VZW-wet Kris Molemans mei 2004
VZW-wet .................................................................................................................................................................... 1 1 Inleiding.............................................................................................................................................................. 2 1.1 Vereniging zonder juridisch statuut ........................................................................................................... 2 1.2 Vereniging met juridisch statuut................................................................................................................ 2 1.3 Keuze voor een juridisch statuut................................................................................................................ 3 1.4 Vergelijking................................................................................................................................................ 3 1.5 Wetgeving................................................................................................................................................... 3 2 Oprichting ........................................................................................................................................................... 5 2.1 Voorwaarden .............................................................................................................................................. 5 2.2 Opstelling van statuten ............................................................................................................................... 5 2.3 Wijziging van statuten................................................................................................................................ 6 2.4 Bekendmaking............................................................................................................................................ 6 2.5 Behoud van vzw-statuut............................................................................................................................. 6 3 Organen............................................................................................................................................................... 8 3.1 Algemene vergadering ............................................................................................................................... 8 3.2 Raad van bestuur ...................................................................................................................................... 10 3.3 Dagelijks bestuur...................................................................................................................................... 12 3.4 Andere organen ........................................................................................................................................ 12 3.5 Binnenhuisreglement................................................................................................................................ 12 4 Aansprakelijkheid en verzekeringen................................................................................................................ 13 4.1 Aansprakelijkheid..................................................................................................................................... 13 4.2 Verzekeringen .......................................................................................................................................... 15 5 Boekhouding..................................................................................................................................................... 19 5.1 Kleine vzw’s............................................................................................................................................. 19 5.2 Grote vzw’s .............................................................................................................................................. 19 5.3 Zeer grote vzw’s....................................................................................................................................... 19 5.4 Rekening en begroting ............................................................................................................................. 19 5.5 Bekendmaking.......................................................................................................................................... 19 6 Vermogen ......................................................................................................................................................... 21 6.1 Bezittingen................................................................................................................................................ 21 6.2 Giften ........................................................................................................................................................ 21 7 Ontbinding ........................................................................................................................................................ 22 7.1 Vrijwillige ontbinding .............................................................................................................................. 22 7.2 Gerechtelijke ontbinding.......................................................................................................................... 22 7.3 Bestemming van het vermogen................................................................................................................ 22 7.4 Bekendmaking.......................................................................................................................................... 22 8 Aanpassen aan de nieuwe wet.......................................................................................................................... 23 8.1 Vier dossiers ............................................................................................................................................. 23 8.2 Andere wijzigingen .................................................................................................................................. 24 8.3 Boekhouding............................................................................................................................................. 27 9 Technische informatie ...................................................................................................................................... 28
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
1
1 Inleiding Een vereniging is ‘een groepering van mensen die overeenkomen om gedurende een bepaalde tijd een gemeenschappelijk doel na te streven’. Iedereen is vrij een vereniging op te richten of bij een vereniging aan te sluiten. Iedereen is ook vrij om niet toe te treden tot een vereniging. Zo staat het in de grondwet. Zo’n vereniging is in het recht niet rechtstreeks geregeld. Maar er bestaan mogelijkheden om een vereniging een juridisch statuut te geven.
1.1 Vereniging zonder juridisch statuut Enkele mensen beslissen samen om 'iets' te gaan doen. Ze zoeken een lokaal, wat tafels en stoelen en ze beginnen er aan. In dat geval spreekt men van een feitelijke vereniging: enkele mensen doen iets samen. Een feitelijke vereniging kan perfect activiteiten ontplooien. ‘Feitelijk’ betekent dat de vereniging weliswaar bestaat, maar niet in juridische zin. Het is gewoon een verzameling van mensen die als dusdanig geen rechtshandelingen kan stellen. De leden kunnen dat wel, maar dan in eigen naam. Wat wil dit zeggen? Een speelpleinwerking beschikt over een spelkoffer. De factuur van de spelkoffer staat op naam van Pieter. De spelkoffer is van Pieter. Als Pieter niet langer meewerkt op het speelplein, kan hij in principe de koffer meenemen. Els koopt knutselmateriaal. Dat de ‘kas’ haar terugbetaalt, is in zekere zin louter goodwill. Met andere woorden: alles is van iemand en iedereen is in principe persoonlijk verantwoordelijk. De hele speelpleinwerking is dus gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Voordeel is wel dat er weinig administratie bij komt kijken. De vereniging kan ook vlot de dynamiek van de werking volgen. De personen die zich het meest met de vereniging bezighouden, hebben meestal ook het meest te zeggen. Nieuwe mensen kunnen heel makkelijk taken opnemen en mee beslissen. Maar, zoals gezegd, niet de vereniging, maar de leden zijn aansprakelijk voor de aangegane verbintenissen. Er is geen overkoepelende aansprakelijkheid. De feitelijke vereniging kan niet aansprakelijk gesteld worden, maar b.v. de voorzitter wèl. Daarom moet zo’n vereniging zorgen voor een goede verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Dat is niet wettelijk verplicht, maar eigenlijk zonder meer noodzakelijk. Want behalve in geval van een zware persoonlijke fout (b.v. schade veroorzaakt als gevolg van een dronken toestand) dekt zo’n verzekering de aansprakelijkheid van de verzekerden. Wettelijk hoef je dus niets te regelen. Toch kan een 'reglement van inwendige orde' zinvol zijn. In dat reglement kan je de voorwaarden tot lidmaatschap, bevoegdheden, wijze van besluitvorming, financiële grenzen, stemprocedures en regels voor het optreden naar derden door ‘gevolmachtigden’ (b.v. het bestuur) opnemen. Zo’n reglement heeft enkel een interne betekenis. Buitenstaanders zijn er niet door gebonden.
1.2 Vereniging met juridisch statuut Een juridisch statuut betekent ‘rechtspersoonlijkheid’ geven aan een vereniging. Dat kan d.m.v. de wet van 27 juni 1921 waarbij aan de vereniging zonder winstgevend doel (de zgn. vzw) rechtspersoonlijkheid wordt gegeven. Deze wet werd gewijzigd door de wet van 2 mei 2002. Door die rechtspersoonlijkheid kunnen verenigingen deelnemen aan het rechtsverkeer alsof ze natuurlijke personen (mensen) zijn. ‘Rechtspersonen’ kunnen allerlei rechtshandelingen stellen: kopen en verkopen, huren en verhuren enz. De vereniging kan in eigen naam en voor eigen rekening optreden. De vereniging heeft een verantwoordelijkheid die je kan onderscheiden van de verantwoordelijkheid van de leden. Juridisch ontstaat er een afscheiding tussen het eigendom van de leden en het eigendom van de vereniging. De leden van de vzw zijn in principe niet met hun privé-vermogen gebonden (de leden kunnen uiteraard ook op geen enkele manier aanspraak maken op het vermogen van de vzw). Vermits de vereniging rechtshandelingen kan stellen, kan de vereniging of haar organen (de algemene vergadering, de raad van bestuur,....) fouten begaan. De vzw is dan rechtstreeks en als dusdanig verantwoordelijk. De opdracht die de bestuurders van de vereniging gekregen en aanvaard hebben, moeten ze naar best vermogen (‘als een goede huisvader’) vervullen. Als ze desondanks door een fout schade veroorzaken, moet de vzw de schade vergoeden. Ook de contractuele aansprakelijkheid (niet, foutief of laattijdig uitvoeren van b.v. een huurcontract) ligt bij de vzw en kan niet afgewenteld worden op de personen die voor de vzw optreden. Let op: deze bescherming geldt enkel als je in orde bent met alle regels die de vzw-wetgeving oplegt.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
2
Strafrechtelijke daden kunnen niet door de vzw als abstract personage gepleegd worden. Een vzw kan dus niet strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld. De wil om een inbreuk te plegen ontbreekt. En de straf (b.v. gevangenisstraf) is onuitvoerbaar. Bij strafrechtelijke inbreuken blijft de verantwoordelijkheid dus rusten op de natuurlijke personen die voor de vereniging optreden (voorzitter, bestuurders, gevolmachtigden,...) of op de dader.
1.3 Keuze voor een juridisch statuut Noodzakelijk is de rechtspersoonlijkheid alleen als: • de vereniging onroerende goederen wil bezitten • schenkingen en legaten wil ontvangen Wenselijk is die rechtspersoonlijkheid als de vereniging: • risico loopt voor haar vermogen (b.v. relatief veel geld,…) • risico loopt voor haar verantwoordelijkheid (b.v. schulden, personeel,...)
1.4 Vergelijking Hieronder worden enkele belangrijke verschillen tussen beide soorten verenigingen in kaart gebracht. Verderop in de tekst worden de verschillen toegelicht. Feitelijke vereniging Heeft de vereniging Nee rechtspersoonlijkheid? Kan de vereniging vermogen bezitten?
VZW Ja
een Het vermogen is onverdeelde De vzw kan een eigen vermogen eigendom van de leden. bezitten.
Hoe wordt de werking geregeld? De werking kan worden geregeld in een overeenkomst of in een binnenhuisreglement. Dit is echter niet wettelijk verplicht. Buitenstaanders zijn er niet door gebonden.
De werking is bepaald in de wet en in de statuten. Als alle wettelijke verplichtingen worden nagekomen, zijn ook buitenstaanders hierdoor gebonden.
Op wie rust aansprakelijkheid?
De vzw moet haar engagementen nakomen met haar vermogen. Het privévermogen van de leden blijft buiten schot.
de De leden zijn persoonlijk aansprakelijk voor de engagementen van de vereniging, desnoods met hun eigen vermogen.
Zijn er verplichtingen?
De wet legt geen verplichtingen De wet legt materiële en formele op. verplichtingen op. B.v. de vzw moet haar statuten en de benoemingsbesluiten van de leden van de raad van bestuur publiceren.
Kan de verenigingen Als de leden een handeling stellen, Een vzw kan in eigen naam en voor rechtshandelingen stellen? dan doen ze dat in eigen naam of eigen rekening optreden. in naam van andere leden van wie ze een volmacht kregen.
1.5 Wetgeving Het juridisch statuut voor een vereniging wordt in hoofdzaak geregeld door de wet van 27 juni 1921 waarbij aan de verenigingen zonder winstgevend doel rechtspersoonlijkheid wordt verleend. Deze wet werd betekenisvol gewijzigd op 2 mei 2002. Het gaat in feite niet om een nieuwe wet, maar om een verzameling van verwijzingen naar andere wetteksten, waaronder de originele vzw-wet van 1921. De correcte verwijzing is dus niet langer de ‘Wet van 27 juni 1921’, maar de ‘Wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002’. De gecoördineerde tekst van de vzw-wet en de aanvullende besluiten, kan je terugvinden in de VVJWetgeverskaft. De teksten zijn ook downloadbaar via www.just.fgov.be.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
3
In de tekst hierna komt de wetgeving aan bod zoals ze geldt sinds de wet van 2 mei 2002. Achteraan in de tekst wordt uitdrukkelijk aangegeven wat onlangs is gewijzigd, zowel via de wet als via die uitvoeringsbesluiten. De tekst behandelt enkel de ‘gewone’ vzw. De bepalingen over de internationale vzw’s en de stichtingen die ook deel uitmaken van de wet, komen hier niet aan bod.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
4
2 Oprichting 2.1 Voorwaarden De basisvoorwaarden om rechtspersoonlijkheid te verwerven, zijn: • minstens drie stichters • maatschappelijke zetel in België • statuten opstellen overeenkomstig de wet De oproepingsbrief voor de stichtingsvergadering wordt verstuurd naar de stichters. Daarin wordt de agenda vermeld. Natuurlijk kan je andere agendapunten toevoegen, maar volgende punten moéten op de agenda staan: • goedkeuring van de statuten • benoeming van de leden van de raad van bestuur Op de stichtingsvergadering keuren de stichters de statuten goed en kiezen ze de leden van de raad van bestuur. Er moeten minstens drie stichtende leden zijn. Na goedkeuring worden de statuten bindend voor de stichtende leden en bestaat de vzw voor hen. De vzw bestaat nog niet voor de buitenwereld (zie: Bekendmaking).
