Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Michaela Bendová
Nástroje na podporu znalostního managementu v ERP systémech. Srovnávací analýza
Bakalářská práce
2010
Zadávacílist
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma „Nástroje na podporu znalostního managementu v ERP systémech. Srovnávací analýza“ zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.
V Praze dne 27.6.2010 Michaela Bendová
Poděkování
Ráda bych poděkovala těm, kteří mi poskytli podporu a odbornou pomoc při psaní bakalářské práce a také těm, kteří mi dodali potřebný software, protože bez něj by tato práce v žádném případě nemohla vzniknout.
Obsah OBSAH ...................................................................................................................................5 SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK..................................................................................7 ÚVOD .....................................................................................................................................8 1.1
VÝBĚR TÉMATU ........................................................................................................8
1.2
SOUČASNÝ STAV ......................................................................................................8
1.3
CÍLE ..........................................................................................................................8
I. TEORETICKÁ ČÁST.......................................................................................................9 2
ZÁKLADNÍ POJMY ...............................................................................................10
3
PROČ ZNALOSTNÍ MANAGEMENT.................................................................12
4
STRUČNÁ HISTORIE ZNALOSTNÍHO MANAGEMENTU...........................12
5
ZAVEDENÍ ZNALOSTNÍHO MANAGEMENTU..............................................13 5.1
6
KLASTRY ................................................................................................................14 PŘEHLED ERP SYSTÉMŮ ...................................................................................16
6.1
MICROSOFT ............................................................................................................17
6.2
SAP ........................................................................................................................17
6.3
ABRA SOFTWARE A.S............................................................................................17
6.4
STORMWARE......................................................................................................18
6.5
CÍGLER SOFTWARE, A.S..........................................................................................18
6.6
ALTUS SOFTWARE S.R.O.........................................................................................18
7
CO SE OD ERP OČEKÁVÁ...................................................................................19 7.1
HLAVNÍ FUNKCIONALITA ERP SYSTÉMŮ ...............................................................20
7.1.1 Finance ...............................................................................................................20 7.1.2 Logistika..............................................................................................................20 7.1.3 Personalistika .....................................................................................................23 7.1.4 SCM ....................................................................................................................23 7.1.5 CRM ....................................................................................................................25 7.1.6 BI.........................................................................................................................26 8
TRENDY V OBLASTI ERP ...................................................................................27 8.1
SAAS ......................................................................................................................28
8.1.1 Výhody využívání SaaS .......................................................................................29 8.1.2 Nevýhody využívání SaaS ...................................................................................29 8.2
OPEN SOURCE (OPEN SOURCE SOFTWARE) .............................................................29
8.2.1 Open source vs. free software.............................................................................30
5
8.3
WEB 2.0..................................................................................................................31
8.3.1 Technologie stěžejní pro Web 2.0.......................................................................31 II. PRAKTICKÁ ČÁST......................................................................................................33 9
PODKLADY PRO SROVNÁNÍ .............................................................................34 9.1
POSTUP PŘI VÝBĚRU ERP SYSTÉMŮ .......................................................................34
10
ZÁKLADNÍ PŘEDPOKLADY...............................................................................35
11
SROVNÁVACÍ ANALÝZA ....................................................................................35 11.1
PROSTÉ KVALITATIVNÍ SROVNÁNÍ .........................................................................35
11.1.1 Hledané funkcionality .......................................................................................36 11.1.2 Srovnání ............................................................................................................38 11.1.3 Tabulka srovnání ..............................................................................................39 11.1.4 Zhodnocení výsledků.........................................................................................40 11.2
METODA VÍCEKRITERIÁLNÍHO ROZHODOVÁNÍ ......................................................43
11.2.1 Srovnání ............................................................................................................44 12
SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ...........................................................................................47
ZÁVĚR .................................................................................................................................48 SEZNAM OBRÁZKŮ.........................................................................................................49 SEZNAM TABULEK .........................................................................................................49 POUŽITÁ LITERATURA .................................................................................................50 DALŠÍ ZDROJE..................................................................................................................51
6
Seznam použitých zkratek
APS
(Advanced Planning System) Systém pokročilého plánování
BI
(Business Inteligence) Manažerský informační systém
CRM
(Customer Relationship Management) Řízení vztahů se zákazníky
ERP
(Enterprise Resource Planning) Řízení podnikových zdrojů
EDI
(Electronic Data Interchange) Elektronická výměna dat
ETL
(Extraction, Transformation and Load) – nástroje pro získávání dat
IT
(Informational Technology) Informační technologie
SCM
(Supply Chain Management) Řízení dodavatelských řetězců
OLAP
(Online Analytical Processing) Online analytické zpracování dat
OSI
(Open Source Initiative) Hnutí Open Source
SaaS
(Software as a Service) Software jako služba
SOA
(Service Oriented Architecture) Servisně orientovaná architektura
UGC
(User–Generated Content) Web, kde obsah tvoří uživatelé
7
Úvod 1.1 Výběr tématu Téma bakalářské práce Nástroje na podporu znalostního managementu v ERP systémech. Srovnávací analýza jsem si vybrala, protože znalostní management získal za poslední dobu poměrně vysokou oblibu, již se dostal do povědomí mnoha lidí a jeho popularita neustále roste. Až donedávna jsem neměla přesnou představu o tom, čím se znalostní management zabývá a proč je to tolik diskutované téma. Po přečtení několika článků, ke kterým jsem se dostala v souvislosti se studiem, mne však toto téma zaujalo natolik, že jsem se rozhodla rozšířit si o něm přehled.
1.2 Současný stav V současné době je na trhu nabízeno mnoho ERP systémů od různých společností. Znalostní management je postupně zaváděn nejen do firem, ale nástroje na jeho podporu už bývají i přímo implementovány do ERP systémů. To, do jaké míry tyto systémy podporují znalostní management, je hlavním předmětem mé bakalářské práce.
1.3 Cíle V teoretické
části
provedu
bližší
seznámení
s pojmem
znalostní
management a dalšími pojmy souvisejícími s touto disciplínou. Pozornost bude věnována také ERP systémům, co se pod tímto označením skrývá, tomu k čemu tyto systémy slouží, jaké procesy podporují a trendům na současném trhu s ERP. V praktické části potom provedu vymezení funkcionality na podporu znalostního managementu a na základě dané funkcionality srovnám konkrétní ERP systémy pomocí stanovených metod a následně provedu zhodnocení výsledků srovnávací analýzy.
8
I. Teoretická část
9
Teoretická část
2 Základní pojmy • Data – mohou být vyjádřena numericky (např. „9“) nebo symbolicky (např. „H“). Sama o sobě nemají žádný význam. • Informace – data v určitém kontextu, která již dávají smysl. Člověk je schopný tyto přetransformovaná data interpretovat v takové formě, kterou druhá strana pochopí. Pokud máme nějaké informace, dokážeme se na jejich základě již do určité míry, nějakým způsobem, rozhodnout. • Znalosti – informace, které dokážeme bez větších problémů aplikovat do praxe a řešit s jejich pomocí různorodé problémy. Znalost může být explicitní (tj. vědomá) nebo implicitní (nebo také tacitní tj. nevědomá). • Intelektuální kapitál – je zvláštní druh nehmotného kapitálu, do kterého patří znalosti, zkušenosti, dovednosti, vztahy k zákazníkům apod. Často bývá určován jako rozdíl mezi tržní a účetní hodnotou organizace. • Enterprise resource planning (ERP) – do češtiny je tento pojem nejčastěji překládán jako „plánování podnikových zdrojů“. ERP systémy zabezpečují základní funkce činnosti podniku. Jsou to podnikové informační systémy s širokým spektrem modulů a funkcí. Zahrnují především moduly podporující celý proces uskutečnění zakázky od nákupu přes skladování až po prodej. • Informační systém – systém využívající informačních technologií k práci s různými druhy dat a informací, podporující v podstatě veškeré činnosti organizace. Obsahuje různé softwarové nástroje k práci s daty a informacemi. • Business inteligence (BI) – technologie, jejíž hlavní podstata spočívá v multidimenzionalitě. Její rozsáhlá oblast zahrnuje znalosti, metody, nástroje a aplikace používané v podnikání. BI je postavena na principu datových skladů a především technologii OLAP. Systémy BI jsou navrženy hlavně pro podporu manažerského rozhodování. Díky těmto nástrojům lze nahlížet na informace z různých úhlů pohledu, což je v podnikání potřeba.
10
Teoretická část • Znalostní management – v současné době stále více populární disciplína, při které se pracuje se znalostmi a snaží se o jejich co nejlepší využití. Zabývá se převážně jejich získáváním, organizací, použitím a uchováváním pro další možné použití. Definic znalostního managementu existuje mnoho, a jelikož tento pojem je pro mou bakalářskou práci stěžejní, uvedu některé z nich: - Znalostní management se zabývá kritickými hledisky přizpůsobení, přežití a kompetence organizací, čelících stále více nesouvislejším změnám okolí. V podstatě ztělesňuje ty procesy v organizaci, které jsou synergickou kombinací kapacity informačních technologií při zpracování dat a informací s tvůrčí a inovativní kapacitou lidských jedinců. [2, s. 62] - Znalostní management je formalizace přístupu ke zkušenostem, znalostem a expertízám, která vede k vytváření nových schopností, k umožnění vyšší výkonnosti, k podpoře inovací a ke zvýšení hodnoty pro zákazníky. [2, s. 62] - Znalostní
management
obsahuje
identifikaci
a analýzu
dostupných
a požadovaných znalostí a následné plánování a kontrolu akcí směřujících k rozvoji znalostních aktiv za účelem dosažení podnikových cílů. [2, s. 62] - Znalostní management je množina organizačních principů, procesů, struktur a technologických aplikací, které pomáhají lidem vytvářet, zachycovat, ukládat, skladovat, používat, znovu využívat a sdílet jejich znalosti ve prospěch obce a její obyvatele. [2, s. 63] - Znalostní management je způsob manažerského přístupu k vedení organizace, tvorby prostředí v organizaci a dosahování podnikových cílů, spočívající ve sladění organizačních procesů s procesy znalostními, a to prostřednictvím znalostních zdrojů a pomocí vhodných metod, technik a nástrojů. [2, s. 64] Na základě přečtení těchto definic jsem pro svou práci vymezila znalostní management takto: procesy a nástroje pro správu znalostí potřebných k rychlému a bezproblémovému vykonávání veškerých činností v podniku.
