Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Karolina Kadlecová Návrh architektury sdílení a ukládání informací v prostředí Microsoft SharePoint Services 3.0 Bakalářská práce
2010
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Návrh architektury sdílení a ukládání informací v prostředí Microsoft SharePoint Services 3.0 zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.
V Praze dne 31. května 2010
Podpis
3
Abstrakt Tato studie pojednává o produktu společnosti Microsoft - SharePoint Services verze 3.0. Cílem této práce je návrh prototypového webového rozhraní pro konkrétní organizaci, nejen tak, aby vystihovalo její současné potřeby, ale aby bylo do budoucna dobře škálovatelné a flexibilní. Teoretická část popisuje funkce a technologie služby SharePoint Services 3.0. Uvedeny jsou systémové nároky, architektura technologie a možnosti instalace produktu. Dále jsou v práci představeny jednotlivé typy webových šablon a webových částí a celková struktura webového rozhraní. Je zde také popsán proces zabezpečení a zálohování, dále je uvedeno pojetí SharePoint Services 3.0 jako systému pro správu dokumentů a integrace s Microsoft Office. Praktická část je věnována návrhu architektury kolekce webů pomocí služby SharePoint Services 3.0. Tato část blíže ukazuje jak Windows SharePoint Services 3.0 skutečně pracuje v praxi a co může uživatelům nabídnout, nechybí zde ani ukázka instalace produktu a práce seznamy.
4
Abstract This bachelor’s work deals with product Microsoft SharePoint Services 3.0. The aim of this essay is to design the prototype solution for concrete organization using SharePoint Services. This solution should reflect the current needs as well as a future requirement. The theoretical part describes functions and technologies of Microsoft SharePoint Services 3.0. Here you can find system requirements, the architecture of SharePoint technology and also possibilities of installation. Another part is dedicated to the types of web templates and web parts and to the whole structure of web interface. The theoretical part also describes process of web security and backing-up process but also compares SharePoint products to Document Management System and shows the integrations with Microsoft Office 2007. The practical part is dedicated to design of web collection under the Windows SharePoint Services 3.0. This part specifies how SharePoint really works and can help us with our business. Here is also shown the installation of product.
5
1. Obsah 1.
Obsah ............................................................................................................................. 6
2.
Úvod .............................................................................................................................. 8
3.
Technologie a produkty SharePoint ............................................................................ 10
3.1
Microsoft Office SharePoint Server 2007 ............................................................... 10
3.2
Windows SharePoint Services ................................................................................. 11
4.
Možnosti instalace WSS 3.0 ........................................................................................ 12
4.1
Systémové požadavky Windows SharePoint Services 3.0 ...................................... 12
4.2
Instalace databáze ve WSS 3.0 ................................................................................ 13
4.2.1
Typy databází ...................................................................................................... 13
4.3
Instalace na jeden server .......................................................................................... 14
4.4
Instalace serverové farmy ........................................................................................ 14
4.5
Přechod z WMSDE na databázi s využitím SQL Serveru....................................... 15
4.6
Počet virtuálních serverů ......................................................................................... 15
5.
Technologie WSS 3.0 .................................................................................................. 15
5.1
Active Directory (řadič domény) ............................................................................. 16
5.2
DNS ......................................................................................................................... 16
5.3
Komponenty Internet Information Services IIS 6.0 provozující technologii
SharePoint ............................................................................................................................ 16 6.
Zabezpečení přístupu k WSS 3.0 ................................................................................. 17
6.1
Model autentizace .................................................................................................... 17
6.2
Model autorizace ..................................................................................................... 19
7.
Struktura webového rozhraní WSS 3.0 ....................................................................... 20
7.1
Základní webová stránka (domovská stránka) ........................................................ 21
7.2
Šablony webů .......................................................................................................... 21
7.3
Webové části............................................................................................................ 24
7.4
Šablony webů a webové části třetích stran .............................................................. 28
8.
Ukázka tvorby webu WSS 3.0 ..................................................................................... 28
9.
WSS 3.0 jako systém pro správu dokumentů ............................................................. 30
10.
Integrace WSS 3.0 s Microsoft Office 2007............................................................ 31
10.1
Integrace aplikace Exel se službou WSS 3.0 ........................................................... 32
10.2
Integrace aplikace Outlook se službou WSS 3.0 ..................................................... 32
11.
Zálohování WSS 3.0 ................................................................................................ 32
12.
Projekt ...................................................................................................................... 33
12.1
Představení projektu ................................................................................................ 33
12.2
Ukázka instalace WSS 3.0 ....................................................................................... 34
12.3
Administrace WSS – Centrální správa SharePoint.................................................. 38
12.4
Představení společnosti PEKA – AHS s.r.o. ........................................................... 40
12.4.1
Schéma a popis organizační struktury ................................................................. 41 6
12.5
Požadavky na obsah a funkčnost nového webu WSS 3.0 ....................................... 42
12.6
Návrh struktury webu WSS 3.0 ............................................................................... 45
12.6.1
Základní rozdělní webu ....................................................................................... 45
12.6.2
Rozmístění potřebného obsahu ............................................................................ 46
12.7
Popis schématu webu WSS 3.0 PEKA – AHS ....................................................... 48
12.8
Zabezpečení webu WSS 3.0 .................................................................................... 52
12.9
Ukázka práce se seznamy na webu WSS 3.0 PEKA - AHS ................................... 53
12.10
Závěrečná doporučení pro organizaci PEKA - AHS ........................................... 56
13.
Závěr ........................................................................................................................ 56
14.
Seznam použité literatury ........................................................................................ 58
7
2. Úvod Pro každý konkurenceschopný podnik jsou včasné a především relevantní informace zcela zásadní. Téměř samozřejmostí je dnes zavedení kvalitního firemního informačního systému (pro automatizaci určitých procesů a správu dat). Většina organizací ale také řeší, jak zajistit sdílení a správu informací i mimo sídlo společnosti. Často jsme na obchodních cestách, potřebujeme pracovat z domova nebo sdílet určité dokumenty
s firemními
partnery. Pro zajištění dostupnosti určitých dokumentů se běžně používá klasické sdílení složek souborů v rámci firemní sítě. Přistup k nim mimo organizaci lze pak zajistit například pomocí FTP. Toto však není zrovna elegantní a efektivní cesta při vyspělosti dnešních informačních technologiích. Dalším důležitým faktorem, který ovlivňuje úspěšnost našeho podnikání je umožnění efektivní komunikace a kooperace mezi pracovníky. ,,Jedině díky spolupráci, interakci a součinnosti svých členů může organizace znásobit své úsilí, posilovat svou pozici a zvyšovat produktivitu.‘‘[5] Velká část spolupráce se samozřejmě odehrává přímo mezi lidmi na úrovni osobní komunikace nebo pomocí telefonu či emailu. Často však potřebujeme trvalejší záznam nejrůznějších informací, myšlenek, problémů nebo znalostí, a tak se uchylujeme k papírovým či elektronickým záznamům. Poté je třeba zajistit, aby byly dané dokumenty a informace dostupné právě těm lidem, kteří je potřebují k práci. Výše zmíněné potřeby často nedokáže v plné míře uspokojit informační systém typu ekonomického softwaru nebo ERP systému. Proto se objevuje celá řada produktů, které nabízejí řešení v podobě firemního portálu jako nástroje pro komunikaci, spolupráci, sdílení a správu obsahu. Mezi tyto produkty patří například IBM WebSphere Portal, Lotus Note nebo Oracle Portal 10g. Společnost Microsoft v této oblasti nabízí dva produkty a to konkrétně SharePoint Services 3.0 a SharePoint Server 2007 spadající do kategorie označované jako SharePoint Products and Technologies. Tyto produkty, jak již z názvu vypovídá, jsou určeny ke správě a sdílení informací, ale také ke spolupráci a komunikaci. ,,Produkty SharePoint umožňují organizacím nasazení robustního řešení, které nabízí dostupný informační systém bez ohledu na velikost firmy a její geografické umístění. Výhodou toho řešení je jeho velká flexibilita, on-line dostupnost a možnost snadného přizpůsobení dle aktuálních potřeb.‘‘[5] V této studii se budu blíže věnovat pouze jednomu z výše zmíněných produktů - Microsoft SharePoint Services 3.0 (dále jen WSS 3.0), protože jsem měla možnost pracovat s ním při výkonu své praxe. WSS mě zaujal zejména díky tomu, že je velice flexibilní a nabízí rychlou avšak efektivní cestu k vytvoření webového portálu podle specifických představ organizace . 8
Cílem této bakalářské práce je navrhnout prototypové webového rozhraní pro organizaci ve které jsem vykonávala svou praxi. Toto rozhraní bude sloužit zejména na podporu projektového řízení a mělo by být koncipováno, tak aby vystihovalo současné potřeby organizace, ale zároveň bylo nadále dobře škálovatelné. Tuto práci lze rozdělit na dvě části. Teoretická část popisuje technologie a funkce služby SharePoint Services 3.0. První kapitola je věnována představení služby WSS i SharePoint Serveru. Kapitola druhá popisuje široké možnosti instalace produktu WSS 3.0. (systémové nároky, instalace do jednoho nebo více umístění, databázové možnosti). Následující kapitola popisuje technologie WSS 3.0, kterou zajišťuje Windows Server. Kapitola č. 4 ukazuje proces zabezpečení webového prostoru (proces autentizace a autorizace uživatele). Kapitola 5 a 6 blíže představuje strukturu webového rozhraní a popisuje jednotlivé šablony webů a webové části. V kapitole 7 je pak ukázán základní postup tvorby webu. Poslední dvě kapitoly této části jsou věnovány možnostem použití produktu WSS 3.0 jako systému pro správu dokumentů a jeho integraci s Microsoft Office 2007. Předposlední kapitola je věnována projektu, který naplňuje cíl této práce. Nejprve je blíže popsán cíl a smysl projektu, poté je představena organizace pro kterou je prototypové řešení vypracováno. V této části je také ukázána instalace produktu a konfigurace potřebných nastavení. Dále jsou pomocí use case diagramů přiblíženy potřeby a nároky jednotlivých pracovníků na nový web WSS 3.0. Následně je ukázán návrh struktury nového webového rozhraní a jeho popis. Závěrečné kapitoly jsou pak věnovány zhodnocení funkcí WSS 3.0, doporučení dalšího postupu pro organizaci a samozřejmě je uveden seznam použité literatury.
