AANVRAAG TOT INSCHRIJVING
VZW
PETSOTIC EXPO - EXPO HALLEN ROESELARE, BELGIE - 11 SEPTEMBER 2016 - 10u – 17u Petsotic Expo is een uitgave van VZW Pet-Events (met zetel te 8940 Geluwe, Voorhoek 38). Stuur dit formulier volledig ingevuld en ondertekend terug naar
[email protected] of per post naar volgend adres; Ezelbrugstraat 18, 8930 Menen, België. VZW PET-EVENTS IS VRIJGESTELD VAN DE BTW-WETGEVING. ER WORDT DUS GEEN BTW OP UW INSCHRIJVING AANGEREKEND.
GEGEVENS STAND EN CONTACTPERSOON Naam stand: Verantwoordelijke (contactpersoon): dhr./mevr. Straat/nr.: Postcode: Gemeente: Land: Tel.: Fax: E-mail: Website: BTW Nummer: Rekeningnummer (IBAN):
INSCHRIJVING De inschrijvingskosten omvangen alle administratieve kosten. Onder andere ook de Burgerlijke Aansprakelijkheid van uw stand. Hierbij zijn ook drie inkom badges gerekend en de publicatie op onze website en sociale media.
o Niet-commerciële stand / Vereniging Zonder Winstoogmerk
20,00 €
(Dit tarief is geldig voor VZW’s en organisaties waarbij minimaal 50% van de standruimte gebruikt wordt voor het tentoonstellen van dieren.)
o Commerciële stand
50,00 €
AANTAL GEWENSTE M² Wij kunnen u niet garanderen dat wij u de gevraagde ruimte kunnen geven, maar doen ons best zo dicht mogelijk bij uw aanvraag te komen. Wanneer u tafels van ons huurt, krijgt u sowieso de nodige ruimte, wanneer u zelf tafels mee brengt is het verstandig de nodige ruimte hieronder te noteren.
MATERIALEN o o o o o o
Tafel Tafel (2m) met luifel Receptietafel Stoel Dranghek (Nadar) (2,5m lang x 1m hoog) Extra Badges
________ X 10,00 € ________ X 35,00 € ________ X 15,00 € ________ X 0,00 € ________ X 7,00 € ________ X 5,00 €
(Bij uw inschrijving worden standaard 3 badges geleverd. Bestel hier extra badges of koop ze aan de kassa.)
o Elektriciteitsaansluiting en verbruik o Waterverbruik (enkel bij groot verbruik)
TOTAAL BEDRAG INSCHRIJVING PETSOTIC 2016
_______ X 20,00 € _______ X 20,00 €
€
AANWEZIGE DIEREN VERPLICHT IN TE VULLEN VOOR NIET-COMMERCIELE STANDS Indien u levende dieren meebrengt naar het evenement om deze tentoon te stellen of demo’s te geven, gelieve hieronder te noteren over welke diersoorten het gaat. Vergeet niet dat meegebrachte dieren in goede gezondheid moeten verkeren (zie reglement).
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
PRODUCTEN EN/OF DIENSTEN Indien u producten wenst te verkopen of diensten wilt aanbieden tijdens het evenement, gelieve deze hieronder te noteren en te beschrijven (dit hoeft niet product per product te gebeuren, een korte beschrijving over de verkoop volstaat).
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
OPMERKINGEN Heeft u verdere eisen over uw standplaats, eventuele naaste standhouders, vragen over het evenement of andere opmerkingen, dan mogen deze hieronder genoteerd worden. Vragen en/of opmerkingen mogen ook te allen tijde via mail (
[email protected]) naar ons toegestuurd worden. Ook eventuele acties/promoties op uw standplaats tijdens het evenement mogen hier genoteerd worden. In bijlage kunt u ook promotiemateriaal insluiten, welke wij op onze facebook pagina kunnen plaatsen.
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ DEMO’S EN WORKSHOPS Ieder jaar doen wij ons uiterste best om doorheen de hele dag demo’s en workshops te voorzien binnen en buiten onze demo-ring. Hebt u een speciale activiteit aan uw stand die u in de kijker wil zetten? Voorziet u een speelhoek, grime of andere leuke bezigheden? Of wil u 20 minuten vullen in onze demo ring? Noteer hier onder uw ideeën of stuur ons alle informatie per mail (
[email protected]).
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
Ondergetekende verklaart kennis genomen te hebben van de algemene deelnemingsvoorwaarden en het algemene reglement van Petsotic Expo (hieronder terug te vinden), hiermee in te stemmen en deze tijdens de desbetreffende data na te leven. Hij / Zij verklaart eveneens verzekerd te zijn voor burgerlijke aansprakelijkheid en diefstal. Hij / Zij verklaart een volledige afstand van verhaal te onderschrijven voor de risico’s van gehele of gedeeltelijke vernietiging, beschadiging, brand, diefstal of verdwijning die alle, hem al dan niet toebehorende, door hem binnengebrachte en tentoongestelde producten, materialen en de inrichting van zijn stand kunnen lopen tijdens zijn deelneming aan Petsotic Expo in en rond de gebouwen van de Expo Hallen te Roeselare, van de dag van de aanvang van de opbouw der expositie, tot en met de dag van de afbraak. Hij/Zij is eveneens volledig verantwoordelijk voor de meegebrachte en eventueel tentoongestelde dieren. Hij / Zij verklaart ook op de hoogte te zijn van het feit dat er tijdens de Expo geen levende dieren verkocht worden en alle eisen, opgeschreven in het reglement, ter bevordering van het dierenwelzijn op het evenement. De verantwoordelijke verklaart ook aansprakelijk te zijn voor eventuele schendingen van de Belgische wetten.
