Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Bakalářská práce
2009
Pavel Hodinka
Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Pavel Hodinka Tvorba manažerské sestavy, výstup pro hodnocení managementu, finanční stability a výkonnosti společnosti Bakalářská práce
2009
Prohlášení
Prohlašuji, že bakalářskou práci na téma „Tvorba manažerské sestavy, výstup pro hodnocení managementu, finanční stability a výkonnosti společnosti“ jsem zpracoval samostatně s použitím zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.
V Praze dne 11. května 2009
……………….. Pavel Hodinka
OBSAH
Úvod...........................................................................................................................................7 Teoretická část 1 2 3 4
5 6 7 8
Co znamená reporting v podnikové praxi a proč je implementován................................. 8 Reporting jako jedna z hlavních částí controllingu ........................................................... 9 Vztah reportingu a controllingu k účetním systémům a informacím.............................. 10 Pojetí manažerského účetnictví, controllingu pro tvorbu reportingu .............................. 11 4.1 Způsob přiřazování nákladů a jejich struktura v manažerském účetnictví ............. 11 4.2 Podnikové výkony a jejich členění v manažerském účetnictví................................ 14 Manažerská sestava - výstup pro strategické a operativní řízení managementu............. 15 Controlling – výstup pro analýzu: plán versus skutečnost .............................................. 15 Výstup finanční analýzy - ekonomické ukazatele........................................................... 18 Řízení pohledávek (cash management)........................................................................... 23
Praktická část 9
Projekt reportingového systému a jeho determinanty ..................................................... 24 9.1 Profil společnosti...................................................................................................... 24 9.2 Představení projektu ................................................................................................. 25 10 Datové sklady reportovacího systému............................................................................. 27 10.1 Datový sklad pro tržby a pohledávky................................................................... 27 10.2 Datový sklad pro náklady..................................................................................... 30 11 Reportingový systém – výstupy z datového skladu ........................................................ 36 11.1 Manažerská sestava – výstup pro TOP Management........................................... 36 11.2 Controlling – výstup pro finanční oddělení.......................................................... 40 11.3 Finanční analýza – výstup pro finanční oddělení................................................. 43 Řízení pohledávek – výstup pro finanční oddělení .............................................. 47 11.4 12 Technologické a softwarové zázemí ............................................................................... 50 Závěr........................................................................................................................................51 Seznam použitých zdrojů.......................................................................................................52
4
SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ, GRAFŮ
Tab. č. 1: Členění podnikových výkonů do skupin podle společných znaků ..................14 Tab. č. 2: Horizontální analýza personálních nákladů .....................................................17 Tab. č. 3: Časová struktura pohledávek ...........................................................................23 Tab. č. 4: Číselník podnikových výkonů..........................................................................27 Tab. č. 5: Struktura číselníku podnikových nákladů ........................................................31 Tab. č. 6: Ukázka seznamu výdajových typů...................................................................33 Tab. č. 7: Kompletní přehled nákladů ..............................................................................37 Tab. č. 8: Kompletní přehled výnosů ...............................................................................38 Tab. č. 9: Sumarizace nákladů .........................................................................................39 Tab. č. 10: Sumarizace výkonů ..........................................................................................39 Tab. č. 11: Meziměsíční srovnání nákladů a výnosů .........................................................41 Tab. č. 12: Porovnání skutečných hodnot nákladů a výnosů s plánovanými.....................42 Tab. č. 13: Ekonomické ukazatele .....................................................................................44 Tab. č. 14: Přehled pohledávek dle struktury časové analýzy............................................48
Obrázek č.1: Dvoukruhová soustava účetních informací...................................................11 Obrázek č.2: Základní fáze řídícího cyklu .........................................................................17 Obrázek č.3: Časový diagram průběhu projektu ................................................................26 Obrázek č.4: Schéma závislosti mezi jednotlivými agendami ...........................................28 Obrázek č.5: Schéma procesu tvorby číselníku .................................................................29 Obrázek č.6: Proces evidence faktury přijaté.....................................................................34 Obrázek č.7: Detail procesu přijatých faktur .....................................................................36 Obrázek č.8: Schéma koncepce počítačové sítě.................................................................50
Graf č. 1: Přehled vlastnické struktury společnosti..........................................................24 Graf č. 2: Graf tržeb společnosti ......................................................................................39 Graf č. 3: Graf tržeb sumarizovaný za skupiny................................................................40 Graf č. 4: Vývoj struktury aktiv .......................................................................................44 Graf č. 5: Vývoj struktury oběžných aktiv .......................................................................44 Graf č. 6: Vývoj struktury pasiv.......................................................................................45 Graf č. 7: Složení Altmanova indexu ...............................................................................45 Graf č. 8: Složení pracovního kapitálu.............................................................................46 Graf č. 9: Porovnání nákladů a tržeb................................................................................46 Graf č. 10: Přehled celkových pohledávek.........................................................................48 Graf č. 11: Přehled pohledávek za největšího odběratele ..................................................48 Graf č. 12: Přehled pohledávek za druhého největšího odběratele ....................................49 Graf č. 13: Přehled pohledávek za ostatní zákazníky.........................................................49
5
ABSTRAKT Bakalářská práce se zabývá tvorbou finančního reportingového systému pro telekomunikační společnost spadající objemem své činnosti do kategorie malých a středních podniků. Teoretická část popisuje reporting, jeho vztahy k manažerskému účetnictví, controllingu, cash managementu a možné výstupy pro finanční manažery. Praktická část se věnuje konstrukci datové základny reportovacího systému, vnitropodnikovým informačním procesům a konkrétním podobám výstupů (manažerská sestava, vertiktikální a horizontální rozbor, ekonomické ukazatele) pro finanční řízení. Výsledkem této práce je možnost poskytnout managementu ucelené podklady pro hodnocení současného hospodaření, rozhodování o budoucích strategiích, kalkulaci a možnostech rozvoje společnosti.
ABSTRACT The bachelor thesis deals with the creation of a financial reporting system for a telecommunication company which by its turnover represents a category of small and medium enterprises. The theoretical part characterises reporting, its relations to management accounting, controlling, cash management and possible output for financial managers. The practical section focuses on the construction of the reporting system database, internal information processes and concrete output figures for financial management (management set, vertical and horizontal analysis, economic indexes). The outcome of this thesis is a possibility to provide management with comprehensive data for current performance valuation, decicion making concerning future strategies, calculations and potential company development.
6
ÚVOD Předmětem bakalářské práce je tvorba ekonomického subsystému, který by měl sloužit jako podpora finančním manažerům při jejich práci. Celá koncepce je založena na tzv. manažerské sestavě, která je výstupem reportingového systému. Reportingový systém je považován za základní stavební kámen controllingového systému a podnikového plánování.
Toto téma jsem si vybral na základě svých poznatků a zkušeností, které jsem získal díky spolupráci na vytváření doplňkových softwarových produktů pro malé a střední podniky, jejichž CRM systém neumožňoval manažerům přehledně pracovat s informacemi, které poskytoval jejich firemní databázovým systém.
V obecné rovině se dá konstatovat, že podpora finančního managementu z hlediska kvality informační základny (validita, přesnost informací) značně zaostává za požadavky poptávajících a absolutně nevyhovuje dnešní turbulentní době, kdy je kladen důraz na pružné rozhodování vedoucích pracovníků, které znamená rychlé vyhodnocení situace a přijmutí adekvátního opatření. Podniky fungují na starých CRM systémech z počátku století, které již nevyhovují z hlediska zpracování obrovského objemu dat a nejsou kompatibilní s jinými softwarovými komponentami. Změna ve formě inovace, celkové výměny CRM systému nebo přechod na komplexní ERP systém, znamená nejen vysoké finanční zatížení, ale zejména možnost ztráty a úniku citlivých informací následkem migrace či zpřístupnění jiným subjektům.
Teoretická část se zabývá vysvětlením reportingového systému jako celku a jeho atributy. Je zde nastíněn systém získávání informací z účetních soustav, způsob jejich třídění a sumarizace. Následně jsou zde popsány základní výstupy v podobě manažerské sestavy, sestav určených pro controlling či možné podpory pro řízení pohledávek společnosti.
Obsah praktické části je rozdělen do několika celků, z nichž první představuje společnost a celý projekt, dále následuje popis aplikace datových skladů, které zajišťují sběr a třídění účetních údajů. Předposlední část se věnuje konkrétním podobám výstupu pro různé úrovně finančního řízení. Závěrem je věnována pozornost technologickému a softwarovému zázemí celého systému.
