Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze

Lucie Kočárková Open source software pro znalostní management – srovnávací analýza Bakalářská práce

2010

1

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma „Open source software pro znalostní management – srovnávací analýza“ zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.

Praze dne 31.5.2010

Podpis

2

AUTORSKÁ ANOTACE

Tématem této práce je „Open source software pro znalostní management – srovnávací analýza“. Cílem je vybrat vhodné systémy pro podporu znalostního managementu a na základě definovaných atributů je následně porovnat. V teoretické části se zabývám definicí znalostního managementu a s ním spojených dalších pojmů jako jsou informace, data, explicitní a tacitní znalost, znalostní pracovník. Ve třetí kapitole se již prolínají teorie s praxí. Je provedena specifikace požadavků na software vhodný k podpoře znalostního managementu a na základě ní poté dochází k výběru konkrétních softwarů. Kapitoly 4 a 5 se věnují metodice srovnávací analýzy a popisu jednotlivých konkrétních softwarů na základě definovaných atributů. Srovnáno bylo celkem pět softwarů – KnowledgeTree, Joomla!, Alfresco, dotProject a Liferay. Srovnávací analýza ukázala, že tři softwary (konkrétně KnowledgeTree, Joomla! a dotProject) vyhovují pouze některým požadavkům na podporu řízení znalostí – splňují jen některé atributy, zatím co Alfresco a Liferay jsou pokročilé systémy, které jsou schopny podporovat řízení explicitních i tacitních znalostí. V rámci srovnávací analýzy splňovaly všechny atributy.

Topic of this work is a comparative analysis of open source software for knowledge management. The main aim is to select appropriate systems for support of knowledge management in various organizations and also to compare them by predefined attribute. The initial academic part deals with definition of knowledge management and interconnected elementary concepts like information, data, explicit and tacit knowledge or knowledge worker.This theory is them connected with its practical use in later chapters. The specification of software requirements for support of knowledge management is undertaken and on its basis is then choosen a specific software. Chapters four and five focus on major methods for comparative analysis and describe closely knowledge management systems that were selected based on earliear defined attributes. Five software packages are compared within this work - KnowledgeTree, Joomla!, Alfresco, Liferay and dotProject.Comparative analysis has proved that three of these packages (KnowledgeTree, Joomla and dotProject) doesn’t suit to all predefined requirements for knowledge management and only Alfresco and Liferay are advanced enough to provide sufficient support for managing both explicit and tacit knowledge. They have met all requirements that we have stated in the initial comparative analysis.

3

OBSAH 1. Úvod ..........................................................................................................................6 2. Teorie znalostního managementu ...............................................................................7 2.1 Vývoj znalostního managementu ............................................................................7 2.2 Definice znalostního managementu ........................................................................8 2.3 Data – Informace- Znalosti ....................................................................................9 2.3.1 Znalost explicitní a tacitní ................................................................................. 11 2.4 Znalostní management v organizaci ......................................................................13 2.5 Znalostní strategie ................................................................................................ 14 2.6 Přínosy znalostního managementu pro organizaci ................................................. 15 3. Využití informačních technologií pro znalostní management .................................... 17 3.1 Specifikace požadavků na software vhodný k podpoře znalostního managementu 18 3.1.1 Případy užití pro software ................................................................................. 19 3.1.2 Specifikace požadavků na software pro podporu řízení explicitních znalostí ..... 21 3.1.3 Specifikace požadavků na software pro podporu řízení tacitní znalosti ............. 21 3.2 Definice softwaru open source .............................................................................. 22 3.3 Typy softwaru použitelné pro znalostní management – obecný popis ................... 23 3.3.1 DMS................................................................................................................. 24 3.3.2 CMS ................................................................................................................. 24 3.3.3 ECM................................................................................................................. 25 3.3.4 Groupware........................................................................................................ 25 3.3.5 Portál ................................................................................................................ 26 3.4 Výběr konkrétních open source zástupců ke každému typu softwaru .................... 26 4. Srovnávací analýza vybraných softwarů ................................................................... 28 4.1 Metodika srovnávací analýzy ............................................................................... 28 4.2 Definice srovnávacích atributů ............................................................................. 29 4.2.1 Uživatelské hledisko ......................................................................................... 29 4.2.2 Podpora řízení explicitních znalostí .................................................................. 30 4.2.3 Podpora řízení tacitních znalostí ....................................................................... 30 5. Popis vybraných softwarů na základě atributů .......................................................... 31 5.1 KnowledgeTree .................................................................................................... 31 5.1.1 Uživatelské hledisko ......................................................................................... 31 5.1.2 Podpora řízení explicitních znalostí .................................................................. 32 5.1.3 Podpora řízení tacitních znalostí ....................................................................... 33 5.2 Joomla! ................................................................................................................ 34 5.2.1 Uživatelské hledisko ......................................................................................... 35 5.2.2 Podpora řízení explicitních znalostí .................................................................. 35 5.2.3 Podpora řízení tacitních znalostí ....................................................................... 36 5.3 Alfresco................................................................................................................ 37 5.3.1 Uživatelské hledisko ......................................................................................... 37 5.3.2 Podpora řízení explicitních znalostí .................................................................. 39 5.3.3 Podpora řízení tacitních znalostí ....................................................................... 42 5.4 dotProject ............................................................................................................. 43 5.4.1 Uživatelské hledisko ......................................................................................... 43 5.4.2 Podpora řízení explicitních znalostí .................................................................. 44 5.4.3 Podpora řízení tacitních znalostí ....................................................................... 45 5.5 Liferay ................................................................................................................. 46 5.5.1 Uživatelské hledisko ......................................................................................... 46 5.5.2 Podpora řízení explicitních znalostí .................................................................. 47

4

5.5.3 Podpora řízení tacitních znalostí ....................................................................... 47 6. Vyhodnocení srovnávací analýzy, závěr ................................................................... 48 7. Použitá literatura ......................................................................................................51 8. Příloha – seznam obrázků, printscreenů .................................................................... 54

5

1. Úvod Jako téma své bakalářské práce jsem si vybrala open source software pro znalostní management. Ve velice zjednodušené definici se znalostní management zabývá řízením znalostí v organizaci. Znalosti jsou totiž intelektuálním kapitálem každé organizace a domnívám se, že v mnohých společnostech jsou zatím značně nedoceněným kapitálem. Přitom by měly být znalosti z hlediska konkurenčního boje a také úspěchu společnosti neodmyslitelnou součástí firemní strategie. Pokud společnost tedy zavede nebo praktikuje znalostní management, je samozřejmě potřeba mít možnost znalosti podnikových pracovníků nějakým způsobem uchovat. Zde přichází na řadu různý software, který více či méně znalostní management podporuje. A nejedná se pouze o software přímo stvořený pro znalostní management. Lze aplikovat i mnoho typů softwaru, které vyhovují některé podstatě znalostního managementu a jsou schopny podporovat činnosti, manipulaci a distribuci znalostní. Cílem této práce bude představit, popsat a porovnat software, který je možné v rámci podpory znalostního managementu implementovat, vyhledat vhodné, konkrétní zástupce k jednotlivým typům a provést jejich srovnávací analýzu na základě předešlé specifikace požadavků a pomocí předem definovaných atributů. A proč jsem si vybrala právě open source software? Protože filosofie vznikání jakéhokoliv open source řešení koresponduje s myšlenkou managementu znalostí. V obou případech jde o sdílení znalostí. „Open source software žene vpřed technologické odvětví stejným způsobem jako sdílení znalostí žene kupředu celou společnost.“1

1

Zonio [online]. 2009 [cit. 2010-04-25]. Open Source. Dostupné z WWW: .

6

2. Teorie znalostního managementu 2.1 Vývoj znalostního managementu Organizace jsou v současné době díky neustále se měnícímu ekonomickému prostředí nuceny ustavičně pracovat na zlepšování svého chodu. S tím souvisí pochopitelně také kvalitní a vhodné řízení znalostí, které je pro efektivní fungování organizace nezbytné, dokonce se stává podstatnou konkurenční výhodou a mnohdy i účinným nástrojem v konkurenčním boji. 2 Ač se zdá, že je znalostní management poměrně novým oborem, není tomu tak. Znalosti doprovázejí lidstvo již od pradávna a právě ony umožnily vývoj lidské populace až na dnešní úroveň. Samozřejmě – o vědomém řízení znalostí se začalo hovořit až v minulém století, nicméně intuitivně byly předávány a tím i řízeny z generace na generaci. V 17. století například anglický filozof Francis Bacon prohlásil, že vlastnictví znalosti znamená moc. Nutnost řízení znalostí předpověděl v roce 1993 ve své knize Postkapitalistická společnost přední myslitel světového managementu Peter F. Drucker:“… znalosti dnes považujeme za základní zdroj. Půda, práce a kapitál jsou především důležité jako omezení. Bez nich by ani znalosti nemohly být produktivní. Bez nich by ani systém řízení neměl co řídit. Ale tam, kde je řízení efektivní, tj. tam, kde jsou znalosti aplikovány na poznání, můžeme vždy získat ostatní zdroje.“3 Peter F. Drucker také pravděpodobně jako první použil pojem knowledge worker – znalostní pracovník, neboli pracovník disponující znalostmi. Ovšem již před Druckerem konstatoval japonský konzultant Kenichi Ohmae, že nová, teprve se rodící ekonomika bude založena na znalostech.4 Významný ekonom Fridrich von Hayek (1899-1992) přišel s tvrzením, že nejdůležitějším aktivem společnosti je její schopnost pracovat se svými vědomostmi. 5. Nutno ovšem podotknout, že Drucker ještě nehovořil konkrétně o managementu znalostí, ale pouze o znalostech jako o zdrojích, které budou pro budoucnost naprosto zásadní. 2

SLÁDEČEK, Martin. Moc daná znalostmi : Řízení, vývoj a poslední trendy (1). CIO Business world [online]. 7.2.2007, 2, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: . 3 VEBER, Jaromír, et al. Management : Základy, prosperita, globalizace. první. Praha : Management Press, 2006. Informační systémy v manažerské práci, s. 700. Str. 228. ISBN 80-7261-029-5 4 TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Proč potřebujeme řídit znalosti, s. 131. Str.4. ISBN 80-7179-884-3. 5 TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Proč potřebujeme řídit znalosti, s. 131. Str.4. ISBN 80-7179-884-3.

7

V roce 1995, necelé dva roky po Druckerově knize, vyšla v Oxfordu kniha The Knowledge-Creating: How Japaniese Companies Create the Dynamics of Innovation od autorů Ikujira Nonaky a Hirataky Takeuchiho. Tato kniha definitivně vzbudila mezi odbornou veřejností zájem o nový předmět a v roce 1997 se Ikurijo Nonaka stává prvním profesorem managementu znalostí na Haas School of Business v Kalifornii. 6 2.2 Definice znalostního managementu Co je to tedy konkrétně znalostní neboli knowledge management? Obecně můžeme znalostní management chápat jako proces systematického a aktivního řízení a formování znalostí organizace, které se zabývá jak stavem, tak pohybem znalostí. Stav je prezentován odborností lidí, pohyb představuje způsoby, jakými se znalosti sdílejí. 7

Z pohledu

managementu podniku pak jde především o podporu znalostí zaměstnanců, kteří jsou schopni jejich využíváním vytvářet nové nápady znamenající jedinečnou konkurenční výhodu.8 Znalosti můžeme

považovat za aktiva, která nelze vyčíslit ve finančních výkazech,

nicméně se jedná přesto o významné bohatství společnosti, které zaručuje také konkurenční výhodu. Jedná se především o dovednosti, schopnosti, zkušenosti a znalosti podnikových pracovníků. Předpokladem samozřejmě je, že organizace je schopna vhodným řízením znalostí dostat správné znalosti ke správným osobám ve správný čas a ve správné formě.9 Velice dobrým příkladem jsou například softwarové společnosti – pro svoji činnost potřebují pochopitelně vhodné technické zázemí, řídící management. Nicméně bez nezbytného know-how v hlavách svých zaměstnanců – v našem případě především vývojářů, programátorů, projektových manažerů a analytiků, kteří na základě něho vytvářejí obchodovatelnou komoditu v podobě vyvinutých softwarů, by tyto firmy vůbec neměly možnost naplnit obsah své podnikatelské činnosti a obstát tak na trhu. A právě tyto zaměstnance nazýváme znalostními pracovníky. Znalostní pracovník je člověk, který má specifickou znalost nebo soubor znalostí. Tyto znalosti jsou pro organizaci důležité a nemůže si je opatřit jiným způsobem (tj. jinak než pomocí tohoto

6

TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Proč potřebujeme řídit znalosti, s. 131. Str.5. ISBN 80-7179-884-3. 7 TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Proč potřebujeme řídit znalosti, s. 131. Str.5. ISBN 80-7179-884-3. 8 TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Proč potřebujeme řídit znalosti, s. 131. Str.11. ISBN 80-7179-884-3. 9 TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Proč potřebujeme řídit znalosti, s. 131. Str.1. ISBN 80-7179-884-3.