9
3. Technologie a produkty SharePoint Technologie produktů SharePoint umožňují autorizovaným uživatelům snadno a rychle vytvářet specializované weby na kterých budou uloženy potřebné informace a dokumenty. Obsah webu lze poté jednoduše sdílet, organizovat a vyhledávat potřebná data. Windows SharePoint Services je v podstatě jednoduší verzí Windows SharePoint Serveru (dále jen SPS). SPS je portálový produkt, který je postaven na službě WSS, ale je rozšířen o další možnosti a poskytuje tak robustnější nástroj pro sdílení a správu dat v rámci celé organizace. Produkty SharePoint fungují na platformě Windows Server 2003 nebo 2008 a databázi Microsoft SQL, což jim dodává vysoké výkonnostní charakteristiky. Oba tyto produkty jsou také plně integrovány se sadou Microsoft Office a případně i jinými aplikacemi. SharePoint je založen na technologii .NET, takže je možné vytvářet vlastní weby a aplikace v prostředí Microsoft Visual Studia a nově také v SharePointu Designeru 2007. První verze SPS vznikla v roce 2001 pod názvem SharePoint Portal Server 2001 a byla určena pro nasazení do velkých společností. Proto se zrodila myšlenka na jeho odlehčenou verzi, která byla uvedena v témže roce pod názvem SharePoint Team Services. V roce 2003 se objevuje další verze SharePoint Server 2003 spolu se SharePoint Services 2.0. V současnosti jsou nabízeny SharePoint Office Sever 2007 (dále jen MOSS) a SharePoint Services 3.0. V nejbližší době by měli být na trh uvedeny nové produkty SharePoint 2010. [5] 3.1
Microsoft Office SharePoint Server 2007
,,Microsoft Office SharePoint Server 2007 je integrovaná sada serverových funkcí, pomocí kterých lze zlepšit efektivitu organizace díky komplexní správě obsahu a vyhledávání v síti, optimalizaci sdílených obchodních procesů a usnadnění sdílení informací přes hranice sítí s cílem získat lepší přehled o podniku. Tento server pro spolupráci a správu obsahu navíc nabízí IT specialistům a vývojářům platformu a nástroje, které potřebují pro správu serverů, rozšiřitelnost aplikací a vzájemnou spolupráci.‘‘ [2] SPS je tedy založen na technologii WSS, umožňuje tak vytvářet webový portál představující hierarchickou strukturu informací rozdělených podle témat a oblastí napříč celou organizací. ,,Celé řešení je postaveno tak, aby každý uživatel mohl být zároveň správcem nebo poskytovatelem informací pro celou svou pracovní skupinu.‘‘[6] Každý uživatel má také možnost snadné změny uživatelského prostředí. Dále lze pomocí aplikace BizTalk Server připojit SharePoint Server k dalšími podnikovým aplikacím jako je například SAP a mít tak dostupná všechna důležitá data přes webové rozhraní ať jste 10
kdekoliv. Díky indexaci databáze SQL Serveru lze také použít rychlejší fulltextové vyhledávání. SPS nabízí robustní a flexibilní řešení, které je stabilní a dokáže zvládnout opravdu velký počet uživatelů. Mezi známe světové společnosti, které implementovali tento produkt patří například Coca-Cola Enterprises nebo MTV Network u nás pak například společnosti jako Plzeňský prazdroj a.s., Česká pojišťovna, Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR nebo třeba Všeobecná zdravotní pojišťovna.[2] 3.2
Windows SharePoint Services
,,Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 je univerzální technologie, která poskytuje integrovanou sadu služeb pro spolupráci a komunikaci určenou k propojení lidí, informací, procesů a systémů uvnitř firmy i za jejím firewallem. Služba WSS 3.0 umožňuje organizacím a obchodním jednotkám všech velikostí zvýšit efektivitu obchodních procesů a zlepšit produktivitu týmů.‘‘[1] Navíc šablony obsažené ve WSS poskytují hotové, modifikovatelné scénáře řešící specifické potřeby organizace a představují výchozí bod pro partnery a vývojáře při budování složitějších řešení pomocí WSS.[1] Tato technologie tedy nabízí snadné a rychlé vytvoření určitého webové místa, které lze dobře modifikovat a rozšiřovat. Díky tomuto řešení umožníme uživatelům přístup k informacím, které potřebují uživatelsky snadnou a příjemnou cestou. Na webu WSS můžeme vytvářet vlastní seznamy, různé knihovny dokumentů a obrázků, diskusní fóra a nechybí ani funkce kalendáře nebo přidělování úkolů. Z webu SharePoint se brzy stane oblíbené místo pro ukládání veškerého obsahu a jednotlivý uživatelů začnou žádat o vytvoření osobních webů, které si budou moci spravovat. Díky technologii SharePoint také odpadá klasické sdílení složek souborů ve firemní síti. Nyní máme všechna potřebná data dostupná vždy, když se připojíme k Internetu. Nutno podotknout, že služba WSS dokáže zvládnout opravdu velký objem dat a provozovat až tisíce webů. Díky tomu dobře upokojuje i nároky středních a větších firem. Jak již bylo zmíněno výše, software WSS 3.0 lze instalovat pouze na operační systém Windows Server 2003/08, který obsahuje potřebné komponenty aplikačního serveru jako je Internet Information Services 6.0 s podporou ASP.NET1. Právě díky ASP.NET lze jednotlivé webové stránky snadno upravovat, přidávat na ně různé další komponenty nebo aplikace. Další důležitou výkonnostní charakteristikou, je ukládání veškerého obsahu a nastavení do databáze Microsoft SQL.
1
ASP.NET je součást .NET Frameworku pro tvorbu webových aplikací a služeb. ASP.NET je založen na CLR
(Common Language Runtime), který je sdílen všemi aplikacemi postavenými na .NET Frameworku. CLR podporuje např. Visual Basic.NET, JScript.NET, C#, Managed C++, ale i mutace Perlu, Pythonu a další. [19]
11
Na rozdíl od SPS je služba WSS zdarma, pokud již vlastníme operační systém Windows Server 2003/08. WSS je tedy licenční součástí systému Windows Serveru 2003/08, není ovšem součástí instalace, proto si ji musíme v případě zájmu stáhnout a doinstalovat.
4. Možnosti instalace WSS 3.0 Služba WSS 3.0 podporuje široký výběr systémových konfigurací. Před samotnou instalací produktu je tedy dobré provést sumarizaci požadavků na výkon, bezpečnost a dostupnost služby a také brát v úvahu budoucí vývoj. Jelikož některé kroky provedené při instalaci jsou nevratné. [5] První věcí, kterou musíme zvážit je výběr databázového stroje. Buď můžeme jako datové úložiště použít standardně nabízený databázový stroj WMSDE nebo napojit službu WSS na databázový server Microsoft SQL. Pokud se rozhodneme pro druhou možnost, musíme nadále zvážit umístění SQL Serveru a případné vytvoření serverové farmy. 4.1
Systémové požadavky Windows SharePoint Services 3.0
Součást
Požadavky Windows Server 2003 SP1; Windows Server 2003 x64; Windows Small
Software
Business Server 2003 nebo Windows Server 2008; NET Framework 3.0; Internetová informační služba (IIS) 6.0 se společnými soubory; služba Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) a služba Internet Instalace v jednom umístění: Server s rychlostí procesoru nejméně 2,5 GHz; minimální kapacita paměti RAM 1 GB ( doporučují se 2 GB); nejméně 2 GB volného místa na disku pro instalaci, nejméně 5 GB pro data
Hardware
Nasazení ve farmě: Server s rychlostí procesoru nejméně 2,5 GHz; minimální kapacita paměti RAM 1 GB ( doporučují se 2 GB); sytém SQL Server 2000 SP3 (nebo vyšší) nebo SQL Server 2005 s duálními procesory s rychlostí minimálně 2,5 GHz a minimálně 2 GB paměti RAM; nejméně 2 GB volného místa na disku pro instalaci, nejméně 5 GB pro data
Síť
Širokopásmové připojení 128 kb/s nebo více ke stažení a aktivaci produktů
Další
Internet Explorer 6.0 s aktualizacemi Service Pack, případně Microsoft
součásti
Office 2003 nebo 2007 pro integraci souborů.
Tabulka č. 1, zpracováno podle [1]
12
4.2
Instalace databáze ve WSS 3.0
Pokud zvolíme typickou instalaci produktu, bude automaticky nainstalována ,,light verze‘‘ databáze tzv. WSMDE (Windows SQL Server Desktop Engine) a bude použita
k
vytvoření konfigurační databáze a databáze obsahu pro všechny weby SharePoint. Instalační program také nainstaluje web Centrální správy SharePoint a vytvoří základní domovskou stránku. Toto řešení je vhodné zejména pro malé organizace a práci s menším objemem dat. Je zde omezená nabídka nástrojů pro administraci a v případě většího množství přistupujících uživatelů může dojít k výraznému zpomalení provozu webu SharePoint. [6]
Obr. č. 1, Výběr typu instalace WSS 3.0. Jestliže požadujeme vyšší propustnost a zabezpečení dat, je vhodné nainstalovat spolu s WSS 3.0. také Microsoft SQL Server 2000 nejlépe však SQL Server 2005. Tato volba umožňuje samostatné spravování databáze a výběr jejího umístění, dále podporuje vzdálený přístup k databázi, fulltextové vyhledávání a clustering. V případě, že nám řešení v podobě WSMDE v budoucnosti přestane stačit, není problém provést upgrade a napojit WSS na Microsoft SQL Server. 4.2.1 Typy databází Konfigurační databáze ,,V této databázi jsou uloženy informace o sytému, jednotlivých virtuálních serverech v rámci fyzického serveru, jednolitých serverech webové farmy atd.,, [6]
13
Databáze obsahu Tato databáze obsahuje veškerá data týkající se provozu webu. Jsou zde uloženy například informace o dokumentech publikovaných na webu, informace o uživatelských právech a dále také informace týkající se nastavení webu, grafického vzhledu a rozložení stránek. Při typické instalaci produktu bude konfigurační databáze vytvořena a pojmenována automaticky. V jiném případě může být umístění konfigurační databáze a databáze obsahu definováno v průběhu instalace.[6] Služba WSS se může rychle stát oblíbeným místem pro ukládání obsahu v organizaci a velikost databáze tak bude rychle narůstat. Databáze obsahu sice umožňuje uložení mimořádně velkých objemů dat, ale je dobré mít na paměti fyzickou kapacitu serveru nebo serverové farmy a do budoucna počítat s určitou rezervou. Pokud například naplánujeme serverovou farmu jen pro počátečný objem dat, může brzo přestat stačit. Jelikož pro vyhledávání dokumentů je použito indexování souborů, což může zvětšit celkovou velikost dokumentu až o 100%. Pro organizaci je lepší, když pracuje s malými databázemi obsahu o velikosti 100 GB až 200 GB a využije ručního zvětšení souborů na SQL Serveru. Maximální doporučená velikost databáze je 250 GB. Tato velikost umožní dobrý výkon a v případě havárie lze provést rychlé obnovení, protože bude obsahovat jediný datový soubor a jediný soubor protokolu transakcí.[5] 4.3
Instalace na jeden server
Samostatná konfigurace, tedy instalace WSS a databáze pouze na jeden serverový počítač, může být užitečná v organizacích, které požadují základní funkčnost a možnosti služby WSS v oblasti spolupráce, správy dokumentů a vyhledávání. Tato implementace je tedy vhodná zejména do malých organizací a je omezena maximálním možným počtem 1000 webů. Pokud se rozhodneme pro tuto možnost je dobré vědět, že přímý upgrade na instalaci serverové farmy není možný. [5] 4.4
Instalace serverové farmy
,,V případě, že potřebujeme větší kapacitu nebo vyšší výkon, doporučujeme součásti distribuovat na několik počítačů nebo i určit více počítačů, které budou sdílet zátěž jedné funkce. Serverová farma je tedy skupina jednoho nebo více spolupracujících serverů, které poskytují jednotné funkce služby WSS, přičemž každý server má nejméně jednu roli.‘‘[7] Toto řešení je tedy velice dobře škálovatelné a snadno rozšiřitelné například v případě růstu databáze. Díky možnosti clusteringu je také zajištěna vyšší bezpečnost dat. Organizace by také měla porovnat náklady spojené s prostojem a náklady na dodatečné servery.[5]
14
4.5
Přechod z WMSDE na databázi s využitím SQL Serveru
V organizaci může dojít k situaci, kdy současné řešení s nasazením interní databáze, přestává splňovat naše požadavky. Existuje tedy možnost přechodu ze základní databáze WMSDE na databázi SQL Serveru. Máme opět dvě možnosti jak SQL Server nainstalovat: -
MS SQL Server na stávajícím serveru
-
MS SQL Server na samostatném serveru
V obou případech je postup obdobný. Nejprve bude nutné odpojit databázi ve WMSDE databázovém enginu a zálohovat soubory databáze. Poté nainstalovat do požadovaného umístění SQL Server, napojit na něj databázové soubory a rekonfigurovat službu WSS. [7] 4.6
Počet virtuálních serverů
Pokud chceme vytvořit další web nejvyšší úrovně (domovská stránka), například pro jiná informační témata nebo spektrum uživatelů bude nutné založit nový virtuální server, změnit fond aplikací a nainstalovat novou domovskou stránku v Centrální správě SharePoint.[7]
Obr. č. 2, Rozšíření webového server o službu WSS 3.0.