7
TEORETICKÁ ČÁST 1. Co znamená reporting v podnikové praxi a proč je implementován Reporting vznikl z potřeby kvantifikovat a vyhodnocovat takové firemní veličiny, jakými jsou produktivita, zisk, výše obratu, růst podílu na trhu, spokojenost zákazníků, úspěšnost prodeje či podpůrné reklamní akce. Jeho hlavní funkcí je vizualizace informací neboli proměny dat ve znalosti. „Corporate reporting pokrývá všechny oblasti interpretace informací potřebných pro podporu rozhodování v rámci firemní komunikace a komunikační infrastruktury. Může se jednat například o: vizualizaci měření dosahovaní operativních a strategických cílů firmy, prezentaci klíčových ukazatelů a trendů, přehled úspěšnosti produktů a služeb, korporátní a vnitropodnikové účetnictví“.1 Potřeba reporitngu vyplývá z konkrétních požadavků podniku. Společnost je většinou donucena k implementaci reportovacího systému díky dvěma základním problémům. První spočívá v nedostatečných možnostech stávajícího informačního systému, který neumožňuje historický pohled na informace v podobě určování trendů či srovnání dat v určitých periodách. Druhým problémem může být současná neefektivita, časová náročnost či pracnost dosavadních reportů a analýz. Požadavky na reportovací systém se neustále vyvíjejí v souvislosti s inovacemi v obchodě, průmyslu či v informačních technologiích. Současné potřeby reportingu je možné charakterizovat jako: „centralizovaná reportingová řešení (korporátní intra/internetové portály), efektivní reportingová řešení (rychlý vývoj při nízkých nákladech a vysoké přidané hodnotě), integrace sofistikovaných řešení do reportingu (reporting nad daty v OLAP databázích, interakce s dataminingovými aplikacemi), integrace reportingu s běžnými kancelářskými aplikacemi (reporitng v rámci firemních portálů, tabulkových procesorů a textových editorů), přístup na reporty pomocí jednoduchého uživatelského rozhraní internetového prohlížeče z libovolného místa na světě, možnost exportu reportu do standardních aplikací pro další zpracování a sdílení“2.
1
Hroch, Michal.: Proč potřebujete corporate reporting? Chief Information Office Magazíne, 2008, č. 21, str. 21, ISSN 1801-5166 2 Hroch, Michal.: Proč potřebujete corporate reporting? Chief Information Office Magazíne, 2008, č. 21, str. 23, ISSN 1801-5166
8
2.
Reporting jako jedna z hlavních částí controllingu Controlling představuje nástroj, jehož smyslem je „zvýšit účinnost systému řízení
pomocí neustálého a systematického srovnávání skutečnosti a žádoucího (předem stanoveného, plánovaného) stavu podnikatelském procesu, vyhodnocováním zjištěných odchylek, nalezením jejich příčin, návrhu opatření k jejich nápravě, popřípadě k aktualizaci stanovených cílů. Analýza odchylek podle příčin vzniku a odpovědnosti je těžištěm systému, je důležitá i z hlediska účinného motivačního působení celého systému řízení“3. Výstupem controllingu by měla být komplexní deskripce podstatných jevů, které by mohly ovlivňovat rozhodování managementu. Proto by systém měření a vyhodnocování podnikových dat měl mít jasně určená pravidla a kritéria pro následné analýzy.
Mezi základní funkce controllingu patří: •
plánování a koordinace podnikatelského procesu
•
informatizace (sběr, kontrola a dokumentace dat)
•
reporting
Poslední výše zmíněná funkce je pro tuto práci zásadní. „Úkolem reportingu, jako jedné z velmi důležitých částí controllingu, je vytvořit relativně komplexní systém ukazatelů a informací, které by měly vyhodnocovat nejen vývoj podniku jako celku, ale v takových dílčích částech a pohledech, které jsou z hlediska řízení rozhodující“4. Výkazy a zprávy, které reportovací systém nabízí, by měly odpovídat následujícím normám: •
jasně vymezená struktura výkazů daná požadavky řídících pracovníků
•
stupeň podrobnosti informací určený podle úrovně podnikové hierarchie (střední management vyžaduje zprávy s nižší agregací informace než vedení společnosti)
•
jasná interpretace dat za použití grafických prezentací
Pro rozhodování managementu společnosti se ukazuje jako nejefektivnější porovnávání plánovaných a skutečných hodnot v měsíčním cyklu. Jedná se o standardní reporting, který zajišťuje především rychlost rozpoznání a přímé zaměření na hlavní příčinu, která znamená 3
4
Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 10, ISBN 80-247-0482-X Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 11, ISBN 80-247-0482-X
9
odchylku v podobě nedosažení nebo překročení sjednaného cíle. Existují však i požadavky na vyhotovení
mimořádných
zpráv
(mimořádný
reporting),
které
představují
zcela
nestandardní informace a hodnocení, jako například analýza rizika či analýza sortimentních skupin, které nejsou běžně vyhotovovány.
3. Vztah reportingu a controllingu k účetním systémům a informacím Vypovídací schopnost účetních dat je různorodá a řídí se podle potřeby jednotlivých uživatelů. Proto existuje i odlišnost v obsahu, podrobnosti, rozsahu, časové orientaci a pravidelnosti poskytovaných údajů. V rámci obsahu je možné členit informace pro tři základní systémy a to pro finanční účetnictví, daňové a manažerské účetnictví. Finanční účetnictví reprezentuje zájmy externích uživatelů (banky, kapitálové trhy, obchodní partneři). Jedná se o účetní záznamy (například rozvaha, výkaz zisků a ztrát, výkaz peněžních toků apod.), které jsou prezentovány na veřejnosti, tudíž snahou je spíše skrýt hlavní faktory podnikatelského úspěchu. Předmětem daňového účetnictví je vyjádření základu daně z příjmů a ostatních daňových pohledávek a závazků. Výstupy manažerského účetnictví jsou dány požadavky pro taktické a strategické řízení vedoucích pracovníků a jedná se o detailní zobrazení a analytické sledování hlavních hospodářských operací. Jde o data, která jsou neveřejná a která si každá společnost pečlivě střeží. V dnešní době je v západních zemích používán spíše pojem nákladové účetnictví místo manažerské účetnictví. V České republice jsou používány oba názvy. Nákladové účetnictví „se zabývá zjišťováním informací o skutečných nákladech a výnosech a jejich vztahem k výkonům, útvarům a procesům“5. V mnohých oblastech existuje shoda mezi systémem nákladového účetnictví a controllingem a je možné říci, že se jedná o jeden komplexní systém, který pracuje se stejným pohledem (třídění, analytické sledování apod.) na náklady, tržby, zisk či marži. V podnikové praxi je často používán pojem controlling právě pro nákladové účetnictví. Zájmy uživatelů účetních informací se především soustřeďují do dvou základních okruhů - finančního a nákladového účetnictví. V podniku pak mohou vzniknout dvě samostatné soustavy účetnictví (obrázek č. 1), které mezi sebou sice mají pevné vazby, ale jsou různé obsahem informací a optimalizací nákladů při zpracování prvotních dokladů.
5
Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 13, ISBN 80-247-0482-X
10
Obrázek č.1 – Dvouokruhová sestava účetních informací6
4. Pojetí manažerského účetnictví, controllingu pro tvorbu reportingu Podoba systému účetních informací pro manažerské účetnictví (controlling) je ovlivněna především: •
druhem podnikatelské činnosti
•
velikostí podniku
•
organizační strukturou
•
historickým vývojem podniku
Při tvorbě systému pro manažerské účetnictví (controlling) není cílem sestavit standardní model vnitropodnikového hodnotového řízení, který by byl vhodný pro každý podnik, ale řešit celou soustavu individuálně a vytvořit systém přímo pro parametry dané společnosti. „Manažerské účetnictví je systém informací, který umožňuje řídícím pracovníkům ovlivňovat základní faktory vývoje podniku, podporovat jeho efektivnost a výkonnost“7.
