Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta statistiky a informatiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Bakalářská práce
2011
Zuzana Šislerová
Zadávací list
Prohlášení Prohlašuji, že bakalářskou práci na téma Srovnávací analýza informačních systému eKaskáda a ABRA jsem zpracovala samostatně a použila jsem pouze zdroje, které cituji v seznamu literatury.
V Praze dne 19. 5. 2011
Podpis:
Poděkování Děkuji PhDr. Heleně Kučerové, za trpělivost a cenné rady získané během psaní této práce, Ing. Davidovi Klimánkovi Ph.D. za poskytnutí pracovní verze informačního systému ABRA G2 a Pavlovi Černému za poskytnutí pracovní verze informačního systému eKaskáda.
Abstrakt Práce je zaměřena na funkcionalitu a snadnou obsluhu moderních podnikových informačních systémů. K porovnání je využita srovnávací analýza, které budou sloužit dva zástupci a to eKaskáda a ABRA G2. Samotné porovnání proběhne na základě metody případů užití a uživatelských scénářů, ze standardizovaných procesů jsou vygenerovány Use-Case Diagramy. Vše je porovnané s realitou obou systémů a výsledek je bodově ohodnocen v tabulce. V závěru je detailní přehled dotazovaných funkcí a jejich hodnocení.
Abstract The work focuses on the functionality and easiness of use of modern business information systems. It is performed by comparison analysis on two representatives, eKaskáda and ABRA G2. The self compare is based on standardize business process, Use Case Diagrams and Use case scenarios. Everything is confronted with reality of both systems and the result is points given in chart. The final result is a detail review of functionality and its classification.
Obsah Obsah ....................................................................................................................................... 1 Úvod ......................................................................................................................................... 3 1. Informační systémy a jejich vývoj ............................................................................ 3 1.1 Historie informačních systémů ................................................................................ 5 1.2 Vliv informačních systémů na podnikovou sféru ..................................................... 5 2. ERP systémy v malých a středních podnicích ............................................................ 6 2.1 Charakteristika ERP systémů.................................................................................... 6 2.2 Funkční moduly ERP a ERP II .................................................................................... 6 2.2.1 ERP ................................................................................................................... 6 2.2.2 ERP II ................................................................................................................ 9 2.3 Kritéria pro výběr informačního systému .............................................................. 12 2.4 Všeobecné řešení zavádění systému v podniku..................................................... 13 2.4.1 Příprava na zavedení ...................................................................................... 13 2.4.2 Implementace ................................................................................................ 14 2.4.3 Pracovní síla ................................................................................................... 15 2.4.4 Zavádění komponent, monitoring, provoz, údržba a rozvoj IS ...................... 16 3. Normy a standardy ............................................................................................... 16 4. Situace na trhu ERP systémů ................................................................................. 17 4.1 Světový trh ERP ...................................................................................................... 18 4.2 Situace trhu ERP v ČR ............................................................................................. 19 5. Vybrané metody pro srovnávací analýzu ............................................................... 19 5.1 Metoda případů užití Use-Case.............................................................................. 20 5.2 Porovnávání pomocí připraveného scénáře .......................................................... 20 5.3 Tabulkové srovnávání ............................................................................................ 21 6. Výběr informačních systémů pro srovnávací studii................................................. 21 7. eKaskáda .............................................................................................................. 22 7.1 O společnosti.......................................................................................................... 22 7.2 Systémové řešení ................................................................................................... 22 7.3 Funkce, moduly ...................................................................................................... 23 7.4 Uživatelské rozhraní ............................................................................................... 26 7.5 Technická specifikace ............................................................................................. 27 7.6 Cena ....................................................................................................................... 27 7.7 Podniky využívající kaskádu ................................................................................... 27 8. Abra ..................................................................................................................... 28 8.1 O společnosti.......................................................................................................... 28 8.2 Systémové řešení ................................................................................................... 28 8.3 Funkce a moduly .................................................................................................... 29 8.4 Uživatelské rozhraní ............................................................................................... 33 8.5 Technická specifikace ............................................................................................. 34 8.6 Cena ....................................................................................................................... 34 8.7 Podniky využívající ABRU ....................................................................................... 35 9. Specifikace požadavků pro srovnávací analýzu....................................................... 36 9.1 Práce se skladem .................................................................................................... 36 9.2 Práce s pokladnou – hotovostní operace............................................................... 38 9.3 Práce s bankovním účtem ...................................................................................... 40 9.4 Práce s kontakty ..................................................................................................... 42 1
10. Srovnávací analýza ............................................................................................ 44 11. Vyhodnocení ..................................................................................................... 50 Závěr ...................................................................................................................................... 51 Seznam použitých zdrojů ....................................................................................................... 52
2
Úvod Dnešní svět by se dal nazvat uspěchaným. Každá maličkost v životě je proto potřeba vytvořit co nejjednodušeji a tak, aby ji bez problémů pochopil každý. Proto se i informační a komunikační technologie vyvíjejí v systémově sice sofistikovanější, ale uživatelsky jednodušší procesy. Podnikové informační systémy jsou zde především proto, aby usnadnili lidem práci. Nepřeberné množství dat, které podnik spravuje, by v papírové formě mohl zabrat spousty místa a určitě i spoustu času na vyhledání konkrétního dokumentu, kontaktu či dokladu. Čím jednodušší je zpracování cesty k hledaným položkám, tím rychleji bude problém vyřešen. Cílem této práce je dokázat, zda současné informační systémy jsou schopny navést co nejjednodušší cestou přímo k hledanému prvku. Toto prokázání bude splněno pomocí srovnání dvou informačních systémů a klíčovou myšlenkou celé práce je, zda se drobný, dalo by se říci „regionální“, systém může svým řešením zaměřeným na jednoduchost rovnat produktu jednoho z největších dodavatelů informačních systémů v České republice a na Slovensku.
1. Informační systémy a jejich vývoj Informační systém je ucelená struktura technologických, programových a organizačních komponent, určená ke zpracování informací. Neznamená to však, že je to pouze program nebo software. Informačním systémem můžeme nazvat veškeré technologie, které zajistí naplnění funkčnosti, jako např. samotné počítače či komunikace mezi jednotlivými prvky, ale také všechny postupy, které je potřeba provádět pro úspěšné fungování, lidské zdroje, neméně důležitý je následný vývoj informačního systému a veškeré výstupy, které poskytuje. Informační systémy mají za úkol zjednodušit práci veškerým pracovníkům na všech úrovních podniku a poskytovat jim informace určené k naplnění jejich činnosti a pro rozhodování o dalších postupech firmy. Nezáleží tedy na velikosti firmy, nebo na jejím zaměření, oboru, ve kterém danou činnost provozuje.
3
Informační a komunikační technologie (dále už jen ICT) totiž mají na rozdíl od ostatních, zejména výrobních technologií v podniku, jednu základní odlišnost – nedá se přímo vyčlenit jedna přímo specializovaná skupina pracovníků, pro kterou je tato technologie určena. ICT se týkají celého podniku, všech jeho oblastí. Informační systémy podniku se nevyskytují jen v souvislosti s ICT, ale v širším rámci mohou být vnímány s ohledem na míru formalizace údajů, podíl lidského faktoru i například na druh nosičů informací. [3, str. 52] Podnik, který se rozhodne využívat informační systém, má na výběr ze tří variant jejich řešení. Prvním z nich je rozvoj existujícího řešení, které uspokojí naše současné potřeby. Je to pouze dočasné řešení. Riskujeme, že pro budoucnost podniku a potřeby s ní spojené bude nevyhovující. Toto řešení se vesměs provádí z důvodů současných problémů, které je potřeba vyřešit okamžitě bez odkladů. Nebere tedy v úvahu nové požadavky, kdy bude podnik donucen stávající řešení opět rozvinout, čímž se náklady na provoz a rozvoj podstatně zvýší a výsledkem může být nekvalitní systém. Další varianta je vyvinutí nového systému na míru, který bude odpovídat všem současným i budoucím potřebám podniku. Tento informační systém by plně využíval potenciál ITC a jeho vývoj by, vzhledem k dlouhodobějšímu charakteru, byl řízení, ale řešení je časově velmi náročné a konečný produkt a jeho vývoj není garantován. Navíc by pro podnik představoval otázku jeho dlouhodobého rozvoje a udržení specialistů, kteří se na vývoji podíleli. Poslední možností pro firmu je pořídit si hotový systém od některého z dodavatelů. U něj bude zaručena funkčnost, která je založená na předchozích vývojích a zkušenostech dodavatele. Budoucí vývoj závisí na spolupráci podniku s dodavatelem, zároveň se tato možnost jeví jako časově nejméně náročná. Tyto systémy bohužel nemusí odpovídat přesně stanoveným požadavkům podniku. Dodavatelé se snaží vnucovat své vlastní představy a nechtějí systémy příliš přizpůsobovat konkrétním požadavkům a většinou podnik se firma musí systému podřídit a upravit některé své vnitropodnikové procesy.
4
1.1 Historie informačních systémů V historii neexistuje přesný mezník vzniku informačních systémů, protože se vyvíjely stejným způsobem, jakým postupoval vývoj ostatní informační prostředků. Jejich předchůdci jsou automatizované systémy řízení, které v 80. letech 20. století tvořili hlavní počítačovou podporu a byly určeny pro všechny úrovně podnikového řízení (od technologických a výrobních procesů až po resorty). Dalším trendem, který jistě dal základ informačnímu systému, byly automatizace inženýrských prací, určené pro podporu návrhu výrobku. V 90. letech většina podniků rozvíjela své vlastní softwary, ovšem díky rychlým změnám ve světě technologií a komunikačních prostředků přistoupily firmy na nákup kompletních informačních systémů od dodavatelských firem. V současnosti tato varianta řešení dominuje nad ostatními a dává možnosti pro zjištění nedostatků na poli informačních systémů a pro vývoj dokonalejších a flexibilnějších softwarů. [3, str. 54]
1.2 Vliv informačních systémů na podnikovou sféru Automatizované systémy řízení, podporující zejména technologický vývoj, konkrétně pro podporu konstruování se jednotně označovaly CAD (Computer Aided Design) a CAPP (Computer Aided Process Planning) pro podporu tvorby výrobního postupu. Tento proces nasazování počítačů v podnicích odpovídal tehdejším ekonomickým podmínkám, kdy poptávka převyšovala nabídku. Není proto divu, že celá Evropa uvítala využití informačních komunikačních služeb v řízení podniku a podnikových systémů. Tím vznikl nápad souhrnného systému, který by zjednodušil komunikaci mezi nejdůležitějšími prvky podniku, například výroby a odbytu. Vzniknul první koncept CIM (Computer Integrated Manufacturing), který vycházel z myšlenky jednotné společné databáze pro podporu výroby s cílem zajištění flexibility produkce, zkrácení času na realizaci, snížení nákladů na pořízení, zpracování a údržbu používaných dat.