5. Technologie WSS 3.0 Služba WSS je založena na síťové technologii. Aby byla služba dostupná na firemním intranetu, server na kterém je služba WSS provozován,a musí být připojen do firemní sítě. Předpokladem je tedy síťová karta v daném serveru, fungující min. o propustnosti 100 Kb. Pokud požadujeme dostupnost služby v prostředí Internetu, musí být fyzický server připojen do páteřní sítě Internet. [6] 15
Architektura technologie SharePoint je založena na několika komponentách Windows Serveru 2003/2008, které jsou popsány níže. 5.1
Active Directory (řadič domény)
Řadiče domény používají službu Active Directory ke správě síťových prostředků, jako jsou například uživatelé, počítače, různá zařízení nebo aplikace. Pomocí domény lze jednotlivé objekty sdružovat do skupin, přiřazovat jim určité vlastnosti, řídit jejich přístup k jiným objektům, nastavovat určitá omezení apod. V rámci Active Directory můžeme tedy přidávat jednotlivé uživatele, nastavovat jejich oprávnění, hesla a jeho pravidla, sdružovat je do určitých skupin atd. [8] Existence služby Active Directory na Windows Serveru je nutnou podmínkou pro úspěšnou instalaci a provoz technologií SharePoint. Jelikož doménové účty jsou požadovány jako ,,servisní účty‘‘ pro instalaci WSS a případně také
pro instalaci a
provozování databázového systému SQL Server. Pouze uživatelům definovaným v rámci služby Active Directory lze přidělit přístup na jednotlivé weby WSS.[6] 5.2
DNS
Každý ze serverů na kterém je provozována technologie SharePoint a který je připojen do firemní sítě, musí mít přístup k firemnímu DNS (Domain Name Server). Pomocí DNS můžeme jednotlivým virtuálním serverům přiřazovat smysluplná doménová jména. Díky přiřazení unikátního doménového jména (hlavičky) mohou mít všechny virtuální servery stejný port a stejnou IP adresu.[7] 5.3
Komponenty Internet Information Services IIS 6.0 provozující technologii SharePoint
ASP.NET
Před zahájením instalace WSS 3.0 je nutné povolit technologii ASP.NET 2.0. Většina komponent technologií SharePoint používá systém webově orientovaného programování. ASP.NET je tedy vyžadována pro správné fungování webového obsahu, webu Centrální správy SharePoint a řady dalších vlastností a funkcí služby WSS 3.0.[5]
Webový server (virtuální server)
IIS zajišťuje existenci jednoho nebo více virtuálních serverů určených pro provoz a dostupnost služby WSS. ,,Webový server je administrativní, bezpečnostní a jakousi ,,fyzickou‘‘ hranicí při provozování aplikací v rámci IIS 6.0.‘‘[6] Při typické instalaci je výchozí webový server automaticky rozšířen o službu WSS a na jeho adrese je vytvořena první domovská stránka a web Centrální správy SharePoint. 16
Fond aplikací
Fondy aplikací zajišťují fyzické oddělení prostředků procesoru a operační paměti, které jsou přiděleny konkrétní aplikaci. ,,Fond aplikací umožňuje serveru provozovat více webů najednou, každý z nich navíc může pracovat v samostatném pracovním procesu. Tím fond aplikací zajišťuje bezpečnost provozu každého z webů tak, že jeden běžící web nemůže ovlivnit proces jiného běžícího webu.‘‘[7] Tak je zajištěna stabilita webové služby IIS proti napadení a neočekávaným haváriím. Pro každý virtuální server může být definován samostatný fond aplikací, nebo lze jeden fond aplikací přidělit více virtuálním serverům. Každý fond aplikací využívá systémové prostředky a také zabírá cca. 30-50 MB operační paměti. Z tohoto hlediska může být užitečnější využít jeden fond aplikací pro více virtuálních serverů. ,,Z hlediska bezpečnosti je pro web Centrální správy WSS a jednotkové weby WSS nastaven samostatný aplikační fond.‘‘[7]
Ověřování
Technologie WSS nemají vlastní autentizační mechanismus, a proto využívají autentizační mechanismus IIS. IIS tedy zajišťuje proces ověření uživatelů přistupujících k webovému serveru. ,,Autentizační mechanismus je zajišťován pro každý virtuální server samostatně, což nám umožňuje nastavení různé úrovně zabezpečení pro jednotlivé virtuální servery a jejich webový obsah.‘‘ [6]
6. Zabezpečení přístupu k WSS 3.0 Při přechodu na službu WSS budou na firemní web importovány nejrůznější data, informace a dokumenty. Přístup k těmto informacím, ať již v rámci firemní sítě nebo Internetu, musí být dobře zabezpečen, aby nedošlu k jejich úniku informací nebo ztrátě. WSS 3.0 nabízí různé konfigurace zabezpečení, které se opírají o Windows Server, zejména pak o službu IIS. Bezpečnost v prostředí WSS 3.0 je založena na dvou základních principech. Prvním z nich je autentizace uživatele. Autentizace představuje proces identifikace uživatele pomocí jeho uživatelského jména a hesla. Dalším zabezpečením je autorizace. Autorizace je nastavení uživatelských práv a omezení pro konkrétního uživatele v rámci webů WSS. 6.1
Model autentizace
Při autentizaci ověřuje IIS existenci doménového účtu uživatele vytvořeného v Active Directory a správnost jeho hesla. V průvodci Metody ověřování můžeme nastavit různé metody ověřování na základě zadaného uživatelského jména a hesla. Jednotlivý uživatelé a jejich hesla jsou definovány v Active Directory jak bylo zmíněno výše. IIS nabízí několik metod, jak může proces autentizace probíhat.
17
Obr. č. 3, Metody ověřování v rámci služby IIS 6.0. Anonymní přístup Představuje nejjednodušší řešení, kdy po uživateli nejsou vyžadována žádná hesla a nabízí tak veřejný přístup k webovému obsahu. Základní ověřování Je podporováno většinou prohlížečů, ale v tomto případě jsou hesla přenášena v nezašifrované podobě. Pomocí nástrojů pro sledování komunikace v síti může útočník snadno zachytit přenášená hesla a zneužít je. Toto ověřování je vhodné pouze v případě zabezpečeného spojení, jako je například vyhrazená linka nebo připojení SSL (Secure Socet Layer). Integrované ověřování systému Windows Toto nastavení je použito jako výchozí a přenáší data v zašifrované podobě algoritmem typu hash. Ověřování probíhá pomocí protokolu NTLM nebo Kerberos. Protokol Kerberos však vyžaduje další konfiguraci v Active Directory a také musí být podporován webovým prohlížečem. V opačném přídě bude automaticky použito ověřování pomocí NTLM. Protokol Kerberos umožňuje průchod přes servery proxy, ale obecně neprochází přes firewall u protokolu NTLM je tomu přesně naopak. Dále lze použít autentizaci pomocí algoritmu Digest nebo služby .NET Passport. Algoritmus Digest je založen na principu digitálního podpisu, kdy je uživatel ověřován pomocí kryptografických metod.[5]
18
6.2
Model autorizace
Autorizace probíhá již na úrovni služby WSS a definuje následující zabezpečení: -
možnosti přístupu uživatele k jednotlivým webům a webovým částem (jaký obsah bude uživateli zobrazen)
-
pravidla pro správu prostředí WSS a možnosti přispívání nebo měnění obsahu daného webu nebo jeho částí
Na web je možné přidávat pouze ty uživatele, kteří jsou již definováni v rámci řadiče domény Active Directory. Uživatel se pak bude hlásit stejným uživatelským jménem a heslem, které je nastaveno v doménovém účtu.
Obr. č. 4, Přidání uživatele k doméně v Active Directory. Následující tabulka ukazuje do jakých skupin můžeme
jednotlivé uživatele zařadit.
Skupina webu představuje souhrn oprávnění, které má uživatel pro konkrétní web. Skupina webů
Popis
Čtenář
Umožňuje přístup k webu jen pro čtení
Přispěvatel
Umožňuje přidat obsah do existujících knihoven a seznamů
Návrhář webů
Umožňuje vytvářet seznamy a knihovny a přizpůsobovat stránky webu
Vlastník
Umožňuje úplné řízení celého webu
Tabulka č. 2, Popis skupiny webů WSS 3.0.
19
7. Struktura webového rozhraní WSS 3.0 Webové prostředí WWS 3.0 tvoří tzv. kolekce webů, které se skládají z hierarchicky propojených webových stránek a webových částí. Základem každé kolekce webů je domovská stránka na adrese příslušného virtuálního serveru. Na domovské stránce jsou pak vytvořeny jednotlivé podřízené weby, které lze dále škálovat a tvořit tak další podřízené weby jak ukazuje následující obrázek č. 5. Fyzický server
Virtuální server 1
Virtuální server 2
Centrální správa SharePoint
Domovská stránka 1
Virtuální server 3
Domovská stránka 2
Podřízený web 1 Podřízený web 2 Podřízený web 3 Konfigurač ní databáze
Databáze obsahu 1
Podřízený web 2.1
Podřízený web 2.2
Databáze obsahu 2
Obr. č. x, Schéma struktury webu WSS 3.0 Tyto podřízené weby mohou (ale nemusí) dědit uživatelská oprávnění nadřazeného webu. Pokud vytvoříme stránku webových častí je možné na ni umísťovat také webové části již umístěné na nadřazeném webu.
20
7.1
Základní webová stránka (domovská stránka)
Takto vypadavá nová domovská stránka WSS 3.0. Automaticky jsou zde webové části jako oznámení, kalendář a odkazy na pracovní ploše dokumentů. Na panel snadného spuštění jsou automaticky zobrazeny Seznamy, Knihovny dokumentů, Diskuse, Weby a skupiny a také Koš.
Obr. č. 6, Domovská stránka webu WSS 3.0. 7.2
Šablony webů
Obr. č.7, Výběr vhodné šablony webu WSS 3.0. Všechny weby umístěné ve WSS jsou vytvořeny na základě určitých připravených šablon. Pomocí funkce vytvořit určitou webovou součást dojde k načtení příslušné šablony a web bude nakonfigurován tak, jak je v šabloně popsáno. Přičemž existují tři základní způsoby jak vytvořit nový web nebo jeho komponentu. Můžeme si vybrat z již automaticky předinstalovaných šablon, nebo si vytvořit úplně novou šablonu pomocí vývojových 21
nástrojů. Poslední možností je vytvořit na základě šablony nějakou webovou stránku nebo její část, tu nadále upravit a pak ji uložit jako novou výchozí šablonu. Toto je velice šikovná funkce, která dokáže uspořit čas a také zachovat podobné prostředí webu. Šablony spolupráce a schůzek dodané automaticky se službou WSS 3.0 nabízejí vytvoření nového webového prostoru určeného pro komunikaci, spolupráci a správu obsahu. Pomocí těchto 12 šablon můžeme velice jednoduše vytvořit webové rozraní WSS a začít na něj umísťovat potřebné webové části a obsah. Mezi tyto šablony webových stránek patří:
Týmový web
Web umožňující týmům rychle uspořádat, vytvářet a sdílet informace. Jeho základními komponentami jsou Knihovny dokumentů, seznamy (Kalendáře, Úkoly), Oznámení, Odkazy a Diskuse. Tento web je nadále škálovatelný, může tedy obsahovat další podřízené weby.
Obr. č. 8, Týmový web WSS 3.0.
Prázdný web
Představuje web, který je možno uzpůsobit zcela svým vlastním požadavkům.
Pracovní prostor dokumentů
Web umožňujícím spolupráci na dokumentech. Poskytuje knihovnu dokumentů pro uložení primárního dokumentu a podpůrných souborů, seznam úkolů pro přiřazení položek úkolů a seznam odkazů pro zdroje související s dokumentem.
22
Wikiweb
Wiki znamená v havajštině rychlý a přesně takový je i tento web. Primárně slouží členům komunity k pracovní debatě, sdílení nápadů a zaznamenávání informací pomocí tvorby a editace jednotlivých stránek knihovny wikiwebu. Zaznamenané informace lze propojit pomocí klíčových slov. Na tento web lze ale umisťovat standardní webové části jako jsou knihovny dokumentů, seznamy, kalendář atd. a vytvořit tak plnohodnotný web.
Blog (webový deník)
Web pro osobu nebo tým za účelem vystavování nápadů, pozorování a zkušeností, ke v kterým mohou návštěvníci webu zadat komentář.
Základní centrum schůzek
Tento web slouží k vytváření jednotlivých stránek, které umožňují spravovat cíle schůzky, její program, ukládat potřebné dokumenty a evidovat seznam účastníků. Jednotlivé stránky můžeme libovolně upravovat a přidávat na ně další komponenty jako například knihovny, diskuse a seznamy. Pokud vytvoříme novou stránku pro konkrétní schůzku, bude prázdná. Ostatní typy šablon schůzek vychází vždy z této šablony a případně obsahují některé specifické webové časti.