Stuur dit ingevulde document per post terug naar
DATUM EN PLAATS: NAAM: HANDTEKENING:
Sharon Oplinus Ezelbrugstraat 18 8930 Menen België Of in gescand of digitaal ingevuld naar
[email protected] Meer informatie kan verkregen worden via
[email protected] 0032 473 66 22 21
REGLEMENT PETSOTIC EXPO 2014 1. DUUR EN VASTGELEGDE DATUM VAN PETSOTIC EXPO De verantwoordelijke van het evenement behoudt zich het recht de datum en de duur van het evenement te verplaatsen, te verkorten of verlengen of uit te stellen (met een maximale tijd van 14 maanden) zonder dat de ingeschreven deelnemers een schadevergoeding kunnen eisen. Indien deze deelnemers niet aanwezig kunnen zijn op de nieuwe datum, wordt maximaal de helft van het aangeworven standgeld terugbetaald. Wanneer het evenement, om welke reden dan ook, helemaal niet kan doorgaan binnen 14 maanden na de huidige datum (11 september 2016), wordt het standgeld geretourneerd. 2. BETALING VAN DE TE HUREN STAND Betaling gebeurt vanaf ontvangst van de gepersonaliseerde factuur, uitgereikt door VZW Pet-Events, en is mogelijk tot de daarop vermeldde einddatum. Wordt er in deze periode geen betaling verricht, wordt uw inschrijving als ongedaan aanschouwd. Bij een tekort aan ruimte in de zaal kan deze deelnemer geen plaats meer opeisen, ook niet bij een onbesproken betaling na de vervaldatum van de factuur. Wanneer de betalende standhouder zonder vooraf gaande verwittiging afwezig of te laat aanwezig is op het evenement, kan zijn/haar deelname geweigerd worden zonder enige terugbetaling van het standgeld. 3. ALGEMENE OVEREENKOMSTEN DEELNEMERS De verantwoordelijke van het evenement en/of de inschrijving kan te allen tijde standhouders toestaan of weigeren, ook zonder daar verdere toelichtingen bij te geven. Ook bewijzen als inschrijvingsformulieren, facturen en betaald standgeld mag niet dienen als bewijs van toelating, na een duidelijke weigering. Een weigering vloeit namelijk enkel voort door overtredingen op voorgaande en onderstaande regels. Wanneer een deelnemer geweigerd wordt tijdens het evenement door het overtreden van een van onderstaande regels, kan deze gevraagd wordt het gebouw te verlaten, zonder enige vergoeding of terugbetaling van het al overgemaakte standgeld. De verantwoordelijke van het evenement probeert rekening te houden met de persoonlijke aanvragen van standhouders. Er is echter geen discussie mogelijk, noch voor aanvang van het evenement, noch tijdens Petsotic Expo, over de indeling en richting van de standplaatsen en decoratie. 4. PRODUCTEN EN DIENSTEN Voor aanvang van het evenement wordt gevraagd op het inschrijvingsformulier in te vullen welke producten en / of diensten voorgesteld zullen worden op de gehuurde standplaats. Via mail of telefonisch kan aan de deelnemers gevraagd worden bepaalde producten of diensten van deze lijst te schrappen. Indien tijdens het evenement producten en/of diensten aangeboden worden die niet in regel zijn met de Belgische wet of het Petsotic Expo reglement, kan gevraagd worden deze van de stand te verwijderen, kunnen deze in beslag genomen worden of kan de deelnemer gevraagd worden het gebouw te verlaten, zonder enige vergoeding of terugbetaling van het al betaalde standgeld. 5. SCHADE EN EIGEN RISICO Bij het innemen van de stand en de gehuurde materialen wordt door de standhouder gecontroleerd op schade die al aanwezig was. Indien deze aanwezig is, wordt een evenementenverantwoordelijke erbij gehaald om deze schade te noteren. Wanneer nieuwe schade aangebracht wordt aan het standmateriaal, gehuurd van Petsotic Expo wordt de factuur ter herstelling van het materiaal aan de verantwoordelijke standhouder gefactureerd na afloop van het evenement. Het wijzigen, schilderen of eender welke vorm van verandering aan het gehuurde materiaal die onomkeerbaar is wordt gezien als schade aan het materiaal. 