5
Devadesátá léta byla potom ve znaku orientace softwarových produktů na řízení a plánování výroby. Tyto produkty se postupem času spojili dohromady s finančními aplikacemi a dali vzniknout nové kategorii nazvané ERP (Enterprise Resource Planning). Zároveň s ERP se začali velmi silně rozvíjet i softwarová řešení pro účetnictví. Tento vývoj zahrnoval nejen funkčnost softwarových nástrojů, ale i jejich integrace vevnitř i vně podniku. Poslední „verzí“ podnikových informačních systémů je ERP II, které je rozšířené o komunikaci s okolím podniku. [3, str. 56]
2. ERP systémy v malých a středních podnicích 2.1 Charakteristika ERP systémů Systémy ERP představují softwarové nástroje používané k řízení podnikových dat. ERP systémy pomáhají podnikům v oblasti dodavatelského řetězce, příjmu materiálu, skladového hospodářství, přijímání objednávek od zákazníků, plánování výroby, expedice zboží, účetnictví, řízení lidských zdrojů a v dalších podnikových funkcích. Znamená to tedy, že se ERP systémy skládají z několika modulů určených pro konkrétní část podniku, které jsou ale provázány mezi sebou pro jednodušší komunikaci uvnitř v podniku.
2.2 Funkční moduly ERP a ERP II 2.2.1 ERP ERP zahrnují především oblasti týkající se správy dat, jako jsou kusovníky, technologické postupy, pracoviště apod. Dále se zahrnuje plánování zásob pro realizaci zakázek a dodržení všech termínů a následovné sledování nákladů a zpracování všech výsledků do finančního účetnictví a controllingu. Hlavní funkční oblasti tedy jsou logistika, finance a personalistika. [4, str. 66]
6
Logistika „Logistika je soubor činností, který má za úkol zajistit, aby bylo zboží ve správném čase, na správném místě, ve správném množství a správné kvalitě.“ [11] Na základě této definice nabývá modul logistika v ERP systému zřejmě největší důležitosti. Umožňuje totiž podniku všechny operace s tím spojené shromáždit do jednoho softwaru a tím zkrátit čas, například doručováním různých dokladů, řízení a plánování zásob a skladovacích prostor apod. Zjednodušuje dostupnost informací o celém procesu logistiky, pro všechna odvětví podniku, kterých se tato data týkají. Logistika se skládá z po sobě jdoucích úkonů, které mohou postupovat například takto: na počátku stojí přijetí obchodního případu, které následuje vytvoření objednávky včetně jejího obsahu, termínu, ceny a dalších kmenových dat, plánování potřebných materiálových požadavků, objednání a nákup zboží. Dalšími kroky jsou zajištění skladového hospodářství, řízení zásob, plánování výrobních a předvýrobních kapacit, řízení výroby, vychystání a expedice hotových výrobků nebo zboží připraveného k prodeji a nakonec archivace zakázek a souvisejících dat. Celý tento souhrn se samozřejmě týká podniků zabývajících se výrobou i distribucí. U těch je velice důležité, aby ERP zahrnovaly vše od odbytu, nákupu až po výrobu. U nevýrobních podniků se situace zjednodušuje, protože odpadá část zabývající se výrobou. Důležitou a v poslední době velmi poptávanou složkou je podpora projektového řízení, díky němuž zakázky získávají stále více podobu projektu. Finance podniku Modul zabývající se financemi ve své největší části řeší účetnictví, ať už se jedná o finanční účetnictví nebo nákladové účetnictví. Základem mu jsou všechny finanční operace podniku, což je například vedení hlavní knihy, pohledávky, závazky, pokladna a bankovní operace z finančního účetnictví a účetnictví nákladů a výnosů, účetnictví zakázek, projektů, zúčtování výkonů z nákladového účetnictví a řízení, výpočet a účtování mezd.
7
Celkový rozsah obvykle mimo finančního a nákladového účetnictví také controlling, který je klíčovým nástrojem pro strategické plánování. Pomocí modulů logistika a finance jsou možné různé přístupy pro kontrolní a řídící zásahy a pro optimální využívání podnikových investic, nedílnou součástí modulu finance musí proto být i správa a účtování investičního majetku. Co se finančních prostředků týče, modul by měl být vhodný i pro řízení hotovosti, předpověď likvidity a cash flow, finanční plánování a rozpočty, řízení rizik, peněžní obchody, měnové transakce a transakce s cennými papíry. To všechno i podle jiných účetních norem, než které podnik využívá a ve státní i cizí měně. Počítačová podpora účetnictví má pro podniky výhodu v tom, že je schopna vyhovět legislativním požadavkům. Nedílnou součástí funkcionality se stala integrace eura a legislativy Evropské unie. Mimo výše jmenované součásti obsahují některé systémy například i knihu jízd, propojení s MS Office, nebo na internetový obchod podniku. Personalistika Vedle logistiky a financí je velmi důležitý i modul zabývající se personalistikou nebo také lidskými zdroji - Human Resources. Je v něm obsaženo velké množství důvěrných personálních dat, která umožňují vytvořit například profil jednotlivých zaměstnanců, jejich zpracování a vyhodnocení mezd a pracovních cest, plánování pracovní doby, ale i plány vzdělávání, kvalifikace apod. Samozřejmě se některá data musejí být archivovány dlouhodobě, i desítky let například pro poskytování informací na stanovení dávek sociálního zabezpečení. Personalistika se stará i o budoucí požadavky na práci a kvalifikaci zaměstnanců, analýzu práce a podporu hledání nových pracovníků. Do základu tedy patří správa kmenových dat o zaměstnancích a plánování personálního zajištění, kam samozřejmě spadá i správa nových uchazečů. [3, str. 69 - 70]
8
E-business E-business se dnes běžně řadí mezi jeden z modulů ERP. Umožňuje tak komunikaci s vnějším okolím firmy jako jsou zákazníci, partneři, dodavatelé, ale i zaměstnanci pracující například z domova. E-business podporuje komunikaci se zahraničními dodavateli, či odběrateli, s bankou a bankovním účtem, nebo také s úřady. Díky internetové podpoře může komunikace probíhat v jakémkoliv čase z jakéhokoliv místa, tím je taky tento způsob komunikování pohodlnější pro všechny strany. Zákazníkům nabízí aktuálnější informovanost, možnost objednávat a platit on-line nebo si konfigurovat výrobek jak on jej potřebuje. U zaměstnanců může podnik využít intranety pro přístup k různým důležitým informacím, umožňuje pracovat z domova nebo z cest, ale také podporuje práci pro lidi se sníženou pracovní schopností. S partnery může podnik komunikovat pomocí virtuálních firem a extraktů, pomáhá sdílet informace a zdroje při vývoji produktu a realizaci zakázky, podporuje i nákupy na internetu.[3, str. 84 - 86] 2.2.2 ERP II O vznik ERP se zasloužila relační databáze. Dalším stupněm informačního systému je ERP II, kterému dala vzniknout potřeba komunikace s vnějším okolím podniku. Konkrétně se jde o již výše zmíněný e-business, kdy se současné procesy mění na digitalizovanou podobu a o potřebu komunikovat se zákazníky, dodavateli, partnery a to za pomoci SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management) a BI (Business Intelligence). Rozšiřujícími moduly mohou tedy být například PDM (Product Data Management), který se zabývá správou dat k výrobku; PLM (Product Lifecycle Management) řídící průběh celého životního cyklu výrobku; SRM (Supplier Relationship Management) řízení vztahu s dodavateli; nebo ERM (Employee Relationship Management), díky kterému podnik řídí vztah se zaměstnanci. [3, str. 89]
9
Řízení dodavatelského řetězce SCM Je to řízení dodavatelských řetězců, eventuelně sítí, představuje soubor nástrojů a procesů, které slouží k optimalizaci řízení a k maximální efektivitě provozu všech prvků (článků) celého dodavatelského řetězce s ohledem na koncového zákazníka. SCM jsou konkrétním příkladem vzájemného propojení dodavatelů s odběrateli na bázi informačních a komunikačních technologií. Prostřednictvím propojení a výměny informací mohou partneři v rámci řetězce (sítě) spolupracovat, sdílet informace, plánovat a koordinovat celkový postup tak, aby se zvýšila akceschopnost celého řetězce. Řízení dodavatelského řetězce se skládá z pěti důležitých komponent. Jsou to plán, nákup, výroba, expedice a reklamace. Plán je strategická část SCM potřebná pro řízení zdrojů směrem k naplnění požadavků zákazníka. Nákup pak pomáhá správnému výběru dodavatele, nebo služeb. Obsahuje i ocenění dodávky, dodací a platební podmínky, propojení s procesy pro řízení zásob s ohledem na příjem zboží apod. Výroba je část řetězce nejvíce náročná na měření kvality, obsahuje rozvrhování činností, testování, balení a expedici. Expedice koordinuje příjem zakázek od zákazníka, zajišťuje systém fakturací a placení. Nakonec reklamace napomáhá zákazníkům řešit potíže se špatnými dodávkami zboží a problémy spojenými s dodáním. Funkčně se SCM zaměřují na spokojenost zákazníka. Nabízejí například, že se zákazník sám podílí na konfiguraci konečného produktu, ať už jde o výrobek či službu. Zákazník je také stále informován o stavu objednávky, snižují se případy opoždění nebo nekompletnosti dodávky a předchází se také budoucím problémům v celém dodavatelském řetězci. Pomáhá řešit neočekávané problémy spojené s dodávkou v rámci celého dodavatelského řetězce. Na partnery jsou řešení SCM orientována zejména možností snížení nákladů a rychlejším vyřízením zákaznického požadavku. Další užitečnou vlastností je zlepšení řízení celého procesu, včetně reakcí na změny a řešení vzniklých problémů, eliminaci „hluchých“ míst, automatizace nákupních činností, sdílení informací aktuálního stavu objednávky se všemi partnery a zvyšování důvěry mezi nimi.