Prázdné centrum schůzek
Plní obdobné funkce jako základní centrum schůzek, ale bez předpřipravených seznamů a knihoven.
Rozhodovací centrum schůzek
Opět vychází ze šablony Základní centrum schůzek, ale navíc disponuje seznamy jako jsou Úkoly a Rozhodnutí pro konkrétní schůzky.
Společenské centrum schůzek
Nabízí další součásti jako jsou pokyny, fotografie a diskuse na horním panelu záložek.
Vícestránkové centrum schůzek
Toto centrum je totožné se Základním centrem schůzek, ale disponuje již dalšími dvěma předpřipravenými stránkami.
Stránka webové části
Tato šablona je specifická tím, že na ní lze umisťovat webové části z nadřazeného webu. Můžeme zde ale tvořit další nové seznamy, knihovny dokumentů atd.
Základní stránka
Představuje jednoduchou webovou stránku, kterou lze měnit přidáním textu, obrázků nebo tabulek pomocí webového prohlížeče.
23
Obr. č. 9, Ukázka přeinstalovaných šablon webů a jejich části služby WSS 3.0. 7.3
Webové části
,,Webové části jsou stavebním kamenem webové stránky WSS i SPS. Úkolem webové části je prezentovat v omezeném prostoru nějaké informace. Díky skládání webových částí na jednu stránku pak můžete vytvořit web SharePoint. Na jedné webové stránce tak mohou být vidět kontakty, oznámení, dokumenty z knihovny dokumentů, seznam nezaplacených faktur z vnitřního systému nebo seznam vyřešených případů z Help Desku.‘‘[6] Na webové stránky tedy můžeme libovolně přidávat a odebírat jednotlivé webové části a sestavit si tak web. Webové části, které se nachází v instalaci WSS jsou základem pro tvorbu vlastních webů. Na web WSS můžeme importovat libovolné webové části třetích stran, které budou splňovat naše specifické požadavky. Na adrese http://msdn.microsoft.com/cs-cz/sharepoint /ff458126%28en-us%29.aspx je veřejně dostupný objektový model a systém pro vytváření vlastních webových částí. Webové části může upravovat nebo vytvářet v programu Microsoft Visual Studio. Také existuje celá řada výrobců softwaru, kteří nabízejí již hotové webové části.
24
Obr. č. 10, Web WSS 3.0 v režimu úprav. Některé druhy webových částí:
Knihovny
Knihovna dokumentů Knihovna dokumentů je spolu se seznamy a weby základními aplikacemi WSS. Knihovna dokumentů je místo na webu WSS, kam je možné umisťovat dokumenty a sdílet je s ostatními uživateli. Do knihovny dokumentů lze ukládat libovolné typy souborů, pokud není nastaveno jinak. V knihovně dokumentů je možné tvořit téměř neomezené množství složek a podložek. Dokumenty, které jsou vloženy do knihovny dokumentů, jsou kopírovány na server a je tak umožněno jejich sdílení. Knihovny dokumentů však mají i další praktické funkce jako je možnost nastavení schvalování obsahu či zasílání upozornění na určité provedené změny. Ke každé knihovně dokumentů můžeme nastavit určitá metadata, která blíže určují soubor pro snadné rozlišení nebo usnadnění vyhledávání pomocí webu jako je například číslo objednávky. Také lze nastavit verzování dokumentů při jejich úpravě. Knihovna dokumentů WSS 3.0 je plně integrována se sadou aplikací Microsoft Office 2007. Podmínkou pro správné fungování aplikace je instalace MS Office na počítači, ve kterém aktuálně pracujeme s WSS. Lze tedy vytvořit nový dokument předem nadefinovaného typu pouze jedním kliknutím a přímo z aplikace WSS. SharePoint načte předpřipravenou šablony a otevře příslušný program. Každá knihovna dokumentů může mít jedinečné nastavení a oprávnění, například použití verzování dokumentů není vždy nutné. 25
Obr. č. 11, Knihovna dokumentů – Sdílené dokumenty. Knihovna formulářů Slouží pro sdílení obchodních formulářů ve formátu XML. Tyto knihovny vyžadují editor XML kompatibilní se službou WSS, například MS Office InfoPath. Knihovna stánek wikiwebu Umožňuje vytvořit vzájemně propojenou kolekci stránek wikiwebu. Tyto knihovny podporují tabulky, obrázky, hypertextové odkazy a odkazy wikiwebu. Knihovna obrázků Tato knihovna umožňuje sdílet a spravovat obrázky různých formátů. Nabízí funkce jako miniatury, stahování nebo prezentace.
Seznamy
,,Seznamy jsou naprosto klíčovou součástí WSS i SPS. Většina informací, které jsou ukládány na web jsou ukládány do seznamů. Mimo jiné i knihovna dokumentů je vlastně seznam s určitou přílohou.‘‘[6] Na webu WSS jsou automaticky přednastaveny určité šablony seznamů, které se liší podle toho o jaký typ webové stránky se jedná. Například na týmovém webu jsou nastaveny jako výchozí seznamy určené k okamžitému použití seznamy typu Odkazy, Úkoly projektu, Sledování problémů aj. Takže i webová část jako kalendář nebo úkoly jsou seznamem se speciálním zobrazením. Samozřejmě je zde i druhá možnost, jak umísťovat seznamy na web, a to vytvoření vlastního seznamu podle našich specifických požadavků. Seznam představuje tabulku, která je určena řádky a sloupci. Přičemž u každého sloupce máme možnost definovat jeho 26
atributy (datový typ, max. počet znaků) a také určit zda bude zobrazen ve výchozím zobrazení a jaké bude jeho pořadí. Každý seznam má automaticky přiděleno sloupec id – primární klíč. Každý seznam lze dále upravovat – přidávat nové sloupce a definovat zobrazení. Lze přidávat další položky a také nastavit upozornění na to, že seznam byl změněn. Ke každé položce seznamu lze připojit přílohu. Velice praktickou funkcí je také možnost nastavení a uložení libovolného počtu zobrazení. Zobrazení je specifické nastavení seznamu dle určitých filtrů, seskupování apod. U každého seznamu je možnost nastavit přepínání mezi klasickým zobrazením a zobrazením v datovém listu. Poslední způsob jak vytvořit seznam je import dat z tabulky aplikace Microsoft Exel. Námi vytvořený seznam můžeme také uložit jako šablonu pro vznik nových podobných seznamů. Bližší ukázka práce se seznamy viz. kapitola č. 12. Kalendář Kalendář je vlastně speciálním typem seznamu, takže u něho můžeme použít obdobné funkce pro zobrazení a filtrování a také upravovat jeho sloupce. Funkce kalendáře byla výrazně vylepšena v nové verzi WSS 3.0. Máme možnost vybrat více výchozích zobrazení a lépe jej filtrovat (například Ganttovo zobrazení). Můžeme například vytvořit zobrazení pouze aktuálních události nebo vybrat události od určitého data. Úkoly Funkce úkoly je obdobná jako kalendář, ovšem zde můžeme lépe specifikovat jednotlivé činnosti a přiřazovat je konkrétním uživatelům nebo skupinám a tak lépe sledovat průběh zadaných úkolů.
Obr. č. 12, Přidání nové položky do seznamu úkolů.
27
Diskuze Prostřednictvím seznamu diskuse můžeme vést diskuze na určité téma mezi členy týmu, přičemž se dají tvořit nové seznamy typu diskuze a spravovat pro ně oprávnění. 7.4
Šablony webů a webové části třetích stran
Na webu společnosti Microsoft jsou dostupné následující webové šablony třetích stran. Tyto šablony nám mohou přinést nové funkce webu WSS 3.0 a usnadnit některé procesy v organizaci.
Obr. č. 13, České workflow WSS 3.0 ke stažení, zdroj: http://www.microsoft.com/cze/office/technologies/sharepointtechnology/workflow.mspx
8. Ukázka tvorby webu WSS 3.0
Obr. č. 14, Volby pro úpravu a vytváření webů WSS 3.0.
28
Pokud jsme přihlášeni jako správce webu můžeme pomocí tlačítka na hlavním panelu Akce webu vytvářet nové webové prostory a webové části, upravovat webovou stránku nebo měnit nastavení.
Obr. č. 15, Tvorba nového webu WSS 3.0. Zde zvolíme nadpis webu, který se bude zobrazovat a jeho URL a vybereme požadovanou šablonu. Dále zvolíme, zda se web bude zobrazovat na panelu snadné spuštění a jestli bude dědit uživatelská oprávnění z nadřazeného webu. Nový webu bude vytvořen a můžeme ihned začít s jeho úpravami přidáváním nebo vytvářením potřebných webových částí.
Obr. č. 16, Možnosti nastavení týmového webu WSS 3.0.
29
Většinu nastavení je možno konfigurovat přímo na webu WSS pomocí Akce webu – Nastavení jak ukazuje obrázek výše. Jednotlivé webové části lze také nastavovat přímou volbou v jejich záhlaví. Místní nastavení definuje časové pásmo, jak dlouho trvá pracovní týden a také jazykové nastavení webu. Jazykové nastavení webu lze nastavit pro každý web samostatně, což je užitečné.
9. WSS 3.0 jako systém pro správu dokumentů ,,Sdílení dokumentů je v dnešní době klíčová funkce, kterou musí IT oddělení v organizacích zabezpečit. Většina informací, na kterých uživatelé pracují, je vyvářena formou dokumentů a následně distribuována k dalším uživatelům. Nejrozšířenějším způsobem distribuce dokumentů však dnes stále zůstávají email nebo sdílené složky na serveru.‘‘ [6] Vzhledem k tomu, že dokumenty jsou postupně upravovány a dochází tak k nárůstu počtu jejich verzí. Je často problém vyznat se v takovém adresáři nebo rychle a snadno vyhledat potřebný dokument. Správou a sdílením dokumentů se blíže zabývá Document Management System (DMS) někdy také označován jako Enterprise Document System česky tedy systém pro správu dokumentů. Definice DMS ,,Systém pro správu dokumentů poskytuje centralizovanou správu dokumentů. Dokumenty lze snadno a rychle vyhledat, uživatelé se nemusejí bát, že upravují dokument, který současně upravuje někdo jiný, nebo že pracují s jeho neaktuální verzí. Dokumenty jsou chráněny několikaúrovňovými přístupovými právy, lze sledovat historii jejich použití. Systémy jsou úzce propojeny s běžnými kancelářskými aplikacemi a umožňují fulltextové vyhledávání jak ve strukturovaných informacích o dokumentu, tak v jeho textu. [18] Jednou ze základních funkcí služby WSS je bezesporu systém pro správu dokumentů v podobě webové části Knihovna dokumentů. ,,Díky této technologii se rozsáhlé sdílení souborů stává minulostí, protože uživatelé mohou obsah aktualizovat a spolupracovat v bezpečném a řízeném prostředí.‘‘[5] Knihovna dokumentů nabízí funkce jako je uložení jednotlivých dokumentů nebo celých složek souborů. Tyto dokumenty jsou následně zkopírovány a uloženy na server SharePoint, respektive do databáze SQL. Funkce a možnosti nastavení knihovny dokumentů již byly popsány v předchozí kapitole. Posledními dvěma funkcemi, která ještě nebyly zmíněny je možnost schvalování a rezervování obsahu. Uživatel s patřičným oprávněním může nastavit schvalování dokumentu, tak aby byl dokument vidět pro ostatní uživatele pouze ve schválené podobě. Dokument se může nacházet ve stavu schválen, odmítnut nebo čekající. Rezervovaní 30
dokumentů může nalézt velice praktické využití. Autorizovaný uživatel má dále možnost zarezervovat si dokument a do té doby než bude vrácen se změnami nebo bude rezervace zrušena, bude ostatním uživatelům dostupný pouze pro čtení. Přistupovat k souborům či složkám uložených v knihovny dokumentů lze také přímo z počítače (v rámci intranetu) přidáním nového místa v síti v systému Windows. Do adresy místa v sítě stačí vložit URL na knihovnu dokumentů webu SharePoint. Je také možno nastavit, aby se dokumenty knihovny otevíraly přímo ve webovém prohlížeči. Důležitý a velice nepraktický fakt ovšem je, že každá webová stránka, mimo stránky webových částí, má jedinečnou knihovnu dokumentů. Což znamená, že není umožněno sdílení knihovny mezi různými weby. Toto by se dalo obejít nahráním celé složky nebo konkrétního dokumentu do knihovny dokumentů na jiném webu, ovšem došlo by tak k duplicitě a nekonzistenci dat. Daná složka nebo dokument by byl zkopírován a v případě jeho úpravy by byl změněn jen v příslušné knihovně dokumentů. Knihovny by měli být tedy navrženy tak, aby byl jejich obsah dostupný všem potřebným uživatelům a zároveň nedocházelo k redundanci dat. Z toho důvodu nabízí WSS pouze omezený systém pro správu dokumentů v případě, kdy požadujeme umístění určitých dokumentů na určitém webu, kam však nemají přístup uživatelé, kteří by tento dokument potřebovali také. Jediným řešením je tedy umístit dokument na jiný web, který neosahuje citlivá data, a použití hypertextového odkazu na něj.