11
Teoretická část
3 Proč znalostní management Dnešní svět klade stále větší důraz na efektivní sdílení dat, informací a znalostí. Podnikání je komplikovaná disciplína, při které musí být každý podnikatel chytřejší, důmyslnější a předvídavější než jeho konkurence. Aby podnik dosáhl maximálního zisku, je důležité mít nejen kvalitní zboží, ale také určitou strategii a znalosti o tom, jak toto zboží co nejlépe prodat s co nejvyššími zisky. Tyto znalosti si pak musí uchovat a ve správnou chvíli je použít. Čím větší je společnost, tím je nutné klást větší důraz na učení pracovníků, správnou organizaci a sdílení znalostí. Znalostní management klade důraz z velké části na to, aby byly znalosti uchovávány v elektronické podobě a bylo možné je předávat dál. Aby se znalosti daly uchovávat a bylo možné jejich užití a sdílení mezi uživateli, je nutný jak lidský faktor, tak i podpora z oblasti IT. Je důležité šetřit čas tím, že společnost nebude opakovaně řešit problémy, které již byly v minulosti jednou řešeny a vyřešeny. Správné použití znalostního managementu může pro podnik znamenat určitou konkurenční výhodu v současném světě, kde „boj“ s konkurencí je součástí každodenního života organizace. Právě znalost organizace, tedy souhrn znalostí všech jejích pracovníků, je jednou z možných konkurenčních výhod.
4 Stručná historie znalostního managementu Vrátíme–li se k úplným počátkům lidstva, znalosti, převážně o přírodě či zvířatech, byly předávány jen z člověka na člověka ústně, a to především jako různé mýty, báje a pověsti. Vyprávěly se mezi lidmi a tím byly přenášeny z generace na generaci. Dalším milníkem byl vznik Milétské školy. Ve starém Řecku se rozvinulo učení medicíně, matematice či filozofii. Znalosti se již začínaly uchovávat v písemné formě především v knihovnách, muzeích a školách. Ve středověku byl kladen důraz na náboženství, a proto byla hlavním jazykem latina. Znalosti byly šířeny především v klášterech a díky vynálezu knihtisku bylo možné jejich lepší sdílení. Následně začínaly vznikat první univerzity.
12
Teoretická část Dalším milníkem se stal průběh 16. a 17. století, kdy byly položeny základy tzv. vědecké společnosti, kam patřil např. René Descartes, Galileo Galilei či Isaac Newton. Začínaly se vytvářet a vydávat první encyklopedie. Jak
plynul
čas,
začaly
vznikat
další
a další
nové
univerzity,
věda postupovala kupředu a už v minulém století se začal klást důraz na práci se znalostmi a s tím související znalostní management.
5 Zavedení znalostního managementu Zavedení
znalostního
managementu
do
firmy
je
složitý
proces,
který obsahuje mnoho fází. Metodik jak implementovat znalostní management do firmy existuje několik. Patří k nim například metodika KM Toolkit A. Tiwani, Stavební bloky K. Wiiga či P2 – KSP. Asi nejznámější metodikou je metodika KM–Beat–It, jejíž návrh byl vytvořen na základě analýzy již existujících metodik v roce 2005 na Fakultě informatiky a managementu Univerzity Hradec Králové. Metodika je rozložena do čtyř fází:
sestavení realizačního týmu, analýza výchozího stavu, tvorba znalostní strategie, realizace znalostních aktivit.
V každé z těchto fází jsou uvedeny následující informace:
cíl fáze (co je výsledkem fáze),
účel a obsah fáze (popis obsahu jednotlivých částí fáze a role jednotlivých částí v rámci celé metodiky a ZM),
předpoklady zahájení fáze (za jakých předpokladů je možné začít s pracemi v rámci dané fáze),
kritéria ukončení fáze (jaké podmínky musí být splněny, aby bylo možné prohlásit fázi za ukončenou),
13
Teoretická část
dokumenty fáze (seznam dokumentů, které jsou vyprodukovány v dané fázi; jedná se jak o méně významné dokumenty, tak i o důležité dokumenty, které musí být schváleny vrcholovým vedením organizace nebo realizačním týmem),
kritické faktory fáze (na co je třeba ve fázi dávat největší pozor, faktory, které mohou způsobit problémy při zavádění),
činnosti fáze (seznam a stručný popis činností, které se ve fázi provádějí),
návaznosti
činností
ve
fázi
(graficky
vyjádřená
návaznost
a souběžnost provádění jednotlivých činností fáze). [2, s. 129]
Zavedení znalostního managementu souvisí s ERP systémy především proto, že jedním z nástrojů efektivního znalostního managementu mohou být právě ERP systémy.
5.1 Klastry V souvislosti se zaváděním znalostního managementu je vhodné zmínit také klastry. Je velice důležité, aby každá firma měla svou konkurenční výhodu. Některé, většinou malé, firmy však nemusí mít dostatečné prostředky a v takových chvílích je pak namístě zvážit vstup do klastru. Ten totiž poskytuje možnosti k dosažení vyšší výkonnosti díky spolupráci s jinými podniky. Podniky spolu mohou sdílet znalosti, know–how a informace. Díky klastrům mají také možnost získat větší zakázky, ke kterým by jako samostatná malá firma nemusely mít přístup. Mimo jiné umožňují i lepší pronikání na zahraniční trhy a větší šanci na získání různých dotací nebo třeba podpory od Evropské unie. Definici klastrů poskytl v roce 1998 Michael Porter, který je profesorem Harvardské univerzity a uznávaných odborníkem na konkurenceschopnost, v článku „Klastry a nová ekonomika soutěže“ v časopise Harvard Business Review: „Klastry jsou místní koncentrace vzájemně propojených firem a institucí v konkrétním oboru. Klastry zahrnují skupinu provázaných průmyslových odvětví 14
Teoretická část a dalších subjektů důležitých pro hospodářskou soutěž. Obsahují např. dodavatele specializovaných vstupů, jako jsou součásti, stroje a služby, a poskytovatele specializované infrastruktury. Klastry se často rozšiřují směrem dolů k odbytovým kanálům
a zákazníkům
a společnostem
a do
stran
v průmyslových
k výrobcům
odvětvích
komplementárních
příbuzných
produktů
z hlediska dovedností,
technologií nebo společných vstupů. Mnoho klastrů také zahrnuje vládní či jiné instituce – jako např. univerzity, normotvorné agentury, výzkumné týmy či obchodní asociace – které poskytují specializovaná školení, vzdělávání, informace, výzkum a technickou podporu.“ [4] Agentura pro
podporu
podnikání
a investic
CzechInvest
je
státní
příspěvková organizace podřízená Ministerstvu průmyslu a obchodu ČR, která posiluje konkurenceschopnost české ekonomiky prostřednictvím podpory malých a středních podnikatelů, podnikatelské infrastruktury, inovací a získáváním zahraničních investic z oblasti výroby, strategických služeb a technologických center. [3] V České republice existuje mnoho klastrů s různými oblastmi činností, jako například IT, strojírenství, potravinářský průmysl či dokonce oblast nanotechnologie. Na Obrázku 5.1 je vidět rozložení větších klastrů a klastrových iniciativ v ČR.