4.1. Způsob přiřazování nákladů a jejich struktura v manažerském účetnictví Sledování nákladů v manažerském účetnictví má dva základní cíle a to kalkulaci nákladů výkonu a řízení hospodárnosti. „Nejčastěji využívanou formou kalkulací jsou propočty orientované na zjištění nebo stanovení nákladů na konkrétní výkon (výrobek, práci, 8
službu), který je předmětem prodeje externím zákazníkům“ . Důležité je se zmínit, že na
6
Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 52, ISBN 80-247-0482-X Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 21, ISBN 80-247-0482-X 8 Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 72, ISBN 80-247-0482-X 7
11
základě systému tvorby kalkulace je uspořádána i struktura celého controllingu, respektive reportingu. Kalkulace je závislá na třech základních prvcích: •
předmět kalkulace
•
struktura nákladů připadající na kalkulační jednici
•
způsob přiřazování nákladů předmětu kalkulace
Předmět kalkulace je daný kalkulační jednicí a kalkulovaným množstvím. Kalkulační jednice představuje konkrétní výkon, který je dán měrnou jednotkou či druhem, na který se zjišťují náklady. Kalkulační množství je souhrn kalkulačních jednic, pro které se zjišťují celkové náklady (cílem je určení průměrného podílu fixních nákladů připadajících na kalkulační jednici). Struktura nákladů v kalkulaci není předem jasně daná a liší se podnik od podniku. V této práci však bude jako základní pilíř použita kalkulace plných nákladů. „Tato kalkulace přiřazuje konkrétnímu výkonu veškeré náklady, které byly v podniku vynaloženy od jeho vytvoření, dokončení, až po prodej na trhu. V tomto případě jsou kalkulovány na jednotku výkonu nejen náklady vyvolané konkrétním výkonem, ale i podíl společných režijních 9
nákladů sortimentní skupiny“ či celého podniku. Upravená struktura kalkulačního vzorce plných nákladů: •
přímý materiál
•
ostatní přímé (výrobní a odbytové režijní) náklady
•
nepřímá výrobní režie
•
nepřímá odbytová režie
•
nepřímá správní režie
Pro způsob přiřazování nákladů je nutná bližší charakteristika přímých a nepřímých nákladů. Přímé náklady se vyznačují svou přímou vazbou na určitý výkon – jsou přiřaditelné přímo ke konkrétnímu výkonu (například 1 kbps konektivity pro server uložený v datovém centru). Do této skupiny však patří i režijní náklady výkonu, které jsou vynaložené na zajištění druhu výkonu (licence pro přenos dat v určitém pásmu apod.). Nepřímé náklady nemají bezprostřední vztah k výkonu, „jsou to společné režijní náklady, které souvisejí se
9
Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 75, ISBN 80-247-0482-X
12
zajištěním
konkrétního
oboru
činnosti“
10
(mzdy
managementu
podniku,
spotřeba
kancelářského materiálu). Pro kontrolu, řízení a plánování je potřeba náklady členit, a to především přímé náklady ještě z dalšího pohledu - podle příčny jejich vzniku na variabilní (vyvolané výkonem) a fixní (vyvolané obdobím na zajištění činnosti jako celku). „Podstatou rozlišení nákladů na variabilní a fixní je rytmus spotřeby nákladů, rozsah kapacity zdrojů, které jsou vkládány do procesu tvorby výkonů. Variabilní náklady vznikají v důsledku technické a ekonomické dělitelnosti vynaložených ekonomických zdrojů, jejich vklady je možno uskutečňovat v proporcích, které vyžaduje určitý objem výkonů (spotřeba základního 11
materiálu výrobku)“ . Tyto náklady jsou spotřebovány na tvorbu konkrétního výkonu. Pro produkci dalšího výkonu musí být opět vynaložena další dávka variabilních nákladů. Fixní náklady vznikají jako důsledek technické a ekonomické nedělitelnosti jednorázově vynaložených zdrojů (technické zařízení), které zajišťují určitý objem výkonů ve vymezeném časovém období (den, týden, měsíc, rok)“
12.
Tyto náklady slouží k zajištění kapacity pro
tvorbu více výkonů na určitou časovou periodu. Jejich opětovné vynaložení se děje při vyčerpání kapacity, kterou zajišťují. Toto členění je důležité pro tvorbu analýzy bodu zvratu. Přiřazování nákladů je možné rozdělit do třech fází. V první fázi je nutné přiřadit přímé náklady finálním výkonům, které příčinně vyvolaly jejich vznik (pronájem datových okruhů a spojů, nákup konektivity). Druhá fáze spočívá v rozdělení nepřímých nákladů do určitých skupin, které mají společné znaky (personální náklady, provoz kanceláře, doprava, marketing apod.). Třetí fáze slouží pro analytické potřeby. Je využívána především pro kontrolu rentability produktového portfolia, například při nacenění individuální zakázky pro zákazníka – jakou výši nákladů je výkon schopen absorbovat, aby jeho cena byla konkurenceschopná. Jedná se o „co nejpřesnější vyjádření podílu nepřímých nákladů 13
připadajících na druh vyráběného nebo prováděného výkonu“ . Přiřazování se provádí pomocí alokačních klíčů a rozvrhových základen. „Rozvrhové základny se dělí na rozvrhové základny naturální a peněžní. U peněžních základen se zjišťuje procento přirážky režijních nákladů, u naturálních základen je vypočtena sazba nepřímých nákladů v peněžních jednotkách (Kč) na jednu naturální jednotku základny (například hodinu práce, kilogram 14
materiálu)“ .
10
Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 76, ISBN 80-247-0482-X Fibírová, J.: Nákladové účetnictví (manažerské účetnictví), Praha 2001, VŠE – Praha, str. 89, ISBN 80-245-0212-7 12 Fibírová, J.: Nákladové účetnictví (manažerské účetnictví), Praha 2001, VŠE – Praha, str. 89, ISBN 80-245-0212-7 13 Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 80, ISBN 80-247-0482-X 14 Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 78, ISBN 80-247-0482-X 11
13
procento přirážky nepřímých společných nákladů =
sazba nepřímých společných nákladů =
4.2.
nepřímé společné náklady ∗100 rozvrhová základna ( Kč )
nepřímé společné náklady rozvrhová základna (natur. jednotky )
Podnikové výkony a jejich členění v manažerském účetnictví „Výkon je v nejobecnější podobě vymezen jako výsledek činnosti. Z hlediska
informačního zajištění hodnotového řízení (řízení nákladů, výnosů a zisku) je důležité tyto výkony členit nejen na výrobky (výkony s hmotnou podstatou), služby (nehmotné výkony) a zboží (výkon, který je nakoupen a v nezměněné podobě je i prodán), ale i podrobněji na jejich skupiny, konkrétní druhy a jakosti“15 či podle okruhu zákazníků.
Členění výnosů do skupin je základem pro sledování vývoje zisku a analýzu odchylek od predikce stanovené pro dané období a pro dané produkty. Jednotlivé skupiny představují portfolia produktů společnosti, která splňují svými vlastnostmi podmínky a kritéria definované pro každou skupinu. Existuje celá řada modelů pro členění tržeb, obecně však záleží na konkrétním cíli analytického sledování. Obrat podniku je vykazován součtem tržeb za každou skupinu, případně, pro detailnější rozbor, je možné rozkrytí na jednotlivé služby v rámci skupiny. Vytvořená struktura tržeb je pak základem pro reportingový systém pro sekci podnikových výkonů.
Tabulka č.1 – Členění podnikových výkonů do skupin podle společných znaků Server Housing Server farm Server Housing
Server rack IP konektivita TZT
IP konektivita
IP konektivita NIX Připojení k síti Internet 128 kbps (WiFi) Připojení k síti Internet 64 kbps (WiFi) Připojení k síti Internet 128 kbps Připojení k síti Internet 256 kbps
Linky do 1M
15
BaseConnect Shared 1024 kbps
Fibírová, J.: Nákladové účetnictví (manažerské účetnictví), Praha 2001, VŠE – Praha, str. 16, ISBN 80-245-0212-7
14
5. Manažerská sestava - výstup pro strategické a operativní řízení managementu Manažerská sestava by měla být spojením dvou subsystémů popsaných v minulých kapitolách. Měla by poskytovat pohled na tržby za podnikové výkony, náklady na jejich tvorbu a podobu zisku ve struktuře dané manažerským účetnictvím. „Řídící pracovníci na nejvyšší úrovni podnikové hierarchie by měli definovat, z hlediska potřeb ekonomického řízení a rozhodování, základní požadavky na obsah, rozsah, členění, podrobnost a periodicitu poskytování informací manažerského účetnictví“16. Cílem by mělo být uspokojit požadavky pro operativní, taktické a strategické řízení. Manažerská sestava by jako výstup měla nabízet dva základní náhledy na soubor účetních dat, a to jednak náhled důležitý pro řízení podnikatelského procesu, jehož parametry byly již schváleny (operativní řízení) a jednak náhled na možné budoucí alternativy vývoje a trendu (strategické řízení). Informace poskytované vrcholovému vedení v rámci této sestavy by měly být v relativně agregované podobě. V podnikové praxi je tato sestava v rámci reportingu každý měsíc vygenerována a předložena managementu. Ten si pak může vyžádat podrobnější analýzy (nejsou prováděny systémově) od jednotlivých oddělení, pokud shledá v některých oblastech nesoulad. Ze struktury manažerské sestavy také vychází podnikový rozpočet (Master Budget), který je tvořen na začátku období a následně je v rámci controllingu konfrontován se skutečností.
6.
Controlling – výstup pro analýzu: plán versus skutečnost „Kontrolní funkce manažerského účetnictví je v oblasti operativního a taktického
hodnotového řízení efektivnosti nezastupitelná. Zjištění skutečného stavu, jeho porovnání s plánem, analýza zjištěných odchylek a navrhování opatření (obrázek č. 2), umožňuje řídit zisk, rentabilitu a hospodárnost, a to nejen za podnik jako celek, ale v průřezu středisek, procesů, výkonů či zákazníků“17. Controllingový systém může poskytovat finanční i nefinanční ukazatele, které hodnotí efektivnost a výkonnost podniku. Příkladem finančních ukazatelů může být zisk před zdaněním, rentabilita vlastního kapitálu, obrat aktiv, pod nefinančním ukazatelem je možné si představit kvalitu výrobku či spokojenost zákazníka. Tato práce se dotýká oblasti finančního controllingu (efektivní řízení finančních zdrojů podniku), proto zde bude věnována pozornost ukazatelům finančním. 16 17
Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 26,ISBN 80-247-0482-X Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 22, ISBN 80-247-0482-X
15
Obrázek č. 2 – Základní fáze řídícího cyklu18
K nejjednodušším nástrojům pro výklad a hodnocení finančních ukazatelů firmy patří horizontální a vertikální analýza. „Vertikální analýza se zabývá stupňovitým rozborem jednotlivých složek tvořící jeden souhrnný finanční ukazatel. Tato analýza ukazuje podíl jednotlivých položek na jejich agregovaných hodnotách“19 (podíl přímých nákladů na celkových tržbách). Vertikální analýzu je možné provádět pro různé veličiny, záleží na požadavku managementu. Mezi nejčastěji sledované hodnoty patří celkové náklady, celkové výnosy, vlastní kapitál, oběžná aktiva apod. „Horizontální analýza porovnává ukazatele v čase (o kolik % se změnil hospodářský výsledek oproti minulému roku)“20. Pokud existuje dostatečná časová řada, je možné sledovat různé tendence vývoje zkoumaných veličin. Odchylku lze vyjádřit dvěma způsoby, a to buď jako absolutní hodnotu v peněžních jednotkách (například odečtením sumy přímých nákladů za měsíc únor od položky přímých nákladů v měsíci lednu daného roku) nebo jako relativní hodnotu (procentuální změna mezi oběma zmíněnými měsíci) viz. tabulka č.2. V podnikové praxi je používána kombinace obou metod (například při analýze nákladů pro jednotlivé měsíce hospodářského roku).