8

nebo jiného znalostního pracovníka). Znalostním pracovníkem může být vysoce ceněný expert nebo specialista10, ale také například pracovník na dělnické pozici, který jako jediný z organizace umí obsluhovat nějaký stroj. Mezi další charakteristické rysy znalostního pracovníka patří schopnost tuto znalost prakticky využít a také skutečnost, že tato znalost může být částečně podvědomá. To znamená, že pracovník o ní nemusí vědět nebo jí nemusí přisuzovat velký význam. Podstatou věci je, že ostatní pracovníci organizace k této znalosti mají omezený přístup, je pro ně těžké tuto znalost získat či dokonce využívat. 11 Každý znalostní pracovník proto sehrává pro organizaci důležitou a klíčovou roli. Shrneme-li tedy podstatu znalostního managementu, poskytuje nám nástroje na řízení znalostních pracovníků. Pro upřesnění jsem vybrala ještě dvě definice, ze kterých budu vycházet v dalších částech práce: „Řízení znalostí je systematický a organizovaný přístup ke hledání, výběru, organizování a využití znalostí v organizaci s cílem vytvářet hodnotu, zlepšovat výkon podniku a dosahovat strategických cílů.“12 „Řízením znalostí se rozumí praktická odborná činnost zaměřená na využití znalostí v rozhodovacích a řídících procesech za podpory informačních a komunikačních technologií. Zabývá se navrhováním, implementací a provozem systémů správy znalostí, jež zahrnují procesy získávání, reprezentace a zpracování, ukládání, vyhledávání a odvozování, prezentace, sdílení a distribuce znalostí“. 13 2.3 Data – Informace- Znalosti Ještě než se budeme podrobněji věnovat podstatám znalostního managementu v organizaci, měli bychom si ujasnit vztah mezi znalostmi, daty a informacemi a také vysvětlit druhy znalostí samotných. Co jsou tedy data a kdy se z nich stává informace? Kdy můžeme hovořit o znalosti?

10

MLÁDKOVÁ, Ludmila. Management znalostí v praxi. první. Praha : Professional publishing, 2004. Základní pojmy managementu znalostí, s. 15. ISBN 80-86419-51-7. 11 MLÁDKOVÁ, Ludmila. Management znalostí v praxi. první. Praha : Professional publishing, 2004. Základní pojmy managementu znalostí, s. 16. ISBN 80-86419-51-7. 12 SLÁDEČEK, Martin. Moc daná znalostmi: : Řízení, vývoj a poslední trendy (1). CIO Business world [online]. 7.2.2007, 2, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: . 13 SLÁDEČEK, Martin. Moc daná znalostmi: : Řízení, vývoj a poslední trendy (1). CIO Business world [online]. 7.2.2007, 2, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: .

9

Celou tuto souvislost můžeme znázornit pomocí znalostního řetězce D-I-Z a nebo chcemeli, pomocí pyramidy:

Obrázek 1

Pyramida – data – informace - znalosti14

Za data považujeme vše, co je možné zaznamenat smysly, synonymem pro data jsou údaje, skutečnosti, fakta. Mají objektivní charakter a lze je velice snadno sdílet. Naopak data sama o sobě mají spíše nízkou hodnotu. Teprve když si data nějakým způsobem interpretujeme, přiřadíme jim důležitost a význam, stávají se hodnotnými – v tomto momentě již ovšem nehovoříme o datech, ale o informaci. V podstatě lze informace označit jako účelově zpracovaná data a na rozdíl od dat jsou subjektivní, protože vznikly na základě vztahu k potřebám a požadavkům uživatele. Hodnota informace je přímo úměrná znalosti, nebo lépe řečeno kvalifikaci uživatele. Pokud mi někdo předloží čínské noviny, nezískám z nich žádnou informaci, protože neumím čínsky – neumím si tedy interpretovat čínské znaky a noviny vnímám pouze jako data. Pakliže bych ovšem čínsky uměla, znaky si na základě svých znalostí interpretuji a získám z novin informace. Samozřejmě, jak bylo řečeno, hodnota informace je přímo úměrná konkrétní znalosti. Čínštinář začátečník se tedy z článku na titulní straně dozví, že v roce 2010 se v Šanghaji uskuteční Světová výstava EXPO 2010, ale pokročilý student 14

MLÁDKOVÁ, Ludmila. Management znalostí v praxi. první. Praha : Professional publishing, 2004. Základní pojmy managementu znalostí, s. 26. ISBN 80-86419-51-7.

10

získá ze článku navíc ještě informace o pavilonech jednotlivých států, které se na výstavě prezentují. A co je tedy znalost? S trochou nadsázky ji specifikovala Mládková:„ znalost je informace plus něco navíc“ 15. Něčím navíc myslí znalosti a již získané dovednosti, naše zkušenosti, mentální modely, vztahy, hodnoty a principy, které v lidském mozku přichází do interakce s informací. Za velice výstižnou považuji definici M.Kleina, kterou uvádí Truneček: „Znalost je schopnost využít své vzdělání, zkušenosti, hodnoty a odbornost jako rámec pro vyhodnocení dat, informací a jiných zkušeností k výběru odpovědi na danou situaci“16. V porovnání s daty a informacemi mají znalosti pro organizaci vysokou hodnotu, ovšem jejich „nevýhoda“ je ve značně omezené možnosti jejich sdílení mezi jednotlivými zaměstnanci, jelikož znalost vzniká a je využívána v hlavách znalostních pracovníků. 2.3.1 Znalost explicitní a tacitní Jak jsem se již výše zmínila, znalost může být částečně podvědomá a znalostní pracovník ji nemusí přisuzovat žádný velký význam. Rozlišujeme totiž znalosti explicitní a tacitní. Explicitní znalost lze vyjádřit formálním jazykem – lze ji vyslovit, napsat, nakreslit a tím pádem i přenášet, uspořádat a ukládat například v dokumentech z důvodu využití jinými pracovníky. Explicitní znalost lze vyjádřit pomocí dat a v momentě jejího zpracování dostává podobu informace. Z toho vyplývá, že explicitní znalosti je možné sdílet, k čemuž jsou využívány především informační a komunikační technologie. Prakticky se může jednat o patenty, značky, byznys plány, marketingové výzkumy a seznamy zákazníků. Naproti tomu znalosti tacitní jsou právě ty znalosti, které se ukrývají v podvědomí lidí, v našem případě znalostních pracovníků. Vznikají vzájemným působením explicitních (formalizovatelných) znalostí a zkušeností, dovedností, intuice, představ, mentálních modelů jedince. Tento druh znalostí je vázán na osobnost člověka, z čehož vyplývá jejich subjektivní charakter. Podstatnou tacitních znalostí je jejich velice těžká vyjádřitelnost – formalizace. Jsou získávány praxí a zkušenostmi a je velmi obtížné a nebo nemožné je poskytnout někomu jinému – sdílet je například v rámci organizace.

15

MLÁDKOVÁ, Ludmila. Management znalostí v praxi. první. Praha : Professional publishing, 2004. Základní pojmy managementu znalostí, s. 25. ISBN 80-86419-51-7. 16 TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Proč potřebujeme řídit znalosti, s. 13. Str.5. ISBN 80-7179-884-3.

11

Autory tohoto rozdělení znalostí jsou Nonaka a Takeuchi. Ti také popsali způsob tvorby nových znalostí. Základem myšlenky je fakt, že vztah mezi tacitní a explicitní znalostí je dynamický a kontinuální. V rámci učení a práce se mění neustále jedna forma znalostí v druhou a tímto způsobem vznikají nové znalosti. Změnu formy znalostí nazýváme konverze. Tento proces probíhá ve čtyřech fázích: socializace, externalizace, kombinace a internalizace.

Obrázek 2

Proces konverze - SECI17

Na začátku spirály stojí získání nové tacitní znalosti na úrovni jednotlivce. Následuje transformace této znalosti na explicitní znalost, která je standardizována a rozšíří se po organizaci. Tuto explicitní znalost použije jiný jedinec na jiném místě v organizaci. Znalost může podnítit vznik další nové znalosti, tacitní nebo explicitní. A spirála začíná znovu – dochází tak k rozšiřování znalostní základny organizace. 18

17

MLÁDKOVÁ, Ludmila. Management znalostí v praxi. první. Praha : Professional publishing, 2004. Základní pojmy managementu znalostí, s. 33. ISBN 80-86419-51-7. 18 TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Základní pojmy – od údajů k moudrosti, s. 21. Str.5. ISBN 80-7179-884-3.

12

2.4 Znalostní management v organizaci Podstatu znalostního managementu jsme si vysvětlili v předchozí kapitole a teď bychom se měli věnovat přínosu znalostního managementu pro organizaci. Jakou roli hraje znalostní management v organizaci lze snadno vyvodit na základě předešlých definicí. Jde především o to, aby praví lidé měli v pravou chvíli ty správné znalosti k dispozici. Z hlediska pracovníků je tedy především důležité mít možnost sdílet podnikové znalosti, mít k nim snadný přístup v případě potřeby a moci své vlastní znalosti nějakým způsobem zachytit tak, aby z toho profitovali nejen kolegové, ale celá organizace. Podstatu znalostního managementu z hlediska vedení podniku popisuje dle mého názoru dobře Truneček: „jde především o podporu znalostí zaměstnanců, kteří jsou schopni jejich využíváním vytvářet nové nápady znamenající jedinečnou konkurenční výhodu.“19 Jak dále uvádí: „znalosti se klasifikují ve dvou rovinách, explicitní (formální) mohou být vyjádřeny v hmotné podobě a uloženy například do podnikového informačního systému. Rozhodující podnikovou sílu mají znalosti tacitní, skryté v mozku člověka“. Zde narážíme na problém, jak zacházet s těmito dvěma druhy znalostí. Lépe řečeno – se znalostmi explicitními lze pracovat jako s informacemi a tudíž je možné je nějakým způsobem zaznamenat a uložit – jejich řízení není pro organizaci zase tak tvrdým oříškem Ale co se znalostmi tacitními? Jak řekl Truneček, jsou rozhodující pro podnikovou sílu, ale jsou skryté v mozku člověka. Jak s nimi tedy naložit? Pokud organizace dospěje k názoru, že nejdůležitějšími znalostmi jsou pro ni právě znalosti tacitní a potřebuje je nějakým způsobem předat dál, má dvě možnosti. Buď se pokusí tacitní znalost přepsat do explicitní podoby. Z hlediska definice tacitní znalosti je to ovšem dost nejistý počin a mnohdy i nemožný. Proto je vhodnější vytvořit optimální podmínky pro sdílení tacitních znalostí – z toho vyplývá, že znalost tacitní zůstane ve své formě a bude tak i předávána dál. Sdílení, neboli předávání těchto znalostí je možné hned třemi způsoby a podotýkám, že se vždy jedná o určitý způsob kontaktu mezi dvěma nebo více lidmi. Možnosti, jak tacitní znalosti „vydolovat“ z lidské mysli, jsou tedy následující: vyprávění příběhů, učňovství a

19

TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Základní pojmy – od údajů k moudrosti, s. 21. Str.5. ISBN 80-7179-884-3.