10. Integrace WSS 3.0 s Microsoft Office 2007 Velmi silnou stránkou služby WSS 3.0 je propojení se sadou aplikací Microsoft Office 2007. Díky tomuto propojením může uživatel snadno pracovat v aplikacích, které dobře zná aniž by musel používat službu WSS on-line. Přímo z aplikace Office můžeme otevírat a ukládat soubory, spolupracovat s jinými uživateli, spravovat oznámení a schvalovat dokumenty. Aplikace sady Office 2007 pak budou fungovat jako klient služby WSS 3.0. Z tohoto hlediska je WSS silným nástrojem pro správu dokumentů. WSS 3.0 vyšel současně se sadou Office 2007, takže je doporučeno používat tuto verzi, ovšem dobře funguje i starší verze 2003, která je stále často používána. Funkce vytvoření pracovního prostoru dokumentů, umožňuje uživateli pracovat na obsahu současně s jiným uživatelem a usnadňuje tak spolupráci. Díky této funkci budou nastaveny standardní funkce jako je rezervace a vrácení se změnami pro bezproblémovou spolupráci. Dále bude vytvořena Diskusní vývěska pracovního prostoru pro sdělování názorů a připomínek k dokumentům dané knihovny. Největším benefitem je ovšem integrace WSS s aplikacemi Exel a Outlook.
31
10.1 Integrace aplikace Exel se službou WSS 3.0 Propojení mezi aplikací Exel a WSS je nejvýznamnější na úrovni seznamů, které jsou základní webovou částí WSS. Seznam umístění na webu WSS lze snadno převést na seznam umístění v listu dokumentu typu xls. Pokud mámo otevřený určitý seznam na webu WSS zvolíme Akce – Exportovat do tabulky a daný seznam se nám otevře přímo v aplikaci Exel. Toto funguje samozřejmě i naopak, takže pokud máme nějaký seznam aplikace Exel můžeme jej převést na webovou část seznam WSS. Pomocí Akce – Vytvořit vybereme Importovat tabulku, zvolíme umístění souboru, typ obsahu a oblast dat a import bude proveden. Další možností jak importovat data do seznamu na webu WSS je otevřít seznam WSS v datovém listu a poté stačí pouze vložit požadovaná zkopírovaná data. Navíc aplikace Exel nabízí vytvoření jednosměrného propojení s daty umístěnými v seznamu služby WSS. V případě provedení změn seznamu WSS budou data automaticky přepsána v sešitu aplikace Exel a tak budou stále aktuální. 10.2 Integrace aplikace Outlook se službou WSS 3.0 ,,Integrace aplikace Outlook a služby WSS 3.0 rozšiřuje možnosti spolupráce a sdílení informací v rámci organizace. Uživatelé mohou udržovat sdílené kalendáře, kontakty, úkoly a dokonce i vyhledávat dokumenty, zobrazovat jejich náhled a upravovat z prostředí aplikace Outlook.‘‘ [5] Každý seznam typu kalendář nebo úkoly na webu WSS lze připojit k aplikaci Outlook, tento kalendář pak bude dostupný v Outlooku pod hlavičkou Jiné kalendáře. Propojení funguje také naopak - vlastní kalendář aplikace Outlook můžeme připojit na kalendář umístěný na webu WSS. Pokud je povoleno odesílání emailů pro položky daného webu, můžeme do kalendáře SharePoint přidávat události i odesíláním emailů. Ten samý postup lze obdobně aplikovat i pro kontakty v rámci aplikace Outlook, což je jistě velice užitečné. Pokud si uživatel nebo vlastník webu přeje, může být dále nastaven informační kanál RSS pro určitou knihovno nebo seznam. Poté budou při každé změně označené webové části zasílány uživateli informační emaily o provedených změnách. Díky této funkci můžeme udržovat pracovníky stále informované o tom co mají udělat nebo co nového se stalo.
11. Zálohování WSS 3.0 Na web WSS jsou ukládána firemní data a jejich ztráta by mohla způsobit značné problémy a představovat vysoké náklady. Jako asi všechna důležitá data je dobré pravidelně zálohovat pro případ havárie nebo třeba chyby pracovníka. Snadno se může stát, že omylem přepíšeme nebo smažeme důležitý dokument, knihovnu dokumentů nebo třeba celý web. Odstraněné webové části nebo soubory se ukládají do koše na daném webu. Smažeme-li však celý web bude trvale odstraněn včetně veškerého jeho obsahu. 32
Máme možnost výběru několika způsobů jak zálohování provést [5]:
Zálohování v Centrální správě SharePoint
Toto představuje nejsnazší způsob jak zálohu provést. Můžeme si také zvolit jaké součásti chceme zálohovat (webovou aplikaci, databázi obsahu nebo celou farmu), můžeme vybrat kteroukoliv součást. Poté zvolíme typ zálohy (úplný, rozdílový – zálohuje pouze změny od poslední zálohy) a požadované umístění zálohy. Pomocí funkce Obnovení ze zálohy lze zálohu opět snadno obnovit do požadovaného umístění.
Nástroj příkazového řádku STSADM
Nástroj stsadm.exe je umístěn v instalačním adresáři C:\Program Files\Common Files\ Microsoft Shared\web server extensions\60\BIN. Tento nástroj se spouští z příkazové řádky a umožňuje pomocí příkazů provést a obnovit zálohu, ale také vytvářet a odstraňovat weby nebo importovat nové webové části a šablony webů.
SharePoint Designer 2007
Mimo úpravy nebo tvorby nových webů nabízí tento nástroj i provedení a obnovení zálohy. Toto prostředí je více intuitivní a graficky příjemnější v případě, že potřebujeme zálohovat jen určité části.
Nástroje Windows SQL serveru 2005
Pokud spolu s WSS používáme i SQL Server lze kompletní zálohu i obnovení databáze samozřejmě provést pomocí nástrojů SQL Serveru. Toto řešení je zároveň nejbezpečnější. Zálohování a následné obnovení je kompatibilní mezi dvěma po sobě následujícími verzemi WSS. Je tedy možné provést plnou nebo částečnou migraci webu staré verze WSS 2.0 na novou verzi WSS 3.0. Struktura i data webu zůstanou zachovány. Automaticky bude proveden upgrade technologie a databáze WSS, včetně zachování nastavení jednotlivých webů a také uživatelských oprávnění.
12. Projekt 12.1 Představení projektu Firmu ve které jsem vykonávala svou praxi je možno charakterizovat jako malou společnost s ručením omezeným. Ve společnosti funguje již asi 5 let jako firemní webový portál Windows SharePoint Services 2.0. Společnost je s touto službou spokojená a plně ji využívá. Ovšem web SharePointu a jeho obsah byl tvořen postupně, tak jak bylo v dané chvíli vyhovující. Nyní již web pomalu přestává odpovídat současným potřebám společnosti. Ředitel společnosti proto projevil zájem o implementaci nové verze SharePoint Services 3.0 a určitý reengeneering webového prostoru, tak aby odpovídal současným požadavkům a zároveň byl do budoucna 33
dobře škálovatelný. Jelikož počáteční rozdělení webu na jednotlivé podřízené weby podle společného objektu zájmu nebo obsahu je zásadní pro zachování logické struktury webu a možnosti sdílení obsahu. Nejjednodušší variantou jak provést přechod ze staré verze WSS 2.0 na verzi 3.0 je samozřejmě přímý upgrade resp. zálohování staré verze a poté nainstalování nového WSS 3.0 a převedení kompletní zálohy starého webu, jak bylo popsáno v předešlé kapitole. Struktura starého webu bude zachována, včetně veškerého webového obsahu, uživatelů a jejich oprávnění. Jelikož ale struktura starého webu WSS 2.0 není odpovídající, bude třeba navrhnout nové rozdělní webu a jeho obsahu. Poté bude provedena migrace určitých webů nebo pouze jejich obsahu na nové weby. Pro tyto účely jsem se rozhodla vytvořit jakýsi prototyp budoucího řešení ve virtuálním rozhraní Microsoft Serveru 2003 Enterprise Edition realizovaného pomocí Microsoft Virtual PC 2007. Prototypové řešení bude tedy zaměřeno na návrh nové struktury webu WSS 3.0. a jeho testování. Teoreticky by bylo možné tuto verzi zálohovat a poté znovu obnovit ze zálohy na skutečném firemním serveru. Nebudu se tedy zaměřovat přímo na import konkrétního obsahu, který je momentálně umístěn na starém webu společnosti, ale spíše se budu soustředit na celkové rozvržení webu, výběru typů webů a rozhodnutí o jejich podřízenosti a nadřízenosti vzhledem k potřebám sdílení některých komponent mezi více weby. Dále bude nutné rozvrhnout kde budou potřebná data umístěna, tak aby byla dostupná všem, kteří je potřebují a zároveň nedocházelo k duplicitě a byla zachována jejich bezpečnost. Také chci zavést nové weby určené pro spolupráci na větších budoucích i současných projektech. Verze WSS 3.0 je vylepšena o nedostatky minulých verzí. Nově nabízí WSS 3.0 více šablon webu, nastavení zabezpečení na úrovni položek, zdokonalení integrace s aplikací Microsoft Outlook, vylepšení funkcí seznamů a jejich zobrazení a také podporu nových pracovních postupů. Výrazného vylepšení dosáhl i kalendář a vůbec celkový vzhled a navigace webu.
12.2 Ukázka instalace WSS 3.0 Instalaci WSS 3.0. bude ukázaná na operačním systému Windows Server 2003 Edition. Pro tyto testovací účely jsem zvolila typickou instalaci produktu, tedy pouze s interní databází WMSDE. Tato instalace je snadná, rychlá a pro testovací účely postačující. Při 34
instalaci dojde k rozšíření výchozího webového (virtuálního) serveru o webový server SharePoint a server Centrální správy SharePoint, dále bude automaticky vytvořena konfigurační databáze a databáze obsahu a také domovská stránka webu. Pro účely instalace musíme být přihlášeni jako administrátor. Před samostatnou instalací služby WSS je nutné zkontrolovat nastavení operačního systému, případně doinstalovat určité aplikace a konfigurovat jejich nastavení. 1. Instalace a konfigurace služby IIS 6.0. Ve výchozím nastavení Windows Serveru 2003 není IIS nainstalována. Učiníme tak pomocí následujících kroků: -
Správa serveru: Přidat nebo odebrat roli
-
Zde zvolíme Další, vybereme možnost Aplikační sever (IIS, ASP.NET)
a
potvrdíme Další -
Poté je nutné vložit instalační CD Windows Server 2003 Enterprise Edition nebo zvolit umístění instalačních souborů a vybrat soubor CONVLOG.EXE
-
Potvrdíme výběr instalace Další a služba IIS verze 6.0 bude nainstalována
2. Instalace technologie Microsoft .NET Framework 3.0 Výchozí nastavení systému Windows Server 2003 neobsahuje technologii .NET Framework. Pokud tedy systém neobsahuje vůbec tuto technologii nebo obsahuje nižší verzi než 3.0 je nutné ji doinstalovat. Redistributable Package, který pomocí programu Bootstrapper nainstaluje do počítače správnou verzi .NET Framework naleznete na adrese: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=10cc340b-f857-4a14-83f525634c3bf043&displaylang=en 3. Povolení technologie ASP.NET 2.0 Po úspěšném dokončení instalace .NET Framework 3.0 bude automaticky nainstalována technologie ASP.NET verze 2.0. Je ale nutné zkontrolovat jestli je povolena a případně tak učinit přes Nástroje pro správu – Správa internetové informační služby viz obr.