18
Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 21, ISBN 80-247-0482-X Hálek, V.: Krizový management – vertikální a horizontální analýza, [online], [cit 2009-04-17], < http://halek.info/dokumenty/km_c3_02.pdf> 20 Hálek, V.: Krizový management – vertikální a horizontální analýza, [online], [cit 2009-04-17], < http://halek.info/dokumenty/km_c3_02.pdf> 19
16
Tabulka č. 2 – Horizontální analýza personálních nákladů
Personální náklady Platy technického oddělení Platy obchodního oddělení Platy správa, administrativa Odvody - sociální,... Vzdělávání zaměstnanců
Odchylka (únor/leden) 115 292 Kč 41% 102 939 Kč 41% 28 823 Kč 41% 36 981 Kč 37% -500 Kč
283 535 Kč
Celkové personální náklady
-10% 40,25%
Controlling může sledovat data z různých pohledů. V dnešní době je standardně používán výkaz, kde dochází k porovnání plánu a skutečnosti. Tento výkaz by měl být managementu k dispozici v pravidelných intervalech. „Základním časovým obdobím hodnotového operativního řízení je zpravidla měsíc, přičemž pro příslušné odpovědné pracovníky by měla být tato porovnání k dispozici nejpozději první týden následujícího měsíce, aby mohla být zavedena včas potřebná opatření. U položek, které významně ovlivňují hospodářský výsledek a vývoj peněžních toků, je vyhodnocování prováděno dokonce denně“21 (tržby z prodeje, pohledávky a závazky z obchodního styku). Dalším možným pohledem je srovnání údajů daného období s údaji minulého roku. Použití tohoto výkazu slouží zejména pro zkvalitnění procesu plánování. Během hospodářského roku dochází průběžně (kvartálně) k propočtům či odhadům konečných celkových hodnot. V následujícím období slouží tyto odhady jako vodítko pro predikci vývoje zkoumaných veličin. Posledním zde zmíněným pohledem je porovnání skutečných a optimálních hodnot. Na počátku období jsou stanoveny možné scénáře vývoje tržních podmínek. Každý scénář v sobě nese zakomponovanou určitou výši podnikatelského rizika a to je promítáno při stanovení optimálních hodnot pro daný scénář. Cílem analýzy odchylek je nejen zjištění příčiny a přiřazení konkrétní odpovědnosti za chybná rozhodnutí provedená v minulosti, ale především strategická příprava na budoucnost (při nedosažení plánovaných hodnot inovovat postup, jak jich dosáhnout). „Při analýze odchylek by se mělo postupovat následujícím způsobem:
21 22
•
zjistit, odkud odchylky pochází (kdo je za ně zodpovědný)
•
zjistit, co je jejich příčinou
•
navrhnout, co by se mělo udělat (která opatření by se mají být zavedena)“22
Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 22, ISBN 80-247-0482-X Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada, str. 23, ISBN 80-247-0482-X
17
7.
Výstup finanční analýzy - ekonomické ukazatele Cílem finanční analýzy je zajistit informace o finančním zdraví podniku. Tento rozbor
je prováděn finančními manažery a následně předkládán vrcholovému vedení pro strategická řízení (řízení majetkové a finanční struktury podniku, investiční a cenová politika apod.). Datovým zdrojem finanční analýzy v této práci jsou údaje z finančního a manažerského účetnictví, vnitropodnikových evidencí či kalkulací, které nejsou běžně přístupné veřejnosti. Zaměřuje se na „srovnávání skutečnosti s plánem, se skutečností minulých období a na stanovení trendů vývoje, srovnání s podniky téhož odvětví a konkurenčními podniky, srovnání skutečnosti se standardními hodnotami“23. Pro účely této práce je využito dvou základních rozborových technik finanční analýzy – procentní rozbor (vertikální a horizontální analýza), který byl již podrobně popsán v předchozí kapitole a poměrová analýza (finanční poměrové ukazatele). Obě metody vycházejí z absolutních ukazatelů, a to jak stavových (rozvaha k 30.6.2008), tak intervalových, tokových (výkaz zisků a ztrát za měsíc červen 2008). Poměrové ukazatele vznikají jako podíl dvou absolutních ukazatelů (rentabilita tržeb – podíl zisku připadajícího na 1 Kč tržeb). Poměrové ukazatele následně finančním manažerům umožňují „srovnání určitého podniku s jinými podniky (mezipodnikové srovnání) nebo s odvětvovým průměrem, resp. konkurenčními podniky“24. V této práci bude použito šest základních skupin poměrových ukazatelů.
Ukazatele rentability Ukazatele rentability vyjadřují, jak společnost pracuje se svým majetkem či zdroji. Vyšší ukazatel rentability ve většině případů znamená snahu o maximální využití majetku či kapitálu, avšak je nutné upozornit na podniky, které vykazují ztrátu a tento ukazatel je pro ně díky zkreslení nevypovídající. Hodnota rentability by měla převyšovat alternativní výnos, kterým může být například úrok v bance. Kromě alternativního výnosu by měla výše rentability pokrýt ještě minimální úroveň rizikové přirážky. Pokud tomu tak není, je na úvaze podnikatele, jestli by nebylo lepší investovat svoje finanční prostředky a čas do jiných projektů s výší návratností vložených zdrojů. 23 24
Synek, M.: Manažerská ekonomika, Praha 2002, Grada Publishing, str. 352, ISBN 80-247-9069-6 Synek, M.: Manažerská ekonomika, Praha 2002, Grada Publishing, str. 355, ISBN 80-247-9069-6
18
Ukazatel rentability vyjadřuje, kolik Kč vydělala 1 Kč jmenovatele (aktiv, vlastního kapitálu, tržeb).
ROA (Return on Assets) – Rentabilita Aktiv ROA =
čistý zisk aktiva
ROE (Return on Equity) – Rentabilita vlastního kapitálu ROE =
čistý zisk vl.kap.
ROS (Return on Sales) – Rentabilita tržeb ROS =
čistý zisk tržby
Ukazatele likvidity Likvidita představuje schopnost podniku přeměnit majetek na peníze a uhradit závazky ve stanovené čase (schopnost vyrovnat své dluhy v termínu splatnosti).
Běžná likvidita obežná aktiva kr.závazky
Doporučené hodnoty bývají v intervalu 1,5 – 2,5. „V čitateli se uvádějí veškerá oběžná aktiva, ve jmenovateli všechny peněžní závazky splatné do jednoho roku (závazky z obchodního styku, závazky k zaměstnancům, splatné daně, splatné směnky, krátkodobé úvěry aj.)“25. Čím je hodnota ukazatele vyšší, tím se snižuje riziko platební insolvence způsobené realizačním a inkasním rizikem. Optimální výše likvidity závisí především na odvětví, kde podnik provozuje svoji činnost.
Rychlá likvidita
oběběž aktiva − zásoby kr.závazky 25
Synek, M.: Manažerská ekonomika, Praha 2002, Grada Publishing, str. 356, ISBN 80-247-9069-6
19
Doporučované rozmezí se pohybuje od 1 – 1,5. Tento ukazatel vyjadřuje daleko přesněji platební schopnost a to díky odečtení zásob od oběžných aktiv. Zásoby jsou obecně považovány za méně likvidní položku majetku a jejich prodej je buď spojen s dalším časovým úsekem a nebo s vysokou ztrátou při okamžitém prodeji. Ukazatelé aktivity Ukazatelé aktivity (vázanosti kapitálu). Cílem podniku by mělo být zkracovat dobu obratu, protože například zásoby představují investici, která obvykle nenese žádný výnos.
Doba inkasa (obratu) pohledávek
pohledávky tržby 365 Doba inkasa by se měla pohybovat na úrovni doby, na kterou podnik fakturuje svým odběratelům.
Doba obratu závazků
kr.závazky tržby 365 Hodnota by se měla pohybovat v intervalu splatnosti obdržených faktur. Pokud se tento ukazatel zvyšuje, vyjadřuje to, že si podnik vybudoval určité výsadní postavení na trhu a může si určovat podmínky obchodu. Snaží se financovat svoji činnost převážně dodavatelským kapitálem.