13

vytváření komunit.

Jak píše Mládková - chceme-li řídit tacitní znalost, musíme se

soustředit přímo na vztahy a komunikaci. 20 Vyprávění příběhů vytváří bázi pro přenos tacitní znalosti v tacitní formě z jedné osoby na druhou a výrazně pomáhá překonávat bariéry v myslích lidí. Předávání tacitních znalostí založené na učňovství funguje na principu jejich předávání při praktické činnosti. V dnešní době k nim patří nejen samotné učňovství, ale i koučing, mentoring a counseling. V rámci učňovství nepřebírá žák pouze znalosti profesní, ale také sociální dovednosti a archetypy. A do třetice komunity jsou tvořeny menší či větší skupinou lidí, kteří mají nějaký společný zájem, přátelské vztahy a sdílí spolu tím pádem i znalosti. Komunitou může být například skupina odborníků, kteří řeší velký problém. 2.5 Znalostní strategie Z charakteristiky explicitních a tacitních znalostní vyplývá, že mají různé požadavky na řízení. Proto by se každá organizace, která si stanovila cíl znalosti řídit, měla rozhodnout, jaký typ znalostí je pro ni důležitější. V této souvislosti jsou uváděny dvě znalostní strategie: kodifikační a personalizační. Kodifikační strategie vyžaduje pečlivou kodifikaci znalostí – tedy převod co nejvíce znalostí do explicitní formy a jejich uložení v databázi, která je dostupná a snadno použitelná v rámci celé společnosti. Tato strategie je vhodná pro společnosti, které poskytují služby spojené s podobnými či stále se opakujícími problémy a potřebují velké množství dat – informace k produktům, službám, pracovním postupům. Organizace využívající kodifikační strategie znalosti. 21 V případě personalizační strategie jsou znalosti úzce spjaty s osobou, která je rozvinula a jsou sdíleny především komunikací mezi pracovníky. Proto je také v tomto případě základním úkolem informačních technologii nikoliv znalosti skladovat, ale usnadnit vzájemnou komunikaci. Základním úkolem výpočetní techniky je v takovém případě především usnadnit komunikaci. 22 Explicitní znalosti jsou skladovány formou odkazů na tacitní znalosti a tím je pomáhají uchovat a vyjádřit. Ukládají se odkazy na experty uvnitř systému, ale také tipy, postupy a nejlepší praktiky v kontextu, ve kterém fungovaly. Tuto 20

MLÁDKOVÁ, Ludmila. Management znalostí v praxi. první. Praha : Professional publishing, 2004. Základní pojmy managementu znalostí, s. 47. ISBN 80-86419-51-7. 21 VORLÍČKOVÁ, Lenka Strategie řízení znalostí. In Sborník. PEF, ČZU v Praze : PEF, ČZU v Praze, 2006 [cit. 2010-04-25]. Dostupné z WWW: <www.agris.cz>. ISBN 80-213-1531-8. 22 VORLÍČKOVÁ, Lenka Strategie řízení znalostí. In Sborník. PEF, ČZU v Praze : PEF, ČZU v Praze, 2006 [cit. 2010-04-25]. Dostupné z WWW: <www.agris.cz>. ISBN 80-213-1531-8.

14

strategii využijí hlavně organizace, jež mají ke každému produktu či službě individuální přístup a proto by bylo velice složité a náročné ukládat pro každý obchodní případ příslušné formalizované znalosti. 2.6 Přínosy znalostního managementu pro organizaci V úvodu bylo již řečeno, že pokud organizace cíleně řídí znalosti, pak je to pro ni jedna z podstatných konkurenčních výhod. Další výhody jsou veskrze logické. Důležitým krokem při zavádění znalostního managementu je především definování těch znalostí, které by organizace měla řídit, případně ukládat a jejich alokace – kde se nachází, kde je hledat. S tím je spojena volba vhodné strategie řízení znalostí, což může zabránit zbytečné investici do nehodícího se systému. Samozřejmě bez znalostních pracovníků by nebylo znalostí, takže jejich identifikace je nedílnou součástí správného postupu. Zamezí se tím situaci, kdy organizace přijde o pracovníka a teprve po jeho odchodu zjistí, že hrál klíčovou roli. Přínosy: -

know-how organizace je dostupné všem příslušným zaměstnancům, což významně podporuje schopnost rozhodování v krátkém čase

-

důležité znalosti či zdroje znalostí byly identifikovány

-

byl nastaven proces shromažďování a případně ukládání znalostí

-

know-how v organizaci zůstává také po odchodu znalostního pracovníka

-

díky řízení znalostí roste znalostní báze organizace a také hodnota organizace samotné

-

roste konkurenční výhoda organizace – organizace dokáže správně využít svůj znalostní potenciál a znalosti jednotlivých pracovníků

-

organizace je více přístupná inovacím, roste její reakce schopnost jak na dění na trhu, tak na požadavky klienta

-

systematická znalost zákazníků, konkurence a trhu je pro organizaci finančním přínosem

Přínosy znalostního managementu v organizaci můžeme najít i v širším úhlu pohledu. Nespornou výhodou je logicky prohloubení spolupráce mezi jednotlivými zaměstnanci či odděleními a co je důležité – spolupráce není již problémem ani v momentě, kdy

15

kooperující spolupracovníci nesídlí ve stejné budově, či dokonce ve stejném městě, státě, časovém pásmu. Samozřejmě, že veškeré aktivity a procesy, které podporují spolupráci, slouží zároveň i k posílení týmového ducha a tím i k stabilitě organizace zevnitř i vůči okolí. Podtrženo a sečteno - organizace se stává uvnitř kvalitněji strukturovanou a tím pádem i výkonnější. Řízení znalostí se podepisuje rovněž na celkovém nárůstu know-how, zvyšuje se potenciál lidských zdrojů a snižují náklady na znovu objevování23 Závěrem by mohlo být zajímavé uvést některé typy organizací, které jsou silně závislé na řízení informací a znalostí. Jedná se o společnosti s velkým výzkumem a vývojem, jako například softwarové firmy, výrobní a inženýrské a stavební společnosti, konzultační, poradenské a auditorské firmy, pojišťovny a bankovní instituce a také společnosti závislé na přesných postupech, expertních znalostech a jejich zdokumentování, jako například farmaceutické a chemické společnosti. 24

23

HUJŇÁK, Petr . Znalosti v akci-přínosy managementu znalostí pro řízení podniků. Systems Integration 2003[online]. 2003, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: . 24 HUJŇÁK, Petr . Znalosti v akci-přínosy managementu znalostí pro řízení podniků. Systems Integration 2003[online]. 2003, 1, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: .

16

3. Využití informačních technologií pro znalostní management V předešlých kapitolách byla několikrát zmíněna skutečnost, že pro práci se znalostmi v organizaci lze využít také informační technologie. Proč?

Představme si následující

situaci odehrávající se v době, kdy informační technologie a internet ještě nepatřili k běžnému vybavení každé organizace. Pracovník A potřebuje předat pracovníkovi B informace/znalosti jako podklad pro jeho další práci. Jedná se o výsledky projektu, který před pár lety pracovník A dokončil. Potřebné informace jsou zaznamenány v dokumentu založeném v archivu společnosti v některém z řekněme 30-ti ne zrovna dobře popsaných šanonů. Pracovník A se tedy vydá do archivu v suterénu sídla společnosti hledat potřebný dokument. Hledá hodinu, dvě, listuje postupně ve všech šanonech. Posléze v jednom z šanonů nachází založený požadovaný dokument. Náš modelový případ má ovšem ještě jeden háček. Pracovník B nesedí ve stejné budově jako pracovník A. Jedná se o kolegu z pobočky v jiném městě. Protože v té době ještě společnost neměla k dispozici ani internet, ani skener, ani kopírku, nezbývá pracovníku A nic jiného, než dokument kolegovi poslat poštou. V momentě, kdy pracovník B již dokument nebude potřebovat, posílá ho kolegovi A zpět k založení do archivu. Když se zamyslíme nad touto situací, dopracoval se pracovník B k potřebné informaci ne za pár minut, ale dokonce za několik dní. Pracovník A strávil jistě mnoho času zdlouhavým hledáním dokumentu s informací a celá společnost se mimo to ještě vystavila riziku, že dokument se například ztratí na poště. V současné době by výše uvedená modelová situace proběhla s největší pravděpodobností následovně: Pracovník A pracoval na projektu, jehož dokumentaci zpracovával v elektronické podobě a ukládal průběžně pomocí softwaru pro sdílení a správu elektronického obsahu na sdílený prostor firmy. V momentě, kdy pracovník B potřebuje k výsledkům tohoto projektu získat určité informace/znalosti, nalezne je během několika minut právě díky technologii, pomocí které organizace strukturovaně ukládá veškeré elektronické dokumenty. Zatím co v prvním příkladě znalost putovala mezi dvěma pracovníky několik dní, v příkladě druhém pracovník B nezávisle na pracovníkovi A informaci/ znalost v momentě potřeby našel a okamžitě mohl využít pro svoji další práci. Tento modelový příklad naprosto jasně ukazuje možnosti využití informačních technologií pro znalostní management – zde se konkrétně jednalo o přenos explicitní znalosti.

17

Připomeňme si ještě jednou jednu ze základních myšlenek znalostního managementu – a sice aby se každý včas a rychle dostal k informaci/znalosti, kterou právě v ten moment potřebuje. K tomuto účelu mohou organizaci sloužit vhodně zvolené informační technologie umožňující efektivně pracovat s daty a informacemi, pomocí vyhledávacích funkcí k nim snadno přistupovat a snadno si je vyměňovat. Software rovněž může nabízet rozšířené možnosti komunikace mezi uživateli jako chat nebo diskusní fóra. Ve své úplné dokonalosti tato technologie pak bude zastřešovat kompletní integraci všech informací v průběhu například projektu včetně e-mailové korespondence nebo diskusí na fórech. Měli bychom si ovšem uvědomit, že informační technologie jako taková nevytváří, neudržuje ani nepropaguje tvorbu a sdílení znalostí. Informační technologie slouží pouze jako prostředník, který díky svým nástrojům umožňuje na jedné straně znalost vytvořit a udržovat a na straně druhé napomáhá znalost mezi uživateli sdílet (díky vytvořené infrastruktuře). Informační technologie má zkrátka za úkol přiblížit informace, potažmo znalosti uživatelům. 25 3.1 Specifikace požadavků na software vhodný k podpoře znalostního managementu Cílem této podkapitoly je definovat požadavky, které by měl software pro podporu znalostního managementu splňovat. Ráda bych zároveň vymezila oblast požadavků a srovnání, kterým se budu následně věnovat. Prioritou této práce je identifikovat vhodný open source software pro znalostní management a provést jeho srovnání. Důležité pro nás tedy budou především požadavky na funkcionalitu a otázka, zda tento software může vhodně podpořit řízení znalostí v jakékoliv organizaci či nikoliv. Co tato práce nebude popisovat a srovnávat, jsou technické parametry a možnosti implementace do nějakého konkrétního, stávajícího systému v organizaci. Zaměříme se tedy především na funkčnost z hlediska potřeb řízení znalostí, ne na technické požadavky. Jak již z tématu této práce vyplývá, prvním požadavkem je skutečnost, že daný software bude možné získat pod open source licencí. K tématu open source se ovšem vrátíme později. V předešlých kapitolách bylo vysvětleno, co obnáší řízení znalostí a k jakým procesům při práci se znalostmi dochází. Z mého pohledu je pro tyto procesy práce se

25

KOUT, Jan . Management znalostí : tvorba mozku, který nezapomíná, neodchází a neumírá. IT Systems [online]. 2006, 9, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: .