15
Teoretická část
Obrázek 5.1 Klastry a klastrové iniciativy v České republice1
6 Přehled ERP systémů Na trhu s ERP systémy se v současné době pohybuje nespočet podnikových řešení, poskytujících nástroje pro efektivní vedení chodu společnosti. Pokud se firma rozhodne zavést ERP systém, může vybírat z opravdu široké škály podnikových řešení. Na stránkách www.systemonline.cz je celkový přehled všech nabízených ERP systémů, kterých je zde v současné době obsaženo více jak 130. Uvedu některé z nich od světových, ale především českých dodavatelů:
1
Zdroj: http://www.czechinvest.org/1klastry-a-klastrove-iniciativy-v-ceske-republice
16
Teoretická část
6.1 Microsoft Společnost Microsoft (nasdaq „MSFT“) byla založena v roce 1975 a je světovým lídrem v poskytování softwaru, služeb a řešení, které pomáhají lidem a firmám po celém světě plně realizovat jejich potenciál. Česká pobočka společnosti Microsoft Corporation zahájila svoji činnost v roce 1992. Od října roku 2007 ji vede Jane Gilson. [10] - produkty společnosti Microsoft:
Microsoft Dynamics NAV – ERP řešení pro střední organizace
Microsoft Dynamics AX – ERP řešení pro středně velké a větší organizace
6.2 SAP Společnost SAP se sídlem ve Walldorfu v Německu vznikla v roce 1972, má více než 47 000 zaměstnanců ve více než 50 zemích světa a je jednou z největších společností poskytujících podnikový software. Na český trh vstoupila společnost SAP v roce 1992 - produkt společnosti SAP:
SAP ERP – ERP řešení pro střední a velké společnosti
6.3 ABRA Software a.s. Společnost ABRA Software a.s. vznikla v roce 1996. Je jednou z největších českých firem zaměřených na podnikový software. - produkty společnosti ABRA:
ABRA G2 – ERP řešení pro menší společnosti
ABRA G3 – ERP řešení určené pro střední společnosti
ABRA G4 – ERP řešení určené pro střední a větší společnosti
17
Teoretická část
6.4 STORMWARE Společnost STORMWARE je česká společnost poskytující podnikový software, která byla založena roku 1996. - produkt společnosti STORMWARE:
POHODA E1 – ERP řešení určené převážně pro středně velké společnosti
6.5 Cígler Software, a.s. Společnost Cígler software, a.s. vznikla v roce 1990 a je jednou z TOP 100 IT společností v ČR. - produkty společnosti Cígler Software, a.s.:
Money S4 – ERP řešení určené pro střední společnosti
Money S5 – ERP řešení určené pro větší společnosti
6.6 Altus Software s.r.o. Společnost Altus Software s.r.o. vznikla v roce 1995 a je další z českých dodavatelů podnikového softwaru - produkt společnosti Altus Software s.r.o.:
Altus Vario – software kategorie „all–in–one ERP/CRM systém“ určený pro firmy střední velikosti
Na Obrázku 6.1 je znázorněno jaké ERP systémy byly v roce 2008 zastoupeny v českých firmách a dále procentuální vyjádření zastoupení na českém trhu.
18
Teoretická část
Obrázek 6.1 ERP systémy v českých firmách2
7 Co se od ERP očekává Když si firma chce pořídit ERP systém, musí být jasné, co vlastně požaduje, aby daný systém splňoval. Je velký rozdíl mezi společností o jedné pobočce a patnácti zaměstnancích a o obrovské organizaci s mnoha pobočkami a s několika desetitisíci zaměstnanci. Základní požadavky budou patrně stejné, avšak ERP systém pro každou z nich bude v určitých věcech rozdílný. Velká společnost bude potřebovat určitou funkcionalitu, která by malé společnosti zbytečně komplikovala přehlednost systému, a nebyla by jí k ničemu. Proto jsou na trhu různá řešení pro různě velké firmy. Existuje také možnost nechat si vytvořit ERP systém na míru.
Co má firma od ERP tedy očekávat:
2
Zlepšení informačních procesů a získání náskoku před konkurencí Detailní a aktuální přehledy o výkonnosti podniku Dostatek informací o partnerech i zákaznících, nový impuls pro obchod Zjednodušení plánování a řízení výroby Podmínky pro vývoj speciálních řešení Výši a návratnost investic – vzhledem ke změně procesů a řízení [5]
Zdroj: http://www.erpforum.cz/erp-trendy/cesky-erp-trh-roste-pomalu.html
19
Teoretická část
7.1 Hlavní funkcionalita ERP systémů Jak je již popsáno v předchozí části, ERP systémy pro malé firmy se liší od ERP systémů pro velké firmy. Existují však moduly, které jsou společné a potřebují je společnosti bez ohledu na jejich velikost. Mezi tyto základní moduly patří:
7.1.1 Finance Finance hrají důležitou roli v podnikání, a proto je třeba jim věnovat náležitou pozornost. Správné hospodaření s peněžními prostředky a sledování jejich přírůstků a úbytků, možnost tiskových výstupů a dalších aktivit souvisejících s financemi mají zajišťovat právě ERP systémy. Hlavní funkcionalita v této oblasti by měla být přibližně následující:
vedení účetnictví – vedení hlavní knihy, evidence závazků, pohledávek, spravování bankovních účtů a pokladní hotovosti, účetní závěrky, účtová osnova a rozvrh,
doklady – evidence interních, bankovních i pokladních dokladů, jejich vystavování, párování,
majetek – jeho správa, odepisování, sledování investičního majetku, cenných papírů,
fakturace – objednávky přijaté od dodavatelů a vydané odběratelům a dalším obchodním partnerům,
výkaznictví – sestavování výkazů ke konci účetních období, Cash flow, rozpočty,
řízení a sledování nákladů a výnosů,
evidence, výpočet a přiznání k DPH a další daně,
cizí měny, kurzový lístek, kurzové rozdíly.
7.1.2 Logistika Logistická část podnikových informačních systémů má za úkol zajišťovat především nástroje pro efektivní řízení procesů týkajících se logistiky a pro rozhodování o nákupu, prodeji, skladování a výrobě. Snižování nákladů na skladování, co nejkratší možné dodací lhůty, zamezení chybných nebo pozdních dodávek a mnoho dalších, to všechno může ERP systém poskytovat.
20
Teoretická část Cyklus logistiky obchodního řetězce tedy obvykle zahrnuje zpracování posloupnosti následujících úloh:
přijetí obchodního případu,
vytvoření objednávky, její obsahová, termínová a cenová specifikace, a to na základě kmenových dat, případně konfigurátorů produktů,
plánování potřebných materiálových požadavků včetně zpracování návrhů na nákup, výrobu a kooperace,
zajištění skladového hospodářství a řízení zásob včetně správy obalů, kontejnerů a nebezpečných odpadů,
plánování výrobních i předvýrobních kapacit,
řízení realizace výrobní zakázky včetně sběru zpětnovazebních dat z výroby,
vychystání a expedice hotových výrobků,
archivace zakázek a souvisejících dalších dat. [1, s. 69]
Velmi dobře je znázorněn logistický proces zpracování obchodního případu v podnikovém informačním systému ERP na Obrázku 7.1. Cyklus začíná přijetím objednávky a prochází každou fází, potřebnou k uspokojení dané objednávky. Šedě vyznačená oblast znázorňuje jádro ERP systému.
21
Teoretická část
Obrázek 7.1 Zpracování obchodního případu v podnikovém informačním systému ERP 3
3
Zdroj: BASL, Josef; BLAŽÍČEK, Roman. Podnikové informační systémy : Podnik v informační společnosti. 2. roz. vyd. Praha : Grada Publishing a.s., 2008. 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5. 22
Teoretická část 7.1.3 Personalistika Zaměstnanci jsou nedílnou součástí organizace, bez nich by žádný podnik nemohl fungovat. Je důležité, aby podnik uchovával informace o všech zaměstnancích a spravoval s nimi související aktivity. Hlavní funkce týkající se personalistiky v ERP systémech:
evidence zaměstnanců, spravování nároků na dovolenou, evidence a výpočet mezd a zpracování mzdových listů, evidence docházky, nepřítomností a výpočty nemocenských dávek, výpočty a odvody SP, ZP a daně z příjmů, srážky ze mzdy, aktivity zaměstnanců např. školení, služební jízdy, evidence dalších důležitých informací např. škody způsobené zaměstnanci, důvody ukončení pracovního poměru.
Často diskutovaným pojmem bývá také ERP II neboli také rozšířené ERP. Jeho podstatou je ERP, to je však rozšířené i o další moduly. Jsou to SCM, CRM a BI. Tyto moduly však již v dnešní době bývají velmi často součástí standardních systémů ERP, aniž by bylo uváděno, že se jedná o ERP II, a proto bych je také ráda zařadila mezi funkcionalitu systému.
7.1.4 SCM Řízení dodavatelských řetězců, event. sítí, představuje soubor nástrojů a procesů, které slouží k optimalizaci řízení a k maximální efektivitě provozu všech prvků (článků) celého dodavatelského řetězce s ohledem na koncového zákazníka. SCM jsou konkrétním příkladem vzájemného propojení dodavatelů s odběrateli na bázi informačních a komunikačních technologií. Prostřednictvím propojení a výměny informací mohou partneři v rámci řetězce (sítě) spolupracovat, sdílet informace, plánovat a koordinovat celkový postup tak, aby se zvýšila akceschopnost celého řetězce. [1, s. 78] Základní vazby SCM bývají nejčastěji znázorňovány takto: dodavatel výrobce distributor prodejce zákazník 23
Teoretická část V tomto řetězci koluje zboží či služba ve směru šipek a v opačném směru zase kolují platby za poskytnuté zboží či službu. Existuje již však i o něco složitější model, který zahrnuje více subjektů a je znázorněn na Obrázku 7.2.
Obrázek 7.2 Schéma dodavatelského řetězce na bázi internetu4
SCOR (Supply Chain Operation Reference Model) definuje pro SCM pět následujících komponent:
Plán (plan) – strategická část SCM nutná k řízení všech zdrojů směrem k naplnění požadavků zákazníka na výrobek nebo službu. Součástí je definování sady metrik pro monitorování celého řetězce tak, aby byl efektivní, tzn. aby při nízkých nákladech dodával vysokou kvalitu a hodnotu pro zákazníka.
4
Zdroj BASL, Josef; BLAŽÍČEK, Roman. Podnikové informační systémy : Podnik v informační společnosti. 2. roz. vyd. Praha : Grada Publishing a.s., 2008. 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5. 24
Teoretická část
Nákup (source) – výběr dodavatele materiálů, resp. služeb potřebných pro realizaci vlastní produkce. Součástí je ocenění dodávky, dodací a platební podmínky a následné monitorování tohoto vztahu včetně jeho zlepšování. Dále propojení na procesy řízení zásob i s ohledem na příjem zboží, jeho ověření a dodání výrobnímu systému; zahrnuje i platby dodavateli.