10
Důležitá schopnost SCM je podpora plánovacích činností, kam můžeme zařadit plánování požadavků na základě historických dat a to s ohledem na možnosti nákupu, výroby, distribuce a transportu, také sem patří podpora určení optimální formy dodavatelského řetězce v konkrétním případě, a případné materiálové požadavky jsou napojeny na e-procurement (elektronické zásobování za pomoci internetu, nebo jiných síťových připojení) a tím zajistí nabídku od více dodavatelů.[3, str. 78 - 79] Řízení vztahu se zákazníkem CRM „CRM je komplex technologií (aplikačního a základního software, technických prostředků), podnikových procesů a personálních zdrojů určených pro řízení a průběžné zjišťování vztahů se zákazníky podniku a to v oblastech podpory obchodních činností, zejména prodeje, marketingu a podpory zákazníka i zákaznických služeb.“ [11] Je to způsob, jakým podnik komunikuje se zákazníky a zvyšuje efektivnost akcí, jako jsou marketingové kampaně. Poskytuje podniku čtyři základní druhy uplatnění, která mohou být využita samostatně i v kombinaci. Prvním je aktivní CRM, jehož základem je aktivní databáze podporující automatizaci procesů. Další je operativní CRM, které podporuje podnikové procesy, neboli „front office“ a zahrnuje prodej, marketing a služby. Kooperační CRM zahrnuje přímou interakci se zákazníkem, jsou to různé komunikační kanály, jako internet, může ale zahrnovat i snižování nákladů a zlepšení služeb. Analytické CRM analyzuje data zákazníků například pro navrhování reklamních kampaní, analýzy chování zákazníka při výběru produktu nebo manažerské rozhodnutí jako např. finanční předpovědi a analýzy profitů. [3, str. 91] Cílem CRM je zjednodušení komunikace se zákazníkem i uvnitř podniku a předcházení problémům vzniklým například reklamací. Jde o to vyvarovat se neustálého objasnění podrobností dalším zaměstnancům a vyvarování se dalších pokusů o řešení případů, které již podnik v minulosti řešil, nebo již přislíbil řešit.
11
Business Inteligence BI „Business Inteligence představuje sadu konceptů a metod určených pro zkvalitnění rozhodovacích procesů firmy. Je to výraz pro procesy, znalosti, aplikace, platformy, nástroje, technologie, které podporují porozumění datům, jejich vztahům a trendům. Poskytuje podnikům prostředky pro sběr a analýzu dat, které usnadňují reporting, dotazování a ostatní analytické činnosti.“ [3, str. 95] Data, která poskytují aplikace Business Inteligence, neslouží pro běžné uživatele modulů ERP, ale jsou určeny pro střední a top management. Představují produkty pro zlepšení kvality, výkonnosti a zvýšení konkurenceschopnosti podniku. Svým uživatelům poskytují aktuální informace o stavu dodavatelů, odběratelů, skladovacích prostor, prodeji a to vše okamžitě, bez potřeby zpracování různých uzávěrek, také může uživatel nezávisle na úrovních řízení zjišťovat potřebné informace a nedochází tak k informačnímu šumu.
2.3 Kritéria pro výběr informačního systému Informační systémy typy ERP (nebo rozšířené ERP II) nejsou jedinou jednotkou podporující funkci podniku, ani nejsou univerzálním softwarovým nástrojem, který může použít každý podnik. Proto výběr konkrétního systému probíhá na základě kritérií, nebo lépe na základě popisu konkrétního podniku. V dnešní době dominuje rozdělení informačních systémů podle velikosti a to pro malé a střední podniky a pro podniky velké. Dále se dělí podle vlastníka, například rodinný podnik bude mít určitě jiné nároky na systém než podnik ve vlastnictví zahraničního investora, či dokonce státní podnik. Kritériem také může být, zda podnik funguje pouze na tuzemském trhu, nebo je zaměřený na export do zahraničí a také, zda je orientovaný na pobočky, či vlastní zastoupení a měl by zohledňovat připravované přírůstky či splynutí se zahraničním trhem. Pokud se podnik integruje do větších celků jako např. různých dodavatelských společenství, informační systém by měl brát ohled i na strategie takovýchto celků. Může totiž dojít k zúžení prostoru pro rozhodování. I životní cyklus podniku má vliv na kritéria pro zvolení systému. V různých etapách vývoje bude potřeba, aby byl systém orientovaný na jiný cíl. [3, str. 126]
12
Pro správný výběr by měl informační systém zohledňovat informační potřebu na různých úrovních podniku, také specializaci podniku v odvětví a odlišnosti od odvětví v konkrétním podniku, způsob realizace zakázek, jejich opakovanost vůči zákazníkovi a samozřejmě typ výroby a tvar struktury výrobků.
2.4 Všeobecné řešení zavádění systému v podniku Zavedení informačního systému není jednorázová akce, mnohdy trvá i několik let. Je proto velké riziko se na projekt zavádění takto dívat. Pro takto rozsáhlý projekt je potřeba vymezit finanční prostředky pro celou dobu trvání, vyčlenit pracovníky a zařadit jej do rozvojového plánu podniku. Informační systém není základním posláním podniku, ovšem počátečním fázím je potřeba věnovat maximální pozornost, protože chyby způsobené v počátku se mohou projevit až za delší dobu a jejich dopad může mít na budoucnost podniku špatný vliv. Pracovníci, kteří se na projektu podílí, by měli tuto činnost mít jako hlavní náplň a měli by mít dostatečnou motivaci, kterou docílíme například osobní odpovědností za neplnění naplánovaných úkolů. 2.4.1 Příprava na zavedení První fází zavádění systému je zodpovězení několika otázek jako např. zda podnik informační systém opravdu potřebuje či zda si uvědomuje rizika spojená se zaváděním systému v podniku. Požadavek informačního systému je nutno správně naformulovat, špatnou formulací může totiž dojít ke ztrátám, nebo nemusí systém odpovídat všem požadavkům a tím by jeho úkol zjednodušit práci ztratil význam. [5, str. 15 - 17] Jak již bylo řečeno, počáteční kroky zavádění informačního systému do podniku mají velmi důležitý vliv na další průběh. Proto v této době vznikají nejdůležitější materiály, které jsou zaměřeny na posouzení současného managementu a verifikaci strategických záměrů a cílů podniku. Formulují základní podmínky, postupy a nároky pro výběr řešení, stanoví základní časové horizonty apod. Výsledkem pak bude základní popis úkonů a problémů, které mají být vyřešeny, vypracovaný harmonogram a rozvaha financí potřebných pro hladký průběh projektu.
13
I když se řešení technického prostředí zdá v této fázi zbytečné, je potřeba nadefinovat kategorii operačního systému, databázového serveru (hardware) a databázového systému (software) s ohledem na výkon systému a ochranou dat. Další důležitý krok je rozhodnout se, zda je pro podnik výhodnější vytvořit si informační software vlastním vývojem, nebo raději zvolí některého z dodavatelů, tedy zda bude mít unikátní systém, či typové řešení využívané ve více podnicích. A je také potřeba promyslet rámcovou architekturu a topologii výsledného systému. Architektura zatím jen upřesňuje rozsah budoucího řešení a mělo by z ní být zřetelné, co budeme nakupovat a co tvořit sami, co zcela vypustíme z používání, či co zůstane beze změn. [5, str. 31 - 35] 2.4.2 Implementace Další fáze je implementace vybraného či navrhnutého informačního systému do podniku. Dochází zde k zavádění jednotlivých modulů a jeho budoucí uživatelé si zároveň osvojují jejich užívání. Pro zavádění je důležitá dokumentace, proto jako první krok je vypracování dokumentu - zaváděcího projektu IS, který musí jasně definovat obsah, odpovědnost a termíny. [5, str. 43] V zaváděcí studii je nutno nadefinovat cíle celého projektu, kritéria, která omezí implementaci jako např. organizační, metodické, materiální změny. Další důležitý prvek je časový harmonogram obsahující hlavní termíny a v neposlední řadě musíme znát veškerá rizika projektu. Stanoví se pracovní postupy, což je přesný popis postupu řešení všech úkolů, které jsou potřeba během zavádění vykonat. Samozřejmostí je vypracování návrhu infrastruktury, který obsahuje již konkrétní požadovaný hardware, software, úpravy v organizační struktuře a personální zajištění budoucí obsluhy informačního systému. Obvykle je tento návrh prezentován jako budoucí prostředí a dodavatel garantuje správné chování informačního systému, pokud bude tento návrh dodržen. Zajistit je také potřeba zabezpečení chodu systému, a to specializovanými pracovníky. Každý výpadek totiž může mít dopad na celý chod podniku. O vhodnosti infrastruktury nerozhoduje koncový uživatel systému, který do něj v budoucnosti bude vkládat data, ale řídící pracovníci, kteří informace poskytnuté informačním systémem využívají pro řízení chodu podniku. [5, str. 58 - 60]
14
2.4.3 Pracovní síla Co se pracovní síly týče, na celý projekt by měl být vymezen potřebný počet lidí. Obvykle jsou to stávající zaměstnanci, kteří po skončení projektu zajistí provoz komponenty, nebo budou jejími hlavními uživateli. Pracovní tým se skládá z řídící komise projektu a dílčích realizačních týmů. Hlavním posláním komise jsou vrcholové řídící aktivity. Skládá se z představitele podniku pověřených zavedením informačního systému, představitel útvaru informatiky, který vede projekt po praktické stránce a po skončení se bude starat o provoz informačního systému a vedoucí pracovníci dodavatele. „Členové komise jsou odpovědni za určení globálních cílů projektu implementace a zabezpečení podmínek pro jejich dosažení, za dohled nad celkovými výsledky projektu a stanovují priority projektu.“ [5, str. 55] Realizační týmy jsou určeny podle konkrétní komponenty, která je implementována. Jsou složeny ze zástupců dodavatele a podniku tak, aby naplnily potřebnou specializovanou kvalifikaci týmu, jejich úkolem je připravit a úspěšně provést implementaci příslušné komponenty. Pro konkrétní koncové uživatele je nutno vymezit funkce informačního systému, které bude povinen využít, jaké z nich bude oprávněn používat a jaké mu budou nepřístupné, kde se nachází podle struktury podniku a podle jednotlivých modulů. Při nasazování softwarových produktů dodavatel obvykle pomáhá technickou a metodickou podporou, stará se i o školení realizačních týmů. Školení koncových uživatel zajišťuje vesměs podnik sám. Pracovníci by měli být rozděleni do dvou skupin, první je skupina metodiků, tedy těch, kteří budou zajišťovat provoz informačního systému. Jejich školení probíhá nad cvičnou databází vytvořenou od dodavatele. Školení samotných zaměstnanců, kteří budou systém využívat, by mělo probíhat nad databází naplněnou konkrétními daty podniku, aby nedocházelo k rozptylování. Podnik by měl zajistit také školení zaměstnanců, kteří nastoupí až po zavedení systému a nespoléhat na školení od jejich kolegů.