2.2 Opstelling van statuten Om rechtspersoonlijkheid te verwerven, moeten de stichters de ‘statuten’ opstellen. In de statuten formuleren de stichters schriftelijk waarom zij een vzw willen oprichten en hoe ze gaan samenwerken. De statuten vormen de grondwet van de vereniging. De statuten zijn een aanvulling op de wet en mogen er dus nooit mee in strijd zijn. Rekening houdend met de wettelijke bepalingen, kan je de statuten verder uitwerken zoals je wil: ofwel bepaal je alles heel gedetailleerd ofwel bepaal je alleen de grote lijnen (van de werking) van de vereniging. Je kan de statuten door een notaris laten opstellen (uitzonderlijk), maar je kan dat ook zelf doen. De wet bepaalt dat je minimaal het volgende moet regelen in de statuten: • naam, voornamen, woonplaats, geboortedatum en –plaats van stichtende leden of als het rechtspersonen betreft, de naam rechtsvorm en het adres van de zetel • naam, adres van de zetel van de vereniging en gerechtelijk arrondissement waaronder de vereniging valt (de ‘zetel’ is de werkelijke plaats van waaruit een vzw wordt geleid, waar de raad van bestuur vergadert, waar het dagelijks bestuur wordt gevoed en waar je de administratie en de boekhouding van de vzw wordt bijgehouden • minimum aantal leden • doel van de vereniging • voorwaarden en formaliteiten voor toetreding en uittreding van leden • bevoegdheden van de algemene vergadering, wijze waarop die wordt samengeroepen en wijze waarop beslissingen bekend worden gemaakt bij leden en aan derden • wijze waarop bestuurders worden benoemd, ontslagen of afgezet, de omvang van hun bevoegdheden en de manier waarop zij die uitoefenen (alleen, gezamenlijk of als college) en de duur van hun mandaat • als er een directeur, boekhouder of gemachtigde leden werden aangesteld, dan moet je ook de duur van hun mandaat, de omvang van hun bevoegdheden en de manier waarop zij die kunnen uitoefenen, vermelden • als er een commissaris moet worden aangesteld (zie: Boekhouding), dan moet je de duur van het mandaat, de omvang van de bevoegdheden en de manier waarop hij die kan uitoefenen, vermelden • maximumlidgeld • bestemming van het vermogen bij ontbinding • duur van de vereniging indien zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan Verder kan je ook een regel maken over: • wijze waarop het bestuur verantwoording moet afleggen over rekening en begroting (verwijzing naar de wettelijke regeling volstaat) • procedure bij statutenwijziging (verwijzen naar de wettelijke regeling volstaat) • rechten en plichten van de 'toegetreden leden' (zie: Effectieve en toegetreden leden) Aanvullend kan je tal van andere zaken regelen in de statuten, voor zover dat niet in tegenspraak is met de wet.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
5
2.3 Wijziging van statuten Om als vereniging rechtspersoonlijkheid te verwerven moet je dus statuten opstellen. Alhoewel zij de ‘grondwet’ van de vereniging zijn en je ze dus best niet om de haverklap wijzigt, kunnen wijzigingen zich opdringen. Omdat je een ‘grondwet’ niet zomaar verandert, is zo’n wijziging aan bepaalde regels gebonden. Elke wijziging aan de statuten moet goedgekeurd worden door een buitengewone algemene vergadering. De leden moeten tenminste acht dagen vooraf worden uitgenodigd. De agenda en de voorgestelde wijzigingen moeten uitdrukkelijk in de oproep zijn vermeld. Om geldig te beslissen moet 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn (de statuten mogen een strenger quorum bepalen). Als dat quorum niet wordt bereikt, kan een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen, die kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Die tweede vergadering kan niet binnen de 15 dagen plaatsvinden. Twee derde van de aanwezige of vertegenwoordigde leden moet akkoord gaan met de voorgestelde wijziging van de statuten. Als de wijziging het doel van de vereniging of de ontbinding van de vereniging betreft, dan moet 4/5 van de aanwezige of vertegenwoordigde leden akkoord gaan (de statuten mogen een strenger quorum bepalen). De wijzigingen en de gecoördineerde tekst van de statuten na wijziging, moeten worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Als de wijzigingen betrekking hebben op artikels die gepubliceerd werden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad (m.a.w. als het gaat om wettelijk verplichte artikels), dan moeten ook de wijzigingen gepubliceerd worden (voor Formaliteiten: zie: Technische informatie). Als het gaat om wijzigingen aan de naam (of de afkorting van de naam) van de vzw, de zetel van de vzw of de einddatum van het boekjaar, moet je de wijziging ook melden bij de kruispuntbank van ondernemingen (voor Formaliteiten: zie Technische informatie).
2.4 Bekendmaking Volgende documenten moet je in drievoud en ondertekend door de stichters, neerleggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel: • de statuten • gegevens i.v.m. stichtende leden: naam, voornamen, woonplaats, geboorteplaats en -datum • gegevens i.v.m. bestuurders: naam, voornamen, woonplaats, geboorteplaats en –datum De griffie moet binnen 30 dagen na neerlegging deze gegevens laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Bij neerlegging moet je onmiddellijk de publicatiekosten betalen per cheque of per postassignatie (Tarieven: zie Technische informatie). Na neerlegging wordt de vereniging ingeschreven in het rechtspersonenregister van de kruispuntbank van ondernemingen en krijgt de vereniging een ondernemingsnummer. Vanaf de neerlegging van de basisdocumenten heeft de vereniging rechtspersoonlijkheid (vraag dus zeker een bewijs van de neerlegging). De vereniging moet niet meer wachten op de publicatie in het Staatsblad. Vanaf het moment van de neerlegging kan men verbintenissen aangaan in naam van de vereniging. Let wel: tenzij anders is overeengekomen, zijn de personen die, in welke hoedanigheid ook, verbintenissen aangaan, persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk, als de vereniging binnen 2 jaar na het ontstaan van de verbintenis geen rechtspersoonlijkheid heeft en zij bovendien de verbintenissen niet heeft overgenomen binnen 6 maanden na het verkrijgen van rechtspersoonlijkheid. Verbintenissen overgenomen door de vereniging worden geacht door haar te zijn aangegaan vanaf het ontstaan van die verbintenissen.
2.5 Behoud van vzw-statuut Het is niet voldoende om rechtspersoonlijkheid te verwerven. Je moet ook een aantal wettelijke formaliteiten vervullen om die rechtspersoonlijkheid te behouden. Gebeurt dit niet, dan vervalt de juridische bescherming en kunnen afzonderlijke bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten. De vereniging wordt dan gelijkgesteld met een feitelijke vereniging.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
6
De rechtbank kan de nietigheid* van de vereniging uitspreken als: • de naam, het adres van de zetel en het gerechtelijk arrondissement waaronder de vzw valt, niet zijn opgenomen in de statuten • het doel van de vereniging niet precies is omschreven • het doel van de vereniging strijdig is met de wet of de openbare orde * Rechtshandelingen zijn nietig als ze niet voldoen aan de wettelijke vereisten De rechtbank kan de ontbinding van de vereniging uitspreken als de vereniging: • niet in staat is haar verbintenissen na te komen • haar vermogen of de inkomsten uit het vermogen aanwendt voor andere doelen dan waarvoor zij is opgericht • in ernstige mate in strijd handelt met de statuten, de wet of de openbare orde • minder dan 3 effectieve leden heeft • al 3 jaar de jaarrekeningen niet heeft neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel Verder moet een vzw op alle documenten (akten, officiële brieven, facturen, contracten, affiches, folders enz.) de naam van de vereniging vermelden met de toevoeging 'vzw' of 'vereniging zonder winstoogmerk' en het adres van de zetel van de vzw. Als je in naam van de vereniging meewerkt aan een document waarop deze vermeldingen niet voorkomen, kan je persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor een deel of voor het geheel van de verbintenissen die door dit document worden aangegaan Uiteraard moet je de jaarlijkse formaliteiten (b.v. een kopie van het ledenregister neerleggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel) of formaliteiten bij bepaalde gelegenheden (b.v. bij benoeming en ontslag van bestuurders) altijd in orde brengen. Het feit dat de vzw niet in orde is met bepaalde verplichtingen, betekent niet onmiddellijk het verlies van de rechtspersoonlijkheid. De rechter kan een termijn opleggen waarbinnen de vzw zich in orde moet stellen. Daarna kan de rechtspersoonlijkheid eventueel toch nog worden ontnomen.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
7
3 Organen De belangrijkste organen van een vzw zijn de algemene vergadering en de raad van bestuur. De algemene vergadering is het hoogste beslissingsorgaan, bepaalt de grote lijnen van het beleid en controleert de raad van bestuur. De raad van bestuur is het uitvoeringsorgaan en beheert de middelen. Dat betekent dat de raad van bestuur de grote lijnen van de werking voorbereidt en uitvoert, het personeelsbeleid voert, de infrastructuur verzorgt en instaat voor de inkomsten en uitgaven. Naast de algemene vergadering en de raad van bestuur kan men een dagelijks bestuur aanstellen. En onder bepaalde voorwaarden is een vzw verplicht om een commissaris aan te stellen (voorwaarden: zie: Boekhouding).
3.1 Algemene vergadering Bevoegdheden De algemene vergadering is het hoogste orgaan van de vzw. Wettelijk heeft ze volgende bevoegdheden, die door de statuten niet aan een ander orgaan kunnen worden toegewezen: • wijzigen van de statuten • benoeming en afzetting van bestuurders • benoeming en afzetting van commissarissen en eventueel bepaling van hun bezoldiging • kwijting aan bestuurders en commissarissen • goedkeuring van begroting en rekening • ontbinding van de vereniging • uitsluiting van de leden • omzetting van de vereniging naar een vennootschap met sociaal oogmerk Voor bepaalde van deze beslissingen is een bijzonder aanwezigheidsquorum en een bijzondere meerderheid van stemmen vereist (zie: Aanwezigheid en stemming). Naast deze bevoegdheden heeft de algemene vergadering de bevoegdheden die haar worden toegekend door de statuten. De ‘restbevoegdheid’ komt echter toe aan de raad van bestuur. De ‘restbevoegdheid’ is de bevoegdheid om zaken te regelen die niet aan enig ander orgaan werden toegekend.
Samenstelling Er zijn algemene voorwaarden om lid te worden van een vzw: • natuurlijke personen die volledig rechtsbekwaam zijn • rechtspersonen (vennootschappen, vzw’s, een openbaar bestuur enz.) Een feitelijke vereniging kan GEEN lid worden van een vzw, want juridisch bestaat zo’n vereniging niet. Minderjarigen kunnen lid worden van de algemene vergadering, op voorwaarde dat hun ouders of voogd zich niet verzetten. Om veilig te spelen, kan je schriftelijke toestemming vragen (zeker voor een bestuursmandaat). Het onderscheid tussen effectieve en toegetreden leden is erg belangrijk. Effectieve leden zijn de leden die voorkomen in het ledenregister dat jaarlijks wordt neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel. Ze hebben stemrecht in de algemene vergadering en ze worden voor elke vergadering uitgenodigd. Toegetreden leden zijn gewone leden of ledengebruikers. Zij hebben alleen de rechten die de statuten hen toekennen. Zo hangt het van de statuten af of zij worden uitgenodigd voor de algemene vergadering. In de statuten bepaal je best hoe je toegetreden leden kan uitsluiten (dat hoéft niet door de algemene vergadering te gebeuren), anders kunnen zij voor altijd lid blijven. Voor alle duidelijkheid: het gaat hier altijd over leden in de juridische betekenis van het woord. De jongeren die b.v. naar het jeugdhuis of de jeugdbeweging komen en daar een lidmaatschapsbijdrage betalen, worden door de wet niet als leden aanzien. Het staat de vereniging uiteraard wel vrij om deze ‘klanten’ of ‘deelnemers’ in de statuten gelijk te schakelen met of hen dezelfde rechten toe te kennen als de ‘toegetreden leden’. De vzw moet een register van de (effectieve!) leden opstellen. Het register wordt door de raad van bestuur bijgehouden op de zetel van de vereniging. Het register vermeldt naam, voornamen en woonplaats van de leden
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
8
of als het een rechtspersoon betreft de naam, rechtsvorm en zetel. Alle beslissingen over toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden moet door de raad van bestuur binnen 8 dagen worden ingeschreven in het register. Wijzigingen in het register van de effectieve leden moet jaarlijks neergelegd worden bij de griffie van de rechtbank van koophandel binnen de maand na de verjaardag van de neerlegging van de statuten. Deze lijst moet volgende gegevens bevatten: naam, voornamen en woonplaats van de leden of de rechtsvorm en het adres van de zetel als het een rechtspersoon betreft. Ook de datum van toetreding of uittreding wegens ontslag, uitsluiting of overlijden moet worden vermeld. Het register moet ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de vereniging tegenover derden te vertegenwoordigen. Hun naam en functie in de vereniging moet worden vermeld. Bovenaan elk stuk moet de naam van de vereniging, de rechtsvorm, het volledig adres van de zetel, ondernemingsnummer en het onderwerp van de bekendmaking worden vermeld. De vereniging kan een register van de ‘toegetreden’ leden bijhouden, maar dat is niet verplicht. De lijst van toegetreden leden moet je in ieder geval niet neerleggen op de griffie. Het ontslag van een lid, gericht aan de raad van bestuur, kan niet worden geweigerd. Iedereen is immers vrij om (niet) toe te treden tot een vereniging (dat is gewaarborgd door de Grondwet). De statuten kunnen wel de formaliteiten bepalen om een lidmaatschap te beëindigen. Uittredingsmodaliteiten moeten in principe soepel zijn, maar om de continuïteit van de vereniging te verzekeren, is het nuttig om een (eenvoudige) procedure te voorzien.