18

znalostmi určující, zda se jedná o znalosti explicitní nebo tacitní, protože od této skutečnosti se také odvíjí konkrétní požadavky na software. 3.1.1 Případy užití pro software Ještě než se ale plně začneme věnovat specifikaci požadavků, měli bychom si položit otázku, kdo všechno bude s tímto softwarem v organizaci pracovat, kdo bude jeho uživatelem. Uživatelé jsou rozděleni do několika skupin: -

Vývojář/administrátor ve své pozici zajišťuje veškeré technické záležitosti softwaru. Samozřejmě záleží na jeho kvalifikaci, struktuře organizace a jeho roli v ní, ale obecně řečeno jsou jeho úkolem vývoj softwarového řešení a programování, práce se zdrojovým kódem, administrátorské činnosti a budování znalostního systému po technické stránce v koordinaci s manažerem znalostí

-

Osoba pověřená řízením znalostí v organizaci – nazvěme ji pro jednoduchost manažer znalostí. Předpokládá se, že manažer znalostí bude úzce spolupracovat na budování softwarového řešení s vývojářem/administrátorem. Bude budovat znalostní systém z hlediska uživatelského – na základě definování znalostních procesů v organizaci a potřebných funkcionalit systému bude jejich technické provedení koordinovat právě s vývojářem/administrátorem. Znalostní manažer řídí mimo jiné kodifikaci, ukládání, spravování a sdílení znalostí. Buduje znalostní strategii organizace a provádí dozor nad znalostním systémem.

-

Znalostní pracovník je z hlediska znalostního managementu tím nejdůležitějším uživatelem, protože je to právě on, kdo do systému z největší části přispívá se svými znalostmi. Do systému znalosti zadává a ukládá v různých formátech, případně se aktivně účastní diskusí na fórech a spolupracuje s dalšími pracovníky. Řídí se metodami a pravidly, která pro ukládání znalostí stanovil manažer znalostí. Pochopitelně znalostní pracovník systém také využívá ke své vlastní práci a čerpá z něj znalosti uložené od svých kolegů.

-

Obyčejný pracovník – tuto skupinu uživatelů jsem schválně nazvala jako obyčejný pracovník. Jedná se o zaměstnance, který nikterak do znalostního systému nepřispívá, pouze využívá informace v něm ke své vlastní práci. Je tedy pasivním článkem při cyklu tvorby znalostí.

-

Vrcholový management – budování znalostní strategie ve spolupraci se znalostním manažerem, ukládání a vyhledávání znalostí, dozor nad systémem 19

Obrázek 3

Use case diagram – software pro podporu řízení explicitních znalostí

Obrázek 4

Use case diagram – software pro podporu řízení tacitních znalostí

20

3.1.2 Specifikace požadavků na software pro podporu řízení explicitních znalostí Z definice explicitní znalosti vyplývá, že ji lze vyjádřit formálním jazykem. Zkrátka mohu ji zaznamenat například pomocí textového dokumentu a uložit, zaznamenat ji do databáze. Výše byla tato strategie práce se znalostmi pojmenována jako kodifikační. Naprosto logicky tedy můžeme usoudit, ze přední vlastností softwaru, který bude organizace moci použít k podpoře kodifikační strategie a tedy k práci s explicitními znalostmi, bude vytváření, zpracování a řízení toku dokumentů

a jejich následná distribuce k těm

pracovníkům, kteří tyto uložené znalosti využijí ke své práci. Součástí takového softwaru mohou být například textový editor, tabulkový procesor, elektronický kalendář, sdílené složky, dokumentační systémy a systémy pro podporu komunikace. 26 Konkrétní požadavky na software pro řízení explicitních znalostí: -

„organizace dokumentů do přehledné struktury

-

personalizace

-

automatická tvorba a řízení verzí a revizí dokumentů

-

podpora práce více uživatelů s jedním dokumentem

-

efektivní vyhledávání dokumentů

-

archivace neaktuálních dokumentů

-

tvorba a správa dokumentů“27

-

tvorba a správa obsahu a jeho publikace například na webu

-

možnost nastavení práv k dokumentům 3.1.3 Specifikace požadavků na software pro podporu řízení tacitní znalosti

Naproti tomu již víme, že znalost tacitní lze formalizovat velice obtížně, protože se tyto znalosti převážně ukrývají v podvědomí lidí. Tuto problematiku řeší výše uvedená personalizační strategie a úlohou softwaru pro její podporu je především sdílení znalostí a usnadnění komunikace a spolupráce mezi pracovníky. Systémy skupinové spolupráce jsou 26

HUJŇÁK, Jaroslav Dělají technologie management znalosti?. In Žurnál Per Partes o managementu znalostí. Per Partes Consulting, s.r.o., 2002 [cit. 2010-04-25]. Dostupné z WWW: . ISBN 80-238-8941-9 27 FLEISSIG, Stanislav. DMS: systémy pro správu a oběh dokumentů. IT Systems [online]. 2004, 10, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW:

21

systémy zaručující práci skupiny pracovníků nad jedním dokumentem nebo údaji a jejich nasazení je podmíněno zajištěním konektivity (rozvoj telekomunikací, intranet, Internet)28 Konkrétní požadavky na software pro řízení tacitních znalostí: -

komunikace

-

spolupráce jednotlivců a celých týmů

-

nástroje pro elektronickou komunikaci – posílání zpráv, souborů, dat a dokumentů

-

nástroje pro elektronickou konferenci – internetová fóra, diskuse, chat, konference, elektronický meeting

-

nástroje pro řízení spolupráce – elektronický kalendář, možnost řízení projektů, (budování vztahů mezi členy skupiny), správa a sdílení informací znalostí

-

koordinace osob pracujících na jednotlivých částech jednoho projektu

3.2 Definice softwaru open source Jak jsem již výše uvedla a jak název práce napovídá, omezíme se ve srovnávací analýze na software open source. Jedná se o jakýkoliv software, jehož zdrojový kód je dostupný pro užívání nebo modifikaci uživatelům nebo dalším programátorům.29 Znamená to, že na tento druh softwaru se nevztahuje komerční licence a v podstatě každý má možnost upravovat zdrojový kód dle své vlastní potřeby. S tím souvisí také nižší pořizovací náklady takového softwaru – neplatí se za licenci. V současné době můžeme již i mnohý open source software považovat za technologicky vyspělý, díky čemuž bývá mnohdy díky nižší pořizovací ceně upřednostňován před řešením komerčním. Co se týče komerčních řešení - pro velké firmy s vysokým obratem se jistě jedná o výhodnou investici. Vynaložené peníze se mohou rychle vrátit a riziko neúspěchu implementace komerčního řešení je oproti open source relativně malé. Jiná situace nastává u menších a středních firem, pro které je vysoká investice do drahého komerčního řešení prakticky nedostupná. Možnou cestou pro tyto firmy je pak použít právě volně dostupné technologie open source.

28

HUJŇÁK, Jaroslav Dělají technologie management znalosti?. In Žurnál Per Partes o managementu znalostí. Per Partes Consulting, s.r.o., 2002 [cit. 2010-04-25]. Dostupné z WWW: . ISBN 80-238-8941-9 29 GÁLA, Libor; POUR, Jan ; TOMAN, Prokop. Podniková informatika. Praha : Grada Publishing, 2006. 464 s. ISBN 80-247-1278-4.

22

Výhody open source řešení: -

Svoboda – zdrojový kód softwaru je možné dle libosti upravovat, měnit a dále distribuovat. Není to pouze privilegium toho, kdo ho vyvinul a nebo má k němu zakoupenou licenci. V případě open source řešení není společnost rovněž vázána na jednoho dodavatele, jak je tomu u proprietárních řešení.

-

Open source software je tvořen globální komunitou – vývojáři z celého světa spolupracují a sdílejí své znalosti a zároveň mezi sebou soutěží, kdo vyvine lepší postupy a kdo přijde s novými nápady – výsledkem je inovativnější a snadněji integrovatelný software

-

Od toho se odvíjí také flexibilita výběru - s open source existuje vždy více alternativ jedné aplikace a pokud žádná z nich není plně vyhovující, není problém doplnit ji o požadované funkce.

-

Nižší náklady na pořízení – náklady na pořízení open source řešení se v podstatě rovnají nákladům za implementaci

Licencí pro produkty open source existuje celá řada, nejrozšířenější je však licence GNU GPL (GNU General Public Licence). Tato licence vyžaduje, aby díla odvozená od produktu s touto licencí byla rovněž dostupná pod touto licencí. 3.3 Typy softwaru použitelné pro znalostní management – obecný popis V návaznosti na specifikaci požadavků provedenou v kapitole 3.1 se nyní zaměříme na výběr konkrétních typů technologií, které lze využít pro podporu znalostního managementu. Vhodný software jsem hledala formou rešerše ve vyhledávači google. Pro podporu kodifikační strategie znalostního managementu jsem shledala jako vhodné následující systémy: -

Document Management System

-

Content Management System

-

Enterprise Management System

Naopak personalizační strategii je možné podpořit především technologiemi: -

Groupware

-

Portál

23

Samozřejmě se nejedná o úplný výčet softwarů, které by bylo možné v organizaci využít k podpoře znalostního managementu. Když se zamyslíme všeobecně nad podnikovými informačními systémy, pak nalezneme mnoho dalších modulů, které více či méně uchovávají důležité informace a znalosti, ať už se jedná například o jednotlivé moduly systémů CRM nebo BI. Z mého pohledu se ovšem jedná o systémy se sekundárním významem pro samotný znalostní management. Primárním zájmem je znalosti vytvářet, ukládat, sdílet a distribuovat právě z hlediska znalostního managementu a tomu odpovídá výše uvedený výběr pěti softwarů. Jedná se o nejdůležitější softwary, které vždy alespoň z části odpovídají specifikaci požadavků.. 3.3.1 DMS DMS – Document Management System, neboli systém pro správu dokumentů. Jedná se o technologii, která má za úkol zajišťovat správu dokumentů – zabezpečuje oběh, uložení a řízení přístupu k elektronickým dokumentům. A právě v těchto elektronických dokumentech se skrývá znalostní kapitál organizace, o kterém jsme již v úvodu hovořili. Cílem systémů DMS je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát. Umožňují nejen aktuální dokumenty rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost díky přesnému vymezení přístupových práv jednotlivých uživatelů. Umožňují organizovanou, přehlednou a efektivní správu všech dokumentů v organizaci a také jejich řízenou archivaci. 3.3.2 CMS CMS – Content Management System, neboli systém pro správu obsahu. Na tomto místě bych ráda podotkla, že DMS i CMS mohou fungovat jako samostatné systémy, ovšem na druhou stranu jejich funkcionality vykazují jisté podobnosti. Pod pojmem CMS rozumíme softwarové nástroje navržené pro snadné vytváření, spravování a prezentování informací. Informacemi mohou být elektronické dokumenty, audio nebo video soubory, obrázky, atd. Významnou výhodou oproti DMS je ovšem skutečnost, že tyto informace mohou být prezentované prostřednictvím webových stránek. Proto je CMS používán velmi často jako systém pro správu webového obsahu. Pouze pro upřesnění – zatím co dokumentem ve smyslu DMS je myšlen ucelený soubor informací, které jsou zařazené do kontextu, o obsahu ve smyslu CMS mluvíme jako o veškerém informačním obsahu organizace. Jedná se tedy o veškerá data společnosti a to