35
Obr. č. 17, Správa IIS 6.0. 4. Instalace WSS 3.0 na jeden server Pokud je tedy vše nastaveno tak jak má být, je možné zahájit samostatnou instalaci produktu WSS 3.0. WSS je sice licenční součástí Serveru 2003, ale není součástí jeho instalace. Nejprve musíme tedy stáhnout soubor SharePoint.exe z webu společnosti Microsoft, WSS 3.0 je dostupný volně ke stažení na adrese: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=cs&FamilyID=d51730b548fc-4ca2-b454-8dc2caf93951 -
Poklepáním spustíme instalační program SharePoint.exe
-
Objeví se stránka s licenčními podmínkami, pakliže s nimi souhlasíme, zaškrtneme požadované políčko a zvolíme Pokračovat
-
Na stránce Zvolte požadovaný typ instalace vybereme možnost Základní, pokud chceme instalovat do výchozího umístění. Chceme-li instalovat jinam, zvolíme Upřesnit a potom na kartě Umístění dat zadáme požadované umístění instalace, potvrdíme a instalace bude provedena.
-
Jakmile instalace skončí, zobrazí se dialogové okno s výzvou dokončení konfigurace serveru. Zkontrolujeme, zda je zaškrtnuto Spustit průvodce konfigurací produktů a technologií SharePoint pro server SharePoint.
-
Klepnutím na tlačítko Zavřít bude instalace dokončena a spustí se průvodce konfigurací.
-
Na stránce Vítají vás Produkty a technologie SharePoint zvolíme Další
36
-
Nyní potvrdíme možnou potřebu restartu v průběhu konfigurace a počkáme než budou nakonfigurovány Produkty a technologie SharePoint
-
Klepneme na Dokončit a otevře se nový web (domovská stránka) na serveru SharePoint
-
Přihlásíme se jako administrátor, administrátorský účet je automaticky přidán na web WSS a nastavena skupina oprávnění – Správce webu.
-
Domovská stránka bude nyní v rámci firemního intranetu dostupná na adrese http://názevdomény
Obr. č. 18, Dokončení instalace produktu WSS 3.0. 5. Další doporučená nastavení Web WSS 3.0 je optimalizován pro webový prohlížeč Internet Explorer 6 a 7, ale bez problémů funguje i na nové verzi 8. Nový web na severu SharePoint by měl být přidán do seznamu důvěryhodných webů. Dále je také doporučeno nakonfigurovat obcházení proxy serveru u místních webových adres, pokud je server proxy používán pravděpodobně se zobrazí chybové hlášení. [5] ,,Nyní bude jedna webová aplikace obsahovat jednu kolekce webů služby SharePoint. Tato webová aplikace bude hostitelem webu služby SharePoint.‘‘ Pokud budeme chtít vytvořit další kolekci webů podřízených nové domovské stránce, například pro jiná informační témata nebo skupinu uživatelů, budeme muset přidat další virtuální sever v průvodci IIS a poté ještě na webu Centrum pro správu SharePoint. [5]
37
Po dokončení instalace můžeme začít ihned s přidáváním obsahu a vytvářením nových webů. Než tak učiníme je vhodné ještě nastavit určité konfigurace pomocí webu Centrální Správa SharePoint jako je nastavení příchozích a ochozích emailů, diagnostického protokolování a antivirové ochrany (zda-li budou soubory ukládané na web skenovány antivirovým programem). 12.3 Administrace WSS – Centrální správa SharePoint
Obr. č. 19, Web Centrální správa SharePoint. Kompletní administrace služby WSS 3.0 je dostupná přes webové rozhraní na adrese virtuálního serveru a příslušném portu, který je určován v průběhu instalace. Centrální správu můžeme také spustit přes Správu serveru. Toto je centrum veškerého nastavení služby WSS, v Centrální správě můžeme také vytvářet nebo odstraňovat kolekce webů. Centrální správa je rozdělena do dvou základních sekcí tj. Provoz a Správa aplikací. Následující obrázky ukazují jednotlivé kategorie nastavení. V centrální správě jde mimo jiné nastavit kvóty jednotlivých webů, zasílání upozornění, zakázat umístění určitých typů soborů na webu WSS, provádět zálohování a obnovování, přidávat nové virtuální servery atd.
38
Obr. č. 20, Web Centrální správy SharePoint – Provoz.
Obr. č. 21, Web Centrální správy SharePoint – Správa aplikací.
Vzhledem k tomu, že web WSS se stane velice rychle oblíbeným místem pro ukládání veškerého obsahu (nejen firemního), doporučuji proto nastavit kvóty některých webů. Automaticky je také zakázáno umísťovat na web např. soubory typu exe, které mohou být velké nebo obsahovat škodlivý kód. Toto nastavení lze samozřejmě libovolně měnit, je však závazné pro celou kolekci webů.
39
12.4 Představení společnosti PEKA – AHS s.r.o. Společnost PEKA – AHS s. r. o. se zabývá automatickými hasícími systémy. Tyto systémy sama projektuje, dodává a instaluje. Dále provádí záruční a pozáruční servis. Spolupracuje se zahraničními firmami působící v korporaci TYCO Fire and Security. Společnost vznikla v roce 1991, počet zaměstnanců se postupně rozrůstal až na dnešních 12. Společnost se zaměřuje zejména na český trh, má ale i řadu zákazníků v zemích evropské unie a také realizovala několik projektů v Indii nebo na Ukrajině. V současné době není ve společnosti nainstalován žádný ekonomický nebo účetní software a web WSS 2.0 společnosti téměř plně nahrazuje takovýto informační systém. Důvodem proč se pro toto řešení společnost rozhodla je několik. Tato služba je zdarma, ředitel společnosti je celkem počítačově zdatný, takže uvítal řešení, které si sám mohla sám vytvořit a nadále ho modifikovat. Dalším faktorem je i to, že se nejedná o velkou firmu, která vystavuje denně desítky nebo stovky faktur a objednávek. Fakturaci provádí asistentka pomocí přednastavených vzorových faktur v Exelu na základě pracovních listů od servisních techniků. Objednávky potřebných komponent hasících systémů probíhají emailem, případně telefonicky. Skladové hospodářství je řešeno pomocí několika provázaných listů aplikace Exel. Toto řešení se nedá považovat za ideální, ale je funkční a doposud postačující. Společnost využívá web WSS každý den a stal se velice oblíbeným místem pro ukládání obsahu. Velkou výhodu tohoto řešení pro organizaci je především jeho on-line dostupnost, flexibilita a škálovatelnost řešení. Mnoho pracovníků, zejména servisní technici, pracují většinu času mimo sídlo firmy. Díky službě WSS mají stále dostupná potřebná data a informace a také mohou spolupracovat s ostatními zaměstnanci.
40
12.4.1 Schéma a popis organizační struktury
Ředitel Úč etní
Asistentka ředitele Zaměstnance ICT
Obchodní odd
Zástupce ředitele, Obchodní manager
Servisní odd
Obchodní manager Manager servisu1
3 x Servisní technik a
Manager servisu2
3 x Servisní technik b
Obr. č 22, Schéma organizační struktury společnosti. Ředitel – manager Jeho hlavní pracovní náplní je samozřejmě řízení firmy, plánování obchodní strategie a marketing, jednání se zákazníky, obchodními partnery a dodavateli. Dále vyhledávání nových příležitostí na trhu, spolupráce s pojišťovnami a developery při vzniku nových projektů. Navrhuje také technické projekty hasících systémů a úzce spolupracuje se servisními techniky při instalaci nového systému. Obchodní manager Stěžejní činností obchodních managerů je vyhledávání nových příležitostí na trhu, shromažďování informací a návrh vhodné obchodní strategie. Následuje kontakt s potencionálními klienty a prezentace vhodného řešení včetně zasílání konkrétní nabídky. Obchodní manageři se také starají o stávající klienty společnosti a propagaci firmy. Obchodní manager 1 je také zástupcem ředitele a zabývá se hlavně komunikací se zahraničními klienty a tvorbou nabídek ve spolupráci s ředitelem společnosti. Asistentka ředitele Zajišťuje veškerou administrativní agendu spojenou s činností společnosti. 41
Šéf servisního oddělení Spolupracuje při návrhu projektů a jejich plánování. Dále zajišťuje technickou podporu obchodnímu managerovi, organizuje práci na projektech, přerozděluje práci jednotlivým servisním technikům a dohlíží na celkovou kvalitu provedení projektu. 12.5 Požadavky na obsah a funkčnost nového webu WSS 3.0 Požadavky na obsah webu vyplývají z činností jednolitých zaměstnanců společnosti. Proto jsem vytvořila následující Use Case diagramy, které dobře ukazují jaké informace potřebují jednotlivý zaměstnanci pro svou práci a také reprezentují potřebu sdílet určité informace mezi více uživateli z různých oddělní. Dalším požadavkem od zadavatele bylo vytvoření nového webu pro podporu řízení konkrétního projektu.
Evidovat sklad Tvořit diskuse Spravovat a vyhledávat kontakty
Vyhledat obsah Upravit dokument
<
>
Spravovat seznam zákazníků
Pracovat s dokumenty
ROLE: Management, Obchodní odd., Servisní odd.
Navštívit centrum schůzek
Spravovat kalednář
<> <>
Uložit dokument
Prohlížet web Spravovat úkoly Přispívat na web
<>
Komunikovat s klienty
Obr. č. 23, Use Case diagram pro Management, Servisní a Obchodní odd.
42
Otevřít dokument
Ukládat objednávky
<> <> Vytvářet nové č ásti
Objednávat zboží
Přijímat objednávky Vyřizovat objednávky
<> <> Upravovat svůj web
<>
ROLE: Ředitel, Obch. manager, Servisní manager
Vytvářet nabídky
<>
Ukládat nabídky
<>
Vytvářet nové weby Spravovat nabídky
Obr. č. 24, Use Case diagram pro ředitele, obchodní a servisní managery.
Spravovat kalendář revizí
Spravovat kalendář montáží
Tvorba servisní dokumentace
Odebírat zboží/ materiál
Spravovat montážní listy
Servisní odd. Vyhledávat objednávky
Spravovat rozpis dílů Spravovat seznam DHL
Asistentka
Obr. č. 25, Use Case diagram pro Servisní odd.
43
Tvorba prezentací Zasílat reklamní materiály
Marktentingové kampaně
Zasílání obchodní korespondence
Sledovat nové projekty
Evidovat informace
Nabízet služby
Obchodní odd
Sledovat konkurenci Komunikovat s obchodními partnery
Vytvářet kontakty
Tvorba obch. strategie
Obr. č. 26, Use Case diagram pro Obchodní odd.