15
2.4.4 Zavádění komponent, monitoring, provoz, údržba a rozvoj IS Softwarové řešení by mělo být zaváděno postupně po jednotlivých komponentách, případně modulech. Zavádění rozsáhlých částí by mohlo po počátečních problémech vést k tomu, že v závěru budou zavedeny jen některé z nich. Monitorování zavádění docílíme tím, že implementační týmy se budou scházet k jednání v předem daných termínech a zdokumentují každý krok, který při práci provedli. Zároveň má být pořízen zápis z jednotlivých jednání, která obsahují stav a postup řešení, odchylky od plánu, otevřené otázky, požadavky a návrhy a úkoly připravené k vypracování. [5, str. 61 - 65] Pro provoz informačního systému je nejdůležitější útvar informatiky, jehož činnost při zavádění a následná podpora provozu je důležitá pro úspěšnost informačního systému zejména z pohledu koncových uživatel. Útvar zajišťuje provoz a rozvoj celopodnikové počítačové sítě, provoz centrálních serverů určených pro chod informačního systému, centrální školení a zajištění provozu samotného systému. Spolupráce s dodavatelem po zavedení informačního systému je důležitá například pro reklamace, nabídky úprav a průběžnou inovaci. Dodavatel může také z vlastního zájmu spolupracovat s podnikem kvůli nasazování komponent do jiných firem, protože je pro něj výhodná a levnější než inovace a přizpůsobení každému podniku zvlášť. [5, str. 76 - 77]
3. Normy a standardy Pro navrhování a implementaci informačních systémů jsou stanovené některé normy, které je potřeba dodržet. Několik příkladů je uvedených v této kapitole. ČSN ISO/IEC 27001:2006 - Bezpečnosti informací ČSN ISO/IEC 17799:2005:2006 Informační technologie - Soubor postupů pro management bezpečnosti informací ČSN ISO/IEC 27001:2006 Systémy managementu bezpečnosti informací - specifikace s návodem pro použití ČSN ISO/IEC 2382-26 Informační technologie - Slovník - Část 26: Propojení otevřených systémů.
16
ČSN EN ISO/IEC 9000:2000 Management kvality ČSN EN ISO 9000-3:1999 Normy pro management jakosti. Část 3: Směrnice pro použití ČSN ISO/IEC 9126-1:1994 Informační technika. Hodnocení softwarového produktu ČSN ISO/IEC 9126-1:2002 Softwarové inženýrství. Jakost produktu. Část 1: Model jakosti ČSN ISO/IEC 27001 Systém řízení bezpečnosti informací, požadavky ČSN ISO/IEC 27002 Systém řízení bezpečnosti informací, doporučení ČSN ISO/IEC 15408 Kritéria pro hodnocení bezpečnosti IT ČSN ISO/IEC TR 13335-1 Směrnice pro řízení bezpečnosti IT, Pojetí a modely bezpečnosti IT ČSN ISO/IEC TR 13335-2 Směrnice pro řízení bezpečnosti IT, Řízení a plánování bezpečnosti IT ČSN ISO/IEC TR 13335-3 Směrnice pro řízení bezpečnosti IT, Techniky pro řízení bezpečnosti IT ČSN ISO/IEC TR 13335-4 Směrnice pro řízení bezpečnosti IT, Výběr ochranných opatření ČSN ISO/IEC 9126, 14598 Jakost a hodnocení softwarového produktu
4. Situace na trhu ERP systémů Trh s podnikovými informačními systémy se vyznačuje vysokou konkurencí a to zejména díky rychlému technologickému postupu a zkracování životnosti softwarových produktů. Pokud se dodavatel nedokáže rychle přizpůsobit těmto změnám, může ho to stát spoustu ztracených zákazníků, kteří přejdou ke konkurenci, kde získají nové lepší podmínky. [7]
17
Trh je tedy charakteristický nabídkou produktu, z čehož vyplývá, že vlastnosti a funkce nabízených ERP systémů nemusí odpovídat původním požadavkům zákazníků. Ti od samého začátku žijí v mylné představě o funkcionalitě systémů, protože nemají od dodavatelů dostatek informací a chtějí většinou jen snížit náklady s pojené s implementací informačního systému. Dodavatelé na druhou stranu kvůli konkurenčnímu boji nemají tak velký zájem zabývat se efektivností informačních systémů z krátkodobého hlediska. V jejich případě nemohou vystačit s pravidelnými platbami od stálých zákazníků, je potřeba získávat příjmy z nových licencí a nových smluv. [4, str. 109]
4.1 Světový trh ERP „Světový trh ERP je charakteristický koncentrací sil, která je nezbytná pro dlouhodobou globální podporu a rozvoj podnikových aplikací. Proto také průběžně dochází k akvizicím, ať už vybraných technologií, produktů, částí produktových portfolií nebo celých společností. Významnou roli v procesu akvizic hrají také komplementární či substituční produkty a jejich dodavatelé.“ [4, str. 112] Největšími představiteli ve vývoji ERP systémů zřejmě nejvíce ovlivňují firmy Microsoft, Oracle a SAP. Microsoft v roce 2002 odkoupil dánský podnik Navision a tím vznikla divize Microsoft Business Solution. Jeho výhodou oproti ostatním je, že dominantně ovlivňuje trh s komplementárními produkty ERP, tzn. MS SQL Server, MS Windows a další. Tím a jeho širokým portfoliem se z Microsoftu stává nejsilnější hráč na trhu ERP. SAP je podniková špička, která vznikla v roce 1972. Jeho mySAP Business Suite je určen pro velké podniky s rozsáhlými procesy, další významný produkt je mySAP All-in-One, který je standardizované flexibilní řešení, vhodné pro střední podniky. Společnost Microsoft chtěla v průběhu let 2003 a 2004 SAP odkoupit, ale odkup se nakonec nezrealizoval. Oracle patří asi k nejdéle fungujícím lídrům v tomto oboru. Po odkoupení People Softu a JD Edwards si ještě se svým Oracle E-Business Suite vytvořil portfolio významné pro trh. JD Edwards je zaměřen především na plánování a řízení výroby, People Soft pak na řízení lidských zdrojů, dodavatelských řetězců a vztahů se zákazníky. Oracle E-Business Suite se má schopnost přizpůsobit se v takových odvětvích, kde ostatní dodavatelé nestačí, například automobilový průmysl. [4, str. 114 - 116] 18
Na trhu panuje především rychlá akvizic, což trh pročistí a zákazníkovi umožní jednodušší výběr mezi dodavateli. Na tomto poli jsou nejsilnější a nejdravější zejména SSA Global a Infor.
4.2 Situace trhu ERP v ČR Český trh s ERP systémy je velice vyspělý z hlediska nabídky moderních produktů, ovšem chybí mu dostatek kvalifikovaných konzultantů. Proto není divu, že podle statistik český trh neovládají české produkty z maximální části, ale pouze ze dvou třetin a zhruba jedna třetina jsou zahraniční výrobci ERP systémů. [3, str. 162] Stejně jako ve světě největšími třemi společnostmi jsou Microsoft, Oracle a SAP, s tím, že společnost SAP je nevětším dodavatelem na trhu pro velké podniky a pokrývá okolo 50% podílu. [9] Pro středně velké podniky je jedničkou na českém trhu informační systém Helios Green patřící do společnosti Asseco solutions, která je třetím největším dodavatelem informačních technologií na českém trhu. Pro malé podniky je největším dodavatelem jiné řešení Heliosu a to konkrétně Helios Orange, který je svým řešením těmto podnikům zároveň určen. [10] Dalšími na trhu jsou například ABRA Gx, IFS Aplikace, Informační systém K2 nebo Money S5.
5. Vybrané metody pro srovnávací analýzu Srovnávací analýza je empirický technický výzkum, jehož úkolem je zjistit kvalitu produktů nebo služeb, tedy dokázat, který ze srovnávaných produktů je výhodnější pro použití. Nejprve si stanovíme vize a cíle testování, na jejichž základě vybereme nejlepší metodiku, která nám ukáže vyžadovaná data. S metodikou se také určí záběr, všeho, co je potřeba otestovat, sbírají se informace a připravují testovací nástroje. Testování pak probíhá aplikací vybraných metod na produkt nebo službu a dokumentací celého procesu. [11] Pro zajištění kvalitního srovnání a objektivního neutrálního pohledu na oba informační systémy jsem zvolila metodu případů užití za pomoci uživatelských scénářů. Následně po jejich aplikaci na systémy, za pomoci bodového ohodnocení scénářů, srovnám systémy v tabulkách.