24

v jakémkoliv formátu, může se tedy jednat i o „volně ložené“ informace, které nejsou uložené v dokumentu. Příkladem mohou být například údaje v plánovacím kalendáři. CMS a DMS byly navrženy za různými účely. Podstatný rozdíl vidím v tom, že s DMS nelze tvořit webové stránky. DMS poskytuje pouze nástroj pro řízení životního cyklu dokumentů. V praxi však narazíme na poměrně značnou provázanost těchto systémů a setkáme se s produkty, které nabízejí jak kvalitní správu dokumentů, tak kvalitní správu webového obsahu. 3.3.3 ECM ECM - Enterprise Content Management neboli systém pro správu podnikového obsahu je technologie, která podporuje získávání, ukládání, udržování a jednotné poskytování obsahu a dokumentů, jež se vztahují k procesům v dané organizaci. A může se jednat o dokumenty, ale i o jiné formáty nestrukturovaného obsahu, jako například technické výkresy, fólie s prezentacemi, reporty, různé audio a video soubory, emaily, obrázky, webové stránky, atd. Velmi obecně hovoříme o řízení veškerého obsahu, který organizace vytváří a využívá. Úlohou ECM je tedy právě tento obsah uživateli zpřístupnit takzvaně na jedno kliknutí. Znamená to, že uživatel nemusí procházet desítky adresářů na disku, aby dohledal informaci, kterou potřebuje. ECM umožňuje řídit dokumenty a jejich obsah od jejich vytvoření až po archivaci (vymazání) – poskytuje tedy organizaci a pracovníkům kontrolu nad celým životním cyklem dokumentu. Podporuje také zachycení znalostí organizace – toto centrální úložiště informací je mnohem bezpečnější a také flexibilnější než emailové schránky či lokální disky, což umožňuje rychlejší, efektivnější a hlavně opakované užití dané informace. Systém ECM bych proto považovala za všestranný podnikový systém, který zastřešuje správu dokumentů i obsahu a proto lze DMS a CMS považovat za jeho komponenty. Součástí ECM mohou být rovněž různé groupware nástroje podporující rychlou komunikaci mezi uživateli systému a jejich spolupráci na projektech či dokumentech. 3.3.4 Groupware Groupware je souhrnný pojem pro aplikace, které podporují týmovou spolupráci jednotlivých členů týmu bez ohledu na jejich geografické a časové distance. Souhrnně jde o podporu komunikace, spolupráce a koordinace. Konkrétněji se jedná především o

25

podporu společného plánování, sledování, sdílení a správu informací, shromažďování a distribuci dat, tvorbu dokumentů. Mezi další klíčové funkce patří pak výměna zpráv například formou emailu, spolupráce na dokumentech, uskutečňování konferencí a časovou koordinaci. 3.3.5 Portál Portál je systém či produkt sloužící jako prostředek pro vizuální či nevizuální integraci širšího spektra aplikací, informací nebo procesů, které umožňují snadnou správu, zajištění bezpečnosti a flexibilitu.30 Portál je určen k tomu, aby poskytoval informace uživatelům z jednoho místa. Jedná se o prostředek, který poskytuje personalizované a relevantní informace uživatelům a to v rámci jedné infrastruktury. Portály je možné rovněž využít jako platformy pro výměnu dat. Výhodou portálu je, že může obsahovat aplikace pro různé skupiny uživatelů. Tyto skupiny lze dále různě seskupovat a každý uživatel pak v tomto portále uvidí pouze ty aplikace, ke kterým má oprávnění. Portál se tak může stát centrálním bodem vstupu všech subjektů do firmy. Jak jsme zjistili, funkcionality jednotlivých systémů se mohou propojovat a doplňovat, proto bych ráda konstatovala, že nejsou typy softwarů vhodné pouze pro podporu jednoho druhu znalostí, ale spíše více jednomu nebo druhému typu vyhovují. Funkcionality se prolínají. 3.4 Výběr konkrétních open source zástupců ke každému typu softwaru Vybrat konkrétní open source zástupce ke každému typu softwarů již nebylo tak jednoduché, jelikož od každého typu je dostupných nesčetně mnoho řešení. Existují však webové stránky s přehledem nepřeberného množství dostupných softwarů, které mi výběr podstatně usnadnily.313233 Snažila jsem se vždy vybrat software, který jednak splňoval výše uvedené požadavky, ale zároveň se jednalo o poměrně známý a rozšířený open source software. Zda je daný software známý nebo lépe řečeno v únosné míře rozšířený mezi 30

HOUSER, Pavel. Portál. CIO Business World [online]. 2007, 3, [cit. 2010-04-29]. Dostupný z WWW: . 31

OpenSourceHosting.cz [online]. 2009 [cit. 2010-05-27]. Dostupné z WWW:
Sourceforge [online]. 2010 [cit. 2010-05-27]. Cc. Dostupné z WWW: .

33

OpensourceCMS [online]. 2010 [cit. 2010-05-27]. CMS Demos and Information . Dostupné z WWW: .

26

uživateli jsem si ověřovala opět rešerší. Zjišťovala jsem, zda se o daném softwaru hodně píše na odborných serverech, v odborných časopisech, zda a jaké jsou zkušenosti s tímto softwarem, atd. Na základě této důsledné rešerše možných řešení se mi podařilo najít vhodné a poměrně rozšířené open source softwary, u kterých může připadat v úvahu jejich využití pro účely znalostního managementu v organizaci: -

DMS – KnowledgeTree

-

CMS – Joomla!

-

ECM – Alfresco

-

Groupware – dotProject

-

Portál – Liferay

27

4. Srovnávací analýza 4.1 Metodika srovnávací analýzy Po teoretickém úvodu ve druhé kapitole mé bakalářské práce, který popisoval teorii znalostního managementu jsem poté ve třetí kapitole přistoupila k obecné specifikaci požadavků a následnému výběru vhodných softwarů. Vycházela jsem při tom především z definice znalosti – vlastnosti znalosti v mnohém napověděly, jaké funkcionality softwaru by mohly být pro podporu znalostního managementu využitelné. Ráda bych ještě jednou zdůraznila

několik podstatných skutečností, ze kterých budu i nadále při srovnávací

analýze vycházet. Požadavky na software jsem v kapitole 3.1 specifikovala na základě rozdělení znalostí na explicitní a tacitní a rovněž vymezila její rozsah – specifikaci požadavků jsem provedla z hlediska funkčnosti softwaru a možností jeho využití pro znalostní management. Již v této kapitole jsem rovněž uvedla, že záměrem mé práce není analýza technických parametrů softwarů a v závislosti na nich i možnosti implementace do nějakého konkrétního systému v konkrétní organizaci. Zastávám názor, že technické parametry primárně neovlivní možnost využití softwaru k řízení znalostí, proto nebudou ani součástí srovnávací analýzy. Obsáhlou rešerší na internetu jsem následně na základě specifikace požadavků vybrala softwary: DMS – KnowledgeTree, CMS – Joomla!, ECM - Alfresco, groupware – dotProject a portál- Liferay. Na tomto místě je možná vhodné položit si otázku, jak mohu srovnávat 5 odlišných softwarů. Logické by přeci spíše bylo vybrat od každého výše uvedeného typu několik zástupců, ty mezi sebou porovnat a vybrat ten s nejlepším výsledkem. Právě naopak - dle mého názoru bude velice zajímavé těchto 5 typů softwarů mezi sebou porovnat, protože jak z obecných popisů jednotlivých typů již vyplynulo, plní sice každý software svoji specifickou roli, na druhou stranu ale již z obecného popisu je znát také určitá provázanost – například DMS, CMS a ECM vykazují určité podobné funkcionality, ECM může zároveň obsahovat také modul groupware, atd. Samotná srovnávací analýza bude probíhat podle následujícího postupu. Nejdříve definuji v kapitole 4.2 atributy, podle kterých následně systémy v kapitole 5. popíši. Také při výběru vhodných srovnávacích atributů se zaměřím na jednotlivé funkcionality a nebudu zohledňovat technické parametry. Opět budu vycházet ze specifikace požadavků a rozdělení znalostí na explicitní a tacitní, třetí skupina atributů bude zahrnovat uživatele

28

softwaru.V rámci srovnávací analýzy vznikne 5 podkapitol, kdy se každá budě věnovat jednomu softwaru. Software nejprve představím a následně popíši na základě atributů. Kromě softwarové dokumentace k tomu využiji i dostupné demoverze či tutoriální videa. Vyhodnocení srovnávací analýzy proběhne v závěrečné kapitole, kde mimo jiné výsledky srovnání pro přehlednost zachytím v tabulce. Cílem srovnávací analýzy je tedy na základě atributů jednotlivé softwary porovnat a v rámci vyhodnocení poté mimo jiné shrnout výhody a nevýhody jednotlivých softwarů, případně navrhnout softwary, které se pro podporu znalostního managementu hodí více a které méně, například z důvodu omezené funkcionality. 4.2 Definice srovnávacích atributů Při definici atributů pro srovnávací analýzu vycházím ze stejného předpokladu jako při specifikaci požadavků – a sice důležitá je i nadále funkcionalita softwaru v souvislosti s jeho použitím pro podporu znalostního managementu, předmětem srovnání nebudou technické parametry. Atributy jsem rozdělila do tří hlavních skupin: -

Uživatelské hledisko

-

Podpora řízení explicitních znalostí

-

Podpora řízení tacitních znalostí 4.2.1 Uživatelské hledisko

Z uživatelského hlediska (a z hlediska znalostního managementu) jsou dle mého názoru jistě zajímavé následující atributy: -

Uživatelsky přívětivé prostředí – přehledné prostředí, ve kterém se pracovník dobře zorientuje a rychle najde funkce, které potřebuje

-

Personalizace – možnost přizpůsobit pracovní prostředí individuálním potřebám jednotlivce

-

Nastavení přístupových práv a rolí – pro znalostní management velice důležité, protože umožňuje rozlišit, kdo může dokumenty, editovat, kdo vytvářet a kdo pouze číst

-

Workflow

–

souvisí

s nastavením

přístupových práv

a

rolí,

řídí

tok

dokumentů/obsahu po organizaci. Například v momentě, kdy znalostní pracovník

29

uloží do systému nový dokument, díky workflow je dokument automaticky poslán k připomínkování nadřízenému pracovníkovi. Nebo pokud došlo ke změnám v projektu, jsou automaticky všichni členové vyrozuměni a dle přiřazených práv a rolí se od nich očekává patřičná reakce -

Plánování, organizace, kalendář – toto jsou základní funkce, které by uživatel měl mít v rámci systému k dispozici, využijí se především pro koordinaci spolupráce, řízení projektů a v propojení s workflow, kdy se do kalendáře může automaticky uložit termín, do kdy je například nutné provést schválení, připomínkování atd. 4.2.2 Podpora řízení explicitních znalostí

Z hlediska podpory řízení explicitních znalostí jsem v návaznosti na specifikaci požadavků definovala následující atributy: -

Práce se dokumentem o Uložení dokumentu – přiřazením atributů, metadat, tagů pro pozdější snadné vyhledání o Práce s dokumentem – další zpracování dokumentu a s tím související možnost verzování, připomínkování o Archivace dokumentu

-

Práce s obsahem o Tvorba obsahu o Uložení obsahu – přiřazením atributů, metadat, tagů pro pozdější snadné vyhledání o Práce s obsahem - další zpracování dokumentu a s tím související možnost verzování, připomínkování o Prezentace/publikace obsahu

-

Vyhledávání 4.2.3 Podpora řízení tacitních znalostí

Pro srovnání softwarů z hlediska řízení tacitních znalostí se nabízejí následující atributy: -

Spolupráce – umožňuje spolupráci jednotlivých pracovníků i celého týmu, spolupráce není závislá na čase a místě

30

-

Komunikace – pomocí zasílání zpráv, komentářů

-

Sdílení znalostí – formou blogu, diskusního fóra

5. Popis vybraných softwarů na základě atributů 5.1 KnowledgeTree KnowledgeTree je systém pro správu a koloběh dokumentů (Document Management System) a nabízí jak verzi open source, tak i komerční řešení. Nadále budeme pracovat již pouze s open source KnowledgeTree, neboli s „Community Edition“, která je vyvíjena pod licencí GNU GPL. Za účelem srovnávací analýzy jsem použila on-line demo této aplikace dostupné na oficiálních webových stránkách produktu KnowledgeTree 34 a dále instruktážní videa umístěná na serveru youtube (hledaná zadáním klíčového slova „KnowledgeTree“). 5.1.1 Uživatelské hledisko Po přihlášení do systému má uživatel možnost volby mezi třemi záložkami – „Dashboard“, „Browse Documents“ a „Administration“. Úvodní plochu si uživatel přizpůsobuje svým vlastním požadavkům a potřebám přesouváním jednotlivých oken pomocí myši a jejich přidávání či odebírání. Dashboard umožňuje také rychlý vstup pro hledání dokumentů dle ID a nebo podle tematických značek – tagů a ukazuje naposledy prohlížené dokumenty.