Bijeenroeping De algemene vergadering moet minstens éénmaal per jaar samenkomen. In ieder geval wordt de algemene vergadering door de raad van bestuur bijeengeroepen: • in de gevallen bepaald door de wet en de statuten • ingeval een vijfde van de leden dat vraagt De statuten bepalen de modaliteiten van de bijeenroeping. Wettelijk moeten de leden minstens acht dagen voor de vergadering worden uitgenodigd. De statuten kunnen een strengere norm bepalen. Bij de uitnodiging wordt een agenda toegevoegd. Elk agendavoorstel, ondertekend door minstens 1/20 van de leden, moet op de agenda worden geplaatst. De algemene vergadering mag alleen beslissingen nemen over de punten die opgenomen werden in de agenda, tenzij de statuten anders bepalen. Als je de statuten wil wijzigen, moét dat in de agenda staan. De agenda moet ook de artikels en de voorgestelde wijziging vermelden.
Aanwezigheid en stemming In principe is de beslissing van de algemene vergadering geldig, ongeacht het aantal aanwezige leden. De wet bepaalt enkele gevallen waarin een bepaald quorum is vereist. Zo moet minstens 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn bij de wijziging van het doel van de vereniging, voor een statutenwijziging en voor de ontbinding van de vereniging. Als er bij een eerste vergadering onvoldoende leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kan je een tweede vergadering bijeenroepen die kan beslissen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Die vergadering kan niet plaatsvinden binnen 15 dagen. De leden kunnen zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid of door iemand die geen lid is, als de statuten dit toelaten. De statuten kunnen, naast de wettelijke bepalingen, voor een aantal cruciale zaken, een bijzonder aanwezigheidsquorum bepalen. Beslissingen worden in principe genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden, behalve als de statuten of het binnenhuisreglement dit anders regelen. Maar ook de wet bepaalt dat er voor sommige zaken bijzondere meerderheden nodig zijn. Om het doel van de vereniging te wijzigen of om de vereniging te ontbinden, is een 4/5 meerderheid vereist.
Wettelijke minimumvoorwaarden voor stemming Actie gewone agenda
Aanwezig of vertegenwoordigd geen quorum
statutenwijziging
2/3 van de leden
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
Stemming gewone meerderheid van aanwezigen 2/3 van de aanwezige en vertegenwoordigde leden
9
wijziging van het doel van de vzw
2/3 van de leden
uitsluiting van leden
geen quorum
ontbinding van de vzw
2/3 van de leden
4/5 van de aanwezige vertegenwoordigde leden 2/3 van de aanwezige vertegenwoordigde leden 4/5 van de aanwezige vertegenwoordigde leden
en en en
Bekendmaking Een aantal beslissingen van de algemene vergadering moet je neerleggen op de griffie van de rechtbank van koophandel om ze te laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad: • statutenwijziging (binnen de maand) • gecoördineerde tekst van wijziging van statuten (moet worden neergelegd, maar niet gepubliceerd) • benoeming, ontslag en afzetting van de bestuurders en commissarissen (binnen de maand) • ontbinding van de vzw en aanstelling of ambtsbeëindiging van vereffenaars (geen termijn) De statuten bepalen ook op welke manier leden en derden kennis kunnen nemen van de beslissingen. Het binnenhuisreglement kan dit verder specificeren, b.v. elk lid krijgt een schriftelijk verslag. De verslagen worden in ieder geval bijgehouden in een register op de zetel van de vereniging. Dat register kan door alle leden worden geraadpleegd.
3.2 Raad van bestuur De raad van bestuur is het uitvoeringsorgaan van de vereniging. De raad van bestuur beheert de financiën en regelt de organisatie van de vzw binnen de grenzen die door de statuten en de algemene vergadering bepaald worden.
Bevoegdheden Wettelijk heeft de raad van bestuur volgende bevoegdheden: • sluiten van contracten: huur-, arbeids-, onderhouds- en andere contracten • vertegenwoordiging van de vzw als die voor de rechter wordt gedaagd • aanvaarding van schenkingen en legaten • bijeenroeping van de algemene vergadering (zoals voorzien in de wet of de statuten) • bijeenroeping van de algemene vergadering als 1/5 van de leden dat vraagt • punt op de dagorde plaatsen als 1/20 van de leden dat vraagt • ontvangst van het ontslag van de leden • opmaak van begroting en rekening en voorlegging ter goedkeuring aan de algemene vergadering Verder heeft de raad van bestuur de bevoegdheden die de algemene vergadering hieraan toevoegt voor zover het gaat om bevoegdheden die door de wet niet uitdrukkelijk zijn toegekend aan de algemene vergadering. Binnen de raad van bestuur worden vaak de volgende functies verdeeld: voorzitter, eventueel ondervoorzitter, secretaris en penningmeester. Zij hebben elk hun eigen taak. B.v. de voorzitter kan de opdracht krijgen om de algemene vergadering bijeen te roepen, de secretaris om de notulen op te maken en beslissingen neer te leggen op de griffie, de afgevaardigd bestuurder kan de opdracht krijgen om de boekhouding bij te houden, contracten te onderhandelen en te ondertekenen.
Samenstelling De raad van bestuur wordt aangesteld (en afgezet) door de algemene vergadering. De statuten kunnen hierover geen andere bepaling aannemen. Er moeten minimum drie bestuurders worden aangesteld. Behalve als er maar drie leden zijn, dan volstaat het om twee bestuurders aan te duiden. Het aantal bestuurders moet altijd lager zijn dan het aantal leden van de algemene vergadering. De statuten kunnen de voorwaarden bepalen voor de benoeming van bestuurders (leeftijd, ervaring, opleiding, beroep enz.). Je moet geen lid zijn van de algemene vergadering om als bestuurder te worden aangesteld. Uiteraard kunnen de statuten bepalen dat dit wel noodzakelijk is. Als de statuten geen termijn bepalen voor het mandaat, dan blijf je lid tot je ontslag neemt, tot de algemene vergadering je afzet of tot je overlijdt.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
10
Bijeenroeping De raad van bestuur vergadert zo vaak als hij dit nodig acht. Wettelijk gezien moet hij slechts eenmaal per jaar samenkomen om de rekening van het afgelopen jaar en de begroting voor het volgende jaar op te maken. Alle bestuurders moeten voor elke vergadering worden uitgenodigd. Het is onmogelijk om hiervan af te wijken, ook niet in de statuten.
Aanwezigheid en stemming Principieel werkt de raad van bestuur als een college. D.w.z. dat de bestuurders hun beslissingen niet individueel maar gezamenlijk nemen. De meerderheid van de bestuurders moet aanwezig zijn om geldig te kunnen beslissen, tenzij de statuten daar anders over beslissen. Voor een aantal beslissingen kan je een strenger quorum opleggen. Wanneer een bestuurder een vergadering niet kan bijwonen, kan hij zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder en zelfs door een derde. Tenminste als de statuten dit toelaten. De raad van bestuur neemt zijn beslissingen bij gewone meerderheid, tenzij dat anders geregeld wordt in de statuten. Hoewel het niet wettelijk bepaald is, is het aangewezen om een regeling te voorzien voor bestuurders met belangen die tegenstrijdig zijn met die van de vereniging. Als er over zo’n tegenstrijdig belang wordt beraadslaagd, kan men vragen dat de betrokken bestuurder dit spontaan bekend maakt en niet deelneemt aan de beraadslaging.
Bekendmaking De benoeming of de ambtsbeëindiging van bestuurders en van personen die de vereniging kunnen vertegenwoordigen, moeten worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel, die de gegevens moet laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Verplichte vermeldingen zijn: naam, voornamen, woonplaats, geboortedatum en –plaats en als het om rechtspersonen gaat, naam, rechtsvorm, BTW-identificatienummer en hun zetel. Je moet ook de omvang van de bevoegdheden vermelden en de manier waarop zij die kunnen uitoefenen (alleen, gezamenlijk of als college). De beslissingen van de raad van bestuur worden opgenomen in een register dan kan worden geraadpleegd door de leden.
Delegatie van bevoegdheden In principe handelt de raad van bestuur zoals gezegd als college. Alle bestuurders nemen steeds samen een beslissing en voeren die uit. Als een vzw met zeven bestuurders b.v. een leningsovereenkomst wil sluiten, dan moeten ze alle zeven samen beslissen welk krediet ze nemen en bij welke instelling. In principe moeten ze ook allemaal tekenen. Erg praktisch is dat niet. Daarom biedt de wet de mogelijkheid om - onder verantwoordelijkheid van de raad van bestuur – zijn bevoegdheid over te dragen aan één of meer bestuurders of zelfs aan een derde (op voorwaarde dat de statuten of de algemene vergadering dit toelaten). De raad van bestuur kan de b.v. ‘bevoegdheid tot handtekening’ delegeren aan één of meer bestuurders. In de statuten bepaal je dan dat ‘de vereniging tegenover derden geldig kan worden vertegenwoordigd bij buitengerechtelijke handelingen door de gezamenlijke handtekening van twee bestuurders’. Op basis van zo’n clausule is het nog steeds de voltallige raad van bestuur die de beslissing neemt. Alleen moeten niet alle bestuurders tekenen voor de uitvoering van de beslissing. Wie zijn handtekening plaatst in naam van de vzw, moet die handtekening altijd vooraf laten gaan door ‘Voor de vzw', gevolgd door de functie die hij in de vzw heeft. Let op: ter bescherming van derden moet een vereniging de verplichtingen nakomen die in naam van de vzw zijn aangegaan door personen die in de statuten of bij benoeming als vertegenwoordiger werden aangeduid. Ook als de verplichting wordt aangegaan buiten de goedkeuring van de vereniging. Er gelden twee wettelijke beperkingen voor de delegatie van bevoegdheden. De raad van bestuur kan nooit zijn bevoegdheid overdragen om de vzw te vertegenwoordigen voor de rechtbank. En de raad van bestuur kan nooit al zijn bevoegdheden overdragen aan één of meer bestuurders.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
11
3.3 Dagelijks bestuur Een specifieke wijze van delegatie van bevoegdheden is de aanstelling van een dagelijks bestuur. Een vzw kan het dagelijks bestuur van de vereniging overdragen aan één of meer personen (afgevaardigde bestuurder, algemeen secretaris, …), al dan niet bestuurders of leden, die ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college optreden. Als de activiteiten van de vereniging een zeker gewicht krijgen, moeten er immers bijna dagelijks acties worden ondernomen om het goede bestuur van de vereniging te verzekeren. Permanente bijeenroeping van de raad van bestuur is niet mogelijk. Daarom kan een vereniging een dagelijks bestuur aanstellen. De wijze van benoeming, ambtsbeëindiging, omvang van de bevoegdheden, wijze van optreden van het dagelijks bestuur en de duur van het mandaat moet in de statuten omschreven worden. Deze gegevens moeten worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
3.4 Andere organen Werkgroepen, commissies e.d. kan je oprichten naargelang de behoeften. In de statuten vermeld je best alleen de mogelijkheid tot oprichting van deze organen of de basisprincipes van hun werking. De bevoegdheid voor de uitwerking (samenstelling, bevoegdheden enz.) kan je b.v. toewijzen aan de raad van bestuur. Het is immers belangrijk dat je vlot aanpassingen kan doen in functie van de werking.