Výroba (make) – výroba, rozvrhování činností a operací nutných pro výrobu, testování, balení a přípravu expedice. Je to část řetězce nejvíce náročná na měření kvality, výstupů výroby a produktivity zaměstnanců.
Expedice (deliver) – tato část je mnohými označována jako logistika. Koordinuje příjem zakázek od zákazníka, využívá sklady a transportní možnosti k dodání produktu zákazníkovi, zajišťuje systém fakturování a placení.
Reklamace (return) – část řetězce, která zajišťuje příjem nesprávného zboží od zákazníka a pomáhá zákazníkům, kteří mají s dodávkou produktů potíže. [1, 79]
K jedné z důležitých součástí SCM patří i APS, což je systém pokročilého plánování výroby. Aby ve výrobním podniku probíhala výroba s co nejmenšími prodlevami a bylo neustále dostatečné, avšak nikoli přebytečné, množství materiálu, je nutné kvalitní plánování postavené na určitých principech. Advanced planning and scheduling system (APS) je určen pro operativní plánování a rozvrhování výroby do omezených kapacit a optimalizaci plánu podle více kritérií. Systém umožňuje rychle a efektivně reagovat na vzniklou výjimečnou situaci a přeplánovat výrobní program. Z výhod implementace APS systému těží stále více firem a stále více IT dodavatelů a systémových integrátorů zaměřuje pozornost do této oblasti. [8]
7.1.5 CRM Customer relationship management nebo také řízení vztahů se zákazníky je zaměřen na vytváření a zlepšování vztahů se zákazníky a na to, aby podnikání bylo 25
Teoretická část efektivní. V současném vysoce konkurenčním prostředí je CRM takřka nepostradatelné. Firma musí umět získat zákazníka, udržet si ho a starat se o jeho trvalou spokojenost. CRM obsahuje nástroje, které zajišťují komunikaci se zákazníky a obchodními partnery, jejich evidenci a evidenci obchodních případů a také umožňuje vytvářet různé analýzy sloužící k vyhodnocování úspěšnosti prodeje apod. CRM je komplex
technologií (aplikačního
a základního
software,
technických prostředků), podnikových procesů a personálních zdrojů určených pro řízení a průběžné zajišťování vztahů se zákazníky podniku, a to v oblastech podpory obchodních činností, zejména prodeje, marketingu a podpory zákazníka i zákaznických služeb. [1, s. 90]
7.1.6 BI Business Inteligence (BI) představuje sadu konceptů a metod určených pro zkvalitnění rozhodovacích procesů firmy. BI je výraz pro procesy, znalosti, aplikace, platformy, nástroje, technologie, které podporují porozumění datům, jejich vztahům a trendům. BI poskytuje podnikům prostředky pro sběr a analýzu dat, které usnadňují reporting, dotazování a ostatní analytické činnosti. [1, s. 95] Tento pojem vytvořil v roce 1989 Howard J. Dresner, který se stal později viceprezidentem analytické společnosti Gartner. Nástroje BI jsou určeny pro střední a top management. Pracují na principu multidimenzionality, která umožňuje nahlížení na realitu z různých úhlů a využívají OLAP technologii. Poskytují aktuální informace, nezávislost a pružnost, dokáží zpracovávat data z různých zdrojů v podniku a podporují tak účinně lepší rozhodování. V souvislosti s Business Inteligence je nutné vymezit určité pojmy:
Datový sklad nebo také Data Warehouse je databázové úložiště, do kterého
se
ukládají
data z různých
datových
zdrojů,
které
se optimalizují tak, aby bylo možné provést jejich rychlé analytické zpracování, dotazování a tvorbu sestav. Informace se do datového skladu dostávají pomocí datových pump.
26
Teoretická část
Datové pumpy jsou technologie, kterými se dostávají informace do datových skladů z relačních databází. Základem datových pump jsou ETL nástroje.
Dolování dat nebo také Data mining je proces získávání skrytých informací z velkého objemu dat pomocí různých metod.
OLAP (Online Analytical Processing) neboli online analytické zpracování dat je technologie, která zajišťuje rychlé odpovědi na analytické otázky. Umí vytvářet datové OLAP kostky (vícerozměrné matice), díky kterým lze zkoumat soubor dat z více perspektiv.
Reporting – dotazování se do databází a vytváření
souhrnných
přehledů.
8
Trendy v oblasti ERP Ve světě podnikových informačních systémů se neustále objevují nové
a nové myšlenky a nápady jak tyto systémy můžeme vylepšit. V jednu chvíli je nejnovějším trendem technologie klient/server a databázové SQL servery a náhle je to zcela běžné a nikoho nenapadne, že by právě toto ERP nepodporoval. Současným trendem v oblasti ERP je internet a jeho využití. Velký průlom v oblasti ERP zapříčinilo zavedení použití ERP systémů na principu outsourcingu či SaaS. Možností jak využít internet je mnoho, spadá do nich například informování zákazníka, komunikace se zákazníkem, participace se zákazníkem na tvorbě produktu, optimalizace plánování termínů, podpora stanovování cen, podpora prodeje, podpora nákupu, komunikace s dodavateli a odběrateli, elektronická výměna dokumentů (EDI) apod. Dodavatelé podnikových řešení se stávají trvalým partnerem podniku a snaží se podílet na řešení podnikových problémů. Pokud jde o funkčnost, stále větší tlak je kladen na automatizaci všech procesů, které automatizovat lze. Uživatel díky tomu nejenže tyto procesy zrychlí, ale uspoří mnoho času pracovníků, který pak může buď využít efektivněji, a nebo, což je v dnešní době pro mnoho podniků lákavé, může díky tomu redukovat svoje náklady snížením počtu zaměstnanců bez jakéhokoliv vlivu na vlastní procesy. Aby to bylo 27
Teoretická část možné, musejí ERP systémy disponovat nástroji, jako je vnitřní systém výstrah (zpráva, která se vygeneruje v okamžiku, kdy nastane předem definovaná situace), a musejí být schopny na jejich základě měnit svoje chování či vykonat nějakou akci. Funkce moderního ERP systému by měly být „ovladatelné“ nejen uživatelsky, ale i z vnějšku prostřednictvím jiných aplikací. [7] Stále větší důraz je kladen na vizualizaci všeho, co vizualizovat jde. Přehledné grafy a tabulky se ukazují na všech schůzích a jednáních, protože z nich člověk snáze a rychleji získá důležité informace. Dalším trendem je prosazování architektury SOA, která umožňuje integrovat, implementovat a upgradovat aplikace a softwarové komponenty bez negativního vlivu na funkci ostatních podnikových systémů. Což je velmi důležité právě pro výrobní firmy, které si v globalizovaném prostředí nemohou dovolit jakoukoliv neplánovanou odstávku jakéhokoliv softwarového systému. [9] Stručně by se dalo říci, že asi nejhlavnějším trendem je, aby podnikové informační systémy byly pružné, rychlé, fungovaly na všech platformách, reflektovaly specifické požadavky širokému okruhu zákazníků, byly rozšiřitelné, bezpečné z hlediska ochrany dat a celkově zabezpečovaly perfektní fungování veškerých procesů.
8.1 SaaS SaaS (software as a service) funguje na principu internetového připojení k serveru poskytovatele, kde je nainstalovaný určitý software. Všechny CRM/ERP systémy je možné poskytovat jako službu (SaaS). Dalo by se říci, že uživatelé této služby společně sdílí licenci daného softwaru a díky tomu mají nižší náklady. Nemusí totiž investovat do nákupu licence softwaru, instalace, ani provozu. Platí pouze za možnost připojení k serveru a tyto (nejčastěji měsíční) poplatky jsou pro firmy mnohdy lepší alternativou než je zavedení softwaru přímo do firmy, které může být zdrojem velké jednorázové finanční zátěže. Největším aplikačním providerem v ČR je společnost Českomoravské informační systémy s.r.o. Právě využití SaaS je pro mou práci stěžejní, jelikož díky této službě mám možnost zkoušet ERP systém POHODA E1 od společnosti Stormware s.r.o. 28
Teoretická část 8.1.1 Výhody využívání SaaS
Dostupnost – k dané aplikaci má uživatel přístup odkudkoli a stačí mu k tomu pouze internetové připojení a nějaké zařízení, čímž nemusí být jen počítač nebo notebook, ale v dnešní době již dokonce některé „chytré“ mobilní telefony.
Cena – jak již bylo zmíněno v úvodu, zákazník platí měsíční poplatek za pronájem, který představuje menší finanční zátěž než jednorázová platba za ERP systém.
Outsourcing – zákazník nemá žádné starosti s údržbou ani provozem systému, jelikož vše zajišťuje poskytovatel služby.
8.1.2 Nevýhody využívání SaaS
Bezpečnost dat – poskytovatel služby má přístup k veškerým podnikovým datům a hrozí, že je může zneužít. Samozřejmostí však je, že zákazník má smlouvu a na jejím základě by poskytovateli služby, v případě jakéhokoli zneužití dat, mohly hrozit právní postihy.
Přizpůsobení – pokud firma zvolí zavedení ERP přímo, může si nechat vytvořit systém „na míru“. Při SaaS však tato možnost sice existuje, avšak zákazník patrně bude platit navíc poplatky za customizaci a případné další poplatky za hotline podporu.