Obrat celkových aktiv tržby aktiva
Obrat celkových aktiv by měl růst.
20
Obrat zásob tržby prům. zásoba
Ukazatelé zadluženosti (kapitálové struktury) S vyšším zadlužením podniku stoupá riziko pro jeho investory a ti pak vyžadují i vyšší odměnu za toto podstoupené riziko. Nízké zadlužení představuje sice vyšší úroveň bezpečí, ale také nižší rentabilitu a tím i nižší tržní hodnotu společnosti, jejíž růst je považován za základní cíl podnikatelského procesu. Optimální zadluženost se řídí mírou rizika a nákladů na kapitál (vlastní kapitál může být někdy dražší než kapitál cizí a to díky dvojímu zdanění zisku pro vlastníky).
Celková zadluženost (Debt ratio) cizí zdroje .100 aktiva
Doporučeno 30 – 50%.
Úrokové krytí EBIT + odpisy nákladové úroky
Minimální hodnota by měla být 3. Ukazuje, kolikrát by firma vydělala více, kdyby zaplatila za použití cizího kapitálu.
Analýza pracovního kapitálu
Čistý pracovní kapitál (Net working capital) ČPK = oběžná aktiva – krátkodobá cizí pasiva (dluhy) Nebo ČPK = vlastní zdroje + cizí kapitál dlouhodobý – stálá aktiva
Ukazatel čistého pracovního kapitálu představuje zásadu opatrného financování (zlaté bilanční pravidlo) spočívající v tom, že stálá aktiva mají být financována ze zdrojů dlouhodobých a oběžná aktiva krátkodobými, popřípadě i částí dlouhodobých.
21
Altmanův model Altmanův model též známý jako Z - score model či Z faktor patří k systémům včasného varování (predikční bankrotní modely). „Ty jsou založeny na faktu, že poměrně dlouhou dobu před úpadkem podniku vznikají odchylky ve vývoji některých ukazatelů (viz například výše uvedené ukazatele)“26. Základní tvar rovnice: Z = 3,3
CPK EBIT tržby tržní hodnotaVK zadržené výdělky + 1, 0 + 0, 6 + 1, 4 + 1, 2 aktiva aktiva aktiva aktiva účetní hodnota dluhu
Tento tvar rovnice platí pro typ společností s veřejně obchodovanými cennými papíry. Vyhodnocení Z faktoru v případě akciových společností s veřejně obchodovanými cennými papíry vypadá následovně: finančně zdravé podniky musí dosahovat hodnoty Z vyšší než 2,99. V případě, že se hodnoty pohybují v pásmu 1,8 - 2,98, pak se jedná o tzv. šedou zónu, ve které nelze přijmout žádnou statisticky podloženou prognózu budoucího vývoje podniku. Jestliže hodnota Z je nižší než 1,8, je podnik posuzován podle tohoto modelu jako vysoce rizikový - na pokraji bankrotu. Z = 3,107
tržní hodnota VK zadržené zisky EBIT tržby CPK + 0,998 + 0,420 + 0,847 + 0,998 aktiva aktiva úč .hodnota dluhu aktiva aktiva
Tento tvar rovnice je určen pro společnosti, které nejsou obchodovány na kapitálovém trhu. Vyhodnocení Z faktoru se pohybuje v jiných intervalech než u společností obchodovaných na burze. Za zdravé jsou považovány podniky s Z vyšším než 2,90, šedá zóna spadá do intervalu 1,21 - 2,89 a podnikům finančně nezdravým před bankrotem patří hodnoty nižší než 1,2. Altmanovo Z - score zahrnuje všechny oblasti finanční analýzy, tj. rentabilitu, likviditu, zadluženost i strukturu kapitálu, které jsou navíc oceněny příslušnou váhou, která představuje významnost daného ukazatele.
26
Synek, M.: Manažerská ekonomika, Praha 2002, Grada Publishing, str. 376, ISBN 80-247-9069-6
22
8.
Řízení pohledávek (cash management) „Smyslem řízení pohledávek je ochránit společnost před vysokým podílem faktur, které
zákazníci platí se zpožděním, minimalizovat podíl nedobytných pohledávek, které nejsou vůbec vymoženy nebo jsou inkasovány s vynaložením relativně vysokých nákladů“27. Neexistuje žádný jednoduchý návod, avšak existuje celá řada nástrojů, které slouží k efektivnímu řízení pohledávek. Jako jeden z nástrojů je možné využít reporting, který nabízí formu výkazu, prostřednictvím něhož lze sledovat možné trendy v platební morálce obchodních partnerů. Tímto způsobem může management sledovat likviditu firmy a preventivně předcházet situacím, kdy vznikají nedobytné či pozdě hrazené pohledávky. Výkaz má podobu časové struktury pohledávek, „časová analýza poskytuje informaci o segmentech, jejichž zákazníci mají největší podíl pohledávek po splatnosti. Odhaluje segmenty, kde zákazníci dluží dlouhou dobu po splatnosti. Tržními segmenty mohou být skupiny zákazníků, regiony, distribuční kanály apod.“28. Časová struktura většinou odpovídá struktuře stanovené zákonem (1-30, 31-60, 61-90, 90-120, 120-180, 180 a více dnů), avšak je na konkrétním požadavku finančního manažera, v jakém časovém intervalu má být sledování provedeno. Velmi často jsou odděleně sledovány pohledávky hlavních odběratelů a ostatních méně významných zákazníků.
Tabulka č. 3 – Časová struktura pohledávek podle tržních segmentů29 Segment
Celkem (v tis. Kč)
Po splatnosti (v tis. Kč)
A B C D E Celkem
666 46 548 4 496 24 490 11 173 87 373
306 28 608 4 428 9 677 8 706 51 725
(v %] 46 61 98 40 78 323
I. 1-30 201 9 125 393 5 505 2 155 17 379
27
Časová analýza (rozpětí ve dnech) II. III. IV. V. VI. 31-60 61-90 91-120 120-180 nad 180 49 0 0 20 36 5 943 6 234 2 669 3 513 1 125 81 162 298 613 2 881 1 310 717 46 1 315 784 586 565 743 3 275 1 381 7 969 7 678 3 756 8 736 6 207
Kislingerová, E.: Manažerské finance, Praha 2005, C. H. Beck, str. 436, ISBN 80-7179-802-9 Kislingerová, E.: Manažerské finance, Praha 2005, C. H. Beck, str. 462, ISBN 80-7179-802-9 29 Kislingerová, E.: Manažerské finance, Praha 2005, C. H. Beck, str. 463, ISBN 80-7179-802-9 28
23
PRAKTICKÁ ČÁST 9.
Projekt reportingového systému a jeho determinanty
9.1.
Profil společnosti
Základní informace Obchodní jméno:
Kasa NET s. r. o.
Založení/ Vznik:
Podpis společenské smlouvy 01.03.1998
Právní forma:
Společnost s ručením omezeným
Základní kapitál:
850 000 Kč a je plně splacen
Vlastnická struktura:
Obchodní podíly ve firmě jsou rozděleny mezi 5 společníků. Graf č. 1 – Přehled vlastnické struktury společnosti Vlastnická struktura společníků
20%
35%
15% 15%
15%
Předmět podnikání: - poskytování telekomunikačních služeb - zpracování dat, služby databank, správa sítí - poskytování software a poradenství v oblasti hardware a software - nákup a prodej zboží - pronájem a půjčování věcí movitých
Počet zaměstnanců: 60, z toho 7 tvoří řídící management
24
Společnost Kasa NET vznikla zhruba před jedenácti lety. Na počátku činnosti se firma specializovala pouze na pevné připojení k internetu. Postupem času rozšířila svoje služby na datové a hlasové (VOIP - Voice Over Internet Protocol). Společnost získala licence na poskytování bezdrátového připojení v pásmu 3,5 a 5,4 GHz (FWA – Fixed Wireless Accasess) a pásmu. K významnému milníku ve vývoji podniku došlo po získání členství v NIX.CZ (Neutral Internet eXchange). Jedná se o sdružení právnických osob, které vybudovalo „neutrální výměnný uzel internetu NIX.CZ v ČR, prostřednictvím kterého mohou být vzájemně propojeny internetové sítě jednotlivých poskytovatelů v ČR“30. Díky tomuto členství mohla společnost provozovat datová centra, kde je možné uložení firemního serveru a provozování serverové infrastruktury přímo na její páteřní síti.
9.2.