3.5 Binnenhuisreglement De statuten bevatten meestal slechts de wettelijk vereiste bepalingen en kunnen in elk geval niet alle details regelen van de werking van een vereniging. Een wijziging van de statuten is onderworpen aan een aantal wettelijke voorschriften en kan dus niet elk moment gebeuren.. Daarom kan je, als aanvulling op de statuten, een binnenhuisreglement opstellen. De wet legt hieromtrent geen verplichtingen op. De statuten bepalen welk orgaan bevoegd is voor dat reglement (b.v. de algemene vergadering of de raad van bestuur), hoe het reglement tot stand komt en hoe het kan worden gewijzigd. Een binnenhuisreglement is louter een interne aangelegenheid. Het wordt, in tegenstelling tot de statuten, niet gepubliceerd in het Staatsblad. Het regelt meestal zaken die belangrijk zijn voor de interne werking. B.v. het arbeidsreglement, de rechten van de verschillende categorieën-leden, concrete afspraken voor de werking van de algemene vergadering enz. De inhoud van het binnenhuisreglement mag niet afwijken van de statutaire of wettelijke bepalingen. Het mag ze wel specificeren. Als het binnenhuisreglement afwijkt van de statuten, dan houdt dit een impliciete statutenwijziging in, wat de wet niet toestaat (daarvoor moet, zoals gezegd, een specifieke procedure gevolgd worden). Bestaat er een tegenstrijdigheid tussen reglement en statuten, gelden altijd de statuten. Wijkt een regel van het reglement af van de wettelijke bepalingen, dan geldt de wet. Ook al is die van aanvullend recht. Dat wil zeggen dat het gaat om een regel die van toepassing is voorzover er geen andere regeling werd voorzien in de statuten. M.a.w. van zo’n regel kan je afwijken in de statuten, maar niet in het binnenhuisreglement.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
12
4 Aansprakelijkheid en verzekeringen 4.1 Aansprakelijkheid Betekenis van aansprakelijkheid In juridische termen betekent aansprakelijkheid 'het gebonden zijn aan de rechtsgevolgen van om het even welke daad, nalatigheid of onvoorzichtigheid'. In gewone mensentaal betekent het ‘de gevolgen van je daden dragen'. Als je een fout begaat waardoor er schade ontstaat, dan moet je die schade vergoeden. Aansprakelijkheid verschilt van verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid is een moreel begrip. Het drukt een bepaalde houding uit tegenover de normen in de samenleving. Aansprakelijkheid is een juridisch begrip. Het is onderworpen aan wettelijke sancties. Beide begrippen vallen dus allerminst samen. Men kan zich verantwoordelijk voelen voor een ongeval zonder dat er juridisch iets ten laste kan worden gelegd aan de betrokkene. Er zijn twee aansprakelijkheidsregimes. Ten eerste is er de burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Die is in het geding wanneer iemand een fout maakt waardoor er schade ontstaat. Het kan gaan om contractuele aansprakelijkheid (zoals die geregeld is in art. 1146 t.e.m. 1155 van het Burgerlijk Wetboek) of om burgerlijke (buitencontractuele) aansprakelijkheid, zoals die geregeld is in art. 1382 t.e.m. 1386 bis van het Burgerlijk Wetboek. Ten tweede is er de strafrechtelijke aansprakelijkheid. Die is in het geding wanneer iemand handelt in strijd met het strafrecht. In dat geval volstaat de fout op zich. Ook als er geen schade is, kan je aansprakelijk gesteld worden. In tegenstelling tot het strafrecht, waar alle misdrijven precies worden opgesomd – men kan geen straf krijgen zonder dat er een wettekst bestaat die dat bepaalt – is het burgerlijk recht veel minder gespecificeerd. Het Burgerlijk Wetboek omschrijft wel de regels, maar die zijn vaak zeer algemeen. Wat nog belangrijker is: in het strafrecht gaat het om een straf voor de overtreding. In de burgerrechtelijke aansprakelijkheid draait het om de vergoeding van de schade voor het slachtoffer (schadeloosstelling).
Burgerrechtelijke aansprakelijkheid Burgerrechtelijke aansprakelijkheid is gebonden aan drie voorwaarden. Je kan alleen aansprakelijk worden gesteld als je door een fout schade berokkent aan een andere persoon. De fout moet de oorzaak zijn van de schade. Fout Je begaat een fout als je een wet of een reglement overtreedt. Maar ook als je gewetensvol de wet naleeft, kan je een fout begaan. B.v. als je onvoorzichtig bent of nalatig. Een fout is een verkeerde handeling. Een handeling is 'verkeerd' als een voorzichtig, bedachtzaam persoon de handeling niet zou stellen. Een fout is m.a.w. 'elke onvoorzichtigheid, onwetendheid, onbedachtzaamheid en elk verzuim in het nemen van voorzorgsmaatregelen waardoor je schade aan een ander kan voorkomen'. Je begaat ook een fout als je een contract niet naleeft. De wet verplicht je tot de correcte uitvoering van een verbintenis of een overeenkomst (art. 1146 t.e.m. 1155 van het B.W.). Het doet er niet toe of het gaat om een geschreven, ongeschreven of stilzwijgende overeenkomst. Een 'contract is een overeenkomst waarbij een of meer personen zich jegens een of meer andere personen verbinden' (art. 1101 van het B.W.). Sommige verbintenissen ontstaan zonder dat er enige overeenkomst is (b.v. verbintenissen tussen buren of wanneer je een voorwerp van iemand in bewaring houdt) (art. 1370 van het B.W.). Het begrip 'fout' moet menselijk en redelijk worden opgevat. Je moet dus geen uitzonderlijke maatregelen treffen. De omstandigheden bepalen of er een fout werd begaan. Je begaat geen fout wanneer het schadelijk feit voorkomt uit een vreemde oorzaak, door toeval of door overmacht.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
13
Schade Je veroorzaakt schade als je 'nadeel, verlies, vermindering van vermogen, van goederen of van personen' veroorzaakt. Schadevergoeding Als je schade veroorzaakt door een fout, verplicht de wet je tot vergoeding van die schade. Als je schade veroorzaakt zonder dat je een fout begaat of onvoorzichtig bent, ben je door de wet vrijgesteld van schadevergoeding.
Contractuele aansprakelijkheid Contractuele aansprakelijkheid komt voort uit contracten en overeenkomsten. Ze geldt dus alleen tussen personen of instanties die verbonden zijn door een overeenkomst (b.v. koper en verkoper). Ook stilzwijgende contracten (contracten zonder papier) kunnen leiden tot aansprakelijkheid. Dus ook b.v. materiaal dat zonder veel plichtplegingen wordt geleend, moet teruggegeven worden zoals men het gekregen heeft. Uiteraard moet ook een vzw een contract nakomen. Als een v.z.w. schade berokkent door een niet-correcte uitvoering van een contract, kan ze verplicht worden tot schadevergoeding. Meestal is de vzw zelf aansprakelijk. Soms is een bestuurder aansprakelijk. De basisregel is dat de vzw aansprakelijk is voor fouten die werden begaan door: • de ‘organen’ van de vzw (de bestuurders) in de uitoefening van hun mandaat als bestuurder • de werknemers of de vrijwilligers in de uitoefening van hun opdracht (zie verder) De bestuurders gaan dus in principe geen persoonlijke verplichting aan ‘betreffende de verbintenissen van de vereniging’. Als de bestuurders fouten begaan, dan is de vzw daarvoor aansprakelijk. De bestuurder treedt immers niet in eigen naam op, maar in naam en voor rekening van de vzw. Toch bestaan hierop uitzonderingen. Een bestuurder krijgt van de vzw volmacht om een bepaalde taak uit te oefenen. De vzw mag er van uit gaan dat de bestuurder zijn taak zo goed mogelijk, ‘als een goede huisvader’, zal volbrengen. Hij wordt geacht het vermogen van de vzw te beheren alsof het zijn eigen vermogen was. Als een vzw van oordeel is, dat een bestuurder een fout begaat in de uitoefening van zijn mandaat, dan kan ze hem ter verantwoording roepen. Desgevallend kan ze hem voor de rechtbank dagen om een schadevergoeding verkrijgen omdat hij zijn contract met de vzw gebrekkig heeft uitgevoerd.
Burgerlijke aansprakelijkheid Ook als er geen contract is, kan er schade ontstaan door een fout. Als je los van een overeenkomst schade veroorzaakt aan anderen ben je aansprakelijk. Die aansprakelijkheid wordt geregeld door art. 1382 t.e.m. 1386 van het B.W. De wet beschermt diegene die schade lijdt door de bepaling dat de veroorzaker van de schade deze moet vergoeden. De wet beschermt ook de persoon die de schade veroorzaakt, doordat zij die aansprakelijkheid verzekerkerbaar heeft gemaakt. Ook hier geldt dat vzw’s aansprakelijk zijn voor de fouten die begaan worden door bestuurders, personeel of vrijwilligers. Let op: diegene die schade lijdt, kan naast de eis tot schadevergoeding t.a.v. de vzw, een eis formuleren t.a.v. de bestuurder. Zeker als hij buiten zijn mandaat handelde.
Betekenis voor vzw’s Aansprakelijkheid van de bestuurders Een vzw is aansprakelijk voor fouten die haar bestuurders begaan in de uitoefening van hun mandaat. Men gaat er van uit dat de vzw de fout begaat. Een vzw is ook aansprakelijk voor fouten die het personeel of de vrijwilligers (haar ‘aangestelden’) begaan, voorzover het fouten betreft in de uitoefening van hun opdracht. Het is de ‘ondergeschiktheid’ van het personeel of de vrijwilligers die maakt dat de vzw aansprakelijk is. Het gaat hier om een aansprakelijkheid ten gevolge van een 'hoedanigheid', nl. die van 'gezagsdrager' (art. 1384, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek) (b.v. werkgever t.o.v. werknemer). Alleen bij opzettelijk veroorzaakte schade, zware fouten of herhaalde lichte fouten, kan de vzw de schade verhalen op diegene die ze heeft veroorzaakt. De vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld indien een aangestelde schade oploopt door eigen daad of onvoorzichtigheid, door de daad van een derde, die niet onder het toezicht van de vereniging staat of door toeval of door overmacht.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
14
Het aansprakelijkheidsrecht voorziet naast de aansprakelijkheid voor eigen fouten en die van personen onder toezicht, ook de aansprakelijkheid voor schade door zaken of gebouwen die men onder zijn bewaring heeft. Deze 'zaakaansprakelijkheid' wordt geregeld in art. 1384, lid 1 (voor zaken) en 1386 (voor gebouwen) van het Burgerlijk Wetboek. Als de vzw over gebouwen beschikt, al dan niet in eigendom, is ze de ‘bewaker’ van die gebouwen. Loopt iemand schade op door de slechte staat van de gebouwen, dan is de vzw aansprakelijk. Aansprakelijkheid van haar bestuurders voor schade toegebracht aan de vereniging Tussen de vereniging en de bestuurders bestaat er minstens een mondelinge overeenkomst. Als er niks op papier staat over de aansprakelijkheid van de bestuurder, dan zal de rechter desgevallend zijn zorgvuldigheid nagaan. Onzorgvuldigheid kan leiden tot aansprakelijkheid van de bestuurder en de verplichting tot schadevergoeding. De bestuurder gaat slechts een inspanningsverbintenis aan. De bestuurder belooft niet bepaalde resultaten te halen, hij belooft inspanningen te doen om zo goed mogelijke resultaten te halen. Als een vereniging een bestuurder aansprakelijk wil stellen voor schade door een fout, zal ze moeten aantonen dat die bestuurder onvoldoende inspanningen heeft geleverd. Dus: een bestuurder moet geen supermens zijn. Waakzaam en voorzichtig zijn, zoals het gezond verstand voorschrijft, is voldoende. De bestuurder zal niet aansprakelijk gesteld worden als hij zich gedraagt als een 'goede bestuurder', d.w.z. als hij zoveel mogelijk problemen voorziet en tracht uit te sluiten. Hij kan alleen aansprakelijk worden gesteld als een slachtoffer kan aantonen dat hij schade heeft veroorzaakt door een gebrek aan waakzaamheid en voorzichtigheid in vergelijking met de algemeen geldende norm. Hij zal dus ook alleen in dat geval verplicht worden tot schadevergoeding. Onzorgvuldig beheer is b.v. overdreven uitgaven doen, riskante verrichtingen uitvoeren, waardevolle bezittingen niet verzekeren. Een inbreuk op dit 'goede-huisvader-principe' kan burgerrechtelijke aansprakelijkheid met zich meebrengen. De beheerder heeft wel een zogenaamd 'recht op vergissing'. En onbezoldigde mandaten worden doorgaans wat milder beoordeeld dan bezoldigde.
Strafrechtelijke aansprakelijkheid Om de samenleving en de sociale orde te beschermen, legt de strafwet straffen op (b.v. boete of gevangenisstraf) aan degene die de wet overtreedt of de sociale orde verstoort. Je bent strafrechtelijk aansprakelijk als je schuldig bent aan een misdrijf. De verantwoordelijkheid voor een inbreuk op de strafwet berust altijd bij de persoon in kwestie. Dat geldt ook voor minderjarigen. Strafrechtelijke aansprakelijkheid kan dus niet worden overgedragen op een vereniging of op ouders.
Verzekeren van aansprakelijkheid Gelukkig kan iemand die aansprakelijk gesteld wordt, in veel gevallen rekenen op de bescherming door een verzekering die de schadevergoeding dekt. Zo worden de belangen beschermd van elke persoon die door de fout van iemand anders schade lijdt. Maar ook de belangen van de persoon die de schade heeft veroorzaakt, worden beschermd. Let wel! Tegen de gevolgen van de strafrechtelijke aansprakelijkheid kan je je niet verzekeren. Je kan daarvoor wél een verzekering rechtsbijstand afsluiten. De verzekeraar behartigt desgevallend je verdediging voor de rechtbank.