19
5.1 Metoda případů užití Use-Case Metoda Use-Case má za úkol zobrazit chování systému z pohledu uživatele, bez toho aniž by odhalovala jeho vnitřní strukturu. Je to grafické zobrazení specifikace požadavků, dále se využívá pro komunikaci s uživateli systému, pro tvorbu podkladů na řízení projektů, pro vytváření testovacích případů před uvedením do provozu, a návrh uživatelského rozhraní. [12] Metoda je dobrá pro zjištění konkrétních chyb v procesu, ovšem neukazuje jeho bezchybnost. Při zkoumání nemůžeme zahrnout všechny oblasti systému, díky tomu jsou výsledky analýzy vhodné pro běžné uživatele a jejich každodenní způsob užívání. Zobrazit jej je možné pomocí Use Case diagramu, na kterém jsou vidět všechny procesy tak, aby odpovídali zvoleným požadavkům na srovnání. Use Case diagramy tedy budu používat při popisu kritérií a testovacích scénářů, dále také v případě popisu obou vybraných systémů. Srovnání na základě diagramů bude jednodušší, protože mimo aplikace budou vidět drobné odlišnosti od zvolených požadavků a od opravdové funkčnosti každého systému. [17]
5.2 Porovnávání pomocí připraveného scénáře Pro porovnání pomocí případů užití je potřeba vytvořit postup, který na systémy později aplikujeme. Je to i naše očekávání, co by měl systém zvládnout, co je pro nás důležité, jak běžně v podniku jako uživatelé systému fungujeme. Tento postup, neboli popis situace, se nazývá uživatelský scénář. Scénář je součástí Use Case diagramů a zejména se jedná o slovní popis grafického znázornění nějaké modelové situace. Text bývá napsaný vyprávěcí formou, popisuje konkrétní situaci, která se odehrává v reálném čase a jeho aplikace probíhá postupováním podle přesných kritérií v systému. Pro tuto analýzu jsou scénáře zaměřeny zejména na komunikaci s okolím podniku a finanční účetnictví. Verze systémů, které jsem pro tuto práci získala, bohužel nebyly plnými verzemi, a proto nebylo možné porovnat některé další moduly. I tak bude výsledek velmi důležitý, protože práce s pokladnou, bankovním účtem a skladem patří k velmi důležitým procesům pro fungování podniku. 20
5.3 Tabulkové srovnávání Zvolená kritéria se nejprve musí bodově ohodnotit a posléze budou aplikována na informační systémy. Tabulkové srovnávání je zřejmě nejjednodušší a nejpřehlednější metodou, jak aplikaci jednotlivých scénářů a ohodnocení kritérií porovnat a získat objektivní výsledek srovnávací analýzy. Do tabulek se zapisují jednotlivá kritéria a počet bodů podle toho, jaké možnosti týkající se daného kritéria systém poskytuje. Mimo předem daná kritéria na funkcionalitu systému, budu hodnotit také uživatelský komfort. Výsledkem této studie totiž nemá být vyčerpávající porovnání všech procesů, které oba systémy poskytují, ale je zaměřena na každodenní užívání a jistě má každý zkušenost s nějakým uživatelsky „nekompatibilním“ systémem. Výsledkem tedy bude srovnání konkrétních důležitých částí dvou informačních systémů tak, aby si budoucí uživatel mohl vybrat ten správný informační systém.
6. Výběr informačních systémů pro srovnávací studii Pro srovnávací studii jsem vybírala systémy na základě jejich rozšířenosti v českém prostředí středních a malých firem, filozofie práce se systémem, kterou jednotlivé systémy používají, ale také dostupnost verzí programu pro akademické zkoumání. Základní myšlenkou práce je mimo jiné porovnat takové systémy, které se liší zejména svým postavením na trhu. Porovnání se tedy bude týkat nejen výsledků předem stanovených kritérií a uživatelského komfortu, ale také rozdílů mezi drobným „lokálním“ systémem a tuzemským velkým komplexním systémem. Z množství informačních systémů mi poslouží dva. Prvním je zástupce velkých tuzemských systémů Abra G2 od společnosti Abra software a. s., která působí zejména na českém a slovenském trhu od roku 1991 a její produkt využívá více než 5 000 společností. [2] Další, zastávající drobné systémy, je eKaskáda od společnosti Černý software, která se 15 let zaměřuje zejména na malé a střední podniky jak s eKaskádou, tak i svým prvním softwarem RPO. [1]
21
7. eKaskáda
7.1 O společnosti Pavel Černý – počítačové služby Náměstí republiky 75/2, 591 01, Žďár nad Sázavou Česká republika IČO: 10116532, DIČ: CZ5905260614 Fyzická osoba podnikající dle živnostenského zákona, vznik 6. 6. 1990 Telefon: +420 566 625 268 Mobil: +420 606 655 266 Fax: +420 566 620 034 E-mail:
[email protected] Web: www.cerny-ps.cz, www.ekaskada.cz Společnost se sídlem ve Žďáře nad Sázavou se zabývá vývojem, prodejem a komplexní dodávkou podnikového informačního systému, nabízí také následnou pomoc a další služby, které se zavedení systému do podniku týkají. Vznikla 6. Června 1990 a po pěti letech začala vyvíjet první systém RPO, který je zaměřený spíše na finanční účetnictví podniku. Nyní vytvořila navazující systém eKaskáda a nejen, že jej propaguje jako nový, ale zároveň vyměňuje svým zákazníkům za RPO. Vedle vývoje informačních systému se společnost zabývá také drobným prodejem zejména softwarových nebo síťových součástek a prodejem CRT a LCD monitorů. Společnost nemá prodejnu a tak veškerý tento prodej probíhá přes e-shop, který je k nalezení na webových stránkách firmy. Ten poskytuje také prodej systémů, nebo objednání přídavných služeb týkajících se implementace.
7.2 Systémové řešení Informační systém eKaskáda je určen zejména pro malé a střední podniky bez rozdílu zaměření, či zda jsou to ziskové nebo neziskové organizace. Je to pohodlný a flexibilní systém, který sjednocuje všechny každodenní činnosti podniku, jako je komunikace uvnitř i s okolím, plánování času, evidence obchodních příležitostí, realizace nákupů či prodejů a jejich evidence, do jednoho softwaru. 22
Jeho výhodou je jednoduchost a přehlednost, uživatel má všechno po ruce, díky horní liště i boční kaskádovité agendě. Práci usnadňuje i vyhledávací pole, vhodné pro okamžité zobrazení hledané položky. Vše je chráněno přístupovým heslem a přístupovými právy jednotlivých uživatelů, čí skupin pracovníků. Systém totiž umožňuje sdílet dokumenty tak, aby si pracovníci nemuseli mezi sebou posílat e-maily „od stolu ke stolu“.
7.3 Funkce, moduly Systém je založen na komunikaci mezi jednotlivými moduly, a tak není dost možné jej rozebrat na menší části. Společnost zastává názor, že je lepší vlastnit systém, který pokryje víc, než je potřeba. Je dostupný ve čtyřech verzích vytvořených podle potřeby konkrétního podniku. Varianta Enterprise poskytuje veškerou funkčnost eKaskády, s výjimkou rozšíření – webového rozhraní, mezd a zpracování dat pro další organizace. Druhou verzí je Standard, zaměřený zejména na papírovou i elektronickou komunikaci, kontakty, kalendář a sdílené dokumenty, jeho součástí nejsou finance, logistika, správa produktů a objednávkový a zakázkový systém. Pro podnik, který potřebuje řešit pouze finanční část, je zde varianta Finance, která poskytuje funkce ekonomického informačního systému. Je zaměřena na zpracovávání a vystavování faktur, vedení pokladny a bankovních účtů, zpracovávání uživatelských účtů a to vše v různých měnách. Stejně jako Standard neobsahuje logistiku, správu produktů a systém objednávek a zakázek, navíc je ochuzena o systém pro komunikaci. Poslední verze je Basic, vytvořená pouze pro správu kontaktů. Používají ji zejména podniky, které chtějí využít jen rozšiřující moduly eKaskády, zejména modul pro zpracování mezd a personalistiky. Software poskytuje veškeré prostředky pro zavádění takového systému řízení jakosti, který splňuje nároky norem ISO. Funkcionalita eKaskády je rozdělena do několika oblastí podle typů podnikových procesů: Elektronická a papírová korespondence a komunikace Zahrnuje funkce pro e-maily a faxy, kdy každá položka je do systému zanesena pouze jednou a přečíst si ji mohou všichni se správnými přístupovými právy. Navíc je funkce podpořena celopodnikovou databází kontaktů elektronických i poštovních adres. Další funkce je zaměřená na telefonní hovory, podporuje plánování hovorů v kalendáři, pověření jiné osoby a nahrávání.
23
Papírová pošta je zde vyřešena agendou, ve které je možno evidovat přijaté nebo odeslané zásilky a také podporuje tvorbu štítků či obálek. Další důležitou složkou je práce s kontakty, která umožňuje sdílet veškeré informace o partnerech, zákaznících či úřadech. Dovoluje zjistit platnost daňového identifikačního čísla či vstoupit na webové stránky organizace. Správa dokumentů Umožňuje správu externích dokumentů, vytvořených v některém programu jako Word, Excel, nebo i kreslící programy a to tak, že při potřebě editovat otevře soubor v daném programu a uživatel pak pracuje v prostředí, na které je zvyklý. Dále je možné využívat dokumenty pro e-mail, tisk, či propojit s některým objektem. Po ukončení je dokument automaticky uložen do databáze softwaru. Pro interní práci má vlastní editor, který ukládá ve formátu RTF, ale také HTML, nebo TXT. Další vlastností je kalendář, do kterého se úkoly dají vepsat ručně nebo stačí přetáhnout danou položku. Workflow je nedílnou součástí této funkce, uživatel může definovat vlastní procesy a předávat odpovědnost jiným pracovníkům pomocí dialogu Správce procesu. Specializované obchodní procesy Funkce starající se o produkty je databáze veškerého zboží nebo výrobků, které chce podnik prodávat. Umožňuje vytvářet z nich prodejní nebo nákupní ceníky, které jsou pro podnik velmi důležité. K produktům zajisté patří i plánování, optimalizace a realizace nákupů a to vzhledem k zákaznickým objednávkám i objednávkám vlastní výroby. Software umožňuje sledovat jakosti dodávek, certifikaci dodavatelů i nakupovaných produktů a reklamace. Podporuje kontrolu dodržení podmínek, příjem na sklad, ocenění zásob nebo i propojení s účetnictvím. Je zde možné vytvářet faktury nebo doklady pro přímý prodej, prostřednictvím komplexních zákaznických objednávek s vazbou na kontakt. K dispozici je i e-shop, který je přímo nad databází produktů, k libovolné zakázce, o které probíhá komunikace se zákazníkem, se automaticky připojují záznamy o této komunikaci. Nedílnou součástí procesů je i tvorba smluv, která zajistí aktuální informace o smluvních vztazích. Jsou podkladem pro marketingové aktivity a oblast řízení vztahů se zákazníky (CRM), kde jsou k dispozici další nástroje, jako evidence požadavků či úpravy produktů.