44
Ředitel
Vytvářet úkoly Administrativní č innost Svolávat poradu
ROLE: Ředitel, Zástupce ředitele
Řízení společ nosti
Uzavírání smluv
Assistentka ředitele
Fakturace
Ředitel
Vést pokladnu
Řídit web
Obr. č. 27, Use Case diagram pro asistentku, ředitele a jeho zástupce. 12.6 Návrh struktury webu WSS 3.0 Pro současné potřeby organizace postačí momentálně implementace na jeden server s jedním virtuálním serverem pro jednu kolekci webů. Pokud by se podmínky změnily, není problém přidat nový virtuální server a vytvořit další domovskou stránku. Doporučovala bych ale instalaci spolu s Microsoft SQL Serverem 2005. Toto řešení je výkonnější, stabilnější a hlavně podporuje fulltextové vyhledávání. Časem začnou vznikat nové projekty a uživatelé budou žádat o své vlastní weby, z těchto důvodů je dobré počítat s vyšší kapacitu serveru. 12.6.1 Základní rozdělní webu Při plánování struktury webu je důležité brát v potaz, že jednotlivé weby mezi sebou neumožňují sdílet webové části a není přitom rozdíl v tom jestli se jedná o podřízený či nadřízený web nebo web na stejné úrovni. Pouze jednotlivé dokumenty z knihoven dokumentů lze umístit na více webu, ale dochází tak k duplicitě jak bylo pospáno v kapitole 9. Z výše zmíněných důvodů nelze například sdílet jeden kalendář nebo třeba seznam kontaktů mezi dvěma weby. Toto představuje nejslabší místo WSS a může vést k značným komplikacím. Jedinou výjimku nabízí web typu Stránka webové části (dále jen SWČ). Na tuto stránku lze umístit vybrané webové části nadřízeného webu, ovšem pro tento web nelze nastavit nové uživatele a jejich práva. Takže nelze zabezpečit přístup pouze k těmto webovým částem. Toto řešení tedy nabízí pouze způsob, jak zpřístupnit některá data uživatelsky příjemnější cestou (nebudeme muset hledat požadovaný obsah na 45
celém webu, ale bude nám zobrazeno jen to co potřebujeme). Z hlediska zabezpečení je toto ale nepoužitelné. Přístup na SWČ je poté umožněn umístěním odkazu na ostatní weby. Jako základní rozdělení jsem zvolila vedle domovské stránky 3 podřízené týmové weby dle jednotlivých oddělení, jelikož jsou si obsahově nejblíže. Tj. Týmový web Management, Obchodní odd. a Servisní odd.. Novým webem, který bude vytvořen je Vícestránkové centrum schůzek. Jedná se o jednoduchý web, kde každá jeho ,,stránka‘‘ odpovídá jedné plánované schůzce resp. poradě. Na tento web se rovněž dají přidávat webové části a vytvářet další podřízené weby. Dále bude nově vytvořen vzorový web pro podporu projektového řízení (wikiweb), který bude uložen jako nová šablona webu. Wikiweb umožňuje dynamické publikování obsahu díky knihovně Stránky wikiwebu. Můžeme tedy snadno vytvářet libovolné množství stránek zaměřených na určitou tématiku. Například pro zaznamenávání nápadů, záznamů z porad, ukládání vyhledaných informací atd. 12.6.2 Rozmístění potřebného obsahu Nyní bude třeba rozhodnout o umístění konkrétních webových částí, přidání dalších podřízených webů a celkovém rozložení obsahu. Při stanování další struktury a obsahu jednotlivých webů jsem vycházela ze struktury starého webu WSS 2.0, ale také z Use Case diagramů zobrazených v předešlém oddílu. Pro snazší orientaci a také pomoc při vlastní tvorbě webu jsem vytvořila základní schéma struktury webu WSS 3.0, které je představeno na následující stránce. Schéma ukazuje hierarchii kolekce webu a propojení stránek webových částí mezi jednotlivými weby. U každého webu je uveden jeho typ a předpokládaný obsah webových částí.
46
Domovská stránka Seznam zaměstnanců Obchodní kontakty Kalendář Úkoly Kalendář dovolená Diskuze Oznámení Knihovna dokumentů
Knihovna dokumentů Směrnice Zákony Výplaty Vzorové faktury Ostatní dokumenty
Týmový web Management Seznam přijatých fa Seznam vydaných fa Souhrn montáže Souhrn revize Souhrn materiál Přikazy k platbě Knihovna dokumentů Kalendář Úkoly Oznámení Cestovní náhrady Evidence Poklady Diskuze Odkazy
Týmový web Ochodní odd Prezentace Korespondence Reklamní dok. Kampaně Obchodní kontakty Projektová dokumenta Sledování projektů Knihovny dokumentů Odkazy
Knihovana dokumentů Sdílené dokumenty
Týmový web Servisní odd Kalendář Úkoly Úkoly uživatele Oznámení Diskuze Kalendář revizí Kalendář montáží Zákazníci Dodavatelé Objednávky dodavatelé Objednávky přijaté Plnění lahví DHL Knihovny dokumentů Odkazy
Hlavní centrum schůzek Cíle Položky Úč astníci Potřebné dok.
Knihovna dokumentů Servisní odd Dokumentace Montážní listy Popis zařízení Sdílené dokumenty Nabídky
2 x Wikiweb obch. manager WIKI web Ředitel Můj kalendář Odkazy Knihovna obrázků Knihovna dokumen Stránky wikiwebu
Můj kalendář Knihovna obrázků Knihovna dokumentů Stránky wikiwebu Úkoly projektů Odkazy Internet Nové kontakty
Str webových částí Servis sdílené části
Wikiweb Škoda
Nabídky Zákazníci Dodavatelé Objednávky dodavatelé Objednávky přijaté
Wikiweb Projekt Datacentrum Úkoly projektu Kontakty Seznam zařízení Diskuze Oznámení Odkazy Knihovna dok. Stránky wikiwebu
Knihovny dokumentů Datacentrum Sdílené dokumenty Plány-nákresy Dokumentace
Kalendář škoda Úkoly škoda Diskuze Oznámení Popis zařízení Závody Knihovna dokumentů Stránky wikiwebu
Knihovna dokumentů Škoda Objednávky Sdílené dokumenty Závody Dokumentace
Stránky wikiwebu Škoda Problémy Postupy řešení Záznamy ze schůzek Nové nápady Informace
Stránky wikiwebu Datacentrum Základní informace Záznamy ze schůzk Nárh nabídky
Obr. č. 28, Diagram - Struktura kolekce webů WSS 3.0 pro organizaci PEKA – AHS, s.r.o. Poznámka: Knihovny dokumentů jsou v diagramu zobrazeny jako samostatné entity, jelikož se často skládají z dalších knihoven dokumentů sdružujících podobný obsah. Čerchované šipky tedy reprezentují k jakému webu Knihovna dokumentů náleží. Sdílené dokumenty představují knihovnu dokumentů, která obsahuje různé složky a soubory.
47
12.7 Popis schématu webu WSS 3.0 PEKA – AHS Domovská stránka Na základní domovské stránce budou umístěna data, která využívají všichni uživatelé v organizaci a bude také plnit funkci jakéhosi rozcestníku. Na domovské stránce bude umístěn společný kalendář a seznam úkolů, jehož správu má na starosti ředitel nebo jeho zástupce, případně i asistentka. Po přihlášení na web SharePoint se každému uživateli jako výchozí zobrazí domovská stránka a ihned uvidí co má udělat nebo co je nového, díky nastavení zobrazení kalendář/úkoly uživatele. Osoby a skupiny webu Vlastníci webu
Ředitel
Návrháři webu Přispěvatelé webu
Management, Obchodní odd., Manageři Servisního odd.
Čtenáři webu
Servisní technici
Týmový web Management Tento web je navržen pro podporu činnosti managementu podniku, kam patří i asistentka ředitele. Na webu budou umístěny seznamy vydaných a přijatých faktur s přílohou podle jednotlivých let. Seznam lze snadno filtrovat a zobrazit si tak pouze potřebné faktury. Nad těmito seznamy jsou provedeny souhrny podle typů fakturovaných položek. Na webu dále budou výchozí webové části jako je Kalendář, Úkoly, Diskuze a Oznámení. Nově bude na webu umístěna sekce webových částí slouží pro podporu dalších běžných činností asistentky, jako je evidence v seznamu pokladna a vedení cestovních náhrad zaměstnanců. Knihovny dokumentů budou obsahovat následující knihovny: Knihovna vzorových faktur typu xls, dále Knihovna ostatní dokumenty (např. složky jako Smlouvy, Zákony a další dokumenty dle potřeby), nově bude vytvořena Knihovna zaměstnanci (složky jednotlivých zaměstnanců budou obsahovat výplatní pásky a pracovní smlouvu). Sdílení seznamu zákazníků, objednávek od zákazníků,
objednávek od dodavatelů,
kontaktů na dodavatele a knihovny nabídek bude zajištěno přístupem ke stránce sdílených webových částí ze servisního odd. Osoby a skupiny webu Vlastníci webu
Ředitel
Návrháři webu Přispěvatelé webu
Management
Čtenáři webu
48
Wikiweb Ředitel
Ředitel společnosti bude mít svůj wikiweb, který si snadno přizpůsobí dle potřeby. Bude zde mít své osobní sdílené dokumenty, svůj kalendář, své osobní úkoly apod. Dle potřeb si bude moci vytvářet své vlastní seznamy a knihovny dokumentů a obrázků. Přístup na web bude pouze pro ředitele společnosti. Týmový web - Obchodní odd. Hlavní náplní obchodních managerů je vyhledávání a monitorování nových příležitostí a komunikace s klienty a přesně tomu bude uzpůsoben jejich web. Základem tohoto webu jsou knihovny dokumentů jako Knihovna prezentací, marketingových kampaní a propagačních materiálů. Tento web bude míst svůj vlastní seznam obchodních kontaktů, dále kalendář a seznam úkolů pro oba managery a výchozí webové části jako oznámení a diskuze. Sdílení dalších potřebných webových částí bude zajištěno obdobně jako u týmového webu Management - zajištěním přístupu ke stránce sdílených webových částí ze servisního odd. Pro podporu stěžejní činností obchodních managerů bude pro každého z nich vytvořen nový wikiweb. Osoby a skupiny webu Vlastníci webu
Ředitel
Návrháři webu
Obchodní odd.,
Přispěvatelé webu
Management, Manageři Servisního odd.
Čtenáři webu
Wikiweb Obchodní manager
Tyto weby budou zpřístupněny oběma managerům a každý z nich si bude na svém wikiwebu vytvářet přesně to co potřebuje pro podporu řízení projektů. Základním stavebním kamen wikwebu jsou Knihovny stránek wikiwebu. Na tyto jednotlivé stránky mohou manageři snadno ukládat informace o sledovaných projektech, psát návrhy obchodní strategie atd. Součástí každého webu budou seznamy Úkoly projektu, kde budou zaznamenány jednotlivé jeho části, co se kdy bude realizovat a co je třeba udělat. Dále zde bude vytvořena Knihovna dokumentů pro ukládání návrhu nabídek a také Knihovna obrázků pro ukládání různých obrázků a fotek tykajících se konkrétního projektu. Šikovnou funkcí je zde také webová část Odkazy, sem může manager snadno přidávat odkazy na stránky týkající se projektu nebo dané problematiky atd. Osoby a skupiny webu Vlastníci webu
Ředitel
Návrháři webu
Obchodní odd.,
Přispěvatelé webu
Management, Manageři servisního odd.
Čtenáři webu
Týmový web - Servisní odd. 49
Obr. č. 29, Týmový web Servisní odd. Tento web bude sdružovat všechny informace týkající se zakázek, které firma realizovala. Je uzpůsoben tak, aby pomohl servisním managerům a technikům při jejich každodenní práci. Základem webu je seznam Zákazníci, který je členěn podle jednotlivých závodů. Tento seznam obsahuje například adresu závodu, kontakty na odpovědné zaměstnance, typ zařízení, ceny revizí a cestovného, počet revizí za rok, historii návštěv, stručný popis zařízení a některé další položky. Dále zde bude uložen seznam Objednávky přijaté od jednotlivých zákazníků (obsahuje přílohu konkrétního objednávky ), seznam Objednávky od dodavatelů (obsahuje přílohu konkrétního objednávky), seznam DHL evidující co bylo komu odesláno zásilkovou službou a některé další seznamy jak ukazuje diagram. Knihovna dokumentů bude obsahovat knihovnu Nabídky, kde jsou uloženy všechny realizované nabídky typu doc. Tato knihovna bude obsahovat metadata jako je číslo nabídky a název společnosti, bude zde taká nastaveno verzování souborů a funkce schvalování dokumentu. Dále knihovna Montážní listy, zde budou také nastaveny metadata, knihovna Zařízení (obsahuje popis jednotlivých částí hasícího systému), knihovna Dokumentace (návody a popisy zařízení nebo jeho části pro koncové uživatele) a knihovna Sdílené dokumenty (různé soubory a složky). Pracovní plocha pro webové části bude obsahovat Kalendář servisního odd, Kalendář montáží, Kalendář revizí, Úkoly uživatele, Odkazy na ostatní webové prostory WSS PEKA-AHS a Odkazy na různé webové stránky v Internetu. 50
Osoby a skupiny webu Vlastníci webu
Ředitel
Návrháři webu
Manageři Servisního odd
Přispěvatelé webu
Management, Obchodní odd., servisní technici
Čtenáři webu
Wikiweb Datacentrum
Tento web je vytvořen jako šablona pro budoucí velké projekty. Jako příklad jsem zvolila web Datacentrum pro podporu řízení nové zakázky - instalace rozsáhlého hasícího systému v nově vznikajícím datacentru. V případě, kdy dojde k uzavření smlouvy na nějakou větší zakázku, jejíž realizace bude časově i technicky náročná, je vhodné vytvořit pro ni samostatný web. Na tomto webu budou přesunuty a dále ukládány veškeré soubory a informace týkající se daného projektu. Bude zde Kalendář datacetnrum s podrobnějším popisem činnosti jako jsou revize a montáže, seznam Zařízení včetně jeho popisu, v Knihovně dokumentů projektu budou uloženy potřebné nákresy hasícího systému a veškerá dokumentace. Dle potřeby budou vytvářeny stránky wikiwebu jako jsou problémy, znalosti, různé nejvhodnější postupy atd. Tento web bude dědit přístupová práva z nadřazeného webu Servisní odd.