Omzichtig met voorbeelden De grootste omzichtigheid is geboden bij verhalen die je van anderen hoort. Elke situatie is anders en eventueel zal een rechter uitspraak doen. Rechterlijke uitspraken zijn niet altijd te voorspellen omdat de omstandigheden waarin de verschillende gevallen zich voordoen nooit identiek zijn. Hoed je er dus voor om een absoluut belang te hechten aan allerhande, al dan niet straffe verhalen over aansprakelijkheden en schadevergoedingen.
4.2 Verzekeringen Zeker in het kader van het verenigingsleven is het belangrijk dat de betrokkenen zoveel mogelijk gevrijwaard worden van financiële risico's. Er zijn twee grote categorieën van verzekeringen: de aansprakelijkheidsverzekeringen en de ongevallenverzekeringen. De aansprakelijkheidsverzekering komt tussen wanneer je te goeder trouw schade hebt veroorzaakt door een fout. Zo'n verzekering in het kader van het verenigingsleven is vergelijkbaar met de familiale verzekering in het privé-leven. Strafrechtelijke aansprakelijkheid kan niet gedekt worden. Enkel voor de rechtsbijstand kan je een verzekering aangaan. De ongevallenverzekering dekt schade die ontstaat zonder dat er sprake is van een fout.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
15
Aansprakelijkheidsverzekering van een vzw Verzekering voor de bestuurders Bestuurders kunnen aansprakelijk zijn t.o.v. de vzw, maar ook tegenover derden. Deze laatste aansprakelijkheid komt aan bod onder ‘Verzekering voor de werking’. De aansprakelijkheid van de bestuurder tegenover de vzw wordt gezien als een vorm van lastgeving. De vzw geeft de bestuurder een 'volmacht' om een bepaalde taak uit te oefenen en ze verwacht van de bestuurder dat hij de taak naar behoren uitvoert. Een bestuurder is maar ontheven van zijn aansprakelijkheid tegenover de vzw als de algemene vergadering die ontheffing impliciet of expliciet heeft verleend. Waaraan moet de verzekering voor de bestuurders voldoen? • afgesloten wordendoor de vzw zelf voor rekening en ten gunste van haar bestuurders (als de bestuurders rechtspersonen zijn, dan moeten hun vertegenwoordigers ook de hoedanigheid van verzekerden hebben) • automatische dekking voor nieuwe bestuurders • voldoende hoge dekking (de risico's zijn immers groot: vergissingen, fouten, nalatigheden, verzuim, onjuiste verklaringen, overtredingen van een wet, een bestuurdersfout enz.) • rechtsbijstand voor bestuurders (belangen verdedigen van de bestuurders als het tot een betwisting komt) • duidelijkheid over van wie de schade-eisen afkomstig mogen zijn
Verzekering voor de werking De bestuurdersaansprakelijkheid hangt nauw samen met de aansprakelijkheid van de vzw zelf. Zo kunnen bestuurders ook aansprakelijk zijn tegenover derden. Hoewel niet verplicht, is het heel essentieel dat een vzw een verzekering sluit die haar aansprakelijkheid dekt. Gaat het om een vzw met werknemers, dan is een polis Burgerlijke Aansprakelijkheid Uitbating aangewezen. Draait de vzw op vrijwilligers, dan kan je een polis 'georganiseerd vrijwilligerswerk' afsluiten (zie hierna). De verzekering B.A.-uitbating dekt de burgerlijke aansprakelijkheid van de verzekerden wanneer ze schade veroorzaken aan derden naar aanleiding van de activiteiten van de vzw. De verzekerden zijn: de vzw als verzekeringsnemer, de bestuurders, de werknemers, de vrijwilligers en de ouders van minderjarige vrijwilligers. De verzekering dekt dus ook de werknemers en de vrijwilligers. Zoals gezegd is de vzw als 'werkgever' immers aansprakelijk voor schade die zijn 'werknemers' veroorzaken. Dat geldt dus ook voor vrijwilligers. Als die vrijwilligers minderjarig zijn, zou er betwisting kunnen ontstaan over de aansprakelijkheid: die van de ouders of die van de vzw? Daarom is een verzekering voor de aansprakelijkheid van de ouders aangewezen. Vermits aansprakelijkheid altijd een kwestie is van interpretatie, leidt dit vaak tot betwistingen. Zolang de belangen van de vzw en die van de verzekeraar gelijk lopen, is er geen probleem. De verzekeraar zal immers samen met de vzw de aansprakelijkheid bestrijden. Maar als de vzw zelf schade lijdt, ligt dit anders. Daarom koppel je best een verzekering rechtsbijstand aan de verzekering B.A.-uitbating. De verzekering verdedigt de rechten van de vzw en de andere verzekerden om schadevergoeding te bekomen als iemand anders aansprakelijk is. De rechtsbijstandsverzekering is ook nuttig als één van de verzekerden strafrechtelijke verdediging nodig heeft.
Polis georganiseerd vrijwilligerswerk De verzekering B.A.-uitbating dekt zoals hiervoor gezegd, de burgerlijke aansprakelijkheid van de vzw en al wie voor de vzw werkt. Voor vzw's die volledig draaien op vrijwilligers biedt deze polis echter geen oplossing. Voor een vereniging die gedeeltelijk op vrijwilligers draait is dit wel oké, omdat de vrijwilligers mee verzekerd kunnen worden met de werknemers. Maar let op: zij zijn dan enkel verzekerd voor hun aansprakelijkheid. En b.v. niet voor schade die ze zelf lijden. Als je die schade ook wil verzekeren, dan moet je een polis georganiseerd vrijwilligerswerk afsluiten.
Geen bescherming Soms biedt een verzekering B.A. geen bescherming. Vaak, maar niet altijd zijn er dan andere verzekeringen mogelijk. De verzekering B.A. biedt geen bescherming bij schade of ongeval: wanneer de schade veroorzaakt wordt aan eigen uitrusting en kleding, wanneer de schade veroorzaakt wordt aan materialen die je huurt of in gebruik hebt, bij verlies, vandalisme, diefstal (verzekering alle risico's mogelijk) of wanneer de schade veroorzaakt wordt door auto's of andere gemotoriseerde voertuigen die je gebruikt, huurt of leent (verzekering motorvoertuigen). Ook in geval van zware fouten (schade door moedwillig gedrag, door dronkenschap en
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
16
verdovende middelen) zal de schade niet gedekt worden door de verzekering B.A. Die zware fouten moeten door de verzekeraar wel worden omschreven in de polis.
Verplicht? Alhoewel sterk aan te raden, is de verzekering B.A. niet voor alle verenigingen wettelijk verplicht. Maar vaak zal de subsidiërende overheid de verzekering verplicht stellen in haar subsidiereglement.
Gezinspolis? Een gezinspolis dekt de materiële schade die de verzekerde en zijn gezin veroorzaken aan derden. Meestal staat deze verzekering ook in voor het vorderen van schadevergoeding die de verzekerde en zijn gezin geleden hebben. Wie geen gezinspolis heeft, moet een eventuele schadevergoeding zelf betalen. Iemand die betrokken is bij een vereniging en in dat kader aansprakelijk wordt gesteld voor schade terwijl de vereniging hem hiervoor niet heeft verzekerd, dan kan de familiale polis aangesproken worden. Let op: soms sluit een familiale polis activiteiten in het kader van het verenigingsleven uitdrukkelijk uit.
Andere verzekeringen van een vzw Ongevallenverzekeringen Deze verzekering biedt bescherming tegen de kosten van lichamelijke verzorging bij een ongeval, na tussenkomst van de mutualiteit en in principe alleen voor een door het RIZIV erkende behandeling. Het gaat om ongevallen met lichamelijke schade waarbij er geen aansprakelijkheid in het geding is. De schadeloosstelling is, in tegenstelling tot de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, slechts gedeeltelijk. Men kan zich ook laten beschermen tegen de gevolgen van invaliditeit of overlijden.
Verzekering rechtsbijstand Aansprakelijkheid is altijd een kwestie van interpretatie en leidt vaak tot betwistingen. De verzekering rechtsbijstand verdedigt de rechten van de verzekerden. Een verzekering rechtsbijstand dekt een gedeelte van de kosten die voortvloeien uit een juridisch conflict over schadevergoedingen (advocaat, gerechtskosten enz.). Je kan op bijstand rekenen als je schade hebt geleden en je de tegenpartij voor de rechter wil dagen. Maar ook als een andere partij je voor de rechter daagt, moet de verzekeraar je verdedigen.
Verzekering alle risico's Het materiaal dat een vereniging gebruikt van derden – b.v. een gehuurde of geleende feesttent of gehuurd of geleend audiovisueel materiaal - kan beschadigd raken. Je hebt het in huur of in leen. In het laatste geval spreekt met van 'toevertrouwde goederen'. Dat wordt geregeld door art. 1757 van het Burgerlijk Wetboek omtrent de 'bruikleen'. De eigenaar van het goed blijft aansprakelijk wanneer de schade ontstaat door een gebrek aan het goed zelf. In het andere geval moet de eigenaar kunnen bewijzen dat de gebruiker de schade heeft veroorzaakt. Als hij dat kan aantonen, kan een verzekering alle risico’s de schade vergoeden.
Verzekering contractuele aansprakelijkheid Wanneer je een terrein huurt of een toestel leent, sluit je een contract af (ook als dat niet schriftelijk is). Je kan een verzekering afsluiten voor de aansprakelijkheid die voortvloeit uit de uitvoering van dat contract. Een typisch voorbeeld van zo'n verzekering is de brandverzekering van een huurder of een verzekering voor de ontlening van audiovisueel materiaal. Je moet immers beide teruggeven in de staat waarin je ze gekregen hebt. De kosten die verbonden zijn aan de aansprakelijkheid voor een contract, kunnen niet gedekt worden door een andere verzekering. De polis 'burgerlijke aansprakelijkheid' en de 'gezinspolis' sluiten 'toevertrouwde goederen' uitdrukkelijk uit. De verzekering brand en aanverwante risico's komt wel tussen voor schade aan gehuurde of geleende goederen, veroorzaakt door brand en aanverwante risico's.
Verzekering tijdelijke activiteiten Als de vzw een activiteit organiseert die afwijkt van de dagelijkse werking (b.v. een jeugdhuis organiseert een milieuactie) is een extra verzekering aangewezen die de B.A. dekt van de organisatoren, de deelnemers, de medewerkers enz. voor de schade die ze veroorzaken in het kader van deze (eenmalige) activiteit, die de rechtsbijstand dekt mocht het tot een betwisting komen over de aansprakelijkheid en die de lichamelijke ongevallen dekt, als er schade ontstaat zonder dat iemand een fout maakte. Voor schade aan geleende of gehuurde goederen in het kader van deze activiteit, heb je een verzekering alle risico’s nodig (zie hiervoor). Ook als inrichter kan je lichamelijke of stoffelijke schade oplopen (zorg dus ook
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
17
voor waarborgen voor de inrichter). Je kan ook schade aan je eigen materiaal oplopen. Daarvoor neem je een verzekering alle risico’s. En verder zijn ook andere verzekeringen nuttig, en in vele gevallen zelfs ronduit noodzakelijk of zelfs verplicht! Kijk dus zeer goed na of je b.v. een verzekering brand en aanverwante risico’s moet of best zou afsluiten. Hetzelfde geldt voor de verzekering objectieve aansprakelijkheid voor brand en ontploffing (in een aantal gevallen zonder meer verplicht en heel belangrijk!).
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
18
5 Boekhouding 5.1 Kleine vzw’s Kleine vzw’s (vzw’s die niet beantwoorden aan de hieronder vermelde definities) mogen zich beperken tot een 'eenvoudige' boekhouding. Zo’n boekhouding bevat de mutaties in contant geld of op de rekeningen in een dagboek. De dagboeken moeten 10 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan. Er moet ook een staat van ontvangsten en uitgaven worden bijgehouden. Jaarlijks moet een inventaris gemaakt worden van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichting van welke aard ook. Het KB van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en internationale verenigingen bepaalt de manier waarop de vereenvoudigde boekhouding van ‘kleine vzw’s’ moet gebeuren. De verplichte formulieren die je uiterlijk vanaf 1 januari 2005 moet gebruiken, kan je downloaden via www.just.fgov.be en via www.vvj.be: • bijlage A bij het KB van 26 juni: genormaliseerd minimaal model van dagboek • bijlage B bij het KB van 26 juni: genormaliseerd minimaal schema van de staat van ontvangsten en uitgaven • bijlage C bij het KB van 26 juni: uitgaven en inventaris van activa, rechten, schulden en verbintenissen
5.2 Grote vzw’s Grote vzw’s moeten een uitgebreide boekhouding voeren, vergelijkbaar met een onderneming. Een vzw is groot als ze aan minstens 2 van de 3 criteria voldoet: • gemiddeld gedurende een jaar vijf voltijdse personeelsleden in het personeelsregister • totaal 250.000 € ontvangsten (andere dan uitzonderlijke en excl. BTW) • balanstotaal van 1.000.000 € De vzw moet een boekhouding voeren en een jaarrekening opmaken conform de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen. Verenigingen die omwille van hun hoofdactiviteit zijn onderworpen aan een boekhoudkundig plan (b.v. omwille van subsidiëring) vallen niet onder de hierboven vermelde paragraaf op voorwaarde dat hun boekhoudkundige verplichtingen minstens gelijkwaardig zijn aan de regels bepaald in de wet van 17 juli 1975.
