De PDCA cirkel laat (jou) jullie sneller leren, helpt de kwaliteit continu te verbeteren en kan er ook voor zorgen dat je onderweg wijzigingen kunt aanbrengen . Waar staan de letters voor? 1. 2. 3. 4.
Plan Do Check Act
: in beeld brengen van het probleem en het bedenken van een plan. : het plan uitvoeren, uitkomsten analyseren en gebruiken voor actie en verbetering. : het plan en de uitvoering beoordelen en met elkaar praten of alles (nog) klopt. : het plan, de verbeteringen enz. bijstellen, of de uitvoering bijsturen.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij PDCA cirkels? Het bovenstaande klinkt waarschijnlijk eenvoudig maar de praktijk leert dat implementatie van de PDCA cirkel absoluut uitdagend is. Wat zijn de grootste uitdagingen?
Continu verbeteren en leren is niet altijd een vast onderdeel van een organisatiecultuur of school. Verbeteren wordt ingestoken als eenmalig project, terwijl de PDCA cirkel een continu proces is. Te weinig nadruk op evaluatie en bijsturen, de stappen P en D lukken wel, maar dan?
De grootste valkuilen van PDCA?
De praktijk wijst uit dat PDCA’en makkelijker gezegd is dan gedaan. Veel organisaties of werkgroepen hebben moeite om de gehele cirkel te doorlopen. De stappen P en D lukken nog wel, maar dan? Daarnaast blijkt dat invoering van PDCA zonder specifieke doelen na te streven averechts werkt.
Een voorbeeld van SMART.
Doelstellingen worden in organisaties of in werkstukken….vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties, of goede voornemens. Om bv. succesvolle adviezen te geven kun je als model SMART gebruiken. SMART staat voor:
Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdgebonden
Een SMART-doelstelling is richtinggevend: het geeft aan wat je wilt bereiken en stuurt het gedrag van je medewerkers en van jezelf. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt. Door een doelstelling SMART te formuleren is de kans groter dat er in de praktijk iets van terecht komt.
Sp ec i f i ek Dit bepaalt je bij 6 vragen.
Wat willen jullie bereiken?
Wie zijn erbij betrokken?
Waar gaan jullie het doen?
Wanneer gebeurt het?
Welke delen van de doelstelling zijn essentieel?
Waarom willen jullie dit doel bereiken?
Omschrijf het doel dus duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is.
Meetbaar Een SMART-doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Wat is er af als het af is? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Doe zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen.
Acceptabel Als je een SMART-doel voor jezelf stelt, dan is het voldoende dat je het zelf accepteert. Het is nu ook van belang dat je medestudenten het acceptabel vinden. Dan vergroot je het draagvlak. Soms wordt de ‘A’ in SMART ook wel uitgelegd als Aanwijsbaar. Daarmee wordt bedoeld dat duidelijk moet zijn wie wat moet doen om het doel te bereiken. En een andere uitleg voor de ‘A’ is Activerend of Actiegericht: de doelstelling moet uitnodigen tot actie en energie losmaken. De doelstelling moet positief geformuleerd zijn. Er moet een actieplan zijn. Maar let erop dat een SMART-doel een bepaald resultaat voorschrijft, niet een inspanning.
Realistisch Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen jullie de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Soms wordt de 'R' in SMART ook wel uitgelegd als Relevant. Een haalbare en zinvolle doelstelling is motiverend en maakt energie los.
Tijdgebonden Met name korte-termijndoelen moeten SMART zijn. Bij lange-termijndoelen is dat niet altijd mogelijk. Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum.
Goede voorbeelden
Dit jaar wil ik twintig studiepunten van mijn opleiding halen.
Over vijf jaar wil ik installateur zijn, verantwoordelijk voor projecten van 10.000 tot 50.000 euro.
De winst moet volgend jaar 30% hoger zijn dan die van vorig jaar.
Slechte voorbeelden
Ik wil een leuke baan (niet specifiek, niet meetbaar, niet tijdgebonden).
Ik wil de beste in de winkel waar ik werk (niet meetbaar, niet tijdgebonden).