Wikiweb Škoda
Společnost Škoda auto, a.s. je největším zákazníkem společnosti PEKA – AHS. Pro společnost Škoda je nainstalováno několik hasících systém v různých závodech. Navrhla jsem tedy vytvoření nového wikiwebu Škoda, který by spravoval veškeré informace týkající se této společnosti. Tento web bude obdobný jako wikiweb Datacentrum. Na pracovní ploše bude Kalendář Škoda (termíny montáží, revizí, schůzek), seznam Kontakty na jednotlivé závody, Odkazy, Diskuze a Oznámení. Dále zde budou uloženy seznamy Zařízení jednotlivých závodů. Knihovna dokumentů se bude skládat z knihovny Nabídek, Objednávek a Závodů (různé dokumenty a návrhy hasících systémů pro každý závod) a Sdílené dokumenty (různé složky a sobory). Knihovnu stránky wikiwebu budou tvořit stránky týkající se nových informací, nápadů, záznamů z porad, popisy a řešení problémů atd. Tento web bude dědit přístupová práva z nadřazeného webu. Vícestránkové centrum schůzek - Hlavní centrum schůzek Tento web bude sloužit všem zaměstnancům na podporu organizování porad v rámci společnosti, ale důležitých schůzek s klienty. Osoby a skupiny webu Vlastníci webu
Ředitel
Návrháři webu
Obchodní odd.,
51
Přispěvatelé webu
Management, manageři servisního odd.
Čtenáři webu
Servisní technici
12.8 Zabezpečení webu WSS 3.0
Obr. č. 30, Typy skupin webů. Jak vyplývá z předešlých diagramů, je třeba zajistit, aby určitá data byla dostupná všem uživatelům a naopak, aby některá data byla dostupná pouze konkrétním uživatelům. Popis autentizace a autorizace byl popsán v kapitole 6. Při vytvoření nového webu budeme dotázáni, zda-li si přejeme zachovat bezpečnostní oprávnění stejná jako má nadřazený web nebo chceme nastavit oprávnění nová. Oprávnění jednotlivých uživatelů nastavuje správce webu, pomocí ikony Osoby a skupiny webu (obr. č 30) Výhodou nového WSS je zabezpečení na úrovni položek, takže můžeme nastavit ještě dodatečná omezení pro konkrétní webovou část. Po přihlášení uživatele na web WSS bude vyžadováno uživatelské jméno a heslo, po ověření uživatele mu budou zobrazeny jen ty weby, ke kterým má oprávněný přístup.
Obr. č. 31, Přidání skupiny uživatelů na web WSS 3.0 Pro usnadnění práce můžeme sdružit uživatele do určitých skupin v Active Directory, např. podle jednotlivých oddělení. Poté lze na web přidat danou skupinu, takže nemusíme přidávat každého uživatele zvlášť. Toto je ovšem vhodné pouze v případě, kdy budou mít 52
všichni uživatelé stejná práva skupiny webu např. čtenář. Pokud bychom chtěli přidat některého uživatele z dané skupiny např. ještě jako přispěvatele nebo vlastníka webu systém nám to dovolí, ale uživatel se nebude moci přihlásit. 12.9 Ukázka práce se seznamy na webu WSS 3.0 PEKA - AHS Nyní vytvoříme seznam kontaktů na zaměstnance společnosti. Tento typ seznamu WSS automaticky nabízí, použijeme jej tedy, přidáme ale 3 nové sloupce – Osobní email, Oddělní a Funkce a sloupec Úloha odstraníme. Pomocí funkce Nastavení – Seznam nastavení můžeme nastavit pořadí sloupců a jaké sloupce chceme zobrazit ve výchozím zobrazení. Automaticky je nastaveno určité výchozí zobrazení jen některých sloupců, pokud klikneme na požadovanou položku zobrazí se nám všechny sloupce. Výchozí zobrazení můžeme upravit a nebo vytvořit zcela nové zobrazení podle konkrétních potřeb.
Obr. č. 32, Vytvoření nového sloupce seznamu.
53
Obr. č. 33, Vytvoření nového sloupce seznamu.
Obr. č. 34, Položka Seznamu zaměstnanců.
54
Obr. č. 35, Možnosti nastavení seznamu.
Obr. č. 36, Zobrazení seznamu v datovém listu.
55
Výhodou tohoto zobrazení v datovém listu je, že pokud k tomu máme oprávnění můžeme položky přímo upravovat jako bych pracovali např. v Excelu. Pokud jsme v režimu Zobrazit v datovém listu seznam je možno velice dobře filtrovat, poklepáním na záhlaví sloupce nebo vytvořit i rozšířený filtr. Další velice praktickou funkcí je možnosti vytváření nových souhrnů nad seznamem a jejich uložení. Můžeme tedy například vytvořit souhrn zákazníků podle typu zařízení atd. 12.10 Závěrečná doporučení pro organizaci PEKA - AHS Firma uvažovala o implementaci nějakého ekonomického softwaru, ovšem většinu funkcionality je určitým způsobem zajištěna pomocí služby WSS. V případě dalšího rozvoje společnosti bych však doporučovala zavedení ekonomického systémů zejména na podporu fakturace, objednávek, skladového hospodářství a také vedení účetnictví. Firma zaměstnává externí účetní, která má svůj vlastní software pro vedení účetnictví, ovšem musí do něj zadávat již jednou evidovaná data z fakturace, skladu, pokladny atd. Ekonomický software by tedy zjednodušil vedení účetnictví, usnadnil proces vystavování faktur a některých další činnosti. SharePoint je nástroj, který je možné velice dobře modifikovat a propojit s jinými aplikacemi. Ekonomický software by mohl být integrován s WSS 3.0 a na webu by byly prezentovány potřebná data. Tak by byla zachována dostupnost potřebných informací i za hranicemi organizace, což je pro bezproblémový chod společnosti nutné. Ekonomický software bych tedy vybírala podle možností integrace s touto aplikací. Další možností jak rozšířit funkcionalitu WSS je programování vlastních aplikací pomocí Visual Studia, které pak budou přidány na web. Proto se nabízí i další řešení v podobě oslovení šikovného programátora nebo speciality společnosti Microsoft, který by vytvořil nové aplikace pro web WSS 3.0 například na podporu vystavování faktur nebo vedení skladového hospodářství.
13.Závěr V této práci jsem se mimo jiné také snažila alespoň rámcově ukázat rozsah funkcionality služba WSS 3.0 a poskytnout představu o tom, kde jsou silná nebo naopak slabá místa této technologie. Podle mého názoru je WSS 3.0 aplikace, která najde využití v každé organizaci. Je uživatelsky příjemná a snadno ovladatelná, navíc může dobře posloužit jako okamžité řešení například pro usnadnění spolupráce na různých projektech nebo přinejmenším jako dostačující řešení pro zajištění bezpečnosti a dostupnosti různých firemních dokumentů a informací. Vzhledem k tomu, že je prakticky zdarma můžeme si ji vyzkoušet a nic neriskujeme.
56
Velkým výhodou technologií SharePoint je i možnost integrace s jinými aplikacemi a vývoj složitějších řešení nad technologiemi SharePoint. Ukázka těchto možností by byla nad rámec této práce a však je dobré si uvědomit, že WSS může nabízet mnohem více než jen základní funkcionalitu, která zde byla ukázána a rozhodně není k zahození.
57
14. Seznam použité literatury [1]
MS
Windows
SharePoint
Services
3.0.
Microsoft
Corporation.
URL:
http://www.microsoft.com/cze/office/technologies/sharepointtechnology/highlights.mspx [2] MS Windows SharePoint Server. Microsoft Corporation. URL: http://www.microsoft.com/cze/sharepoint/ [3] MSDN. Microsoft Corporation. URL: http://msdn.microsoft.com/cs-cz/sharepoint/ff458126%28en-us%29.aspx [4] Technet. Microsoft Corporation. URL: http://technet.microsoft.com/cs-cz/windowsserver/sharepoint/default%28enus%29.aspx#tab=1 [5] O'CONNOR, Errin. Mistrovství v Windows SharePoint Services 3.0.. 1. vydání. Brno : Computer Press, 2008. 640 s. ISBN 978-80-251-1962-4. [6] KUTĚJ, Tomáš; SOBOTKA, Miloš; LÁVIČKA, Jan. Technologie Microsoft SharePoint 2007 : Implementace, administrace a vývoj. Brno : Computer Press, 2006. 332 s. ISBN 80-251-0976-3. [7] PASCH, Ondřej. Microsoft Windows SharePoint Service : Hotová řešení. Brno : CP Books, 2005. 208 s. ISBN 80-251-0621-7. [8] ŠESTKA, Petr. Mistrovství v Microsoft Windows Server 2003. 1. vydání. Brno : Computer Press, a.s., 2003. 680 s. ISBN 80-251-0036-7. [9] WEBB, Jeff. Essential SharePoint 2007. [Nepostradatelný SharePoint 2007] Druhé vydání. Sevastopol : O'Reilly Media, 2007. 428 s. ISBN 978-0-596-51407-5. [10] BATES, Seth; SMITH, Tony. SharePoint 2007 User's Guide : Learning Microsoft's Collaboration and Productivity Platform. [SharePoint 2007 uživatelský průvodce : Poznání zásad spolupráce a výkonnosti platformy] Berkeley : Apress, 2007. 407 s. ISBN 978-1-59059-829-0.
58
[11] LAAHS, Kevin; MCKENNA, Emer; VANAMO, Veli-Matti. Microsoft SharePoint 2007 Technologie s: Planning, Design and Implementation. [Technologie Microsoft SharePoint 2007 : Plánování, návrh a implementace] Burlington : Digital Press-Elsevier, 2008. 662 s. ISBN 978-0-12-373616-1. [12] OPLETAL, Petr. SharePoint a procesní řízení. [článek]. IT SYSTEMS. 10/2008. URL: http://www.systemonline.cz/clanky/sharepoint-a-procesni-rizeni.htm [13] IT SYSTEMS. Systém pro správu dokumentů. [článek]. IT SYSTEMS. 12/2005. URL: http://www.systemonline.cz/clanky/systemy-pro-spravu-dokumentu.htm [14] ČERMÁK, Petr. Podnikový portál. [článek]. IT SYSTEMS. 12/2004. URL: http://www.systemonline.cz/clanky/podnikovy-portal.htm Článek se zabývá tím co je to je portál, jaké jsou jeho druhy, technologie a pro koho je určen. [15] DVOŘÁK, Drahoslav. Workflow, které zvládnete sami : workflow na SharePoint Services 3.0. prakticky. [článek]. Connect!. 11/2009. 48-49 s. [16] BASL, Josef; BLAŽÍČEK, Roman. Podnikové informační systémy : Podnik v informační společnosti, 2. výrazně přepracované a rozšířené vydání. Druhé vydání. Praha : Grada Publishing, a.s., 2008. 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5. [17] KUNSTOVÁ, Renáta.. Efektivní správa dokumentů. První vydání. Praha : Grada Publishing, a.s., 2009. 208 s. ISBN 978-80-247-3257-2. [18] Česká společnost pro systémovou integraci, terminologický slovník. URL: http://www.cssi.cz/all_terminologie.asp [19] Wikipedia. Otevřená encyklopedie. URL: http://www.wikipedia.org
.
59
60