5.3 Zeer grote vzw’s Zeer grote vzw’s moeten een commissaris (bedrijfsrevisor) aanstellen die de financiële situatie en de jaarrekening moet controleren. Deze verplichting geldt voor vzw’s die: • ofwel gemiddeld 100 voltijdse equivalente personeelsleden in het jaar tewerkstellen • ofwel aan minstens 2 van de 3 hieronder vermelde criteria voldoen • gemiddeld 50 voltijdse personeelsleden tewerkstellen • totale ontvangsten 6.250.000 € • balanstotaal van 3.125.000 € De aangestelde commissaris moet lid zijn van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.
5.4 Rekening en begroting De bevoegdheid voor de goedkeuring van rekening en begroting is voorbehouden aan de algemene vergadering. De raad van bestuur moet de jaarrekening ten laatste 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering ter goedkeuring voorleggen. Dat moet gebeuren samen met de begroting voor het volgende boekjaar.
5.5 Bekendmaking Kleine vzw’s moeten hun jaarrekening indienen bij de griffie van de rechtbank van koophandel waar hun administratief dossier ligt. De ‘dagboeken van ontvangsten en uitgaven’ moeten niet worden neergelegd. Zij kunnen wel dienen als bewijs van correcte inschrijving, b.v. ten aanzien van de fiscale administratie. Bij
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
19
discussie voor de rechtbank kan bij controle van de neergelegde stukken ook een controle gebeuren van de dagboeken die dan moeten aantonen dat de vzw haar boekhouding correct bijhoudt. Grote en zeer grote vzw’s moeten hun boekhouding binnen de 30 dagen na goedkeuring door de algemene vergadering neerleggen bij de Nationale Bank, samen met een document met de naam en voornaam van de bestuurders en indien van toepassing met de naam, voornaam en het verslag van de commissarissen. De Nationale Bank maakt daarvan melding in een databestand en legt deze vermelding neer bij de griffie van de rechtbank waar het verenigingsdossier van de vzw wordt bijgehouden. Deze stukken zijn openbaar: alle geïnteresseerden kunnen hiervan steeds een afschrift vragen.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
20
6 Vermogen 6.1 Bezittingen Een vzw kan wettelijk onbeperkt roerende en onroerende goederen bezitten, op voorwaarde dat zij deze goederen bezit in functie van het doel van de vereniging en niet in functie van de verrijking van de leden.
6.2 Giften Een vzw kan onbeperkt giften ontvangen tot 100.000 €. Gaat het om roerende of onroerende goederen die een grotere waarde vertegenwoordigen, dan is er een machtiging via een K.B. nodig. Handgiften vereisen geen machtiging via een K.B.
Machtigingsprocedure Als een vzw een gift of een legaat van meer dan 100.000 € wil ontvangen, vraagt ze de lijst van voor te leggen stukken op bij de Dienst Giften en Legaten van de Federale Overheidsdienst Justitie (zie: Technische informatie).
Fiscale aftrekbaarheid van giften Een vzw heeft een erkenning nodig om aan schenkers fiscale attesten te kunnen bezorgen waarmee die schenkers belastingsvrijstelling krijgen voor hun schenking. Informatie is te verkrijgen bij de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit van de Federale Overheidsdienst Financiën (zie: Technische informatie).
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
21
7 Ontbinding Vzw's kunnen vrijwillig worden ontbonden of bij gerechtelijke beslissing. Het resterend vermogen van de vzw moet een bestemming krijgen conform de statuten. De ontbinding moet worden bekendgemaakt.
7.1 Vrijwillige ontbinding De leden van de vzw kunnen vrijwillig beslissen om de vereniging te ontbinden. Om een geldige beslissing te nemen, moet minstens 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Is een kleiner aandeel van de leden aanwezig of vertegenwoordigd, dan moet een volgende vergadering belegd worden, maar dat kan niet binnen de 15 dagen. De tweede vergadering kan een beslissing nemen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. De beslissing moet in beide gevallen worden genomen met 4/5 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. De algemene vergadering moet vereffenaars aanduiden. De vereffenaars hebben de taak om de schuldeisers zoveel mogelijk tegemoet te komen. Als dat niet (volledig) kan, moeten de schuldeisers zich daarbij neerleggen en genoegen nemen met wat zij krijgen. Het persoonlijk vermogen van de leden en van de bestuurders blijft buiten schot (op voorwaarde dat de bestuurders geen fouten hebben gemaakt in het kader van het beheer).
7.2 Gerechtelijke ontbinding De rechtbank kan de ontbinding van de vereniging uitspreken als de vereniging: • niet in staat is haar verbintenissen na te komen • haar vermogen of de inkomsten uit het vermogen aanwendt voor andere doelen dan waarvoor zij is opgericht • in ernstige mate in strijd handelt met de statuten, de wet of de openbare orde • minder dan 3 effectieve leden heeft • al 3 jaar de jaarrekeningen niet heeft neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel De rechtbank duidt vereffenaars aan. De vereffenaars hebben de taak om de schuldeisers zoveel mogelijk tegemoet te komen. Als dat niet (volledig) kan, moeten de schuldeisers zich daarbij neerleggen en genoegen nemen met wat zij krijgen. Het persoonlijk vermogen van de leden en van de bestuurders blijft buiten schot (op voorwaarde dat de bestuurders geen fouten hebben gemaakt in het kader van het beheer).
7.3 Bestemming van het vermogen Het vermogen dat na vereffening eventueel overblijft, mag niet worden verdeeld onder de leden. Het moet worden aangewend voor een gelijkaardig doel.
7.4 Bekendmaking De beslissingen i.v.m. de ontbinding, de vereffening en de benoeming en ambtsbeëindiging van de vereffenaars moet worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
22
8 Aanpassen aan de nieuwe wet Alle vzw’s moeten zich voor 1 januari 2005 aanpassen aan de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002. Voor het in orde brengen van het verenigingsregister op de zetel van de vereniging is de uiterste regularisatiedatum 31 december 2005. Alle leden moeten ten laatste vanaf dat moment het register kunnen raadplegen. De nodige aanpassingen doen, betekent in essentie: • statuten checken, waar nodig aanpassen en laten goedkeuren door de algemene vergadering • administratief dossier in orde brengen bij de rechtbank van koophandel van het gerechtelijk arrondissement waar de vzw is gevestigd • boekhoudkundige aanpassingen Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste wijzigingen sinds de wet van 2 mei 2003 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten.
8.1 Vier dossiers Om te beginnen moet je als vzw op een viertal plaatsen een ‘dossier’ neerleggen. Er moet een dossier zijn op de zetel van de verenging. Er moet ook een dossier zijn op de griffie van de rechtbank van koophandel. Vzw’s communiceren niet meer rechtstreeks met het Belgisch Staatsblad, maar wel via deze rechtbank. Verder moet er een dossier zijn bij de Kruispuntbank van de ondernemingen. Tot slot zijn er nog steeds verplichte vermeldingen, te publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Zetel van de vereniging Op de zetel van de vereniging moet je een zo volledig mogelijk dossier bijhouden, waarin alle leden vlot toegang hebben tot de documenten. Als dat dossier volledig en actueel is, kan de vereniging van daaruit al haar verplichtingen inzake neerlegging en publicatie nakomen. Verplichte inhoud • statuten • wijzigingen van de statuten • gecoördineerde tekst van de statuten na wijziging • ledenregister: • naam, voornamen, woonplaats, geboorteplaats en –datum van de stichtende leden • naam, voornamen en woonplaats van de leden • beslissingen over de toetreding, uittreding of uitsluiting • wijzigingen worden binnen 8 dagen ingeschreven, onder verantwoordelijkheid van de raad van bestuur • register van de bestuurders: • naam, voornamen, woonplaats, geboorteplaats en –datum • akten over benoeming, ontslag, vervanging enz. • notulen en beslissingen van de algemene vergadering • notulen en beslissingen van de raad van bestuur • alle boekhoudkundige stukken, waaronder zeker de begroting en de jaarrekening
Rechtbank van koophandel De griffie van de rechtbank van koophandel van het gerechtelijk arrondissement waar de vereniging is gevestigd, legt voor elke vereniging een dossier aan. Het dossier moet de rechtbank toelaten op ieder moment een correct beeld te vormen van de juridische en financiële toestand van de vereniging (o.m. door neerlegging van statuten en jaarrekening) en van de personen achter de verenging (o.m. door neerlegging van het ledenregister en de akten betreffende aanstelling en afzetting van bestuurders). Alle documenten moeten in drievoud neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel van het gerechtelijk arrondissement waar de vzw is gevestigd. Hiervoor moet je de voorgeschreven formulieren gebruiken en de opgelegde vormvereisten naleven (zie voor beide: Technische informatie). De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad, voorzover de neerlegging stukken betreft die verplicht moeten worden gepubliceerd. Bij neerlegging
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
23
van de documenten moet je onmiddellijk betalen via cheque of postassignatie op naam van het Belgisch Staatsblad. Cash, via bankautomaat of via overschrijving betalen, is niet toegestaan. Deze documenten moeten bij oprichting, of als er zich bepaalde feiten voordoen, neergelegd worden: • statuten • wijzigingen van de statuten (binnen de maand na wijziging) • gecoördineerde tekst van de statuten na wijziging • kopie van het register van de leden (wijzigingen neerleggen binnen een maand vanaf de verjaardag van de neerlegging van de statuten) • akten over de benoeming en de ambtsbeëindiging van de bestuurders en van de personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen • desgevallend de akten over de benoeming en de ambtsbeëindiging van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen en van de commissarissen (binnen de maand na de beslissing van de algemene vergadering) • beslissingen over de nietigheid of de ontbinding van de vereniging, de vereffening en de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaars en eventueel de rechterlijke beslissingen • jaarrekening Een vereniging verkrijgt rechtspersoonlijkheid als de basisdocumenten (akten zoals statuten, aanstelling van bestuurders enz.) neergelegd zijn. Vroeger was het voor de verwerving van de rechtspersoonlijkheid wachten op de publicatie van de statuten in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Kruispuntbank van de ondernemingen Bij de eerste neerlegging van akten zal de griffie de vzw inschrijven in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank van de ondernemingen (luik A en C van formulier I). De vzw krijgt dan ook een een ondernemingsnummer, dat vervolgens vermeld moet worden op alle correspondentie (bij voorkeur opnemen in het briefhoofd). Bestaande vzw’s kunnen hun ondernemingsnummer terugvinden onder de rubriek ‘Rechtspersonen’ op de website van het Belgisch Staatsblad (zie: Technische informatie). Verplichte inhoud • naam van de vereniging en eventueel afkorting of letterwoord • rechtsvorm voluit geschreven • adres van de zetel • datum van de oprichtingsakte • identiteit van de personen die gemachtigd zijn om de vereniging te besturen en te verbinden of te vereffenen • indien van toepassing, de identiteit van de met het dagelijks bestuur belaste personen • datum van ontbinding als de vereniging voor bepaalde tijd werd aangegaan
Belgisch Staatsblad De griffier van de rechtbank van koophandel zorgt binnen de 30 dagen na neerlegging voor de publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van: • statuten • wijzigingen van de statuten • akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van de bestuurders, van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen en van de commissarissen • beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de vereniging, de vereffening ervan en de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaars en eventueel de rechterlijke beslissingen Iedereen kan kosteloos kennis nemen van de neergelegde stukken van een bepaalde vereniging. Voor een volledig of gedeeltelijk afschrift moet je wel betalen. De afschriften kunnen eensluidend verklaard worden met het origineel.
8.2 Andere wijzigingen Daarnaast bepaalt de wet van 2 mei 2002 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, nog een aantal andere belangrijke en minder belangrijke wijzigingen. Elke vereniging moet dus haar statuten en (binnenhuisreglement)
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
24
nakijken op eventuele tegenstrijdigheden met de nieuwe regels. Hier volgt een overzicht. In dit overzicht zijn hier en dar ook de verschillen met de vroegere reglementering aangegeven.