Obrázek 5

KnowledgeTree – Pracovní plocha

34

KnowledgeTree [online]. 2010 [cit. 2010-05-22]. Document Management Made Simple . Dostupné z WWW: .

31

Z uživatelského hlediska nabízí KnowledgeTree velice přívětivé a přehledné uživatelské prostředí. V administraci je možné nastavit práva uživatelů a s tím spojená přístupová práva a dovolené operace s dokumenty. Významným pomocníkem je také funkce workflow, kdy je možné nakonfigurovat automatické spouštěče událostí ke konkrétním typům dokumentů nebo složek.35 5.1.2 Podpora řízení explicitních znalostí Pod záložkou Browse Documents se skrývají nástroje pro práci s dokumenty a také přehled aktuálních složek. Dokumenty jsou uloženy v adresářové struktuře.

Obrázek 6

KnowledgeTree – Adresářová struktura uložených dokumentů

Každý dokument je při ukládání podrobně popsán a zařazen do příslušné složky, což usnadňuje jeho zpětné vyhledání. KnowledgeTree umožňuje dokumenty organizovaně ukládat, správně evidovat, zpracovávat, sdílet, sledovat jednotlivé verze dokumentu, archivovat a nebo v nich vyhledávat potřebné informace.

35

Blue.point [online]. 2010 [cit. 2010-05-08]. Document Management System. Dostupné z WWW:

32

Obrázek 7

KnowledgeTree – Popis dokumentu při jeho ukládání

Obrázek 8

KnowledgeTree – Administrační panel

5.1.3 Podpora řízení tacitních znalostí Z hlediska řízení tacitních znalostí vykazuje KnowledgeTree pouze velice omezené možnosti. Jedinou možností jsou diskuse, které se vztahují vždy ke konkrétnímu dokumentu. Dále je možné posílat ostatním uživatelům emailové zprávy.

33

Ač toto není přímo předmětem mé bakalářské práce, bohužel Community Edition této aplikace vykazuje velká omezení co se funkčnosti týče oproti komerční verzi. Celkem podrobný přehled k tomuto se nachází na komunitním portálu KnowledgeTree36 5.2 Joomla! Joomla! je jedním z nejrozšířenějších systémů pro správu veškerého elektronického obsahu/webového obsahu. Jedná se o velmi modulární CMS, který je rovněž hojně používaný pro tvorbu webových aplikací od základních prezentačních stránek až po pokročilé komunitní či sociální portály. 37 Joomla! vzniká pod licencí GNU GPL a je jedním z nejpoužívanějších open source produktů, jehož historie sahá až do roku 2000. V současné době má přes 4800 funkčních rozšíření - komponent38 a světová komunita přesahuje čtvrt milionu aktivních členů a přispěvovatelů. Komponenta je rozšiřující prvek funkčního jádra Joomla!, který přidá požadovanou funkčnost. Typickým zástupcem komponenty je například obrázková galerie nebo diskusní fórum. Ráda bych ještě podotkla, že ačkoliv Joomla! vzniká pod licencí GNU GPL, ne stejně je tomu také u komponent – v rámci rešerše v oficiální repozitoři komponent systému Joomla! jsem našla velmi mnoho komerčních komponent. Systémům pro správu obsahu/webového obsahu se také jinak říká redakční systémy. Jejich hlavní výhodou z hlediska uživatele je velmi snadná správa. Tato speciální struktura má navržený vzhled pomocí nějaké šablony, do které je z databáze vkládán text. Ukládání v databázi má své kouzlo v tom, že pro kompletní změnu vzhledu stránek stačí obvykle nahrát pouze novou šablonu a redakční systém zbytek zařídí sám. Na tomto místě narážíme na první zajímavé srovnání mezi DMS KnowledgeTree a CMS Joomla!. Zatím co KnowledgeTree je v podstatě hotový nástroj, který má jasně dané funkce a využití a velice obecně řečeno ho stačí nainstalovat a rovnou začít užívat – plnit dokumenty, atd., je u CMS Joomla! situace odlišná. V rámci srovnávací analýzy jsem KnowledgeTree otestovala v jeho demoverzi, která ukazovala veškeré dostupné funkcionality. Joomla! však neobsahuje veškeré funkcionality ve své základní instalaci, 36

KnowledgeTree Wiki [online]. 2010 [cit. 2010-05-28]. C. Dostupné z WWW: . 37

Easysoftware [online]. 2009 [cit. 2010-05-09]. Open source na webu a pro web. Dostupné z WWW: . 38

Joomla! [online]. 2010 [cit. 2010-05-23]. Extensions. Dostupné z WWW: .

34

proto jsem za účelem srovnávací analýzy využila demoverzi systému Joomla! 39 a pro některé funkcionality jsem ještě v repozitoři komunity Joomla!40 hledala vhodné nekomerční komponenty. 5.2.1 Uživatelské hledisko Z hlediska uživatelského rozlišujeme dva druhy přístupu do Joomla! – frontend a backend. Frontend je uživatelská část a po přihlášení umožňuje podle nastavení práv přidávat, odebírat a spravovat obsahy. Backend je část správcovská a obsahuje především rozhraní pro správu webových stránek. Pochopitelně všechny přístupy jsou vždy zaheslované. Co se týká uživatelsky přívětivého prostředí, záleží případ od případu, jakou šablonu ten který správce CMS použije, obecně ale dle vlastní zkušenosti s demo verzí soudím, že Joomla! je postavena intuitivně a přehledně.

Obrázek 9

Joomla! – Pracovní plocha po přihlášení do backendu

Joomla! bohužel nenabízí rozumnou nekomerční komponentu podporující workflow, existují

ale

komponenty

pro

kalendář,

vytvoření

uživatelského

profilu

a

plánování/organizace projektů. 5.2.2 Podpora řízení explicitních znalostí Hlavní funkcí Joomla! je publikování informací na internetu a intranetu a to formou článků, které jsou základním stavebním kamenem tohoto CMS. Prostředí pro tvorbu článků je hodně podobné klasickým textovým editorům.

39

OpensourceCMS [online]. 2010 [cit. 2010-05-23]. CMS Demos and Information. Dostupné z WWW: 40

Joomla! [online]. 2010 [cit. 2010-05-23]. Extensions. Dostupné z WWW: .

35

Obrázek 10

Joomla! – Článkový editor

Správa článků nabízí souhrnný přehled článků a také jejich třídění podle parametrů článku a metadat, která se zadávají právě při tvorbě článku a jeho publikování.

Obrázek 11

Joomla! – Správa článků

Vzhledem k tomu, že se jedná především o redakční systém pro správu obsahu, nenalezla jsem žádné plně funkční a nekomerční komponenty pro správu dokumentů. Nekomerční komponenta pro archivaci rovněž není k v současné době k dispozici. Vyhledávání je možné v rámci správce článků na základě zadání klíčového slova či pomocí filtrování dle přednastavených kriterií. 5.2.3 Podpora řízení tacitních znalostí V základní instalaci systému Joomla! je jedinou možností spolupráce posílání zpráv buď jednotlivcům, nebo celé skupině. Existují nekomerční komponenty, které řeší například

36

diskusní fórum, chat, nebo blogy, ale podle mého názoru nelze hovořit o naprosto vhodných nástrojích pro podporu řízení tacitních znalostí, proto tuto část systému Joomla! hodnotím jako nevyhovující. 5.3 Alfresco Alfresco je open source platforma, která sdružuje systém pro správu dokumentů, systém pro správu obsahu a doplňují je ještě nástroje pro spolupráci a elektronické řízení workflow. Souhrnným názvem tedy můžeme tento systém označit jako Enterprise Content Management, neboli systém pro správu veškerého podnikového obsahu. Alfresco je nabízeno ve dvou verzích – Community a Enterprise, obě verze spadají pod licenci GNU, avšak rozdílem je způsob poskytování uživatelské podpory. Zatím co edice Community řeší veškerou podporu formou uživatelských fór a diskusí, nabízí Alfresco v edici Enterprise technickou podporu, přechody na novější verze, údržbu, opravu chyb, atd. Vzhledem k tomu, že pro systém Alfresco není k dispozici vhodná demoverze, použila jsem pro srovnávací analýzu dostupné materiály41

42

na oficiálních stránkách produktu

Alfresco a dále instruktážní videa umístěná na serveru youtube (hledaná

zadáním

klíčového slova „Alfresco“). 5.3.1 Uživatelské hledisko Každý uživatel má po přihlášení možnost pracovat s přehledným a intuitivním prostředím, které si může přizpůsobit svým požadavkům. Samozřejmostí je nastavení přístupových práv a rolí. Uživatel má dále možnost sestavit si svoji vlastní pracovní plochu, na které jsou k dispozici funkce jako editace vlastního uživatelského profilu, panel s vybranými odkazy v rámci systému, panel aktivit v „prostorech“, do kterých je uživatel přihlášen, panel osobních úkolů a dokumentů, jež jsou uživatelem editovány. Uživatel zde může sledovat veškeré důležité informace ke svým projektům, které jsou také propojené s kalendářem. .Individuální pracovní plocha rovněž nabízí možnost kalendáře a ukládání důležitých odkazů – to vše se odehrává na jednom centrálním místě, takže informace nejsou nikde rozptýlené.

41

Product and Services [online]. 2010 [cit. 2010-05-24]. Alfresco. Dostupné z WWW: . 42

Community [online]. 2010 [cit. 2010-05-24]. Alfresco. Dostupné z WWW: .

37

Obrázek 12

Alfresco – Záložky na pracovní ploše uživatele

Každý může sledovat na své pracovní ploše další vývoj projektu a také kdo přidal jaké nové obsahy, případně jaké provedl změny a aktualizace a komentáře k obsahu nebo k projektům. Samozřejmostí je rovněž sdílení informací o důležitých termínech, deadlinech.

Obrázek 13

Alfresco – Pracovní plocha s aktivitami

Funguje také vyhledávání jednotlivých uživatelů systému – například dle jejich odbornosti, s čímž je spojená možnost vytvoření osobního profilu za účelem výměny informací, názorů a znalostí.

38

5.3.2 Podpora řízení explicitních znalostí Správa dokumentů platformy Alfresco že umožňuje uživateli nadále pracovat s nástroji, na které je zvyklý (Microsoft Office, Open Office, AutoCAD, etc.). Alfresco lze integrovat přímo do Microsoft Office či Open Office. Dokumenty se řízeně ukládájí do repozitoře, podporováno je také verzování a vyhledávání. Zároveň je možné pomocí jednoduchého workflow řídit tok jednotlivých dokumentů.