24
Ekonomické agendy Úkolem ekonomických agend je poskytování pohledu na skutečnosti, které v organizaci nastaly, nebo nastanou. Jsou součástí systému i přesto, že v softwaru existují části specializující se na práci s ekonomickými informacemi. Zdrojové informace jsou generovány z různých objektů, kdy uživatel vkládá sobě potřebná data a tím mimoděk poskytuje informace pro ekonomické výsledky. Příkladem je mzdová agenda, kdy při měsíční závěrce automaticky dochází k tvorbě potřebných dokladů. Hlavními pilíři jsou kontakty, produkty a doklady, ze kterých se tyto ekonomické informace generují. Ekonomické agendy mají na starosti také sklady, kde je možné ocenit každý sklad zvlášť, nebo v libovolných kombinacích a promítnout výsledek do účetnictví. Podporuje inventury, okamžité informace o aktuálních stavech, obratech a zůstatcích. Důležitá je i součást pokladen a bankovních účtů, řešená pomocí přístupových práv vzhledem k hmotné odpovědnosti. U bankovního účtu je mimo jiné i možnost elektronické komunikace s bankou v obou směrech, tedy vytvoření platebních příkazů i zpracování výpisů z účtu. Mzdová agenda pak zajišťuje nejen běžné funkce, jako výpočet mezd, ale také komunikaci se státní a sociální správou, zdravotními pojišťovnami a statistickými úřady. Webové rozhraní Informační systém eKaskáda mimo jiné dovoluje zobrazovat data uložená v databázi i pomocí internetu. Běžně se pro tuto funkcí používají webmakeři, zde však může kdokoliv s přístupovými právy jedním kliknutím zveřejnit obsah na svých webových stránkách, propojených pomocí této funkce se softwarem. Pomáhá lepší komunikaci se zákazníky, například pomocí e-shopu, kdy zákazník vytváří objednávku z venku přímo v systému, nebo lze využít pro sdílení informací s obchodními partnery. V neposlední řadě mohou zaměstnanci kdekoliv ze světa pracovat s daty uloženými v databázi, jako jsou kontakty, produkty, doklady, dokumenty, zakázky či úkoly pomocí intranetu, do kterého se přihlásí svým jménem a přístupovým heslem.
25
7.4 Uživatelské rozhraní Hlavním oknem softwaru je Agenda, ve které lze najít všechny potřebné moduly a funkce. Software obsahuje standardně uspořádané hlavní menu pod horní lištou, pod ním jsou tlačítka rychlých voleb. Navíc se v levé části okna nachází strom složek, který funguje stejně jako Průzkumník Windows. Slouží jako hlavní navigační sektor a uživatel kliknutím do stromu ovlivňuje obsah hlavní plochy. V pravém horním rohu se nachází již dříve zmíněný vyhledávací řádek. Při pohybu na hlavní ploše se neotevírají žádná nová okna, tento moment nastává až při otevírání některého z modulů, které jsou strukturované stejným způsobem. Bude to zejména práce s tímto uživatelským prostředím, které poslouží jako pilíř pro srovnávací analýzu, hlavní bod této práce. Náhled uživatelského rozhraní hlavního okna Agenda:
26
7.5 Technická specifikace Hardwarové parametry pro instalaci jsou minimální, čím vyšší výkon, tím samozřejmě lépe. Společnost doporučuje procesor Pentium IV (nebo ekvivalent a vyšší), operační paměť 1 GB RAM, operační systém Windows 2000/NT/XP/7, nikoliv WIN9x nebo Vista. Pro správný běh databáze je potřeba mít nainstalovanou patřičnou verzi 602SQL serveru, která je samozřejmou součástí instalačního CD eKaskády. Pro databázový server je nutnou výbavou UPS typu OnLine.
7.6 Cena Název Cestovné (eKaskáda) Čas strávený na cestě (eKaskáda) Metodická podpora, analýzy Programátorské práce verze „Expert“ Programátorské práce verze „Standard“ Příprava Servisní den eKaskády Servisní práce přes vzdálenou plochu, skype Školení, poradenství Školení uživatelů Úpravy SW a databází, konverze dat z jiného systému Zabezpečení provozu po technické stránce Zdokumentování práce Zdroj: www.ekaskada.cz, ceník služeb.
Měrná jednotka
Cena (v CZK)
km hod hod hod hod ks den hod hod hod hod hod hod
6 180 900 1200 800 120 6000 1200 800 800 900 720 500
7.7 Podniky využívající kaskádu Software eKaskáda využívají desítky malých a středních podniků po celé České republice s rozličnými zaměřeními. Mezi nejvýznamnější patří Barra.cz, s.r.o. zabývající se správou a vymáháním pohledávek, poradenstvím v tomto oboru a poskytováním služeb soukromých detektivů. Další zástupce je Český svaz ochránců přírody, kde je eKaskáda nasazena pro komunikaci, správu dokumentů, evidenci členů a realizovaných projektů. Selli, s.r.o. je firma orientovaná na vzdělávací programy s akreditací Ministerstva vnitra a Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, realizuje projekty spolufinancované Evropskou Unií. ZPV Rožnov, přední výrobce koberců do aut, využívá eKaskádu v plném rozsahu. 27
8. Abra
8.1 O společnosti ABRA Software a.s. Jeremiášova 1422/7b, 155 00 Praha 13 Česká republika IČO: 25 09 75 63, DIČ: CZ 25 09 75 63 zapsal Městský soud v Praze, OR odd. B, vložka 4475, vznik 31. Prosince 1996 Telefon: +420 269 397 399 Fax: +420 296 397 398 E-mail:
[email protected] Web: www.abra.eu Abra software a.s. patří k největším producentům informačních a ERP systémů v České republice a na Slovensku. Je členem skupiny United Software a.s. a její systémy jsou určeny pro podniky všech velikostí i pro živnostníky. Na trhu působí od roku 1991 a v roce 1996 získala jako první ze všech českých výrobců informačních systémů certifikaci ISO 9001. Systémy Abra využívá více než 5 000 společností a k pořízení jsou přímo u dodavatele nebo u některého obchodního partnera. Mimo vlastních produktů nabízí také služby spojené s implementací a následným provozováním systému. Pro tuto práci poslouží pouze jedna ze čtyř verzí, a to Abra G2. Následující text tedy popisuje konkrétní verzi.
8.2 Systémové řešení Informační systém Abra G2 je určen zejména pro menší podniky s volitelnými moduly pro účetnictví, sklad, pokladnu, mzdy, prodej, komplementaci, elektronickou fakturaci a další. Přináší nástroje pro komplexní řízení chodu celé společnosti, umožňuje pracovat s běžnými funkcemi jako účetnictví, adresáře, pošta, prodej, evidence majetku, řízení vztahu se zákazníky CRM, které jsou obsaženy přímo v jádru systému. Nabízí také rozsáhlé možnosti vedení skladů, mezd, řízení výroby. Lze přidat i rozšiřující moduly pro specializované provozovny jako restaurace, stravovací systémy, nebo call-centra.
28
Systém s velice příjemným a jednoduchým vzhledem je také velice přehledný a to díky boční kaskádovité agendě, která obsahuje všechny moduly, kde stačí pouze kliknout na hledanou položku. V hlavním okně se potom zobrazí veškeré funkce spojené s touto položkou, ve kterých lze listovat pomocí horní lišty. Vše je samozřejmě chráněno přístupovými hesly a právy. Boční agenda navíc obsahuje i položky jako Online podpora, nebo oblíbené položky.
8.3 Funkce a moduly Moduly ABRY G2 jsou utvořeny tak, aby bylo možné je kombinovat přesně podle požadavků konkrétního podniku. Vzájemně jsou mezi sebou propojeny a tak je možné pracovat v nich i ve více agendách současně. Moduly jsou tedy následující: Adresář - umožňuje zaznamenávat všechny důležité informace o jakékoliv firmě, včetně důležitých obchodních informací jako jsou doby splatností, slevy, individuální firemní ceníky. Nabízí import údajů z portálu ARES, čímž zjednodušuje zakládání nového kontaktu. Adresář je propojen s dalšími moduly, kde je potřeba zadávat osobu (mzdy, výroba, majetek atd.) Automatizační server - zasílá reporty a zprávy podle předem zadaných událostí a lze jej spouštět jako agendu, nebo jako samostatný program. Je určen pro automatické vykonávání úloh různého typu v systému ABRA. Naplánované úlohy lze spouštět jednorázově, opakovaně, či při předem definované situaci. Banka a homebanking - nabízí homebanking pro většinu bank působících v České republice a na Slovensku, lze zde vyhledávat doklady podle části variabilního symbolu. Vhodné pro vedení více účtů v různých měnách, výpočet kurzových rozdílů, podporuje platby do zahraničí a uzávěrky bankovních účtů. Business inteligence - je to samostatný prohlížeč tabulek a grafů BI, umožňuje přidávat nové grafy, libovolně graficky formátovat a podporuje přenos výstupů BI do formátů MS Excel a HTML. Zdrojem nemusí být databáze ABRA Gx, ale i libovolný zdroj dat s podporou SQL.