Statuutwijzigingen • • • • •
om geldig te kunnen beslissen over een wijziging van de statuten, moet 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en moet 2/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde leden de wijzigingen goedkeuren om geldig te kunnen beslissen over een wijziging van het doel van de vereniging moet 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, waarvan 4/5 de wijziging moet goedkeuren (vroeger was unanimiteit vereist) om geldig te kunnen beslissen over de ontbinding van de vereniging moet 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, waarvan 4/5 de beslissing moet goedkeuren (vroeger was unanimiteit vereist) zijn er onvoldoende leden aanwezig, dan kan je een nieuwe vergadering beleggen, die ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, geldig kan beslissen (mits de vermelde meerderheden) ; deze vergadering kan niet binnen de 15 dagen gehouden worden vroeger moest de rechter van eerste aanleg de beslissing van de tweede vergadering homologeren (nu hoeft dat dus niet meer)
Identiteit • • • • • •
lijst van stichtende leden met vermelding van hun naam, voornamen, woonplaats, geboortedatum en –plaats het beroep moet niét meer worden vermeld, maar de geboortedatum en –plaats dus wél zijn er onder de stichtende leden rechtspersonen (vzw’s, bedrijven, gemeentebesturen), dan moet je naam, rechtsvorm en adres van de zetel vermelden naam, adres van de zetel van de vereniging en het gerechtelijk arrondissement waaronder de vereniging valt (het volledige adres vermelden en niet enkel de gemeente!) (vroeger moest je alleen het gerechtelijk arrondissement vermelden) let op! als het adres ontbreekt, kan de rechtbank op basis daarvan de nietigheid van de vereniging uitspreken officiële naam van de vzw moet op alle correspondentie worden vermeld!!! (denk dus vooraf goed na over naam, afkorting en eventuele ondertitel)
Doel • • • •
het doel van de vereniging moet voortaan ‘precies’ worden omschreven (hou het doel toch voldoende ruim. Anders kan men al gauw zeggen dat de vereniging buiten haar doel actief is. In theorie zou dit kunnen leiden tot verlies van de rechtspersoonlijkheid) wijziging van het doel vereist voortaan slechts een 4/5-meerderheid (vroeger was unanimiteit vereist) let op! als de precieze omschrijving van het doel ontbreekt, kan de rechter op basis daarvan de nietigheid van de vereniging uitspreken vermeld liever geen ‘activiteiten’. Activiteiten bepalen de manier waarop je het doel wil bereiken. Als je in de statuten activiteiten vermeldt en je doet op een bepaald moment andere activiteiten, dan zou dat tot problemen kunnen leiden
Oprichtingsakte •
twee originelen volstaan (vroeger moest er een origineel exemplaar zijn voor elk stichtend lid)
Algemene vergadering • • • •
minstens drie leden en altijd meer dan bestuurders de vergadering moet minstens acht dagen vooraf worden bijeengeroepen (statuten mogen strengere regels bepalen) aanwezigheden om geldig te kunnen stemmen en stemmeerderheden zijn gewijzigd (zie: Aanwezigheid en stemming) restbevoegdheid komt niet langer toe aan de algemene vergadering (die ligt nu bij de raad van bestuur)
Leden •
minimum drie (effectieve) leden
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
25
• • • • •
• • •
alfabetisch register van de stichtende leden met vermelding van naam, voornamen, woonplaats, geboorteplaats en –datum (beroep moet nu dus niét meer worden vermeld, maar de geboortedatum en – plaats wél) alfabetisch ledenregister met vermelding van naam, voornamen en woonplaats en met alle beslissingen over toetreding, uittreding of uitsluiting (met inzagerecht voor alle leden op de zetel van de vereniging) zijn er onder de leden rechtspersonen (vzw’s, bedrijven, gemeentebesturen), dan moet je naam, rechtsvorm en adres van de zetel vermelden (vroeger moest je deze gegevens alleen vermelden voor natuurlijke personen) lijst moet op de zetel van de vereniging up tot date gehouden worden door de raad van bestuur (wijzigingen moet je binnen 8 dagen verwerken) jaarlijks moet er een geactualiseerde ledenregister neergelegd worden op de griffie (binnen een maand te rekening vanaf de verjaardag van de neerlegging van de statuten) met vermelding van datum van toetreding en uittreding, ondertekend door de persoon die de vereniging kan vertegenwoordigen tegenover derden, met vermelding van naam en functie statuten moeten de voorwaarden voor en formaliteiten bij toetreding van nieuwe leden bepalen: hoe en bij wie stelt iemand zich kandidaat en wie moet over de aanvaarding beslissen idem voor uittreding en uitsluiting van leden Belgische nationaliteit voor minstens 2/3 van de leden is niet langer vereist
Effectieve en toegetreden leden • • •
de wet spreekt over effectieve en toegetreden leden (vroeger: werkende en niet-werkende leden) rechten en plichten van de leden, zoals omschreven in de wet, zijn enkel van toepassing op de effectieve leden, d.w.z. zij die stemrecht hebben in de algemene vergadering rechten en plichten van de toegetreden leden moeten desgevallend worden bepaald in de statuten (vooral de reden voor uittreding of ontslag, anders kunnen zij voor altijd lid blijven)
Raad van bestuur • • • • • • • •
‘raad van beheer’ en ‘beheerder’ worden vervangen door ‘raad van bestuur’ en ‘bestuurder’ er moeten minstens drie bestuurders zijn (voordien: niet bepaald). Alleen als er maar drie leden zijn in de algemene vergadering, dan volstaat het om twee bestuurders aan te duiden. Er moeten altijd meer leden dan bestuurders zijn er moet een lijst van bestuurders opgemaakt worden (met vermelding van benoeming, ontslag, uitsluiting of vervanging) in geval van wijzigingen moet de aangepaste lijst van de bestuurders neergelegd worden op de griffie (met vermelding van benoeming, ontslag of vervanging) ter publicatie in het Belgisch Staatsblad (binnen 1 maand) wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen (alleen, gezamenlijk, of als college) en de duur van hun mandaat, moeten in de statuten worden bepaald hetzelfde geldt in voorkomend geval voor de benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen, de duur en de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen (alleen, gezamenlijk (unanimiteit), ofwel als college (meerderheid) de ‘restbevoegdheid’ die vroeger bij de algemene vergadering lag, komt nu toe aan de raad van bestuur om lid te zijn van de raad van bestuur, moet je geen lid zijn van de algemene vergadering
Dagelijks bestuur • •
het dagelijks bestuur is nu een officieel orgaan in de vzw (al is dit – in tegenstelling tot de algemene vergadering en de raad van bestuur – geen verplicht orgaan) het dagelijks bestuur van de vereniging, alsook de vertegenwoordiging van de vereniging, kan op de wijze bepaald in de statuten worden overgedragen aan één of meer personen, al dan niet bestuurder of lid, die ofwel alleen, ofwel gezamenlijk ofwel als college optreden
Verplichte vermeldingen op uitgaande stukken •
alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken die van de vzw uitgaan moet de naam van de vereniging, de term ‘vzw’ of vereniging zonder winstoogmerk’ en het adres van de zetel
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
26
• • •
vermelden (vroeger moest je het adres niet vermelden en was het gebruik van de afkorting ‘vzw’ niet toegelaten) zodat de ontvanger van het document weet wat de juridische status is van de vereniging let op: ter bescherming van derden moet een vereniging de verplichtingen nakomen die in naam van de vzw zijn aangegaan door personen die in de statuten of bij benoeming als vertegenwoordiger werden aangeduid, ook als de verplichting wordt aangegaan buiten de goedkeuring van de vereniging bij ondertekening in naam van en voor rekening van de vzw moet men zijn handtekening altijd laten voorafgaan door ‘Voor de vzw,’ gevolgd door de functie in de vzw (bestuurder, voorzitter enz.) let op: wie in naam van de vereniging meewerkt aan een stuk waarop de vermelding niet wordt aangebracht, kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor een deel of voor het geheel van de verbintenissen die door het document worden aangegaan
Slapende vzw's •
als een vzw drie jaar lang geen jaarrekening heeft ingediend op de griffie van de rechtbank van koophandel, kan ze ontbonden worden op vraag van een lid van de vereniging of op vraag van het parket (slapende vzw’s zullen dus makkelijker ontbonden kunnen worden)
Duur van de vereniging •
als de vereniging niet voor onbepaalde tijd wordt opgericht, moet de duur van de vereniging vermeld worden in de statuten
Vermogen • •
de strikte beperking van het bezit van onroerende goederen wordt opgeheven een vzw mag nu onbeperkt onroerende goederen bezitten, voor zover zij die aanwendt voor de realisatie van haar doel
Giften • •
de vereniging heeft een machtiging nodig voor giften groter dan 100.000 € (geïndexeerd) vroeger had je al een machtiging nodig indien het ging om een bedrag groter dan 10.000 € (niet geïndexeerd)
Ontbinding van de vereniging • •
het aantal redenen op basis waarvan een rechtbank een vzw kan ontbinden, zijn uitgebreid tot vijf vroeger waren er slechts drie reden (het is nu dus makkelijker om b.v. slapende vzw’s te ontbinden)
Begroting en jaarrekening • •
moeten jaarlijks worden opgemaakt en ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering, binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar jaarrekening moet neergelegd worden bij de griffie (moet niet gepubliceerd worden)
8.3 Boekhouding Ook met betrekking tot de boekhouding zijn er heel wat regels veranderd. Deze nieuwe regels werden al behandeld (zie: Boekhouding). Elke vzw is verplicht de nodige aanpassingen te doen.
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
27
9 Technische informatie Wetteksten • • • • • • • •
wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen (B.S. 1 juli 1921) wet van 2 mei 2002 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen (B.S. 18 oktober 2002, B.S. 11 december 2002) wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een kruispuntbank van ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen (B.S. 5 februari 2003) koninklijk besluit van 2 april 2003 tot vaststelling van de termijnen voor de inwerkingtreding van de wet van 27 juni 1921, gewijzigd bij de wet van 2 mei 2002 (B.S. 6 juni 2003) koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen (B.S. 27 juni 2003) koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en internationale verengingen zonder winstoogmerk (B.S. 11 juli 2003) ministerieel besluit van 30 juni 2003 betreffende de bekendmakingskosten van akten en stukken van vennootschappen, ondernemingen en stichtingen (B.S. 1 juli 2003) officieus gecoördineerde vzw-wet van 27 juni 1921 zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 en de wet van 16 januari 2003
Deze documenten zijn beschikbaar op de website van de Federale Overheidsdienst Justitie: www.just.fgov.be. • klik op rechtsbronnen • klik op geconsolideerde wetgeving • vul bij het vakje voor afkondiging b.v. 27/06/1921 in
Formulieren Het KB van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen bepaalt de richtlijnen voor de neerlegging van het administratief dossier op de griffie van de rechtbank van koophandel en de wijze van publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. De uiterlijke datum waarop men moet voldoen aan deze richtlijnen is 1 januari 2005. De verplichte formulieren voor de ‘neerlegging’ kan je downloaden via http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/frame2_formulieren.html Klik op ‘Formulieren verenigingen’: • aanmeldingsformulier 1 tot inschrijving en/of tot bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad • aanmeldingsformulier 2 tot wijziging van de inschrijving (als je hier doorklikt vind je ze op de website van VVJ) De formulieren zijn beschikbaar in Word- en in PDF-formaat. Je kan de formulieren invullen met een tekstverwerker, maar dat kan niet on line. Je kan ze ook niet elektronisch versturen. Je moet ze neerleggen op de griffie van de rechtbank van koophandel van het gerechtelijk arrondissement waar de vzw is gevestigd. Let op: akten voor Brussel moet je niet neerleggen bij de Rechtbank van Koophandel in de Regentschapsstraat, maar in de Britse Tweedelegerlaan 148, 1190 Vorst.
Overzicht bekendmakingsformaliteiten dossier griffie rechtbank inschrijving publicatie Belgisch van koophandel kruispuntbank Staatsblad Oprichting: luik A en C Oprichting: luik A en B VZW’s die worden Inhoud dossier: zie 8.1 van aanvraagformulier I van aanvraagformulier I opgericht volgens de wet (voor tarieven te betalen van 2 mei 2002 bij neerlegging: zie elders) Verplichte vermeldingen:
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
28
zie 8.1 Vormvereisten neerlegging: zie ‘Vormvereisten bekendmaking’
Wijzigingen: luik A en C hierna van aanvraagformulier II (binnen 1 maand na de wijziging)
VZW’s die zijn opgericht Zoals voor de vzw’s die overeenkomstig de wet opgericht zijn volgens de van 27 juni 1921 wet van 2 mei 2002. Ze hebben hiervoor tijd tot 31 december 2004.