8.2 Open source (Open source software) Open source je definován jako „Popis principů a metodik k prosazení přístupu k tvorbě a návrhu produkce různého zboží, produktů, zdrojů či technologických postupů a rad. Pojem je nejčastěji spojován se zdrojovými kódy k počítačovým programům, které jsou takto dostupné široké veřejnosti s odlehčenými nebo žádnými právy k intelektuálnímu vlastnictví. To umožňuje uživatelům tvořit UGC (User– Generated Content), a to buď individuálně metodou přírůstků, nebo spoluprací“. [1, s. 169]
29
Teoretická část Zjednodušeně by se dalo říci, že je to volně šiřitelný software s dostupným otevřeným zdrojovým kódem, který lze volně používat a upravovat. Pokud software splňuje určité podmínky, může získat licenci Open Source. Open Source Initiative (OSI) je společnost založená roku 1998, která vydává licence a upravuje znění podmínek pro získání licence. Požadavky, které musí splňovat licenční podmínky k počítačovému programu:
Volná distribuce Zdrojový kód Odvozená díla Integrita zdrojového kódu autora Zákaz diskriminace osob či skupin Zákaz diskriminace podle oboru činnosti Aplikovatelnost licenčního ujednání Licenční podmínky nesmí být určeny pouze pro konkrétní softwarový produkt Licenční podmínky nesmí zasahovat do právních vztahů k jinému software Technologická neutralita licenčních podmínek [11]
8.2.1 Open source vs. free software Tyto dva pojmy bývají často zaměňovány, avšak nejedná se o jedno a totéž. Anglické slovo „free“ znamená svobodný, ale evokuje také, že software lze nabýt bezúplatně. To však nemusí být ve všech případech pravda. Existují dvě hnutí, a to Hnutí svobodný software a hnutí Open source a každé má mírně rozdílná kritéria pro jaké licence je přijatelný. Rozdíly mezi definicemi Open Source software a free software nejsou nikterak propastné, odlišná je do určité míry zejména ideologická základna zastánců jednotlivých hnutí. Jako příklad odlišnosti Open Source software od free software bývá uváděno, že pro to, aby mohl být počítačový program považován za svobodný (free), musí umožňovat nabyvateli změny zdrojového kódu počítačového programu bez nutnosti jejich následného zveřejnění, zatímco definice Open Source software tento požadavek neobsahuje. To znamená, že některé Open Source licenční podmínky mohou nabyvateli, který prováděl změny počítačového programu, tuto povinnost uložit. 30
Teoretická část Tento požadavek může mít určité dopady v oblasti důvěrnosti informací a otázky svobody rozhodování (například i ve vztahu k obchodnímu tajemství apod.). Další rozdíl mezi Open Source software a free software lze nalézt v tom, že Open Source licenční podmínky mohou požadovat, aby v případě další distribuce počítačového programu nabyvatelem byl poskytovatel o této redistribuci informován. [12] Každý rok pořádá server root.cz anketu Czech open source, na které se volí to nejlepší z řad open source. Kategorií je 6 a jsou následující: akce, osobnost, projekt, software, firma a blog. Vítězové jsou v každé kategorii dva, jelikož volí porota svého vítěze a veřejnost svého. Dále se také zvolí celkový vítěz, kterým se v loňském ročníku stal server Jabbim.
8.3 Web 2.0 Termín Web 2.0 je celkem často diskutované téma a vzhledem k tomu, že internet hraje v našich životech velkou roli, tak i role Webu 2.0 neustále sílí. Je to jakási další fáze vývoje webu, kdy se uživatelé podílí na jeho tvorbě. Poprvé byl termín použit Darcy DiNucci v roce 1999 v článku „Fragmented future“. Web 2.0 poskytuje spoustu nových možností jak mohou uživatelé sdílet informace. Asi nejtypičtějším příkladem
Webu
2.0
jsou
produkty
společnosti
Google,
například
Google
Docs či Google Notebook. Co je to Web 2.0 definoval Tim O’Reilly takto: „Web 2.0 je revoluce podnikání v počítačovém průmyslu způsobená přesunem k chápání webu jako platformy a pokus porozumět pravidlům vedoucím k úspěchu na této nové platformě. Klíčovým mezi těmito pravidly je toto: tvořte aplikace, které budou díky síťovému efektu s přibývajícím počtem uživatelů stále lepší. (Což jsem jinde nazval „zapřažením kolektivní inteligence“.)“ [1, s. 106]
8.3.1 Technologie stěžejní pro Web 2.0
Wiki – Wikipedia, Scholarpedia. MashUp – Aktualnizpravy.cz, Google News. Sociální sítě – Facebook, Twitter, Tuenti. Blogy – Blogger.cz, Blog.cz, Bloguje.cz. Sdílení videa – YouTube.com, Google video, N–Joy.cz. 31
Teoretická část
Důvody proč nestačil Web 1.0 a začal vznikat Web 2.0 se pokouší znázornit Obrázek 8.15
Obrázek 8.1 Důvody pro přechod z Webu 1.0 na Web 2.0
5
Zdroj: http://Web2.wsj2.com
32
II. Praktická část
33
Praktická část
9
Podklady pro srovnání Dříve než jsem se pustila do srovnávání, bylo nutné některé náležitosti
nastudovat, opatřit si software pro srovnání a stanovit metody, pomocí kterých je možné ERP systémy srovnávat.
9.1 Postup při výběru ERP systémů Pro svou srovnávací analýzu jsem se rozhodla vybrat 3 produkty z řad českých dodavatelů. Pro analýzu bylo tedy potřeba získat zkušební verze, které bych mohla zkoumat. Software ABRA G2 jsem vybrala, protože jsem se s ním již během svého studia setkala a získala CD s jeho tříměsíční zkušební verzí. Nemusela jsem tedy jeden ze systémů nikterak shánět. Potřebovala jsem tedy ještě další dva produkty. Kontaktovala jsem několik dodavatelů emailem, s žádostí o poskytnutí zkušební verze jejich produktů pro mou bakalářskou
práci.
Jedna společnost
mi
Od
některých
z nich
udělala nabídku,
se
ne
mi
však
však
nedostalo
na zkušební
odpovědi.
verzi,
nýbrž
na plnohodnotnou verzi, kterou bych jako studentka měla se slevou. Sleva byla sice opravdu markantní, já si však myslím, že požadovat od studentů peníze za to, že chtějí jejich produkt vyzkoušet, zhodnotit a dalo by se říci i udělat mu reklamu, není příliš dobrý marketingový tah. Nabídku jsem tudíž s díky odmítla a společnost mne odkázala na poskytovatele SaaS, který nabízí jejich a i jiné ERP systémy pomocí této služby. Poté jsem kontaktovala tohoto poskytovatele, který mi nabídl možnost zkoušet ERP systém POHODA E1 po dobu jednoho měsíce, pokud splním určité podmínky, které pro mne nebyly překážkou a jejich nabídku jsem přijala. Následně jsem dostala přístup ze svého počítače, přes vzdálenou plochu, k tomuto systému. Jako
poslední
ERP
systém
jsem
vybrala Vario
od
společnosti
Altus Software s.r.o., protože má na českém trhu celkem silnou pozici. Vzhledem k tomu, že na email mi nebylo odpovězeno a společnost sídlí nedaleko mého bydliště, navštívila jsem společnost osobně. Jednání bylo rychlé a já dostala k dispozici CD
34
Praktická část se zkušební verzí tohoto ERP systému, čímž jsem již měla všechny tři ERP systémy pro mou bakalářskou práci k dispozici.
10 Základní předpoklady Dříve než jsem se pustila do srovnávání, blíže jsem se seznámila se všemi třemi ERP systémy. Prozkoumala jsem nabízené funkce a také nápovědu ke každému systému, protože ne u všech funkcí bylo zcela jasné, k čemu slouží. Poté bylo potřeba zvolit metody srovnávání. Vzhledem k tomu, že podpora znalostního managementu v ERP systémech není přímo měřitelná, bylo nutné zvolit nástroje kvalitativního srovnávání. Vymezila jsem tedy určité kategorie funkcí, důležitých pro znalostní management, které jsem vysledovala během seznamování se s jednotlivými systémy. Ty jsem následně srovnávala pomocí dvou zvolených metod, jež bylo možné provést v omezeném čase, který jsem měla na zpracování mé bakalářské práce.
11 Srovnávací analýza Jak je psáno výše, vybrala jsem dvě metody srovnání. První je založena na tvorbě tabulky, ve které je hodnocena podpora vymezených funkcí pomocí škály u každého z ERP systémů. Druhá je jedna z metod vícekriteriálního rozhodování.
11.1 Prosté kvalitativní srovnání Toto srovnání jsem provedla tak, že jsem si nejdříve zvolila tyto kategorie funkcí: • • • • • •
Zaměstnanci Obchodní případy Obchodní partneři Výroba Podnik Datové objekty
35
Praktická část V každé kategorii jsem vymezila určitá kritéria, respektive konkrétnější funkce, které by, dle mého názoru, měly být obsaženy a měly by podporovat znalostní management v ERP systémech. Následně jsem u každého systému přidělila ke každé funkci číslo vyjadřující do jaké míry je tato funkce podporována. Součtem všech hodnocení u každého z ERP systémů je poté zjištěno, který systém podporuje znalostní management nejvíce, a to ten s nejvyšším hodnocením.