29
CRM - využívá metodiky Pipe-line pro směřování obchodního případu k prodeji. Eviduje aktivity zákazníků i vlastních zaměstnanců, přímo spolupracuje s agendou Call Centrum, umožňuje vyhodnotit plánování a čas strávený na obchodních případech. Plánuje a řídí lidské a materiálové zdroje, dále například sleduje časové vytížení pracovníků s upozorněním na případné kolize. Logistika, čárové kódy a RFID - podporuje čtečky a identifikátory čárových kódů a RFID, oboustranně komunikuje mezi mobilní aplikací a informačním systémem. Umožňuje komunikaci pomocí GPRS, Bluetooth, Wi-Fi a Lan. Daňová evidence - umožňuje evidenci příjmů, výdajů, majetku a závazků, lze využít základní tiskové vzory obsažené v modulu. Má funkční propojení mezi ostatními moduly a agendami systému. Docházkový systém - eviduje příchody, odchody a další přerušení pracovní doby, je samozřejmě napojen na docházkový terminál. Podporuje výměnu dat mezi docházkovým terminálem a agendami mzdy a personalistika. Dokumenty a přílohy - rozděluje dokumenty do kategorií, které určují jejich další zpracování, podporuje elektronickou fakturaci s elektronickým podpisem, dokument lze okamžitě otevřít pro prohlížení a úpravy, eviduje i účastníky na dokumentu a to možností regulace prohlížení a úprav na konkrétním dokumentu. Důležitou součástí je možnost zamykání dokumentu. E-shop - je přímo napojený na CRM, má obrázkový nebo řádkový katalog zboží, podporuje češtinu, slovenštinu, angličtinu a němčinu. Zobrazí související zboží, které lze řadit podle definice. Obsahuje fulltextové vyhledávání, podpora online plateb kartami. E-maily a interní vzkazy - integrovaný klient, podporuje interní komunikaci uvnitř podniku i offline doručování vzkazů, zároveň komunikaci s okolím a evidenci došlých zpráv. Kampaně - umožňuje hromadné oslovení skupin zákazníků, ale také individualizaci oslovení a obsahu. Eviduje komunikaci se zákazníky, zároveň lze sledovat tzv. blacklist dlužníků a neplatičů. Kapacitní plánování - lze zde optimálně sestavit plán výroby, využití kapacit lidské práce, strojů a pracovišť. Eviduje a graficky znázorňuje celý kapacitní plán. 30
Kniha jízd - obsahuje data jako vzdálenosti mezi obcemi ČR, číselník tarifů osobní přepravy. Eviduje služební i soukromé vozy, sleduje služební a soukromé výjezdy a spolujezdce. Má funkci pro přepočítání stavu tachometru nebo stavu nádrže, sleduje veškeré výdaje uskutečněné k jednotlivým jízdám. Komplementace – je víceúrovňový seznam norem, plánuje komplementaci k určitému datu, lze zde vytvořit kalkulace na realizaci a porovnat ji se skutečnou cenou, podporuje kontrolu skladových množství a ztrát, pracovní postupy i obrázky výrobku. Je automaticky propojen se skladem a skladovými doklady, automaticky účtuje všechny doklady zde vytvořené Majetek – spravuje majetek hmotný, nehmotný, dlouhodobý a drobný, navíc jej člení podle druhu, fyzického umístění a zodpovědné osoby. Majetek zde lze odepisovat i vyřadit, samozřejmostí je vedení všech dokladů týkajících se majetku. Mzdy a personalistika – má na starosti veškeré informace o pracovnících, vypočítává mzdy a automaticky i roční zúčtování daní. Vytváří všechny potřebné přehledy, sestavy a formuláře potřebné pro instituce, automaticky zaúčtuje všechny potřebné zápisy pro provedení mzdové závěrky. Nákup – pracuje s dodavatelskými ceníky, eviduje verze nabídek a objednávek, placené zálohy a všechny důležité složky dodací ceny. Spravuje veškeré informace o dodávkách, jako je jejich cena, dodací lhůta, minimální objednací množství atd. Pokladna – má na starosti všechny pokladny v různých měnách a všechny informace o dokladech vystavených na jednotlivých pokladnách. Zahrnuje také účtování a uzávěrku pokladen s výpočtem kurzovních rozdílů. Polohované sklady – informuje o skladech, jejich adrese, dostupnosti, rozměrech a potřebné informace o zboží a výrobcích na konkrétním skladě. Umožňuje provádět poziční inventarizaci stavů. Pošta – stará se o došlou a odchozí poštu, ceníky poštovného, poskytuje vystavení podacích lístků a složenek na dobírku, je zde i možnost schvalování došlé pošty.
31
Prodej – poskytuje informace o cenících, slevách i celých objednávkách, je zde možnost propojit přímo s e-shopem. Modul je připraven na jakýkoliv zahraniční prodej, stará se o doklady s ním spojené. Eviduje skupinové nebo individuální podmínky zákazníků, jako je datum splatnosti, ceníky, slevy atd. Projektová dokumentace – sleduje dokumentaci k produktům i jejich jednotlivým částem, člení, spravuje všechny postupy projektů, určuje zbývající čas k dokončení práce na projektu a pracovní síly. Umožňuje přesné určování termínů během práce na požadavku. Projektové řízení – úzce souvisí s projektovou dokumentací, podporuje realizaci větších projektů a zakázek, jejich kalkulace, plánování, řízení, kontrolu a vyhodnocování. Lze zde nastavit závislosti mezi jednotlivými projekty. Reporty – je to skupina funkcí, které zajišťují výstup dat a informací systému. Vytváří specializované reporty v jednotlivých modulech a agendách, obsahuje předdefinované sestavy a aktualizuje je. SCM – pomáhá zajišťovat rychlý nákup materiálu, či zboží a optimalizaci skladových zásob. Informace získává ze všech dokladů obsahující skladové položky, zobrazuje budoucí vývoj, informuje o blížících se krizích. Schvalování dokladů – k dispozici je kompletní přehled postupu schvalování, včetně zobrazení komentářů. Lze definovat podmínky ke schválení, k dispozici je zápis komentáře ke schválení i selektivní možnost oprav ve schválených dokladech. Skladové hospodářství – jeho volitelnou součástí je výše zmíněné SCM. Základem evidence skladu je číselník skladových karet. Spravuje informace o dodavatelích, i jednotlivých položkách, generuje kódy pro skladové karty, šarže, sériová čísla a další. Splátkový prodej – generuje splátkové kalendáře k fakturám z agendy faktur vydaných, pomocí nich potom eviduje veškeré potřebné informace o fakturách, podporuje například zadávání penalizačních plateb v případě zpoždění platby. Účetnictví – ulehčuje rutinní práce, poskytuje větší prostor pro globální kontroly zaúčtovaných dokladů, řízení cash flow a finanční plánování. Zaúčtované doklady umožňuje spravovat, automaticky komunikuje se všemi potřebnými moduly. 32
Výroba – obsahuje nástroje pro přesné plánování všech požadavků plynoucích ze zakázek a nástroje pro operativní řízení výroby, včetně spolupráce s jinými výrobci. Je připraven pro jakýkoliv typ výroby. Webové služby – umožňují přístup do ABRY skrze externí aplikace, lze vytvářet funkce pro různé klienty, partnery, nebo i zaměstnance na cestách.
8.4 Uživatelské rozhraní Kaskádovitá lišta po levé straně obsahuje všechny moduly a funkce, které si podnik vybral do své konkrétní verze ABRY. Kliknutím na hledanou položku se na hlavní ploše zobrazí základní rozdělení, ve kterém se dá listovat pomocí odkazů uvedených v horní části ve formě záložek. Každá z těchto záložek potom poskytuje ikony ke konkrétním funkcím, které vyžadují dvojklik pro otevření. Poté se otevře nové okno, ve kterém lze pracovat s podrobnostmi této funkce a zpět do agend je návrat přes položku Otevřít v horní části okna. Agendy používané v dané chvíli se ukládají do levé části, otevírat je stačí kliknutím na jejich ikonu a ukončují se kliknutím na položku Zavřít, která se nachází také v horní části okna. Náhled uživatelského rozhraní hlavního okna:
33
8.5 Technická specifikace ABRA funguje na principu dvouvrstvé architektury klient/server, což znamená, že je nutný databázový server a konkrétní pracovní stanice. Společnost si potom dle potřeby může zvolit i terminálový server, v případě terminálového provozu. Hardwarové parametry pro instalaci databázového serveru jsou, CPU 4 a více jader, nebo více CPU, velikost RAM 4 GB a více, harddisk firma doporučuje SAS 15k rpm, RAID 1+0, nutná UPS, softwarová část podporuje operační systémy Windows 2003/2008 Server nebo Linux (jádro 2.4 a vyšší). Pro pracovní stanici jsou hardwarové parametry následující: CPU např. Core 2 Duo E8400, harddisk 160 GB, RAM pro Windows XP 1 GB, pro Windows Vista, nebo Windows7 2 GB, rozlišení 1280 x 1024 a UPS je doporučeno. Software podporuje operační systémy Windows XP/Vista/7, podporuje i další softwary jako MS Excel nebo Open Office pro tvorbu výkazů.
8.6 Cena Modul
Cena
4990 Kč Jádro 1990 Kč Skladové hospodářství 2990 Kč Maloobchodní prodej 7990 Kč Komplementace 23990 Kč Výroba 2990 Kč CRM 7990 Kč Servis 990 Kč Mzdy a personalistika Zdroj: www.abra.eu, ceník základních modulů, přičemž modul Jádro zahrnuje Účetnictví a výkazy, Banka a homebanking, Pokladna, Majetek, Nákup, Prodej. Služby
Cena
Předplacené služby konzultanta Garance aktualizací Archivace dat Konzultační služby Programátorské práce Vzdálený zásah HelpDesku Dopravné – výjezd Zdroj: www.abra.eu, ceník služeb.
1300 Kč/hod 3800 Kč/měsíc 1300 Kč/měsíc 1450 Kč/měsíc 1550 Kč/hod 800 Kč 590 Kč + 10 Kč za km
34
8.7 Podniky využívající ABRU Produkty ABRY využívá více než 5 000 podniků po celé České republice a na Slovensku. Mezi nejvýznamnější patří určitě 123shop a. s., internetový obchod zabývající se prodejem široké škály zboží od parfémů, přes elektroniku a sportovní zboží po zahradní traktory. Firma PAMS z Ústí nad Labem se specializující se na strojní vyšívání a reklamní textilii, tak též využívá informační systémy ABRA. Dalším významným uživatelem je Variant plus, velkoobchodní firma se sortimentem elektronických systémů budov. Společnost je původně ze Slovenska, nyní sídlí v Třebíči. Jmenovat bych mohla také nakladatelství Portál, které začalo v roce 1990 vydávat knihy před revolucí zakázané. Dnes vydává přes sto knižních novinek ročně.