Představení projektu
Důvody realizace projektu Společnost Kasa NET začala provozovat svůj systém CRM (Customer Relationship Management) zhruba dva roky po svém založení. Tento systém byl vytvořen vlastním programátorským týmem a byl vyprofilován přesně pro potřeby společnosti – managementu, obchodního oddělení a technického oddělení. V době vývoje informačního systému bylo počítáno s několikanásobně větší kapacitou pro zpracování dat a reportovacích možností než jaká odpovídala tehdejším požadavkům a to z důvodu delší životnosti systému a omezení velkých zásahů do jeho provozu. Během roku 2007 se začíná podstatně zvyšovat počet klientů společnosti a management je nucen se zabývat změnou informačního řízení podniku. Uspokojení poptávky zákazníků znamenalo nejen vyšší objem administrativní činnosti, ale vyžadovalo také uskutečnění celkové změny ekonomického datového pohledu na řízení společnosti. Nepřehlednost velkého objemu získaných informací zvyšovala časovou náročnost tvorby finančních reportů a byla také nosnou základnou pro výskyt chybných výpočtů finančních manažerů, které se následně promítaly do strategických rozhodnutí managementu. V této době se i přes původní předpoklady vysoké životnosti celého systému, začala ukazovat některá úskalí tehdejšího CRM systému. Jako největší problém se ukázala nemodulárnost celého systému a jeho uzavřenost vůči dalším zásahům. Postupným vytvářením nadstaveb vzniklo velké množství nástrojů, které však byly pro další úpravy netransparentní a jejich 30
NIX.CZ,z.s.p.o. : Vítáme Vás na stránkách Neutral Internet eXchange (NIX.CZ) České republiky, [online], [cit 2008-08-05] < http://www.nix.cz/cz/home>
25
modifikace znamenala velkou časovou zátěž. Proto se vedení společnosti rozhodlo pro nový informační systém, který by splňoval všechny požadavky pro efektivnější pracovní činnost obchodního a technického oddělení a zároveň by byl datovým základem pro konkrétně vytvořenou nadstavbu, poskytující finančnímu managementu ucelený reportingový systém, umožňující lépe analyzovat a predikovat ekonomický vývoj společnosti.
Specifikace projektu reportingového systému Základními pilíři celého reportingového systému je nově implementovaný firemní ERP (Enterprise resource planning) ABRA G4 a systém přijatých faktur, který byl vytvořen přesně podle požadavků firmy. ERP Systém ABRA G4 integruje procesy související s prodejem, nákupem, fakturací, účetnictvím, logistikou. S tímto systémem pracují zaměstnanci jednotlivých oddělení (obchodní, technické, logistické apod.). Pro tuto práci je však nejdůležitější agenda Prodej. S tímto modulem pracuje oddělení fakturace a slouží jako datová základna pro reporting z oblasti tržeb a následně pohledávek společnosti. Další deskripce agend a provozu ERP systému není pro tuto práci klíčová, proto se jí dále nebudeme zabývat. Systém přijatých faktur má pro reporting zásadní význam. Na jeho základě jsou získávány data pro kompletní analýzu a evidenci nákladů včetně řízení závazků z obchodního styku.
Milníky v projektu Pro úspěšné dokončení projektu je nutné si v jeho začátcích vytyčit důležité milníky
a
jejich
časový
plán.
Na
obrázku
č.
3
je
zobrazena
časová
osa
obsahující důležité body a kroky, které k nim vedou. Díky tomu je umožněno v jednotlivých bodech zrevidovat stav projektu a zhodnotit jeho vývoj. Obrázek č.3 – Časový diagram průběhu projektu
26
10. Datové sklady reportovacího systému 10.1. Datový sklad pro tržby a pohledávky Číselník výnosů Pro správné vytvoření reportovacích funkcí bylo nutné vytvořit strukturu, která se následně stala nosným pilířem pro reporting tržeb i pohledávek – číselník výnosů. Byla zvolena stromová struktura dělená dle produktového portfolia. V kořenové části struktury se nachází hlavní rozdělení služeb společnosti Kasa Net. Jsou to sever Housing, IP-konektivita, internetové připojení (linky a datové okruhy), hlasové služby a pronájem hardware. Z těchto obecných názvů skupin se dále dostáváme po jednotlivých vláknech až ke konkrétním službám. Každá z položek číselníku je navíc označena unikátním kódem sloužícím k jasné identifikaci dané části stromu či položky. Tímto jsme schopni ve stromové struktuře číselníku výnosů vyjádřit nejen výsledky za jednotlivé služby, ale i sumarizace za celé skupiny na různých úrovní sloužící ke komplexnímu porovnání jednotlivých oblastí poskytovaných služeb. Výsledná podoba číselníku výnosů je zobrazena v tabulce č.4. Tabulka č.4 – Číselník podnikových výkonů 01 Server housing
0101 Server single 0102 Server farm
010101 Server Housing 010201 Server farm
0103 Server rack
010301 Server rack
02 IP-konektivita
0201 IP konektivita
03 Linky
0301 Linky do 1M
020101 IP konektivita TZT 020102 IP konektivita NIX 030101 Připojení k síti Internet 128 kbps (WiFi) 030102 Připojení k síti Internet 64 kbps (WiFi) 030103 Připojení k síti Internet 128 kbps 030104 Připojení k síti Internet 256 kbps 030105 Adminet 64 030106 Adminet 128 030107 Připojení k síti Internet 512 kbps 030108 Připojení k síti Internet 96 kbps 030109 Připojení k síti Internet 64-115 kbps 030110 Připojení k síti Internet 192 kbps 030111 Připojení k síti Internet 384 kbps (WiFi) 030112 Připojení k síti Internet 8192 kbps 030113 BaseConnect Shared 256 030114 BaseConnect Shared 512 030115 Připojení k síti Internet 64 kbps 030116 Připojení k síti Internet 33,6 kbps 030117 Připojení k síti Internet 45 kbps 030118 Připojení k síti Internet 40 kbps 030119 Připojení k síti Internet 56 kbps
27
030120 Adminet 33 030121 Adminet 40 030122 BaseConnect Shared 1024 0302 Linky od 1M - DO
030201 Datový okruh VLAN 10 Mbps 030202 Připojení k síti Internet 4096 kbps 030203 Připojení k síti Internet 2048 kbps 030204 Připojení k síti Internet 3072 kbps 030205 Připojení k síti Internet 1536 kbps 030206 Připojení k síti Internet 1024 kbps 030207 Datový okruh VLAN 100 Mbps 030208 Připojení k síti Internet 10 Mbps 030209 Připojení k síti Internet 5120 kbps 030210 Připojení k síti Internet 50 Mbps
04 Hlasové služby
0401 VoIP
040101 VoIP 040102 ISDN 30
Aby mohl být číselník vytvořen i naplněn, musí dojít k propojení několika agend z ERP systému. Těmito agendami jsou Číselníky, Faktury vydané, Sklad a Služby. U každé služby poskytované zákazníkům musí vzniknout vazba mezi službou a skladovou kartou. Pro tento účel byl vytvořen imaginární sklad služeb obsahující všechny poskytované služby firmou Kasa NET, kde každá služba má svojí skladovou kartu, která je vázána na koncový bod v číselníku výnosů ve vztahu N:1. Na základě těchto spojení je umožněno při fakturaci přenést informaci o službě v podobě skladové karty z jednotlivých služeb na fakturu vydanou pro každého ze zákazníků. Schéma závislostí mezi jednotlivými agendami je zobrazeno na obrázku č.4. Obrázek č.4 – Schéma závislostí mezi jednotlivými agendami
28
Vytvoření číselníku výnosů Číselník výnosů vznikal při implementaci informačního systému, k čemuž bylo nutné doplnit v součinnosti výše uvedené skladové karty do skladu služeb. Pro prvotní vytvoření číselníku a skladových karet bylo nejprve nutné aktualizovat současný seznam poskytovaných služeb. Tento proces byl prováděn obchodním oddělením v kooperaci s oddělením finančním a hlavním úkolem bylo založit položky služeb do systému a následně vytvořit vazby mezi těmito prvky (skladové karty, číselník). Tato operace byla prováděla na základě jednoduchého procesu, který je zobrazen na obrázku č.5. Jeho výstupem bylo naplnění systému aktuálním seznamem produktů z portfolia. Číselník výnosů představuje základ pro hodnotové řízení a jeho úkolem jak již bylo zmíněno v teoretické části, je rozdělit podnikové výkony do skupin, které se vyznačují určitými parametry. Obrázek č.5 – Schéma procesu tvorby číselníku
29
Plnění datového skladu Datový sklad pro tržby je možno plnit dvěma způsoby. Pokaždé se tak děje na základě agendy Faktury vydané v ERP systému. První možnost je pomocí automatické fakturace, kdy automat selekcí vybere služby s příznakem fakturovat, převezme z nich informaci o skladové kartě a přenese tuto informaci na fakturu vydanou (jedná se o pravidelně poskytované služby). Druhým způsobem je manuální fakturace, kde proces trasportu informace ze skladové karty na fakturu probíhá obdobným způsobem (skladová karta je přiřazena korektně k daným položkám). Tato možnost je používána k dofakturaci doplňkových služeb či služeb s vysokou variabilitou parametrů, kde je nutné vystavit daňový doklad jednotlivě pro zákazníka.
10.2. Datový sklad pro náklady Číselník nákladů Stejně tak jako u datového skladu pro pohledávky a tržby, bylo i v případě nákladů nutno navrhnout strukturu, která by reflektovala nákladové položky a účelově je sdružovala do skupin. Oproti číselníku výnosů však číselník nákladů obsahuje nejen dělení dle jednotlivých skupin produktů portfolia společnosti (přímé náklady), ale i všechny ostatní náklady, které jsou spojeny s provozem firmy (nepřímé náklady). Jak již bylo zmíněno v teoretické části je třeba informační základnu pro sledování a řízení nákladů rozšířit na více analytických pohledů (fixní, variabilní náklady, nepřímé personální, marketingové náklady apod.), protože slouží pro více úrovní řízení (viz. tabulka č.5).