11.1.1 Hledané funkcionality Na základě vymezených kategorií jsem zvolila následující funkce a u každé z nich ještě stručně vypsala co si pod tím přibližně představuji. • Evidence a sledování aktivit zaměstnanců – přehled všech zaměstnanců s případnými informacemi např. o jejich kompetencích, o tom, který zaměstnanec se podílel či podílí na jakém obchodním případu, zda má oprávnění k řízení služebních vozidel atd. • Plánování školení a náboru zaměstnanců – evidence potřebných aktivit týkajících se zaměstnanců jako jsou školení, služební cesty, a to jak minulé, tak i budoucí a plánování náborů zaměstnanců. • Hodnocení zaměstnanců – vytváření hodnocení zaměstnanců pro budoucí potřeby, např. pro rozhodnutí o prémiích. • Souhrnný přehled včetně souvislostí – zobrazení detailního přehledu obchodních partnerů včetně dalších důležitých informací, které se jich týkají např. schůzky, dokumenty, minulé zakázky, plánované zakázky atd. • Plánování projektů – potřebné informace pro plánování projektů jako jsou zainteresované osoby, časový plán a další aktivity související s uskutečněním projektu. • Sledování nákladů – rozpočty, sledování na co jsou vynakládány finanční prostředky, případné porovnání s rozpočtovými plány.
36
Praktická část • Vyhodnocování úspěšnosti prodeje – rozpoznání klíčových procesů, monitoring spokojenosti zákazníků apod. • Evidence obchodních případů – seznam uskutečněných obchodních případů s informacemi o tom,
kdo se na nich podílel, jakým způsobem, kdy
se uskutečnily, jak dlouho trvala realizace apod. • Plánování zakázek a kampaní – evidence a správa budoucích plánovaných zakázek s veškerými potřebnými údaji např. předpokládané náklady, kontakty na spolupracující osoby, termín realizace apod. • Technologické postupy – tvorba a evidence technologických postupů, možnost přiřazení ke skladovým kartám, vazba na požadavky na výrobu apod. • Vytížení kapacit – sledování, zda jsou kapacity (výrobní linky) dostatečně vytížené, zda nepracují naprázdno, nedochází k prodlevám apod. • Řízení zásob – nástroje pro zjišťování optimální úrovně zásob, signální meze zásob, pojistné zásoby, eliminace výpadků a prodlev ve výrobě. • Plánování výroby – evidence zakázek, plánování úkolů souvisejících se zakázkami, stroji a zaměstnanci podílející se na výrobě pro danou zakázku, odhady podle minulých zakázek, výrobní rozvrhy. • Evidence produktů – veškeré výrobky (případně služby), které podnik nabízí s veškerými informacemi o daných produktech. • Správa financí podniku – souhrn finančního majetku, finančních investic, sledování jejich návratnosti, sledování bankovních účtů a pokladen. • Správa hmotného
a nehmotného
majetku
–
souhrn
majetku
spolu
s informacemi o jeho pořízení, vyřazení, pojištění, tvorba odpisových plánů apod. • Reporting – vytváření reportů (přehledových zpráv) o průběhu a stavu určitých aktivit (prodej, nákup,...).
37
Praktická část • Workflow – řízení pracovních procesů a postupů a správa dokumentů podle určitých scénářů např. elektronické schvalování a uvolňování dokumentů, smluv, objednávek atd. • Přístupová práva – zaručují, že k určitým informacím mohou přistupovat jen určité pověřené osoby, pro které budou dané informace relevantní. Osoby, pro které informace relevantní nejsou, jimi nemusí být zahlcovány. • Provázání objektů – záznamy, dokumenty, události a osoby, které spolu souvisí mají mezi sebou vazby (vztahy), které jsou v systému jasně viditelné. • Datové sklady a data mining – jednotný datový sklad (centrální databáze) pro všechny databáze podniku, optimalizovaný tak, aby umožňoval různé výstupy. • Sledování změn v záznamech – možnost sledovat jaké změny byly v systému provedeny, kdo je provedl, kdy apod. • Pokročilé vyhledávání v záznamech – možnost vyhledávat informace na základě zadaných kritérií a omezení, což podporuje lepší orientaci ve výsledcích a pomáhá omezit nadbytek informací.
11.1.2 Srovnání V tabulce jsou na řádcích vypsané funkce pro podporu znalostního managementu, definované v předchozí části, rozdělené ještě dále z hlediska toho, čeho se konkrétněji týkají. Ve sloupcích jsou jednotlivé ERP systémy. Co se týká hodnocení, čísla znamenají míru podpory znalostního managementu. Čím více je funkce propracovaná a čím více nástrojů pro podporu znalostního managementu v daném systému nabízí, tím je číslo vyšší. Stupnice je následující: 0 – Funkce se v systému nenachází vůbec 1 – Nízká podpora znalostního managementu 2 – Střední podpora znalostního managementu 3 – Vysoká podpora znalostního managementu
38
Praktická část
11.1.3 Tabulka srovnání
ERP systémy Kategorie
Zaměstnanci
Obchodní partneři
Obchodní případy
Výroba
Podnik
Funkcionality
ABRA G2
POHODA E1
ALTUS VARIO
Evidence a sledování aktivit zaměstnanců
3
2
2
Plánování kariéry, školení a náboru zaměstnanců
3
1
1
Hodnocení zaměstnanců
0
0
0
Souhrnný přehled včetně souvislostí
3
2
2
Plánování projektů
3
1
2
Sledování nákladů
3
2
2
Vyhodnocování úspěšnosti prodeje
3
0
2
Evidence obchodních případů
3
2
3
Plánování zakázek a kampaní
3
1
3
Technologické postupy
3
0
3
Vytížení kapacit
2
0
2
Řízení zásob
2
3
3
Plánování výroby
3
1
3
Evidence produktů
2
3
3
Správa financí podniku
3
3
2
Správa hmotného a nehmotného majetku
3
2
3
39
Praktická část
ERP systémy Kategorie
Datové objekty
Funkcionality
ABRA G2
POHODA E1
ALTUS VARIO
Reporting
3
0
0
Workflow
3
0
0
Přístupová práva
3
3
3
Provázání objektů
3
2
3
Datové sklady a data mining
0
0
0
Správa dokumentů
3
2
2
Sledování změn v záznamech
3
0
0
Pokročilé vyhledávání v záznamech
3
3
3
63
33
57
Součet
Tabulka 11.1 Srovnání ERP systémů
11.1.4 Zhodnocení výsledků Jednoduchým součtem hodnocení daných funkcionalit bylo zjištěno, že nejvíce podporuje znalostní management ERP systém ABRA G2 od společnosti Abra Software a.s. V následující části budou blíže rozebrány jednotlivé kategorie funkcionalit, tak, jak byly rozděleny v Tabulce 11.1, a to z hlediska toho, čeho se týkají. U každé kategorie funkcionalit budou rozebrány funkce toho systému, který se v ní ukázal jako nejlepší pro podporu znalostního managementu.
40
Praktická část
Zaměstnanci Zde se ukázal jako nejlepší systém ABRA G2. Agendy týkající se zaměstnanců umožňují přidávat do seznamů nové zaměstnance, evidovat jejich nároky na mzdy, odvody sociálního a zdravotního pojištění a zaznamenávat svěřené pomůcky pro výkon práce. Také je zde možné sledovat informace týkající se jejich pracovních poměrů, například kolik dní byl zaměstnanec průměrně nemocný za dané období, průměrné příjmy jednotlivých zaměstnanců, dále jsou zde zaznamenávány důvody skončení pracovních poměrů a lze vytvářet mzdové reporty. Významná je zde možnost zaznamenávat události týkající se zaměstnanců jako jsou školení, nutnost přihlášení k SP či ZP, různé zdravotní prohlídky a další možné akce, kterých se mohou nebo mají zaměstnanci zúčastnit. Systém dále umí generovat pracovní (směnné) kalendáře na určité období, čímž umožňuje plánování pracovní doby jednotlivých zaměstnanců.
Obchodní partneři V této kategorii byl opět nejlepší systém ABRA G2. Agendy zaměřené na tuto oblast umožňují podrobné zobrazení všech obchodních partnerů včetně dalších důležitých informací jako jsou například zakázky, na kterých se podíleli či budou podílet, společně uzavřené smlouvy, plánované schůze, ale za zmínku stojí také funkce týkající se různých projektů. Projektem může být například nějaká reklamní kampaň, při které je nezbytné mít všechny potřebné informace snadno dostupné a dobře se v nich orientovat. Systém poskytuje evidenci aktivit potřebných pro uskutečnění projektu, sledování odchylek od plánu, nebo také informací o tom, kdo se na projektu podílí a jakým způsobem.
Obchodní případy I v této kategorii byl nejlepším systémem ABRA G2. Kromě přehledné evidence obchodních případů, a to jak již uskutečněných, tak probíhajících i plánovaných, umožňuje tvorbu nabídek a různých ceníků. Dále je zde možné evidovat důvody neúspěchu nabídek potřebné pro předcházení případných odmítnutí v budoucnu. V systému je možné vytvářet dealerské třídy a do nich přiřazovat firmy z adresáře. Těm potom může být přiřazena například určitá sleva podle slevového systému, který je také možné v systému vytvořit. Systém poskytuje podklady pro vyhodnocování 41
Praktická část úspěšnosti prodeje, jako například přehledy obratů odběratelů (souhrn jejich nákupů), dále přehledy prodaného zboží se souhrnnými informacemi o datu prodeje, o kupujících, skladu, ze kterého bylo zboží vydáno, a souvisejících dokladech.