Wijzigingen: luik A en B van aanvraagformulier I (voor tarieven te betalen bij neerlegging: zie elders)
Let op: als de wijzigingen betrekking hebben op één van de gegevens die je moet bekend maken bij de kruispuntbank van ondernemingen (zie 8.1), dan moet je ook luik A en C van formulier II invullen Wijzigingen: luik A en C Wijzigingen: luik A en B van aanvraagformulier II van aanvraagformulier I (binnen 1 maand na (voor tarieven te betalen wijziging) bij neerlegging: zie elders)
Vormvereisten bekendmaking Bij elke neerlegging moet je de volgende vormvereisten naleven: • wit of ivoorkleurig papier van goede kwaliteit (A4-formaat) • alleen de voorzijde beschrijven • slechts 1 taal per akte • teksten in het zwart getypt of gedrukt (goed leesbaar!) • bovenaan elk blad een horizontale strook van 20 mm openlaten Bovenaan elk stuk dat wordt neergelegd moet je vermelden: • naam van de vereniging • rechtsvorm • volledig adres van de zetel • ondernemingsnummer • onderwerp van de bekendmaking
Tarieven bekendmaking Niet langer de lengte van de tekst bepaalt de prijs van de publicatie in het Belgisch Staatsblad. De kostprijs voor de publicatie van de akten in het Belgisch Staatsblad is forfaitair bepaald op: • 107,68 € excl. BTW of 130,29 € incl. BTW voor een oprichtingsakte • 81,27 € excl. BTW of 98,340 € incl. BTW voor een akte tot wijziging De prijzen zijn gekoppeld aan de index en zullen dus langzaam stijgen. Je vindt de actuele tarieven op de website http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/frame2_formulieren.html onder de rubriek ‘Tarieven’. Die actuele tarieven zijn belangrijk, want bij neerlegging moet je meteen de publicatiekosten betalen met een cheque of postassignatie.
Kruispuntbank van ondernemingen De wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een kruispuntbank van ondernemingen bepaalt dat elke onderneming een identificatienummer moet krijgen. Door het identificatienummer moeten ondernemingen dezelfde formaliteiten niet meer bij verschillende administraties vervullen. Ook alle vzw’s krijgen op basis van deze wet zo’n identificatienummer. Dat moeten ze in alle communicatie met de overheid gebruiken. Het nummer wordt toegekend bij neerlegging van het eerste document op de griffie van de rechtbank van koophandel. Bestaande vzw’s moeten bij neerlegging van een akte op de griffie van de rechtbank van koophandel hun ondernemingsnummer vermelden. Dat nummer kan je vinden op de website van het Belgisch Staatsblad onder de rubriek ‘Rechtspersonen’. Kijk in de rubriek ‘Referentiedatabank vzw-akten tot 30/06/06’. Vul de gegevens
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
29
(naam van de vzw, identificatienummer enz.) in. Vervolgens krijg je het ondernemingsnummer. Vind je daar geen ondernemingsnummer, dan kan je op de akte best het nationaal nummer van de vzw vermelden. Dat nummer vind je op de belastingsaangifte van de vzw. Bezit de vzw een BTW-nummer, dan kan je ook dat nummer vermelden.
Inwerkingtreding Het KB van 2 april 2003 bepaalt de datum van de inwerkingtreding van de wet van 2 mei 2002. Heel wat bepalingen zijn van kracht sinds 1 juli 2003, maar voor de meeste bepalingen zijn er overgangstermijnen. Inhoud Regels over de boekhouding Regels over het inzagerecht van het ledenregister, de beslissingen van de algemene vergadering en de raad van bestuur en alle boekhoudkundige stukken Regels over de inhoud van de statuten, nietigheid, aanleg ledenregister, vermelding van de zetel op alle stukken, raad van bestuur, dagelijks bestuur, machtigingsprocedure, vorderingsmogelijkheden, neerlegging dossier op de griffie van de rechtbank van koophandel Alle andere regels (dus: alle artikels behalve art. 10, 17, 37 en 53)
Treedt in werking 1/1/2004 1/1/2005
Overgangsperiode 1 jaar vanaf 1/1/2004 1 jaar vanaf 1/1/2005
1/1/2004
1 jaar vanaf 1/1/2004
1/7/2003
geen overgangsperiode
De overgangsperiode geldt voor rechtspersonen die voor 1 januari 2004 rechtspersoonlijkheid hadden. Sinds 1 juli 2003 kan je voor een nieuwe vereniging enkel nog rechtspersoonlijkheid bekomen door de neerlegging op de griffie van de rechtbank van koophandel van de statuten, de benoeming van de eerste bestuurders en desgevallend van de personen gemachtigd om de vzw te vertegenwoordigen.
Boekhouding De verplichte formulieren die je uiterlijk vanaf 1 januari 2005 moet gebruiken voor een ‘Kleine vzw’, kan je downloaden via www.just.fgov.be en via de website van VVJ: ‘Kleine vzw’ • bijlage A bij het KB van 26 juni: genormaliseerd minimaal model van dagboek • bijlage B bij het KB van 26 juni: genormaliseerd minimaal schema van de staat van ontvangsten en uitgaven • bijlage C bij het KB van 26 juni: uitgaven en inventaris van activa, rechten, schulden en verbintenissen
Publicaties Titel: VZW's. Nieuwe wetgeving Inhoud: wijzigingen in de nieuwe wet en de daarbij horende nieuwe verplichtingen Gegevens: Ministerie van Justitie, Brussel, 2004, 44 blz., gratis Informatie en bestelling: bestellen of downloaden via www.just.fgov.be/index_nl.htm onder ‘Publicaties’ Titel: ABC van de VZW Inhoud: de auteurs (Roland Van Hecke, Isabel Demeyere) behandelen de vzw in het algemeen (algemene vergadering, de leden, de raad van bestuur, de gevolmachtigden, ontbinding, rechtspersoonlijkheid, directe belastingen, BTW, jaarlijkse taks op vzw's, wet op privacy, personeel, auteursrechten en de boekhouding, toegespitst op de leidinggevenden van een vzw) Gegevens: Fiscaal Informatief, 2003, Wevelgem, 448 blz. Leden betalen 24,75 €, niet-leden betalen 29,75 € Informatie en bestelling: Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s via www.vsdc.be of via info@vsdc.be Titel: Praktijkboek vzw's Inhoud: auteur (Dirk Coeckelbergh) bespreekt de nieuwe wetgeving en de uitvoeringsbesluiten. Het boek is een praktische leidraad voor de toepassing van de nieuwe wet, met praktische informatie voor bestaande vzw’s Gegevens: Standaard Uitgeverij, Antwerpen, 2003, 981 blz., 129,32 € Informatie en bestelling: via www.standaarduitgeverij.be/informatief/ Titel: Het jeugdhuis als vzw Inhoud: overzicht van de nieuwe vzw-wetgeving en tips en voorbeelden voor jeugdhuizen
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
30
Gegevens: Vlaamse Federatie van Jeugdhuizen vzw, Antwerpen, 2004, 48 blz. Prijs: 6,75 € voor leden en 8,00 € voor niet-leden Informatie en bestelling: via info@vfj.be of via 03/226.40.83 Titel: VZW-Zakboekje 2003 Inhoud: auteur (Prims H.) behandelt de belangrijkste principes uit de oude en de nieuwe wet, met een checklist voor bestaande vzw's Gegevens: Kluwer Uitgevers. Prijs: 65,75 € (verschijnt jaarlijks) Informatie en bestelling: via www.kluwer.be, info@kluwer.be of via 0800/94.571 Titel: Oprichting en bestuur van een vzw Inhoud: overzicht van de soorten ‘verenigingen’, oprichting, leden, algemene vergadering, raad van bestuur, publicatieverplichtingen en andere formaliteiten, boekhouding, ontbinding, vereffening, nietigheid, fusie en opsplitsing, verzekeringen, fiscus, schenkingen en modelakten Gegevens: Uitgeverij Garant, 227 blz. en 19,90 € voor leden van Procura en 24,90 € voor niet-leden Informatie en bestelling: Uitgeverij Garant, Antwerpen of Procura, 02/285.41.25, www.procura.be, info@procura.be Titel: VZW’s en verzekeringen Inhoud: kennismaking met vzw’s en zaakverzekeringen, verzekeringen motorvoertuigen, personenverzekeringen, specifieke verzekeringen Gegevens: Uitgeverij Garant, 124 blz. Prijs: 12,50 € voor leden van Procura en 15,60 € voor niet-leden Informatie en bestelling: via Uitgeverij Garant, Antwerpen of Procura, 02/285.41.25, www.procura.be, info@procura.be Titel: De vzw en de fiscus Inhoud: handelsregister, fiscaliteit, bestuurders, leden, leveranciers, klanten, vrijwilligers, samenwerkingsverbanden, financiering, schenkingen, ontbinding en vereffening Gegevens: Uitgeverij Garant, 118 blz., 11,90 € voor leden van Procura en 14,90 € voor niet-leden Informatie en bestelling: Uitgeverij Garant, Antwerpen of Procura, 02/285.41.25, www.procura.be, info@procura.be Titel: De nieuwe vzw, een hele onderneming Inhoud: de auteurs (Christiaens J., Lontings D., Reekmans G., Roels W.) illustreren dat de bepalingen in de nieuwe wet steeds dichter aansluiten bij die van 'grote' ondernemingen. Ze behandelen ook de boekhouding en de fiscale consequenties Gegevens: Kluwer Uitgevers, 176 blz., 47,70 € Informatie en bestelling: Kluwer Uitgevers, www.kluwer.be, info@kluwer.be of via 0800/94.571 Titel: Vermijd kopzorgen… Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen Gegevens: Koning Boudewijnstichting, Brussel, 2004, 40 blz., gratis Informatie en bestellingen: Contactcentrum, tel: 070/23.37.28 of per e-mail publi@kbs-frb.be of downloaden via www.kbs-frb.be, rubriek ‘gratis publicaties’
Adressen Belgisch Staatsblad Leuvenseweg 40 1000 Brussel tel: 02/552.22.11 fax: 02/511.01.84 info@just.fgov.be www.website.be Vlaamse Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s (VSDC) Noordstraat 9 8560 Wevelgem tel: 056/41.03.68 fax: 056/41.57.74 info@vsdc.be www.vsdc.be
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
31
Federale Overheidsdienst Justitie Algemene Diensten Waterloolaan 115 1000 Brussel 02/542.65.11 www.just.fgov.be Federale Overheidsdienst Justitie Directoraat-Generaal Wetgeving, Fundamentele Rechten en Vrijheden Dienst giften en legaten Waterloolaan 115 1000 Brussel tel: 02/542.65.11 fax: 02/542.70.97 burgerlijke.wetgeving@just.fgov.be www.just.fgov.be Federale Overheidsdienst Financiën Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit Centrale diensten RAC-Financietoren Kruidtuinlaan 50, bus 61 1010 Brussel tel: 02/210.29.11 fax: 02/210.41.18 Adressen van de griffie van de rechtbank van koophandel: www.juridat.be/kantons/kantons.htm
Consultatie van het Belgisch Staatsblad Als er onduidelijkheid bestaat over de huidige statuten en bestuurders, kan je opzoeken wat gepubliceerd werd in het Belgisch Staatsblad. Dit kan elektronisch via www.staatsblad.be. Hoe ga je te werk? Algemene consultatie • openingsscherm • taalkeuze • inhoudstafel van de laatste editie • klikken op het nummer naast de tekst die je wil raadplegen Specifieke consultatie • kies ‘inhoudstafel’ • klik op ‘nieuwe opzoeking’ • full text toegang tot alle teksten verschenen na 1 juni 1997 aan de hand van een aantal opzoekmogelijkheden (aard van de tekst, data, woorden, gedeelten van woorden enz.) • vul de gegevens in (datum, naam enz.) • je kan woorden van tekst of titel afbreken door het %-teken (als je b.v. justiti% intikt, krijg je alle woorden die beginnen met justiti) • vul een specifieke publicatiedatum: je krijgt een volledige inhoudstafel van die editie • klik op ‘opzoeking’ • je krijgt een cijfer en als je daarop klikt, krijg je een aantal titels • die kan je sorteren op datum van afkondiging of op datum van publicatie • wil je één van de teksten volledig zien, dan klik je op het nummer naast de titel • je krijgt de tekstversie (voor beeldversie klik je rechts beneden op ‘beeld’ – je hebt Acrobat Reader nodig) • je kan de opzoeking verfijnen (klik op ‘opzoeking verfijnen’) of wissen (klik op ‘nieuwe opzoeking’)
VZW-wet – Voorjaar 2004 – VVJ
32