V: Variatie in activiteiten en taken O: Organisatie is vlot L: Lachen is belangrijk en gezond
4
Nieuwe bestuursleden? Kwestie van doen of juist niet? •
Stap 1: Vraag de rest van het bestuur of ze nieuwe bestuursleden willen. Bij “JA”
Hanteer deze methode • • • •
Binnen drie maanden telt de bestuursvergadering met behulp van alle bestuursleden minstens twee nieuwe bestuursleden!!!!! Namen zoeken en afspraken maken Ieder bestuurslid spreekt minsten twee mensen aan uit eigen brede kring Nieuwe mensen verwelkomen
Stap 1, namen en afspraken tijdens bestuursvergaderingen. •
Zoeken we mensen voor bepaalde taken? Voor welke taken?
Stap 2, spreek de mensen aan. • • • • • • •
Kies een goed moment Vertel dat je op zoek bent naar… Leg uit wat het inhoudt Vertel waarom jij zelf meedoet Vertel dat het niet moeilijk is je te “engageren” Vraag: wil je het eens proberen, een half jaar? Beloof een goede verwelkoming
Stap 3, warm welkom in de bestuursvergadering • • • • •
Hartelijk welkom, bloemetje misschien? Vertel wie de andere bestuursleden zijn Vragen te zeggen wie ze zijn Kort vertellen wat de plannen zijn of ideeën zijn Documentatie geven (een nog nader in te vullen info-pakket)
• •
Na twee vergaderingen: Hoe vind je het? Ga in op hun antwoord
Waar hebben we op gewezen tijdens het overleg met Omnivera. Zaken die besproken zijn in onze reguliere bestuursvergadering zijn vertaald naar regels die we met elkaar afspreken, en ook wijzend naar de overlegwet. Afgesproken is dat we elkaar over en weer informeren om de procedures en tijdspanne die nodig zijn niet te frustreren, en daarbij wordt in het vervolg rekening mee gehouden: Zo gaan we de regels die daarvoor zijn opgesteld aanhouden, mocht blijken dat de één van de gesprekspartners meer tijd nodig heeft, men elkaar dan de ruimte geeft om het verder uit te werken, dan wel te motiveren. Er van uitgaande dat alles binnen de gestelde tijd klaar moet/kan zijn, gaan we als volgt te werk:
5
-
Omnivera maakt plannen, bijvoorbeeld voor Groot Onderhoud of verbeteringsplannen. Omnivera stuurt informatie over de plannen schriftelijk naar de Huurdersraad. Nu start de periode van 6 weken. De Huurdersraad overlegt, en nodigt zo nodig de betrokken bewonerscommissie uit. De Huurdersraad beraad zich op de plannen. De Huurdersraad verzoekt om overleg met Omnivera over de plannen. Verhuurder en Huurdersraad overleggen over de Onderhouds- en verbeteringsplannen. Huurdersraad brengt advies uit. Begin periode van 2 weken. Omnivera beraad zich op advies Huurdersraad. Einde periode van 2 weken. Omnivera volgt advies van de Huurdersraad op, of motiveert waarom ze het niet opvolgt. De Huurdersraad ontvangt bericht van Omnivera. Na 3 dagen. Omnivera mag beginnen (en begint met informeren van de bewoners)!
Het niet uitschrijven van een algemene Huurdersvergadering zoals het in het jaar 2013 moeten we niet weer willen. Het is zelf wettelijk gezien verplicht om deze wel te houden. In de vergadering van dinsdag 9 december is besproken dat voor 2014 een Algemene Huurdersvergadering wordt uitgeschreven. Er is aan het voltallige bestuur gevraagd mee te denken over de inhoud voor deze vergadering. Welke onderwerpen en of thema’s moeten op de agenda. Wil je één hoofdthema, en daarom heen informerende agendapunten. Hierbij kunnen natuurlijk ook Omnivera uitnodigen om hun plannen voor de komende jaren te presenteren. We kunnen ook kiezen voor een specialist die een bepaald item komt uit leggen. We willen jullie voorstellen om op woensdag 17 september de Algemene Huurdersvergadering te plannen. Locatie nog nader te bepalen. Bij het vaststellen van die datum, willen we in de week vooraf aan de 17de een in drukwerk uit te brengen Huurdersraad Journaal uitbrengen, hiervoor zoeken we enthousiaste bestuursleden, die dit op zich willen nemen. We denken aan een uitgaven in de vorm van “RondOmnivera” hun magazine uitbrengt. Ideeën en voorstellen zijn welkom, wie wordt de creatieve editor? OVERLEG MET DE BEWONERSCOMMISSIE VAN DE DIVERSE COMPLEXEN EN OVERLEG MET DE HUURDERSRADEN VAN DE OM ONS LIGGENDE GEMEENTEN EN DE ALGEMENE HUURDERSVERGADERING Wat willen we bereiken met de Algemene Huurdersvergadering en de onderlinge verstandsverhouding met de diverse bewonerscommissies, en de overleggen met de Huurdersraden van corporaties in de plaatsen om ons heen. -
Goed bezochte bijeenkomsten. Meer contact met de huurders. Meer handen en meer interesse in wat we doen.
6
Algemene Huurdersvergadering -
Kiezen voor een inhoudelijk onderwerp (wat sluit aan bij de bewoners) Een programma opstellen dat de bezoeker aanzet tot actief mee doen en mee praat. De voorbereiding van de Huurdersraad moet optimaal zijn. Uitnodigen van een deskundige spreker(s). De uitnodiging. (maak het aantrekkelijk om de uitnodiging aan te nemen. De agenda niet te algemeen, ook hamerstukken/beslispunten.
De genoemde punten kunnen naadloos worden ingepast de gesprekken met bewonerscommissie. De plannen van de Huurdersraad worden ook bij de bewonerscommissie bekend gemaakt. Aan de besturen wordt gevraagd mee te denken over de onderwerpen. Ontwerpen die mogelijk ook voor de Algemene Huurdersvergadering van belang zijn. Zijn het specifieke onderwerpen die alleen het complex aangaan kan er voor gekozen worden, om in gezamenlijkheid een extra ontmoeting te beleggen waar de bewoners persoonlijk voor worden uitgenodigd. Wat doen we met de inbreng, uitkomsten en terugkoppeling van de vergadering -
Bespreken in de Huurdersraad kort na een bijeenkomst. Uitkomsten verwerken. Uitkomsten terugkoppelen naar Omnivera. Bedenktijd van Omnivera binnen een onderling vastgestelde termijn. Terugkoppeling naar het dagelijks bestuur van de bewonerscommissie. Bij twijfel over de beantwoording, kan mogelijk (nog) een enquête mogelijk zijn, om verhelderende vragen te stellen aan de huurder.
Digitale tijdperk Ja, hier is het onderwerp weer, voor velen in onze Huurdersraad een crime, voor anderen een vorm van informatie die niet meer is weg te denken uit het digitale tijdperk. Steeds meer mensen zijn actief op Twitter, Facebook, LinkedIn en WhatsApp. En dus ook op internet en gebruiken e-mail. Het zal voor nu, maar zeker voor de komende jaren van belang zijn dat zoveel als mogelijk van huurders hun emailadres gevraagd zal worden, uitnodigen worden veel vaker aangekondigd via email.
3 januari 2014 Secretaris Joop Kuipers
7