Výroba V této kategorii se nejlepším systémem stal Altus Vario. Zde je velmi dobrá evidence veškerých produktů s dalšími důležitými informacemi. Umožňuje tvorbu kusovníků a především technologických postupů pro výrobu, které definují co se má v průběhu výroby daného výrobku vykonat a kdo, nebo co, tuto činnost vykonává a má za její průběh zodpovědnost. Nabízí také možnost nastavení kusových, dávkových a režijních sazeb na výrobu, které jsou důležité pro kalkulace. Pro plánování výroby slouží především agenda Požadavky na výrobu. Zde se tyto požadavky evidují a následně se z nich vytváří výrobní příkazy. Tato agenda také pomáhá pro řízení zásob, díky kterému nedochází k prodlevám a udržuje se optimální stav zásob. Systém podporuje také zpětnou evidenci činností a účasti zaměstnanců na již uskutečněné výrobní operaci, díky které je možné porovnávat u stejných nebo podobných zakázek, zda něco proběhlo výrazně rozdílně než dříve, například delší doba na splnění, více zainteresovaných účastníků apod.
Podnik V této kategorii byl nejlepší systém ABRA G2. Poskytuje přehlednou evidenci hmotného majetku podniku spolu se souvisejícími doklady například o pořízení, servisních opravách, o době odepisování, a s tím související odpisové plány, které je zde možné vytvářet. Dále umožňuje spravovat investiční majetek, leasing, a provádět inventury majetku. Systém také umí pracovat s čárovými kódy, což výrazně urychluje evidenci majetku a již zmíněnou inventuru. Co se týká finančního majetku, systém dovoluje zobrazovat vše co se týká bankovních účtů, výpisů z bankovních účtů, platebních příkazů a také jejich spárování s účetním deníkem. Umí pracovat s cizí měnou a vypočítávat kurzové rozdíly.
Datové objekty Zde se opět nejlepším systémem stal ABRA G2. Systém má velmi dobře propracované nástroje pro tvorbu reportů, které poskytují pohled na přehledně 42
Praktická část strukturované informace týkající se například prodeje, nákupu, mezd apod. Také obsahuje modul Workflow, který slouží pro řízení a správu pracovních procesů a dokumentů a významně zjednodušuje a urychluje mnoho procesů ve firmě. Workflow definuje například co se má s dokumentem po jeho schválení provést, komu se má doručit apod. Velmi dobře je zde řešené provázání mnoha objektů, díky kterému může být například provázán určitý dokument s určitou firmou a informace o tomto dokumentu se zobrazí v adresáři firem. Velkým plusem je také to, že systém podporuje elektronickou výměnu dat (EDI). Výhodou elektronické výměny dat je to, že umožňuje eliminování zbytečného ručního přepisování například dokladů, a postačí jen export dokladu na straně jedné a import na straně druhé (např. u odběratele). Systém obsahuje modul Wiki, který dává možnost evidence různých informací encyklopedického charakteru a každý uživatel může volně přispívat (upravovat, přidávat informace). V systému se dobře vyhledává na základě různých parametrů a omezujících pravidel a poskytuje přehledný soupis veškerých provedených změn postavený na základě systému logů, společně s informacemi o tom kdo a kdy změny provedl nebo jaký údaj byl v systému před změnou a jaký po změně.
11.2 Metoda vícekriteriálního rozhodování Vícekriteriální rozhodování je vědní obor založený na matematickém modelování. Matematika umožňuje přísný přístup k řešení problematiky optimálního rozhodování ve složitějších situacích. Vícekriteriální rozhodování poskytuje algoritmus (metodiku), která se použije v příslušném rozhodovacím procesu. Výsledkem je výběr jedné alternativy ze seznamu potenciálně realizovatelných alternativ. Je potřeba mít k dispozici množinu kritérií a množinu alternativ. Metod vícekriteriálního rozhodování je několik, já však musím zvolit takovou, která není založena na kvantitativním srovnání, nýbrž kvalitativním. Při tomto srovnání budu vycházet z mnou stanovených hodnocení jednotlivých funkcí v předchozím srovnání.
43
Praktická část 11.2.1 Srovnání Pro vícekriteriální rozhodování mezi třemi srovnávanými ERP systémy (srovnávané alternativy) byla stanovena následující kritéria (f) vycházející z Tabulky 11.1:
f1 : zaměstnanci f2 : obchodní případy f3 : obchodní partneři f4 : výroba f5 : podnik f6 : datové objekty
Byla vytvořena Tabulka 11.2, vycházející z hodnot Tabulky 11.1, ve které jsou vypočítány součty a průměry jednotlivých kategorií pro všechny ERP systémy. Z údajů této tabulky byla vytvořena výchozí kriteriální matice (Tabulka 11.3). Hodnoty se pohybují v rozmezí 0 až 3, kde 0 je nejhorší a 3 nejlepší.
Zaměstnanci Obchodní partneři Obchodní případy Výroba Podnik Datové objekty
ABRA G2 POHODA E1 ALTUS VARIO
ABRA G2 POHODA E1 součet průměr součet průměr 6 2 3 1 9 3 5 1,67 9 3 3 1 12 2,4 7 1,4 6 3 5 2,5 21 2,63 10 1,25 Tabulka 11.2 Součty a průměry kategorií
f1 f2 f3 f4 2 3 3 2 1 1,67 1 1,4 1 2 2,67 2,8 Tabulka 11.3 Výchozí kriteriální matice
ALTUS VARIO součet průměr 3 1 6 2 8 2,67 14 2,8 5 2,5 11 1,38
f5 3 2,5 2,5
f6 3 1,25 1,38
Z metod vícekriteriálního rozhodování jsem zvolila bodovací metodu. V té jsem přiřadila ke každému kritériu váhu (znázorněnou počtem bodů) od jedné do deseti (10 = nejlepší), kterou dle mého názoru mají jednotlivá kritéria ve vztahu ke znalostnímu managementu.
44
Praktická část Kromě stanovení vah je potřebné stanovit bazální alternativu (Dj), která má všechny hodnoty kritérií na nejnižším stupni (v mém případě 0). Tato hodnota bývá často hypotetická a v mém hodnocení jsem ji žádnému systému nepřiřadila, neboť vždy byla alespoň malá podpora znalostního managementu. Opakem bazální alternativy je ideální alternativa (Hj), která dosahuje ve všech kritériích současně nejlepší možné hodnoty. Stejně jako ideální alternativa bývá často hypotetická.
V Tabulce 11.4 se vypočítá váha každého kritéria podle následujícího vzorce:
vi =
pi
vi ..... výsledná váha
k
∑p i =1
pi ..... bodová hodnota kritéria i
i
bodovací metoda Dj (bazální) Hj (ideální)
k ...... počet kritérií
f1 4 0,1081 0 3
f2 7 0,1892
f3 7 0,1892
f4 5 0,1351
0 0 0 3 3 3 Tabulka 11.4 Výchozí matice hodnot
f5 4 0,1081
f6 10 0,2703
0 3
0 3
Následně jsem vytvořila normalizovanou matici (Tabulka 11.5), jejíž prvky se vypočítají podle vzorce:
yij′ ... hodnota užitku alternativy i podle kritéria j
yij′ =
yij − D j H j − Dj
yij ... hodnota původní kriteriální matice D j ... bazální hodnota kritéria j (hodnota kritéria j bazální alternativy) H j ... hodnota kritéria j ideální alternativy
Výsledná hodnota se nachází v intervalu 0 až 1, kde čím více se blíží k 0, tím je alternativa horší a čím více k 1, tím je lepší. 45
Praktická část
f1 f2 f3 f4 0,67 1,00 1,00 0,67 0,33 0,56 0,33 0,47 0,33 0,67 0,89 0,93 Tabulka 11.5 Normalizovaná matice
ABRA G2 POHODA E1 ALTUS VARIO
f5 1,00 0,83 0,83
f6 1,00 0,42 0,46
Posledním krokem je vytvoření normalizované matice s vahou, pomocí které se určí celkový užitek alternativ dle vzorce: u (ai )... celkový užitek alternativy ai k
u ( ai ) = ∑ v j ⋅ yij′ j =1
k ... počet kritérií v j ... váha kritéria j y′ij ... normalizovaná hodnota kriteriální matice pro alternativu i a kritérium j
Poslední sloupec matice (Tabulka 11.6) je celkovým součtem užitku všech alternativ. Opět to, co se blíží k 0, je nejhorší a co k 1 je nejlepší.
ABRA G2 POHODA E1 ALTUS VARIO
f1 f2 f3 f4 f5 0,072 0,189 0,189 0,090 0,108 0,036 0,105 0,063 0,063 0,090 0,036 0,126 0,168 0,126 0,090 Tabulka 11.6 Normalizovaná matice s váhou
f6 0,270 0,113 0,124
Σ u(ai) 0,919 0,470 0,670
Grafické znázornění dosažených výsledků je možné vidět na Obrázku 11.1. Ve středu se nachází bazální alternativa Dj a v krajích ideální alternativa Hj. Jak je patrné, nejdále od středu, tudíž k ideální alternativě se téměř ve všech případech blíží ABRA G2, tedy podporuje znalostní management nejvíce, což vyplývá i z Tabulky 11.6. Po ní následuje Altus Vario a nakonec POHODA E1. V kategorii výroba však systém Altus Vario dosáhl lepšího výsledku než ABRA G2. Můžeme vidět, že v některých oblastech je podpora znalostního managementu systému Altus Vario srovnatelná s podporou v systému POHODA E1. Konkrétně je to u kategorií zaměstnanci, datové objekty a podnik.