6. STANDEN EN RECLAME Het is verboden materialen of uithangborden buiten de voorziene standruimte en dus in het gangpad te plaatsen. Dit moet altijd goed begaanbaar blijven voor de bezoekers en de medewerkers van het evenement. Ook het flyeren op andere locaties dan in je eigen gehuurde stand is verboden, tenzij daar nadrukkelijk toelating voor werd gegeven door de verantwoordelijke van het evenement. In de gehuurde standruimte is het uiteraard wel toegestaan reclamematerialen en uithangborden / vaandels / etc. te bevestigen, indien deze geen schade berokkenen aan de gehuurde materialen en deze geen inbreuk hebben op de andere standhouders. Uw standplaats is geen marktkraam en het roepen of spreken door een microfoon om bezoekers aan te spreken en naar u toe te trekken is dus verboden. Medewerkers van de stand, die dieren hanteren, mensen uitleg verschaffen of producten aanbieden, mogen wél voor de stand en in het gangpad staan, maar dit enkel voor of naast de desbetreffende stand. Veiligheidshalve worden geen doeken, vaandels, vlaggen, borden of andere reclamematerialen tegen, voor of over een nooddeur bevestigd. Deze dienen ten allen tijde vrij te blijven. 7. OPENINGS- EN SLUITINGSTIJDEN EVENEMENT Exposanten met een op voorhand aangevraagde badge kunnen het evenement op de vooraf afgesproken tijdstippen betreden. Het is echter verplicht dat de volledige stand opgebouwd en zichtbaar is voor alle bezoekers zodra het evenement opent (10u00) tot de sluitingstijd van het evenement (17u00). Wanneer standhouders vroeger dan deze
sluitingstijd hun stand afsluiten en vertrekken, kan hen gevraagd worden de volledige stand op te ruimen en het gebouw te verlaten. Iedere bezoeker moet de kans krijgen het volledige evenement, waar zij voor betalen, te bezoeken. 8. OPRUIMING EN AFVAL De avond van de laatste openingsdag worden alle standen afgebroken. Dit mag vanaf 17u00 (sluitingstijd) en gebeurt door de standhouders zelf. Alle persoonlijke materialen en dieren moeten terug meegenomen worden. Afval dient in de door Petsotic Expo geplaatste containers gedeponeerd te worden, of door de verantwoordelijke van de stand meegenomen te worden uit het gebouw. Wanneer na afloop van het evenement nog afval op stands wordt teruggevonden, zullen schoonmaakkosten naar de verantwoordelijke van de stand gefactureerd worden. De materialen die door Petsotic Expo zelf ter beschikking werden gesteld, worden door het team zelf afgebroken. De standhouder heeft hier dus geen enkele verplichting toe. 9. DIERENWELZIJN Petsotic Expo staat voor een hoog dierenwelzijn. Wanneer de verantwoordelijke(n) van het evenement of de beëdigde dierenartsen van dienst opmerken dat een of meerdere dieren niet correct gehuisvest zijn, niet over een juiste voeding of vers drinkwater beschikken of ziek zijn, kan gevraagd worden deze dieren van de stand te verwijderen en deze op een rustigere plaats te plaatsen. Ieder aanwezig dier moet de mogelijkheid hebben zich te verschuilen voor de bezoekers bij een overdosis stress. De standhouder is dan ook niet verplicht op het verzoek van bezoekers die het dier te zien willen krijgen te reageren. Ook het tentoonstellen van te jonge dieren, drachtige dieren, dierenkoppels van soorten die niet constant bijeen mogen of zieke dieren. Alle noden van het dier moeten zo nauwlettend mogelijk voldaan worden. Alle aanwezige dieren moet in orde zijn volgens de Belgische wetgeving inzake registratie van honden, katten, paarden, etc, maar ook volgens de positieflijst, CITES, soortenbesluit Vlaanderen, etc. 10. HUISDIEREN VAN BEZOEKERS De aanwezige huisdieren, meegebracht door betalende bezoekers, worden in het volledige gebouw toegelaten. De standhouder heeft echter wel het recht een bezoeker met huisdier aan te spreken en zelfs te vragen hun stand te verlaten wanneer dit dier zeer nadelige gevolgen heeft voor de stand of de daar aanwezige dieren. Wanneer toch zieke dieren opgemerkt worden, dient dit meteen gemeld te worden bij een verantwoordelijke in de zaal. 11. VERKOOP VAN DIEREN Het is, gedurende de volledige duur van Petsotic Expo, ook tijdens de opbouw en afbraak van het evenement, strikt verboden levende dieren te verkopen of gratis mee te geven met nieuwe eigenaren. Wij willen ook vragen deze activiteiten niet op de parkeergelegenheden te laten doorgaan. Wanneer opgemerkt wordt dat er wel verkoop van levende dieren doorgaat tijdens het evenement, zal beide partijen worden gevraagd het gebouw onmiddellijk te verlaten. Het is echter wel toegelaten om als standhouder reclame te maken voor dieren in opvangcentra die op zoek zijn naar een permanente thuis of opvanggezin. Deze dieren mogen met foto’s, tekst of zelfs in levende lijve aan de bezoekers worden voorgesteld, maar mogen niet tijdens Petsotic Expo naar hun nieuwe eigenaar vertrekken.
Wij willen erop duiden dat de verantwoordelijke(n) van het evenement dit reglement kunnen wijzigen wanneer wij dit nodig achten, voornamelijk in het voordeel van het dierenwelzijn.