35
9. Specifikace požadavků pro srovnávací analýzu 9.1 Práce se skladem Příjem zboží 1. Dodavatel doveze zboží určené k dalšímu prodeji do skladu. 2. Z příchozí dodávky sestaví skladník doklad o příjmu zboží a následně ho zanese do systému včetně jeho množství, ceny, popisu. 3. Doklad je přenesen do účetnictví a účetní ho zaúčtuje podle správných účtovacích a daňových předpisů. 4. Účetní potom doklad vytiskne a založí v papírové formě do kartotéky. 5. Přijde faktura za přijaté zboží, účetní ji zanese do systému jako přijatá faktura se všemi potřebnými informacemi. 6. Faktura je potřeba schválit, proto ji účetní předá na své vedoucí. 7. Na základě schválení ji zaúčtuje. 8. Fakturu na závěr vytiskne a založí do kartotéky. Use case diagram:
36
Výdej zboží 1. Zboží určené k prodeji je připraveno k přepravě a odběratel jej odváží ze skladu. 2. Skladník vystaví skladovou výdejku se všemi potřebnými informacemi o vydaném zboží. 3. Účetní doklad na účtárně zaúčtuje do systému, vytiskne a založí do kartotéky. 4. Na základě výdejky musí účetní vystavit fakturu vydanou, ve které budou všechny potřebné informace, jako např. datum splatnosti, forma dopravy apod. 5. Účetní na závěr fakturu zaúčtuje, vytiskne a založí do kartotéky. Use case diagram:
37
9.2 Práce s pokladnou – hotovostní operace Příjem peněz na pokladnu 1. Odběratel zaplatí v hotovosti za zakoupené zboží, pokladní do kasy tedy přibudou peníze. 2. Pokladní vystaví příjmový doklad, který obsahuje všechny položky nákupu, případné daně atd. 3. Doklad je přenesen do účetnictví a účetní ho zaúčtuje 4. Pokladní doklad vytiskne a založí do kartotéky. Use case diagram:
38
Platba části faktury v hotovosti 1. Pokladní zaplatí hotovostí část přijaté faktury, peníze odejdou z pokladny. 2. Pokladní na základě odchodu peněz vystaví výdajový doklad na částečnou úhradu faktury. 3. Po vystavení dokladu je doklad přenesen do účetnictví, účetní jej zaúčtuje. 4. Pokladní doklad tiskne a zakládá do kartotéky. 5. Faktura je tímto částečně uhrazena. Use case diagram:
39
9.3 Práce s bankovním účtem Úhrada závazků z bankovního účtu 1. Dodavatel pošle fakturu za prodané zboží, hradit se musí převodem na bankovní účet. 2. Pokladní připraví v bance příkaz k úhradě spojený s touto fakturou. 3. Příkaz odešle a tím i zaplacena závazková faktura. 4. Odejdou peníze z účtu. 5. Na konci měsíce vytiskne účetní výpis z účtu, na kterém bude tato položka uvedená a založí se do kartotéky. V případě nutnosti lze konkrétní doklad vytisknout již během měsíce. Use case diagram:
40
Úhrada pohledávek na bankovní účet 1. 2. 3. 4.
Odběratel zaplatil fakturu za koupené zboží, peníze přišly na účet. Účetní zaúčtuje příjem peněz. Účetní zruší pohledávku. Na konci měsíce účetní vytiskne výpis z bankovního účtu, který založí do kartotéky. Na tomto výpisu je i daný případ příjmu peněz na bankovní účet. Pokud je nutné, lze tento doklad vytisknout již dříve.
Use case diagram:
41
9.4 Práce s kontakty Komunikace se zákazníkem 1. Potencionální zákazník kontaktuje firmu na základě nabídky publikované na webových stránkách. 2. Obchodní oddělení zanese nový kontakt do systému se všemi podrobnostmi, které zákazník sdělil, je veden jako obchodní příležitost, pro případ další spolupráce. 3. Pověřená osoba odešle zákazníkovi e-mail s konkrétní nabídkou poskytovaných produktů a ceník zboží, o které projevil zájem. 4. E-mail potom zaměstnanec zaeviduje jako odeslanou nabídku. 5. Zákazník znovu kontaktuje firmu a objednává si zboží podle nabídky zaslané v předchozím e-mailu. 6. Zaměstnanec obchodního oddělení avizuje objednávku do skladu zboží na výdej konkrétních produktů. 7. Na základě objednávky skladník zboží vydá ze skladu a zákazníkovi obchodní oddělení odešle fakturu na zaplacení. 8. Automaticky jsou pak zákazníkovi na e-mail odesílány další nabídky. Use Case Diagram:
42
Komunikace se zaměstnanci 1. Od zákazníka přijde na obchodní oddělení e-mail o reklamaci zboží. 2. Obchodní oddělení avizuje tuto reklamaci na osobu, která má na starosti reklamace. 3. Pověřená osoba vyřídí reklamaci se zákazníkem a avizuje skladníka pro vydání nového kusu zboží. 4. Skladník dodávku provede a potvrdí její úspěšnost. 5. Osoba pověřená reklamacemi ošetří veškerou dokumentaci a potvrdí obchodnímu oddělení, že vše proběhlo v pořádku. Use case diagram:
43
10. Srovnávací analýza Oba systémy mají podobný koncept uživatelského rozhraní a proto jako základní prvek srovnávací analýzy bude sloužit jednoduchost a efektivita přístupu k jednotlivým potřebným položkám za použití Use Case diagramů a uživatelských scénářů. Výsledek bude stanoven pomocí bodového hodnocení s rozpětím škály 1 až 6 bodů s tím, že 1 bod značí neexistující vyžadovanou funkci a 6 bodů bezproblémový postup k dalšímu kroku. Sudý počet bodů byl zvolen kvůli tomu, aby nevznikla středová hodnota. Předně budou tedy hodnoceny tyto prvky:
snadnost provedení konkrétního kroku množství dalších úkonů, které je potřeba provést orientace v uživatelském prostředí čas strávený nad konkrétní operací úspěšnost provedení celé operace případné dotazy na uživatelské příručky pro pomoc s orientací kvalita zpracování uživatelských příruček a jejich dostupnost
44
45
46
47
48
49
11. Vyhodnocení Srovnání provedené aplikací na oba programy jsem vypracovala nejprve tabulkou pro jeden systém a poté tabulkou pro druhý a následně je obě spojila dohromady. Tabulka je tvořena tak, aby v řádku byly stejné hodnoty a tudíž bylo srovnání přehlednější, postupy jsou porovnané po krocích. Hodnoceny byly jednotlivé případy užití a jejich součet potom rozhodl, že:
eKaskáda dosáhla
275 bodů
ABRA G2 dosáhla
283 bodů
V tabulce je zřejmé, že ne ve všech případech byla ABRA bodově hodnocena lépe než eKaskáda. Informační systém ABRA G2 má výhodu, že každé nově otevřené okno má stejně řešená tlačítka pro opravy, tisk apod. A stačí opravdu krátká chvíle na osvojení si technik v systému použitých. Systém eKaskáda samozřejmě má jisté postupy, které se lze rychle naučit, některé funkce a moduly je však potřeba dlouze hledat a uživatelská nápověda neobsahuje popis umístění, pouze popis dané funkce. Navzdory všem počátečním problémům si eKaskáda nevedla příliš špatně. Toto hodnocení má za úkol prokázat použití informačních systémů pro běžné procesy prováděné v podniku. Je zaměřené spíše na kvalitu zpracování a komfort uživatelského rozhraní při provádění jednotlivých kroků. Není zaměřeno na rozvinutou funkcionalitu, ani další přidané moduly. Analýza zohledňuje dostupnou funkcionalitu v použitých demo verzích programů, nebylo tedy možné zaměřit se na všechny prvky poskytované systémy.
50
Závěr V porovnání se oba systémy projevily jako velice výkonné a kvalitní, přesto informační systém ABRA G2 mírně vítězí z hlediska praktického využití. Je potřeba také uvážit, že i když jsou oba navrženy pro střední a malé firmy, mají vývojáři eKaskády zkušenosti s nasazováním jednotné verze systému, naproti tomu u ABRY si může uživatel vybrat konkrétní moduly přímo pro svoji potřebu. Systém eKaskáda navíc ve svém počátku fungovala jako náhrada svého předchůdce RPO a je tedy zaměřená na určitou sortu uživatelů.
51
Seznam použitých zdrojů: [1] ČERNÝ, Pavel. EKaskada - systémové řízení firemní agendy [online]. 2007 [cit. 2011-0412]. Dostupné z WWW: <www.ekaskada.cz>. [2]ABRA Software a.s. Podnikové informační systémy ABRA [online]. 2010 [cit. 2011-04-12]. Dostupné z WWW: <www.abra.eu>. [3]BASL, J.; BLAŽÍČEK, R.. Podnikové informační systémy: Podnik v informační společnosti. 2. vydání. Praha : Grada, 2008, 283 s. ISBN 978-80-247-2279-5. [4]SODOMKA P.. Informační systémy v podnikové praxi. 1.vydání. Brno : Computer Press, 2006. 351 s. ISBN 80-251-1200-4. [5]VRÁNA, I.; RICHTA, K.. Zásady a postupy zavádění podnikových informačních systémů. 1. vydání. Praha : Grada Publishing, 2004, 188 s. ISBN 80-247-1103-6. [6]GÁLA, Libor; POUR, Jan; TOMAN, Prokop. Podniková informatika. Vyd. 1. Praha : Grada Publishing, 2006. 484 s. ISBN 80-247-1278-4(váz.).
[7]SODOMKA, Petr. AKTUÁLNÍ VÝVOJ NA SVĚTOVÉM TRHU S ERP SYSTÉMY. Systémová integrácia
[online].
2006,
1,
[cit.
2011-05-02].
Dostupný
z
WWW:
.
[8]BRUCKNER, Tomáš; DOUCEK, Petr; SKLENÁK, Vilém. Informační systémy v podniki : Sylaby k přednáškám. 2004. Praha : Nakladatelství VŠE, 2004. 71 s.
[9]SAP Česká republika - SAP – Business Management Software Solutions Applications and Services
[online].
c2010
[cit.
2011-05-03].
Dostupné
z
WWW:
.
[10]pragueBest.
Helios
[online].
c2011
[cit.
2011-05-03].
Dostupné
z
WWW:
<www.helios.eu>.
[11] Wikipedie, otevřená encyklopedie [online]. 2011 [cit. 2011-05-04]. Dostupné z WWW: .
52
[12]KUČEROVÁ, Helena. VIS Projekt - pokyny ke zpracovani [online]. 2007, 6. 4. 2011 [cit. 2011-05-04]. Projekt informačního systému pro specializaci Podnikové informační systémy (E) - pokyny ke zpracování. Dostupné z WWW: .
[13]NET service. CQS - Sdružení pro certifikaci systémů jakosti (ISO 9000, ISO 9001, ISO 14000, ISO 14001, OHSAS 18001) [online]. 2010 [cit. 2011-05-08]. Dostupné z WWW: .
[14]webservis CCB. Ekonomické a informační systémy v praxi [online]. 2011 [cit. 2011-0508]. Dostupné z WWW: . ISSN 1802-615X.
[15]webservis CCB. ERP - podnikové informační systémy. - ERP forum [online]. 2009 [cit. 2011-05-18]. Dostupné z WWW: .
[16]Microsoft Corporation. Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics
AX
[online].
2011
[cit.
2011-05-10].
Dostupné
z
WWW:
.
[17]Object Mentor Inc. Object Mentor [online]. 2006 [cit. 2011-05-10]. Dostupné z WWW: .
[18]SAMEC, Libor. ČSN online pro jednotlivě registrované uživatele [online]. Verze 3.3. 2011 [cit. 2011-05-10]. Dostupné z WWW: .
53