46
Praktická část
Obrázek 11.1 Grafické znázornění výsledků
12 Shrnutí výsledků V obou metodách srovnávací analýzy se ukázalo, že nejvíce nástrojů na podporu znalostního managementu v ERP systémech poskytuje ABRA G2 od společnosti Abra Software a.s. Detailní zhodnocení funkcí systému bylo již provedeno v kapitole 11.1.4, proto není nutné znovu popisovat v čem je podpora znalostního managementu nejlepší. Co se týká tohoto dosaženého výsledku, nutno však ještě ozřejmit, že jelikož je má analýza postavena na kvalitativním srovnávání a nikoliv kvantitativním, je tento výsledek do určité míry individuální. ABRA G2 poskytuje skutečně mnoho nástrojů na podporu znalostního managementu a dle mého názoru je to opravdu velmi dobře propracovaný podnikový informační systém. Musím však také podotknout, že systém Altus Vario nebyl za systémem ABRA G2 příliš daleko a musím uznat, že i tento podnikový informační systém může firmám mnoho nabídnout. 47
Závěr Hlavním cílem mé bakalářské práce bylo provést srovnávací analýzu ERP systémů s důrazem na jejich podporu znalostního managementu. Poměrně náročným úkolem bylo zvolit jakým způsobem systémy srovnávat. Zvolila jsem dvě metody. V obou byly srovnávány předem vybrané kategorie funkcí, které byly následně hodnoceny. Nejlepším systémem se ukázal být ERP systém ABRA G2 od společnosti ABRA Software a.s., který byl v roce 2008, jak je znázorněno na Obrázku 6.1, druhým nejvíce implementovaným systémem v českých podnicích. Jeho uživatelské prostředí má přehledné grafické prvky, ovládání je částečně intuitivní a funkce velmi pokročilé. Co se týče práce se všemi srovnávanými systémy, velmi časově náročné se ukázalo být bližší seznámení s nimi. Vyznat se v jednom ERP systému není úplně jednoduché, natož ve třech. Naštěstí jsou všechny postavené na podobném principu jako operační systém Windows, takže práce s nimi byla alespoň do určité míry intuitivní. Pochválit však musím také velmi dobře propracovanou nápovědu, a to ve všech třech systémech. Ta mi byla nápomocná v určitých chvílích, kdy například z názvu agendy, ani jejího obsahu, nebylo zcela jasné k čemu slouží. Toto bych zařadila také k podpoře znalostního managementu, jelikož když nevím, jak se s něčím pracuje, mohu zapnout nápovědu, ve které se dozvím potřebné informace. Teoretická část mé bakalářské práce je zaměřená především na znalostní management. Je v ní popsáno k čemu slouží, proč je tolik důležité ho v současné době zavádět, jakým způsobem se to dá provést a jaké funkce a přínosy nabízí. Další větší celek v teoretické části jsou ERP systémy. Zde je vysvětleno co se pod tímto pojmem skrývá, jaké poskytuje funkce a nástroje, jaké jsou trendy na trhu s ERP a také obsahuje přehled některých produktů na trhu s těmito systémy.
48
Seznam obrázků
OBRÁZEK 5.1 KLASTRY A KLASTROVÉ INICIATIVY V ČESKÉ REPUBLICE .....................................................16 OBRÁZEK 6.1 ERP SYSTÉMY V ČESKÝCH FIRMÁCH ......................................................................................19 OBRÁZEK 7.1 ZPRACOVÁNÍ OBCHODNÍHO PŘÍPADU V PODNIKOVÉM INFORMAČNÍM SYSTÉMU ERP ...........22 OBRÁZEK 7.2 SCHÉMA DODAVATELSKÉHO ŘETĚZCE NA BÁZI INTERNETU...................................................24 OBRÁZEK 8.1 DŮVODY PRO PŘECHOD Z WEBU 1.0 NA WEB 2.0 ..................................................................32 OBRÁZEK 11.1 GRAFICKÉ ZNÁZORNĚNÍ VÝSLEDKŮ .....................................................................................47
Seznam tabulek TABULKA 11.1 SROVNÁNÍ ERP SYSTÉMŮ ....................................................................................................40 TABULKA 11.2 SOUČTY A PRŮMĚRY KATEGORIÍ ..........................................................................................44 TABULKA 11.3 VÝCHOZÍ KRITERIÁLNÍ MATICE ............................................................................................44 TABULKA 11.4 VÝCHOZÍ MATICE HODNOT ...................................................................................................45 TABULKA 11.5 NORMALIZOVANÁ MATICE ...................................................................................................46 TABULKA 11.6 NORMALIZOVANÁ MATICE S VÁHOU ...................................................................................46
49
Použitá literatura 1.
BASL, Josef; BLAŽÍČEK, Roman. Podnikové informační systémy : Podnik v informační společnosti. 2. roz. vyd. Praha : Grada Publishing a.s., 2008. 288 s. ISBN 978–80–247–2279–5.
2.
BUREŠ, Vladimír. Znalostní management a proces jeho zavádění : Průvodce pro praxi. Praha : Grada Publishing a.s., 2007. 216 s. ISBN 978–80–247–1978–8.
3.
Czechinvest [online]. 2010 [cit. 2010–06–15]. O Czechinvestu. Dostupné z WWW:
.
4.
Průvodce klastrem [online]. Praha : Czechinvest, 20.1.2007 [cit. 2010–06–16]. Dostupné z WWW: .
5.
DŘÍZHAL, Peter. ERP – Podnikové informační systémy : ERP Forum [online]. 2009 [cit. 2010–06–20]. Co je ERP systém – srdce i mozek firmy. Dostupné z WWW: .
6.
DŘÍZHAL, Peter. ERP – Podnikové informační systémy : ERP Forum [online]. 2009 [cit. 2010–06–19]. ERP systém – z čeho se skládá. Dostupné z WWW: .
7.
JIRMANN , Martin. Komentář: Aktuální trendy v oblasti ERP. Computerworld [online]. 27.08.2009 , 2009, 16, [cit. 2010–06–12]. Dostupný z WWW: . ISSN 1212–6810.
8.
KOLÁŘ, Michal. SystemOnLine : Ekonomické a informační systémy v praxi [online]. 2009 [cit. 2010–06–08]. Přínosy pokročilého plánování výroby. Dostupné z WWW: . ISSN 1802–615X.
9.
MATĚJOVSKÝ, Tomáš. Jan Krestýn, IT Poradenství, Soudní znalec v oboru IT, Brno [online]. 2010 [cit. 2010–06–08]. Aktuální trendy ERP musejí sledovat především výrobní společnosti. Dostupné z WWW: .
10.
Microsoft [online]. 2010 [cit. 2010–06–10]. Profil společnosti Microsoft Česká republika. Dostupné z WWW: .
11.
Root.cz : Informace nejen ze světa Linuxu [online]. 2010 [cit. 2010–06–21]. Open Souce software. Dostupné z WWW: . ISSN 1212–8309.
12.
Root.cz : Informace nejen ze světa Linuxu [online]. 2010 [cit. 2010–06–21]. Open Souce software. Dostupné z WWW: < http://www.root.cz/specialy/licence/opensource-software/#open-source-vs-free-software>. ISSN 1212–8309. 50
Další zdroje 13.
BUCHTA, Miroslav. Kam směřuje trh s ERP? : ERP pod drobnohledem. EXTRA PC [online]. 2008, 2008, 10, [cit. 2010–06–22]. Dostupný z WWW: . ISSN 1802–1220.
14.
DLOUHÝ, Vladimír. Osobnost informačního profesionála v prostředí znalostního managementu. Inflow: information journal [online]. 2009, roč. 2, č. 2 [cit. 2009-11-17]. Dostupný z WWW: . ISSN 18029736.
15.
HUTLOVÁ , Hana. Znalostní management . DůmFinancí.cz [online]. 2008 [cit. 2010-06-19]. Dostupný z WWW: . ISSN 1802-5153.
16.
KATOLICKÝ, Arnošt. Knowledge management [online]. [cit. 2010–06–19]. Dostupný z WWW: .
17.
KŘÍŽOVÁ, Kristýna. Knowledge management. Česká cesta : o manažerských dovednostech [online]. 2009 [cit. 2010–06–19]. Dostupný z WWW: .
18.
MIKULECKÝ, Peter, HYNEK, Josef. Znalostní management: Tvorba, organizace a využití znalostí. Hradec Králové : Gaudeamus, 2001. 108 s. ISBN 80-7041-220-8
19.
POLÁŠEK, Radoslav. Knowledge Management jako nový způsob využití znalostí v obchodních procesech. CIO Business World.cz [online]. 2007 [cit. 2010-05-19]. Dostupný z WWW: .
20.
VYMĚTAL, Jan, DIAČIKOVÁ, Anna, VÁCHOVÁ, Miriam. Informační a znalostní management v praxi. 1. vyd. Praha : LexisNexis CZ, 2005. 399 s. ISBN 80-86920-01-1.
21.
ZAVORAL, Petr. Manažerské nástroje pro rozhodování. Hospodářské noviny. 06.04.2010, 2010, 94, s. 12. ISSN 1213–7693.
51