Vytvoření číselníku nákladů Možnost reportovat náklady byla kromě evidence přijatých faktur jeden z hlavních důvodů pro vytvoření systému přijatých faktur, který byl programován přesně podle pokynů a požadavků společnosti Kasa NET. Při vytváření tohoto programu vznikl také číselník nákladů, který byl vytvořen na základě historických zkušeností a doplněn novými trendy v podobě diferencovaných potřeb evidence pro jednotlivá oddělení společnosti.
30
Tabulka č.5 – Struktura číselníku podnikových nákladů
31
Popis programu přijatých faktur Tento program obsahuje několik hlavních funkcí – evidenci přijatých faktur a jejich položek, možnost detailního filtrování a vyhledávání, schvalovací procesy, přiřazovaní jednotlivých položek k číselníku nákladu, seznamu výdajových typů, možnost párování přijatých plateb a vytváření platebních příkazů. •
Evidence přijatých faktur a jejich položek
U každé faktury je zapotřebí uchovat základní informace: dodavatel, variabilní symbol, číslo dokladu, specifický symbol, datum vystavení, datum DUZP (den uskutečnění zdanitelného plnění), datum splatnosti, cena bez DPH, DPH, cena s DPH, naskenovaný soubor s fakturou a jméno osoby, která danou fakturu schvaluje. Dále je nutné u každé faktury evidovat všechny položky, které jsou na ní uvedené. Každá položka obsahuje informaci typu: jméno položky, poznámka, cena za kus, množství, cena celkem, objednavatel, účel položky (slouží pro spojení s číselníkem nákladu) a výdajový typ (slouží pro přípravu účtování nákladů na syntetické a analytické účty a následně pro výpočet ekonomických veličin v reportingovém systému). •
Rozšířený filtr a vyhledávání
Pomocí tohoto filtru lze provádět výběry dle uživatelem specifikovaných kritérií. Například lze vytvořit filtr dle dodavatele, data DUZP, variabilního symbolu, doby splatnosti nebo výběru dle číselníku nákladů – účelu. •
Číselník nákladů a výstupní report
Ve fázi vývoje, kdy nebyl vytvořen ucelený reportingový výstup, systém přijatých faktur obsahoval report seskupený a sumarizovaný dle číselníků nákladů. Díky tomuto mohlo finanční oddělení pracovat s výstupem tohoto systému a získat tak přehled o nákladových položkách. •
Výdajový typ a výstupní předběžné účetní výkazy (rozvaha, výsledovka)
Tento údaj slouží pro předběžné zaúčtování nákladů na příslušné účty v účetním deníku než je zkontroluje a odsouhlasí hlavní účetní. Výdajový typ (tabulka č.6 – Ukázka seznamu výdajových typů) je navázán na předběžnou rozvahu a výsledovku v reportingovém systému
32
Tabulka č.6 – Ukázka seznamu výdajových typů
Kód KO MA NJ OA OO OS PARK PB PHB PHD POJ POST
•
Popis Kolky Materiál Nájmy Opravy a udržování - auta Opravy a udržování Ostatní služby Parkovné Převod peněz do banky Pohonné hmoty - benzín Pohonné hmoty - diesel Pojistky Pojistné
Analytický účet 53801 50190 51891 51102 51101 51890 51809 26101 50104 50103 54801 51804
Platební příkazy
Celý systém je koncipován nejen pro základní evidenci, ale i pro pokročilé možnosti práce s přijatými fakturami. Jednou z nich je možnost vytvářet elektronické platby. Každou nezaplacenou fakturu lze umístit do platebního koše, odkud je možné po spuštění procesu generovat platební příkaz vytvořením souboru ve formátu ABO (bankou elektronicky zpracovatelný soubor, splňující předem zadaná kritéria), který je odeslán do banky a na jeho základě jsou provedeny platby. •
Párování přijatých plateb
Aktuálnost informací je zajišťována modulem, který získává informace z banky o přijatých platbách a páruje je s fakturami v systému. Při každém obdržení platby je na specifikovanou adresu zaslán email o provedení platby. Každá přijatá platba je nejdříve spárována s dodavatelem dle čísla bankovního účtu a poté dle variabilního symbolu s danou fakturou. Pokud faktura není nalezena, existuje zde možnost přiřadit fakturu ručně – uživatel dostane na výběr z možných faktur od daného dodavatele a sám zvolí o jaký konkrétní doklad se jedná.
Plnění datového skladu Datový sklad je v tomto případě plněn z jednotlivých položek přijatých faktur pomocí výše popsaného programu přijatých faktur. Pro takovouto evidenci bylo nutné vytvořit proces při přijetí faktury přijaté takovým způsobem, aby bylo vždy zaručeno spojení položek faktury a číselníku nákladů. Proces evidence faktury přijaté je zobrazen na obrázku č.6.
33
Obrázek č.6 – Proces evidence faktury přijaté
34
Proces zavedení faktury přijaté do systému Faktura se v první fázi naskenuje a dále je dostupná v elektronické podobě ve formátu JPG nebo PDF. Originál faktury je uložen do archivu. Jeden z hlavních důvodů tohoto kroku bylo zamezení oběhu originálních dokladů po společnosti. Po zapsání údajů do systému je scan i informace o faktuře zobrazitelná v elektronické podobě všem uživatelům systému. Z důvodu bezpečnosti a transparentnosti údajů je vytvořen schvalovací proces, který je v tomto systému dvoustupňový, přičemž oprávněná osoba v prvním stupni je volitelná a jedná se vždy o vedoucího pracovníka daného oddělení. Osoba, která fakturu schvaluje ji může schválit nebo zamítnout. V případě zamítnutí připíše důvod nesouhlasu a faktura se vrací na začátek schvalovacího cyklu, kde dle důvodu je přidělena jiná odpovědná osoba či je faktura opravena. Po schválení faktury odpovědná osoba připojí k faktuře odpovídající položky a ke každé položce přiřadí navrhovaný účel z číselníku nákladů. Dalším krokem v procesu je kontrola finančním oddělením, které zkontroluje zda navrhovaný účel souhlasí s uvedenými položkami. Pokud ano, účel pouze potvrdí. V opačném případě vybere odpovídající účel. Posledním úkolem finančního oddělení je přiřazení výdajového typu. Detail přiřazení účelu a výdajového typu je uveden na obrázku č.7. U druhého stupně schvalování je osoba zadána napevno a tou je finanční ředitel společnosti. Po dokončení schvalovacího procesu je možné fakturu přidat do platebního koše. Z platebního koše lze vygenerovat elektronický příkaz k úhradě v ABO formátu. Po potvrzení, že daná platba byla provedena pomocí emailu z banky, je platba spárována s fakturou a označena jako zaplacena. Tím je celý proces ukončen.
35
Obrázek č.7 – Detail procesu přijatých faktur (přiřazení účelu výdajového typu)
11. Reportingový systém – výstupy z datového skladu V předchozích kapitolách byly popsány datové sklady jako základ pro vytvoření reportingového systému, který má managementu společnosti efektivně a komplexně zobrazovat finanční informace o stavu společnosti. Výsledky z tohoto systému je možné rozdělit dle potřeb podnikové hierarchie. Každé úrovni managementu patří výstupy vyjadřující určitý analytický pohled a s daným stupněm agregace dat.
11.1. Manažerská sestava – výstup pro TOP Management Pro Top Management společnosti je nejdůležitější zobrazení nákladů a výnosů v ucelené formě včetně sumarizací za pomoci srovnávacích tabulek a grafů. Výsledné reporty úzce navazují na číselník nákladů a číselník výnosů. Základním reportem je kompletní přehledu nákladů zobrazených v tabulce č.7 a kompletní přehled výnosů zobrazených v tabulce č.8. Každý report lze zobrazit pro vybraná období – pro účel této práce bylo zvolené pololetí. Díky struktuře, která byla zvolena u obou číselníků je tedy možné data dále sumarizovat a získávat tak výsledky za celé skupiny služeb či oblasti. V tabulce č.9 je
36
zobrazena sumarizace nákladů a v tabulce č.10 je vyjádřena sumarizace výnosů. Všechny informace v manažerských tabulkách lze zobrazit v grafech – příkladem jsou graf č.2 a č.3. Tabulka č.7 – Kompletní přehled nákladů
37
Tabulka č.8– Kompletní přehled výnosů
38
Tabulka č.9 – Sumarizace nákladů
Tabulka č.10 – Sumarizace výnosů
Graf č.2 – Graf tržeb společnosti
Leden 2008 tržby
39
Graf č.3 – Graf tržeb sumarizovaný za skupiny
Leden 2008 tržby - skupiny
11.2. Controlling – výstup pro finanční oddělení Pro finanční oddělení je nutné rozšířit analytický pohled na výstupní data, než jaký postačoval Top Managementu. Proto reportingový systém obsahuje výstupy, které byly při vytváření celého programu přesně specifikovány tímto oddělením. Podle cíle analýzy budou výkazy rozděleny do následujících kapitol. Jedná se sice o relativně blízké oblasti, které na sebe v některých směrech navazují a prolínají se, avšak cílem každého výkazu je sledovat a řídit jiné ukazatele či veličiny. Tato kapitola nese název „Controlling – výstup pro finanční oddělení a obsahuje dva výkazy horizontální analýzy měsíčních hodnot nákladů a výnosů. Jedná se o se meziměsíční srovnání nákladů a výnosů – tabulka č.11 a porovnání skutečných hodnot nákladů a výnosů s plánovanými – tabulka č.12. Bližší deskripce včetně účelu obou výkazů byla provedena v teoretické části, takže zde je představena jen praktická aplikace.