Obrázek 14

Alfresco - Repozitoř

39

Obrázek 15

Alfresco – Integrace systému Alfresco do aplikace Microsoft Office

Obrázek 16

Alfresco – Řízení workflow

40

Alfresco Content Management pro správu obsahu umožňuje jednotlivcům i celému týmu lidí díky jednoduchým formulářům tvořit a spravovat webové obsahy a také je prezentovat pomocí webových stránek. Jak tomu bylo již u Alfresco Dokument Managementu, i zde je možné pracovat s vlastními nástroji pro tvorbu webu, Alfresco Content Management je do těchto nástrojů integrovatelné.

Obrázek 17

Alfresco – Formulář pro tvorbu webového obsahu

I obsahy jsou ukládány do jednotného adresáře/repozitoře, vyhledávání potřebných informací funguje obdobně jaké fulltextové vyhledávání prohlížeče google s tím, že kromě dokumentů, článků jsou prohledávány také blogy a diskusní fóra. Vyhledávat je možné také již ukončené projekty za účelem využití zkušeností z nich a zopakování jejich průběhu. Pří práci s obsahem nabízí Alfresco funkci check-in a check-out při práci s dokumenty či jiným obsahem, která zajišťuje, aby zároveň na jednom dokumentu neprovádělo změny více uživatelů.

41

5.3.3 Podpora řízení tacitních znalostí Co se týče řízení tacitních znalostí, podporuje Alfresco rovněž spolupráci uživatelů. Diskusní fóra jsou jednou ze základních možností spolupráce a komunikace a mohou být přiřazeny jak jednotlivým tématům, tak například některému dokumentu. Diskuse ke stránkám, dokumentům nebo tématům, tagovaní obsahu, zveřejňování wiki a blogů, diskusní fóra – všechny tyto nástroje fungují na podobném principu, jaký známe z prostředí internetu. V rámci spolupráce podporuje Alfresco řízení projektové spolupráce, kdy každý projekt má svoji vlastní pracovní plochu, kterou mohou všichni projektoví kolegové sledovat.

Obrázek 18

Alfresco – Blog

42

5.4 dotProject DotProject je systém ze skupiny groupware nástrojů, který podporuje správu a vedení projektů. Tato aplikace je vyvíjena velkou komunitou dobrovolníků, kteří se zároveň starají i o uživatelskou podporu. Pochopitelně, jak už tomu bylo i u předchozích aplikací, také pro dotProject existují komerční rozšíření. Pro účely srovnávací analýzy jsem použila demoverzi aplikace dostupnou na oficiálních stránkách projektu dotProject 43 a serveru opensourcehosting.cz44. V základní instalaci bez přidání dalších modulů poskytuje dotProject následující nástroje: možnost vytvoření skupiny uživatelů, projekty, úkoly, kalendář, nástroj na sdílení souborů a přehled kontaktů. 5.4.1 Uživatelské hledisko V porovnání s ostatními srovnávanými aplikacemi je prostředí dotProjectu sice přehledné, ale graficky velice jednoduše zpracované. Po přihlášení se objeví standardně nastavená pracovní plocha uživatele s kalendářem a podrobným přehledem událostí a úkolů, personalizace bohužel není možná. Vzhledem k tomu, že dotProject podporuje vytvoření skupin (pracovní tým na projektu, jednotlivá oddělení v organizaci, atd.), jdou sledovat jednoduchým nastavením v rolovacím menu také události a úkoly jiných skupin. Pochopitelně při tvorbě nové události či úkolu lze nastavit, jací uživatelé/skupiny mohou tuto událost či úkol vidět.

Obrázek 19

dotProject – Pracovní plocha události

43

DotProject [online]. 2008 [cit. 2010-05-24]. Project Management Software. Dostupné z WWW: 44 Groupware systém dotProject [online]. 2010 [cit. 2010-05-24]. OpenSourceHosting.cz. Dostupné z WWW: .

43

Obrázek 20

dotProject – Pracovní plocha úkoly

Samozřejmě je možné nastavit uživatelům různá přístupová práva a role. Každý uživatel má svůj profil, který obsahuje základní kontaktní informace,jeho role, případně projekty, na kterých spolupracuje. V případě uvedené emailové adresy je pak možné přes MS Outlook posílat zprávy. 5.4.2 Podpora řízení explicitních znalostí Z hlediska práce s dokumentem a obsahem je jediná funkcionalita, kterou dotProject nabízí sdílení souborů.

Obrázek 21

dotProject – Ukládání a sdílení souborů

Užitečným nástrojem je vyhledávání, a to nejen v souborech, ale také ve fórech, kontaktech, událostech, úkolech, projektech, atd.

44

Obrázek 22

dotProject – Vyhledávání

5.4.3 Podpora řízení tacitních znalostí DotProject jako software ze skupiny groupware má mnoho nástrojů pro podporu spolupráce. Stěžejní je řízení projektů. Projekty jsou ukládány do repozitoře a je možné je zobrazit dle různých kriterií – například projekty, které se plánují, které jsou již rozpracované, nebo ukončené projekty. Projekty je lze také archivovat.

Obrázek 23

dotProject – Uložené projekty

Specialitou aplikace dotProject je zobrazení vybraných projektů pomocí Gantova diagramu.

45

Obrázek 24

dotProject – Gantův diagram

Každý projekt je možné rozplánovat na jednotlivé úkoly a události. Mezi úkoly lze znázornit závislosti a také časovou náročnost každého úkolu. Rovněž je možné určit, kolik práce má každý uživatel na úloze vykonat a jaké bude vytížení zařízení, místností, atd. Pro podporu komunikace mezi uživateli nabízí dotProject diskusní forum, komunikaci rovněž usnadňuje výše uvedené sdílení souborů a kontaktů. 5.5 Liferay Liferay je podnikový portál obsahující kromě portálové části také CMS a nástroje pro spolupráci – groupware. Je nabízen ve verzi Community a verzi Enterprise. Jak název již napovídá, komunitní verze spadá pod licenci pro software open source, zatím co verze Enteprise má komerční licenci – tedy placenou a s tím spojené další výhody, jako odbornou technickou podporu, pravidelnou aktualizaci na vyšší verzi, atd. Pro další popis budeme pochopitelně vycházet z verze Community. Hlavním důvodem nasazení portálu v organizaci je sjednocení informací, aplikací a procesů v organizaci. K účelu srovnávací analýzy jsem použila dostupná tutoriální videa na oficiálních stránkách portálu Liferay45, ve kterých byly názorně předváděny jednotlivé funkcionality této aplikace. Ač je na oficiálních stránkách kromě tutoriálních videí k dispozici rovněž dokumentace46, považuji za značný nedostatek, že k dispozici není rovněž demoverze portálu. Uživatel je automaticky vyzýván k instalaci produktu, což nehodnotím jako zcela uživatelsky přívětivé. Z tohoto důvodu bohužel nemohu popis Liferay podpořit konkrétními náhledy, jelikož tutoriální videa nebyla v takové kvalitě, která by dovolovala vytvoření alespoň trochu čitelného náhledu. 5.5.1 Uživatelské hledisko Z uživatelského hlediska je Liferay velice flexibilním systémem. Uživatel si může přizpůsobit pracovní plochu, případně své vlastní stránky dle vlastních potřeb. Přiřazená přístupová práva a role ho opravňují k přístupu k různým aplikacím, nástrojům a jiným zdrojům. K dispozici má také kalendář – jak svůj vlastní, tak případně společný kalendář pracovní skupiny, které je členem. 45

Liferay [online]. 2010 [cit. 2010-05-28]. Enterpriste. Open Source. For Life. Dostupné z WWW: . 46

Liferay [online]. 2010 [cit. 2010-05-28]. Docs and Resources. Dostupné z WWW: .

46

5.5.2 Podpora řízení explicitních znalostí Jak již bylo řečeno, součástí portálu je také systém pro správu obsahu – CMS. Veškerý webový obsah portálu, dokumenty, příspěvky v diskusním fóru, atd. lze označovat štítky. To usnadňuje spolupráci s ostatními uživateli a také vyhledávání. Každá pracovní skupina může mít svoji vlastní repozitoř dokumentů a obrázků, administrátor skupiny je oprávněn přidělit či odebrat práva až na úroveň jednotlivých souborů. Výhodou je integrace Liferay CMS s kancelářským balíkem Microsoft Office – jakmile například pomocí MS Office upravím dokument uložený v Liferay CMS, je tento dokument automaticky aktualizován v Liferay CMS. Dokumenty uložené v Liferay CMS je možné přímo prostřednictvím MS Office otevírat, ukládat, verzovat a sdílet. Pro tvorbu a správu webového obsahu jsou k dispozici editory, které připomínají svojí strukturou MS Word. Pochopitelně lze vytvořený webový obsah také publikovat formou webových stránek. Liferay nabízí velmi propracované vyhledávání v rámci celého portálu, ve všech uložených dokumentech, ve webovém obsahu, na nástěnkách, v diskusích. 5.5.3 Podpora řízení tacitních znalostí Funkční část groupware portálu Liferay podporuje spolupráci a komunikaci uživatelů jednotlivě a také v rámci pracovních skupin. Každá skupina má k dispozici vlastní Wiki a nástěnku pro sdílení informací, dále je možné využít také blogovací systém. Dalším způsobem je komunikace formou chatu a nebo zasíláním emailových zpráv.

47

6. Vyhodnocení srovnávací analýzy, závěr V předešlé kapitole jsem na základě předem definovaných atributů popisovala jednotlivé systémy a nyní je na řadě konečné shrnutí a interpretace srovnávací analýzy. V rámci srovnávaných systémů jsme narazili v podstatě na dvě možnosti – buď se jednalo o více či méně hotové, ucelené řešení, které v instalaci již obsahovalo všechny základní funkcionality (například KnowledgeTree) a nebo se jednalo o software, jehož plná funkčnost se dotváří instalací dodatečných komponent a modulů. Do této druhé skupiny patří jednoznačně Joomla!, jejíž hlavní potenciál leží právě ve velkém množství různých komponent. Ovšem u systému Joomla! jsme na druhou stranu narazili na problém, že velká část komponent vznikla na základě komerční licence a nebylo je tudíž možné zahrnout do srovnávací analýzy. V podstatě každý systém je dostupný ve dvou verzích – nekomerční a komerční. I zde se nám zkoumané systémy rozdělují na dvě skupiny – například u KnowledgeTree znamená komerční verze především mnoho funkcionalit navíc, u portálu Liferay je výhoda komerční verze především v placené technické podpoře, pravidelných updatech na vyšší verzi a vetší stabilita systému. Nicméně jsem toho názoru, že tyto výše uvedené rozdíly nijak významně neovlivnily výsledek srovnávací analýzy. Cílem mé bakalářské práce byla srovnávací analýza softwaru open source využitelného k podpoře řízení znalostí v organizaci. Za tímto účelem jsem nejdříve přistoupila ke specifikaci požadavků na software, který by byl vhodný k podpoře znalostního managementu. Jelikož jsem ve druhé kapitole definovala znalost a její rozdělení na explicitní a tacitní, považovala jsem za důležité a logické v tomto rozdělení i nadále pokračovat a provést specifikaci požadavků zvlášť pro podporu řízení explicitních znalostí a pro podporu řízení tacitních znalostí. Následnou rešerší jsem dospěla k pěti typům softwaru. Již tato rešerše a obecný popis DMS, CMS, ECM, groupware a portálu napovídala, že se nebude jednat o pět naprosto odlišných systémů, ale že na sebe budou funkčně navazovat a prolínat se. Výsledky srovnávací analýzy – tedy popisu jednotlivých systémů jsem zachytila pro přehlednost v následující tabulce:

48

DMS

CMS

ECM

Groupware

Portál

Uživatelsky přívětivé prostředí

Ano

Ano

Ano

Ano

Ano

Personalizace

Ano

Ano

Ano

Ne

Ano

Přístupová práva/role

Ano

Ano

Ano

Ano

Ano

Workflow

Ano

Ne

Ano

Ne

Ano

Plánování, organizace, kalendář

Ne

Ano

Ano

Ano

Ano

- uložení

Ano

Ne

Ano

Ano

Ano

- práce

Ano

Ne

Ano

Ne

Ano

- archivace

Ano

Ne

Ano

Ne

Ano

- tvorba

Ne

Ano

Ano

Ne

Ano

- uložení

Ne

Ano

Ano

Ano

Ano

- práce

Ne

Ano

Ano

Ne

Ano

- prezentace/publikace

Ne

Ano

Ano

Ne

Ano

Vyhledávání

Ano

Ano

Ano

Ano

Ano

Spolupráce

Ne

Ne

Ano

Ano

Ano

Komunikace

Ne

Ne

Ano

Ano

Ano

Sdílení znalostí (blog, diskuse, fórum)

Ne

Ne

Ano

Ano

Ano

Uživatelské hledisko

Podpora řízení explicitních znalostí Práce s dokumentem

Práce s obsahem

Podpora řízení tacitních znalostí

Podíváme-li se na systémy pro podporu řízení znalostí explicitních (mluvíme zde o DMSKnowledgeTree, CMS-Joomla! a ECM – Alfresco), je naprosto jasně vidět, že DMS se soustředí výlučně na správu dokumentů a CMS zase podporuje výhradně práci s obsahem. Z uživatelského hlediska vidím jako největší nedostatek, že KnowledgeTree nenabízí kalendář, sice to není ta nejdůležitější funkcionalita, na druhou stranu ji v současné době již považuji za naprostý standard.

Pokud by organizace stála před volbou, zda

implementovat KnowledgeTree či Joomla!, pak bych doporučila následující: v případě, že hlavním cílem organizace je především „vnést pořádek a systém“ do ukládání dokumentů, přehledně je organizovat do jednotlivých adresářů a následně je sdílet a jednoduše vyhledávat potřebné informace, pak bych určitě volila KnowledgeTree – je velmi přehledný a snadno použitelný. Jeho nevýhodou je velmi nízká možnost dalšího funkčního rozšíření. Ovšem v momentě, kdy organizace preferuje ukládání a sdílení explicitních znalostí pomocí redakčního systému, jehož hlavní výhodou je také možnost publikace a prezentace tohoto podnikového obsahu pomocí webového rozhraní, pak volba padá

49

jednoznačně na systém Joomla! Joomla! navíc nabízí mnoho různých funkčních rozšíření, je tedy mnohem flexibilnější v nasazení. Jako všestranný software pro podporu řízení explicitních znalostí hodnotím Alfresco – systém pro správu podnikového obsahu. Na rozdíl od DMS a CMS podporuje jak práci s dokumenty, tak práci s podnikovým obsahem a navíc díky podpoře spolupráce, komunikace, diskusních fór, atd., je Alfresco využitelné i k podpoře sdílení znalostí tacitních. Z pohledu podpory řízení tacitních znalostí jsem mezi sebou porovnávala software dotProject (groupware) a portál Liferay. Z tabulky jsou patrné poměrně velké rozdíly. Zatímco dotProject se soustředí především na správu a vedení projektů – tedy na podporu spolupráce a komunikace, portál Liferay kromě řízení tacitních znalostí podporuje v plném rozsahu také řízení explicitních znalostí. V rámci explicitních znalostí dotProject umožňuje pouze dokumenty či jiný obsah ukládat a vyhledávat. V porovnání s Liferay jsou tedy tyto funkcionality velice omezené. Je patrná skutečnost, kterou jsem zmiňovala již v předešlých kapitolách, a sice že funkčnosti jednotlivých srovnávaných softwarů se méně či více prolínají a záleží na organizaci, zda hledá dostatečně pokročilý systém, který vyhoví všem požadavkům znalostního managementu – potom by mohla zvolit buď Alfresco či Liferay a nebo potřebuje jeden konkrétní nástroj pro práci s dokumenty, nebo například pro podporu spolupráce – v našem případě tedy KnowledgeTree či dotProject.

Myslím, že cíl práce byl naplněn a tato práce poskytuje dobrý přehled open source softwarů, které lze využít k podpoře znalostního managementu. Jako velice přínosnou hodnotím úzkou provázanost explicitních a tacitních znalostí s volbou vhodných softwarů pro srovnávací analýzu – na to navazuje také výběr srovnávacích atributů, při jejichž specifikaci jsem se úmyslně soustředila na základní funkcionality, které mohou posloužit pří práci se znalostmi.

50

7.

Použitá literatura

Odborná literatura 1. BUREŠ, Vladimír. Znalostní management a proces jeho zavádění. Praha : Grada Publishing, 2007. 212 s. ISBN 978-80-247-1978-8. 2. GÁLA, Libor; POUR, Jan ; TOMAN, Prokop. Podniková informatika. Praha : Grada Publishing, 2006. 464 s. ISBN 80-247-1278-4. 3. MLÁDKOVÁ, Ludmila. Management znalostí v praxi. první. Praha : Professional publishing, 2004. Základní pojmy managementu znalostí, s. 155. ISBN 80-86419-51-7. 4. TRUNEČEK, Jan . Management znalostí. první. Praha : C.H.Beck, 2004. Proč potřebujeme řídit znalosti, s. 131. Str.4. ISBN 80-7179-884-3. 5. VEBER, Jaromír, et al. Management : Základy, prosperita, globalizace. první. Praha : Management Press, 2006. Informační systémy v manažerské práci, s. 700. Str. 228. ISBN 80-7261-029-5. Elektronické zdroje 1. FLEISSIG, Stanislav. DMS: systémy pro správu a oběh dokumentů. IT Systems [online]. 2004, 10, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: 2. HOUSER, Pavel. Portál. CIO Business World [online]. 2007, 3, [cit. 2010-04-29]. Dostupný z WWW: . 3. HUJŇÁK, Jaroslav Dělají technologie management znalosti?. In Žurnál Per Partes o managementu znalostí. BLA : Per Partes Consulting, s.r.o., 2002 [cit. 2010-04-25]. Dostupné z WWW: .ISBN 80-238-8941-9 4. HUJŇÁK, Petr . Znalosti v akci-přínosy managementu znalostí pro řízení podniků. Systems Integration 2003[online]. 2003, 1, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: . 5. KOUT, Jan . Management znalostí : tvorba mozku, který nezapomíná, neodchází a neumírá. IT Systems [online]. 2006, 9, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: .

51

6. SLÁDEČEK, Martin. Moc daná znalostmi: : Řízení, vývoj a poslední trendy (1). CIO Business world [online]. 7.2.2007, 2, [cit. 2010-04-25]. Dostupný z WWW: . 7. VORLÍČKOVÁ, Lenka Strategie řízení znalostí. In Sborník. PEF, ČZU v Praze : PEF, ČZU v Praze, 2006 [cit. 2010-04-25]. Dostupné z WWW: <www.agris.cz>. ISBN 80213-1531-8 Webové stránky 1. OpenSourceHosting.cz [online]. 2009 [cit.
2010-05-27].

Dostupné z WWW:

2. OpensourceCMS [online]. 2010 [cit. 2010-05-27]. CMS Demos and Information . Dostupné z WWW: . 3. Sourceforge [online]. 2010 .

[cit.

2010-05-27].

Cc.

Dostupné

z

WWW:

4. Zonio [online]. 2009 [cit. 2010-04-25]. Open Source. Dostupné z WWW: . DMS 1. Blue.point [online]. 2010 [cit. 2010-05-08]. Document Management System. Dostupné z WWW: 2. KnowledgeTree [online]. 2010 [cit. 2010-05-22]. Document Management Made Simple . Dostupné z WWW: . 3. KnowledgeTree Wiki [online]. 2010 [cit. 2010-05-28]. C. Dostupné z WWW: . CMS 1. Easysoftware [online]. 2009 [cit. 2010-05-09]. Open source na webu a pro web. Dostupné z WWW: . 2. Joomla! [online]. 2010 .

[cit.

2010-05-28].

C.

Dostupné

z

WWW:

52

3. Joomla! [online]. 2010 [cit. 2010-05-28]. The Joomla! Community Portal. Dostupné z WWW: . 4. Joomla! [online]. 2010 [cit. 2010-05-23]. .

Extensions.

Dostupné

z

WWW:

5. OpensourceCMS [online]. 2010 [cit. 2010-05-23]. CMS Demos and Information. Dostupné z WWW: 6. VÍT, Svatopluk. Redakční systém Joomla! : - co je zač, pohled do historie. Linuxexpres [online]. 4.6.2008, 6, [cit. 2010-05-09]. Dostupný z WWW: . EMC 1. Alfresco [online]. 2010

[cit.

2010-05-28].

Dostupné

z

WWW:

2. Alfresco [online]. 2010 [cit. 2010-05-24]. Community. Dostupné z WWW: . 3. Product and Services [online]. 2010 [cit. 2010-05-24]. Alfresco. Dostupné z WWW: . Groupware 1. DotProject [online]. 2008 [cit. 2010-05-24]. Project Management Software. Dostupné z WWW: . Portál 1. IBA CZ [online]. 2010 [cit. 2010-05-28]. Liferay Portal. Dostupné z WWW: . 2. Liferay [online]. 2010 [cit. 2010-05-28]. Enterpriste. Open Source. For Life. Dostupné z WWW: . 3. Liferay [online]. 2010 [cit. 2010-05-28]. Docs and Resources. Dostupné z WWW: .

53

8. Příloha – seznam obrázků, printscreenů Obrázek 1 Obrázek 2 Obrázek 3 Obrázek 4 Obrázek 5 Obrázek 6 Obrázek 7 Obrázek 8 Obrázek 9 Obrázek 10 Obrázek 11 Obrázek 12 Obrázek 13 Obrázek 14 Obrázek 15 Obrázek 16 Obrázek 17 Obrázek 18 Obrázek 19 Obrázek 20 Obrázek 21 Obrázek 22 Obrázek 23 Obrázek 24

Pyramida – data – informace - znalosti...................................................... 10 Proces konverze - SECI ............................................................................ 12 Use case diagram – software pro podporu řízení explicitních znalostí ....... 20 Use case diagram – software pro podporu řízení tacitních znalostí ............ 20 KnowledgeTree – Pracovní plocha ............................................................ 31 KnowledgeTree – Adresářová struktura uložených dokumentů ................. 32 KnowledgeTree – Popis dokumentu při jeho ukládání ............................... 33 KnowledgeTree – Administrační panel ..................................................... 33 Joomla! – Pracovní plocha po přihlášení do backendu ............................... 35 Joomla! – Článkový editor ....................................................................... 36 Joomla! – Správa článků ...........................................................................36 Alfresco – Záložky na pracovní ploše uživatele ......................................... 38 Alfresco – Pracovní plocha s aktivitami .................................................... 38 Alfresco - Repozitoř.................................................................................. 39 Alfresco – Integrace systému Alfresco do aplikace Microsoft Office ......... 40 Alfresco – Řízení workflow ......................................................................40 Alfresco – Formulář pro tvorbu webového obsahu .................................... 41 Alfresco – Blog ......................................................................................... 42 dotProject – Pracovní plocha události........................................................ 43 dotProject – Pracovní plocha úkoly ........................................................... 44 dotProject – Ukládání a sdílení souborů .................................................... 44 dotProject – Vyhledávání ..........................................................................45 dotProject – Uložené projekty ................................................................... 45 dotProject – Gantův diagram ..................................................................... 46

54