40
Tabulka č.11 – Meziměsíční srovnání výnosů a nákladů
41
Tabulka č.12 – Porovnání skutečných hodnot nákladů a výnosů s plánovanými
42
11.3. Finanční analýza – výstup pro finanční oddělení Dalším výkazem včetně grafického znázornění zkoumaných veličin je tabulka č. 13 Ekonomické ukazatele. Pro tento report bylo nutné použít i výstupy z účetní části systému (stručná rozvaha a výkaz zisků a ztrát). V současné chvíli je nutné tyto údaje zadávat ručně v rozhranní reportingového programu. V další fázi vývoje bude možno tyto data automaticky získat z účetnictví ERP systému. Způsob výpočtu jednotlivých ukazatelů tohoto reportu je uveden v teoretické části této práce. V tabulce jsou uvedeny hodnoty z předchozích období (2006, 2007) a hodnoty právě probíhajícího období (do 31.6. 2008). Tabulka č.13 – Ekonomické ukazatele
43
Graf č.4 – Vývoj struktury aktiv
Graf č.5 – Vývoj struktury oběžných aktiv
44
Graf č.6 – Vývoj struktury pasiv
Graf č.7 – Složení Altmanova indexu
45
Graf č.8 – Složení pracovního kapitálu (working capital)
Graf č. 9 – Porovnání nákladů a tržeb
46
11.4. Řízení pohledávek – výstup pro finanční oddělení Jak již bylo uvedeno v teorii je na každém finančním manažerovi v jaké formě výkazu chce sledovat pohledávky z obchodního styku pro řízení likvidity firmy. V této práci byla struktura určena podle potřeb finančního oddělení. Časová struktura vypadá následovně: pohledávky do splatnosti <= 0, 1-14, 15-30, 31-60, 61-90, 91-300, 300 a více. Časová analýza poskytuje údaje o každém dni obchodování, přičemž během víkendu zůstávají hodnoty stejné, protože nedochází k párování plateb fakturantem finančního oddělení. Pohledávky byly rozděleny podle objemu tržeb na tři oblasti. Firma Donata s.r.o. a GBS – Kodéry a.s. představují největší odběratele a mají sjednané jiné obchodní podmínky než ostatní zákazníci a je nutné je sledovat individuálně. Ostatní, kteří nepřekračují určitou výši tržeb a nemají sjednané individuální obchodní podmínky jsou sledováni společně.
Tabulka č.14 – Přehled pohledávek dle časové analýzy
47
Graf č. 10 – Přehled celkových pohledávek
Graf č.11 – Přehled pohledávek za největšího odběratele
48
Graf č.12– Přehled pohledávek za druhého největšího odběratele
Graf č.13 – Přehled pohledávek za ostatní zákazníky
49
12. Technologické a softwarové zázemí Společnost Kasa NET pracuje převážně na platformách open-source. Pro všechny systémy vytvářené pro společnost tj. systém přijatých faktur a reportingový systém je použit operační systém Linux Debian webovým serverem Apache. Obě aplikace byly projektovány na bázi webové aplikace, kde jako hlavní výhodou je vysoká dostupnost jak po stránce lokality, tak možností použitého přístupového zařízení. Programová část byla napsána v jazyce PHP s použitím šablonovacího systému Smarty. K dalším použitým technologiím v aplikaci patří JavaScript, HMTL, CSS a AJAX. Jako datové úložiště byla zvolena databáze MySQL. V případě ERP sytému ABRA G4 bylo nutné přizpůsobit se požadavkům dodavatele systému. U ERP systému, který funguje pouze na Windows platformách je použita tří úrovňová architektura, tudíž je nutnost použít aplikační server, databázový server a z důvodů dostupnosti taky server pro terminálové služby. Způsob propojení serverů a uživatelských stanic je uveden na obrázku č.8 . Pro úložiště dat je zde zvolena databáze Oracle. Aplikační a databázový server pracuje na operační systému Linux RedHat. Z důvodu nutnosti platformy Windows pro běh programu je na serveru pro terminálové služby nainstalován systém Windows Server 2008. Obrázek č.8 – „Schéma koncepce počítačové sítě“31
31
ABRA Software a.s, Kozler, V..: Implementační studie IS ABRA, Praha 2008, ABRA Software, str. 46
50
ZÁVĚR Jak již bylo zmíněno v úvodu, slouží tato práce jako podpora stávajícího ERP systému společnosti, jehož možnosti nedosahují úrovně, která je vyžadována jak po stránce kvalitativní, tak po stránce kvantitativní. Hlavním úkolem bylo vytvořit základní podobu reportovacího systému, který by byl schopen zpracovávat účetní data a vytvářet na jejich základě sofistikované výstupy, které by sloužily managementu podniku pro pružné operativní a strategické rozhodování. Je nutno poznamenat, že projekt nepostihuje všechny klíčové oblasti finančního řízení. Byly vybrány výstupy, které v současné době společnost Kasa NET nejvíce postrádala. Zcela pominuta zůstala například oblast závazků z obchodního styku, kterou do značné míry řeší systém přijatých faktur, nicméně výstup v podobě rychlého a přehledného reportu dosud chybí a bude třeba jej dopracovat. Tento projekt, klade vysokou náročnost na spolehlivost informací ve velkých objemech. Společnost Kasa NET patří do segmentu malých a středních podniků, kde je zatím možné vytvořit systém reportingu v jeho zjednodušené formě, protože její podnikatelská činnost má jasně vymezené parametry a je poměrně snadno kvantifikovatelná. U podniků většího rozsahu by takovýto projekt vyžadoval kooperaci analytického týmu složeného z softwarových a finančních odborníků.
51
SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ Literatura:
ABRA Software, Kozler, V.: Implementační studie IS ABRA Praha 2008, ABRA Software a.s. Ebr, P. : Bakalářská práce – Projektový controlling, Praha 2007, VŠE – Praha Fibírová, J.: Nákladové účetnictví (manažerské účetnictví), Praha 2001, VŠE - Praha ISBN 80-245-0212-7 Fibírová, J.: Reporting – moderní metoda výkonnosti uvnitř firmy, Praha 2003, Grada Publishing ISBN 80-247-0482-X Fotr, J., Souček, I.: Podnikatelský záměr a investiční rozhodování, Praha 2005, Grada Publishing ISBN 80-247-0939-2 Holzner S.: JavaScript profesionálně Mobil Media a.s., 2003 ISBN 80-86593-40-1 Hroch, Michal.: Proč potřebujete corporate reporting? Chief Information Office, Magazíne, 2008, č.IV, ISSN 1801-5166 Kislingerová, E.: Manažerské finance, Praha 2005, C. H. Beck ISBN 80-7179-802-9 Lang, H.: Manažerské účetnictví - teorie a praxe, Praha 2005, C. H. Beck ISBN 80-7179-419-8 Loney K., Bryla B.: Mistrovství v Oracle Database 10g Computer Press, a.s. Brno 2006 ISBN 80-251-1277-2 Synek, M.: Manažerská ekonomika, Praha 2002, Grada Publishing ISBN 80-247-9069-6 Valach, J.: Investiční rozhodování a dlouhodobé financování, Praha 2005, Ekopress ISBN 80-86929-01-9 Welling L., Thomson L.: PHP a MySQL – Rozvoj webových aplikací, Praha 2005, Softpress, ISBN 80-86497-83-6
Internetové zdroje:
Achour, M., Betz, F.,Douglas, A.: PHP manual, [online], [cit 2009-02-17],
Hálek, V.: Krizový management – vertikální a horizontální analýza, [online], [cit 200904-17], < http://halek.info/dokumenty/km_c3_02.pdf> NIX.CZ,z.s.p.o. : Vítáme Vás na stránkách Neutral Internet eXchange (NIX.CZ) České republiky, [online], [cit 2009-04-05]
W3schools.com: Ajax tutoriál, [online], [cit 2009-03-11], 52
W3schools.com: CSS tutoriál, [online], [cit 2009-03-11], < http://www.w3schools.com/css/default.asp> W3schools.com: HTML tutoriál, [online], [cit 2009-03-11], W3schools.com: JavaScript tutoriál, [online], [cit 2009-03-11], < http://www.w3schools.com/js/default.asp> Sun Microsystems: MySQL 5.0 Reference manual, [online], [cit 2009-02-23],
53
